Scoutsmapartikel: Leid(st)ers werven by FOS Open Scouting

LEID(ST)ERS WERVEN Een leiderstekort is een reëel probleem bij heel wat van onze eenheden. Het is zeker geen permanente situatie maar een tijdelijke barrière waar we liefst zo snel mogelijk overheen springen. Vaak is het oplossen van een leiderstekort echter iets waar we toch even doorheen spartelen. Maar hoe moet je daar nu precies mee aan de slag? Elke groep botst op eigen vraagstukken en moeilijkheden als het aankomt op leiderstekort. Daarom reiken we in dit scoutsmapartikel diverse suggesties, ideeën, aanpakken en getuigenissen aan. Zowel over het werven als behouden van de leidersploeg. Een wervingsactie start met een grondige analyse van de huidige situatie. In het eerste deel lichten we toe hoe je daar vlot mee aan de slag kan gaan. Na je eenheid onder de loep te hebben genomen, kan je overgaan tot actie. Probeer creatief te denken. Treedt uit je comfort zone en probeer verschillende pistes te bewandelen! Een geslaagde actie is geweldig voor je eenheid maar kan best tijdrovend zijn. Niet iets om elk jaar opnieuw te doen. Daarom zal werving steeds gepaard gaan met het inzetten op het behouden van leid(st)ers én oudere leden, zo bouw je een duurzame werking op. Misschien heeft jouw eenheid slechts dat ene puzzelstukje nodig en is het probleem opgelost!

Te weinig oudere leden

Geen oudere leden

Te veel (jonge) leden Zet in op externe werving van leid(st)ers en oudste leden (seniors, VG’s-juniors…).

2000

2° LEID

2001

1° LEID

2002

2003

2004

VG/JU

2005

VG/JU

2006

JVG/ASP

2007

JVG/ASP

2008

JVG/ASP

2009

2010

2011

2012

B/Z

2013

B/Z

2014 B/Z

AFKORTINGEN B/Z = bevers/zeehonden | WE = welpen JVG/ASP = jong-verkenners & gidsen/aspiranten VG/JU = verkenners & gidsen/juniors | SE = seniors X° LEID = hoeveelste jaar leid(st)er

1999 3° LEID

4° LEID

1998

LEID

Om een overzichtelijke analyse te maken van de eenheid, verzamel je eerst een aantal gegevens. Maak een lijst van: » aantal leden per tak » aantal leden per geboortejaar » de huidige leidersverdeling en aantal leid(st)ers per tak » (100% zeker) stoppende leid(st)ers » (100% zeker) startende leid(st)ers

5° LEID

HOE?

1997

Er wordt gesproken over een leiderstekort maar hoe groot is dat tekort? Hoeveel leden zijn er per tak? Hoeveel leid(st)ers zijn er nodig om kwaliteitsvol aan scouting te doen? Wat zou de ideale situatie zijn? Allemaal vragen waar we jullie in dit deel bij willen verder helpen. Vanuit een grondige analyse van de eenheid kan je de situatie scherper stellen, concrete acties bedenken en uitvoeren.

FICTIEF VOORBEELD: 789E FOS DE GOUDVIS

VG/JU

DE EENHEID ANALYSEREN

Schrap eventueel de jongste tak of laat daar enkele jaren niemand meer tot toetreden.

JVG/ASP

Voer een ledenstop in bij de jongste takken. Geef de voorkeur aan een werkbare ledenstop en kies niet voor een oneindige wachtlijst.

Werk aan de groepssfeer in je eenheid! Voorzie voor leid(st)ers met een drukke agenda ook de mogelijkheid om (tijdelijk) een beperkt engagement op te nemen zodat ze wel betrokken blijven bij de groep.

Zet in op het warm maken van seniors/VGs. Zo verzeker je doorstroom. Voorzie uitleg, vorming, stage en binding met de leidersploeg.

B/Z

Leid(st)ers stoppen te snel

WAT LEREN DEZE GETALLEN EN TABELLEN ONS? De Goudvis bestaat uit 10 leid(st)ers en 91 kinderen die opgedeeld zijn in 5 takken. De bevers/zeehonden hebben een goed aantal leden: het eerste jaar zijn er 8 bijgekomen dus volgend jaar hetzelfde aantal proberen werven.

1. HEB JE IN ELKE TAK GENOEG LEDEN?

Bij de welpen zijn het eerste en tweede jaar enorm, wat in contrast staat tegenover het derde jaar. Het aantal welpen in het laatste jaar is zeker geen ramp maar de doorstroom van leden moet gegarandeerd blijven voor de volgende jaren. Het lijkt nu nog geen probleem, maar wanneer die groep kleiner wordt (bv. door de jaren heen vallen er een paar af) dan zit de kans erin dat het jaar waarin zij leid(st)er kunnen worden er weinig instroom van leid(st)ers zal zijn. De jongste takken zijn dus even belangrijk om de eenheid te doen bloeien en groeien.

Situatie A: in de bevertak zijn er 2 leid(st)ers en 4 bevers Aanpak: als de 2 leid(st)ers altijd aanwezig zijn, moet de bevertak extra inzetten op werving van bevers tot een 12 à 15 tal.

Tot en met de welpen stijgen de leden in aantallen, daarna daalt elke tak. In principe is het normaal dat er bij de oudste takken uitval is, maar dat mag je niet weerhouden om na te gaan hoe dat precies komt. Bevraag je leden over de activiteiten, de leid(st)ers, de sfeer, etc. Zo kom je te weten wat de precieze redenen zijn en kan je daar als eenheid op anticiperen. De oudste leden zijn diegenen die binnenkort leid(st)er worden. Het is dus heel belangrijk om er extra op in te zetten om hen ‘vast te houden’.

2. HEB JE IN ELK GEBOORTEJAAR GENOEG LEDEN? IS HET OVERAL ONGEVEER GELIJK OM DE DOORSTROOM VAN LEID(ST)ERS TE GARANDEREN?

De oudste tak (VGs/seniors) is belangrijk om je leidersploeg op korte termijn te versterken. Momenteel zijn er 6 seniors waarvan er (misschien) 2 het volgende jaar overkomen. Stel dat er bij De Goudvis volgend jaar 5 leid(st)ers stoppen dan is er niet genoeg marge om dat aan te vullen. Het is dus heel belangrijk om die oudste leden te blijven mobiliseren en motiveren binnen de eenheid.

WAT? Nu heb je al deze gegevens verzameld maar wat vertellen deze cijfers nu over jouw eenheid? Hieronder vind je een aantal vragen die je over de eenheid kan stellen of binnen de eenheid kan bevragen. Het zijn vragen die je inzicht geven over de structuur van de eenheid en of er al dan niet verandering nodig is. Niet alle vragen zijn even evident om een antwoord op te vinden. Daarom 3

worden er telkens tips of situaties gegeven met een suggestie om het anders aan te pakken. Bekijk ook zeker het voorbeeldje hierboven nog eens. Daar wordt ook een analyse gemaakt van wat kan en moet gebeuren om de eenheid draaiende te houden.

Situatie B: in de VG-tak zijn er 20 VG’s en 2 leid(st)ers Aanpak: de VG-tak heeft een goed aantal leden dat voor een goede doorstroom naar leid(st)ers kan zorgen. In deze situatie is echter het aantal leid(st)ers te krap/zwaar voor zoveel leden, hier zou een 3de of 4de leid(st)er welkom zijn.

Situatie C: in het 1ste jaar van de JVG’s zijn ze met 10, in het 2de jaar met 2 en in het 3de jaar met 5. Aanpak: het aantal leden daalt naarmate de JVG’s ouder worden. Op het moment waarop de 2 JVG’s van het 2de jaar leid(st)ers zullen worden, krijgt de eenheid er dus 2 leid(st)ers bij. In deze situatie gaan we ervan uit dat ze sowieso instromen en ze steeds trouw gebleven zijn aan de eenheid. Dat kan ook volledig anders lopen: in het slechtste geval haken ze af en heb je in dat jaar geen instroom van leid(st)ers. Zet dus extra in op het behouden van die 2de & 3de jaar JVG’s en probeer nog leden te werven. Situatie D: bij de welpen zijn ze in totaal met 6 (2 per geboortejaar) en 3 leid(st)ers. Aanpak: Dezelfde aanpak zoals bij situatie A. Er zijn genoeg leid(st)ers maar te weinig welpen: 15 à 20 welpen zou een mooi aantal zijn.

3. HOEVEEL LEID(ST)ERS STOPPEN/KOMEN ERBIJ VOLGEND JAAR EN HOE VERHOUDT ZICH DAT TOT DE HUIDIGE SITUATIE? Situatie E: momenteel zijn er 20 leid(st)ers voor 100 kinderen in 5 takken. Volgend jaar stoppen er 10 leid(st)ers en komen er 2 bij. Aanpak: Op 1 jaar tijd gaat de eenheid van 20 leid(st)ers naar 12 leid(st)ers voor 100 kinderen. Dat heeft een grote invloed op de leidersverdeling en op de manier van werken. In sommige takken zal het aantal leid(st)ers halveren, wat extra werk en engagement impliceert. Twee mogelijke acties om op in te zetten: leid(st)ers werven én de ledenaantallen per geboortejaar analyseren om zo’n situaties te vermijden in de toekomst. Situatie F: momenteel zijn er 10 leid(st)ers voor 60 kinderen in 4 takken. Volgend jaar stopt niemand en komen er 3 leid(st)ers bij. Aanpak: De leidersploeg wordt groter waardoor ze extra kunnen inzetten op de werving van leden en zorgen voor een groeicurve in de eenheid. 4. WAAR KAN ER EXTRA INGEZET WORDEN OP WERVING: WELKE TAKKEN EN LEEFTIJDEN? Zie voorbeeldjes bij vraag 1 & 2. 5. HOE ZIT HET MET DE TAKVERDELING? KUNNEN ER EVENTUEEL TAKKEN SAMENGEVOEGD WORDEN? Wanneer er een leiderstekort is en er niet genoeg leid(st)ers zijn om per tak te verdelen, kan er nagedacht worden om bepaalde takken samen te voegen. Dat is niet de meest ideale situatie omdat de weg terug (opnieuw opsplitsen) vaak moeilijker is. Probeer eerst zoveel mogelijk in te zetten op werving van leid(st)ers of dokter een systeem uit waarbij anderen (bv. stamleden) kunnen invallen. Takken samenvoegen raden we alleen aan als het écht niet anders kan. In dat geval pas je dit toe bij de jongste takken en verhoog je eventueel de instapleeftijd naar 7 of 8 jaar. Op korte termijn zijn je oudste leden het belangrijkste voor de eenheid, zij vormen de toekomstige leidersploeg. Steek energie in de activiteiten van de oudste takken want die leden moeten geboeid blijven door toffe activiteiten op maat van hun leeftijd. Zo motiveer je hen om te blijven en de stap naar leiding te zetten. 4

6. IS DE VERDELING MAN/VROUW EVENREDIG? Deze vraag geeft je een extra beeld over de eenheid. Het kan goed zijn dat wanneer jullie verdeling bijvoorbeeld 75% mannen – 25% vrouwen is, jullie misschien meer mannelijke leden aantrekken dan vrouwelijke en dat vrouwelijke leden sneller afhaken omwille van de mogelijks ‘mannelijke’ groepscultuur. Op die manier sluit de eenheid onbewust heel wat potentiële leden uit. Hier extra aandacht voor hebben kan zeker geen kwaad. Dezelfde vraag kan je specifiek toespitsten op de leidersploeg. Indien er vooral leid(st)ers van het éne geslacht zijn kan dit voor de leid(st)ers van het andere geslacht een aanleiding zijn om sneller te stoppen. 7. IS ER VOLGEND JAAR EEN NIJPEND TEKORT AAN LEID(ST)ERS? Zie vraag 3, situatie E: In deze situatie kan je 1 jaar een tekort aan leid(st)ers overbruggen indien er het jaar nadien genoeg instroom is. Heb je het volgende jaar nog stoppende leid(st)ers en minder instromers? Denk dan na over wervingsacties voor leid(st)ers. Om zo’n situaties te vermijden, is het belangrijk om telkens goed op de hoogte te zijn van de ledencijfers per geboortejaar per tak. 8. HOE LANG BLIJFT ER IEMAND LEID(ST)ER IN JULLIE EENHEID (GEMIDDELD)? Lijst alle leid(st)ers op van de afgelopen 5/10/15… jaar (tot zover jullie het weten) en check hoeveel jaren ze actief leid(st)er geweest zijn binnen de eenheid. De meeste leid(st)ers zijn zo’n 3 à 5 jaar actief binnen de eenheid. Wanneer het binnen jullie eenheid de gewoonte is om heel lang (>5 jaar) of heel kort (<3 jaar) actief leid(st)er te zijn dan kan dat negatieve gevolgen hebben. Zorg er dus voor dat het gemiddelde bewaakt blijft en er een gezonde leidersploeg staat. ‘Te’ lang: indien een groot aandeel van de leid(st)ers lang leiding geeft, wordt de generatiekloof met de toekomstige leid(st)ers te groot. Zij kunnen zich dan vaak moeilijker identificeren met de cultuur van de leidersploeg. Hoe meer deze ‘kloof’ groeit, hoe sneller de motivatie afneemt bij toekomstige leid(st)ers om leid(st)er te blijven, of zelfs te worden. Op het moment

dat die ‘oudere’ generatie leid(st)ers dan toch wil stoppen, stel je helaas vast dat er amper leid(st)ers actief zijn van 17 tot 21 jaar om de eenheid draaiende te houden. Scouting is ook leren groeien. Verantwoordelijkheden overdragen aan jonge leid(st)ers en hen de kans te geven om foutjes te maken is een must.

» ‘Te’ kort: indien een groot aandeel van de leid(st)ers voor een heel korte periode leiding geeft, is er veel verloop. Dat is nefast voor de stabiliteit van een eenheid. Hierdoor wordt bijvoorbeeld de organisatie van terugkerende grotere activiteiten (weekend, kamp, geldacties) vaak een hele opgave omdat men niet of te weinig kan terugvallen op ervaren leid(st)ers. Door de snelle wissels is het ook niet mogelijk een hecht teamgevoel op te bouwen en een vriendengroep te vormen. Dat, in combinatie met het vele ‘zoeken’ naar hoe iets het best moet worden uitgevoerd, wordt (nieuwe) leid(st)er soms teveel om te verwerken, waardoor ze er mogelijks nog eerder de brui aan geven. Zo kom je in een vicieuze cirkel terecht... Als bij de antwoorden op al deze vragen blijkt dat de eenheid een tekort aan leid(st)ers zal hebben in de toekomst, dan is er een duidelijke nood blootgelegd. Het is belangrijk die nood goed te begrijpen en te definiëren. We spreken hier niet over een wenselijke situatie waarbij extra leid(st)ers leuk zouden zijn. Het is nodig om extra leid(st)ers te hebben om de kwaliteit te garanderen van de activiteiten en om de werking draaiende te houden.

» »

Getuigenis 36° FOS De Jakketoes: “In de laatste jaren hebben wij sterk ingezet op leiderswervingsacties. Een eerste stap hield telkens in om de leidersploeg zelf de nood aan extra leid(st)ers te laten inzien. Niet iedereen is immers op eenzelfde manier bezig met de werkdruk, het engagement van de leidersploeg, etc... Daarna werd telkens een ‘werkgroep’ opgericht die zich het volledige jaar moest bezighouden met leiderswerving. Wij vonden het vooral belangrijk dat hierin mensen van elke generatie vertegenwoordigd waren: zowel eerstejaars als laatstejaars en seniors. Zo verkregen we een grotere potentiële pot om uit te vissen.” DE BELANGRIJKSTE VRAGEN DIE NU VOLGEN: » »

Het is belangrijk dat de volledige leidersploeg op de hoogte is van het leiderstekort. Een tekort aan leid(st)ers brengt uitdagingen met zich mee die effect hebben op de volledige ploeg (extra taken, extra verantwoordelijkheden, extra verwachtingen…). De leid(st)ers meekrijgen in het verhaal is belangrijk omdat je meer draagvlak creëert voor de situatie en er dan samen mee aan de slag kunt gaan. Dat draagvlak kan je creëren op verschillende manieren:

Samenkomen met de leidersploeg (bv. een eenheidsraad) om de volledige situatie te ontleden en een plan van aanpak op te stellen. De leidersploeg opdelen in verschillende actiegroepen zodat ze mede-eigenaar worden van het verhaal en zelf de verandering ingang kunnen zetten. Op eenheidsraden samen met de leidersploeg de situatie nauw opvolgen. Een brievenbus ophangen in het leiderslokaal waar iedereen ideeën in kan steken. …

Wat heeft de eenheid nodig om kwaliteitsvolle activiteiten te kunnen garanderen in de toekomst? Hoe gaat de eenheid dit tekort aanpakken op korte als op lange termijn?

TIJD VOOR ACTIE

Leid(st)ers werven is niet gelijk aan leden werven. Je hebt gemotiveerde, geëngageerde jongeren nodig die de leden elk weekend opnieuw verrassen en ervoor zorgen dat ze de tijd van hun leven meemaken. Jongeren die gepassioneerd zijn door scouting en dat willen doorgeven aan de leden door middel van spel, technieken, avontuur, etc. Er zijn verschillende pistes die je kan betreden/overwegen om aan de slag te gaan, ontdek ze allemaal hieronder.

ZELF AAN DE SLAG Samen met de leidersploeg kan je al heel wat werk verrichten. Maak tijd en ontferm je samen over het onderwerp. Met een gepaste methodiek kan je veel bruikbare ideeën/elementen uit een brainstorm halen. Iedereen heeft immers een ander denkkader of de één is creatiever dan de ander… WAT JE MET DE EENHEID KAN DOEN: »

» »

» 6

Een werkgroepje oprichten binnen de leid(st)ers en/of eenheidsleider(s) dat zich bezighoudt met het uitwerken en coördineren van acties voor het werven van leid(st)ers. Dromen over de ideale situatie en daaruit bruikbare elementen halen om te verwezenlijken. Hoe zou de eenheid er idealiter binnen 5 à 10 jaar uitzien en wat zou daarvoor nodig zijn? Stel aan de hand van het ideaalbeeld concrete doelen op en plaats die op een tijdslijn. Eenheidsraden wijden aan: een brainstorm, het opstellen van een actieplan, opvolgen van acties… Neem je activiteiten onder de loep. Zijn ze nog steeds kwaliteitsvol in elke tak? Wat vinden de ouders/leden van de activiteiten? Nadenken over de takindeling binnen de eenheid. Is er een mogelijkheid om takken tijdelijk samen te voegen? En op welke termijn wil je ze weer splitsen? Binnen FOS Nationaal hebben we een tool die de zwaktes en sterktes van de eenheid bloot legt: FOS Ontpopt. Een ideale manier om de eenheid onder de loep te nemen en acties te ondernemen om er sterker en beter uit te komen. …

NETWERK (zie ook het artikel ‘Netwerken’ op de FOSwiki)

Je bent je er niet steeds van bewust, maar eenheden hebben een groter netwerk dan ze zelf denken. Je netwerk is ruimer dan leden & leid(st)ers. Het gaat van ouders, oud-leid(st)ers, oud-leden, vrienden, kennissen, sympathisanten, buurtbewoners tot jeugdgerichte organisaties in je gemeente… Allerlei personen die de eenheid kennen en op z’n minst een band hebben met de werking. Dat netwerk is een mooie bron voor de werving van potentiële leid(st)ers. Ze kennen de eenheid en vinden op die manier vlotter hun weg binnen de werking/scouting. Probeer daarom het netwerk rond/van je eenheid in kaart te brengen en te ontdekken waar je overal mee in verbinding staat. Hieronder enkele voorbeelden: OUD-LEID(ST)ERS Hoe gaan jullie binnen de eenheid om met oud-leid(st)ers of stoppende leid(st)ers? Hebben jullie een stamwerking? Helpen ze af en toe ergens mee? Of zijn ze volledig uit the picture? Het inschakelen van oud-leid(st)ers kan een prima manier zijn om tijdelijk een paar activiteiten te ondersteunen of een jaar te overbruggen waarin de eenheid krap zit qua leidersaantal. Het is een groep personen die vaak graag nog betrokken wil zijn bij de eenheid en bijgevolg klaar staan om te helpen waar nodig. Stel samen met oud-leid(st)ers een duidelijke kalender op met activiteiten waarbij zeker extra hulp nodig is: denk hierbij aan examenperiodes, kampen… Zorg er tevens voor dat oud-leid(st)ers die komen invallen weten wat ze gaan doen en wie hun aanspreekpunt is voor verdere vragen. Betrek hen bij de voorbereiding en de evaluatie van de activiteiten. Heb je nog geen stamwerking? Denk er dan zeker eens over na om er eventueel één op te richten. Het kan de druk bij de leidersploeg op verschillende vlakken verlichten: helpen op evenementen, koken, materiaal onderhouden, opruimacties…

OUD-LEDEN

BUURTBEWONERS

Elk jaar vallen er leden af binnen de scouts omwille van allerlei redenen: andere hobby’s, geen interesse meer, het klikte dat éne jaar niet met de leid(st)ers, enz. Ondanks dat ze toen de eenheid verlaten hebben, kan het goed zijn dat ze nu terug betrokken willen zijn. Welke van die leden hebben nu een leeftijd bereikt om leid(st)er te kunnen worden? Contacteer hen persoonlijk en durf hen te vragen!

Wat denkt de buurt over jullie? Wie zijn jullie buren? De buurtbewoners maken (on)rechtstreeks deel uit van het netwerk van de eenheid: ofwel zijn ze aangesloten bij de eenheid, ofwel zijn het directe buren, ofwel zien ze jullie veel passeren. Het kan ook zijn dat de buurt de eenheid helemaal niet kent én dan is het jullie kans om daar verandering in te brengen. Zorg ervoor dat je een positief imago hebt in de buurt en zij de eenheid mee zichtbaar/bekend kunnen maken.

Tip: om hen te kunnen contacteren is het belangrijk om bij te houden welke leden al dan niet gestopt zijn. Je kan dat gemakkelijk doen a.d.h.v. aanwezigheidslijsten. Hou hierbij rekening met GDPR. VRIENDEN De leidersploeg heeft ongetwijfeld nog veel vrienden buiten de scouts. Vrienden die jou kennen als de scoutsleid(st)er maar misschien zelf ook een bruisend engagement bezitten om jouw eenheid uit de nood te helpen. Laat je volledige leidersploeg nadenken over potentiële leid(st)ers binnen hun vriendenkring en spreek hen aan, organiseer een BBQ, neem ze mee op kamp als fourage… Let op: bestook die vrienden nog niet direct met allerlei verantwoordelijkheden en verwachtingen. Geef hen de tijd en ruimte om te proeven van jullie werking zodat ze zichzelf kunnen nestelen in de eenheid. Bijvoorbeeld: ze hoeven in het begin niet elk weekend meedoen of de activiteiten voorbereiden. Laat hen een paar keren komen en bekijk dan samen wat de volgende stappen kunnen zijn. OUDERS Als het leiderstekort nijpend is in de toekomst dan is het goed om de ouders van de leden in te lichten. In een open en eerlijke sfeer kan je aan de ouders de situatie uitleggen. Doe dat op een manier waarbij ze begrip kunnen opbrengen en niet weglopen van de situatie. Je kan ervan versteld staan welke jongeren zij nog allemaal kennen via: familie, de babysit, de sportclub…

HELPENDE HANDEN Als eenheid binnen FOS Open Scouting sta je er niet alleen voor. Naast jullie eigen acties en netwerk zijn er verschillende partners die jullie te hulp kunnen én willen staan: FOS NATIONAAL FOS Nationaal kan eenheden op heel wat manieren ondersteunen in het leiderstekort. Naast dit scoutsmapartikel zijn er eenheidsondersteuners, interessante stafmedewerkers en nationale vrijwilligers die klaar staan om te helpen. Je kan met je vragen bij hen terecht en vanuit hun expertise en ervaring krijg je een antwoord op maat. Heb je liever dat we eens langskomen voor een gesprek, een eenheidsraad begeleiden m.b.t. leiderstekort… dat kan ook allemaal. Aarzel niet en stel je vraag! JEUGDDIENST Elke gemeente heeft een jeugddienst. Zij ondersteunen op hun beurt ook alle jeugdbewegingen (hetzij op een andere manier dan FOS Nationaal). Bij hen kan je o.a. subsidies aanvragen maar ook gerichte ondersteuning. Ze hebben een breed netwerk en kunnen jullie in contact brengen met relevante actoren (bv. allerlei jeugdverenigingen, eigen vrijwilligers/animatoren…). Vaak organiseren jeugddiensten ook jeugdraden. Ga eens na of dat binnen jouw gemeente ook zo is. Op de jeugdraad zitten verschillende actoren in het jeugdwerk samen en bespreken allerlei relevante thema’s. Zo kan je ook jullie probleem op tafel leggen en samen nadenken of input verzamelen van de andere verenigingen.

ANDERE VERENIGINGEN Welke verenigingen of clubs zijn er zo nogal in jouw gemeente of buurt? Sportclubs, muziekscholen, tekenscholen…? Alle organisaties die jongeren bereiken kunnen namelijk nieuwe potentiële leid(st)ers voor jullie zijn. Contacteer ze, vraag of je eens mag komen flyeren, spreek ze persoonlijk aan… een nee heb je maar een ja kan je altijd krijgen! EVENEMENTEN/FUIVEN/MARKTEN/BRADERIE/… Durf aanwezig zijn op evenementen om jullie zichtbaarheid te bestendigen in de wijk/buurt/gemeente…. Wek nieuwsgierigheid bij buurtbewoners, toon wie jullie zijn en wat jullie doen.

MAAK JE KENBAAR Om je zoektocht naar leid(st)ers extra in de kijker te zetten, kan je een algemene oproep lanceren. Via allerlei kanalen kan je een bericht/flyer/affiche (laten) ontwerpen en wijd verspreiden. Zorg voor een oproep die heel veel mensen bereikt en aanzet om de stap naar jullie eenheid te wagen. De boodschap moet kort en krachtig zijn, maar ook aantrekkelijk en duidelijk. Zo ziet potentiële leiding in een oogopslag wat, hoe, waar en wanneer er iets van hen wordt verwacht. AFFICHES EN FLYERS Ken je iemand die een aantrekkelijk ontwerp kan maken? Iets dat direct in het oog springt en mensen meekrijgt in je verhaal? Spreek die persoon aan! Zorg dat de boodschap op jullie affiche/flyer kort en krachtig is zodat het meteen duidelijk is waarover het gaat. Om zeker te zijn of jullie affiche duidelijk en aantrekkelijk genoeg is, is het handig om een second opinion te vragen aan iemand buiten de scouts. Verspreid het materiaal over je gehele wijk/dorp/gemeente: bij de bakker, slager, sportclubs, supermarkten, op grote evenementen, rommelmarkten… overal waar jongeren en ouders passeren.

len, mailen, persoonlijk aan te spreken,… Zo verlaag je alvast de drempel voor je potentiële leid(st)er(s) om contact op te nemen. Nog extra tips nodig? Je kan gerust onze stafmedewerker communicatie contacteren (communicatie@fos.be). SOCIALE MEDIA: INSTAGRAM, SNAPCHAT, FACEBOOK… Sociale media is vandaag niet meer weg te denken uit de leefwereld van jongeren. Er passeert zoveel informatie waar dagelijks naar gekeken en op geklikt wordt. Vraag aan jouw leden en leidersploeg welke kanalen ze gebruiken. Daarop moet je ook als eenheid aanwezig zijn om de eenheid online te promoten. Het is daarbij belangrijk om na te denken over welke boodschap je precies wil brengen. De boodschap moet jouw eenheid onderscheiden van anderen, iets dat jouw eenheid uniek maakt. Wat is de grootste troef van de eenheid? Probeer daar grondig over na te denken. Wat kan je zoal doen? Een online campagne/projectje opzetten waarin je elke week iets deelt over de eenheid, een kort filmpje (30”) maken met amusante beelden en een energieke boodschap, een instagramprofiel aanmaken voor de eenheid en elk scoutsweekend gebruik maken van de ‘stories’… Als je iets eenmalig deelt, zorg ervoor dat iedereen van de eenheid het deelt: ouders, leden, leid(st)ers, stammers, etc. Er kan ook gekozen worden voor betaalde berichten die gedeeld worden met een bepaalde, specifieke doelgroep. ZIEN EN GEZIEN WORDEN Is jouw eenheid gekend in je omgeving/wijk/gemeente? Zien buurtbewoners jullie vaak spelen op openbare plaatsen? Weten ze wie jullie zijn? Blijft jullie eenheid telkens op eigen terrein? Om de buitenwereld te blijven triggeren is het goed om met de eenheid letterlijk in het zicht van de mensen te komen. Zo kunnen ze zien dat de kinderen plezier hebben en jullie eenheid voor die toffe beleving zorgt. Je kan het eenvoudig aanpakken, bijvoorbeeld: »

TIP: zet op de affiche/flyer verschillende manieren om jullie te contacteren (adres, e-mail, gsm, facebook…). Niet iedereen voelt zich even comfortabel om te bel8

maak stads/dorpsspelen waar de leden allerlei opdrachtjes kunnen uitvoeren vraag of je een grote banner mag ophangen in een drukke straat

» »

doe mee aan een groot evenement met de gehele eenheid (een loopwedstrijd, quiz, rommelmarkt…) organiseer een moment waar jullie zich als eenheid kunnen voorstellen/tentoonstellen in een ruimte die publiek toegankelijk is (bv. een bibliotheek, een druk bezet plein…) vertel aan iedereen wie jullie zijn en wat jullie doen. Mond-aan-mond reclame werkt snel! Extra informatie vind je ook op de FOSwiki.

LEID(ST)ERS BEHOUDEN Volk trekt volk, dat is een vaststaand feit. Daarom is het belangrijk om in te zetten op werving én behoud. Het één kan niet zonder het ander als er een nijpend tekort aan leid(st)ers is in jouw eenheid. Iedereen wil liever bij een sterke leidersploeg horen. Combineer daarom beide voor een geslaagd recept. Daarnaast heeft het weinig zin om steeds leid(st)ers te werven als ze kort nadien alweer vertrekken. Hieronder worden heel wat tips aangereikt zodat jullie kersverse aanwinsten blijvertjes zijn. Eerst wordt de blik geworpen op leid(st)ers die stoppen én op de redenen waarom ze stoppen. ‘IK STOP’ Het jaarlijkse rondje bij de leidersploeg voor, tijdens of na het zomerkamp, iedereen kent het wel. ‘Ik blijf’ of ‘ik stop’ en alles wat daartussenin ligt: iedereen bepaalt als vrijwilliger welk engagement hij/zij opneemt en wanneer daar een eind aan komt. Want ja, aan alle mooie liedjes komt een eind. ‘Ik stop’ is echter een moeilijk te brengen én lastig te verdragen boodschap als jouw eenheid met een leiderstekort kampt. Het is een gezonde situatie als leid(st)ers op een bepaald moment beslissen dat het tijd is voor iets anders en hun engagement afronden na een fijn laatste jaar met, liefst, een fantastisch kamp als afsluiter. Er zijn echter soms leid(st)ers die plots ‘uitvallen’, niet omdat het gewoon tijd is om het over een nieuwe boeg te gooien maar omdat hen iets dwarszit, er een probleem is, ze gefrustreerd raken… Meestal is er sprake van zaken waar andere leid(st)ers of (A)EL’s vat op hebben, maar dat is zeker niet altijd zo. Heb je het raden naar de achterliggende reden(en) waarom iemand 9

uit de leidersploeg stapt? Probeer dat dan zeker te achterhalen. Als jullie als mede-/eenheidsleiders op de hoogte zijn, kunnen jullie samen naar een oplossing zoeken. Als de leid(st)er in kwestie hier niet over in gesprek wil gaan, kan je polsen bij de ouders en/of vriend(inn)en. Mogelijke oorzaken van ‘uitvallen’ waar jullie mee aan de slag kunnen: » » » » » » » » » »

Activiteiten zijn niet leuk of eentonig Geen financiële draagkracht Leid(st)er voelt zich niet betrokken bij de werking van de eenheid Geen vrienden in de eenheid Leid(st)er wordt gepest Leid(st)er vindt bepaalde gewoontes niet fijn en/of ervaart groepsdruk Communicatie verloopt stroef Ouders willen dat leid(st)er stopt: geen vertrouwen, meer tijd voor school… De scouts is te ver/moeilijk bereikbaar Er wordt te veel verwacht van de leid(st)er

Vermijd echter om leid(st)ers hopeloos te overhalen als ze gewoon willen stoppen. Concrete oorzaken aanpakken waarom iemand gestopt is/wil stoppen is niet hetzelfde als leid(st)ers overhalen tegen hun zin. Als ze dan toch ‘nog een jaartje’ blijven krijg je demotivatie en dat is nefast voor de groepssfeer binnen de leidersploeg. Als iemand graag wil stoppen, is het belangrijk om dat als groep te respecteren. Voorzie een afscheidsmoment en/of -cadeautje en bedank de leid(st)er die stopt. Zo behoudt hij/zij fijne herinneringen aan het einde van zijn/haar scoutscarrière. Misschien zien jullie oud-leid(st)ers nog wel eens verschijnen in de stamwerking of de kookploeg! Wat de reden ook is waarom iemand uitvalt, leer ervan. Je kan de persoon in kwestie misschien niet meer terugwinnen, maar je kan wel verhinderen dat anderen afhaken om dezelfde redenen. UITVAL VOOR ZIJN ‘Iedereen doet mee, behalve zij weer.’ Heb je dat wel eens gehoord binnen je leidersploeg? Het kan best zijn

dat een leid(st)er zich afzondert of zich na de concrete verwachtingen snel uit de voeten maakt omdat hij/zij zich niet goed voelt binnen de groep. Misschien vinden ze veelvoorkomende activiteiten niet gezellig of worden ze niet gewaardeerd/gepest binnen de leidersploeg. Spreek leid(st)ers hierover aan en probeer samen om pijnpunten aan te pakken. ‘Waar blijft hij nu weer?’ Is dat herkenbaar binnen jouw tak/eenheid? Een leid(st)er die vaak afwezig is tijdens activiteiten, vergaderingen en evenementen? Het kan best zijn dat er duidelijke redenen zijn waarom iemand niet steeds aanwezig is. Zorg dat dit voor iedereen duidelijk is. Ga hierover in gesprek en maak duidelijke afspraken: tijdig verwittigen zorgt ervoor dat er geen onnodige frustraties opborrelen. Eens je opmerkt dat bepaalde leid(st)ers zich niet goed voelen in de leidersploeg, is het cruciaal om hiermee aan de slag te gaan. Hieronder kan je tips vinden die ervoor zorgen dat (nieuwe) leid(st)ers het bij jullie naar hun zin hebben. In de volgende paragrafen gaat het vaak over ‘nieuwe leid(st)ers’ omdat een reeds gevormde groep meestal automatisch inspeelt op de aangehaalde zaken. Zit jullie groepssfeer toch niet zo snor? Lees de volgende informatie dan ook aandachtig! LEER ELKAAR KENNEN Een leidersploeg is dikwijls een stevige vriendengroep die doorheen de jaren samen al heel wat heeft meegemaakt. Na een wervingsactie om nieuwe leid(st)ers te ronselen, is het cruciaal om ervoor te zorgen dat elke leid(st)er zich goed voelt in de groep. Zeker voor de ‘groentjes’ moet er een extra inspanning worden gedaan. Als eenheidsleider(s) en takleider(s) vorm je een vangnet en aanspreekpunt voor nieuwe leid(st)ers. Open communicatie is de gouden regel.

aanspreken met totems, spreken over functies als ‘(A)EL, TL’ etc. soms gek voor ‘buitenstaanders’. Deze gaan dan ook best gepaard met een woordje uitleg. Hou rekening met input van nieuwe leid(st)ers want hun mening telt evenveel als van ervaren leid(st)ers. Voorzie ruimte om te experimenteren en te ontdekken wat ‘leid(st)er zijn’ is. Geef de startende leid(st)ers voldoende complimentjes en feedback. Feedback geven is geen eenvoudige boodschap, maar het kan evengoed gaan om positieve aspecten als over werkpunten. Vertrek steeds vanuit jezelf en formuleer het niet te scherp. Betrek iedereen, ook de nieuwe leid(st)ers, bij het groepsgebeuren door vanzelfsprekende zaken extra uit te leggen en hen daar keuze in te laten. Zo kan het bijvoorbeeld zijn dat niet elke leid(st)er iedere week naar de scouts kan komen, maak alles bespreekbaar. Neem ten slotte een open houding aan zodat de leid(st)er in kwestie naar jou durft stappen met vragen. GROEPSGEVOEL Voor ieder die het ervaart, is een scoutscarrière bijzonder: je groeit, botst, leert en ervaart onophoudelijk. Zeker als leidersploeg sta je samen voor tal van uitdagingen en beleef je memorabele momenten. Investeer dan ook in je leidersploeg en zorg voor leuke extra’s en voldoende begeleiding. Teambuilding klinkt misschien geforceerd, maar er een weekend, een dag of avond op uit trekken met de leidersploeg bevordert het groepsgevoel enorm. Activiteiten hoeven niet altijd kostelijk of tijdrovend te zijn: even blijven plakken na jullie werking en samen eten zorgt er al voor dat er meer vervat zit in ‘leid(st)er zijn’ dan enkel spelletjes maken en spelen.

Binnen de leidersploeg bestaan vaak afspraken die haast ongeschreven regels lijken. Voor nieuwe leid(st)ers is dat niet altijd even duidelijk/voor de hand liggend. Lijst afspraken en verwachtingen helder op in een welkomstboekje of -fiche zodat hier geen misver-

Brainstorm met de eenheidsleider(s) over mogelijke activiteiten. Bijvoorbeeld: in de buurt van jullie lokaal valt vast al heel wat te doen, op voor- of nakamp kan een dag gereserveerd worden voor fun-activiteiten voor de leid(st)ers, vier samen kerst of faciliteer een

standen rond kunnen ontstaan. Voorzie ook een overzichtelijke jaarkalender voor je leidersploeg. Zeker voor nieuwe leid(st)ers die nog niet vertrouwd zijn met de planning is dat een houvast. Daarnaast zijn de, voor scouts & gidsen vertrouwde, gewoontes zoals het

leefweek of co-study-plek in jullie lokaal… Dat alles bevordert zeker de sfeer! In een hechte groep moet ieders mening gehoord worden. Informele momenten zorgen ervoor dat de groep hechter wordt en dat er meer zaken bespreekbaar zijn.

Voorzie als eenheidsleider(s) echter ook voldoende momenten waarop je (nieuwe) leid(st)ers persoonlijk aanspreekt en een individueel gesprek aanknoopt. Daarnaast is het belangrijk om op inspraakmomenten zoals een eenheidsraad gespreksmethodieken te gebruiken waardoor iedereen input kan geven, niet enkel de luidste roepers. Zorg bovendien dat de nieuwe leid(st)ers er écht bijhoren door hen meteen te voorzien van de nodige uniformstukken, zo hinken ze niet achterop.

» »

Bijleren op pedagogisch vlak, ze voelen zich zelfzeker. Leid(st)ers uit andere eenheden leren kennen en blijven uitwisselen. Leiding geven kan je leren. Maar als je plotseling in een leidersploeg belandt, vergt dat best veel van je. Waak er daarom als eenheidsleider(s)/takleider(s) over dat nieuwe leid(st)ers niet overbevraagd worden. Schuif niet meteen te veel (eind)verantwoordelijkheid naar de nieuwe leid(st)ers toe maar laat hen eerst meevolgen, meespelen en verkennen.

OUDERCOMMUNICATIE

OEI, KLIEKJES Kliekjes in je eenheid wil je uiteraard liever vermijden. Zorg ervoor dat de leidersverdeling zo wordt opgesteld dat oudere, ervaren en nieuwe leid(st)ers door elkaar gemixt worden. Hou rekening met ieders voorkeuren, maar laat je niet chanteren door uitspraken zoals ‘Ik sta bij tak X met persoon Y’ of ‘ik stop!’. Als eenheidsleider(s) moet je hier soms wat compromissen sluiten, maar uiteindelijk voorkom je op deze manier kliekjesvorming en blijft of wordt jouw leidersploeg een hechte bende. Merk je toch strubbelingen of ontstaan er groepjes? Denk dan opnieuw aan de gouden regel (communicatie!) en ga in gesprek met alle leid(st)ers. Viseer niemand en bevraag bewust iedereen. Nadien kan je als eenheidsleider(s) coachende opvolgingsgesprekken voeren met leid(st)ers. Indien dat niet van een leien dakje gaat, kan je hiervoor ook hulp inroepen van oud-leid(st)ers of FOS Nationaal. LEIDING GEVEN KAN JE LEREN Als nieuwe leider in een leidersploeg kan je soms wat onzeker zijn. Dat is perfect normaal en geldt zowel voor startende leid(st)ers met een scoutsachtergrond als voor nieuwelingen die als leid(st)er voor het eerst met scouting in aanraking komen. Geef toekomstige en startende leid(st)ers de kans om een (animator)cursus te volgen die hen wegwijs kan maken in het spelen van spelletjes en het begeleiden van kinderen. Een (animator)cursus wordt onder andere aangeboden door de vormingsploeg van FOS Open Scouting. Leid(st)ers op cursus is een win-win: » Nieuwe spelletjes leren kennen en inspiratie meenemen naar de eenheid. 11

Oudercommunicatie omvat twee verschillende luiken op het vlak van ledenbehoud: »

Enerzijds is het een meerwaarde om je ook tot de ouders van kersverse leid(st)ers te richten. Wat is het financiële plaatje van het scoutsgebeuren voor leid(st)ers? Scouts en school, hoe wordt dat gecombineerd? Hoe zit het verzekeringsmatig in elkaar? Met antwoorden op deze vragen kan je al menig ouder geruststellen. Daarnaast is het handig dat ouders van leid(st)ers de eenheidsleider(s) kennen, ook zij hebben een aanspreekpunt nodig. Anderzijds is het belangrijk om nieuwe leid(st)ers binnen jullie leidersploeg voor te stellen aan de ouders van jullie leden via jullie website, programmaboekje of tal van andere kanalen. Ouders hebben namelijk veel vertrouwen in de leidersploeg en het is fijn om een gezicht te kunnen plakken op ‘de leid(st)ers’. Bij elke vergadering een ander gezicht zien bemoeilijkt dat. Stel daarom de leidersploeg van elke tak duidelijk voor, zeker als er nieuwe leid(st)ers aansluiten.

EVALUEREN EVALUEREN OM TE LEREN Vergeet niet om je leidingwervingscampagne achteraf te evalueren. Welke doelen had je vooropgesteld? Zijn ze bereikt? Wat is er goed gegaan? Wat ging er minder goed? Als je je doel niet bereikt hebt, probeer dan zorgvuldig na te gaan waar het fout ging. Misschien waren je acties niet geschikt om je doel te bereiken. Het kan echter ook zijn dat het fout liep bij de uitvoering van je acties. Of misschien was je doel niet

realistisch en moet je iets langer stilstaan bij de analyse van je eenheid. In ieder geval is ook hier het motto: leer uit je fouten. Heeft je leiderwervingsactie weinig opgeleverd? Blijf dan niet bij de pakken zitten en probeer uit de evaluatie punten te halen die je volgende keer moet behouden, verbeteren of anders moet doen. OOK WIJ LEREN GRAAG Jullie ervaringen op het terrein zijn ook voor ons belangrijk om alle eenheden verder te kunnen helpen. Daarom wachten wij vol spanning op verhalen over je leidingwervingsavonturen. Was het een succeservaring? Of net niet? Wat waren sterke en zwakke punten? Wat waren de knallers en wat de sissers? Graag horen we ook in hoeverre deze brochure daarbij hulp kon bieden. Zijn er delen die je wel of juist niet zinvol vindt? Wat moet er meer of minder worden uitgewerkt? Ontbreekt er iets? Vind je in deze brochure niet helemaal wat je zoekt? We horen het graag via communicatie@fos.be. Samen kijken we hoe we je verder kunnen helpen.

GETUIGENIS 36E FOS DE JAKKETOES (IZEGEM)

“ In de laatste jaren hebben wij sterk ingezet op leid(st)erswervingsacties. Een eerste stap hield telkens in om de leidersploeg zelf de nood aan extra leid(st)ers te laten inzien. Niet iedereen is immers op eenzelfde manier bezig met de werkdruk, het engagement van de leidersploeg, etc... Daarna werd telkens een ‘werkgroep’ opgericht die zich het volledige jaar moest bezighouden met leid(st)erswerving. Wij vonden het vooral belangrijk dat hierin mensen van elke generatie vertegenwoordigd waren: zowel eerstejaars als laatstejaars en seniors. Zo verkregen we een grotere potentiële pot om uit te vissen. Vervolgens lanceerden we onze campagne met een breed scala aan maatregelen: facebook, ouders op de hoogte brengen, nieuwsbrief,... Hierbij hadden we ook een flyer gemaakt (met een 2-tal ‘open contact’ momenten) die we verspreidden aan de scholen, jeugdhuis,... De bedoeling was dat de geïnteresseerden dan op deze uitgestippelde dag eens konden proeven van de Jakketoes. Veel respons kwam hier echter niet op. Achteraf hebben we nog een gelijkaardige flyer afgedrukt waarin we de contactmomenten achterwege lieten. Deze flyer ligt nog steeds in het jeugdhuis en een aantal cafés. Tot slot kunnen we de conclusie maken dat de 4 mensen die we tot nog toe aangetrokken hebben, op de een of andere manier gelinkt zijn aan de Jakketoes. Het zijn vrienden of kennissen van de leid(st)ers en ex-seniors die hun weg terug hebben gevonden.Naast extra leid(st)ers aanwerven was het bij ons zeker ook nuttig om enkele van de oudere leid(st)ers opnieuw te kunnen motiveren om nog een jaartje extra bij te doen. Omdat de voornaamste reden om te stoppen voor hen vooral het extra ‘engagement’ (helpen bij spaghettiavond, fuif, etc.) was, hebben we hierin moeten snijden. Zo worden verschillende evenementen nu gedragen door de Stam en ouders. Naast het schrappen van het extra engagement hebben we met de eenheidsleider(s) ook sterker ingezet op groepsbindende activiteiten: bv.. meerdere leid(st)ersweekends, niet meer vergaderen op leid(st)ersweekend, filmavond, gezellig een terrasje doen,... Hoewel dit kleine maatregelen zijn verlichten ze enerzijds de werkdruk en versterken ze anderzijds het groepsgevoel binnen de leidersploeg om er terug tegenaan te gaan.”

Colofon Een realisatie van FOS Open Scouting Met steun van de Vlaamse Gemeenschap