Gestión Documental

UNIDAD 1: TAREA

Presentado por FALLOM DE JESUS AMADOR OVALLE

Presentado a LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA III SEMESTRE GESTIÓN DOCUMENTAL I G2 2013

TAREA Tomando como referencia el material dado en la primera unidad y lo que usted investigue en otras fuentes, realice lo siguiente: 1. Averigüe como se originó la Gestión Documental.

Muchos autores, entre ellos, Doyle Murielle y Myriam Mejía están de acuerdo en que la gestión documental o gestión de documentos fue concebida en Estados Unidos, alrededor de la década de los 50, fue muy aceptada dentro de ese país y fue reconocida de forma oficial a mediados del siglo XX. La Gestión Documental revolucionó toda la práctica archivística que se venía realizando hasta entonces, ya que introduce el ciclo vital de los documentos de lo cual no se conocía hasta ese momento, demostrando una interconexión entre las diversas etapas o

procedimientos

que

se

aplican

a

los

archivos

personales

o

institucionales.

Al finalizar la segunda guerra mundial como todos saben, se produjo un explosión de información, esto debido a la búsqueda de superioridad tecnológica por parte de los países, principalmente Estados Unidos y la extinta Unión Soviética, esta eclosión llegó a punto tal que surgen problemas relacionados con la gran cantidad de documentos, de papeles, que se estaban produciendo, es a raíz de esto que la gestión documental pudo posicionarse más rápidamente en el seno de las organizaciones en Estados Unidos y otros países que sufrían de exceso de documentos, lo que permitió reducir, y organizar toda esta documentación, partiendo del ciclo vital de los documentos y respetando siempre el principio de orden original y el principio de procedencia.

2. Defina con sus propias palabras Gestión Documental a partir del concepto que emite el Archivo General de la Nación.

Es el proceso que se le realiza a un documento desde que es creado hasta que culmina su ciclo de vida, respetando siempre los principios de orden original y de procedencia.

3. Construya su propio concepto de Documento y Documento de Archivo a partir de la definición que da el mismo el AGN. Documento, es un escrito que ilustra un hecho, situación o circunstancia independientemente de su soporte físico.

Documento de archivo, es un documento producido por una empresa sea pública o privada para registrar sus actividades o funciones y que debe ser objeto de conservación.

4. ¿Qué es el Archivo General de la Nación y mediante cuál Ley fue creado?

El AGN es una entidad del orden nacional adscrita al Ministerio de Cultura, encargada de la organización y dirección del Sistema Nacional de Archivos -SNA-, de regir la política archivística en Colombia y de custodiar, resguardar y proteger el patrimonio documental del País y ponerlo al servicio de la comunidad.

Fue creado mediante la Ley 80 de 1989 (Diciembre 22).

5. ¿Qué es el Sistema Nacional de Archivos?

El Sistema Nacional de Archivos se define como el conjunto de instituciones archivísticas públicas o privadas con funciones públicas y aquellas privadas que manifiesten el interés de pertenecer al sistema, sean éstas del orden nacional, departamental, distrital o municipal y de las comunidades indígenas creadas por ley, que articuladas entre sí posibilitan

la

homogenización

y

normalización

de

los

procesos

archivísticos, promueven el desarrollo de estos centros de información, la salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la información y a los documentos, en todo el territorio nacional.

6. ¿Cuál es la Ley por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos?

Ley 594 de julio 14 de 2000. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.

7. ¿Qué dice La Ley General de Archivos en el título V, Gestión de Documentos, Artículo 21?

Artículo 21. Programas de Gestión Documental. Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos.

PARÁGRAFO: Los documentos emitidos por los citados medios gozarán de la validez y eficacia de un documento original, siempre que quede

garantizada su autenticidad, su integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales.

Artículo 22. Procesos 8. Enuncie los objetivos que pretende alcanzar un programa de Gestión Documental.

 Resaltar la importancia del papel de los documentos y archivos, como lenguaje natural de la administración pública, para el funcionamiento de la misma, elementos necesarios para la participación ciudadana, apoyos decisivos para la transparencia y el control de la gestión pública y garantía de los derechos individuales y colectivos.  Procurar la racionalización y control en la producción documental, en atención a los procedimientos, trámites administrativos y flujos documentales, lo mismo que, la normalización de modelos y formatos para la producción documental.  Normalizar la utilización de materiales, soportes y equipos de calidad y que a la vez preserven el cuidado del medio ambiente.  Lograr una acertada normalización en los procedimientos para el recibo, radicación y distribución de la correspondencia mediante la utilización de sistemas eficientes de correo y mensajería. Regular el manejo y organización del sistema de administración de documentos y archivos a partir de la noción de Archivo Total y los enunciados

de

finalidad,

responsabilidad,

confidencialidad,

seguridad y accesibilidad.  Implementar el desarrollo de procesos básicos de aplicación de la Tabla de Retención Documental, organización, transferencias

primarias,

recuperación,

preservación,

conservación

de

la

información y disposición final de los documentos.  Facilitar la recuperación de la información en forma rápida y oportuna.  Encaminar los archivos para que sean verdaderos centros de información, útiles para la administración e importantes para la cultura.

9. ¿Cuáles son los aspectos que deben considerarse para elaborar un Programa de Gestión Documental?

Administrativos:

situaciones

administrativas

de

la

gestión

de

documentos en aspectos como la transparencia, la simplificación de los trámites y eficiencia de la administración.

Económicos: Análisis de situaciones de tipo económico, como la reducción de costos derivados de la conservación de documentos innecesarios y la racionalización de los recursos destinados para la gestión documental.

Archivísticos: considerados la base del programa; se refieren a las consignados en la Ley 594 de 2000 y en la teoría sobre la gestión de documentos. Estos son: los conceptos de archivo total, ciclo vital del documento, principios de procedencia y de orden original.

10. ¿Cuántos y cuáles son los pasos de un Programa de Gestión Documental? a. Producción b. Recepción c. Distribución d. Trámite e. Organización

f. Consulta g. Conservación h. Disposición final 11. Explique la importancia de adoptar las Tablas de Retención Documental (TRD) y cuáles etapas comprenden.

Las Tablas de Retención Documental son importantes, debido a que son indispensables en la gestión documental y además son un instrumento archivístico esencial que permite la racionalización de la producción documental y la institucionalización del ciclo vital de los documentos en los archivos de gestión, central, e histórico de las entidades, éstas deberán ser elaboradas y adoptadas para la implementación del Programa de Gestión Documental.

Comprende las siguientes etapas: Primera etapa: Investigación preliminar sobre la institución y fuentes documentales.

Segunda etapa: Análisis e interpretación de la información recolectada.

Tercera etapa: Elaboración y presentación de la Tabla de Retención Documental para su aprobación.

Cuarta etapa: Aplicación.

Quinta etapa: Seguimiento y actualización de la Tabla de Retención Documental.

12. Mencione porque es importante y cuáles son las ventajas que produce

la

implementación

de

un

Programa

de

Gestión

Documental para las empresas.

Hoy en día, casi todas las empresas tienen que trabajar con una gran cantidad de documentación. Con el fin de gestionar la gran cantidad de documentos y la información, es una ventaja muy importante contar con un sistema de gestión documental eficiente que permita un fácil almacenamiento

y

búsqueda

rápida,

junto

con

instalaciones

de

recuperación eficientes.

Con un sistema de gestión documental, se puede personalizar también los documentos de salida de la empresa como: las facturas electrónicas, formularios y otros documentos. Todo integrado en el mismo sistema de gestión documental con el que podrá configurar las tareas de los documentos tanto de entrada como de salida de la empresa.

Otra

ventaja

importante

de

la

gestión

documental

está

en

la

personalización y seguridad de los datos críticos en documentos o en cualquier otra forma de información. Por ello, la gestión documental es de suma importancia para los ejecutivos y gerentes sobrecargados de tareas y siempre en busca de la manera más eficiente, más inteligente y más rentable de gestionar sus trámites y hacer la administración más flexible.

13. Revise el documento “conceptualización de un programa de Gestión Documental” en su marco Legal dice que “Para que el Programa de Gestión Documental pueda ser gestionado de manera apropiada, es necesario que la entidad responda y cumpla con las diferentes normas proferidas por la entidad, y por el Archivo General de la Nación así como las demás normas

aplicables a la entidad.” A partir de esto realice un cuadro con 5 de estas normas con su enunciado y haga a cada una su explicación.

NORMA Artículo 8. “Es obligación del Estado y de las personas de proteger las riquezas culturales y naturales de la Nación”.

Artículo 20. “Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir sus pensamientos y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial, y la de fundar medios masivos de comunicación”.

Estos son libres y tienen responsabilidad social. Se garantiza el derecho a la rectificación en condiciones de equidad. No habrá censura”.

Artículo 27. “El Estado garantiza las libertades de enseñanza, aprendizaje, investigación y cátedra”.

Artículo 74. Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley.

Artículo 23. “Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución. El legislador podrá reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los derechos fundamentales”.

EXPLICACIÓN Todas las personas tenemos el deber de proteger todo lo que identifica nuestra cultura, nuestra fauna y flora.

Esta es la libertad de expresión, tenemos derecho a decir lo que pensamos, a expresar opiniones, a preguntar, a estar informados y a informar a los demás.

El Estado debe garantizar el estudio; cualquier persona puede estudiar lo que quiera y donde quiera.

Todos tenemos derecho a acceder a nuestro registro civil, registro de matrimonio, a tener cédula, etc.

Podemos presentar solicitudes respetuosas a las autoridades, por ejemplo el ser escoltado por policías en casos especiales.

14.

Investigue

los

derechos

de

los

ciudadanos

sobre

la

privacidad de los documentos.

Constitución Política de Colombia Artículo 15. “Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar.

De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.

- En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la constitución.

- La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables.

Solo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley.

Con el fin de prevenir la comisión de actos terroristas, una ley estatutaria reglamentará la forma y condiciones en que las autoridades que ella señale, con fundamento en serios motivos, puedan interceptar o registrar la correspondencia y demás formas de comunicación privada, sin previa orden judicial, con aviso inmediato a la Procuraduría General de la Nación y control judicial posterior dentro de las treinta y seis (36) horas siguientes. Al iniciar cada periodo de sesiones el gobierno rendirá informe al Congreso sobre el uso que ha hecho de esta facultad.

Los funcionarios que abusen de las medidas a que se refiere este artículo incurrirán en falta gravísima, sin perjuicio de las demás responsabilidades a que hubiere lugar”. (Reforma Acto Legislativo 02 de 2003).

BIBLIOGRAFÍA

 ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. http://www.archivogeneral.gov.co/  TBS. Importancia de la gestión documental. http://www.tbstelecon.es/importancia-gestion-documental