Fødevareministeriets kommunikationspolitik
2009 1
Fødevareministeriets kommunikationspolitik 2009
Fødevareministeriets kommunikationspolitik 2009 © Ministeriet for Fødevarer, Landbrug og Fiskeri ISBN nr. (tryk): 000-00-0000-000-0 ISBN nr. (web): 000-00-0000-000-0
Ministeriet for Fødevarer, Landbrug og Fiskeri Slotsholmsgade 12 1216 København K Tlf.: 3392 3301 fvm@fvm.dk www.fvm.dk
2
Fødevareministeriets kommunikationspolitik 2009
Indhold Indledning.................................................................................................5 Formål.........................................................................................................6 Målsætninger..........................................................................................7 Principper for god kommunikation............................................8 Målgrupper..............................................................................................9 Roller og ansvar................................................................................... 10
3
Fødevareministeriets kommunikationspolitik 2009
4
Fødevareministeriets kommunikationspolitik 2009
Indledning
Formålet med Fødevareministeriets kommunikationspolitik er at: • •
Opstille grundlæggende mål og principper for god kommunikation i Fødevareministeriet. Redegøre for organiseringen og ansvarsforde- lingen i forhold til Fødevareministeriets kommu nikationsarbejde.
Fødevareministeriets mission Det er Fødevareministeriets mission, at skabe rammer for et udviklings- og vækstorienteret fødevareerhverv en ansvarlig forvaltning af naturressourcer, fødevaresikkerhed, forbrugernes valgmuligheder og sunde kostvaner.
Fødevareministeriets vision Fødevareministeriets kommunikationspolitik 2009 afløser ministeriets kommunikationspolitik fra 2002 og evalueres hvert femte år. Den understøtter Fødevare-ministeriets mission og vision og bygger på ministeriets fire grundlæggende værdier: Åbenhed, faglighed, ansvarlighed og engagement.
5
Fødevareministeriets kommunikationspolitik 2009
Det er Fødevareministeriets vision, at fremsynede og idérige medarbejdere sætter præg på udviklingen på fødevareområdet til sikring af vækst, miljø og sundhed.
Fødevareministeriets kommunikationspolitik 2009
5
Formål For at Fødevareministeriet kan fremstå som en samlet, fremsynet og visionær statslig myndighed med stærke visioner for hele fødevareområdet både inden for vækst, miljø og sundhed, skal det daglige kommunikationsarbejde opprioriteres og tænkes aktivt ind i opgaveløsningen på alle niveauer. Overalt i ministeriet skal medarbejdere og ledere klædes på til i højere grad at være præcise, målrettede og klare i deres kommunikation. Samlet bør vores kommunikation afspejle ministeriet som toneangivende myndighed på vores ressortområde. Kommunikationen om de indsatser vi sætter i værk, og de effekter de har, skal gøre det tydeligt for omverdenen, hvilke samfundsopgaver ministeriet tager hånd om, og hvad skatteyderne får for deres penge. Vi skal indgå aktivt i konkrete dialoger med vores interessenter og bidrage til samfundsdebatten med vores store faglige viden. Det skal være klart og tydeligt for omverdenen, hvad ministeriet står for. Det kræver, at alle i Fødevareministeriet er bevidste om deres kommunikationsansvar og arbejder aktivt med kommunikation i den daglige opgavevaretagelse. Det kræver også, at vi skaber en samlet bevidsthed om, hvad kommunikation kan bidrage til i løsningen af opgaverne i ministeriet. Denne kommunikationspolitik opstiller derfor nogle målsætninger for kommunikationsindsatsen i hele ministeriet og nogle principper for, hvordan vi arbejder mere professionelt med kommunikation. Disse udmøntes i strategier for konkrete indsatser.
6
Fødevareministeriets kommunikationspolitik 2009
Målsætninger Målene med Fødevareministeriets kommunikation er at:
Forbedre Fødevareministeriets interne kommunikation ved at: •
•
•
Understøtte kommunikationen både mellem medarbejdere og ledere og mellem de forskellige led og niveauer i organisationen, så alle bedst muligt kan varetage de daglige opgaver. Sikre let adgang til viden om forhold, der har betydning for arbejdet og øge videndeling og erfaringsudveksling for at understøtte en kvalificeret og effektiv opgaveløsning. Udvikle den tværgående kommunikation i Fødevareministeriet for at forbedre og styrke sammenhængskraften på tværs af alle institutioner.
Øge omverdens kendskab til og forståelse for ministeriets arbejdsområder ved at: •
• • •
Kvalificere den offentlige debat gennem formidling af viden, beslutninger og holdninger samt effekterne af ministeriets tiltag. Oplyse og vejlede borgere og virksomheder om ny viden, regler og tilskud. Være dagsordensættende på væsentlige politikområder. Informere om politikken på fødevare-, landbrugs- og fiskeriområdet.
Styrke relationerne til ministeriets kunder og brugere ved at: •
•
7
Gøre ministeriets opgaveløsning og administration gennemskuelig og vedkommende via klar og målrettet kommunikation. Invitere til dialog og involvering så forskellige holdninger og synspunkter kan inspirere til løsninger af ministeriets opgaver.
Fødevareministeriets kommunikationspolitik 2009
Fødevareministeriets kommunikationspolitik 2009
7
Principper for god kommunikation Al kommunikation er væsentlig, målrettet og klar •
Vores kommunikationsaktiviteter forholder sig til modtagernes behov og situation. Særligt fokus på digitale medier skal understøtte målsætningerne om øget digital forvaltning i det offentlige.
Samarbejdet med pressen er åbent og professionelt Fødevareministeriets principper for god kommunikation rummer de overordnede holdninger og retningslinjer for, hvordan vi skal arbejde med kommunikation.
Kommunikation indgår i enhver aktivitet og beslutning •
Vi indarbejder kommunikation fra begyndelsen af enhver aktivitets- og beslutningsproces, så de der berøres bliver informeret og involveret til rette tid og i rette omfang.
God intern kommunikation er forudsæt-ningen for idérige medarbejdere •
Vi baserer vores interne kommunikation på videndeling og kommunikation om mål, beslutninger og opgaver. Det er grundlæggende for, at medarbejdere og ledere kan tænke nyt, fremsynet og idérigt, løse opgaverne kvalificeret og bidrage til god ekstern kommunikation.
8
Fødevareministeriets kommunikationspolitik 2009
•
Vi behandler alle henvendelser fra pressen hurtigt og med respekt for pressens arbejdsforhold. Vi arbejder proaktivt og kontakter pressen, når der er behov.
Kommunikationsaktiviteter skal måles •
Vi udvikler og forbedrer løbende vores kommunikationsindsats gennem målinger af effekt og evalueringer af større aktiviteter.
Målgrupper De overordnede målgrupper for Fødevareministeriets kommunikation er: •
Nuværende og kommende medarbejdere og ledere i Fødevareministeriet Fødevareproducenter, fødevareindustrien, primærproducenter, planteavlere og fødevareerhvervet i øvrigt. Forbrugere og forbrugerorganisationer Folketing, regering, kommunale og regionale politikere Fagpresse og dagspresse Erhvervs- og interesseorganisationer, NGO’er, samt brancheforeninger Statslige, regionale og kommunale myndigheder, internationale organisationer samt EU Forskningsinstitutioner og videnscentre i Danmark og i udlandet Børneinstitutioner, folkeskoler, videregående uddannelsesinstitutioner og storkøkkener/ kantiner.
9
Fødevareministeriets kommunikationspolitik 2009
•
• • • • • • •
Fødevareministeriets kommunikationspolitik 2009
9
Roller og ansvar Ledere og medarbejdere Alle i Fødevareministeriet skal efterleve kommunikationspolitikken i hverdagen. Både ledere og medarbejdere har et ansvar for løbende at indarbejde kommunikation i deres opgaveløsning. •
Lederne har ansvar for at sikre, at kommunikation indgår i opgaveløsningen, og for at både den interne og eksterne kommunikationsindsats løbende prioriteres og at medarbejderenes kompetencer løbende udvikles.
•
Lederne har løbende ansvar for at skabe internt kendskab og forståelse for væsentlige mål, så medarbejdernes opgaveløsning understøttes med aktuel og relevant kommunikation. Intern dialog og kommunikation bidrager til trivsel og arbejdsglæde i hverdagen.
•
Medarbejderne har ansvar for aktivt at bidrage til både den interne og eksterne kommunikation som en del af opgaveløsningen. Alle medarbejdere skal opsøge viden og bidrage til god videndeling og dialog såvel i egen enhed og institution som på tværs af ministeriet.
Kommunikationsenhederne Fødevareministeriets Fælles Kommunikationsenhed (FFK) er en rådgivningsenhed med forskellige kommunikationseksperter, der understøtter kommunikationen i hele ministeriet. Det sker ved at: • • • •
Udarbejde kommunikationspolitik og –strategi er samt retningslinjer for pressearbejde, web- arbejde og visuel identitet m.v. Rådgive og give sparring om strategisk kom- munikation, herunder pressearbejde. Udvikle, vedligeholde og redigere intra- og internet. Undervise i brugen af webmedier og gennem føre kurser i kommunikations- og pressearbejde.
10
Fødevareministeriets kommunikationspolitik 2009
• • •
Give bistand til at gennemføre kampagner, konferencer og publikationer og andre kon- krete kommunikationsopgaver efter aftale med institutionerne Stå for medieovervågning. Gennemføre analyser og målinger af ministeriets kommunikationsindsats.
Fødevarestyrelsens Kommunikationsenhed er en særlig rådgivningsenhed for Fødevarestyrelsen. Styrelsen har på grund af sit virke og arbejdsområde et stort kommunikationsbehov og meget kontakt til medier, offentlighed og borgere ligesom det er vigtigt at, der er et løbende samspil og koordination med faglige og regionale enheder. På følgende områder er det derfor kommunikationsenheden i Fødevarestyrelsen, der er ansvarlig og udvikler egne strategier under den fælles kommunikationspolitiks overordnede rammer. • • • • •
Rådgivning og sparring om strategisk kommu- nikation, herunder pressearbejde. Faglig information, krisestyring og beredskab på fødevare- og veterinærområdet Redaktion af Fødevarestyrelsens hjemmeside og intranet Intern kommunikation Ernæringsoplysning herunder redaktion af www.altomkost.dk
FFK refererer til en styregruppe, som har et direktionsmedlem fra hver institution og med en afdelingschef fra departementet som formand. Styregruppen har pligt til at sætte initiativer i gang, der kan sikre, at kommunikationspolitikkens mål bliver indfriet. Styregruppen refererer til Fødevareministeriets Administrative Ledelse (FAL).
11
Fødevareministeriets kommunikationspolitik 2009
Fødevareministeriets kommunikationspolitik 2009
11
www.fvm.dk Ministeriet for Fødevarer, Landbrug og Fiskeri Slotsholmsgade 12 1216 København K 33 92 33 01 fvm@fvm.dk
12
Fødevareministeriets kommunikationspolitik 2009