Asistente Administrativo en la actualidad 4 de diciembre de 2018 Lesly González Aguirre
Alajuela, 8 de diciembre de 2018
Asistente Administrativo en la Actualidad
Verónica Acuña María Fernanda Fonseca Martinez Lesly González Aguirre Eylin Vargas Arias Marian Murillo Salazar 1 Universidad Técnica Nacional Sede Central
Tabla de Contenido Tabla de Contenido ............................................................................................................................. 2 Etiqueta y Protocolo en la Oficina ....................................................................................................... 3 Etiqueta ........................................................................................................................................... 4 Algunos consejos para tener una buena presentación personal son: ............................................ 5 Protocolo ......................................................................................................................................... 6 Como emerge la Asistencia Administrativa en la era moderna. ......................................................... 7 Relaciones laborales y servicio al cliente ............................................................................................ 9 Consejos para tener buenas relaciones laborales......................................................................... 10 Reglas que mejoran el servicio y las relaciones con los clientes:.................................................. 10 Habilidades que debe desarrollar un Asistente Administrativo ....................................................... 12 Habilidades Intrapersonales.......................................................................................................... 12 Habilidades Directivas ................................................................................................................... 13 Habilidades Interpersonales o Sociales ......................................................................................... 13 Las habilidades Sociales ayudan a desarrollar: ............................................................................. 14 Liderazgo ........................................................................................................................................... 15 Áreas que debe desarrollar un líder administrativo ......................................................................... 16 Área social ......................................................................................................................................... 16 Área financiero y legal ....................................................................................................................... 17 Habilidades del liderazgo .................................................................................................................. 18 Bibliografía ........................................................................................................................................ 19
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Asistente Administrativo en la actualidad 4 de diciembre de 2018 Lesly González Aguirre
Etiqueta y Protocolo en la Oficina El asistente administrativo debe ser conocedor de varios temas uno de los más importantes es el de etiqueta y protocolo, etiqueta se define como “el comportamiento adecuado que toda persona debe manejar para salir airosa (o) de cualquier situación que se le presente de la menor manera, sin perder su imagen manteniendo una correcta actitud y comunicación” (Patiño, 2012).
En cuanto a
protocolo se refiere se define como “el proceso, el orden y/o conjunto de actividades que se siguen a diario en la vida personal y profesional” (Patiño, 2012).
Buena presentación Respeto
Puntualidad
Prudencia Buen Gusto Buenos modales en la mesa
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Asistente Administrativo en la actualidad 8 de diciembre de 2018 Lesly González Aguirre
Etiqueta
Combinando estos conceptos podríamos decir que es fundamental para el asistente administrativo tener conocimiento sobre estos aspectos, por lo que el comportamiento de un asistente administrativo debe ser el mismo tanto en el ámbito profesional como en su vida personal y social. El asistente administrativo fuera y dentro de su trabajo sigue llevando sobre sí mismo su profesionalismo, por lo que debe ser extremadamente cuidadoso del comportamiento en su vida social, se debe ser consecuente ya que no sabemos quién nos puede estar observando y de ahí la posibilidad de ganar o perder oportunidades laborales. En cuanto a la vida social se refiere, hay costumbres y hábitos
que se deben derribar especialmente enfocándonos la vestimenta y vocabulario. Independientemente del lugar donde me encuentre debo determinar:
¿Quién soy yo? ¿Cómo me veo? ¿cómo me comporto?
Sin importar las personas que estén a mí al redor, ya que
no
se
debe
seguir
una
línea
en
el
comportamiento de mis pares, aunque en mi entorno haya un mal comportamiento yo debo hacer la diferencia. Un asistente administrativo debe verse siempre impecable y expresarse de manera correcta, empleando un vocabulario rico en su léxico, ya que donde este
siempre
representando empresa.
estará a
su
Según la directora de carrera de
Asistencia Administrativa de la Universidad Técnica Nacional,
Eufemia
Salazar
“el
asistente
administrativo debe empezar a gestar el cambio de su presentación personal y comportamiento desde que inicia la carrera”
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Asistente Administrativo en la actualidad 8 de diciembre de 2018 Lesly González Aguirre
Algunos consejos para tener una buena presentación personal son:
1. Vestirse adecuadamente para cada evento, Evite los vestidos o blusas muy cortas o ser que algún cliente se propase con usted. escotadas para desempeñar su trabajo diario. 2. Evite hablar de su vida privada, no realice presentaciones personales o hable por teléfono asuntos personales cuando atiende a un cliente o está en compañía de sus compañeros de trabajo o superiores. 3.
Mantenga siempre en su rostro una sonrisa, y sea cortés con las personas independientemente del puesto que estas ocupen.
4. Preste atención en sus manos, es importante estar pendiente de la presentación de sus uñas, evite usar decoraciones excesivas y colores extravagantes, preferiblemente use colores “nuts”1 y opte por un largo moderado de sus uñas. 5. No abuse del uso de accesorios y joyería, recuerde que en estos temas menos, es más. 6. Evite el uso de perfumes fuertes, opte por olores discretos. 7. En cuanto al maquillaje use un maquillaje discreto, duradero, con tonos suaves que combinen con el tipo de vestimenta que usted porta. 8. No olvide cuidar su vocabulario, eso habla mucho de usted.
1
Colores pálidos o cálidos
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Protocolo
El asistente administrativo debe manejar los aspectos protocolarios según en la situación que se le presente, es por esto por lo que debe prepararse con anterioridad conociendo de diferentes culturas, porque lo que en nuestra cultura es correcto en otra cultura2 podría considerarse una falta de respeto. El asistente administrativo es el encargado de realizar las actividades entre ellas reuniones, conferencias, juntas administrativas, por esto debe de conocer sobre la presidencia se define como” la presidencia de un acto como aquella zona destacada donde se desarrolla la parte más relevante del mismo. La presidencia es uno de los aspectos fundamentales para tener en cuenta en cualquier acto, convirtiéndose en la imagen pública del mismo, la tarea de ubicar a las personas de máxima autoridad o rango en los primeros puestos se comienza por la persona de mayor jerarquía siguiendo un orden de mayor a menor categoría” (Ruiz, Formación para el empleo)
2
conocimientos, creencias, arte, moral, derecho, costumbres y cualesquiera otras capacidades y hábitos adquiridos por el hombre en tanto que miembro de la sociedad
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Asistente Administrativa en la Actualidad 8 de diciembre de 2018 Verónica Acuña Moya
Como emerge la Asistencia Administrativa en la era moderna. La Administración emerge desde que al ser humano por naturaleza le surge la idea de trabajar en sociedad, es un acontecimiento de gran importancia en la historia social pues la humanidad siempre ha buscado la forma de subsistir con la comodidad ante la vida, por consiguiente, la administración en la era moderna se ubica en primer lugar, basaba en diferentes conceptos, pero siempre con el objetivo de lograr la meta a tiempo con el mínimo de los recursos y generar ganancia. La historia de la humanidad pude describirse a través del desarrollo de las organizaciones sociales partiendo en la época prehispánica por las tribus nómada, donde comienza la organización para la recolección de frutas y la caza de animales y después con el descubrimiento de la agriculturaza pasa a la creación de las pequeñas comunidades. (Ortiz, 2009, pág. 6; Ortiz, 2009)
Con
el
paso
de
los
siglos
la
que conlleva la organización en el
Administración se desenvuelve y crea
área empresarial y la que menciona el
en si una dinastía de tareas para las
artículo
diferentes ramas de la Administración
Administrativa.
es
La
Asistencia
La Asistencia Administrativa era nombrado: Secretariado, en Costa Rica se celebra el día 26 de abril, el secretariado tiene 43 años de servicio en el país, “La Ley No. 5005 del 29 de junio de 1972 que fuese creado el Colegio de Secretariado Profesional de Costa Rica.” (Universiadad Nacional , 2018)
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Asistente Administrativa en la Actualidad 8 de diciembre de 2018 Verónica Acuña Moya La Asistencia Administrativa es una carrera con cuantiosa demanda laboral pues desde su implementación las tareas y roles han ido en crecimiento y hoy en día un Asistente Administrativo se conoce como el brazo derecho de la empresa, cada año se asumen más funciones por lo que el plan de estudio varia de acorde con la tecnología. Precedentemente se utilizaba la máquina de escribir hoy nos preparan con la ayuda de la computadora y sus diferentes Apps para el funcionamiento de la Administración de ahí se funda el nombre de Asistente Admirativo(a). El asistente administrativo(a) ¡es la ventana de toda organización! por consiguiente cada universidad tiene el objetivo de preparar a los estudiantes con la visualización al cambio de la globalización, con el mayor potencial ante el ámbito laboral y capacidad para
manejar
las
herramientas
tecnológicas. Una de las mayores ventajas ha sido la herramienta del computador un Asistente
Administrativo(a)
con
eficiencia y eficacia en el uso de lo mencionado tiene una ventaja competitiva sin olvidar la obligación de tener un segundo idioma. Siempre se debe estar en constante investigación acerca de cómo la globalización se da en con la administración.
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Asistente Administrativo en la actualidad 8 de diciembre 2018 Eylin Vargas Arias
Relaciones laborales y servicio al cliente La mayoría de
buenas relaciones con el jefe y compañeros de
las personas invierten
trabajo trae consigo un buen ambiente laboral y con
gran parte de las horas
esto el bienestar en los
de su día en su lugar
empleados.
de
trabajo,
algunos
trabajan más cantidad
Un
de horas que otros,
LinkedIn reveló que, “tener
unos
su
buenas relaciones laborales
trabajo una prioridad
es sinónimo de felicidad
hasta el punto de llegar
para
a ser como su casa,
trabajadores” (Universia México;, 2017).
hacen
de
reciente
el
estudio
46%
de
de
los
entran antes de que salga el sol y salen
El estudio “Relaciones en el
cuando
trabajo” también determinó que
ya
se
ha
ocultado, van a sus
entablar
casas
tanto con colegas como con
prácticamente
solo a dormir.
buenas
relaciones
superiores es la clave para tener una jornada de trabajo
Ya que el trabajo se ha
donde reine la motivación y la
convertido en el lugar
productividad. Además, estas
en que la mayoría de
condiciones
los adultos están más
que los empleados se sientan
tiempo, el ambiente y
mucho
las
momento
relaciones
laborales
toman
un
papel importante en la vida
de
empleado,
de
hacen
confiados compartir
al sus
ideas o solicitar una opinión. (Universia México;, 2017).
cada ya
más
positivas
que 9
Para un profesional en
Asistente Administrativo en la actualidad 8 de diciembre 2018 Eylin Vargas Arias jefe, ya que con este se tiene una conexión
asistencia
más directa, y es quien nos tiene más
administrativa relación
la más
confianza, por esta razón fomentar una excelente relación con el jefe es indispensable.
importante es con su
Consejos para tener buenas relaciones laborales
Dedica tiempo para conocer a las personas que trabajan contigo.
Escucha a tus compañeros y valora sus opiniones.
Sé símpatico y cortés.
Evitar ser parte del chismerío, estas conversaciones generan desconfianza.
Siempre sé agradecido.
Ofrece tu ayuda.
Participa de los eventos de la oficina
A pesar de que tener una buena
trabajo, la relación más importante es
relación con el jefe y compañeros es
con los clientes, ya que ellos son la
importante, en algunos puestos de
base del crecimiento de la empresa. Reglas que mejoran el servicio y las relaciones con los clientes:
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i.
Atender al cliente de inmediato.
ii.
Dar al cliente la total atención.
iii.
Sonría.
iv.
Salude siempre.
v.
vi.
vii.
viii.
Asistente Administrativo en la actualidad 8 de diciembre 2018 Eylin Vargas Arias Sea paciente, escuche y luego cliente está satisfecho con el actúe.
servicio brindado regresará
Sea siempre amable, cortes y
en
respetuoso.
recomendará
Siempre cumpla lo prometido al
embargo,
cliente.
insatisfecho no regresará y contará su
Nunca discuta con los clientes.
mala experiencia a otras personas
otra
ocasión
si
a
la el
y
también
empresa. cliente
Sin
queda
quienes evitarán pasar por la misma Brindar un buen servicio al cliente es
situación y así la empresa pierde
de gran importancia, ya que si el
clientela.
“Recuerda que lo más importante respecto a cualquier empresa, es
que los resultados no están en el interior de sus paredes. El resultado de un buen negocio es un cliente satisfecho”. Peter Drucker.
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Asistencia Administrativa en la Actualidad 8 de diciembre de 2018 M. Fernanda Fonseca
Habilidades que debe desarrollar un Asistente Administrativo
L
a asistencia administrativa se desarrolló con el fin de apoyar a los grandes cargos de una empresa, el asistente administrativo ha sido de gran importancia ya que posee habilidades que le ayudan en el buen funcionamiento y organización de una empresa
los puntos fuertes y débiles en el ámbito profesional o personal. •
Autodesarrollo: es la habilidad para usar las oportunidades para el crecimiento personal y competencias laborales.
•
Autodisciplina: es la capacidad de llevar a cabo una acción por sí mismo con libertad.
No es posible que una persona se convierta en auto disciplinado así de la nada, por lo tanto, se establecen estrategias para lograrlo tales como: 1. 2. 3. 4.
Habilidades Intrapersonales Se refieren al conocimiento de uno mismo, estas son: •
Autoconocimien to: es reconocer los propios sentimientos, identificarlos y saber que los causa esto permite percibir
•
Trabajar en una meta. Visualizar el éxito. Inspiración y motivación Seguir objetivos.
Autoestima: es el valor que nos damos como persona y de los rasgos corporales, espirituales y mentales que muestran como es nuestra personalidad. Es importante tener autoestima para lograr metas en la vida tanto profesionales como personales.
Una persona con esta habilidad: 1. 2. 3. 4.
Asume responsabilidades. Se acepta tal como es. Se propone nuevas metas para alcanzarlas Muestra orgullosamente sus éxitos.
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Asistencia Administrativa en la Actualidad 8 de diciembre de 2018 M. Fernanda Fonseca •
Autocontrol: nos permite controlar los sentimientos y emociones para decidir cómo expresarlos.
•
Autonomía: controla, enfrenta y toma sus propias decisiones para llevarlas a cabo asumiendo los obstáculos y aceptando las responsabilidades.
Habilidades Directivas
“L
as habilidades gerenciales o “directivas” son un conjunto de capacidades y destrezas que una persona posee para realizar las actividades de liderazgo y coordinación en el rol de gerente o líder de un grupo de trabajo u organización.” (Londoño , 2016, pág. 73) 1. 2. 3. 4. 5.
Un objetivo en común. Confianza mutua. Colaboración. Comunicación. Compromiso.
•
Toma de decisiones: es la forma por la cual se elige la opción más adecuada para resolver diferentes situaciones de la vida.
•
Aprendiendo a liderar: el líder no es un ser que sabe todo, es en el proceso con que va obteniendo conocimiento que lo lleva a crecer como persona y conocer sus capacidades y debilidades para contribuir en un objetivo.
Ilustración 1 Trabajo en equipo
•
Trabajo en equipo: es el trabajo que se realiza con varias personas con un objetivo en común alcanzar la meta propuesta.
Características básicas:
Habilidades Interpersonales o Sociales Nos ayuda a tener una comunicación más asertiva con los demás y a expresar lo que queremos decir y entender lo que nos quieren comunicar.
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Asistencia Administrativa en la Actualidad 8 de diciembre de 2018 M. Fernanda Fonseca
D
esde que nacemos formamos parte de un grupo social. Estamos en constante interacción con la familia, el grupo de amigos y amigas, el colegio, etc. Pero esta forma de actuar no es innata en nosotros y nosotras, sino que se va aprendiendo poco a poco, mediante todas las interacciones que se producen con el medio y con nuestros iguales, en definitiva, a medida que establecemos relaciones sociales. (José Javier Rosales Jiménez, 2013, pág. 32)
•
Como se muestra profesional:
Comunicación Asertiva: es la manera de expresar nuestros deseos con amabilidad, respeto, directa y adecuadamente logrando comunicar sin faltarle el respeto a otras personas.
1. 2. 3. 4.
Siendo Cortez. Positivismo. Empatía. Naturalidad.
Las habilidades Sociales ayudan a desarrollar:
Imagen 1capacidades que trabajan el entrenamiento en habilidades sociales
Fuente: Habilidades Sociales
14
una
imagen
Asistencia Administrativa en la Actualidad 8 de diciembre de 2018 Marian Murillo Salazar
Liderazgo Define liderazgo como las “habilidades gerenciales o directivas que un individuo tiene para influir en la forma de ser de las personas o en un grupo de personas determinado, haciendo que este equipo trabaje con entusiasmo, en el logro de metas y objetivos”, existen muchos significados del término de liderazgo, este se entiende como la capacidad de una persona en inspirar a otros a trabajar en conjunto hacia una misma meta. El liderazgo es parte fundamental de la administración, este crea líderes conscientes de su potencial y los impulsa a motivar a su grupo de trabajo a conquistar las metas que se propongan, estos líderes conocen su bien su rol en la organización, cuál es su función principal y su deber para con sus compañeros para lograr sacar el mayor provecho de los potenciales de estos.
Compromiso
Cualidades de un líder administrativo
Iniciativa
Actitud positiva
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Concentración
Asistencia Administrativa en la Actualidad 8 de diciembre de 2018 Marian Murillo Salazar
Áreas que debe desarrollar un líder administrativo
Área social
L
• Ser un mediador eficaz y comprometido entre los intereses particulares y los de la comunidad.
os líderes sociales no nacen con la vocación para serlo, las circunstancias de la vida y las demandas de la sociedad los convierten. Sin embargo, poseen actitudes y aspectos naturales que forman características como la responsabilidad, inteligencia y originalidad de la mano con la determinación.
• Ejecutar el papel de cambio con su comportamiento en la vida social. • Propiciar el cumplimiento de las obligaciones del ámbito privado hacia el espacio público. • Impulsar y realizar una defensa permanente de los programas de mejora continua y de calidad de vida de la comunidad.
Las acciones de estos líderes son emprendidas en los diferentes campos la vida social y estas acciones deben permitir el logro de determinadas metas como lo siguiente: Podemos decir que las acciones de los liderazgos, emprendidas en los más diversos campos de la intrincada vida social, deberán comportar, paralelamente al logro de sus metas particulares, lo siguiente: • Promover el bien común. • Poseer un profundo sentido de lo público y suscitarlo entre los demás. • Crear una conciencia responsabilidad social.
de
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Asistencia Administrativa en la Actualidad 8 de diciembre de 2018 Marian Murillo Salazar
Área financiero y legal Valores, cualidades y actitudes de un líder financiero y legal 1. Responsabilidad “Un líder puede abandonar cualquier cosa, menos la responsabilidad final”Fuente especificada no válida. Un líder en el área financiera siempre va a ser responsable y nunca dicen “este no es mi trabajo”, estos profesionales están dispuestos a dar y realizar todo lo que sea necesario para cumplir su meta, y que la organización salga adelante. El líder administrativo en esta área pone la organización a la cabeza de su agenda. 2. Solución de problemas Los buenos líderes financieros anticipan cualquier problema y responde ante ellos por medio de no rechazarlos, aceptarlos, tratarlos y buscando la solución de estos, cada problema es una oportunidad para crecer y aprender. 3. Autodisciplina Esta aptitud es esencial en el líder administrativo en el área financiera ya que es la acción de cumplir con los compromisos y promesas que se han realizado en la organización, esta es la capacidad de hacer lo que se debe de hacer, aunque no se quiera realizar, este proceso es más sencillo de realizar por medio de una buena motivación y persistencia.
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Asistencia Administrativa en la Actualidad 8 de diciembre de 2018 Marian Murillo Salazar
Habilidades del liderazgo •
Habilidades técnicas
•
Habilidades interpersonales
•
Habilidades conceptuales
•
Integran los conocimientos acerca de los métodos, procesos, procedimientos y técnicas para la conducción de las actividades de la unidad de trabajo del líder.
•
Corresponden a la conducta y procesos interpersonales, habilidad para comprender los sentimientos, actitudes y motivos de otros a partir de lo que dicen o hacen, habilidad para comunicarse de manera clara y persuasiva, habilidad para establecer relaciones cooperativas (tacto, diplomacia, encanto, empatía)
•
Se refieren a la habilidad analítica general, pensamiento lógico, eficiencia en la formación de conceptos y conceptualización de relaciones ambiguas y complejas, creatividad en la generación de ideas y solución de problemas, habilidad para analizar los hechos, percibir las tendencias, anticipar los cambios y reconocer las oportunidades y problemas potenciales. (Gómez Ortiz, 2008, pág. 167
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Bibliografía
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http://noticias.universia.net.mx/empleo/noticia/2014/07/24/1101132/tener-buenarelacion-companeros-trabajo-mejora-productividad.html Universiadad Nacional , C. (2018). Escuela de Secretariado Profesional. Recuperado el 22 de Noviembre de 2018, de Escuela de Secretariado Profesional: http://www.secretariado.una.ac.cr/index.php/quienes-somos/resena-historica
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