Manual Excel 2003

Material para curso Básico de Microsoft Excel 2003

Que es Excel y para que nos sirve:

Sin lugar a duda el Excel es el programa mas útil de toda la familia de Microsoft Office, este programa es una hoja de calculo, que nos sirve para hacer formatos, plantillas para algunos documentos, hojas de análisis de información, hojas con formulas para análisis y solución de problemas, bases de datos, Gráficos, etc.

Al contener el programa una gran cantidad de formulas matemáticas, financieras, lógicas y darnos la posibilidad de hacer nuestras propias formulas, es una herramienta muy útil para ingenieros, contadores, arquitectos, doctores, en fin para todo tipo de profesionistas y técnicos que tengan que utilizar números y bases de datos en su trabajo.

Tal vez la palabra base de datos nos parezca muy ajena a nosotros, sin embargo las utilizamos con mucha frecuencia, pongamos los siguientes ejemplos, una agenda donde tengamos nombre, teléfono, y demás datos de varias personas, la sección amarilla y blanca, la lista de precios en una tienda, el listado de clientes o proveedores de nuestro negocio, en fin todo lo que podamos poder en un listado con columnas y renglones es una base de datos.

Descripción Azúcar Sal Frijoles Pan

Existencias 2 Kg. 3 Kg. 1 Kg. 5 pzas.

Nombre Carlos Alberto Norma Adrián

Teléfono 5-72-18-45 7-45-89-12 4-15-16-15 5-45-89-78

Dirección Calle 20 #516 Uxmal 204 Lope de Vega 21 Ejercito de oriente 45

Supongamos que queremos trabajar con una base de datos, y queremos realizar las siguientes operaciones: a) Ordenar la base de datos por nombres b) Sumar las ventas totales por mes c) Graficar las entradas del mes d) Sumar o restar ciertas columnas e) Obtener la información solo de clientes importantes f) Etc. Bueno toda estas operaciones y muchasmas las haremos con Excel.

Abrir Excel: Para abrir Excel podemos hacerlo desde un documento que este creado con este programa o activando el icono de su ejecutable o acceso directo, por lo regular el icono es el que se muestra y puede estar en el escritorio o en el menú de inicio.

Guardar un documento de Excel

Lo primero que debemos de hacer al empezar a trabajar con el Excel es salvar el documento dentro de la computadora con un nombre que nosotros le asignemos y posteriormente ir salvando el documento constantemente, esto para evitar que se nos pierda información por un corto de luz, un error de programa o por un error nuestro, es muy común que al estar trabajando en cualquier documento, se nos olvide guardarlo, pero imaginemos que llevamos redactadas 5 hojas en las que hemos invertido 1 hora y de repente se corte la luz y nosotros no hemos salvado el documento, lo que quiere decir que la ultima hora Página 1

Elaboró: Ing. Salomón Saavedra

Material para curso Básico de Microsoft Excel 2003 trabajada fue en vano, esto además de ser muy molesto resulta grave cuando la información que perdimos era importante y ya no la podemos recuperar, por esta situación es recomendable guardar la información constantemente.

Veamos como guardar un documento: Existen al menos tres formas de guardar un documento 1. Ir al menú principal y elegir la ruta Archivo / Guardar 2. Presionar simultáneamente los botones Cntl + G 3. Presionar el icono

guardar que esta en la barra de herramientas

Por cualquier camino que lo hagamos al activar por primera vez guardar nos aparecerá esta ventana, donde tendremos que definir: a) La ubicación del archivo dentro de la computadora, en un drive de salida o en la red. b) El nombre del documento c) En caso de querer guardar el documento en un formato diferente a Excel o querer salvar en una versión anterior aplicaremos Guardar como tipo d) En este curso solo veremos este menú para activar contraseñas del documento e) Una vez configurado el documento apretamos el botón de guardar

d

a b

c

e

Si el documento se guardó correctamente el nombre que le pusimos deberá aparecer en la barra de titulo en la parte superior izquierda del programa.

La ocasiones posteriores que guardemos ya no nos aparecerá la ventana, solo hará las actualizaciones al documento sin preguntarnos ni mostrarnos ninguna ventana.

Veamos más a detalle las opciones de guardar como tipo y herramientas:

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Material para curso Básico de Microsoft Excel 2003 El menú herramientas / opciones de generales nos sirve para cuando queremos activar la protección contra apertura y escritura a un documento, es decir cuando no queramos que abran el archivo a menos que sepan la contraseña, o que no lo puedan modificar a menos que sepan la contraseña., para esto activamos herramientas / opciones generales como se indica en la ventana y esta nos trasladará a la siguiente ventana.

a b

En esta ventana tenemos tres opciones a) escribir una contraseña de apertura b) escribir una contraseña de escritura c) escribir las dos.

En el caso de la opción guardar como tipo, la utilizaremos para cuando tengamos la necesidad de bajar la versión del documento, por ejemplo para que la pueda leer una versión de Excel 2000, para esto activamos la casilla con la flecha y elegimos la opción: Libro de excel 97-excel 2003 y 5.0/95 (*.xls) Al salvar en este tipo de documento logramos que se pueda leer con una versión anterior de Excel.

Guardar Como:

Esta forma de guardar la empleamos cuando por algún motivo queremos cambiar las políticas del documento como, nombre, contraseñas, tipo de documento, ubicación, etc., También si partimos de un documento ya existente y lo utilizamos solo como plantilla para posteriormente al guardar el documento hacerlo con otro nombre.

Por ejemplo supongamos que tenemos un documento maestro de un formato de permisos de ausencia (Ausencias.xls) y cada que alguien nos pide un permiso de ausencia en el trabajo abrimos este documento y lo llenamos, pero al guardarlo siempre lo guardamos con el nombre de la persona y la fecha del permiso (Juan Martínez 16-06-05.xls) de este modo al momento de guardar el nuevo documento lo tendremos que hacer con el comando guardar como ubicado en el menú principal archivo / Guardar como.

Si observamos la ventana es idéntica a la ventana de guardar, así que en caso de querer únicamente cambiar el nombre del archivo lo volvemos a escribir en la barra de nombre del archivo y guardamos Página 3

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Material para curso Básico de Microsoft Excel 2003 oprimiendo el botón de guardar en caso de querer cambiar alguna característica del documento solo la reescribimos y listo damos guardar.

Cerrar un documento: Después de guardar un documento, éste continúa en nuestra pantalla y podemos seguir trabajando con él.

Una vez que hemos acabado de trabajar con un documento debemos cerrarlo; al cerrarlo no lo borramos del disco, simplemente dejamos de utilizarlo y liberamos la memoria que estaba utilizando.

Para cerrar un documento ir al menú principal y apretar Archivo / Cerrar. (Si hemos hecho alguna modificación en el documento desde la última vez que lo guardamos, nos preguntará si queremos guardar los cambios; contestar que Sí al cerrar el documento veremos cómo éste desaparece de la pantalla.

Otra forma de cerrar el documento es apretando la

Componentes de la pantalla de Excel: Barra de Titulo

Barra de Dirección

Menú principal

Barra de formulas

Barra de herramientas

Menú ventana

Barra de ayuda

Ventana Horizontal

Columnas

Barras de desplazamiento Renglones Celdas Hojas de trabajo

Ventana Vertical

a) Barra de titulo:

Indica el nombre del programa, nombre del archivo y el icono que identifica al programa, cuando guardemos por primera vez el archivo nos pedirá un nombre para guardarlo, este nombre es el que aparecerá en la barra de titulo cada vez que abramos el documento.

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b) Menú ventana:

Controla y manipula las Ventanas (Maximizar, Minimizar, Restaurar y Cerrar), Un documento abierto de Excel tiene 3 estados: minimizado que es cuando solo aparece el archivo en la barra de tareas y se activa con la casilla , el segundo estado es reducido, cuando aparece en el escritorio pero no cubre toda la pantalla y se activa con la casilla y el tercer estado es el maximizado cuando el documento cubre toda la pantalla y se activa con la casilla Minimizado Aparece solo como icono en la barra de tareas

, la siguiente casilla sirve para cerrar el documento Maximizado Cubre toda la pantalla

.

Reducido Aparece solo en una parte de la pantalla

c) Menú Principal:

Posee Menús desplegables, es decir listados de comandos para la manipulación de la información. En estos menús se puede realizar todas las operaciones permitidas en Excel.

Los menús desplegables de la barra de menús contienen tres tipos básicos de elementos: Los comandos inmediatos: Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre ellos. Se reconocen porque a la derecha del nombre de comando, o no aparece nada o bien aparece la combinación de teclas para ejecutarlo desde el teclado. Por ejemplo, en el menú Insertar, el comando Hipervínculo.

Los sub-menús desplegables: Al hacer clic se abre un nuevo menú a su lado con más opciones para que elijamos una de ellas. Se reconocen porque tienen un triángulo a la derecha. Por ejemplo, en el menú Insertar / Imagen.

Comando con ventana: Al hacer clic, aparece una ventana que nos pedirá que rellenemos algunos campos y que tendrá botones para aceptar o cancelar la acción. Se distinguen porque el nombre acaba en puntos suspensivos. Por ejemplo, en el menú Insertar / Salto…

Los diferentes menús de la barra de menús se pueden activar desde el teclado pulsando Alt + letra subrayada del nombre del comando. Por ejemplo Alt + i para desplegar el menú Insertar.

d) Barra de herramientas: Contiene iconos para ejecutar de forma inmediata algunas de las operaciones más habituales, en el caso de la barra estándar: Guardar, Copiar, Pegar, etc., en el caso de la barra de formato: elegir fuente, colocar fuente en negrita o cursiva.

Hay operaciones que no están disponibles en un determinado momento. Se identifican porque tienen el color atenuado. Por ejemplo, si no hay nada seleccionado, tanto el icono Cortar como el comando Cortar aparecen con el color más claro.

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Material para curso Básico de Microsoft Excel 2003 Personalizar barras: Las barras se puede personalizar, por ejemplo, se puede elegir que la barra de herramientas estándar y la barra de formato compartan o no una fila. Para ello sólo tenemos que ir al menú Herramientas, Personalizar, y en la solapa Opciones activar o desactivar la casilla Las barras de Formato y Estándar comparten una fila.

Activar o desactivar botones de las barras: Para ver los botones que permanecen ocultos por falta de espacio hacer clic en este icono que está al final de cada barra.

Se abrirá una ventana, con el resto de los botones de la barra. Realice clic en el botón que quiera utilizar.

Al utilizar un nuevo botón, este se añade a la parte visible de la barra.

Para quitar o agregar botones de la barra hacer clic en Agregar o quitar botones y a continuación, marcar o desmarcar el botón que queramos agregar o quitar de la barra.

También se pueden agregar botones a las barras desde el menú Herramientas, Personalizar carpeta, Comandos. Se abrirá una pantalla en la que podemos, para cada categoría, arrastrar los botones a las barras.

Para quitar un botón de la parte visible de la barra mantener pulsada la tecla ALT mientras se arrastra el botón fuera de la barra.

e) Barra de ayuda:

En esta barra podemos escribir algunos comandos o rutinas que no entendamos y Excel buscará en su base de datos de ayuda si tienen algo referente a la pregunta, si lo tiene desplegará los temas del lado derecho de la pantalla a) se escribe el comando o instrucción del cual se tenga duda b) Si la base de ayuda tienen algo referente a esto desplegara los temas a la derecha de la pantalla, elegimos el tema y presionamos su hipervínculo y de esta forma se desglosará la ayuda.

f) Columnas y renglones: Excel como anteriormente lo dijimos es una hoja de calculo esta hoja de calculo esta dividida en una cuadricula formada por renglones (líneas horizontales) y columnas (líneas verticales), cada renglón y columna están identificadas, los renglones por números es decir renglón 1, 2, 3, etc. y las columnas por letras A, B, C, etc.

Los renglones y columnas tienen su formato, es decir características que podemos modificar y que veremos a detalle mas adelante.

Columnas Página 6

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Renglones

g) Celdas:

Los rectángulos formados por las divisiones entre renglones y columnas son llamadas celdas, en cada celda se pueden albergar un numero limitado de valores, estas celdas son como sub-hojas independientes a las que se le puede dar un formato independiente de las demás celdas, pero a su vez pueden interactuar con las demás celdas en la estructuración de formulas y análisis de información.

Cada celda al igual que las columnas y los renglones esta perfectamente identificada, la forma de identificar a una celda es por medio del renglón y la columna que la forma y se hace de la siguiente forma (letra de la columna + numero del renglón), en el recuadro de abajo observamos una celda con un recuadro negro, esto quiere decir que el cursor esta posicionado en esta celda, ahora veamos el recuadro blanco posicionado arriba de la columna A que dice C6, este recuadro indica la identificación o posición de la celda dentro de la hoja de calculo. a) Posición o identificación de la celda b) Celda en la que esta posicionado el cursor c) Celdas con diferentes formatos

h) Barra de dirección:

Como se menciono anteriormente cada celda esta identificada por su posición a esta identificación también se le suele llamar dirección, cuando nos posicionamos en una celda, en automático la barra de dirección pondrá esta posición o dirección de la celda en la barra llamada barra de dirección. a) Barra de dirección b) Celda seleccionada

i) Barra de formulas:

Como anteriormente se dijo el Excel es una hoja de calculo, donde podemos hacer operaciones matemáticas y aplicar formulas, sin embargo no restringe el que también podamos hacer uso de texto, en cualquier caso esto se hará dentro de las celdas de la hoja de calculo, al posicionarnos dentro de estas Página 7

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Material para curso Básico de Microsoft Excel 2003 celdas en la barra de formulas aparecerá tanto el texto como la formula que hayamos introducido en la celda, en el caso del texto este será visible tanto en la celda como en la barra de formulas, sin embargo en el caso de las formulas en la celda solo podremos observar el resultado y en la barra de formulas veremos la formula que tiene cargada la celda, veamos estos dos ejemplos.

En este caso observamos que en la celda A1 hay un texto (Salomón Saavedra), mismo que podemos observar en la barra de formulas, al estar posicionado en esta celda

En este caso observamos que en la celda C1 hay una formula que multiplica el valor de la celda A1 por la celda B1 en cuyo caso en la celda C1 podemos observar el resultado que es 42, sin embargo en la barra de formulas vemos la estructuración de la formula =A1*B1

j) Barras de desplazamiento: Se encuentran ubicadas en la parte inferior y derecha de la hoja y son barras que nos sirven para desplazarnos a través del documento.

k) Ventana horizontal y vertical:

Con las ventanas horizontal y vertical dividiremos la pantalla hasta en 4 partes pudiendo inmovilizar una parte de la pantalla mientras la otra se mueve, esto es muy útil para cuando tenemos una base de datos con títulos y la cual contiene mucha información de modo que los títulos ya no son visibles en ciertos renglones o columnas, para que quede mas claro veamos un ejemplo:

En este ejemplo observamos que tememos títulos en las columnas que son los nombre de personas y títulos en los renglones que son los productos, ahora observemos que después de la columna A y del Renglón 2 hay unas líneas gruesas de color claro, estas son las ventanas que están dividiendo la pantalla, si notamos después de la columna A esta la N y después del renglón 2 esta el 33, esto se puede hacer gracias a las ventanas que mantendrán fija el área de los nombres

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Material para curso Básico de Microsoft Excel 2003 y de los producto y nos permitirán movernos en donde tenemos las cantidades dejándonos ver en todo momento los títulos.

La forma de activar estas ventanas es muy fácil, como pudimos observar en la página 2 las ventanas están en la parte superior e izquierda de las barras de desplazamiento, para moverlas adentro del documento basta con arrastrarlas hacia el es decir posicionarnos en las ventanas oprimir el botón izquierdo mantenerlo oprimido y desplazarnos hacia adentro del documento hasta donde queremos que este la ventana y soltar le botón izquierdo del ratón.

l) Hojas de trabajo:

Una hoja de trabajo consta como ya lo vimos de columnas y renglones, estas columnas y renglones forman celdas, estas celdas son independientes unas de otras y pueden albergar texto, números o formulas, Al abrir un documento de Excel este puede constar de una o varias hojas de trabajo que son por decirlo de alguna manera las hojas de un gran cuaderno, por lo tanto el documento sería el cuaderno y las hojas de trabajo serian las hojas del cuaderno.

Estas hojas de trabajo como lo veremos mas adelante tienen sus propiedades.

Hojas de trabajo de un documento de excel

Propiedades de las hojas de trabajo:

Como se menciono una hoja de trabajo tienen sus propiedades, veamos más a detalle cada una de ellas

a) Renombrar

Como observamos al abrir un documento de Excel las hojas tienen un nombre que es “Hoja 1”, “Hoja 2”, etc., ahora si queremos que la hoja de trabajo tenga un nombre o etiqueta diferente a esta lo podemos hacer y la acción se llama renombrar la hoja de trabajo, para renombrar una hoja de trabajo lo podemos hacer de dos formas:  Posicionando el cursor encima del nombre de la hoja, activando el menú secundario y eligiendo, Cambiar nombre y escribiendo el nombre que queramos  Posicionando el cursor encima de nombre de la hoja y dando doble clic izquierdo con el ratón, posteriormente escribiremos el nombre que queramos y damos enter Hojas de trabajo renombradas

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b) Insertar

Para insertar una hoja de trabajo se puede hacer de dos formas:  Colocar el puntero en el titulo de una hoja, activar el menú emergente y dar la opción de insertar, en esta opción nos aparecerá una ventana donde tendremosque elegir la opción de “hoja de calculo”  La segunda opción es en el menú principal, Insertar / Hoja de calculo

c) Eliminar

Para eliminar una hoja también lo podemos hacer de dos formas:  Colocar el puntero en el titulo de una hoja, activar el menú emergente y dar la opción de Eliminar  La segunda opción es en el menú principal; Edición / Eliminar Hoja

d) Ocultar

Para ocultar una hoja lo podemos hacer también de dos formas:  Colocar el puntero en el titulo de una hoja, activar el menú emergente y dar la opción de Ocultar  La segunda opción es en el menú principal, Formato / Hoja / Ocultar

e) Mover y Copiar

Para mover o copiar una hoja lo podemos hacer también de dos formas  Colocar el puntero en el titulo de una hoja, activar el menú emergente y dar la opción de Mover o Copiar, nos aparecerá una ventana que describiremos en un momento  La segunda opción es en el menú principal, Edición / Mover o Copiar hoja, también nos aparecerá la ventana que describiremos a continuación.

Podemos copiar o mover la hoja dentro del mismo documento o dentro de otro documento si nosotros lo deseamos, lo único que es indispensable es que los dos documentos estén abiertos, y en el caso de copiar o mover la hoja a otro documento lo tendremos que seleccionar en esta ventana

En esta parte definiremos donde queremos mover o hacer una copia de la hoja, por lo que seleccionaremos antes de que hoja se colocará En caso de querer hacer una copia debemos palomear la opción en caso de querer mover la hoja dejarlo sin palomear

f) Selección múltiple Página 10

Elaboró: Ing. Salomón Saavedra

Material para curso Básico de Microsoft Excel 2003 El Excel nos permite seleccionar varias hojas a la vez con el fin de aplicarles un comando a todas en un solo paso, por ejemplo seleccionamos varias hojas y las borramos juntas o insertamos un numero igual al numero de hojas seleccionadas o las ocultamos, en fin casi todas las operaciones arriba mencionadas se pueden hacer con selección múltiple o individual, excepto renombrar.

La forma de hacer una selección múltiple es la siguiente:  Se selecciona normalmente una hoja con un clic izquierdo del ratón sobre el nombre de la hoja  Posteriormente sin mover ni tocar nada del ratón, oprimimos la tecla Shift y la mantenemos apretada durante toda la operación.  Ahora con el ratón seleccionamos las demás hojas dando un clic izquierdo sobre su nombre y no soltando la tecla de shift para nada.  Ya que tengamos las hojas que deseemos seleccionadas soltamos la tecla shift y aunque podemos mover el ratón no debemos apretar otra vez el clic izquierdo sobre el nombre de alguna hoja o la selección múltiple se deshará y tendremos que comenzar de nuevo  Ya que están seleccionadas podemos copiarlas, moverlas, eliminarlas, insertar nuevas hojas, pasarlas a otros documentos etc., todo de la misma forma como se hace para una hoja individual y que explicamos arriba.

Seleccionadas la hojas estas cambiarán de color a blanco, ahora dando un clic derecho sobre el titulo de cualquier hoja seleccionada abrimos el menú emergente y podemos borrarlas, moverlas copiarlas etc.

Propiedades de Renglones y Columnas: a) Modificar dimensiones

Para modificar las dimensiones de una columna o renglón hay varias maneras de hacerlo veamos a detalle cuales son:  Lo primero que se debe de hacer cuando queremos modificar un renglón o columna es seleccionarlo, es decir dar un clic izquierdo en la letra de la columna o el numero del renglón para que este se seleccione, ya que esta seleccionado elegimos en el caso de las columnas la siguiente ruta del menú principal Formato / Columna / Ancho y en el caso de los renglones Formato / Fila / Alto, hecho esto aparecerá una ventana donde ajustaremos las dimensiones del renglón o columna.

 Otra manera de hacerlo es colocando el puntero del ratón sobre el titulo de la columna o renglón que queramos modificar y activar el menú emergente con el botón derecho del ratón, de este menú seleccionaremos los comandos ancho de columna o alto de fila y Página 11

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Material para curso Básico de Microsoft Excel 2003 posteriormente nos aparecerán las ventanas del inciso anterior donde pondremos la nueva dimensión y aceptaremos Seleccionamos la columna o renglón y activamos su menú emergente seleccionando ancho de columna o alto de fila

 La tercer manera es mucho mas sencilla pero no es tan exacta ya que es manual, ahora no colocamos a la derecha o debajo de la columna o renglón que queramos modificar y nos saldrá una cruz al momento de visualizar esta cruz apretamos el botón izquierdo del ratón y con el botón apretado nos desplazamos hacia la derecha, izquierda, arriba o abajo, ya que tengamos la nueva dimensión soltamos el botón del ratón y listo

Al visualizar esta cruz justo en medio de dos columnas o renglones presionamos el botón izquierdo del ratón y movemos el ratón para un lado u otro y de esta forma la columna o renglón modificaran su tamaño

b) Auto ajustar dimensiones El auto ajustar dimensiones significa que Excel determinará automáticamente el ancho de las columnas y los alto de los renglones, siempre y cuando al menos una celda dentro de estos tenga texto, para auto ajustar renglones o columnas los primero que debemos hacer es seleccionar estos desde el titulo, posteriormente posicionarnos a la derecha de la columna o debajo del renglón seleccionado hasta que nos aparezca una cruz, ya que nos apareció la cruz damos doble clic izquierdo con el ratón y listo las columnas o renglones se habrán auto ajustado.

Seleccionar las columnas o renglones a auto ajustar colocar en puntero a la derecha de la columna o abajo del renglón hasta que aparezca esta cruz y encima de la cruz dar doble clic izquierdo y listo.

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c) Eliminar

Para borrar una columna o renglón podemos hacerlo de dos formas:  Primero seleccionamos los renglones o columnas a borrar y dentro del área sombreada activamos el menú emergente con el clic derecho, en el menú emergente seleccionamos eliminar y listo  Igualmente seleccionamos los renglones o columnas a borrar y activamos la ruta del menú principal Edición / Eliminar y Listo

d) Insertar

Para borrar una columna o renglón podemos hacerlos de dos formas:  Nos posicionamos donde queramos insertar, en el caso de las columnas seleccionamos la columna derecha de donde queramos insertar y en el caso de los renglones seleccionamos el renglón debajo de donde queramos insertar, seleccionamos las columnas o renglones y dentro del área sombreada activamos el menú emergente y activamos insertar y listo.  También se puede hacer por medio del menú principal seleccionando las columnas o renglones y activando la ruta Insertar / Columna o Insertar / Fila.

En este ejemplo se seleccionaron las columnas I y J para insertar dos columnas a la izquierda de ellas, cuando activemos el menú emergente y demos insertar notaremos que se insertan dos columnas amarillas esto es porque al insertar las columnas toman las configuración de las celdas a las en que se van a insertar es decir G y H, como estas son amarillas las nuevas celdas también serán amarillas por lo que se tendrán ahora cuatro columnas amarillas

e)Ocultar

Para ocultar una columna o renglón existen dos formas de hacerlo:  Para ocultar una columna o renglón los primero que se debe de hacer es seleccionarlos, A continuación y sobre el área seleccionada se activa el menú emergente y se selecciona ocultar y listo  También se puede seleccionar la columna o renglón y activar la ruta del menú principal Formato / columna / Ocultar o Formato / Fila / Ocultar  Para mostrar los renglones o columnas ocultas debemos seleccionar una columna o renglón antes y una columna o renglón después de las columnas o renglones ocultos  Ya seleccionados activamos el menú emergente y seleccionamos mostrar o también podemos activar la ruta del menú principal Formato / Columna / Mostrar o Formato / Renglón / Mostrar

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Para ocultar seleccionamos las columnas o renglones a ocultar, activamos menú emergente sobre el área sombreada y seleccionamos ocultar

Para mostrar seleccionamos uno antes y uno después de las columnas o renglones ocultos, activamos dentro de área sombreada el menú emergente y seleccionamos mostrar

f) Selección múltiple Para hacer una selección múltiple de columnas o renglones es igual que para hacer una selección múltiple de hojas de trabajo:  Lo primero que hacemos es seleccionar una columna o renglón  Apretamos shift y lo mantenemos apretado durante todo el proceso  Ahora con el ratón seguimos seleccionando las columnas o renglones que deseemos  Al terminar de seleccionar las columnas o renglones soltamos shift y listo  Una que se selecciona múltiple se puede dar formato al área sombreada, eliminarla, cambiarle sus dimensiones etc. esto con el fin de no hacerlo uno por uno.

Una vez seleccionada el área múltiple se le puede dar formato a toda el área sombreada a un mismo tiempo evitándonos el hacerlo columna por Elaboró: Ing. Salomón Saavedra Página 14 columna

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Propiedades de las celdas:

Las celdas como anteriormente se dijo son los rectángulos que se forman del cruce de las columnas con los renglones, estos rectángulos llamados celdas pueden tener un formato completamente independiente a las demás celdas, es decir pueden tener un color de fondo, un tamaño y tipos de letra diferente a las demás celdas, además de que estas pueden albergar tres tipos de valores: texto, números y formulas.

Veamos ahora algunas de las propiedades de las celdas. a) Tamaño y tipo de letra Para modificar el tamaño de letra utilizaremos el icono ubicado en la barra de herramientas, ya sea que oprimamos sobre la ventana el tamaño de letra que deseemos o apretemos la flecha de la derecha para ver las opciones.

Para modificar el tipo de letra utilizaremos el icono ubicado en la barra de herramientas, utilizando la flecha la derecha elegimos el tipo de letra que deseemos Es muy importante hacer notar que cuando aplicamos un formato en Excel este se aplicará solo a las celdas seleccionadas sean estas una o varias.

Se selecciona el texto a modificar y se aplican los comandos, estos comandos solo afectaran a las áreas seleccionadas

b) Texto en negrita, cursiva y sub-rayado Texto en negrita Texto en cursiva Texto subrayado

c) Alineación izquierda, derecha, centrada y justificada Este tipo de alineación se hará en las celdas que tengamos seleccionadas, y es con los siguientes iconos y tiendo el siguiente efecto.

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Material para curso Básico de Microsoft Excel 2003 Alineacion Izquierda Centrado Alineacion derecha Texto justificado, Texto que se distribuye en toda la celda

d) Combinar celdas Cuando por alguna razón nos no sirve tener la cuadricula de Excel totalmente simétrica podemos juntar algunas celdas en una sola, esto es útil en listados, formatos, presentaciones etc.

Veamos algunos ejemplos de para que nos sirve el combinar celdas.

Celdas combinadas

Mes del Año Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic V e n d e d o r e s

Carlos Esteban Juan Francisco Roberto Luis Fernando Alberto José Edgar Javier

Como observamos en la figura de arriba podemos combinar tanto renglones como columnas y nos sirve para hacer ejemplos como este.

Ahora veamos como hacer para combinar las celdas:  Lo primero que hacemos es seleccionar las celdas a combinar  Una vez seleccionadas las celdas a combinar presionamos el icono y listo.

, deseleccionamos el área

e) Color de fondo y de texto

Para cambiar el color del texto y color del fondo de la celda lo que debemos hacer es primeramente seleccionar las celdas que queramos cambiar y posteriormente apretar los iconos que abajo se indican, para desplegar la gama de colores basta con presionar la flecha que esta a la derecha de cada icono.

Con este icono cambiamos el color del texto Con este icono Cambiamos el color del fondo de la celda

f) Bordes de celda

Para cambiar los bordes existe el siguiente icono

cuyas opciones se desplegan apretando la flecha

que esta a la derecha Página 16

Elaboró: Ing. Salomón Saavedra

Material para curso Básico de Microsoft Excel 2003 Desde aquí podemos elegir cualquiera de estas opciones o inclusive dibujar nuestros propios bordes con color y tipo de línea a fin de poder hacer los bordes de celda que queramos.

g) Ventana de formato de celda

Esta ventana tiene gran parte de los comandos que vimos anteriormente sin embargo tiene algunas opciones extras que no hemos visto.

Lo primero que debemos hacer es seleccionar las celdas que van a modificar su formato y activar la ventana, esta se activa desde el menú emergente presionando el comando de formato de celda, o también la podemos activar desde el menú principal Formato / Celdas, una vez que hayamos modificado el formato en la ventana damos aceptar y listo Esta ventana tiene varias solapas como veremos enseguida, por lo que explicaremos una por una con más detalle:  Solapa de numero Con esta opción podemos dar un formato a los números, fechas y cantidades escritas en una celda, tal como se observa en el siguiente ejemplo.

Formato de numero Formato para moneda Formato para negativos Formato de fecha Formato de fecha Formato de fecha Formato de hora Formato de hora

100.00 $100.00 -100.00 Martes, 23 de Agosto de 2005 23/08/2005 23-Agosto 01:02 p.m.

13:02:00

 Solapa de alineación Con esta opción podemos alinear eltexto de las siguientes maneras: Horizontal Izquierda / Vertical Superior

Texto Horizontal Izquierda / Vertical Centrado

Texto Horizontal Izquierda / Vertical Inferior

Texto

Horizontal Centrado / Vertical Superior

Texto Horizontal Centrado / Vertical Centrado

Texto Horizontal Centrado / Vertical Inferior

Texto

Horizontal Derecha / Vertical Superior

Texto Horizontal Derecha / Vertical Centrado

Texto Horizontal Derecha / Vertical Inferior

Texto Página 17

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Reducir hasta ajustar Salomón Saavedra

Combinar celdas Salomón Saavedra

T e x t o

Te xt o

Ajustar texto Salomón Saavedra

Con esta ventana podremos cambiar el tipo de letra, convertir a negritas, cursiva o subrayada, cambiar el tamaño de letra, cambiar el color de letra y hacer algunos efectos como tachados, subíndices y superíndices.

Con esta ventana podemos modificar los bordes a las celdas tal como lo hicimos anteriormente con el icono .

Ejemplo:

Con esta ventana daremos color a las celdas y podemos también aplicar una trama o ambas si así lo deseamos:

Color a una celda

Trama a una celda

h) Mover una celda Página 18

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Material para curso Básico de Microsoft Excel 2003 Para mover una celda de un lugar a otro existen varias maneras de hacerlo, veamos cuales son:  Seleccionamos la celda o celdas a mover, activamos el menú emergente y seleccionamos cortar, nos trasladamos a donde queremos mover la celda o celdas, activamos nuevamente el menú emergente y damos pegar  Seleccionamos la celda o celdas a mover, nos trasladamos al menú principal y activamos la ruta Edición / cortar, nos trasladamos a donde queremos mover la celda o celdas, activamos en el menú principal la ruta Edición / pegar y listo  También podemos mover una celda o celdas por medio de iconos basta con seleccionar la celda a mover, apretar el icono , trasladarse a donde queremos mover la celda y activar el icono

i) copiar una celda

Para copiar una celda de un lugar a otro existen varias maneras de hacerlo, veamos cuales son:  Seleccionamos la celda o celdas a copiar, activamos el menú emergente y seleccionamos copiar, nos trasladamos a donde queremos copiar la celda o celdas, activamos nuevamente el menú emergente y damos pegar  Seleccionamos la celda o celdas a copiar, nos trasladamos al menú principal y activamos la ruta Edición / copiar, nos trasladamos a donde queremos mover la celda o celdas, activamos en el menú principal la ruta Edición / pegar y listo  También podemos copiar una celda o celdas por medio de iconos basta con seleccionar la celda a copiar, apretar el icono , trasladarse a donde queremos copiar la celda y activar el icono

j) Eliminar una celda

Aquí es importante aclarar que el eliminar una celda no es igual a borrar su contenido, para borrar su contenido solo basta con seleccionar la celda y apretar “Supr”, para eliminar la celda debemos seleccionar la celda o celdas a eliminar, activar dentro del área sombreada el menú emergente y elegir eliminar, al hacer esto nos aparecerá la siguiente ventana: Desde esta ventana tendremos que elegir si queremos desplazar las celdas de la izquierda o de abajo para cubrir el hueco al eliminar las celdas, para observar mejor el efecto veamos estos dos ejemplos: Desplazar celdas hacia arriba 1 1 1 1 1

2 2 2 2 2

3 3 3 3 3

4 4 4 4 4

5 5 5 5 5

Desplazar celdas hacia la izquierda Página 19

1 1 1 1 1

2 2 2 2 2

3 3 3 3

4 4 4 4 4

5 5 5 5 5

1 1 1 1 1

2 3 4 5 2 3 4 5 2 4 5 2 3 4 5 Elaboró: 2 3 Ing.4Salomón 5 Saavedra

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k) Insertar una celda

El insertar una celdas o grupo de celdas es lo inverso a eliminarlas, para insertar una celda o celdas lo primero que debemos hacer es seleccionar el área donde se van a insertar, en el área sombreada activar el menú emergente y seleccionar insertar, hecho esto nos aparecerá la siguiente ventana Desde esta ventana tendremos que elegir si queremos desplazar las celdas hacia la derecha o hacia abajo para insertar el espacio que ocuparan las nuevas celdas, para observar mejor el efecto veamos estos dos ejemplos: Desplazar las celdas hacia abajo 1 1 1 1 1

2 2 2 2 2

3 3 3 3 3

4 4 4 4 4

5 5 5 5 5

Desplazar las celdas hacia la derecha

Comandos deshacer y rehacer

1 1 1 1 1

2 2 2 2 2

3 3

1 1 1 1 1

2 2 2 2 2

3 3

3 3 3

3 3

4 4 4 4 4

5 5 5 5 5

4 4 3 4 4

5 5 4 5 5

5

En ocasiones cuando estamos escribiendo algún texto nos llegamos a equivocar, borramos, movemos o modificamos algo que no debíamos, cuando esto sucede el Excel nos da la oportunidad de corregir el error, aplicando un comando que se llama deshacer, este comando no permite deshacer los últimos comandos que aplicamos, es decir imaginemos que tenemos un texto y le aplicamos los siguientes comandos: a) Marcamos como negritas una celda b) Cambiamos el color del texto c) Cambiamos el tamaño del texto d) Centramos el texto en la celda Si en este momento aplicamos dos veces el comando deshacer, deshará el centrado y el cambio de tamaño del texto, dejándonos el texto como estaba en el inciso “b”, pero si le aplicamos ahora el comando rehacer una vez volverá a hacer el paso “c” es decir volverá a cambiar el tamaño del texto.

La manera de ejecutar los comandos dedeshacer y rehacer son los siguientes: 1. Por medio de los iconos del menú de herramientas Icono de deshacer Icono de rehacer 2. Por medio del menú principal Edición / Deshacer Edición / Rehacer Página 20

Elaboró: Ing. Salomón Saavedra

Material para curso Básico de Microsoft Excel 2003 3. Por medio de los mandos rápidos Control + Z (deshacer) Control + Y (rehacer) En estos comandos no se necesita seleccionar nada antes ya que lo que hacen es deshacer y rehacer tareas anteriores, cada comando guarda memoria para deshacer y rehacer aproximadamente 20 tareas.

Comando Zoom: Este comando agranda o disminuye la escala de la hoja, para cuando deseemos ver más grande el documento o alguna parte en específico mas a detalle, la forma de activarse es la siguiente: a) Por medio del icono que esta en la barra de herramientas b) Por medio de la ruta Ver / Zoom en el menú principal.

(Zoom al 75%)

(Zoom al 200%)

Insertar, borrar y modificar comentarios en celdas

Un comentario es una nota que se pone en una celda o celdas para recordarnos algo importante con esa celda, cuando una celda tiene un comentario aparece en su esquina superior derecha un triangulo pequeño de color rojo, al momento de posicionar el puntero del ratón sobre la celda esta desplegara el comentario.

En esta imagen observamos que la celda C2 “febrero” tiene un comentario, ya tienen un triangulo rojo en su esquina superior derecha Cuando posicionamos el puntero del ratón sobre la celda se desplegara el comentario para que lo podamos leer, mismo que desaparecerá nuevamente cuando volvamos a mover el puntero fuera de la celda.

Para insertar un comentario lo primero que haremos es posicionarnos en la celda o celdas que queremos que tengan comentario, activamos el menú emergente y seleccionamos insertar comentario, nos saldrá la ventana de comentarios que es donde pondremos nuestro comentario.

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Elaboró: Ing. Salomón Saavedra

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Para eliminar comentario seleccionamos la celda con el comentario, activamos el menú emergente y seleccionamos eliminar comentario.

Para modificar comentario seleccionamos la celdacon el comentario, activamos el menú emergente y seleccionamos modificar comentario, aparecerá nuevamente la ventana con el comentario actual para que podamos hacerle las modificaciones necesarias.

Si en una hoja de trabajo tenemos varios comentarios que queremos visualizar lo podemos hacer de la siguiente manera: Entramos al menú principal a la ruta: Herramientas / Opciones nos aparecerá una ventana como la siguiente: Desde aquí seleccionamos Indicador y Comentario para poder visualizar todos los comentarios o seleccionamos indicador de comentario si solo queremos ver el triangulo rojo que indica que hay comentario en la celda y desplegar este cuando nos posicionemos con el ratón en la celda

Establecer área de impresión

En el Excel no se trabajan hojas independientes como en otros programas, en este programa hay una hoja de trabajo enorme la cual nosotros adaptaremos a nuestras propias necesidades de impresión, por lo que nosotros decidiremos que queremos imprimir y como lo queremos imprimir: veamos un ejemplo para que quede mas claro: Supongamos que tenemos esta información en una hoja de trabajo.

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Elaboró: Ing. Salomón Saavedra

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Nosotros podemos decidir que es lo que queremos imprimir de esta hoja de trabajo y como lo queremos imprimir, tal como se observa en los ejemplos

Para seleccionar que es lo que queremos imprimir del documento, debemos seleccionar el área de impresión esto se puede hacer de la siguiente manera:  Primero seleccionamos que es lo que queremos imprimir  Luego activamos desde el menú principal la ruta: Archivo /Área de impresión / Establecer área de impresión, o también podemos seleccionarel icono Una vez que hayamos seleccionado el área de impresión debemos configurar nuestras páginas tal como se describe en la siguiente sección

Configuración de página

Al configurar una página le estamos dando un tamaño de papel, una orientación, márgenes, encabezados y pies de página, todo esto con el fin de que al imprimir la página, esta tenga la información como la deseamos.

Para configurar la página activamos en el menú principal la ruta: Archivo / Configurar página, Nos aparecerá la ventana siguiente la cual analizaremos paso a paso: Desde esta solapa: a) Definimos la orientación horizontal o vertical de la hoja b) Podemos hacer la información mas grande o pequeña en la página con el ajuste de escala, o restringir la información a indeterminado numero de paginas c) Definiremos el tamaño del papel d) En algunos casos podremos ajustar la calidad de impresión

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Elaboró: Ing. Salomón Saavedra

Material para curso Básico de Microsoft Excel 2003 Desde esta solapa: a) Vamos a configurar los márgenes de impresión y los márgenes para el encabezado y pie de página

Desde esta solapa definiremos si así lo deseamos un encabezado y un pie de página para nuestro documento.

Desde esta solapa: a) Definiremos si queremos repetir renglones y / o columnas dentro de cada página que se imprima b) Si queremos que se impriman las líneas de división c) Si deseamos imprimir en banco y negro d) Si Queremos imprimir los títulos de los renglones y columnas e) Y definiremos la secuencia de impresión de abajo hacia la derecha o de la derecha hacia abajo

Vista preliminar

Cuando deseamos ver como se va a imprimir el documento lo tenemos que hacer por medio de la vista previa, una vez que hayamos establecido el área de impresión y que hayamos configurado las paginas lo mas lógico es querer ver como se verá nuestro documento impreso, recordemos que en excel nosotros determinamos el área que queremos imprimir, ya que el excel no cuenta con hojas individuales como otros programas Página 24

Elaboró: Ing. Salomón Saavedra

Material para curso Básico de Microsoft Excel 2003 Para activar la vista previa lo podemos hacer por medio del icono

o desde el menú principal

activando la ruta: Archivo / Vista preliminar Desde esta vista además visualizar como se verá la impresión, también podemos ver lo siguiente: a) b) c) d) e) f) g)

De cuantas hojas consta el documento Podemos trasladarnos de hoja en hoja hacia atrás o hacia delante Podemos activar el Zoom (agrandar) para ver algún detalle Podemos mandar a imprimir el documento Podemos acceder a la ventana de configuración de página Podemos mover los márgenes de forma manual Podemos mover los márgenes de impresión y saltos de página, esto se vera mas a detalle en el siguiente apartado h) Podemos cerrar la ventana de vista previa

c

b

e

d

g

f

h

a

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Vista normal y Vista previa al salto de página

Si requerimos ver los márgenes de impresión directamente en el documento lo podemos hacer desde la vista previa al salto de página, en esta vista nos permite mover los rangos de impresión para incrementar o disminuir el contenido de lo que se va a imprimir o redistribuir los contenidos de las paginas para que se ajusten a nuestras necesidades Es importante hacer notar que para activar la vista previa al salto de página es obligatorio haber antes establecido un área de impresión, ya que si no establecemos que queremos imprimir no podemos ver los márgenes de impresión.

La forma de activar la vista previa al salto de página es por medio del icono o por medio de la ruta del menú principal Ver / Vista previa al salto de página, Una vez que activemos esta vista veremos lo siguiente: Esto es lo que tenemos seleccionado como área de impresión pero con esta vista activada podemos modificarlo a los ejemplos siguientes

los márgenes valores

para

En este caso se movieron solamente la tabla de

imprimir

En este caso se movieron los márgenes de impresión para imprimir solamente la grafica además de que esta se hizo más grande

La forma de mover los márgenes de impresión (líneas gruesas de color azul que delimitan el área clara) es posicionando el cursor del ratón encima de ellos y arrastrándolos

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Material para curso Básico de Microsoft Excel 2003 Ya que hayamos definido el área a imprimir y estemos de acuerdo en como se va a imprimir el documento lo siguiente es configurar propiamente la impresión.

Configurar impresión La forma de entrar al menú de impresión es por medio del menú principal Archivo / Imprimir o del comando rápido Control + P o del icono

.

Al configurar el formato de una impresión los que vamos a configurar por lo regular es lo siguiente: a) La impresora a donde vamos a mandar la impresión b) Las páginas del documento que se van a imprimir, en el caso de ser una impresión parcial c) El numero de copias que vamos a requerir imprimir del documento d) Si queremos intercalar dos o mas impresiones de un documento o no, es decir si queremos que imprima primero una copia completa y luego la otra o que imprima todas la copias de la página 1 y luego todas las copias de la página 2 y así sucesivamente e) La cantidad de tinta o modo de impresión (económica, normal, optima) esta opción no es propia del menú de impresión sino del menú de la impresora que tengamos, pero es muy común que lo queramos configurar al momento de imprimir f) Aun que existen mas opciones en este curso solo se verán estas, si el estudiante quiere puede experimentar con las demás.

b

a

c

d

e

De este modo cuando ya este configurada la impresión podremos mandar cuantas copias queramos, por lo regular esta función esta muy ligada a lo que es la configuración de página, ya que cuando queremos imprimir lo primero que debemos hacer es configurar la página para que esta se imprima correctamente, es decir lo márgenes, orientación de hoja, tamaño de hoja etc. sean los correctos, todos esos comando son los que ya se vieron en configuración de página.

Corrección ortográfica Es muy rara la persona que tiene una buena ortografía, por lo regular la mayoría de nosotros tenemos un grave problema con los acentos, en caso como estos el Excel nos ayuda proporcionándonos un corrector ortográfico, para activar el corrector de ortografía lo hacemos de las siguientes maneras: Página 27

Elaboró: Ing. Salomón Saavedra

Material para curso Básico de Microsoft Excel 2003 a) Menú principal, Herramientas / Ortografía b) Presionando F7 c) Presionando el icono La ventana que nos aparecerá es la siguiente: a) En esta parte pondrá la palabra a corregir b) En esta parte nos da una o varias sugerencias para corregir la palabra c) En esta parte definiremos el idioma del diccionario

a) En esta parte vamos a definir que es lo que queremos hacer con la palabra a corregir, ignorar corrección, cambiarla por alguna de las sugerencias, agregar la palabra al diccionario para que en futuros documentos no la considere una falta ortográfica, o elegir una sugerencia para corrección y seleccionar auto corrección para que en futuros documento haga la corrección en automático.

Movilizar e inmovilizar columnas y renglones:

Para inmovilizar un renglón sin necesidad de utilizar las ventanas que vimos algunos temas atrás lo que haremos es lo siguiente: Nos posicionaremos abajo y a la derecha de los renglones y columnas que queramos que se inmovilicen iremos al menú principal y activaremos la ruta Ventana / Inmovilizar paneles y listo, para volverlos a su condición normal debemos ir nuevamente al menú principal y activar la ruta ventana / Movilizar paneles, veamos un ejemplo de ello Al posicionarnos en esta celda la columna A que queda a la derecha y el renglón 1 que queda arriba serán inmovilizados Página 28

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Vemos ahora que podemos desplazarnos hacia arriba y el renglón 1 quedará inmóvil y cuando nos desplacemos a la derecha la columna A quedará inmóvil tal cual se ve en el ejemplo.

Buscar y reemplazar: En los casos en que dentro de un documento se quiera buscar una palabra en especifico o reemplazar una palabra por otra dentro de todo el documento lo haremos por medio de los comandos buscar y reemplazar, para activar estos comandos lo haremos de las siguientes formas: a) Desde el menú principal activando la ruta Edición / Buscar y Edición Reemplazar b) Por medio de los mandos rápidosControl + B (buscar) y Control + L (reemplazar) Al activar el comando nos aparecerá una ventana como la siguiente: Pestaña de buscar a) En esta parte podemos escribir una palabra o frase la cual queramos buscar dentro del documento y apretar buscar siguiente

Pestaña de reemplazar a) En esta parte escribimos la palabra que vamos a reemplazar en el documento b) En esta parte escribimos la palabra nueva y apretamos reemplazar o reemplazar todos según lo que queramos

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Ordenar datos:

Cuando tenemos una base de datos con información y necesitamos ordenar en forma ascendente o descendente una columna, moviendo toda la información de la base de datos, haremos lo siguiente: Seleccionaremos toda la base de datos, todas las celdas que contengan información.

Activaremos la ruta nos aparecerá la

Datos / Ordenar y siguiente ventana: Desde esta ventana cual columna es la que ordene y si la ascendente o podemos elegir hasta caso en que tengamos con varios columnas, decirle que ordene por en los casos en que la mismo valor en varios estos por la columna C sucesivamente.

podemos definir queremos que se queremos descendente, tres criterios en lo una base de datos es decir podemos la columna B luego columna B tenga el renglones ordene y así

En este caso ordenaremos ascendentemente la columna B de vendedores y luego ordenaremos ascendentemente la columna C de cantidad, ya que hayamos fijado los parámetros damos aceptar y listo la base se habrá ordenado con los criterios que fijamos, es muy importante que cuando queramos ordenar una base de datos las columnas tengan títulos como en este caso son Mes, Vendedor y Cantidad

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Concatenar datos:

Concatenar significa unir es decir unir datos, podemos unir en una sola celda los datos de dos a mas celdas, la finalidad de esto es muy variada y dependerá de las necesidades del usuario, sin embargo es bueno saber que se cuenta con esta herramienta y también poder utilizarla: Veamos el siguiente ejemplo:

Como observamos en la celda B2 y en la celda C2 hay texto, ahora supongamos que necesitamos juntar este texto en la celda D2, para esto haremos uso de una formula que tienen excel, siempre que en una celda queramos meter una formula debemos empezar con el signo de = o de + , para esto nos posicionaremos en la celda D2 y pondremos el signo + y escribiremos concatenar que es la formula que vamos a emplear, ahora para definirle a la computadora que es lo que tienen que concatenar o unir debemos abrir paréntesis, elegir la primera celda y separar con una coma, elegir la segunda celda y separar con una coma y así sucesivamente hasta poner todas las celdas que queramos unir y al final cerrar el paréntesis, ahora notemos que el la formula escrita en la ventana esta la palabra “ del “ , que no es una celda, esto también es una posibilidad dentro de la formula podemos juntar además de celdas textos que no aparecen en ninguna celda y para esto los tendremos que encerrar entre comillas.

Analicemos entonces la formula: a) b) c) d) e)

Signo de = que identifica que es una formula La función CONCATENAR que nos sirve para unir textos de varias celdas en una Paréntesis que identifican el rango o celdas que afectara la función Dirección de las celdas que se van a unir Texto independiente encerrado entre comillas que se unirá al texto de las otras dos celda a

b

c

e

d Observemos que en la celda D2 aparece el valor de la formula es decir el texto unido, y en la barra de formulas aparece la formula, esto se da en todas celdas donde exista una formula.

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Desconcatenar datos:

Desconcatenar significa desunir, por lo tanto esta función es lo contrario que concatenar, cuando por alguna razón queremos dividir el contenido de una o más celdas debemos aplicar esta función.

Veamos como aplicarla y cuales son sus restricciones: a) Este comando funciona para una celda o para varias al mismo tiempo, pero siempre y cuando estas celdas estén en la misma columna. b) Este comando no se puede ejecutar en secciones múltiples c) Para separar varias celdas de una columna estas deben de tener el mismo tamaño y formato, por ejemplo ser una fecha, un listado de números, un listado de RFC, etc, o en su defecto tener todas algo en común como un punto, una coma, una diagonal o un guión. d) Cuando vamos a separar celdas deben de estar disponibles las columnas a la derecha de ellas ya que el texto separado se va a insertar en las columnas vacías.

Estos son algunos ejemplos de lo que podemos separar: Podemos separar dia, mes y año 12/04/2005 13/04/2005 14/04/2005 15/04/2005 16/04/2005 17/04/2005 18/04/2005

Podemos separar los enteros de los decimales 1.33 13.25 14.369 1.45 45.578 135.12369 1254.236

Podemos separar el codigo en letras, números, letras MS123AF MS125HS MS245ET MS136FH MS145KL MS478LP MS126LT

Veamos ahora los pasos para separar el contenido de las celdas: a) Lo primero que haremos es seleccionar la celda o celdas a separar b) Después activamos la ruta del menú principal Datos / Texto en columnas y nos aparecerá esta ventana.

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Elaboró: Ing. Salomón Saavedra

Material para curso Básico de Microsoft Excel 2003 c) Desde esta ventana lo primero que debemos elegir es el método de separación que es delimitados o de ancho fijo, d) Delimitados lo vamos a usar cuando por ejemplo queramos separar como en el ejemplo 2 todo lo que este a la izquierda y a la derecha del punto decimal de los números, o los números que se dividen con diagonales en el ejemplo 1. e) De ancho fijo lo vamos a usar cuando queramos separar como en el ejemplo 3 en dos, tres y dos caracteres todas las celdas, o como en el ejemplo 1 que queremos separar los días, los meses y los años los cuales tienen el mismo numero de caracteres. f) En este ejemplo podemos usar los dos caminos así que utilizaremos el delimitado y luego el de ancho fijo g) Ya que seleccionamos el método de separación delimitado apretamos el botón que dice siguiente y nos aparecerá esta ventana

h) Desde esta ventana elegimos cual es el separador que va a tomar en cuenta para hacer la separación de celdas, como se puede observar se puede separar en base a una coma, a un punto y coma, a un espacio o a otro elemento, como en este caso que el elemento que tomaremos para separar la celda es la diagonal, por lo tanto elegimos otro y ponemos en el recuadro blanco la diagonal i) Observamos que en automático la ventana de abajo separa la celda en base a las diagonales dejándonos observar como va a ser el resultado de la separación, si el resultado es bueno daremos siguiente y aparecerá la siguiente ventana.

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Elaboró: Ing. Salomón Saavedra

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j) En cada columna podemos definir si queremos que los valores sean texto, fechas o un formato general o simplemente podemos omitir esta ventana, en nuestro caso no cambiaremos nada y daremos finalizar para ver cual es el resultado

12/01/1900 13/01/1900 14/01/1900 15/01/1900 16/01/1900 17/01/1900 18/01/1900 19/01/1900 20/01/1900 21/01/1900 22/01/1900 23/01/1900 24/01/1900 25/01/1900 26/01/1900

4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4

2005 2005 2005 2005 2005 2005 2005 2005 2005 2005 2005 2005 2005 2005 2005

Al observar el resultado vemos que la primera columna tiene fechas en lugar de números esto se debe a que el formato que contienen estas celdas son fechas, para cambiar a un formato de números tendremos que seleccionar los valores que aparecen con fechas, activar el menú emergente y seleccionar formato de celdas en la solapa de números cambiaremos el formato a números con cero decimales y el resultado será el siguiente.

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Elaboró: Ing. Salomón Saavedra

Material para curso Básico de Microsoft Excel 2003 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26

4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4

2005 2005 2005 2005 2005 2005 2005 2005 2005 2005 2005 2005 2005 2005 2005

k) como observamos arriba después de cambiarle el formato a número la columna ya tienen los valores que deseamos y los valores iniciales ya han sido separados satisfactoriamente. l) Para separar las celdas con el método de ancho fijo lo que se debe de hacer es seleccionar las celdas a separar y activar en el menú principal la ruta Datos / Texto en columnas, en la ventana que aparecerá vamos esta vez a elegir de ancho fijo y daremos siguiente:

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m) Ahora notamos que la ventana blanca tiene el texto dividido por unas flechas, estas flechas las colocaremos nosotros en donde queramos que el texto sea dividido una vez que terminemos de dividir los valores daremos siguiente.

n) Al igual que en el primer ejemplo en esta ventana definiremos si damos formato de texto, fecha o general a cada columna, cuando tengamos toda la información completa daremos finalizar

o) Observamos que al igual que en el primer método la primera columna conserva el formato de fecha por lo que tendremos que seleccionarla, abrir el menú emergente seleccionar formato de celda y en la solapa de numero seleccionar números y cero decimales, dando como resultado el segundo cuadro.

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Elaboró: Ing. Salomón Saavedra

Material para curso Básico de Microsoft Excel 2003 12/01/1900 13/01/1900 14/01/1900 15/01/1900 16/01/1900 17/01/1900 18/01/1900 19/01/1900 20/01/1900 21/01/1900 22/01/1900 23/01/1900 24/01/1900 25/01/1900 26/01/1900

/ / / / / / / / / / / / / / /

4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4

/ / / / / / / / / / / / / / /

2005 2005 2005 2005 2005 2005 2005 2005 2005 2005 2005 2005 2005 2005 2005

12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26

/ / / / / / / / / / / / / / /

4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4

/ / / / / / / / / / / / / / /

2005 2005 2005 2005 2005 2005 2005 2005 2005 2005 2005 2005 2005 2005 2005

Formulas directas:

El excel nos permite trabajar con formulas y operaciones matemáticas para poder adaptar un reporte o una tabla a nuestras necesidades.

Veamos como agregar operaciones simples a una hoja de excel: a) Lo primero que debemos hacer al introducir una formula es empezar con un signo de = o de + b) Ahora definimos que operación queremos hacer, en este caso solo queremos hacer una suma de dos celdas por lo que haremos es poner el signo de = seleccionar la primera celda a sumar, poner el signo de + y seleccionar la segunda celda a sumar y listo c) Como podemos observar en el ejemplo: en la celda pone el valor de la suma y en la barra de formulas pone la formula empleada

d) También podemos hacer formulas mixtas es decir que contengan valores de celdas y valores fijos como por ejemplo, sumar el valor de la celda A1 mas la celda B1 y multiplicar el resultado por 15, para esto haremos uso de los principios del algebra para colocar entre paréntesis las operaciones primarias, como observamos en el ejemplo ponemos entre paréntesis la suma ya que queremos que primero sume los valores de las celdas y luego multiplique el resultado por 15, en esto hay que tener mucho cuidado al estructurar las formulas ya que si no ponemos paréntesis o los ponemos mal podemos obtener resultados diferentes a los deseados, como en el caso de abajo donde primero multiplico 15 por B1 y luego sumo A1 dando un valor completamente diferente al deseado.

e) Veamos ahora un ejemplo mas practico, si queremos que calcule el IVA de un producto a partir de su precio final podemos hacerlo para eso lo primero que haremos será plantear el problema Subtotal + IVA = Total Donde el IVA es 0.15 del subtotal Página 37

Elaboró: Ing. Salomón Saavedra

Material para curso Básico de Microsoft Excel 2003 Por lo tanto y substituyendo valores queda Subtotal + 0.15 Subtotal = Total Reduciendo la formula queda: 1.15 Subtotal = Total Despejando Subtotal: Subtotal = Total / 1.15 Y como se dijo anteriormente el IVA es el 0.15 del subtotal Si queremos que A2 sea el subtotal B2 sea el IVA y C2 el total:  En la celda A2 pondremos la formula C2 / 1.15  Y en la celda B2 pondremos la formula 0.15 * A2  En la celda C2 pondremos el valor del producto y listo

Observamos que en la celda A2 esta la formula que mencionamos y el la celda C2 colocamos un precio final de un producto, por lo que en automático la hoja de calculo nos da los valores del subtotal y el IVA. f) Por lo tanto el excel puede resolver muy variados problemas solo requiere que ingresemos las formulas correctas para poder brindarnos resultados satisfactorios. 

Función sumar:

Una de las formulas mas útiles dentro del programa excel es la suma, aunque esta la podemos hacer de forma manual, por ejemplo A1+A2+A3+A4 etc., imaginemos que debemos sumar 100 celdas, esto hecho de forma manual además de ser muy tedioso resultaría poco fiable al tener gran posibilidad de omitir una celda o colocar una celda de mas, para evitar estos errores excel destino una formula predefinida para la suma, esta formula la podemos activar desde el menú, el icono o manualmente, veamos como hacerlo con las tres formas a) Primeramente nos debemos colocar en la celda donde se va a realizar la suma posteriormente activamos la formula desde el menú principal con la ruta Insertar / Función o desde el icono , desde donde aparecerá esta ventana: donde escogeremos la categoría Matemáticas y Trigonometricas y dentro de esta categoría la función suma y daremos aceptar, posteriormente nos aparecerá la siguiente ventana

b) Desde esta ventana vamos a determinar las celdas a sumar, en esta formula podemos poner rangos únicos o en secciones separadas, es decir podemos sumar como en el ejemplo de siguiente de A1 a A10 más B1 a B10, o solo tomar un rango como por ejemplo de A1 a A10, en el ejemplo de siguiente se están considerando rangos en secciones separadas.

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Elaboró: Ing. Salomón Saavedra

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Barra de datos

c) Para seleccionar los rangos lo que debemos hacer es posicionarnos en las barras de datos y con el ratón seleccionar el rango de la suma, en caso de que las secciones sean separadas, debemos utilizar dos o mas barras de datos, mismas que irán apareciendo conforme las vayamos seleccionando. d) Analicemos ahora el resultado y la formula, observamos que dentro de la barra de formulas se escribió la formula la cual empieza con un signo de = luego el argumento que es SUMA y entre paréntesis los rangos a sumar e) Los rangos podrían leerse de esta forma A1:A10 “desde A1 hasta A10” la coma sería en este caso como una “Y” por lo que el rango completo sería: “Sumar desde A1 hasta A10 y desde B1 hasta B10”

f) Para escribir esta formula podemos utilizar la ventana tal como se mostró o en definitiva escribir directo la formula es decir posicionarse en la celda que va a tener el resultado en este caso A11 y escribir el signo de = luego la palabra SUMA, abrir paréntesis, seleccionar con el ratón el primer rango de A1 hasta A10, poner la coma, seleccionar el segundo rango con el ratón y finalmente cerrar el paréntesis (tal como esta escrito el la barra de formulas) y dar enter

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Elaboró: Ing. Salomón Saavedra

Material para curso Básico de Microsoft Excel 2003 g) Cuando ya se llega a dominar esta formula se encuentra que es mas rápido escribir la formula directamente en la celda que sacar la ventana y llenar sus parámetros

Función promedio:

Esta formula devuelve la media aritmética del rango seleccionado, la media aritmética se entiende por la suma de los valores entre el numero de valores sumados Su uso es muy común y aplicable a cualquier área, por ejemplo  Para saber la venta promedio del mes  Para conocer el consumo promedio del mes de un producto y poder saber cuanto tener almacenado  Para conocer el promedio de pacientes diarios que visitan un consultorio  Para definir el peso promedio de un material que arriba a bodega Como se observa en los ejemplos anteriores el uso de la formula es muy variado, veamos ahora como activar esta formula a) Primero nos colocaremos en la celda donde va a estar el promedio, luego activamos en el menú principal la ruta Insertar / Función o el icono , desde donde aparecerá esta ventana:

En esta ventana escogemos la categoría Estadísticas y dentro de esta categoría buscamos la función promedio, aceptamos y aparecerá la ventana del inciso b

b) Desde esta ventana escogeremos el rango de celdas a las cuales se aplicara la formula, al igual que la función de suma, esta función puede contener rangos en secciones separadas por lo que cada sección la seleccionaremos en una barra de datos

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Material para curso Básico de Microsoft Excel 2003 En cada barra se debe de seleccionar un rango de celdas que estén unidas por ejemplo el rango de la celda A1 a la A5

b) Una vez que hayamos seleccionado los rangos oprimiremos aceptar y listo, observemos que en la celda A7 esta el resultado y que en la barra de formulas aparece la estructura de la formula, la cual es muy similar a la suma, empezando por un signo de = , posteriormente la formula PROMEDIO y entre paréntesis el rango de datos a promediar, en este caso dos secciones separadas de desde A1 hasta A6 y desde C1 hasta C6 y de igual manera que con la suma podemos escribir directamente la formula en la celda sin necesidad de acudir al menú principal.

Función contar, contar.blanco, contara, contar.si

Estas funciones cuentan los valores, textos o espacios que hay en un rango de celdas, el rango puede ser único o separado, la manera de activar la función como ya se vio en los ejemplos anteriores es por medio del menú principal activando la ruta Insertar / Función o por medio del icono , desde donde aparecerá esta ventana: a) Como en los anteriores ejemplos lo primero que haremos es colocarnos en la celda donde queremos que se realice el conteo Página 41

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Material para curso Básico de Microsoft Excel 2003 b) Desde esta ventana seleccionaremos la categoría “Estadísticas” y una de las funciones “contar, contar.blanco, contar.si o contara) c) Posteriormente nos aparecerá la siguiente ventana que es donde pondremos los rangos que queremos contar

d) En esta ventana vamos a introducir rangos de celdas que queremos contar e) Solo en este caso (Contar si) debemos además seleccionar un criterio de contero, el cual puede ser una palabra, un numero en especial, o una rango numérico como en este caso que solo queremos que cuente los números mayores a 0 y daremos aceptar.

Veamos algunos ejemplos de lo que podemos hacer con estas funciones:

Por ultimo recordamos que las funciones también sepueden escribir directamente en la celda sin necesidad de acudir al menú, simplemente debemos saber bien como estructurarlas.

Función si:

La función si es una función condicional, es decir la formula analiza la condición de un resultado y si este se cumple hace algo y si no se cumple hace otra cosa.

Pongamos unos ejemplos sencillos:

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Si observamos la formula se estructura de la siguiente forma a) Empieza con un signo = o + b) Se pone el nombre de la función “Si” c) Se abre y cierra el paréntesis en el argumento de la función d) Observemos que el argumento esta dividido en tres partes separadas por comas, la primera parte es la condicionante es decir la condición que se va a evaluar, la segunda parte indica que valor va a tomar la celda si la condición se cumple, la tercera parte indica que valor va a tomar la celda si el valor no se cumple e) También podemos observar que en la formula se pueden poner tanto texto como formulas o números, en el caso de los textos estos se deben encerrar entre comillas.

La manera de activar la función como ya se vio en los ejemplos anteriores es por medio del menú principal activando la ruta Insertar / Función o por medio del icono , desde donde aparecerá esta ventana:

a) Como en los anteriores ejemplos lo primero que haremos es colocarnos en la celda donde queremos que se ejecute la función b) Desde esta ventana seleccionaremos la categoría “Lógicas” y la función “SI” c) Posteriormente nos aparecerá la siguiente ventana que es donde pondremos la condicionante y el valor que tomara la celda si se cumple la condición y el valor que tomara si no se cumple el valor d) Colocamos la condicionante la cual debe evaluar a otra celda, y que puede ser una formula un numero o un texto e) Colocamos el valor va a tomar la celda si la condicionante se cumple Página 43

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Material para curso Básico de Microsoft Excel 2003 f) Colocamos el valor que va a tomar la celda si la condicionante no se cumple

Buscar V y Buscar H:

Esta función sirve para relacionar dos bases de datos con al menos un elemento común, supongamos que tenemos estas dos bases de datos, en las que el elemento en común es el nombre del trabajador y surge la necesidad de hacer una sola lista.

Para este tipo de problema utilizaremos una función llamada BuscarV. La función trabaja de la siguiente manera, busca dentro de la segunda base de datos un valor en comun con la primera, en este caso un nombre ya que lo encuentra trae de la segunda base de datos el valor asociado al nombre (Salario) a la primera base de datos, por lo que a la primera base de datos se importarían todos los salarios de la segunda base y tendría entonces los tres valores.

Veamos como funciona a) Lo primero que haremos es posicionarnos en la celda donde queremos que se inserte el dato de la otra base de datos

b) Posteriormente activaremos la función como ya se vio en los ejemplos anteriores es por medio del menú principal activando la ruta Insertar / Función o por medio del icono , desde donde aparecerá esta ventana: c) Desde esta ventana seleccionaremosla categoría de búsqueda y referencia y seleccionamos la función BUSCARV, posteriormente nos aparecerá la siguiente ventana que tendremos que llenar Página 44

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a) Valor buscado: es el valor que es común en ambas bases de datos en este caso el nombre, ahora si estamos posicionados en C2 la celda con el nombre que le corresponde es A2

b) Matriz Buscar En: Es la segunda base de datos donde se encuentra el valor que se va a importar a la primera base de datos, Es muy importante que al momento de seleccionar la matriz la primera columna que seleccionemos sea la que tiene el valor común y el valor que se va a importar debe estar a la derecha de esta columna aunque no necesariamente pegado a ella, si estos dos requisitos no se cumplen la formula no funcionara, correctamente y nos arrojara valores erróneos.

1

c) Indicador Columnas: Este numero indica a cuantas columnas se encuentra el valor que queremos que se importe iniciando a contar por la columna que tiene el valor en común en este caso el nombre, por lo que si queremos el salario este esta en la columna 2

2

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d)

Ordenado: En este caso solo hay

dos opciones “0” o “1” Cuando ponemos cero hace una búsqueda exacta de la palabra, cuando ponemos 1 hace una búsqueda exacta o aproximada de la palabra, esto es que siguiendo el alfabeto va a buscar la palabra que alfabéticamente este mas cerca de la palabra a buscar, para aplicar este criterio hay primero que ordenar la segunda base de datos por orden alfabético en la columna que tiene el valor común, para aplicar el valor de cero, no es necesario ordenar alfabéticamente e)Veamos ahora cual es el resultado de la formula, efectivamente en la base de datos a Juan le corresponde un salario de 1500 pesos, por lo que para completar todos los datos faltantes tendremos que copiar la formula para abajo, sin embargo, antes de copiarla debemos hacer un ajuste a la formula y este es poner con signos de pesos las letras y los números que representan el rango de la base de datos dos, esto es con el fin de dejar inmóvil el rango de la base de datos dos, esto lo veremos mas claro en la siguiente imagen. f)

Ahora si comparamos las barras de formulas de la imagen de arriba con la de abajo veremos que las direcciones de las celdas se mueven, esto es por que al copiar una formula hacia abajo esta formula toma valores nuevos que corresponden a su ubicación, pero en el caso de la referencia al rango de la segunda base de datos (Hoja2!$A$2:$B$13), este rango permanece constante es decir el rango Página 46

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Material para curso Básico de Microsoft Excel 2003 desde A2 hasta B:13 no se mueve, esto se debe a los signos de pesos que anclaron los valores de ese rango, ya que si este se hubiera movido ya no correspondería a la ubicación real de la segunda base de datos..

Por ultimo se harán algunas observaciones sobre esta formula: a) En el caso de la segunda base de datos, esta no puede contener repetidos valores en su columna común, es decir si la columna común es el nombre, el la segunda base de datos no podemos tener dos veces a jorge o dos veces a Adrián, ya que si este es el caso la función puede generar datos incorrectos. b) En el caso de la función BuscarH funciona de la misma manera que BuscarV, solo que ahora en lugar de ser columnas serán renglones y en lugar de que la matriz crezca hacia abajo, crecerá hacia la derecha, el renglón común en la segunda base de datos deberá ser el primero, y el renglón con los valores a importar deberá estar hacia abajo del renglón común.

Combinar formulas:

Como vimos en los anteriores ejemplos en excel podemos introducir formulas manuales y preestablecidas, sin embargo también podemos, combinar formulas.

Pongamos algunos ejemplos para ver como se combinan esta formulas Ingresos Egresos Balance 10/09/2005 1236 123 1113 Ingresos4563 Egresos Balance 11/09/2005 1456 3107 1236 12/09/2005 1254 123 1254 =+B2-C2 0 4563 =+B3-C3 13/09/2005 1258 1456 124 1134 1254 14/09/2005 1245 1254 126 =+B4-C4 1119 1258 =+B5-C5 15/09/2005 1256 124 127 1129 1245 16/09/2005 1236 126 139 =+B6-C6 1256 =+B7-C7 Totales 12048127 3349 8699 Página 47

Observamos en esta formula como se combinan dos sumas Aquí observamos la combinación de tres funciones, la función SI, SUMAR y CONTAR Elaboró: Ing. Salomón Saavedra

Material para curso Básico de Microsoft Excel 2003 1236 139 =+B8-C8 =+SUMA(B2:B8) =+SUMA(C2:C8) =+SUMA(B2:B8)-SUMA(C2:C8) Ingresos 1236 4563 1254 1258 1245 1256 1236 =+SUMA(B3:B9)

Egresos 123 1456 1254 124 126 127 139 =+SUMA(C3:C9)

Balance =+B3-C3 =+B4-C4 =+B5-C5 =+B6-C6 =+B7-C7 =+B8-C8 =+B9-C9 =+SUMA(B3:B9)-SUMA(C3:C9)

=+SI(B10>0,SUMA(B3:B9),CONTAR(B3:B9))

Para poder combinar funciones no lo podemos hacer desde la ventana de funciones sino que lo tenemos que hacer manualmente desde la celda, es decir escribir sobre la celda las funciones tal como aparecen en los ejemplos de arriba, esto al principio nos puede parecer difícil pero con la practica se hará una rutina sencilla, otro factor para poder hacer formulas combinadas es que debemos saber la sintaxis de las formulas, es decir que datos nos pide cada formula, por ejemplo la suma solo nos pide un rango de suma, pero la función SI nos pide tres datos, la condición, lo que hará si se cumple la condición y lo que hará si no se cumple la condición.

Filtros

Cuando tenemos una base de datos y necesitamos seleccionarsolo cierta información, podemos hacer esta selección por medio de una herramienta que se llama filtros, supongamos que tememos la siguiente base de datos, la cual cuenta con un aproximado de 500 registros y queremos saber lo siguiente:

a) Cuales fueron las 10 ventas mas grandes b) Cuanto se vendió del Articulo 1 c) Cuantas ventas fueron mayores a 5000 y menores de 10000 d) Que se vendió el día 07/09/2005 e) Cual fue la mayor venta del articulo 7 f) Cual es el articulo mas caro

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Toda esa información y mas la podemos obtener por medio de filtros, veamos ahora como activar los filtros y como manejarlos.

a) Lo primero que debemos hacer es seleccionar toda el área que contenga la base de datos b) Posteriormente y con el área seleccionada activaremos en el menú principal la ruta: Datos / Filtro / Autofiltro c) Una vez que hayamos activado este comando aparecerán al inicio de cada columna unas casillas con unas flechas, esto nos indica que ya están activados los filtros

Ya que están activados los filtros basta con posicionarse en una casilla y activarla con un clic izquierdo del ratón, inmediatamente nos aparecerá esta ventana: g)Desde esta ventana podemos ordenar ascendente o descendentemente la base de datos en según a la columna seleccionada h)Mostrar las diez cantidades mejores, que pueden ser las diez mas altas o las diez mas bajas i) Personalizar una filtración, esto lo veremos a detalle mas adelante j) Filtrar solo un articulo

k)Una vez filtrada una base de datos esta aparecerá cono se muestra, observemos que la secuencia de renglones no es continua, ya que los renglones que no cumplían con el criterio de filtración fueron ocultados l)

Una vez que se filtra una columna, se puede observar que el triangulo y los renglones toman un color azul, esto indica que la columna esta filtrada, sin embargo para hacer filtros mas sofisticados podemos seguir filtrando las demás columnas, en este Página 49

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Material para curso Básico de Microsoft Excel 2003 caso se filtro por fecha del 02-09-05 pero ahora queremos filtrar únicamente las ventas del articulo 2 de ese día, por lo que debemos filtrar ahora la columna B, observamos que tanto la columna A como la B, tienen su casilla azul, lo que indica que el filtro esta activado para en ambas columnas m) En el caso anterior el filtro fue en dos columnas, pero si deseamos volver a la situación inicial para realizar otra filtración con parámetros distintos, deberemos seleccionar el filtro de la columna activado y seleccionar (Todas), de esta forma se desactivará el filtro en esa columna, esta operación la debemos hacer en cada columna que este filtrada, antes de empezar un nuevo criterio de filtración n) Para quitar los filtros debemos seleccionar otra vez el área y volver a activar la ruta Filtro / Autofiltro

Datos /

Veamos ahora como filtrar de forma personalizada: Cuando elegimos una columnay la filtramos por Personalizar, nos aparecerá esta ventana,

a) Desde esta ventana tenemos varias opciones como son: Mayor que, Menos que, Contiene, No contiene, Igual a, No es igual a, etcétera, delante de esto tenemos una barra donde colocar el valor el cual puede ser un numero o un texto. b) Tenemos dos valores lógicos que son “Y” y “O”, los cuales indican que si elegimos dos criterios, se tendrá que cumplir Uno Y el Otro o Uno O el Otro c) Y del lado derecho pondremos los valores que sedeben cumplir. d) En el caso de la ventana se filtraran todos los valores que sean mayores a 10 y menores a 52 es decir todos los valores que estén entre el 11 y el 51

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Proteger hoja de trabajo:

Cuando se requiere hacer un documento de seguridad, en el que los demás usuarios no puedan alterar ciertas celdas o manipular cierta información, hacemos uso de los comandos bloquear hojas, veamos como hacer esto.

Para proteger o bloquear una hoja de trabajo contra escritura y cualquier tipo de modificación lo primero que haremos es posicionarnos en la hoja de trabajo y activar la ruta del menú principal Herramientas / Proteger / Proteger Hoja, una vez que hagamos esto aparecerá la siguiente ventana:

Desde esta ventana podremos activar: a) Una contraseña para desbloquear o desproteger la hoja de trabajo b) Definir que es lo que los demás usuarios tienen permitido hacer en la hoja de trabajo y que tienen restringido. c) Una vez que definamos todos los parámetros daremos aceptar y listo la hoja estará protegida contra cualquier alteración.

Para desproteger la hoja de trabajo debemos seguir la ruta del menú principal Herramientas / Proteger / Desproteger Hoja, se nos requerirá la contraseña con la que protegimos la hoja y al introducirla de inmediato se desprotegerá o desbloqueará la hoja.

Desproteger rangos definidos en una hoja protegida:

Cuando queremos que en una hoja de trabajo existan ciertas celdas que los usuarios puedan modificar y ciertas celdas que permanezcan bloqueadas, como en el siguiente ejemplo: en el que nos interesa que los usuarios puedan dar de alta sus datos personales pero que no puedan modificar los valores de las demás celdas, es decir que solo puedan escribir en las celdas B3, B5, B7, B9, B11 y B13, y tengan restringido el poder modificar las demás celdas, lo que debemos de hacer es lo siguiente.

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Activar la ruta del menú principal Herramientas / Proteger / Permitir que los usuarios modifiquen rangos, Activada esta ruta nos aparecerá la siguiente ventana:

el

Desde esta ventana apretaremos nuevo para definir rango que vamos a mantener libre de protección, seguido nos aparecerá la siguiente ventana: Desde esta ventana elegiremos los rangos de las celdas que queramos mantener libres de protección, en este caso no pondremos protección, aunque puede ponerse sin embargo al querer modificar un usuario estas celdas le pedirá contraseña, observemos que como son celdas separadas las separamos con una coma si fuera un rango corrido estaría separado con dos puntos es decir B3:B13 que indica un rango desde B3 hasta

B13.

Ya definidos los rangos daremos aceptar y nos aparecerá la siguiente ventana, desde donde podemos definir un nuevo rango, modificar o eliminar uno existente.

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Material para curso Básico de Microsoft Excel 2003 También desde esta pantalla procedemos a proteger la hoja apretando el botón de Proteger Hoja, desde aquí daremos una contraseña de protección y listo, ahora la hoja estará protegida y solo se podrá escribir sobre la celdas que mantuvimos libres de protección.

Hipervinculos: Un hipervínculo es una liga como se vio el en curso de internet, Internet funciona principalmente con hipervínculos o links que son ligas que nos llevan de un lugar a otro, existen tres tipos diferentes de hipervínculos: a) Hipervínculo hacia internet, es una liga que por lo regular nos conecta a una página de internet o a una dirección especifica de internet. b) Hipervínculo hacia otro documento, es una liga que nos manda a un documento externo que puede ser cualquier documento personal, una carpeta o un ejecutable, dentro de nuestra computadora o incluso en la red interna de nuestra empresa c) Hipervínculo interno, es una liga que nos manda hacia otra parte del mismo documento, por ejemplo si estamos en la celda A1 de la Hoja 1 y hacemos un hipervínculo para la celada C20 de la hoja 3 al presionar el hipervínculo este de inmediato nos trasladará a la página la celda C20 de la hoja 3.

Veamos ahora como hacer cada uno de estos hipervínculos.

Hipervínculo hacia internet.

Por lo regular la versión de office 2003 tiene integrada una función que hace esta clase de hipervínculos en automático, basta con escribir dentro de una celda la dirección por decir www.banorte.com.mx y dar enter y de inmediato la maquina lo transformará en un hipervínculo (lo pone de otro color, subrayado y al colocar el puntero sobre el texto nos aparece una manita) que nos lleva hacia esa página, en caso de no estar activado ese comando tendremos que hacerlo de la siguiente manera, entrando al menú principal y siguiendo la ruta Herramientas / Opciones de auto corrección / Auto formato mientras escribe y activando la casilla de verificación Rutas de red e internet por Hipervínculos.

Sin embargo también podemos hacer manualmente un hipervínculo a internet y en este caso lo que debemos hacer es: a) Escribir un titulo para el hipervínculo en una celda, por ejemplo Acceso a Banorte b) Posteriormente seleccionamos la celda

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Material para curso Básico de Microsoft Excel 2003 c) Ya seleccionado nos vamos al menú principal y activamos la ruta Insertar / Hipervínculo o activamos el comando rápido alt + control + K y nos aparecerá una ventana d) Desde esta ventana tecleamos la dirección de internet y presionamos aceptar y listo nuestro hipervínculo estará hecho.

Hipervínculo hacia otro documento: Son casi los mismos pasos que en el anterior hipervínculo, veamos: a) Escribir un titulo para el hipervínculo, por ejemplo Curso de computación b) Posteriormente vamos a seleccionar la celda

c) Ya seleccionada nos vamos al menú principal y activamos la ruta Insertar / Hipervínculo o activamos el comando rápido alt + control + K y nos aparecerá una ventana d)

y

Desde esta ventana seleccionamos la ubicación nombre del archivo y damos aceptar

el

Hipervínculo interno: Un hipervínculo interno es una liga que nos va a desplazar a otra parte del mismo documento, por ejemplo a la celda H30 de la hoja 3, veamos como hacer esta clase de hipervínculo a) Escribir un titulo para el hipervínculo, por ejemplo Liga a la hoja 3 b) Posteriormente vamos a seleccionar la celda

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Material para curso Básico de Microsoft Excel 2003 c) Ya seleccionada nos vamos al menú principal y activamos la ruta Insertar / Hipervínculo o activamos el comando rápido alt + control + K y nos aparecerá esta ventana Observemos que es la misma d) ventana que la anterior sin embargo estamos en la solapa de Lugar de este documento, ahora elegimos la hoja de trabajo a la que deseamos que nos lleve el hipervínculo, en este caso Hoja3 y escribimos la dirección de la celda a la que queremos ir en este caso H30, damos aceptar y listo

Insertar Objetos e imágenes: En el manual de internet vimos algo de cómo insertar imágenes, ahora vamos a ver como insertar cualquier imagen, venga de internet o no. a) Lo primero es ir a la ruta Insertar / Imagen b) Veamos las dos primeras opciones ya que las otras las veremos mas adelante

Imágenes prediseñadas: Estas imágenes, son imágenes que la computadora ya tiene cargadas por default, hace ya un tiempo cuando no existía o no era tan popular el internet teníamos que conformarnos con estas imágenes e incluso comprar imágenes aparte, si ese era nuestro negocio, pero ahora ya están pasando de moda, sin embargo veamos algo de ellas: La ruta como ya lo vimos es Insertar / Imagen / Imágenes prediseñadas, al activar esta ruta nos saldrá la siguiente ventana: Desde esta ventana seleccionamos Todas las colecciones, dentro de “buscar en” y en “los resultados deben ser” seleccionamos imágenes y fotografías y presionamos el botón buscar, al poco tiempo la ventana cargará muchas imágenes, de las cuales muchas son basura pero otras no.

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Material para curso Básico de Microsoft Excel 2003 Una vez que seleccionamos una imagen con darle un clic izquierdo en la imagen bastará para insertarla en el documento de Excel sin embargo al seleccionar la imagen te va a aparecer una flecha al lado de la misma, donde podrás escoger algunas opciones más, que si tienes curiosidad puedes revisar y experimentar con ellas.

Imágenes importadas desde archivo: Como ya hemos visto en el curso de internet podemos guardar imágenes como archivos independientes, ahora dentro de nuestra computadora podemos tener archivos de imágenes bajadas de internet, escaneadas, fotografías de cámara digital, etc.

Pues todas estas imágenes contenidas en la computadora en forma de archivo son susceptibles a ser utilizadas en un documento de Word, la forma de hacerlo es la siguiente Activamos la ruta Insertar / Imagen / Desde archivo, ahora nos aparecerá la siguiente ventana: Desde esta ventana escogemos la imagen que vamos a insertar y ya sea que demos doble clic o simplemente apretemos el botón de insertar y listo la imagen será insertada en el documento

Es bueno decir que antes de insertar cualquier imagen se debe posicionar el cursor exactamente en la posición donde quiere uno la imagen, por que si no, la imagen se pondrá en otro lugar muy diferente al deseado.

Formato de imagen: Una vez que insertamos la imagen tendremos que ajustarla a nuestro documento, ya que muy difícilmente tendrá el tamaño y la presentación que queremos, pues bien a todo esto se llama darle un formato a la imagen, para iniciar con el formato lo primero que debemos de hacer es activar el menú secundario colocando el puntero dentro de la imagen y dando un clic derecho, dentro de este menú secundario elegiremos la opción de formato de imagen, después de los cual nos aparecerá esta ventana: En esta solapa (Imagen), podemos: a) Recortar la imagen, es decir, eliminar la parte de la imagen que no nos sirva. b) Podemos cambiar el color de la imagen, transformarlo a tonos de gris, marca de agua o blanco y negro c) Podemos modificar el brillo y contraste de la imagen para mejorar su aspecto Página 56

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En la segunda solapa (Tamaño) podemos modificar lo siguiente: a) El tamaño de la imagen b) El ángulo con respecto a su horizontal c) En el caso de tener activo Bloquear relación de aspecto, si modificamos al largo se modificará el ancho en forma proporcional es decir la imagen permanecerá sin deformaciones en caso contrario el largo y ancho son independientes d) Si activamos proporcional al tamaño original de la imagen, la figura guardará esta relación ancho-largo en todos los tamaños

Por ultimo en la tercera solapa (Colores y líneas) podemos modificar lo siguiente: a) El color del fondo de la imagen b) El color de línea del marco No en todos los casos se pueden cambiar estas dos características, eso depende mucho de la imagen.

Se recomienda al alumno insertar una imagen en un documento y experimentar con todas las características del formato de imagen, para que vea las opciones que este formato tiene.

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Organigramas: El organigrama es un grafico que representa el nivel jerárquico de las personas dentro de una organización o grupo de trabajo, en excel existe una herramienta para hacer este tipo de gráficos de forma rápida y con diferentes tipos de formatos veamos como hacerlos: a) Lo primero que se debe hacer es seguir la ruta del menú principal Insertar / Imagen / Organigrama b) Ahora se insertará en automático un dibujo con un organigrama básico y una barra de herramientas como a continuación se muestra:

Una vez que hemos insertado un organigrama veamos como modificarlo para que se ajuste a nuestras necesidades: Este icono sirve para construir la estructura del organigrama, tiene tres opciones que son Ayudante, Compañero y Subordinado, en este caso si elegimos el nivel de hasta arriba el ayudante, el compañero y el subordinado serian como en el dibujo:

Con este icono lo que haremos es cambiar la forma general del organigrama, tal como se observa en los dibujos

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Con este icono seleccionaremosuna plantilla del organigrama tal como se observa en los dibujos

Word arts: Los Word arts son diseños de texto predefinidos por el programa y que nos sirven para hacer mas vistoso un texto, hay que aclarar que el Word art es solo para una frase sencilla y no para aplicarlo a toda un hoja o un parrafo.

Para aplicar un Word art lo primero que haremos será activar la ruta Insertar / Imagen / Word art o activar el icono

, de esta forma nos aparecerá una ventana como la siguiente: En esta ventana, elegimos un diseño que sea de nuestro agrado y damos aceptar, posteriormente nos aparecerá otra ventana

En esta venta escribimos la frase que deseemos, podemos también cambiar el tipo de letra, tamaño de letra y letra cursiva o negrita si lo deseamos, ya que tengamos configurado el texto a nuestro gusto damos aceptar, y listo ya tenemos nuestro Word art Página 59

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En caso de que el Word art no nos haya gustado podemos modificar algunas cosas, basta con posicionar el cursor sobre el diseño, activar el menú secundario y elegir la opción: mostrar barra de herramientas de Word art, activada esta opcion aparecerá una ventana como esta:

Sirve para hacer un nuevo Word Art Trae nuevamente la tabla de texto para que podamos modificar los que escribimos Nos permite cambiar de modelo o plantilla un Word Art Nos permite cambiar color, tipo de letra y tipo de imagen (atrás de texto, en cuadrado, delante de texto) etc.

Nos permite darle una forma diferente al Word Art Permite que tanto las mayusculas como las minusculas tengan la misma altura Cambia el texto a forma vertical u horizontal alinea el texto al centro, izquierda o derecha Acorta o extiende el espacio entre caracteres Por lo tanto después de modificar el Word art podría quedarnos algo así

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Auto formas y Diagramas Las auto formas como su nombre lo indica son formas predefinidas que podemos aplicar en diagramas, notas, letreros, para resaltar algo, etc..

La manera de traer una auto forma a nuestro documento de excel es la siguiente: a) Activamos la ruta Insertar / Imagen / Auto forma, o por medio del icono que esta en la barra de herramientas, posteriormente nos aparecerá una ventana donde tendremos las siguientes opciones: Tabla de flechas, sirven para conectar o señalar objetos

Tabla de conectores, estos conectores sirven en diagramas de flujo para conectar recuadros o formas en una secuencia

Tabla de formas, tiene usos multiples

Tabla de formas, tiene usos multiples

Tabla de formas para diagramas de flujo

Tabla de formas, tiene usos multiples

Tabla de formas, tiene usos miltiples

El ultimo icono trae otras formas que también pueden usarse

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Al momento de elegir una forma pasará lo siguiente: a) Elegimos la forma que queramos

b) En este momento el puntero se volverá una cruz, para dibujar la figura lo que debemos hacer es apretar el botón izquierdo del ratón y mantenerlo apretado mientras arrastramos el ratón a otra ubicación, de esta manera veremos que podemos manipular el largo y ancho de dibujo, en el momento en que soltemos el botón izquierdo la figura la figura se acabara de formar:

c) Cuando hacemos varias figuras y por algún motivo queremos unirlas debemos hacer uso de los conectores, para entender como funcionan: 

Dibujamos dos figuras



Teminando de dibujarlas escogemos un conector como por ejemplo este

y lo

activamos 

Con el cursor nos dirigimos a la silueta del primer dibujo y veremos que aparecen cuatro puntos azules uno en cada lado



Dirigimos el cursor hacia uno de estos cuatro puntos y damos clic izquierdo Página 62

Elaboró: Ing. Salomón Saavedra

Material para curso Básico de Microsoft Excel 2003 

Ahora dirigimos el cursor hacia la otra figura y al tocar su silueta aparecerán los puntos azules



Dirigimos el cursor hacia uno de ellos y damos otro clic izquierdo y listo el conector se habrá completado

d) La formas también pueden tener un formato de fondo y texto, la forma de hacerlo es seleccionando la forma, activando su menú emergente y seleccionando Formato de autoforma, una vez seleccionado podemos modificar el fondo, el texto lo modificaremos seleccionando directamente el texto y dandole formato directamente con los iconos de la barra de herramientas.

Salomón

e) Veamos por ultimo algunos ejemplos de donde utilizar las autoformas:  Documento que acredita la nacionalidad y edad del individuo

 Diagrama de elaboración de un pastel Página 63

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