Offerte-aanvraag

Bruidsparen willen graag weten waar ze budget technisch aan toe zijn. Vaak wordt er gedacht dat een bepaalde trouwlocatie te duur voor hen zal zijn. Daarom vraagt een bruidspaar gemiddeld 3 offertes aan bij verschillende locaties en bezoeken ze gemiddeld 3 locaties voordat er een reservering plaatsvindt. Extra belangrijk dus om op elke offerteaanvraag te reageren binnen 48 uur!

Gebruik hiervoor het standaard format dat jullie gemakkelijk aan kunnen passen naar de wensen van het bruidspaar.

Offerte-aanvraag aanpak

• Maak een offerte die alle wensen van het bruidspaar bevat. Vermeld hierin dat er een optionele reservering geboekt staat tot 00-00-0000. • Binnen 48 uur: stuur de offerte toe per post. Deze kunnen jullie, mocht dit gewenst zijn, OOK per mail toesturen.

Vermeld hierbij dat er ook uitgebreide informatie per post onderweg is. • 1 week na versturen offerte: bel het bruidspaar op en vraag of ze de offerte in goede orde hebben ontvangen en of deze naar wens is opgemaakt. Nodig ze uit voor een vrijblijvende rondleiding en gesprek. • Optiedatum: wanneer de reservering op de optiedatum nog niet definitief is geboekt, nemen jullie contact op met het bruidspaar en attenderen jullie hen hierop. • Geen boeking: wanneer een bruidspaar besluit om niet te reserveren bij Fletcher Hotels, vraag dan altijd wat de reden is. Dit is waardevolle informatie.

Tips bij het maken van een offerte:

• Zorg voor een mooie inleiding, beleving, kleur en foto’s in de offerte. • Refereer naar het gesprek of de online aanvraag. • Verdeel de offerte in een inleiding, programma en kostenoverzicht om duidelijkheid te creëren. • Neem een verkort programma op waarin onderdelen duidelijk worden beschreven. • Laat kleine persoonlijke punten terugkomen in de offerte. Bijvoorbeeld: ‘jullie dochters zullen de ringen brengen’ of ‘voor de zus van de bruid zal een vegetarisch menu worden samengesteld’. Benadruk de meest belangrijke onderdelen voor het bruidspaar. • Voeg kleine persoonlijke tips toe. Bijvoorbeeld: ‘Tip: kies voor een sprankelende welkomstcocktail in plaats van prosecco tijdens de toost’. • Maak een overzichtelijk kostenoverzicht. • Maak een offerte die alle wensen van het bruidspaar bevat. Vermeld hierin dat er een optionele reservering geboekt staat tot 00-00-0000. • Vermeld de voorwaarden en termijnen van (aan)betaling. • Verstuur de offerte binnen 2 dagen na de aanvraag per post toe. Stuur deze dan OOK per mail toe en vermeld dat er een uitgebreid informatiepakket toe wordt gestuurd. • Controleer de offerte altijd op taal- en spelfouten en laat, waar nodig, ook een collega de offerte controleren. • Sla de offerte op als PDF-bestand en geef dit bestand de naam van het bruidspaar: ‘Bruidspaar Jansen-Berend’.

Informatie-aanvraag via contactformulier

Het contactformulier wordt veel gebruikt wanneer bruidsparen een afspraak willen maken of een vraag hebben over de locatie en/of de mogelijkheden. Beantwoord deze vraag per mail en stuur, indien mogelijk, tevens een informatiepakket toe per post.

Fletcher Trouwen tips bij de afspraak:

• Stel jezelf voor met voor- en achternaam en feliciteer het bruidspaar met het voorgenomen huwelijk en vraag (indien onbekend) wanneer ‘de grote dag’ is. • Neem de tijd voor het bruidspaar, ga even zitten en bied ze iets te drinken aan. Vraag naar hun verhaal: wie zijn ze en hoe was het aanzoek. Vraag of ze bekend zijn met de locatie. Bespreek in het kort de globale wensen van het bruidspaar, zodat je doelgericht informatie kan verschaffen, een rondleiding kunt geven en later een nauwkeurige offerte kunt opmaken. - Wees enthousiast, professioneel en blijf (glim)lachen. - Zorg ervoor dat het bruidspaar vertrouwen krijgt in jou en het hotel. - Wees geïnteresseerd, geef complete antwoorden en stel vragen. - Weet waarom jouw locatie dé locatie is voor het perfecte bruiloftsfeest en ken de USP’s (Unique Selling Points, ofwel de unieke eigenschappen van jouw trouwlocatie). - Houd rekening met de jaargetijden. - Denk mee over de verschillende mogelijkheden, verplaats je in het bruidspaar. • Geef het bruidspaar een rondleiding door het hotel. - Zorg er te allen tijde voor dat het hotel, de zalen en openbare ruimtes een nette uitstraling hebben. Bruidsparen kunnen onverwachts langskomen. - Verplaats je in de huwelijksdag van het bruidspaar. Enthousiasmeer ze en vertel ze dat de locatie sfeervol aangekleed zal worden. - Vraag welke stijl het bruidspaar in gedachten heeft voor hun dag, speel daarop in en informeer ze over de mogelijkheden van het stijlen op locatie door een extern bedrijf. - Geef het bruidspaar de speciale trouwmap (inclusief visitekaartje) mee. Wanneer de bruiloft definitief gereserveerd/ bevestigd wordt, kan je een fles bubbels toesturen. - Bedank het bruidspaar voor de interesse in jullie hotel en vraag of het bruidspaar nog vragen heeft. ➔ Zorg ervoor dat je altijd informatiepakketjes klaar hebt liggen.

Bij afwezigheid van de manager of sales medewerker (zonder afspraak)

• Vermeld dat de hotelmanager niet aanwezig is, maar dat je de gasten graag verder helpt met een korte rondleiding en uitleg. • Noteer de complete gegevens van het bruidspaar (of doe dit via het formulier ‘invulsheet kennismaking bruidspaar’) en plan op korte termijn een afspraak in met de hotelmanager. • Geef het informatiepakket mee aan het bruidspaar.

After sales

Drie weken na het huwelijk: feliciteer het bruidspaar nogmaals met hun huwelijk. Bel het bruidspaar op en vraag of alles naar wens is geweest. Vraag het bruidspaar of jullie een aantal foto’s waar de locatie ook op staat mogen ontvangen om te gebruiken voor media doeleinden (hiervoor moet wel een quitclaim ingevuld worden). Stuur de link door van jullie profiel op Toptrouwlocaties.nl en vraag of ze hier een review willen plaatsen.

Let op! Vergeet de bruiloft niet weg te zetten onder de agentnaam “Bruiloft Fletcher Trouwen”. Zo houden we een goed overzicht van de boekingen en de omzet en kunnen we eventueel inspelen op behoeften van de trouwlocatie.