Taller Planeación Estratégica by Federico Ramirez Castillo

PLANEACIÓN ESTRATÉGICA Hospital El Tunal III Nivel de Atención E.S.E. 02/12/2010 Hospital El Tunal III Nivel de Atención Gladys Myriam Sierra Pérez

CONTENIDO 1.

DEFINICIÓN DE LA MISIÓN DE CADA PROCESO .................................................................... 5

Matriz de Diseño y/o Evaluación de Misión .................................................................................. 5 2.

DEFINICIÓN DE LA VISIÓN DE CADA PROCESO...................................................................... 6

Matriz de Diseño y/o Evaluación de Visión ................................................................................... 6 3.

DEFINICIÓN DE VALORES....................................................................................................... 7

Matriz de evaluación de valores aplicados en su proceso ............................................................ 8 4.

TENDENCIAS .......................................................................................................................... 9

FORMULACION DE OBJETIVOS ............................................................................................ 10

FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO ............................................................................................ 11

ANÁLISIS DOFA .................................................................................................................... 12

ANÁLISIS EXTERNO ...................................................................................................................... 13 ANÁLISIS INTERNO ...................................................................................................................... 14 ESTRATEGIAS INSTITUCIONALES ................................................................................................. 16 8.

ESTRATEGIAS ....................................................................................................................... 17

REALIZACION DEL PLAN OPERATIVO ................................................................................... 18

10.

PLAN OPERATIVO ANUAL INSTITUCIONAL 2011 ............................................................. 19

11.

ENTREGABLES DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO Y PLAN OPERATIVO 2011 .............. 20

La planeación o planificación estratégica en el Hospital El Tunal es el proceso a través del cual se revisa y ajusta la visión y la misión de los diferentes procesos, desde la perspectiva externa e interna de los mismos, se establecen los objetivos generales, y se formulan los planes tácticos estratégicos necesarios para alcanzar dichos objetivos. Sobre la base de la planeación estratégica del Hospital es que se elaboran los demás planes del proceso, tantos los planes tácticos como los operativos. Como todo planeamiento, la planeación estratégica es móvil y flexible, cada cierto tiempo se debe analizar y hacer los cambios que fueran necesarios. Asimismo, es un proceso interactivo que involucra a todos los miembros del proceso, los cuales deben estar comprometidos con él y motivados en alcanzar los objetivos propuestos. Veamos a continuación cuál es el proceso o los pasos necesarios para realizar una planeación estratégica:

1. DEFINICIÓN DE LA MISIÓN DE CADA PROCESO La misión es una declaración duradera del objeto, propósito o razón de ser del Proceso. La misión responde a la pregunta: “¿cuál es nuestra razón de ser en la organización?”.

Matriz de Diseño y/o Evaluación de Misión Criterios a Evaluar ¿En qué negocio estamos? ¿Quiénes son nuestros clientes? ¿Cómo llegamos a los clientes? ¿Cuáles son nuestros productos o servicios? ¿Con qué recursos prestamos nuestros productos o servicios? ¿Cuál es nuestra localización geográfica? Nombre

Opción 1

Firma

Misión Concertada

2. DEFINICIÓN DE LA VISIÓN DE CADA PROCESO La visión es una declaración que indica hacia dónde se dirige el Proceso en el largo plazo, o qué es aquello en lo que pretende convertirse. Responde a la pregunta: “¿qué queremos ser?”

Matriz de Diseño y/o Evaluación de Visión Criterios a Evaluar ¿Dónde queremos estar en los próximos 4 años? ¿A dónde queremos llegar? ¿Cómo nos quieren ver nuestros clientes? ¿Cómo queremos hacerlo? Nombre

Opción 1

Firma

Visión Concertada

3. DEFINICIÓN DE VALORES Los valores son cualidades positivas que posee el proceso a su cargo, tales como la búsqueda de la excelencia, el desarrollo de la comunidad, el desarrollo de los empleados, etc., los valores de la entidad se enmarcan en los siguientes: Humanización: Es actuar de forma amable, con calor humano, teniendo en cuenta la situación del otro como eje para actuar en pro de su necesidad. Tolerancia: Respetar las ideas, creencias o practicas de los demás, cuando son diferentes o contrarias a las propias. Respeto: Es tratar amable y cortés; el respeto es la esencia de las relaciones humanas, de la vida en comunidad, del trabajo en equipo, de cualquier relación interpersonal. El respeto en garantía absoluta en transparencia. Lealtad: Es un compromiso de defender lo que creemos y en quien creemos. La lealtad significa trabajar no solo porque nos pagan, sino porque tenemos un compromiso más profundo con nuestra institución donde trabajamos y con la sociedad misma. Humildad: Actitud de la persona que no presume de sus logros, reconoce sus fracasos y debilidades y actúa sin orgullo. Justicia: Virtud que inclina dar a cada uno lo que le pertenece o lo que le corresponde.

Matriz de evaluación de valores aplicados en su proceso LO CONOCE SI

LO APLICA EN SU TRABAJO DIARIO SI NO

LO APLICA TODO EL EQUIPO SI NO

1. Evalúe con su equipo los valores que se estén cumpliendo en su servicio (Texto)

2. Que otro valor debe incluirse en su área de trabajo (Texto)

Nombre

Firma

4. TENDENCIAS Ellas Son, circunstancias, hechos, comportamientos o situaciones (Económicas, Políticas, Sociales, Culturales, Tecnológicas, ecológicas, legales o de la competencia etc.), externas al área o entidad, las cuales se comportan y se manifiestan en una dirección determinada. Aspectos a tener en cuenta para su caracterización: Refiere aspectos que suceden afuera del Proceso (O sea en su entorno) Factores que pueden afectar el proceso, (positiva o negativamente) Se describen como un hecho, pero no se les califica o juzga. No se expresan en forma cuantitativa. Son comportamientos de largo plazo. No se debe definir como una historia. Se deben definir varias tendencias por cada factor. Como se definen: Con un sustantivo, Ej. Aumento de la inflación, crecimiento de productos alternativos, disminución de la tasa de cambio. Palabras como: Creciente, permanencia, mantenimiento, reducción etc. Se debe identificar la tendencia y confrontarla con la realidad diagnóstica de mi proceso. En el análisis y diagnóstico estratégico se requiere considerar que cualquier situación del entorno, afecta de igual manera a mi proceso como a las de mi competencia.

5. FORMULACION DE OBJETIVOS Los objetivos específicos se refieren a los objetivos que definen el rumbo del proceso, los cuales siempre son de largo plazo y deben estar acordes con los objetivos institucionales. Una vez realizado los análisis externos e internos del proceso, se procede a establecer los objetivos que permitan lograr la misión, y que permitan capitalizar las oportunidades externas y fortalezas internas, y superar las amenazas externas y debilidades internas. Estos objetivos se establecen teniendo en cuenta los recursos o la capacidad del proceso, así como la situación del entorno.

ITEM

OBJETIVO (Redacción)

Valoración

1 2 3 4 5 Redacte los objetivos de su proceso y priorice según su importancia Nombre

Firma

6. FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO Son los aspectos más importantes a tener en cuenta en la definición de estrategias, guardando siempre relación directa con los FCE del Hospital. Costos. Rendimiento. Talento Humano: incluye capacitación, clima organizacional en cada servicio y adherencia a la humanización. Glosas Comunicaciones. Egreso – Estancia prolongada inadecuada. Seguridad del Paciente. Número de quejas e investigaciones derivadas de estas En Acreditación los factores críticos de éxito son: Humanización de servicios Adherencia a guías y protocolos. Evaluación y seguimiento. Seguridad del Paciente Producción de los servicios.

7. ANÁLISIS DOFA La matriz DOFA (también conocida como matriz FODA o análisis SWOT en inglés), es una herramienta utilizada para la formulación y evaluación de estrategia. Generalmente es utilizada para empresas. Su nombre proviene de las siglas: Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas. Fortalezas y debilidades son factores internos a la empresa, que crean o destruyen valor. Incluyen los recursos, activos, habilidades, etc. Oportunidades y amenazas son factores externos, y como tales están fuera del control de la empresa. Se incluyen en estos la competencia, la demografía, economía, política, factores sociales, legales o culturales. El proceso de crear una matriz DOFA es muy sencillo: en cada una de los cuatro cuadrantes, se hace una lista de factores. Seguidamente, se les puede asignar un peso o ranking, según las prioridades de la empresa o ente que se evalúa. Aunque la matriz DOFA resultante es atractiva y simple de entender, los expertos estiman que lo más valioso y revelador de la herramienta es el propio proceso de análisis para llegar hasta allí.

ANÁLISIS EXTERNO El análisis externo consiste en detectar y evaluar acontecimiento y tendencias que sucedan en el entorno del proceso con el fin de conocer la situación del entorno, y detectar oportunidades y amenazas para nuestros servicios. Para el análisis externo se evalúan las fuerzas económicas, sociales, gubernamentales, tecnológicas; así como la competencia, los clientes y los proveedores del proceso. Se evaluará con los criterios de Riesgo, Costo y Volumen con valores del 1 al 5, 1 menor y 5 mayor, y se priorizará la variable cuya multiplicación de riesgos costo y volumen supere el valor de 80.

Análisis de Variables Externas (Amenazas y Oportunida des) Amenazas

Oportunidades

Impacto RIESGO

COSTO

VOLUMEN

TOTAL

Impacto RIESGO

Nombre

COSTO

VOLUMEN

TOTAL

Firma

ANÁLISIS INTERNO El análisis interno consiste en el estudio de los diferentes aspectos o elementos que puedan existir dentro del proceso, con el fin de conocer el estado o la capacidad, y detectar sus fortalezas y debilidades. Para el análisis interno se evalúan los recursos que posee el proceso, ya sean financieros, humanos, materiales, tecnológicos, etc. Después de haber hecho el listado de variables internas y externas, el grupo en conjunto debe ponderar y priorizar estas variables de mayor a menor para su abordaje. Se evaluará con los criterios de Riesgo, Costo y Volumen con valores del 1 al 5, 1 menor y 5 mayor, y se priorizará la variable cuya multiplicación de riesgos costo y volumen supere el valor de 80.

Análisis de Variables Internas (Fortalezas y Debilidades) Fortalezas

Debilidades

Impacto RIESGO

COSTO

RIESGO

COSTO

VOLUMEN

TOTAL

VOLUMEN

TOTAL

Impacto

Nombre

Firma

CRUCE DE VARIABLES DE ALTO IMPACTO PARA LA ELABORACIĂ&#x201C;N DE ESTRATEGIAS Una vez detectadas y priorizadas las diferentes variables tanto internas como externas, por favor proceda a anotarlas de la siguiente manera: (a) Fortalezas Alto Impacto

(b) Debilidades Alto Impacto

(d) Amenazas Alto Impacto

Ahora por favor realice el cruce respectivo teniendo en cuenta el siguiente orden: Estrategias DO (Cruce b+c) Genere estrategia

Estrategias FO (Cruce a+c) Genere estrategia

Nombre

Estrategias DA (Cruce b+d) Genere estrategia

Estrategias FA (Cruce a+d) Genere estrategia

Firma

FACTORES CLAVES PARA LA CONSTRUCCIร N DE ESTARTEGIAS Matriz de Identificaciรณn DOFA

ESTRATEGIAS INSTITUCIONALES Crecimiento Desarrollo tecnolรณgico Desarrollo Humano Comercial Orientaciรณn Hacia el Cliente Control y mejoramiento de la Calidad Preservaciรณn del Medio Ambiente Resultados Trabajo en Red Responsabilidad Social Rentabilidad Productividad Laboral

8. ESTRATEGIAS El proceso para diseñar, evaluar y seleccionar estrategias es el siguiente: se evalúa información sobre el análisis externo (la situación del entorno), se evalúa información sobre el análisis interno (los recursos y la capacidad del proceso), se evalúa el enunciado de la misión y los valores, se evalúan los objetivos, y se evalúan las estrategias que se hayan utilizado anteriormente, hayan tenido o no buenos resultados. se diseña una serie manejable de estrategias factibles, teniendo en cuenta la información analizada en el punto anterior. se evalúan las estrategias propuestas, se determinan las ventajas, las desventajas, los costos y los beneficios de cada una. se seleccionan las estrategias a utilizar, y se clasifican por orden de su atractivo. Estrategias

Calificación1 (1 – 5)

Nombre

Calificación 2 (1-5)

Calificación 3 (1-5)

Ponderación

Firma

9. REALIZACION DEL PLAN OPERATIVO El plan operativo anual debe estar perfectamente alineado con el plan estratégico de la empresa, y su especificación sirve para concretar, además de los objetivos a conseguir cada año, la manera de alcanzarlos. El plan Operativo Anual, es una herramienta de planificación que sirve para dar un ordenamiento lógico de las acciones que se proponen realizar los diferentes procesos de la Institución. El desarrollo de esta herramienta permitirá optimizar el uso de los recursos disponibles y el cumplimiento de objetivos y metas trazadas; además de contribuir con el cumplimiento de la misión institucional. Estrategia