LECCIÓN 11 1.3 Proceso de Control Es el proceso de medir el desempeño actual, comparándolo contra los estándares previamente establecidos y tomando acción gerencial para corregir aquellas desviaciones. Comprende las siguientes etapas:
Supervisión de las actividades En primer lugar, se debe llevar a cabo un proceso de supervisión de las actividades realizadas.
Establecimiento de estándares Un estándar puede ser definido como una unidad de medida, la cual sirva como modelo, guía o patrón con base en la cual se efectúa el control. Esta fase consiste en identificar lo realizado, de tal manera que no sólo se mida, sino también se evalúe lo medido, enfocándose a todos los niveles de la empresa. Se deben emplear medidas para evaluar las funciones y actividades, tanto actuales como futuras.
Medición Consiste en identificar qué es lo que se ha logrado; es importante, pues arroja información objetiva, la cual después se compara con el estándar. En la ejecución de este proceso, es útil tener presentes los siguientes puntos: ♣ No solo hay que medir, sino también evaluar lo que se ha medido ♣ Hacer mediciones en diferentes áreas de la organización ♣ Seleccionar medidas para evaluar, tanto las actividades actuales como las futuras ♣ Las mediciones aplicadas a un grupo, según lo ilustra una unidad orgánica, pueden ser efectivas Se pueden aplicar mediciones dependiendo de lo que deseemos valorar. Los métodos pueden ser: observaciones personales, datos estadísticos e informes, tanto verbales como escritos.
Comparación
Corrección
Se compara el funcionamiento actual de las actividades a controlar, con los estándares previamente establecidos. Cuando existe alguna diferencia entre ambos, suelen requerirse criterios para establecer la importancia de la diferencia. El funcionario del control debe, en consecuencia, analizar, evaluar y juzgar los resultados como parte definida del proceso de control. En términos generales, la comparación de lo hecho con las normas para ver si difieren, deberá efectuarse lo más cerca posible del lugar de trabajo, pues esto facilita la inspección, y ayuda a localizar lo que necesite corrección, con el resultado de pérdidas mínimas.
Esta etapa es crucial para el proceso de control, pues los esfuerzos están encaminados a que los resultados correspondan a los estándares. Cuando se descubren desviaciones, se debe tomar una acción correctiva. Esta acción puede ser prevista, adelantándose a los hechos y ponerla en práctica inmediatamente como una acción preventiva y correctiva. Conforme se descubran variaciones importantes, estas no solo piden una acción inmediata y enérgica, sino que es imperativo aplicarla. El control efectivo no puede tolerar demoras innecesarias, excusas, ajustes interminables o excepciones excesivas. La acción correctiva la ejercen quienes tienen autoridad sobre
el procedimiento actual. Puede implicar un cambio en el método para obtener la cantidad deseada o una nueva forma de determinar las dimensiones de las partes que se están produciendo para llenar los requisitos de control de calidad. En algunos casos, puede bastar un cambio en la motivación. Puede ser útil la reimplantación del objetivo en la mente del empleado o la revisión de una política y de su aplicación. La acción remediadora es preferible a la acción correctiva. Es decir, este paso en el proceso de control implica algo más que andar a caza de dificultades para corregirlas. Debe discutirse la verdadera causa de la dificultad, haciendo lo posible para eliminar el origen de la discrepancia.
Retroalimentación
1.4 Tipos de Control
Es la última etapa del proceso de control. Consiste en permitir la comparación entre la salida del sistema de control con la entrada del sistema, de tal manera que la acción de control apropiada se puede formar; con ella sabremos si se debe replanear o si vamos bien, porque así lo arrojó el sistema de control aplicado. Continuamos.
A nivel empresarial, suele suceder que en algunas actividades se camina erradamente y una forma de detectarlo es a través de la implementación de controles; estos nos ayudan a detectar cualquier situación anómala y se presentan básicamente tres momentos o tipos de control, los cuales son:
El control preliminar El concurrente y El de retroalimentación Control Preliminar. Tiene lugar antes de principiar las operaciones e incluye la creación de políticas, procedimientos y reglas diseñadas para asegurar que las actividades planeadas serán ejecutadas con propiedad. En vez de esperar los resultados y compararlos con los objetivos, es posible ejercer una influencia controladora limitando las actividades por adelantado. Son deseables, pues permiten a la administración evitar problemas en lugar de corregirlos después. Este tipo de control requiere tiempo e información oportuna y precisa.
Control Preliminar
Control Concurrente.
Control de Retroalimentación.
Este tipo tiene lugar durante la fase de la acción de ejecutar los planes e incluye la dirección, vigilancia y sincronización de las actividades según ocurran. En otras palabras, pueden ayudar a garantizar que el plan será llevado a cabo en el tiempo específico y bajo las condiciones requeridas.
Se enfoca sobre el uso de la información de los resultados anteriores, para corregir posibles desviaciones futuras de estándar aceptable.
Este tipo implica se hayan reunido algunos datos, se hayan analizado y se regresaron los resultados a alguien o a algo en el proceso que se está controlando; de esta manera, podrán La forma mejor conocida del hacerse correcciones. control concurrente es la supervisión directa: cuando un ad- Su principal inconveniente es, en ministrador supervisa las accio- el momento en el cual el admines de un empleado de manera nistrador tiene la información, directa, el administrador puede el daño ya está hecho; es decir, verificar de forma concurrente se lleva a cabo después de la aclas actividades del empleado y ción. corregir los problemas que puedan presentarse.
Control Concurrente
Control de Retroalimentación