Capítulo 3: Como gerir um diálogo político?

Antes do diálogo

A implementação de um diálogo político começa com os aspectos logísticos.

1. Definição da agenda:

• Onde e quando irá decorrer?

• Qual o tempo de duração?

• Qual será a agenda? Será o tópico específico o suficiente para ser discutido dentro do tempo alocado?

• Como pode este diálogo ser interativo? Estás a pensar em momentos de Perguntas e Respostas ou outras ferramentas?

• A agenda inclui pausas suficientes? (pelo menos de duas em duas horas para eventos em formato presencial ou de 50 em 50 minutos para formato online)

2. Escolha da localização/espaço

• Se o Diálogo Político for online, quem será responsável pelos aspectos técnicos da reunião? Como é que os oradores, o moderador e os e os participantes serão informados sobre as características técnicas? Está previsto um briefing técnico com os oradores?

• Se o Diálogo Político for presencial, está previsto o uso de computadores portáteis, microfones, projetores e outros dispositivos necessários para o êxito da iniciativa?

• A sala (online ou presencial) é acessível a pessoas com deficiências ou necessidades especiais?

3. Convites

• Serão os oradores, os moderadores, participantes e, eventualmente, os intérpretes/ técnicos convidados com bastante antecedência para o Diálogo político (pelo menos um mês e meio)?

• Estão previstos lembretes para os participantes e oradores?

• Estão previstas traduções? Em caso afirmativo, este facto deve ser divulgado nos convites, o que aumentará a possibilidade de um maior número de pessoas participarem no diálogo.

4. Actividades de promoção

• Quantos participantes pretende envolver?

• Estás a dirigir-te a participantes específicos, ou é necessário promover amplamente o evento?

• Quais são os canais de comunicação corretos para chegar ao teu público alvo? Estás a comunicar na linguagem correta para atingir o público certo?

5. Briefing dos oradores e do moderador

• Estás a preparar pacotes informativos para eles (a enviar com pelo menos duas semanas de antecedência)?

• As tuas expectativas são claras?

• Colocaste em contacto o moderador e os oradores? Discutiram que assuntos gostariam de ver abordados e quais não devem ser mencionados (para não desviar a discussão, por exemplo)?

• Está a planear uma chamada de preparação com eles, com pelo menos uma semana de antecedência, para se certificar de que tudo está claro?

6. Informação aos participantes

• Preparaste um documento sobre o tema para os participantes de modo a terem informação suficiente sobre o assunto?

• Os objectivos do diálogo político são detalhados? O contributo que se espera dos participantes está claro?