PROSEDYRER FOR ÅRSMØTER I LAG Forarbeid, gjennomføring og etterarbeid For å lette arbeidet med årsmøter har vi laget en oversikt over hva som må gjøres før, under og etter et årsmøte i lokal lag i Norsk Folkehjelp. Vedtektenes § 26 omhandler årsmøte i lag. Prosedyrer for regioner er mye det samme som for lag. Se vedtektene § 20 Forarbeid Tidsfrister for selve møtet Februar Årsmøte skal holdes hvert år innen utgangen av februar 4 uker før Sende innkalling til årsmøtet 2 uker før Saker som medlemmer ønsker behandlet på årsmøte, skal være sendt styret i laget senest 2 uker før årsmøte 1 uke før Saksliste, innkomne forslag og valgkomiteen innstilling skal bekjentgjøres blant medlemmene senest en uke før årsmøte Varsle valgkomiteen Forespørre kandidater til møteledelse og møtesekretær Papirer/saker/dokumenter som skal forberedes og legges fram av styret til årsmøtet: Årsberetning Regnskap med revisjonsberetning av registrert revisor - Regnskapet skal revideres av godkjent revisor. Eventuelt fritak fra dette må søkes om av regionsstyret, og godkjenning fra NF Region Sør - Øst skal legges ved regnskapet. Innkomne saker Handlingsplan for minimum to år Budsjett for minimum to år Valgkomiteens innstilling Gjennomføring av årsmøtet Åpning Stillhet for de medlemmer som har gått bort i løpet av året Konstituering - Registrering av stemme-, tale- og forslagsberettigede (sjekking av medlemskontingent) - Godkjenning av innkallingen og dagsorden - Valg av møteleder, møtesekretær og protokollunderskrivere
Årsmøte behandler: 1. Beretning 2. Regnskap. (Perm med bilag ferdig assistert av leder og økonomileder må være med på møtet 3. Innkomne forslag 4. Handlingsplan og budsjett for minimum to år. 5. Valg av: • Styre med varamedlemmer • Representanter med vararepresentanter til Norsk Folkehjelps landsmøte (i landsmøte-år.)
• • • •
Valgkomite, bestående av minst tre medlemmer med varamedlemmer Inntil tre representanter med vararepresentanter til regionens årsmøte Evt. valg av utsendinger til andre årsmøter Dersom dere skal velge 2 regnskapskyndige personer til å revidere regnskapet, bør det være innstilling på 2 navn til årsmøtet.
Formelt møte avsluttes Sosialt samvær F.eks: Utdeling av utmerkelser: tiårsnål, sølvnål (25 år) og gullnål (minimum 30 år + særlig innsats). Etterarbeid Protokoll skrives ferdig. Sjekkes og underskrives av valgte protokollunderskrivere. Sende påmelding av valgte representanter til regionens årsmøte i mars Årsrapporten ferdigstilles. Husk å fylle ut HELE skjemaet, f eks: - Husk oppdatering av adresselister på tillitsvalgte - Husk å skriv inn e-postadresser - Sjekk kontonummeret til laget om det stemmer - Husk å skrive inn frivillige timer - Husk å skrive inn antallet enkeltmedlemmer og kollektive medlemmer Endringsmelding til Brønnøysund-registeret (hvis det er endringer i styret). Kursing av nye tillitsvalgte (meld på til Organisasjonsopplæring trinn 1) - Hva kreves i tillitsvervet - Rutiner for styret - Bruk av medlemsregisteret Møteplan for styret og utvalg - Styret merker seg viktige datoer f eks 1. mai Handlingsplan for minimum to år - hvordan jobber styret videre med handlingsplanen som ble vedtatt på årsmøtet? Gjennomgang av informasjonsrutiner - Hvem tar imot og fordeler post/e-post/beskjeder til rette vedkommende Ajourføre medlemsregisteret HUSK Innsending av papirer til regionskontoret INNEN 15. MARS: Årsrapport Årsberetning Regnskap og budsjett for minimum to år Revisjonsberetning Handlingsplan/møteplan Papirene kan gjerne sendes inn både med vanlig postgang (pga underskrifter) og e-post. Har dere spørsmål til noen av punktene ta kontakt med regionskontoret