Utkastprotokollstyremte12012

NORSK FOLKEHJELP PROTOKOLL FRA STYREMØTE 1/2012 02.mars - 03.mars 2012 Hvalsmoen Flyktningmottak, Hønefoss fredag 2.mars kl. 16.00 – 19.30 Klækken Hotel, Hønefoss lørdag 3.mars kl. 08.30-13.00 TIL STEDE: Styreleder Finn Erik Thoresen 1. nestleder Kjersti E.R. Jenssen 2. nestleder Atle Høie Region Nord: Torulf Mikkelsen Region Midt-Norge: Anne Mette Johnsen Region Vest: Jorge A. Dahl Region Sør-Vest: Kai Rune Glomså Region Sør-Øst: Karl Haldor Sønstebø Region Øst: Elin Skovly Solidaritetsungdom: Hilde Jørgensen Sentralt Sanitetsutvalg: Børge Johnsen NTL: Fredrik Oftebro Handel og Kontor: Peggy Hessen Følsvik Fagforbundet: Stein Guldbrandsen Ansattes representant: Tord Lier Ansattes representant: Camilla Lillevold Øverås FORFALL: Region sør øst: Liv Braathen Ansattes representant Jane F. Andersen El og It: Terje O.Olsson Region nord: Torulf Mikkelsen, forfall lørdag, deltok under behandling av sak 1,4,5-9 og under behandling av deler av sak 17.

TIL STEDE FRA ADMINISTRASJONEN: Generalsekretær Liv Tørres, utenlandssjef Orrvar Dalby (fredag), organisasjonssjef Anne Cathrine Seland, økonomisjef Heidi Lombnes (lørdag), markedssjef Marianne Hagelund (fredag), leder for mineavdelingen Per Nergård (fredag), leder for sanitetsseksjonen Jon Halvorsen (fredag), leder inkludering og flyktningsseksjonen Trygve Augestad (fredag, styreseminar), Leder for mottaksseksjonen Anne Cathrine da Silva (fredag, styreseminar) teamleder Milena Tevanovic (referent).

I tilknytning til styremøtet ble det avholdt et styreseminar, fredag 2.3 fra kl 11 til 16.

ÅPNING Styreleder Finn Erik Thoresen åpnet møtet.

Sakslisten ble godkjent.

Sak 01.1.12 PROTOKOLLER a) Protokoll styremøte 2.-3.12.2011. b) Protokoll kontrollkomiteen 07.12.2011 Kommentarer som fremkom i møtet: Styreleder trakk frem kontrollkomiteens kommentar om at det bør arbeides videre med en synliggjøring og tydeliggjøring av inntekter og kostnader i de forskjellige aktivitetsområdene, samt anbefaling om at den overordnede handlingsplanen utformes slik at den kan knyttes til de økonomiske målene og dermed bidra til bedre synliggjøring av måloppnåelse. Styret vurderer om dette skal drøftes videre.

Vedtak: a) Protokoll styremøte 02.-03.12.2011 godkjennes. b) Protokoll fra kontrollkomiteen 07.11.2011 tas til etterretning.

Sak 02.1.12 STYRELEDER INFORMERER Styreleder ga en kort orientering om følgende punkter:           

6. desember julelunsj Norsk Folkehjelp.

11.januar møte med Sparebank 1.

16. januar Fellesforbundet – kurs om internasjonalt engasjement.

18 januar – Grünerløkka seniorsenter foredrag om internasjonal solidaritet.

22. januar aktivitetskonferanse region øst.

Amman – det planlegges egen markering av at Jordaner minefritt 24-26 april.

9-10 februar FYKO (LO konferanse for ungdom) 16. februar årsmøte Norsk Folkehjelp Sande. Laget mottok gave fra Gjensidigestiftelsen til ATV. 27 februar. Spesialrådgiver Laila Nikolaysen 70 år. Gave fra styret ble overrakt.

23. februar – Lions klubb.

Norsk Folkehjelp er invitert til å delta med innsamling på årets Blues festival i 2012 Notodden.

Vedtak: Styreleders informasjon ble tatt til orientering.

Sak 03.1.12 GENERALSEKRETÆR INFORMERER Generalsekretær ga en kort orientering om følgende punkter:   

4 mottak på anbud i 2012. Vardåsen mottak legges ned 2012. Norsk Folkehjelp har fått ny avtale for drift av Veumalleen mottak.

Kronikk i Klassekampen om utfordring o forhold til Norsk Folkehjelps vår rolle i mottakssektoren.

Møte med Røde Kors og Grete Faremo. Norsk Folkehjelp har gitt innspill vedrørende organisering av beredskapstjenesten i Norge og finansiering.

              

Jobber med rasismefri soner og ønsker økt trykk på dette i 2012. Arbeidsliv og fagbevegelse vil være topp-prioritet innenfor feltet framover.

Norsk Folkehjelp har fått tilsagn på kr.115 millioner fra Norad.

Det er utarbeidet ny rammeavtale for minearbeidet – administrasjonsprosent økt fra 6 til 7 prosent.

Prosjektreise i Gaza, på Vestbredden og Libanon. Forsiktig optimisme rundt samlingsavtalen.

Sivilsamfunnet mer aktive enn det de har vært før. God og konstruktiv stemning i møte med partnerorganisasjoner.

Anniken Huitfeldt har deltatt på Kvinner Kan kurs og er veldig positiv til Norsk Folkehjelps arbeid.

Norsk Folkehjelp har nominert Jens Stoltenberg til “Silver Rose”-prisen. Deles ut i Brussel.

Stadig opptrapping i Sudan og Sør Sudan på tre spørsmål: Grensespørsmål, fordeling av inntekter, nasjonaliteten til befolkningen.

Kamphandlingene øker i grenseområdene. Situasjonen følges tett.

Norsk Folkehjelp har mottatt kr. 300 000 i gave fra DnB. Minne CD har til nå gitt inntekter på over 2 millioner til Norsk Folkehjelp.

LO fylkeskonferanse i Møre og Romsdal.

Har til nå besøkt 5 regioner.

Skal på to regionsårsmøter i mars (Region Nord og Region Øst).

God kontakt og godt samarbeid med fagbevegelsen Det lages innspill til partiprogrammene og til statsbudsjettet.

Omstilling Det ble orientert om status for omstilling i administrasjonen.

Sak 04.5.12 NASJONAL STRATEGI – ENDELIG VEDTAK Styreleder Finn Erik Thoresen innledet til saken.

Organisasjonssjef Anne Cathrine Seland redegjorde for saken.

Det er foretatt noen mindre endringer fra forrige utkast, blant annet etter innspill fra styret, dialogkonferansen, Sentralt sanitetsutvalg og Ungdomsstyret.

Kommentarer som framkom i møtet: Flere regionale representanter viste til at forslaget til nasjonal strategi er sendt på høring til alle lag og at det ikke har framkommet tilbakemeldinger.

Det fremkom ønske om at punkt under organisasjonsopplæring burde formuleres tydeligere, men dette vil fremkomme i styrets årlige handlingsplaner.

Forslag til endringer fra styremedlem Børge Johnsen: Punkt 5 siste avsnitt s.12: “Det henvises også til felles handlingsplan for NFS, NFSU og aktivitetsplattform for sanitetsungdom.”

Punkt 5: Eget avsnitt under som punkt 6: Norsk Folkehjelps profil “Norsk Folkehjelps profil må videreutvikles for å øke status og gjenkjennbarhet innad i organisasjonen og utad hos befolkningen for øvrig. En god og kjent merkevare etablerer stolthet og gjenspeiler kvalitet. “

Vedtak: Styret vedtar forslag til nasjonal strategi 2011-2015 med endringer fremkommet i møtet.

Sak 05.1.12 INTERNASJONAL STRATEGI – ENDELIG VEDTAK Utenlandssjef Orrvar Dalby redegjorde for saken.

Styret behandlet forslag til ny internasjonal strategi i sitt møte 2. og 3. desember 2011, sak 04.5.2011 og fattet slikt enstemmig vedtak “Styret godkjenner hovedlinjene i internasjonal strategi og gir administrasjonen i fullmakt å foreta språklige og layoutmessige endringer. Styret ber samtidig om at strategien igjen blir lagt fram for neste styremøte og koordinert med nasjonal strategi.”

Norsk Folkehjelp Solidaritetsungdom har behandlet forslaget og har kommet med et forslag til redaksjonelle endringer/presiseringer for å sikre samsvar med nasjonal strategi. De foreslåtte endringer/presiseringer er innarbeidet i det reviderte forslaget. Forøvrig er dokumentet språkvasket, uten at det er foretatt realitetsendringer.

Vedtak: Styret vedtar revidert forslag til ny internasjonal strategi 2012-2015.

Sak 06.1.12 RAPPORT HANDLINGSPLAN 2011 Generalsekretær Liv Tørres redegjorde for saken.

Kommentarer som fremkom i møtet: Det ble utrykt tilfredshet med dokumentets form, at det var et godt dokument å lese og lett å forholde seg til.

Vedtak: Den fremlagte rapport for handlingsplanen 2011 tas til etterretning.

Sak 07.1.12 OPPRETTELSE AV AKSJONSUTVALG a) Samarbeid med fagbevegelsen.

Liv Tørres redegjorde for saken.

Norsk Folkehjelps Landsmøte 2011 vedtok å styrke samarbeidet med fagbevegelsen som prioritert innsatsområde i landsmøteperioden 2011 – 2015. For å få et løft i samarbeidet mellom fagbevegelsen og Norsk Folkehjelp, anbefales det at det nedsettes en aksjonsutvalg for vurdere hvordan samarbeidet mellom Norsk Folkehjelp og fagbevegelsen kan utvikles å styrkes frem mot landsmøtet i 2015.

Kommentarer som framkom i møtet: Det ble påpekt at representanter fra fagbevegelsen i utvalget ikke bør være styremedlemmer da de vil få dokumentet til behandling i styret.

Siden utvalget skal drøfte og foreslå tiltak for samarbeid mellom Norsk folkehjelp og fagbevegelsen ble det ytret ønske om representasjon fra Norsk Folkehjelps lokallag eller region.

Det ble ytret ønske om at det i mandatet for utvalget konkretiseres at samarbeid også skal dreie seg om lokalt samarbeid.

Det ble påpekt at det er fornuftig å rekruttere medlemmer til utvalget fra forbundsnivå med tanke på å sørge for forankring lokalt.

Hilde Jørgensen orienterte om at det på ungdomssiden er igangsatt en liknende prosess som den som ble drøftet i styremøtet.

Vedtak: Styret nedsetter et aksjonsutvalg for å belyse og styrke samarbeidet mellom Norsk Folkehjelp og fagbevegelsen. Det er utarbeidet et mandat som blir gjort kjent for aksjonsgruppens medlemmer. Endringer i sammensetning og mandat som framkom i møtet legges inn. Aksjonsutvalget leverer rapport til styret medio 2012. AU får fullmakt til å oppnevne medlemmer til aksjonsutvalget og ferdigstille mandatet. b) Markering av merkedager.

Organisasjonssjef Anne Cathrine Seland redegjorde for saken.

Saken er en oppfølging av innspill som framkom under dialogkonferansen 2011.

En viktig aspekt for å synliggjøre Norsk Folkehjelps engasjement er markering av årlige merkedager.

I dag er egne medlemmer og samarbeidspartnere i varierende grad engasjert i dette. Det er behov for å utarbeide en helhetlig overordnet plan som bidrar til økt engasjement rundt merkedagene.

Kommentarer som fremkom i møtet: Det ble påpekt at flere av merkedagene også markeres av fagbevegelsen, og at det er naturlig å se arbeidet i dette aksjonsutvalget i sammenheng med arbeid i aksjonsutvalg for fagbevegelsen.

Hilde Jørgensen støtter forslaget og ungdomsstyret har allerede igangsatt prosess for å finne kandidater som kan være aktuelle i et slikt utvalg.

Det framkom ønske om at en av representantene fra Norsk Folkehjelp lokalt lag skal være fra fagbevegelsen.

Vedtak: Det oppnevnes aksjonsutvalg for å utarbeide en plan med forslag til konkrete tiltak for å mobilisere medlemmer til å engasjere seg i merkedagene. Ønske om endring i sammensetning av utvalget som framkom i møtet legges inn. Lag og regionstyrer informeres jfr. retningslinjene. Styret gir AU i fullmakt å oppnevne medlemmer til aksjonsutvalget.

Sak 08.1.12 VERVING AV FASTGIVERE Markedssjef Marianne Hagelund innledet til saken.

Markedsrådgiver Cecilie Skepp-Antonisen redegjorde for saken.

Det ble referert til styremøte 5/2011 der det ble drøftet muligheter for å utvide fastgiverkonseptet. Det er grunn til å tro at det også i fagbevegelsen er et stort potensial for fastgivere. Det er ønskelig å prøve ut ulike modeller for verving og vervepremier. Det foreslås en ordning der lokallag som verver fastgivere får en prosent av beløpet til lokallaget.

Kommentarer som fremkom i møtet: Styret er positive til at lokallaget kan få inntekter på å verve fastgivere. Styret og medlemmer i Norsk Folkehjelp er stolte av det arbeidet som gjøres nasjonalt. Dette arbeidet bør fremheves i valg av eksempler og materiell. Det ble påpekt at det viktigste for å kunne spre slike konsepter er entusiasme om det arbeidet vi gjør.

Det ble påpekt at endelig modell for verving av fastgivere fra fagbevegelsen ikke må konkluderes før aksjonsutvalget for fagbevegelsen har gitt sine innspill.

Vedtak: Verving av Folkehjelpere prioriteres i alle organisasjonsledd i perioden 2012-2015.

Sak 09.1.12 MINE ENGASJEMENT I NYE LAND a) Nye land Leder for mineavdelingen Per Nergaard redegjorde for saken.

I år er det 20 år siden Norsk Folkehjelp etablerte mineryddearbeidet. 20 års jubileet vil bli markert og det vil bli gjennomført tredje statspartsmøte for klasekonvensjonen høsten 2012. I løpet av 2012 vil Norsk Folkehjelp sannsynligvis bidra til å gjøre fire land minefrie, i tillegg til de tre vi allerede har gjort ferdig. Norsk Folkehjelp har også gjort ett land er fri for klasevåpen.

Det foreslås å etablere minebevisstgjøringsprosjekt i Vest Sahara innen rammen av FN bevilgningen for dette prosjektet. Det foreslås videre å etablere et mineprogram i Senegal og Kongo Brazzaville.

Vedtak: Norsk Folkehjelp etablerer et minebevisstgjøringsprosjekt i Vest Sahara innen rammen av FN bevilgningen for dette prosjektet.

Norsk Folkehjelp etablerer et mineprogram i Senegal og Kongo Brazzaville innen rammen av de forutsetninger som ligger i Norsk Folkehjelps rammeavtale med Utenriksdepartementet og den administrasjonsdekning som denne gir. b) Forundersøkelser Leder for mineavdelingen Per Nergård redegjorde for saken.

Saken ble behandlet i AU 11.1.2012 (sak 6.1.2012) med følgende vedtak: AU gir tillatelse til forundersøkelse i Mosambik.

AU gir tillatelse til å gjennomføre konsultasjoner i Myanmar.

Vedr. Myanmar ble det bemerket at slike konsultasjoner krever vanligvis ikke et AU-vedtak, men pga den politiske situasjonen i Myanmar ble det sett som viktig at saken ble forankret med et vedtak i AU. Vedtak: Styret tar til etterretning vedtak om at administrasjonen gjør forundersøkelser i Mosambik og gjennomfører konsultasjoner i Myanmar. li Sak 10.1.12 STATUS ØKONOMI Økonomisjef Heidi Lombnes redegjorde for saken redegjorde for saken.

Norsk Folkehjelp er midt i årsoppgjøret. Styret ble derfor fremlagt et foreløpig økonomioppstilling.

Hovedendringer siden forrige prognose: Mange positive nyheter i årets siste kvartal. Resultatet ligger nå an til å bli 0 mot forrige prognose på minus 5,1 MNOK. Utløst pensjonspremiefond på ca. 1,8 MNOK for å motvirke tapet på Kure. Netto minus på Kure er kr 800 000.

Momskompensasjon ble 1MNOK over budsjett.

Det er lagt inn tap på Life på over 2 mill.

Vedtak: Styret tar orientering om status økonomi til orientering.

Sak 11.1.12 LIFE NORGE AS Leder for sanitetsseksjonen Jon Halvorsen redegjorde for saken.

Styret ble i styremøtet 5/2011 gitt en oppdatering om situasjonen til Life Norge A/S. I styremøte ble det gjort rede for administrasjonens oppfølging av samarbeidet. Selskapet er i en likviditetskrise og

salgssituasjonen er presset som følge av finanskrise. Selskapet er omstrukturer og det er gjennomført store kutt uten at det har rukket å få effekt.

Ved årsoppgjør skal verdien på fordringen fastsettes under hensyn til sannsynlige tap på fordringene.

Det blir vanligvis gjort ved en såkalt delkredereavsetning lik det ventede tap. Administrasjonen har foreløpig avsatt 3 MNOK i tap før avklaring med revisor. Dette mulige tapet har tidligere vært omtalt, men ikke reflektert i prognosen.

Kommentarer som framkom i møtet: Det fremkom spørsmål om saken har konsekvenser for budsjetterte inntekter på kr. 400 000.

Administrasjonens framlegg viser til at saken kan bety tap.

Det fremkom spørsmål om i hvor stor grad Norsk Folkehjelp har innsyn i økonomiske systemer og rutiner. Administrasjonen mottar månedlige rapporter og har tett oppfølging.

Det fremkom henstilling om at det bør gjøres vurderinger på hvordan Norsk Folkehjelp kan sikre produksjon og distribuering av profileringsartikler på sikt, inkludert vurderinger av eksterne aktører.

Vedtak: Styret gir administrasjonen fullmakt til å inngå forhandlinger med Life Norge AS. Styret gir Arbeidsutvalget fullmakt til å godkjenne utfallet av forhandlingene med Life Norge AS.

Sak 12.1.12 SCREENING AV ANSATTE OG PARTNERE Heidi Lombnes redegjorde for saken.

Etter 11. september 2001 har USA strammet inn kravene til kontroll av midler som utbetales fra amerikanske myndigheter til eksterne partnere. I 2007 innførte USAID og US Department of State (US DoS) egne krav til sine bistandsmottakere. Et av kravene er at mottakerne skal forsikre seg om at ingen av deres ansatte, partnere de samarbeider med (overfører midler til) eller leverandører (kjøper tjenester fra) fra står på FN eller amerikanske terrorlister. Vi skal forsikre dem om at ingen av våre ansatte, partnere eller leverandører står på disse listene.

Vi har på den bakgrunn gått til innkjøp av en tjeneste (tilgang til database) og gjennomført jevnlige kontroller mot FN og USAs terrorlister siden 2008. Listene det vises til heter hhv UNSL og OFAC. Disse listene er forholdsvis omfangsrike og endres/oppdateres jevnlig. Selve databasen/screeningstjenesten drives av den private leverandøren ATTUS Technologies og databasen/verktøyet vi benytter heter Watchdog. Vi rapporterer til vår revisor om foretatt scanning.

Revisor påser at donors krav er ivaretatt.

Kontroll av personell, partnere og leverandører opp mot terrornettverk kan være i vår interesse, men reiser samtidig en rekke politiske og prinsipielle spørsmål. Når det gjelder spesifikke amerikanske krav er det noe mer komplisert. Det en kjensgjerning at det er ulike vurderinger mellom ulike land og organisasjoner om hva som regnes som terrornettverk eller hvem som anses å være terrorister. USA har, så vidt vi vet, noen av de mest omfattende terrorlistene.

Klubben burde ha vært involvert før arbeidet med screening ble iverksatt. Klubben ble først varslet i desember 2011. Vi må utrede hvordan vi forholder oss til dagens regelverk og evt. strengere krav.

Kommentarer som fremkom i møtet: Liv: Vi snakker om to systemer. Det ene er det som fungerer i dag – der vi burde ha informert ansatte og vurdert hva vi skal gjøre når det er treff.

Det andre er det nye systemet som USA er i ferd med å implementere og som de er i ferd med å implementere noen steder. De forlanger at det skal screenes og utleveres informasjon til USA. Redd Barna har trukket seg fra en kontrat. Vi må vurdere felles plattform med andre organisasjoner.

Fra administrasjonen ble det påpekt at saken er todelt: Det som har skjedd til nå burde vært informert ansatte, styre og samarbeidspartnere,. Det andre er det nye systemet som USA er i ferd med å implementere der de forlanger at det skal screenes og utleveres informasjon til USA. Her må Norsk Folkehjelp søke felles plattform med andre organisasjoner.

Fra styremedlemmer ble det påpekt at det er alvorlig at dette har skjedd over mange år og at styret, ansatte og samarbeidspartnere ikke var informert om det.

Det er ønskelig med en mer grundig redegjørelse og en den vurdering vedr. det nye systemet USA innfører.

Vedtak: Styret tar saken til orientering. Styret ber om oppdatering i forkant av nye avtaleinngåelser med donorene.

Sak 13.1.12 FURUMO-LØREN a.)Vedtekter Heidi Lombnes redegjorde for saken.

Norsk Folkehjelp var tidligere engasjert i stiftelsene Furumo hybelbygg, Løren hybelbygg og Løren industribygg – alle i sin tid etablert til beste for yrkeshemmede. Ved avvikling av stiftelsene, i hhv 1990 og 1994, ble verdiene omdannet til et samlefond under navnet Fondsstyret Furumo/Løren etter godkjenning fra Fylkesmannen i Oslo og Akershus. Fondet går i dag under navnet Furumo/Løren.

Administrasjonen har gjennomgått vedtektene og foreslått noen endringer. I hovedsak er begrunnelsen for endringene å forenkle driften av fondet, og gjøre spillereglene for fondet mest mulig likt forvaltningen av andre midler hos Norsk Folkehjelp.

Vedtak: Forslag til nye vedtekter for Furumo/Løren vedtas og gjøres gjeldende fra 4. mars 2012.

b.) Sammensetning Heidi Lombnes redegjorde for saken.

Fondsstyret oppnevnes av styret, og innstiller på årlige bevilgninger ut fra fondets eventuelle positive avkastning. Den daglige administrasjon, fondsforvaltning og regnskapsføring utføres av Norsk Folkehjelps hovedadministrasjon, med støtte av en profesjonell fondsforvalter. Forslag til representanter i styret var organisasjonssjef Anne Cath. Seland, økonomisjef Heidi Lombnes og regnskapssjef Inger Tetlie.

Vedtak: Til styret i Furumo/Løren oppnevnes organisasjonssjef Anne Cath. Seland, økonomisjef Heidi Lombnes og regnskapssjef Inger Tetlie.

Sak 14.1.12 FORVALTNING AV TV-AKSJONSMIDLENE Heidi Lombnes redegjorde for saken.

Administrasjonen har vurdert ulike pengemarkedsfond i tråd med retningslinjene til Innsamlingsrådet.

Administrasjonen foreslår at TV-aksjonsmidlene i hovedsak forvaltes av Storebrand kapitalforvaltning i deres fond Storebrand Likviditet.

Storebrand Likviditet er et pengemarkedsfond med lav risiko. Fondet forventes å gi marginalt bedre avkastning enn bankinnskudd, litt avhengig av våre rentebetingelser.

Storebrand har strengere etiske retningslinjer for investeringene sine enn Oljefondet, noe som samsvarer godt med Norsk Folkehjelps aktiviteter.

Kommentarer som fremkom i møtet: Styret påpekte at det er gjort en grundig jobb og er fornøyd med innstillingen.

Vedtak: TV-aksjonsmidlene i hovedsak skal forvaltes av Storebrand kapitalforvaltning i fondet Storebrand Likviditet.

Sak 15.1.12 STYREFORSIKRING Heidi Lombnes redegjorde for saken.

Forsikringsmegler Willis AS har innhentet tilbud på vegne av Norsk Folkehjelp fra 3 leverandører basert på dekningsbeløp 50 millioner, 75 millioner og 100 millioner.

I den situasjonen Norsk Folkehjelp er, med strenge økonomiske rammer, vil det trolig være fornuftig å vurdere anskaffelse av en felles styreansvarsforsikring. Denne vil kunne dekke opp evt. krav relatert til økonomisk skade, saksomkostninger eller økonomiske tap som kan oppstå ved for eksempel avtalebrudd eller gitt skade ikke dekket av ordinære ansvarsforsikringer forutsatt at det ikke er snakk om forsettlig skade. Denne vil ikke dekke våre lag og andre organer, men kun være knyttet til Norsk Folkehjelps sentrale styremedlemmer og ledelse. Med utgangspunkt i at deltagelse i Norsk Folkehjelps styre er basert på frivillig innsats, er kostnad til dekning av styreansvarsforsikring rimelig.

Vedtak: Styret ber administrasjonen inngå en styreansvarsforsikring for dekning av risiko knyttet til styreansvar for styrets medlemmer begrenset oppad til kr. 50 millioner utfra mottatte tilbud.

Sak 16.1.12 OPPFØLGING AV SAKER FRA LANDSMØTET a) Innføring av web-løsning kostnadsfritt for lokale lag.

Organisasjonssjef Anne Cathrine Seland redegjorde for saken.

Norsk Folkehjelp har i dag ikke noe system som kan defineres som en felles web løsning med lagringsmulighet for lokallag. Norsk Folkehjelp har imidlertid flere systemer som er tilgjengelige for alle lag og som oppfyller viktige behov.

Erfaringer med de systemene vi allerede har, viser at mange ikke benytter disse. Sanitet har valgt å teste ut et system mot betaling og det er14 grupper som benytter seg av dette tilbudet.

På det nåværende tidspunktet anbefales det ikke å innføre flere systemer enn det vi allerede har.

Kommentarer som fremkom i møtet: Det ble påpekt at bakgrunnen for at forslaget ble fremmet er dårlig økonomi hos noen lag.

Vedtak: Norsk Folkehjelp innfører ikke web løsning kostnadsfritt for alle lag.

b) Retningslinjer og mandat for sanitetsungdom Børge Johnsen redegjorde for saken. Retningslinjer og mandater er behandlet av Sentralt sanitetsutvalg.

Kommentarer som fremkom i møtet: Det ble påpekt at det bør være samsvar med ordvalg i vedtektene og ordvalg i retningslinjene. Børge Johnsen presiserte at det under behandling av retningslinjer under styremøte 5/2011 spesielt ble nevnt at ungdom ønsker et nytt navn på eget utvalg.

Vedtak: Styret vedtar retningslinjer og mandater for Sentralt ungdomsutvalg sanitet 2011-2015.

c) Retningslinjer for bruk av navnet Norsk Folkehjelp Ungdom Hilde Jørgensen redegjorde for saken.

I tråd med Landsmøtets vedtak i 2011 er ungdomsbevegelsen i Norsk Folkehjelp delt i to; Norsk Folkehjelp Sanitetsungdom og Norsk Folkehjelp Solidaritetsungdom. «Norsk Folkehjelp Ungdom» var tidligere et varemerke for alle medlemmer under 30 år i Norsk Folkehjelp, både ungdom som jobbet med sanitet og ungdom som jobbet med samfunnspolitisk arbeid.

Vedtak  «Norsk Folkehjelp Ungdom» brukes ikke som begrep. Norsk Folkehjelp verken fronter dette navnet eller bruker denne logoen.  I sammenhenger hvor ungdom trenger en fellesbetegnelse refererer man til «Ungdom i Norsk Folkehjelp»  Norsk Folkehjelp bruker begrepene Solidaritetsungdom og Sanitetsungdom så langt det lar seg gjøre for å fronte og befeste disse navnene i eksterne fora.  I tilfeller hvor ungdomsbevegelsen som helhet blir invitert til å delta i prosesser regulerer Sanitetsungdom og Solidaritetsungdom hvem som møter gjennom retningslinjer mellom de to strukturene.

d) Etiske retningslinjer 1.nestleder Kjersti E.R Jenssen redegjorde for saken.

Det vises til sak 09.5.11a.

På bakgrunn av innspill fra medlemmer samt behov for en presisering knyttet til ansatte foreslås det noen mindre endringer. Nytt utkast til etiske retningslinjer var utsendt på forhånd.

Vedtak: Styret vedtar forslag til etiske retningslinjer.

Sak 17.2.12 TOLKNING AV VEDTEKTER 1.nestleder Kjersti E.R. Jenssen og leder for solidaritetsungdom Hilde Jørgensen redegjorde for saken.

Det vises til sak 9.5.11a der det fremkom uenighet i tolkning av vedtektene vedrørende hvorvidt solidaritetsungdomslag kun hører inn under styret til solidaritetsungdom eller om de også er en del av en region. Kjersti E.R Jenssen og Hilde Jørgensen ble gitt i oppdrag å komme til en enighet vedr. tolkning av vedtektene. Det har ikke vært mulig å komme til en enighet. Derfor ble det lagt fram en todelt saksframstilling, fra henholdsvis Solidaritetsungdom og AU. Solidaritetsungdom tolket vedtektene dithen at Solidaritetsungdomslag hører inn under ungdomsstyret, mens AUs innstilling var at Solidaritetsungdomslag sorterer organisatorisk sine respektive regioner, mens de aktivitetsmessig sorterer under styret til Solidaritetsungdom.

AUs innstilling til vedtak: 1. Styret bekrefter arbeidsutvalgets vedtak om organisasjonsmodell for Norsk Folkehjelp gjeldende 2011-2015.

2. Norsk Folkehjelp Solidaritetsungdom kan etter vedtektene og retningslinjene opprette ungdomslag som er å regne som ordinære lag i Norsk Folkehjelp, og sorterer organisatorisk under hovedstrukturen

til Norsk Folkehjelp og lagene tilhører dermed sine respektive regioner. Aktivitetsmessig sorterer Solidaritetsungdomslagene under styret til Solidaritetsungdom.

3. Årsmøtet til Norsk Folkehjelp Solidaritetsungdom skal utarbeide og vedta retningslinjer for Solidaritetsungdom. Det skal tas hensyn til styrets fortolkning av vedtektene i denne utarbeidelsen.

Kommentarer som fremkom i møtet: Styremedlem Børge Johnsen leste opp innspill fra sanitetsungdom som uttrykte støtte til solidaritetsungdom sin tolkning av vedtektene.

Det ble reist forslag om et prøveprosjekt frem mot landsmøtet der Solidaritetsungdom får mulighet til å saksbehandle organisasjonssaker.

Vedtak: 1) AUs innstilling til tolkning av vedtektene ble vedtatt mot fire stemmer. Hilde Jørgensen stemte mot forslaget.

2) Styret innvilger en prøveperiode fram til landsmøtet. Styret gir AU fullmakt til å utforme saksfremlegg for prøveordningen. Forslag til prøveordning oversendes styret for godkjenning.

Sak 18.1.12 JUBILEUMSBOK Generalsekretær Liv Tørres redegjorde for saken.

Til organisasjonens 50-års jubileum ble det laget en bok som dokumenterer organisasjonens arbeid fra 1939 til 1989. Det foreligger ikke noen samlet dokumentasjon som er tilgjengelig etter 1989. Til 75årsjubileet vil det derfor være viktig at det blir en samlet fremstilling av Norsk Folkehjelp. Boka skal primært gjenspeile Norsk Folkehjelps rolle som samfunnsaktør gjennom 75 år med hovedvekt på de siste 25 årene.

Vedtak: Styret er positive til at det blir laget en bok til 75 års jubileet. Styret godkjenner at det innenfor rammen av det vedtatte budsjett for 2012 bevilges kr. 425 000 til igangsetting av fase 1 av prosjektet.

Det forutsettes at det blir skaffet til veie de nødvendige midler slik at prosjektet kan gjennomføres i sin helhet. De godkjente kr. 425 000 tilbakeføres så snart finansieringen er på plass.

Sak 19.1.12 DISPENSASJON FRA VEDTEKTENE – REGION VEST Styreleder Finn Erik Thoresen redegjorde for saken.

Det ble henvist til søknad fra Region Vest om dispensasjon fra vedtektene. Arbeidsutvalgets vurdering er følgende: Det har nylig vært landsmøte og vedtektene som omhandler regionstyrets sammensetning og oppgaver trer først i kraft ved regionenes årsmøter (jfr.sak 4.4.11c). Det anbefales derfor ikke å gi dispensasjon fra vedtektene.

Vedtak: Region Vest gis ikke dispensasjon fra vedtektene.

Sak 20.1.12

B-SAK

Sak 21.1.12 ORIENTERINGER a) 1.mai aksjonen.

Teamleder for internasjonalt team Milena Tevanovic orienterte om årets 1.mai aksjon.

Powerpoint presentasjon om 1.mai aksjonen og årets 1.mai appell sendes alle styremedlemmer. b) Aktivitetskonferansen Organisasjonssjef Anne Cathrine Seland redegjorde for saken. Oppfordrer alle i styret til å melde seg på. Styret kan melde seg på uten å være med på en konkret konferanse.

Sak 22.1.12 REFERATER Vedtak: Referatene tas til etterretning.

Sak 23.1.12 EVENTUELT Sak fra Region Sør-Vest vedrørende arbeidsdeling mellom administrasjon og tillitsvalgte, Saken oversendes til administrasjonen for oppfølging.

Saker fra region øst.

NFs profil.

Det ble fra styret uttrykt lite tilfredshet med layout i produksjonen av prinsipprogrammet og vedtekter.

Styret oppfordrer administrasjonen til å sikre at produksjoner er i tråd med grafisk profil og unngå utslag i fremtiden.

Forsikringer.

Sak vedrørende forsikringsavtaler for Norsk Folkehjelp lag. Styret henstiller alle lokale lag om å gå gjennom hele forsikringsavtalen.

Styret ber administrasjonen foreta en vurdering av en eventuell en gjennomgang av forsikringene med tanke på en kollektiv løsning.

Protokoller Det ble bemerket at protokoller fra Arbeidsutvalget vil bli sendt til alle styremedlemmer fortløpende.

Det framkom ønske om at protokoll fra styremøte sendes til alle lag. Fra administrasjonen ble det opplyst om at alle lag kan per i dag kan hente dokumentene fra verktøykassen på Norsk Folkehjelps nettsider. Regionenes representanter oppfordres for øvrig til å videresende protokollene til lagene.

Sanitetsgave etter 22.juli.

Det ble ytret ønske om en orientering fra administrasjonen om hvordan midlene benyttes. Informasjon om dette sendes ut som et notat til styret så snart som mulig.