Inversiones Face by Face Soluciones Gráficas

INFORME DE GESTIÓN Y RESULTADOS PRIMER SEMESTRE 2012

ANÁLISIS SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE CADA OBJETIVO Descripción •Mejora en la administración de los PUNTOS DE VENTA. •Fortalecimiento económico en los negocios. (Capital de trabajo) •Mejoramiento del comportamiento financiero en los puntos de venta. •Se ha logrado una mejor planeación y distribución de los recursos. •Se ha logrado unificar la planeación de presupuestos de ingresos y gastos. •Organización administrativa y contable de los negocios. •Direccionamiento con responsabilidad social empresarial. •Pagos oportunos al personal y satisfacción de necesidades básicas. •Medidas de protección Personal – Laboral. (Control) •Seguridad en el trabajo e integridad física. (Sisbén, EPS) •Mejoramiento en la calidad de los productos y en la prestación del servicio.

ACTIVIDADES EJECUTADAS •Capacitación al personal administrativo de los negocios acerca de la misión, visión de la empresa y su estructura. De igual manera, mínima capacitación en los temas que comprenden la administración de un negocio. •Se establecieron procedimientos y se difundieron a los administradores para presentación de soportes contables (facturas de compra, facturas de venta y reportes de efectivo). •Se estrecharon relaciones comerciales con nuevos proveedores para realizar las compras. •Ubicación de registradoras en los puntos de ventas. •Capacitación al personal administrativo sobre el manejo de las registradoras. •Elaboración de catálogo para cada negocio de acuerdo a los productos que se comercializan, teniendo en cuenta el catálogo nacional de precios. •Adecuación y mejoramiento físico de los locales comerciales. •Apertura y adecuación de nuevos locales.

TOMA DE DECISIONES (Dificultades, Sugerencias) Dificultades •Garantizar la estabilidad del personal. •En algunas oportunidades falta de compromiso del personal. •Elaboración de contratos de arrendamiento por los requisitos exigidos por las inmobiliarias para su legalización. •Matrícula de establecimientos de comercio. •Falta de compromiso para garantizar el apoyo a las actividades de FACE S.A.S. •Falta de sensibilización en las personas para que vean la importancia de la labor de FACE.

Sugerencias •Agilización en trámites (Contratos, Industria y comercio). •Contar con mas apoyo de los directores departamentales y asesores.

RESULTADOS (Exitosos, Favorables, Aceptables) Explicar el por quĂŠ

Favorables: No se ha cumplido con la meta financiera (Consignaciones).

Numero de departamentos visitados: Numero de negocios mejorados: Apertura de nuevos negocios:

14 22 10

MEJORAMIENTO Y APERTURA DE NEGOCIOS DEPARTAMENTO ANTIOQUIA ATLANTICO CORDOBA CESAR NORTE SDER CHOCO RISARALDA CALDAS VALLE GUAJIRA

MEJORAMIENTO 4 2 2 2 2 4 2 4

APERTURA 3

1 1 1 1 1 2

INGRESOS / UTILIDADES DEPARTAMENTO

FEBRERO

MARZO

ABRIL

MAYO

JUNIO

JULIO

ANTIOQUIA

7.007.468

7.148.922

6.685.127

7.650.000

10.691.166

7.070.450

SANTANDER

1.400.000

3.604.000

NORTE DE S/DER

1.665.000

2.623.000

2.850.600

3.779.450

6.514.306

4.604.000

CAUCA

4.507.181

4.918.055

9.404.571

9.271.646

8.803.507

7.028.326

VALLE

17.933.675

12.119.225

10.398.840

15.771.000

16.480.600

11.418.235

QUINDIO

5.367.850

6.871.100

5.971.950

8.651.400

7.169.701

5.718.000

RISARALDA

6.882.200

5.980.000

3.200.000

13.859.000

CALDAS

8.078.190

4.169.324

1.986.750

1.575.000

1.614.144

2.075.459

859.937

1.012.964

ATLANTICO

1.956.350

2.843.000

DEPARTAMENTO

FEBRERO

HUILA TOLIMA

7.000.000

MARZO

ABRIL

MAYO

JUNIO

JULIO

4.714.750

5.741.400

5.095.000

6.239.000

5.364.666

6.360.250

6.471.950

5.528.450

8.084.200

7.821.350

1.826.400

5.689.320

1.770.300

CORDOBA CESAR

2.861.089

CAQUETA BOLIVAR

1.397.300

1.873.650

MAGDALENA

1.200.000

2.500.000

2.439.026

1.271.871

611.193

760.000

633.000

11.619.100

2.529.000

3.203.550

2.758.730

NARIﾃ前

1.137.800

2.645.450

3.239.850

2.086.650

2.930.550

2.179.808

BOYACA

1.318.800

6.124.300

9.223.000

5.165.291

4.528.550

8.276.225

META

5.016.400

3.353.700

11.103.850

7.008.850

7.270.300

18.809.434

CHOCO

1.826.400

2.618.650

2.245.000

CUNDINAMARCA

8.782.750

2.734.000

4.721.300

PARTICIPACION Y CONTRIBUCION DE LOS EQUIPOS DE TRABAJO Y DIRECCIONES DEPARTAMENTALES •Poca colaboración por parte de los equipos de trabajo. •Desconocimiento a cerca de lo que es FACE . •Se programan actividades extras en los negocios y se recibe poco apoyo. •Los colaboradores están en sus diferentes roles en la parte política , y las personas que nos podrían apoyar esperan a cambio una retribución en lo económico. • Falta de motivación de las direcciones departamentales.

NOTA: No tomarlo como algo general.

ACCIONES EMPRENDIDAS (Estrategias utilizadas para Crecer, Mejorar y Corregir) Se han mejorado los negocios físicamente y se ha dado apertura a nuevos puntos de ventas, se redistribuyeron los espacios ya que en algunos casos se contaba con un mínimo espacio para la atención a los clientes y ello generaba incomodidad, se han implementado estrategias y métodos de control y mejora continua logrando así que los clientes den su opinión favorable en reconocimiento a la mejora en la calidad del servicio y el producto.

PORCENTAJE ALCANZADO (Calificar de 1 a 10) FACTORES QUE AFECTAN EL CUMPLIMIENTO DE LAS METAS (Problemas, imprevistos , razones y el por que) •6 • Falta de tiempo, porque a veces se presentan diferentes situaciones en el mismo instante, por lo tanto se deja de prestar atención alguno que pudo ser importante para cualquier resultado . •Daños en los activos fijos (neveras, enfriadores, licuadoras). •Falta de recursos financieros para la compra de activos fijos. •Las personas, por la falta de compromiso, hay que estar en permanente acompañamiento para que se cumplan las tareas y esto genera desgaste y conlleva a dilatar el tiempo para cumplir con las metas. •Falta de un perfil comercial para tener apoyo y así cumplir con las expectativas y dar respuesta oportuna a las solicitudes. • Falta de análisis y seguimiento al costo de los productos por falta de tiempo. •Falta de acompañamiento, seguimiento y capacitación a los administradores. •Cruce y saturación de actividades hechas por los diferentes empresas. (Mira, Red,FMLMI)

RECOMENDACIONES •Sensibilización desde la parte directiva nacional a los directores departamentales. •Resaltar la importancia de FACE en cada una de las regiones. •Métodos y herramientas para lograr sensibilización en las personas y garantizar mas apoyo. •Definir y aclarar el compromiso y las responsabilidades de la dirección comercial de Inversiones FACE S.A.S., con los procesos de MIRA. •Capacitar el personal administrativo (Puntos de venta) en todos los procesos. Crear un formato administrativo general para todos lo negocios. •Optimizar las audio conferencias logrando un contacto continuo con todos los departamentos y no solo con las regionales. •Que el director comercial departamental cuente con un apoyo para que le apoye con los negocios ya que el tiempo no es suficiente para cumplir con la parte administrativa y operativa. Este perfil haría seguimiento y estaría pendiente de la mejora continua en cada punto de venta. (Analizar en que dptos es necesario).

GRACIAS

INFORME DE GESTIÓN COORDINACIÓN ADMINISTRATIVO INVERSIONES FACE

TEMAS A TRATAR •

INTRODUCCIÓN

•

RECURSOS FISICOS

•

INVENTARIOS DE ELEMENTOS DE TRABAJO

•

MANEJO DE INVENTARIOS DE CAFETERIA Y ASEO

•

CORRESPONDENCIA DE DOCUMENTOS Y CARGA

•

MENSAJERIA

•

SISTEMA DE LIMPIEZA

•

AHORRO DE ENERGÍA

•

CRECIMIENTO AREAS DE TRABAJO

•

ADMINISTRACION DE AREAS PARA LA REALIZACION DE REUNIONES Y RESTAURANTE

•

SEGURIDAD DE LAS INSTALACIONES

•

MODIFICACIONES DE LAS OFICINAS

•

DISTRIBUCION PERIODICO MIRA Y MIRA MAS

•

SUSCRIPCIONES PERIODICO MIRA

•

PROYECTO PARA SEGUNDO SEMESTRE 2012

INTRODUCCIÓN

RECURSOS FÍSICOS

•

IDENTIFICACIÓN DE PROBLEMA

•

PERSONAS RESPONSABLE

•

RESULTADO

INVENTARIO DE ELEMENTOS DE TRABAJO • OBJETIVO • PROCESO • PROYECCIÓN

MANEJO DE INVENTARIO DE CAFETERÍA Y ASEO

CORRESPONDENCIA •

¿POR QUÉ?

•

¿QUÉ SE ESPERA?

•

¿CON QUIÉN ?

•

¿CUÁLES HAN SIDO LOS RESULTADOS?

•

¿CÓMO ES EL CONTROL?

MENSAJERÍA

SISTEMA DE LIMPIEZA

AHORRO DE ENERGÍA

•

¿CUÁL ERA EL PROBLEMA?

•

¿ES LA CAMPAÑA?

•

¿QUÉ RESULTADO HA TENIDO?

•

¿CÓMO LO HAN TOMADO LOS FUNCIONARIOS?

CRECIMIENTO ÁREAS DE TRABAJO

•

CRECIMIENTO

•

NEGOCIOS Y PRODUCTOS INSTITUCIONALES: DE 3 A 5

•

FUNDACION ENCAUSA: DE 1 A 2

•

ADMINISTRACION: DE 1 A 3

NUEVAS ÁREAS DE TRABAJO •

COMUNICACIONES:

2 FUNCIONARIOS

•

BIBLIAS:

2 FUNCIONARIOS

•

REGISTRADORAS:

1 FUNCIONARIO

•

MENSAJERÍA:

2 FUNCIONARIOS

•

TALENTO HUMANO:

1 FUNCIONARIO

•

SOPORTE TECNOLÓGICO:

1 FUNCIONARIO

•

COMPRAS:

1 FUNCIONARIO

SEGURIDAD DE LAS INSTALACIONES

MODIFICACIÓN DE LAS OFICINAS

DISTRIBUCIÓN PERIÓDICO MIRA Y MIRA MÁS

SUSCRIPCIÓN PERIÓDICO MIRA

PROYECTO PARA SEGUNDO SEMESTRE 2012 •

ARREGLOS LOCATIVOS

•

BAÑOS

•

MANTENIMIENTO SILLAS

•

PROBLEMAS ELÉCTRICOS

•

CAMPANA COCINA

•

LAVADO TAPETE

•

PUERTA DE ENTRADA

ÁREA DE TECNOLOGÍA Y DESARROLLO

  

Progreso y desarrollo Seguridad de la red Hardware y Software

Progreso y desarrollo Objetivo: Crear una plataforma unificada y documentada para la optimizaci贸n y correcto uso de los recursos mediante procesos. Procesos: Establecer m茅todos y estrategias para definir tiempos de respuesta, canalizaci贸n de solicitudes.

Proceso Enero - Julio •

Se evalúa la red, las fallas y las diferentes adecuaciones que se le realizan.

•

Se evidencia que no hay información de los equipos, el cableado estructurado no esta debidamente marcado.

•

Las inalámbricas se encuentran en un recinto cerrado y por ello la señal decae con frecuencia.

•

Se observa que no hay un conducto o canal para solicitar los servicios de soporte a usuario.

•

No hay licenciamiento en equipos con Windows.

Proceso Enero - Julio •

Reparación de equipos.

•

Información de los equipos.

•

Ing. Rene Salamanca.

•

Reinstalación de varios equipos en diferentes áreas.

•

Se instala antivirus de Microsoft validando las licencias.

Proyección Agosto - Enero •

Definir políticas generales para el uso de las herramientas.

•

Actualización y mantenimiento de los equipos.

•

Publicar procedimientos del departamento de sistemas.

•

Elaborar un plan de backups.

•

Impresora de alto rendimiento.

•

Cableado eléctrico de la casa.

•

Polo a tierra de la casa.

Seguridad de la red 

Contraseñas.



Antivirus



Manejo de la información



Organización de la red

Hardware y Software

ď Ź

Licenciamiento

ď Ź

Proceso de renovacion de hardware

Gesti贸n de Talento Humano Informe de Gesti贸n I Semestre 2012 Paola Andrea L贸pez M., Ps.

CONTENIDO

1. Descripción del personal 2. Proceso de selección 3. Proceso de vinculación 4. Proceso de retiro 5. Manual de funciones 6. Gestión del Desempeño 7. Salud ocupacional

8. 9. 10. 11. 12. 13.

Formación Bienestar organizacional Ausentismo Laboral Dotación Análisis FODA Propuestas

1. Descripci贸n del Personal

Vinculados Contrato Laboral 98

Contrato Comercial de Corretaje 7

TOTAL 105 personas

Distribuci贸n por Dependencia

Distribuci贸n por g茅nero

Promedio de Edad

94 Entrevistas 18 Negocios

2. Proceso de Selección Identificar perfiles de personas con capacidades administrativas 3 ascensos Identificar irregularidades en el manejo del personal y de los suministros Generar cercanía y confianza de los equipos de trabajo con la Empresa

2. Proceso de Selección

Logros

• Diseño de entrevista de selección estandarizada • Inclusión de los Jefes Inmediatos

Metas

• Los coordinadores comprenden la importancia de identificar el perfil y las funciones que ejecutará una persona. • Los coordinadores involucran a GTH en el proceso de selección y comprendan la importancia del mismo.

2. Proceso de Vinculaci贸n

2. Proceso de Vinculación

Logros

• Rediseño del proceso de vinculación. • Rediseño de formatos para el proceso de vinculación

Limitaciones

• Entrega inoportuna de toda la documentación por parte de los funcionarios. • Seguimiento a la activación de servicios por parte de las entidades correspondientes.

4. Proceso de Retiro

Índice de Rotación 17.2 % Primer Semestre

4. Proceso de Retiro

Logros

• Establecer procesos más eficientes y amigables en la desvinculación del personal.

Metas

• Lograr mayor involucramiento Coordinadores de las Áreas

Limitaciones

los

• Falta de documentación de los llamados de atención. • Escasa comunicación de los Coordinadores de las Áreas con GTH..

5. Manual de Funciones Aprobados  Coordinación de Presupuesto  Coordinación Administrativa  Coordinación de Soporte Tecnológico  Dirección Comercial Departamental  Dirección Comercial Regional  Analista de Compras  Administradores de Cafetería  Auxiliares de Cafetería

Por aprobar

   

Auxiliares contables Contador Tesorería Coordinación de Contabilidad

7. Salud Ocupacional  Estructuración del Plan Básico de S.O  2 Visitas de la ARP  3 Capacitaciones en la ARP  Conformación del COPASO  Exámenes Médicos de Ingreso A destacar:  4 funcionarias en estado de gestación

8. Formación  Actualización de Temas Laborales  Facturación: 12 personas  Protocolo: 20 personas  Liderazgo en los negocios: 1 persona  Argumentación estratégica de ventas: 5 personas  ¿Cómo generar una relación a largo plazo con los clientes?: 3 personas

9. Bienestar Organizacional

Logros

â&#x20AC;˘ RealizaciĂłn de la primera jornada de bienestar institucional. â&#x20AC;˘ Documentar las principales actividades de la Empresa en torno a los sucesos de la vida mas importante de los funcionarios.

Incapacidades

10. Ausentismo Laboral

Incapacidades

10. Ausentismo Laboral

67 dĂas Empresa 21 EPS

Licencias No Remuneradas

10. Ausentismo Laboral

Enero – Julio 2012 1. 3 días 2. 31 días 3. 31 días

Permisos

10. Ausentismo Laboral

Permisos

10. Ausentismo Laboral

12. FODA

 

FORTALEZAS GTH es una dependencia reciente que está en construcción de sus procesos. Dado el crecimiento de la Empresa y los nuevos cargos, es tiempo de asumir los cambios y gestar una nueva cultura organizacional. La Empresa cuenta con un recurso humano con conocimientos y experticia en diversas áreas. Los funcionarios comparten el mismo sistema de valores éticos y morales.

12. FODA

    

OPORTUNIDADES Generar procedimientos que fomenten el trabajo en equipo. Crear un sistema de incentivos basado en el cumplimiento de metas. Empoderar a los funcionarios en sus cargos y roles, basados en la estructura organizacional. Posicionar una cultura organizacional definida. Documentar los procesos y replicarlos en el país.

12. FODA      

DEBILIDADES Ausencia de una estructura organizacional definida. Falta de reconocimiento y empoderamiento de los nuevos roles y cargos. Ausencia de un esquema de planeación que permita evaluar el desempeño individual con relación a las metas de la Compañía. Ajustar las normas de la Compañía a las necesidades de los trabajadores. Ausencia en la documentación de los procesos y de las experiencias. Escaso personal en Gestión de Talento Humano.

12. FODA AMENAZAS  Resistencia al cambio por parte de los funcionarios antiguos.  Posicionamiento de líneas de negocio sobre el reconocimiento empresarial.  Cambios continuos o no planificados de personal en la organización.  Alta rotación en los equipos de trabajo de comercial y negocios, lo que afecta de manera directa la continuidad en los procesos y el sentido de pertenencia en la Empresa.  Continuar con prácticas que obvien las nuevas coordinaciones sin que exista un medio de corrección ante esas irregularidades.

Selección de Personal

13. Propuestas

 Mejorar la comunicación con los Asesores, a fin de agilizar la entrega de los conceptos del personal.  Obtener una prueba que permita evaluar la escala de valores de los candidatos en el proceso de selección.  Diseñar pruebas específicas de acuerdo al cargo.

Selección de Personal

13. Propuestas  Socialización en pro del uso del formato requerimiento de personal con Coordinadores de Área.  Crear la base única de hojas de vida.  Crear una base única de breve reporte entrevista.  Establecer un mecanismo para apoyar selección de personal de las regiones.

de los

de la

Vinculación del Personal

13. Propuestas

Determinar en el mes de octubre de 2012, los funcionarios y la nómina de 2013. Obtener la aprobación de las políticas de vinculación de personal. Socializar las políticas de vinculación de personal.

Vinculación del Personal

13. Propuestas

Realizar cada trimestre un seguimiento a las afiliaciones al SGSS de todos los funcionarios. Entregar a cada nuevo funcionario un carnet que lo acredite como parte de la Empresa. Establecer los exámenes médicos ocupacionales por cargo.

Retiro del Personal

13. Propuestas  Realizar una capacitación dirigida a los coordinadores con relación al proceso de desvinculación laboral desde la perspectiva jurídica.  Documentar el procedimiento de retiro de personal.  Establecer un proceso colaborativo entre los Coordinadores de Área y la Coordinación de Gestión de Talento Humano para finalizar la relación laboral.

Manual de Funciones

13. Propuestas  Culminar la documentación de las funciones  Incluir dentro de los manuales de funciones la ubicación del cargo con base en el Organigrama así como las competencias profesionales acorde a ello.  Hacer entrega de los manuales de funciones y socializarlas al interior de cada área.

Gestión del Desempeño

13. Propuestas Se realiza con base en los manuales de funciones:  Identificar la metodología a usar para medir el desempeño.  Realizar las acciones requeridas para hacer la medición del desempeño.  Ubicar fechas o periodos específicos para la gestión del desempeño.

Salud Ocupacional

13. Propuestas  Finalizar la propuesta de Plan de Salud Ocupacional para aprobación de la Gerencia.  Elaboración del Panorama de Riesgo de la Oficina Principal y de los Negocios en Bogotá.  Tomar los correctivos necesarios de manera preventiva, independientemente del nivel de riesgo de cada cargo.

Salud Ocupacional

13. Propuestas  Establecer y gestionar las actividades del COPASO y de la Brigada de Emergencias.  Documentar el seguimiento a los funcionarios que, de acuerdo al certificado de aptitud médica, requieren revisión por parte de especialistas.  Implementar un programa de pausas activas, liderado por un funcionario de cada área.

Formación

13. Propuestas  Elaborar el material de inducción Institucional y coadyuvar a los coordinadores de área en la elaboración de la inducción específica  Gestionar y documentar una escuela de negocios para las administradoras de cafeterías (40 horas, con cartillas, refrigerios y transporte de los facilitadores).  Identificar las principales necesidades de los trabajadores en torno a la capacitación.

Formación

13. Propuestas  Gestionar convenios para que los trabajadores interesados en terminar sus estudios de secundaria, lo puedan hacer.  Gestionar convenios para que los trabajadores interesados puedan estudiar idiomas.  Elaborar una agenda única de facilitadores a nivel nacional.  Crear un cronograma de capacitación trimestral.

Bienestar Organizacional

13. Propuestas  Institucionalizar 3 o 4 jornadas de bienestar  Incluir en las actividades al personal de negocios Bogotá y regiones.  Elaborar un breve magazín bimestral que destaque los logros de cada una de las regiones.  Involucrar a los funcionarios en la planeación de las jornadas de bienestar.  Tener un presupuesto asignado para las acciones de bienestar basadas en las Políticas.

Cultura Organizacional

13. Propuestas  Revisión de la misión, visión y valores corporativos de Inversiones FACE S.A.S.  Diseño de la estructura organizacional u organigrama.  Promover la comunicación entre los coordinadores.  Estimular el trabajo colaborativo entre las coordinaciones.  Empoderar a los Coordinadores de Área en medio de la Organización.

Cultura Organizacional

13. Propuestas  Promover el slogan “Inversiones FACE S.A.S, tu Empresa, tu Casa”, como una manera de promover el sentido de pertenencia.  Entregar al personal de los negocios en el país, afiches con la misión, visión y valores corporativos.  Gestionar un sistema de Balance Score Card

MUCHAS GRACIAS

Departamento de Compras

â&#x20AC;˘ Este departamento se enfoca en realizar las compras de todos los materiales que requiere la empresa para que pueda llevar acabo satisfactoriamente cada una de sus actividades, ademĂĄs busca mantener buenas relaciones con sus proveedores para asĂ asegurar que cumplan de forma oportuna y sin retrasos.

•

El departamento de compras a servido como soporte de las diferentes aéreas de inversiones FACE. Así mismo ha logrado proporcionar a cada área los recursos necesarios de acuerdo a sus solicitudes y parámetros de la empresa.

RESULTADOS DE ENERO A AGOSTO

COMPRAS ENERO

FEBRERO

138.847.772 32,012,626

MARZO

ABRIL

MAYO

JUNIO

JULIO

AGOSTO

TOTAL

209.239.77

124.114.52

92.888.874

140.791.47

70.671.789

16.621.783

654.328.22

RESULTADOS DE ENERO A AGOSTO 900.000.000 800.000.000 700.000.000 600.000.000 500.000.000 400.000.000 300.000.000 200.000.000 100.000.000 -

ENERO

Series1 138.847.7

FEBRERO

MARZO

ABRIL

MAYO

JUNIO

JULIO

AGOSTO

TOTAL

32.012.62

209.239.7

124.114.5

92.888.87

140.791.4

70.671.78

16.621.78

825.188.6

PROYECCIÓN •

•

Elaborar un informe mensual de las compras realizadas para tener una mejor contabilidad Plantear un mejor sistema de entrega eficiente para cada una de las áreas de INVERSIONES FACE. Análisis de las ofertas de mercadeo para mejorar los precios dándole prioridad a la calidad de los materiales e insumos que se manejen. Conseguir un inventario suficiente para que la producción no carezca de materias primas.

PROPUESTAS •

•

Tener reuniones mensuales con el departamento de contabilidad para tener un mejor inventario. Dar por enterado al personal de trabajo el horario de solicitudes y las funciones del departamento de compras. Establecer fechas límites para que cada departamento presente solicitudes de compras.

MUCHAS GRACIAS

LIBRERÍA FACE / COORDINACIÓN REGISTRADORAS

LIBRERÍA FACE / COORDINACIÓN REGISTRADORAS ESTADO DE RESULTADOS 1. Octubre de 2011: Prueba Piloto con Bodega Ferias. Programación 1ra Máquina Registradora para venta de Biblias. 2. Enero de 2012: Empalme con Librería Futuro bodegas Bogotá. Programación 17 Registradoras para ventas de Biblias y negocios cafeterías. 3. Marzo de 2012: Toma de 12 Departamentos a Nivel Nacional y envío de Registradoras para negocios.

DEPARTAMENTOS A PARTIR DE MARZO 1. Atlántico 2. Antioquia 3. Boyacá 4. Bolívar 5. Caquetá 6. Quindío 7. Cauca 8. Nariño 9. Norte de Santander 10. Tolima 11. Valle 12. Huila

ESTADO DE RESULTADOS 4. Abril de 2012: Toma de 12 Departamentos restantes y env铆o de Registradoras para negocios.

DEPARTAMENTOS A PARTIR DE ABRIL 1. C贸rdoba 2. Sucre 3. Cesar 4. Meta 5. Choc贸 6. Cundinamarca

7. Risaralda 8. Caldas 9. Santander 10. Magdalena 11. Guajira 12. San Andr茅s

ESTADO DE RESULTADOS 5. Mayo de 2012: Toma de 6 Departamentos faltantes sin Director Comercial, reportan ventas a FACE a partir de Junio. 1. Amazonas 2. Arauca 3. Casanare 4. Guaviare 5. Putumayo 6. Vichada

COORDINACIÓN DE REGISTRADORAS ESTADO DE RESULTADOS Con base en análisis realizado de los negocios a nivel nacional, a partir de junio se han ubicado 48 Registradoras, para un total de 88 en todo el país. Distribución Registradoras a nivel Nacional Bogotá: 33

Caquetá: 4

Cauca: 1

Quindio: 1

Valle: 8

Santander: 3

Cundinamarca :1

Risaralda: 1

Meta: 6

Cesar: 2

Choco: 1

Sucre: 1

Antioquia: 6

Cordoba:2

Huila: 1

Guajira: 1

Boyaca: 4

Nariño:2

Magdalena: 1

Bolivar:1

Tolima: 4

Atlantico:2

Norte de Santander: 1 Caldas: 1

PROYECCIÓN COORDINACIÓN REGISTRADORAS

1. Instalación herramienta de Sistema Modem para tener información de ventas e inventarios en línea. 1. Tener cubrimiento con Registradoras en todos los puntos de venta Principales a nivel Nacional. 1. Capacitación personalizada para las personas que manejen las Máquinas Registradoras.

DIFICULTADES Y PROPUESTAS COORDINACIÓN REGISTRADORAS Se ha presentado inconvenientes en cuanto a presentación de informes. Las administradoras designan un reemplazo sin la suficiente capacitación para el manejo de la registradora. Propuesta: Capacitación personalizada a los encargados de manejo de registradoras.

LIBRERÍA FACE ESTADO DE RESULTADOS 14 de Junio de 2012: Asignación de responsabilidades de manejo Registradoras y Librería. Paola Andrea Vargas C, asume Librería FACE Ricardo Patarroyo, ratificado para Coordinación Nacional de Registradoras.

Actividades desde 14 de junio:

LIBRERÍA ESTADO DE RESULTADOS Ventas año 2012: Enero: $ 45,463,668 Febrero: $ 5,765,583 Marzo: $ 70,789,692 Abril: $ 88,492,905 Mayo: $ 141,204,433 Junio: $ 72,011,527 Julio: $ 103,008,965 Total:

Vta SO-FI $ 114,757,000

$ 526,736,773

Valor Inventario: Contabilidad: $ 620,303,745 (Costo) SO-FI: $ 426,759,062 (Costo) Pte Pago $ 662,257,434 (Costo + IVA – Rte Fte)

LIBRERÍA PROYECCIÓN De Agosto a Enero: 1. Consolidar el uso de la plataforma SO-FI en todos los puntos de venta a nivel nacional. 2. Retirar vitrinas de las bodegas de la IDMJI 3. Implementar la venta por catálogo. 4. Optimizar inventarios por punto de venta.

Librería Dificultades y Propuestas Se ha encontrado las siguientes dificultades: 1. Personal capacitado para el manejo de Registradoras y SO-FI. Caso Bogotá. Propuesta: Selección de personal apto y/o capacitación intensiva. 2. Intervención Librería y Papelería Futuro en los procesos de Librería FACE. Propuesta: Elaborar un documento por escrito en el que quede establecida la función de Librería y Papelería Futuro. 3. Se agotaron referencias de Biblias de mayor demanda. Propuesta: Compra directa de solo Biblias a Sociedad Bíblica, obteniendo descuentos. 4. Ubicación Registradoras en los puntos a nivel nacional. Propuesta: Asignar registradora a cada punto de venta de Librería.

NEGOCIOS INFORME ENERO A JULIO DEL 2012

LILIANA BOLAﾃ前 MARIA ELENA FORERO ERNESTO RENERO GIOVANY SANCHEZ

1. CAFETERIAS    

Vinculación de administradores. Organización de personal (cafetería y cocina) por turnos. Base o presupuesto semanal para compra de insumos. Envío de soportes y registro en el SOFI

CAFETERIAS ZONA SUR Liliana Bolaño CAFETERIA Altamira Bosa Galán Kennedy Cafetería Kennedy Fruteria Kennedy Panadería Santa Lucia 1 Santa Lucia 2 Santander Soacha Usme Carvajal

ADMINSTRADOR (A) Claudia Sierra Griselda Hernandez Liliana Beatriz Duarte Ruby Falla Derlys Acosta Eusebio Montaña Ruby Oyola Estefany Bocanegra Nubia Yolanda Barrera Dora Medina Luz Marina Gil

ADMINISTRADOR Cafetería Cafetería Cafetería Cafetería FRUTERIA-BIBLIAS PANADERIA RESTAURANTE Cafetería RESTAURANTE Cafetería-BIBLIAS Cafetería-BIBLIAS Cafetería- Biblias

CAFETERIAS ZONA NORTE Ernesto Renero CAFETERIA Calle 80 Engativa Ferias 1 Ferias 2 Ferias 3 Ferias 4 Fontibón Lisboa Orquídeas Prado Suba Centro Suba Rincón

ADMINSTRADOR (A) Yalile Gamez Lucy Esperanza Castro Daza Angelica Patricia Gonzalez Marina Zapata Janeth Roncancio Blanca Rojas Blanca Castro Dufay Florez Barbara Mejía Hilda Guevara Luz Angela Castiblanco Maria Elvia Quiroga

ADMINISTRADOR Cafetería-BIBLIAS Cafetería-BIBLIAS Cafetería FRUTERIA RESTAURANTE PANADERIA Cafetería Cafetería-BIBLIAS Cafetería-BIBLIAS Cafetería-BIBLIAS Cafetería-BIBLIAS Cafetería-BIBLIAS

UTILIDAD CAFETERÍAS CAFETERIA Altamira Bosa Calle 80 Engativa Ferias 1 Ferias 2 Ferias 3 Ferias 4 Fontibón Galán Kennedy Cafetería Kennedy Fruteria Kennedy Panadería Lisboa Orquídeas Prado Santa Lucia 1 Santa Lucia 2 Santander Soacha Suba Centro Suba Rincón Usme TOTALES

FEBRERO 754.590

4.079.900 3.372.900

166.000 841.000

MARZO 1.460.132 4.390.000 2.121.280 686.000 718.000 0 977.000 506.550 687.000 5.985.000 6.949.100 712.200 4.232.000 153.000 613.076 749.500 302.450 150.430

7.461.500 300.000 1.749.000 1.187.000 1.141.000 110.500 10.701.390 41.854.718

ABRIL MAYO JUNIO JULIO 1.395.900 95.000 50.000 245.000 4.360.000 4.113.000 3.334.000 4.240.000 978.000 1.759.000 832.714 1.089.334 1.065.900 560.000 600.100 187.200 246.250 158.440 657.000 337.000 260.000 1.000.000 612.500 90.500 3.130.000 3.083.400 5.686.800 6.557.758 977.750 336.000 1.063.500 1.307.550 1.967.650 2.031.000 2.059.650 273.000 3.994.000 1.668.000 1.962.000 837.000 5.734.000 5.141.000 4.518.202 3.704.947 1.004.200 468.500 311.748 496.123 5.913.000 4.727.000 4.917.000 5.107.000 1.015.800 98.000 0 0 1.977.900 827.000 0 1.184.750 634.000 871.300 0 3.153.000 0 0 0 376.350 0 0 0 2.850.000 1.875.000 2.250.000 3.300.000 2.890.000 207.000 2.201.500 1.003.000 3.000.000 1.407.000 800.000 1.199.000 550.000 150.000 0 0 74.300 94.150 101.300 255.900 48.098.750 30.432.490 32.829.314 30.230.312

META 1.200.000 4.500.000 2.000.000 2.000.000 2.000.000 2.000.000 5.000.000 2.000.000 3.000.000 3.000.000 5.500.000 1.300.000 5.000.000 1.200.000 2.500.000 1.600.000 3.000.000 1.500.000 5.000.000 4.000.000 2.500.000 1.600.000 1.200.000 62.600.000

UTILIDAD CAFETERIAS ACUMULADO DE FEBRERO A JULIO 2012 MES

UTILIDAD

FEBRERO

10.701.390

MARZO

41.854.718

ABRIL

48.098.750

MAYO

30.432.490

JUNIO

32.829.314

JULIO

23.068.262

TOTAL

186.984.924

CAFETERIA INVERSIONES FACE SAS

 Su actividad se realiza en las instalaciones de FACE SAS.  Manejo de los recursos y proceso de contabilización.  Utilidad

PROYECTOS  CAFETERIA ORQUIDEAS, NUEVA UBICACIÓN DE 15 PUESTOS A 160.  CAFETERIA PRADO VERANIEGO, NUEVA UBICACIÓN DE 12 PUESTOS A 50 Y PROXIMA AMPLIACION.  CAFETERIA CARVAJAL, NUEVA.  PANADERIA KENNEDY, AMPLIACION Y REMODELACION.  SUBA CENTRO, PARQUEADERO NUEVO, CAFETERIA, BIBLIAS, PRODUCTOS INSTITUCIONALES NUEVA UBICACIÓN.  SUBA CENTRO, PANADERIA Y PIZZERIA, NUEVAS EN LUGAR ACTUAL.  CALLE 80, EN NEGOCIACION NUEVA UBICACIÓN, CAFETERIA Y PARQUEADERO NUEVO.

2. PARQUEADEROS UTILIDAD ENERO

FEBRERO

MARZO

ABRIL

MAYO

JUNIO

JULIO

FERIAS I

2.764.000 2.422.500 3.233.000 2.499.500 3.182.500 3.495.500 3.549.000

FERIAS II

1.417.500

867.000 1.695.500 1.513.000 1.792.000 1.828.000 1.205.000

FERIAS III

449.000 1.464.500 1.530.500 1.321.500 1.755.000 1.387.000 1.383.000

KENNEDY

1.646.000 1.689.500 2.353.000 2.012.500 2.629.500 2.202.000 2.298.500

SANTA LUCIA

2.095.000 2.004.500 2.483.000 2.131.500 2.721.500 2.060.000 2.101.500

ENGATIVA

2.976.000 2.670.000 3.407.500 2.772.000 3.466.500 2.817.500 2.673.000

TOTALES

11.347.500 11.118.000 14.702.500 12.250.000 15.547.000 13.790.000 13.210.000

UTILIDAD PARQUEADEROS ACUMULADO DE ENERO A JULIO 2012

PARQUEADERO

UTILIDAD

FERIAS I

21.146.000

FERIAS II

10.318.000

FERIAS III

9.290.500

KENNEDY

14.831.000

SANTA LUCIA

15.597.000

ENGATIVA

20.782.500

TOTAL

91.965.000

3. MI TIENDA VENTA DE PRODUCTOS INSTITUCIONALES UTILIDAD ACUMULADA ENERO A JULIO 2012 MI TIENDA FERIAS

UTILIDAD 8.060.000

SANTANDER

146.000

SUBA CENTRO

172.000

GALAN

209.500

TOTAL

8.587.500

PUNTOS DE VENTA DE PRODUCTOS INSTITUCIONALES A NIVEL NACIONAL PRODUCTOS INSTITUCIONALES, VENTA ANIVERSARIO. 

VILLAVICENCIO

9.167.000



CALI

3.926.000



MEDELLIN

4.080.000



BOLIVAR

2.051.000



QUINDIO

4.613.000



BOYACA

2.117.000



CAQUETA

1.350.000



TOTAL

27.304.000

IMPLEMENTAR VENTA INSTITUCIONAL EN TODOS LOS FOROS.

4. BOUTIQUE EN BOGOTA UTILIDAD DE ENERO A JULIO 2012

BOUTIQUE GALAN SUBA CENTRO UTILIDAD

UTILIDAD 3.000.000 600.000 3.600.000

INTRODUCCIÓN

El presente documento se ha elaborado por el Departamento de Negocios con el objetivo de identificar los avances y logros correspondiente al primer semestre del 2012 y la proyección para el segundo semestre del mismo año, tendiente a mejorar la rentabilidad de los negocios.

ANTECEDENTES

FODA

FACTORES INTERNOS

FACTORES EXTERNOS

Fortalezas Debilidades

Oportunidades Amenazas

METODOLOGÍA

Mediante el método de Observación se realizó trabajo de campo, visitas a las diferentes cafeterías

HALLAZGOS Alto volumen de inventarios Incumplimiento reiterados de los proveedores Ausencia de control de las diferentes actividades productivas Deficientes practicas de seguridad e higiene Falta sentido de pertenencia Índice alto de rotación en el equipo de trabajo Largas jornadas laborales 

RESULTADOS Desplazamiento de intermediario de Productos desechables MULTIDIMENSIONALES Mejoramiento de Productos NESTLE - café Disminución de extenuantes jornadas laborales Tamales- chorizos – Pandebonos Diversificación de productos Colombina (Helados- Dulces)

RESULTADOS

CONTROL DE INVENTARIOS DE DESECHABLES Creación centro de acopio pequeño Nuevo formulario de pedido, con control de inventario, y Aumento de los productos a solicitar (abarrotes) Método comparativo en el momento de realizar el pedido Aumento de los productos en lista para el pedido 

PERSONAL CAFETERÍA

Charlas con control de Asistencia Calidad de Servicio, Flujo del Servicio, Manejo de Quejas y Objeciones Políticas de Operación, Tips de Seguridad e Higiene, cuidémoslo como Si fuera nuestro, campaña al cero desperdicio Misión, Visión, Objetivos

PERSONAL DE CAFETERÍA

Diseño de Encuestas de Calidad de Servicio Diseño de formato de Sugerencias para el Buzón Uniformes en la etapa de culminación 

PROYECCIONES Culminar la etapa de instalaciones de maquinas de Nestle Tiempos estimados Agosto 31 Bogotá BOGOTA 18 Maquinas Alegria (grande) 6 Máquinas Real (pequeña)

PROYECCIONES

Nivel Nacional- Base de datos enviada por el Señor Diego Giraldo 17 Máquinas Alegría (grandes) 24 Máquinas Real (pequeñas) MULTIDIMENSIONALES Coordinación el Señor Diego Giraldo según su criterio para Distribución a nivel Nacional

PROYECCIONES Someter a Estudio de las Directivas pertinentes, siguientes proyectos 1. Estandarización de recetas 2. Realización de Presupuesto de Productos desechables para cada cafetería 2. Centro de Producción de pan, empanadas 3. Centro de Acopio de Insumos (desechables y productos no perecederos) Como una unidad de negocio 4. Implementación y puesta en marcha de programa de reciclaje de café, aceite e Icopor.

PROYECCIONES Se adelantan conversaciones con la Distribuidoras DIEZ, y Zuluaga y Soto, con el ĂĄnimo de ampliar nuestro Portafolio de productos y en bĂşsqueda de mejores precios Y respuesta de servicio de mas corto tiempo

RESULTADOS

•

Se inicia Comunicaciones desde Enero 18 con la convención de Comerciales.

•

Conocimiento e identificación de las regiones y sus negocios.

•

Trámite de consignaciones de bases de negocios.

•

Atención generalizada en las solicitudes de las regionales comerciales.

•

Se traslada Comunicaciones a las oficinas de INVERSIONES FACE S.A.S el 4 de Abril e ingresa persona para apoyar y dividir las regiones.

COMUNICACIONES 1 

Atlántico : Luz Janet Pineda



Bolívar (Cartagena)



César (Valledupar)



Córdoba (Montería)



Guajira (Riohacha)



Sucre ( Sincelejo)



San Andrés



Quindío : Diana Prieto



Antioquia : Luz Helena León



Caquetá : Diana Patricia Gómez



Chocó : Gloria Indira Mosquera



Risaralda : Cecilia Perdomo Romero

COMUNICACIONES 2



Nariño: Ana Leidy Ruíz Dulce



Boyacá: Lucrecia Alvarado



Cauca: Fabiola Chica



Cundinamarca : Sandra Bibiana Vargas



Meta: Jhon Carlos Pineda García



Valle : Nasly López



Santander y Nte de Santander: Esmeralda Parada



Huila : Viviana Sánchez



Tolima : Viviana Triviño

RESULTADOS 

Audio conferencias, semanales.



Seguimiento a los temas de: Librería Soportes Contables Contratos Registradoras Anticipos

•

Administradores del programa SO-FI:

Creación usuarios Aprobación presupuestos Revisión programa. •

Comunicación con el ingeniero/programador.

•

En el mes de Abril inician los ingresos al SO-FI.

•

En el mes de Junio se hacen correcciones y se implementan:

SO-FI

Cuentas Contables en la Ejecución de gastos

PROYECCIÓN



Establecer el SO-FI, para los informes financieros con cuadre de Ingresos, gastos y utilidad.



Corregir con el acompañamiento del Departamento de Contabilidad falencias en los soportes e ingresos contables



Seguimiento y análisis financiero a región con sus diferentes negocios.

PROPUESTAS



Propender una comunicación fluida con el departamento de contabilidad y las comerciales regionales. Evaluar periodicamente a los comerciales regionales en cuanto a solicitudes de comunicación. Información clara en los procesos.

CONTRATOS

RESULTADOS



Se inicio el día 7 de Mayo.



Procesos no elaborados.



Identificación de los locales a nivel nacional.



Elaboración de informe del estado de los contratos.



Clasificación de los contratos. Arrendamiento Depósito



Comunicación y diligenciamiento de los contratos.

CONTRATOS BOGOTร BARRIO

CONTRATOS

CONTRATOS ELABORADOS

Altamira

Calle 80

Engativรก

Galรกn

Lisboa

Orquideas

Prado

Santa Lucia 1

Santa Lucia 2

Santander

Suba Centro

Suba Rincon

Usme

TOTAL

CONTRATOS REGIONES DEPARTAMENTO

CONTRATOS

CONTRATOS ELABORADOS

Antioquia

Atlรกntico

Boyacรก

Caldas

Caquetรก

Cauca

Cesar

Choco

Cรณrdoba