LECCIÓN 8 2.1 Previsión La palabra previsión proviene de prever o pre-ver, lo que es “ver anticipadamente las cosas” o “tratar de ver en forma anticipada lo que va a ocurrir”. Entenderemos por previsión aquella etapa del proceso administrativo la cual implica la idea de cierta anticipación de acontecimientos y situaciones futuras capaces de se realizadas por la mente humana y sin la cual sería imposible hacer planes en los que se desenvolverá la empresa tanto en el mediano como en el largo plazo. Por ello, la previsión es básica para la planeación. Algunos autores la definen así: Agustín Reyes Ponce “Es el elemento de la administración en el que con base en las condiciones futuras en que una empresa habrá de encontrarse, reveladas por una investigación técnica, se determinan los principales cursos de acción que nos permitirán realizar los objetivos de la empresa”. Henry Fayol dice “Es calcular el porvenir y prepararlo. Hacer articular los programas de acción”.
Principios de la Previsión
Principio de consistencia de dirección: debemos ser estables y coherentes cuando tomemos una decisión, y mantenernos firmes hasta finalizar lo que nos hemos propuesto. Si surgieren inconvenientes, debe buscarse alternativas de solución. resolver los problemas e ir siempre en el camino que se ha trazado. Principio de ejecutividad: todo lo que hayamos propuesto realizar, debemos llevarlo a cabo en los tiempos programados, tratando de evitar demoras y situaciones que causen retraso a las operaciones de la empresa. Principio de transitividad: tiene relación con el principio anterior, pues la previsión está inmersa en las demás etapas del proceso administrativo, y transita por todas.
Principio de la Primacía: por ser la primera etapa del proceso administrativo, la previsión tiene incidencia directa e indirecta en el resto de etapas (planificación, organización, integración, dirección y control).
2.2 Planeación Es el punto de partida del proceso administrativo. Incluye el establecimiento de objetivos y metas, así como el diseño de estrategias para alcanzarlos. Los resultados de esta operación marcan el rumbo de la organización: en esa dirección se encaminan los esfuerzos de sus miembros. También se le define como el proceso por el cual se obtiene una visión del futuro, en donde es posible determinar y lograr los objetivos organizacionales mediante la elección de un curso de acción. Sigue un conjunto de pasos establecidos inicialmente y, quienes la realizan, hacen uso de las diferentes expresiones y herramientas con que cuenta; además, hace realidad los planes. Es importante porque: propicia el desarrollo de la empresa, reduce al máximo riesgos y maximiza el aprovechamiento de los recursos y tiempo. José Antonio Fernández Arena cita “Planear es función del administrador, aunque el carácter y la amplitud de la planeación varían con su autoridad y con la naturaleza de las políticas y planes delineados por su superior”. Un administrador, por su posición en la organización, puede mejorar la planeación establecida o hacerla básica y aplicable a una mayor proporción de la empresa. Existen diversos tipos de planes, entre los que encontramos:
Visión
Misión
Reglas
Metas
Estrategias
Políticas
Presupuestos
Objetivos
Programas
Procedimientos
2.3 Organización Esta función hace operativos y da sentido práctico a los planes establecidos. Abarca la conversión de objetivos en actividades concretas, la asignación de actividades y recursos a personas y grupos, el establecimiento de mecanismos de coordinación y autoridad, y la fijación de procedimientos para la toma de decisiones. Es la creación de una estructura, la cual permite determinar las jerarquías necesarias y agrupación de actividades, con el fin de simplificar las mismas y sus funciones dentro de la organización. Las personas trabajarán más efectivamente si todos conocen el papel que deben cumplir y la forma en cómo sus funciones se relacionan unas con otras. Una estructura de organización debe estar diseñada de manera perfectamente clara para todos: ¿quién debe realizar determinada tarea? Y ¿quién es responsable por determinados resultados? De esta forma se eliminan las dificultades ocasionadas por la imprecisión en la asignación de responsabilidades y se logra un sistema de comunicación y de toma de decisiones que refleja y promueve los objetivos de la empresa.
Hablar de organización en las empresas es hablar de estructuras. La estructura involucra tres elementos: Complejidad: Forma en que está organizada una empresa Formalización: Medida en que las tareas se encuentran bajo procedimientos. Centralización: ¿Quién y dónde se toman las decisiones?
2.4 Integración
dotar de personal a la estructura de la organización, a través de una adecuada y efectiva selección de personas que han de ocupar los puestos dentro de la estructura.
La integración es la obtención y el agrupamiento de los elementos materiales y humanos señalados como necesarios, por la organización y la planeación, para el adecuado funcionamien- Munch Galindo: Función a través de la cual el administrador elige to y se allega de los recursos necede un organismo social. Es el sarios para poner en marcha las medio a través del cual el admi- decisiones previamente establenistrador y los funcionarios de cidas para ejecutar los planes; la empresa eligen y se contac- comprende los recursos matetan con los recursos necesarios riales y humanos. para poner en marcha las decisiones previamente estableci- Fernández Arenas: Entendemos das para ejecutar los planes or- por integración, el seleccionar ganizacionales. La función de la al personal competente para los integración consiste en dotar al puestos de la organización; es organismo social de los diversos reunir todos los elementos marecursos requeridos para lograr teriales, económicos, técnicos la eficiencia en el desempeño al y humanos necesarios para almomento de planear y organi- canzar los objetivos y, como de zar. Para esto, debemos tener estos cuatro elementos el más en cuenta los recursos con los variable, cambiante y difícil de cuales cuenta la empresa: mate- controlar es el ser humano, es riales, tecnológicos, financieros, importante hacer hincapié en: la humanos, mercadológicos, etc. selección del personal, adiestramiento y desarrollo del persoReyes Ponce la define como: nal, así como la automotivación “Obtener y articular los elemen- para el logro de metas cada vez tos materiales y humanos que más altas. la organización y la planeación señalan como necesarios para el adecuado funcionamiento de un Principios organismo social”. 1. El hombre adecuado para el Koontz y O’Donnell: Es la función puesto adecuado. Los hombres administrativa que se ocupa de deben poseer las característi-
cas que la empresa establezca para desempeñar un puesto. Los recursos humanos deben adaptarse a las características de la organización y no esta a los recursos humanos. 2. Provisión de elementos necesarios. La dirección debe estar consciente de los elementos que los puestos requieren para la eficiente realización de su trabajo. Debe dotarse a cada miembro de la organización de los elementos administrativos necesarios para hacer frente, en forma eficiente, a las obligaciones del puesto. 3. La importancia de la introducción adecuada. El momento en que el elemento humano ingresa a la empresa es trascendental, pues de él dependerán su adaptación al ambiente de la empresa, su desenvolvimiento, su desarrollo y su eficiencia dentro de la misma. Para integrar a su empresa a las personas y recursos con que se realizarán las actividades, el administrador deberá: * Desarrollar un procedimiento de reclutamiento y selección acorde a las necesidades del área y objetivo * Desarrollar actividades de inducción al puesto de manera permanente
* Realizar diagnósticos de necesidades de capacitación técnica y de desarrollo personal * Implementar programa de desarrollo personal para los trabajadores * Establecer un sistema de evaluación de desempeño * Asegurarse de que el trabajador labore en instalaciones apropiadas para la actividad, en las condiciones de seguridad e higiene necesarias y contar con todos los recursos para su actividad * Establecer un sistema de abastecimiento que permita a los trabajadores contar con la maquinaria y equipo necesario para la realización de sus funciones
2.5 Dirección
ción de un liderazgo como guía, la coordinación de los esfuerzos Etimológicamente, la palabra individuales hacia el logro de ob“dirección” viene del verbo “diri- jetivos comunes y el tratamiento gere”; este se forma a su vez del de conflictos prefijo “di”, intensivo, y “regere”: El Gerente debe tomar iniciativas regir, gobernar. para impulsar y poner en moviEs el elemento de la administra- miento las acciones pertinentes ción en el cual se logra la realiza- para que los miembros del grución efectiva de todo lo planeado po lleven a cabo las tareas en por medio de la autoridad del forma concreta: dirigir para haadministrador. Notemos que la cer lo que se pautó según lo pladirección es la parte “esencial” y nificado. Las tareas de dirigir no “central” de la administración, a se reducen a dar órdenes: el coala cual se deben subordinar y or- ching, la instrucción, el liderazgo, denar todos los demás elemen- la motivación de la propia creatividad de los actores del plan, tos. son parte integrante e indivisible Dirigir significa interpretar los del proceso ejecutivo. planes para las personas y dar Este elemento de la administralas instrucciones y orientación ción es el más real y humano. acerca de cómo ejecutarlos, ga- Aquí debemos ver en todos los rantizando la obtención de resul- casos “con hombres concretos”, a diferencia de los aspectos de la tados. parte mecánica, en donde tratáPara George R. Terry (2004), la bamos más bien con relaciones, dirección o don de mando es la con “cómo debían ser las cosas”. relación en donde una persona o Aquí luchamos con las cosas y líder influye a otras para traba- problemas “como son realmenjar unidas espontáneamente, en te”. labores relacionadas, para llevar Para poder encaminar el esfuera cabo lo que el líder desea. zo humano hacia los objetivos Es la activación, orientación y de la empresa, el administrador mantenimiento del esfuerzo hu- se da cuenta pronto que debe mano para dar cumplimiento a pensar en términos de los resullos planes. Incluye la motivación tados relacionados con la oriende las personas para la realiza- tación, la comunicación, la motición de sus labores, la instaura- vación y la dirección.
Esta función requiere: o Delegar autoridad, o sea, dar facultades para que otros decidan. o Motivar y persuadir al personal para que colabore y tome acciones efectivas. o Poner en práctica buenas relaciones humanas entre todo el personal. o Una de las características es poseer ciertos atributos y capacidades personales, tales como “don de mando”, “saber motivar”, etc. Actividades primordiales de la Dirección o Poner en práctica la participación por todos los afectados por las decisiones o Conducir y reorientar a otros para que hagan su mejor esfuerzo o Motivar o Comunicar o Desarrollar a los empleados para que realicen todo su potencial o De acuerdo con el punto b,. también reconocer el trabajo bien hecho o Satisfacer las necesidades de los empleados a través de esfuerzos en el trabajo o Revisar los resultados de la ejecución a la luz de los parámetros con los que se controla
2.6 Control Stephen Robbins define el control como “un proceso de vigilar las actividades para cerciorarse de que se desarrollan conforme se planearon y para corregir cualquier desviación evidente”. James Stoner manifiesta “el control administrativo es el proceso que permite garantizar que las actividades reales se ajusten a las actividades proyectadas”.
zar que conductas y desempeño se cumplan con las reglas y procedimientos de una empresa. El término control tiene una connotación negativa para la mayoría de las personas, pues se le asocia con restricción, imposición, delimitación, vigilancia o manipulación.
El control es un elemento del proceso administrativo, el cual incluye todas las actividades emprendidas para garantizar que las operaciones reales coinPara Fayol, el control “Consis- cidan con las operaciones planite en verificar si todo se realiza ficadas. conforme al programa adoptado, a las órdenes impartidas y a El control es un elemento clave los principios administrativos… de la administración; permite deTiene la finalidad de señalar las tectar errores a tiempo y correfaltas y los errores a fin de que gir fallas en su debido momento, se pueda repararlos y evitar su aplicando así los mecanismos de control adecuados para cada repetición”.. caso. Es asegurarse de alcanzar los objetivos de acuerdo al plan es- El control se enfoca en evaluar tablecido, con la posibilidad de y corregir el desempeño de las ajustar esas normas y objetivos; actividades de los subordinados en pocas palabras, medir y eva- para asegurar que los objetivos y planes de la organización se luar. están llevando a cabo. El control se refiere a los mecanismos utilizados para garanti- De aquí puede deducirse la gran
importancia del control, pues es sólo a través de esta función que lograremos precisar si lo realizado se ajusta a lo planeado y, en caso de existir desviaciones, identificar los responsables y corregir dichos errores. Sin embargo, es conveniente recordar que el control debe ser, como el planteamiento, por lo menos en parte, una labor de previsión, no solo una acción a posteriori. En este caso se puede estudiar el pasado para determinar lo que ha ocurrido y por qué los estándares no han sido alcanzados. De esta manera se pueden adoptar las medidas necesarias para evitar, en el futuro, cometer los errores del pasado. Además, siendo el control la última de las funciones del proceso administrativo, esta cierra el ciclo del sistema al proveer retroalimentación respecto a desviaciones significativas contra el desempeño planeado. La retroalimentación de información pertinente, a partir de la función de control, puede afectar el proceso de planeación.