flexmail

Créez, gérez et envoyez vos campagnes e-mail professionnelles Gestion de vos adresses e-mail Création de mailings personnalisés Gestion de vos médias en ligne Mailings professionnels avec wizard ou éditeur HTML Traçabilité intégrée Version utlisateurs multiples Rapports détaillés en temps réels Fonction de désabonnement automatique

Flexmail, E-communication rapide et ciblée !

Flexmail est une plate-forme e-marketing sécurisée et robuste vous permettant de gérer aisément la diffusion de vos lettres d’information, communiqués de presse ou de réaliser vos campagnes promotionnelles ou événementielles.

Une campagne a généralement pour but de fidéliser ses clients, de promouvoir un produit ou un service, ou d’informer les lecteurs abonnés.

Flexmail, synonyme de rapidité et efficacité permet, d'une part, une communication ciblée et crée ou améliore, d'autre part, les relations avec vos clients, fournisseurs, membres, clients, etc.

Flexmail est composé de quatre éléments : la gestion des adresses e-mail, la création de messages, l'envoi des campagnes ainsi que l'analyse et l'évaluation détaillée de ces campagnes. L'outil est simple et accessible à tous sans aucune connaissance spécifiqu

Avec Flexmail, l’e-mail marketing professionnel est à portée de main de tout le monde.

Modules optionnels

Sécurisation des données

Import

Base de données 32 champs

Gestion adresses e-mail

Export 6 formats

Gestion des archives

Création messages e-mail

Dupliquer

>50 modèles de base

Wizard - Editeur html Traçage des liens Gestion des médias

Personnaliser

Envoi différé

Envoi de campagnes e-mail

Envoi sélectif

Fonction de désabonnement automatique

Rapports

Export PDF, Excel, ...

Segmentation

Enquêtes en ligne Gestion des inscriptions Pages de renvoi

Codes barres Developer API (CRM - CMS) Multi Channel E-mail - Fax - SMS Flexmail for Agencies

Campagnes Traçage des liens Enquêtes

Retours

Surfez sur www.flexmail.be et cliquez sur “Démo” pour essayer gratuitement Flexmail.

Surfez sur http://demo.flexmail.be pour visualiser quelques captures d’écran.

Gestion des adresses e-mail

Modèle sur mesure avec wizard

Le succès d’une campagne e-mail est garanti par une gestion efficace et structurée des listes.

Flexmail permet de gérer vos listes de diffusion contenant vos adresses e-mail par catégorie.

La manière la plus facile pour rédiger un message e-mail est de travailler avec un modèle créé sur mesure.

Les listes de diffusion sont des listes comprenant les adresses e-mail que vous utiliserez pour l'envoi de vos campagnes. Vous pouvez, dans chaque liste, créer un nombre illimité d'adresses e-mail ou importer un fichier comprenant vos adresses.

Flexmail dispose de trois modèles standards de base permettant de réaliser les applications les plus courantes. D’autre part, la création sur mesure d’un ou plusieurs modèles sur base de votre identité graphique est possible.

La gestion de vos adresses e-mail dans Flexmail est simple et aisée. Diverses fonctions de contrôle sont prévues afin de veiller à ce que la création et/ou l'importation de vos adresses vers vos listes de diffusion se fasse sans problème (traitement des erreurs : doublons, boîtes aux lettres pleines, adresses e-mail erronnées, etc.).

Utiliser un modèle pré-créé offre beaucoup d’avantages. La création du message se fait en un tournemain, vous n’aurez qu'à introduire le contenu du message sans devoir vous soucier de la présentation du mail, celle-ci sera générée automatiquement.

Flexmail vous propose 4 possibilités d'importer vos adresses e-mail : A l'aide de l'interface Flexmail, d'un fichier texte, d'un fichier csv ou par l'utilisation des API Flexmail.

La base de données standard contenant les adresses e-mail se compose de 32 champs dont l'adresse e-mail, le nom de la société, le nom et le prénom de votre contact, le téléphone, etc., que vous pouvez utiliser selon vos besoins. 6 champs libres sont prévus et contenir une information personnalisée qui sera reprise dans le message e-mail.

Les messages e-mail que vous adresserez auront toujours la présentation, ce qui fait que vos contacts les reconnaîtront immédiatement.

La représentation de votre lettre d’information à droite de l’écran vous facilitera la tâche pendant la création de votre message.

A chaque instant, vous pourrez visualiser le modèle ainsi que vous adresser un mail test afin d’en vérifier la présentation définitive.

Création de messages e-mail à l’aide de l’éditeur html Avec l'éditeur html "full-fonction", vous pourrez créer vos messages comme vous le souhaitez.

Un grand nombre de fonctionnalités sont prévues à cet effet : gras, italique, souligné, couleur, différentes polices de caractère, etc.

L'éditeur HTML peut être comparé à Microsoft Word avec ses menus classiques que l'on retrouve également ici. L’éditeur vous permet d’importer des messages créés dans d’autres applications.

La création de modèles sur mesure est également possible avec l’éditeur html. En effet, un modèle sur mesure peut ainsi être développé reprenant votre identité graphique, vos coordonnées, etc. Il ne vous restera plus qu’à introduire vos textes et photos à l’endroit prevu dans l’éditeur html.

Messages e-mail personnalisés

Export

Vous disposez de 22 champs pour personnaliser votre message e-mail (adresse e-mail, nom, prénom, société, téléphone, champ libre, etc).

Un message e-mail adressé à vos connaissances passe mieux si celui-ci est personnalisé. Le destinataire se sentant personnellement interpellé cela augmentera les chances qu'il lise le message avec beaucoup plus d'intérêt.

Vous disposez également de 6 champs libres que vous pouvez utliser selon vos besoins, pour par exemple, communiquer un mot de passe ou un code personnel à vos contacts.

Flexmail dispose d'un module d'exportation des données très avancé. Le module vous permet d'exporter toutes les informations, listes et sous-listes en 6 formats différents (Excell, pdf, html, etc.).

Traçage de vos hyperliens (link tracking) Contrôlez l'efficacité de vos campagnes e-mailings grâce aux statistiques. Le "Link Tracking" vous permet de savoir qui a lu votre mail, sur quel lien il a cliqué, parmi vos promotions quelle est celle qui l'intéresse le plus, etc. Toutes ces données sont reprises dans un rapport détaillé et clair vous permettant, à la clôture d’une campagne, d'en mesurer l'effet et de voir si les objectifs ont été réalisés.

Gestion des désabonnements avec mises à jour automatiques La loi prévoit que le destinataire doit pouvoir se désabonner d’une liste de diffusion.

La fonction de mise à jour permet au destinataire du mail de modifier ses coordonnées. Vous pouvez définir vous-même les champs que vos clients pourront mettre à jour.

Gestion de l'archivage

Flexmail vous permet la gestion en ligne de vos médias. Téléchargez vos photos, documents, pdf et intégrez les dans votre message sans pour autant l'alourdir. En effet, les photos et documents ne sont pas adressés en annexe du mail. Le système prévoit un lien vers la bibliothèque où sont stockés vos médias. L'avantage est clair et vos contacts seront satisfaits de voir qu'ils ne doivent pas recevoir un e-mail de plusieurs megabytes.

Flexmail vous permet d'archiver vos messages.

Cette fonction vous permet de ne travailler qu'avec les documents les plus récents.

Un message qui a été archivé peut, à n'importe quel moment, être sorti de l’ archive et servir à nouveau.

Flexmail n'adresse plus d'e-mail à un un contact que vous aurez ajouté à la blacklist, même si cette adresse se trouve dans une liste de diffusion. Vous pouvez configurer Flexmail pour que chaque désabonnement soit repris dans la blacklist.

Mesurez l'impact de vos campagnes e-mailing grâce aux statistiques en temps réel. Flexmail génère des rapports détaillés pour chaque campagne sous forme de graphiques clairs et détaillés.

Flexmail a automatisé cette fonction. Chaque message contient une fonction permettant au destinataire du mail de se désabonner s'il le désire; un simple clic de sa part et ses données sont supprimées de la liste de diffusion pour les envois ultérieurs.

Gestion des médias

Blacklist

Rapports détaillés des statistiques en temps réel

Campagnes e-mail différées Choisissez quand vous désirez adresser vos campagnes. Flexmail permet de lancer une campagne immédiatement ou en différé, à une date et une heure précise à laquelle votre campagne sera envoyée automatiquement.

Aide en ligne et formation Une aide en ligne détaillée vous permet de trouver des réponses à vos questions et est consultable dans Flexmail.

D’autre part, des formations de groupe sont régulièrement prévues afin de vous familiariser avec l’utilisation de l’application.

Ces rapports vous informeront du nombre de contacts ayant été détectés comme ayant lu le message, des désabonnements et des retours pour chaque campagne.

Le rapport "Link-Tracking" vous donne un aperçu de tous les liens avec toutes les informations concernant le nombre de clics par lien : combien de fois a-t-on cliqué sur le lien, qui et quand. Ceci vous permet d'analyser le comportement de vos contacts par rapport à votre mail et d’adapter vos compagnes futures.

Les rapports peuvent être imprimés ou exportés en 6 formats différents.

Enquêtes en ligne Vous désirez connaître l’avis de vos contacts sur un produit, effectuer une enquête de satisfaction auprès de vos clients ? Le module « Enquête en ligne » vous permet de réaliser des enquêtes professionnelles et de qualités en un tournemain.

Les résultats sont sauvegardés dans une banque de données de Flexmail et repris dans un rapport détaillé en temps réel que vous pouvez imprimer ou sauvegarder sous la forme d’un PDF ou encore exporter sous différents formats.

Flexmail permet l'utilisation de 8 types de questions différents. En plus des questions à choix multiples classiques, le système vous permet de poser des questions ouvertes en utilisant un petit ou grand champ texte.

Vous pourrez de même utiliser un menu déroulant, des cases à cochers, etc.

La création de scénarios vous permet de diriger le participant selon ses réponses vers d'autres questions qui répondent à son profil.

Tous les résultats sont sauvegardés automatiquement dans Flexmail et sont consultables à l'écran. Les résultats peuvent être imprimés mais également exportés en 6 formats différents.

Lorsque vos contacts recevront l'enquête, il pourront y participer directement. Après avoir complété l'enquête et confirmé son envoi, les données sont immédiatement sauvegardées dans Flexmail et consultables en temps réel.

Une enquête peut être adressée à plusieurs listes de diffusion. Si l'enquête est anonyme, seule une liste des participants est disponible. Si l'enquête n'est pas anonyme, les coordonnées des participants seront reprises à côté des réponses.

Avantages

Création de l’enquête

Aanmaken van de enquête

Création d’enquêtes en un tournemain grâce au wizard.

Réduction des coûts : pas d’impression ni de frais d’envoi.

Vos contacts pourront participer sans délai à partir de leur programme e-mail.

Participation aisée à l’enquête (pas de document à imprimer ou à renvoyer).

Les résultats sont consultables en temps réels et directement.

Les rapports sont consultables via e-mail et par enquête.

Les enquêtes sont anonymes mais une liste des participants est disponible.

Mise en page professionnelle.

Enquêtes anonymes ou pas.

Rapport enquête

Gestion des inscriptions Le module de gestion des inscriptions est un module pratique pour tous ceux qui organisent des événements et désirent adresser leurs invitations avec un formulaire d’inscription par e-mail.

Vos contacts reçoivent un message e-mail couplé à un formulaire d’inscription. Le destinataire s’inscrit en renvoyant le formulaire rempli à partir de son programme e-mail. Flexmail sauvegarde l’information et va scinder la liste de diffusion en deux listes reprenant les inscrits et les non-inscrits (ceux qui n’ont pas réagi). Les nouvelles listes sont créées et mises à jour automatiquement et en temps réel lors de chaque inscription .

Le module « Gestion des inscriptions » vous permet de donner suite à l’une ou plusieurs campagnes en adressant un message différent vers les deux listes.

Exemple : Un mois avant un grand événement vous lancez une campagne e-mail avec une invitation vers 1.000 contacts.

Après deux semaines, 450 contacts se sont inscrits.

Vous donnez suite à cette campagne en adressant un message aux 550 contacts qui n’ont pas réagi.

Une semaine avant l’événement, 650 contacts se sont inscrits.

Vous donnez à nouveau suite à cette campagne et adressez un rappel aux 350 contacts restants.

Quelques jours avant l’événement 750 contacts sont inscrits; vous leur adressez un e-mail de bienvenue.

La procédure de gestion des inscriptions est de cette manière optimalisée.La gestion s’effectue automatiqement et fait gagner un temps précieux au gestionnaire. A chaque instant, un e-mail différent peut être adressé aux deux listes.

Gestion campagne

Digital Form Processor

De plus, ce module dispose d’un outil performant : le « Digital Form Processor » (DFP). Le DFP est un outil développé par Flexmail et vous permet de créer aisément, sans aucune connaissance particulière, vos formulaires d’inscription digitaux et de les lier ensuite à un message e-mail.

Avantages Gain de temps grâce à la gestion automatique.

Optimalisation de la procédure d’inscription d’où augmentation du nombre d’inscrits.

Création de vos formulaires digitaux avec notre « Digital Form Processor »

Formulaire d'inscription

Segmentation des listes Vous adressez régulièrement des campagnes e-mail ? Vous utilisez pour ce faire des banques de données complexes ? Le module de segmentation de Flexmail est donc la solution idéale. Ce module vous offre 32 champs pour la gestion de votre base de données allant des coordonnées de vos contacts, des informations concernant leur société aux informations financières s’y rapportant.

De plus, 6 champs libres sont prévus vous permettant d’adapter votre propre banque de données dans Flexmail à celle d’une autre application.

L’entretien et la création de vos listes se fait en un tournemain, une synchronisation périodique avec des banques de données existantes étant possible.

Lors de l’envoi d’une campagne, la liste de diffusion globale fait l’objet d’une segmentation sur base de différents critères choisis par vous.

Par exemple : vous désirez lancer une campagne vers toutes les entreprises belges de plus de cinq travailleurs et réalisant un chiffre d’affaires compris entre 200.000 euro et 1.000.000 euro.

Flexmail créera, sur base de ces critères, une nouvelle liste de diffusion qui ne reprendra que le groupe cible choisi et défini par vous.

Banque de données 32 champs

D’autre part, le module de segmentation peut être également pratique dans un environnement usagers multiples.

Par exemple : plusieurs services d’une société utilisent une seule banque de données dans Flexmail. A l’aide du module de segmentation, ils pourront chacun adresser des mails à des listes de diffusion différentes et ciblées selon leurs besoins.

Segmentation

De plus, tous les champs compris dans Flexmail peuvent être utilisés afin de personnaliser votre message.

Avantages Choix précis de votre groupe-cible.

Chaque adresse e-mail n’est reprise qu’une seule fois dans la banque de données.

Entretien limité de votre banque de données.

Possibilité de synchronisation journalière avec d’autres applications.

Recherche sur les mots clefs à utiliser pour la segmentation.

Six champs libres disponibles afin d’adapter la banque de données à votre propre application.

22 champs disponibles pour personnaliser vos messages e-mail.

Réduction du coût car envois vers des groupes ciblés.

Rapport segmentation

Pages de renvoi (Landing Pages) Les pages de renvoi sont des pages html couplées à un message e-mail par un lien permettant de mettre un produit ou un service en valeur.

Le module vous permet de créer vous-même de telles pages à partir de Flexmail.

Vous pourrez ainsi vous concentrer sur le message même en mettant davantage l’accent sur l’annonce du produit et, à partir de votre message, créer un lien vers la page de renvoi contenant plus d’information sur celui-ci.

La création des pages de renvoi se fait à l’aide d’un éditeur html performant. Cet éditeur peut être comparé à un traitement de texte traditionnel.

Avec ces fonctionnalités, vous pourrez créer aisément vos pages professionnelles.

Dans la médiathèque, vous pourrez gérer et stocker vos photos et documents nécessaires pour l’élaboration de vos pages.

L’intégration des pages de renvoi dans Flexmail vous permet de créer des pages html sans pour autant devoir prendre un hébergement supplémentaire pour vos pages web.

Editeur html

Les pages de renvoi peuvent jouer un rôle important dans l’étude du comportement de vos contacts. Grâce au traçace de liens, vous pourrez vérifier quels sont les produits et/ou services les plus consultés et, sur base de ces résultats, modifier si nécessaire vos compagnes futures.

Avantages Message e-mail court et clair ne reprenant que les informations nécessaires.

Les détails sont repris dans les pages de renvoi.

Page de renvoi avec wizard

Le traçage des liens mesure l’impact de vos campagnes sur chaque produit et vous permet d’adapter vos campagnes futures.

Intégration dans Flexmail.

Editeur html reprenant les principales fonctions des traitements de textes habituels.

Hébergement des pages de renvoi dans Flexmail.

Page de renvoi avec éditeur html

Flexmail for Agencies “Flexmail for Agencies » est une version de Flexmail, développée sur mesure pour et en collaboration avec les agences (agences publicitaires, organisateurs d’événements, etc.)

“Flexmail for Agencies” vous permet de créer et gérer vos comptes clients et de réaliser des campagnes e-mail ciblées au nom de vos clients. A la création de chaque compte, vous activez vous-même les modules nécessaires.

“Flexmail for Agencies” vous offre un service maximum pour un coût minimum. La formule, créée tout spécialement pour les agences, offre un investissement de départ réduit.

Principales caractéristiques : Module de gestion convivial vous permettant de créer vos comptes

Account aanmaken

Attribution de droits pour chaque compte individuel (adresses, messages, campagnes, rapports) Consultation des statistiques pour chaque compte L’agent n’active que les modules dont il a besoin pour son client Relevé des modules activés Gestion centralisée des crédits d’e-mail Facturation mensuelle pour l’utilisation des modules et crédits Relevé de toutes les transactions

Account beheren

Personnalisation de Flexmail avec votre logo Le logo Flexmail peut être supprimé du message e-mail Compte dans la langue du client

Landing pages in de wizard

Crédits e-mail selon différentes formules ou en solution propre serveur

Grâce aux droits d’administrateur, vous pouvez créer un nom d’utilisateur et un mot de passe de sorte que vos clients puissent se connecter. Vous pouvez autoriser un client à importer une liste d’adresses e-mail, créer un e-mail et/ou consulter les différents rapports selon les droits que vous lui donnerez !

En un clic vous pourrez passer d’un compte à l’autre et effectuer différentes tâches pour le compte de différents clients.

Nous restons bien entendu à votre entière disposition pour tout renseignement ou démonstration de Flexmail for Agencies. N’hésitez pas à nous contacter.

Overzicht facturatie

Le code barres dans flexmail Flexmail a, via le module de gestion des inscriptions, étendu son champ d’action en offrant la possibilité d’utiliser les codes barres pour la réalisation d’un système dynamique de confirmation d’inscriptions.

Lors de la réception de l’inscription, le système adressera automatiquement à l’utilisateur un mail comportant un code barres qui pourra être imprimé et emporté à l’événement où il sera simplement scanné. Ce système vous permet d’éviter les longues files d’attente et de faire profiter vos visiteurs un maximum de votre événement.

La gestion des inscriptions offerte par Flexmail vous fait gagner du temps et de l’argent. Les inscriptions arrivent directement dans la base de données de Flexmail.

Le système va scinder la liste principale en deux listes et vous permet d’envoyer des suivis aux utilisateurs qui ne sont pas encore inscrits ou une confirmation à ceux qui se sont inscrits. La suite logique à la gestion des inscriptions est l’utilisation de codes barres.

L’utilisation de code barres se fait par l’ajout d’un code textuel ou numérique dans un champ spécifique prévu à cet effet (par exemple, le classique EAN-13 à 13 chiffres).

Ce code servira de base à la composition du code barres de l’utilisateur et il formera un lien direct vers votre propre application avec le lecteur de code barres.

Flexmail prévoit dans le module standard codes barres 16 types différents UPC-E, UPC-A, UPC Extention 5, UPC Extention 2, Standard 2 of 5, PostNet, MSI Plessey, ISBN, Interleaved 2 of 5, EAN-8, EAN-13, Code93, Code39, Code128, Code11, Codabar.

Après s’être inscrit, l’utilisateur verra apparaître sur son écran une confirmation d’inscription (voir représentation) et qu’il pourra ensuite imprimer. Ce document est alors envoyé par mail à l’utilisateur.

Flexmail vous permet de gérer vous-même le contenu de cette confirmation d’inscription. Vous pourrez y intégrer un contenu textuel accompagné de photos, plans et/ou programme relatifs à l’événement en question. En qualité de gestionnaire, vous pourrez également profiter de cette occasion pour annoncer un événement futur ou attirer l’attention sur des sponsors éventuels.

Grâce au système barres codes, l’accès à votre événment sera beaucoup plus aisé pour vos visiteurs. Celui-ci ne perdra plus de temps comme lors d’une inscription manuelle classique.

Nous restons bien entendu à votre entière disposition pour tout renseignement ou démonstration concernant ce système dynamique de gestion des inscriptions.

N’hésitez pas à nous contacter.

Dynamic Domain Module Send out professional e-mail campaigns referencing your own domain name.

Dynamic Domain Module allows you to send out e-mails without any visible notation of Flexmail. All links to images, files, url’s,... will reference your domain name.

Improve your branding with professional e-mail marketing campaigns without any third party references.

Flexmail webserver M1 M2 M3

Client webserver

M4

E-MAILS

Flexmail webserver M1 M2 M3

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Client webserver

Mail Client

E-MAILS

M3

M4

This product requires the installation of a small PHP script on your web server.

All references to Flexmail in the e-mail will be replaced with your own domain name.

In this configuration some e-mail headers (invisible part) may still reference Flexmail.

Dynamic Domain + Mail server This product requires the installation of a small PHP script on your web server.

It also requires a personal mail server at Flexmail.

All references to Flexmail in the e-mail and in the headers will be replaced with your own domain name.

Dynamic Domain + Mail & Web server

Flexmail webserver M1 M2

Dynamic Domain

Mail Client

E-MAILS

This configuration requires a mail- and web server at Flexmail.

All references to Flexmail in the e-mail and in the headers will be replaced with your own domain name.

This setup does not require any external server.

Flexmail est un produit de INFOWEB sprl Vossebergstraat 24 - 3590 Diepenbeek TĂŠl. +32 (0)11 744 955 - Fax +32 (0)11 744 956 www.infoweb.be - info@infoweb.be