ESQUEMA DE PLAN DE TRABAJO PARA ORGANIZAR EVENTO I.
DATOS GENERALES 1.1. Denominación del Curso: Organización de Eventos 1.2. Nombre de la Actividad:Millenials 1.3. Lugar: Restaurante 1.4. Fecha: 17 de noviembre del 2017 1.5. Hora: 9 pm 1.6. Profesora Asesora: Leonor Janampa Vidal 1.7. Resumen:
II. FUNDAMENTACI ÒN Somos
el equipo UPLANNER´S
y nuestro principal objetivo es el de planificar,
organizar y ejecutar un evento, con el fin de poner en práctica los conocimientos adquiridos durante nuestra formación universitaria y realizar así un donativo solidario a dos organizaciones, con el dinero recaudado. Es por ello que se realizará un evento social denominado “MILENNIAL´S MUSIC”, siendo este el principal evento a realizarse. Sin dejar de lado que se realizarán previas actividades adicionales tales como: rifas, pollada, talleres, venta de productos alimenticios a delivery, y así poder cumplir con nuestra meta, la cual es recaudar no menos de S/. 3000.00. Buscamos también, consolidar la empresa planificadora con una buena estrategia de marketing y publicidad y así poder logar nuestras metas, objetivos con éxito. III. OBJETIVOS 3.1. Objetivo General -
Realizar la planificación, organización y ejecución de un evento.
3.2. Objetivos Específicos -
Realizar actividades estratégicas para recaudar fondos que permitan financiar el
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evento final. Aplicar los conocimientos teóricos de organización de eventos en cada actividad a
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realizarse. Consolidar la empresa planificadora con una buena estrategia de marketing.
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Recaudar fondos, del evento principal, con la finalidad de realizar un donativo solidario.
IV. RECURSOS 4.1. Recursos Humanos 4.1.1. Comisión Central: Presidente: Arturo Aguilar Ramos Secretaria: Lourdes Pizarro Velásquez Tesorera: Jaqueline Romero Holguín 4.1.2. Comisiones Operativas o Subcomisiones:
Auspicios: Lourdes Pizarro Velásquez, Jenifer Rodríguez Prieto
Protocolo y Recepción: Alexandra Ramos Aranda, Fiorella Rivera Pérez
Programación y Animación: Arturo Aguilar Ramos, Icela Flores
Logística: Christian Gutiérrez Rodríguez, Julio Sánchez Gamboa
Publicidad y Promoción: Leydi Ultima Sánchez, Jaqueline Gamboa Ramírez
Ambientación y Sonido: Alexandra Alva Saavedra, Jaqueline Romero Holguín
Alimentos y Bebidas: Leddy Veliz Gonzales
4.2. Recursos Materiales Recursos de reuniones
Laptops
Smartphones
Lapiceros
Bloc de notas
Impresoras
Clips
Perforador
Recursos para la actividad pro-fondos Equipo UPLANNER´S
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Local
Sonido
Insumos para la comida
Cocina
Licuadora
Utensilios de cocina (Ollas, platos, vasos, cubiertos, etc.)
Sillas
Mesas
Exprimidores
Bebidas
Laptop
Hojas
Lapiceros
Perfume
Candy Cake
Set de vinos
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V. ESTRATEGIAS
Rifas: Es una actividad en la que se sortean premios entre una cantidad de personas que compran boletos. Se optó por la rifa como una de las estrategias iniciales, ya que, es factible y demanda poco presupuesto y tiempo. ANTES: Las personas encargadas de coordinar son Alexandra Ramos y Arturo Aguilar. Se realizarán dos rifas una el día 7 y la segunda el 28 de setiembre. La primera rifa pro fondos, el grupo considero necesario tener una meta personal de 30 rifas, para poder recaudar fondos para el evento final. Parte de los productos que se van a rifar son auspicios de los alumnos. Arturo Aguilar se encargó de asignar los 30 números que les tocaría y lo envió por mensaje interno en Messenger a todos los colaboradores. Algunos colaboradores completaron sus 30 números y pidieron más para seguir vendiendo, Arturo Aguilar asignó los números correlativos a cada uno. El jueves 7 de setiembre antes de iniciar el sorteo, se escogió por sorteo a 4 colaboradores para que salieran a vender por la universidad. Consiguieron vender 10 rifas y así llegar al número 495. Equipo UPLANNER´S
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DURANTE: El jueves 7 de setiembre a las 12 pm se realizó el primero sorteo de la rifa. Estuvieron presentes 12 colaboradores, faltó el presidente por motivos de viaje.
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El sorteo se transmitió en vivo a través de la página de Facebook Uplanner’s Eventos. Alexandra Alva y Jacqueline Romero lo presentaron. Los Números ganadores se escogieron
a
través
de
un
programa
de
sorteos
virtual.(
https://www.augeweb.com/azar/ ). Total de números que entraron al sorteo 495. Se realizó el saludo inicial mostrando los dos premios que se iban a rifar. Posteriormente se procedió al sorteo del primer premio, la torta Candy Cake auspiciada por Brisa Amor. El tercer número que salió ganador fue el 30. Se llamó inmediatamente a la ganadora Nelly Armas y se coordinó entregarle la torta en su domicilio. Después se sorteó el segundo premio, el tercer número que salió ganador el 459, perfume UP auspiciado por Arturo Aguilar.
Se llamó al ganador Luis Romero y
también se coordinó entregarlo en su domicilio.
DESPUES La entrega de los premios se realizó el mismo día 7 de setiembre, previa coordinación con los ganadores. La movilidad para entregar la torta candy cake lo pagó la ganadora. La movilidad para el perfume no tuvo ningún costo ya que fue un familiar de los colaboradores. El total de ganancia que se obtuvo en las rifas es de 495 que ingresaron en caja el mismo dia 7 de setiembre de 2017.
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Pollada: Actividad gastronómica en la que se expende “pollada” plato típico peruano que se caracteriza por la cocción en cazuela del pollo. Consideramos que la pollada es una buena estrategia, puesto que mediante la venta de este plato se pueden generar buenos ingresos. El lugar para preparar las polladas será en la cochera de uno de los colaboradores en la Calle Descartes 339, La Noria. Para esta actividad se formaran comisiones: Pollo Papas (auspicio Colaboradora Leidy Ultima) encargadas Leidy y Jacqueline Gamboa. Ensalada ( Icela y Jacqueline Romero) Cremas
Venta de productos alimenticios:
VENTA DE PRODUCTOS ALIMENTICIOS POR DELIVERY: Esta es una actividad que va a ser realizada por los integrantes del equipo “UPlanNer’s Event” con el fin de vender desayunos a los alumnos de la universidad, amigos o contactos de cada uno de los integrantes del equipo a previo pedido por medio de la página de Facebook oficial o al número de celular que figura en la misma página. Los alimentos a expender serán desayunos, postres y snacks. Para esta actividad se forman las siguientes comisiones: Equipo UPLANNER´S
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1° semana: Alexandra Ramos, Fiorella Rivera y Jennifer Rodriguez. 2° semana: Arturo Aguilar, Jacqueline Romero, Julio Sanchez. 3° semana: Leddy, Alexandra Alva, Jaqueline Gamboa. 4° semana: Christian Gutiérrez, Leidy Última, Lourdes Pizarro, Ycela Las metas propuestas para cada comisión son de vender 4 desayunos al día, en total 20 desayunos por semana; sin embargo se puede vender más con el fin de tener más ganancias. Las comisiones se formaron con el fin de que todo el grupo participe de manera activa, encargándose de preparar, vender y repartir los delivery cada comisión en su respectiva semana; sin embargo esto no quiere decir que los demás integrantes no participaran ya que ellos también se encargaran de ofrecer los desayunos, snacks y postres con el objetivo de generar más fondos. Para la primera comisión se hará un desembolso de caja chica en coordinación Jacqueline Romero (secretaria) con el fin de cubrir los costos para la preparación de los alimentos, la comisión encargada tiene como objetivo generar ganancia y reponer los costos de preparación para delegar el pase a la siguiente comisión.
Por medio de las redes sociales los alumnos promoverán y venderán desayunos, postres y snacks a contra entrega para recaudar fondos. En la página de Facebook que contara con un número de contacto.
Creación de la página Facebook:
https://www.facebook.com/Uplanners-Eventos-1965485087030588/
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de
Recaudación de fondos será en beneficio: El dinero recaudado el día del evento final será donado un % para el albergue Tu Patita Fiel quien se encargará de coordinar un día de esterilizaciones de perritas de la calle con la finalidad de combatir la sobrepoblación canina que hoy en día vivimos en nuestra ciudad. Es una ayuda a largo plazo, ya que esterilizando a perritas que viven en las calles, ayudamos a que no traigan más cachorros a sufrir el abandono o maltrato animal. Un% del dinero irá para el asilo de ancianos San José. Por fiestas navideñas se organizará una chocolatada para los ancianos del asilo que necesitan un poco de compañía y distracción. Alegrar a estas personas antes de que lleguen las fiestas más importantes del año. ERRORES Y/O FALLAS DE LA ACTIVIDAD:
No se coordinó la manera de cómo se realizaría la rifa (papeles, programa virtual, etc) como consecuencia de ello, pérdida de tiempo, asimismo la rifa no se realizó a la hora
acordada. No se preparó el speech de la persona a dirigir la rifa, como consecuencia de ello, se puso en evidencia la falta de organización e improvisación de nuestro equipo durante la transmisión en vivo de la rifa, publicado y compartido con las personas que
colaboraron para esta actividad. No se preparó un lugar estratégico para colocar los premios, de manera que se vea
mejor presentado. No se hizo publicidad suficiente para esta actividad, es decir, a través de las redes sociales, por ello no se pudo vender rifas adicionales de las que cada integrante del
equipo vendió. No se coordinó la entrega de los premios, si se llevaría el premio a la casa de cada ganador o si ellos tenían que venir a recoger su premio a la universidad, por lo cual la persona encargada de contactar a los ganadores titubeo al momento de acordar la forma de entrega con uno de los ganadores. Ese incidente deja en evidencia nuevamente parte de la desorganización del equipo para esta actividad.
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En estas imágenes se evidencia la falta de promoción en las redes sociales, asimismo la falta de producción de la actividad, en cuanto a presentación.
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VI. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
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VII. PRESUPUESTO
pollada ingredientes cantidad precio pollo 1 kg 6 papa 1kg 1.8 arroz 1 kg 2.5 tomate 1 kg 2 beterraga 1 kg 2 zanahoria 1 kg 2 NOVIEMBRE lechuga 1und 1 1era 2da DESPUÉS pepinillo 1und 0.5 Reporte de actividades de cada comisión 1 platos 2 Reunión de Resultados y avances x Cierre y reporte de caja Elaboración del informe final Devolución de la inversión
Pollada INGREDIENTES Pollo Papa Arroz Tomate beterraga zanahoria Lechuga Pepinillo platos descartables tenedor descartable bolsas pequeñas total por unidad total 200 polladas
CANTIDAD 0.250 0.200 0.100 0.500 0.500 0.500 0.250 0.250 0.100 0.100 0.050
PRECIO 6.00 1.80 2.80 2.00 2.00 2.00 1.00 0.50 2.00 1.50 1.20
3era
4ta
x x x x
TOTAL 1.50 0.36 0.28 1.00 1.00 1.00 0.25 0.13 0.20 0.15 0.06 5.93 1185
PRESUPUESTO PARA LA VENTA DE DESAYUNOS Equipo UPLANNER´S
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INSUMO Café Cereal Chocolate
DETALLE ALTOMAYO Clásico 50Gr Trigo con miel Bolsa 140Gr
COSTO 5.00 3.30
taza Jamón del país Leche Lechuga Manzana Mayonesa Pan de molde Pan frances Papaya Piña Platano Pollo
Sol del cuzo unidad SAN FERNANDO Paquete 100G Gloria lata Unidad Delicia ALACENA Receta casera 200Ml Pan de molde Sandoval Bolsa Unidad Unidad x 1kg Pechuga GLORIA Bonlé Edam Paquete
1.20 2.60 3.00 3.00 3.70 4.50 7.00 1.00 6.00 6.00 3.00 6.00
Queso Yogurt
185Gr Gloria 1litro
7.00 3.50
de
PRECIO DE LOS DESAYUNOS Descripción Precio Triple de pollo con queso y jamonada
3.50
PROMOCION Pan con pollo + jugo
Chocolate caliente
2.50
de papaya
COSTO DE LOS DESAYUNOS Costo precio Descripción unidad Triple de pollo con queso y jamonada Chocolate caliente Café Pan con pollo Jugo de papaya Jugo de piña Jugo surtido Equipo UPLANNER´S
1.72 0.75 0.7 0.8 1.25 1.6 1.32
4.50
por Precio 3.50 2.50 1.50 2.50 2.50 3.00 2.50 pág. 12
Snacks Chocotejas Ensalada de frutas
0.72 1.34
1.50 3.50
VIII. FINANCIAMIENTO El evento será financiado con el dinero que se recaude en las diferentes actividades antes del desarrollo del evento. Así mismo, se contará con el apoyo de forma material o financiera de las diversas empresas.
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