POLITICA DE ETICA Y CONFLICTO DE INTERESES
La Junta Directiva del Fondo de Empleados del Cerrejón, FONDECOR, en aras de regular la conducta de los integrantes de la organización, así como de establecer los principios éticos en relación con las operaciones que se realizan, ha diseñado esta política la cual es de obligatorio cumplimiento por parte de todos los directivos y empleados del Fondo. POLITICA DE ETICA La presente política deriva de los deberes y obligaciones de los empleados y de los derechos correlativos previstos institucionalmente en sus distintos reglamentos. Para los propósitos del presente documento se resaltan los siguientes: • Respeto hacía todos los funcionarios. • Armonía en las relaciones personales y en la ejecución de sus labores • Honestidad en el desarrollo de las actividades que laboralmente le corresponden. • Prestar sus servicios en forma cuidadosa y diligente, en el lugar, tiempo y condiciones acordadas • Guardar estricta y prudente reserva sobre las operaciones de Fondecor, sus asociados y toda la información que el Fondo considere como reservada o cuya divulgación pueda ser contraria a sus intereses. • Guardar buenas relaciones con los demás miembros de la empresa, en un marco de respeto a los derechos humanos y a los principios y valores de nuestra Constitución Política. • Hacer uso adecuado y racional de los recursos físicos e informáticos de Fondecor para el logro de sus labores. • Abstenerse de realizar dentro de Fondecor, cualquier actividad económica de carácter personal, o fuera del Fondo cuando con ella afecte los intereses de FONDECOR y contraríe los procedimientos y políticas establecidos. • Abstenerse de disponer de dineros, cheques o cualquier instrumento negociable, artículos o valores que le sean entregados por cualquier concepto con destino a FONDECOR, o por éste con destino a sus asociados, proveedores, empleados, etc. • Abstenerse de crear o alterar documentos para su beneficio personal o de terceros, contrarios a las funciones propias del cargo y orientados a propósitos inadecuados. • Proceder en todos los casos con criterio justo, evitando propiciar situaciones que beneficien a terceros en detrimento de los intereses de Fondecor. • Abstenerse de realizar aquellos negocios o actividades para los cuales cuenten con información privilegiada, y/o aquellos prohibidos por la ley o contrarios a las políticas adoptadas por el Fondo.
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Abstenerse de participar por si mismo o por interpuesta persona, en interés personal o de terceros, en actividades que constituyan conflicto con los intereses de Fondecor. Realizar con criterios de justicia, las evaluaciones de los empleados a su cargo, de conformidad con los intereses y propósitos de FONDECOR. Las demás obligaciones y deberes que resulten de la naturaleza del contrato de trabajo, del Reglamento Interno de Trabajo o de cualquier otra reglamentación adoptada por Fondecor que le sea aplicable.
CONFLICTO DE INTERESES A partir de la Política de Ética y de Conducta, FONDECOR espera que todos sus empleados eviten cualquier conflicto entre sus intereses personales y los del Fondo en sus relaciones con asociados, proveedores, y cualquier organización o individuo que deba interactuar con la empresa. Para efectos del presente Código, se entiende por conflicto de intereses, toda situación en que los intereses personales directos o indirectos de los empleados de Fondecor, o de sus familiares o allegados, pueden estar enfrentados con los intereses del Fondo, o interfieran con sus deberes y motivan un actuar en su desempeño, contrario al recto cumplimiento de sus obligaciones laborales. Consecuencia del contrato de trabajo suscrito con FONDECOR, los empleados se obligan a poner al servicio de la empresa toda su capacidad normal de trabajo en el desempeño de las funciones asignadas y en aquellas anexas o complementarias a su oficio o actividad. Pautas Específicas Se derivan de los aspectos determinados en la presente Política y en general se enuncian como sigue: Ética en los Negocios: FONDECOR parte del convencimiento de la integridad ética de los miembros de su comunidad. Se espera entonces que en el ejercicio de sus funciones y en cada una de las operaciones y transacciones que se lleguen a realizar, se observen con precisión las medidas y políticas y procedimientos adoptados por el Fondo, orientados a garantizar la transparencia propia de la organización. Uso de Software: Los empleados de FONDECOR solo podrán utilizar en ejercicio de sus funciones y en los computadores de la empresa, el software debidamente licenciado que la organización ponga a su disposición. Esta herramienta utilizada para el desarrollo y cumplimiento de sus funciones pertenece a FONDECOR y no podrá utilizarse para propósitos personales.
Seguridad y confidencialidad de la información: Los empleados responden por la seguridad y la confidencialidad de la información correspondiente al cargo que desempeñan. No se permite el uso de esta información para propósitos personales ni de terceros. Recibo de obsequios personales: Los empleados de Fondecor se abstendrán de aceptar obsequios por un monto mayor al equivalente de US$50 en pesos Colombianos por parte de proveedores, asociados, terceros, o de otros empleados de la organización que tengan o pretendan tener cualquier tipo de relación con el Fondo y que puedan influir directa o indirectamente en su conducta. Exactitud de registros: Los empleados de Fondecor deberán mantener la integridad, exactitud y oportunidad de la información y de la documentación que da origen a registros contables, operativos o administrativos. Se abstendrán de omitir, alterar, destruir o borrar información de cualquier registro o documento que pueda causar perjuicio a FONDECOR. Intereses financieros: Ningún empleado tomará para si o para sus parientes y amigos, oportunidades de negocios que Fondecor ha venido explorando o que le ha sido ofrecida. Cualquier actividad económica proyectada por el Fondo para el cumplimiento de sus fines solo podrá desarrollarse con los contratistas o proveedores debidamente inscritos en los registros de Fondecor previo proceso adoptado para el efecto. Las empresas familiares de los empleados que eventualmente puedan ofrecer servicios a FONDECOR deberán surtir el procedimiento preestablecido por la organización. Contactos con medios de comunicación: Con el fin de presentar una posición institucional ante la sociedad en general, FONDECOR ha dispuesto que las solicitudes de información formuladas por los medios de comunicación, solo podrán ser atendidas por el Gerente, el Coordinador de Comunicaciones, la Subgerencia Financiera y la Subgerencia Administrativa que expresamente tengan asignada y/o delegada esta función, quienes para todos los efectos se consideran sus voceros autorizados. Los Empleados pueden expresar sus opiniones personales respecto de aquellos asuntos particulares de su pericia o conocimiento profesional, entendiendo que tales declaraciones no comprometen en forma alguna el pensamiento oficial de la organización. Solicitud de información por Autoridades Competentes: Las solicitudes de información o de documentación formuladas por autoridades competentes en desarrollo de una investigación formal, o en ejercicio de las funciones que les son propias, se deben trasladar de manera oportuna a la Gerencia, quien será la encargada de tramitarlas. Control Interno: Para asegurar el cumplimiento de metas y objetivos institucionales, FONDECOR ha estructurado un sistema de Control Interno previsto en sus políticas, normas internas, procedimientos y organigrama. Este sistema de control es aplicado de manera permanente por todos y cada uno de los empleados del Fondo en el ejercicio de sus funciones. En consecuencia son responsables de su observancia y cumplimiento con el
fin de alcanzar sus objetivos principales: Efectividad en las operaciones, Confiabilidad y oportunidad de la información operativa y financiera, Cumplimiento de leyes, regulaciones externas, normas y reglamentaciones internas. Adhesión a la Política: Reporte de situaciones irregulares: Es compromiso de todos los empleados de Fondecor, informar de manera oportuna a las autoridades institucionales, la existencia de cualquier hecho o circunstancia que pueda constituir una violación a la política de ética y de conducta, o un conflicto con los intereses de FONDECOR, o que contraríe las políticas institucionalmente adoptadas. Adhesión al código de conducta: Todo empleado de Fondecor deberá manifestar por escrito el conocimiento del presente documento, su compromiso con los deberes que de él derivan, así como informar expresamente cualquier actividad que pueda configurar un conflicto con los intereses de FONDECOR. La violación de cualquiera de las obligaciones o prohibiciones establecidas en esta Política se considera falta grave y por lo tanto justa causa de terminación del contrato de trabajo. Dado en Albania Guajira a los 29 días del mes de Noviembre de 2011. Roque Castaño Cardona Angel Puentes Sabbagh Presidente Junta Directiva Secretario