Norsk Folkehjelp – styremøte 3/2010 PROTOKOLL Fredag 15.10 kl. 13.00 – 22.00 og lørdag 05.06 kl. 09.00 – 12.00, Sørmarka. _________________________________________________________________ Til stede: Styreleder Finn Erik Thoresen 1. nestleder Kjersti E. R. Jenssen 2. nestleder Atle Høie – innvilget permisjon fra ca. kl. 18.00 + dag 2 (lørdag) Region Nord: Stig Ole Pedersen Region Midt-Norge: Arne Hauan Region Vest: Peter M.D. Vonstad, 2. vara Region Sør Øst: Liv Bråthen, 1. vara Region Øst: Elin Skovly Sentralt Samfunnsutvalg: Johnny Delete, 2. vara Sentralt Sanitetsutvalg: Anne Mette Johnsen Sentralt Ungdomsutvalg: Solveig Igesund – innvilget permisjon dag 2. Ansattes representant: Tord Lier Ansattes representant: Åse V. Sælensminde, 1. vara Kollektivt tilsluttede: NJF: Arne L. Drabløs – innvilget permisjon dag 2 I&E: Sonja Meek – innvilget permisjon dag 2 El-IT: Terje O. Olsson Forfall; Region Vest: Edvard Tungeland – ingen vara. Region Sør-Øst: Oda Watnebryn Sentralt Samfunnsutvalg: Tove Rønning Sentralt Internasjonalt utvalg: Torulf Mikkelsen – ingen vara Ikke møtt: Fagforbundet: Anne Grethe Skårdahl Til stede fra administrasjonen: Generalsekretær Petter Eide frem til kl. 11.30 dag 2, spesialrådgiver Laila Nikolaisen, Vigdis Haug, referent. Organisasjonssjef Anne Cath Seland, Deltok ved relevante saker: fung. økonomisjef Liv Nesse, markedssjef Marianne Hagelund. Åpning Styreleder Finn Erik Thoresen ønsket velkommen og åpnet møtet. Styreleder gjenomgikk sakslisten som ble godkjent med tilføyelser. Sak om Grafisk profil fremlegges i møtet som sak 13.3.2010 Sak Eventuelt: ingen saker meldt Styret besluttet å starte møtet med å behandle sak 04.3.2010- Økonomi- av hensyn til styremedlemmenes tilstedeværelse. Norsk Folkehjelp - styreprotokoll 3/2010 – 15.10+16.10 2010
Side 1 av 8
PROTOKOLLER Sak 01.3.2010 a) Protokoll styremøte 2/2010. Merkander til protokollen: Fremmøte-oversikten og sak 13./tidspunkt for aktivitetskonferansen. Vedtak: De merknadene som fremkom under behandling av protokollen tas til følge. Protokollen godkjent med merknader. Sak 01.3.2010 b)Protokoll fra kontrollkomiteen 23.09 2010. Vedtak: Protokollen tas til etterretning. Sak 02.3.2010 Generalsekretæren informerer Pakistan. Norsk Folkehjelp har ingen egen aktivitet i Pakistan, og nødhjelpssituasjonen i landet som følge av flommen gjør at Norsk Folkehjelp har besluttet å samarbeide med Den Sveitsiske Arbeiderhjelpen (DSA), via Solidar-nettverket. DSA samarbeider med FN og lokale organisasjoner, og innsamlede midler i Norge, og en del andre europeiske land. I Norge har vi så langt samlet inn ca. kr 700.000,00 som vil bli overført så snart formaliteter er på plass. Flyktning-politikk i Europa. Norsk Folkehjelp har hatt flere møter med Justisdepartementet hvor man drøfter muligheten for å etablere mottakstilbud for flyktningebarn og –ungdom i Hellas. Mange av søkerne til Norge returneres til Hellas som har minimale resurser til å ta seg av disse menneskenes mest basale behov. Organisasjonssavd. er i dialog med en gresk humanitær organisasjon, og Norsk Folkehjelp hadde en delegasjon som besøkte Hellas i juni d.å. for å gjennomføre en forundersøkelse. Norske myndigheter er opptatt av å nyttiggjøre seg Norsk Folkehjelps kompetanse. Det arbeides nå med å kartlegge greske myndigheter ståsted i slike saker. Styret vil bli holdt løpende orientert om arbeidet. Mine- og klasebombe-rydding. Prosjektene i Guinea Bisaue og Tatzikistan og Irak, nær Basra, er i oppstart. Arbeidet i Irak finansieres av USA som ikke selv fysisk rydder opp etter seg. Aktiviteter i Norge – mye positivt og gledelig skjer. Norsk Folkehjelp ungdom og studentgruppen i Bergen har arrangert en stor Solidaritetskonferanse og vervet mange nye medlemmer. Strålende arrangement. Nytt lokalt lag er under etablering i Moss. Relansering av ”Rasismefri Sone”. Alle som tidligere har vært en del av konseptet er tilskrevet og kontaktet og bedt om å tegne sin interesse på nytt. For å sikre kontinuitet og oppfølging vil bedrifter og organisasjoner bli bedt om å fornye sin delaktighet hvert 3. år. (sak 3 utgår – feilnummerering i sakslisten) Sak 04.3.2010 Regnskap, 1. halvår 2010 – prognose og avviksrapport pr. 20.09 2010. Petter Eide gav en overordnet gjennomgang av økonomi og regnskap pr. 1. Halvår 2010 og en oppsummering oppfølgingsarbeidet som har gått siden tall og konsekvenser ble i løpet av august-september ut året kom frem. Fung. økonomisjef Liv Nesse presenterte resultater, regnskap, avvik i forhold til budsjett og foreløpig prognose 2010. Foreløpig prognose pr. 20.09.10 viser et estimert negativt årsresultat på kr (-) 972.000,-. Dette innebærer at resultatet ligger an til å bli kr 10.927 lavere enn budsjettert.
Norsk Folkehjelp - styreprotokoll 3/2010 – 15.10+16.10 2010
Side 2 av 8
Endringene /avvikene pr. avdeling presenteres i særskilt dokument: Fagforbundet midler mottatt i 2009 -4 500 Tap på program -1 185 Mottak -5 950 Utland 50 Mine 728 Ledelse- styret og GS 0 Orgganisasjon 400 Marked 200 Kommunikasjon 200 Økonomi 0 HR/adm -370 Nøytrale poster -500 SUM endringer
-10 927
Styret drøftet sak 3.3 2010 - regnskap og foreliggende tall og prognose - i lukket møte uten administerasjonen til stede. Styrets fokuserte i sin drøfting med administrasjonen på følgende: - Arbeidsutvalget har tidligere påpekt at det er avgjørende for styret å få mest mulig informasjon om hva tallene innebærer, som for eksempel hvor store kostnader som er knyttet til lokaler/endringer og investeringer i forbindelse med budsjettbehandlinger - behov for best mulig løpende risikoanalyser og utdyping av risiko - ref styremøte 2/2010 sak 5. - behov for tapsavsetning i de årlige budsjetter, og spesielt i usikre budsjettposter - behov for realistisk budsjettering knyttet til mottaksdrift – det forventes at mottaksdrift ikke skal forårsake underskudd og påfølgende tapping av resultat. Vedtak: Styret tar regnskap og avviksrapporteringen pr. 30.06 2010 til orientering. Styret er kritisk til budsjettstyringen og arbeidet med alternativ inndekning av tap på postene i avviksrapporteringen. Styret er inneforstått med at inntektsføringen av bevilgningen fra Fagforbundet og redusert aktivitet på asylområdet ikke kan lastes administrasjonen, men disse har vært kjent såpass lenge at arbeidet med inndekning i andre deler av budsjettet burde ha komme vesentlig tidligere i prosessen. Styret tar prognosen pr. 20.09 2010 til orientering. Formelt styrer styret fortsatt etter det vedtatte budsjettet for 2010, selv om avviks rapporteringen tilsier at resultatet kan bli nær 11 millioner kroner lavere enn budsjettert. Styret ber om stram økonomisk styrig for resten av 2010 og at denne stramheten videreføres i arbeidet med å forholde seg til det budsjettet som blir vedtatt for 2011. Styret gir arbeidsutvalget fullmakt til å gå igjennom samarbeidet mellom styret og generalsekretæren for bedre tilrettelegging av styremøtene. Sak 04.3.2010 Rammer for budsjett og handlingsplan 2010 Administrasjonen har i saksfremlegg gitt bakgrunn for arbeidet med handlingsplan og budsjett 2011. Petter Eide orienterte: Plan og budsjettarbeidet er i gang etter samme prosesser som for 2010. De overordnede føringer som legges til grunn er at planen skal bidra til vekst i organisasjonen i et lengre perspektiv utover 2011 Norsk Folkehjelp - styreprotokoll 3/2010 – 15.10+16.10 2010
Side 3 av 8
identifisere eventuelle nye områder innenfor kjerneområdene som det skal satses på eventuelt fase ut aktivitetsområder innen kjernevirksomheten ikke lenger er relevante eller som ikke gir ønsket resultat. Budsjettet vil reflektere avvikling av Landsmøte 2011 og oppstart planlegging av jubileum Norsk Folkehjelp 75år. Styrets drøfting av rammene for handlingsplan og budsjett 2010 fokuserte hovedsakelig på Drift av asylmottak – budsjetteringen må være edruelig og speile den økonomiske og etiske risiko som virksomheten innebærer. Mulig etablering av asylmottak i Hellas - må underlegges en grundig konsekvensanalyse Administrasjonsprosenten – kvalitativ vurdering av formålsmidler kontra administrativ dekning (hvor mye av innsamlede/donerte midler skal gå til aktivitet i prosjektene og hva må være minimum dekning til forsvarlig administrativ drift av organisasjonen). Egenkapital - hvor stor bør andelen ”fri midler” av egenkapitalen være. Vedtak: a) Styret slutter seg til administrasjonens foreslåtte føringer for handlingsplan og budsjett 2010. Administrasjonen utarbeider budsjett 2011med målsetting om positivt resultat. b) Administrasjonen bes utarbeide konsekvensanalyse for eventuell etablering av asylmottaksdrift i Hellas. c) Styret ber om at administrasjonen utarbeider en egenkapital-analyse – spesielt; hvor stor bør andel ”frie midler” til enhver tid være. Sak 06.3.2010 Landsmøte 2011 a) Organisasjonskomiteens anbefalinger Organisasjonskomiteens rapport med anbefaling er til Landsmøtet 2011er utarbeidet på bakgrunn av tilbakemeldinger og diskusjoner på debattopplegget ”Norsk Folkehjelp ved et veiskille”. Styreleder gir ros til Organisasjonskomiteens medlemmer for godt og modig arbeid , og minner om komiteens arbeid skal realitetsbehandles i styret først i juni 2011. Vedtak: Styret slutter seg til Organisasjonskomiteens anbefalinger om at rapporten går ut på ny formell høring i desember 2010. Anbefalingene danner grunnlag for Organisasjons- og vedtektskomiteens arbeid. b) Organisasjons- og vedtektskomiteen – suppleringer. Det vises til sak 06.4.2009. b, der det ble vedtatt at organisasjonskomiteen går over til å bli organisasjons- og vedtektskomité som får i oppdrag å utarbeide forslag til reviderte vedtekter til landsmøtet i 2011. Ulf Lervik har meddelt at han ønske å trekke seg. Komiteen består dermed av følgende medlemmer: Kjersti E.R. Jenssen, leder (1. Nestleder styret) Solveig Igesund (Leder NFU) Hilde Nyutstumoen (NF Stange/Løten) Arne Drabløs, (styret – Norsk Jernbaneforbund) Anne Mette Johnsen, (styret – leder sentralt Sanitetsutvalg) Anne Cathrine Seland (organisasjonssjef)
Norsk Folkehjelp - styreprotokoll 3/2010 – 15.10+16.10 2010
Side 4 av 8
Komiteens sekretær
Jon Halvorsen (seksjonsleder sanitet og nestleder organisasjonsavdelingen).
For å sikre den nødvendige bredde og erfaring i arbeidet med forslag til reviderte vedtekter ønsker organisasjonskomiteen å utvide komiteen. Det foreslås følgende personer som nye medlemmer : Walfred Anderson, NF Malm Mellvin Steinsvoll, NF Nesset Elin Skovly , Regionsleder region Øst Alle er forespurt og har sagt ja. Vedtak: Styret vedtar at organisasjons- og vedtektskomiteen suppleres med Walfred Anderson, Mellvin Steinsvoll og Elin Skovly.
c) Subsidiering av landsmøtedelegater Det er tidligere foreslått at man bør vurdere en form for subsidiering av landsmøtekostnaden for lag og regioner. Delegater : Til landsmøtet i 2011 kan det maksimalt komme 273 delegater med fulle rettigheter, jfr vedtektene. På landsmøtet i 2007 møtte det 136 delegater, hvorav 75 delegater fra 42 lokallag (se vedlegg 1). Deltagelse - snu trenden: Antall delegater på landsmøtet har over tid vært synkende. Kostnadene knyttet til å delta på landsmøtet kan være en forklaring på dette. Det anbefales derfor å gjøre noen økonomiske grep som kan øke antall delegater fra lokallag på landsmøtet. I tillegg er det viktig at styret og administrasjonen motiverer og oppfordrer lag og regioner til å møte. Saken har vært drøftet i styrets arbeidsutvalg (AU). AU anbefaler at bokostnader dekkes for én delegat fra hvert av lokallagene. Deltakerne må forøvrig være med på reisefordeling slik at den totale kostnaden for delegaten blir kr 1200,-. Det er per i dag 92 lokallag. Ekstrakostnaden for Norsk Folkehjelp blir ved 92 personer 384.100.Vedtak: Stig Ole Pedersen fremmet forslag om at subsidiering av bokostnad skal øremerkes lokallags delegat nr. 2. Dette forslaget falt med 2 stemmer mot 10. Styret vedtar at bokostnader dekkes for en delegat fra hvert av lokallagene. Dette blir en budsjettert ekstra kostnad på kr 384.100,-. Endelig vedtak fattes i forbindelse med budsjettbehandlingen 2011.
d) Styremøter 2011 Vedtak: Styremøter i 2011 frem mot landsmøtet i august: Styremøte 1/2011: Fredag 4. mars - 1 dag Sted: Storgt. 33 Styremøte 2/2011 Fredag/lørdag 17. +18. juni – 2 dager Sted: Sørmarka Styremøte 4/2011 Torsdag 25. august i fob. m. Landsmøtet - 1 dag. Sted: Lillestrøm
Norsk Folkehjelp - styreprotokoll 3/2010 – 15.10+16.10 2010
Side 5 av 8
Sak 07.3.2010 Valgkomiteen – oppnevning av vararepresentanter Iflg. Vedtektenes § 11c skal styret i forbindelse med landsmøteforberedelsen påse at det minst ett år før landsmøte oppnevnes en valgkomité som skal bestå av fem medlemmer med fem personlige varamedlemmer. I styremøte 2/2010 sak 09.2.10 ble medlemmene av valgkomiteen oppnevnt, men det ble ikke fremlagt forslag på varamedlemmer. Styret fremmet i tillegg til de foreslåtte medlemmene forslag på ytterligere en representant, nemlig Kristine Notvik. Hun har imidlertid takket nei. For å sikre at valgkomiteen er sammensatt slik som forutsatt i vedtektene, fremmes det forslag på følgende personlige varamedlemmer. Foreslåtte kandidater er forespurt og har sagt ja. Vedtak: foreslåtte kandidater er enstemmig valgt: Personlig vararepresentant: For medlem: Rolf Herman Lognes NTL Peggy Hessen Følsvik, leder Kirsti Knudsen Fagforbundet Ellen Stensrud Arnfinn Arnesen Leder Stavanger (region sør vest) Stian Edvardsen Liv Mortensen Regionleder (region vest) Liv Braathen Viggo Røstvig Styremedlem NF Sanitet (region midt) Frode Hansen Sak 08.3.2010 TV-aksjonen 2011 a) Mål og organisering Norsk Folkehjelp er tildelt TV-aksjonen 2011. Petter Eide og markedssjef Marianne Hagelund presenterte . Administrasjonen har i saksfremlegget skissert planene for gjennomføring av aksjonen; bakgrunn, målsettinger og ressursforvaltning samt rollefordeling mellom NRK og NF. Hovedmålet for aksjonen er å mobilisere 100.000 bøssebærere til å samle inn mest mulig penger på aksjonsdagen, men Norsk Folkehjelp vil også ha mer langsiktige mål som økt kjennskap til organisasjonen, flere medlemmer og økt engasjement i lagene. Styreleder presiserte at det er viktig å få fagbevegelsen med på laget, og at det arbeidet allerede er i gang. Styret gratulerer administrasjonen med flott innsats og god søknad. Vedtak: Styret slutter seg til de mål og den profil som det legges opp til i TV-aksjonen 2011. Styret slutter seg til at det blir etablert et eget sekretariat langs de linjer som er trukket opp for gjennomføringen av aksjonen. Styret vil legge vekt på at hele organisasjonen deltar og bidrar for å få en vellykket TVaksjonen 2011 til inntekt for Norsk Folkehjelps mine- og eksplosivarbeid. b) Finansiering Administrasjonen har i saksfremlegget skissert hvordan man anbefaler å finansiere og administrere aksjonen finansielt. Norsk Folkehjelp har lang erfaring med prosjektgjennomføring er vel forankret i organisasjonen. Til å samle prosjektinformasjonen benyttes økonomistyringssystemet Agresso hvor alle kostnader og inntekter har full sporbarhet i regnskapet. For klart å skille ut aktivitetene som er relatert til TV- aksjonen, opprettes det et eget prosjekt og egen bankkonto. Kostnaden til TV- aksjonen vil da på en enkel og oversiktlig måte holdes adskilt fra NF sine øvrige aktiviteter slik at det kan rapporters separat til NF’s ledelse og NRK på egen budsjettlinje.
Norsk Folkehjelp - styreprotokoll 3/2010 – 15.10+16.10 2010
Side 6 av 8
Det vil bli utarbeidet budsjetter med en detaljeringsgrad som gir god økonomistyring. Budsjettene blir periodisert slik at de også skal gi god likviditetsstyring. Det søkes om en kassekreditt fra DnBNOR i forbindelse med TV- aksjonen slik at ikke NF’s likviditet skal bli påvirket frem til aksjonsdagen. Kostnader for 2010 er av mindre størrelse og forskutteres av NF og dekkes over de innsamlede midler høsten 2011, noe som er i tråd med praksis ved TVaksjonene. Kostnadene som påløper for høsten 2010 til sammen kr. 375 000 forskutteres over Norsk Folkehjelps alminnelig driftsbudsjett og refunderes av de innsamlede midlene ved utgangen av 2011. Fra og med 1. januar 2011 dekkes kostnader av Kassakreditten. Kostnader knyttet til Kassekreditt og forskutterte midler til TV aksjonen som er medgått i 2010, dekkes innenfor rammene av administrasjonsbudsjettet fremlagt i søknad. Vedtak: TV aksjonen 2011 opprettes i Norsk Folkehjelps regnskapssystem som eget prosjekt slik at det enkelt kan rapporteres til Norsk Folkehjelps styrende organer og til NRK. Styret godkjenner forslaget fra administrasjonen om dekning av kostnader forbundet med TV aksjonen 2011. Dekning av kostnadene belastes de innsamlede midlene. Styret godkjenner at det søkes om en kassekreditt inntil NOK 40 millioner i DnBNOR til dekning av kostnader knyttet til gjennomføringen av aksjonen. Forbrukte midler fra kassakreditten dekkes av de innsamlede midler. Sak 09.3.2010 Engasjement i nye land: DR. Kongo og Mauritania Petter Eide orienterte. Administrasjonen redegjør i saksdokumentet for bakgrunnen for at man ønsker å gå inn i forundersøkelser i Mauritania og i Dr. Kongo. Myndighetene i Mauritania og FN i Dr. Kongo har anmodet NF om dette. Vedtak: a) Styret gir administrasjonen fullmakt til å starte forundersøkelser i Mauritania og å starte forhandlinger om program som gir grunnlag til å påbegynne donorarbeide for et Norsk Folkehjelp mine- og eksplosivryddeprogram i Mauritania. b) Styret gir administrasjonen fullmakt til å gjennomføre forundersøkelser i DR Kongo som kan gi grunnlag for et fremtidig engasjement i mine- og eksplosiv siden i DR Kongo. Sak 10.3. 2010 Posisjonsdokument – Etiopia Petter Eide presenterte. Utlandsavdelingen har, i nært samarbeid med NFs kontor i Etiopia, utarbeidet posisjonsdokument for NFs arbeide i Etiopia. Posisjonsdokumentet beskriver NFs aktiviteter og politiske engasjement i landet. Etiopia er politisk sett et krevende sted å arbeide, og myndighetene legger sterke begrensninger på NGO’ers arbeid, noe NF må ta hensyn til i sine aktiviteter.. Vedtak: Styret godkjenner fremlagt Posisjonsdokument for Etiopia. Sak 11.3.2010Orienteringssaker Dialogkonferansen Organisasjonssjef Anne Cath Seland orienterte. Konferansen som arrangeres 16. + 17. oktober her på Sørmarka har som målsetting å være en kilde til inspirasjon og en god møteplass for Styret og Lokale lag. Invitasjoner og program er sendt ut i god tid og det er 45 påmeldte lag, noe som er mer enn ved landsmøtet i 2007. Konferanse har som tema: Norsk Folkehjelp - styreprotokoll 3/2010 – 15.10+16.10 2010
Side 7 av 8
TV aksjonen 2011 Landsmøte 2011 Rekruttering Organisasjonsopplæring Bemanning regionskontorene. Anne Cath Seland gav status i forhold til Styrets vedtak i sak 11.2.2010. Administrasjonen har, som følge av den utfordrende økonomiske situasjonen, foreløpig ikke funnet det ansvarlig å iverksette nyrekrutteringer. Styret henviser til vedtaket: ”Styret ber administrasjonen sørge for at det blir min.2 ansatte på alle kontorer i løpet av 2010”, og forutsetter at administrasjonen følger opp vedtaket. Hovedadministrasjonens organisering Petter Eide orienterte. P.t. (15.10 2010) fremstår hovedadministrasjonens organisering som vist i fremlagte organisasjonskart. Vedtak: Styret tar sakene til orientering . Sak 12.3.2010 Referater Sentrale utvalg: Samfunn, Ungdom og Sanitet har fremlagt sine referater Vedtak: Referatene tas til orientering
Sak 13.3.2010 Norsk Folkehjelp ny Grafisk Profil Administrasjonen har i løpet av dette styremøtet fremlagt ”Retningslinjer for visuell identitet”. Retningslinjene har vært i arbeid i ca. 1 år i tett samråd med styrets AU, og hele styret har vært løpende orientert. Målsettingen for arbeidet med den ny grafiske profilen og retningslinjene er å gi Norsk Folkehjelp en helhetlig og gjenkjennelig profil uansett hvor i verden aktiviteter forekommer. Administrasjonen har lagt opp til å utarbeide brukervennlige maler som blir tilgjengelig for alle deler av organisasjonen og dermed bidra til målsettingen. Administrasjonen vil ta i bruk retningslinjene umiddelbart. Lokallag og utekontorer anmodes om overgang til nye profiler snarest mulig. Vedtak: Styret godkjenner fremlagt ny Grafisk Profil for Norsk Folkehjelp og Retningslinjer for visuell identitet. Retningslinjene implementeres i hele organisasjonen så snart som mulig.
Oslo, 16.10 2010
Finn Erik Thoresen Styreleder
Norsk Folkehjelp - styreprotokoll 3/2010 – 15.10+16.10 2010
Petter Eide generalsekretær
Side 8 av 8