Offerte-aanvraag Bruidsparen willen graag weten waar ze budget technisch aan toe zijn. Vaak wordt er gedacht dat een bepaalde trouwlocatie te duur voor hen zal zijn. Daarom vraagt een bruidspaar gemiddeld 3 offertes aan bij verschillende locaties en bezoeken ze gemiddeld 3 locaties voordat er een reservering plaatsvindt. Extra belangrijk dus om op elke offerteaanvraag te reageren binnen 48 uur! Gebruik hiervoor het standaard format dat jullie gemakkelijk aan kunnen passen naar de wensen van het bruidspaar.
Offerte-aanvraag aanpak
• Maak een offerte die alle wensen van het bruidspaar bevat. Vermeld hierin dat er een optionele reservering geboekt staat tot 00-00-0000. • Binnen 48 uur: stuur de offerte toe per post. Deze kunnen jullie, mocht dit gewenst zijn, OOK per mail toesturen. Vermeld hierbij dat er ook uitgebreide informatie per post onderweg is. • 1 week na versturen offerte: bel het bruidspaar op en vraag of ze de offerte in goede orde hebben ontvangen en of deze naar wens is opgemaakt. Nodig ze uit voor een vrijblijvende rondleiding en gesprek. • Optiedatum: wanneer de reservering op de optiedatum nog niet definitief is geboekt, nemen jullie contact op met het bruidspaar en attenderen jullie hen hierop. • Geen boeking: wanneer een bruidspaar besluit om niet te reserveren bij Fletcher Hotels, vraag dan altijd wat de reden is. Dit is waardevolle informatie.
Tips bij het maken van een offerte: • • • • •
• • • • • • •
Zorg voor een mooie inleiding, beleving, kleur en foto’s in de offerte. Refereer naar het gesprek of de online aanvraag. Verdeel de offerte in een inleiding, programma en kostenoverzicht om duidelijkheid te creëren. Neem een verkort programma op waarin onderdelen duidelijk worden beschreven. Laat kleine persoonlijke punten terugkomen in de offerte. Bijvoorbeeld: ‘jullie dochters zullen de ringen brengen’ of ‘voor de zus van de bruid zal een vegetarisch menu worden samengesteld’. Benadruk de meest belangrijke onderdelen voor het bruidspaar. Voeg kleine persoonlijke tips toe. Bijvoorbeeld: ‘Tip: kies voor een sprankelende welkomstcocktail in plaats van prosecco tijdens de toost’. Maak een overzichtelijk kostenoverzicht. Maak een offerte die alle wensen van het bruidspaar bevat. Vermeld hierin dat er een optionele reservering geboekt staat tot 00-00-0000. Vermeld de voorwaarden en termijnen van (aan)betaling. Verstuur de offerte binnen 2 dagen na de aanvraag per post toe. Stuur deze dan OOK per mail toe en vermeld dat er een uitgebreid informatiepakket toe wordt gestuurd. Controleer de offerte altijd op taal- en spelfouten en laat, waar nodig, ook een collega de offerte controleren. Sla de offerte op als PDF-bestand en geef dit bestand de naam van het bruidspaar: ‘Bruidspaar Jansen-Berend’.
Informatie-aanvraag via contactformulier
Het contactformulier wordt veel gebruikt wanneer bruidsparen een afspraak willen maken of een vraag hebben over de locatie en/of de mogelijkheden. Beantwoord deze vraag per mail en stuur, indien mogelijk, tevens een informatiepakket toe per post.
10
