Las tres cosas mĂĄs difĂciles de esta vida son: Guardar un secreto, Perdonar un agravio y Aprovechar el tiempo. Benjamin Flanklin
Secretaria
Según la Real Academia de la Lengua Española, la palabra Secretaria viene derivada del vocablo latín Secretu (Secreto), cuya acepción es: persona a cuya discreción se confía un secreto.
La secretaria debe de estar dotada de ciertas cualidades profesionales y humanas. A su entender, ÂżcuĂĄles serĂan? 4c/u
ENTRE ELLAS SE ENCUENTRAN: 1. Iniciativa: Iniciativa Para qué esperar hasta que se le ordene. 2. Superación: Superación Crecer en todos los aspectos y motivarse por ello. 3. Capacidad de aprendizaje: aprendizaje Sentirse segura de lo que se es y de lo que se sabe. 4. Decisión: Decisión Clave en diversas ocasiones. 5. Autocrítica: Autocrítica Conocerse a sí misma y corregirse. 6. Naturalidad: Naturalidad No aparentar lo que no es. 7. Sencillez: Sencillez Cualidad de las personas valiosas. 8. Discreción: Discreción Secretaria y secreto son casi sinónimos.
ENTRE ELLAS SE ENCUENTRAN 9.
Eficiencia: Hacerlo una vez, en corto tiempo y con calidad.
10.
Entusiasmo: Llevar esa energía interior y desbordarla en el trabajo.
11.
Responsabilidad: En todos los aspectos del trabajo.
12.
Puntualidad: Practicarla como filosofía.
13.
Organización: Es una cualidad indispensable en una secretaria.
14.
Interés: En el trabajo y en el mejoramiento de éste.
15.
Tolerancia: Hacia el jefe, otras personas y circunstancias.
16.
Tacto: Ser diplomática en todo momento.
Exponga críticamente cuáles son las tres cualidades que más resaltan en su persona (profesionales y humanas)
Diga al menos una que no posee o que requiere perfeccionar
ÂżCuĂĄles consideran ustedes que son las funciones de la secretaria?
FUNCIONES DE LA SECRETARIA
SECRETARIA EJECUTIVA.
FUNCIONES BÁSICAS
Representa a su entidad y a su jefe
Ayuda a simplificar el trabajo del jefe
Sirve de enlace y coordinación en la comunicación interna y externa
FUNCIONES Bร SICAS
1.
Representaciรณn de su jefe y de la ENSAP
La secretaria es, ademรกs la primera imagen que se muestra de la entidad y de su superior, por ser la primera persona con la que se relacionan. La impresiรณn que reciban en un primer contacto dependerรก muchas veces de la eficacia con que se desenvuelva la secretaria.
FUNCIONES BĂ SICAS 2. Organizar y facilitar el trabajo del jefe Una secretaria eficiente es la que facilita la labor del directivo y lo descarga de todo tipo de obligaciones que no sean las propias de su cargo, para que pueda dedicar todo su esfuerzo al mismo.
C贸mo facilitar el trabajo del jefe: -
Desviar o anular visitas inoportunas y organizar las que sean de su inter茅s, facilit谩ndoles entrevistas para fecha y hora convenientes.
-
Filtrar las llamadas telef贸nicas
-
Preparar las llamadas a las personas precisas y en el momento oportuno.
-
Mantener al jefe informado sobre los compromisos internos y externos.
C贸mo facilitar el trabajo del jefe: -
Planificar, ordenar y actualizar la agenda de trabajo de su jefe y la suya para evitar omisiones y reiteraciones.
-
Organizar el puesto de trabajo del jefe.
-
Solicitar (materiales de oficinas) y Servicios generales.
-
Organizar y supervisar el trabajo de otros empleados.
-
Librar al jefe del papeleo administrativo, del archivo y de la correspondencia asumiendo ella estas actividades.
ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS - La entrada y salida de correspondencia:
control y clasificación de los correos que llegan, control y envío de la correspondencia de salida. - La redacción y gestión de la correspondencia, dossier, memorias, informes, etc. - Gestión y control del archivo. - Atención de las llamadas telefónicas. - Extender las actas de las reuniones. - Custodiar los documentos de la oficina.
FUNCIONES BÁSICAS 3. Coordinar las comunicaciones que se
producen en el centro, ya sea de orden interno o externo.
La secretaria ejerce una labor de enlace y coordinación del centro, en la medida que facilita las comunicaciones de la institución tanto internas como externas.
COORDINACIÓN Y ENLACE - Gestiones de los compromisos del director y acogida de las visitas. -Organización de eventuales viajes, reuniones y almuerzo o cena de trabajo del director. - Relaciones con otras instituciones y las internas del centro.
RESUMEN: La secretaria tiene tres funciones b谩sicas: o Representaci贸n personal de su jefe y del centro. o Ayuda a organizar y simplificar el trabajo del jefe. o Sirve de enlace y coordinaci贸n.
Marque con una X lo que considere que son principios 茅ticos de la secretaria. __ __ __ __ __ __ __ __ __
Objetividad Cuidadosa de la imagen Lealtad No divulgar ninguna informaci贸n Honestidad Modestia Maquillaje discreto Discreci贸n Tolerancia
TAREA: Presentar, para el próximo encuentro, el • CÓDIGO DE ETICA DE LA SECRETARIA
ELABORADO POR: Lic. Myrtha Obreg贸n Mart铆n MSc.