Manual Excel 2000 by Fernando Caballero

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Excel 2000 Professional M贸dulo B谩sico

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Excel Básico

INDICE GENERAL MICROSOFT EXCEL 2000 PROFESSIONAL EXCEL 2000 BÁSICO LECCIÓN 01: INTRODUCCIÓN A EXCEL 2000 ................................................................ 03 Introducción La ventana principal Los menús de Excel El primer libro Salir de Excel

LECCIÓN 06: FÓRMULAS ...................................... 47 Sintaxis Referencias Referencias a otras hojas Mover y copiar fórmulas Rótulo y nombre LECCIÓN 07: TRABAJO CON FUNCIONES ....... 57

LECCIÓN 02: LIBROS DE TRABAJO ................... 09 Conceptos generales Desplazamiento Insertar y eliminar hojas Mover y copiar hojas Guardar archivos

Funciones Autosuma Pegar función Funciones sugeridas Insertar referencias Funciones animadas

LECCIÓN 03: INTRODUCCIÓN DE DATOS ....... 17

LECCIÓN 08: FORMATO DE CELDAS ................ 63

Conceptos fundamentales Forma de introducir datos Introducir número y texto Introducir fechas Llenado de celdas adyacentes Creación de series Creación de tendencias

Introducción Anchura y altura de celdas Alineación de datos Fuente de texto Borde y rellenos

LECCIÓN 04: EDICIÓN DE UNA HOJA .............. 25

Formatos de números Formatos personalizados Formatos condicionales Estilos Autoformato

Edición de celdas Copiar y mover celdas Insertar y eliminar celdas Pegado especial Buscar y reemplazar LECCIÓN 05: ORGANIZAR E IMPRIMIR HOJAS .......................................................................... 35 Ventanas Paneles Revisar ortografía Configurar página Saltos de página Imprimir

LECCIÓN 09: FORMATOS DE CELDAS (II) ....... 71

LECCIÓN 10: CREACIÓN GRÁFICOS ................. 81 Introducción Conceptos generales Gráficos incrustados Hojas de gráfico Selección de elementos Agregar datos APÉNDICE

I: FORMATO DE FECHA CON CUATRO DÍGITOS PARA LOS AÑOS.

APÉNDICE II: FORMATO DE MONEDA. EL EURO.

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Introducción a Excel 2000 1.1. INTRODUCCIÓN Una hoja de cálculo es una aplicación que permite la introducción de datos y la obtención de resultados a partir de su análisis, de forma que nos ayuden a la hora de tomar decisiones en la empresa.

La posibilidad de incorporar fórmulas complejas, de representar gráficamente los datos introducidos y de realizar el análisis de qué sucedería si variamos algún parámetro de nuestro modelo, hacen de una hoja de cálculo una herramienta indispensable en entornos económicos o administrativos. Excel 2000 es una hoja de cálculo potente y sencilla. Su principal cualidad es la de incorporar elementos que permiten un análisis de los datos desde casi cualquier punto de vista sin que ello implique dificultad en su manejo. Tareas como la creación de presupuestos, cálculos de facturas, impuestos y otras más complejas, como el análisis de inventarios, análisis de ventas o análisis estadísticos son más sencillas en un entorno como el de Excel 2000. Además, las aplicaciones que pertenecen a la familia Office 2000 permiten preparar documentos para trabajar en Internet.

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Éste también es el caso de Excel, donde el poder guardar una hoja de cálculo en formato HTML permite publicarla como una página Web en la World Wide Web de Internet.

1.2. LA VENTANA PRINCIPAL

Como cualquier otra aplicación Windows, Excel 2000 (a partir de ahora simplemente Excel) se inicia a través del menú Inicio. Busque el elemento en la carpeta Programas que identifique esta hoja de cálculo y, al elegirlo, se cargará la aplicación. Si es un usuario asiduo de Excel, debería crear un acceso directo al mismo de forma que su inicio sea más rápido. Al iniciar Excel, aparece su ventana principal, con la que trabajaremos a lo largo del curso. Dentro de ella se abre una ventana de libro cuyo nombre figura en el título de la ventana principal (Libro nº). Excel ya está preparado para la introducción de datos, fórmulas, la creación de gráficos, etc., utilizando el libro nuevo que aparece en pantalla o recuperando uno que haya creado con anterioridad y que tenga guardado. Antes de centrarnos en las posibilidades que nos ofrece Excel para el cálculo, presentación e introducción de datos, fijémonos en los distintos elementos que se visualizan en su ventana principal.

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En la parte superior de la ventana aparece la llamada barra de título. En ella se indica el libro que está utilizando en Excel. Excel asigna inicialmente el nombre Libro 1, Libro 2, etc., a los libros que se van creando. Lógicamente usted podrá cambiar dichos nombres. Seguidamente puede ver la zona de la ventana donde se sitúan las barras de herramientas. Inicialmente Excel aparece con la barra de menús (que es tratada como una barra de herramientas más) y las barras de herramientas Estándar y Formato.

Las barras de herramientas permiten acceder rápidamente a los comandos de la aplicación. En la mayoría de casos habrá un botón en una barra de herramientas y un comando equivalente en la barra de menús. En otros casos sólo podrá realizar la acción a través de la barra de herramientas adecuada. Seguidamente puede ver la llamada área de edición. En esta parte de la ventana destaca, a su izquierda, el cuadro de nombres que permite un desplazamiento rápido a cualquier posición de la hoja. A su derecha está la barra de fórmulas donde introducirá los datos o funciones que desee. La parte central de la ventana, que ocupa la mayoría de ésta, es la zona de datos. Está dividida en filas (1, 2, 3,.... ) y columnas (A, B, C, ...). A la intersección de una fila con una columna se le llama celda que es el rectángulo donde usted puede introducir datos o fórmulas. Para identificar una celda, por lo tanto, deberá indicar tanto su columna como su fila (Al, A2, B5,...). En esta zona aparecen las barras de desplazamiento, que permiten situarnos en cualquier parte de la hoja de cálculo. Finalmente aparece la barra de estado en la parte inferior de la ventana. En esta zona Excel le informa de algunos detalles, como el estado en el que se encuentra (introduciendo datos, realizando una copia de celdas, etc.) y la situación de algunas teclas como [ Bloq Mayús], [Bloq Num], etc...,

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1.3. LOS MENÚS DE EXCEL

El menú principal de Excel contiene la mayoría de las acciones que es posible realizar con esta hoja de cálculo. Estas acciones podrán realizarse utilizando la opción de menú o con un botón equivalente en una barra de herramientas. Vamos a ver de forma general para qué sirven las distintas partes del menú principal de Excel. -

Menú Archivo: desde este menú podemos, entre otras cosas, abrir un libro, cerrarlo, guardarlo, imprimirlo o abandonar Excel. También podrá acceder a la nueva característica Guardar como página Web desde este mismo menú.

Menú Edición: permite copiar, mover o borrar celdas y, además, rellenarlas con un valor. También aparecen los comandos Buscar y Reemplazar con los que podrá encontrar y/o sustituir un elemento por otro.

Menú Ver: proporciona la posibilidad de cambiar el aspecto de la ventana que muestra Excel. Podrá ver cómo va a imprimirse una hoja de cálculo a través de la vista previa de salto de página.

Menú Insertar: proporciona la posibilidad de insertar celdas, hojas, saltos de página, nombres, funciones, comentarios, gráficos, etc. En definitiva, cualquier elemento que pueda tener en su hoja de cálculo.

Menú Formato: con este menú, podemos cambiar el aspecto de las celdas o del elemento que hayamos seleccionado previamente. Si no ha seleccionado nada, el formato sólo afectará a la celda en la que se encuentre.

Menú Herramientas: desde este menú podrá hacer una revisión ortográfica, una auditoría o realizar trabajos con marcos, entre otras muchas cosas.

Menú Datos: proporciona utilidades de bases de datos, como manejo de listas, ordenación de tablas y acceso a datos. Además podrá mostrar la hoja de una forma resumida o esquemática.

Menú Ventana: permite reorganizar ventanas o activar la ventana especificada. La lista de libros abiertos se presenta al final de este menú.

Menú Ayuda (?): proporciona información sobre aprendizaje y uso de Microsoft Excel. Se incluye la posibilidad de llamar al Ayudante de Office.

Como ya comentamos al principio del capítulo, existen unos botones que permiten acceder a algunas opciones del menú de un modo más rápido.

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Así, por ejemplo, el botón

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es equivalente a la opción del menú Archivo / Abrir.

Existe otro tipo de menús: los llamados menús contextuales. Aparecen al hacer clic con el botón derecho del ratón en un determinado objeto.

Dicho tipo de menú permite acceder de una forma rápida a las acciones más usuales que se realizan sobre el objeto que ha pulsado. Por ello el menú que aparece depende de dicho objeto. En definitiva, Excel permite realizar sus distintas funciones y comandos de diferentes formas: a través de un menú desplegable, con un botón de una barra de herramientas o con el menú contextual de un determinado objeto. Lo importante es que usted conozca que tiene a su disposición estas posibilidades y las utilice cuando lo necesite.

1.4. EL PRIMER LIBRO

Este capítulo sirve para que tenga una idea de cómo se trabaja en Excel, pero sin pretender que aprenda los conceptos que se introducen. A lo largo del curso podrá aprender y practicar todo lo que en este capítulo ni siquiera se explica. En el curso en pantalla verá cómo seleccionar celdas, introducir datos o fórmulas y con qué sencillez se puede crear un gráfico a partir de los datos de la hoja de cálculo. Podrá ver cómo la existencia de asistentes facilita en gran medida el proceso, que de otra forma sería mucho más complejo de llevar a cabo. Ésta es la filosofía de Office.

1.5. SALIR DE EXCEL Para salir de Excel una vez hemos terminado el trabajo, puede seleccionar la opción Salir del menú Archivo. También es posible abandonar Excel mediante cualquiera de los modos normales de cerrar una ventana de Windows. Si usted no ha realizado cambios en el libro de trabajo, Excel se cerrará y saldrá al escritorio de Windows. Sin embargo, si ha realizado alguna modificación, se le preguntará si desea guardar los cambios. Si responde que no, se perderán los cambios que realizó desde la última vez que grabó.

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Libros de Trabajo 2.1. CONCEPTOS GENERALES

Cuando trabaje en Excel, siempre lo estará haciendo en un determinado libro. En Excel los archivos son llamados libros, debido a que son los recipientes donde se guardan las hojas de cálculo. Por lo tanto, es lo mismo hablar de un archivo de Excel que de un libro de Excel. Así, un libro de Excel puede contener distintas hojas de cálculo, identificadas a partir de sus etiquetas (Hoja1, Hoja2, ...), que es donde usted introducirá los datos y el resto de elementos que se pueden insertar. Al iniciar Excel, se encontrará con un libro nuevo de trabajo en el que podrá ver tres etiquetas de hoja de cálculo, número de hojas predeterminado para los libros. Si desea un número diferente de hojas de cálculo para los nuevos libros, no tendrá más que especificarlo en la ficha General del cuadro de Opciones (menú Herramientas). A partir de ese momento, todos los libros que se creen tendrán dicho número de hojas de cálculo. De todas formas, usted puede insertar nuevas hojas de cálculo en un libro siempre que lo necesite. Como ya sabe, una hoja de cálculo no es más que una cuadrícula compuesta por filas y columnas. El lugar donde realmente se pueden introducir datos es la celda, que es la intersección entre una determinada fila y una determinada columna. El nombre de las columnas sigue el siguiente orden: A .. Z, AA .. BA .. BZ, así hasta la columna IV. En cuanto a las filas, se dispone de hasta 65.536. Por tanto, la última celda de una hoja de cálculo de Excel será la IV65536.

2.2. DESPLAZAMIENTO

Desplazamiento en una hoja de cálculo: Para visualizar cualquier punto de la hoja de cálculo, puede utilizar las barras de desplazamiento horizontal y vertical. Si lo que desea es situar la celda activa en un punto específico de la hoja, debe utilizar el ratón o determinadas combinaciones de teclas.

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Si utiliza el ratón y la celda a la que quiere acceder está visible, sólo tiene que pulsar con el ratón sobre ella. Si la celda no está visible, primero debe visualizarla utilizando las barras de desplazamiento y, una vez visible en pantalla, hacer clic sobre ella. Para acceder a una celda mediante teclado, existen las siguientes posibilidades: -

Teclas de dirección: desplazan una posición la celda actual.

[RePág], [AvPág]: desplazan una ventana hacia arriba o hacia abajo respectivamente.

[Inicio]: sitúa la celda activa en la columna A.

[Ctrl] + [Inicio]: sitúa la celda activa en la posición de celda A l.

[Ctrl] + [Fin]: posiciona la celda activa en la última celda con datos de la hoja.

Para situarse en una determinada celda existe también la orden Ir a, situada en el menú Edición, a la que también se tiene acceso mediante la combinación de teclas [Ctrl] + [I] o la tecla [F5]. Otra forma de acceso es utilizando el Cuadro de nombres, en el que se puede introducir la dirección o referencia a la que se desea acceder y después pulsar [Intro]. Este cuadro además nos permite introducir un nombre que será utilizado para referenciar la celda activa o el grupo de celdas seleccionadas en el momento de crear el nombre. Desplazamiento en un libro de trabajo: Para desplazarse por las diferentes hojas de que consta un libro, se dispone de los botones de desplazamiento, que sirven para mostrar las distintas etiquetas de las hojas. Estos botones están situados a la izquierda de la barra de desplazamiento horizontal.

Los botones de desplazamiento sirven únicamente para mostrar las diferentes etiquetas de las hojas. Para activar una hoja, debe hacer clic en su etiqueta. También es posible acceder a las diferentes hojas mediante el teclado: -

[Ctrl] + [AvPág]: Pasa a la siguiente hoja [Ctrl] + [RePág]: Pasa a la hoja anterior.

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Por otra parte, podrá saber en qué columna y fila se encuentra en todo momento ya que, al situarse en una determinada celda, Excel destaca su título de columna y de fila. Además, en el cuadro de nombre también aparece el nombre de la celda, que inicialmente es su referencia (Al, B1, etc.)..

2.3. INSERTAR Y ELIMINAR HOJAS

En un libro de trabajo se pueden insertar o eliminar hojas fácilmente. El número máximo de hojas que puede contener un libro depende de la memoria disponible del ordenador. A la hora de insertar o eliminar hojas, el proceso puede hacerse bien para una única hoja o bien para un conjunto de hojas

En cualquiera de los casos es necesario seleccionar la/s hojas/s previamente. Si sólo desea seleccionar una única hoja, pulse en su etiqueta, pero si desea seleccionar más de una hoja, deberá seguir las siguientes instrucciones: -

Si lo que desea es seleccionar dos o más hojas adyacentes, pulse sobre la etiqueta de la primera y, manteniendo pulsada la tecla [Mayús], haga clic en la última hoja.

Si las hojas no son adyacentes, el proceso es similar, pero manteniendo presionada la tecla [Ctrl] en lugar de [Mayús] y haciendo clic en las distintas hojas.

También puede seleccionar todas las hojas de un libro mediante el menú contextual de una etiqueta de hoja de cálculo.

Para insertar un determinado número de hojas, seleccionaremos tantas etiquetas como hojas deseemos insertar y después elegiremos en el menú Insertar la opción Hoja de cálculo. Las nuevas hojas aparecerán a la izquierda de la primera etiqueta seleccionada. Para eliminar hojas, seleccionaremos las etiquetas de las hojas a suprimir y elegiremos del menú de Edición el comando Eliminar hoja. También se pueden insertar o eliminar hojas usando el menú contextual de la etiqueta de la hoja. Cuando insertamos una hoja, ésta se convierte en la hoja activa; si lo que hacemos es suprimirla, la hoja de la derecha se convierte en la hoja activa.

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El nombre de una etiqueta de hoja puede tener un máximo de 31 caracteres, permitiéndose espacios en blanco. Sin embargo, existen ciertas restricciones, como no escribirlo entre corchetes [ ] o utilizar los caracteres /, \, ? y *. Para cambiar el nombre de una etiqueta, haga doble clic sobre ella y escriba el nuevo nombre. El cambio de nombre de hoja también se puede realizar desde la opción Cambiar nombre... de su menú contextual.

2.4. MOVER Y COPIAR HOJAS

Excel proporciona la posibilidad de reorganizar las hojas de un libro de trabajo, así como mover hojas a otros libros e incluso a libros nuevos. También se pueden copiar fácilmente hojas dentro de un libro de trabajo en otro libro existente o en uno nuevo. A continuación se describen los procesos de mover y copiar hojas. MOVER HOJAS: Se selecciona la etiqueta y se arrastra por la fila de etiquetas. Un triángulo negro nos indica la posición donde se inserta la hoja. Para situarla en la posición elegida, soltaremos el botón del ratón. Este mismo procedimiento se puede realizar seleccionando varias hojas a la vez. Si el libro destino de la hoja (ya sea al moverla o al copiarla) está visible en pantalla, podrá arrastrar la hoja a dicho libro y soltarla en el mismo, produciéndose el efecto deseado, es decir, mover o copiar la hoja de cálculo. En una próxima lección aprenderá a mostrar más de un libro a la vez en pantalla. Para mover hojas de un libro de trabajo a otro, se seleccionan las hojas a mover y se elige el comando Mover o copiar hoja del menú Edición. Está opción muestra un cuadro de diálogo en el que se selecciona el libro de trabajo destino (incluso uno nuevo) y el lugar donde se desea colocar las hojas. COPIAR HOJAS: Con el mismo procedimiento de arrastre del ratón que utilizamos para mover, podemos crear una copia si se mantiene la tecla [Ctrl] pulsada al mismo tiempo.

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También, al igual que con mover, podemos utilizar la opción Mover o copiar hoja del menú Edición; pero en esta ocasión deberemos activar la casilla Crear una copia. Si en el libro de trabajo destino existe una hoja con el mismo nombre que la hoja que vamos a copiar o mover, Excel le cambia el nombre añadiéndole un número para diferenciarla.

2.5. GUARDAR ARCHIVOS Una vez haya acabado de trabajar con un libro, el paso siguiente es guardarlo en disco para poder recuperarlo en otro momento. Si el libro es nuevo, deberá asignarle un nombre al guardarlo. Para ello, seleccione en el menú Archivo la opción Guardar como.

El cuadro Guardar como es muy parecido al de Abrir, teniendo que indicar el nombre del libro y el formato con el que quiere que se guarde. Por defecto, el documento se graba con el formato de Libro de Excel, con la extensión .xls, aunque en la lista Guardar como tipo de este cuadro de diálogo puede elegir formatos distintos para ser leídos por otras aplicaciones. Por ejemplo, se le permitirá guardar los archivos con el formato de versiones anteriores, de forma que pueda utilizar el documento en una versión anterior de Excel.

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Esto es muy útil. En muchas organizaciones coexisten diversas versiones de una misma aplicación. Así, usted podría ser uno de los afortunados que disponen de Excel 2000, pero tener que pasar un libro a un compañero que sólo dispone de Excel 95. La solución es sencilla: guardar el libro con el formato de Excel 5.0/95, con lo que su compañero podrá abrir el documento, aunque deberá tener en cuenta que perderá las características especiales de Excel 2000 que no aparecen en versiones anteriores. Además, es posible guardar el libro con dos formatos distintos a la vez. Esto se conoce como el formato dual.

El tipo de archivo Libro de Microsoft Excel 97/2000 y 5.0/95 permite guardar el libro para que se pueda abrir tanto en Excel 5.0, Excel 95, Excel 97 y Excel 2000. De esta forma, las características nuevas siguen estando disponibles siempre que abra el libro con Excel 2000. Tenga en cuenta que esto supone una mayor ocupación de espacio en disco, por lo que sólo es adecuado cuando realmente sea necesario. Si desea conocer qué características de Excel 2000 se perderán al guardar el libro en un formato distinto, utilice la ayuda, como aprendió en una lección anterior. El resto de características del cuadro de diálogo Guardar como es muy parecido al del cuadro Abrir.

Así, en el campo Guardar en se indica la ubicación donde se guardará el libro. Puede acceder a cualquier lugar de su disco duro o de cualquier otra ubicación a través de esta lista y el botón Subir un nivel . ó puede guardar el documento en las carpetas Favoritos y Carpetas Web, con el significado que esto tiene. Para ello utilice la barra de Direcciones. Finalmente, comentarle algunas opciones que se establecen para el proceso de guardar un libro. Estas opciones se establecen a través del comando Opciones generales del menú Herramientas que se sitúa en el mismo cuadro de diálogo Guardar como. Así, es interesante la opción Crear siempre una copia de seguridad, ya que cada vez que guarde un libro en un archivo, Excel conservará la versión anterior del mismo como copia de seguridad. Otra forma de proteger los documentos es mediante una contraseña para que otros usuarios no puedan abrirlos y modificar su contenido. Con Contraseña contra escritura impedirá que se modifique el contenido de un documento, aunque estará permitido examinar su contenido (abrirlo como solo lectura).

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Para indicar a otros usuarios que abran un documento como sólo lectura, active la casilla Se recomienda sólo lectura. Así, al abrir el libro como solo lectura y realizar modificaciones, tendrá que guardar el documento con otro nombre. Y si lo que desea es impedir que otros usuarios puedan incluso abrir el libro, utilice la contraseña de protección. Tenga cuidado de no olvidar la contraseña, ya que, en dicho caso, ni usted mismo podrá acceder al libro. Por otra parte, no es necesario acceder al menú Archivo para guardar un libro de Excel. Desde la barra de herramientas Estándar, con el botón guardará un documento que haya sido almacenado con anterioridad, por lo que el proceso será automático sin pasar por el cuadro Guardar como. Sin embargo si el documento se guarda por primera vez, el hecho de pulsar en la barra de herramientas correspondiente botón tendrá el mismo efecto que acceder al comando Guardar como.

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Introducción de Datos 3.1. CONCEPTOS FUNDAMENTALES

En Excel usted puede introducir dos tipos de datos en una celda: -

Un valor constante, que es todo dato que escriba directamente en una celda. Puede ser un valor numérico, una fecha, texto, etc. Este valor no cambia nunca, a no ser que usted vuelva a editar la celda y lo haga expresamente.

Una fórmula, que es una secuencia de valores, referencias a celdas, nombres, funciones u operadores que producen un determinado resultado. Las fórmulas comienzan siempre con el signo igual (=), de forma que Excel puede distinguir entre lo que es un valor constante y una fórmula. El valor de una fórmula puede modificarse si modifica el valor de otras celdas.

En Excel, un valor numérico sólo puede estar compuesto por los caracteres de dígito 0 al 9 y los caracteres + - ( ) , / $ % . E e. El punto sirve como separador de miles y la coma como parte decimal del valor. Si Excel no puede interpretar el valor introducido como un número o como fecha, hora, valor lógico o error, entonces lo interpretará como texto. En todo momento en la barra de fórmulas podrá ver el contenido de la celda activa. Si el valor es numérico, independientemente de que tenga aplicado un determinado formato, en la barra de fórmulas sólo se verá dicho valor. Si se trata de una fórmula, el valor resultante se mostrará en la celda, mientras que la fórmula en sí lo hará en la barra de fórmulas.

NOTA: Es importante destacar que Excel utiliza los símbolos para la unidad monetaria y los separadores de miles y decimales que indiquen en la Configuración regional de Windows. Así, se ha indicado que se utiliza la coma para indicar la parte decimal de un número y el punto como separador de miles. Ésta es la configuración que se utiliza en España, pero en otros países no tiene qué coincidir. Lo mismo ocurre para el símbolo de moneda. Por ello, en nuestro curso hemos utilizado la abreviatura u. m., es decir, unidades monetarias. Para acceder a la Configuración regional de su equipo, utilice al Panel de Control de Windows.

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3.2. FORMAS DE INTRODUCIR DATOS

Para introducir datos en una hoja de cálculo, debe haber una o varias celdas seleccionadas, dado que dichos datos se situarán en ellas. Por defecto, la celda activa es la celda seleccionada. Siempre deberá seleccionar bloques rectangulares de celdas. Para seleccionar un rango de celdas, hay que hacer clic en la primera celda del grupo, arrastrar con el ratón hasta la última y soltar. Para seleccionar celdas o rangos no adyacentes, se debe pulsar la tecla [Ctrl] mientras hace clic sobre las celdas adicionales. También puede seleccionar toda una columna o toda una fila. Para ello, deberá pulsar en el título de la columna o fila. Si desea seleccionar toda la hoja de cálculo, haga clic en el cuadro intersección entre los títulos de columnas y de filas. Una vez seleccionado un determinado rango de celdas, puede introducir datos en dicha selección, trasladándose de una celda a otra. Si presiona la tecla [Intro] el movimiento será de arriba a abajo, si utiliza la tecla [Tab], el desplazamiento es hacia la derecha. Para ir en el sentido opuesto, presione [Mayús] y las teclas anteriores. Al introducir un valor en una celda, en la barra de fórmulas aparecen dos botones. Uno en forma de aspa, que cancela la introducción del valor (equivalente a pulsar la tecla [Esc] en el teclado) y otro en forma de v, que acepta los datos introducidos (también podría pulsar la tecla [Intro].

El botón con el signo Igual (=), permite indicar que desea establecer una formula en la celda y le da acceso a las funciones disponibles en Excel. Ya lo veremos cuando estudiemos la forma de introducir fórmulas. En ocasiones, deseará rellenar un rango de celdas con un mismo valor. En ese caso, seleccione el rango, introduzca el valor en la primera celda del mismo y no acepte con [Intro], sino hágalo con [Ctrl] + [Intro]. Si ha cometido un error en el último comando o entrada de datos realizada, puede .

deshacerlo seleccionando Edición / Deshacer o haciendo clic sobre el botón Deshacer

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3.3. INTRODUCIR NÚMEROS Y TEXTO

NÚMEROS: En Excel existen distintos formatos de número. Cuando se crea una hoja nueva, todas las celdas poseen el mismo formato de número, el formato General. Mediante este formato se muestran los números de la forma más exacta posible y si el dato no cabe en la celda se visualizará en formato científico. Al introducir valores numéricos, puede introducir los siguientes signos: -

El signo punto ( . ) se utiliza como separador de miles en una cantidad. El signo coma ( , ) se utiliza para expresar decimales. El signo menos ( - ) se utiliza para indicar una cantidad negativa, aunque también se puede indicar encerrando la cantidad entre paréntesis. El signo ( % ) se utiliza para dar al número un formato de porcentaje.

En Excel se ha de llevar especial cuidado al introducir datos en forma de fracciones ya que si se utiliza la nomenclatura del tipo 4/3, Excel entenderá que se ha introducido una fecha. Las fracciones se deben introducir como fracciones mixtas, por ejemplo 4/3 = 1 1/3. La forma en que se visualizan los números en una celda depende del formato que la celda tiene asignado, pero internamente Excel almacena los valores con 15 dígitos de exactitud para los números decimales y este valor interno es el utilizado para los cálculos realizados por Excel. Si desea que se utilicen los valores con la precisión con que aparece en pantalla, deberá acceder al cuadro Opciones mediante la orden Herramientas / Opciones y activar en la ficha Calcular la casilla de verificación Precisión de pantalla. Debe tener en cuenta que, si se utiliza la precisión de pantalla, ya no será posible recuperar los valores internos anteriores. Si el número no cabe en la celda y ésta tiene asignado un formato, aparecerá como ####### para indicar que la celda es muy pequeña para presentar el dato. Excel dispone de un comando para fijar el número de decimales en la hoja de cálculo de forma que cualquier cantidad introducida será dividida por una potencia de 10 Igual al número de decimales introducido. Para indicar esta opción, deberá seleccionar Herramientas / Opciones, seleccionar la ficha Modificar y activar la casilla de verificación Número fijo de decimales, indicando el número de decimales deseado. Por ejemplo, si se elige un número de decimales igual a 3 y se introduce el valor 5, se visualizará en la celda activa el valor 0,005. Esta opción también sirve para introducir ceros a la derecha de un número entero. Por ejemplo, para introducir 28000 simplemente introduciendo 28 en la celda, se pone el número fijo de decimales a -3. Tenga en cuenta que al hacer estas operaciones, los valores anteriores a la activación del número de decimales no se verán afectados.

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Si desea introducir un número como si fuera texto, deberá escribir un apóstrofo ( ' ) delante de la cifra. Podrá distinguir si una cifra está introducida como texto ya que el texto por defecto siempre está alineado a la izquierda. TEXTO: Un texto es cualquier conjunto de caracteres que se introduce en una celda y que no se corresponde con el formato de número, fórmula, fecha, hora o valor lógico. Una celda puede contener hasta 32.767 caracteres a los cuales se les puede dar formato individualmente. En versiones anteriores el número de caracteres estaba limitado a 255. Un texto puede invadir la celda de la derecha siempre que ésta esté vacía, pero se truncará su contenido cuando la celda contigua de la derecha contenga datos. Para evitar que un texto invada la celda del lado derecho, se puede introducir el texto en varias líneas dentro de una celda. Para ello, deberá seleccionar en el menú Formato la opción Celdas y después seleccionar la ficha Alineación activando en esta ficha la casilla de verificación Ajustar texto.

3.4. INTRODUCIR FECHAS

Las fechas se almacenan internamente como números de serie, es decir, el número de días transcurridos a partir del origen, y las horas como un porcentaje del día. En Excel, el origen de las fechas es 1 de Enero 1900; aunque puede modificar este parámetro. Cuando se introduce en una celda de la hoja de cálculo un valor en un formato reconocible por Excel como de fecha o de hora, automáticamente se le asigna a la celda ese formato y cualquier otro valor introducido después en la celda será tomado como fecha u hora. Un ejemplo de introducción de flechas sería 24/ 06/1999. Los distintos formatos para introducir fechas se verán más adelante en este manual. En Excel 2000 usted puede escribir 2 o 4 cifras para la parte correspondiente al año de una fecha. Lo mejor es hacerlo siempre con 4 cifras, de forma que no haya posible ambigüedad. Sin embargo, si lo hace sólo con 2 cifras, tenga en cuenta las siguientes reglas de interpretación: -

Si se introduce desde 00 hasta 29 para el año, Excel interpretará que desea indicar del 2000 al 2029. Por ejemplo, si se escribe 21/7/18, se interpretará que es el 21 de julio de 2018.

Si se introduce desde 30 hasta 99, Excel interpretará que desea indicar del 1930 al 1999. Por ejemplo, sise escribe 21/7/89, se interpretará como el 21 de julio de 1989.

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Las horas se pueden expresar en formato de 12 ó 24 horas. En el primer caso, después de la cantidad se debe añadir am ó pm con un espacio de separación entre ellos. También puede utilizar a o p en lugar de am o pm respectivamente Pulsando las teclas: [Ctrl]+[Mayús]+[;] [Ctrl]+[Mayús]+[:]

En la celda aparecerá: La fecha actual La hora actual

Una vez introducido un dato en un formato reconocible, Excel asocia el tipo de formato utilizado a esa celda y permanece asociado hasta que se cambia explícitamente, aunque se borre el contenido de la celda. Deberá borrar el formato con la opción Borrar / Formatos del menú Edición, para que la celda elimine el formato anterior.

3.5. LLENADO DE CELDAS ADYACENTES

Cuando desee llenar selecciones de celdas adyacentes, puede utilizar el controlador de relleno o bien seleccionar un rango de celdas y utilizar ordenes del menú Edición. Al seleccionar una celda o un grupo de celdas, quedan marcadas por un rectángulo que las engloba en cuyo extremo inferior derecho está situado el controlador de relleno. Al situar el cursor sobre él, se transforma en una pequeña cruz. El controlador de relleno relleno sólo nos permite movernos en una dirección a la vez.

COPIAR DATOS: Deberá seleccionar la celda cuyo contenido desea copiar y arrastrar el controlador de relleno hasta la posición deseada. Este mismo procedimiento se puede realizar mediante la selección de un rango de celdas que contenga en la primera celda del rango el valor a copiar y seleccionar en el menú Edición la opción Rellenar, eligiendo después el sentido en que se quiere llenar. El controlador de relleno también se puede utilizar para eliminar el contenido de las celdas dentro de una selección. Si se mueve el controlador de relleno hacia arriba o hacia la izquierda sin pasar de la primera columna o fila de la selección, las celdas situadas abajo y a la derecha del controlador de relleno se oscurecen y, cuando se suelta el botón del ratón, son borradas. Si el límite superior o el límite izquierdo se sobrepasa, los datos se copiarán en las nuevas celdas seleccionadas.

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Seleccionando la opción Rellenar en el menú Edición verá las diferentes posibilidades para el llenado de celdas. Las opciones dejan de estar inhabilitadas cuando se selecciona un grupo de celdas. Las opciones de este submenú relacionadas con el copiado de celdas son: -

Hacia abajo. Hacia la derecha. Hacia arriba. Hacia la izquierda. Otras hojas.

Se puede acceder a la opción Otras hojas sólo si existen varias hojas seleccionadas. Mediante esta orden se copia el contenido del rango de celdas seleccionado de la hoja activa en el mismo rango de celdas de todas las hojas previamente seleccionadas. Al utilizar esta opción, se tiene la posibilidad de elegir entre copiar el contenido de la celda, su formato o ambas cosas. El controlador de relleno tiene asociado un menú contextual en el que también esta situado la orden Copiar celdas. Este menú contextual aparece al realizar el llenado con el botón derecho.

3.6. CREACIÓN DE SERIES

En Excel se pueden crear series a partir del valor de la celda activa aumentándolo o disminuyéndolo en el rango de celdas seleccionadas al arrastrar el controlador de relleno automático. Cuando se introduce un valor en un formato reconocible por Excel como valor extensible, lo aumenta o disminuye al arrastrar el controlador de relleno. Ejemplos de valores extensibles son: Enero, Lunes, Trimestre1, ler Tri. Los formatos en que se pueden introducir los datos para valores extensibles se verán más adelante en la lección de formatos. Otra posibilidad a la hora de crear series es introducir los dos primeros valores de la serie para que Excel observe la diferencia entre valores al crear el resto de la serie. Si, al crear mediante llenado automático una serie, no desea que valores como ENE o Pl aumenten automáticamente, deberá mantener pulsada [Ctrl] a la hora de arrastrar el controlador de relleno. Si desea crear series descendentes, deberá desplazar el controlador de relleno en sentido contrarío al seguido para crear la serie. Recuerde que deberá sobrepasar los límites de la selección, ya que, de otra forma, se eliminarían datos.

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Es posible crear series a partir de valores sencillos. Para ello deberá seleccionar la celda inicial y arrastrar el controlador de relleno manteniendo [Ctrl] pulsado. En el menú contextual del controlador de relleno existen opciones para la creación de series. Para poder acceder a las opciones de llenado de series de este menú contextual, el dato de partida debe estar presente en la celda. Para llenar la serie con los días de la semana, días, meses o años, deberá introducir el dato inicial en formato fecha, de otra forma no estarán habilitadas estas opciones. En Excel es posible crear listas personalizadas de datos para utilizarlas después en el llenado automático. Para crear una lista personalizada, deberá seleccionar Herramientas / Opciones eligiendo la ficha Listas personalizadas. Dentro del cuadro Entradas de lista deberá escribir en líneas separadas los distintos elementos de la lista de llenado personalizada. Estas listas personalizadas se pueden eliminar seleccionándolas y pulsando el botón Eliminar, de esa misma ficha.

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3.7. CREACIÓN DE TENDENCIAS

En Excel es posible crear series sencillas de tendencias geométricas y lineales mediante el menú contextual del controlador de relleno o bien en el menú Edición eligiendo la opción Rellenar / Series. Estas operaciones se deben utilizar únicamente para crear series sencillas, ya que para crear series más complejas, deberá utilizar funciones de hoja de cálculo como TENDENCIA, CRECIMIENTO, ESTIMACIÓN LINEAL, etc... Para crear una tendencia lineal o geométrica, deberá seleccionar las celdas con los datos iniciales de la tendencia, arrastrar el cuadro de llenado presionando el botón derecho del ratón hasta seleccionar el rango deseado y soltar: aparecerá el menú contextual del controlador de relleno y podrá elegir la opción Tendencia lineal o Tendencia geométrica. Ejemplos de tendencias lineales son: -

1, 2 --- > 3, 4, 5, 6. 1, 3 --- > 5, 7, 9, 11. 100, 95 --- > 90, 85, 80, 75.

Ejemplos de tendencias geométricas son: -

2 con incremento 2 = 2, 4, 8, 16. 2 con incremento 3 = 2, 6, 18, 54.

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Edición de una Hoja 4.1. EDICIÓN DE CELDAS Las celdas de una hoja de cálculo se pueden editar para cambiar su contenido o añadir datos a los existentes. Existen varias formas de editar una celda: hacer doble clic sobre ella, situarse en la celda y pulsar [F2] o, finalmente, situarse en la celda y hacer clic en la barra de fórmulas. En cualquier caso aparecerá el punto de inserción, es decir, aquel punto en el que está situado el cursor cuando la celda está en modo edición y a partir del cual se pueden introducir o eliminar caracteres. Si la celda no está vacía al editarla, el punto de inserción se sitiará en el lugar donde se realice el doble clic. Para desplazar el punto de inserción puede utilizar las flechas de dirección o seleccionar el nuevo punto de inserción realizando un clic con el ratón en la posición elegida.

Cuando una celda está en modo edición, se puede seleccionar una palabra realizando doble clic sobre ella. Para seleccionar caracteres en una celda, deberá seleccionarlos mediante el arrastre del ratón. Cuando una celda está editada, se pueden utilizar las opciones del menú Edición: Cortar, Copiar, Pegar y Borrar, pero debe tener en cuenta que estas operaciones harán referencia a los caracteres seleccionados dentro de la celda. También se puede acceder a estas órdenes mediante sus botones correspondientes de la barra de herramientas o a través del menú contextual de celda.

A continuación se citan las funciones que realizan: -

Cortar: Elimina de la celda los elementos seleccionados y los coloca en el portapapeles. Copiar: Copia los elementos seleccionados en el portapapeles. Pegar: Inserta el contenido del portapapeles en la celda a partir del punto de inserción. Borrar: Elimina los caracteres seleccionados. Sólo se puede acceder a él desde el menú Edición o mediante la tecla [Supr].

Cuando se está editando una celda, es conveniente disponer de alguna opción para deshacer el último cambio introducido o volver a repetirlo. Se puede acceder a estas órdenes desde el menú Edición o mediante los botones Deshacer y Repetir de la barra de herramientas.

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Cada uno de estos dos botones guarda en una lista las acciones llevadas a cabo, permitiendo volver a la situación anterior si se ha equivocado. Esta lista actúa como una pila, en el sentido de que la última acción realizada es la que se encuentra encima de las demás. Si selecciona deshacer una acción de la lista, se desharán dicha acción y todas las situadas encima de ésta en la lista. Si sólo desea deshacer la última acción realizada, pulse en el botón Deshacer, sin necesidad de mostrar la lista, El botón Rehacer sigue el mismo funcionamiento, pero con el sentido contrario. Tenga en cuenta que no siempre podrá deshacer las acciones que realice. Por ejemplo, guardar o imprimir una hoja de cálculo no pueden deshacerse.

4.2. COPIAR Y MOVER CELDAS

Una de las operaciones que más se utilizan en cualquier aplicación de Office es la de cortar o copiar y pegar. En Excel, usted podrá mover o copiar el contenido de unas celdas en otro lugar de la misma hoja de cálculo, de una hoja de cálculo distinta e incluso de un libro distinto. Esto ahorra mucho trabajo, ya que no es necesario volver a escribir datos que hemos introducido en algún lugar de la hoja de cálculo. Para realizar estas operaciones puede utilizar los comandos Cortar Pegar

,Copiar

o arrastrar las celdas directamente con el ratón.

La diferencia entre cortar o copiar unas celdas es clara. En el primer caso movemos las celdas a un lugar distinto, por lo que desaparecen del lugar original. En el caso de copiar, las celdas no desaparecen de la ubicación original, sino que se crea una copia que podemos utilizar en cualquier otro lugar. Antes de pegar las celdas seleccionadas, debemos elegir la celda sobre la cual queremos pegar. Si hemos copiado más de una celda, la celda elegida se convertirá en la esquina superior izquierda del área de pegado. Cuando pegamos celdas sobre otras existentes, se reemplaza su contenido. Se pueden insertar celdas entre celdas existentes. Para ello, se deben cortar o copiar las celdas seleccionadas y después elegir el comando Celdas copiadas o Celdas cortadas del menú Insertar. La diferencia entre pegar e insertar celdas es fundamental ya que, al insertar

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celdas, podrá indicar qué debe pasar con las celdas que va a ocupar. En el caso del pegado, simplemente se reemplazan unas por otras. Cuando ha realizado más de una acción "cortar" o "copiar", podrá comprobar que aparece la barra de herramientas Portapapeles.

El Portapapeles de Office es una de las novedades de Office 2000. Es como el Portapapeles de Windows pero con mas capacidad, de forma que no sólo se guarda el último elemento fruto de una acción de cortar o copiar, sino que puede almacenar los últimos 12 elementos. Esto puede ser muy útil, permitiéndole disponer de más opciones de pegado. Lo único que tiene que hacer es elegir el elemento que desea pegar. Además, el Portapapeles de Office es compartido por todas las aplicaciones de Office, por lo que podrá pegar un elemento de Excel en Word, en PowerPoint o en cualquier otra aplicación de Office (o viceversa). Los elementos situados en el Portapapeles de Office aparecen representados mediante un icono que indica su naturaleza. Sin embargo, si usted desea saber exactamente lo que contienen, puede situar el puntero del ratón por encima de dichos elementos con lo que le aparecerá una etiqueta en la que se muestra el contenido. De esta forma, puede elegir con seguridad el elemento a pegar. El Portapapeles de Office funciona como una lista en la que se van añadiendo elementos al final de la misma y se borran desde el principio cuando no caben más, manteniendo siempre los más recientes. Por otra parte, elegir el último elemento de la lista del Portapapeles de Office es equivalente a pulsar en el botón Pegar de la barra de herramientas Estándar, es decir, se pega el contenido que tiene el Portapapeles de Windows. Existen otros botones en la barra de herramientas Portapapeles: -

Copiar

: Realiza una copia del elemento seleccionado.

Pegar todo : Permite pegar todos los elementos que estén en el Portapapeles de Office. Si alguno de esos elementos es una imagen, entonces este botón no podrá utilizarse.

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Borrar Portapapeles individualmente.

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: Elimina todos los elementos. No puede borrar un elemento

Para hacer varías copias de una celda o de un rango de ellas de una sola vez, debe seleccionar la esquina superior izquierda de las celdas que formaran las áreas de pegado. Recuerde que, para hacer selecciones de celdas no adyacentes, debe mantener presionada la tecla [Ctrl] mientras selecciona las celdas adicionales. Además, si va a pegar en varias celdas a la vez, deberá utilizar el Portapapeles de Windows, ya que los elementos situados en el Portapapeles de Office solo pueden ser pegados en un lugar a la vez. Las operaciones de copiar y desplazar celdas también se pueden realizar mediante el uso del ratón.

Lo único que tiene que hacer es arrastrar la selección de celdas utilizando el borde de dicha selección. Si desea copiar las celdas en lugar de moverlas, mantenga pulsada la tecla [Ctrl] al mismo tiempo. Si el destino de las celdas es una hoja distinta, utilice la tecla [Alt] al mismo tiempo. Si el destino es un libro distinto, deberá mostrarlo en una ventana para poder arrastrar a él. Por eso, en estos dos casos suele ser más cómodo utilizar los comandos Cortar/Copiar y Pegar.

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Además, si en lugar de arrastrar con el botón izquierdo del ratón lo hace con el derecho, entonces, al soltar, aparecerá un menú contextual con las opciones más utilizadas.

De esta forma no tiene que preocuparse por ninguna combinación de teclas ni nada parecido. Simplemente elija la opción adecuada.

4.3. INSERTAR Y ELIMINAR CELDAS

Para modificar la presentación de datos de una hoja de cálculo se pueden insertar celdas en blanco e incluso filas y columnas enteras en blanco, eliminar y borrar celdas, etc. Al insertar celdas, las demás celdas se desplazan para incluir las nuevas. Excel se encarga de realizar todos los ajustes necesarios para que cualquier referencia a las celdas desplazadas sea actualizada. El proceso para insertar filas es el siguiente: deberá seleccionar las filas que desee insertar mediante la selección de un número de títulos de filas (tantas como desee insertar y en la posición donde se insertarán las filas), después deberá elegir la opción Filas del menú Insertar. Las celdas insertadas desplazan a las restantes hacia abajo Para insertar columnas, el procedimiento es similar, seleccionando los títulos de las columnas y después en el menú Insertar seleccionar la opción Columnas. Las nuevas columnas aparecerán a la izquierda de las seleccionadas. Si desea insertar una rango de celdas en blanco, deberá seleccionar un rango de celdas igual al que va a insertar y seleccionar en el menú Insertar la opción Celdas. Aparecerá el

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cuadro de la figura en el que indicará la dirección con que se deben desplazar las celdas que ocupan esa posición. Debemos distinguir aquí entre los conceptos Eliminar y Borrar celdas.

El primero desplaza las celdas situadas alrededor de las eliminadas hasta ocupar el espacio que éstas dejan; mientras que el segundo elimina el contenido o el formato de las celdas dejando las celdas en blanco sin destruirlas. Al utilizar el comando Borrar del menú Edición, tendrá varias opciones: la opción Contenido elimina sólo el valor de la celda; Formato elimina el formato de la celda dejándolo de nuevo en formato General. Si desea eliminar ambas cosas, debe elegir la opción Todo. Comentarios permite eliminar las sugerencias de celda, sin afectar al contenido ni al formato de la misma. Cuando utilice la tecla [Supr], debe tener en cuenta que el comando equivalente es Edición / Borrar / Contenido y que, por lo tanto, la celda sigue manteniendo el formato que tenía asignado. Finalmente, recuerde que la mayor parte de las acciones para la estructuración de los datos de una hoja se pueden realizar también desde el menú contextual de celda.

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4.4. PEGADO ESPECIAL

El comando Pegado especial es accesible desde el menú Edición y nos permite realizar procesos de pegado más específicos que con el comando habitual. Este comando se muestra disponible cuando se llevan datos al portapapeles mediante el comando Copiar, no cuando lo hace con el comando Cortar. En el cuadro Pegado especial se indican por un lado los elementos que se desean pegar de los datos del portapapeles y por otro, la operación que se deberá realizar con las celdas copiadas y las del área de pegado. Al pegar los datos del portapapeles mediante el comando Pegado especial, se pueden separar aquellas partes de los datos copiados a la hora de pegar en el destino. Las distintas opciones que se presentan bajo el título Pegar son: -

Todo: pega todos los atributos de la celda en la nueva posición. Esto significa pegar su contenido, su formato, sus notas, etc...

Fórmulas: pega las fórmulas del mismo modo en que se escriben sobre la barra de fórmulas en área destino.

Valores: únicamente pega los valores como se muestran en las celdas.

Formatos: pega solo los formatos en las celdas destino de forma que, a partir de ese momento, aunque aparentemente estén vacías, tendrán asociado un formato.

Comentarios: solo se copian los comentarios de las celdas.

Validación: se pegan las reglas de validación de entrada de datos, cosa que ya veremos en una lección posterior.

Todo excepto bordes: pega valores y formatos, pero no bordes gráficos.

Ancho de las columnas: establece el ancho de la columna al valor de la celda/s que ha/n sido copiada/s.

Bajo el título de Operación se muestran una serie de operaciones que se pueden realizar al pegar los datos con aquéllos situados en el área de pegado. Por defecto, no se realiza ninguna operación. La casilla de verificación Saltar blancos se deberá activar cuando quiera evitar escribir encima de celdas en blanco del área de pegado.

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Para trasponer una selección de celdas, es decir cambiar filas por columnas en el área destino, deberá activar la casilla de verificación Transponer. El botón Pegar vínculos pega los datos seleccionados y establece un vinculo con la fuente de datos. Si los datos de la fuente cambian, también los datos pegados en la nueva posición reflejarán los cambios. Cuando se quiere copiar únicamente el formato, se puede realizar de forma más rápida accediendo al botón Copiar formato de la barra de herramientas Estándar. El cuadro de diálogo Pegado especial ofrece un aspecto diferente al de la figura anterior cuando se trata de pegar datos en otro libro o en otra aplicación, pero también ofrece la posibilidad de Pegar o Pegar vínculos en el libro destino. Si los vínculos no se pueden establecer, esta opción no estará disponible. Debe tener en cuenta que un objeto copiado se pega como un objeto separado en la esquina superior izquierda del área destino seleccionada. En este nuevo cuadro de diálogo bajo el título Como: se muestra una lista de los formatos con los que se pueden pegar los datos. Si el objeto copiado fuera una imagen, en la lista Como aparecerían los distintos tipos que se pueden elegir a la hora de pegar el objeto. Por ejemplo, un texto de WordPerfect se podría pegar en Excel como texto o como gráfico.

La casilla de verificación Mostrar como icono, al ser seleccionada, muestra el objeto pegado en el destino como un icono que representa a los datos de la aplicación origen.

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4.5. BUSCAR Y REEMPLAZAR

Excel proporciona dos comandos para buscar y reemplazar un grupo de caracteres en un texto. Estos comandos son Buscar y Reemplazar y se encuentran en el menú Edición.

En el campo superior Buscar se debe introducir la cadena de caracteres a buscar. En la lista Buscar se debe indicar si la búsqueda ha de realizarse primero por filas o por columnas. El campo Buscar dentro de se utiliza para indicar el ámbito de la búsqueda; por ejemplo, celdas que sólo contengan fórmulas, constantes, etc. La casilla de verificación Coincidir mayúsculas y minúsculas debe activarse si se desea que la palabra esté escrita de la misma forma. La activación de la casilla Buscar celdas completas implicaría una búsqueda exacta entre el texto introducido y el contenido total de la celda. Cada vez que se pulse el botón Buscar siguiente, se localiza la siguiente palabra que cumple con el patrón introducido. Al introducir el patrón a buscar, se pueden utilizar caracteres comodín: -

El signo de interrogación ? representa cualquier carácter individual que se encuentre en la misma posición que el signo. El signo asterisco * representa cualquier número de caracteres (incluso ninguno) en la posición del asterisco.

Si quiere buscar asteriscos y signos de interrogación reales deberá precederlos de una tilde (~) El botón Reemplazar activa una nueva orden en la que, además de buscar un determinado texto, se puede introducir un texto que sustituirá a la palabra encontrada. Esta orden también puede ser accedida directamente en el menú Edición.

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En el cuadro de diálogo Reemplazar podrá reemplazar una a una las ocurrencias que aparezcan a través del botón Reemplazar o bien sustituir automáticamente todas las ocurrencias mediante el botón Reemplazar todas.

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Organizar e Imprimir Hojas 5.1. VENTANAS

Excel permite tener varias ventanas en el escritorio en las que se pueden presentar partes diferentes de una hoja, hojas diferentes del mismo libro de trabajo o incluso dos o más libros de trabajo. Para crear ventanas, deberá elegir en el menú Ventana el comando Nueva ventana. Al ejecutar esta orden, aparecerá una nueva ventana. Si existe un libro abierto, éste aparecerá en la nueva ventana y cualquier cambio que se realice en una de las ventanas de un libro se verá reflejado en el resto de ventanas del libro. En el título de la ventana aparecerá el nombre del archivo seguido de [ : ] y un número. Una vez creadas las distintas ventanas, existen comandos para organizarlas de forma que puedan verse todas a la vez. El comando Organizar del menú Ventana organiza las ventanas visibles de la pantalla. En el cuadro de diálogo Organizar ventanas se puede seleccionar el modo en el que se quiere organizar las ventanas. Las ventanas del escritorio de Excel pueden estar ocultas o visibles, en su forma normal o reducidas a iconos. Para ocultar una ventana, deberá seleccionar la opción Ocultar del menú Ventana. Aunque las ventanas estén ocultas, permanecen abiertas. Para volver a mostrar una ventana oculta en el menú Ventana, deberá seleccionar la opción Mostrar. En el menú Ventana aparece una lista de las ventanas no ocultas presentes; si selecciona una de las ventanas de la lista, la ventana seleccionada pasará a ser la activa.

Si existen varias ventanas de un mismo libro, cuando se cierran las ventanas, no se cierra el archivo, excepto si la ventana cerrada es la última de ese libro. Además, en Excel 2000 cada una de las ventanas que cree o cada uno de los libros que abra tiene su propio icono en la barra de tareas de Windows. Esto quiere decir que puede pasar de uno a otro libro simplemente pulsando en el icono correspondiente, lo que puede ser muy útil cuando trabaje con más de un libro, copiando de una parte a otra o simplemente contrastando datos.

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5.2. PANELES

En una hoja de cálculo se pueden establecer distintas secciones, de forma que se puedan ver simultáneamente diferentes áreas distintas. Una ventana se puede dividir horizontal o verticalmente en dos o cuatro paneles. Estos paneles se pueden inmovilizar para ver en todo momento una determinada zona de su hoja de cálculo. Esta función es menos potente que la de Nueva ventana ya que, en este caso, sólo podrá mostrar la misma hoja de cálculo y no tendrá disponibles acciones como la de minimizar la ventana o acceder a cada panel desde la barra de tareas de Windows.

Al dividir en paneles, podrá ver partes distintas de la misma hoja o incluso la misma parte. Cualquier cambio efectuado en un panel se produce también en los otros ya que está trabajando en la misma hoja de cálculo.

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Los paneles pueden ser útiles si se desea separar unos datos de otros en la misma hoja de cálculo. Por ejemplo, en alguna ocasión podrá interesarle realizar una sección de forma que queden separados los títulos de una tabla del resto de datos de la tabla e inmovilizar los primeros; de esta forma, al desplazarse en la hoja de cálculo, los datos de la tabla variarán, mientras que los títulos de la celdas no cambiarán quedando siempre visibles en pantalla.

Para especificar los paneles, deberá elegir el comando Dividir del menú Ventana. Existen distintas formas de realizar divisiones en la hoja actual: -

Si selecciona un identificador de fila, la división será horizontal. Si selecciona un identificador de columna, la división será vertical. Si está situado en una celda, la división será en cuatro paneles.

Una división horizontal en paneles permite que las secciones se desplacen de forma independiente en sentido vertical y de forma conjunta en el sentido horizontal. Si la división es vertical, sucede lo contrario. Para inmovilizar paneles, deberá ejecutar la orden Inmovilizar paneles del menú Ventana. Cuando se ejecuta la orden Inmovilizar, siempre se fija la sección superior o la sección izquierda, dependiendo de que el tipo de división sea horizontal o vertical respectivamente. Si se establecen cuatro secciones, se inmoviliza la sección superior izquierda.

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Si se selecciona directamente Inmovilizar secciones sin haber hecho previamente la división, Excel realiza automáticamente la división y las inmoviliza.

5.3. REVISAR ORTOGRAFÍA

El resto de capítulos que compone la lección nos permitirá aprender cuáles son las tareas que debe llevar a cabo a la hora de imprimir en papel un libro u hoja de calculo. La primera tarea que debe realizar es la revisión ortográfica de su hoja. Presentar un trabajo con faltas ortográficas es un detalle de poca profesionalidad que puede ser fácilmente evitado aplicando la revisión ortográfica incorporada en Excel. Excel además incorpora la posibilidad de corregir "errores sobre la marcha", es decir, al mismo tiempo que se escribe en la hoja de cálculo. Esta característica se llama Autocorrección y está disponible en el menú Herramientas. El cuadro de diálogo de la figura siguiente proporciona la posibilidad de corregir de forma automática los errores más comunes a la hora de teclear texto en la hoja de cálculo.

Así, teniendo activada la casilla Corregir Dos Mayúsculas Seguidas, nos aseguramos que, cuando Excel encuentre en una palabra que comienza por dos mayúsculas seguidas, sustituya la segunda por su correspondiente minúscula. También puede asegurarse de que la primera letra de las oraciones aparezca siempre en mayúsculas; Excel reconocerá el principio de una oración después de un punto. O reemplazar,

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mientras escribe, unas palabras por otras. En la lista inferior ya aparecen casos típicos de errores mecanográficos; pero usted puede disminuir o aumentar dicha lista con aquellas palabras en las que suele caer en errores. Todas estas opciones de Autocorrección sólo funcionarán si tiene activada la casilla Reemplazar texto mientras escribe. Pero si le molesta esta característica de Excel, no tiene más que desactivar esta casilla. De todas formas, es más aconsejable realizar la revisión ortográfica una vez haya terminado de introducir todo el texto, aunque puede combinar la autocorrección con la revisión. Para comenzar la revisión ortográfica, puede seleccionar la opción del menú Herramientas / Ortografía, pulsar la tecla [F7] ó el botón de la barra de herramientas. Si seleccionamos un grupo de celdas, la revisión ortográfica se hará sobre esas celdas, si no, se revisará toda la hoja. Cuando se revisa la ortografía de toda una hoja, se comprueba la ortografía de todos sus elementos, texto, gráficos, comentarios, etc. A continuación se muestra el cuadro de diálogo que aparece al ejecutar la revisión ortográfica.

En la parte superior del cuadro de diálogo aparece un mensaje indicando que la palabra no se encuentra en el diccionario. Bajo este mensaje se encuentra una lista con las sugerencias que proporciona Excel para sustituir esa palabra. Sobre la lista, dentro del cuadro Cambiar por:, se encuentra la palabra que sustituirá a la incorrecta. -

El botón Omitir continúa la revisión sin realizar ninguna acción. El botón Omitir todas no mostrará a lo largo de la hoja más veces la palabra no encontrada. El botón Cambiar sustituye la palabra no encontrada por la palabra seleccionada en el campo Cambiar por: El botón Cambiar todas sustituye todas las ocurrencias de la palabra no encontrada actual por la palabra seleccionada en el campo Cambiar por:

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El botón Agregar introduce la palabra no encontrada en el diccionario que esté utilizando.

En el campo Agregar palabras a: Podemos elegir el diccionario en el que queremos introducir la palabra que no se encuentra en el diccionario principal. Inicialmente tenemos el diccionario PERSONAL.DIC, que se encuentra vacío hasta que le añadimos palabras. A partir del momento en que introducimos una palabra en el diccionario, dejará de ser una palabra incorrecta. Excel comparte los diccionarios con otras aplicaciones de Office, por lo que si ha añadido palabras desde, por ejemplo Word, dichas palabras estarán disponibles en Excel y viceversa. El botón Sugerir se activa cuando seleccionamos un diccionario distinto o cuando no tenemos activada la casilla de verificación Sugerir siempre y nos muestra las distintas posibilidades que tenemos para sustituir la palabra. Por último, el botón Deshacer cancela el último cambio realizado.

5.4. CONFIGURAR PÁGINA

Una vez ha comprobado la corrección ortográfica de su hoja de cálculo, es el momento de empezar a prepararla para que la impresión en papel sea lo más elegante posible.

Aplicar márgenes, indicar la orientación del papel, introducir encabezados y pies de página, etc., son tareas que se realizan mediante la opción Configurar página del menú Archivo. En la figura siguiente puede ver el cuadro de diálogo que aparece al ejecutar este comando. Así, en la ficha Página indicará la orientación del papel, que por defecto es vertical. También puede establecer opciones como el tamaño del papel, la calidad de la impresión, aspecto éste que depende de la impresora que tenga seleccionada, etc.

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En la sección Escala puede reducir o aumentar la hoja de cálculo de forma por ejemplo, que ocupe menos páginas impresas. Si la hoja de cálculo tiene poco espacio escrito en la última página impresa, podrá reducir el número utilizando la opción Ajustar a. En la ficha Márgenes se muestran los márgenes que desea aplicar a las páginas Un margen es la distancia que existe entre el borde físico del papel y el texto impreso. Podrá ajustar los márgenes superior, inferior, izquierdo y derecho. Otro dato importante es el de la distancia tanto del encabezado como del pie de página. Estos elementos deben situarse dentro del margen superior e inferior respectivamente; si indica una distancia mayor que estos márgenes, su contenido ocultará probablemente datos de la hoja de cálculo. En la ficha Encabezado y pie de página podrá indicar qué texto desea que aparezca como encabezado y pie de página. En estos elementos se suelen situar datos como la fecha de la impresión, el número de página, el nombre de la empresa, etc. Finalmente, la ficha Hoja permite indicar características importantes a la hora de imprimir. Lo primero que destaca es la posibilidad de indicar qué área de la hoja de cálculo desea imprimir. Para ello utilice el campo Área de impresión. Si desea que cierta información de la hoja de cálculo se repita en cada una de las paginas, deberá indicarlo en la sección Imprimir títulos. Esto es útil cuando, por ejemplo, tiene una lista larga ordenada por filas o columnas, donde la primera fila o la primera columna representa los campos de información de dicha lista. Cuando Excel necesita que en un cuadro de diálogo se indique la referencia de alguna celda o rango de celdas, le presentará el botón Contraer o Minimizar diálogo pulsando este botón , el diálogo disminuye su tamaño, de forma que pueda indicar en la hoja de cálculo el conjunto de celdas. En la sección Imprimir podrá especificar si desea o no imprimir las líneas de división (es decir la cuadrícula de la hoja de cálculo), los títulos de columna y de fila, etc. Finalmente, en la sección Orden de las páginas se indica cuál debe ser el orden en que Excel imprimirá la hoja de cálculo.

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Con la opción Hacia abajo, luego hacia la derecha, Excel imprimirá primero la hoja de cálculo en vertical (hacia abajo) y las columnas que no quepan en la hoja serán impresas en una página aparte, después de imprimir todas las filas. Con la otra opción, ocurre lo contrario: primero una página, después otra con las columnas de la derecha que no quepan, ...

5.5. SALTOS DE TEXTO

Una vez se han establecido los márgenes y otros detalles mediante el cuadro de diálogo Configurar página, Excel permite ver dónde se sitúan los Saltos de página e incluso permite modificarlos si lo desea. Es decir, podrá indicar dónde debe terminar una página y comenzar la siguiente.

Deberá configurar la página antes de modificar los saltos de página ya que, si después cambia algún detalle en el cuadro Configurar página, los saltos de página pueden variar, por lo que tendrá que volver a ajustarlos. Para acceder al modo de ver de saltos de página, elija Vista previa de salto de página en el menú Ver.

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Cuando está en este modo de ver, Excel le indica mediante una línea discontinua cuál es la situación de los saltos de página automáticos, mientras que una línea más gruesa muestra los límites del área de impresión, es decir, de lo que se va a imprimir. Además, en el fondo de cada página puede ver con letras grises el texto Página X, indicando en cada una cuál es dicha página. Si cambia la situación de un salto de página, Excel modificará el tamaño de la hoja de forma que se acomode al nuevo salto de página. Excel puede necesitar cambiar la escala de visualización actual para acomodar la nueva posición del salto de página. Es decir, Excel cambiará el tamaño de la fuente de texto de su hoja de cálculo si es necesario. Por otra parte, es posible que, al eliminar un salto de página, también se elimine otro, debido a la disminución del tamaño de la hoja que es necesario realizar. Mediante este modo de ver también podrá establecer el área de impresión. Puede desplazar las líneas gruesas que indican dicha área y reducir o aumentar la parte de la hoja de cálculo que desea imprimir. Además, en cualquier modo de ver podrá insertar un salto de página manual. Para ello, seleccione la fila o columna a partir de la cual desea que se cree el salto y elegir Salto en el menú Insertar. Este tipo de saltos de página se muestra en forma de líneas continuas en el modo Vista previa de salto de página.

5.6. IMPRIMIR

El último paso antes de imprimir la hoja de cálculo es comprobar cuál va a ser el resultado de esta impresión. Es posible que, al ajustar los saltos de página, haya hecho que la hoja de cálculo se vea a una escala demasiado pequeña, por lo que la impresión no será muy satisfactoria. Por ello es fundamental comprobar cuál va a ser el resultado real de la presión y modificar todo aquello que no sea de su agrado: márgenes, situación de los encabezados, tamaño, etc... Excel dispone de la herramienta Presentación preliminar, que nos permite ver como quedará la hoja de cálculo o mejor dicho, el área de impresión, antes de realizarla. Para ver la hoja en presentación preliminar, utilice el botón .

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En este modo de ver podrá ver toda la página para comprobar la distribución de la misma o hacer un zoom y comprobar cuál es el resultado de la impresión.

La página quedará impresa tal como la ve ahora. Si el tamaño de la letra fuera demasiado pequeño, debería pensar en volver a ajustar los saltos de página. Desde la presentación preliminar también podrá mostrar el cuadro de diálogo Configurar página mediante el botón Configurar. Además puede comprobar cuál es la situación de los márgenes e incluso modificarlos directamente sobre la página pulsando en Márgenes. Excel le muestra con una línea dónde está situado cada margen, así como el encabezado y pie de página. Si desea cambiar la distancia de algún margen, sitúe el ratón en alguna de estas líneas y, cuando cambie el cursor, arrástrela hasta la nueva posición. Si todo es correcto, ha llegado el momento de imprimir finalmente la hoja de cálculo. Utilice el comando Imprimir del menú Archivo ó el botón. En este cuadro de diálogo puede seleccionar la impresora a utilizar, establecer el intervalo de páginas a imprimir, el número de copias, etc. Mediante el botón Propiedades podrá cambiar algunas características de la impresora que tenga seleccionada.

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La impresora que aparece es la predeterminada en Windows, pero puede utilizar cualquiera de las que tenga disponibles.

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Fórmulas 6.1. SINTAXIS

Una fórmula es una expresión que relaciona valores con operadores para producir un nuevo valor. Las fórmulas pueden tener varias formas, ya que pueden utilizar referencias, funciones, texto y nombres para realizar diferentes tareas. Para introducir fórmulas, deberá editar la celda o bien seleccionar la celda y después introducir datos mediante la barra de fórmula. Una fórmula siempre debe comenzar con el signo igual ( = ) y puede producir diferentes resultados: Un valor concreto, un valor lógico (VERDADERO o FALSO) o un texto. En la hoja de cálculo las celdas que contienen fórmulas suelen mostrar el resultado de la fórmula, mientras que la fórmula en sí de la celda activa aparece en la barra de fórmulas. Los operadores utilizados al crear fórmulas son: ARITMÉTICOS: -

Suma. (+) Resta. (-) Multiplicación. (*) División. (/ ) Porcentaje. (%) Función exponencial. (^)

COMPARATIVOS: -

Igual. (=) Distinto. (<>) Mayor. (>) Menor. (<) Mayor o igual. (>=) Menor o igual. (<=)

OPERADOR DE TEXTO: El operador de texto (&) une dos valores de texto para producir un nuevo valor resultado de añadir un texto a continuación del otro. A continuación se muestran algunos ejemplos de fórmulas: Fórmula: Resultado: = 2^2 + 5 9 = 10 *(2+20) 220

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Cuando se introducen en una fórmula compleja varios operadores, hay que tener presente el orden de precedencia que poseen los operadores. Esto quiere decir que unos operadores se ejecutan antes que otros, siempre que no se indique lo contrario mediante la utilización de paréntesis. Orden de evaluación de operadores ordenados de mayor a menor prioridad: -

Porcentaje. Función exponencial. Multiplicación y división Suma y resta. Concatenación de texto. Comparación.

A la hora de escribir fórmulas, para indicar números negativos, no deberá utilizar los paréntesis sino el signo ( - ). Si una fórmula contiene operadores con igual prioridad, se evalúan de izquierda a derecha; pero utilizando paréntesis podrá alterar el orden de precedencia. Por ejemplo, la fórmula = (10 * 2) + 20 produce un valor de 40, mientras que modificando la posición de los paréntesis = 10 * (2 + 20) se obtiene el valor 220. Cada operador actúa sobre tipos de datos determinados. Si al escribir fórmulas se introduce un dato con un tipo distinto al esperado, Excel intenta convertir el tipo del dato en uno del tipo requerido por el operador y, si no es posible la conversión, se visualiza un mensaje de error en la celda. A continuación se muestran los valores de error que pueden aparecer en Excel al introducir fórmulas: -

# ¡DIV/0! - Error de división por cero. #N/A - Valor no disponible. #¿NOMBRE? - Utilización de un nombre que Excel no reconoce. #¡NULO! - Especifica una intersección no válida de dos áreas. #¡NUM! - Número usado de forma incorrecta. #¡REF! - Referencia a una celda no válida. #¡VALOR! - Operando o argumento equivocado. ####### - Marcador de columna demasiado pequeña para albergar los datos.

Excel puede corregir muchos errores de sintaxis a medida que escribe las fórmulas. En ocasiones lo hará sin más (por ejemplo, si falta algún paréntesis de cierre), ya que el error es obvio; en otras le pedirá confirmación para llevar a cabo la modificación.

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6.2. REFERENCIAS

Cuando se utiliza varias veces un valor para la realización de cálculos, resulta interesante poder escribirlo una sola vez en una celda para después referenciarlo en varias fórmulas. Las referencias indican la posición de las celdas en las que se deben buscar datos. Para introducir una referencia en una fórmula, deberá introducir el nombre de la columna y de la fila que conforman la celda o el rango de celdas donde buscar los datos. Una referencia a una celda es por ejemplo A3. Una referencia a un rango de celdas es A3: B5. Existen tres tipos de referencias: -

RELATIVAS: Indicarán la posición de la celda de datos como un desplazamiento a partir de la celda actual en la que se está introduciendo la fórmula. Si las celdas referenciadas cambian de posición, Excel reajusta las referencias para adaptarlas a la nueva situación. Un ejemplo de referencia relativa sería la celda A3.

ABSOLUTAS: Estas referencias indican posiciones exactas de la hoja de cálculo. Una referencia absoluta se indica añadiendo el signo $ antes de la letra de fila o el número de columna. Por ejemplo $B$3 indicará siempre la celda de la columna B en la fila 3, aunque se inserten filas o columnas delante de esta celda.

MIXTAS: Este tipo de referencia es una combinación de los dos tipos de referencia anteriores. Para indicar que se trata de una referencia mixta, deberá poner el símbolo $ delante del nombre de fila o de columna de la celda a referenciar. Por ejemplo, referencias relativas serían A$3, $B4.

En una fórmula no se debe utilizar nunca el signo $ antes de un número para indicar formato moneda sino que deberá elegir el formato en el que se presentaran los resultados mediante la orden Formato / Celdas.

Mediante la tecla [F4] se puede cambiar el tipo de referencia que tiene una celda en una fórmula cambiando de forma circular de la siguiente manera:

Relativa (D1) / Absoluta ($D$ 1) / Mixta ($D1) / Mixta (D$1) Existen unos, operadores para construir referencias en las fórmulas. -

Rango ( : ) Crea una referencia a todas las celdas existentes entre las dos referencias escritas. Por ejemplo B1: C4.

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Unión ( , ) Produce una referencia que incluye las dos referencias. Por ejemplo C3,C5.

Intersección (espacio). Produce una referencia para las celdas comunes a las dos referencias. Por ejemplo A3:C3 B2:B4.

Para referenciar filas o columnas completas o un rango completo de ellas, citamos algunos ejemplos que le puedan servir como guía. - Toda una columna A:A - Toda una fila: 1:1 - Filas de la 2 a la 4: 2:4 - Columnas de la A a la C: A:C - La hoja completa A:IV ó 1:65536 Otra forma más sencilla de introducir referencias en las fórmulas es mediante la selección de las celdas con el ratón. Una vez se ha introducido el signo (=) en la celda, basta con hacer clic sobre la celda a la que quiere referenciar en la fórmula o realizar una selección de un rango de celdas. De esta forma las referencias pasan directamente a formar parte de las fórmulas. Existe otra forma de referenciar las celdas de la hoja de cálculo denominado L1C1. En este estilo de referencia la posición de una celda se indica situando el número de fila tras la letra L y el número de columna tras la letra C. En el estilo L1C1 una referencia relativa se indicaría del siguiente modo: L(3)C(2), mientras que una referencia absoluta se indica por ejemplo mediante L3C2 y una referencia mixta sería L3C(2). Si desea activar el estilo L1C1, deberá seleccionar en el menú Herramientas la opción Opciones. En el cuadro Opciones deberá elegir la ficha General y en el apartado Configuración, indique el estilo L1C1. Cuando edita una celda en la que ha incluido una fórmula, podrá ver (si ha hecho referencias a celdas), a que celdas se está refiriendo la fórmula. Excel coloreará los distintas rangos para que usted pueda comprobar la corrección de la fórmula. Por ejemplo si introduce

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una fórmula en la que intervienen el rango C3:C5, cuando la edite, podrá ver resaltado dicho rango en la hoja de cálculo.

6.3. REFERENCIAS A OTRAS HOJAS

Cuando se trabaja con referencias, en ocasiones es necesario hacer referencia a datos en otras hojas del libro. En Excel, para indicar una referencia en otra hoja, se debe indicar el nombre de la hoja separado de la referencia de la celda mediante un signo de exclamación, como por ejemplo: Hoja6!$B$5:$D$9. Si el nombre de la hoja incluye espacios, se deberá escribir entre comillas simples. Para evitar equivocaciones al introducir las referencias, le recomendamos que utilice el ratón. De esta forma, mediante la selección de hojas y celdas se va actualizando la fórmula con las referencias correctas. Cuando esté introduciendo una fórmula y tenga que introducir una referencia a celdas situadas en otra hoja, simplemente tendrá que seleccionar la hoja y las celdas elegidas; Excel automáticamente incluye el símbolo de admiración o las comillas simples si fuese necesario. En Excel puede introducir referencias a celdas en un rango de hojas de un libro e incluso a datos en otros libros de trabajo en otras aplicaciones. La sintaxis necesaria para realizar una referencia de un rango de celdas en un rango de hojas es la siguiente: Hoja1: Hoja 3! A1: C6 La referencia anterior incluye las celdas del rango A1:C6 de cada una de las hojas indicadas en el rango de hojas, incluyendo la primera y la ultima hoja. Estas referencias suelen denominarse Referencias 3D. Mediante el ratón puede introducir Referencias 3D con facilidad seleccionando el rango de hojas y el rango de celdas elegidas. Recuerde que, para hacer una selección múltiple de hojas, deberá mantener la tecla [Mayús] pulsada mientras selecciona la primera y la última hoja del rango.

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6.4. MOVER Y COPIAR FÓRMULAS

Al mover celdas que contienen fórmulas, los valores o las referencias que contienen nunca cambian; sin embargo si se mueven las celdas a las que hace referencias una fórmula, Excel actualizará las fórmulas para ajustarse a las nuevas posiciones. Las fórmulas que hacen referencia a unas celdas sobre las que se han movido nuevas celdas, producen un error #¡REF! ya que las nuevas celdas reemplazan a las existentes. Fíjese cómo, en este caso, siguen existiendo las celdas como tales, pero ya no son sobre las que se creó la fórmula, por lo que Excel entiende que la fórmula ya no es correcta. Cuando se copian celdas que contienen fórmulas, el resultado es diferente en función de los tipos de referencias utilizados en la fórmula. Si las referencias son relativas, al copiar las celdas Excel las ajusta automáticamente y también lo hace con las partes relativas de las referencias mixtas. Si las referencias son absolutas, al copiar las celdas, no se modifican puesto que siempre se refieren a una zona concreta de la hoja de cálculo. Al insertar celdas, filas o columnas en la hoja de cálculo, las referencias se modifican automáticamente para que sigan apuntando a las mismas celdas ya sean referencias absolutas, relativas o mixtas. Esto mismo ocurre si se eliminan celdas, filas o columnas, excepto si una fórmula hace referencia directamente a alguna celda eliminada, en cuyo caso aparecerá un error #¡REF! en la fórmula. Si las celdas eliminadas pertenecen a un rango, Excel ajusta las referencias y no produce ningún error. Si se traba a con Referencias 3D que afectan a un rango de hojas, se deberá tener en cuenta ciertos aspectos a la hora de mover, insertar y eliminar hojas: Al eliminar una hoja perteneciente a un rango de una referencia 3D, los valores de la hoja eliminada serán excluidos de la fórmula a la hora de realizar el cálculo. -

Si se inserta una nueva hoja dentro del rango de hojas de la referencia 3D, Excel incluye el mismo rango de celdas de la nueva hoja que estaba seleccionado en las restantes hojas de cálculo en la fórmula.

Si se mueven las hojas que están en el rango fuera de él, los valores se eliminarán del cálculo de la fórmula.

Si se desplazan las hojas primera o última del rango, el cálculo se ajustará para acomodar el nuevo rango de hojas entre ellas.

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6.5. RÓTULOS Y NOMBRES

En muchas ocasiones, su hoja de cálculo presentará rótulos o títulos en la parte superior de cada columna y a la izquierda de cada fila, representando las categorías de la información que se presenta en la hoja

En el ejemplo de la figura anterior puede ver que tenemos información referente a cada división (Norte, Sur, Este y Oeste) y para cada uno de los vendedores. En estos casos es posible utilizar dichos rótulos directamente en las fórmulas e incluso crear nombres alternativos a celdas en el interior de la hoja, de forma que la confección de las fórmulas sea más natural. Por ejemplo, sería válida una fórmula del tipo =SUMA(Empresa 1). En este caso, Excel reconocería Empresa 1 como el rótulo de la fila 5 y devolvería la suma de los valores situados en dicha fila. Si le interesa hacer referencia a una celda en particular, simplemente debe recordar que es la intersección entre una fila y una columna. Por lo tanto, para hacer referencia a ella podrá utilizar el rótulo de fila y de columna. Siguiendo el ejemplo anterior, la fórmula =TOTAL Vendedor 2, haría referencia a la celda C9 (recuerde el uso del espacio como operador de intersección). Aunque puede aprovecharse de esta característica de Excel, es posible también asignar nombres descriptivos a cualquier otra parte de la hoja, sin necesidad de que sea la parte superior de las columnas o la izquierda de las filas. En estos casos, se utiliza el comando Nombre del menú Insertar o lo puede hacer directamente en el cuadro de nombre. Para introducir un nombre, debe situarse en la celda a la que se quiere dar nombre seleccionar el cuadro de nombres e introducir el nombre de la celda. Para nombrar un rango de celdas, ha de realizar la misma operación, pero deberá seleccionar el rango de celdas a nombrar.

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Debe tener en cuenta ciertos aspectos a la hora de introducir nombres: - El primer carácter debe ser una letra o un carácter subrayado. El resto de caracteres pueden ser letras, números, puntos y caracteres de subrayado. - No se permite usar espacios. - El nombre puede contener hasta 255 caracteres de largo. Puede utilizar letras mayúsculas y minúsculas. Excel almacena el nombre tal como se escribe. Sin embargo, no diferencia entre mayúsculas y minúsculas cuando lee los nombres en las fórmulas. Esto quiere decir que dos palabras que sólo se diferencian por sus letras mayúsculas o minúsculas, son interpretadas como la misma palabra. Si introducimos en el cuadro de nombres un nombre ya existente, no se registrará de nuevo, sino que nos llevará a la posición que referencia el nombre (como ya aprendió en la lección correspondiente al desplazamiento por la hoja de cálculo). Si lo hacemos desde el menú Insertar / Nombre, el nombre hará referencia a la última celda o rango de celdas para el que lo definimos. Excel utiliza referencias absolutas para definir nombres ya que, de esta forma, no cambia si se mueve o copia la celda que contiene el nombre.

Si lo que desea es utilizar nombres con referencias relativas, puede modificar las referencias desde el cuadro de diálogo Definir nombre, en el campo Se refiere a:. Este cuadro de diálogo es accesible desde Insertar / Nombre / Definir...

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Las operaciones efectuadas en este cuadro tendrán efecto sobre las celdas seleccionadas en la hoja. - El botón Agregar añade a la lista el nuevo nombre. - El botón Eliminar elimina el nombre de la lista y no aparecerá en el cuadro de nombres. - La casilla Se refiere a: muestra la referencia de la celda o celdas activas en la hoja de cálculo. Cuando esté creando una fórmula, podrá utilizar el comando Insertar / Nombre / Pegar para elegir un nombre creado en la hoja de cálculo y que desee incorporar a su fórmula. De esta forma evita la posibilidad de escribir erróneamente un nombre. Excel permite crear nombres automáticamente a partir del contenido de las celdas. Para ello deberá seleccionar las celdas y utilizar el comando Insertar / Nombre / Crear. Aparecerá un cuadro de diálogo en el que podrá indicar cuáles son las celdas donde desea crear nombres. Si en lugar de elegir la opción Crear elige la opción Rótulo del mismo menú, el resultado es la posibilidad de crear rótulos y no nombres. Una vez que se han introducido nuevos nombres, tenemos la posibilidad de actualizar la hoja de cálculo. A este comando se le llama Aplicar nombres y sustituye cualquier referencia que coincida con la del nombre por el propio nombre. Si seleccionamos un rango de hojas, la sustitución sólo se lleva a cabo en ese rango; de lo contrario, se sustituyen en toda la hoja. La diferencia fundamental entre un rótulo y un nombre se basa en que un nombre puede ser utilizado para acceder directamente a la ubicación nombrada, no así con un rótulo que sólo puede ser utilizado como referencia en una fórmula. Si crea un nombre en la hoja de cálculo que coincida con alguno de los rótulos existentes, deberá distinguir entre uno y otro poniendo entre comillas simples (´) el rótulo. Si ya había utilizado el rótulo en alguna fórmula, Excel se encargara de ello. Utilice nombres y rótulos para mejorar la legibilidad de sus fórmulas. Es mucho más significativa una fórmula del tipo =SUMA(Vendedor 1) que su equivalente con referencias, =SUMA(B5:B8).

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Trabajo con Funciones 7.1. FUNCIONES

Hay que entender el concepto de función como una fórmula ya escrita y que puede ser utilizada para realizar operaciones. Las funciones aceptan valores de entrada, realizan cálculos y producen resultados. Los valores de entrada se denominan argumentos. El uso de funciones hace que el proceso de creación de fórmulas sea más simple ya que reduce la extensión de las fórmulas, especialmente de aquéllas que, realizan cálculos muy extensos. Las funciones se deben utilizar dentro de una fórmula y manteniendo la sintaxis de funciones, tal como se indica en la siguiente figura:

Si no se mantiene la sintaxis, se indicará un error en la fórmula en la celda en la que se incluye la misma Deberá mantener las siguientes pautas al utilizar funciones: - Los paréntesis indican a Excel dónde empiezan y terminan los argumentos y deben ser incluidos sin dejar espacios ni antes ni después de cada uno de ellos. - No utilice ningún símbolo como separador de miles en valores numéricos. Utilice el formato de número para indicar como se presentaran los resultados. - Los argumentos especificados dentro de una función pueden ser numéricos, referencias, texto, valores lógicos, matrices o valores de error. - Los argumentos de una función pueden ser valores constantes o fórmulas. Cuando el argumento de una función es otra función, se la denomina función anidada.

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Cuando introduzca una función o fórmula, Excel marcará los paréntesis emparejados durante unos segundos. Ante un mensaje de error deberá asegurarse de que todos los paréntesis coincidan, que los argumentos de las funciones estén en la posición adecuada y sean del tipo requerido. Si desea omitir un argumento en una función, escriba un punto y coma como marcador de lugar. Si al introducir una función Excel no convierte el nombre de la función a letras mayúsculas, la función no será valida y deberá asegurarse de no haber cometido errores de ortografía.

7.2. AUTOSUMA

La función SUMA es la función más utilizada en una hoja de cálculo. Con su uso se reduce considerablemente el tamaño de las fórmulas, por lo que Excel facilita el uso de esta función. Así, además de poder usarla como cualquier función podrá acceder a ella desde la barra de estado o utilizando el botón Autosuma. En la parte derecha de la barra de estado aparece un rectángulo que tiene asignado el uso de una función sobre las celdas que estén seleccionadas en la hoja de cálculo. Por omisión la función que proporciona es la de suma, pero accediendo a su menú contextual (clic con el botón derecho del ratón en el recuadro), podrá utilizar otras funciones como: -

Promedio: media aritmética de los valores numéricos de las celdas seleccionadas. Cuenta: número de celdas seleccionadas no vacías. Cuenta núm: número de celdas con valores numéricos. Máx y Mín: máximo y mínimo, respectivamente, de la selección.

Tenga en cuenta que estas funciones se deben realizar sobre valores numéricos, que son con los que tiene sentido realizarlas. Sólo puede servirle la función Cuenta para valores no numéricos, ya que devuelve el número de celdas no vacías seleccionadas. Además, es necesario tener seleccionada mas de una celda con valores para que proporcione información. La otra forma de utilizar la función SUMA es a través del botón Autosuma situado en la barra de herramientas. Cuando se usa el botón de Autosuma, Excel escribe la función y hasta sugiere el rango de celdas a utilizar. Para introducir fórmulas mediante el botón Autosuma, deberá seleccionar una celda adyacente a las que se sumarán y pulsar sobre el botón Autosuma. Excel escribirá en la celda la fórmula con la función SUMA y resaltará el rango de celdas sobre el que actúa. Si el rango sugerido por Excel es incorrecto, podrá modificarlo mediante el arrastre del ratón o bien introduciendo las nuevas referencias.

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Otra forma de realizar autosumas es mediante la selección del rango de celdas a sumar. Para ello deberá seleccionar un rango de celdas que incluya tanto las celdas de los valores que desea sumar como las celdas en blanco que contendrán los resultados. Deberá tener en cuenta que los resultados aparecerán en las primeras celdas libres de la hoja próximas a los datos tomados como argumentos. Observe esta situación en la figura siguiente. Pulsando en el botón Autosuma, los totales aparecerían en las celdas B9:E9 y E5:E9. La suma total se podría calcular tanto sumando las filas como las columnas, pero Excel lo hace siempre sumando las columnas.

7.3. PEGAR FUNCIÓN

Excel le ayudará a la hora de utilizar funciones, guiándole en la introducción de los argumentos para que la sintaxis sea correcta. Incluso, como verá en el próximo capítulo, podrá pedir al Ayudante de Office que le sugiera una determinada función, si no sabe bien cuál es la mejor a utilizar. Si conoce la sintaxis correcta de la función, podrá escribirla directamente en una celda, formando parte de una determinada fórmula. Sin embargo, si no conoce exactamente dicha sintaxis, lo mejor es pedir información a Excel. Mediante el botón Pegar función , accederá a un cuadro de diálogo donde podrá elegir la función adecuada.

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Como puede ver, las funciones se clasifican por categorías, de forma que la localización de la función requerida sea más sencilla. Además obtiene una breve descripción de la función que tenga seleccionada. Una vez seleccionada la función que desea incorporar en la fórmula, Excel le facilita la introducción de sus argumentos.

En muchos casos usted tendrá los argumentos de la función en determinadas celdas de la hoja de cálculo. En estos casos recuerde que puede utilizar el botón Minimizar diálogo para reducir el tamaño del cuadro de diálogo y poder indicar con el ratón en qué celda se encuentra el argumento. Al mismo tiempo que va introduciendo los argumentos, Excel le muestra tanto el valor de la función debajo de la lista de argumentos, como el valor de la fórmula en la parte inferior del cuadro de diálogo. Recuerde que una función puede estar incluida en una determinada fórmula que utilice el resultado de la función. En estos casos, el resultado de la fórmula no tiene por qué coincidir con el de la función que estamos introduciendo Por ejemplo, podría estar creando una fórmula en la que se sumase al valor de la función PROMEDIO una determinada cantidad. En este caso, no coincidirían ambos resultados: la función devolvería un resultado y la fórmula otro. Para finalizar, recuerde que una función debe estar en el interior de una fórmula. Si no es así, Excel entenderá el nombre de la función como texto y lo introducirá así en la celda. De hecho, cuando introduce el signo = al principio de una celda, Excel muestra en la parte izquierda de la barra de fórmulas una lista de funciones que puede utilizar. Utilizar dicha lista será lo mismo que pulsar en el botón Pegar función de la barra de herramientas.

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7.4. FUNCIONES SUGERIDAS

En ocasiones, conocemos el cálculo que deseamos realizar, pero no si Excel aporta alguna función que nos pueda ayudar. En estos casos, es posible pedirle que sea la propia aplicación la que nos sugiera una o un conjunto de funciones que puedan ser adecuadas. Usted podrá describir con sus propias palabras la función que desea utilizar. Cuando necesite este tipo de ayuda, acuda al comando Pegar función y pulse en el botón de ayuda que aparece en la parte inferior del correspondiente cuadro de diálogo. Aparecerá el Ayudante de Office que le sugerirá ayuda sobre el proceso que está realizando. Si no conoce muy bien la función que desea utilizar, escriba una breve descripción en el globo del Ayudante de Office y éste, tras una breve búsqueda, le informará de aquellas funciones que están disponibles en Excel y que pueden ajustarse a la que usted necesita.

Aunque en ocasiones el resultado de la búsqueda no siempre coincide con lo que usted ha pedido, esta forma de buscar funciones puede ahorrarle mucho tiempo e incluso conocer si realmente Excel incorpora o no una función que pueda ser útil para el proceso que usted necesita.

7.5. INSERTAR REFERENCIAS

Normalmente los argumentos de una función están situados en celdas de la hoja de cálculo. Como ya se le ha indicado, Excel le facilita la tarea de indicar qué celdas son las que contienen los valores que deben ser utilizados como argumentos a la hora de ejecutar la función. La forma de indicarlo será tan sencilla como pulsar con el ratón en dichas celdas. Cuando esté en un cuadro de diálogo y necesite indicar la referencia de una o de un conjunto de celdas, Excel le facilitará el botón Minimizar diálogo, de forma que el cuadro de diálogo disminuye de tamaño, permitiéndole trabajar en la hoja de cálculo. Es importante entender que en un mismo cuadro de diálogo puede aparecer más de un botón Minimizar diálogo y que no es lo mismo pulsar en uno u otro. Es decir, si pulsa en el

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botón del Argumento 1, estará introduciendo dicho argumento y no cualquiera de los otros que pueda tener la función.

7.6. FUNCIONES ANIDADAS

Se llama función anidada a aquella que actúa como argumento de otra función. Al calcular el resultado de la función, Excel calcula primero las funciones que actúan como argumentos (las funciones anidadas) y después el resultado de la función exterior teniendo en cuenta ya el resultado de las funciones interiores. Por ejemplo, si tenernos la función RAIZ(POTENCIA(10;2)), primero se calculará el resultado de la función interior, es decir, de POTENCIA(10;2) cuyo resultado es 100 y después se calculará el resultado de la exterior, teniendo en cuenta ya este resultado, es decir, RAIZ(100), cuyo resultado es 10. RAIZ(POTENCIA(10;2)) → RAIZ(100) → 10 Fíjese cómo es necesario que la función que actúa como argumento devuelva un resultado acorde con dicho argumento. Si en el ejemplo anterior, la función POTENCIA devolviese un valor no numérico, la función RAIZ daría un error al intentar calcularse. De esta forma puede llegar hasta 7 niveles de anidamiento. En el caso anterior los argumentos de la función POTENCIA también podrían ser a su vez, nuevas funciones y así hasta 7 niveles.

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Formato de celdas 8.1. INTRODUCCIÓN Un asunto importante al crear una hoja de cálculo es el dar un aspecto a los datos y a las celdas para que presenten resultados fácilmente legibles y atractivos. Cada una de las celdas de la hoja de cálculo pueden tener un formato diferente y se le puede asignar antes o después de introducir los datos en ellas. Debe recordar que los formatos son entidades independientes de las celdas y que se pueden eliminar, copiar ó modificar sin alterar su contenido. Los formatos únicamente afectan al aspecto visual con que se presentan las celdas y los datos que contienen. Para aplicar formatos a las celdas, lo primero es seleccionarlas y después elegir la opción Celdas del menú Formato; aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

A continuación se listan las distintas fichas y las posibilidades que proporcionan: -

Número: presenta las distintas opciones para asignar formato a los valores numéricos de una celda. Alineación: en esta ficha se especifica la posición del contenido de la celda con respecto a sus bordes. Fuente: se muestran una serie de campos y listas donde podrá seleccionar la fuente de caracteres apropiada, su tamaño, estilo, etc. Bordes: en esta ficha se puede especificar el aspecto que tendrán los bordes de la celda, grosor, color, etc. Tramas: se presentan opciones para el aspecto interior de la celda, color de fondo, trama, etc.

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Proteger: aspectos relacionados con la visualización y la protección de la celda.

El cuadro Formato de celdas, además de ser accesible mediante el menú, también lo es mediante el menú contextual de una celda. Por otra parte, algunas órdenes para establecer formatos son accesibles mediante botones de la barra de herramientas, que permiten acceder a los comandos de forma rápida. Para establecer una combinación de formatos sobre una selección de celdas, Excel ofrece la orden Autoformato. Con está orden, automáticamente se reconoce el texto, los valores y las fórmulas del rango seleccionado y se aplican los formatos correspondientes. Otra característica de Excel son los Estilos de celdas, que son combinaciones de formatos de celdas que pueden ser guardados para ser aplicados posteriormente sobre un rango de celdas. Cuando se modifica el estilo de una celda, se actualizan todas las celdas donde se ha aplicado dicho estilo.

8.2. ANCHURA Y ALTURA DE CELDAS

Cuando se abre por primera vez un libro de trabajo, las celdas tienen un tamaño estándar. Pero se puede modificar el ancho y alto de las celdas mediante el ratón o mediante órdenes del menú. Para ajustar el alto de las celdas mediante el menú, deberá seleccionar Formato / Fila. La opción Ajustar a la selección ajusta la selección de celdas respecto a la celda que contiene mayor texto. La opción Alto muestra un cuadro de diálogo mediante el cual se fija el alto de la fila, que podrá ser un valor entre 0 y 409, representando el número de puntos que caben en la celda. Para ajustar el ancho de las celdas, deberá seleccionar Formato / Columna. Al activar esta orden, se muestran las mismas órdenes que en el ajuste del alto de la celda. La opción Ajustar a la selección ajusta automáticamente la columna respecto a la entrada más larga. Mediante la opción Ancho podrá introducir un valor entre 0 y 255 para indicar el ancho de la columna; en este caso, este número indicará el ancho de la columna en caracteres utilizando la fuente estándar. Para dotar a la columna otra vez de un ancho estándar, deberá seleccionar Ancho estándar. Tanto si establece el alto como el ancho de una celda al valor 0, entonces lo que realmente estará haciendo es ocultar su columna o fila.

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Si desea modificar el ancho de una columna mediante el ratón, deberá pulsar sobre la línea de separación entre los títulos de las celdas a modificar y arrastrar hasta la anchura deseada. Si desea que la columna se ajuste a la selección más larga, haga doble clic sobre dicha división.

Para modificar el alto de una fila, deberá realizar el mismo procedimiento pulsando sobre la línea que separa las filas. Cuando el ratón se sitúa en el punto correcto para desplazar la línea de separación entre celdas, cambiará su aspecto. Recuerde que deberá cambiar el ancho de una columna si observa en ella la aparición del texto ######, que indica que no cabe el valor con la anchura actual de la celda.

8.3. ALINEACIÓN DE DATOS

Los datos introducidos en una hoja de cálculo adoptan en principio el formato General, alineándose los datos de texto a la izquierda y los números a la derecha, mientras que los valores lógicos y de error se centran en la celda. Todas las órdenes de alineación actúan sobre las celdas seleccionadas. Las operaciones básicas de alineación son accesibles mediante los botones de alineación de la barra de herramientas Formato. Si el contenido de una celda supera su anchura, puede hacer que se centre en varias celdas adyacentes. Para ello deberá seleccionar como extremo izquierdo de la selección la celda cuyo contenido se quiere centrar y arrastrar por un rango de celdas adyacentes. Una vez

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seleccionado el rango de celdas en el que centrar los datos, deberá pulsar el botón Combinar y centrar.

Tenga en cuenta que, aunque la presentación de los datos está centrada en una serie de columnas, el texto en sí permanece en la celda del extremo izquierdo de la selección. Además, si alguna de las celdas que han sido combinadas tenía datos, dichos datos se pierden al realizar la combinación, manteniendo sólo los de la primera celda. Una vez combinadas varias celdas, es posible volver a la situación en la que las celdas se muestran de forma separada. Para ello, lo que debe hacer es seleccionar la primera celda de la combinación, que es donde realmente está el contenido, y acceder al cuadro de diálogo Formato de celdas. En la ficha Alineación deberá desactivar la casilla Combinar celdas. El resto de botones de alineación sitúan el contenido de la celda a la derecha, a la izquierda o en el centro de la misma. El cuadro de diálogo Formato de celda dispone de la ficha Alineación para introducir el tipo de alineación deseada. En esta ficha, bajo la lista Horizontal, encontrará las posibilidades para situar los datos respecto al ancho de la celda, mientras que en la lista Vertical, podrá especificar la posición respecto al alto de la celda. La opción Justificar (horizontal) alinea a la derecha y a la izquierda el texto siempre que el texto disponga de retorno automático y esté compuesto por varias líneas.

Si marcamos la casilla de verificación Ajustar texto, al escribir en una celda, lo haremos en varias líneas. También puede introducir siempre que quiera un retorno de carro manual en una celda. Para ello pulse la combinación de teclas [Alt] +[Intro].

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Si las dimensiones de la celda no son muy grandes, es posible que parte de su contenido no se pueda ver completamente. En este caso, no es necesario aumentar el ancho o alto de la celda, también puede hacer que el texto aparezca con un determinado giro. Observe este ejemplo en los rótulos del Informe:

Otra característica que puede utilizar es la posibilidad de sangrar el texto de las celdas, como si fuera texto de un documento de Word. Mediante el botón aumentará la sangría y mediante la disminuirá. La sangría es la distancia que existe desde el lado izquierdo de la celda. Excel proporciona 15 tabulaciones predeterminadas.

8.4. FUENTES DE TEXTO

Puede cambiar la apariencia del texto en las celdas eligiendo un determinado tipo de fuente de caracteres, un aspecto de presentación así como su tamaño y otras características. Para asignar un cierto formato de fuente, se debe seleccionar el rango de celdas, el carácter o la palabra sobre la que aplicar el formato y después seleccionar el formato deseado. Se puede aplicar un formato diferente a cada una de las palabras o a cada uno de los caracteres de una celda por separado.

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Las opciones para el formato de texto están disponibles a través de la ficha Fuente en el cuadro de diálogo Formato de celdas. En esta ficha podrá seleccionar el tipo de letra en el campo Fuente, el estilo de la fuente y el tamaño de los caracteres. Al seleccionar una fuente se presentará en la ficha un ejemplo del aspecto de la fuente elegida de acuerdo con el tamaño y estilo seleccionados. Para seleccionar la fuente de caracteres, no es necesario acceder siempre a la ficha Fuente ya que en la barra de herramientas. Formato se dispone de la mayoría de estas opciones.

8.5. BORDES Y RELLENOS

Cuando se presentan los datos en una hoja de cálculo, suelen presentarse de forma que sean fácilmente legibles. Para ello será necesario remarcar algunas celdas mediante la eliminación de líneas, asignando colores de fondo o cambiando el tamaño de los bordes de las celdas. Las órdenes para cambiar los bordes o elegir los colores son accesibles desde el menú Formato / Celdas seleccionando la ficha Bordes o la ficha Tramas, respectivamente. En la ficha Bordes podrá indicar el aspecto que tendrán los bordes de las celdas. Podrá seleccionar el lado de la celda a marcar, incluyendo la posibilidad de bordes diagonales que partan la celda. El borde de la celda o celdas seleccionadas se dibujarán con el color y estilo elegido en los cuadros Color y Estilo. Observe el aspecto de la ficha Tramas. La paleta de colores sirve para elegir el sombreado de la celda. Al pulsar sobre la lista del rectángulo Trama, se desplegará otra paleta para seleccionar el tipo y el color que tendrá el sombreado de la celda.

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En la barra de herramientas Formato también están situadas tres paletas para seleccionar el aspecto de la celda. Las paletas portátiles se pueden mantener abiertas y situadas en cualquier parte de la hoja de cálculo. Para asignar el formato adecuado, deberá seleccionar el elemento de la hoja y seleccionar en las paletas portátiles el formato deseado. Si al dar formato a las celdas no desea ver las líneas de división de la hoja de cálculo, deberá seleccionar en el menú Herramientas el comando Opciones; después seleccione la ficha Ver y desactive la casilla de verificación Líneas de división. Otra opción que tiene es aplicar un determinado fondo a la hoja de cálculo. En estos casos, suele ser adecuada una imagen con colores suaves, al estilo de los fondos utilizados en las páginas Web. Para ello, utilice el comando Formato / Hoja / Fondo... e indique la imagen a utilizar. Excel admite multitud de formatos gráficos, incluidos BMP, JPG, GIF, etc. Tenga en cuenta que el fondo no llegará a imprimirse, sólo se mostrará en pantalla.

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Formato de Celdas (II) 9.1. FORMATOS DE NÚMERO

Al introducir números en una hoja de cálculo, las celdas toman el formato General. En algunas ocasiones, Excel cambia el formato por defecto por otro más adecuado. Por ejemplo, si se le antepone a un número el símbolo de moneda o el signo de porcentaje, se pasara de formato general al de moneda o al de porcentaje, respectivamente. Los formatos más habituales para números están disponibles en la barra de herramientas Formato a través de los siguientes botones:

Para pasar del formato de una celda a un formato predefinido, deberá acceder a la ficha Número del cuadro de diálogo Formato de celdas. En esta ficha se presentan todos los formatos disponibles para cada una de las diferentes categorías.

Por ejemplo, podrá indicar si desea que se muestren cifras decimales, qué símbolo se utilizará como separador de miles, etc... Tenga en cuenta que Excel se rige por las características indicadas en la Configuración regional de Windows. Esto quiere decir, por ejemplo, que si desea cambiar el símbolo de separador de miles, deberá cambiarlo en este componente de Windows.

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Cuando se seleccione un código de formato, se presentará una muestra de la celda activa de la hoja de cálculo según el formato de número seleccionado, siempre que la celda activa contenga datos que se puedan ajustar al formato elegido. Los números pueden adoptar también formato de texto; para ello deberá hacer que les preceda un apóstrofo o el símbolo @ al introducir el valor.

9.2. FORMATOS PERSONALIZADOS

Cuando se abre un libro de trabajo, los únicos formatos de número disponibles son los de la ficha Número. Se pueden crear nuevos formatos y Excel automáticamente los introduce dentro de la categoría Personalizada pasando a estar disponibles en todas las hojas del libro de trabajo.

La especificación de un nuevo formato de número puede tener hasta tres secciones de número y una cuarta sección de texto. Las distintas opciones deberán estar separadas por ( ; ) y con el orden siguiente: -

Formato para números positivos. Formato para números negativos. Formato para ceros. Formato para texto.

Si se especifican sólo dos formas, la primera se utilizará para números positivos y los ceros, mientras que la segunda se utilizará para los negativos. Si quiere incluir un formato de texto, se deberá incluir en la última posición el texto entre comillas que desee que se presente si se opta por ese formato. Por ejemplo: ##.###; (##.###);0,00; "Saldo" @ Si en el apartado de texto se incluye el carácter @, entonces cualquier entrada sustituirá dicho carácter. Si el formato no tiene un apartado de texto, el número introducido como texto no sufrirá ninguna modificación.

Para crear un formato personalizado, deberá seleccionar un formato de los disponibles en la categoría Personalizada y modificarlo en el campo Tipo. La modificación de un formato de Excel para personalizarlo no implica que el formato de partida desaparezca.

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Al crear formatos personalizados, deberá tener en cuenta los siguientes aspectos: - Deberá utilizar 0 y el signo # como indicadores de dígitos. El primero indica que el dígito se presentará siempre, mientras que el segundo suprime la presentación de dígitos no significativos. - El carácter ( - ) crea un espacio del tamaño del ancho de un carácter. - Para establecer el color del formato deberá indicar el color entre corchetes. Por ejemplo [Rojo], [Azul]. - Para mostrar puntos como separadores de millares, deberá incluirlos en el formato. - Si desea que no aparezca un determinado tipo de número (positivo, negativo o cero), deberá omitir el código de la sección correspondiente. Cuando se selecciona un código de formato personalizado, el botón Eliminar deja de estar inactivo permitiendo la eliminación del formato seleccionado. Al crear formatos personalizados, se pueden crear formatos para las fechas y para las horas que tengan horas superiores a 24, minutos mayores que 60, etc… Para ello debe encerrar entre corchetes las primeras letras del código de¡ formato de la hora, de los minutos o de los segundos. Por ejemplo el formato [h]:mm con la entrada en la celda 25:02 presentará en la celda 25:02, indicando el valor de fecha y hora 1/01/1900 01:02:00 a.m. En ocasiones deseará aplicar un determinado formato u otro a la misma celda, dependiendo del valor que ésta contenga. Por ejemplo, el formato: [Azul] [>1000]#.###; [ Rojo] [<-1000]#.###,"Nº Cta"@ presentará los valores mayores de 1000 en azul, los menores de - 1000 en rojo y los demás en negro, que es el color por defecto. Los números introducidos como texto se situarán al lado del texto NºCta.

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En la tabla siguiente se presentan los códigos más utilizados a la hora de crear formatos. Símbolo de Formato

Significado

Marca de lugar para dígito. Si el número introducido en la celda tiene más números decimales que los especificados en el formato, Excel redondea para ajustarse al formato. Si el número presenta más dígitos a la izquierda de la coma decimal que los esperados, se mostrarán los dígitos extra.

Marca de lugar para dígito. Su comportamiento es el mismo que el anterior con la única diferencia de que, si el número de la celda tiene menos dígitos que los especificados en el formato, se añade los ceros extras hasta completar el formato.

Marca de lugar para dígitos. Se comporta como los anteriores con la excepción de que se añaden ceros no significativos para que las comas decimales queden alineadas.

coma (,)

Simboliza la coma decimal.

Porcentaje. Excel multiplica por 100 y agrega el carácter %.

Punto (.)

Separador de millares.

Escribe textualmente el carácter que le sigue en el formato. Para incluir carácter \, debe encerrarlo entre comillas dobles.

Deja el ancho de un carácter en blanco en el formato.

“texto”

Presenta el texto que esté entre comillas.

Si se introduce un texto en la celda, aparecerá en la posición donde esté situado este símbolo en el formato.

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Para introducir fechas y horas, algunos de los códigos disponibles son: Símbolo de formato

Significado

Los meses como 1 - 12

Los meses como 01 - 12

Mmm

Los meses como ene. - dic.

Mmmm

Los meses como enero - diciembre

Los días como 1 - 31

Los días como 01 - 3

Ddd

Los días como lun.- sáb.

Dddd

Los días como lunes - sábado

Los años como 00 - 99

Aaaa

Los años como 1900 - 9999

Las horas como 0 - 23

Las horas como 00 - 23

Los minutos como 0 - 59

Los minutos como 00 - 59

Los segundos como 0 - 59

Los segundos como 00 - 59

Para indicar los colores, tenemos las siguientes posibilidades [Negro], [Azul], [Verde], [Aguamarina], [Fucsia], [Rojo], [Blanco] y [Amarillo]. El color debe ser el primer elemento de la sección.

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9.3. FORMATOS CONDICIONALES

En el anterior capítulo se le ha indicado que puede establecer el color de la fuente de una celda dependiendo de alguna condición, como puede ser el valor de la celda. Excel incorpora el comando Formato condicional que extiende esta características, pudiendo aplicar otros formatos, como pueden ser los colores del relleno, realces de la fuente, etc. Podrá establecer hasta tres condiciones distintas que hagan que una celda tenga un formato u otro. Estas condiciones pueden basarse en el valor de la celda o en la aplicación de una fórmula cuyo resultado sea un valor lógico, es decir, VERDADERO ó FALSO. Utilice el comando Formato condicional en el menú Formato y aparecerá el siguiente cuadro de diálogo.

En este cuadro de diálogo aparece primero una lista en la que se puede indicar que la condición se basará en el valor de la celda o en una determinada fórmula. Si la condición se basa en una fórmula, recuerde que ésta debe devolver un valor lógico. Por ejemplo, sería válida una expresión del tipo =SUMA(A1:B2)>0, ya que esta expresión sólo puede evaluarse a VERDADERO (si la suma es positiva) o a FALSO (si la suma es negativa o igual a cero). Seguidamente aparece otra lista donde se indicará cuál es el criterio que debe establecerse para comparar el valor de la celda. Una vez indicada la condición que se aplicará para decidir qué formato utilizara, debe indicar dicho formato. Para ello pulsará en el botón Formato y podrá especificar características del cuadro de diálogo Formato de celda: fuente, bordes o tramas. Si desea agregar otra condición, no tendrá más que pulsar en el botón Agregar >> y volver a establecer la condición y el formato a aplicar. Así hasta tres condiciones distintas. Si ninguna de las condiciones se cumple, Excel aplicará el formato predeterminado para la celda o el que se le haya aplicado directamente. Si se cumple más de una condición, Excel aplicará el formato de la primera condición que se cumpla.

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9.4. ESTILOS

En ocasiones, usted utilizará un con junto de características de formato (tipo de fuente, tamaño, color, realces, tramas, etc.) en distintos lugares de una hoja de cálculo o incluso de distintas hojas de cálculo. En esos casos es deseable tener una forma de aplicar dicho conjunto de formatos de una vez, sin tener que indicar todas las características cada vez que desea aplicarlas. Excel soluciona este problema incorporando el concepto de estilo. Un estilo es una combinación de formatos que se pueden aplicar de forma conjunta. Si modificamos alguna de las características de un estilo, las celdas sobre las que se había aplicado el estilo cambian para ajustarse a las modificaciones realizadas. Además de los estilos disponibles al trabajar con un libro nuevo, se pueden crear nuevos estilos o copiar estilos creados en otros libros. Los estilos están disponibles en todas las hojas del mismo libro. Para crear un nuevo estilo, utilice el comando Estilo del menú Formato

Si la celda actual ya posee el conjunto de formatos que constituirán el estilo, simplemente deberá darle un nombre y agregarlo a la lista de estilos disponibles. Si no es así, podrá utilizar el botón Modificar para establecer las características que deben formar parte del estilo. En el cuadro de diálogo Estilo se indican los distintos formatos que formarán parte del estilo. Si desea que algunos de los formatos no queden incluidos, debe desactivar las casillas de verificación correspondientes. Una vez escrito el nombre del estilo en el campo Nombre del estilo, mediante el botón Agregar introducimos el estilo en la lista de estilos disponibles. Después podrá modificar cualquiera de los formatos que se corresponden con el estilo. Para ello utilizará el botón Modificar que le permitirá acceder al cuadro de diálogo Formato de celdas, donde indicará todas las características que compondrán el nuevo estilo.

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En este cuadro de diálogo aparecen otros botones que pasamos a comentar: -

Eliminar: permite borrar el estilo de la lista de disponibles. Cuando se elimina un estilo, las celdas sobre las que se había aplicado recuperan el estilo Normal, que es el predeterminado para todas las celdas de la hoja de cálculo. El único estilo que no puede eliminarse es el estilo Normal.

Mediante el botón Combinar, puede copiar estilos de un libro de trabajo a otro, y así aprovecharse del trabajo que ya realizó en otro libro de trabajo.

Si lo que desea es seleccionar un estilo para aplicarlo a la celda activa, debe desplegar la lista de estilos y seleccionar uno de ellos. Al aplicar un estilo sobre una celda, desaparecen todos los formatos aplicados previamente sobre la celda.

Otra forma de utilizar un determinado conjunto de formatos es mediante el botón Copiar formato . Con este botón, también puede utilizar un determinado estilo, si lo ha aplicado en alguna celda. Los pasos a seguir son: primero sitúese en la celda donde ha aplicado el estilo o conjunto de formatos que desea utilizar en otro lugar; pulse el botón Copiar formato y finalmente pulse en la celda donde desea aplicar dicho formato. Si desea aplicarlo en más de un lugar, pulse dos veces el botón Copiar formato y [Esc] cuando ya no desee utilizar más este comando.

9.5. AUTOFORMATO

Excel ofrece una serie de formatos que se pueden aplicar en conjunto y de forma automática mediante el comando Autoformato del menú Formato. Al utilizar esta orden, se revisan los valores, el texto y las fórmulas de los datos de la hoja de cálculo que forman la tabla y se aplican los formatos según convenga, de forma automática. Para utilizar cl comando Autoformato, la celda activa debe estar situada en el rango de celdas en el que se encuentra una tabla de datos, es decir, un conjunto de celdas que contengan datos. De lo contrario Excel emite un mensaje advirtiendo la no existencia de ninguna tabla. En el cuadro Autoformato se listan todos los autoformatos disponibles en Excel.

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Los autoformatos están formados por una combinación de las siguientes características: -

Formato de número. Alineación. Fuente. Bordes Tramas Ancho y alto de celdas.

Cuando trabaje con autoformatos, puede indicar que no se modifiquen ciertas características aunque se aplique el formato automático, mediante el botón Opciones. En la parte inferior del cuadro podrá desactivar las casillas de verificación de los formatos que no desea modificar. Si desea eliminar un autoformato, podrá elegir la orden Deshacer del menú Edición o su botón en la barra de herramientas inmediatamente después de aplicarlo o bien podrá seleccionar una celda del rango de celdas en el que se ha aplicado el autoformato y seleccionar Formato / Autoformato, seleccionando de la lista de autoformatos la opción Ninguno.

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Crear Gráficos 10.1. INTRODUCCIÓN En Excel tiene la posibilidad de incluir elementos gráficos en sus hojas de cálculo y no limitarse a tablas de datos. La incorporación de este tipo de elementos no es un factor simplemente estético. En muchas ocasiones, es mucho más sencillo interpretar un gráfico que estudiar una tabla con decenas y decenas de cifras. Además Excel, como parte integrante de Microsoft Office, comparte todas las herramientas que se incorporan en el paquete. En Excel podrá agregar objetos de dibujo como rectángulos, círculos y otras formas más sofisticadas, imágenes, cuadros de texto, objetos WordArt, etc. La mayoría de estos elementos están disponibles a través de la barra de herramientas Dibujo, que aquí puede ver.

En el curso de Excel no vamos a estudiar estos elementos y nos centraremos en los gráficos, que son los elementos más utilizados en una hoja de cálculo.

10.2. CONCEPTOS GENERALES

Un gráfico en Excel representa de forma visual los datos de una hoja de cálculo. Los gráficos se pueden incrustar en una hoja de cálculo o bien crearlos en una hoja distinta (hojas de gráficos). Los datos utilizados en la creación de un gráfico se vinculan automáticamente a la hoja de cálculo de forma que cualquier cambio en los datos se verá reflejado en el gráfico. En Excel usted dispone del Asistente para gráficos, accesible a través de su botón en la barra de herramientas . Este asistente le ayudará en la creación de gráficos. El paso previo a la creación de un gráfico es la selección de los datos que va a representar. Lo normal será seleccionar rangos rectangulares de celdas pero también puede seleccionar celdas no adyacentes utilizando al mismo tiempo la tecla [Ctrl]. Una vez

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seleccionados los datos, únicamente tiene que reclamar la presencia del asistente pulsando en el botón anteriormente comentado. El Asistente para gráficos consiste en una serie de cuadros de diálogo que le guiarán paso a paso en el proceso de creación de un gráfico. Antes de finalizar el proceso de creación del gráfico, el asistente le mostrará un ejemplo del gráfico que esté creando dándole la oportunidad de modificar cualquier aspecto que no sea de su agrado. Porcentajes Anuales 20.000,00 € 18.000,00 € 16.000,00 € 14.000,00 € 12.000,00 € 10.000,00 € 8.000,00 € 6.000,00 € 4.000,00 € 2.000,00 € - €

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Los datos de cada una de las celdas se denominan puntos de datos y aparecen en los gráficos en forma de líneas, columnas, etc. Estos puntos de datos se agrupan en series de datos y se distinguen entre sí por sus colores o diseños. Usted podrá crear gráficos con formatos predeterminados o crearlos con un formato propio. Además podrá añadir o eliminar títulos, leyendas o cualquier elemento a un gráfico.

10.3. GRÁFICOS INCRUSTADOS

Un gráfico incrustado es un elemento más de la hoja de cálculo, al igual que el texto, una imagen o cualquier otro elemento gráfico. Como tal, usted podrá cambiar su tamaño, su ubicación, etc., seleccionándolo y utilizando el ratón. Antes de crear un gráfico, debemos seleccionar los datos a partir de los cuales se creará el gráfico. Debe incluir en la selección los rótulos de las distintas series si desea que se muestren en el gráfico. Aunque si no lo hace, después podrá agregar dichos rótulos.

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Una vez seleccionado el rango de celdas a representar gráficamente, utilizará el Asistente para gráficos e irá eligiendo las opciones que éste le presenta en cada uno de los pasos de dicho asistente. En el primer paso del Asistente para gráficos se selecciona el tipo de gráfico a utilizar. Aunque éste es tal vez el detalle más importante a elegir en la creación de un gráfico, no debe preocuparse demasiado si después no le gusta el que ha elegido ya que podrá cambiarlo fácilmente. El número de tipos de gráficos es lo suficientemente grande, pero además, tiene la posibilidad de elegir un tipo personalizado en el que se han combinado distintas características e incluso crear su propio tipo de gráfico. Al utilizar uno de los tipos personalizados, se asegura un aspecto muy cuidado que le costaría mucho esfuerzo conseguir usando un tipo de gráfico estándar. Dentro de cada tipo de gráfico existen subtipos o variantes del mismo. En la lista de la izquierda puede ver el tipo seleccionado, mientras que en la parte de la derecha puede ver los subtipos de este tipo de gráfico. En la mayoría de ocasiones habrá subtipos en dos y en tres dimensiones. En el segundo paso del Asistente para gráficos tendrá la posibilidad de variar el rango de celdas que desea representar gráficamente. Además puede indicar si las series de datos a representar se sitúan en la hoja de cálculo por filas o por columnas. En el paso 3 se pueden introducir la mayoría de opciones de un gráfico. Podrá incluir un título para el mismo, indicar la presencia o no de la leyenda, etc. Finalmente, debe decidir la ubicación del gráfico. Puede ser incrustado en la hoja de cálculo actual o en una hoja aparte. Si decide esta última opción, tenga en cuenta que se crea una hoja de cálculo adicional donde se ubicará el gráfico y que, por lo tanto, podrá trabajar con el gráfico como con cualquier otra hoja de cálculo.

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Una vez creado el gráfico podrá situarlo en cualquier lugar de la hoja así como cambiar su tamaño y otras características.

Además, Excel le proporciona la barra Gráfico y le indica, en la tabla de datos, cuál es el rango de éstos que está siendo representado en el gráfico, como ocurre al editar una fórmula en la que interviene un rango de celdas. Puede eliminar un gráfico como cualquier otro objeto más. Primero selecciónelo haciendo clic en los lados del mismo y pulse la tecla [Supr]. Por otra parte, tenga en cuenta que, al hacer clic con el ratón en alguno de los elementos del gráfico, dicho elemento es el que se selecciona y no el gráfico mismo. Deberá hacer clic en alguno de los lados o en una zona libre del gráfico para seleccionarlo completamente. Podrá saber qué elemento esta seleccionado consultando la lista de la izquierda en la barra de herramientas Gráfico o en el cuadro de nombre de la zona de edición.

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Normalmente utilizará gráficos incrustados cuando desee mostrar más de un gráfico en una misma hoja de cálculo o cuando desea tener cerca los datos y el gráfico que los representa.

10.4. HOJAS DE GRÁFICO

En ocasiones deseará tener por una parte los datos y por otra el gráfico que los representa. Para ello, lo mejor es crear el gráfico como una hoja más y no insertarlo en la misma hoja que contiene los datos fuente. La creación de un gráfico en una hoja de gráfico es exactamente igual que la vista en el anterior capítulo. Lo único que tendrá que hacer es indicar, en el último paso del Asistente para gráficos, que el gráfico se cree en una nueva hoja y no en una existente. Sin embargo, también es posible transformar un gráfico incrustado en una hoja de gráfico o al revés. Para ello es necesario seleccionar el gráfico. Si es un gráfico incrustado, haga clic en los límites del gráfico y si es un gráfico incluido como una hoja, pulse en su etiqueta. Una vez seleccionado el gráfico, utilice la opción Ubicación a través del menú Gráfico; aparecerá el último cuadro de diálogo que ya pudo ver al utilizar el Asistente para gráficos. Lo único que le falta por hacer es indicar la nueva ubicación. Por otra parte, puede crear una hoja de gráfico en un único paso, pulsando la tecla [F11]. Si Excel necesita más información para crear el gráfico, aparecerá el Asistente para gráficos en el paso adecuado; si no, creará un gráfico predeterminado.

10.5. SELECCIÓN DE ELEMENTOS

Cuando está creando un gráfico a través del Asistente para gráficos, decide muchas de las características que va a presentar el nuevo gráfico. Sin embargo, cuando ya tiene el gráfico creado, puede que necesite modificar alguna de las decisiones tomadas inicialmente. En este caso, es necesario distinguir si el cambio a realizar se refiere al gráfico en su conjunto (por ejemplo, cambiar el tipo de gráfico utilizado) o está relacionado con alguno de los elementos que constituyen el gráfico, como puede ser la leyenda, los rótulos, los ejes, etc.

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En cualquiera de los casos, el paso previo a efectuar la modificación es seleccionar el objeto implicado. Como ya se ha indicado, la selección se realiza pulsando con el ratón en dicho elemento. Recuerde que en todo momento podrá saber qué tiene seleccionado observando la lista situada en la barra Gráfico o a través del cuadro de nombres de la barra de fórmulas, que también presenta esta información. Con el teclado también puede seleccionar componentes del gráfico. Pulsando las teclas [Flecha arriba] o [Flecha abajo], pasara de un elemento a otro, mediante [Flecha izquierda] y [Flecha derecha], accederá a los elementos de una misma categoría. Si en lugar de hacer clic con el ratón en un determinado objeto del gráfico, hace doble clic, entonces dicho elemento (también podría ser el gráfico mismo) se selecciona y se realiza la acción que tenga predeterminada para dicho objeto, que en la mayoría de ocasiones se corresponderá con el formato del mismo Por ejemplo, en el caso de hacer doble clic sobre la leyenda, se selecciona y se muestra el cuadro de diálogo Formato de leyenda, donde podrá establecer las opciones de la leyenda.

10.6. AGREGAR DATOS

Si, una vez creado un gráfico, desea representar en el mismo otras series de datos, no es necesario volver a crear el gráfico. Existen varias formas de agregar datos: - Puede extender el rango de datos en la misma hoja de cálculo donde están los datos representados. Cuando selecciona un gráfico, Excel le indica qué datos son los que se representan, mostrando el rango rodeado por un rectángulo de color. - Puede copiar las nuevas series de datos y pegarlas en el gráfico. - Puede utilizar el comando Datos de origen en el menú Gráfico y añadir las nuevas series. - Puede arrastrar la nueva serie de datos al gráfico, con lo que éste la mostrará si es posible. Tenga en cuenta que el tamaño del gráfico no varía cuando añade más datos al gráfico, por lo que es posible que deba cambiar usted mismo el tamaño para que se muestre correctamente.

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Si modifica los datos en la hoja de cálculo, Excel actualizará inmediatamente el gráfico. Esto también es recíproco, es decir, si selecciona una serie en el gráfico y cambia su tamaño, la hoja de datos se actualizará al nuevo dato representado. Si elimina un rango de datos en la hoja en que está siendo representado el gráfico, el gráfico se actualizará. Pero no al revés: al eliminar una serie en el gráfico, no se elimina el rango en la hoja de datos.

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FORMATO DE FECHA CON CUATRO DÍGITOS PARA LOS AÑOS

Excel 2000 está preparado para admitir fechas con dos o cuatro dígitos para la parte correspondiente al año. Sin duda, la mejor recomendación es utilizar siempre cuatro dígitos, de forma que no exista posible ambigüedad. Una forma sencilla de asegurarse de ello es establecer el formato de fecha corta de Windows mostrando cuatro dígitos, en lugar de los dos dígitos que aparecen por defecto. Al hacer el cambio que a continuación se detalla, usted podrá introducir los cuatro dígitos para el año en todas las fechas que introduzca en Excel y aparecerán de esa forma por defecto, es decir, sin necesidad de crear un formato personalizado para ello. Además, si sólo introduce dos dígitos para el año, entonces Excel añadirá por usted los otros dos, según las reglas que ya conoce y que a continuación se vuelven a detallar: - Si se introduce desde 00 hasta 29 para el año, Excel interpretará que desea indicar del 2000 al 2029. Por ejemplo, si se escribe 21/7/18, se interpretará que es el 21 de julio de 2018 y aparecerá en la celda el valor 21/07/2018. - Si se introduce desde 30 hasta 99, Excel interpretará que desea indicar del 1930 al 1999. Por ejemplo, si se escribe 21/7/89, se interpretará como el 21 de julio de 1989 y aparecerá en la celda el valor 21/07/1989. Para modificar el formato de fecha corta de Windows (tenga en cuenta que al ser de Windows y no de Excel, otras aplicaciones se pueden ver afectadas por este cambio), siga los siguientes pasos: - Elija Configuración - Panel de control en el menú Inicio de Windows. - Haga doble clic en el elemento Configuración regional. - Acceda a la ficha Fecha. - Utilice un formato para la fecha corta en el que aparezcan cuatro dígitos para el año. En español, deben aparecer cuatro letras a; en inglés serían cuatro letras y. Si no hay ninguno disponible con estas características, añada usted manualmente las letras que faltan. Por ejemplo, un formato válido podría ser: dd/mm/aaaa. - Acepte el cuadro de diálogo.

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FORMATO DE MONEDA. EL EURO

Excel 2000 permite la utilización de cualquier símbolo de moneda que tenga disponible a través de la Configuración regional de Windows. Esto quiere decir que usted puede crear su propio símbolo de moneda y utilizarlo en Excel 2000. Para ello siga los siguientes pasos: 1.- Elija Configuración / Panel de control en el menú Inicio de Windows. 2.- Haga doble clic en el elemento Configuración regional. 3.- Acceda a la ficha Moneda. 4.- Introduzca el símbolo de moneda que desee en el campo Símbolo de moneda o elija uno de los que tiene disponibles. Podrá utilizar el símbolo de las pesetas, del dólar, del euro, etc. 5.- Acepte el cuadro de diálogo.

A partir de ese momento al utilizar un formato de moneda en Excel 2000, se utilizará dicho símbolo de moneda. Lógicamente usted puede cambiar el formato de las celdas utilizando para ello el menú Formato / Celdas. Este procedimiento es necesario excepto para el caso del Euro, ya que para la nueva moneda de la Unión Europea, Excel facilita el botón en la barra de herramientas Estándar que, al pulsarlo, se aplica directamente el formato adecuado para esta moneda, incluyéndose los dos decimales que se aplican por defecto. Usted puede escribir directamente el símbolo del euro en una celda y Excel reconocerá dicha moneda, aplicándole el formato adecuado. Para ello normalmente dispondrá de una tecla en el teclado con dicho símbolo. Si no es así, puede probar con la combinación de teclas Alt + 0128 (los números del teclado numérico) Otra herramienta que aporta Excel para el trabajo con euros es la función EUROCONVERT. Esta función convierte un número dado en euros, convierte un número de euros a la moneda de un estado que ha adoptado el euro, o bien convierte un número de una moneda de un estado que ha adoptado el euro a otro, utilizando para ello el euro como moneda intermedia (triangulación) Acceda a la ayuda de Excel si necesita más información al respecto.

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Ejercicios Prรกcticos Microsoft Excel 2000 Modulo Bรกsico

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INDICE PRACTICAS MICROSOFT EXCEL BÁSICO

LECCIÓN 01: INTRODUCCIÓN A EXCEL 2000 Práctica 1 LECCIÓN 02: LIBROS DE TRABAJO Práctica 2 LECCIÓN 03: INTRODUCCIÓN DE DATOS Práctica 3 LECCIÓN 04: EDICIÓN DE UNA HOJA Práctica 4 LECCIÓN 05: ORGANIZAR E IMPRIMIR HOJAS Práctica 5 LECCIÓN 06: FÓRMULAS Práctica 6 LECCIÓN 07: TRABAJO CON FUNCIONES Práctica 7 LECCIÓN 08: FORMATO DE CELDAS Práctica 8 LECCIÓN 09: FORMATO DE CELDAS (II) Práctica 9 LECCIÓN 10: CREAR GRÁFICOS Práctica 10 EJERCICIO FINAL EXCEL 2000 BÁSICO

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LECCIÓN 01: INTRODUCCIÓN A EXCEL 2000

- En esta práctica va a configurar el entorno de Excel 2000 para el resto del curso. Además, realizará algunas acciones que le permitan conocer mejor la aplicación. - Ejecute Excel 2000 utilizando el menú Inicio de Windows. - Si es necesario, realice las acciones necesarias para que las barras de herramientas Estándar y Formato se muestren en filas separadas. - Mueva el puntero del ratón a lo largo de los distintos botones de las barras de herramientas. Compruebe cómo, al pasar por un botón, dicho botón adquiere un aspecto de relieve. Deténgase momentáneamente en alguno de los botones y compruebe que aparece un mensaje indicando su naturaleza. - Seleccione la opción Pantalla Completa del menú Ver y observe que ahora la ventana de Excel sólo muestra la zona de edición y la barra de menús. Vuelva a visualizar la pantalla normal. - Utilice el menú textual de cualquiera de las barras de herramientas para ocultar las barras Estándar y Formato. Vuelva a hacer lo mismo ahora para mostrarlas. - Visualice el cuadro Acerca de Microsoft Excel a través del menú Ayuda. Observe en este cuadro la memoria que tiene disponible y la información de licencia del producto. - Cree en el Disco A:\ una nueva carpeta y asígnele el nombre: Prácticas Microsoft Word 2000 Professional Básico. - Salga de Excel hasta la próxima práctica.

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LECCIÓN 02: LIBROS DE TRABAJO

Asigne el nombre Última a la celda IV65536 y compruebe que puede acceder a ella utilizando únicamente su nombre.

Observe que el libro de trabajo actual tiene 3 hoja. Sitúese en la celda B5 de la Hoja 3.

Utilice el cuadro de nombres para volver a la celda IV65536 de la Hoja 1.

Inserte una hoja nueva entre la Hoja 2 y la Hoja3. Asigne el nombre Hoja nueva a la hoja que ha creado y cópiela detrás de la Hoja1.

Elimine de una vez todas las copias de Hoja nueva.

Guarde el libro actual dándole el nombre de Práctica 02.xls en el disco A:\ Prácticas Microsoft Word 2000 Professional Básico e introduciendo la contraseña contra escritura "Excel" (sin comillas). Después ciérrelo y ábralo de nuevo. Compruebe que necesita la contraseña para modificar el libro, aunque también puede abrirlo como sólo lectura.

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LECCIÓN 03: INTRODUCCIÓN DE DATOS

Este ejercicio tiene como objetivo que se familiarice con la forma de introducir datos en una hoja de cálculo haciendo el menor esfuerzo al utilizar las características de Excel.

Introduzca la tabla anterior del modo más rápido posible teniendo en cuenta que: -

Los meses y vendedores forman una serie y el texto Ventas % se repite tres veces.

Los datos del Vendedor 1 forman una tendencia lineal y los del Vendedor 2 una geométrica.

Los datos del Vendedor 3 y los coeficientes 1 y 2 deberá introducirlos manualmente.

Guarde el libro con el nombre A:\ Prácticas Microsoft Excel 2000 Professional Básico\ Práctica 03.xIs en el disco y salga de Excel hasta la próxima práctica.

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LECCIÓN 04: EDICIÓN DE UNA HOJA

Esta práctica permite trabajar con el comando Pegado especial. -

Abra el libro A:\Prácticas Microsoft Excel 2000 Professional Básico\Práctica 03.xIs, creado en la práctica anterior.

Elimine la columna de separación entre los dos coeficientes (columna F) e inserte una nueva entre los coeficientes y los datos de ventas.

Realice una copia de la tabla en otra posición de la hoja teniendo en cuenta que: -

Los textos de los títulos permanecen igual. No queremos copiar la fila de Junio. Hay que cambiar filas por columnas.

A continuación borre los datos de Coeficiente 1 y realice una copia de los de la tabla anterior sumándoles 10. Fíjese que habrá que seleccionar Transponer además de la acción de Sumar Con todo el resultado de la tabla es el siguiente:

Utilice el comando Reemplazar para sustituir el texto Vendedor por el de Empleado.

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Guarde el libro con el nombre A:\ Prácticas Microsoft Excel 2000 Professional Básico\ Práctica 04.xIs y salga de Excel. LECCIÓN 05: ORGANIZAR E IMPRIMIR HOJAS

Acceda a Excel y en un libro nuevo introduzca los datos que puede ver en la figura. Cuando acabe, guarde el libro con el nombre A:\Prácticas Microsoft Excel 2000 Professional Básico\Práctica 05.xIs.

Realice los pasos necesarios para conseguir inmovilizar la fila de títulos (fila5) de forma que, al movernos por las filas situadas por debajo de la pantalla visible, esta fila siga viéndose en todo momento. Vuelva a dejar la hoja de cálculo tal como estaba al principio. Prepare la hoja para su impresión: - La orientación de la página debe ser horizontal. - Los márgenes deben ser: 3 cm para el superior e inferior, 5 cm para el izquierdo y derecho, 1.5 cm. para el encabezado y pie de página. - Deberá centrarse horizontalmente en la página. - En el encabezado de página debe de indicarse el nombre del libro (Práctica 05.xls), mientras que en el pie de página se mostrará el nombre de la hoja de cálculo (Hoja 1) - Los datos deberán imprimirse junto a las líneas de división de la hoja de cálculo. Muestre la hoja en la Vista previa de salto de página y realice las acciones oportunas para que no se imprima la columna E ni la fila 9. Observe el resultado en Presentación preliminar y finalmente imprima la hoja con la impresora que tenga disponible en su equipo. Salga de Excel, guardando los cambios efectuados.

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LECCIÓN 06: FÓRMULAS

Abra el archivo A:\Prácticas Microsoft Excel 2000 Professional Básico\Práctica 05.xls Introduzca los títulos y realice las sumas por filas y por columnas que se indican en la tabla anterior. Observe que el total general se puede calcular del mismo modo por filas que por columnas..

Guarde el libro de A:\Prácticas Microsoft Excel 2000 Professional Básico\Práctica 06A.xls y ciérrelo. Tras este comienzo con fórmulas sencillas, vamos a realizar algunas más útiles y complicadas. Abra el archivo A:\Prácticas Microsoft Excel 2000 Professional Básico\Práctica 03.xIs. Inserte una hoja de cálculo (Hoja4) y sitúela detrás de la Hoja3. Mueva la columna Coeficiente 1 a la Hoja2 y Coeficiente 2 a la Hoja3, tal como figura en la imagen siguiente:

Hoja 2 Hoja 3 Sitúese en la Hoja4 e introduzca la tabla siguiente teniendo en cuenta que el dinero que cobra cada vendedor viene dado por la fórmula:

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(Ventas % del mes * Coef1 del mes + Venta % del mes / Coef2 del mes) * 1000. NOTA: Tenga en cuenta que tiene que utilizar las referencias mixtas para poder copiar la fórmula para todos los vendedores y todos los meses. La tabla resultado tendrá un aspecto como éste:

Guarde el libro actual como A:\Prácticas Microsoft Excel 2000 Professional Básico\ Práctica 6B.xls y abandone Excel.

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LECCIÓN 07: TRABAJO CON FUNCIONES

Esta práctica tiene dos partes: en la primera trabajará con la función Autosuma y en la segunda utilizará el comando Pegar función.

AUTOSUMA Abra el archivo A:\Práctica 05.xls y realice la tabla de la práctica anterior, que incluía los totales, en un único paso. Observe la rapidez y la utilidad de la función AUTOSUMA. Guarde el libro actual con el nombre A:\Prácticas Microsoft Excel 2000 Professional Básico\ Práctica 07A.xls.

PEGAR FUNCIÓN Introduzca los siguientes datos en un libro nuevo.

Cree, a partir de estos datos, los títulos:

La función a utilizar es CONCATENAR y se encuentra en la categoría Texto. Vamos a introducir los valores de lo que cobra cada vendedor. Para ello utilizaremos la función REDONDEAR aplicada a la función ALEATORIO, que se encuentran dentro de la categoría de funciones Matemáticas y trigonométricas del comando Pegar función. Cree primero la función REDONDEAR y dentro de ella (como función anidada) utilice como primer argumento la función ALEATORIO y como número de decimales (segundo argumento de REDONDEAR) el valor cero. La función ALEATORIO debe ser multiplicada por 100.000 para obtener un valor entre 0 y 100.000. La tabla resultado tendrá un aspecto como éste ( aunque los números variarán debido a la función ALEATORIO).

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Guarde el archivo como A:\Prรกcticas Microsoft Excel 2000 Professional Bรกsico\ Prรกctica 07B.xls y salga de Excel.

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LECCIÓN 08: FORMATO DE CELDAS

Abra el archivo A:\Prácticas Microsoft Excel 2000 Professional Básico\Práctica 07A.xls. Vamos a darle formato a la tabla para mejorar la presentación. Centre el texto de InfoGrupsa Año 1999 en las columnas A..G. Cambie la fuente eligiendo Times New Roman tamaño 14 y color rojo. Centre los títulos Nombre y Ciudad y póngalos en negrita y subrayado. Alinee a la derecha los títulos Periodo1.. Periodo3 y póngalos en negrita y subrayado. Ponga el texto Total Empresas en negrita subrayado y del siguiente modo: Total Empresas Los nombres de las empresas en Arial 9 y en negrita. Los nombres de las ciudades centradas. El texto Total Períodos en negrita. Cambie el ancho de la columna A para que se ajuste a la selección más grande. Enmarque la tabla con un borde negro del grosor que desee. Aplique fondo blanco a las cantidades de los totales. Aplique el color azul al texto del valor correspondiente al total general. Quite las líneas de división de la hoja Utilice la imagen Fondo.jpg como fondo de la hoja de cálculo. Podrá encontrar dicha imagen en la carpeta Trabajos\Lec8 del directorio donde se instaló el curso. Acceda a la vista preliminar para comprobar que el fondo no llegará a imprimirse (deberá cambiar el área de impresión si no se muestra la hoja de forma completa). Guarde el libro con el nombre A:\Prácticas Microsoft Excel 2000 Professional Básico\ Práctica 08.xls y salga de Excel.

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LECCIÓN 09: FORMATO DE CELDAS (II)

Abra el libro A:\Prácticas Microsoft Excel 2000 Professional Básico\Práctica 08.xIs.

Dé formato monetario a todos los totales incluido el total general. Utilice el comando Formato / Celdas y el símbolo de moneda de su país.

Coloque los puntos de millares en el resto de cantidades.

Consiga que en los valores seleccionados (los referentes a cada período), si alguno de ellos es igual a cero, aparezca la celda resaltada con un borde simple de color rojo.

Finalmente aplique a la tabla el autoformato Lista 2.

Guarde el libro como A:\Prácticas Microsoft Excel 2000 Professional Básico\ Práctica 09.xls y salga de Excel.

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LECCIÓN 10: CREAR GRÁFICOS

Inicie Excel y en el libro que aparece introduzca la siguiente tabla de datos. Aplique el formato necesario.

Cree un gráfico de columnas en el que se muestre la evolución de las ventas durante cada uno de los meses del primer cuatrimestre del año. No incluya los datos referidos a las marcas Opel y Renault.

Como título del gráfico debe aparecer el texto: Primer cuatrimestre de 2000, en el eje x aparecerá el texto Meses, y en el eje y aparecerá el Texto: Unidades vendidas.

El gráfico debe aparecer en una hoja de gráfico nueva.

Una vez creado el gráfico, incluya la serie de datos de las marcas Opel y Renault que no incluyó inicialmente y elimine la de Fiat.

Guarde el libro con el nombre A:\Prácticas Microsoft Excel 2000 Professional Básico\ Práctica 10.xIs y salga de Excel hasta la próxima práctica.

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EJERCICIO FINAL

En este ejercicio debe calcular en un libro de trabajo el precio de un determinado artículo en función de la cantidad comprada y de la fecha de pago.

Para el desarrollo de esta práctica es necesario calcular los precios de venta utilizando una fórmula que contemple el descuento por cantidad y el incremento por financiación. De este modo la fórmula seria: = Precio sin descuento - (Descuento * Precio sin descuento) + (Financiación * Precio sin descuento)

Aplique el formato monetario a las cifras que representan precios en la hoja de cálculo. Las tablas de precios y descuentos se deben crear con el formato Efectos 3D-2. Realice un gráfico resumen de los datos creados en el primer punto, que represente los precios de venta unitarios para 1000 unidades. El gráfico resultado deberá tener un aspecto similar al de la figura.

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Guarde el libro con el nombre A:\Prácticas Microsoft Excel 2000 Professional Básico\ Ejercicio Final Excel Básico.xls y salga de Excel. Cree en una hoja de gráficos un gráfico que represente toda la tabla.

Imprima el libro de trabajo resultante visualizándolo previamente con la presentación preliminar y realice los ajustes necesarios para que todo quede centrado en la hoja, tanto vertical como horizontalmente

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INDICE GENERAL MICROSOFT EXCEL 2000 PROFESSIONAL EXCEL 2000 AVANZADO

LECCIÓN 06: MAPAS DE DATOS ...................... 151 LECCIÓN 01: MATRICES Y CÁLCULO ........... 113 Fórmulas matriciales Constantes matriciales Vínculos Trabajo con vínculos Control del cálculo Reemplazo

Introducción Crear el mapa Trabajar en Microsoft Map Control del mapa El libro Mapstats.xls LECCIÓN 07: ACCESO A DATOS EXTERNOS ............................................................... 157

LECCIÓN 02: LISTAS ............................................ 121 Conceptos básicos Autocompletar Formularios Ordenación de una lista Validación de datos Funciones de búsqueda Fórmulas y formatos extendidos

Introducción El origen de datos Crear la consulta Trabajar en MS - Query Actualizar los datos Consultas con parámetros LECCIÓN 08: TABLAS Y GRÁFICOS DINÁMICOS ............................................................. 169

LECCIÓN 03: FILTROS ........................................ 131 Autofiltro Filtro avanzado Copiar datos filtrados Trabajar con listas filtradas LECCIÓN 04: SUBTOTALES ............................... 137 Subtotales automáticos Organización de subtotales Informes con subtotales Totales avanzados LECCIÓN 05:TEMAS AVANZADOS SOBRE GRÁFICOS ................................................................ 143 Tipos de gráficos Añadir elementos al gráfico Formato de elementos gráficos Impresión de Gráficos

Creación de tablas Personalización de tablas Actualización y gráficos Ocultar datos de detalles Consolidación de datos LECCIÓN 09: ANÁLISIS DE DATOS Y OTROS TEMAS ....................................................................... 177 Búsqueda de objetivos Escenarios Solver Macros Niveles de protección LECCIÓN 10: COLOCAR DATOS EN LA WEB ........................................................................... 187 Insertar hipervínculos La barra de Web Colocar datos estáticos Colocar datos interactivos Publicar en el servidor Web

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Matrices y Cálculos

1.1. FÓRMULAS MATRICIALES

Las fórmulas que realizan cálculos de valor múltiple se denominan Fórmulas matriciales y se diferencian de las fórmulas de valor individual en que pueden producir más de un resultado, ocupando varias celdas. Las fórmulas matriciales pueden producir un ahorro considerable del tiempo de escritura de fórmulas. Por ejemplo, en una hoja de cálculo puede necesitar aplicar una misma fórmula sobre distintos datos. Al utilizar fórmulas matriciales, únicamente tendrá que seleccionar el rango donde se situarán los resultados (rango matricial) y escribir la fórmula, aceptándola con [Ctrl]+[Mayús]+[lntro]. Una fórmula matricial queda encerrada entre llaves ({}). Excel automáticamente coloca las llaves en la fórmula cuando es aceptada como fórmula matricial. Al trabajar con fórmulas matriciales, deberá tener en cuenta que todas las celdas comparten una misma fórmula. Si se edita una celda de un rango matricial, se edita todo el rango como si se tratase de una sola celda. Así pues no se pueden realizar operaciones como: -

Cambiar el contenido de las celdas que forman parte de la matriz. Eliminar o mover celdas que forman parte de la matriz. Insertar celdas en un rango matricial

Sin embargo, sí que podrá dar formato a cada una de las celdas del rango de forma individual o copiar y pegar celdas correspondientes al rango matricial.

Para editar una matriz completa, deberá utilizar el menú Edición y seleccionar la opción Ir a; a continuación deberá pulsar sobre el botón Especial, con lo que aparecerá un nuevo cuadro de diálogo en el que podrá seleccionar la matriz que se desea editar.

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1.2. CONSTANTES MATRICIALES

n las fórmulas simples es posible introducir los argumentos en forma de referencias a celdas o en forma de valores constantes. También en las fórmulas matriciales existe un modo de introducir estos valores constantes, que son denominados constantes matriciales. Para introducir constantes matriciales, deberá escribir los valores directamente en la fórmula encerrados entre llaves ({ }). Como separador de columnas deberá utilizar el punto y coma ( ; ) y para separar la filas el carácter (\ ). Por ejemplo la matriz: 10 30

20 40

Deberá introducirse en una fórmula matricial como: {10;20\30;40} - Las constantes matricial pueden ser números, texto, valores lógicos o incluso valores de error. - Si se introduce texto, debe estar entrecomillado. - En una misma constante matricial se pueden incluir distintos tipos de valores. - No pueden estar formadas por fórmulas. - Todas las filas y todas las columnas deben tener la misma longitud. - No pueden contener símbolos de moneda, paréntesis ni símbolos de porcentaje.

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Si una constante matricial se introduce en una fórmula no matricial, sólo el primer elemento de la constante matricial será utilizado en los cálculos. Debe tener en cuenta que las fórmulas matriciales no tienen nada que ver con las operaciones matemáticas para matrices, ya que aquí las operaciones se realizan celda a celda dentro del rango matricial seleccionado. De forma que es posible multiplicar una matriz de 2x3 por otra de 2x3 produciendo un resultado de 2x3. Cuando se trabaja con elementos matriciales, cada elemento involucrado en la fórmula debe tener el mismo número de filas y de columnas. De no ser así, Excel expande las constantes matriciales. Por ejemplo, la fórmula ={1;2;3}*{2\3} se transformaría en = {1;2;3\1;2;3}*{2,2;2\3;3;3}. Recuerde que deberá introducir las fórmulas matriciales en un rango de celdas con las mismas dimensiones que la matriz resultante producida por la fórmula para que cada valor resultante sea introducido en una celda del rango matricial. Si el resultado matricial excede el rango seleccionado, los valores sobrantes no se visualizan en la hoja de cálculo.

1.3. VÍNCULOS

n una lección anterior aprendimos cómo se referenciaban celdas que se encontraban en hojas de cálculo distintas de un mismo libro de trabajo. Pero, además, Excel también permite la creación de vínculos entre dos o más libros, de forma que la información de un libro refleje los cambios que ocurren en los datos de otro libro. Por ejemplo, es interesante incluir los resultados de varios libros en un libro resumen, de forma que se puedan contrastar los resultados de cada uno de ellos e incluso que cualquier cambio en los libros fuente se refleje en el libro de resultados. Al establecer vínculos, se pueden tener libros más pequeños ya que algunos libros se pueden dedicar a almacenar datos y otros a mantener resultados estableciendo vínculos con los libros fuente. Tener libros más pequeños significa que serán más fáciles de editar y más rápidos de abrir, guardar y calcular.

Detalle

Resumen Vínculo

Análisis Vínculo

Ingresos Gastos

Análisis Vínculo

Informe de ingresos

Vínculo

Pronóstico

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Existe una serie de conceptos para trabajar con vínculos: -

Referencia externa: es cualquier referencia a una celda, a un rango de celdas o a un nombre de otro libro de trabajo.

Libro de trabajo dependiente: es aquel libro que contiene vínculos con otro libro y que, por lo tanto, depende de los datos de este último.

Libro de trabajo origen: es aquel libro que contiene los datos a los que hace referencia una fórmula de un libro de trabajo dependiente mediante una referencia externa.

Para crear referencias externas, en primer lugar deberá indicar la posición del archivo en el disco precedido de un apóstrofo; a continuación deberá indicar el nombre del libro entre corchetes seguido del nombre de la hoja, un apóstrofo y un signo de exclamación y por último deberá indicar la referencia de la celda o celdas fuente.

Puesto que la sintaxis utilizada para este tipo de referencias es bastante complicada, un modo fácil para incluir las referencias externas es mediante el uso del ratón evitando así la posibilidad de cometer errores al escribir las referencias a las celdas. Para seleccionar celdas de otros libros mediante el ratón, podrá tener abiertos los libros fuente y vinculado y organizarlos en ventanas dentro del escritorio. Al tener el libro fuente abierto, la referencia externa se muestra sin la ruta de acceso; si el libro fuente no está abierto, la referencia externa se muestra en la barra de fórmulas con la ruta de acceso completa. Podrá utilizar datos vinculados como argumentos de funciones y crear así informes que muestren diversos resultados procedentes de los mismos datos.

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1.4. TRABAJO CON VÍNCULOS

uando se trabaja con vínculos, también se pueden utilizar nombres de referencias. La sintaxis utilizada es la misma que la usada para referencias externas, que ya hemos visto, salvo que las referencias a la celda o celdas son sustituidas por el nombre de la referencia. Por ejemplo: ='C:\Mis Documentos\[WEXCEL.XLS]HOJA3'!Total_Este Al trabajar con libros vinculados, deberá guardar el libro origen antes de guardar el vinculado para asegurar de esta forma que todos los datos del libro vinculado estén actualizados. Si se cambia el nombre del libro de trabajo origen, se debe tener el libro vinculado abierto para que el cambio se refleje de forma automática en la referencia externa. En el menú de Edición se dispone del comando Vínculos, con el cual podemos cambiar o actualizar los vínculos de un libro dependiente en el caso de realizar modificaciones en el libro origen mientras el dependiente estaba cerrado.

Podremos cambiar el libro origen, para lo cual deberá pulsar sobre Cambiar origen, una vez seleccionado Edición / Vínculos, seleccionando en el cuadro de diálogo el nombre del archivo que será el nuevo fichero origen al cual el libro dependiente estará vinculado. En el cuadro de diálogo Vínculos se enumeran el libro de trabajo y el nombre de cada hoja para cada una de las referencias externas utilizadas en el libro de trabajo activo. Mediante el botón Abrir origen podrá abrir el libro de trabajo origen. El botón Actualizar ahora permite realizar una actualización manual de la información vinculada. Mientras trabaje con libros vinculados, deberá intentar no perder los vínculos establecidos guardando los libros vinculados en las mismas carpetas. Sin embargo, si los libros están en carpetas diferentes, bastará con guardar el libro origen antes de guardar los dependientes. Si al abrir un libro dependiente Excel no encuentra el libro origen, mostrara un mensaje indicándolo.

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En ocasiones un libro de trabajo vinculado puede necesitar una cantidad de espacio en disco muy grande debido a que se guardan las copias de los valores contenidos en el libro de trabajo origen junto con los datos del libro vinculado. Puede indicar que esto no suceda seleccionando Herramientas / Opciones y seleccionando la ficha Calcular y en ella desactivando la casilla de verificación Guardar valores de vínculos externos.

1.5. CONTROL DEL CÁLCULO

l cálculo es el proceso mediante el cual, al aceptar la fórmula de una celda, se presenta en ella el resultado de computar la fórmula. Excel actualiza solamente aquellas fórmulas afectadas por valores que se han modificado, evitando así cálculos innecesarios. El proceso de cálculo por defecto en Excel es automático, de forma que cada vez que se introduce una nueva fórmula se vuelven a calcular todas las fórmulas del libro de trabajo. Para evitar esta situación en libros con excesivo tiempo de cálculo, puede cambiar el cálculo de automático a manual. Para realizar esto, deberá seleccionar Herramientas / Opciones, mostrar la ficha Calcular y seleccionando en ella la opción Manual, situada en la sección Cálculo. En el mismo cuadro de diálogo podrá calcular sólo las fórmulas de la hoja actual, pulsando el botón Calcular hoja. Si elige el cálculo manual, entonces deberá ser usted quien indique cuándo debe volverse a calcular el resultado de las fórmulas. Para ello utilizará la tecla [F9]

Normalmente, y a no ser que explícitamente se le indique lo contrario, los cálculos se realizan utilizando los valores subyacentes almacenados en las celdas y no los presentados en ellas, esto significa que es posible modificar la apariencia de los datos sin que afecte al control de cálculo.

En ocasiones puede resultar interesante realizar cálculos utilizando sólo los valores presentados. Por ejemplo, es posible que no le interese mostrar decimales en pantalla. Si decide utilizar la precisión de pantalla (sin decimales) en lugar de los valores verdaderamente almacenados (hasta 15 dígitos de precisión), entonces los resultados de las fórmulas pueden ser erróneos. Para utilizar la precisión de pantalla deberá activar la casilla Precisión de pantalla de la ficha Calcular del cuadro Opciones (menú Herramientas).

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Calcular con precisión de pantalla afecta a los cálculos del libro siempre que no estén en formato General. Una vez seleccionada la casilla de verificación Precisión de pantalla, los valores constantes pasan a ser los valores presentados en pantalla y no se pueden recuperar los originales.

1.6. REEMPLAZO

n una hoja de cálculo puede interesar en un momento dado reemplazar una fórmula por su valor resultante. Para realizar esto, deberá copiar la fórmula y después mediante el Pegado especial del menú Edición seleccionar la opción Valores. Al pulsar [Intro], la fórmula será reemplazada por su valor resultante. También se puede reemplazar una porción de una fórmula con su valor resultante. En este caso deberá seleccionar la porción de la fórmula a calcular en la barra de fórmulas y pulsar [F9] (observe cómo es la misma tecla que se utiliza para el cálculo manual y es que realmente lo que se hace es calcular el fragmento de la fórmula que se tiene seleccionada). Otro aspecto relacionado con los cálculos, es la utilización de referencias circulares en las fórmulas. Estas dependencias aparecen cuando dos fórmulas dependen entre sí para obtener sus resultados. Cuando Excel detecta una dependencia de este tipo, presenta un mensaje de aviso. Para las fórmulas que requieran una referencia circular deberá acceder a Herramientas / Opciones seleccionando la ficha Calcular y en ella activar la casilla de verificación Iteración. Excel itera los cálculos hasta que la diferencia entre una iteración y la siguiente es menor que 0,001 ó bien cuando se sobrepasan las 100 iteraciones.

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Listas 2.1. CONCEPTOS BÁSICOS

as listas permiten almacenar datos en una hola de cálculo. Una lista se puede entender como una base de datos simple, donde las filas de la hoja de cálculo serían los registros de la base de datos y las columnas constituirían los campos. Las listas contienen una primera fila de títulos de columnas que definen los diferentes campos de la lista. El resto de filas presentan la información particular de cada registro de la lista.

Las listas que Excel manipula tienen algunas características en común: -

Las celdas de la misma columna tienen datos similares. En la primera fila de la lista están situados los títulos de las columnas. Las filas de la lista tienen la misma estructura.

Excel tiene órdenes para actuar sobre las listas de forma automática. Por ello, las listas se deben introducir siguiendo unos criterios, de forma que Excel pueda identificar los datos como pertenecientes a una lista. Para introducir una lista: -

Debe tener una única lista en una hoja de cálculo. Deje una fila y una columna en blanco entre la lista y los demás datos de la hoja de cálculo. El tamaño de la lista tiene que ser como máximo del tamaño de una hoja de cálculo. Los títulos de las columnas deben situarse en la primera fila de la lista. Asigne un formato distinto a los títulos y a los datos de la lista. Las filas deben tener datos similares en la misma columna. No se deben dejar espacios en blanco al principio de una celda pues afectaría a algunas operaciones sobre la lista.

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Utilice el mismo formato para todas las celdas de una misma columna.

Al almacenar los datos en forma de lista, podemos realizar ciertas operaciones para facilitar el manejo de la información. Por ejemplo, organizar los datos para que se puedan obtener subtotales. Las operaciones que se pueden realizar sobre una lista son: -

Utilización de un formulario para añadir, editar y eliminar registros de la lista.

Ordenar la lista de forma alfabética, numérica o cronológica.

Filtrar los datos, o sea, elegir sólo las filas que cumplen unos determinados criterios.

Crear Informes de resumen.

2.2. AUTOCOMPLETAR

i sigue las indicaciones del capítulo anterior a la hora de crear una lista, Excel le ayudará en la introducción de los datos de la misma.

De especial importancia es diferenciar claramente entre la fila de títulos del resto de la lista. Para ello, deberá aplicar a dicha fila alguna característica que no esté en el resto: una determinada fuente, alineación, borde, formato, etc. Además, es conveniente aplicar dicha característica del formato antes de escribir los rótulos. Excel posee la función de Autocompletar. Utilizando tecnología IntelliSense, Excel, cuando está introduciendo un dato en una determinada celda que pertenece a la lista, le sugiere las entradas que haya hecho anteriormente en la misma columna y que empiecen por las letras que ha introducido. Si la sugerencia es la entrada que quiere realizar, bastará con aceptarla con [Intro] lo que le habrá evitado el tener que teclear toda la entrada. Además, también podrá elegir de una lista compuesta por todas las entradas anteriores realizadas en la columna en la que se encuentre. De esta forma es posible que no tenga que teclear ningún carácter para completar la nueva entrada de la celda. Para acceder a esta característica, muestre el menú contextual de la celda ( clic con el botón derecho del ratón), y aleja la opción Elegir de la lista. Excel le mostrará la lista adecuada para que usted alija la nueva entrada. Como método alternativo a utilizar el menú contextual está la posibilidad de pulsar [Alt] +[Flecha abajo] para mostrar la lista.

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Para disponer de esta útil característica, asegúrese de que esté activada la casilla Habilitar Autocompletar para valores de celda de la ficha Modificar del cuadro Opciones.

2.3. FORMULARIOS

xcel permite mostrar las distintas filas (registros) de una lista en un formulario, es decir, en un cuadro donde cada una de las columnas son tratadas como un campo de la lista. Mediante este cuadro, podemos añadir, buscar, eliminar o editar datos de la lista. Contraste la información de la siguiente figura, que representa un formulario, con la del primer capítulo, donde se puede ver la lista en la hoja de cálculo. Para mostrar la lista como un Formulario, deberá seleccionar una celda de la lista y elegir la opción Formulario del menú Datos. Aparecerá el cuadro de diálogo que ha podido ver en la figura anterior, cuyo título será el nombre de la hoja donde está situada la lista. El formulario presentará los campos de la lista y el primer registro en ella.

El Formulario consta principalmente de los campos de datos, los cuadros de edición y los botones de comandos. -

Campos del formulario: Los campos con valores constantes se editan, mientras que los campos con valores calculados (resultados de las fórmulas) únicamente se muestran y no se podrán editar los campos aparecen en el formulario siguiendo el orden que aparecen de izquierda a derecha en la lista de datos.

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Nombre de campos: Los nombres de los campos se crean a partir de los títulos de las columnas de la primera fila de la lista. Si desea modificar algún nombre de campo deberá modificarlo en la primera fila de la lista. Barra de desplazamiento: Está situada a la derecha de los campos del formulario su selección permite visualizar registros de la lista. Indicador de número de registro: Está situado en la esquina superior derecha de la fila y muestra el número de registro y el número de elementos de la lista.

Los botones que se muestran en el formulario sirven para modificar los registros de la lista insertando, eliminando o modificando registros ya existentes. -

Nuevo: Añade un nuevo registro a la lista. Eliminar: Elimina el registro que se muestra en el formularlo. Restaurar: Restaura el contenido de los campos de edición con los valores Iniciales. Buscar anterior: Presenta el anterior registro de la lista. Si se ha introducido un criterio de búsqueda, presentará el anterior registro que cumpla el criterio. Buscar siguiente: Presenta el siguiente registro de la lista. Si se ha introducido un criterio de búsqueda, presentará el siguiente registro que cumpla el criterio. Criterios: Al ser pulsado, transforma los campos del formularlo en campos de edición para introducir los criterios de búsqueda.

Una vez introducido el criterio, este último botón tiene el nombre de Formulario y, al pulsar sobre él, se mostrará la primera ficha de la lista que cumple el criterio. Los criterios de búsqueda pueden ser una cadena a igualar o bien una expresión de comparación. Para introducir un nuevo registro desde el formulario, deberá pulsar sobre el botón Nuevo y a continuación rellenar los campos de edición pulsando [Intro] al finalizar para que el nuevo registro sea introducido en la lista.

2.4. ORDENACIÓN DE UNA LISTA

uede ordenar los registros de una lista de forma que queden estructurados para su posterior utilización. Para ordenar una lista, deberá indicar sobre qué columna de datos debe realizarse la ordenación. Al ordenar una lista, además de introducir el criterio de ordenación, se debe indicar el sentido de la ordenación Ascendente ó Descendente. Ejemplos de ordenación ascendente son números del 1 al 9, texto de la A a la Z y fechas en orden cronológico. Mientras que una ordenación descendente sería: números del 9 al 1, texto de la Z a la A y fechas de la más actual a la más antigua.

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Para ordenar una lista, deberá seleccionar como celda activa una celda de la lista y después elegir en el menú Datos la opción Ordenar. Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

En este cuadro se establecen los criterios y su orden. En ocasiones, los datos del campo elegido como criterio se repiten en varios registros de la lista; por ello es necesario tener la posibilidad de incluir un segundo o un tercer criterio para precisar más la ordenación. De no existir títulos en la lista, en el cuadro Ordenar por se indica Columna A, Columna B, etc. Mediante el botón Opciones se activa un nuevo cuadro de diálogo en el que se puede precisar más la ordenación.

Si, una vez realizada la ordenación, ésta no es de su agrado, puede deshacerla mediante la opción Deshacer Ordenar del menú Edición o pulsando sobre el botón Deshacer de la barra de herramientas. En la barra de herramientas están situados los botones Orden ascendente y Orden descendente que ordenan una lista de forma ascendente o descendente si únicamente necesita ordenar una columna de la lista. Para realizar la ordenación mediante estos botones, primero tendrá que situarse sobre una celda del campo o columna que desee ordenar y después pulsar sobre uno de los botones. En la ordenación de listas deberá tener cuidado cuando en la columna en la que se establece la ordenación aparecen números y números con letras, asignando a todos ellos el formato texto ya que, de lo contrario, Excel ordenará los números y después los números con texto.

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2.5. VALIDACIÓN DE DATOS

i los datos que se sitúan en la lista van a ser introducidos por más de una persona, es conveniente asegurarse de que todos lo harán de la misma forma.

Excel permite definir las entradas válidas que puede tener una determinada celda. Esta característica no se utiliza sólo cuando trabaja con listas, sino que puede validar la información que contiene cualquier celda de su hoja de cálculo. Con la validación de datos usted podrá: - Restringir entradas a rangos específicos, como números enteros y decimales, horas y fechas. - Mostrar en las celdas listas desplegables con posibles entradas de forma que el usuario tenga que elegir una de dichas entradas. - Limitar el número de caracteres de las celdas. - Mostrar mensajes de ayuda cuando se seleccionen celdas o mensajes de error cuando las entradas realizadas sean incorrectas. Debe situarse en la celda donde se introducirán los datos y elegir el comando Validación del menú Datos. Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo.

En este cuadro de diálogo podrá establecer cuáles son los valores válidos de las celdas y además, tendrá la posibilidad de mostrar mensajes que ayuden a conseguir estos valores o que adviertan al usuario de que ha introducido un valor incorrecto para la celda. En la ficha Configuración se indican los valores que puede contener la celda o conjunto de celdas. Puede indicar su naturaleza: número entero, texto, flecha, etc. Así como características propias del tipo de información permitida: rango de valores válidos, longitud en caracteres, etc.

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En la ficha Mensaje entrante se introduce el mensaje le que debe aparecer cuando se sitúe en la celda, antes de introducir un valor en la misma. Finalmente, en la ficha Mensaje de error especificará el mensaje que aparece cuando el usuario introduce un valor no válido (según la ficha Configuración) en la celda. Si no indica ningún mensaje e en esta ficha, Excel mostrará el mensaje que tenga predeterminado cuando ocurra una entrada incorrecta. Tenga en cuenta que es en la ficha Configuración donde realmente se establece el conjunto de valores válidos para la celda. Si no establece ninguna limitación, el mensaje de error no tendrá sentido, mientras que el mensaje entrante sólo tendrá carácter informativo, pero no para limitar las posibles entradas en la celda.

2.6. FUNCIONES DE BÚSQUEDA

as funciones de búsqueda proporcionan información a partir de los valores que se les pasan como argumentos, de forma que se puede utilizar una fórmula de la hoja de cálculo para buscar valores en las celdas que estén asociados con otros dentro de la misma lista. El elemento de información utilizado para buscar otro elemento de información se denomina valor de búsqueda. Las funciones de búsqueda más utilizadas en una lista son BUSCARV, COINCIDIR e INDICE. Todas ellas se basan en el valor de búsqueda, ofreciendo cada una de ellas un resultado: -

BUSCARV: compara el valor de búsqueda con la primera columna de la lista y luego devuelve un valor asociado en la misma fila.

COINCIDIR: Compara el valor de búsqueda con el contenido de cierta columna que se le pasa como parámetro y devuelve el índice del registro en la lista.

INDICE: A partir del índice de la lista proporciona el dato del campo o columna que se le pasa como parámetro.

Para utilizar estas funciones de búsqueda, es aconsejable que utilice el comando Pegar función, buscando en la categoría Búsqueda y referencia. En el asistente se muestran todas las funciones de búsqueda así como todos los argumentos que se le deben pasar a la función y el resultado que ésta produce.

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2.7. FÓRMULAS Y FORMATOS EXTENDIDOS

na nueva característica de Excel 2000 permite extender el formato y las fórmulas utilizadas en una lista al añadir nuevas filas al final de ésta.

Por ejemplo, observe como en esta hoja de cálculo tenemos una lista con 6 elementos que mantienen un mismo formato.

Adicionalmente, la última columna obtiene su valor a partir de una sencilla fórmula: multiplicar el valor de la celda de la izquierda por la constante 350,25. Esta fórmula es la misma para toda la columna D. Si ahora usted continúa añadiendo elementos a la lista, lo lógico es que desee mantener tanto el formato como la fórmula de la última columna, Excel coincide en este pensamiento y extenderá el formato y las fórmulas de las filas anteriores al añadir nuevas filas al filial de la lista. De esta forma, al incorporar filas al final de una lista, se mantiene la coherencia con el resto de sus elementos. Puede activar o desactivar esta nueva característica de Excel 2000 a través de la casilla de verificación Extender formatos de lista y fórmulas de la ficha Modificar del cuadro Opciones. Además, para que se puede aplicar esta característica automática de Excel, tres de las anteriores cinco filas de la lista deben incorporar el formato y las fórmulas que desea extender. En otro caso, Excel no extenderá el formato o las fórmulas ya que entenderá que no es un formato o fórmula que usted desee tener en toda la lista.

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Finalmente, tenga en cuenta que si las celdas disponen de algĂşn formato personalizado, seguramente Excel no serĂĄ capaz de extenderlo en las nuevas filas.

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Filtros 3.1. AUTOFILTRO

uando se trabaja con listas de datos extensas, es interesante disponer de algún método que permita seleccionar un subconjunto de datos dentro de la lista para después poder realizar operaciones sobre los mismos. Esta herramienta está disponible en Excel y recibe el nombre de Filtro. Las opciones de filtrado están disponibles a través del menú Datos mediante la opción Filtro. Autofiltro: Esta opción del menú provoca que Excel busque en la lista activa la fila que contiene los títulos de las columnas y coloque flechas desplegables en cada uno de los campos de la lista. Al pulsar sobre estas flechas se despliega una lista con todos los datos distintos que aparecen en una misma columna. Si se selecciona uno de estos valores en una columna determinada, se ocultaran todas las filas que posean un valor distinto al elegido en esa misma columna Podrá restringir todavía más la lista eligiendo otro criterio de otra columna.

Cuando trabaja con listas filtradas, Excel indica el modo en el que se está trabajan al cambiar el color de los títulos de las filas y las flechas de aquellas columnas que se han utilizado como criterios de filtrado. Además, en la barra de estado se indica la cantidad de filas que cumplen los criterios elegidos. Si no desea que aparezcan las flechas de las columnas en todos los campos deberá seleccionar los campos que desee antes de activar el Autofiltro. En la figura se puede observar un desplegable con las distintas opciones que presenta una columna de lista.

Con la opción vacías seleccionaría aquellas filas que tienen celdas vacías en el campo utilizado para el filtrado. Por el contrario, no vacías puede ser utilizado para encontrar filas que contengan datos en una columna en concreto. Estas dos opciones sólo estarán disponibles cuando existan celdas vacías en la columna de filtrado.

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Para eliminar los criterios de filtrado de una columna y que se vuelvan a visualizar todas las filas, deberá seleccionar la opción Todas. La opción Las 10 más… permite seleccionar de la lista aquellas entradas superiores o inferiores numéricamente sin tener que ordenar la lista. Para visualizar la lista completa deberá seleccionar en el menú Datos la opción Filtro y después Mostrar todo. Si desea eliminar las flechas de filtrado, deberá seleccionar la orden Filtro y desactivar Autofiltro. Con el autofiltro podrá especificar criterios personalizados para cada columna. Por ejemplo, para introducir criterios de selección doble o mostrar filas con valores pertenecientes a un rango. Para introducir criterios personalizados, deberá seleccionar de la lista de opciones de un campo la opción Personalizar y aparecerá el siguiente cuadro de diálogo.

En el cuadro de la figura podrá seleccionar operadores e introducir datos que conformarán el criterio para el campo seleccionado. Si especifica en el cuadro dos criterios, deberá seleccionar el campo Y o el campo O según desee que los dos criterios se cumplan o que al menos uno de ellos lo haga. Fíjese cómo no puede introducir más de dos condiciones a través del Autofiltro.

3.2. FILTRO AVANZADO

a opción Autofiltro, aún permitiendo introducir criterios personalizados, no ofrece la posibilidad de introducir criterios complejos o simplemente más de dos condiciones para una misma columna. Para especificar criterios más complejos, deberá seleccionar las opciones de menú Datos / Filtro / Filtro Avanzado. La orden Filtro Avanzado filtra la lista en su sitio tal y como lo hace Autofiltro, pero no muestra las listas desplegables de las columnas. Para introducir los criterios en este tipo de filtrado, es necesario seleccionar un rango de criterios en la hoja de cálculo.

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En primer lugar para utilizar un Filtro Avanzado, deberá crear el rango de criterios, se recomienda situar los criterios encima o debajo de la lista para que no queden ocultos cuando se filtre la lista. A continuación deberá seleccionar una celda de lista y seleccionar la orden Filtro avanzado. Existen dos tipos de criterios complejos: -

Criterios de comparación: muestran las filas que contienen los valores especificados en el criterio ó las que se corresponden a los límites establecidos.

Criterios calculados: evalúan una columna seleccionada de la lista contra valores no contenidos en la misma. Se introducen mediante una fórmula y, si su resultado es VERDADERO, se muestra la fila correspondiente.

Para introducir criterios en un rango de criterios, deberá introducir una fila con los títulos de los criterios que debe coincidir con los títulos de aquellas columnas elegidas sobre las que se realiza el filtro. Bajo los títulos de criterio deberá introducir el criterio en sí.

Cuando se introducen los criterios en la misma fila, se indica que se tiene que cumplir cada uno de ellos, mientras que se sitúan en distintas filas, indica que se debe cumplir al menos uno de los criterios de las filas. Si desea introducir dos o más criterios en los que intervenga la misma columna, deberá repetir ésta las veces necesarias en el rango de criterios. Para introducir criterios calculados en un rango de criterios, deberá: -

Introducir una fórmula que tenga u resultado de VERDADERO ó FALSO.

La fórmula tendrá que referirse por lo menos a una columna de la lista.

El título del criterio calculado, en caso de existir, debe ser un texto que no coincida con el de una columna de la lista a filtrar.

Una vez introducidos los criterios en el rango de criterios, deberá activar la opción Filtro avanzado a través de Datos / Filtro: aparecerá un cuadro de diálogo en el que podrá introducir el rango donde está situada la lista de rango donde están situados los criterios.

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Además, también podrá indicar si el filtro se realiza en la misma posición donde está situada la lista o el resultado del filtrado debe copiarse en otra posición de la hoja. Si la lista tiene filas repetidas, existe la opción de no visualizarlas en el filtrado desactivando la casilla de verificación Sólo registros únicos. Por otra parte, debe tener en cuenta que, si cambia los criterios en el rango de criterios y realiza de nuevo el filtrado, éste se realizará sobre todas las filas y no sólo sobre las que no habían sido ocultadas tras realizar el anterior filtrado. En definitiva, utilice Filtro avanzado si va a establecer criterios en dos o más columnas, con tres o más condiciones en alguna columna o si quiere introducir valores calculados en los criterios. En caso contrario, es más sencillo y rápido el Autofiltro.

3.3. COPIAR DATOS FILTRADOS

tilizando el comando Filtro avanzado, podrá copiar automáticamente las filas de resultado de una lista filtrada en otro lugar de la hoja de cálculo o en la hoja de

cálculo.

Una vez activado el Filtro avanzado, deberá seleccionar la acción Copiar a otro lugar indicando en el cuadro Copiar a la posición de la hoja de cálculo (podría ser una hoja distinta a la actual) donde deberán copiarse las filas que cumplan los criterios especificados.

A la hora de especificar el rango Copiar a, deberá tener en cuenta lo siguiente: - Si especifica sólo una celda en blanco, Excel copia todas las filas que cumplen los criterios en un rango que comienza en esa celda incluyendo todos los rótulos de columnas de la lista. - Si se especifica un rango de celdas como el rango Copiar a, copia todas las filas que quepan en el rango. Si no hay espacio suficiente para todas las filas que cumplen los criterios, aparecerá un mensaje preguntándole si desea pegar las filas restantes. - Si se especifica un rango en Copiar a que posee un conjunto limitado de títulos de columnas, Excel copiará sólo aquellas columnas de la lista que coinciden con los títulos de las columnas del área Copiar a.

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Si se filtran listas mediante criterios sencillos, quizás le resulte más sencillo utilizar Autofiltro y luego copiar el resultado utilizando la orden Copiar del menú Edición. Si esta en modo de filtrado, el comando Copiar sólo copia los datos presentados.

3.4. TRABAJAR CON LISTAS FILTRADAS

l filtrado permite realizar operaciones como edición, impresión, ordenación, etc., en un subconjunto de la lista. Por ejemplo, cuando se imprime una lista con la orden Imprimir del menú Archivo, se imprimen solo los datos visibles de la lista. Las operaciones que están afectadas por el Modo filtrar son: - Celdas del menú Formato. Sólo asigna el formato seleccionado a las celdas visibles. - Borrar del menú Edición. Sólo borra las celdas visibles en la selección. - Copiar del menú Edición. Copia solo las celdas visibles de la selección. - Eliminar del menú Edición. Se transforma en el comando Eliminar fila y elimina sólo las filas visibles. - Insertar del menú contextual. Se transforma en el comando Insertar fila e inserta filas enteras en una hoja. - Celdas copiadas. Se transforma en el comando Insertar pegar fila. Podrá pegar solo filas enteras en una hoja que contenga una lista filtrada. La orden Autosuma también se ve modifica por la presencia de una lista filtrada en la hoja de cálculo, ya que al utilizarla sólo mostrará el valor total correspondiente a los datos visibles. Si una vez calculado el total se vuelve a visualizar la lista en su totalidad, Excel ajustará el total en base a los nuevos datos presentados. Cuando se ordena una lista filtrada, sólo se ordenan las filas visibles, pero las filas no presentes no se desplazan de su posición inicial. Para ordenar una lista, únicamente tendrá que seleccionar la columna y elegir la opción Ordenar del menú Datos o bien utilizar los botones de la barra de herramientas Orden ascendente y Orden descendente.

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Subtotales 4.1. SUBTOTALES AUTOMÁTICOS

l trabajar con listas en Excel, no es necesario introducir fórmulas para calcular subtotales, sino que se dispone de una opción automática para realizar cálculos parciales y generales. A esta orden accedemos desde el menú Datos mediante la opción Subtotales. Al utilizar subtotales automáticos, se insertan y se escriben automáticamente los títulos de las filas de totales. Excel presenta estos resultados en forma de esquema y permite el desplazamiento sobre los distintos niveles de resumen.

Cuando se utilizan subtotales, se debe elegir una función de resumen como por ejemplo SUMA ó PROMEDIO. Antes de utilizar la opción de subtotales, deberá agrupar los elementos cuyo subtotal va a calcular. Recuerde que se puede ordenar la lista mediante Datos / Ordenar.

Una vez ordenada la lista, deberá seleccionar la opción Subtotales que mostrará el siguiente cuadro de diálogo: Deberá seleccionar en el campo Para cada cambio en la columna que se utiliza para clasificar los diferentes grupos. En el campo Usar función, deberá indicar la función utilizada para realizar los subtotales. Las columnas a partir de las cuales se realizan los cálculos deberá señalarlas en el campo Agregar subtotal a.

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Al seleccionar la opción subtotales, automáticamente Excel incorpora los campos de la lista al cuadro anterior seleccionando algunas opciones por defecto que usted podrá modificar si lo considera oportuno. Es posible anidar subtotales, lo que significa incluir grupos de subtotales más pequeños dentro de otros mayores. Para incluir estos subtotales anidados, deberá incluir otro campo a calcular en Para cada cambio en y desactivar la casilla de verificación Reemplazar subtotales actuales. Deberá tener ordenada como segundo criterio la columna que utilice como subtotal anidado. Por ejemplo, podría tener una lista en la que se guarde información de clientes y desear obtener subtotales por provincias y dentro de éstas, por poblaciones. Debería tener la lista ordenada primero por provincias y luego por poblaciones. Posteriormente aplicaría el comando subtotales por dos veces, desactivando en la segunda vez la casilla indicada. Si desea elegir más de una columna de resumen, deberá seleccionar más de un título de columna en el campo Agregar subtotal a. Siempre que la casilla de verificación Reemplazar subtotales actuales esté activa, se cambiarán todos los cálculos al elegir una nueva función de resumen y aceptar el cuadro. Además, si desea utilizar dos funciones de resumen deberá ejecutar dos veces la orden Subtotal eligiendo cada vez una función distinta y desactivando la casilla de verificación Reemplazar subtotales actuales la segunda vez que se llama a la orden. Al desplegar la lista de Usar función, encontrará la función CUENTA, que calcula el número de filas presentes en cada subtotal. Para eliminar los subtotales, deberá ejecutar la orden Subtotales y pulsar el botón Quitar todos. Tenga en cuenta que los valores de totales generales siempre se calculan a partir de datos detallados y no de las filas de subtotales. Por ejemplo, si usa la función de resumen PROMEDIO, la fila de totales mostrará el promedio de todos los datos detallados (no incluye las filas de subtotales), y no el promedio de los valores de subtotales. Además los valores de subtotales y totales se vuelven a calcular automáticamente al editar datos detallados.

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4.2. ORGANIZACIÓN DE SUBTOTALES

uando se muestran los subtotales automáticos, Excel esquematiza la lista agrupando las filas de detalle con cada fila de subtotal asociada y las filas de subtotales con la fila de Total General. Como puede observar en la imagen adjunta, en la parte superior del área de datos de la hoja de cálculo se sitúan tres botones para seleccionar el nivel de esquema deseado. Bajo los botones se presenta un esquema del estado actual de la hoja. Los botones con símbolo + y - en su interior indican que se puede ampliar o disminuir respectivamente el contenido del subtotal al que representa, visualizando la totalidad de las filas que lo forman. La siguiente figura presenta un resumen con el mínimo nivel de detalle de una lista a la que se le ha aplicado un subtotal.

Cuando se trabaja con subtotales, se pueden ordenar los resultados como con cualquier otra lista, para ello deberá seleccionar el nivel de detalle que presente únicamente los resultados de subtotales y seleccionar en el menú Datos la opción Ordenar. Al ordenar la lista de subtotales con las filas de mayor detalle ocultas, éstas se ordenan con las filas de subtotales asociadas.

4.3. INFORMES DE SUBTOTALES

os subtotales automáticos permiten dar formato e imprimir con rapidez un informe a partir de una lista. Por ejemplo, una vez que se ha aplicado un subtotal sobre una lista, se le puede asignar un autoformato para obtener de forma rápida un aspecto más legible de los datos. También es interesante, al crear informes añadir gráficos para mostrar la totalidad de los datos de un modo sencillo. Al imprimir una lista a la que se le ha aplicado un subtotal, tiene la opción de insertar saltos de página entre grupos mediante la casilla de verificación correspondiente en el cuadro de diálogo Subtotales. Una vez aceptado el cuadro de diálogo, podrá imprimir el informe mediante Archivo/ Imprimir.

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Los gráficos y los formatos sólo se aplican sobre el nivel de detalle visible en la hoja, es decir, los datos que se presentan en los gráficos son los de las filas visibles en la hoja. Así pues, realizar un informe utilizando todas las posibilidades que proporciona Excel puede convertirse en una tarea fácil.

4.4. TOTALES AVANZADOS

En los capítulos anteriores se ha visto cómo realizar cálculos de forma automática, pero en ocasiones necesitará realizar cálculos de celdas que satisfagan sólo ciertos criterios. Estos cálculos se pueden realizar mediante el uso de funciones en las fórmulas y, por tanto, se pueden ubicar en cualquier posición de la hoja de cálculo para ver los resultados. A continuación se describen dos funciones para realizar totales avanzados mediante el uso de funciones: - SUMAR.SI (rango;criterio;sum_rango). Esta función puede ser utilizada para sumar sólo aquellos valores de una lista que satisfacen un cierto criterio. En el argumento rango deberá introducir el rango de la columna a evaluar, el argumento criterio es el criterio que deberá aplicarse sobre el rango especificado y el argumento sum_rango es el rango que contiene los valores a resumir. Por ejemplo: =SUMAR.SI (D2:D8;”<30/04/2000”;F2:F8).

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Esta función comprueba para cada una de las filas entre la 2 y la 8 que los valores de las celdas situadas en la columna D sean anteriores al 30/04/2000 y, si lo son, suma el contenido de las celdas de la columna F ofreciendo el resultado total de la suma. - CONTAR.Sl (rango;criterio). Esta función proporciona el número de filas que satisfacen un cierto criterio. El argumento rango es el rango de columna a evaluar y el argumento criterio es el criterio que se debe aplicar al rango. Por ejemplo: =CONTAR.SI (D2:D8;"<30/04/2000”). Esta función ofrece el número de filas que han cumplido el criterio anterior. -

CONTAR.BLANCO (rango). Cuenta las celdas en blanco de un campo de una lista.

Los operadores que pueden ser utilizados en las funciones SUMAR.SI y CONTAR.SI al introducir criterios son los operadores relacionales: = > < >= <= <>

Igual a Mayor que Menor que Mayor o igual que Menor o igual que Distinto a

El criterio especificado en las funciones puede ser tanto una expresión como un texto a igualar pero siempre encerrado entre comillas dobles. Al utilizar estas funciones de totales avanzados, puede ayudarse del comando Pegar función, que insertará las funciones en la fórmula y le informará sobre los argumentos necesarios en cada función y el valor resultado que ofrece cada una de ellas. Si necesita realizar cálculos más complejos sobre la lista, puede utilizar las funciones para bases de datos disponibles en Excel. Estas funciones aparecen bajo la categoría de Bases de datos. Todas las funciones que se citan a continuación necesitan tres argumentos: -

El rango de la lista incluyendo la fila de títulos. El título de la columna a resumir. El rango de celdas donde está situado el criterio.

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Tabla de Funciones: FUNCIÓN BDPROMEDIO BDCONTAR BDCONTARA BDMAX BDMIN BDPRODUCTO BDDESVEST BDSUMA BDVAR BDVARP BDEXTRAER

RESULTADO Calcula el promedio de números. Contar números. Extrae un valor sencillo. Encuentra un valor máximo. Encuentra un valor mínimo Multiplica números. Calcula desviaciones estándar. Suma números. Calcula varianzas. Calcula la varianza real. Extrae valores únicos.

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Temas Avanzados sobre Gráficos 5.1. TIPOS DE GRÁFICOS

estas alturas del curso, usted conoce cómo crear un gráfico a partir de los datos situados en una hoja de cálculo siguiendo un sencillo Asistente para gráficos.

Recuerde que puede incrustar el gráfico en la misma hoja de cálculo o crear una hoja de gráfico. Además conoce cómo agregar datos al gráfico sin necesidad de volver a crearlo. En esta lección aprenderá a realizar tareas que necesitará cuando desee conseguir gráficos más complejos que los que ha utilizado hasta ahora. Sin duda, el cambio más radical que puede producir es cambiar el tipo de gráfico. Cada uno de los tipos de gráficos que tiene disponibles tiene sus propias características que hacen que sea más o menos adecuado para los datos a representar. Cuando trabaje con un gráfico, debe diferenciar claramente si el proceso a realizar se refiere al gráfico en sí o a un determinado elemento del mismo. Si desea cambiar un aspecto global del gráfico, utilice el menú Gráfico; si la modificación va a ser realizada para un elemento del mismo, deberá seleccionar primero dicho elemento y después utilizar la opción oportuna del menú Formato. Para cambiar el tipo de gráfico, acuda a la opción de mismo nombre en el menú Gráfico; aparecerá el cuadro de diálogo correspondiente al primer paso del Asistente para gráficos. Puede cambiar a un subtipo diferente del tipo de gráfico actual o cambiar a otro tipo de gráfico distinto. Las posibilidades son numerosas: columnas, barras, circular, líneas, áreas, etc. En cualquier caso, si desea ver cómo quedará el gráfico antes de decidirse a aceptar el nuevo tipo, pulse el botón Presionar para ver muestra.

En los gráficos tridimensionales tiene la posibilidad de cambiar el ángulo de la vista respecto al eje Z, así como el punto de vista. Esto puede producir una mejor compresión del gráfico. Utilice el comando Vista en 3D del menú Gráfico y accederá al siguiente cuadro de diálogo:

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Con los botones de giro, cambiará el ángulo respecto al eje Z, mientras que con los de elevación, modificará el punto de vista. Estas opciones sólo están disponibles cuando el tipo de gráfico es tridimensional. Si después de todo, no consigue el tipo de gráfico que está buscando, lo mejor es utilizar un tipo personalizado. Estos gráficos son como plantillas para la construcción de gráficos. Poseen una combinación de tipos, diseños, colores, etc., que hacen que el gráfico adquiera un aspecto atractivo con el simple hecho de aplicarle el tipo, sin tener que realizar nada más. Al elegir un determinado tipo, podrá ver cuál va a ser el resultado sin tener que aplicarlo. El cuadro Muestra adquiere la presentación del gráfico con todos los elementos que constituyen la aplicación del tipo personalizado. Si una vez ha aplicado un determinado tipo, desea volver al que tenía antes, no tiene más que utilizar el comando Deshacer. Sin embargo, si desea aplicar un tipo de gráfico diferente, podrá hacerlo sin deshacer la aplicación del tipo actual.

5.2. AÑADIR ELEMENTOS AL GRÁFICO

través del Asistente para gráficos puede incluir muchos elementos en el gráfico al crearlo. Sin embargo, si el gráfico ya ha sido creado y desea agregar algún elemento más, no será necesario que vuelva a crear el gráfico para ello.

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A través del comando Opciones de gráfico del menú Gráfico se accede al cuadro de diálogo, donde podrá modificar casi cualquier característica del gráfico, excepto las que ya ha visto en el anterior capítulo o las referentes a los datos de origen.

En la ficha Títulos podrá incluir un título genérico del gráfico o para cada uno de los ejes que tenga.

En la ficha Eje podrá indicar qué ejes y, por lo tanto, qué divisiones desea que se muestren en el gráfico.

Puede mostrar u ocultar las líneas de división en el gráfico, para lo que está la ficha Líneas de división. Estas líneas ayudan a situar los valores representados en el gráfico, aunque si existen demasiadas divisiones, el gráfico puede llegar a ser confuso. La ficha Leyenda permite indicar dónde se situará este elemento e incluso eliminarla, si es su deseo. En la leyenda aparece como interpretar las series del gráfico.

En la ficha Rótulos de datos se indica qué información descriptiva respecto a la serie de datos debe aparecer en el gráfico. Dependiendo del tipo de gráfico utilizado, tendrá más o menos posibilidades en esta ficha. Por ejemplo, en un gráfico circular de sectores, es muy útil poder mostrar junto a cada sector, cuál es el porcentaje que representa respecto del total.

Finalmente en la ficha Tabla de datos podrá indicar que se muestren los datos representados en una tabla, bajo el gráfico. Esta opción es útil cuando crea un gráfico en una hoja de cálculo y no lo incrusta donde están los datos fuente. De todas formas la puede utilizar en cualquier tipo de gráfico. También podrá agregar líneas de tendencia de los datos representados.

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A través del comando Gráfico / Agregar líneas de tendencia accederá al siguiente cuadro de diálogo, donde podrá elegir el tipo de tendencia deseada. Puede agregar una línea de tendencia para cada serie representada, siempre que su tipo de gráfico lo permita.

5.3. FORMATO DE ELEMENTOS GRÁFICOS

na vez haya seleccionado un elemento del gráfico, está en disposición de realizar cualquier proceso que afecte únicamente a dicho elemento.

El menú Formato se adaptará al elemento que tenga seleccionado, ya que podrá realizar una u otra acción dependiendo de dicho elemento. De forma equivalente podrá utilizar el botón en la barra de herramientas Gráfico. El texto que aparece en el gráfico puede ser modificado como cualquier otro que incluya en la hoja de cálculo. Podrá cambiar la fuente, el tamaño, aplicar más o menos realces, colores, etc. Por ejemplo, podría aplicar el estilo moneda para algún eje del gráfico que represente valores monetarios. Además, podrá indicar un ángulo con el que se presente el texto escrito. Esto es útil si tiene poco espacio en el gráfico y desea aprovecharlo al máximo, sin que el texto ocupe demasiado lugar. En otros elementos podrá establecer un color para el fondo, una trama, etc. Las opciones que tenga disponibles dependen del objeto seleccionado. En ocasiones tendrá una determinada serie de datos que diste mucho (sus valores) de las otras series de datos. Si las representa todas juntas, es muy posible que la escala de los ejes impida ver la que tiene los valores mucho más pequeños que el resto.

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En este caso es posible incluir dicha serie en un eje secundario. Para ello selecciónela, pulse en el botón Formato de la serie o utilice el comando equivalente del menú Formato y en la ficha Eje indique que se represente en un eje secundario. Además, también podrá combinar más de un tipo de gráfico en el mismo gráfico. Podrá tener una serie de datos con un tipo de gráfico y otras con otro, siempre que todos los tipos sean bidimensionales. Recuerde que la mayoría de comandos pueden realizarse tanto desde el menú Formato como desde la barra de herramientas Gráfico.

5.4. IMPRESIÓN DE GRÁFICOS

ntes de imprimir gráficos es conveniente observar qué resultados se obtendrán con el gráfico creado. Si el gráfico está incrustado puede observarlo en Presentación preliminar de la hoja de cálculo o en la vista previa de salto de página. Si es una hoja de gráficos, puede cambiar el tamaño y la escala de cualquier manera deseada, especificar cómo debe colocarse en el papel y verla en la ventana para saber qué aspecto tendrá antes de imprimirla. Los gráficos incrustados se imprimen con el tamaño, las proporciones y la posición que tienen en la hoja de cálculo. Deberá tener en cuenta que cambiar el tamaño de un gráfico no implica que cambie el tamaño del texto contenido en el gráfico, por lo que en ocasiones será necesario ajustar el tamaño del texto al nuevo tamaño de gráfico. Las hojas de gráficos tienen un comportamiento diferente respecto a los gráficos incrustados a la hora de imprimirlos. Para comenzar con la impresión de una hoja de gráficos,

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deberá ver una presentación preliminar de la hoja y comprobar que el gráfico tiene el tamaño adecuado y muestra la información deseada. Por defecto la configuración del gráfico está predeterminada para una orientación horizontal ocupando toda la página.

Para realizar una presentación preliminar de una hoja de gráfico, actívela y ejecute la orden Archivo / Vista preliminar. Si el tamaño del gráfico en relación con la página no es de su agrado. modifíquelo a través del botón Configurar... en la ventana Presentación preliminar Otra forma de cambiar el tamaño del gráfico seria acceder directamente mediante la orden Archivo / Configurar página con la hoja de gráficos activa. Existen tres posibilidades para modificar el tamaño del gráfico en la ficha Gráfico del cuadro de diálogo Configurar página. -

Usar página completa: Se ajusta automáticamente el tamaño del gráfico al tamaño del papel. El gráfico siempre llena la página. Las proporciones se ajustan según sea necesario, de tal forma que se utilice la página completa sin incluir los márgenes. No es posible desplazar y ajustar el tamaño del gráfico con esta opción ya que por definición el área del gráfico llena la página.

Ajustar a la página: El gráfico se ajusta al tamaño de la página, pero manteniendo las mismas proporciones que se visualizan en pantalla.

Personalizar: El tamaño del gráfico es independiente del tamaño del papel. Al imprimir, se hace con las mismas proporciones y posición relativa en la página.Cuando selecciona esta opción, puede colocar el área del gráfico en cualquier lugar de la página. En la ficha Página dispone de las opciones para seleccionar los distintos tamaños de

papel.

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Si en la impresión de gráficos desea incluir los encabezados y pies de página, deberá elegir la ficha Encabezado y pie de página del cuadro de diálogo Configurar página. Si desea establecer los márgenes de la hoja de gráficos, deberá utilizar la ficha Márgenes. En Excel los gráficos trasladan sus colores a matices de grises para la impresión si la impresora no admite el color. Para imprimir en color, si dispone de impresora para ello, deberá seleccionar la orden Configurar página en el menú Archivo y seleccionar la ficha Gráfico. En esta ficha deberá desactivar la casilla de verificación Imprimir en blanco y negro en el cuadro Calidad de impresión. Esta casilla ya estará desactivada si su impresora tiene un controlador de color.

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Mapas de Datos 6.1. INTRODUCCIÓN

uando trabaja con datos asociados a regiones geográficas, la forma más clara de presentarlos es mediante un mapa. Si ha instalado en su ordenador la aplicación Microsoft Map, tendrá la posibilidad de crear mapas de datos de una forma sencilla. Con esta aplicación se adjuntan numerosos mapas y datos geográficos que podrá utilizar directamente a la hora de crear sus mapas de datos. Si los mapas proporcionados no son adecuados para su trabajo, podrá adquirir otros nuevos conectándose a la red de Microsoft en el foro MapInfo o pidiéndolos directamente a MapInfo Corporation a través de su dirección en Internet. Entre los datos geográficos que incluye, se pueden destacar: aeropuertos, carreteras, ciudades, códigos postales, lagos, océanos, población, etc. Podrá añadir dichos datos a sus mapas de forma que aparezcan junto a las series de datos particulares. Si no sabe cómo se escribe algún elemento del mapa, como puedan ser ciudades y países extranjeros, puede acudir al libro MAPSTATS.XLS donde aparece la ortografía correcta de los mapas que se adjuntan. Debe tener una columna con los datos geográficos que pueda “entender”Microsoft Map. En el caso de que desconozca algún elemento geográfico que incluya en sus datos, se lo indicará, realizando posibles sugerencias sobre los mapas que posee.

NOTA: Inicialmente no se instala Microsoft Map, por lo que deberá ejecutar el instalador e indicar que desea instalar esta función. Microsoft Map es una aplicación independiente, lo que quiere decir que puede ser utilizada en cualquier otra aplicación de Office. Además, es conveniente añadir el botón Mapa a la barra de herramientas estándar para acceder rápidamente a esta función. Para ello, utilice el comando Personalizar del menú Herramientas de Excel y búsquelo en la categoría Insertar. Lo único que tiene que hacer es arrastrar este botón a la posición deseada de dicha barra de herramientas.

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6.2. CREAR EL MAPA

El primer paso para crear un mapa es seleccionar los datos que se incluirán en el mismo. La selección debe contener una columna de datos que identifique las regiones geográficas y una o más columnas con los datos significativos que quiere representar en el mapa. También puede agregar posteriormente los datos a representar en el mapa, de forma que inicialmente cree un mapa en blanco donde irá colocando series de datos. Además, si ya tiene creado un mapa, podrá copiarlo y utilizarlo en otro lugar ahorrándose así el tener que introducir las distintas series. Después podrá dar formato y agregar nuevos datos.

Una vez seleccionados los datos, pulse en el botón y dibuje un rectángulo en su hoja de cálculo donde se ubicará el mapa de datos. Al hacerlo, se iniciará la aplicación Microsoft Map Si todos los datos son entendidos por Map, el mapa se creará automáticamente; si no, le indicará qué datos le son desconocidos e incluso podrá indicar el mapa que desea utilizar. 6.3. TRABAJAR CON MICROSOFT MAP

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l crear el mapa de datos, ha entrado en la aplicación Microsoft Map. Esta aplicación posee su propio menú y barra de herramientas y puede ser utilizada desde más aplicaciones componentes de Office. Como en todas las aplicaciones de Office, usted trabajará en Microsoft Map a través de su barra de herramientas o utilizando sus menús desplegables. La barra de herramientas que presenta la aplicación, aunque sencilla en cuanto al número de botones, permite realizar la mayoría de acciones necesarias. -

permite seleccionar los elementos del mapa, no el mapa mismo para lo El botón cual deberá utilizar el botón . Al utilizar este último botón, podrá mover el mapa en el interior de su marco.

Mediante el botón podrá indicar el punto que haga de centro del mapa, ajustándose la posición del mismo respecto a dicho punto.

El botón Mostrar entero permite mostrar todo el mapa, centrándolo en el marco y ajustando el tamaño del mismo si es necesario. Este botón puede ser útil cuando se ha movido el mapa en el interior del marco o cuando éste es demasiado pequeño para que el mapa se muestre completo con las dimensiones actuales.

Con el botón mostramos u ocultamos la ventana de control de datos, de la que hablaremos en el siguiente capítulo.

El botón permite redibujar el mapa, proceso necesario cuando ha estado agregando y eliminando elementos del mismo.

Cuando varía algún dato que es representado en el mapa, deberá actualizarlo para que lo represente. El botón le indicará la necesidad de realizar la actualización. Si no está activado, indica que los datos origen no han variado.

Como se le indicó, puede agregar series de datos a un mapa ya creado, para ello simplemente deberá elegir Datos en el menú Insertar y especificar el rango de datos donde están las nuevas series de datos. El mapa se actualizará automáticamente mostrando estos nuevos datos.

Desde la opción Elementos del menú Mapa podrá indicar qué elementos de los disponibles para el mapa desea mostrar junto a sus series de datos. Podrá agregar aeropuertos, carreteras, ciudades, etc. Además, podrá agregar nuevos elementos al mapa utilizando otros mapas que proporciona la aplicación. - Mediante el botón , podrá agregar texto al mapa o incluso marcadores personalizados para destacar elementos del mapa. Un marcador no es más que un

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símbolo que se añade al mapa en determinados lugares para resaltar los elementos que se encuentran en él. -

También puede agregar rótulos que identifiquen países, regiones o ciudades. Para ello, haga clic en el botón ,elija los elementos que desee rotular y después haga clic en cada punto del mapa que desee

Mediante el comando Opciones del menú Herramientas accederá al siguiente cuadro de diálogo, donde se pueden modificar opciones de carácter general del mapa de datos.

Si durante la generación del mapa recibe el mensaje: No se pudo crear el mapa, asegúrese de tener activado el cotejado de mapas en profundidad. Este parámetro afecta a la forma en que Microsoft Map analiza sus datos para crear el mapa. Si realiza un estudio en profundidad, el proceso será más lento, pero se asegura de que los datos se cotejan con todos los mapas que tenga Map. De la otra forma sólo lo hace con los mapas que más se ajusten. También puede especificar las unidades de medida que aparecen en los cuadros de diálogo de la aplicación, la forma en que se actualizará el mapa, etc.

La casilla Mostrar leyendas abreviadas produce que las leyendas aparezcan siempre en una sola línea (abreviadas si es necesario) o de forma completa.

Finalmente, si realiza doble clic en algún elemento del mapa, accederá a las opciones que afectan a dicho elemento, pudiendo modificarlas.

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6.4. CONTROL DEL MAPA

Map.

uando crea un mapa, aparece el cuadro de diálogo Control de Microsoft Map, al que también puede acceder mediante el botón de la barra de herramientas de

Este cuadro de diálogo permite modificar el aspecto de las series de datos que aparecen en el mapa. También permite la introducción de gráficos en el mismo mapa, con lo que podría combinar las dos funciones en un mismo objeto gráfico. En la parte superior del cuadro de diálogo Control de Microsoft Map aparecen los títulos de columna de las distintas series de datos que se muestran en el mapa. Mientras que en la parte inferior podemos indicar con qué estilo se van a codificar las distintas series de datos, además de poder agregar gráficos circulares y de barras. Los formatos disponibles para las series son lo siguientes: -

Sombreado por valores La graduación del sombreado establece el nivel del valor representado. Valores pequeños corresponden a un sombreado claro mientras que niveles altos se representan mediante un sombreado más oscuro.

Sombreado por categorías colores distintos.

Densidad de puntos Muestra los datos en forma de pequeños puntos. Cada punto representa una cantidad determinada. Cuanto mayor es el valor representado, mayor será el número de puntos que aparecen.

Símbolo graduado Muestra los datos en forma de símbolos dibujados con diversos tamaños. Cuanto mayor sea el valor, mayor será el tamaño del símbolo.

Diferencia las distintas categorías de valores con

Para combinar estos formatos debe arrastrar el icono que representa el formato hasta el rectángulo de su parte derecha a la altura de la serie de datos que quiere cambiar de codificación.

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Si lo que desea es eliminar una serie de la representación del mapa, arrástrela fuera del rectángulo. Automáticamente Excel actualizará el mapa sin la serie eliminada. Para introducir gráficos circulares ó de barras , arrastre su icono y el/los título/s de columna/s de la/s serie/s que quiera utilizar en el gráfico a una zona libre del rectángulo de series. Tenga en cuenta, sin embargo, que no podrá combinar gráficos de los dos tipos en un mismo mapa de datos. Cuando ha utilizado un gráfico en el mapa, el menú Mapa aparece el comando Opciones de gráfico, con el que podrá cambiar alguna de las características del gráfico.

6.5. LIBRO DE MAPSTATS.XLS

l libro Mapstats.xls se instala junto a la aplicación Microsoft Map si así lo indica en el momento de la instalación de Excel. Podrá utilizar el cuadro Abrir para localizar este libro de Excel. Normalmente está ubicado en C:\Archivos de programa\Archivos comunes\Microsoft Shared\Datamap\Data. Dicho libro facilita numerosos datos geográficos y demográficos que usted puede utilizar a la hora de crear sus mapas de datos o como base de los mismos, teniendo de esta forma mucho trabajo adelantado. Utilícelo también para conocer la ortografía correcta de nombres extranjeros. Para utilizar los dalos existentes en Mapstats.xls, seleccione el rango que le interese y cree de la forma normal el mapa de datos. Recuerde que una columna del rango seleccionado debe ser la columna de los datos geográficos para que Map pueda generar correctamente el mapa. Sin embargo lo más cómodo y aconsejable es copiar los rangos de datos en su libro nuevo y allí crear el mapa de datos, dejando intacto el libro fuente de datos.

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Acceso a Datos Externos

7.1. INTRODUCCIÓN

n ocasiones es necesario trabajar con datos que no están almacenados en el equipo personal o que han sido creados con otras aplicaciones distintas a Excel.

Por ejemplo, podría tener una archivo de bases de datos donde se ha ido almacenando información sobre los pedidos realizados. Este archivo habría sido creado con una aplicación de bases de datos como Access ó dBase. Microsoft Query es una aplicación que se incluye en Office y que permite el acceso a datos desde distintos orígenes. Podrá utilizar Query desde Excel y acceder así a la información que necesite. Es posible que sólo le interese acceder a un conjunto de datos específicos y no a toda la base de datos. Al trabajar en Query usted estará creando una consulta para acceder a la base de datos. Una consulta es un método para extraer los datos que realmente nos interesen de la base de datos. El resultado de la consulta será enviado a Excel, donde podrá realizar cualquier proceso que necesite con dichos datos. Para poder acceder mediante Query a una determinada base de datos, es necesario haber instalado los controladores de bases de datos que permiten acceder a dichos datos. Por ejemplo, si desea acceder a ficheros de bases de datos creados con dBase, deberá tener instalado en su equipo un controlador dBase para ello. Office incluye distintos controladores, que deberá seleccionar en el momento de la instalación: Bases de datos de Access. Bases de datos de dBase. Bases de datos de FoxPro. Bases de datos de Paradox. Bases de datos de un servidor SQL. Bases de datos en formato texto. Listas creadas en Excel. Bases de datos de Oracle. Servicios OLAP de Microsoft SQL Server. Para acceder a otro tipo de bases de datos, deberá conseguir su correspondiente controlador.

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7.2. EL ORIGEN DE DATOS

s necesario crear una consulta que defina claramente el conjunto de datos a los que desea acceder. Al realizar una consulta, está extrayendo la información que desea a partir de un origen de datos. Para crear una consulta deberá utilizar el comando Obtener datos externos / Nueva consulta de base de datos en el menú Datos. Si es la primera vez que utiliza MS-Query, entonces Excel te indicará que debe instalarlo previamente. Siga las indicaciones y podrá utilizarlo sin necesidad de salir de la aplicación.

El primer paso para la realización de la consulta es indicar el origen de los datos, o sea, entre otras cosas, la base de datos a la que deseamos acceder. Para ello debe indicar el tipo de base de datos a acceder (en definitiva qué controlador de base de datos se debe utilizar) y otras características, entre las que destaca la ubicación de la base de datos.

En este aspecto es interesante hacer destacar cómo la base de datos podría no estar en el propio equipo sino que podría acordarse a ella a través de una red. Si necesita privilegios para acceder a la base de datos, es ahora el momento de indicarlo introduciendo la posible contraseña que sea necesaria.

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Una base de datos se compone de una o más tablas, además de otros elementos. Si desea utilizar una de dichas tablas como predeterminada para la creación de consultas que se realicen a través de este origen de datos, puede indicarlo también. En una tabla la información se almacena de forma similar a una lista de Excel, es decir, las columnas son campos (categorías de información) y las filas son registros.

El origen de datos es el conjunto de todas las características que necesita conocer Query para acceder a sus datos. A este conjunto de características se le da un nombre, que será utilizado como origen de datos cuando quiera acceder a dicha información a través de una consulta.

Recuerde, por lo tanto, que necesita establecer un origen de datos para realizar consultas. El origen de datos puede estar relacionada con un gran conjunto de datos, mientras que una consulta simplemente es una forma de acceder a un subconjunto particular de dichos datos.

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7.3. CREAR LA CONSULTA

la hora de crear una consulta, tiene dos posibilidades: acceder directamente a Microsoft Query y realizarla en esta aplicación o utilizar el Asistente para consultas, que le guiará paso a paso en la creación de la consulta. En la mayoría de ocasiones será suficiente el uso de este asistente. Sin embargo, si la consulta es más complicada que las conseguidas a través del asistente, puede utilizar Query para realizarla. Como se le ha indicado, lo primero que debe realizar al crear la consulta es indicar a qué origen de datos desea acceder. Recuerde que el origen de datos es el conjunto de características que nos permiten acceder a unos determinados datos. Para poder utilizar en más de una ocasión ese conjunto de características, le damos un nombre descriptivo al crearlo.

En la parte inferior de este cuadro de diálogo aparece una casilla de verificación que le permite indicar si desea o no utilizar el Asistente para consultas.

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Una vez indica el origen de datos, se encuentra en el primer paso del Asistente para consultas. En este paso, debe indicar qué columnas o campos de las tablas de datos desea extraer. En la mayoría de casos no será necesario extraer todos los campos que tiene una tabla, sino sólo algunos que realmente le interesan. En el segundo paso del asistente puede indicar filtros para las columnas. Es decir, indicar qué registros son los verdaderamente interesantes. Por ejemplo, le podría interesar sólo aquellos clientes de España. Puede establecer más de un criterio que definan la consulta. Podrá indicar si deben cumplirse cada una de las condiciones (activando la casilla y) o que sólo sea necesario que se cumpla una de ellas (activando la casilla o). En el siguiente paso puede indicar qué columnas son las que establecerán el orden en que aparecerán los datos resultado de la consulta. Puede ordenar por uno, dos ó tres campos que intervengan en la consulta. Finalmente el asistente le preguntará si desea devolver los datos de la consulta a Excel ó iniciar Microsoft Querer con el objetivo de modificar alguna característica de la consulta. También podrá guardar la consulta. Al guardar una consulta, estará almacenando la definición de la misma pero no los datos que aparezcan como resultado. Esto es así para que, cada vez que ejecute la consulta, ésta devuelva los datos actualizados y no los que se consiguió en el momento de la creación de la consulta.

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Si decide devolver los datos a Excel, se le pedirá que indique la celda que actuará como esquina superior izquierda para el rango de datos que se va a crear, como resultado de la consulta. Podrá copiar los datos en la hoja actual, en otra hoja de cálculo ó realizando una tabla dinámica; tarea ésta que será tratada en la siguiente lección.

Una vez tenga los datos de la consulta en Excel, podrá realizar cualquier proceso que crea oportuno con ellos desde Excel. Además, Excel proporciona la barra de herramientas Datos externos que facilita el trabajo con estos datos. Por ejemplo, podrá modificar la consulta, es decir, volver a reclamar la aparición del Asistente para consultas, actualizar los datos si han sufrido algún cambio en el origen de datos, etc.

7.4. TRABAJAR EN MS_QUERY

l Asistente para consultas es una herramienta muy útil cuando desee realizar consultas sencillas como la del capítulo anterior.

Sin embargo, si la consulta es más compleja será necesario trabajar en Microsoft Query directamente. Para ello, al utilizar el comando Nueva consulta de base de datos, en el

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momento de definir el origen de datos, deberá desactivar la casilla Usar el Asistente para consultas para crear o modificar consultas.

De esta forma accederemos a Microsoft Query para realizar la nueva consulta, en lugar de utilizar el Asistente para consultas.

El funcionamiento es similar al del asistente. El primer paso es indicar sobre qué tablas actuará la consulta; esta puede realizarse sobre una única tabla o sobre más de una tabla. Una vez agregada/s la/s tabla/s, aparecerá el panel de Microsoft Query, como ve en la figura anterior. En la parte superior se sitúan las tablas que están incluidas en la consulta. En el interior de cada panel de tabla se incluyen los campos de la misma.

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En la zona inferior es donde se van ubicando los campos que intervienen en la consulta. La forma de establecer estos campos es seleccionarlos en el panel de la tabla y arrastrarlos hasta esta sección de la ventana.

Si desea incorporar todos los campos de una tabla, haga doble clic en el asterisco que se sitúa al principio de la lista de campos. Cuando vaya incluyendo campos en la consulta, Query presentará automáticamente la información almacenada en la base de datos. Esto es así gracias a que el botón Consulta automática

está activado.

Si estuviera desactivado, sería necesario ejecutar la consulta con el botón ver el resultado de la misma.

para

Si la información mostrada no es la deseada, lo normal es que necesite incluir criterios de selección como hizo con el Asistente para consultas. Utilice el comando Agregar criterios del menú Criterios y especifíquelo.

Al agregar un criterio pasará a la vista de Consulta de selección, accesible también a través del botón Ocultar o mostrar criterios. En esta vista podrá agregar más criterios si así lo desea. Recuerde que, al agregar criterios, está indicando cuáles son los datos que realmente le interesan del origen de datos.

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Si intenta modificar alguno de los datos que aparecen como resultado de la consulta, comprobará que no puede. Inicialmente los datos están protegidos ya que un cambio en una consulta podría implicar el mismo cambio en el origen de los datos. Si está seguro de lo que quiere hacer y desea cambiar un dato tanto en el origen de datos como en la consulta, utilice el comando Permitir modificación en el menú Registros. Por otra parte, podrá ver la definición de la consulta en el lenguaje SQL. Este lenguaje pretende ser una forma estándar de acceso a las bases de datos relacionales, de forma que utilizándolo pueda acceder a cualquier base de datos, sin importar el tipo de la misma o con que aplicación fue creada. Utilizará este lenguaje (que está fuera del objetivo del curso) cuando deba crear consultas más complejas. Una vez especificada la consulta, no tiene más que devolver los datos a Excel, como hizo con el Asistente para consultas. Para ello utilice el botón Devolver datos ó la opción Devolver datos a Microsoft Excel en el menú Archivo. Todo lo que pueda realizar a través del Asistente para consultas podrá realizarlo en Query: grabar la consulta, ordenar el resultado de la misma, establecer múltiples criterios, etc. Sí lo necesita, acuda a la ayuda de esta aplicación.

7.5. ACTUALIZAR LOS DATOS

i el origen de datos sobre el que basó la consulta se modifica, es posible que usted desee que estas modificaciones se vean reflejadas en los rangos externos que tiene en Excel, resultado de la consulta. A través de la barra de herramientas. Datos externos, tendrá siempre la posibilidad de actualizar la consulta, haya ocurrido o no alguna modificación en la misma. Fíjese que esto es posible porque Excel almacena en el libro de trabajo la definición de la consulta que proporcionó los datos, de forma que pueda ejecutarse de nuevo cuando usted desee actualizarlos.

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Si utiliza el botón Propiedades del rango de datos, podrá acceder a un cuadro de diálogo donde establecer alguna de las características que afectan al modo en que Excel trabaja con los datos externos.

Por ejemplo, si desactiva la casilla Guardar definición de consulta y guarda el libro, Excel no podrá volver a actualizar los datos externos ya que estos serán guardados como un rango estático de datos. También puede indicar que se actualicen los datos externos cuando se abra el libro que los contiene; para ello active la casilla Actualizar al abrir el archivo. Finalmente, indicar que en una misma hoja de cálculo podrá tener más de un rango de datos externos. Si desea actualizar todos ellos, aunque provengan de consultas distintas, podrá hacerlo a través del botón Actualizar todo de la barra Datos externos. Recuerde que, para que sea posible la actualización de los datos externos, es necesario haber almacenado la consulta en el mismo libro o tener la consulta guardada y ejecutarla de nuevo.

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7.6. CONSULTAS CON PARÁMETROS

n tipo de consulta que sólo puede crear si trabaja directamente en Query es el de consulta con parámetros.

En este tipo de consultas, el valor que se establece en alguno de los campos que determinan el criterio de la selección de registros no es un valor fijo sino que usted lo proporciona cada vez que ejecuta la consulta. Por ejemplo, la consulta que hemos creado en el curso nos ha permitido obtener la información referente a aquellas compañías de España cuya persona de contacto es el gerente de ventas. ¿Qué sucede si desea realizar la misma consulta pero para un país distinto? Lo mejor es que el valor del campo PAIS sea un parámetro que le proporcionemos cada vez que ejecutemos la consulta. De esta forma, se ahorra el tener que definir la consulta cada vez.

Puede modificar una consulta utilizando el botón Modificar consulta de la barra de herramientas Datos externos. Volverá a aparecer Microsoft Query para ello.

Para que se le pida el valor en un campo a la hora de ejecutar la consulta, debe escribir entre corchetes el texto que desea que aparezca en el Valor del campo adecuado Este texto no debe coincidir exactamente con el nombre del campo afectado. Observe esta situación en la figura de la página siguiente, respecto al campo PAIS.

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Al ejecutar la consulta, se te pedirá que introduzca el valor de dicho parámetro y se realizará la selección respecto a dicho valor. La flexibilidad que ofrece los parámetros hace que una misma consulta pueda servir para obtener distinta información en cada caso sin necesidad de modificar la consulta para ello.

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Tablas y Gráficos Dinámicos 8.1. CREACIÓN DE TABLAS

na tabla dinámica permite presentar desde distintos puntos de vista una misma información, usando para ello funciones de resumen, como la suma o el promedio.

Para construir una tabla dinámica, se deben indicar los campos a incluir y la forma en que se van a organizar. Debe entender por campo a una categoría de datos. Un elemento es una subcategoría dentro del campo. Para crear una tabla dinámica puede utilizar datos procedentes de: -

Una lista, base de datos o cualquier rango de una hoja de cálculo de Excel que contenga columnas con rótulos.

Un archivo o una tabla de base de datos de una aplicación o de un sistema de administración de bases de datos externo.

Una tabla utiliza dos tipos de datos: -

Campos que se utilizarán como títulos del campo de fila, columna y páginas de la tabla. Estos campos suelen contener texto.

Campos de datos. Se utilizarán para realizar los cálculos. Estos campos suelen tener datos numéricos.

Para crear tablas dinámicas, podrá utilizar un asistente que le guíe en su creación. Este asistente estará disponible mediante la orden Datos / Informe de tablas y Gráficos dinámicos.

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En primer lugar el Asistente muestra un cuadro de diálogo en el que seleccionar el tipo de origen de datos, como se muestra en la siguiente figura. También se puede indicar si desea crear una tabla o un gráfico dinámico. El segundo cuadro del Asistente muestra el rango de datos del origen de datos; si el rango no fuera el correcto, podría cambiarlo en el campo Rango indicando el libro y la hoja donde están los datos si fuera necesario. En el tercer paso del asistente se debe indicar la ubicación de la tabla dinámica: una hoja nueva o en la misma hoja en la que está trabajando. Además, puede establecer el diseño de la tabla dinámica, es decir, la distribución de los distintos campos de página, fila y columna. Para ello, utilizará el botón Diseño.

Si usted es un usuario de versiones anteriores de Excel, el cuadro de diálogo Diseño debe serle familiar, ya que es la forma en que se creaban las tablas dinámicas.

Sin embargo, en Excel 2000 es posible hacerlo en ese paso del asistente o directamente en la hoja de calculo, de forma que podamos ver, al mismo tiempo que diseñamos la tabla dinámica, los datos que ésta contendrá.

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Para incluir los diferentes campos en la tabla, hay que seleccionarlos de la barra de herramientas Tabla dinámica y arrastrarlos sobre el área elegida. Si sitúa algún campo sobre el área PÁGINA, la tabla dinámica mostrará los datos de un solo elemento a la vez. Excel calculará además, los totales de columnas y filas de la tabla dinámica. Aunque éste es un detalle que usted puede cambiar a través de las opciones de la tabla, como ya veremos.

8.2. PERSONALIZACIÓN DE TABLAS

ara trabajar con tablas dinámicas, primero deberá personalizar la tabla para que presente y realice todo aquello que le sea de interés. Para personalizar la tabla, puede utilizar la barra de herramientas Tabla dinámica.

Esta barra de herramientas permite volver a acceder al asistente para tablas dinámicas si desea modificar algún aspecto de ésta. Aunque no siempre es necesario acceder al asistente. Por ejemplo, para eliminar un campo de fila, de columna o de página, puede seleccionarlo y arrastrarlo fuera de la zona de la tabla. Incluir nuevos campos es de la misma forma. Simplemente los selecciona en la barra de herramientas Tabla dinámica y los sitúa en la zona de la tabla deseada: campos de página, de fila o de columna. Para modificar los elementos de la tabla, deberá pulsar sobre el botón Configuración de campo y, en el cuadro de diálogo que se activa, elegir la función resumen que se aplicará a los elementos de la tabla.

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Cuando se crea una tabla dinámica, Excel añade automáticamente las líneas de subtotales y de totales automáticos. Estas líneas se pueden ocultar y volver a mostrar según sea necesario mediante las opciones de la tabla. Para ello, pulse en el botón Tabla dinámica de la barra de herramientas y seleccione el comando Opciones de tabla. Aparecerá el cuadro de diálogo siguiente. Puede establecer opciones tanto para el formato de la tabla como respecto de los datos que representa.

8.3. ACTUALIZACIÓN Y GRÁFICOS

l modificar los datos a partir de los cuales se formó la tabla, puede actualizarla sin tener que volverla a crear. Para actualizar una tabla dinámica deberá situarse en ella y seleccionar en el menú Datos la opción Actualizar datos. Esta orden también se puede realizar pulsando sobre el botón Actualizar datos de la barra de herramientas Tablas dinámicas. Los cambios que se pueden realizar son: -

Cambios en los datos de un campo de datos en la lista o en la tabla fuente.

Campos o elementos eliminados de la lista o de la tabla fuente.

Elementos nuevos o modificados en las filas o campos actuales de la lista o de la tabla fuente.

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Cuando se actualiza una tabla, Excel únicamente compara los datos originales que se utilizaron para crear la tabla, si se han añadido nuevas filas en los datos iniciales, tendrá que indicar el nuevo rango accediendo al paso 2 del Asistente para tablas dinámicas: de otra forma las filas añadidas no serán tomadas en cuenta. La forma de actualizar una tabla dinámica también es una de las características que puede establecer en el cuadro Opciones de tabla. Por ejemplo, activando la casilla Actualizar al abrir, Excel actualizará la tabla cada vez que se abre el archivo. Si lo que desea es actualizarla automáticamente cada cierto tiempo, también puede indicarlo en este cuadro de diálogo. Otro asunto importante es la posibilidad de crear gráficos dinámicos. Es la misma idea que se tiene a la hora de crear tablas dinámicas, pero con un gráfico. Para que los gráficos sean fáciles de entender, la tabla dinámica no debe tener más de dos campos de filas y dos de columnas. Puede crear un gráfico partiendo de una tabla dinámica o crearlo desde el inicio, para resumir los datos de su hoja de cálculo. Si ha creado una tabla dinámica, sitúese en una celda de la misma y pulse en el botón Asistente para gráficos de la barra de herramientas Tabla dinámica, no de la barra de herramientas Estándar. De esta forma, se crea un gráfico dinámico en un único paso, que después podrá modificar como en cualquier otro gráfico. Este tipo de gráfico se llama dinámico porque puede cambiar la forma de presentar la información. Por ejemplo, en el gráfico de la figura siguiente lo primero que se ha hecho es mostrar la información referente a los años como un campo de página en lugar de filas. Para ello, no ha sido necesario nada más que arrastrar el marcador del campo Año a la zona de campos de página. Cuando se tiene un campo de página, puede mostrar sólo los datos referentes a alguno de los valores de dicho campo. En el ejemplo, podríamos obtener los valores referentes a los años 1998, 1999 o ambos. Lo mismo ocurre con el resto de campos. Por ejemplo, podrá mostrar información referente a unos cuantos meses, en lugar de a todos, a uno o dos productos, etc. Para ello, simplemente despliegue la lista de cada marcador de campo y active o desactive las casillas de aquellos elementos que desea que se muestren en el gráfico dinámico. El gráfico se actualizará automáticamente. Como puede ver, el hecho de que se llamen gráficos o tablas dinámicas no es casualidad. De esta forma está consiguiendo la información que realmente le interesa en cada caso, sin necesidad de volver a crear ni la tabla ni el gráfico. Además, gran parte de las posibilidades que tiene a la hora de trabajar con gráficos también están disponibles cuando cree un gráfico dinámico.

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Así, podrá cambiar el tipo de gráfico, establecer opciones, ubicarlo como un gráfico incrustado, etc. Finalmente, indicar que si lo que desea es crear un gráfico desde el inicio, indíquelo en el primer paso del asistente para tablas y gráficos dinámicos. En lugar de activar la opción Tabla dinámica, active la de Gráfico dinámico, en la sección ¿Qué tipo de informe desea crear? Después deberá ir situando en el lugar correcto los distintos campos de información.

8.4. OCULTAR DATOS DE DETALLE

as tablas dinámicas en ocasiones presentan varios campos de filas y de columnas o elementos agrupados. Al trabajar con ellas, puede ser interesante ocultar ciertos elementos momentáneamente para observar otros con mayor claridad. Para ocultar filas o columnas de detalle, debe hacer doble clic en el elemento que desea ocultar. El elemento a ocultar / mostrar no debe estar seleccionado antes de realizar el doble clic, ya que, de esa forma, la celda entraría en modo edición.

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Otra forma de ocultar los elementos de detalle es utilizar los botones de la barra de herramientas Tabla dinámica. Para utilizar estos botones, debe seleccionar primero el elemento a ocultar/mostrar. Estas órdenes también son accesibles mediante el menú Datos / Agrupar y esquema. -

Ocultar detalle

Mostrar detalle

Si se desea comprobar los datos a partir de los cuales se ha calculado una celda en concreto de área de datos, debe realizar doble clic sobre la celda. Excel presenta los datos fuente usados para calcular la celda en una nueva hoja, justo antes de la hoja actual. Debe tener en cuenta que los datos presentados en esta nueva hoja son una copia de los originales; cualquier modificación no será reflejada en los datos originales ni en la tabla dinámica. Observe esta situación en la figura siguiente, donde al hacer doble clic en la celda C5 se ha creado nueva hoja de cálculo resaltando los datos a partir de los cuales se obtiene dicho valor.

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8.5. CONSOLIDACIÓN DE DATOS

uede utilizar una tabla dinámica para mostrar resultados consolidados a partir de distintas hojas de cálculo que mantengan distribuciones similares y que contengan filas de título idénticas. Para ello marque la casilla Rangos de consolidación múltiple como origen de los datos en el paso 1 del Asistente para tablas dinámicas. Una vez introducidos los rangos a consolidar, deberá indicar si va a utilizar un único campo de página, de forma que los datos consolidados aparecerán agrupados, o personalizar campos de página con lo que podrá asignar distintos campos de página para distintos rangos de datos a consolidar. La construcción de la tabla dinámica es similar en el resto de pasos que le indica el asistente, teniendo que ubicarla en una determinada posición. La tabla dinámica consolidada mostrará los rótulos de columna únicos (entre los distintos rangos) como elementos de un campo de columnas, y de la misma forma con los rótulos de fila únicos. Excel le mostrará, en principio, todos los datos consolidados en un único campo de página, pero si hizo uso de la personalización de campos de página, puede ver los distintos campos o los distintos valores para un mismo campo, desplegando la lista que aparece en el/los campo/s de página. También deberá cambiar los nombres de campos de filas y columnas ya que Excel asigna nombres como Columna, Fila, etc. Simplemente tendrá que situarse sobre el campo de la tabla dinámica a editar y realizar los cambios oportunos.

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Análisis de Datos y Macros

9.1. BÚSQUEDA DE OBJETIVOS En ocasiones, cuando se trabaja con fórmulas, se conoce el resultado que se desea alcanzar, pero se desconocen las variables que necesita la fórmula para alcanzar dicho resultado. Para resolver ese tipo de problemas, podrá utilizar la búsqueda de objetivos. Para encontrar el valor que resuelve una fórmula, deberá situarse en la celda que contiene la fórmula y a continuación seleccionar Herramientas / Buscar objetivo. Esta orden presenta el siguiente cuadro de diálogo.

En el campo para cambiar la celda deberá introducir la referencia o el nombre de la celda que contiene la variable que se debe modificar para conseguir el valor deseado; en el campo con el valor deberá introducir el valor que la fórmula debe alcanzar y en el campo Definir la celda tendrá que introducir la referencia o nombre de la celda que contiene la fórmula cuyo valor desea conseguir. Cuando usted acepte el cuadro anterior, dará comienzo la búsqueda de valores y al terminar ésta, se mostrará un cuadro de diálogo informativo del resultado de la operación. Si el resultado es satisfactorio y acepta el cuadro informativo, las celdas se actualizarán con los nuevos valores, de otra forma las celdas quedan como estaban.

Para realizar la búsqueda de objetivos de forma correcta, deberá tener en cuenta estos aspectos:

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Una celda cambiante (variable) debe contener un valor del que dependa, directa o indirectamente, la fórmula para la que se desea encontrar una solución específica.

Una celda cambiante no puede contener una fórmula.

El cuadro Estado de la búsqueda aparecerá en pantalla durante la búsqueda del objetivo. Si elige el botón Pausa interrumpirá la solución.

Si después de pulsar el botón Pausa desea seguir buscando el objetivo, puede seleccionar el botón Paso a paso o bien el botón Continuar para reanudar la búsqueda normal.

Si acepta la solución de la búsqueda y después cambia de parecer, podrá deshacer la acción inmediatamente después de aceptarla mediante la orden Deshacer Buscar objetivo del menú Edición. Otra posibilidad que proporciona Excel es la utilización de una tabla de datos para calcular distintos resultados de una operación. Después usted pueda evaluarlos y elegir el más adecuado. Existen dos tipos de tablas:

Tabla de una variable: utilizada cuando se quiere comprobar cómo afecta un valor a una o varias fórmulas. Tabla de dos variables: cuando se quiere comprobar cómo afectan dos valores a una fórmula.

Para utilizar una tabla de datos, deberá seleccionar el rango de celdas que contenga la fórmula y las variables a utilizar seleccionando después la orden Datos / Tabla. Esta orden mostrará el siguiente cuadro de diálogo.

Para utilizar esta orden, primero deberá seleccionar un rango rectangular que contenga la fórmula y las variables que se sustituirán en la celda variable; después deberá seleccionar la orden Datos / Tabla introduciendo en el cuadro que activa la orden, la celda a variar. Si las variables se introducen en una columna, deberá introducir el nombre en el campo Celda de entrada (columna); si se introducen en una fila, deberá seleccionar el otro campo. Al aceptar el cuadro de diálogo Tabla, se presentarán todos los resultados obtenidos para la fórmula con la utilización de las diferentes variables introducidas. Este proceso también es posible realizarlo para más de una fórmula. Para ejecutar la orden, deberá llevar a cabo los mismos pasos que para la solución de una sola fórmula, pero seleccionando un rango rectangular que incluya las variables y las fórmulas.

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Si el estudio se quiere realizar para dos variables, sólo se podrá aplicar sobre una fórmula. Los distintos elementos necesarios en la operación deberán tener la siguiente disposición en la hoja de cálculo: -

La celda que contiene la fórmula deberá ocupar el vértice superior izquierdo del área que contendrá el resultado de los cálculos.

Los diferentes valores de una de las variables deberán ser introducidos en una columna, mientras que los valores de la otra variable deberán estar dispuestos en una fila, de forma que los valores queden a la derecha y debajo de la fórmula.

Deberá tener en cuenta que el resultado obtenido de una tabla de datos es una matriz y por tanto no es posible editar cada una de las celdas por separado. Para trabajar con estas celdas, deberá realizar las mismas operaciones que al trabajar con matrices.

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9.2. ESCENARIOS

n escenario es un grupo de variables denominadas celdas cambiantes que se guardan bajo un nombre. Trabajar con escenarios es otra forma de obtener resultados cambiantes en función de los datos presentes en las celdas. Para manejar los diferentes escenarios, deberá ejecutar el Administrador de escenarios situado en el menú Herramientas. En el cuadro del Administrador de escenarios se indican las celdas cambiantes de la hoja y dispone de los siguientes botones: -

Mostrar: Muestra el escenario seleccionado y recalcula las fórmulas para las nuevas variables. Agregar: Crea un escenario nuevo. Eliminar: Elimina el escenario seleccionando la lista de escenarios. La eliminación de escenarios no se puede cancelar ni deshacer. Modificar: Edita un escenario para modificarlo. Combinar: Combina los escenarios de varias hojas de un mismo libro de trabajo. Resumen: crea un resumen de todos los escenarios existentes en una hoja para así comparar los resultados.

Para crear un escenario, deberá situarse en el Administrador de escenarios y pulsar sobre el botón Agregar. Entrará en un cuadro de diálogo para introducir el nombre del escenario y el rango de las celdas cambiantes. Para indicar varias celdas cambiantes, deberá separarlas mediante [ ; ]. Al aceptar el cuadro Agregar escenario, aparecerá un nuevo cuadro denominado Valores del escenario en el que deberá introducir los valores de las celdas cambiantes que forman el escenario.

9.3. SOLVER

olver se puede utilizar para resolver problemas complejos creando un modelo de hoja de cálculo con múltiples celdas cambiantes. Al utilizar el Solver, hay que definir el problema que desea resolver identificando la celda objetivo, las celdas cambiantes y las restricciones que tendrá el problema.

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Deberá utilizar el Solver cuando desee calcular el valor óptimo para una celda mediante el ajuste de algunas de las otras celdas. Para resolver un problema deberá definir la celda objetivo, las celdas cambiantes y las restricciones. -

La celda objetivo es la celda cuyo valor desea aumentar, disminuir o determinar.

Las celdas cambiantes son aquellas celdas que son usadas por Solver para encontrar el valor deseado en la celda objetivo.

Las restricciones se aplican sobre la celda objetivo o sobre las celdas cambiantes para que queden dentro de unos límites establecidos.

La celda objetivo normalmente contiene una fórmula y, de no ser así, deberá ser una celda cambiante. Si contiene una fórmula, ésta deberá depender directa o indirectamente de las celdas cambiantes especificadas. Solver es una de las herramientas de análisis más potentes que proporciona Excel, pudiendo resolver problemas de programación lineal e incluso entera. Acceda a Solver a través del menú Herramientas. En el campo Cambiando las celdas deberá indicar las celdas a cambiar por el Solver. Si desea que Solver proponga las celdas basándose en la celda objetivo, deberá seleccionar el botón Estimar.

En el cuadro del Solver se presenta una lista de las restricciones incluidas para las celdas. Estas restricciones pueden ser valores mínimos y máximos para cualquier celda. Para especificar las restricciones, deberá pulsar sobre el botón Agregar, accediendo a un cuadro de diálogo con título Agregar restricción, donde podrá incluir en el campo Referencia de la celda la celda que contiene la fórmula que depende directa o indirectamente de una o varias celdas cambiantes.

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El proceso de solución del problema se inicia al elegir el botón Resolver. Este proceso consiste en pruebas sucesivas o iteraciones. Durante cada iteración Solver utiliza un conjunto nuevo de valores de celdas cambiantes para volver a calcular la hoja y examina las restricciones y los valores de celda óptimos. El proceso se detiene cuando se encuentra una solución satisfactoria, cuando ya no es posible avanzar o cuando alcanza el tiempo máximo permitido o el número máximo de iteraciones. Solver puede resolver tres tipos de problemas: -

Lineales (programación lineal): las relaciones existentes entre las celdas cambiantes y la celda objetivo son de carácter lineal.

No lineales (programación no lineal): las relaciones no son lineales.

De enteros (programación entera): el resultado del problema debe ser entero o de tipo sí o no (1 ó 0).

9.4. MACROS

as macros son funciones que permiten la ejecuten de distintos comandos de forma consecutiva y automática. Usted las utilizará cuando tenga que hacer un mismo proceso una y otra vez y desee hacerlo de forma rápida. Muchas de las funciones incluidas en Excel lo están en forma de macros, como por ejemplo el Guardado automático. Para crear una macro utilice el comando Herramientas / Macro / Grabar macro, con lo que aparecerá un cuadro de diálogo donde puede darle el nombre a la macro así como indicar bajo qué combinaciones de teclas debe ejecutarse.

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También es importante decidir en qué lugar desea guardar la macro. Si desea que esté disponible siempre que trabaje en Excel, entonces deberá guardarla en el libro de macros personal, si sólo desea que esté disponible en el libro actual de trabajo, indique la opción este libro. Una vez acepte el cuadro de diálogo, estará en disposición de realizar las acciones necesarias que constituyan la macro. A este respecto hay que advertir que todo lo que haga se registrará en la macro, por lo que debe tener cuidado. Para finalizar la macro pulse en el botón Detener macro. También es importante indicar que las referencias a las celdas se guardan de forma absoluta al crear las macros. Si desea que se guarden de forma relativa, deberá indicarlo pulsando en el botón Referencia relativa. Ambos botones están disponibles en la barra Grabar macro, que permanecerá visible en pantalla mientras esté realizando las acciones que constituyen la macro. La macro puede ejecutarse con la combinación de teclas asignada o bien mediante el comando Herramientas / Macro / Macros: elija la macro y pulse el botón Ejecutar. Para finalizar, indicaremos que las macros son pequeños programas realizados en un lenguaje común a todas las aplicaciones de Office, el Visual Basic para Aplicaciones. Aunque este lenguaje de programación no es muy difícil, deberá aprender a programar en el mismo si desea realizar macros complejas o modificar las ya existentes.

9.5. NIVELES DE PROTECCIÓN

xcel permite ciertos niveles de protección del trabajo que realiza. Cuando hablamos de protección, nos estamos refiriendo a impedir que se produzcan cambios no deseados bien en el libro de trabajo o bien en una determinada hoja de cálculo. Existen dos niveles fundamentales de protección: a nivel de libro de trabaja o a nivel de hoja de cálculo. Ambos comandos estarán disponibles a través del menú Herramientas / Proteger. PROTECCIÓN DEL LIBRO Al elegir el comando Proteger libro del menú Herramientas / Proteger, aparecerá el siguiente cuadro de diálogo. Si decide proteger la estructura del libro, un usuario no autorizado no podrá: -

Ver las hojas de cálculo que estén ocultas. Mover, eliminar, ocultar o cambiar de nombre a las

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hojas de cálculo. Insertar nuevas hojas de cálculo u hojas de gráficos. Sin embargo, sí que podrá agregar gráficos incrustados en una hoja existente. Mover o copiar hojas de cálculo en otro libro.

Si la protección se realiza activando la casilla Ventanas, entonces se incluye protección para impedir: -

Cambiar el tamaño y la posición de las ventanas del libro cuando éste se abra.

Mover, cambiar el tamaño o cerrar las ventanas. Sin embargo, pueden ocultarse o mostrarse las ventanas.

Para que la protección sea efectiva, deberá incluir una contraseña, ya que en otro caso, un usuario no autorizado, simplemente deberá ejecutar el comando Desproteger libro para poder realizar cualquier cambio en el mismo.

PROTEGER LA HOJA DE CÁLCULO Al proteger la hoja de cálculo en sí y no el libro en su totalidad (a través del comando Proteger hoja del menú Herramientas / Proteger), estará incluyendo un nivel de protección más concreto del trabajo que ha realizado. Puede proteger la hoja contra cambios en su contenido, con lo que impedirá que otros usuarios puedan cambiar el contenido de las celdas y los objetos gráficos que se incluyan en la hoja de cálculo. Si la protección es para objetos, entonces un usuario de la hoja de cálculo no podrá eliminar o cambiar de posición o tamaño cualquier objeto insertado en la hoja. Finalmente, si lo que desea es que los usuarios no puedan modificar los escenarios creados en la hoja, active esta casilla. Fíjese como la protección es incrementar, es decir, puede activar una, dos o tres casillas en este cuadro de diálogo (como ocurría también en la protección del libro), indicando en cada caso el nivel de protección deseado. Tenga mucho cuidado en no olvidar la contraseña que utilice para proteger su trabajo. Sin ella no podrá acceder a esa información. En ocasiones deseará proteger ciertas zonas de su hoja de cálculo y dejar otras que sí puedan ser editadas.

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Por ejemplo, piense en la creación de una factura. Usted deseará que el usuario pueda rellenar las líneas de detalle de la factura incluyendo el producto vendido, la cantidad y el precio de cada uno, etc. A través de la ficha Proteger del comando Celdas (menú Formato) podrá desproteger una determinada zona y mantener otra protegida. En esta ficha aparece la casilla Bloqueada, que sólo tiene sentido cuando la hoja esté protegida. En ese caso si usted desactiva esta casilla, las celdas seleccionadas estarán disponibles para el usuario. Lógicamente esta acción no podrá realizarse una vez se ha protegido la hoja de cálculo. Existe otro nivel de protección, se refiere a la posibilidad de proteger el archivo para que sólo pueda ser abierto por aquellos usuarios autorizados. Esta protección ya ha podido ser vista en este curso, cuando estudiamos la forma de guardar un libro de trabajo. A través del comando Guardar como del menú Archivo y pulsando el botón Opciones de su cuadro de diálogo, podrá establecer tanto una contraseña contra escritura como una contraseña que impida abrir el libro a un usuario que la desconozca. Si necesita más información, acuda a la lección que trata la forma de guardar libros en Excel.

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Colocar Datos en la Web 10.1. INSERTAR HIPERVÍNCULOS

Microsoft Office 2000 está preparado para trabajar y crear documentos con tecnología de Web, ya sea como objetivo Internet o una red local que funcione de la misma forma, es decir, una intranet. Una de las características que más destacan es la posibilidad de insertar hipervínculos en sus hojas de cálculo que le permitan "navegar " entre ellas. Un hipervínculo es un elemento, es decir, texto, imagen o cualquier otro objeto, que tiene la peculiaridad de responder al hacer clic con el ratón sobre él. Al hacer clic sobre un hipervínculo, se salta a una nueva posición. Esta posición puede ser otra zona del mismo libro, un libro distinto o incluso una dirección de Internet. En la barra de herramientas Estándar de Excel aparece el botón Insertar hipervínculo . Al . Al pulsar en él estará indicando que desea que el objeto seleccionado (puede ser la celda activa u otro elemento situado en la hoja de cálculo) va a contener un hipervínculo. Aparecerá el cuadro de diálogo de la figura adjunta. En este cuadro de diálogo se indica dónde queremos saltar al hacer clic sobre el hipervínculo. Como puede ver, la ubicación donde va a saltar puede ser un documento de su equipo, una dirección de red local o una dirección de Internet.

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Si es un libro de Excel u otro documento de Office, podrá indicar un lugar específico de dicha ubicación. Para ello hará uso del nombre del rango al que desee saltar, si es un libro de Excel o, por ejemplo, de un marcador si es un documento de Word. Esto se consigue a través del botón Marcador. Excel muestra la existencia de un hipervínculo aplicando el color azul al texto de la celda donde se ha insertado. Una vez ha utilizado el hipervínculo, es decir ha pulsado en él, dicho color cambia para indicarle que ya ha visitado la ubicación a la que está marcando. Esto no le impide que pueda volver a utilizar el hipervínculo. Al situarse con el puntero del ratón por encima de un hipervínculo, podrá observar cómo Excel indica la existencia del mismo cambiando el puntero (se transforma en una mano). Si decide pulsar en el hipervínculo, Excel se trasladará a la ubicación apuntada. Para permitirle una forma más sencilla de trasladarse de un lugar a otro, Excel mostrará la barra de herramientas Web, que ya debe conocer si ha utilizado alguna vez el explorador Internet Explorer.

10.2. LA BARRA WEB

Cuando utilice los hipervínculos para trasladarse a las distintas ubicaciones que marcan, es posible que llegue a perderse entre tanto salto. Para evitar esta circunstancia, Excel incluye una barra de herramientas que facilita la navegación por los distintos documentos que está visitando, ya sea una página Web en Internet u otro documento en su equipo. La barra de herramientas Web le será familiar si ha utilizado Internet Explorer, que es el explorador de Internet de Microsoft y viene incluido en el paquete Office 2000.

A continuación se describe esta barra de herramientas.

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Botones Atrás y Adelante: cuando se desplaza a distintos lugares, ya sea a través de hipervínculos que tiene insertado en su documento o a través de la lista dirección de esta misma barra, puede acceder a la anterior ubicación o a la siguiente accedida a través de estos botones, en el orden en el que ha ido accediendo.

Botón Detener: Cuando intenta acceder a una dirección de red o de Internet, es posible que el acceso se realice extremadamente lento. Si es el caso, podrá detener el acceso a dicha dirección con este botón y volver a intentarlo en otro momento.

Botón Actualizar: Vuelve a cargar la página actual. Es posible que necesite esta circunstancia para ver claramente una página.

Botón Página de inicio: permite acceder rápidamente a la página o documento que ha establecido como de inicio. Esta página puede ser la que más utilice frecuentemente, por lo que desea poder acceder a ella rápidamente.

Botón Buscar en el Web: Permite acceder a la página de búsqueda. En Internet existe un gran número de direcciones donde se pueden realizar búsquedas. También podría tener una dirección de página de búsqueda en su propia red. Tiene el mismo sentido que el botón del cuadro de diálogo Abrir.

Botón Favoritos: al igual que sucede en los cuadros de diálogo Abrir y Guardar como, puede buscar en la carpeta Favoritos o incluso insertar la dirección a la que ha accedido en dicha carpeta de forma que después el acceso sea más rápido.

Botón Ir: Permite acceder a un menú en el que están varios comandos, como abrir cierta dirección, acceder a la página de inicio y cambiarla, acceder a la página de búsqueda y cambiarla, ir hacia adelante, hacia atrás, etc. Todas estas opciones, excepto las de establecer la página de inicio y de búsqueda, son accesibles a través del resto de botones de la barra.

Botón Mostrar sólo la barra Web: Oculta de pantalla el resto de barras de herramientas, de forma que tenga más espacio para trabajar con los distintos documentos y páginas a los que está accediendo.

Lista Dirección: permite escribir una determinada dirección para acceder a ella. Además, va guardando las direcciones a las que ha estado accediendo, de forma que pueda volver a utilizarlas sin tener que escribirlas de nuevo.

Excel permite que usted apunte a cualquier lugar a través de los hipervínculos. Pero también puede acceder directamente a cualquier dirección utilizando esta barra de herramientas. Fíjese como hablamos de direcciones tanto para un documento situado en su propio ordenador como para una dirección de un página Web que pueda estar en Internet.

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El objetivo es que trabaje con los documentos que necesite sin preocuparse de la localización de estos. El hecho de que la información necesaria esté en un pagina Web en Estados Unidos o que esté en su mismo equipo es una circunstancia que no le debe preocupar, para ello ya están las aplicaciones.

10.3. COLOCAR DATOS ESTADÍSTICOS

Aunque hemos visto que podemos trabajar en Excel como si estuviéramos en un explorador de Web, utilizando hipervínculos entre libros o accediendo a la barra Web, éste no es el aspecto más fuerte de Excel 2000 que vamos a estudiar en esta lección. Con Excel 2000 usted podrá colocar sus libros u hojas de cálculo en la Web de su organización o incluso en la World Wide Web de Internet. Las ventajas que esto implica son dos fundamentalmente: -

El resto de compañeros de su empresa no necesitan disponer de Excel para poder ver e incluso modificar los datos que usted proporciona en la Web. Para ello sólo necesitarán disponer de un explorador de Web.

Es mucho más fácil mantener actualizados los datos que desea compartir, ya que todos los usuarios accederán a la misma información.

Cuando usted decide colocar sus datos de Excel en la Web, debe tomar una decisión crucial: permitir que los usuarios puedan interactuar con ellos o no. En este capítulo se estudia cómo colocar datos estáticos, es decir, los usuarios podrán ver dichos datos, pero no podrán hacer nada más. Para poder colocar datos de Excel en la Web, es necesario utilizar un tipo específico de formato de archivo, el formato HTML. El formato HTML es aquél con el que se crean las páginas Web y es un formato de archivo que está disponible en cualquier aplicación de Office 2000. Usted podrá guardar en este formato cualquier documento, sin que ello implique que desaparezca el documento original. Para ello, elija Guardar como pagina Web en el menú Archivo. Sin embargo, es importante tener en cuenta que las posibilidades de Excel son mayores que las del lenguaje HTML. Esto quiere decir que en la versión Web de su hoja de cálculo ó

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libro de trabajo es posible que se pierdan ciertas características. Acuda a la ayuda de Excel para informase al respecto. Al elegir el comando Guardar como página Web aparecerá el cuadro de diálogo de la página siguiente. Lo primero que podemos hacer es guardar el libro completo. Por ejemplo, el libro de la figura se guardará como Wingraf.htm, es decir, el mismo nombre que tenía pero con la extensión htm. Es importante guardar previamente el archivo en el formato de Excel, de forma que posteriormente sea sencillo modificarlo. Después, lo hará en el formato HTML.

Por otra parte, lo que nos interesa es saber cómo van a ver este libro los usuarios que accedan a él a través de un explorador, es decir, a través de la Web. Puede verlo en la figura siguiente, utilizando Internet Explorer.

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En la figura destaca la aparición de las etiquetas de hoja de cálculo en la parte inferior, casi como aparecen en el propio Excel. De la misma forma que se guarda un libro entero en formato HTML, puede guardar una hoja de cálculo o un gráfico. Para ello, seleccione primero el elemento (si es la hoja de cálculo, simplemente sitúese en ella) y en el cuadro de diálogo Guardar como, active la opción Selección, en lugar de la de Todo el libro. Cuando guarda los datos de forma estática, las páginas Web que se crean pueden ser mostradas prácticamente con cualquier explorador de Web, como Internet Explorer o Netscape Navigator. Así, los datos suelen transformarse en tablas HTML, y los gráficos en un formato adecuado: GIF ó JPEG. Sin embargo, recuerde que de esta forma, los usuarios que acceden a través de la Web a dichos datos no tienen otra opción más que la de poder verlos. En muchas ocasiones, esto será más que suficiente.

10.4. COLOCAR DATOS INTERACTIVOS

En Excel 2000 puede incluso proporcionar los datos de forma interactiva, es decir, que los usuarios no se limiten a verlos, sino que incluso puedan modificarlos como si estuvieran en el propio Excel. Puede colocar los siguientes datos de forma interactiva: -

Una hoja de cálculo: el usuario podrá modificar los valores de las celdas para volver a calcular los resultados.

Una tabla dinámica: el usuario podrá cambiar la forma de ver de los datos, mostrando más o menos detalle.

Un gráfico dinámico: igual que en el caso anterior, pero con un gráfico dinámico.

Y todo esto sin disponer de Excel, sino simplemente con su explorador de Web y una serie de complementos que aparecen con Office 2000. En el caso de querer publicar un gráfico interactivo, debe disponer ya de un gráfico dinámico o de una tabla dinámica en la que basarse. Después, elija el comando Guardar como página Web y active la casilla Agregar interactividad.

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En lugar de pulsar en Guardar, hágalo en Publicar, con lo que le aparecerá el siguiente cuadro de diálogo.

En este cuadro, en la lista Agregar interactividad con, indicar que tipo de interactividad desea utilizar. Si es un gráfico, sólo tiene una opción, pero si es una hoja de cálculo, podrá hacer que se publique como una hoja de cálculo o como una tabla dinámica. La diferencia se encuentra en lo que usted puede hacer en cada caso. Por ejemplo, en la hoja de cálculo interactiva podría modificar el valor de alguna celda para obtener nuevos resultados, mientras que en una tabla dinámica interactiva podría resumir más o menos los datos que aparecen reflejados.

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Además, si está activada la casilla Abrir la página en el explorador Web, después de guardar el archivo, lo mostrará en su explorador.

Junto al gráfico dinámico siempre aparece la tabla dinámica en la que se basa. Modificando el nivel de resumen que desea mostrar en ésta, estará modificando al mismo tiempo el gráfico dinámico. Observe lo que esto significa: está haciéndolo desde el explorador de Web y no desde Excel. Sus compañeros podrán no sólo ver los datos que usted ha publicado, sino que podrán adaptárselos a lo que ellos necesitan. Para poder ver y utilizar datos interactivos, los usuarios deben disponer de: -

Internet Explorer 4.01 o superior.

Microsoft Office Web Components: son una serie de programas que aparecen junto a Microsoft Office.

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Sin embargo, si sólo desea que accedan a datos estáticos, será suficiente con prácticamente cualquier explorador de Web.

10.5. PUBLICAR SERVICIOS EN EL SERVIDOR WEB

Hemos insistido en que los usuarios accederán a los datos a través de la Web de la organización o incluso de Internet a través de un explorador. Para ello, es necesario publicar las páginas Web en un servidor Web, es decir, en un equipo donde se guarden las páginas para que el resto pueda acceder a ellas. Este equipo dispondrá de todo el software necesario para actuar como servidor Web, independientemente de si está conectado a Internet o es un equipo de la intranet. Microsoft Office 2000 permite guardar los documentos directamente en este tipo de “ubicaciones” a través del cuadro de diálogo Guardar como.

Observe cómo en la barra de ubicaciones, situada a la izquierda de este cuadro, aparecen las Carpetas Web. Una carpeta Web no es más que una ubicación que se refiere a un servidor Web. Si usted tiene acceso a este tipo de lugares, debe acceder a través de este botón. Lógicamente deberá tener privilegios para poder guardar en dicho lugar. A la hora de acceder a una página Web situada en un servidor Web, ya no es posible abrirla como un archivo de su disco duro. Ahora usted debe acceder a su dirección ya que es un recurso Web.

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La dirección del recurso se compone de un protocolo y de su localización exacta. Por ejemplo, en la dirección http://servidor/Público/Productos.htm, tenemos la página Web Productos.htm en la carpeta Público del equipo servidor. Para acceder a esta página, se utiliza el protocolo HTTP, que es el necesario para estos casos. La diferencia fundamental entre guardar un libro en formato HTML en su disco duro o en un servidor Web es fundamental a la hora de que el resto de usuarios puedan acceder a él. Sólo si está en el servidor Web, el resto de usuarios podrán utilizar su explorador de Web y solicitarlo como lo harían con cualquier otra página de Internet. Observe cómo, al hacerlo, sólo se crea una versión del libro en formato HTML al que acceden el resto a través de su navegador. Las modificaciones que éstos realicen en su equipo no se verán reflejadas en el archivo publicado en el servidor. Ésta es la estrategia que persiguen las aplicaciones de Office 2000. Ahora ya no están enfocadas exclusivamente hacia Internet sino que, utilizando la misma tecnología, enfatizan el uso de pequeñas redes o intranets en las organizaciones que funcionen de la misma forma. El objetivo es que el explorador de Internet sea la aplicación utilizada para acceder a la información que necesite, sin importar el lugar en el que esta información se encuentre. Por ello, es mejor hablar de explorador de Web que explorador de Internet. Si desea ampliar sus conocimientos respecto al mundo de las páginas Web y la creación de servidores Web, tiene a su disposición el curso Diseño de páginas Web.

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Ejercicios Prรกcticos Microsoft Excel 2000 Modulo Avanzado

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INDICE PRACTICAS MICROSOFT EXCEL AVANZADO

LECCIÓN 01: MATRICES Y CÁLCULOS Práctica 1 LECCIÓN 02: LISTAS Práctica 2 LECCIÓN 03: FILTROS Práctica 3 LECCIÓN 04: SUBTOTALES Práctica 4 LECCIÓN 05: AVANZADOS SOBRE GRÁFICOS Práctica 5 LECCIÓN 06: MAPAS DE DATOS Práctica 6 LECCIÓN 07: ACCESO A DATOS EXTERNOS Práctica 7 LECCIÓN 08: TABLAS Y GRÁFICOS DINÁMICOS Práctica 8 LECCIÓN 09: ANÁLISIS DE DATOS Y OTROS TEMAS Práctica 9 EJERCICIO FINAL EXCEL 2000 AVANZADO

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LECCIÓN 01: MATRICES Y CÁLCULOS

Acceda a Excel e introduzca la siguiente tabla en el nuevo libro que aparece por defecto. Guarde dicho libro como A:\ Prácticas Microsoft Excel 2000 Professional Avanzado\ Práctica 11A.xls.

Los impuestos son el 25% del Beneficio del semestre y los Beneficios Netos son la diferencia entre los Beneficios y los Impuestos. (Fíjese cómo el único valor constante es la columna de Beneficios). Utilice una fórmula matricial para crear la fila de totales. Cree un nuevo libro e introduzca una tabla análoga, pero con nuevos valores de Beneficios, tal como puede ver en la siguiente figura. Puede copiar la tabla del primer libro para ahorrarse trabajo. Guarde el libro con el nombre A:\ Prácticas Microsoft Excel 2000 Professional Avanzado\ Práctica 11B.xls.

Cree un nuevo libro que servirá de resumen de los dos anteriores. Introduzca los rótulos necesarios e inserte las fórmulas para que tenga el aspecto de la figura situada en la pagina siguiente. Las fórmulas de resumen deben hacer referencia a la suma de los totales de las dos empresas (serán referencias externas). Es recomendable tener visibles los tres libros para no equivocarse en la introducción de las referencias.

Guarde el libro resumen con el nombre A:\ Prácticas Microsoft Excel 2000 Professional Avanzado\ Práctica 11C.xls y cierre todos los libros.

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Vuelva a abrir el libro A:\ Prácticas Microsoft Excel 2000 Professional Avanzado\ Práctica 11C.xls y compruebe cómo Excel le avisa de que este libro tiene vínculos con otros libros de trabajo.

En la segunda parte de la práctica va a trabajar con la forma de cálculo de Excel: Abra el libro A:\ Prácticas Microsoft Excel 2000 Professional Básico\ Práctica 07B.xls. Escriba una fórmula sencilla cualquiera (por ejemplo =3+4) en una celda fuera de la tabla y pulse [Intro]. Observe cómo las ventas de cada vendedor han cambiado. Introduzca otras fórmulas y compruebe que esto sucede cada vez que cambia la fórmula. Realice los pasos necesarios para que esto no ocurra. Compruébelo introduciendo una nueva fórmula. Vuelva a dejarlo como estaba y cierre el libro, descartando los cambios.

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LECCIÓN 02: LISTAS

Introduzca la lista de la figura teniendo en cuenta que los valores posibles para la columna de Género deben aparecer en una lista desplegable (esta lista debe estar ordenada con las opciones que aparecen en la figura). Además deberá indicar un mensaje en el momento de seleccionar una celda de dicha columna indicando esta característica.

Guarde el libro como A:\ Prácticas Microsoft Excel 2000 Professional Avanzado\ Práctica 12.xls. Utilizando el formulario de datos, seleccione las películas que pertenezcan al género Comedia y visualícelas mediante los botones Buscar anterior y Buscar siguiente. Ordene la lista por orden alfabético de géneros. Salga de Excel sin guardar los cambios realizados.

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LECCIÓN 03: FILTROS

Abra el archivo A:\ Prácticas Microsoft Excel 2000 Professional Avanzado\ Práctica 12.xls. -

Utilice el Autofiltro para seleccionar las películas que correspondan al género Comedia

De entre ésas, seleccione aquellas películas cuyo título sea mayor que T.

Copie los registros de la lista (completa) que tiene como Género Western a partir de la celda B15. Sitúe el rango de criterios en la B12 (título) y B13 (valor para el filtrado).

Guarde el libro como Práctica 13.xls y salga de Excel hasta la próxima práctica.

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LECCIÓN 04: SUBTOTALES

Introduzca la tabla adjunta con los formatos adecuados.

Guarde en el libro con el nombre A:\ Prácticas Microsoft Excel 2000 Professional Avanzado\ Práctica 14A.xls.

Realice los subtotales para cada empresa, acumulando las Ganancias y los Ingresos.

Elimine los subtotales.

Cree unos nuevos subtotales por países y acumulando las Ganancias.

Calcule del mismo modo los promedios de Impuestos por países (este subtotal sustituirá al anterior). Visualice únicamente el promedio general de Impuestos. Guarde el libro con los nuevos cambios dándole el nombre A:\ Prácticas Microsoft Excel 2000 Professional Avanzado\ Práctica 14B.xls y abandone Excel.

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LECCIÓN 05: AVANZADOS SOBRE GRÁFICOS

Abra el archivo A:\ Prácticas Microsoft Excel 2000 Professional Básico\ Práctica 10.xls y sitúese (si no lo está) en la hoja de gráfico. Realice las siguientes operaciones sobre el gráfico: Cambiar el tipo de gráfico al Área con efecto 3D. Cambiar el tamaño de la letra de los elementos de texto del gráfico: el nuevo tamaño para todos será de 16 puntos. Aplique el realce negrita a los títulos del gráfico. Oculte la leyenda. Cambie la Vista en 3D de forma quien se aplique: Giro de 80º Perspectiva de 40º. Indique que se muestren las líneas de división principales del eje X. Guarde el libro con el nombre A:\ Prácticas Microsoft Excel 2000 Professional Avanzado\ Práctica 15.xls. Aplique un tipo de gráfico personalizado, exactamente el Áreas 3D en color. Observe el resultado. Salga de Excel sin guardar los cambios.

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LECCIÓN 06: MAPAS DE DATOS

En esta práctica utilizará el libro Mapstats.xls para representar datos demográficos de España. Debe buscar la ubicación de dicho libro en su ordenador. Normalmente se encontrará en C:\Archivos de programa\Archivos comunes\Microsoft Shared\Datamap\Data. Si no es así, utilice el cuadro de diálogo Abrir para localizarlo. (Si no lo encuentra, es posible que no lo haya instalado, consulte el manual del curso para más detalles). -

Abra el libro Mapatats.xls. Sitúese en la hoja de cálculo España.

Inmovilice las columnas A y B para poder verlas en todo momento

Seleccione los siguientes rangos de datos: B3:B20, AY3:AY20 y BB3:BB20. Recuerde que es una selección de celdas no adyacentes.

Copie los datos los datos en el portapapeles y cree un libro nuevo. Pegue los datos en el nuevo libro.

Cree un gráfico de columnas donde representará las dos series de datos.

Modifique el color de la serie de datos que aparece con el color verde. Haga que aparezca con el color azul.

Modifique la altura de las columnas del mapa de forma que cada 500.000 habitantes el alto sea de 1 cm.

Debe conseguir que se vea completamente el mapa, incluidas las Islas Canarias, así como la leyenda.

Salga de Excel guardando el libro como A:\ Prácticas Microsoft Excel 2000 Professional Avanzado\ Práctica 16.xls.

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LECCIÓN 07: ACCESO A DATOS EXTERNOS

Para realizar esta práctica, deberá asegurarse de que tiene instalado Microsoft Query en su ordenador. Lo podrá comprobar al elegir el comando Nueva consulta de base de datos... en el menú Datos / Obtener datos externos. Se utiliza una base de datos creada en dBase IV, que podrá encontrar en la carpeta Trabajos\Lec17 del directorio donde tenga instalado el curso. Esta base de datos tiene el nombre Pedidos.dbf Inicie Excel y cree una consulta de forma que se pueda acceder a la siguiente información: Base de datos: Pedidos.dbf. Tabla PEDIDOS. Campos: N_PEDIDO, N_CLIENTE, N_EMPLEADO, NOM_DEST, F_PEDIDO, F_ENTREGA, IMPORTE, GASTOS_ENV. Filtro: sólo nos interesan aquellos pedidos cuyo importe supere los 1000 dólares. El resultado de la consulta deberá aparecer ordenado por el campo N_ PEDIDO. Devuelva los datos a Excel a partir de la celda Al. Guarde el libro con el nombre A:\ Prácticas Microsoft Excel 2000 Professional Avanzado\ Práctica 16.xls y salga de Excel. NOTA: Será necesario crear un nuevo origen de datos que permita acceder a la base de datos. El nombre de la fuente puede ser Práctica de MS-Query 2000.

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LECCIÓN 08: TABLAS Y GRÁFICOS DINÁMICOS

Introduzca la tabla siguiente en el libro actual.

Cree una tabla dinámica como la siguiente en la hoja nueva.

Tenga en cuenta que, una vez creada la tabla, debe añadirle formato a los números mediante cl botón Configuración de campo en la barra de herramientas Tabla dinámica, pulsando el botón Número. Cree un gráfico dinámico en un solo paso y a partir de esta tabla dinámica.

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Modifique el gráfico, de forma que el campo Marca sea un campo de página en lugar de ser de fila. Observe cómo este cambio también se produce en la tabla dinámica asociada. Compruebe cómo puede ver los detalles para todas las marcas o sólo para una de ellas. Guarde el libro como A:\ Prácticas Microsoft Excel 2000 Professional Avanzado\ Práctica 18.xls y salga de Excel.

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LECCIÓN 09: ANÁLISIS DE DATOS Y OTROS TEMAS

La hoja de cálculo de la figura representa la situación actual de la empresa FICTICIA S.A.

Esta empresa puede fabricar con una máquina dada tres productos distintos: P1, P2 y P3. Debido a un problema de la máquina, su funcionamiento no puede sobrepasar las 45 horas semanales, cifra ésta que está siendo sobrepasada en la actualidad. El producto Pl proporciona un beneficio neto unitario de 4 u.m., el beneficio de P2 es de 12 u.m y el de P3 de 3 u.m. Para realizar un producto P1, la máquina tarda 0,02 horas, 0,04 horas para los productos P2 y 0,013 horas para los productos P3. Además, el departamento de ventas ha cuantificado las ventas máximas que se pueden realizar de cada uno de estos productos a la semana: 1000, 500 y 1500 para los productos P1, P2 y P3, respectivamente. Realice un modelo utilizando la herramienta Solver de forma que Excel proporcione una solución para maximizar el beneficio que se pueda obtener, dadas las nuevas circunstancias de la máquina. Deberá tener en cuenta que no se pueden fabricar partes de una pieza, es decir, en cualquiera de los casos, el número de unidades a fabricar de cada uno de los productos debe ser siempre un número entero. Guarde el libro de trabajo con el nombre A:\ Prácticas Microsoft Excel 2000 Professional Avanzado\ Práctica 19.xls.

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EJERCICIO FINAL

En esta práctica final va a demostrar la consolidación de varios conocimientos adquiridos a lo largo del curso. Cree un libro nuevo e introduzca la tabla de datos que a continuación se adjunta. Se trata de datos referentes a las cotizaciones de valores de bolsa.

Observe cómo los valores de la última columna se obtienen a partir de una fórmula que relaciona la variación experimentada por un valor a lo largo de la semana. Debe conseguir que, al pulsar en el texto Argentaria, se acceda inmediatamente a la Hoja2, donde estarán los datos que puede ver en la figura siguiente. Pruebe que funciona bien.

Vuelva a la Hoja l, y muestre sólo los 5 valores que más han subido a lo largo de la semana. Vuelva a mostrar todas las filas y obtenga subtotales de forma que se pueda ver el porcentaje del rendimiento conjunto para cada sector. El resultado será como el de la figura que se muestra a continuación.

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Realice un gráfico que represente sólo los subtotales por sector. El gráfico debe tener el aspecto de la figura siguiente. VARIACIÓN SEMANAL POR SECTORES

Tot al VARIOS

Tot al SIDEROMETALÚRGICAS

Sector

Tot al QUÍ MICAS Total VARIOS Total SIDEROMETALÚRGICAS

Tot al ELÉCTRICA

Total QUÍMICAS Total ELÉCTRICA

Tot al COMUNICACIONES

Total COMUNICACIONES Total CARTERA

Tot al CARTERA

Total BANCOS

Tot al BANCOS

-2,0

0,0

2,0

4,0

6,0

8,0

10,0

12,0

14,0

16,0

18,0

20,0

Porcentaje

Guarde el libro como A:\Prácticas Microsoft Excel 2000 Professional Avanzado\ Ejercicio Final Excel Avanzado.xls y salga de Excel.

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