Manual de funciones excel 2003 by formacion axarquia

Unidad 4. Fórmulas y Funciones

Unidad de informática H.C.A

Esta unidad es la unidad una de las más importantes del curso, pues en su comprensión y manejo está la base de Excel. Qué es una hoja de cálculo sino una base de datos que utilizamos con una serie de fórmulas para evitar tener que recalcular por cada cambio que hacemos. Por eso esta unidad es fundamental para el desarrollo del curso y la buena utilización de Excel. Vamos a profundizar en el manejo de funciones ya definidas por Excel2003 para agilizar la creación de hojas de cálculo, estudiando la sintaxis de éstas así como el uso del asistente para funciones, herramienta muy útil cuando no conocemos muy bien las funciones existentes o la sintaxis de éstas.

Introducir Fórmulas y Funciones Una función es una fórmula predefinida por Excel2003 (o por el usuario) que opera con uno o más valores y devuelve un resultado que aparecerá directamente en la celda o será utilizado para calcular la fórmula que la contiene. La sintaxis de cualquier función es: nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumentoN) Siguen las siguientes reglas: - Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =. - Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes espacios antes o después de cada paréntesis. - Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones. - Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;. Ejemplo: =SUMA(A1:C8) Tenemos la función SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus argumentos. El operador ":" nos identifica un rango de celdas, así A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8, así la función anterior sería equivalente a: =A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8 En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la función. Las fórmulas pueden contener más de una función, y pueden aparecer funciones anidadas dentro de la fórmula. Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)

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Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que realizan. Así hay funciones matemáticas y trigonométricas, estadísticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lógicas, de base de datos, de búsqueda y referencia y de información. Para introducir una fórmula debe escribirse en una celda cualquiera tal cual introducimos cualquier texto, precedida siempre del signo =. Si quieres conocer más sobre los operadores más utilizados y las precedencias de los operadores visita nuestro básico.

Insertar función con el asistente Una función como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si conocemos su sintaxis, pero Excel2003 dispone de una ayuda o asistente para utilizarlas, así nos resultará más fácil trabajar con ellas. Si queremos introducir una función en una celda: Situarse en la celda donde queremos introducir la función, desplegar el menú Insertar. Elegir la opción Función... O bien, hacer clic sobre el botón de fórmulas.

de la barra

Aparecerá el cuadro de diálogo Insertar función de la derecha. Excel 2003 nos permite buscar la función que necesitamos escribiendo una breve descripción de la función necesitada en el recuadro Buscar una función: y a continuación hacer clic sobre el botón , de esta forma no es necesario conocer cada una de las funciones que incorpora Excel ya que el nos mostrará en el cuadro de lista Seleccionar una función: las funciones que tienen que ver con la descripción escrita. Para que la lista de funciones no sea tan extensa podemos seleccionar previamente una categoría del cuadro combinado O seleccionar una categoría:, esto hará que en el cuadro de lista sólo aparezcan las funciones de la categoría elegida y reduzca por lo tanto la lista. Si no estamos muy seguros de la categoría podemos elegir Todas. En el cuadro de lista Seleccionar una función: hay que elegir la función que deseamos haciendo clic sobre ésta. Observa como conforme seleccionamos una función, en la parte inferior nos aparecen los distintos argumentos y una breve descripción de ésta. También disponemos de un enlace Ayuda sobre esta función para obtener una descripción más completa de dicha función. A final, hacer clic sobre el botón Aceptar.

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Unidad 4. Fórmulas y Funciones (II)

Justo por debajo de la barra de fórmulas aparecerá el cuadro de diálogo Argumentos de función, donde nos pide introducir los argumentos de la función: Este cuadro variará según la función que hayamos elegido, en nuestro caso se eligió la función SUMA ().

En el recuadro Número1 hay que indicar el primer argumento que generalmente será una celda o rango de celdas tipo A1:B4 . Para ello, hacer clic sobre le botón para que el cuadro se haga más pequeño y podamos ver toda la hoja de cálculo, a continuación seleccionar el rango de celdas o la celda deseadas como primer argumento (para seleccionar un rango de celdas haz clic con el botón izquierdo del ratón sobre la primera celda del rango y sin soltar el botón arrástralo hasta la última celda del rango) y pulsar la tecla INTRO para volver al cuadro de diálogo. En el recuadro Número2 habrá que indicar cuál será el segundo argumento. Sólo en caso de que existiera. Si introducimos segundo argumento, aparecerá otro recuadro para el tercero, y así sucesivamente. Cuando tengamos introducidos todos los argumentos, hacer clic sobre el botón Aceptar. Si por algún motivo insertáramos una fila en medio del rango de una función, Excel expande automáticamente el rango incluyendo así el valor de la celda en el rango. Por ejemplo: Si tenemos en la celda A5 la función =SUMA(A1:A4) e insertamos un fila en la posición 3 la fórmula se expandirá automáticamente cambiando a =SUMA(A1:A5) .

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En la Barra de herramientas existe el botón Autosuma función SUMA de forma más rápida.

que nos permite realizar la

Con este botón tenemos acceso también a otras funciones utilizando la flecha de la derecha del botón. Al hacer clic sobre ésta aparecerá la lista desplegable de la derecha:

Y podremos utilizar otra función que no sea la Suma, como puede ser Promedio (calcula la media aritmética), Cuenta (cuenta valores), Máx (obtiene el valor máximo) o Mín (obtiene el valor mínimo). Ademas de poder accesar al diálogo de funciones a través de Más Funciones...

Utilizar Expresiones como argumentos de las Funciones Excel permite que en una función tengamos como argumentos expresiones, por ejemplo la suma de dos celdas (A1+A3). El orden de ejecución de la función será primero resolver las expresiones y después ejecutar la función sobre el resultado de las expresiones. Por ejemplo, si tenemos la siguiente función =Suma((A1+A3);(A2-A4)) donde: A1 vale 1 A2 vale 5 A3 vale 2 A4 vale 3 Excel resolverá primero las expresiones (A1+A3) y (A2-A4) por lo que obtendremos los valores 3 y 2 respectivamente, después realizará la suma obteniendo así 5 como resultado.

Utilizar Funciones como argumentos de las Funciones Excel también permite que una función se convierta en argumento de otra función, de esta forma podemos realizar operaciones realmente complejas en una simple celda. Por ejemplo =MAX(SUMA(A1:A4);B3) , esta fórmula consta de la combinación de dos funciones, la suma y el valor máximo. Excel realizará primero la suma SUMA(A1:A4) y después calculará el valor máximo entre el resultado de la suma y la celda B3.

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Unidad 4. Básico. Referencias y Nombres (I)

Referencias. Cuando trabajamos en Excel y más concretamente cuando hacemos usos de fórmulas y funciones casi es seguro que pongamos referencias a celdas o conjunto de celdas que no son propiamente la misma celda donde tenemos la formula. Las referencias son enlaces a un lugar, es decir, cuando en una formula escribimos =SUMA(A1;B1) nos estamos refiriendo a que sume el contenido de A1 y el contenido de B1. Existen 3 tipos de referencias:

Referencia Relativa: Las referencias de filas y columnas cambian si se copia la formula en otra celda, es decir se adapta a su entorno porque las referencias las hace con respecto a la distancia entre la formula y las celdas que forman parte de la formula. Esta es la opción que ofrece Excel por defecto. Supongamos el ejemplo: A

=A1+2

3 Si ahora copiamos la celda A2 en B3, como la copiamos una columna hacia la derecha y en una fila hacia abajo, la fórmula cambiará por: =B2+2 . Lo que variará es la referencia a la celda A1 , al copiarla una columna hacia la derecha se incrementará el nombre de la columna en uno, es decir, en vez de A pondrá B y al copiarla una fila hacia abajo en vez de fila 1 pondrá 2 , resultado =B2+2 . Para mantener en la fórmula sumar 2 al contenido de la celda superior. Referencia Absoluta: Las referencias de filas y columnas no cambian si se copia la formula a otra celda, las referencias a las celdas de la formula son fijas. Supongamos el ejemplo: A

=$A$1+2

3 Si ahora copiamos la celda A2 en B3 , aunque la copiemos una columna hacia la derecha y en una fila hacia abajo, como delante de la columna y delante de la fila encuentra en signo $ no variará la fórmula y en B3 pondrá

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=$A$1+2 .

Referencia Mixta: Podemos hacer una combinación de ambas referencias, podemos hacer que las filas sean relativas y las columnas absolutas o viceversa. Supongamos el ejemplo: A

=$A1+2

3 Si ahora copiamos la celda A2 en B3 , como hay un signo $ delante de la columna aunque se copie una columna más a la derecha ésta no variará, pero al no tener el signo $ delante de la fila, al copiarla una fila hacia abajo la fila cambiará por 2 en vez de 1 y el resultado será =$A2+2 . Supongamos el ejemplo: A

=A$1+2

3 Si ahora copiamos la celda A2 en B3 , como hay un signo $ delante de la fila aunque se copie una fila hacia abajo ésta no variará, pero al no tener el signo $ delante de la columna, al copiarla una columna más a la derecha la columna cambiará por B en vez de A y el resultado será =B$1+2 .

Como cambiar el tipo de referencia Una opción para cambiar el tipo de referencia una vez sabemos distinguir entre los diferentes tipos de referencias que existen y la que más nos interesa en cada momento es hacerlo a mano. Las referencias relativas se escriben tal cual vemos la intersección de la celda con la columna y la fila (A2, B3, D1...). Para que la referencia sea absoluta, es decir que sea fija, debemos anteponer a la columna y a la fila el signo $ ($A$2, $B$3, $D$1...). Para las referencias mixtas como hemos dicho puede ser una mezcla entre relativa y absoluta por tanto pueden ser de este tipo ($A2, B$3, $D1...).

Otra opción, en lugar de escribirlo a mano es hacerlo cuando estemos editando la formula, en el momento en el que se incluyan las celdas referenciadas podemos pulsar sobre la tecla F4 y vemos que va cambiando a los posibles

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tipos de referencias que podemos hacer con la celda.

Referencias a otras hojas o libros Otra funcionalidad muy interesante de las referencias es la posibilidad de escribir referencias a celdas que se encuentran en otras hojas o incluso en otros libros. Referencia a otras hojas. Para hacer referencia a celdas de otras hojas debemos indicar el nombre de la hoja seguido del signo de exclamación y el nombre de la celda. Por ejemplo: Hoja2!A2 esta referencia está diciendo que coja la celda A2 de la hoja Hoja2. Si la hoja tuviera un nombre personalizado con espacios incluidos, la referencia sería de este modo 'Nombre de la hoja externa'!A2, habría que encerrar el nombre de la hoja entre comillas simples ' '. Referencia a otros libros. Para hacer referencia a celdas de otros libros debemos indicar el nombre del libro entre corchetes y el resto como acabamos de ver. Por ejemplo: '[presupuesto 2003]Hoja1'!B2 esta referencia indica que la celda se encuentra en el libro "Presupuesto 2003", en la Hoja1 y en la celda B2. Muy importante: Fíjense bien que al escribir una cadena de caracteres que incluya espacios debemos ponerlo siempre entre comillas simples ' '.

Unidad 4. Básico. Referencias y Nombres (II)

Nombres Nosotros los humanos estamos más acostumbrados a nombrar las cosas por su nombre que por números de referencia, lo vemos todo mucho más claro e intuitivo. Podemos ver una fórmula relativamente sencilla pero si contiene muchas referencias nos puede costar interpretarla. Por eso Excel nos facilita un poco las cosas permitiendo que podamos ponerles nombre a las celdas y a las fórmulas para así identificarlas más facilmente. Para dar nombre a una celda, debemos acceder por el menú Insertar -> Nombre ->Definir... o pulsar la combinación de teclas Ctrl+F3.

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Se abrirá el cuadro de diálogo Definir nombre como vemos en la imagen. En el recuadro Nombres en el libro: escribimos el nombre que le queremos dar a la celda. En Se refiere a: escribimos la referencia de la celda como vemos en la imagen. Es importante escribir el signo igual y utilizar referencias absolutas ($A$1). Excel rellena de forma automática el cuadro Se refiere a: con la referencia de la celda activa, por lo que es más cómodo posicionarse primero en la celda a la cual queremos asignar un nombre y luego abrir el cuadro de diálogo Definir nombre, así ya tendremos el cuadro rellenado con la referencia correcta.

Crear una constante. Una constante es un elemento que siempre tiene el mismo valor, por ejemplo la constante matemática pi siempre tiene el mismo valor " 3,1415..." o nuestro propio nombre. Podemos crear constantes sin necesidad de utilizar una celda en nuestra hoja, y pueden ser constantes numéricas o de texto. Para crear una constante abrimos de igual modo el cuadro de diálogo Definir nombre seleccionando Insertar -> Nombre ->Definir... . En el recuadro Nombres en el libro: escribimos el nombre que le queremos dar a la constante. En el recuadro Se refiere a: escribimos el valor de la constante sin incluir el signo =. Para finalizar pulsamos sobre Aceptar.

Del mismo modo podemos crear fórmulas con nombres, y sin necesidad de hacer uso de celdas para guardar esa fórmula. Abrimos de igual modo el cuadro diáologo Definir nombre, escribimos el nombre de la fórmula y en el campo Se refiere a: escribimos la fórmula, en este caso sí es necesario el signo =. Luego podremos utilizar ese nombre en vez de escribir la fórmula. También si tenemos fórmulas ya creadas en celdas de la hoja podemos darles nombre, siguiendo los mismos pasos que hemos visto y en campo Se refiere a: indicar dónde se encuentra la fórmula con la nomenclatura =Hojadondeseencuentra!Celda. Después, para hacer referencia a esa fórmula desde otra celda pondremos =nombreformula.

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Por ejemplo: Escribimos la fórmula =SUMA(A1:A8) en la celda B1 y le damos el nombre Sumar a la celda, después en la celda D5 podemos escribir simplemente =Sumar y realizará la operación de la fórmula que hemos definido, en este caso como hemos utilizado referencias relativas, sumará de la celda C5 a la celda C13.

Aplicar cambios de nombre a referencias Cuando asignamos nombres a diversas celdas, las fórmulas que hagan referencia a estas celdas no se cambian automáticamente sustituyendo la nomenclatura de columnafila por el nombre. Por ejemplo: Si tenemos la formula =A1+B1 y posteriormente asociamos la celda A1 con el nombre Gasto1 y la celda B1 con el nombre Gasto2. En la fórmula continuará saliendo =A1+B1. Para que los nombres se actualicen en todas las referencias debemos ir a la barra de menús, a Insertar -> Nombre y Aplicar.... En el cuadro de diálogo Aplicar nombres que nos aparece debemos seleccionar los nombres que queramos aplicar y hacemos clic en Aceptar. Ahora en la fórmula veremos =Gasto1+Gasto2, que queda bastante más claro si sabemos a qué celdas hacen referencia los nombres Gasto1 y Gasto2.

Unidad 4. Fórmulas y Funciones (III)

Funciones de fecha y hora De entre todo el conjunto de funciones, en este apartado estudiaremos las funciones dedicadas al tratamiento de fechas y horas. Y estas son todas las posibles funciones ofrecidas por Excel. En varias funciones veremos que el argumento que se le pasa o el valor que nos devuelve es un "número de serie". Pues bien, Excel llama número de serie al número de días transcurridos desde el 0 de enero de 1900 hasta la fecha introducida, es decir coge la fecha inicial del sistema como el día 0/1/1900 y a partir de ahí empieza a contar, en las funciones que tengan núm_de_serie como argumento, podremos poner un número o bien la referencia de una celda que contenga una fecha. Función

Descripción

AHORA()

Devuelve la fecha y la hora actual

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Ver detalle

AÑO(núm_de_serie)

Devuelve el año en formato año

DIA(núm_de_serie)

Devuelve el día del mes

DIAS360(fecha_inicial;fecha_final;método)

Calcula el número de días entre las dos fechas

DIASEM(núm_de_serie;tipo)

Devuelve un número del 1 al 7

FECHA(año;mes;día) FECHANUMERO(texto_de_fecha) HORA(núm_de_serie) HORANUMERO(texto_de_fecha)

Devuelve la fecha en formato fecha Devuelve la fecha en formato de fecha Devuelve la hora como un número del 0 al 23 Convierte una hora de texto en un número

HOY() MES(núm_de_serie) MINUTO(núm_de_serie) NSHORA(hora;minuto;segundo) SEGUNDO(núm_de_serie)

Devuelve la fecha actual Devuelve el número del mes en el rango del 1 (enero) al 12 (diciembre) Devuelve el minuto en el rango de 0 a 59 Convierte horas, minutos y segundos dados como números Devuelve el segundo en el rango de 0 a 59

Unidad 4. Fórmulas y Funciones (IV)

Funciones de texto Una hoja de cálculo está pensada para manejarse dentro del mundo de los números, pero Excel también tiene un conjunto de funciones específicas para la manipulación de texto. Estas son todas las funciones de texto ofrecidas por Excel.

Función

Descripción

CARACTER(número)

Devuelve el carácter específicado por el número

CODIGO(texto)

Devuelve el código ASCII del primer caracter del texto

CONCATENAR(texto1;texto2;...;textoN)

Devuelve una cadena de caracteres con la unión

DECIMAL(número;decimales;no_separar_millares)

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Redondea un

Ver Detalle

número pasado como parámetro DERECHA(texto;núm_de_caracteres)

Devuelve el número de caracteres especificados

ENCONTRAR(texto_buscado;dentro_del_texto;núm_inicial)

Devuelve la posición inicial del texto buscado

ESPACIOS(texto)

EXTRAE(texto;posicion_inicial;núm_caracteres)

HALLAR(texto_buscado;dentro_del_texto;núm_inicial)

IGUAL(texto1;texto2)

IZQUIERDA(texto;núm_de_caracteres)

Devuelve el mismo texto pero sin espacios Devuelve los caracteres indicados de una cadena Encuentra una cadena dentro de un texto Devuelve un valor lógico (verdadero/falso) Devuelve el número de caracteres especificados

LARGO(texto)

Devuelve la longitud del texto

LIMPIAR(texto)

Limpia el texto de caracteres no imprimibles

MAYUSC(texto)

Convierte a mayúsculas

MINUSC(texto)

Convierte a minúsculas

MONEDA(número;núm_de_decimales)

Convierte a moneda

NOMPROPIO(texto)

Convierte a mayúscula la primera letra del texto

Reemplaza parte REEMPLAZAR(texto_original;num_inicial;núm_de_caracteres;texto_nuevo) de una cadena de texto por otra REPETIR(texto;núm_de_veces)

Repite el texto

SUSTITUIR(texto;texto_original;texto_nuevo;núm_de_ocurrencia)

Reemplaza el texto con texto nuevo

T(valor)

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Comprueba que el valor es texto

TEXTO(valor;formato)

Convierte un valor a texto

TEXTOBAHT(número)

Convierte un número a texto tailandés (Baht)

VALOR(texto)

Convierte un texto a número

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Unidad 11. Gráficos (I)

Introducción. Un gráfico es la representación gráfica de los datos de una hoja de cálculo y facilita su interpretación. Vamos a ver en esta unidad, cómo crear gráficos a partir de unos datos introducidos en una hoja de cálculo. La utilización de gráficos hace más sencilla e inmediata la interpretación de los datos. A menudo un gráfico nos dice mucho más que una serie de datos clasificados por filas y columnas. Cuando se crea un gráfico en Excel, podemos optar por crearlo: - Como gráfico incrustado: Insertar el gráfico en una hoja normal como cualquier otro objeto. - Como hoja de gráfico: Crear el gráfico en una hoja exclusiva para el gráfico, en las hojas de gráfico no existen celdas ni ningún otro tipo de objeto. A la hora de crear un gráfico podemos hacerlo de forma manual o con ayuda del asistente. Veamos primero cómo crear de forma manual un gráfico simple.

Crear gráficos manualmente. Para insertar un gráfico manualmente, debemos asegurarnos de tener disponible la barra de herramientas Gráfico. Si no la tenemos visible debemos hacerla visible accediendo al menú Ver - Barras de herramientas - Gráfico. La barra Gráfico es como la que vemos en la imagen.

A continuación debemos seleccionar los datos a representar en el gráfico. Y después, hacer clic sobre la opción Tipo de gráfico de la barra de herramientas Gráfico. Seleccionamos un tipo de gráfico de la lista de gráficos disponibles. Excel creará automáticamente el gráfico y lo insertará en la hoja de cálculo con las características predeterminadas del gráfico escogido. Después podremos variar las características del gráfico a

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nuestro antojo como veremos más adelante. Otra forma de crear un gráfico es utilizando el asistente, esta forma permite introducir variaciones sobre las características predeterminadas de una forma muy cómoda.

Crear gráficos con ayuda del Asistente Excel2003 dispone de un asistente que nos guiará en la creación de gráficos, de forma que nos resulte más fácil crearlo. Los pasos a seguir para crear un gráfico son los siguientes: Seleccionar los datos a representar en el gráfico. Seleccionar el menú Insertar y elegir la opción Gráfico... O bien hacer clic sobre el botón Gráfico

de la barra de herramientas.

Aparecerá el primer paso del asistente para gráficos:TIPO DE GRÁFICO.

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En este paso nos pide elegir el tipo de gráfico. En la ficha Tipos estándar tenemos los tipos más comunes y también tenemos más tipos de gráficos en la ficha Tipos personalizados. Una vez elegido el tipo de gráfico, en el recuadro de la derecha, elegir un subtipo. En la parte inferior del recuadro aparece una breve descripción de éste. Si pulsas sobre el botón Presionar para ver muestra y lo mantienes pulsado, aparece en lugar de los subtipos, una muestra de nuestro gráfico según los datos seleccionados. En todos los pasos del asistente se dispone de varios botones en la parte inferior del cuadro de diálogo, hacer clic sobre el botón deseado: Cancelar para no realizar el gráfico. Atrás para ir al paso anterior del asistente. Si estamos en el primer paso este botón aparecerá desactivado ya que no tiene sentido. Siguiente para ir al paso siguiente del asistente. Si estamos en el último paso, este botón estará inactivo. Finalizar para salir del asistente, pero creando el gráfico con todas las opciones que tiene por defecto. En caso de elegir el botón Siguiente, aparecerá el segundo paso del asistente: DATOS DE ORIGEN. Este paso es el más importante de todos ya que en él definiremos qué datos queremos que aparezcan en el gráfico. Dispone de dos fichas: Rango de datos y Serie.

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En el recuadro Rango de datos aparecerá el rango seleccionado antes de entrar en el asistente. Si éste último se realizó correctamente no tendremos que modificarlo, pero en caso contrario, al hacer clic sobre el botón el asistente se convertirá en una barra más pequeña y podremos rectificar el rango seleccionando el nuevo rango a representar, después hacer clic sobre le botón

para volver al asistente para gráficos.

Seleccionar la opción Filas o Columnas dependiendo de cómo están introducidas en la hoja de cálculo cada serie de datos. En caso de no tenerlo claro puedes observar en la parte superior del cuadro de diálogo, una muestra de nuestro gráfico. Hacer clic sobre la ficha Serie para completar el segundo paso del asistentepara gráficos. En el recuadro Serie aparecerá cada serie de datos representada en nuestro gráfico, nombradas como Serie1, Serie2,...,

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Para cambiar el nombre de cada serie, seleccionarla y en el recuadro Nombre:, escribir directamente el nombre, o si éste está en alguna celda de la hoja de cálculo sería aconsejable indicar la celda donde se encuentra, utilizando el botón

del recuadro Nombre.

En el recuadro Valores estará el rango de celdas donde se encuentran los datos a representar para esta serie de datos. Si quieres añadir alguna serie de datos, dispones del botón Agregar. Al utilizarlo aparecerá otra serie nueva, donde tendremos que cambiar su nombre y su serie de valores. Si lo que quieres es eliminar alguna serie de datos, tendrás que seleccionarla y hacer clic sobre el botón Quitar. El recuadro Rótulo del eje de categorías (X) sirve para darle nombre a cada punto de las series de datos. Si este recuadro está vacío utilizará los valores por defecto, es decir, 1,2,3.. Para asignarles nombre puedes utilizar celdas de la hoja de cálculo utilizando el botón directamente los valores en el recuadro, separando cada uno de ellos por punto y coma. Dependiendo del tipo de gráfico puede que esta opción varíe. Observa la muestra del gráfico en la parte superior.

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o bien escribiendo

Hacer clic sobre el botón Siguiente para seguir con el gráfico.

Unidad 11. Gráficos (III)

Aparecerá el tercer paso del asistente para gráficos, el cuadro de diálogo OPCIONES DE GRÁFICO, que consta de seis fichas para especificar detalles sobre el aspecto del gráfico. Algunas opciones pueden variar dependiendo del tipo de gráfico.

En la primera ficha Títulos, escribir en el recuadro Título del gráfico: el nombre que deseamos que aparezca en la parte superior de éste. Escribir en el recuadro Eje de categorías el título que le queremos asignar al eje de abscisas (X) (eje horizontal). Escribir en el recuadro Eje de valores el título que le queremos asignar al eje de ordenada (Y) (eje vertical). Hacer clic sobre la ficha Eje, para seguir con las opciones del gráfico.

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Marcar la casilla Eje de categorías (X) si deseas que se visualice, en nuestro caso, el eje X. Junto con el eje de categorías podremos especificar la escala utilizada para ver los rótulos. Estas opciones sólo tienen sentido en caso de que los rótulos del eje sean fechas. Con la opción Categoría sólo aparecerán en el eje las fechas de los rótulos, y con las otras opciones aparecerán todas las fechas entre los distintos rótulos. En cualquier caso, si elige la opción Automático, Excel tomará la decisión, y generalmente lo hace bien. Hacer clic sobre la fichaLíneas de división, para seguir con las opciones del gráfico. Las líneas de división son líneas horizontales o verticales que ayudan a clarificar la posición de los marcadores de datos respecto a las escalas de los ejes. Las líneas de división principales parten de unas subdivisiones del eje denominadas marcas de graduación principales. Las líneas de división secundarias parten de subdivisiones menores denominadas marcas de graduación secundarias. Por ejemplo en el gráfico inferior tenemos activadas las líneas de división principales del eje Y, por eso nos aparecen las líneas horizontales en los valores 5, 10, 15, 20 y 25 (marcas de graduación principales), estas líneas nos permiten evaluar mejor qué valores están asociados a cada serie en cada valor de la X.

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Activar o desactivar cualquiera de los tipos de líneas del eje de categorías (X). Activar o desactivar cualquiera de los tipos de líneas del eje de valores (Y). Hay que tener en cuenta que las líneas de división nos son útiles para interpretar mejor el gráfico pero si abusamos de ellas el efecto puede ser contrario. Una vez definidas las líneas de división, hacer clic sobre la ficha Leyenda, para seguir con las opciones del gráfico.

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Unidad 11. Gráficos (IV)

Generalmente, Excel presenta una leyenda en la parte derecha del gráfico para identificar cada una de las series de datos representadas en el gráfico. Podemos configurar esa leyenda en la ficha Leyenda del paso 3 del asistente.

Si no quieres ver la leyenda, desactiva la casilla Mostrar leyenda. Si la casilla Mostrar leyenda se encuentra activada, nos dejará elegir entre distintos tipos de ubicaciones o posiciones: Abajo, Esquina, Arriba, Derecha, Izquierda. Hacer clic sobre la ubicación o posición deseada. Hacer clic sobre la ficha Rótulos de datos, para seguir con las opciones del gráfico.

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El asistente para gráficos permite asociar distintos tipos de rótulos a los marcadores de datos, el marcador de datos es el punto de intersección entre un valor X y un valor Y. Por ejemplo si activamos la casilla valor aparecerá encima de cada barra el valor representado.

Seleccionar el tipo de rótulo que deseas que aparezca junto con los datos en el gráfico. En caso de elegir alguna opción, nos permitirá activar la casilla Clave de leyenda para que aparezca junto con el rótulo el color de la serie representada. Hacer clic sobre la ficha Tabla de datos, para completar las opciones del gráfico. Dependiendo del tipo de gráfico que se esté creando, Excel2003 puede darte la opción de incluir una tabla de datos junto con el gráfico. Una tabla de datos es una tabla con los valores representados en el gráfico.

Activar la casilla Mostrar tabla de datos si deseamos incluirla junto con el gráfico. Cuando se active la casilla Mostrar tabla de datos, nos permitirá activar o desactivar la casilla Mostrar clave de leyenda según si se desea visualizar o no el color de la serie de datos en la tabla. Hacer clic sobre el botón Siguiente para completar el asistente para gráficos.

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Unidad 11. Gráficos (IV)

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Unidad 11. Gráficos (VI)

Modificar la posición y el tamaño de un gráfico Para seleccionar un gráfico, hacer clic sobre él, aparecerá remarcado con un cuadro y con unos indicadores en cada esquina y punto medio de cada borde. Esto nos indica que el gráfico está seleccionado. Para cambiar de posición un gráfico dentro de una hoja de cálculo: Selecciona el gráfico y sitúa el puntero del ratón sobre él. El puntero del ratón se convertirá en una flecha blanca que apunta hacia la izquierda. Pulsa el botón del ratón y manteniéndolo pulsado, arrástralo hasta donde desees colocar el gráfico y después suelta el botón del ratón.

Para cambiar el tamaño de un gráfico: Selecciona el gráfico y sitúa el puntero del ratón sobre cualquiera de los indicadores alrededor del cuadro del gráfico (como si se deseara cambiar el tamaño de una ventana). El puntero del ratón se convertirá en una flecha de dos puntas. Pulsa el botón del ratón y manteniéndolo pulsado, arrástralo hasta la posición deseada. Si deseas mantener la relación de aspecto, es decir, la proporción de su longitud y su altura, mantén pulsada la tecla CTRL o MAYUS mientras arrastras. Una vez conseguido el tamaño deseado suelta el botón del ratón.

Modificar las características del gráfico

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Una vez finalizado el gráfico es posible rectificar la definición del gráfico utilizando los mismos cuadros de diálogo vistos en los pasos del asistente de creación de gráficos. Seleccionar el gráfico a rectificar. Desplegar el menú Gráfico y elegir la opción según lo que queramos modificar, es decir: Tipo de gráfico... para entrar en el cuadro de diálogo Tipo de gráfico similar al primer paso del asistente y cambiar el tipo de gráfico. Datos de origen... para basar el gráfico en otros datos, esto nos abre el cuadro de diálogo Datos de origen similar al paso 2 del asistente. Opciones de gráfico... para entrar en el cuadro Opciones del gráfico y cambiar todas las opciones vistas en el paso 3 del asistente. Ubicación... , para entrar en el cuadro Ubicación del gráfico y modificar la situación del gráfico. Si tienes alguna duda sobre los cuadros de diálogo nombrados anteriormente repasa el tema porque en él se explica cada paso del asistente.

Añadir una serie de datos Si queremos añadir alguna serie de datos al gráfico, podemos utilizar cualquiera de los dos métodos siguientes: El primer método consiste en: Seleccionar los datos que queremos añadir al gráfico, situarse sobre la selección y arrastrarla hasta el gráfico. Cuando se haya soltado el botón del ratón, éstos aparecerán directamente en el gráfico.

El segundo método se realiza desde el menú: Seleccionar el gráfico si éste no lo estuviese ya. Ir al menú Gráfico y elegir la opción Agregar datos... Si esta opción no estuviese, ir sobre el botón para ampliar el menú primero. Aparecerá el cuadro de diálogo de la derecha. Hacer clic sobre el botón del recuadro Rango para que se reduzca el cuadro y poder seleccionar los datos a añadir. Seleccionar de la hoja de cálculo los datos a añadir.

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Pulsar la tecla INTRO para volver al cuadro Agregar datos. Hacer clic en Aceptar.

Eliminar una serie de datos Si lo que queremos es eliminar alguna serie de datos del gráfico, seguir los siguientes pasos: Seleccionar una de las representaciones de la serie en el gráfico haciendo clic sobre ésta. Pulsar la tecla SUPR.

Unidad 11. Gráficos (VII)

Añadir un texto cualquiera al gráfico Podemos añadir cualquier texto al gráfico. Para ello: Escribir directamente el texto a añadir. Pulsar INTRO. A partir de ese momento el texto es un objeto del gráfico, aparecerá sobre el gráfico en cualquier posición, a continuación te explicamos cómo modificar su posición.

Cambiar de posición un objeto del gráfico Cualquier objeto del gráfico puede cambiarse de posición. Para ello: Seleccionar el objeto deseado haciendo clic sobre él. El objeto aparecerá remarcado con unos indicadores alrededor de él. Situar el puntero del ratón sobre el objeto seleccionado. Pulsar el botón del ratón y manteniéndolo pulsado arrastrarlo hasta donde queremos mover el objeto, entonces soltaremos el botón del ratón y el objeto quedará en esa posición.

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Eliminar un objeto del gráfico Si lo que queremos es eliminar cualquier objeto del gráfico, seguir los siguientes pasos: Seleccionar el objeto a eliminar haciendo clic sobre éste. Pulsar la tecla SUPR.

Cambiar de tamaño un objeto del gráfico Cualquier objeto del gráfico puede cambiarse de tamaño. Para ello: Seleccionar el objeto deseado haciendo clic sobre éste. El objeto aparecerá encuadrado con unos indicadores alrededor de éste. Situar el puntero del ratón sobre cualquier indicador. El puntero del ratón se convertirá en una doble flecha negra. Pulsar el botón del ratón y manteniéndolo pulsado arrastrarlo hasta conseguir el tamaño deseado del objeto, luego soltaremos el botón del ratón.

Modificar el aspecto del gráfico Cada uno de los elementos de un gráfico tiene unas propiedades que pueden modificarse. Para ello lo primero que hay que hacer es seleccionar el objeto a modificar, haciendo clic sobre él. Por ejemplo si queremos cambiar el aspecto del título del gráfico, hacer clic sobre éste; si lo que queremos es cambiar el aspecto de la leyenda, hacer clic sobre ésta; lo mismo con los ejes o el área del gráfico,.... Una vez seleccionado un elemento u objeto del gráfico: Ir al menú Formato. Seleccionar la primera opción Objeto seleccionado..., siendo Objeto el nombre del objeto del gráfico seleccionado, es decir, leyenda, título del gráfico,... Aparecerá el cuadro de diálogo correspondiente al formato del objeto seleccionado, que dependiendo de éste cambiará. También hay una forma más rápida y es haciendo doble clic sobre el objeto. El cuadro de diálogo correspondiente al objeto es el mismo que vimos los pasos del asistente, sólo tenemos que cambiar las opciones deseadas. Y finalmente hacer clic sobre el botón Aceptar.

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Unidad 15. Las listas de datos (III)

Búsqueda

Ordenar una lista de datos A la hora de ordenar una lista, Excel puede hacerlo de forma simple, es decir, ordenar por un único campo u ordenar la lista por diferentes campos a la vez. Para hacer una ordenación simple, por ejemplo ordenar la lista anterior por el primer apellido, debemos posicionarnos en la columna del primer apellido, después podemos acceder al menú Datos y pulsar sobre Ordenar... y escoger el criterio de ordenación o bien pulsar sobre uno de los botones de la barra de herramientas para que la ordenación sea ascendente o descendente respectivamente. Para ordenar la lista por más de un criterio de ordenación, por ejemplo ordenar la lista por el primer apellido más la fecha de nacimiento desplegamos el menú Datos y pulsamos sobre Ordenar... nos aparece el cuadro de diálogo Ordenar donde podemos seleccionar hasta tres campos distintos de ordenación y el orden que queremos para cada uno de ellos. En la parte inferior izquierda tenemos un botón Opciones..., este botón sirve para abrir el cuadro Opciones de ordenación dónde podremos especificar más opciones en el criterio de la ordenación.

Normalmente Excel ordena los datos numérica o alfabéticamente, pero puede existir ocasiones en las que deseemos ordenar por meses o días de la semana. Dentro del cuadro Opciones de ordenación existe esa posibilidad, desplegando el cuadro combinado Primer criterio de ordenación: podemos escoger qué tipo de ordenación queremos.

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Por defecto está seleccionada Normal (que es la correspondiente a orden numérico y alfanumérico).

Unidad 15. Las listas de datos (I)

Introducción Una lista en Excel es un conjunto de datos organizados en filas o registros, en la que la primera fila contiene las cabeceras de las columnas (los nombres de los campos), y las demás filas contienen los datos almacenados. Es como una tabla de base de datos, de hecho también se denominan listas de base de datos. Cada fila es un registro de entrada, por tanto podremos componer como máximo una lista con 255 campos y 65535 registros. Las listas son muy útiles porque además de almacenar información, incluyen una serie de operaciones que permiten analizar y administrar esos datos de forma muy cómoda. Entre las operaciones más interesantes que podemos realizar con las listas tenemos: - Ordenar la lista. - Filtrar el contenido de la lista por algún criterio. - Utilizar fórmulas para la lista añadiendo algún tipo de filtrado. - Crear un resumen de los datos contenidos en la lista. Excel2003 incorpora una novedad en cuanto a las listas, ahora existe el objeto Lista como tal, lo que permite por ejemplo que Excel nos muestre los datos de la lista delimitados por un borde, el menú Datos tiene un submenú para listas y tenemos una barra de herramientas Lista con las operaciones más comunes. A partir de ahora nos referiremos a este tipo de listas.

Crear una lista

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Para crear una lista tenemos que seguir los siguientes pasos: - Seleccionar el rango de celdas que queremos incluir en la lista. - Seleccionar del menú Datos -- Lista, la opción Crear lista. Aparecerá a continuación el cuadro de diálogo Crear lista.

Si nos hemos saltado el paso de seleccionar previamente las celdas, lo podemos hacer ahora. - Si en el rango seleccionado hemos incluido la fila de cabeceras (recomendado), activaremos la casilla de verificación La lista tiene encabezados. - Al final hacer clic en Aceptar. Se

cerrará

cuadro

diálogo,

abrirá

barra

herramientas

Lista

con las funciones más comunes de las listas, y aparecerán las celdas de la lista remarcadas, como puedes ver en este ejemplo:

El indicador de lista (borde azul) resalta el rango de datos incluidos en la lista. Podemos observar: - la primera fila con las cabeceras (nombres de los campos), aparecen como unas listas desplegables útiles para el Autofiltro como veremos más adelante

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- la fila con el asterisco

(también denominada fila de inserción) sirve para añadir más registros

- la última fila Total permite visualizar resúmenes de las columnas. Esta fila se puede visualizar o esconder como veremos más adelante. Si hacemos clic en una celda fuera de la lista, la lista pasará a estar inactiva (seguirá rodeada por un borde azul más fino y no se mostrará la fila de inserción ni las listas desplegables de Autofiltro). Se puede ocultar ese borde fino desde la barra de menús con la opción Datos -- Lista -- Ocultar el borde de las listas inactivas

Modificar los datos de una lista Para modificar o introducir nuevos datos en la lista podemos teclear directamente los nuevos valores sobre la lista, o bien podemos utilizar un formulario de datos. Esta segunda opción viene muy bien sobre todo si la lista es muy grande. Veamos un ejemplo, tenemos la siguiente lista con información de nuestros amig@s. Un formulario de datos es un cuadro de diálogo que permite al usuario escribir o mostrar con facilidad una fila entera de datos (un registro).

Para abrir el formulario de datos, tenemos que posionarnos en la lista para que esté activa, y seleccionar del menú Datos, la opción Formulario... nos aparece un formulario con los campos de la primera fila y unos cuadros de texto al lado para completar la información, más una lista de botones en la parte derecha del formulario para interactuar con él. Disponemos de siguientes botones: Nuevo: Sirve para introducir un nuevo registro. Eliminar: Eliminar el registro que está activo. Restaurar: Deshace los cambios efectuados. Buscar anterior: Se desplaza al registro anterior. Buscar siguiente: Se desplaza al siguiente registro. Criterios: Sirve para aplicar un filtro de búsqueda.

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Cerrar: Cierra el formulario.

Para cambiar los datos de un registro, primero nos posicionamos sobre el registro, luego rectificamos los datos que queramos (para desplazarnos por los campos podemos utilizar las teclas de tabulación), si nos hemos equivocado y no queremos guardar los cambios hacemos clic en el botón Restaurar, si queremos guardar los cambios pulsamos la tecla Intro. Para crear un nuevo registro, hacemos clic en el botón Nuevo, Excel se posicionará en un registro vacío, sólo nos quedará rellenarlo y pulsar Intro o Restaurar para aceptar o cancelar respectivamente. Después de aceptar Excel se posiciona en un nuevo registro en blanco por si queremos insertar varios registros, una vez agregados los registros, hacer clic en Cerrar. Para buscar un registro y posicionarnos en él podemos utilizar los botones Buscar anterior y Buscar siguiente o ir directamente a un registro concreto introduciendo un criterio de búsqueda. Pulsamos en el botón Criterios con lo cual pasamos al formulario para introducir el criterio de búsqueda, es similar al formulario de datos pero encima de la columna de botones aparece la palabra Criterios. Por ejemplo, si buscamos un registro con el valor Ana en el campo Nombre, escribimos Ana en Nombre y pulsamos el botón Buscar Siguiente, Excel vuelve al formulario de datos y nos posiciona en el registro de nombre Ana.

Unidad 15. Las listas de datos (IV) Filtrar el contenido de la lista Filtrar una lista no es ni más ni menos que de todos los registros almacenados en la lista, seleccionar aquellos que se correspondan con algún criterio fijado por nosotros. Excel nos ofrece dos formas de filtrar una lista. - Utilizando el Autofiltro. - Utilizando filtros avanzados. Utilizar el Autofiltro. Para utilizar el Autofiltro nos servimos de las listas desplegables asociadas a las cabeceras de campos (si por algún motivo no aparecieran, podemos hacerlas aparecer con el menú Datos -- Filtro --Autofiltro). Si pulsamos, por ejemplo, sobre la flecha del campo 1er Apellido, nos aparece un menú desplegable como este, donde nos ofrece una serie de opciones para realizar el filtro. Por ejemplo, si seleccionamos moreno, Excel filtrará todos los registros que tengan moreno en el 1er apellido y las demás filas 'desaparecerán' de la lista. Para indicarnos que hay un filtro activo, la flecha de la lista desplegable cambia de color.

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Para quitar el filtro, volvemos a desplegar la lista y elegimos la opción (Todas), reaparecerán todos los registros de la lista.

Utilizar Filtros avanzados Si queremos filtrar los registros de la lista por una condición más compleja, utilizaremos el cuadro de diálogo Filtro avanzado. Previamente deberemos tener en la hoja de cálculo, unas filas donde indicaremos los criterios del filtrado. Si deseas saber más sobre cómo definir criterios de filtrado, haz clic aquí. Para abrir el cuadro de diálogo Filtro avanzado, acceder al menú Datos Filtro - Filtro Avanzado.... Rango de la lista: Aquí especificamos los registros de la lista a los que queremos aplicar el filtro. Rango de criterios: Aquí seleccionamos la fila donde se encuentran los criterios de filtrado (la zona de criterios). También podemos optar por guardar el resultado del filtrado en otro lugar, seleccionando la opción Copiar a otro lugar, en este caso rellenaremos el campo Copiar a: con el rango de celdas que recibirán el resultado del filtrado. Si marcamos la casilla Sólo registros únicos, las repeticiones de registros (filas con exactemente los mismos valores) desaparecerán.

Para volver a visualizar todos los registros de la lista, acceder al menú Datos - Filtro - Mostrar todo.

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Unidad 16. Las tablas dinámicas (I)

Crear una tabla dinámica Una tabla dinámica consiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a varios criterios de agrupación, representado como una tabla de doble entrada que nos facilita la interpretación de dichos datos. Es dinámica porque nos permite ir obteniendo diferentes totales, filtrando datos, cambiando la presentación de los datos, visualizando o no los datos origen, etc... Para aquellos que tengais conocimientos de Access es lo más parecido a una consulta de referencias cruzadas, pero con más interactividad. Veamos cómo podemos crear una tabla dinámica a partir de unos datos que ya tenemos. Para crear una tabla dinámica, Excel nos proporciona el Asistente para tablas y gráficos dinámicos. Supongamos que tenemos una colección de datos de los artículos del almacen con el número de referencia y el mes de compra, además sabemos la cantidad comprada y el importe del mismo. Vamos a crear una tabla dinámica a partir de estos datos para poder examinar mejor las ventas de cada artículo en cada mes. Para acceder al asistente accedemos al menú Datos - Informe de tablas y gráficos dinámicos. Aparece la primera pantalla de tres de las que se compone el asistente para tablas dinámicas, donde nos solicita que indiquemos la situación de los datos a analizar y qué tipo de informe vamos a crear.

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En nuestro caso indicamos que vamos a seleccionar los de la Lista de Excel y que vamos a crear una Tabla din谩mica. En la segunda pantalla seleccionamos el rango d贸nde tenemos los datos a utilizar en la tabla din谩mica. Debemos seleccionar todas las celdas incluyendo las cabeceras.

A continuaci贸n nos aparece el tercer paso del asistente...

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En esta última pantalla debemos indicar dónde vamos a situar el resultado de la tabla dinámica. Hemos escogido situarla en una Hoja de cálculo nueva. Si pulsamos sobre Diseño... accedemos a un cuadro de diálogo donde podemos personalizar la forma en que van a verse los datos en la tabla dinámica.

En la imagen podemos apreciar que nos aparece una estructura formada por las filas, columnas, datos y además un campo para el nº de página. Y en el lateral derecho tenemos los campos disponibles de la tabla, los cuales podemos arrastrar a las diferentes partes del diagrama de la izquierda. Por ejemplo podríamos contruir una tabla dinámica con la siguiente estructura: - En el campo Fila arrastramos REF, las referencias de nuestros artículos. - En el campo Columna arrastramos MES.

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- Y en Datos arrastramos IMPORTE Nos quedaría una estructura como podemos ver en la imagen de abajo.

Tras realizar la tabla dinámica este sería el resultado obtenido.

Podemos ver que la estructura es la que hemos definido anteriormente, en el campo fila tenemos las referencias, en el campo columnas tenemos los meses y en el centro de la tabla las sumas de los importes. Con esta estructura es mucho más fácil analizar los resultados. Una vez creada la tabla dinámica nos aparece en la hoja, la barra de herramientas Tabla dinámica:

(La podemos visualizar y ocultar con la opción de menú Ver -- Barras de Herramientas.)

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En esta barra nos encontramos botones útiles como el botón un formato predefinido, y otros que veremos a lo largo del tema..

para darle a la tabla

También aparece el cuadro Lista de campos de tabla dinámica que nos permite modificar la estructura de la tabla añadiendo campos a las distintas zonas, o bien utilizando el botón Agregar a en combinación con el cuadro de lista que aparece al lado del botón, o simplemente arrastrándo el campo sobre la zona deseada. De igual forma podemos quitar un campo de un zona arrastrándolo fuera de la tabla. Con esto vemos que en un segundo podemos variar la estructura de la tabla y obtener otros resultados sin casi esfuerzos. Esta lista de campos se puede mostrar u ocultar con el botón

de la barra Tabla dinámica.

Si arrastrásemos a la zona de datos los campos cantidad y total, obtendríamos la siguiente tabla, más compleja pero con más información:

Eliminar una tabla dinámica.

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Para eliminar una tabla dinámica simplemente debemos seleccionar la tabla en su totalidad y presionar la tecla Supr o con la tabla seleccionada hacer clic con el botón derecho del ratón y seleccionar Eliminar del menú Pop-up

Aplicar filtros a una tabla dinámica Otra característica útil de las tablas dinámicas es permitir filtrar los resultados y así visualizar unicamente los que nos interesen en un momento determinado. Esto se emplea sobre todo cuando el volumen de datos es importante. Los campos principales vemos que están acompañados, en su parte derecha, de una flecha indicando una lista desplegable. Por ejemplo, si pulsamos sobre la flecha del campo Mes nos aparece una lista como vemos en la imagen con los distintos meses disponibles en la tabla con una casilla de verificación en cada uno de ellos para indicar si los queremos ver o no, más una opción para marcar todas las opciones en este caso todos los meses. Si dejamos marcados los meses Enero y Febrero, los otros meses desaparecerán de la tabla, pero no se pierden, en cualquier momento podemos visualizarlos volviendo a desplegar la lista y marcando la casilla (Mostrar todo). Para cerrar este cuadro debemos pulsar en Aceptar o sobre Cancelar para cerrar y dejarlo como estaba. Aplicando el filtro a varios campos podemos formar condiciones de filtrado más complejas, por ejemplo podemos seleccionar ver los articulos con referencia 1236 de Abril.

Obtener promedios en una tabla dinámica Por defecto, al crear una tabla dinámica, Excel nos genera unos totales con sumatorio, puede interesarnos modificar esas fórmulas por otras como pueden ser sacar el máximo o el mínimo, el promedio, etc. Para hacer esto debemos situarnos en cualquier celda de la zona que queremos rectificar y hacer clic con el botón derecho del ratón, nos aparece un menú Pop-up con diferentes opciones, debemos escoger la opción Configuración de campo... y nos aparece un cuadro de diálogo como el que vemos en la imagen. En este cuadro de diálogo podemos escoger cómo queremos hacer el resumen, mediante Suma, Cuenta, Promedio, etc. También podemos abrir el cuadro de diálogo con el botón

de la barra Tabla dinámica.

Tablas dinámicas en tres dimensiones

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Crear una tabla en tres dimensiones no es más que añadir un campo más a la tabla de origen y luego utilizarlo como campo principal para el resumen. Por ejemplo, para continuar con nuestra simulación añadiremos un campo más de "Semana" y ahora podremos organizar por mes y semana. Para crear la tabla dinámica en tres dimensiones procederíamos del mismo modo que hemos visto anteriormente, es decir: - Accedemos a Datos - Informe de tablas y gráficos dinámicos. - Selecionamos el rango de datos, ahora con el campo de semana. (Puede que nos pregunte si queremos utilizar los datos de la anterior tabla dinámica, contestamos que NO). - Y en la estructura de la tabla la única diferencia es utilar el campo Página para la tercera dimensión. Por ejemplo si colocamos en Página el campo Mes, en Columna el campo Semana, veremos los resultados de un mes en cada página.

Gráficos con tablas dinámicas Para crear una gráfica de nuestra tabla dinámica debemos hacer clic con el botón derecho del ratón sobre cualquier celda de la tabla, y del menú Pop-up que nos aparece debemos seleccionar Gráfico dinámico, nos genera un gráfico de barras por defecto en una nueva hoja de gráficos. También podemos utilizar el botón barra Tabla dinámica.

de la

Para cambiar el formato del gráfico a otro tipo de gráfico que nos agrade más o nos convenga más según los datos que tenemos, debemos hacer clic con el botón derecho del ratón sobre el gráfico y del menú Pop-up que nos aparece escoger la opción Tipo de gráfico... y escoger el gráfico que más nos convenga, la mecánica a seguir para trabajar con gráficos es la misma que se vió en el tema de gráficos.

Ejercicio paso a paso. 1 Si no tienes abierto Excel2003, ábrelo para realizar el ejercicio. 2 Abre el libro de trabajo Tabla_dinamica que encontrarás en la carpeta Ejercicios del curso. Te aparecerán los siguientes datos:

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3 Guarda el libro con el mismo nombre en tu carpta Mis documentos. Vamos a crear una tabla dinámica para interpretar mejor estos datos. 4 Selecciona el rango A1:G15 5 Selecciona del menú Datos la opción Informe de tablas y gráficos dinámicos. Se abre el asistente para tablas y gráficos dinámicos. 6 Marca Lista o base de datos de Microsoft Office Excel 7 Marca Tabla dinámica. 8 Pulsa en Siguiente >. 9 En Rango: aparecerá el rango que has seleccionado, sino selecciona el rango A1:G15, el rango de datos que se corresponde con la tabla completa, incluyendo la cabecera. 10 Pulsa en Siguiente >. 11 Marca Hoja de cálculo nueva. 12 Presiona sobre el botón Diseño... para definir las zonas de la tabla dinámica. 13 Arrastra el campo Mes donde pone Página. 14 Arrastra el campo Semana donde pone Columna. 15 Arrastra el campo Cliente donde pone Fila. 16 Arrastra el campo Articulo donde pone Datos.

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17 Arrastra el campo Total donde pone Datos. 18 Presiona sobre Aceptar. Volvemos a la tercera pantalla de asistente. 19 Haz clic sobre Finalizar. Nos aparece la tabla dinámica en una nueva hoja. En la zona de página vemos (Todas) esto significa que estamos visualizando el resumen de todos los meses. 20 Abre la lista desplegable del campo MES, selecciona Enero y pulsa Aceptar. Ahora nos aparece el resumen del mes de Enero. 21 Abre la lista desplegable del campo MES, selecciona (Todas) y pulsa Aceptar. Nos vuelve a aparecer el resumen completo. Para cada cliente y semana podemos ver la suma del campo ARTICULO y la suma del campo TOTAL. Con la suma del campo TOTAL tenemos la suma de lo que hemos vendido, pero con la suma del campo artículo no obtenemos información útil ya que el campo ARTICULO contiene códigos de artículos, nos sería más interesante saber cuántas ventas hemos realizado, contando los artículos del campo ARTICULO. Para ello debemos cambiar la operación que se efectua sobre el campo. 22 Posiciónate en cualquier celda correspondiente a la suma de ARTICULO y haz clic con el botón derecho. 23 Selecciona la opción Configuración de campo, también puedes utilizar el botón dinámica.

de la barra Tabla

24 En el cuadro de diálogo que se abre, selecciona la operación Cuenta y haz clic en Aceptar. Observa el resultado. Ahora vamos a quitar ese total de la tabla dinámica. 25 Despliega la lista Datos, desmarca el campo Cuenta de ARTICULO y haz clic en Aceptar. En la zona de datos ahora queda únicamente la suma de TOTAL. Para añadir un nuevo resumen a la zona de datos. 26 Arrastra de la lista de campos, el campo CANTIDAD y suéltalo sobre la zona de datos. Es tan facil como esto, ahora si no quieres una suma sino otra operación, la puedes cambiar como lo hemos hecho antes con el campo ARTICULO. 27 Por último cierra el libro de trabajo guardando los cambios realizados.

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Unidad 18. Macros (I)

En esta unidad estudiaremos qué son las Macros, en qué nos pueden ayudar y cómo crear macros automáticamente. Esta unidad tratará de manera muy sencilla el tema de macros sin entrar en profundidad con el lenguaje de programación utilizado por MS Excel, el Visual Basic Application (VBA), ya que esto ocuparía un curso entero y se sale del objetivo del curso.

Introducción Cuando trabajamos con un libro personalizado, es decir, que nos hemos definido con una serie de características específicas como puedan ser el tipo de letra, el color de ciertas celdas, los formatos de los cálculos y características similares, perdemos mucho tiempo en formatear todo el libro si disponemos de muchas hojas. Con las macros lo que se pretende es automatizar varias tareas y fusionarlas en una sola, añadiendo por ejemplo un botón en nuestro libro que al pulsar sobre él realice todas esas tareas.

Crear una macro automáticamente La forma más fácil e intuitiva de crear macros es crearlas mediante el grabador de macros del que dispone Excel. Este grabador de macros te permite grabar las acciones deseadas que posteriormente las traduce a instrucciones en VBA, las cuales podemos modificar posteriormente si tenemos conocimientos de programación. Para grabar una macro debemos acceder al menú Herramientas y abrir el submenú Macro y dentro de este submenu seleccionar la opción Grabar nueva macro... Además de esta opción en el menú podemos encontrar las siguientes opciones: Macros... - Donde accedemos a un listado de las macros creadas en ese libro. Seguridad... - Con esta opcion podemos cambiar el nivel de seguridad para evitar MacroVirus. Editor de Visual Basic - Con esta opción accedemos al editor de Visual Basic. Editor de secuencias de comando de Microsoft - Esta función solo estará activa si la hemos instalado.

Al seleccionar la opción Grabar nueva macro..., lo primero que vemos es el cuadro de diálogo Grabar macro

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donde podemos dar un nombre a la macro (no está permitido insertar espacios en blanco en el nombre de la macro). Podemos asignarle un Método abreviado: mediante la combinación de las tecla CTRL + "una tecla del teclado". El problema está en encontrar una combinación que no utilice ya Excel. En Guardar macro en: podemos seleccionar guardar la macro en el libro activo, en el libro de macros personal o en otro libro. En Descripción: podemos describir cuál es el cometido de la macro o cualquier otro dato que creamos conveniente.

Para comenzar la grabación de la macro pulsamos el botón Aceptar y a continuación aparece la barra Macro

donde tenemos la opción de detener la grabación. Y si nos fijamos en la barra de estado nos informa de que está grabando. A partir de entonces debemos realizar las acciones que queramos grabar, es conveniente no seleccionar ninguna celda a partir de la grabación, ya que si seleccionamos alguna celda posteriormente, cuando ejecutemos la macro, la selección nos puede ocasionar problemas de celdas fuera de rango. Una vez concluidas las acciones que queremos grabar, presionamos sobre el botón Detener de la barra Macro, si por alguna razón de configuración no nos ha aparecido esa barra, podemos detener la grabación accediendo al menú Herramientas - Macro - Detener grabación.

Ejecutar una macro Una vez creada una macro, la podremos ejecutar las veces que queramos. Antes de dar la orden de ejecución de la macro, dependiendo del tipo de macro que sea, será necesario seleccionar o no las celdas que queramos queden afectadas por las acciones de la macro. Por ejemplo si hemos creado una macro que automáticamente da formato a las celdas seleccionadas, tendremos que seleccionar las celdas previamente antes de ejecutar la macro. Para ejecutar la macro debemos acceder al menú Herramientas - Macro - Macros... y nos aparece el cuadro de diálogo Macro como el que vemos en la imagen donde tenemos una lista con las macros creadas. Debemos seleccionar la macro deseada y pulsar sobre el botón Ejecutar. Se cerrará el cuadro y se ejecutará la macro.

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En cuanto al resto de botones: Cancelar - Cierra el cuadro de diálogo sin realizar ninguna acción. Paso a paso - Ejecuta la macro instrucción por instrucción abriendo el editor de programación de Visual Basic. Modificar - Abre el editor de programación de Visual Basic para modificar el código de la macro. Estos dos últimos botones son para los que sapan programar. Eliminar - Borra la macro. Opciones - Abre otro cuadro de diálogo donde podemos modificar la tecla de método abreviado (combinación de teclas que provoca la ejecución de la macro sin necesidad de utilizar el menú) y la descripción de la macro.

Crear una macro manualmente Para crear una macro de forma manual es necesario tener conocimientos de programación en general y de Visual Basic en particular, ya que es el lenguaje de programación en el que se basa el VBA de Excel. Si no tienes esta base puedes saltarte este punto del tema. Si quieres recordar los conceptos básicos de programación, visita nuestro básico Primero debemos abrir el editor Visual Basic, y para eso accedemos al menú Herramientas - Macro - Editor de Visual Basic o presionamos la combinación de teclas Alt + F11. Para ver el entorno de desarrollo de programación del editor Visual Basic visita nuestro básico. Una vez abierto el editor de Visual Basic debemos insertar un módulo de trabajo que es donde se almacena el código de las funciones o procedimientos de las macros. Para insertar un módulo accedemos al menú Insertar Módulo. A continuación debemos plantearnos si lo que vamos a crear es una función (en el caso que devuelva algún valor), o si por el contrario es un procedimiento (si no deviuelve ningún valor). Una vez concretado que es lo que vamos a crear, accedemos al menú Insertar - Procedimiento... Nos aparece un cuadro de diálogo como vemos en la imagen donde le damos el Nombre: al procedimiento/función sin insertar espacios en su nombre. También escogemos de qué Tipo es, si es un Procedimiento, Función o es una Propiedad. Además podemos seleccionar el Ámbito de ejecución. Si lo

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ponemos como Público podremos utilizar el procedimiento/función desde cualquier otro módulo, pero si lo creamos como Privado solo podremos utilizarlo dentro de ese módulo. Una vez seleccionado el tipo de procedimiento y el ámbito presionamos sobre Aceptar y se abre el editor de Visual Basic donde escribimos las instrucciones necesarias para definir la macro.

Asignar una macro a un botón Una utilidad muy interesante cuando se crea una macro es asignarle su funcionalidad a un botón. Vamos a explicar los pasos a seguir para realizar esto. Esta función se utiliza una vez que ya se ha creado la macro. Por ejemplo podemos asignar la macro que hemos realizado en el anterior paso a paso de limpiar celdas a un botón para no tener que ir cada vez al menú Herramientas y demás pasos. De modo que suponiendo que ya tenemos la macro creada vamos a asignarle un botón.

- Accedemos al menú Ver - Abrimos el submenú Barra de herramientas - Seleccionamos Formulario Nos aparece la barra de herramientas Formulario como vemos en la imagen . - Presionamos sobre la opción del botón segunda fila y la segunda columna.

que es el que está situado en la

El puntero del ratón se transforma en una cruz. - Debemos hacer clic sobre la zona de la hoja donde queramos insertar el botón.

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Una vez insertado el botón en la hoja nos aparece el cuadro de diálogo Asignar macro como vemos en la imagen.

En esta pantalla podemos asociar una macro de entre la lista que disponemos al nuevo botón creado. Los botones de la pantalla tienen la siguiente utilidad: Aceptar - Cierra la ventana y guarda los cambios. Cancelar - Cierra la ventana y cancela los cambios. Nuevo - Sirve para asignar código, que escribiremos manualmente, sobre el botón. Grabar... - Pone en funcionamiento la grabadora de macros.

Siguiendo con los pasos: - Seleccionamos la macro Hoja1.Limpia_celdas. - Presionamos sobre Aceptar. El texto del botón será Botón 1, para que sea más intuitivo podemos cambiarlo. - Hacemos clic con el botón derecho del ratón sobre el botón. Aparece el menú Pop-up del botón. - Seleccionar la opción Modificar texto. - Seleccionar el texto y escribir Limpiar. - Hacer clic sobre una celda en blanco para salir del botón.

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También podemos utilizar este menú Pop-up para cambiar la macro asignada al botón mediante la opción Asignar macro....

Objetivo. Aprender como crear una macro de forma automática utilizando el grabador de macros. Crearemos una macro que automatice el formato de la cabecera de nuestra hoja de trabajo.

Ejercicio paso a paso 1 Si no tienes abierto Excel2003, ábrelo para probar el ejercicio. Al entrar estaremos situados en la celda A1. 2 Despliega el menú Herramientas. 3 Abre el submenú Macro. 4 Y elije la opción Grabar nueva macro... Aparece el cuadro de diálogo Grabar macro. 5 Escribe el nombre de la macro, EjemploMacro1. Y pulsa Aceptar. Ahora estamos grabando, vamos a realizar las acciones necesarias para dar formato a nuestra hoja de trabajo. 6 Presiona sobre el botón Negrita de la barra Formato. 7 Presiona sobre el botón Cursiva de la barra Formato. 8 Escoge el tipo de fuente Abbess. 9 Escoge el tamaño de la fuente en 14 puntos. Ya hemos concluido con el formato de una cabecera de datos, por tanto concluimos la grabación de la macro.

10 Presiona sobre el botón detener grabación.

de la barra Macro, o accede al menú Herramientas - Macro - Detener

Ahora vamos a comprobar que funciona correctamente la macro creada. 11 Escribe en la celda D1 Cabecera.

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12 Escribe en la celda E1 de. 13 Escribe en la celda F1 prueba. 14 Selecciona las celdas anteriores D1, E1 y F1 . 15 Despliega el menú Herramientas. 16 Abre el submenú Macro. 17 Elige Macros... 18 Selecciona la macro creada EjemploMacro1 y pulsa sobre Ejecutar. Observa como las celdas seleccionadas adoptan el formato automáticamente.

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