ÚMFT ZPEJ kitöltő Kitöltési útmutató 10.1 verzió
Központi Ügyfélszolgálat Tel.: 06-40/638-638 E-mail: nfu@nfu.gov.hu
TARTALOMJEGYZÉK BEVEZETÉS ......................................................................................................... 3 ÚMFT ZPEJ KITÖLTŐ ........................................................................................... 4 1. ELÉRÉSI ÚTVONAL, BEJELENTKEZÉS ............................................................. 4 1.1. 1.2.
TECHNIKAI INFORMÁCIÓK .................................................................................. 7 SEGÍTSÉG .................................................................................................... 9
2. ÁLTALÁNOS INFORMÁCIÓK ........................................................................... 9 FUNKCIÓ MŰKÖDÉSE ........................................................................................ 11 2.1. ÚJ JELENTÉS RÖGZÍTÉSE ..................................................................................12 2.1.1. Jelentés azonosító adatai, Összefoglaló ...................................................14 2.1.2. Megvalósítás lépései .............................................................................16 2.1.3.1 Ütemtől való eltérés indoklása ............................................................17 2.1.3. Indikátorok .........................................................................................17 2.1.4. Közbeszerzés, szerződésmódosítás ........................................................20 2.1.4.1 Közbeszerzési eljárás kötelezettsége ...................................................20 2.1.4.2 Közbeszerzés ismertetése ..................................................................21 2.1.4.3 Szerződésmódosítás ..........................................................................22 2.1.5. Tájékoztatás és nyilvánosság ................................................................24 2.1.6. Esélyegyenlőség érvényesülés bemutatása .............................................25 2.1.7. Környezeti fenntarthatóság bemutatása ..................................................26 2.1.8. Helyszíni ellenőrzések...........................................................................27 2.1.9. Előrehaladást igazoló dokumentumok .....................................................27 2.2. JELENTÉS ADATAINAK MÓDOSÍTÁSA .....................................................................28 2.3. JELENTÉS BEKÜLDÉSE .....................................................................................28 2.3.1. A szerződés már rendelkezik beküldött Záró kifizetési kérelemmel .............28 2.3.2. A szerződés még nem rendelkezik beküldött Záró kifizetési kérelemmel .....29 2.4. JELENTÉS NYOMTATÁSA ...................................................................................30 2.5. JELENTÉS TÖRLÉSE ........................................................................................32 2.6. HIÁNYPÓTLÁS ..............................................................................................32 2.1. RÖVIDÍTÉSEK ...............................................................................................32
ÚMFT ZPEJ kitöltő Kitöltési útmutató – 2011. március
2
Központi Ügyfélszolgálat Tel.: 06-40/638-638 E-mail: nfu@nfu.gov.hu
Bevezetés Az Új Magyarország Fejlesztési Terv (ÚMFT) keretén belül sikeresen pályázó, hatályos támogatási szerződéssel rendelkező Kedvezményezettek költségeik elszámolásával és igazolásával intézhetnek kifizetés igénylést az intézményrendszer Közreműködő Szervezetei (KSZ) felé. A kifizetések feltétele azonban nemcsak a megfelelő elszámolások benyújtása, de a projektszerződésben vállalt megvalósítási ütemezés fenntartása is, melyek alátámasztására a pályázó meghatározott időközönként előrehaladási jelentéseket ad le. Az ÚMFT internetes Pályázó Tájékoztató modul részeként kialakított ZPEJ kitöltő oly módon került kifejlesztésre, hogy alkalmas legyen ezen projekt előrehaladási jelentések (PEJ) és záró projekt előrehaladási jelentések (ZPEJ) online benyújtására. A kitöltő program célja, hogy:
Segítse a Kedvezményezettet a PEJ-ek és a ZPEJ előállításában;
Egyszerűsítse a pályázók és a KSZ munkáját;
Mentesítse a Kedvezményezettet a papír alapú projekt előrehaladási jelentések benyújtása alól.
A tájékoztató felület 10-30 percenként frissül, így biztosítva, hogy a pályázók, kedvezményezettek mindig naprakész adatokkal dolgozzanak.
ÚMFT ZPEJ kitöltő Kitöltési útmutató – 2011. március
3
Központi Ügyfélszolgálat Tel.: 06-40/638-638 E-mail: nfu@nfu.gov.hu
ÚMFT ZPEJ kitöltő 1. Elérési útvonal, bejelentkezés A kitöltő program internet segítségével, a Nemzeti Fejlesztési Ügynökség (NFÜ) honlapjáról (www.nfu.hu), vagy közvetlenül az emir.nfu.hu/nd/umft weboldalról elérhető alkalmazás. A honlap megnyitását követően az alábbi képernyővel találkozhatunk.
ÚMFT ZPEJ kitöltő Kitöltési útmutató – 2011. március
4
Központi Ügyfélszolgálat Tel.: 06-40/638-638 E-mail: nfu@nfu.gov.hu
A felületre belépni az illetékes közreműködő szervezet által megküldött, ÚMFT Pályázó Tájékoztató felülethez kapcsolódó jelszóval lehetséges. A belépéshez elsőkét kérem, hogy válassza ki az alintézkedést (konstrukciót), majd pályázatának EMIR azonosítószámát!
Amennyiben első alkalommal lép a felületre, a rendszer felkéri Önt új jelszó megadására.
ÚMFT ZPEJ kitöltő Kitöltési útmutató – 2011. március
5
Központi Ügyfélszolgálat Tel.: 06-40/638-638 E-mail: nfu@nfu.gov.hu Amennyiben elfelejtette jelszavát, akkor a köszöntő oldalról letölthető jelszóigénylő segítségével kérheti eredeti jelszavának visszaállítását.
A jelszóigénylő nyomtatványt kinyomtatva, kitöltve, aláírva kell benyújtani az illetékes Közreműködő Szervezethez.
ÚMFT ZPEJ kitöltő Kitöltési útmutató – 2011. március
6
Központi Ügyfélszolgálat Tel.: 06-40/638-638 E-mail: nfu@nfu.gov.hu
„A kérelem tárgya” opciók segítségével Ön az alábbiakat kérheti: Kérem a Közreműködő Szervezet kiértesítő levelében szereplő eredeti jelszó újbóli megküldését. Ezt az esetet akkor kell megjelölni, ha Ön még sosem lépetett be a Pályázó Tájékoztató felületre és a belépéshez szükséges eredeti jelszót tartalmazó regisztrációs levél nem áll rendelkezésére. Kérem az általam módosított jelszó törlését, illetve a Közreműködő Szervezet kiértesítő levelében szereplő eredeti jelszó visszaállítását (újbóli megküldése nem szükséges). Abban az esetben, ha Ön már sikeresen belépett korábban a Pályázó Tájékoztató felületre, akkor az eredeti jelszava is módosításra került az Ön által választottra. Ezen opció segítségével az eredeti, regisztrációs levélben szereplő jelszó visszaállítását kérheti, de nem kéri a regisztrációs levél újbóli megküldését. Kérem az általam módosított jelszó törlését, illetve a Közreműködő Szervezet kiértesítő levelében szereplő eredeti jelszó visszaállítását, és egyben a jelszó újbóli megküldését. Abban az esetben, ha Ön már sikeresen belépett korábban a Pályázó Tájékoztató felületre, akkor az eredeti jelszava is módosításra került az Ön által választottra. Ezen opció segítségével az eredeti, regisztrációs levélben szereplő jelszó visszaállítását kérheti és ezzel együtt a regisztrációs levél újbóli megküldését.
1.1. Technikai információk A számlakitöltő program az alábbiakban felsorolt böngészőkön (vagy ezek újabb változatain) fut teljeskörűen. Amennyiben nem biztos benne, hogy az Ön által használt böngésző megfelel-e a követelményeknek, kérjük, ellenőrizze a névjegy funkció segítségével! Internet Explorer 8.0
ÚMFT ZPEJ kitöltő Kitöltési útmutató – 2011. március
7
Központi Ügyfélszolgálat Tel.: 06-40/638-638 E-mail: nfu@nfu.gov.hu Mozilla FireFox 3.6.4
Google Chrome 5.0.375.127
Opera 10.61
ÚMFT ZPEJ kitöltő Kitöltési útmutató – 2011. március
8
Központi Ügyfélszolgálat Tel.: 06-40/638-638 E-mail: nfu@nfu.gov.hu
1.2. Segítség A Pályázó Tájékoztató felület „Információk” funkciója alatt elérhetők a záró előrehaladási jelentésekhez kapcsolódóan letölthető dokumentumok, mint:
Kitöltési útmutató a PEJ, illetve ZPEJ jelentésekhez;
Jelentések word sablon nyomtatványai;
Funkcióhasználati útmutatók.
Kérdés esetén kérjük, forduljon a Központi Ügyfélszolgálathoz, melynek elérhetőségei: Tel: 06-40/638-638 Email: nfu@nfu.gov.hu
2. Általános információk Az ÚMFT Pályázó tájékoztató célja, hogy lehetőséget adjon a Pályázóknak, Kedvezményezetteknek és konzorciumi tagjaiknak benyújtott pályázataiknak, hatályos szerződéseiknek, elszámolásaiknak és projekt előrehaladási jelentéseik nyomonkövetésére a megfelelő informatikai támogatottság megteremtésével. Kiemelkedő előnye, hogy a kifizetések felgyorsítása érdekében lehetőséget ad az elszámolások elektronikus úton történő beadására, és ezentúl a ZPEJ-ek online benyújtására is.
ÚMFT ZPEJ kitöltő Kitöltési útmutató – 2011. március
9
Központi Ügyfélszolgálat Tel.: 06-40/638-638 E-mail: nfu@nfu.gov.hu A Pályázó Tájékoztató felület funkciói: Pályázati alapadatok: o
Életút: megmutatja, hogy pályázata hol tart a státuszrendszerben
o
Pályázat: pályázatának főbb adatait tartalmazza
o
Pályázói adatok: a pályázó főbb adatai jelennek meg
o
Beosztottak: itt van lehetőség megadni, hogy kik léphessenek be az adott pályázathoz
Projekt kiválasztási szakasz: o
Értékelő lap: tartalmi értékeléseket mutatja meg a végső hatályos IH döntést követően
o
Bizottsági tagok: ha volt a pályázata bizottság előtt, akkor a tagok névsorát tartalmazza a végső hatályos döntést követően
o
Bizottsági és IH döntés: a végső hatályos döntést követően tartalmazza a döntés adatokat, automatikus értékelésű pályázat esetén a KSZ végső döntést
o
Adatfeltöltés: kizárólag TIOP-1.1.1-07/1 kiírás esetén érhető el
Szerződés / Fenntartás: o
Szerződés adatok: szerződésének főbb adatait tartalmazza
Elszámolások: itt tekintheti meg az előleg és számla alapú kifizetéseinek főbb adatait, illetve innen érhető el a számlakitöltő funkció PEJ ad helyett az előrehaladási jelentéseknek Projekt kommunikáció: o
Levelezések: a funkcióban tekintheti meg a beküldött (iktatószám B-vel kezdődik) és Önnek megküldött (iktatószám K-val kezdődik) levelek főbb adatait
o
Térképtér / médiafeltöltés: a projekthez kapcsolódó kép- és videó anyagok feltöltésére nyújt lehetőséget
o
Térképtér / szöveges adatok: a projekt előrehaladását bemutató anyagot lehet feltölteni
o
Értesítések: segítségével tekinthetők meg az „Azonnali” értesítések típusú levelek
Faliújság: a PályTáj, PEJ kitöltő és Online számlakitöltő felületeket érintő legfrissebb változások olvashatóak itt Help: o
Információ: itt találhatók a kapcsolódó letölthető dokumentumok;
o
E-Ügyfélszolgálat: a funkció segítségével kérdéseiket elektronikus úton is feltehetik a Központi Ügyfélszolgálat felé
o
Gyakran Ismételt Kérdések: segítségével feltett/megválaszolt kérdések között kereshet
o
Súgó ablak: az F9 billentyű segítségével elérhető súgó/segítség funkció érhető el
o
Jelszócsere: lehetőséget biztosít a jelszó megváltoztatására
ÚMFT ZPEJ kitöltő Kitöltési útmutató – 2011. március
a
korábban
10
Központi Ügyfélszolgálat Tel.: 06-40/638-638 E-mail: nfu@nfu.gov.hu
Funkció működése A funkcióba lépve a pályázó az alábbi felülettel találkozhat, mely tartalmazza a „Jelentés ütemeket” és a letölthető útmutatókat, valamint a „Megfeleltetett horizontális szempontokat” (utóbbi táblázatot a 2.1.6 és 2.1.7 fejezetek mutatják be).
A jelentési ütemek táblázat tartalma Mező neve
Leírás
Ütem
Az ütem EMIR-ben meghatározott sorszámát tartalmazza
Jelentés típus
Megmutatja, hogy időközi, vagy záró pej-re vonatkozik az adat
Tárgyidőszak
A jelentés tárgyát képező időszak kezdő dátuma első PEJ beadásakor a támogatási szerződés hatályba lépésének dátuma vagy a projekt megkezdésének dátuma (tervezett vagy tényleges), attól függően, hogy melyik a korábbi. A későbbi előrehaladási jelentéseknél a korábban megadott PEJ záró dátumát követő nap lesz a következő PEJ, illetve ZPEJ kezdő dátuma.
Benyújtás határideje
A benyújtandó ZPEJ határidejét mutatja meg
Státusz
A jelentés állapotát mutatja meg:
Inaktív: még nem kitöltendő;
Aktív: a zpej már szerkeszthető, de még nem beküldendő, mert a tárgyidőszak nem zárult le;
Aktív – beküldendő: a zpej beküldendő;
Beküldés alatt: a kitöltött, végleg beküldésre megjelölt jelentések státusza;
Beküldött: a jelentés betöltődött ez EMIR-be;
Beérkezett: az EMIR-be beérkezett;
Beérkezett–Elfogadott/Elutasított/Felfüggesztett: zpej-t érintő, hatályos döntés.
Benyújtás időpontja
ZPEJ benyújtásának tényleges dátuma
Műveletek
Az itt található funkciók segítségével lehet:
jóváhagyott
Jelentést megtekinteni a „Megnyitás” segítségével;
Új jelentést felvinni az „Új jelentés” segítségével.
és
a
Figyelem! PEJ-t a szerződés hatályba lépésétől számítva 6 havonta kell kötelezően benyújtani, illetve a projekt befejezésekor ZPEJ-t. Kivételek ez alól a 10 millió forint alatti támogatással rendelkező projektek, ahol csak egy db ZPEJ benyújtása kötelező.
ÚMFT ZPEJ kitöltő Kitöltési útmutató – 2011. március
11
Központi Ügyfélszolgálat Tel.: 06-40/638-638 E-mail: nfu@nfu.gov.hu
A felületről letölthető továbbá két pej beküldéshez kapcsolódó dokumentum:
Kitöltési útmutató a Projekt Előrehaladási Jelentéshez;
Kitöltési útmutató a Záró Projekt Előrehaladási Jelentéshez.
Abban az esetben, ha a szerződéshez kapcsolódóan olyan szerződésmódosítás van folyamatban, amely az Esélyegyenlőségi vagy Környezeti fenntarthatósági szempontokat érinti, akkor a jelentések nem elérhetőek.
Akkor válik újra aktívvá a felület, ha az EMIR rendszerben lezárult a szerződésmódosítás.
2.1.
Új jelentés rögzítése
A jelentés létrehozásának első lépése, hogy az „Új jelentés” link segítségével megnyitott, tájékoztató adatokat tartalmazó „Új jelentés létrehozása” adatlapot mentsük az oldal alján található „Mentés” funkció segítségével. Az ablak mezői:
Jelentés ütem;
Tárgyidőszak;
Jelentés sorszáma: csak az EMIR-ben történt iktatást követően töltődik ki!
Jelentés státusza.
Sikeres mentést követően megkezdhető a zpej adatok rögzítése!
A létrehozott jelentésbe belépve a felhasználó egy 3 részből álló felülettel találkozik: 1.
Jelentés alapadatai
Az előbbiekben felsorolt tájékoztató jellegű adatokat tartalmazza.
ÚMFT ZPEJ kitöltő Kitöltési útmutató – 2011. március
12
Központi Ügyfélszolgálat Tel.: 06-40/638-638 E-mail: nfu@nfu.gov.hu 2.
Műveletek
Az itt található funkciók segítségével lehet:
Jelentést jóváhagyni és beküldeni;
Jelentést letölteni, kinyomtatni;
Kitöltési útmutatót letölteni;
Jelentést törölni: csak „aktív” és „aktív – beküldendő” állapotokban.
3.
Kitöltendő űrlapok és táblázatok
A felület alsó részén érhetők el azok az űrlapok, melyet ki kell tölteni:
1. Jelentés azonosító adatai;
2. Összefoglaló;
3. Megvalósítási lépések ismertetése és 4.1 Ütemtervtől való eltérés ismertetése;
4. Indikátorok;
5.1 Közbeszerzési ismertetése;
6. Tájékoztatás és nyilvánosság;
7. Esélyegyenlőség érvényesülésének bemutatása;
8. Környezeti fenntarthatóság érvényesülésének bemutatása;
9. Helyszíni ellenőrzések;
10. Előrehaladást igazoló dokumentumok.
eljárás,
5.2
Közbeszerzés
és
5.3
Szerződésmódosítás
Az űrlapok melletti „Státusz” oszlop azt mutatja meg, hogy az adott űrlap elérhető e, ki van e töltve, kitöltendő e, valamint hogy már kitöltött e. Figyelem! Csak a megfelelően kitöltött adatlapok kerülhetnek kitöltött állapotba! Az utolsó oszlopban található „Megnyitás” ikon segítségével lehet az adatlapot megnyitni és szerkeszteni.
ÚMFT ZPEJ kitöltő Kitöltési útmutató – 2011. március
13
Központi Ügyfélszolgálat Tel.: 06-40/638-638 E-mail: nfu@nfu.gov.hu
2.1.1.
Jelentés azonosító adatai, Összefoglaló
Az 1. és 2. űrlap adatait egy felületen van lehetőség rögzíteni. 1. űrlap tartalma Jelentés azonosító adatai
Jelentés kitöltéséért felelős személy: projekt gazda, kapcsolattartó vagy projekt menedzser;
Telefon és faxszám: kitöltésénél figyelemmel kell lenni arra, hogy a rendszer csak bizonyos formátumú számok rögzítésére ad lehetőséget: +36 (1) 1111111; +36 (11) 111111; +36 (11) 1111111;
E-mail.
Projekt megvalósításának tényleges kezdete és várható befejezése
Tényleges kezdet dátuma: csak az első jelentés beküldésekor aktív és csak abban az esetben, ha az az EMIR rendszerben nem került még rögzítésre;
Várható befejezés dátuma: első jelentés esetén az EMIR-ből generálja a rendszer, ekkor nem is módosítható. További jelentések esetén az előző jelentésből hozza át a rendszer, de ez esetben már van lehetőség a módosításra.
Figyelem! A felületen a csillaggal jelölt mezők kitöltése kötelező.
Gyakran felmerülő kérdések, példák Telefonszám, illetve faxszám csak a megadott formátumban rögzíthető. Amennyiben valamely nem módosítható mező (Tényleges kezdet dátuma vagy Várható befejezés dátuma) tartalmával kapcsolatban van kérdése, kérjük, forduljon az illetékes KSz-hez. 2. űrlap tartalma A 2. űrlap egyetlen mezőt tartalmaz, mely a projekt előrehaladásának rövid, a nyilvánosság számára is közzétehető összefoglalására szolgál (maximum 1000 karakter). Kérjük, hogy az összefoglalóban a műszaki, technológiai szempontokra, valamint a ténylegesen létrehozott termékekre is térjen ki.
ÚMFT ZPEJ kitöltő Kitöltési útmutató – 2011. március
14
Központi Ügyfélszolgálat Tel.: 06-40/638-638 E-mail: nfu@nfu.gov.hu
Amennyiben eléri a maximális 5000 karaktert, az alábbi figyelmeztető üzenet jelenik meg.
Ellenőrzési szempontok Az adatok mentésekor a rendszer ellenőrzi a rögzített adatok tartalmi (pl. kötelezően kitöltendő mezőben nincs adat) és formai helyességét (pl. a rögzített telefonszám megfelel-e a formai kritériumoknak):
Amennyiben az adatok megfelelnek a szempontoknak az adatlap menthető, státusza kitöltötté válik;
Formai hiányosság esetén az adatlap nem menthető a korrekció nélkül, a „Javítás”-ra kattintva visszatérhet az űrlapra;
ÚMFT ZPEJ kitöltő Kitöltési útmutató – 2011. március
15
Központi Ügyfélszolgálat Tel.: 06-40/638-638 E-mail: nfu@nfu.gov.hu
Tartalmi hiányosság esetén az adatlap menthető, de státusza csak akkor lesz „Kitöltött”, ha már minden mező megfelelően van kitöltve.
Figyelem! Minden űrlaphoz kapcsolódnak a fentiekhez hasonló formai, illetve - ahol releváns - tartalmi ellenőrzési feltételek, melyeket mentéskor futtat le a rendszer. A többi űrlap ismertetésénél ezért ezekre már nem tér ki az útmutató.
2.1.2.
Megvalósítás lépései
A 3. Megvalósítás lépései űrlapon a projekt tevékenységeinek ütemezését kell bemutatni. Konzorcium esetén a tevékenységhez kapcsolódóan meg kell adni az adott tevékenységet végző konzorciumi partnerét is. Az egyes tevékenységekhez tartozik tervezett és tényleges ütem, melyet ezen az űrlapon kérünk rögzíteni. Figyelem! Csak egyetlen összefüggő tartam rögzítésére van lehetőség, tehát ha egy tevékenység tervezett vagy tényleges ütemezése nem egybefüggő, akkor a kezdet dátuma az első szakasz kezdete, vég dátuma az utolsó szakasz befejezése. A „Megvalósulás záró dátuma” tevékenységre vonatkozóan.
mező
kitöltése
szintén
kötelező
minden
egyes
A tevékenység lista a pályázati adatlap alapján kerül meghatározásra.
A tevékenységek ütemezésén kívül itt van lehetőséges a Kedvezményezettnek a megvalósítás lépéseivel kapcsolatos megjegyzések, valamint a szakmai beszámoló rögzítésére.
ÚMFT ZPEJ kitöltő Kitöltési útmutató – 2011. március
16
Központi Ügyfélszolgálat Tel.: 06-40/638-638 E-mail: nfu@nfu.gov.hu
Gyakran felmerülő kérdések, példák A „Megvalósulás záró dátuma” mező dátumának az adott tevékenységhez kijelölt Tényleges vagy várható sorban kiválasztott negyedévbe kell esnie. Pl.: 2010 2. negyedév az utolsó kiválasztott negyedév. Ebben az esetben a záró dátum 2010.04.01 és 2010.06.30 közé kell, hogy essen.
2.1.3.1 Ütemtől való eltérés indoklása Amennyiben a 3-as űrlapon a tervezett és a tényleges megvalósítási szakasz eltér egymástól, a 3.1 Ütemtől való eltérés adatlap kitöltendővé válik. Ezen a felületen kell rögzíteni:
Eltérés okát;
Tervezett / megtett lépéseket.
2.1.3.
Indikátorok
A 4. Indikátorok űrlapon kell rögzíteni a projekt előrehaladását jelző mutatók, indikátorok értékeit. Az űrlap felső részében azon szerződésben definiált indikátorok szerepelnek, melyekre vonatkozóan az aktuális jelentésben nyilatkoznia kell. Amennyiben olyan indikátorra vonatkozóan kíván adatot rögzíteni, ami nincs megjelenítve, akkor azt az „Új, terven kívüli tényadat felvétele” funkció segítségével teheti azt meg. Az adatlap alsó részében található „Indikátorokkal kapcsolatos megjegyzések” mezőben lehetőség van az indikátorokkal egyéb információk rögzítésére. Figyelem! Amennyiben nincs rögzítendő indikátor, akkor azt a felületen megjelenő „Jelentéshez nem kapcsolódnak indikátorok” felirat jelzi. Kérjük, ez esetben is mentse el az űrlapot, ezáltal válik kitöltötté.
ÚMFT ZPEJ kitöltő Kitöltési útmutató – 2011. március
17
Központi Ügyfélszolgálat Tel.: 06-40/638-638 E-mail: nfu@nfu.gov.hu Vannak olyan szerződések, amelyeknél logikai indikátorokról is kell adatot benyújtani. A logikai indikátorok adatait az ablak 2. fülén szükséges rögzíteni.
Az indikátorokról megjelenített adatok egymásból számíthatóak, ezért azok közül elegendő csak a mutató tulajdonságától függő egyetlen érték megadása, a többi érték automatikusan előáll ezek alapján. Csak azt a mezőt kell tehát kitölteni, melynek háttere fehér. Az adatrögzítés, a számítások mikéntjét főként az indikátor szakmai tartalma határozza meg. A háromféle érték a különböző számítási értelmezések szerint a következők:
Változás célérték – Minden esetben egy időszakra nézve, csak az időszakban bekövetkezett változást kell rögzíteni. Pl.: Ha évenként kell lejelenteni, hány km utat újítottunk fel, akkor a tervezésben ez úgy fog kinézni, hogy minden évre vonatkozóan csak a tárgyév változását rögzítem.
Első év: 2 km felújított út; Második év: 4 km felújított út; Harmadik év: 3 km felújított út.
Összes változás célérték – Minden esetben egy időszakra nézve, a projekt kezdetétől számított, a tárgyidőszak végéig az összes változást rögzítjük. Az előző példa alapján:
Első év: 2 km felújított út; Második év: 6 km felújított út (eddig összesen); Harmadik év: 9 km felújított út (eddig összesen).
Bázis + összes változás célérték – Minden esetben egy időszakra nézve, a projekt kezdetétől számított, a tárgyidőszak végéig az összes változást rögzítjük a bázisértékkel (kiindulási érték) együtt számolva! Az előző példák alapján, ha a Bázisérték = 3 km:
Első év: 5 km felújított út (eddigi össze bázissal együtt); Második év: 9 km felújított út (eddig összesen a bázissal együtt); Harmadik év: 12 km felújított út (eddig összesen bázissal együtt).
ÚMFT ZPEJ kitöltő Kitöltési útmutató – 2011. március
18
Központi Ügyfélszolgálat Tel.: 06-40/638-638 E-mail: nfu@nfu.gov.hu
A kitöltési variációkat és számításokat az alábbi táblázat foglalja össze. Az indikátor tényérték rögzítését befolyásoló paraméterek
Terv rögzítésére szolgáló mezők, és kitöltési szabályai
Változás érték
Összes változás (Aktuális érték bázis nélkül)
Bázis + összes változás (Aktuális érték bázissal)
Célelérés dátuma
Kumulált
Számított, nem szerkeszthető
Számított, nem szerkeszthető
Kitöltendő
Kitöltendő
Bázis nem értelmezett
Kumulált
Számított, nem szerkeszthető
Kitöltendő
nincs érték
Kitöltendő
3.
Bázis értelmezett
Változás
Kitöltendő
Számított, nem szerkeszthető
Számított, nem szerkeszthető
Kitöltendő
4.
Bázis nem értelmezett
Változás
Kitöltendő
Számított, nem szerkeszthető
nincs érték
Kitöltendő
Kiindulási érték
Bekérés módja
1.
Bázis értelmezett
2.
Gyakran felmerülő kérdések, példák A Tényadat mezőbe tárgyidőszakába esik.
csak
olyan
dátum
menthető
el,
amely
Ha az űrlap státusza „nem kitöltött”, akkor valószínűleg: nem töltött ki egy tervezett indikátorhoz tartozó adatot; nem rögzített megjegyzést az „Indikátorokkal kapcsolatos szövegmezőbe.
az
adott
PEJ
megjegyzések”
Amennyiben terven kívüli indikátort rögzít és kitöltés után a Mentés gomb inaktívvá válik az azt jelzi, hogy a rögzített adatok még nem felelnek meg a tartalmi és formai követelményeknek. Mit jelent, ha az indikátorok oldalon csak az „Új, terven kívüli tényadat felvétele a fenti indikátorhoz” link aktív? Eljárásrendi szempontból a terven kívüli indikátor azt jelenti, hogy az adatközlés nem csak a szerződésben vállalt időpontban történik, hanem azon felül is. Kitöltő program szempontjából azt jelenti a terven kívüli indikátor, hogy az adott tárgyidőszakra vonatkozóan az illetékes KSz nem rögzített indikátor célkitűzést, de ettől függetlenül lehetőség van tényadat rögzítésére. Felhívjuk a figyelmet arra, hogy az indikátor adatok közlésére vonatkozóan szervezetenként eltérőek lehetnek a szabályok, ezért kérjük fokozottan ügyeljen arra, hogy az adatközlés megfeleljen a szerződésében előírtaknak.
ÚMFT ZPEJ kitöltő Kitöltési útmutató – 2011. március
19
Központi Ügyfélszolgálat Tel.: 06-40/638-638 E-mail: nfu@nfu.gov.hu
2.1.4.
Közbeszerzés, szerződésmódosítás
A közbeszerzésre és szerződésmódosításra vonatkozó adatokat az 5.1 Közbeszerzési eljárás kötelezettsége, 5.2 Közbeszerzés ismertetése és 5.3 Szerződésmódosítás űrlapokon kell rögzíteni. Figyelem! Az 5.2 és az 5.3-as űrlapok csak az 5.1-es adatlap helyes kitöltése után érhetők el.
2.1.4.1 Közbeszerzési eljárás kötelezettsége Az 5.1 Közbeszerzési eljárás kötelezettsége adatlapon arról kell nyilatkoznia a Kedvezményezettnek, hogy az egyes tevékenységek közbeszerzés kötelesek e. Amennyiben valamelyik esetén „nem” a válasz, a megjelenő legördülő listából ki kell választani a megfelelő indokot. Amennyiben valamelyik tevékenységek közbeszerzés köteles, akkor azt a következő űrlapon kell majd ismertetnie.
Gyakran felmerülő kérdések, példák Amennyiben egy tevékenységhez „Igen”-t jelölt meg, akkor a 6.2-es űrlapon a közbeszerzés adatait kötelezően rögzíteni kell. Amennyiben egy tevékenységnél „Nem”-et jelöl meg, úgy azt meg kell indokolni. Amennyiben az indoklásnál az „egyéb” opciót jelöli meg, akkor a megjelenő szövegdobozban röviden kérjük, fejtse ki.
ÚMFT ZPEJ kitöltő Kitöltési útmutató – 2011. március
20
Központi Ügyfélszolgálat Tel.: 06-40/638-638 E-mail: nfu@nfu.gov.hu
2.1.4.2 Közbeszerzés ismertetése A közbeszerzés köteles tevékenységek ismertetése az 5.2 Közbeszerzés ismertetése funkcióban történik. Figyelem! Az adatlap csak akkor elérhető, hogyha van az 5.1-es űrlapon közbeszerzéses tevékenység megjelölve.
Az „Új közbeszerzési eljárás rögzítése” funkcióval lehet a rögzítési felületet megnyitni. Az adatlapon a következő adatokat kell rögzíteni:
Közbeszerzés tárgya;
Milyen értékhatár szerint: nemzeti értékhatár alatti, nemzeti értékhatár szerinti vagy közösségi értékhatár feletti;
Ajánlati felhívás megjelenése;
Indult jogorvoslati eljárás (igen/nem);
Ha indult, született elmarasztaló döntés (igen/nem);
Szerződéskötés (tervezett) dátuma;
Szerződéses összeg;
Szerződésben vállalt utolsó teljesítési határidő;
A teljesítési határidő összhangban van a támogatási szerződés határidejével.
ÚMFT ZPEJ kitöltő Kitöltési útmutató – 2011. március
21
Központi Ügyfélszolgálat Tel.: 06-40/638-638 E-mail: nfu@nfu.gov.hu
Figyelem! Amennyiben közösségi értékhatár feletti eljárást folytatott le, a Záró Projekt Előrehaladási Jelentés aláírásával együtt egyben igazolja, hogy az eljárás tervezett indítása előtt, legalább 15 nappal tájékoztatta a közreműködő szervezetét (KSz) és az Európai Uniós Közbeszerzési Koordinációs és Szabályossági Egységet (EKKE).
A 4-es számú oszlop szerint, amennyiben az ajánlati felhívás megjelent, kérjük a ZPEJ-hez csatolja a felhívást;
Az 5-ös számú oszlop szerint, amennyiben indult jogorvoslati eljárás, kérjük, csatolja az erről szóló értesítést;
A 6-os számú oszlop szerint, amennyiben a jogorvoslati eljárás során született elmarasztaló döntés, és az eljárás lezárult, kérjük a ZPEJ-hez csatolja az erről szóló határozatot;
A 7-es oszlophoz kapcsolódóan, amennyiben elbírálják az ajánlatokat, kérjük, csatolja az összegezést, és hivatalos közbeszerzési. tanácsadó igénybevételének igazolását.
Gyakran felmerülő kérdések, példák Csak azok a tevékenységek jelennek meg a táblázatban, melyekhez a 6.1-es táblázatban „Igen” lett megjelölve a közbeszerzési kötelezettségnél.
2.1.4.3 Szerződésmódosítás Az 5.2-es adatlapon rögzített adatok alapján válik kitölthetővé az 5.3 Szerződésmódosítások űrlap, mely a közbeszerzési (nem a támogatási!) szerződések módosítására vonatkozik.
Az „Új szerződésmódosítás rögzítése” funkcióra kattintva válik elérhetővé a rögzítési űrlap, adatmezői:
Közbeszerzés tárgya;
Szerződésmódosítás tartalma;
A módosítással a szerződés összege nőtt (igen/nem);
Indult kiegészítő közbeszerzési eljárás (igen/nem);
Ha nem indult, miért nem?
ÚMFT ZPEJ kitöltő Kitöltési útmutató – 2011. március
22
Központi Ügyfélszolgálat Tel.: 06-40/638-638 E-mail: nfu@nfu.gov.hu
Figyelem! Csak abban az esetben szükséges új szerződésmódosítást rögzíteni, amennyiben történt szerződésmódosítás a közbeszerzési eljárással kapcsolatban. Amennyiben nem történt, akkor üresen (új rögzítés nélkül) szükséges elmenteni az űrlapot. Mentés után az állapota Kitöltött lesz. Gyakran felmerülő kérdések, példák Amennyiben nem volt releváns szerződésmódosítás, abban az esetben az 5.3-as táblázta üresen, adatok felvitele nélkül is elmenthető és a státusza Kitöltött lesz. Abban az esetben, ha az 5.1, 5.2 és 5.3 táblázatok kitöltése és mentése (Kitöltött státuszúak) után változtatás történik az 5.1-es táblázatban a rá épülő két másik táblázatot újra szükséges menteni! A mentést követően (adat módosítás nélkül) előfordul, hogy a korábban Kitöltött állapot Nem kitöltöttre vált, amennyiben az 5.1-es táblázat módosításai változást okoztak. Az 5.2 és 5.3 táblázatok újra mentése nélkül az állapotuk Kitöltött marad, viszont inaktív marad a ZPEJ beküldése, amennyiben az 5.1-es táblázat módosításai befolyásolták a másik kettőt!
ÚMFT ZPEJ kitöltő Kitöltési útmutató – 2011. március
23
Központi Ügyfélszolgálat Tel.: 06-40/638-638 E-mail: nfu@nfu.gov.hu
2.1.5.
Tájékoztatás és nyilvánosság
A 6. Tájékoztatás és nyilvánosság űrlap tartalmazza a kommunikációs tervet, melyről a Kedvezményezettnek a tájékoztatási kötelezettsége van, illetve a nyilatkoznia kell a tájékoztatás során használt publikációs eszközökről. A 6. űrlap két részből áll: 1.
Kommunikációs csomag: kommunikációs csomagot;
itt
kell
megjelölni
a
megvalósításra
2.
Publikációs eszközök: a táblázatban a következő adatokat kell rögzíteni:
kerülő
Megvalósult (igen/nem);
Célérték;
Előző értéke: nem kitöltendő adat, mely az előzőleg beküldött jelentés „aktuális értékét” jelenti;
Aktuális érték;
Határidő: tervezett és valós;
Eredményt igazoló dokumentum.
Figyelem! Nem minden adat esetében releváns cél, előző és aktuális érték megadása, ezért ezen eszközöknél nem jelennek meg a rögzítési mezők.
A KEOP 7. prioritás és a TA projektek esetén a felület kiegészül egy szöveges mezővel is, melynek segítségével lehetőség van egyéb, a tájékoztatással kapcsolatos információk rögzítésére (2000 karakter rögzíthető).
ÚMFT ZPEJ kitöltő Kitöltési útmutató – 2011. március
24
Központi Ügyfélszolgálat Tel.: 06-40/638-638 E-mail: nfu@nfu.gov.hu
2.1.6.
Esélyegyenlőség érvényesülés bemutatása
A 7. Esélyegyenlőség érvényesülésének bemutatása űrlapon kell rögzíteni a tárgyidőszakban bekövetkezett változások adatait. Az adatlapon azok a szempontok fognak megjelenni, amelyekhez a pályázat benyújtásakor vállalt teljesítést a Kedvezményezett.
Az űrlapon a „Megnyitás” ikon segítségével rögzítheti a:
Számszerűsíthető eredményeket: o a rendszer segítségképpen megjeleníti a „Kiindulási értéket”, „A projekt befejezésekor várható értéket” és „ A projekt fenntartás végére várható értéket” is. o kitöltendő mező „A jelentéstételi időszak zárónapján aktuális érték”, amelybe az adott jelentés tárgyidőszakának végén érvényes adatot kell rögzíteni.
Nem számszerűsíthető eredményeket: o a rendszer segítségképpen megjeleníti a „Kiindulási értéket”, „A projekt befejezésekor várható értéket” és „ A projekt fenntartás végére várható értéket” is. o kitöltendő mező „A jelentéstételi időszak zárónapján aktuális érték”, amelybe az adott jelentés tárgyidőszakának végén érvényes adatot kell rögzíteni. Jellemzően „igen” (I) vagy „nem” (N) válaszok megadását kéri rendszer.
Az adatokat soronként is menteni szükséges, ami a rögzítés befejezését követően az adatlap alján szereplő Mentés segítségével véglegesíthető. Amennyiben a 8. űrlapon nincs rögzíthető esélyegyenlőségi szempont, akkor azt a felületen megjelenő „Jelentéshez nem kapcsolódnak esélyegyenlőségi szempontok” felirat jelzi. Kérjük, ebben az esetben forduljon az illetékes Közreműködő Szervezethez.
ÚMFT ZPEJ kitöltő Kitöltési útmutató – 2011. március
25
Központi Ügyfélszolgálat Tel.: 06-40/638-638 E-mail: nfu@nfu.gov.hu VOP, valamint Technikai Segítségnyújtás (TA) projektek esetén az esélyegyenlőség teljesülésére vonatkozó információkat a 7. „TA – Horizontális szempontok” űrlapon szükséges rögzíteni!
2.1.7.
Környezeti fenntarthatóság bemutatása
A 9. környezeti fenntarthatóság bemutatása űrlapon rögzíthetjük az ide vonatkozó adatokat. Az oldal felépítése és működése megegyezik az előző, esélyegyenlőségi szempontokra vonatkozó 8. űrlapéval.
Figyelem! Amennyiben nincs rögzíthető környezeti fenntarthatósági szempont, akkor azt a felületen megjelenő „Jelentéshez nem kapcsolódnak környezeti fenntarthatósági szempontok” felirat jelzi. Kérjük, ebben az esetben forduljon az illetékes Közreműködő Szervezethez. TA projektek esetén a környezetvédelmi fenntarthatósági szempontok teljesülésére vonatkozó információkat a 7. „TA – Horizontális szempontok” űrlapon szükséges rögzíteni!
ÚMFT ZPEJ kitöltő Kitöltési útmutató – 2011. március
26
Központi Ügyfélszolgálat Tel.: 06-40/638-638 E-mail: nfu@nfu.gov.hu
2.1.8.
Helyszíni ellenőrzések
A 9. helyszíni ellenőrzések adatlapon a következő adatok rögzítésére van lehetőség:
Ellenőrzés időpontja;
Ellenőrző szervezet;
Megtett intézkedések.
Figyelem! Amennyiben nem volt a tárgyidőszakban helyszíni ellenőrzés, akkor is mentse el üresen az űrlapot, ezáltal válik kitöltötté.
2.1.9.
Előrehaladást igazoló dokumentumok
A 10. előrehaladást igazoló dokumentumok űrlapon van lehetőség a dokumentumok db számának rögzítésére. Kérjük a „0” értéket is rögzítse, mert ha üresen marad egy mező, akkor azt a rendszer nem kitöltöttnek veszi.
ÚMFT ZPEJ kitöltő Kitöltési útmutató – 2011. március
27
Központi Ügyfélszolgálat Tel.: 06-40/638-638 E-mail: nfu@nfu.gov.hu
2.2.
Jelentés adatainak módosítása
A jelentés adatai a beküldést megelőzően módosíthatók. Az űrlapok mellett található „Megnyitás” ikonok segítségével lesznek szerkeszthetőek az adatlapok.
Lehetőség van a tévesen rögzített adatok törlésére is, pl. az 5.2 és 5.3-as adatlapokon, ahol a rögzítő felület megnyitásakor aktív a „Törlés” funkció”.
2.3.
Jelentés beküldése
A ZPEJ a Záró kifizetési kérelem mellékletét képezi, tehát azzal egyidejűleg szükséges benyújtani. A beküldés menete attól függ, hogy a szerződés rendelkezik-e már EMIR-be beküldött záró kifizetési kérelemmel.
2.3.1. A szerződés már rendelkezik beküldött Záró kifizetési kérelemmel Az összes űrlap megfelelő kitöltését követően beküldhetővé válik a „ZPEJ záró kifizetési kérelemhez rendelése” funkció segítségével. A funkció csak akkor aktív, ha: Nincs olyan űrlap, amely „nincs kitöltve” állapotban van;
A jelentés „aktív-beküldendő” státuszban van; A ZPEJ státusza Aktív - Beküldendő.
A jelentés nem beküldhető, ha: Még nem telt le a rá vonatkozó tárgyidőszak;
ÚMFT ZPEJ kitöltő Kitöltési útmutató – 2011. március
28
Központi Ügyfélszolgálat Tel.: 06-40/638-638 E-mail: nfu@nfu.gov.hu
Van „Beküldés alatt” státuszban lévő jelentése a szerződésnek.
A „Jelentés végleges mentése és beküldése” gombra kattintva a küldhető be a jelentés.
Jelentés beküldését követően a jelentés státusza „Beküldés alatt”-ra módosul és sorszámot kap, amely megjelenik a „Jelentés alapadatai” felületen és a nyomtatott pdfen is. Az EMIR-be történő beérkezést követően „Beküldöttre” vált a státusz (kb. 10-30 perc).
2.3.2. A szerződés még nem rendelkezik beküldött Záró kifizetési kérelemmel Ebben az esetben a ZPEJ beküldése nem a PEJ kitöltő funkcióból hanem az online számlakitöltőből (Elszámolások menüpont) fog történni. A ZPEJ-t hozzá kell rendelni egy már létrehozott, de nem beküldött záró kifizetési kérelemhez.
A funkció csak akkor aktív, ha: Nincs olyan űrlap, amely „nincs kitöltve” állapotban van; A jelentés „aktív-beküldendő” státuszban van. Az összekötés lépései: A „ZPEJ záró kifizetési kérelemhez rendelése” linkre kattintás után megjelenő felugró ablakban ki kell választani a záró kifizetési kérelemmel rendelkező szerződést. o Nem konzorciumi szerződés esetében, csak a saját szerződése jelenik meg a listában. o Projekt szinten kezelt költségvetéssel rendelkező konzorcium esetén csak a főtag jelenik meg a választható szerződések között. o Tagi szinten kezelt költségvetéssel rendelkező konzorciumok esetében minden tag szerződése megjelenik a listában. Figyelem! Abban az esetben, ha a találati listában szereplő szerződéshez még nem tartozik létrehozott, de be nem küldött záró elszámolás, akkor azt nem lehet kiválasztani (szürke jelölőfelület).
ÚMFT ZPEJ kitöltő Kitöltési útmutató – 2011. március
29
Központi Ügyfélszolgálat Tel.: 06-40/638-638 E-mail: nfu@nfu.gov.hu
A Mentés gombra kattintva lehet az összekötést létrehozni. Az összekötés mentése után megjelenő üzenet tájékoztat az összekötés sikeres megtörténtéről.
Az összekötést követően megváltozik a Műveletek táblázatban a link neve „ZPEJ záró kifizetési kérelemhez rendelésének megszüntetése” gombra és nem lehet törölni a jelentést. Az összerendelést a „ZPEJ záró kifizetési kérelemhez rendelésének megszüntetése” gombra kattintva lehet megtenni.
Jelentés beküldését követően a jelentés státusza „Beküldés alatt”-ra módosul és sorszámot kap, amely megjelenik a „Jelentés alapadatai” felületen és a nyomtatott pdfen is. Az EMIR-be történő beérkezést követően „Beküldöttre” vált a státusz (kb. 10-30 perc).
2.4.
Jelentés nyomtatása
Az űrlapokat a „Jelentés letöltése, megtekintése (PDF)” funkció segítségével bármely szakaszban kinyomtathatjuk, de csak akkor lesz beküldhető, ha már véglegesítette (azaz státusza „beküldött”) a jelentést. Kérjük, hogy a PEJ-t a (Fő)kedvezményezett, vagy a (Fő)kedvezményezett aláírásra jogosult – aláírási címpéldánnyal vagy felhatalmazással rendelkező – képviselője írja alá.
ÚMFT ZPEJ kitöltő Kitöltési útmutató – 2011. március
30
Központi Ügyfélszolgálat Tel.: 06-40/638-638 E-mail: nfu@nfu.gov.hu
Időbélyeg: a nyomonkövetési jelentés utolsó oldalának alján található egy kis táblázat, amely a következő adatokat tartalmazza:
Utolsó módosítás: megmutatja, hogy mikor lett utoljára módosítva a ZPEJ.
Végleges mentés: a ZPEJ végleges mentésének (a „Jelentés végleges mentése és beküldése” linkre kattintás) időpontja. Amennyiben a ZPEJ még nem lett beküldve, akkor nem jelenik meg a dátum.
PDF file generálás: a ZPEJ pdf generálásának (a „Jelentés letöltése, megtekintése (PDF)” gombra kattintás) időpontja.
Figyelem! Abban az esetben, ha a ZPEJ-t nem a PEJ kitöltő rendszerben, hanem EMIR-ben hozták létre, akkor nem jelenik meg az időbélyeg!
ÚMFT ZPEJ kitöltő Kitöltési útmutató – 2011. március
31
Központi Ügyfélszolgálat Tel.: 06-40/638-638 E-mail: nfu@nfu.gov.hu
2.5.
Jelentés törlése
Jelentés törlésére is van lehetősége a Kedvezményezettnek egészen addig, amíg a ZPEJ végleg jóvá nem lett hagyva és beküldve.
2.6.
Hiánypótlás
Abban az esetben, ha a jelentést hiánypótolni kell, úgy az nem a kitöltő programon keresztül történik, hanem a PEJ nyomtatványt kell kitölteni. Az így megküldött jelentés alapján a KSz EMIR rendszerben módosítja a jelentés adatait, melyek a rögzítés után megjelennek a kitöltő programban is.
2.1.
Rövidítések
Az ÚMFT Pályázó Tájékoztató felületen, illetve az ÚMFT PEJ kitöltő programban alkalmazott rövidítések: Rövidítés ÚSZT ÚMFT NFT I. KSz IH NFÜ EMIR PEJ ZPEJ TA
Teljes név Új Széchenyi Terv Új Magyarország Fejlesztési Terv Nemzeti Fejlesztési Terv I. Közreműködő Szervezet Irányító Hatóság Nemzeti Fejlesztési Ügynökség Egységes Monitoring Információs Rendszer Projekt előrehaladási jelentés Záró projekt előrehaladási jelentés Technical Assistance
ÚMFT ZPEJ kitöltő Kitöltési útmutató – 2011. március
32