DIRAYA CITAWEB 4.3 Y 2.0 by formacion axarquia

Oficina Técnica para la Gestión y Supervisión de Servicios TIC Subdirección de Tecnologías de la Información

Manual de Usuario Proyecto DIRAYA Citaweb v4.3

Proceso de Gestión de Proyectos

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CONTROL DE CAMBIOS DEL DOCUMENTO Registro de cambios Autor Jesús Ortega

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Fecha 05/02/2010

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Detalle Manual de Usuario de Citación Proyecto DIRAYA Citaweb v4.3 Indra Sistemas DY.CIT-MU_Citación_Citaweb_4.3_v1.0.doc 15/02/2010 11:10 16/07/2010 12:08 [PPP-MU_XXXXXX_v3.0].dot

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INDICE 1. 2. 3. 4.

Objeto del documento .........................................................................................................................3 Alcance del documento.......................................................................................................................3 Participantes........................................................................................................................................3 Manual de usuario...............................................................................................................................3 4.1. Introducción ..................................................................................................................3 4.1.1. Acceso al Módulo .........................................................................................................3 ! "#$

4.2. 4.2.1. 4.2.2.

Atención al Usuario.......................................................................................................3 Identificación y modificación de usuarios .....................................................................3 Citación de usuarios .....................................................................................................3 '% ( # )#

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Consultas......................................................................................................................3 Citas previstas ..............................................................................................................3 Citas disponibles...........................................................................................................3 Gestión de citas............................................................................................................3 Solicitudes ....................................................................................................................3 # #

4.4.2. 4.4.3. 4.4.4. 4.4.5. 4.4.6. 4.4.7. 4.5. 4.5.1.

Agendas .......................................................................................................................3 Contenedor...................................................................................................................3 Reubicación masiva......................................................................................................3 Gestor de lotes de impresión de cartas ........................................................................3 Impresiones (cartas y etiquetas)- Gestor de lotes: .......................................................3 Revisiones: Asignación de citas de Revisiones, migración de dietarios.......................3 Configuración del centro / unidad .................................................................................3 Unidad: actividades, tareas, calendario y parámetros ..................................................3 ,

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4.5.2. 4.5.3.

Gestión de parámetros de citación ...............................................................................3 Profesionales................................................................................................................3

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Modelos: configuración de modelos de agendas..........................................................3

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Autorización, accesibilidad y defecto............................................................................3

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Preguntas Frecuentes .........................................................................................................................3 Referencias .........................................................................................................................................3

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LISTA DE FIGURAS Figura 1. Acceso Figura 2. Tabla de Operadores Figura 3. Selección de Centro * ( Figura 5. Búsqueda de Usuarios Figura 6. Datos Administrativos Figura 7. Modalidad cita simple Figura 8. Citas no ofertadas Figura 9. Agenda de sustitución Figura 10. Asignación de Cita Figura 11. Cargar Solicitud Figura 12. Filtro Avanzado Figura 13. Propiedades de la cita Figura 14. Seguimiento Figura 15. Citas previstas Figura 16. Citas disponibles Figura 17. Solicitudes Figura 18. Agendas Figura 19. Contenedor Figura 20. Reubicación Figura 21. Lotes Figura 22. Revisiones Figura 23. Configuración

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Objeto del documento

Descripción detallada del Manual de Usuario del proyecto diseñado en la fase CSI de Métrica para la versión 4.3 de Citaweb, identificando tanto los individuos participantes en la construcción de este documento, como un aclarativo apartado de “Preguntas Frecuentes”.

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Alcance del documento

El alcance de este documento es describir de una forma sencilla todo el contenido y funcionalidades del Modulo Administrativo de Citación en su versión 4.3.

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Participantes

Participantes Departamento Teléfono Rol

Equipo de desarrollo Indra 954 66 05 11 Desarrollo

Participantes Equipo de Calidad Departamento Indra Teléfono 954 66 05 11 Rol

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4. 4.1.

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Manual de usuario Introducción

El módulo de Citación es una parte dentro de un conjunto integrado por varios módulos que se comunican entre sí, como son el módulo SIREGA que se encarga del control de los plazos para el cumplimiento del Decreto 96/2004 de 9 de marzo (BOJA nº 62 del 30 de marzo del 2004), los módulos que se encargan de la gestión de las solicitudes de derivación, pruebas funcionales. Para el correcto funcionamiento del conjunto, todos los módulos se comunican entre sí para abordar el proceso de citación asegurando un correcto control de los plazos de garantía, como la llegada de las distintas solicitudes a los centros de destino. En este manual no se especifica cómo ni cuándo se comunican estos módulos para abstraer al usuario de esta tarea y centrarle en la forma de realizarla y no en cómo ni qué módulo realiza tal o cual tarea, pero con esta introducción se pretende hacer saber que dicha comunicación se realiza siempre que sea necesario. También es cierto que los módulos pueden funcionar de manera independiente, de modo que perderán algunas de sus funcionalidades, dependiendo de qué módulos se quiten del conjunto. Los destinatarios del proyecto son, básicamente, operadores de Centros AP, Centros AH, SSCC del SAS, Centros Privados Ajenos Concertados con Puerta de Urgencias y Dispositivos de Apoyo de Urgencias de tipo DCCU. En general operadores de Citaweb que dan citas, crean y citan peticiones de consultas externas, pruebas funcionales y pruebas diagnosticas por imagen y crean y modifican agendas. Además aquellos operadores que utilizan las funcionalidades de Citaweb a través de los módulos clínicos de Atención Primaria, Consultas Externas, y Urgencias

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4.1.1. Acceso al Módulo

El acceso de todo operador al módulo se produce a través de una ventana de Control de Acceso donde, por motivos de seguridad, es necesario introducir su código y contraseña personales para su identificación y autentificación.

Figura 1. Acceso Para conferir mayor seguridad al acceso, la contraseña es modificable en cualquier momento por el mismo operador y tiene una duración caduca en el tiempo. Si a un operador le ha caducado la contraseña aparecerá un mensaje de aviso en el momento de entrada al sistema que le fuerza al cambio de la misma. Por ello cada profesional que trabaje con este módulo debe ser previamente dado de alta como operador a través del módulo MACO, por parte del administrador competente del módulo en cuestión, donde se gestionan sus permisos así como el perfil de operador al que pertenece, definiéndose con ello las distintas opciones del módulo a las que tendrá acceso.

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Cada perfil de operadores se identifica con un nombre y tendrá acceso de una manera global a las funciones habilitadas para dicho perfil. Estos perfiles de operadores son: Operador para Solicitud origen de Primaria. Operador de consulta básico. Operador de consulta Avanzado. Operador Externo. Operador Básico. Operador Avanzado. Operador Avanzado con Gestión. Operador Administrador. Un operador en un centro CAP en unidad funcional de especializada tendrá una suma de todos los privilegios que tenga para dicho centro CAP/Unidad. Respecto a las opciones de menú a la que pueden acceder los distintos perfiles serían las siguientes:

* Nota: La opción de revisiones sólo aplica en Especializada. Los operadores consulta básico y consulta avanzado acceden a citación a través de la ventana de seguimiento.

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Figura 2. Tabla de Operadores Nota: El perfil operador con solicitud procedente de primaria (no aparece reflejado en la tabla) se usa normalmente para asociarlo a otro perfil cualquiera, en cuyo caso, permite al operador/profesional generar desde el hospital solicitudes de derivación con origen en un centro de primaria. Una vez se accede al módulo el acceso a Citación puede ser de la siguiente manera: 4.1.1.1. Primaria

En el primer combo aparecen todos los centros físicos en los que el operador este dado de alta, teniendo que elegir entre uno de ellos. Una vez seleccione el centro físico tendrá acceso a las partes de la aplicación dependiendo el perfil con el que se asigno a dicho centro.

Figura 3. Selección de Centro En este caso todas las operaciones que se realicen van a estar referidas a ese centro salvo que se le haya dado acceso a citar o modificar citas de agendas de otros centros o áreas hospitalarias

4.1.1.2. Especializada

Cuando se accede a un centro de especialidades se realiza la selección del Centro Físico desde el que se conecta (aparecerán aquellos centros asociados a la unidad funcional en la que se ha dado de alta al operador) y la Unidad Funcional (aparecen la unidad o unidades funcionales que se realizan en dicho centro físico y que tenga acceso autorizado). Cuando se loga un operador perteneciente a Gestión de Usuarios ha de realizar las siguientes selecciones:

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Selección del Centro Físico desde el que se conecta (aparecerán todos los Centros asociados al área hospitalaria). Selección de la unidad funcional “unidad de admisión” o “Gestoría de usuario” Selección de la Unidad Funcional: aparecerán todas las Unidades Funcionales del centro seleccionado, y la opción Todas las unidades.

4.2. Atención al Usuario Citación

¿Cómo llegar? Atención al Usuario – Citación

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El proceso de citación se realiza previa búsqueda del usuario en BDU (Base de Datos de Usuario). En primaria una vez identificado el usuario se presenta, por defecto, el facultativo asociado a su clave médica y la agenda del mismo, o la del médico asociado a éste (medico sustituto),. Ello se realiza mediante la función Presentación de la agenda y cita propuesta. Desde esta ventana se puede optar por seleccionar otra agenda de otro profesional o actividad, o por realizar alguna asignación de cita en cualquiera de las modalidades posibles. Desde aquí también se podrá realizar la eliminación de cita del usuario seleccionado. En especializada desde esta ventana una vez seleccionado el usuario, es posible ver el histórico de solicitudes de ese usuario y cargar una, si la solicitud es sin cita podremos seleccionar una agenda concreta ó seleccionar la lupa para que busque la primera cita libre. Para el caso de querer citar una revisión, si el usuario no tiene ninguna solicitud “futura” pendientes es posible citarla directamente, de forma que levantará una solicitud con todos los datos rellenos. En el caso de seleccionar una solicitud con cita futura, se nos cargara la agenda con la fecha y hora de la cita para poder anularla.

4.2.1.

Identificación y modificación de usuarios

La búsqueda se realiza tras la introducción por teclado de cualquiera de los datos identificativos del usuario: parte o totalidad de apellidos y nombre (omitiendo las partículas de enlace y evitando las abreviaturas), provincia donde el usuario tiene adscrita la clave médica y año de nacimiento (estos dos últimos sólo se validan si aparecen junto con los apellidos y nombre del usuario).

Figura 5. Búsqueda de Usuarios

Existe la posibilidad de realizar una búsqueda de los usuarios por NUSS (Número de Usuario de la Seguridad Social), tipo y número de documento de identificación (DNI, pasaporte, etc.) o NUHSA (Número Único de Historia de Salud en Andalucía), pulsando sobre el botón que habilitará los campos citados.

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También se puede efectuar la búsqueda del usuario introduciendo su tarjeta sanitaria en el lector del equipo y pulsando el botón , de la cuál se tomarán todos los datos mencionados. En el resultado de la búsqueda no se muestren los usuarios pasivos por fallecimiento ni los duplicados, para incluirlos en la búsqueda se ha incorporado un nuevo check en la ventana de búsqueda de usuario.

Por defecto aparecerá siempre desmarcado por tanto si hacemos una búsqueda de usuario no nos mostrará los pasivos por fallecimiento y duplicados (si el resto de pasivos, ejem: pasivos por desplazamiento, pasivos situación tarjeta, etc…), en cambio si lo marcamos, nos aparecerán todos los usuarios resultantes de la búsqueda incluyendo estos dos tipos de pasivos. Una vez que se muestren los resultados de la búsqueda este check se desmarcará automáticamente para evitar que quede marcado para las siguientes búsquedas.

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La búsqueda de usuarios que se muestra en la ventana anterior se ha realizado con el check marcado (aunque se desmarca automáticamente al terminar la búsqueda), el usuario seleccionado es un usuario pasivo por fallecimiento. Si de la búsqueda se obtiene uno o varios usuarios que cumplan ese criterio de búsqueda, se mostrarán todos ellos presentando sus datos en el siguiente orden: apellidos y nombre, número de documento identificativo, NUHSA, NUSS, fecha de nacimiento y estado en la Base de Datos de Usuario (BDU). A partir de la lista mostrada podemos seleccionar un usuario de los que aparecen en ella, presentándose a la derecha el centro en el cuál tiene asignada la clave médica. Si se trata de un usuario que está en pasivo , se muestra además la causa de pasivo, por ejemplo; ‘Domicilio fuera de la comunidad’, ‘Datos Incompletos’, ‘Fallecimiento’(se mostrará en el caso de realizar búsquedas con el check marcado),... Además es posible desde esta ventana y una vez accedido a BDU y en caso de tener el perfil adecuado (avanzado) realizar las siguientes operaciones: Alta de usuario ocasional si no existiese el que se busca, pulsando en el botón rellenando todos los campos en color amarillo de las diferentes pestañas.

Nota: A los usuarios ocasionales no es necesario asignarle clave médica.

Figura 6. Datos Administrativos

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Completar los datos básicos no rellenos, pulsando sobre el botón

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Modificación de los datos referidos al domicilio habitual o de desplazamiento, en las pestañas y

, tras pulsar el botón

Consulta de los datos de adscripción y aseguramiento, situados dentro de las pestañas

Las operaciones que se pueden realizar sobre esta ventana son: Guardar los datos modificados pulsando Imprimir los datos administrativos pulsando

. .

Nota: Tras realizar una asignación de cita, si se limpia la pantalla con el botón y se desea volver a la búsqueda del usuario anterior sin necesidad de introducir de nuevo los datos, solo hay que pulsar sobre la cabecera del listado de los usuarios.

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4.2.2.

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Citación de usuarios

A través del proceso de citación se realiza la asignación de citas a los usuarios. Para ello previamente hay que seleccionar a dicho usuario a partir de sus datos identificativos, completando los campos habilitados para ello, y teniendo en cuenta que como mínimo, se debe introducir dos caracteres en los campos Nombre y apellidos. En cuanto a las citas, siempre aparecerá por defecto como modalidad de cita a realizar la Simple, pudiendo ésta ser modificada.

Figura 7. Modalidad cita simple Para primaria al seleccionar el usuario, se presenta por defecto el profesional adscrito a la clave médica (o clave médica de desplazamiento) en el caso de que dicho paciente pertenezca a nuestro centro. Después hay que pulsar sobre el botón para que se muestren las citas de la agenda seleccionada desde la fecha seleccionada (por defecto la actual) hasta el nº de días que esté determinado. En la agenda se distinguen varios colores en el hueco de las citas:

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En color azul , Corresponde con la cita libre y accesible seleccionada, por defecto el sistema nos oferta la primera. En color verde

, el resto de citas libres.

En color negro

, las citas ocupadas.

En color rojo Con fondo naranja momento. Con fondo gris

, las citas reservadas. , las citas asociadas al usuario que esté seleccionado en ese

, las citas bloqueadas.

También aparecen marcadas con un asterisco las citas que hayan sido insertadas un triángulo las citas simples preferentes

y con

Tachadas corresponden con las citas reservadas no comunicables, en las solicitudes de dichas citas no se imprimirá ni la fecha ni hora de la cita

Las citas que aparecen con fondo gris no podrán ofertarse al usuario; ya que se encuentran bloqueadas por alguno de los siguientes motivos: Se ha sobrepasado la fecha / hora de la misma. Se ha bloqueado desde Gestión de agenda. Seguirán así hasta que se desbloqueen. Se está modificando el modelo de agenda y no se encuentra activo el tramo. Continuarán así hasta que finalice la modificación y se active. No se tiene activa la accesibilidad a dichas agendas que no pertenecen a nuestro centro o unidad funcional. El operador no tiene autorización en el caso de ser Operador Externo las citas que aparecen en color gris están en directa relación con los días mínimo y máximo que permite cada tramo del modelo de agenda en cuestión.

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Figura 8. Citas no ofertadas

Figura 9. Agenda de sustitución

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Nota: Si el operador se loga desde la unidad de Gestoría de Usuario, aparecerán todas las unidades asociadas al centro físico seleccionado. La selección de agenda se puede optar por: .

Según profesional y actividad pulsando el botón

Según las agendas dispensarizadas y actividad pulsando el botón

Según la actividad y tarea con el botón

Nota: En el listado de agendas no aparecerán las agendas pasivas, es decir, aquellas que tengan todos sus modelos en pasivo. Nota: Al pasar el ratón por encima de la tarea, aparece un título donde se puede leer la descripción completa de la tarea.

Las operaciones que se pueden realizar son: Intercambiar el orden en que se selecciona la agenda, alternando en cada una de las opciones anteriores con

respectivamente pulsando sobre el botón

Buscar la primera cita libre de una agenda en concreto, o bien para una actividad y tarea seleccionada, pulsando el botón esto realizara una búsqueda en un periodo de tiempo y tantas veces como este pre-configurado en configuración unidad / parámetros . Cambiar la fecha desde la que queremos visualizar la agenda en el icono máximo de 30 a mostrar

y el número de días con un

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Consultar la dirección referente al usuario seleccionado haciendo clic con el ratón sobre el botón . Anotar información del usuario particular para esa cita pulsando sobre el botón . Se trata del teléfono, dirección y observaciones que se registran con los datos de la cita. Esta información se asocia a la cita que se inserta o asigna y no se mantendrá para otras citas futuras del usuario. Debe indicarse las observaciones antes de asignar la cita. Hay que recalcar que esta dirección, no es la de envío de carta (para citas de especializada) sino que es meramente informativa, la carta será enviada a la dirección que corresponda de BDU. Seleccionar uno de los días presentados en la agenda pulsando en la cabecera de la columna, apareciendo siempre señalada como propuesta la primera cita disponible para ese día. Incluir o no los días festivos a través del icono Incluir o no las citas reservadas Ver informe de la cita seleccionada

. .

Asignar una cita Puede ser la cita propuesta automáticamente por el sistema (siendo siempre la primera cita libre) o cualquier otra disponible seleccionándola manualmente con un clic de ratón y pulsando sobre el botón o haciendo doble clic sobre la celda.

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Figura 10. Asignación de Cita

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Imprimir manualmente el ticket de la cita de primaria ó la carta de especializada con el botón Imprimir automáticamente el ticket de cita tras la asignación. Sólo para citas de primaria o petición presencial Optar entre la modalidad de: petición de cita telefónica telefónicas no se realizará la impresión del ticket de primaria.

. .

. Para las citas

Incluir una alerta de sustitución a una agenda que nos avise al asignar una cita de que el profesional que pasa consulta no es el titular. Para ello hay que tener activo el botón alerta de sustitución

Nota: Si la cita asignada está Fuera de Plazo o es Reservada no comunicable aparecerá un mensaje en la ventana cuando se asigne la cita. Eliminar una cita. Para poder eliminar una cita asignada a un usuario, primero hay que seleccionarlo y después situarse sobre la cita que se desea eliminar, apareciendo con fondo naranja, y pulsar sobre el botón , quedando nuevamente libre, tras anotar la causa de la anulación, que puede ser Anulación a petición del Usuario o Anulación por Necesidades del Centro.

Nota: Sí la causa de anulación es “por necesidades del centro”, y no se informa al usuario ni se imprime la carta, tras pulsar aceptar, nos emergerá una ventana en la que nos dará las siguientes opciones:

Si pulsamos ser reubicada:

la cita estará disponible en la opción “Contenedor” de Citación para volver a

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Si pulsamos

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, quedará con el registro de Anulada con estado Pendiente de Informar.

Nota: Cuando se anule una cita a petición de un usuario se actualizará la fecha preferida por el usuario en la solicitud asociada a la cita. La nueva fecha de inscripción en Sirega (en el caso de citas asociadas a solicitudes sujetas a decreto) será la mayor de la tres siguientes: Fecha Actual, Fecha indicada por el facultativo y la Fecha preferida por el usuario. Insertar una nueva cita en la agenda que queda asignada al usuario. Para ello hay que seleccionar una cita ocupada y pulsar el botón . La inserción de la nueva cita implica su coincidencia en el tiempo con la seleccionada. Una vez insertada la cita, esta queda marcada por un asterisco de la siguiente forma:

Seleccionar otras modalidades de citación: Simple o Simple preferente.

Picando sobre la opción RS

nos muestra un menú con las opciones

Revisar la solicitud, para editar y modificar la solicitud

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Cargar agenda, para seleccionar los filtros bases en el caso de que se haya modificado el edifico o cualquier valor de los mismos. Descargar solicitud, para descargar la solicitud del usuario.

Nota: Si intentamos eliminar una cita no comunicable, es necesario que la causa de eliminación sea por petición del centro, ya que de otro modo el sistema nos devolverá un mensaje de error, puesto que una cita no comunicada al usuario no puede ser anulada a petición del mismo. Otras acciones que podemos realizar desde Citación son: Pedir ayuda sobre Citación pulsando el botón

Ver noticias en tiempo real de la aplicación Diraya desde el botón “Diraya informa”

Cerrar la aplicación

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4.2.2.1. Solicitudes de un usuario

4.2.2.1.1 Histórico de Solicitudes Para acceder al Histórico de solicitudes de un usuario desde la ventana de Citación se puede hacer, teniendo al usuario seleccionado, de dos formas: Hacer clic en el botón , y se accederá a una ventana con las solicitudes del usuario (por defecto las de CE, pudiendo cambiar dicho filtro a PF y PI)

Pulsar uno de los iconos , que cuando aparecen en color naranja nos advierten de que el usuario seleccionado tiene al menos una solicitud pendiente o futura para esa unidad ó para el área, si se conectan desde Gestoría/Todas las unidades. El icono

hace referencia a las Solicitudes

de derivaciones a Consultas Externas, a solicitudes de pruebas funcionales y de pruebas por imagen(solo accesible desde primaria).

a Solicitudes

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Los campos visualizados en la lista son: •

Fecha de la solicitud.

•

Unidad

•

Profesional origen

•

Especialidad.

•

Tarea.

•

Fecha de la cita.

•

Unidad destino de la petición

•

Número del episodio administrativo

de origen. de la petición.

: .

Nota: En este listado se mostrarán en rojo aquellas solicitudes que estén pasivas, en azul las que estuvieran como enviadas al concierto y en negrita aquellas para los casos de solicitudes futuras, con asistencia acude o pendiente de marcar dicha asistencia. Las diversas acciones que se pueden realizar sobre las solicitudes son: Editar la solicitud, pulsando sobre el icono

Borrado de la solicitud, . Esto nos permite eliminar una solicitud creada anteriormente con la particularidad de que únicamente estará activo en caso de que se cumplan dos condiciones: Que la solicitud haya sido creada por el mismo operador que la va a borrar y este en estado no tramitada.

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Que la solicitud haya sido creada el mismo día que se desea eliminar y esté en estado no tramitada. Resolver la cita de una solicitud. Desde especializada se selecciona la solicitud que se desea resolver haciendo clic con el ratón sobre ella y a continuación se pulsa el botón . Si se sitúa el cursor en los distintos iconos de la columna estado de cita, aparece una explicación de la situación o estado en el que se encuentra la solicitud (sin cita, no pasada, pasada). Una vez hecho lo anterior, se podrá proceder a asignar la cita de la forma habitual, teniendo en cuenta que la tarea para la que se asigne la cita ha de ser la misma que la de la solicitud.

Figura 11. Cargar Solicitud Cuando el icono se encuentra resaltado nos informa de que se ha cargado la solicitud de derivación. Además pulsando este icono aparece la solicitud y es posible editarla, actualizándose a continuación, si es necesario, los datos en los combos de la ventana de Citación Notas: Para ver el significado de los distintos iconos hay que situar el cursor sobre los mismos y esperar sobre él al mensaje informativo. Si se quiere asignar cita desde el destino se cargará la cita tal y como se ha explicado, pero si se desea hacer desde la procedencia, se citará desde la propia solicitud pulsando el botón Esto último viene detallado en los distintos manuales de solicitudes de derivación.

del apartado Citas.

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Si fuera necesario añadir una nueva solicitud para el usuario se debe pulsar el icono y proceder a rellenar la solicitud que aparece como viene especificado en los manuales de solicitudes de derivación, teniendo en cuenta que si el usuario no tiene episodio administrativo abierto no le aparecerá la ventana de los episodios. 4.2.2.1.2 Filtrado del listado de solicitudes 4.2.2.1.2.1. Tipos de filtrado

Inicialmente se muestran todas las solicitudes existentes asociadas al usuario, sin embargo es posible realizar un filtrado de los elementos mostrados según los siguientes criterios:

Solicitudes Solicitudes cumplimentado. Solicitudes Solicitudes futura.

: aquellas citas que se han cumplimentado : aquellas en las que la fecha de cita ha pasado y no se ha asociada: aquellas que tienen estado no tramitada ó diferida. : aquellas en las que la fecha de la cita es hoy y no se ha cumplimentado ó con cita

Solicitudes según unos parámetros configurados de forma personal: explica en el siguiente apartado). Nota: Los filtros , filtros avanzados del apartado 4.2.1.3.1.2

(Este tipo de búsqueda se están mejor detallados en los

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4.2.2.1.2.2. Filtrado avanzado

A partir de la consulta inicial será posible filtrar las solicitudes por los criterios descritos a continuación para facilitar esta gestión de solicitudes:

Figura 12. Filtro Avanzado •

Estado de cita: o Pasada. o No Pasada. o Pendiente de citar.

•

Especialidad: o Muestra un listado con todas las unidades funcionales pertenecientes al hospital, mediante las cuales se filtrará según unidad de destino asignada a cada solicitud.

•

Virtual (si / no)

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Con esta opción, se elige que filtre por el tipo de consulta que va a recibir el usuario, en este caso, si será o no una consulta de tipo virtual.

•

Fecha solicitud o Esta opción mostrará las solicitudes que tengan como fecha la comprendida entre el rango indicado o las que pertenezcan al día que se indique (en el caso de marcar la opción del rango o no). Esta fecha habitualmente será la fecha de creación de la solicitud, ya que por defecto, la fecha que se indica cuando se crea una solicitud nueva es la del día actual. En el caso de que la solicitud ya estuviese creada mediante el P111, y simplemente quisiésemos introducirla en la aplicación, ésta nos permitirá indicar la fecha en la que se rellenó ese documento.

•

Número de Episodio administrativo.

•

Carácter:

•

Preferente.

Normal.

Libre elección de especialista: o

Sí.

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No.

•

C. F. Destino: Centro físico de destino de la derivación.

•

Estado de la solicitud:

•

No tramitada

Diferida.

Solicitud con cita.

Pasiva.

Enviada al concierto. En el caso de las solicitudes de pruebas por imagen esta opción no estará disponible.

Tarea: o

•

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En función de si es una Prueba funcional o una Derivación aparecerán las tareas de derivaciones o las pruebas funcionales de la especialidad en la que nos encontremos. Desde primaria el filtro está vacío ya que el número de pruebas es excesivo, más de mil.

Días pasados: Son el número de días de demora, y muestra todas las solicitud con fecha de solicitud anterior a la fecha del día menos el número de días equivalente al valor informado. 4.2.2.2. Asignación de citas preferentes

Si hay que asignar una cita cuya solicitud tiene carácter preferente, ésta se intentará asignar sobre un hueco preferente. Cuando se crea la agenda se puede indicar por cada subtramo cuántas citas preferentes se reservarán para el subtramo. Si, por ejemplo, en un subtramo establecemos dos huecos preferentes, si el subtramo tiene diez huecos en total (diez posibles citas), cuando haya asignado ocho citas e intente asignar una cita con carácter normal en ese subtramo, el sistema no lo va a permitir, mientras que si fuese preferente sí.El hecho de que haya citas reservadas para preferentes no limita el número de preferentes que se pueden citar en ese subtramo. El carácter de la solicitud viene descrito en el apartado “Procedencia” de la misma cuando se consulta el detalle de la solicitud.

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4.2.2.3. Impresión del ticket de cita (primaria) o carta cita (especializada).

Es posible imprimir la información resultante de la asignación de una cita: nombre del usuario, fecha y hora de la cita, número aproximado de la cita, profesional y/o actividad, centro y ubicación. Para que se imprima automáticamente el ticket de la cita el botón de la impresora debe ser desea que imprima los ticket automáticamente, el botón debe ser

, si no se

Nota: Esta opción solo está disponible para primaría. También se activa en la presentación de cualquier agenda si se selecciona una cita ocupada y se pulsa “Imprimir ticket de cita”

4.2.2.4. Consulta de citas de un usuario.

Esta opción presenta las citas pasadas, eliminadas y futuras que tiene asignado el usuario seleccionado para cualquier profesional, actividad y centro, es decir que no se muestran sólo las citas del Centro y / o Unidad Funcional desde el que se conectó. El orden de presentación de las citas es descendente por la fecha de las mismas. Para obtener esta información hay que pulsar desde la ventana de Citación el botón “Ver citas del usuario”

una vez lo tenemos seleccionado. Y por defecto muestra las citas a partir de .

la fecha de consulta, para ver citas anteriores será necesario cambiar la fecha desde, y pulsar en

La información mostrada en esta consulta para cada cita es la siguiente: Fecha de la cita. Hora de la misma. Actividad a la que se le ha dado la cita. Agenda del profesional o actividad a la que se ha citado.

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Tarea. Unidad / Centro de Salud. Ubicación donde se pasará consulta al usuario. Las operaciones posibles son: Consultar los datos o detalle de cada una de las citas pulsando sobre el icono

. Es Filtrar el listado de citas delimitándolo por Fecha desde y Fecha hasta y pulsando el botón decir si se quiere cambiar de fecha desde, se selecciona la fecha, y a continuación se pulsa este botón para que realice de nuevo la búsqueda. 4.2.2.5. Consulta de los datos (propiedades) de una cita

Esta consulta aparece al seleccionar una cita ocupada y pulsar sobre el icono desde la ventana de citación. Tras ello se abrirá una nueva ventana donde se presentan los datos de la cita, de la agenda, los datos del usuario, situación de la cita y datos de asignación.

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Figura 13. Propiedades de la cita

Nota: En el apartado Situación de la cita, el campo “Operador que realiza la acción” que provoca el estado de la cita, es decir aparece el nombre del operador que realiza el último movimiento sobre la cita. 4.2.2.6. Seguimiento de citas de una agenda

¿Cómo llegar? Atención al Usuario - Seguimiento Existe un seguimiento administrativo de citas en el módulo de Citación. De manera que es posible consultar las citas del día para un profesional en todas las ubicaciones y tramos o una agenda determinada, ver el estado de asistencia y marcarlo, en caso de que proceda.

Figura 14. Seguimiento En la parte superior de la ventana aparece el nombre del operador actual, que es quien se marcará como que ha pasado las citas del seguimiento, independientemente de la agenda a la que se le esté realizando dicho seguimiento. Si este profesional no está seleccionado, no es posible insertar pacientes a la lista ni registrar la asistencia. En el caso de ser un profesional facultativo este combo aparece bloqueado con el nombre de dicho facultativo. Desde esta ventana es posible realizar las siguientes operaciones: Seleccionar la agenda para la cuál estamos pasando la cita. Inicialmente será la agenda propia la que aparezca, pero si se selecciona otra se entiende que es el profesional actual el que está pasando las citas de la agenda seleccionada. Elegir la fecha para la que vamos a pasar consulta. Aparece por defecto el día actual, pero se puede modificar por uno pasado. No es posible realizar el seguimiento de días futuros. Añadir un usuario a la lista. Se pulsa sobre el icono , y a continuación aparece la ventana de búsqueda en BDU donde hay que introducir los datos del usuario deseado. Al seleccionar al usuario y pulsar sobre el botón

, aparece la siguiente ventana de datos de cita:

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Donde habrá que informar obligatoriamente la tarea de la cita para poder guardar y así el usuario se añadirá a la lista de seguimiento quedando asignada una cita para ese usuario en esa agenda, ubicación y tramo. Nota: Si en lugar de aceptar se pulsa Cerrar, se eliminará el registro y habrá que volver a empezar. Si se realiza el seguimiento de los pacientes de todas las ubicaciones y todos los tramos de un mismo profesional, no será posible insertar pacientes. Para poder insertar pacientes a la lista será necesario especificar una ubicación y un tramo. Asignar una nueva cita para el usuario seleccionado de la lista, pulsando el botón . Se abrirá la ventana de citación para que le fijemos otra cita, ya sea de revisión, para procedimientos diagnósticos. Al emplear esta opción no es necesario realizar la búsqueda del usuario y si se crea una solicitud desde esta ventana, el profesional y el centro de procedencia aparecerán por defecto el nombre del profesional que pasa la consulta.

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Consultar e introducir datos de la cita al seleccionar un usuario de la lista y pulsar podrán ser modificados el mismo día de la cita.

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. Estos datos sólo

Para cada una de las citas se pueden introducir las siguientes anotaciones: Observaciones. Hora real de inicio y Hora real fin de consulta, estos campos serán por defecto, pero en si se modifica la hora real manualmente, la que queda registrada en el sistema será: •

•

Desde seguimiento en Citaweb: La hora inicio será la hora en la que se levante la ventana de propiedades de la cita o se pulse el fonendoscopio y la fin irá cambiando junto con la del sistema hasta que se guarden los cambios, quedando por tanto registrada la hora en la que ya se ha marcado la asistencia. Esta hora fin, puede ser modificada manualmente quedando por tanto registrada la que se indique manualmente Desde Seguimiento y CAP ó Especializada: La hora inicio será aquella en la que se haya comenzado a pasar la consulta (en la que de al icono del fonendoscopio) y la fin será la de la hora en la que se marca la asistencia cuando se pasa la consulta (la hora en la que se guarda el acude). Si se añade un usuario se pone por defecto como hora inicio la del sistema y como fin (si se marca el acude) la del sistema en el momento que se guarden los datos de seguimiento y que una vez se acceda a la historia, a través del fonendoscopio se actualizará tal y como se explica al principio del párrafo. Desde Tramos se marcará la estimada, es decir la hora inicio por defecto será la de la cita y la fin se calcula sumando la duración de la tarea a la hora inicio, salvo al añadir paciente que se pone por defecto la del sistema tanto en la inicio como en la fin. En este caso aunque se modifique manualmente no cambia la hora.

Asistencia y Causa (en los casos apropiados): Sin cumplimentar, aún no se ha registrado el estado. Acude, el usuario ha asistido a la cita. No acude, la cita ya ha pasado pero el usuario no ha asistido. No acude a cita no demorable. Rechazo por causas clínicas: Contraindicaciones. No ha cumplido las recomendaciones. Rechazo por parte del usuario: Causas no especificadas.

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Rechazo por causas administrativas: No firmó consentimiento informado. Tareas complementarias: Permite introducir otras tareas, como son tarea de Acto Único y las Pruebas Diagnósticas que realice la unidad. La forma de introducirlas es seleccionándolas en el menú desplegable, y la de eliminarlas es seleccionarlas en el listado de tareas adicionales. Solamente saldrán aquellas tareas que estén activas en las agendas.

Nota: Sólo aparecen pruebas funcionales y su finalidad es informar aquellas pruebas adicionales que se les hace un paciente. Nueva solicitud de revisión: Permite realizar una nueva solicitud de revisión. (Sólo para especializada), donde se deberá informar la fecha indicada por el facultativo, y/o la fecha preferida por el usuario...

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Cerrar episodio: Las condiciones en las que se puede o no cerrar un episodio son: Que no existan solicitudes “pendientes” para el episodio a cerrar, entendiéndose por pendientes a cualquiera de ellas que estuviera con estado no tramitada, diferida o con cita sin cumplimentar (ya sea pasada ó futura).No es posible cerrar un episodio sin cerrar previamente el proceso asociado, ya que no es posible cerrar un episodio que tenga procesos abiertos. Si este existiera, si es posible cerrar el proceso sin cerrar el episodio. Cerrar proceso asistencial asociado. (Sólo para citas con solicitud y proceso asociado). Cuando se cierre un proceso se cerrará el episodio que está asociado al proceso si éste no tiene solicitudes pendientes.

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Pasar consulta pulsando el icono Imprimir etiquetas

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, y aparecerá la ventana de datos de la cita.

con los datos del usuario seleccionado.

Nota: La opción de seguimiento administrativo de citas sólo se usará en el caso de que el centro no disponga del módulo de Atención Clínica, ya que mediante las funciones correspondientes a este módulo se realiza el seguimiento de las citas de un profesional al pasar consulta.

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4.3. Consultas 4.3.1. Citas previstas

¿Cómo llegar? Consultas - Citas previstas Esta opción de menú presenta el listado de todos los pacientes citados a cada una de las agendas / actividad / ubicación de los tramos asociados a la unidas y centro físico desde el que se ha logado.

Figura 15. Citas previstas Si el operador se ha logado con perfil Gestión de Usuarios tendrá acceso a todas la unidades funcionales una a una, de esta forma no se podrán imprimir todas las unidades de una gestoría, sino que es necesario que se realice una a una.

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Lo primero que hay que hacer para poder consultar las citas previstas es seleccionar el día que se desea consultar en el icono pulsar unidad funcional.

y si es Gestión de Usuarios especificar la unidad funcional y a continuación . Realizado esto en la sección izquierda se mostrarán las agendas activas para ese día y

Las operaciones que se pueden realizar a partir de ahí son las siguientes: Ver las citas de una agenda: Seleccionar una agenda y pulsar

Imprimir citas de una o varias agendas: Se marcan las agendas deseadas y se pulsa sobre

Imprimir las citas de todas las agendas que se pasan en el centro, pero no las de visita domiciliaria, pulsando

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Imprimir las citas de visita domiciliaria (sólo para primaria): Estas citas se imprimen pulsando . Se imprimirán las citas domiciliarias de las agendas marcadas poniendo el domicilio informado al asignar la cita, que será el especificado por el usuario en el momento de la cita ó si no ha especificado ninguna, el habitual en caso de que el usuario esté adscrito al centro, o el domicilio de desplazamiento, si el usuario es un desplazado. Imprimir la agenda seleccionada: Se realiza con el botón agenda deseada. Guardar un fichero en XML con las citas previstas, pulsando sobre el botón superior de la ventana. Marcar todas las agendas pulsando el botón

Sí se marca la opción

de la parte

Desmarcar todas las agendas pulsando el botón Si se marca la opción

teniendo seleccionada la

se visualizan también libres. , se muestran en pantalla las observaciones.

Notas: Se sabe que agenda se está mostrando en pantalla porque el nombre del tramo aparece en color verde. El hecho de seleccionar una agenda supone una marca en la casilla de verificación que hay a su izquierda. Cuando se pulsa cualquiera de los botones de impresión aparece la vista previa de las citas que se imprimirán. Esa pantalla se imprime de la forma habitual desde el explorador de Internet, mediante la opción de impresión de la opción de menú Archivo.

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4.3.2. Citas disponibles

¿Cómo llegar? Consultas - Citas disponibles

Figura 16. Citas disponibles En este apartado se pueden visualizar los datos relativos al número de citas libres para cada agenda por día y totales, para cada actividad y tarea de la agenda:

Para realizar una consulta se deben seguir los pasos siguientes: Seleccionar el centro para el cual se realiza la consulta a través de un desplegable situado en la parte superior izquierda. Esta opción sólo es válida para los operadores que accedan desde la Gestión de Usuarios. Escoger el tipo de agenda que se desea consultar; ya sea por profesional (PROFESIONAL) o por actividad (Agenda). Seleccionar la agenda concreta que se desea consultar, en el desplegable inferior. Elegir la Fecha desde y Fecha hasta cuyo periodo no ha de superar los siete días.

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Pulsar el botón Pulsar sobre el botón la consulta.

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, lo que nos mostrará la consulta deseada. , en caso de que se desee tener una copia impresa de los resultados de

La forma en la que se muestran los resultados, es indicando para cada día el número de citas libres por actividad y tarea sobre el total de citas de esa actividad y tarea y porcentaje de citas libres correspondiente. Además, también se muestra en la última columna el porcentaje medio de citas libres para el periodo consultado. Esto último se muestra, además, en forma de barra de porcentaje, siendo la parte verde el porcentaje libre del total sobre el ancho de la columna. Nota En el caso de tramos con tarea, el número total de citas corresponde a la fórmula siguiente: Citas totales = (Citas ocupadas) + ((Tiempo no citado del tramo) / (Tiempo medio asignado a cada una de las tareas del tramo)) 4.4. Gestión de citas 4.4.1. Solicitudes

¿Cómo llegar? Gestión de citas- Solicitudes

Figura 17. Solicitudes Las solicitudes de citas pueden ser a consultas externas, procedimientos diagnósticos, procedimientos diagnósticos por imagen o procesos asistenciales. Nota: Si al realizar las solicitudes el profesional marca el check solicitudes solo estarán visibles si se pone el filtro: “Procesos Asistenciales”.

, estas

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Por la ventana de Solicitudes, la cual nos mostrará por defecto, las solicitudes de consultas externas con el siguiente criterio: En primaria, se mostrarán las no tramitadas, cuyo origen sea el centro de salud. Cualquier opción de filtro avanzada siempre se refiere a solicitudes con origen en el centro de salud. No permite citar directamente, para citarlas es necesario editar cada solicitud y gestionar la cita desde dentro. En especializada, las diferidas cuyo destino sea la Unidad Funcional de conexión. Dentro de este estado se incluyen aquellas solicitudes que tuvieron una cita, el usuario no acudió a consulta y se han reactivado porque el usuario desea otra cita. Desde Gestión de usuarios / Todas las unidades: Solicitudes diferidas cuyo destino de la solicitud sea cualquier Unidad del área al que pertenece la gestoría, independientemente del centro de conexión.

A través de la consulta de solicitudes podemos ver los datos que se muestran en el listado referente a las solicitudes de consultas externas, pruebas por imagen y pruebas funcionales, como son: Fecha de la solicitud. Especialidad a la que se deriva. Origen de la solicitud. Centro físico destino. Tarea.

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Días trascurridos desde el comienzo de la garantía. Fecha de la cita. Usuario asociado a la solicitud. NUHSA del usuario. El fondo del campo irá cambiando de color dependiendo el número de días restantes hasta el fin de la garantía: Blanco:

, puede ser por varios motivos:

No iniciado el plazo de garantía (por ejemplo solicitud creada hoy pero con fecha preferida por el usuario en una semana). No se ha diferido la solicitud. Ya tienen asignada cita y no tienen alertas. Amarillo:

Dentro del primer tercio de la garantía.

Naranja:

entre 1/3 y 2/3.

Rojo: Negro:

entre 2/3 y 3/3 fuera de plazo.

Para los procesos asistenciales aparece un campo distinto que es la fecha de inicio de la garantía

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Las operaciones que se pueden realizar sobre las solicitudes son: ,que lleva el mismo nombre. Una vez Edición de la solicitud. Esta acción se realiza con el botón editada la solicitud es posible cambiar la unidad de destino, o dependiendo de las autorizaciones que nos permita el centro al que realizamos la solicitud, incluso de asignar la cita.

Selección de la solicitud para citación en destino. En especializada desde esta opción, sería posible ir seleccionando las solicitudes para asignarles cita ó anular las citas, si son solicitudes con cita, ya que despliega en la parte superior el listado de solicitudes y abajo la ventana de citación. Para cargar la solicitud, basta con seleccionarla en la parte superior, y como se observa en el ejemplo, vemos que se queda cargada porque aparece el nombre del usuario y el icono está iluminado. En el ejemplo siguiente se observa que la solicitud está cargada pero sin embargo no ha cargado la actividad y la tarea de la solicitud. Esto es debido a que en esta unidad de ejemplo no había agendas con esa actividad y tarea. Si se intenta citar en alguna otra actividad ó tarea, nos devolverá un error.

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Por otro lado indicar que si se quiere modificar el centro físico de destino, o algún otro dato de la solicitud cargada, la mejor opción es editar la solicitud pulsando en el icono , y darle a la opción revisar solicitud. Desde aquí se abre la solicitud es posible modificar algunos datos como el centro destino, y tras darle al botón aceptar se recargan los combos de Citación convenientemente.

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Si se selecciona una solicitud de proceso asistencial al desplegar la solicitud pulsando el botón aparecerán todas las solicitudes relacionadas con ese proceso asistencial como se ven en la ventana siguiente. Además aparecerá un check nuevo en la parte inferior, para que solo muestre las agendas con tramos específicos para procesos, aunque si se desmarca, tendrá la opción de citar la solicitud en cualquier tramo.

El listado de procesos se puede filtrar por: Procesos Abiertos: Ver todos los procesos abiertos con alguna solicitud en la Unidad Procesos cerrados: Ver todos los procesos cerrados con alguna solicitud en la unidad en el Área. Procesos Unidad: Ver todos los procesos con alguna solicitud pendiente en la Unidad Funcional Imprimir listado. Permite imprimir el listado que se está mostrando en pantalla, es decir tiene en cuenta los mismos filtros que se hayan seleccionado en avanzado mediante el botón . Exportar a Excel: Desde el botón información.

permite pasar el listado a una hoja Excel para poder tratar la

Cuando seleccionemos Procesos Abiertos o Procesos Cerrados se muestra un rango de fechas, dicho rango muestra por defecto un periodo comprendido entre tres meses atrás y la fecha de hoy. De

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esta forma se mostrarán aquellos registros cuya fecha de inclusión del proceso esté comprendida en ese rango de fechas.

Si es necesario se puede cambiar el rango de fechas y al pulsar de nuevo en procesos abiertos se realizará una nueva búsqueda que contemplará el nuevo rango establecido, pero este rango nunca podrá ser superior a tres meses. Cada vez que se cambie el rango de fechas tendremos que pulsar sobre el filtro que queremos que actúe, procesos abiertos o procesos cerrados

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La Consulta de las solicitudes “Citas reservadas por decreto”, es decir, las citas fuera del plazo de garantía reservadas en previsión de que se les pueda asignar una cita dentro del plazo de garantía, que ya han de ser comunicadas al usuario porque han pasado más de 20 o 45 días desde el inicio del plazo de garantía. Si se consideran 20 o 45 días depende de que el plazo de garantía sea de 30 o de 45 días, respectivamente. Esto se realiza al pulsar el botón , que aparece sólo cuando se accede desde un centro de atención primaria y desde la unidad de Gestión de usuarios en el caso de atención especializada. 4.4.1.1. Citas reservadas por Decreto

¿Cómo llegar? Gestión de citas → Solicitudes → Citas reservadas por decreto (Solo aparecerá cuando el acceso sea con perfil de Gestión de Usuarios)

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Desde esta opción se accede a la ventana siguiente:

En la que hay que seleccionar la unidad/centro de las citas que se desea comunicar. Esta ventana tiene un filtro de citas futuras y pasadas . En el listado que se muestra aparece: Fecha de la cita. Nombre del usuario. NUHSA. Teléfono (el que aparece en BDU en el momento de la cita). Tarea en la que se ha citado al usuario. Las operaciones que se pueden realizar en esta ventana son para las citas reservadas con citas futuras: : listado de las citas reservadas a comunicar.

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Informar de que se han comunicado las citas reservadas, a través de : Una vez marcadas como comunicada aparece una nueva columna que nos informa del estado de la respuesta . Eliminar de una en una aquellas citas reservadas (el nombre del usuario aparece en rojo), y así quede la solicitud diferida de nuevo y se le pueda asignar una nueva cita. Para ello es necesario que la cita tenga estado pasado se pulsa el botón . Generar un XML con las citas a comunicar, con la opción Imprimir las cartas para los usuarios, a través del botón

. .

Las operaciones que se pueden realizar en esta ventana son para las citas reservadas con citas pasadas: : listado de las citas reservadas a comunicar. Eliminar de una en una aquellas citas reservadas (el nombre del usuario aparece en rojo), y así quede la solicitud diferida de nuevo y se le pueda asignar una nueva cita. Para ello es necesario que la cita tenga estado pasado se pulsa el botón . Filtros avanzados. A partir de la consulta inicial será posible filtrar las solicitudes por los criterios descritos a continuación para facilitar esta gestión de solicitudes:

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Nota: Es obligatorio tener marcado uno de los tres filtros siguientes: Estado de la cita. Estado de la solicitud. Filtro por garantía. Estado cita: Pasada con acude. Pasada sin cumplimentar. Futuras. Pendiente de citar. Estado de la solicitud: Los posibles estados son: No tramitadas (nunca se han diferido). Diferidas. Con cita. Enviada al concierto (por el momento no aplicable a pruebas por imagen, y aparecerán en azul). Pasiva (aparecen marcadas en rojo) Filtro por Garantía: Las opciones son: Con garantía diferida. Con garantía reservada fuera de plazo. Plazo de Garantía consumido: Menos de 1/3 del plazo. Entre 1/3 y 2/3 del plazo. Entre 2/3 y la totalidad del plazo. Fecha de inscripción: rango de fecha por el que se desea filtrar.

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Especialidad (sólo habilitado desde Gestoría/ Todas las Unidades, ya que desde una Unidad muestra no es posible ver las de otra Unidad). Fecha de la solicitud. Esta opción mostrará las solicitudes que tengan como fecha la comprendida entre el rango de fechas indicado, o las que pertenezcan al día que indiquemos (en el caso de marcar la opción del rango o no). Esta fecha normalmente será la fecha de creación de la solicitud, ya que por defecto, la fecha que se indica cuando se crea una solicitud nueva, es la del día actual. En el caso de que la solicitud ya estuviese creada y simplemente se desee introducir en la aplicación, ésta nos permitirá indicar la fecha en la que se cumplimentó ese documento. Fecha de creación. Fecha en la que la solicitud fue creada. Solicitudes generadas en la Unidad / Centro de Salud de conexión: Filtrado por el tipo de Unidad/Centro de Salud. Unidad / Centro Origen: Filtra por la unidad o centro origen. Distrito Origen: Filtra por el Distrito origen de la Solicitud Nuhsa: Filtra por el NUHSA de un usuario. Episodio administrativo. Es necesario incluir el número de episodio, que es posible ver en el histórico de solicitudes del usuario Centro destino: Filtra por el centro de destino de la solicitud. Carácter de la solicitud. Libre elección. Sólo aplicable a Consultas Externas. Tarea: Permite seleccionar entre las tareas de consultas externas ó las pruebas funcionales del centro, si estamos en pruebas funcionales. No aplica para Pruebas por imagen. Días pasados. Muestra todas las solicitudes con demora mayor al número de días informado, teniendo en cuenta la fecha de solicitud. Zona básica. Aplicable sólo en primaria, y permite ver todas las solicitudes cuya precedencia sea algún centro de salud perteneciente a la zona básica del centro de salud de conexión. Estas consultas además permiten la combinación de cualquiera de los filtros comentados anteriormente siendo posibles múltiples combinaciones, así por ejemplo, se puede consultar todas las solicitudes del área hospitalaria cuyo estado sea sin cita. En cualquier caso, para todas las consultas si no se marca el área hospitalaria o el centro de procedencia se van a mostrar sólo las solicitudes cuyo destino sea la Unidad funcional elegida, y también aquellas cuya Unidad funcional solicitada sea la seleccionada y no tengan Centro destino asignado, siempre que su origen sea de un centro de su área de referencia.

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Las solicitudes de derivación y de pruebas funcionales dispondrán de cinco estados: • • • • •

No tramitada. Diferida Con cita. En pasivo Enviada al concierto (no aplica para solicitudes sucesivas)

Mientras que las pruebas por imagen, al estar compuestas por una solicitud y n pruebas, tienen estados diferentes en la solicitud y la prueba y estos estados son:

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Estados de las solicitudes: 1. Sus pruebas están como no asistidas o no realizadas. 2. Pendiente de resultados. Todas sus pruebas están como pendiente de resultados o alguna/s como no realizada o no asistida y han pasado más de 15 días desde la fecha de la cita. 3. Pendiente de leer informe. Algunas de sus pruebas está como pendiente de leer informe. 4. Pendiente de informar al usuario. Algunas de sus pruebas está como pendiente de informar al usuario o alguna/s como no realizada o no asistida y han pasado más de 15 días desde la fecha de la cita. 5. Cerrada. Todas sus pruebas están cerradas. 6. Anulada. Todas sus pruebas están anuladas. 7. Pasiva. El registro la ha puesto a pasiva o todas sus pruebas están pasivas. 8. Pendiente de respuesta del RIS Estados en los que se puede encontrar una prueba: 1. Pendiente de cita.(no se ha asignado cita) 2. Pendiente de confirmación. (La fecha de la cita ya ha pasado y no hemos recibido aún la confirmación de la asistencia o no a la cita). 3. No asistida. Hemos recibido del Ris la confirmación de la no asistencia a la cita. 4. No realizada. Hemos recibido del Ris la confirmación de la no realización a la prueba (aunque el usuario si haya asistido). 5. Pendiente de resultados. Hemos recibido del Ris la confirmación de la asistencia a la cita. 6. Pendiente de leer informe. El informe asociado a la prueba está pendiente de leer. 7. Pendiente de informar al usuario. El informe asociado a la prueba está pendiente de informar al usuario. 8. Anulada. Ha sido anulada por el Ris por indicación del radiólogo. 9. Pasiva. El registro la ha puesto a pasiva porque el usuario ha solicitado la garantía por cumplimiento de plazo y se le ha aceptado 10. Cerrada. Su informe está leído e informado al usuario. 11. No citada 12. Pendiente de respuesta del RIS 13. Pendiente de citar

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Nota: Teniendo en cuenta que en pruebas por imagen, cada solicitud puede tener varias pruebas, y que en el listado de solicitudes aparecerá un registro por cada prueba de la solicitud, la equivalencia entre los estados contemplados en citación y los presentes en pruebas por imagen es: Estado solicitud 1 2

Pasada Sin seguimiento Pasada con seguimiento

Estado petición

Estado prueba

3,4,5,6,7,10

Futura

Pendiente de citar

Estado solicitud 2

No tramitada

Estado petición 1

Diferida

Con cita

Pasivo

1,11,12 y 2 con fecha de cita < hoy 2 con fecha de cita >=hoy 13

Estado prueba 3,4,5,6,7,10 1,11,12 y 2 con fecha >1 de cita < hoy 2 con fecha de cita >=hoy Estado Petición = 9 ó Estado Prueba = 11 ó Estado Prueba = 8

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4.4.2. Agendas

¿Cómo llegar? Gestión de citas – Agendas

Figura 18. Agendas Desde esta opción de menú se gestionan todas las agendas de un centro o unidad funcional.

Dicha función se realiza siguiendo los pasos descritos a continuación:

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Seleccionar en el primer combo la unidad a la que pertenece la agenda. Elegir el tipo de agenda que se desea gestionar: Por profesional. Hay que seleccionar en el mismo orden que aparecen: Profesional. Actividad. Tarea (Opcional).

Por agenda dispensarizada. Seleccionando en el orden que aparecen: Agenda. Actividad. Tarea (Opcional). Ubicación (Opcional).

Las siguientes casillas de verificación condicionan el modo de presentación de la agenda:

Excluir festivos, se presenta marcado por defecto, por lo que no aparecerán los días festivos para la gestión.

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Todas, aparece desmarcado por defecto. Al marcarlo se mostrarán las citas excluidas y reservadas.

Finalmente se pulsa el botón y se obtendrá una tabla en cuyas filas se representan por días las distintas citas para un profesional / actividad, ocupadas o no. La agenda del día se obtiene del modelo Excepcional (por días, por período o de sustitución) si lo hubiera, y si no, del modelo General vigente ese día. De él se toma el tramo activo correspondiente a la actividad seleccionada y al día de la semana que corresponda y las citas existentes para ese día / tramo y actividad. Nota Las agendas que se podrán seleccionar dependerán del centro y unidad funcional desde el que hayamos accedido a la aplicación. Además se pueden realizar otras operaciones: . Si se selecciona una columna lo que hace es que Expandir columnas, desmarcado por defecto, se muestran junto a las citas el nombre del usuario citado. Bloquear la agenda, impidiendo que se asignen citas desde la ventana de citación o desde la misma de gestión de agenda abierta desde otro puesto del centro en el periodo comprendido entre las fechas que se indica para el profesional o la actividad seleccionada.

Desbloquear. La agenda se desbloquea automáticamente cuando se sale de la ventana de Gestión de agendas, o pulsando Desbloquear que aparece en lugar de Bloquear cuando una agenda está bloqueada.

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Refrescar, que actualiza los datos con las modificaciones que pueda haber realizado otro operador. Modificar la fecha inicial y el número de días mostrados que, por defecto, son respectivamente la del día actual y el parámetro correspondiente asociado al centro, especificado en “Configuración – Unidad – Parámetros - Unidad base de tiempo para la gestión de agendas y citas”. Si se marca la casilla de verificación Última cita se toma como último día mostrado el último para el cual existe una cita asignada de la agenda que se está tratando.

Sobre la agenda que se presenta se pueden realizar las siguientes operaciones después de seleccionar una o varias citas del día de la fecha o de días posteriores (se indica el número de citas seleccionadas en cada momento): , incorpora nuevas citas no comprometidas en la agenda con la misma hora de Insertar inicio que la seleccionada. Se añaden tantas citas libres como número se indique, teniendo las nuevas citas la misma duración y tarea, si procede, que la señalada. Excluir una o varias citas , que se han señalado previamente, con lo que no se ofertarán para citar. Las citas cambiarán de estado y se presentarán en gris, aunque no serán visibles si no está activa la casilla para mostrar todas las citas: Anular una o varias citas ocupadas de citas”.

. Las citas anuladas se almacenan en el “Contenedor

Reubicar una o varias citas de forma manual, para lo que hay que seleccionar las citas deseadas, pulsar para cortarlas, seleccionar una cita de destino y pulsar necesario bloquear la agenda previamente.

. Para realizar una reubicación será

Reubicar (Diferido) , con lo que las citas pasan al contenedor de citas como pendientes de reubicar y las citas que ocupaban pasarán a estar libres. Reservar las citas seleccionadas

, que cambian de estado y se muestran en rojo, si

tenemos activa la opción de que nos muestre todas las citas,

Liberar una o varias citas reservadas o excluidas que hayan sido seleccionadas que cambiarán de estado y se muestran en verde como citas libres. Ver las propiedades de una cita pulsando sobre el botón

, con lo

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Notas: Siempre que se reubique o anule una cita se entenderá que las causas son debidas al centro a la hora de la comunicación con Registro de Garantías. Para imprimir el cambio no se podrá hacer desde gestión de agendas, tendremos que ir al contenedor de citas y buscar en “Pendientes de informar” ó generar un lote desde el gestor de cartas si es especializada. Las citas reubicadas en la misma agenda que no “quepan” van al contenedor y si es en otra agenda, se quedan en la agenda original. Las citas insertadas no se podrán excluir aunque estén libres, pero sí reservarlas. Si no se desea ofertarlas habrá que eliminarlas seleccionándolas y pulsando

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4.4.3. Contenedor

¿Cómo llegar? Gestión de citas – Contenedor

Figura 19. Contenedor

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En el contenedor se recoge el conjunto de las citas que en cada momento están en alguno de los siguientes estados:

Reubicadas: Aquellas citas a las que ya se les ha asignado una nueva cita para otra hora, día o agenda diferente. Pueden provenir de la opción de Citación o de Gestión de Agendas. Anuladas: Citas que han sido anuladas desde la Gestión de Agenda. Pendientes de reubicar: Citas marcadas desde Gestión de Agendas para ser reubicadas. Eliminadas: Aquellas citas eliminadas desde Citación o anuladas desde la Gestión de Agendas. Como además estos estados pueden estar o no informados al usuario, la información puede ser mostrada de la siguiente manera: Pendientes de informar al usuario: Citas que han sufrido algún cambio de estado (incluye citas reubicadas y anuladas), el cual no ha sido comunicado al usuario. Pendientes de reubicar: Citas marcadas desde Gestión de Agendas para reubicarlas. Pendientes de Reubicar y Anuladas: Se muestran tanto las pendientes de reubicar como aquellas que han sido anuladas. Registro de eliminadas/informadas: Citas que han sido reubicadas o anuladas y el usuario ya ha sido informado de dicho cambio y, citas eliminadas que, por haber sido eliminadas desde Citación, el usuario ya ha sido informado. Estas selecciones se realizan en la parte superior de la ventana y son las que determinan las diferentes citas que se van a mostrar. Los estados de estas citas que se visualizan aparecen en un color más claro que el resto con el texto del mismo color que tendrán las citas que se muestren.

En la gestión del Contenedor de Citas se pueden realizar otras operaciones:

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Modificar la fecha inicial y el número de días mostrados que, por defecto, son respectivamente la del día actual y el parámetro correspondiente asociado al centro, “Configuración – Unidad – Parámetros - Unidad base de tiempo para la gestión de agendas y citas”. Se puede indicar que se muestren Todas, en cuyo caso se toma como último día mostrado el último para el cual existe una cita asignada de la agenda que se está tratando.

Marcar todas las citas. Desmarcar todas las citas. la cita.

Imprimir el informe de citas anuladas, con la información referida al paciente al que se le anuló

Imprimir cartas a los usuarios para informarles de la modificación de su cita. Al Imprimir las cartas primero se crea un lote con las citas seleccionadas, para más información vea el apartado 4.4.5

Al cerrar la ventana del gestor de lotes, aparece un mensaje informativo por si es necesario volver a imprimir el listado.

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Refrescar

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, que actualiza los datos con las últimas modificaciones realizadas.

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Además, mediante la Gestión del Contenedor, se permite realizar distintas operaciones según el estado de las citas que figuran en el contenedor: Eliminar una o varias citas pendientes de reubicar, que quedan en el contenedor como eliminadas. Reubicar, tras señalar las citas que se pretenden reubicar. Al pulsar el botón aparece una nueva ventana de Gestión de Agenda donde se pueden reubicar las citas. Se realiza la reubicación manual que se vio en la gestión de agendas, con la salvedad de que ya se tienen las citas a reubicar, por lo que no hace falta cortarlas. Informar al usuario que consiste en registrar el hecho de que el usuario ha sido informado, ya sea vía telefónica o por cualquier otro medio. Te permite imprimir las citas del Usuario. Salir al pulsar éste icono salimos de la pantalla.

Todas estas operaciones pueden ser realizadas sobre las citas existentes en el Contenedor para el Centro Físico y / o la Unidad Funcional seleccionadas en el inicio, mientras que en el caso de Gestión de Usuarios es posible filtrar también por Unidad Funcional.

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4.4.4. Reubicación masiva

¿Cómo llegar? Gestión de citas – Reubicación

Figura 20. Reubicación

Esta opción permite reubicar automáticamente una serie de citas asignadas un día y hora al mismo día y hora (siempre que sea posible), de manera que, por ejemplo, permite que si un especialista no va a acudir un día por algún motivo, se puedan reubicar todas sus citas de ese día masivamente (en una sola operación) hacia otro especialista de la misma Unidad Funcional en el mismo día o, por ejemplo, para modificar un tramo de la agenda de un profesional que ya tiene citas asignadas y se quieren mantener esas citas. En ambos casos, se envían al contenedor las citas asignadas a esa agenda, a continuación se cambia la agenda de destino y, por último, se vuelven a reubicar mediante el reubicador automático todas las citas pendientes de trasladar de la agenda origen. Se intenta reubicar siempre en el mismo día y hora, pero si no se encuentran huecos a la hora concreta buscará en la siguiente media hora un hueco disponible. En caso de no encontrar hueco en ese espacio horario, si se activa el recuadro de “Insertar”, se insertarán las citas dentro de ese horario, nunca después. Se podrá realizar la selección de citas a reubicar con los siguientes criterios, siempre dentro de un mismo Centro (si es primaria) o Unidad Funcional (si es especializada): Seleccionando una agenda en el árbol de la izquierda, se cogen todas las citas de la agenda, independientemente del día, actividad y de cualquier otro criterio. Eligiendo, además, un día determinado, se toman todas las citas de esa agenda independientemente de la actividad para ese día.

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Si se selecciona la actividad, estarán todas las citas pendientes de reubicar de esa agenda, ese día y esa actividad.

Además, se permite forzar la inserción de citas, en caso de que no haya huecos disponibles, marcando la casilla de verificación citas, marcando la opción

o, incluso, usar las citas reservadas para la reubicación de las .

Una vez seleccionada la opción que se quiera dentro del árbol se permite: Seleccionar o deseleccionar todas las citas de una vez con los botones destinados a ello

y seleccionar una agenda diferente donde reubicar las citas.

para ver la agenda en la cuál vamos a reubicar las citas y gestionarla para una correcta reubicación, adaptándose mejor a nuestras necesidades.

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Actualizar los datos modificados por otros operadores mediante el botón

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Reubicar las citas de forma automática para la misma hora y día o un máximo de media hora después en la agenda seleccionada de destino pulsando el botón

4.4.5. Gestor de lotes de impresión de cartas

¿Cómo llegar? Gestión de citas –Lotes

Figura 21. Lotes Desde esta opción podremos imprimir documentos de asignaciones ó anulaciones de cita que estén pendiente de imprimir (es decir, que nunca se hayan impreso) en un centro de Salud o una Unidad, teniendo en cuenta que sólo se puede imprimir aquello que se haya mecanizado en ese Centro ó Unidad. Si se conecta desde una Gestión de Usuarios es posible generar lotes de cartas de citas mecanizadas desde cualquier Unidad de esa área. Esta gestión de Impresión consistirá en la generación de un lote que contendrá diversos informes pendientes de imprimir, y que posteriormente podrán ser impresos o enviados en un fichero. Esta opción de menú estará accesible para el perfil Operador con gestión.

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En la ventana aparece por defecto el nombre de la ubicación en la que nos hemos logado, especificando la unidad y el centro físico y a continuación muestra el listado de los lotes del centro. El filtrado de los lotes puede hacerse pulsando en los siguientes botones: , donde se muestra los lotes creados por el mismo operador: Si está asociado a la unidad en la que se ha logado el operador con el icono Si está asociado a otra unidad centro con el icono

, donde se muestran los lotes pertenecientes al centro físico: Si está asociado a la unidad en la que se ha logado el operador con el icono Si está asociado a otra unidad centro con el icono

, donde se muestran los lotes pertenecientes a la unidad: Si está asociado al centro en el que se ha logado el operador con el icono Si está asociado a otro centro con el icono

, donde se muestran todos los lotes de la unidad y el centro físico

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Los campos que describen los lotes son: Nº del lote. Fecha en que se generó el lote. Operador que generó el lote, colocando el puntero del ratón sobre (si el operador logado es el mismo que el que ha generado el lote), o sobre (si el operador logado es distinto del que ha generado el lote). Tipo de solicitud. Tipo de documento. Nombre del lote. Nota del lote. Información sobre si se ha impreso. Información sobre si se ha exportado a un fichero. Nº de documentos. Las operaciones que se pueden realizar sobre esta ventana son: Modificar los datos del nombre del lote y la nota que aparecerá en las cartas pulsando el botón

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Eliminar un lote no haya sido impreso ni exportado a un fichero utilizando el botón

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Ver el listado de documentos que componen un lote, para ello se pulsa sobre el número del lote.

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La información que nos muestra esta ventana es: Check de selección Fecha de generación del documento (Debe corresponder con la fecha de la operación que generó el documento) Tipo de solicitud. Fecha de la cita. Tipo de petición: Consultas Externas (aparecerá en color azul) Pruebas funcionales (aparecerá en color verde) Identificador, al pulsar sobre él aparece una ventana de información del usuario.

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Desde esta ventana las operaciones que se pueden realizar son: Ver si los documentos están caducados mediante el icono dos motivos:

, los documentos caducados aparecen por

Si el documento nunca se imprimió y posteriormente ocurrió un cambio en su estado (anulación y . reasignación de la cita...) aparecerá como Si el documento se imprimió y posteriormente ocurrió un cambio en su estado (anulación, reasignación de la cita...) y se ha incluido en otro lote, aparecerá como . Ver el impreso: para ello se pulsa en el icono

que aparece en la segunda columna del listado.

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Las opciones de previsualización de la impresión de cartas, permite imprimir en modo carta pulsando , imprimir en formato folio con Si el usuario se encuentra delante al entregarle la carta y especialmente si se selecciona libre elección de médico o fecha preferida por usuario, debe marcarse la firma del usuario centro se quede con una copia firmada por el usuario.

para que el

Imprimir todo el lote

Imprimir solo una selección, imprime aquellos documentos que se tengan marcado el check de selección

Al aceptar queda marcado con

las solicitudes que han sido impresas.

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Excluir documentos del lote, siempre que no se haya impreso todavía

Marcar o desmarcar todos los elementos que componen el lote.

Generar un fichero de todo el lote: Solo será posible exportar todo el lote, no se permite exportar una selección.

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Verificar el estado de los documentos.

Configurar la página , desde el botón se verá la configuración que debe tener la página para que los datos domiciliarios del usuario se vean correctamente.

Notas: Antes de empezar a imprimir el primer informe de cada lote, se imprime una hoja con el número de lote, la fecha y los criterios de filtro del lote por ejemplo, para que si se imprime más de un lote, se puedan identificar fácilmente.

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Cuando se imprime un lote, si hubiera fallado el envío a la impresión de algún documento por algún motivo, se mostrará qué documentos han fallado, pudiéndose intentar volver a imprimir estos documentos ó pudiendo excluirlos. Cuando estos documentos se excluyen, generan un nuevo lote con el mismo nombre de lote pero donde se indica que son documentos que han dado error, y aparecerán en la consulta de lotes en color rojo. 4.4.6.

Impresiones (cartas y etiquetas)- Gestor de lotes:

• • •

La impresión de citas de especializada saldrá por defecto en modo carta. Impresiones de especializada: Se modifica el formato de carta para que aparezcan los datos de la cita más grande. Gestor de lotes de impresión de cartas.

Crear un nuevo lote Esta generación de un lote consistirá en la generación de un lote que contendrá diversos informes pendientes de imprimir, y que posteriormente podrán ser impresos o enviados en un fichero. Será una nueva opción del menú que será accesible para el perfil de operador con gestión. Para crear un nuevo lote hay que seguir los siguientes pasos: Pulsar el botón

. Y aparece la ventana que se muestra a continuación

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Paso 1: Completar los criterios de selección, que son: Unidad de destino de la cita: Centro de destino la cita Tipo de solicitud

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Tipo de documento:

Filtro de fecha de cita:

Paso 2 Generar el lote introduciendo el nombre con el que se desea que se guarde el nuevo lote y pulsar . Una vez generado el lote muestra información del estado del nuevo lote: el botón

En la creación de lotes hay que tener en cuenta que: Unidad de destino la cita (filtro obligatorio y que se carga por defecto con el valor de conexión), esto es: la generación de los lotes se podrán generar en las Unidades de destino de la cita, por ejemplo, los lotes de citas dadas en una agenda de primaria (por ejemplo una prueba funcional realizable en primaria) se generarán en el centro de salud, si las citas se dan en agendas de especializada, el lote se generará en el centro destino de la cita. Caso 1: Si se conecta desde un centro de primaria, el único valor posible sería el del centro de primaria. Caso 2: Si se conectan a Citación desde una Unidad Funcional (que el segundo combo sea una UF), en este filtro se cargará esa Unidad. Caso 3: Si se conecta desde Gestoría de Usuarios (segundo combo es Gestoría de usuarios y por tanto el tipo de Unidad en Estructura es de Atención al Usuario y el tercer combo es ‘Todas las unidades’) El valor que aparecerá es un filtro que deberá contener todas las unidades del área a la que pertenece la gestoría de usuarios conectada, incluyéndose ella misma. Es obligatorio que se informe una Unidad Concreta en dicho filtro.

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Si se conecta desde Gestoría de Usuarios donde el segundo combo es Gestoría de usuarios y por tanto el tipo de Unidad en Estructura es de Atención al Usuario y el tercer combo es una Unidad Funcional en concreto, el valor que aparecerá en el filtro es el de la Unidad Funcional. Centro físico de destino de la cita Para el caso 1: Será el mismo Centro de Primaria Para el caso 2: Se cargarán los centros asociados a la Unidad Funcional. Se debe incluir un valor en el combo que sea Todos. Para el caso 3: Será necesario cargar todos los Centros físicos asociados a todas las Unidades del área de forma que este filtro debe ser dependiente del anterior de manera que se mostrarán aquellos vinculados a la Unidad seleccionada en el filtro anterior en cada caso. Debe existir la opción de Todos para cada Unidad. Tipo de solicitud: Este campo podrá tener los siguientes valores: Consultas Externas Pruebas Funcionales Tipo de Documento: Asignación /Reubicación Anulación /PTE de reubicar En el caso de anulaciones/PTE de reubicar ,los lotes se generarán en las unidades funcionales y centros físicos de destino de la cita que se anuló. Filtro por fecha de cita. Este filtro permite definir de forma independiente tanto una fecha inicial (“Desde”) como una fecha fin (“Hasta”), de forma que se pueden establecer rangos para seleccionar aquellos documentos que tengan la fecha de la cita comprendida en el periodo especificado ó aquellos documentos de anulación cuya fecha de cita anulada está en ese rango. Opcionalmente además es posible incluir una observación a todas las cartas del lote. Esta generación de lotes realiza un filtro teniendo en cuenta que: Si una cita ha sido anulada y a continuación reubicada, sólo debe imprimirse la asignación. Si hay un documento de una cita pasada en tiempo, este no se incluirá en los lotes. Si para un mismo usuario hay más de un documento de asignación (se ha reubicado la cita más de una vez), sólo se imprimirá la última. Si la última no está entre la selección, no se imprimirá ninguna. Los documentos de anulación se imprimen siempre, salvo si hay una asignación posterior. Los documentos de solicitudes pasivas no se muestran en los lotes.

Si se desea ver el listado resultante de la selección hay que pulsar el botón

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Impresión (Gestor de lotes de impresión de cartas) ¿Cómo llegar? Gestión de citas – Impresión Desde esta opción podremos imprimir todo aquello que esté pendiente de imprimir en un centro de Salud o una Unidad, teniendo en cuenta que sólo se puede imprimir aquellas citas cuyo destino sea la Unidad funcional o el centro de salud donde estamos conectados. Esta gestión de Impresión consistirá en la generación de un lote que contendrá diversos informes pendientes de imprimir, y que posteriormente podrán ser impresos o enviados en un fichero. Esta opción de menú estará accesible para el perfil Operador con gestión:

En la ventana aparece por defecto el nombre de la ubicación en la que nos hemos logado, especificando la unidad y el centro físico y a continuación muestra el listado de los lotes del centro, si se desea ver los lotes de la unidad hay que pulsar sobre . Si el listado es de los lotes de la unidad y se desea ver los lotes del centro hay que pulsar .

Los campos que describen los lotes son: Nº del lote. Fecha en que se generó el lote.

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Operador que generó el lote, colocando el puntero del ratón sobre que ha generado el lote.

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aparecerá el nombre del operador

Tipo de solicitud. Tipo de documento. Descripción del lote. Información sobre si se ha impreso. Información sobre si se ha exportado a un fichero. Nº de documentos.

Las operaciones que se pueden realizar sobre esta ventana son:

Eliminar un lote no haya sido impreso ni exportado a un fichero utilizando el botón

Ver el listado de documentos que componen un lote, para ello se pulsa sobre el número del lote .La información que nos muestra esta ventana es:

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Check de selección Fecha de generación del documento (Debe corresponder con la fecha de la operación que generó el documento) Fecha de la cita Tipo de solicitud: Consultas Externas (aparecerá en color azul) Pruebas funcionales (aparecerá en color verde) Identificador.

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Desde esta ventana las operaciones que se pueden realizar son: Ver el impreso: para ello se pulsa en el icono

que aparece en la segunda columna del listado.

Imprimir todo el lote

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Imprimir solo una selección, imprime aquellos documentos que se tengan marcado el check de selección

Eliminar documentos del lote, siempre que no se haya impreso todavía

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Marcar o desmarcar todos los elementos que componen el lote.

Generar un fichero de todo el lote: Solo será posible exportar todo el lote, no se permite exportar una selección.

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Configurar la página

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Notas: Antes de empezar a imprimir el primer informe de cada lote se imprime una hoja con el número de lote, la fecha y los criterios de filtro del lote por ejemplo, para que si se imprime más de un lote, se puedan identificar fácilmente.

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Consulta de lotes Además existe una consulta de lotes, donde por defecto se muestran los 10 últimos lotes generados desde el Centro de Salud ó desde la Unidad y Centro de Conexión. Las posibles consultas son para un operador de especializada: o o o o

Mis lotes: Lotes generados por el operador que está consultando Lotes del centro: Lotes generados por el centro físico desde el que se ha entrado en Citaweb. Lotes de la Unidad: Lotes generados desde la Unidad funcional desde la que se ha entrado a Citaweb, independientemente del centro físico. Lotes del centro/Unidad: Lotes generados desde la Unidad funcional y Centro físico desde la que se ha entrado a Citaweb.

Las posibles consultas son para un operador de primaria: o

Lotes del centro: Lotes generados por el centro físico desde el que se ha entrado en Citaweb.

Impresiones de cartas de especialistas: Se modifica el formato de carta, de forma que la firma de usuario sea opcional ponerla, una vez que se muestra la carta a imprimir, de forma que si el usuario está presente se ponga la firma, en caso contrario no aparecerá el pie de firma. Se cambia también el texto de Fecha y sello, por la fecha del día de impresión y se pone “(sello del centro)” debajo. Además se cambian un poco los textos de las cabeceras para que sean más claros. Por otro lado se incluye también la posibilidad de incluir una observación en la carta, cuando se imprime por lotes.

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4.4.7. Revisiones: Asignación de citas de Revisiones, migración de dietarios

¿Cómo llegar? Gestión de citas – Revisiones

Figura 22. Revisiones Esta opción es igual a la de Atención al usuario/ Citación pero tiene algunas diferencias, cuya finalidad es mejorar la rapidez de cara a poder migrar los dietarios. Las peculiaridades de esta opción son dos: Por un lado no modifica la agenda seleccionada previamente al cambiar de usuario sino que lo mantiene fijo. Así si observamos la ventana nos aparece un check debajo de los combos de agenda que dice, mantener agenda. Si se deshabilita el check, entonces refrescaría los valores cada vez que se cambia de usuario al igual que ocurre desde Atención al usuario / Citación.

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Por otro lado si el usuario seleccionado no tuviera ninguna solicitud en el sistema para la Unidad seleccionada, al citar una revisión, permite hacerlo sin levantar una solicitud. Si tuviera alguna pero que no sea “futura” en esa Unidad (entendiéndose por futuras solicitudes no tramitadas, diferidas ó con cita en un día mayor o igual al día en que se está haciendo la consulta) aparecerá una con los datos rellenos y si ya tuviera alguna sin cita o con cita futura, aparecerá un mensaje como el que aparece a continuación, obligando a revisar las solicitudes que ya tenga el usuario, para evitar duplicidades.

Así es posible ir migrando agenda por agenda, todas las citas de revisión que estén en dietarios. Nota: Si se ha asignado una de esta forma no se puede asignar una segunda para ese usuario porque la solicitud queda cargada. 4.5.

Configuración del centro / unidad

¿Como llegar? Configuración del centro-Configuración

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Figura 23. Configuración Una Actividad es aquello que puede realizar un profesional en relación con los usuarios, que se ordena en la agenda del profesional que la realiza y se registra mediante los procesos de citación. Las actividades pueden ser de distintos tipos, que también llamaremos tareas. Cada tarea tiene asociada una duración determinada, configurable por cada profesional. Ejemplos de actividad serían Consulta de Medicina General o Consulta de Especialista, y de tareas serían Consulta administrativa o Primera consulta procedente de Atención Primaria. Existen actividades que pueden ser ofertadas al usuario sin necesidad de la identificación del profesional que las va a realizar, las agendas que tienen esta particularidad las llamaremos dispensarizadas. Para otras, sin embargo, es preciso identificar al profesional que las va a realizar (por ejemplo, las consultas de medicina general o pediatría, consultas externas, etc.) en este caso serán agendas de Profesionales. Por último existen agendas asociadas a un equipo de profesionales, pudiendo indicar en cada tramo qué profesional/es van a pasar consulta. La asignación de citas se realiza dependiendo de modelos de agenda dispensarizada (para las primeras), de modelos de agenda de un profesional (para las segundas) y modelos de agenda para equipos de profesionales (para las terceras). Un mismo profesional no podrá realizar dos actividades diferentes (aplicadas en tramos horarios) a la misma hora. Un modelo de agenda de un profesional es la forma en que se organizan las actividades que desarrolla un profesional a lo largo de la semana: cuáles desarrolla cada día y entre qué tramos horarios las realiza. El tiempo reservado a cada actividad puede estar, a su vez, estructurado en subtramos para la realización de una o varias tareas asociadas a la actividad. Un modelo de agenda dispensarizada (para aquéllas realizadas indistintamente por varios profesionales) es la forma en que se realiza la actividad: en qué tramos horarios se realiza por cualquiera

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de los profesionales que la hace. Cada tramo horario puede estar, a su vez, estructurado en subtramos para la realización de una o varias tareas asociadas a la actividad. Un modelo de agenda de un equipo de profesionales es la forma en que se organizan las actividades que desarrolla el equipo profesional a lo largo de la semana: cuáles desarrolla cada día y entre qué tramos horarios las realiza. En todos los casos, se contempla un modelo de agenda general, cuya aplicación es desde la fecha de creación hasta que éste se inhabilita pasándolo a un histórico, y varios modelos excepcionales cuya aplicación se realiza en un periodo de fechas determinado, y prevalece sobre el modelo general únicamente durante este periodo. Los modelos excepcionales no se pueden solapar y pueden ser de tres tipos: Excepcionales por periodo, por días o por sustitución. 4.5.1. Unidad: actividades, tareas, calendario y parámetros 4.5.1.1. Actividades que desarrolla el centro

¿Cómo llegar? Configuración del Centro – Configuración – Unidad – Actividades Las actividades están clasificadas en: Actividades de Primaria. Actividades de Consultas Externas (Especializada).

Si se trata de un Centro de Primaria o una Unidad Funcional se mostrará la lista de actividades correspondiente, mostrando el tipo de profesional asociado a cada actividad, de la que será posible: Asociar cualquier actividad al Centro de Primaria que está operando, o a la Unidad Funcional del área hospitalaria de conexión. Estas actividades marcadas son las que aparecerán más adelante para poder asociarlas a un profesional o actividad dispensarizada.

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Eliminar cualquier asociación existente. Si una actividad está asociada a modelos de agendas activos no se podrá desactivar. Consultar las actividades, ya estén en uso o no. Imprimir la consulta. Pulsando sobre el botón Imprimir. Tareas que desarrolla el centro

¿Cómo llegar? Configuración del Centro – Configuración – Unidad – Tareas. Las tareas estarán definidas en función del tipo de asistencia que puede ser: De Atención Primaria. De Consultas Externas.

En este apartado se permite: Asociar cualquier tarea al centro que está operando, marcando el check. Eliminar cualquier asociación existente, siempre que no esté asociada a alguna de las agendas activas del centro. Consultar: Aparece en el momento que se selecciona la opción de Actividades en la pestaña y se corresponde con la pantalla mostrada arriba. Imprimir la consulta.

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4.5.1.3. Configuración del Calendario

¿Cómo llegar? Configuración del Centro – Configuración – Unidad – Calendario Permite configurar, para el año actual o posteriores, cuáles son los festivos locales (ya que los nacionales están establecidos desde Servicios Centrales) por Centro Físico.

Para agregar un festivo, pulsamos en Nuevo e introducimos la fecha y el nombre del festivo en el calendario que nos aparece. A continuación pulsamos Guardar.

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Para borrar una fecha introducida solo debemos marcar la casilla y pulsar en el botón Guardar.

Esta opción permite imprimir el calendario de un determinado Centro. Nota: Si en el momento de incluir el festivo local ya hubiera citas, estas quedan ahí. Además ocurre que en especializada se dan de alta por Centro y no por Unidad, es decir que con que se dé de alta desde una Unidad se da de alta para todo el centro de conexión. 4.5.2. Gestión de parámetros de citación

¿Cómo llegar? Configuración del Centro – Configuración – Parámetros.

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Se presentan los valores de los siguientes parámetros y se permite su modificación: Días a partir del día de hoy en los que no se reservan citas para preferentes: Son los días en los que se pueden ocupar los huecos preferentes en caso de que no haya huecos normales disponibles. Es decir si son 3 se pueden insertar citas simples en huecos preferentes en los próximos 3 días; de esta manera no se dejan huecos sin cita. Días máximos a partir de los cuales los operadores externos pueden citar. Días mínimos a partir de los cuales los operadores externos pueden citar. Diferencia máxima de tiempo permitida para citas coincidentes. Mensaje del centro para el ticket de cita previa: Este parámetro aplica sólo para el Ticket de citas en Atención Primaria. Minutos de duración de la cita: Se toma este valor por defecto en los modelos de agenda. Éste aparecerá como valor predeterminado en la configuración de tramos de los modelos de agenda, pero podrá ser modificado para cada tramo. Número máximo de días a buscar en cada ciclo para la búsqueda automática de la primera cita libre,

. El total de días es el producto de este parámetro y el siguiente.

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Número máximo de veces a buscar en la búsqueda automática de la primera cita libre, junto al parámetro anterior determina el plazo de tiempo que se buscará en las agendas una cita libre de forma automática. Permite mover una cita a un tramo que no tenga la misma tarea original asociada (para AP): Sí o No. Unidad base de tiempo para la gestión de agendas y citas. Este es el valor por defecto que aparece en la ventana de Citación y Gestión de Agendas, aunque es posible modificarlo en ambos casos. Corresponde a los días mostrados de la agenda desde el día seleccionado. Es decir si fuera 7 y se desea ver la agenda a partir del día 1 de diciembre, se mostrará la agenda del 1 al 7 de diciembre, ambos inclusive. Teléfonos del centro para cita previa (para AP): Teléfonos, de uno a tres, que aparecerán en el ticket del usuario para la petición de citas. Estos parámetros se aplican al Centro de Salud si se conecta desde Primaria o a la Unidad Funcional si conectamos desde Especializada. Para realizar modificaciones en los parámetros se hará mediante la introducción de los valores nuevos por teclado o bien mediante las flechas que aparecen al lado de los mismos .A continuación habrá que pulsar el botón Guardar. Nota: Se podrán Imprimir todos los parámetros del Centro o Unidad Funcional.

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4.5.3. Profesionales

Como ya se comentó anteriormente, las actividades cometidas por la Unidad Funcional pueden ser realizadas de tres modos diferentes: No se sabe qué profesionales van a pasar la consulta. Siempre la realiza el mismo profesional. La pasa un equipo de profesionales. De esta manera las agendas generadas a partir de esta información se resuelven de la siguiente forma: Agendas dispensarizadas: Sin profesional específico. Agenda de un profesional: Con un profesional determinado. Agenda de un equipo de profesionales: Con varios profesionales. Para poder definir las agendas de profesional y de equipos de profesionales, será necesario definir previamente algunos parámetros como asociar las actividades a los profesionales y definir los miembros de un equipo de profesionales, funciones que serán realizadas en este apartado. 4.5.3.1. Consulta de profesionales.

¿Cómo llegar? Configuración – Profesionales – Profesionales

Existen 3 tipos de consultas: Consulta de todos los profesionales asociados al Centro de Salud o Unidad Funcional. En esta lista no aparecerán aquellos profesionales dados de alta en la parte clínica sino que deben estar dados de alta en MACO en el módulo de Citación. Consulta de profesionales asociados al Centro o a la Unidad Funcional con agendas activas.

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Consulta de profesionales asociados al Centro o a la Unidad Funcional con actividades asociadas.

La información mostrada en cualquiera de los 3 casos anteriores es: el Nombre del profesional, indicador de si posee agendas activas o no, indicador de si tiene actividades asociadas y el tipo de profesional. Para que el profesional aparezca deberá estar dado de alta en el módulo de MACO para ese Centro / Unidad.

Nota: Se podrán Imprimir dichas consultas. Asociación de Actividades a profesionales

Este apartado define las actividades que realiza un profesional, y cual de ellas es la más frecuente, para que en la ventana de citación aparezca en primer lugar en el listado de actividades. Para el profesional seleccionado se muestra la lista de las actividades desarrolladas en el centro, estando señaladas aquéllas que se encuentran asociadas al profesional. Aquí se pueden realizar las siguientes operaciones: Asociar al profesional actividades no marcadas en la lista, especificando la modalidad de la agenda (agenda por profesional o por actividad dispensarizada) e indicar si será su actividad más frecuente.

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Eliminar la asociación del profesional a alguna actividad marcada, siempre y cuando se cumpla que el profesional no tenga agendas activas con citas comprometidas para esa actividad en su agenda. La Consulta de actividades asociadas al profesional. Por defecto muestra todas las actividades del centro que pueden asociarse al profesional, indicando en ambos casos: la actividad, si está asociada al profesional, si está en uso y si es la actividad más frecuente, que es la que aparece por defecto en primaria cuando se carga el médico de cabecera del usuario, pero también permite consultar sólo las asociadas al profesional:

Notas: Se podrán Imprimir las consultas. Desde la ventana de asociación de actividades al profesional, hay que pulsar Volver, para regresar a la consulta de profesionales.

4.5.3.2. Definición y Gestión de equipos de profesionales

¿Cómo llegar? Configuración del Centro – Configuración Profesionales – Equipos de Profesionales.

Permite la generación de equipos de profesionales y asociarles profesionales. En este apartado las funciones que se pueden realizar son las siguientes: Consultar los equipos de un Centro o Unidad Funcional. Permite consultar todos o sólo los que tengan agendas con citas. Los datos mostrados son: Nombre, descripción y si tiene agenda generada. Aparece automáticamente al entrar en Profesionales- Equipos de profesionales. Es posible visualizar sólo los equipos activos, cambiando la opción del menú desplegable situado en la parte superior.

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Creación de un nuevo equipo: Pulsando el botón Nuevo se puede crear un equipo nuevo. Los pasos a seguir son: Asignar un nombre y una descripción al mismo. Asociar los profesionales al equipo. Una vez asociados todos los profesionales que conforman el equipo pulsar sobre el botón Guardar. Consulta y modificación de los profesionales que componen un equipo pulsando sobre el nombre del equipo deseado. La modificación de un equipo de profesionales es similar al método de creación. Imprimir la consulta.

Nota: Desde la ventana de profesionales de un equipo, al pulsar Volver se regresa a la consulta de equipos del Centro / Unidad. 4.5.3.3. Cambio de profesional para una agenda

¿Cómo llegar? Configuración del Centro – Profesionales – Agendas de un profesional (gestión) Permite pasar los modelos de agenda de un profesional a otro a partir de una fecha dada. Además posibilita la impresión de cambio de profesional donde viene indicado la fecha en la que se cambia de profesional y cuál es el nuevo profesional de la agenda.

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Los pasos a seguir son los siguientes: En primer lugar hay que poner en estado pasivo al profesional, seleccionando una fecha fin. A continuación pulsar en y aparecerá una nueva ventana donde habrá que seleccionar el profesional al que se va a traspasar la agenda. Se puede seleccionar un profesional con agendas en otra Unidad, siempre que no haya solapamientos entre las agendas. Los profesionales que aparecen son aquellos que: o

No tengan ninguna agenda en el centro, esté activa o pasiva.

Si tienen en otro centro, todos sus modelos estén pasivos en la fecha de cambio de agenda.

Guardar el cambio de profesionales a través del botón

Notas: Nunca pasar a pasivo la agenda original Desde la pantalla de profesionales de un equipo, al pulsar Volver, se regresa a la consulta de profesionales del Centro / Unidad.

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4.5.4. Autorización, accesibilidad y defecto

En este apartado se reúnen las funciones que permiten definir los grupos de accesibilidad de Primaria para citar en Especializada, los Centros o Unidades Funcionales autorizados a citar para Primaria y Especializada respectivamente y las agendas por defecto. 4.5.4.1. Gestión de Centros autorizados a citar

¿Cómo llegar? Configuración del Centro – Configuración – Autorización, accesibilidad y defecto – Gestión de unidades autorizadas a citar.

Permite configurar los Centros y/o Unidades Funcionales a los que daremos acceso a citar en nuestras agendas. Para ello sólo habrá que pulsar en y elegir una Unidad Funcional o un Centro. Una vez seleccionado el Centro o Unidad Funcional final habrá que decidir si se quiere dar acceso a todas las agendas o si se va a dar acceso por tramos, implicando respectivamente que, a priori, estos podrán citar en todas las agendas de esa Unidad Funcional o Centro de Salud o que habrá que darles autorización en cada modelo (por tramo). Si incluimos un centro en un grupo autorizado a citar, se le está dando acceso a citar desde Atención al Usuario – Citación, previa carga de la solicitud, y también desde la opción de asignar cita, informe de derivación, una vez creada la solicitud o, al crearla, tras pulsar el botón

, del .

Las operaciones que permite este apartado son: Añadir un nuevo Centro o Unidad Funcional autorizándolo a citar, a través del botón Eliminar a un Centro o Unidad Funcional dicha autorización. Será necesario marcar la casilla “borrar” y Guardar los cambios realizados. Al eliminar aparecerá el siguiente mensaje:

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Consultar los Centros / Unidades autorizados a citar. La información mostrada es el Centro o Unidad Funcional, área Hospitalaria de la Unidad Funcional si aplica y el tipo de acceso. Imprimir la consulta.

4.5.4.2. Accesibilidad por procedencia: Definición de Grupos de accesibilidad

¿Cómo llegar? Configuración del Centro – Configuración – Autorización, accesibilidad y defecto – Grupos de accesibilidad.

Los grupos de accesibilidad pueden ser Distritos, Zonas Básicas, Centros de Salud, o cualquier combinación de estos. Son grupos definidos en una Unidad Funcional final a los cuales se les puede dar acceso a las agendas de la Unidad Funcional de conexión para poder citar desde los Centros de Salud a Primeras Citas Procedentes de Primaria (PPC) o Acto único procedente de primaria y evitar así que la citación tenga que ser realizada en todos los casos desde el Centro de Especializada. Si se marca el “acceso a todas las unidades” desde esta opción, dará acceso a todas las agendas de esta Unidad Funcional pudiéndose después restringir éste para una o más agendas concretas. Para poder citar desde un centro con accesibilidad será necesario hacerlo desde el detalle de la solicitud; al pulsar la lupa de Cita se abrirá la ventana de citación donde se podrá citar entre los tramos de agendas a los que se le haya autorizado a citar a ese Centro de Salud. Siempre se valida que la tarea sea Primera Consulta Procedente de Primaria (PPC) o Acto único procedente de Primaria. Para crear un grupo de accesibilidad habrá que:

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Pulsar sobre la opción descripción.

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y en la nueva pantalla que aparece asignarle un nombre de grupo y una

Seguidamente le asignaremos al grupo aquellos Centros de Salud, Distritos o Zonas Básicas que deseemos que pertenezcan al grupo de accesibilidad; para ello hay que seleccionar el Centro, Zona . Si se quiere añadir otro Centro, se vuelve pulsar Básica o Distrito y pulsar sobre el botón y se incluye otro centro, distrito, etc.

Cuando se haya terminado de definir el grupo hay que pulsar sobre Por último se puede activar el check de acceso a la Unidad.

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Las operaciones posibles, una vez definidos los grupos son: Consulta de los grupos de accesibilidad por Centro o Unidad Funcional. Haciendo clic en él se mostrará una nueva ventana con sus datos: Nombre del grupo, descripción y tipo de acceso. Alta de un nuevo grupo. Modificación del tipo de acceso: Por Unidad o por tramo. Imprimir consulta. Y para un grupo concreto: Consulta de Centro de Salud, Zonas Básicas o Distritos asociados al grupo. Asociar un nuevo Centro, Zona Básica o Distrito al grupo. Eliminar un Centro, Zona Básica o Distrito al grupo, cuando se realiza esta acción aparece el siguiente mensaje:

Imprimir la consulta. 4.5.5. Modelos: configuración de modelos de agendas 4.5.5.1. Definición y Gestión de un Modelo de Agenda

¿Cómo llegar? Configuración del Centro – Configuración – Modelos.

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El modelo de agenda es el patrón que define las agendas sobre las que trabajarán los profesionales sanitarios de un Centro o Unidad Funcional. Desde este apartado se permite crear o actualizar un Modelo de Agenda: Por Profesional. Por Actividad Dispensarizada. De un Equipo de profesionales (Definidos previamente en el apartado Profesionales) Estos modelos quedarán definidos para el centro (en Atención Primaria) o para la Unidad Funcional (para especializada) de conexión. El caso de una Gestión de Usuarios, con un perfil adecuado (Administrador), podrá configurar los modelos de agendas de todas las Unidades Funcionales que existan en sus centros asociados; ya que en el combo de acceso le aparecerán todas las unidades funcionales de cada Centro de conexión.

Para crear el modelo de agenda los pasos a seguir son los siguientes: Para la agenda dispensarizada: Pulsar en la pestaña correspondiente y seleccionar Nueva.

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Se debe incluir el nombre y la descripción de la agenda y pulsar

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Una vez guardado aparecerá el nombre de la agenda en el lado izquierdo de la pantalla. Si se pulsa sobre él se muestran los grupos de accesibilidad por unidad que serán por defecto todos los Grupos de accesibilidad definidos previamente en el Centro o Unidad como que accede a toda la Unidad.

Si se marca aparecen todos los grupos definidos en la unidad incluyendo los que no se asignaron para toda la unidad, y se pueden marcar aquellos que se desee que accedan a la agenda (con un clic), o que no accedan (dos clic), siendo este valor predominante sobre el definido en la unidad, es decir, si tenía acceso a toda la unidad pero se quita el acceso a esta agenda, no tendrá acceso a la misma. Tras definir los grupos que acceden y no acceden hay que pulsar

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Para una agenda de Profesional: Se selecciona el profesional sobre el que definir la agenda de la lista de profesionales del Centro / Unidad que tienen actividades asociadas. El sistema preguntará si está seguro de querer crear una agenda para el profesional. Una vez pulsado

aparece la ventana con la agenda en la izquierda.

Se pulsa sobre ella y se muestran lo grupos de accesibilidad por unidad, es decir de entre la lista que aparece, que serán por defecto todos los Grupos de accesibilidad definidos previamente en el Centro o Unidad, y se procede como en el caso de la agenda dispensarizada

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Para equipo de profesionales: Se selecciona el equipo de profesionales sobre el que definir la agenda de la lista de equipos de profesionales del Centro / Unidad.

Hay que pulsar sobre y a continuación sobre descripción de la agenda. Pulsar Guardar.

, y a se introduce el nombre y la

Si se vuelve a pulsar sobre , se crea una nueva agenda para el equipo. Será necesario pulsar “Guardar” por cada nueva agenda creada. A continuación pulsar

para ver las agendas en el esquema de la izquierda.

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Aquí se definen los grupos de accesibilidad procediendo igual que en los casos anteriores. El procedimiento a seguir a partir de este momento es común para los 3 tipos de modelos. A partir de aquí habrá que definir los distintos modelos que requiera la agenda: General. Será el modelo de agenda habitual. Excepcional. Prevalece este modelo sobre el anterior para las fechas en las que aplique. Este puede ser: Excepcional por periodo. Para un periodo determinado. Excepcional por días. Para los días especificados. Excepcional de Sustitución. Se aplica cuando un profesional va a estar ausente por un periodo, siendo posible la sustitución de dicha agenda por otra u otras agendas. Para los equipos de profesionales es posible definir más de un modelo general de agenda, de manera que no haya solapamientos entre profesionales ni entre ubicaciones. 4.5.5.2. ¿Cómo crear una Agenda General?

Proceso de creación de modelo general es el siguiente: Seleccionar “Crear general”.

Indicar la fecha a partir de la cual se desea que esté activa la agenda, en caso de que sea diferente a la del día de creación, que es la fecha de activación que el sistema establece por defecto.

Poner la fecha de pasivo de la agenda. Este valor es opcional.

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Introducir la descripción del nuevo modelo.

Elegir el número de citas preferentes y la duración de una cita por defecto.

Activar las tareas mediante las casillas de verificación y ajustar la duración en minutos por defecto. Será necesario seleccionar al menos 1 tarea para poder definir los tramos.

Seleccionar en el combo de Modelo de actuación por el que se define la actividad que se va a realizar en la Agenda. Por defecto todos los tramos ya existentes se pondrán como ordinarios. Ordinario Extraordinario (programa especial extraordinario) Continuidad Asistencial

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En las agendas de pruebas diagnósticas podemos establecer el ámbito de asistencia del tramo: Urgencias Hospitalizados Consultas Externas De forma que las solicitudes con carácter Urgencias, sólo podrán citarse en los tramos de Urgencias y las de carácter Hospitalizados, en el tramo de Hospitalizados y las carácter Preferente ó normal, en los tramos de Consulta Externa.

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Tras seleccionar todas las tareas pulsar sobre “Guardar”. Desplegar a la izquierda el árbol y seleccionar General. En “Crear tramo” seleccionar una de las opciones:

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4.5.5.3. Crear Nuevo tramo con subtramos

En este tipo de tramo se identifica cada subtramo horario con una tarea. Proceso de creación de un tramo con subtramos:

Seleccionar el día para el que se va a crear el tramo.

Seleccionar la actividad que se va a realizar (definidas previamente en Configuración-Unidadactividades).

Seleccionar la ubicación donde se va a pasar la consulta (que tiene que estar asociada a la Unidad o Centro de Salud de conexión).

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Indicar la fecha a partir de la cual estará activo el

tramo.

Indicar el número de días al que se va a tener acceso externo a este tramo. Por defecto aparecerá el valor que se ha determinado en Parámetros, pero es posible personalizarlo para este tramo. Se define el mínimo número de días y el máximo.

Seleccionar

para crear los subtramos. Para cada subtramo habrá que:

Indicar la hora de inicio y fin del subtramo. Seleccionar la tarea. Hay que escoger entre las definidas para la agenda. Se podrá repetir la misma tarea, siempre en otro tramo horario.

Duración en minutos de la tarea.

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Número de citas reservadas: Utilizadas en Primaria, son citas que no se muestran en la agenda a menos que se indique lo contrario y siempre se sitúan al final del tramo.

Número de citas preferentes: Utilizadas en Atención Especializada, y son aquellas citas que sólo van a poder asignarse a Solicitudes de Carácter Preferente. Los huecos para este tipo de cita se bloquean, únicamente, una vez quede libre el número de citas indicado como preferentes. Estas citas sólo se desbloquean si seleccionamos en el tipo de cita la modalidad de Cita Preferente.

Conceder permiso a citar a grupos de procedencia (Indicador de acceso externo). A continuación de la lista de accesibilidad por procedencia se puede conceder o denegar el acceso a los distintos grupos de accesibilidad definidos por cada subtramo. Sólo tiene efecto en aquellos subtramos con tareas de Primera Consulta Procedente de CAP o bien de Acto Único procedente de primaria.

Marcar “Historia archivo” en el Subtramo: Este atributo en los subtramos de Consulta Externa, se seleccionará si para ese subtramos se quiere la historia o no, de manera que en caso de existir una cita en el hueco concreto, se activará la comunicación entre citación y el archivo histórico del hospital, permitiendo que la historia del paciente sea enviada al destino correspondiente a la cita. Por otra parte no se hará petición de Historia, en el caso de que la petición sea dentro de un episodio de Urgencias ú Hospitalización, puesto que estos casos, aunque hubiera cita, la historia es solicitada en la admisión ó a petición, pero no a través de la cita como ocurre en Consultas Externas.

Marcar si el subtramo está reservado solo para solicitudes de procesos. Dar autorización a citar a las unidades autorizadas a citar a los subtramos marcados con acceso externo. Deberían ser Centros de Salud si se trata de una agenda de Primaria o Unidades funcionales si estamos en Especializada. Pueden activarse para cualquier tarea.

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Validar el tramo solicitada.

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para que compruebe que en ese horario no se esté utilizando la ubicación

Activar la casilla de verificación (“Activar”) para que a partir de ese momento se pueda citar en dicho tramo. Hasta que no se active el tramo no estará disponible dicha agenda en la ventana de Citación.

Completada la agenda pulsar sobre

para mantener los cambios.

Nota Nunca se pueden definir dos tramos a la misma hora con el mismo profesional y/o en la misma ubicación. La aplicación nos lo indicará mediante un aviso en ventana. 4.5.5.4. Crear nuevo tramo con tareas

Los tramos con tareas se caracterizan porque se asocian al tramo de la agenda varias tareas, aunque no se diferencian espacios horarios para cada una de las tareas.

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El proceso de creación de un tramo con tareas sería el siguiente: Seleccionar el día y la hora de inicio y de fin del tramo que se va a crear. .

Escoger la actividad que se va a realizar.

Seleccionar la ubicación donde se va a pasar la consulta.

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Establecer una duración de las citas por defecto.

Señalar un número de citas reservadas. Se considerará el número de reservadas para que pueda haber al menos ese número respecto a la tarea de máxima duración del tramo. Indicar la fecha a partir de la cuál estará activo el tramo.

Seleccionar el número de citas preferentes. Utilizadas en Atención Especializada, y son aquellas citas que sólo van a poder asignarse a Solicitudes de Carácter Preferente. Indicar el número de días al que se va a tener acceso externo a ese tramo. Aparecerá por defecto el valor que se ha determinado en Parámetros, pero es posible personalizarlo para este tramo. Se define un mínimo número de días y un máximo.

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Marcar si el tramo está reservado solo para solicitudes de procesos.

Pulsar sobre

para añadir las tareas.

Conceder permiso a citar a grupos de procedencia (Indicador de acceso externo). A continuación de la lista de accesibilidad por procedencia se puede dar acceso o denegar el acceso a los distintos grupos de accesibilidad definidos por cada tarea. Sólo tiene efecto para tareas, o bien Primera Consulta Procedente de CAP o Acto Único procedente de

primaria. Dar permiso a citar a las unidades autorizadas a citar a cada tarea marcadas con acceso externo. Deberían ser Centros de Salud si se trata de una agenda de Primaria o Unidades funcionales si se trata de Especializada. Pueden activarse para cualquier tarea.

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el tramo para que compruebe que en ese horario no se esté pasando otra consulta en la misma ubicación. Activar la casilla de verificación, “Activar”, para que a partir de este momento se pueda citar en dicho tramo.

Seleccionar

tras confeccionar la agenda.

Nota: Se podrán crear tantos tramos como sean necesarios y de los distintos tipos, así, por ejemplo, se crea un tramo para el lunes, otro para el martes, otro para el miércoles etc. Además si el modelo de agenda es dispensarizada (sin profesional asociado) o de un equipo de profesionales, también se pueden crear tramos para el mismo día y el mismo periodo, pero con ubicaciones distintas. En el caso de modelo de agenda de un profesional no será posible, se validará que no exista esa posibilidad. 4.5.5.5. Crear tramo... a partir del cargado.

Esta opción permite crear un tramo a partir de otro ya existente. El proceso de creación de un tramo a partir de otro es el siguiente: Seleccionar en el árbol de la izquierda el tramo a partir del cual se desea crear el nuevo tramo. Seleccionar “Crear tramo... a partir del cargado”. Hacer los cambios pertinentes a partir del tramo cargado, como el día, la ubicación, cambios de hora o actividad, ... Validar el tramo para que el sistema compruebe que en ese horario la ubicación no está siendo ocupada por otra consulta. Activar la casilla de verificación para que a partir de este momento se pueda citar en dicho tramo. Pulsar “Guardar” para mantener los cambios realizados.

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4.5.5.6. Copiar tramo

Esta opción permite copiar un tramo a partir de otra agenda.

El proceso para copiar un tramo a partir de otro sería:

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•

Desde la agenda a crear se pulsa sobre el botón

•

En la nueva ventana que surge ir desplegando el árbol hasta seleccionar el tramo de la agenda que se desea copiar y pulsar sobre el botón .

•

Hacer los cambios pertinentes a partir del tramo cargado.

•

Validar el tramo para que compruebe que en ese horario no se esté pasando otra consulta en dicha ubicación.

•

Activar la casilla de verificación para que a partir de ese momento se pueda citar en dicho tramo.

•

Seleccionar Guardar para almacenar lo creado.

Nota: Al copiar un tramo si la ubicación o la tarea estuvieran pasivas, no se copian con el tramo. Además si se modifica algún dato de un tramo se valida también que la ubicación no se haya pasado a pasivo

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4.5.5.7. Cerrar tramo

Esta opción se emplea para pasar a pasivo tramos de una agenda que estén siendo utilizados.

El proceso para cerrar un tramo sería el siguiente: •

Seleccionar el tramo que se desea poner en pasivo.

•

Pulsar tramo por fechas.

•

Pulsar “Enviar citas al contenedor” para reubicar las citas posteriormente si tiene citas futuras o el botón

•

Ello mostrará una nueva ventana con las citas pendientes que tenía el

si no las tiene.

A partir de este momento, ya es posible pasar el tramo a pasivo, indicando una fecha desde, traspasando las citas que había en esa agenda al contenedor de citas.

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4.5.5.8. ¿Cómo crear una Agenda Excepcional?

Los modelos Excepcionales para un rango de fechas o por días se crean de la misma manera que se crea el modelo general. Lo único particular es la necesidad de definir siempre la fecha de fin del modelo Excepcional, en el caso de una agenda Excepcional por un periodo o seleccionar los días excepcionales en el caso de una agenda Excepcional por días.

Se seleccionan las opciones correspondientes desde la agenda, igual que en la general, pero ahora pulsando sobre “Crear Excepcional por un periodo” o “por días” y se definen los tramos de ese modelo.

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4.5.5.9. Tipo modalidad Excepcional por sustitución

Esta opción consiste en la selección de las agendas que durante el periodo de sustitución se va a aplicar en ausencia del Modelo General. Se deberá especificar para cada actividad del modelo de agenda a sustituir cuáles van a ser los modelos sustitutos.

Para crear una agenda de sustitución habrá que situarse en el árbol “Agenda propia” (si es de profesional) o sobre el Nombre de agenda (si es dispensarizada) y pulsar sobre el botón “Crear Sustitución”.

Se determinará el periodo en el que va a aplicar el modelo de sustitución. Y habrá que especificar además a nivel de modelo de agenda, el tipo de Sustitución cuando se seleccionen más de una agenda. Los valores pueden ser: Sustitución por reparto: Se propone la agenda con menor número de citas de sustitución y menor número de orden, el cual será especificado cuando se definan los modelos sustitutos. Es decir, aparecerá primero la primera agenda, luego la segunda, etc., de manera que se reparten las citas de sustitución equitativamente entre las distintas agendas. Sustitución según grado de ocupación: Se propone para citación la agenda con más citas libres y en caso de que haya dos con las mismas citas libres se aplica la de menor número de orden. Sustitución por número de orden de asignación: de las Agendas con citas libres se presenta la de menor orden y no se presenta la siguiente hasta que ésta esté sin citas libres.

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El proceso de creación de un modelo de agenda excepcional de sustitución sería: Desplegar a la izquierda el árbol y seleccionar sobre el nombre de la agenda. Pulsar sobre la opción “Crear sustitución”. Poner la fecha a partir de la cual se desea activar y la fecha cuando pasará a pasivo el modelo de sustitución y se restablecerá la agenda original. Si se van a proponer varias agendas en sustitución de la habitual habrá que seleccionar uno de los tres tipos de sustitución, dependiendo del método de asignación de las citas que se desee utilizar. Seleccionar una a una las actividades para la que se va a aplicar la sustitución Seleccionar Nueva para añadir cada agenda de sustitución de cada actividad. Seleccionar Guardar. Por cada grupo de agendas sustitutas por actividad.

4.5.5.10. Gestión de Modelos de Agenda

Una vez definida una agenda será posible modificar una serie de datos. Los datos que se pueden actualizar son tanto los datos generales del modelo como los relativos a los tramos que contiene el modelo. Las operaciones permitidas son las siguientes: Consulta de los modelos de agenda asociados. Modificación de cualquiera de los datos generales.

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Añadir nuevo tramo: sin datos o con los datos de un día ya existente (Pegar), que se ha señalado (Copiar). Se puede añadir un tramo cuyo periodo se solape con otro, siempre y cuando no se solapen los subtramos correspondientes. Modificación de los datos de un tramo según si tiene o no citas: Si el tramo no tiene citas, es posible modificar cualquier dato del modelo. Si el tramo tiene alguna cita, ya sea pasada ó futura, se pueden modificar: Ubicación: Siempre y cuando esté en el mismo centro físico de la ubicación existente. Número de días máximos y mínimos que le permite ver el tramo a operadores externos Número de citas preferentes Acceso externo incluyendo unidades autorizadas a citar y grupos de accesibilidad. Se puede quitar el acceso y/o dar acceso o quitárselo a los distintos grupos de accesibilidad ó Unidades autorizadas a citar. Nota: sólo se puede cambiar la ubicación de un tramo con citas, siempre que sean del mismo centro físico. Eliminar un tramo: si el tramo no ha sido utilizado. Pasar a pasivo un tramo: se introduce la fecha de fin que tiene que ser posterior a la última cita comprometida del tramo, dato que se indica en la agenda. Paso del modelo general vigente a pasivo (se introduce la fecha de fin que tienen que ser posterior a la última cita comprometida del tramo, dato que se presenta. Si existieran citas Excluidas, reservadas o forzadas desde la fecha de cierre en adelante, estas se liberarán automáticamente. Además la fecha fin de un tramo nunca puede ser posterior a la de fin del modelo. Creación de un nuevo tipo de modelo del mismo profesional, agenda dispensarizada o equipo de profesionales como copia de uno ya existente o totalmente vacío, que se define o modifica. Nota: Si un tramo ya tiene citas, solo se permite el cambio de ubicación en los tramos para el mismo centro físico. Imprimir modelo de agenda (detalle de un modelo de agenda)

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Este informe presenta todos los datos de la agenda de forma detallada. Para la obtención del mismo hay que seleccionar la agenda de la que se desea obtener el informe y pulsar el botón “Imprimir”. Al hacerlo aparece una nueva ventana con una vista previa del informe que genera, la cual se debe imprimir mediante el menú Archivo->Imprimir.

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5. Preguntas Frecuentes ¿Cuántos tipos de operadores pueden operar en Citación? En concreto 8: •

Sol. origen primaria (Solo AE)

•

Operador Consulta Básico

•

Operador Consulta Avanzado

•

Operador Externo

•

Operador Básico

•

Operador Avanzado

•

Operador Avanzado con Gestión

•

Operador Administrador

¿Cómo se pueden consultar todas las citas que ha tenido un usuario? Pulsando el icono

en la ventana de citación, previamente teniendo seleccionado al usuario.

¿Cómo se realiza la búsqueda del primer hueco disponible en una agenda determinada? ; una vez que tenemos seleccionado al usuario pulsamos el icono y la aplicación Mediante el icono nos ofertará el primer hueco libre. ¿Cómo añado un paciente al listado de seguimiento? Mediante el icono situado en la ventana de seguimiento. Al pulsar en el icono, emergerá una ventana de búsqueda de usuarios en la que seleccionaremos el que nos interese. ¿Puedo añadir paciente al listado de seguimiento en días distintos a la fecha actual? No, no se puede añadir pacientes al listado de seguimiento en días distintos al actual. ¿Cómo puedo diferenciar que la solicitud de un usuario está en estado Pasivo? Normalmente se les distingue porque el color en el histórico de solicitudes de un usuario, es Rojo.

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¿En el campo de procedencia de una solicitud, como puedo realizar la búsqueda de un profesional concreto? Mediante los campos habilitados para la búsqueda una vez que pulsamos el icono se habilita la ventana de filtro de búsqueda, en el que podemos buscar por CNP o por Apellidos y Nombre del profesional. ¿Cómo sabemos que ha existido comunicación entre una solicitud y el registro de garantía? En el pie de la solicitud, si esta tiene garantía, nos indicará un número de registro de SIREGA (Sistema de Registro de la Garantía) ¿Desde una solicitud puede citarse a un médico concreto a petición del usuario? Si, mediante el check de libre elección de especialista que se presenta en la solicitud. Una vez marcado se realiza la cumplimentación de los campos del profesional. ¿Tiene garantía una solicitud con libre elección de especialista? No. El usuario debe ser informado que una vez selecciona un profesional por libre elección, pierde la cobertura de garantía de la cita. ¿Puedo modificar una solicitud una vez que ha sido diferida? No, La única operación permitida para una solicitud en estado diferido es la de pasarla a pasivo. Sólo el centro de destino de la solicitud podrá modificar la solicitud. ¿A dónde va una cita una vez que es eliminada?¿Puede volverse a citar? Las citas que son eliminadas o anuladas van al contenedor de citas. Desde esta opción de citación podrán ser reubicadas y también informadas al usuario. ¿Un lote de citas, cuantas veces puede ser impreso? Todas aquellas veces que fuera necesario; para ello basta con entrar en el histórico de lotes en la opción “Lotes” de citación, seleccionar el número de lote, editarlo e imprimir mediante el icono correspondiente.

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Referencias

Se desglosa a continuación el material de soporte, utilizado para la elaboración del presente documento: Referencia

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