6 會展產業的運作流程與價值鏈 方婷婷 編著
本章大綱 第一節
會議產業基本運作流程
第二節
展覽產業基本運作流程
第三節
會展產業之關聯產業
第四節
會展產業價值鏈
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學習目標 •了解會議及展覽產業基本運作流程。 •了解與會展上游、中游、下游之相關產業。 •了解何謂會展產業價值鏈，及會展運作流程。
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本章節將介紹會議產業及展覽產業之基本運作流程，及會展 相關聯產業整合所產生的產業價值鏈效益。會議基本架構與展覽 基本架構雖然有些元素不盡相同，但其基本運作流程可概分三階 段為會議前作業、會議中作業、會議後作業，及展覽前作業、展 覽中作業、展覽後作業。本章將會展活動切割不同階段，針對各 階段的作業內容，依時間順序進行說明，而會議及展覽的規劃與 管理請見第九、十章。
第一節
會議產業基本運作流程
會議基本運作流程可概分三階段為會議前作業、會議中作業、會 議後作業，如圖 6-1。
圖 6-1
會議產業基本運作流程
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一 會議前作業 （一）會議安排
依主辦單位之產業背景發展，協調訂定趨勢性議題、會議的日 期、天數、地點、預估參與人數、演講者名單等事項。每場會議籌備 需要前置時間規劃會議流程及工作時間表。大型國際會議至少需要半 年或一年以上時間籌備，有效掌控籌備工作時間非常重要。臺灣醫學 會議經常在國際醫學會議中發表研究成果，每年不同會員國家輪流舉 辦年會，甚至鼓勵醫學會會員為參與國際會議提供英文簡報製作及英 文演說專業訓練，如台灣胸腔暨重症加護醫學會。 （二）籌備組織暨人力配置
會議籌備組織暨人力配置應視會議現場情況，設定學術論文組、 會務組、公關文宣組、財務組、行政後勤組、保衛組等執行小組。重 要會議可設專職服務員，並請行政後勤、保衛等人員做好治安、救 護、餐飲衛生等工作。
學術論文組 主要任務負責會議講稿、會議或論文議程安排、講者或評論人邀 請、會議手冊等資料彙整，提供會議報導宣傳工作。
會務組 主要任務是負責會議會務工作，包括： 公布會議通知，主要包括會議內容、與會人員範圍、時間、會期、 開會和報到地點、是否需要報名單、連絡人及電話等。 通知發出後，需立即確認相關負責人是否收到，並統計好參加會議 人數。報名單版面編排則要注意統計姓名、性別、職務等項。
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負責報到登記，發放入場證件、紀念品和會議相關資料等。
公關文宣組 主要任務是負責會議前之文宣設計、會議指南、網路建置、媒體 宣傳、迎送及接待主講人或講評人，會議中之節目活動安排，會議外 場之旅遊活動、技術參訪活動籌劃。大型會議應當印製會議指南手 冊，內容包含參與會議人員及會務人員的姓名、單位、職務、房間號 和用餐時間、地點以及其他注意事項等內容（會議指南手冊應在參會 人員報到時發放）。
財務組 參與會議報名費、贊助費及其他各類收入，以支付舉辦會議所需 各類費用，最後進行財務結算。
行政後勤組 主要任務負責會議前事務性採購（如紀念禮品）、旅館住宿、交 通安排及保險。其次，行政後勤組在會議現場中默契配合祕書組、會 務組等各組的機動性需求，互相支援形成密不可分的團隊，讓會議順 利進行。
保衛醫療組 主要任務負責會議現場的安全檢查或應急醫療工作，疏通通道， 開啟安全門等，以確保參與者之安全防範措施。 （三）會議議程規劃
會議議程是執行會議整體流程之依據標準。大都由學術論文組和 會務組共同負責大會節目工作流程及內容、籌備組織暨人力配置、工 作手冊規劃、服務人員工作範圍及配置、工作進度表，公關文宣組負
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責社交活動、安排眷屬旅遊活動。由於每個成員大都由各單位派來協 助支援，屬於臨時性組織，組織運作暨人力配置趨向分工合作，尊重 協調合作的成效。 （四）消息發布／邀請通知
公關文宣組對外發布消息或新聞稿外，依會議主持人、貴賓、演 講者、列席者媒體工作者名單寄發邀請函，預估統計參與人數，拜會 與會貴賓，聯繫活動細節等事項。 （五）編列經費預算
財務組針對會議前工作、會議中工作、會議後所有活動進行估價 及預算編列表，亦規劃協辦單位及贊助單位可以投入的人力、物力資 源。 （六）相關印刷品製作輸出
公關文宣組負責文宣設計費、宣傳折頁、大會通知、會議手冊論 文、會議邀請卡、信紙、信封宣傳、海報識別證、大會資料袋、會議 光碟、大會出席證書、協會快訊、雜誌公告或廣告刊登、電子媒體 （廣播式傳真和電子郵件）、瀏覽協會網址等。 （七）會場布置
會場布置含整體規劃、場地動線規劃、布置物設計及確認、布置 物核定及發包、胸花桌卡名單確認、安排分包商與車輛進場作業、現 場監督施工與製作等。
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（八）會前檢查
針對上述會議前工作、會議中工作、會議後所有活動，籌備工作 人員及各小組推動工作檢視準則，編製工作檢查表。仔細確認工作檢 查表明列所有活動流程，總檢驗越符合實務需求，越能在會議現場管 理期間發揮重要功能。
二 會議中作業 （一）報到作業
舉辦任何會展活動或大型活動（event），報到區域是迎賓重要的 第一站，也是整個大會的「門面」。因為與會者人數少則數十人，多 則數萬人，因此，報到區域設立資訊需要顯目而易見，且流暢動線規 劃，可讓先後抵達會場者能順暢報到。 絕大多數會議活動會採用事前報名方式（advance registration） ，掌控大部分出席人數和會務費收取以準備適當份數資料、安排坐 席，並開放小部分臨時自由入場觀眾。報到作業區可分為： 應邀貴賓：含政府長官、主席、講師或評論人，貴賓需報到卻不需 繳報名費。 國外報名：與會國際會員（依字母進行排列，如 a ～ f，g ～ l 等）。 國內報名：與會國內會員如協會會員，享有優惠報名費或免費；學 生會員享有優惠報名費或免費。 現場報名：非會員報名費。 參展廠商報到。 媒體採訪。 服務櫃臺：提供住宿、旅遊、餐飲等相關服務。
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報名總表格式依主辦單位的需求來設計，以便於查詢與會者資料 及迅速地回應與會者相關問題。與會者在抵達會場並完成報到程序 時，會拿到大會主辦單位提供的大會資料袋（conference kit、information packet 或 information kit）。報到區域皆提供大會資料袋， 貼心設計讓與會者留下深刻印象，而手冊需告知整體會議活動或講座 流程、位置、配掛的名牌、城市相關介紹、紀念品及印有主辦單位或 贊助機構公司的宣傳物、新聞稿。 （二）會議接待
延續報到作業區作業，負責在報到區協助並引導與會者到相關會 議接待，可分為： 應邀貴賓、主席、講師或評論人，需預先安排好貴賓講師之接送 機、交通接駁及餐飲服務。 國內或國外之會員或非會員報到，完成報到手續及餐飲服務等事 項。 參展廠商報到，完成報到手續及餐飲服務等事項。 接待媒體採訪，簽字領取媒體專有的資料、新聞稿或餐券後，再由 專人引導至會場的媒體中心。 （三）會場掌控
加強會前報到接待工作訓練、模擬會議流程、實施區域職責分配 機制，接待人員需要比與會者更知道時間流程，掌握時間，以協助報 到處引導、現場流程掌控、活動流程規劃、會場安全監控、醫護駐 守、突發危機處理機制等事項。
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（四）餐飲接待
會議場次休息期間的餐飲 服務流程需在會前做有效規 劃，如：邀請卡／節目單／致 詞稿安排、場地配置／動線規 劃／會場布置、席次／桌卡名 牌、宴會主題設計／宴會餐點 規劃作業流程／餐飲菜單設計 ／酒水安排及民俗表演節目設 計等事項。會議中的餐飲接待 多為自助式（buffet）或雞尾 酒等，但現在其實有不少會議
圖 6-2
將茶席以奉茶禮儀納入迎賓接待
將茶席以奉茶禮儀納入迎賓接 待，如圖 6-2。 （五）過程記錄
國際會議是值得曝光又可廣泛宣傳產業最新發展趨勢的新聞重 點。從安排現場攝錄影、現場記錄彙整，留下完整總結報告皆是會展 行銷的重要宣傳素材及資訊。會場中每天規劃各類宣傳、促銷及媒體 披露，開發各種角度宣傳管道，讓會議引發議題受到重視，喚醒未參 與者對此產業重要發展之關心。由於社會專業分工，建議透過外聘專 業工作室或公關公司擬出具有說服力的媒體公關計畫，有效讓國際會 議得以立即在國際新聞媒體曝光，將宣傳效果擴散到各國，達到四兩 撥千斤之「漣漪效應（ripple effect）」。
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三 會議後作業 （一）會場清理
還原場地清潔、機密文件銷毀等工作，或僱工代為清理，所需費 用由使用單位負擔。有些場館規定，場地租借導致損害場地結構、設 施等，應由使用單位回復原狀或負損害賠償之責。 （二）交通接駁服務
主辦單位需了解司機服務人員、車容納人數及車內整潔，確認來 賓交通接駁服務，並完善掌握來賓參加國際會議後的規劃旅遊、交通 行程、景點狀況（聯繫及集合時間人員清點）。有些來賓不參加會後 旅遊，直接搭機返國，主辦單位也需提供交通接駁送機服務。 （三）經費決算
評估此會展專案活動實際收支執行費用，如：報名費、贊助金、 廣告收入、支出明細製作與大會發票收據整理，並在會後財務報告呈 現預估經費之比對檢討。 （四）工作檢討
針對整體過程進行會後檢討及製作結案報告，發掘問題、找出對 策，進而制訂新的工作機制，以期讓未來工作方式更臻完美。 （五）新聞稿發布
發布新聞稿，推廣活動花絮及會議成果，能讓外界了解此次會議 舉辦之實質成效，也藉此提升會議知名度及影響力。會前新聞稿宣傳 及會後新聞稿成效宣傳需要引起媒體報導興趣，新聞稿內容需要充分
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展現此會議研討主題之專業性，有效向民眾傳播該次會議主題之專業 技術發展現況及趨勢，運用行銷概念將主題包裝更貼近民眾生活經驗 產生連結，或從民眾關心的事物切入，引起讀者的興趣或共鳴。
第二節
展覽產業基本運作流程
展覽基本運作流程分四階段為展覽評估、展覽前作業、展覽中作 業、展覽後作業，如圖 6-3。
圖 6-3
展覽產業基本運作流程