ABC de la calidad.

ABC de la Calidad mi compromiso tu compromiso nuestro compromiso porque todos somos Facatativรก i Creo! Univers nT ida ..E

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¿ Sabías que ! Unive r s Creo i d Ti a d En

NTC GP 1000:2009 establece seis procedimientos obligatorios para las entidades?

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• Control de documentos • Auditoría interna • Acciones correctivas • Control de registros • Producto o servicio no conforme • Acciones preventivas

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acNorma omos F S atat Técnica de Calidad de la Gestión Pública La s o ivá d o T ...

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¿SABÍAS QUE PARA LA MEJORA EN EL DESEMPEÑO DE LAS INSTITUCIONES, LA NTC GP 1000 : 2009 ESTABLECIÓ

10 PRINCIPIOS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD?

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• Mejora continua

• Liderazgo

• Enfoque basado en hechos y datos para la toma de decisiones

• Enfoque del sistema para la gestión

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• Coordinación, cooperación y articulación • Transparencia s Somos Facatativ odo á.. . dT

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• Enfoque basado en procesos

• Relaciones mutuamente beneficiosas con los proveedores de bienes o servicios

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• Participación activa de los servidores públicos y/o particulares que ejercen funciones públicas

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• Enfoque hacia el cliente

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¿Te imaginas

UN ARCHIVO sin aplicar

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¿Cómo sería sin ellos?

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Aplica las Técnicas de Archivo

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las Tablas de Retención Documental? s o F m a o c S a tati s o d vse presentan problemas...

Si con los documentos á To ...

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CALIDAD

¿Sabías que se le denomina

SATISFACCIÓN AL CLIENTE

a la percepción del cliente sobre el grado en que se han cumplido sus requisitos y expectativas? mos F

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GESTIÓN DE CALIDAD?

Es una herramienta de gestión sistemática y transparente, que permite dirigir y evaluar el desempeño institucional.

La acción tomada para eliminar la causa de una NO CONFORMIDAD DETECTADA

ES UNA ACCIÓN CORRECTIVA

ACCIÓN PREVENTIVA SIGNIFICA:

Entonces Acción tomada para eliminar la causa de una NO CONFORMIDAD POTENCIAL i Creo! Univers nT ida ...E

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acata o S s o tivá d o T ... ¿QUÉ ES EL SISTEMA DE

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Debemos estar preparados para la auditoría externa por parte del Ente Certificador!

Ten presente: Que Calidad es el grado en el que un conjunto de características inherentes s o Faccon m o cumple S atalos requisitos. s

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tivá ...

Cuando decimos medida del IMPACTO de la gestión tanto en el logro de los

resultados planificados, como el manejo de los recursos utilizados y disponibles nos referimos a EFECTIVIDAD.

EFICACIA es el grado en el que se realizan las actividades planificadas y se

alcanzan los resultados planificados.

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Entonces EFICIENCIA sería: relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados. i Creo! Univers nT ida ...E

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Para la auditoría externa por el Ente Certificador

Ten presente: Que la Entidad documentó procesos, procedimientos y formatos según la Norma s o Fade m o catCalidad.

Técnica S s a

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tivá ... la información para el seguimiento de sus procesos a Que la Entidad asegura

través del Proceso Gestión Documental el cual define los mecanismos de identificación, almacenamiento, conservación, preservación, recuperación y disposición de la documentación e información generada en la entidad y las Tablas de Retención Documental.

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DEFINICIONES PARA TENER EN CUENTA EN LA AUDITORÍA

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resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades s o F m a o c S a tati ejecutadas. s o d vá To ...

El procedimiento Control de Documentos establece los lineamientos para la elaboración, modificación, aprobación, revisión y eliminación de los documentos del SIG, para así facilitar su control, consulta y conservación.

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Registro se define como el documento que presenta

La Alcaldía identifica y controla los documentos de origen externo a través del Normograma donde se registra la normatividad aplicable a los procesos.

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SABÍAS QUE:

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Gestión, a través del formato Listado Maestro de Documentos, este es llevado a cabo por la oficina Asesora de Planeación; nos facilita la consulta de los documentos y formatos vigentes.

Contamos con mecanismos para medir el desempeño de los procesos a través los indicadores, auditorías Internas, mapa de riesgos, encuestas de satisfacción, opiniones, quejas y reclamos de los usuarios.

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To .

La Alcaldía controla los documentos internos del Sistema Integrado de

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A través de los procesos, documentos y formatos que conforman el Sistema Integrado de Gestión, la Alcaldía realiza: Análisis a los procesos a través de auditorias internas, riesgos priorizados, satisfacción de los usuarios, resultado de indicadores, s o F m a o c S aacciones tati correctivas o preventivas, servicio no conforme. s o d v

To

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á.. .

Para alcanzar los resultados planificados la Entidad genera

acciones correctivas y preventivas, hace seguimiento a los resultados de sugerencias, peticiones, quejas y reclamos, servicio no conforme, resultado de las auditorias y la revisión por la dirección que se efectúa una vez al año.

La Satisfacción del cliente es la percepción que tiene este sobre el grado en que se han cumplido sus requisitos y expectativas.

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A QUE HACE REFERENCIA EL CONTROL DE

s o Facat m o S s aproducto o tivá d El Control del y/o servicio no conforme hace referencia a la o T . verificación anterior..a la prestación de servicios y trámites a cargo de la Alcaldía ! Univer s Creo i d Ti a d En

de Facatativá; identifica requisitos normativos y de proceso, define controles y responsables del seguimiento.

Entonces Servicio es el resultado de un proceso o un conjunto de procesos.

Trámite es el conjunto, serie de pasos o acciones reguladas por el Estado

(normativos), que deben efectuar los usuarios para adquirir un derecho o cumplir con una obligación prevista o autorizada por la Ley. i Creo! Univers nT ida ...E

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PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME?

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TEN EN CUENTA ESTAS DEFINICIONES: Caracterización: Herramienta utilizada para describir en forma

genérica las actividades, entradas y salidas, responsables, indicadores, proveedores, os F usuarios del proceso.

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Formatos: Un formato es un documento diseñado para obtener

datos precisos.

Procedimiento: “Forma especificada para llevar a cabo una

actividad o un proceso”.

Registros: El registro es un documento que presenta los resultados

obtenidos o proporciona evidencia de actividades ejecutadas.

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acata om S s o tiEsvátoda información y su medio de soporte. d Documento: o T ...

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CONCEPTOS Y DEFINICIONES Se define Trazabilidad a la Capacidad para seguir la historia, la aplicación o la localización de todo aquello que está bajo consideración.

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s o Facat m o S s ativ La Autoridad es el poder con que se cuenta o que ha recibido por o d á..delegación.

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El Riesgo es toda posibilidad de ocurrencia de aquella situación que pueda entorpecer el desarrollo normal de las funciones de la entidad o le impidan el logro de sus objetivos.

Se entiende por Sistema como el Conjunto de elementos mutuamente relacionados o que interactúan con el fin de lograr un propósito.

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La alcaldía de Facatativá tiene identificadas las personas que realizan trabajos que inciden directamente en la calidad de los productos y servicios de la entidad.

La competencia (educación, formación, habilidades y experiencia) se determinan en el manual específico de funciones y competencias laborales para empleados de planta.

Para el caso de los contratistas, se encuentran definidas en los estudios previos. i Creo! Univers nT ida ...E

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Es importante que sepamos que el Numeral 6.2 de la NTC GP 1000:2009 establece “los servidores públicos y/o particulares que ejercen funciones públicas que realicen trabajos que afecten la conformidad con los requisitos del producto y/o servicio s o F m a o c S a tatcompetentes s deben ser con base en la educación, formación, habilidades y o i d v á.. experiencia apropiadas.

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Sabías que de acuerdo a la Norma Técnica de Calidad de la Gestión Pública la alcaldía de Facatativá una vez al año revisa el Sistema de Gestión de la Calidad, para asegurarse de su conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad?

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La información de entrada para la revisión por la dirección incluye: s o Facat m o S s aResultados o tivá de auditorías a d o T ... del usuario b Retroalimentación c Desempeño de los procesos y conformidad del servicio d Estado de las acciones correctivas y preventivas e Acciones de seguimiento de revisiones previas efectuadas por la dirección f Cambios que podrían afectar al sistema de gestión de la calidad g Recomendaciones para la mejora h Riesgos actualizados e identificados para la entidad

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