Afdeling in de kijker: Inkoop

Je krijgt geen tweede kans om een eerste indruk te maken. Net daarom zijn onze medewerkers van de afdeling inkoop zo cruciaal. Als productspecialisten weten ze wat er op de markt speelt, wat de klant nodig heeft en welk aanbod hiermee matcht. Het gaat dus over het juiste product, juiste aantallen, beschikbaarheid, duurzaamheid, risicomanagement en nog een rist andere parameters. … De sleutel? Strategisch samenwerken. Vandaag nog meer dan gisteren. Aan het woord inkoopverantwoordelijke Pieter Van De Velde.

Hoe is de afdeling inkoop georganiseerd?

Pieter: “Bij Floréac kiezen we ervoor om te werken met een centrale inkoop. Concreet: ons inkoopteam is verantwoordelijk voor de inkoop voor onze twee logistieke platformen én voor alle klanten. Hierbij is de samenwerking tussen inkoop en verkoop essentieel. Het partnership met onze klanten staat of valt met de kwaliteit van de producten die ze wekelijks van ons ontvangen en de service die we hen bieden.”

Waarom kiest Floréac voor een centrale inkoop?

Pieter: “Hier zijn verschillende voordelen aan verbonden. Ik licht de drie grootste toe.”

• Centraal inkopen geeft schaalvoordelen. De kwekers weten wat ze van ons kunnen verwachten op het vlak van volumes, spreiding … Dat maakt het gemakkelijker om goede afspraken te maken, bijvoorbeeld over een correcte prijs.

• Onze inkopers zijn gedreven productspecialisten. Ze weten wat er in de markt gebeurt en hebben actuele info over hun productcategorie en de kwekers. Zo slagen ze erin om voor elke klant de ideale product/leverancier-combinatie te maken.

• Voor de kwekers zijn onze inkopers het gezicht van het bedrijf. Als vakmensen spreken ze dezelfde taal als de kwekers. En dat komt goed van pas wanneer er goede afspraken gemaakt moeten worden. En je weet: bij een logistieke operatie zijn die afspraken cruciaal om het product op een correcte manier tot bij de klant te brengen.”

Wat doen we met onze kennis?

Pieter: “We mogen dan wel centraal inkopen, uiteindelijk draait alles rond onze klanten. En daarom nemen we actief deel aan klantenclusters die gebouwd zijn rondom onze grootste accounts en markten. Met deze kennis zetten we optimaal in op een nog betere bediening van onze klanten.”

Waar en bij wie koopt Floréac in?

Pieter: “Onze grootste aankoopmarkten zijn België en Nederland. Daarnaast zijn we ook actief in Duitsland, Denemarken en Zuid-Europa. Niet alle leveranciers zijn hetzelfde, we delen ze op in categorieën. Onze belangrijkste leveranciers zijn onze A-leveranciers. Zij vertegenwoordigen 30% van de leveranciers maar zorgen wel voor meer dan 80% van onze omzet. Deze leveranciers, partners eigenlijk, betrekken we nauw bij onze werking en bij onze klanten.

Hoe is de afdeling inkoop de laatste jaren geëvolueerd?

Pieter: “Nogal ingrijpend, vind ik. Twintig jaar geleden ging een inkoper vooral op pad om te controleren welke planten op welk moment en bij welke kweker het mooist waren. Voldeed de prijs, kwaliteit, bloeistadium en beschikbaarheid niet aan de verwachtingen, dan werd al eens van kweker gewisseld. Vandaag is dat ‘productshoppen’ niet meer aan de orde. En dat heeft verschillende oorzaken.

• Er zijn veel minder kwekers en de kwekers die er zijn hebben een constantere kwaliteit.

• We kopen niet alleen plantjes maar kijken ook naar de meest optimale logistieke route. De efficiëntie in de keten tussen kweker en klant speelt vandaag een veel grotere rol.

• Duurzaamheid is een belangrijk criterium. Als bedrijf streven we tegen 2025 naar 90% verantwoorde inkoop en ook het gebruik van verpakkingen nemen we steeds meer onder de loep.

• Data en het delen ervan winnen aan belang. Vijf jaar geleden was hier nog geen sprake van.

• Vroeger was overal alles te koop en nu moet je vooraf nauwgezet aangeven wat je gaat kopen. Doe je dat niet dan dreigen tekorten. Leverbetrouwbaarheid wordt de uitdaging van de toekomst.

Al deze factoren zorgen ervoor dat we steeds bewustere keuzes gaan maken met welke kwekers we samenwerken, en dus ook welke

Hoe ziet de toekomst eruit?

In een markt die krimpt, zowel aan de leverancierskant, als aan de exportkant wordt het steeds belangrijker om strategisch samen te werken met onze partnerleveranciers. We zullen extra inzetten op samenwerkingsovereenkomsten. Meer voorspelbaarheid in een onvoorspelbare sector is ook een aandachtspunt. De bedrijven die dit het best onder controle hebben, zijn gewapend voor de toekomst.

De meeste winst valt uit data te halen, een afslag die we bij inkoop al genomen hebben. En we zullen ons hier nog verder in specialiseren zodat we voor onze leveranciers en onze klanten een betrouwbare partner te blijven.

Meet the team

Medewerkers met een focus op de klant en de markt:

• Jacco: assortimentsbeheerder Duitsland

• Johan: assortimentsbeheerder Frankrijk

Beiden zijn ze verantwoordelijk voor de samenstelling van het daghandelsassortiment op hun kernmarkt. Vanuit deze rol geven ze ook sturing aan inkoop over de producten die zij nodig hebben om succesvol te zijn op die kernmarkt.

Medewerkers die vooral in contact staan met de leveranciers:

• Alex: Orchideeën

• Geert: seizoensplanten

• Lisette: bloeiende kamerplanten

• Marlon: groene planten

• Sabrina: plantenschalen, thema’s, toegevoegde waarde, Deense producten en magazine

• Steven: tuinplanten

• Francis: inkoper Belgische producten

Wat moet je kunnen om in de afdeling inkoop te werken?

Pieter: “Als inkoper van planten moet je over een aantal specifieke vaardigheden beschikken. Uiteraard is productkennis belangrijk, producten inkopen en de kennis delen met de organisatie is nog altijd de kerntaak van onze afdeling. Maar ook stressbestendigheid komt erg goed van pas. Want niet alles is planbaar en met data voorspelbaar. We werken immers met planten, levende producten dus. Ook het seizoensgebonden karakter zorgt voor pittige pieken tijdens het jaar.

Als inkoper ben je ook de eerste verkoper van je product. Het is belangrijk dat je je andere collega’s kunt meenemen in de keuzes die je maakt. Je moet verkopers motiveren om de producten op een enthousiaste manier te verkopen. Communicatieve vaardigheden zijn dus extreem belangrijk, zeker in een snel wisselende markt.

Komt er ook steeds meer bij kijken: datagedrevenheid. Voor de inkoper van de toekomst wordt dit een extra uitdaging.”