UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN SIMÓN
U M S S
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA “EXTENSIÓN DE DIPLOMAS, TÍTULOS Y CERTIFICADOS”
UNIDAD DE TRÁMITES UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN SIMÓN
Mayo, 2010 COCHABAMBA * BOLIVIA
INDICE MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA “EXTENSIÓN DE DIPLOMAS, TÍTULOS y CERTIFICADOS ÍNDICE
I
NOTA ACLARATORIA.
1
FLUJO DE PROCEDIMIENTOS PARA LA EXTENSIÓN DE DIPLOMA DE BACHILLER - UNIDAD DE TRÁMITES.
2
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA EXTENSIÓN DE DIPLOMA DE BACHILLER - UNIDAD DE TRÁMITES.
5
FLUJO DE PROCEDIMIENTOS PARA LA EXTENSIÓN DE CERTIFICADO ACADÉMICO - UNIDAD DE TRÁMITES.
9
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA EXTENSIÓN DE CERTIFICADO ACADÉMICO - UNIDAD DE TRÁMITES.
11
FLUJO DE PROCEDIMIENTOS PARA LA EXTENSIÓN DE DIPLOMA ACADÉMICO - UNIDAD DE TRÁMITES.
17
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA EXTENSIÓN DE DIPLOMA ACADÉMICO - UNIDAD DE TRÁMITES.
19
FLUJO DE PROCEDIMIENTOS PARA LA EXTENSIÓN DE TÍTULO EN PROVISIÓN NACIONAL - UNIDAD DE TRÁMITES.
25
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA EXTENSIÓN DE TÍTULO EN PROVISIÓN NACIONAL - UNIDAD DE TRÁMITES.
28
I
FLUJO DE PROCEDIMIENTOS PARA LA REVÁLIDA DE DIPLOMAS ACADÉMICOS O TÍTULOS EXTRANJEROS UNIDAD DE TRÁMITES.
32
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA REVÁLIDA DE DIPLOMAS ACADÉMICOS O TÍTULOS EXTRANJEROS UNIDAD DE TRÁMITES.
35
FLUJO DE PROCEDIMIENTOS PARA LA EXTENSIÓN DE CERTIFICADO SUPLETORIO - UNIDAD DE TRÁMITES.
40
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA EXTENSIÓN DE CERTIFICADO SUPLETORIO - UNIDAD DE TRÁMITES.
43
***************
II
Organización y Métodos – UMSS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA “EXTENSIÓN DE DIPLOMAS, TÍTULOS, y CERTIFICADOS” - UNIDAD DE TRÁMITES.
NOTA ACLARATORIA.- La actualización de los Manuales de Procedimientos para la extensión de Diploma
Académico,
Título
en
Provisión
Nacional,
Reválida
de
Diplomas
Académicos
o
Títulos
Extranjeros, y Certificado Supletorio – Unidad
de
Trámites,
está
compatibilizado con el Reglamento General de Títulos y Grados, que rige en todo el Sistema Universitario, a partir del documento final del “XI CONGRESO
NACIONAL
DE
UNIVERSIDADES”.
Cochabamba, mayo de 2010.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
UMSS
EXTENSIÓN DIPLOMA DE BACHILLER UNIDAD DE TRÁMITES
OBJETIVO Disponer de un instrumento normativo que regule el proceso para la extensión de Diploma de Bachiller de la Unidad de Trámites. RESPONSABLES Y UNIDADES QUE INTERVIENEN 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Interesado. Caja Central. Trámites. Comisión de Estudios. Secretaría General (Secretario General). Archivo Central
FORMULARIOS Y DOCUMENTOS * Monto de dinero por pago de valores, * Valores en Caja: Valorado para formulario de solicitud, Valorado para derecho de impresión, Timbres. * Listas de SEDUCA (Servicio Departamental de Educación). * Recibo del Tesoro Universitario. * Cuadros de Calificaciones de cada Colegio. * Certificados de Notas. * Documento impreso del Dictamen favorable.
ELABORADO POR:
GESTION
REVISADO Y SUPERVISADO POR:
Lic. Aibi Elena Villarroel Corro
2010
Ing. Guido Gómez U.
UMSS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS EXTENSIÓN DIPLOMA DE BACHILLER UNIDAD DE TRÁMITES
* Diploma de Bachiller (original y copia). * Documentación respaldatoria (expediente Completo),
*****************
ELABORADO POR:
GESTION
REVISADO Y SUPERVISADO POR:
Lic. Aibi Elena Villarroel Corro
2010
Ing. Guido Gómez U.
FLUJO DE PROCEDIMIENTOS PARA LA EXTENSIÓN DE DIPLOMA DE BACHILLER UMSS - 2010
INICIO A - Inicia proceso de acuerdo al monto y se fundamenta en la categoría del Colegio en el que se graduó, - Paga Valores en Caja Central.
Interesado Solicita REQUISITOS, Inicia proceso 1
Verifica datos presentados por el Interesado: - lugar dónde se graduó, y - datos de SEDUCA con requisitos del estudiante.
2
5
Trámites Revisa documentos e imprime Diploma de Bachiller.
En la Impresión del Diploma de Bachiller está incluida la firma escaneada del Rector.
Caja Central Entrega valores No
3 Trámites Revisa si cumple Requisitos
Si cumple requisitos, registra los datos en el Sistema
Si
6
No Interesado Recibe todos sus Documentos
Confronta datos de la documentación recibida con datos de cada Colegio al concluir el año escolar.
Stria. General Secretario General firma
Diploma de Bachiller en original y copia
Si
7
4
Interesado Recibe todos sus Documentos
Comisión de Estudios - Verifica correspondencia de datos del interesado, - Imprime Dictamen favorable
10
No Si Interesado Realiza enmiendas
- Solicita su Diploma de Bachiller portando su Cédula de Identidad para la verificación de pertinencia, - Revisa sus datos personales y - Firma en conformidad.
11
A
Trámites - Recibe Diplomas de Bachiller firmados, - Introduce información en el Sistema.
Introduce al Sistema información con el número asignado a cada uno de los Diplomas de Bachiller. Diploma de Bachiller en original y copia
Trámites - Recibe Diplomas de Bachiller firmados, - Introduce información en el Sistema, - Entrega Diplomas de Bachiller.
Interesado FIN
Para custodia: - Copia del Diploma de Bachiller, - Respaldado por el expediente completo.
Archivo Archiva 12
Lic. A. Elena Villarroel Corro OyM, mayo 2010
Organización y Métodos – UMSS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA EXTENSIÓN DE DIPLOMA DE BACHILLER - UNIDAD DE TRÁMITES. ACT. 1.
RESPONSABLE INTERESADO
DESCRIPCIÓN Se apersona a la unidad de Trámites e Informaciones 1
donde solicita los REQUISITOS con los que iniciará el proceso para obtener el Diploma de Bachiller. De acuerdo a los requisitos, paga valores en Caja Central de la UMSS, el monto establecido se fundamenta en la categoría a la que corresponde el Colegio del cual se graduó. 1
REQUISITOS PARA LA EXTENSIÓN DEL DIPLOMA DE BACHILLER:
9 9 9 9 9 9 9 9
Formulario de Solicitud para Diploma de Bachiller Bs20.- (Caja Central UMSS). Original del Certificado de Nacimiento (actual). 4 Formularios de Estudio para Bachilleres del año 1970 a 1998. Libreta de Calificación a partir de la gestión 1999 legalizado por el Distrito Escolar (SEDUCA). 6 Formularios de Estudio para Bachilleres antes del año 1970. Dos fotografías actuales 4x5 a color, fondo azul. • Varones: terno y corbata. • Damas: blusa blanca. Fotocopia de Cédula de Identidad.
Derecho de impresión: • Colegios Fiscales .. .. . .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. Categoría A • Colegios Particulares Categoría B - C • Colegios Particulares Categoría D • Colegios Particulares • Colegios Especiales .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. Timbre Universitario para Certifc. De Trámite .. .. NOTA:
9 9 9 9 9 9
Bs.151.Bs.301.Bs.201.Bs.151.Bs.451.Bs. 5.-
(Caja Central UMSS) (Caja Central UMSS) (Caja Central UMSS) (Caja Central UMSS) (Caja Central UMSS) (Caja Central UMSS)
El Certificado de Nacimiento original debe estar correctamente escrito. Los nombres y apellidos, lugar de Nacimiento con Departamento, Provincia y localidad. En los formularios de Notas En los Formularios de Notas deberán estar correctamente escritos los nombres y apellidos de acuerdo al Certificado de Nacimiento. Los Formularios extendidos en otro Distrito del país, deberán estar legalizados por SEDUCA, Director Distrital y Director Departamental. La entrega del Diploma de Bachiller debe ser personal con Cédula de Identidad vigente. El Certificado de Nacimiento Extranjeros debe ser legalizado por el Cónsul o Embajador de Bolivia en el país de origen y Cancillería La Paz (Bolivia). Para extranjeros, Pasaporte o Cédula de Identidad Extranjero.
Organización y Métodos – UMSS
2.
CAJA CENTRAL UMSS
Recibe y revisa la documentación. Verifica si el bachiller
se
graduó
en
el
Departamento
de
Cochabamba. Si el bachiller se graduó en otro Departamento informa al Interesado que debe solicitar la extensión del Diploma en el Departamento donde cursó el último año del Colegio. Si el bachiller se graduó en Cochabamba, revisa en las listas proporcionadas por SEDUCA (Servicio Departamental de Educación) la categoría a la que corresponde el Colegio del cual se graduó Recibe el monto establecido, y entrega los valores universitarios, que son: -
Valorado para formulario de solicitud. Valorado para derecho de impresión. Timbres.
Emite recibo del Tesoro Universitario e indica al interesado que se apersone a la ventanilla de Trámites y presente la documentación de acuerdo a los requisitos exigidos.
3.
TRÁMITES
Recibe y revisa la documentación.
Si no cumple con los requisitos, devuelve toda la documentación al Interesado.
Organización y Métodos – UMSS Si la documentación cumple con los requisitos, registra los datos en el Sistema y remite a la Comisión de Estudios para su revisión.
4.
COMISIÓN DE ESTUDIOS
Recibe y confronta los años, Colegios, notas y datos de la documentación recibida con los Cuadros de Calificaciones que entrega cada Colegio al concluir el año escolar y con el visto bueno de la Dirección Distrital de Educación. Verifica la correspondencia de nombres y apellidos del Certificado de Nacimiento, con los Cuadros de Calificaciones y los Certificados de Notas. Si falta algún documento y no coinciden los Formularios de Notas con los Cuadros de Notas, devuelve el documento como “observado” a Trámites. Si no existen observaciones imprime el Dictamen favorable, firma el Jefe de la Comisión de Estudios y remite
a
la
Unidad
de
Trámites
toda
la
documentación.
5.
TRAMITES
Recibe y revisa los documentos. Si los documentos tienen observaciones, registra y devuelve absolutamente toda la documentación al Interesado.
Organización y Métodos – UMSS
Con el Dictamen favorable, se revisa e imprime el Diploma de Bachiller con la firma escaneada del Señor Rector, prepara, registra y remite a firma del Secretario General.
6.
7.
SECRETARÍA GENERAL
El Secretario General firma los Diplomas de Bachiller,
TRÁMITES
Recibe los Diplomas de Bachiller firmados, introduce
en original y copia y remite a la Unidad de Trámites.
al Sistema información con el número asignado a cada uno de ellos, para proceder a la entrega del original al interesado. La copia más el expediente despacha a la custodia del Archivo Central.
8.
INTERESADO
Se presenta en la Unidad de Trámites, solicita su Diploma de Bachiller portando su Cédula de Identidad para la verificación de pertenencia. Revisa sus datos personales y firma en conformidad.
9.
ARCHIVO CENTRAL DE LA UMSS
Recibe la copia del Diploma de Bachiller, respaldado por el expediente completo que queda como constancia de la legalidad del documento, para su custodia.
********************
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
UMSS
EXTENSIÓN DE CERTIFICADO ACADÉMICO UNIDAD DE TRÁMITES
OBJETIVO Disponer de un instrumento normativo que regule el proceso para la extensión de Certificado Académico de la Unidad de Trámites. RESPONSABLES Y UNIDADES QUE INTERVIENEN 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Interesado. Caja Central. Trámites. Facultad o Escuela (Decano o Director). Secretaría General (Secretario General). Rectorado (Rector). Archivo Central
FORMULARIOS Y DOCUMENTOS * Monto de dinero por pago de valores universitarios, * Valores Universitarios: Valorado para formulario de solicitud, Valorado para derecho de impresión, Timbres. * Documentación respaldatoria (expediente Completo), * Informe (proveído) de conformidad u observaciones, * Certificado Académico (original y copia), * Listado de la numeración correlativa de los Certificados Académicos.
*****************
ELABORADO POR:
GESTION
REVISADO Y SUPERVISADO POR:
Lic. Aibi Elena Villarroel Corro
2010
Ing. Guido Gómez U.
FLUJO DE PROCEDIMIENTOS PARA LA EXTENSIÓN DE CERTIFICADO ACADÉMICO UMSS - 2010
A
INICIO
- Inicia proceso de acuerdo a la profesión que ha estudiado, - Paga Valores en Caja Central.
5
Interesado Solicita REQUISITOS, Inicia proceso
Introduce al Sistema el resultado para su constancia. Si el informe es favorable, imprime Certificado Académico Preparación:
Trámites - Revisa documentos.
1
* Revisión y verificación de datos personales, * Preparación de datos (sellos, fotografías, timbres, numeración) * Registro de datos en el Sistema.
Se emite listado (es respaldo de la numeración correlativa).
No Valores: - Valorado para formulario de solicitud, - Valorado para derecho de impresión, - Timbres.
2
Caja Central Entrega valores
Si
6
Si cumple requisitos, llena formulario de solicitud, registra los datos en el Sistema
3
Trámites Revisa si cumple Requisitos
No
Remite a la Unidad Responsable e instruye: - Revisión de documentos, - Verificación en kardex.
4
Facultad o Escuela Decano firma
Certificado Académico en original y copia
Trámites Recibe y deriva para firmas
7
Interesado Recibe todos sus Documentos
Interesado Enmienda observaciones
Si 8
Stria. General Secretario General firma
Certificado Académico en original y copia
Facultad o Escuela - Revisa
9
- Emite informe
Rectorado Rector firma
Certificado Académico en original y copia
No 10
Si Interesado Realiza enmiendas
- Solicita su Certificado Académico portando su Cédula de Identidad para la verificación de pertinencia, - Revisa sus datos personales y - Firma en conformidad.
Trámites - Recibe Certificados firmados, - Introduce información en el Sistema, - Entrega Certificado
Para custodia: - Copia del Certificado Académico, - Respaldado por el expediente completo.
Académico.
A
11
Interesado FIN
Archivo Archiva 12
Lic. A. Elena Villarroel Corro OyM, mayo 2010
Organización y Métodos – UMSS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA EXTENSIÓN DE CERTIFICADO ACADÉMICO - UNIDAD DE TRÁMITES. ACT. 1.
RESPONSABLE INTERESADO
DESCRIPCIÓN Se apersona a la unidad de Trámites e Informaciones 1
donde solicita los REQUISITOS con los que iniciará el proceso para obtener el Certificado Académico de acuerdo a la profesión que ha estudiado y culminado en la Unidad Académica que le corresponde. De acuerdo a los requisitos, paga valores en Caja Central de la UMSS, el monto establecido se fundamenta en la Resolución Rectoral vigente, para la extensión del Certificado Académico.
1
REQUISITOS PARA LA EXTENSIÓN DEL DIPLOMA ACADÉMICO:
9 9 9 9 9 9 9 9 9 9
Formulario de Solicitud para Diploma Académico Bs.50.- (Caja Central). Original del Certificado de Nacimiento (actualizado). Original del Certificado de Nacimiento para extranjeros legalizado por el Cónsul Boliviano en su país de origen y Cancillería La Paz (Bolivia). Certificado de notas (1 ejemplar). Pasaporte (fotocopia para extranjeros), legalizado por Sección Archivos de la Universidad. Cedula de Identidad (fotocopia legalizada por la Sección Archivos de la Universidad). Diploma de Bachiller en Humanidades (fotocopia legalizada por Sección Archivos de la Universidad). Para los extranjeros, legalizado por el cónsul Boliviano en su país de origen y Cancillería La Paz (Bolivia). Fotocopia legalizada por Sección Archivos. Dos fotografías actuales 4x5 a color, fondo rojo. • Varones: Terno y corbata. • Damas: blusa blanca. Derecho de impresión: • Nacionales: 401.- (Caja Central). • Extranjeros: 1.001.- (Caja Central).
Dos Timbres Universitarios TODOS LOS DOCUMENTOS CORRESPONDIENTES DEBEN SER PRESENTADOS EN UN ARCHIVADOR RÁPIDO. EL RECOJO DEL CERTIFICADO ACADÉMICO ES PERSONAL CON CEDULA DE IDENTIDAD VIGENTE.
Organización y Métodos – UMSS 2.
CAJA CENTRAL UMSS
Recibe el monto establecido, y entrega los valores universitarios, que son: -
Valorado para formulario de solicitud. Valorado para derecho de impresión. Timbres.
E indica al interesado que se apersone a la ventanilla de Trámites.
3.
TRÁMITES
Recibe y revisa la documentación. Si cumple los requisitos, registra los datos en el sistema, previo llenado del formulario de solicitud y remite toda la documentación a la Facultad o Escuela, para que emitan informe de conformidad u, observaciones según corresponda. Si
no
cumple
los
requisitos,
devuelve
la
documentación al interesado.
4.
FACULTAD O ESCUELA
Recibe la documentación Decanato o Dirección de Escuela y remite a la Unidad Responsable e instruye:
- La revisión de documentos de acuerdo a disposiciones legales, institucionales, reglamentos facultativos o Escuela, que norman las condiciones para conferir el Certificado Académico.
- La verificación en kárdex a la conclusión del Plan de Estudios, y otros requisitos que cada Unidad Académica tenga y exija.
Organización y Métodos – UMSS Si
cumple
las
condiciones
y
exigencias,
el
responsable de revisión de kardex emite informe (proveído) favorable y procedente, sella, rubrica, hace firmar al Director de Carrera o inmediato superior que da su visto bueno, respaldando el resultado de la revisión y verificación de datos, remite el informe con toda la documentación respaldatoria a Dirección 2
Académica, donde se elabora una leyenda
de
conformidad y aprobación, firma el Director de 3
Carrera y Director Académico
que avalan y
refrendan el informe emitido. Si no cumple las condiciones y exigencias, el responsable de la revisión de kardex devuelve inmediatamente
la
documentación
con
las
observaciones a Decanato o Dirección para su registro y se devuelve a Trámites, unidad que podrá devolver al interesado para que realice las enmiendas correspondientes. Se remite la documentación y el informe a la Unidad de Trámites.
5.
TRAMITES
Recibe, revisa los documentos e introduce al Sistema el resultado favorable u observado para su constancia.
2
Leyenda: “El estudiante ha cumplido con el Plan de Estudios de la Carrera, por tanto es procedente la extensión del Certificado Académico de …….”. 3 Firma del Director de Carrera y Director Académico.
Organización y Métodos – UMSS
Si el informe contiene observaciones comunica al interesado sobre el estado del trámite para que enmiende las observaciones encontradas. Si el informe es favorable, con los datos registrados 4
del interesado se procede a la impresión
del
Certificado Académico. Preparación:
- Revisión y verificación de datos personales, - Preparación de datos: sellos, fotografías, timbres, numeración.
- Registro de datos en el Sistema . 5
Se emite un listado que es el respaldo de la numeración
correlativa
de
los
Certificados
Académicos. Se
envían
todos
los
Certificados
Académicos
preparados que tienen una misma fecha de impresión a la Facultad o Escuela,.
4 5
Impresión.- A partir de la aprobación mediante Resolución Rectoral del presente Manual de Procedimientos, la Unidad de Trámites procederá a imprimir el Diploma Académico. Sistema Informix: - Número de trámite - Número del Diploma - Fecha de impresión del Certificado - Número de folio
Organización y Métodos – UMSS
6.
7.
FACULTAD O ESCUELA
El Decano firma los Certificados Académicos, en
TRÁMITES
Recibe y deriva a Secretaría General y Rectorado
original y copia y devuelve a Trámites.
para firma de las autoridades universitarias
8.
9.
SECRETARÍA GENERAL
El
RECTORADO
El Rector firma los Certificados Académicos, en
Secretario
General
firma
los
Certificados
Académicos, en original y copia y deriva a Rectorado.
original y copia y envía a Trámites.
10.
TRÁMITES
Recibe
los
Certificados
Académicos
firmados,
introduce al Sistema información con el número asignado a cada uno de ellos, para proceder a la entrega del original al interesado. La copia más el expediente despacha a la custodia del Archivo Central.
Organización y Métodos – UMSS
11.
INTERESADO
Se presenta en la Unidad de Trámites, solicita su Certificado
Académico
portando
su
Cédula
de
Identidad para la verificación de pertenencia. Revisa sus datos personales y firma en conformidad.
12.
ARCHIVO CENTRAL DE LA UMSS
Recibe la copia del Certificado Académico, respaldado por el expediente completo que queda como constancia de la legalidad del documento, para su custodia.
********************
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
UMSS
EXTENSIÓN DIPLOMA ACADÉMICO UNIDAD DE TRÁMITES
OBJETIVO Disponer de un instrumento normativo que regule el proceso para la extensión de Diploma Académico de la Unidad de Trámites. RESPONSABLES Y UNIDADES QUE INTERVIENEN 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Interesado. Caja Central. Trámites. Facultad o Escuela (Decano o Director). Secretaría General (Secretario General). Rectorado (Rector). Archivo Central
FORMULARIOS Y DOCUMENTOS * Monto de dinero por pago de valores universitarios, * Valores Universitarios: Valorado para formulario de solicitud, Valorado para derecho de impresión, Timbres. * Documentación respaldatoria (expediente Completo), * Informe de conformidad u observaciones, * Diploma Académico (original y copia), * Listado de la numeración correlativa de los Diplomas Académicos.
*****************
ELABORADO POR:
GESTION
REVISADO Y SUPERVISADO POR:
Lic. Aibi Elena Villarroel Corro
2010
Ing. Guido Gómez U.
FLUJO DE PROCEDIMIENTOS PARA LA EXTENSIÓN DE DIPLOMA ACADÉMICO UMSS - 2010
A
INICIO
- Inicia proceso de acuerdo a la profesión que ha estudiado, - Paga Valores en Caja Central.
5
Interesado Solicita REQUISITOS, Inicia proceso
Introduce al Sistema el resultado para su constancia. Si el informe es favorable, imprime Diploma Académico. Preparación:
Trámites - Revisa documentos.
1
* Revisión y verificación de datos personales, * Preparación de datos (sellos, fotografías, timbres, numeración) * Registro de datos en el Sistema.
Se emite listado (es respaldo de la numeración correlativa).
No Valores: - Valorado para formulario de solicitud, - Valorado para derecho de impresión, - Timbres.
2
Caja Central Entrega valores
Si
6
Si cumple requisitos, llena formulario de solicitud, registra los datos en el Sistema
3
Trámites Revisa si cumple Requisitos
No
Remite a la Unidad Responsable e instruye: - Revisión de documentos, - Verificación en kardex.
4
Facultad o Escuela Decano firma
Diploma Académico en original y copia
Trámites Recibe y deriva para firmas
7
Interesado Recibe todos sus Documentos
Interesado Enmienda observaciones
Si 8
Stria. General Secretario General firma
Diploma Académico en original y copia
Facultad o Escuela - Revisa
9
- Emite informe
Rectorado Rector firma
Diploma Académico en original y copia
No Si Interesado Realiza enmiendas
A
- Solicita su Diploma Académico portando su Cédula de Identidad para la verificación de pertinencia, - Revisa sus datos personales y - Firma en conformidad.
11
10
Trámites - Recibe Diplomas firmados, - Introduce información en el Sistema, - Entrega Diploma
Para custodia: - Copia del Diploma Académico, - Respaldado por el expediente completo.
Académico.
Interesado FIN
Archivo Archiva 12
Lic. A. Elena Villarroel Corro OyM, mayo 2010
Organización y Métodos – UMSS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA EXTENSIÓN DE DIPLOMA ACADÉMICO - UNIDAD DE TRÁMITES. ACT. 1.
RESPONSABLE INTERESADO
DESCRIPCIÓN Se apersona a la unidad de Trámites e Informaciones 1
donde solicita los REQUISITOS con los que iniciará el proceso para obtener el Diploma Académico de acuerdo a la profesión que ha estudiado y culminado en la Unidad Académica que le corresponde. De acuerdo a los requisitos, paga valores en Caja Central de la UMSS, el monto establecido se fundamenta en la Resolución Rectoral vigente, para la extensión del Diploma Académico. 1
REQUISITOS PARA LA EXTENSIÓN DEL DIPLOMA ACADÉMICO:
9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9
Formulario de Solicitud para Diploma Académico Bs.50.- (Caja Central). Original del Certificado de Nacimiento (actualizado). Original del Certificado de Nacimiento para extranjeros legalizado por el Cónsul Boliviano en su país de origen y Cancillería La Paz (Bolivia). Certificado de notas (1 ejemplar). Acta de Examen de Grado o Proyecto para las Facultades de: Derecho, Agronomía, Economía, Sociología Tecnología, Arquitectura y Humanidades (Firmas: Director de Carrera y Director Académico). Credencial y acta de Internado para la Facultad de Odontología. Acta de Juramento para la Facultad de de Bioquímica y Farmacia. Certificación por la Facultad de haber presentado la Tesis. Pasaporte (fotocopia para extranjeros), legalizado por Sección Archivos de la Universidad. Cedula de Identidad (fotocopia legalizada por la Sección Archivos de la Universidad). Diploma de Bachiller en Humanidades (fotocopia legalizada por Sección Archivos de la Universidad). Para los extranjeros, legalizado por el cónsul Boliviano en su país de origen y Cancillería La Paz (Bolivia). Fotocopia legalizada por Sección Archivos. Dos fotografías actuales 4x5 a color, fondo rojo. • Varones: Terno y corbata. • Damas: blusa blanca. Derecho de impresión: • Nacionales: 401.- (Caja Central). • Extranjeros: 1.001.- (Caja Central).
Dos Timbres Universitarios TODOS LOS DOCUMENTOS CORRESPONDIENTES DEBEN SER PRESENTADOS EN UN ARCHIVADOR RÁPIDO. EL RECOJO DEL DIPLOMA ACADÉMICO ES PERSONAL CON CEDULA DE IDENTIDAD VIGENTE.
Organización y Métodos – UMSS
2.
CAJA CENTRAL UMSS
Recibe el monto establecido, y entrega los valores universitarios, que son: -
Valorado para formulario de solicitud. Valorado para derecho de impresión. Timbres.
E indica al interesado que se apersone a la ventanilla de Trámites.
3.
TRÁMITES
Recibe y revisa la documentación. Si cumple los requisitos, registra los datos en el sistema, previo llenado del formulario de solicitud y remite toda la documentación a la Facultad o Escuela, para que emitan informe de conformidad u, observaciones según corresponda. Si
no
cumple
los
requisitos,
devuelve
la
documentación al interesado.
4.
FACULTAD O ESCUELA
Recibe la documentación Decanato o Dirección de Escuela y remite a la Unidad Responsable e instruye:
- La revisión de documentos de acuerdo a disposiciones legales, institucionales, reglamentos facultativos o escuela, que norman las condiciones para conferir el Diploma Académico.
Organización y Métodos – UMSS
- La verificación en kárdex a la conclusión del Plan de Estudios, certificados de notas, calificación por la modalidad de titulación elegida por el estudiante, y otros requisitos que cada Unidad Académica tenga y exija. Si
cumple
las
condiciones
y
exigencias,
el
responsable de revisión de kardex emite informe (proveído) favorable y procedente, sella, rubrica, hace firmar al Director de Carrera o inmediato superior que da su visto bueno, respaldando el resultado de la revisión y verificación de datos, remite el informe con toda la documentación respaldatoria a Dirección 2
Académica, donde se elabora una leyenda
de
conformidad y aprobación, firma el Director de 3
Carrera y Director Académico
que avalan y
refrendan el informe emitido. Si no cumple las condiciones y exigencias, el responsable de la revisión de kardex devuelve inmediatamente
la
documentación
con
las
observaciones a Decanato o Dirección para su registro y se devuelve a Trámites, unidad que podrá devolver al interesado para que realice las enmiendas correspondientes. Se remite la documentación y el informe a la Unidad de Trámites.
2
Leyenda: “El estudiante ha cumplido con el Plan de Estudios de la Carrera, por tanto es procedente la extensión del Diploma Académico de …….”. 3 Firma del Director de Carrera y Director Académico.
Organización y Métodos – UMSS
5.
TRAMITES
Recibe, revisa los documentos e introduce al Sistema el resultado favorable u observado para su constancia. Si el informe contiene observaciones comunica al interesado sobre el estado del trámite para que enmiende las observaciones encontradas. Si el informe es favorable, con los datos registrados 4
del interesado se procede a la impresión del Diploma Académico. Preparación:
- Revisión y verificación de datos personales, - Preparación de datos: sellos, fotografías, timbres, numeración.
- Registro de datos en el Sistema . 5
Se emite un listado que es el respaldo de la numeración correlativa de los Diplomas Académicos. Se
envían
todos
los
Diplomas
Académicos
preparados que tienen una misma fecha de impresión a la Facultad o Escuela,. 4 5
Impresión.- A partir de la aprobación mediante Resolución Rectoral del presente Manual de Procedimientos, la Unidad de Trámites procederá a imprimir el Diploma Académico. Sistema Informix: - Número de trámite - Número del Diploma - Fecha de impresión del Diploma - Número de folio
Organización y Métodos – UMSS
6.
7.
FACULTAD O ESCUELA
El Decano firma los Diplomas Académicos, en original
TRÁMITES
Recibe y deriva a Secretaría General y Rectorado
y copia y devuelve a Trámites.
para firma de las autoridades universitarias
8.
9.
SECRETARÍA GENERAL
El Secretario General firma los Diplomas Académicos,
RECTORADO
El Rector firma los Diplomas Académicos, en original y
en original y copia y deriva a Rectorado.
copia y envía a Trámites.
10.
TRÁMITES
Recibe los Diplomas Académicos firmados, introduce al Sistema información con el número asignado a cada uno de ellos, para proceder a la entrega del original al interesado. La copia más el expediente despacha a la custodia del Archivo Central.
Organización y Métodos – UMSS 11.
INTERESADO
Se presenta en la Unidad de Trámites, solicita su Diploma Académico portando su Cédula de Identidad para la verificación de pertenencia. Revisa sus datos personales y firma en conformidad.
12.
ARCHIVO CENTRAL DE LA UMSS
Recibe la copia del Diploma Académico, respaldado por el expediente completo que queda como constancia de la legalidad del documento, para su custodia.
********************
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
UMSS
EXTENSIÓN DE TÍTULO EN PROVISIÓN NACIONAL UNIDAD DE TRÁMITES
OBJETIVO Disponer de un instrumento normativo que regule el proceso para la extensión de Título en Provisión Nacional de la Unidad de Trámites. RESPONSABLES Y UNIDADES QUE INTERVIENEN 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Interesado. Caja Central. Trámites. Secretaría General (Secretario General). Rectorado (Rector). Archivo Central
FORMULARIOS Y DOCUMENTOS * *
* * *
Monto de dinero por pago de valores universitarios, Valores Universitarios: Valorado para formulario de solicitud, Valorado para derecho de impresión, Timbres. Informe de conformidad u observaciones, Título en Provisión Nacional (original y copia), Documentación respaldatoria (expediente Completo),
ELABORADO POR:
GESTION
REVISADO Y SUPERVISADO POR:
Lic. Aibi Elena Villarroel Corro
2010
Ing. Guido Gómez U.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
UMSS
EXTENSIÓN DE TÍTULO EN PROVISIÓN NACIONAL UNIDAD DE TRÁMITES
* *
Ficha de Filiación (Registro Personal) y Control de Documentos, Listado, que es respaldo de la numeración correlativa de los Títulos en Provisión Nacional.
*****************
ELABORADO POR:
GESTION
REVISADO Y SUPERVISADO POR:
Lic. Aibi Elena Villarroel Corro
2010
Ing. Guido Gómez U.
FLUJO DE PROCEDIMIENTOS PARA LA EXTENSIÓN DE TITULO EN PROVISIÓN NACIONAL – UMSS - 2010
1
Interesado Solicita requisitos, inicia proceso
- Valorado para formulario de solicitud, - Valorado para derecho de impresión, - Timbres. Si cumple requisitos; - Registra datos en el Sistema, - Llena formulario de Solicitud, - Emite informe favorable (expresa atribuciones legales vigentes).
A
INICIO
- Recibe Diploma Académico, - Adquiere requisitos, - Se apersona a Caja Central, - Paga Valores (el monto establecido se fundamenta en la R.R. vigente), - Inicia proceso.
2
4
Stría. General Secretario General firma Títulos en Provisión Nacional
Caja Central Entrega valores 5
Rectorado Rector firma Títulos en Provisión Nacional 3
Con el informe favorable, registra datos del interesado en el Sistema.
Trámites - Revisa la documentación - Imprime Título en Provisión Nacional 6 No - Solicita su Título en Provisión Nacional portando su Cédula de Identidad para la verificación de pertinencia, - Revisa sus datos personales y - Firma en conformidad.
Interesado Realiza enmiendas Si Preparación: Llenado de datos personales en la Ficha de Filiación y Control de Documentos. Revisión y verificación de datos personales, Preparación de datos: sellos, fotografías, timbres, numeración, Registro de datos en el Sistema. Se emite listado (es el respaldo de la numeración correlativa de los Títulos en Provisión Nacional).
7
Trámites - Introduce información al Sistema con el número asignado, - Entrega Título en Provisión Nacional.
Para custodia: - Copia del Título en Provisión Nacional, - Ficha de Registro Personal y Control de documentos, - Respaldado por el expediente completo. Archivo Archiva
Interesado FIN
8
A
Lic. A. Elena Villarroel Corro OyM, mayo 2010
Organización y Métodos – UMSS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA EXTENSIÓN DEL TÍTULO EN PROVISIÓN NACIONAL - UNIDAD DE TRÁMITES. ACT. 1.
RESPONSABLE INTERESADO
DESCRIPCIÓN Concluido el proceso de extensión del Diploma 1
Académico y en base a los REQUISITOS para optar el Título en Provisión Nacional, se apersona a Caja Central de la UMSS para el pago de valores, el monto establecido se fundamenta en la Resolución Rectoral vigente.
1
REQUISITOS PARA LA EXTENSIÓN DEL TÍTULO EN PROVISIÓN NACIONAL:
9 9 9 9 9 9 9 9 9 9
Formulario de Solicitud para Título en Provisión Nacional. Diploma Académico (fotocopia legalizada por Sección Archivos de la Universidad). Certificado de Nacimiento (fotocopia). Cédula de Identidad (fotocopia). Acta de Examen de Grado o Proyecto (fotocopia) para las Facultades de: Derecho, Agronomía, Economía, Tecnología, Arquitectura, Humanidades y Sociología Acta de Juramento (fotocopia) para la Facultad de Bioquímica y Farmacia. Resolución Administrativa de Año de Provincia (original) extendida por SEDES para las Facultades de: Medicina, Odontología y Enfermería. Dos fotografías actuales 4x5 a color, fondo rojo. • Varones: Terno y corbata. • Damas: blusa blanca. Derecho de impresión: • Nacionales: 701.- (Caja Central) • Extranjeros: 1.351.- (Caja Central)
Dos Timbres Universitarios (Caja Central) TODOS LOS DOCUMENTOS CORRESPONDIENTES DEBEN SER PRESENTADOS EN UN ARCHIVADOR RÁPIDO. LA ENTREGA DEL TÍTULO EN PROVISIÓN NACIONAL ES PERSONAL CON CEDULA DE IDENTIDAD VIGENTE.
Organización y Métodos – UMSS 2.
CAJA CENTRAL UMSS
Recibe el monto establecido, y entrega los valores universitarios que son: -
Valorado para formulario de solicitud Valorado para derecho de impresión Timbres.
E indica al interesado que se apersone a la ventanilla de Trámites.
3.
TRÁMITES
Recibe y revisa la documentación. Si cumple los requisitos, registra los datos en el Sistema, previo llenado del Formulario de Solicitud, emite
el
informe
favorable,
expresando
las
atribuciones legales reconocidas por la Constitución Política el Estado. Si no cumple los requisitos, comunica al interesado, sobre el estado del trámite para que realice las enmiendas correspondientes. Con el informe favorable registra los datos del 2
interesado en el Sistema, y procede a la impresión del Título en Provisión Nacional.
2
Impresión.- A partir de la aprobación mediante Resolución Rectoral del presente Manual de Procedimientos, la Unidad de Trámites procederá a imprimir el Título en Provisión Nacional.
Organización y Métodos – UMSS Preparación:
- Llenado de datos personales en la Ficha de 3
Filiación y Control de Documentos .
- Revisión y verificación de datos personales, - Preparación de datos: sellos, fotografías, timbres, numeración,
- Registro de datos en el Sistema4. Se emite un listado que es el respaldo de la numeración correlativa de los Títulos en Provisión Nacional. Envía a Secretaría General para las respectivas firmas de las autoridades universitarias.
4.
5.
SECRETARIA GENERAL
El Secretario General firma los Títulos en Provisión
RECTORADO
El Rector firma los Títulos en Provisión Nacional y
Nacional en original y copia y deriva a Rectorado.
envía a Trámites.
3
Ficha de Registro Personal y control de documentos para la emisión de Títulos en Provisión Nacional (Ficha de Registro Personal y Control de Documentos).- Corresponde a los datos personales del interesado; incluye: fecha, grado y número de la extensión del Diploma Académico. Se imprimen dos ejemplares: Un original = para el interesado Una copia = Archivo de la UMSS
4
Sistema Informix: - Número del trámite - Número del Título - Fecha de impresión del Título en Provisión Nacional - Número de folio
Organización y Métodos – UMSS
6.
TRÁMITES
Recibe la documentación firmada, introduce al Sistema información con el número asignado para proceder a la entrega del Título en Provisión Nacional original al interesado y la copia más el expediente pasa a custodia del Archivo Central.
7.
INTERESADO
Se presenta en la Unidad de Trámites, solicita su Título en Provisión Nacional portando su Cédula de Identidad para la verificación de pertinencia. Revisa sus datos personales y firma en conformidad.
8.
ARCHIVO CENTRAL DE LA UMSS
Recibe la copia del Título en Provisión Nacional, Ficha de Registro Personal y Control de Documentos, respaldado por el expediente completo, para su custodia.
*****************
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
UMSS
REVÁLIDA DE DIPLOMAS ACADÉMICOS O TÍTULOS EXTRANJEROS - UNIDAD DE TRÁMITES
OBJETIVO Disponer de un instrumento normativo que regule el proceso para la Reválida de Diplomas Académicos o Títulos Extranjeros de la Unidad de Trámites. RESPONSABLES Y UNIDADES QUE INTERVIENEN 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.
Interesado. Caja Central. Trámites. Asesoría Legal. Dirección de Planificación Académica. Facultad o Escuela. Vicerrectorado. Secretaría General. Rectorado. Archivo Central
FORMULARIOS Y DOCUMENTOS * Monto de dinero por pago de valores universitarios, * Valores Universitarios: Valorado para formulario de solicitud, Valorado para derecho de impresión, Valorado por Derecho de Reválida, Timbres. * Recibo por derecho de Reválida, ELABORADO POR:
GESTION
REVISADO Y SUPERVISADO POR:
Lic. Aibi Elena Villarroel Corro
2010
Ing. Guido Gómez U.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
UMSS
REVÁLIDA DE DIPLOMAS ACADÉMICOS O TÍTULOS EXTRANJEROS - UNIDAD DE TRÁMITES
* Resolución Rectoral (un original y dos copias), * Documentación respaldatoria (Expediente Completo).
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ELABORADO POR:
GESTION
REVISADO Y SUPERVISADO POR:
Lic. Aibi Elena Villarroel Corro
2010
Ing. Guido Gómez U.
FLUJO DE PROCEDIMIENTOS PARA LA REVÁLIDA DE DIPLOMAS ACADÉMICOS O TÍTULOS EXTRANJEROS - UMSS - 2010 INICIO
Si cumple requisitos: - Llena formulario de solicitud, - Registra datos en el Sistema.
1 Interesado Presenta documentación de acuerdo a REQUISITOS. Inicia proceso.
2
Solicitará a la Universidad de origen mediante Telegrama o Fax, confirmación sobre autenticidad del Diploma Académico o Título Extranjero.
7
Comité Académico Considera y aprueba mediante Acuerdo Académico
8
Trámites Revisa documentación
9
10
Caja Central Entrega recibo correspondiente
Secretaría General Emite R.R., firma Secretario General 11
emite informe favorable.
No
12
Si
Trámites Hará cumplir Requisitos exigidos
13
Dirección de Planificación Académica Analiza documentación presentada
4
Procede de acuerdo a disposiciones legales.
Archivo Archiva
Remite la doc. a la Carrera correspondiente, y en el plazo de 15 días, debe revisar y evaluar si cumple los requisitos mínimos de convalidación de: * Materias, * Programas, * Planes de Estudio, y * Condiciones de egreso.
Interesado Paga en Caja Central
Si
Asesoría Legal Revisa documentación,
3
Indica al Interesado pagar por Derecho de Reválida el monto establecido según Resolución Rectoral
Secretaría General Revisa la doc.
No
Interesado Dará cumplimiento a las observaciones notificadas
Hará cumplir legalidad de firmas de autoridades: - Universitarias, - Cónsul o Embajador de Bolivia y, - Cancillería de La Paz (Bolivia).
A
Facultad o Escuela Registra y emite informe favorable a la Carrera
14
5
No
El expediente completo queda como constancia de la legalidad del documento, para su custodia.
Rectorado Firma Rector
Secretaría General Desglosa R.R.
Interesado Recibe copia de R.R. que autoriza la reválida del Diploma o Título Extranjero
Entrega: - Una copia para el Interesado, - Una copia remite a Trámites. - Una copia con la doc. envía al Archivo Central
15
16
Trámites - Recibe Diploma o Título original, - Copia de la R.R. - Estampa sello de Reválida en el reverso del doc.
Rectorado Rector firma Diploma o Título Extranjero
17
Trámites Informa al Interesado con las observaciones pertinentes
Remite la doc. A la Facultad o Escuela con el Telegrama o Fax de Confirmación de la Universidad de origen.
Si 6
Vicerrectorado Revisa doc. de autenticidad del Diploma o Título Académico
Revisa y devuelve al Interesado el Diploma o Título Extranjero, para dar continuidad al trámite del Título en Provisión Nacional.
18
Trámites
A Lic. A. Elena Villarroel Corro OyM, mayo 2010
FIN
Organización y Métodos – UMSS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA REVALIDA DE DIPLOMAS ACADÉMICOS O TÍTULOS EXTRANJEROS UNIDAD DE TRÁMITES. ACT. 1.
RESPONSABLE INTERESADO
DESCRIPCIÓN Se apersona a la unidad de Trámites y presenta la 1
documentación de acuerdo a los REQUISITOS
exigidos, con los que iniciará el proceso para el 2
trámite de Reválida del Diploma Académico o Título Extranjero.
2.
TRÁMITES
Recibe y revisa la documentación. Si cumple los requisitos, registra los datos en el Sistema, previo llenado del formulario de solicitud y remite toda la documentación al Departamento de Asesoría Legal.
1
2
REQUISITOS PARA LA REVÁLIDA DE DIPLOMAS ACADÉMICOS O TÍTULOS EXTRANJEROS: 1. Formulario Valorado para trámite interno, dirigido al Rector de la UMSS. 2. Diploma o Título Extranjero original legalizado por las autoridades universitarias nacionales, Consulado o Embajada Boliviana en el país de origen y la Cancillería de la República (ciudad de La Paz). (Acreditada su autenticidad será devuelto al Interesado), 3. Fotocopia del Diploma Académico o Título legalizado de acuerdo al punto1, 4. Planes de estudio, Programas por asignaturas o materias, modalidad de graduación, Certificado de Notas en original (Legalizados de acuerdo al punto 1), 5. El Diploma Académico, Certificación de notas, Plan de Estudios y Programas Analíticos, expedidos en otro idioma deberán ser traducidos al español con orden judicial, 6. Validación de la fotocopia de Cédula de Identidad y/o Pasaporte (para extranjeros); por la Unidad de Archivos (para trámite interno), 7. Certificado de Nacimiento actualizado con sello seco para nacionales y para extranjeros legalizado según punto 1, 8. Confirmación cablegráfica de la Universidad de origen sobre la autenticidad del Diploma Académico o Título extranjero emitido por la Unidad de Trámites, 9. Fotocopia del Diploma de Bachiller legalizado por la Universidad de origen. Para extranjeros, Certificado de haber cursado y aprobado el Bachillerato o la Secundaria, legalizado según punto 1. REVÁLIDACIÓN.- Es el trámite que reconoce el valor legal del Título.
Organización y Métodos – UMSS Si
no
cumple
documentación
los al
requisitos,
Interesado
devuelve
para
que
la dé
cumplimiento a las observaciones notificadas. La Unidad de Trámites solicitará a la Universidad de origen mediante Telegrama o Fax, la confirmación sobre autenticidad del Diploma Académico o Título Extranjero.
3.
ASESORÍA LEGAL
Recibe y revisa la documentación en la que hará cumplir la legalidad de firmas de las autoridades universitarias, Cónsul o Embajador de Bolivia y Cancillería de La Paz (Bolivia). Si cumple con los requisitos, emite un informe favorable y envía la documentación a la Dirección de Planificación Académica (DPA). Si no cumple con los requisitos, devuelve la documentación a la Unidad de Trámites.
4.
5.
DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN ACADÉMICA
FACULTAD O ESCUELA
Revisa y analiza la documentación presentada y procede de acuerdo a disposiciones estatutarias y envía a la Facultad o Escuela correspondiente. Recibe, registra y remite a la Carrera correspondiente, para que en el plazo de 15 días revise y evalúe si cumple los requisitos mínimos de convalidación de Materias, Programas, Planes de Estudio y condiciones de Egreso.
Organización y Métodos – UMSS Si no cumple las condiciones, la Facultad o Escuela devuelve inmediatamente la documentación con las observaciones a Trámites para que informe al Interesado. Si cumple las condiciones, emite un informe favorable a la Carrera y remite a Decanato para que evalúe y considere el Consejo Facultativo. Con la Resolución Facultativa, envía los documentos a Vicerrectorado.
6.
VICERRECTORADO
Recibe, revisa los documentos que remite la Facultad o Escuela con el Telegrama o Fax de Confirmación de la autenticidad del Diploma o Título Extranjero de la Universidad de origen, pasa a consideración del Comité Académico.
7.
8.
COMITÉ ACADÉMICO
Revisa, considera y aprueba mediante un Acuerdo
SECRETARÍA GENERAL
Recibe y revisa toda la documentación e indica al
Académico y remite a Secretaría General.
Interesado pagar en Caja Central de la Universidad por Derecho de Reválida el monto establecido según Resolución Rectoral.
Organización y Métodos – UMSS 9.
INTERESADO
Paga en Caja Central de la Universidad el monto establecido por Resolución Rectoral.
10.
CAJA CENTRAL
Recibe el monto establecido, y entrega al Interesado el recibo correspondiente para que presente en Secretaría General.
11.
SECRETARÍA GENERAL
Recibe el valorado emitido por Caja Central por derecho de Reválida, emite la Resolución Rectoral, firma el Secretario General y envía a Rectorado.
12.
RECTORADO
El Rector Firma la Resolución Rectoral y envía a Secretaría General.
13.
SECRETARÍA GENERAL
Desglosa la Resolución Rectoral (RR) y entrega: -
Una copia para el Interesado, Una copia remite a Trámites y Un original con la documentación respaldatoria (expediente completo) envía a la Unidad de Archivo Central.
Organización y Métodos – UMSS 14.
ARCHIVO CENTRAL DE LA UMSS
Recibe la Resolución Rectoral (RR), archiva y respalda con el Expediente Completo, que queda como constancia de la legalidad del documento, para su custodia.
15.
INTERESADO
Recibe la copia de la Resolución Rectoral (RR) que autoriza la Reválida, adjunta el original del Diploma o Título Extranjero y presenta a la Unidad de Trámites.
16.
TRÁMITES
Recibe el Diploma o Título original, copia de la Resolución Rectoral (RR) y estampa el Sello de Reválida en el reverso del documento y remite a Rectorado.
17.
RECTORADO
El Rector firma el Diploma o Título Extranjero y envía a la Unidad de Trámites.
18.
TRÁMITES
Recibe, revisa y devuelve al Interesado el Diploma o Título Extranjero, para dar continuidad al trámite del Título en Provisión Nacional por Revalidación.
********************
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
UMSS
EXTENSIÓN CERTIFICADO SUPLETORIO
OBJETIVO Disponer de un instrumento normativo que regule el proceso para la extensión de Certificado Supletorio de la Unidad de Trámites. RESPONSABLES Y UNIDADES QUE INTERVIENEN 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Interesado. Caja Central UMSS. Trámites. Archivo Central. Secretaría General (Secretario General). Rectorado (Rector).
FORMULARIOS Y DOCUMENTOS * Monto de dinero por pago de valores universitarios, * Valores Universitarios: Valorado para formulario de solicitud, Valorado para derecho de impresión, Timbres. * Documentación respaldatoria (expediente Completo),
ELABORADO POR:
GESTION
REVISADO Y SUPERVISADO POR:
Lic. Aibi Elena Villarroel Corro
2010
Ing. Guido Gómez U.
UMSS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS EXTENSIÓN CERTIFICADO SUPLETORIO
* Fotocopia del original del documento perdido, destruido u otros (Diplomas, o Títulos, o Certificados de Pregrado, o Diplomas o Títulos de Posgrado – resguardados y custodiados en el Archivo Central de la UMSS). * Informe favorable, * Certificado Supletorio original y copia.
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ELABORADO POR:
GESTION
REVISADO Y SUPERVISADO POR:
Lic. Aibi Elena Villarroel Corro
2010
Ing. Guido Gómez U.
FLUJO DE PROCEDIMIENTOS PARA LA EXTENSIÓN DE CERTIFICADO SUPLETORIO - UMSS - 2010
INICIO A
- Inicia proceso para la obtención del Certificado Supletorio, - Paga Valores en Caja Central.
Interesado Solicita REQUISITOS, Inicia proceso
- Registra datos del Interesado en el Sistema, - Incluye además: * toma de razón, * fojas, * fecha.
1
5 Trámites - Imprime Certificado Supletorio - Firma Responsable.
Prepara y registra en el Sistema. Valores Universitarios: - Valorado para formulario de solicitud, - Valorado para derecho de impresión, y - Timbres.
- Registra datos del interesado en el Sistema, - Mediante proveído pasa solicitud para verificación, e - Informe.
Expediente: Incluye fotocopia del original del documento perdido, destruido y otros análogos.
2
Caja Central - Recibe monto establecido, - Entrega valores.
6
7 3
Trámites Revisa la documentación e informa.
4
Archivo Central Verifica e informa favorablemente
- Solicita su Certificado Supletorio portando Cédula de Identidad para verificación de pertinencia, - Revisa sus datos personales, y - Firma en conformidad.
9
A
8
Stria. General Secretario General firma
Certificado Supletorio en original y copia.
Certificado Supletorio en original y copia.
Rectorado Rector firma
Trámites - Introduce información en el Sistema, - Entrega Certificado Supletorio.
Interesado FIN
Para custodia: - Copia de Certificado Supletorio, - Respaldado por el expediente completo.
Archivo Archiva 10
Lic. A. Elena Villarroel Corro OyM, mayo 2010
Organización y Métodos – UMSS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA EXTENSIÓN DE CERTIFICADO SUPLETORIO - UNIDAD DE TRÁMITES. ACT. 1.
RESPONSABLE INTERESADO
DESCRIPCIÓN Se apersona a la unidad de Trámites e Informaciones 1
donde solicita los REQUISITOS con los que iniciará el
proceso
para
la
obtención
del
Certificado
2
Supletorio . De acuerdo a los requisitos, paga valores en Caja Central de la UMSS.
2.
CAJA CENTRAL UMSS
Recibe el monto establecido, y entrega los valores universitarios que son: -
1
Valorado para formulario de solicitud, Valorado para derecho de impresión, y Timbres.
REQUISITOS PARA LA EXTENSIÓN DEL CERTIFICADO SUPLETORIO:
9 9 9 9 9 9 9
Formulario de solicitud para Certificado Supletorio Bs.50.- (Caja UMSS). Dos fotografías actuales 4x5 a colores, fondo rojo. • Varones: Terno y corbata. • Damas: blusa blanca. Derecho de impresión. Para Diplomas de Bachiller será el 100% más del precio actual, tomando en cuenta la categoría del establecimiento educativo (Caja UMSS). Para Diplomas Académicos y Títulos en Provisión Nacional será el 100% más del precio actual (Caja UMSS). Fotocopia de la Cédula de Identidad. Dos timbres universitarios.
TODOS LOS DOCUMENTOS CORRESPONDIENTES DEBEN SER PRESENTADOS EN UN ARCHIVADOR RÁPIDO. EL RECOJO DEL CERTIFICADO SUPLETORIO ES PERSONAL CON CEDULA DE IDENTIDAD VIGENTE.
2
CERTIFICADO SUPLETORIO = Es el documento legal que reemplaza al Diploma o Título original oficialmente expedido por la Universidad Mayor de San Simón. En caso de pérdida, destrucción y otros análogos reemplaza legalmente al original del Diploma de Bachiller, Diploma Académico, Título en Provisión Nacional, Certificados, Diplomas y Títulos de Postgrado no se otorgará uno nuevo (original) ni aún en calidad de duplicado, debiendo franquearse únicamente Certificado Supletorio. El Certificado Supletorio deberá estar firmado por el Rector y refrendado por el Secretario General, debiendo adherirse como medio de seguridad una fotografía actualizada del interesado (Decreto Ley de 6 de diciembre de 1937 Art. 8).
Organización y Métodos – UMSS
E indica al interesado que se apersone a la ventanilla de Trámites.
3.
TRÁMITES
Recibe y revisa la documentación. Registra los datos del Interesado en el Sistema y mediante proveído pasa la solicitud a la Unidad del Archivo Central de la UMSS para su verificación y correspondiente informe.
4.
ARCHIVO CENTRAL DE LA UMSS
Recibe el expediente para su verificación e informa sobre la pertinencia de la solicitud.
Devuelve la documentación a la unidad de Trámites con el informe favorable e incluye la fotocopia del original del documento perdido, destruido u otros análogos
(Diploma
de
Bachiller
o
Diploma
Académico o Título en Provisión Nacional o Certificados o Diplomas o Títulos de Postgrado – resguardados y custodiados en esta Unidad).
5.
TRÁMITES
Recibe la documentación y con el informe favorable procede a la impresión del Certificado Supletorio original y copia.
Organización y Métodos – UMSS
Registra los datos del Interesado en el Sistema e incluye además, la toma de razón, fojas y fecha, finalmente firma el responsable de la Unidad de Trámites. Prepara, registra en el Sistema y envía a firmas de las autoridades.
6.
7.
SECRETARIA GENERAL
El Secretario General firma el Certificado Supletorio
RECTORADO
El Rector firma el Certificado supletorio en original y
en original y copia y deriva a Rectorado.
copia y envía a Trámites.
8.
TRÁMITES
Recibe la documentación firmada, introduce al Sistema con el número asignado para proceder a la entrega del Certificado Supletorio al interesado o apoderado legal.
Organización y Métodos – UMSS
9.
INTERESADO
Se presenta en la Unidad de Trámites, solicita su Certificado
Supletorio
portando
su
Cédula
de
Identidad para la verificación de pertinencia. Revisa sus datos personales y firma en conformidad.
10.
ARCHIVO CENTRAL DE LA UMSS
Recibe la copia del Certificado Supletorio con el resto de los documentos, para su custodia.
*****************