MANUAL DE CONTROL DE CALIDAD
RAMÍREZ ENRÍQUEZ Y ASOCIADOS
Lima - Perú ** PROHIBIDA SU REPRODUCCIÓN PARCIAL O TOTAL SIN PREVIA AUTORIZACIÓN DE REA **
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Revisado : JULIO 2008
INDICE
PRESENTACIÓN. Principios fundamentales de la práctica profesional Contenido del manual
INTRODUCCIÓN.
Definición de Gestión de la calidad. Criterios y normatividad aplicable Objetivos del manual. Criterios para su utilización y actualización
Capítulo I.
Organización de REA Organización. Áreas de actividad profesional. Normas profesionales aplicadas. estructural Ligazón internacional
Capítulo II. RESPONSABILIDADES DE LIDERAZGO Políticas básicas Capítulo III. REQUERIMIENTOS ETICOS
Políticas básicas. Independencia. Procedimientos para salvaguardar la independencia. 2
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Capítulo IV.
APROBACIÓN Y CONTINUACIÓN DE LAS RELACIONES DE CLIENTES Y COMPROMISOS ESPECÍFICOS.
Políticas básicas. Retiro de compromisos Investigaciones y antecedentes sobre posibles clientes. Aceptación de compromisos. Clientes actuales. Actualización de información. Documentación requerida.
Capítulo V.
RECURSOS HUMANOS- PERSONAL
Políticas básicas. Misión de los equipos del compromiso Proceso de selección y contratación de personal. Desarrollo profesional. Evaluación y promoción del personal. Documentación requerida.
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INDICE
Capítulo VI. EJECUCION DEL COMPROMISO
Políticas básicas. El equipo del compromiso Consultas. Diferencias de opinión Revisión de control de calidad del compromiso Planeamiento anual Planeamiento del compromiso. Ejecución y supervisión del trabajo de campo Formulación y presentación del informe. Documentación requerida.
Capítulo VII. MONITOREO
Políticas básicas. Quejas y alegatos Control de calidad del personal de la firma. Procedimientos generales de revisión de informes Documentación requerida Revisión externa del control de calidad
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PRESENTACION
PR E S E NTAC I O N 01.
El manual de control de calidad es el documento mediante el cual Ramírez Enríquez y Asociados, establece las políticas, los criterios y los lineamientos generales para planificar, ejecutar y mejorar el desarrollo de los servicios profesionales que brinda a sus clientes.
02.
El contenido de este documento ha sido concordado con las normas internacionales de auditoría, aprobadas por la Federación Internacional de Contadores Públicos-IFAC, el código de ética del auditor independiente, aprobado por la Federación de Colegios de Contadores Públicos de Perú en junio 2008 y el código de ética del IFAC, así como las políticas generales y los lineamientos establecidos por nuestra firma.
03.
Los procedimientos que permiten la aplicación de estas políticas han sido desarrollados por la administración de la firma y considera el uso de formatos especiales.
04.
REA considera que su responsabilidad profesional está asegurada en la medida en que seamos independientes y cumplamos con los principios éticos fundamentales de la práctica profesional: a) Integridad b) Objetividad c) Competencia profesional y debido cuidado d) Confidencialidad e) Comportamiento profesional Estos principios éticos, que determinan las cualidades esenciales para el ejercicio de la contaduría pública, están definidos en el manual de control de calidad, de aplicación y ejecución para todo el staff profesional de la firma en sus diferentes categorías y niveles.
05.
REA, en su condición de auditores independientes, está en la posición singular de tener responsabilidades, no sólo para nuestros clientes a quienes atendemos con el mayor grado de diligencia, sino también con la comunidad de negocios, la cual puede confiar en nuestra firma como contadores públicos independientes.
06.
El manual de control de calidad incluye capítulos diseñados especialmente para describir los aspectos más importantes del mismo, a fin de establecer un sistema uniforme de control de calidad, tanto interno como externo. En el capítulo 1, se describe la organización de REA.
07.
El capítulo 2, es dedicado a las responsabilidades de liderazgo para la calidad en REA, referido al establecimiento de las políticas y procedimientos diseñados a promover una
cultura interna basada en el reconocimiento de que la calidad es esencial en la ejecución del compromiso.
08.
El capítulo 3, es dedicado los requerimientos éticos, factores preponderantes y básicos para el ejercicio profesional de nuestra firma. En él se describen las declaraciones y las políticas para su adecuado cumplimiento, aplicable a nuestro equipo de profesionales.
09.
En el capítulo 4 se describen las políticas relativas a la aprobación y continuación de las relaciones con los clientes y compromisos específicos: esto es, las políticas 5
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PRESENTACION
básicas y los criterios para la captación, aceptación y retención de clientes, con el propósito de orientar nuestros servicios a aquellas áreas y servicios que permitan nuestro desarrollo profesional y nuestros servicios a la comunidad en las mejores condiciones posibles, sin lesionar nuestros principios éticos y la normativa profesional. 10.
En el capítulo 5 se describen las políticas relativas a nuestros recursos humanos, el activo más importante de una firma de servicios profesionales, desde el reclutamiento hasta su evaluación, inclusive los procedimientos necesarios para su integral desarrollo.
11.
El capítulo 6 está orientado a desarrollar las políticas y los criterios para la ejecución del compromiso. Esto es, el planeamiento, organización y ejecución de exámenes y la emisión de informes de los trabajos que desarrollan las distintas áreas de la firma.
12.
El capítulo 7, es orientado al monitoreo o la evaluación del control de calidad, que permita cumplir con las políticas y criterios establecidos, en los informes que emite la firma, así como en los manuales de auditoria implementados para su mejora continua.
13.
Este manual de control de calidad será actualizado cada vez que sea modificada la normativa legal o profesional aplicable, de manera de tener un documento vigente para su utilización por nuestro personal profesional y en las evaluaciones de control de calidad, tanto interno como externo que se realicen.
14.
Adicionalmente a los formatos, se incluyen la lista de políticas de control de calidad implantadas para REA, debiendo precisar que las políticas sobre la organización de la firma se encuentran detalladas en el MOF (Manual de Organización y Funciones).
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INTRODUCCION
INTRODUCCION
01.
El presente documento es el manual de control de calidad elaborado por Ramírez Enríquez y Asociados.
02.
El objetivo primordial de Ramírez Enríquez y Asociados es proveer servicios de calidad a sus clientes, de acuerdo con los estándares mas elevados de la profesión contable. Para lograr el objetivo de calidad (REA), se han desarrollado políticas y procedimientos conducentes para el logro y aseguramiento de la uniformidad y calidad en los trabajos llevados a cabo.
Gestión de la calidad
03.
Es definida como la integración a la relación de políticas y objetivos de la calidad, para satisfacer las necesidades, expectativas y requisitos de las partes interesadas, según corresponda. Los objetivos de la calidad complementan otros objetivos de la organización, tales como aquellos relacionados con el crecimiento, los recursos financieros, la rentabilidad, el medio ambiente y la seguridad y salud ocupacional. La gestión de la calidad son actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización en lo relativo a la calidad en su producto y/o servicio. El sistema de control de calidad de REA incluye políticas y objetivos para cada uno de los siguientes elementos: (a) Responsabilidades de liderazgo para la calidad de la empresa. (b) Requerimientos éticos. (c) Aprobación y continuación de las relaciones de clientes y compromisos específicos. (d) Recursos humanos. (e) Ejecución del compromiso. 7
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INTRODUCCION
(f) Monitoreo Las políticas y procedimientos en el control de calidad son documentados y comunicados al personal mediante el Manual de Control de Calidad. El Manual, que es actualizado periódicamente, describe las políticas y procedimientos de control de calidad y los objetivos a alcanzar y las responsabilidades individuales con respecto a la calidad, que se espera cumplan con estas políticas y procedimientos. Además, se reconoce la importancia de obtener una realimentación en el sistema de control de calidad por parte del personal. Por lo tanto, se fomenta al personal a comunicar sus puntos de vista o preocupaciones en todo lo relacionado con el control de calidad
Criterios y normatividad aplicable
04.
El AICPA “ American Institute of Certified Public Accountant”, ha emitido el “Statement on Auditing Standards” – SAS Nº 25 “Relación de las normas de auditoría generalmente aceptadas con las normas de control de calidad” y la Declaración sobre las Normas de Control de Calidad Nº 1. También dicha institución ha establecido normas explicativas y una metodología que se debe aplicar para asegurar un adecuado y razonable control de calidad en el ejercicio profesional de la Contaduría Pública.
05.
La GAO “General Accounting Office”, ha establecido las normas de auditoria gubernamental aplicable a todos los proyectos y entidades que administran o ejecutan fondos de los Estados Unidos. Su normatividad incluye la obligatoriedad de implementar un sistema de control de calidad diseñado para proveer a la organización de auditoría de seguridad razonable que la organización y su personal cumplen con los estándares profesionales y la normativa legal aplicable y participar en un programa de revisión externa por lo menos una vez cada tres años . En el Perú no existe el control de calidad externo, porque ninguna institución independiente provee este servicio. No obstante REA como firma internacional efectúa el control de calidad interno.
06.
El IFAC “International Federation of Accountants, ha aprobado las normas internacionales de auditoría, reconocidas en su totalidad por la Federación de Colegios de Contadores Públicos del Perú, que en su sección No. 220 establecen “el control de calidad del trabajo de auditoría”. Asimismo, ha emitido declaraciones de política del Consejo sobre “Asegurando la calidad de la auditoría y servicios relacionados” y “Reconocimiento de las calificaciones profesionales de la contabilidad” y el “Código de ética del IFAC para profesionales contables”.
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INTRODUCCION
07.
09.
La Contraloría General de la República, en noviembre de 1999 modificó la Norma de Auditoría Gubernamental – NAGU 1.60 “Control de calidad”, de aplicación obligatoria en la práctica de la auditoría gubernamental. Dicha norma establece: .....”La Contraloría General de la República, los órganos de auditoría interna conformantes del Sistema Nacional de Control y las Sociedades de auditoría designadas, deben establecer y mantener un adecuado sistema interno de control de calidad que permita ofrecer seguridad razonable de que la auditoría se ejecuta en concordancia con los objetivos, políticas, normas y procedimientos de auditoría gubernamental. El control de calidad es el conjunto de políticas y procedimientos, así como los recursos técnicos especializados para cerciorarse que las auditorías se realizan de acuerdo con las normas de auditoría gubernamental. Un apropiado sistema interno de control de calidad debe permitir obtener una razonable seguridad de que: i) se cumplen las normas de auditoria gubernamental, ii) se han establecido políticas y procedimientos de auditoría adecuados, iii) se cumplen con requisitos de calidad profesional y, iv) se lleva a cabo una capacitación y supervisión documentada. Un sistema interno de control de calidad comprende el establecimiento de políticas y procedimientos respecto a:
a)
Controles generales de calidad, relativos al desarrollo de instrumentos técnicos normativos básicos para la ejecución de la auditoría gubernamental, selección, capacitación y entrenamiento de los auditores y cualidades personales
b)
Controles durante el desarrollo de la auditoría, relativos a la supervisión sobre el trabajo delegado en personal idóneo, dirección sobre el equipo de trabajo, con instrucciones adecuadas, e inspección respecto al grado de aplicación de los procedimientos diseñados para mantener la calidad de los trabajos de auditoria.
c)
Controles después de culminada la auditoria, relativos al establecimiento de políticas y procedimientos para confirmar que los procedimientos de control de calidad han funcionado en forma satisfactoria y asegurar la calidad de los informes.
Nuestras políticas y procedimientos de control de calidad son, por lo menos iguales, a los prevalecientes para la profesión a nivel internacional. Tales políticas y procedimientos proveen lineamientos sobre el control de calidad en cada aspecto de nuestros servicios a los clientes, de modo de cumplir las responsabilidades con los usuarios de los informes y asegurar la excelencia de los trabajos profesionales que brindamos a nuestros clientes en las diferentes áreas o divisiones. Objetivos del manual
10.
El manual de control de calidad describe los estándares que han sido establecidos para la práctica de nuestra profesión, aplicable a los servicios que brinda la firma. Constituye un documento interno para el uso del personal, el cual debe estar familiarizado con su contenido. Ciertas políticas y procedimientos que están desarrollados completamente en el Manual de Auditoría han sido incorporados en forma referencial en el presente manual. Los objetivos del Manual de control de calidad son: 9
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INTRODUCCION
•
Constituir un elemento vinculador y unificador de las políticas sobre control de calidad emitidas o, a ser emitidas en el futuro, generadas por modificaciones de criterios o nuevas normas sobre el particular emitidas por la profesión contable o entes reguladores.
•
Establecer las políticas, metodología y procedimientos que requiere implementar el control de calidad interno de REA–Ramírez Enríquez y Asociados, con el fin de asegurar un mayor grado de eficiencia, efectividad y economía en el desarrollo de los servicios profesionales que nuestra firma brinda a sus clientes.
•
Constituir material de consulta y aplicación inmediata para el personal sobre los requisitos mínimos de calidad exigidos en los trabajos llevados a cabo. Asimismo, proporcionar un texto de consulta para los profesionales de nuestra firma que brindan los servicios profesionales para su promoción en sus diversas categorías, de tal forma que sean de aplicación las políticas y los procedimientos generalmente aceptados en lo que respecta al control de calidad, criterios y normatividad aplicable.
Criterios para su utilización y actualización
12.
El manual de control de calidad es un documento que debe ser utilizado para ejecutar el control de calidad interno de la firma, así como considerar su contenido en los cursos de entrenamiento que se llevan a cabo y que son dictados a personal profesional de la firma en sus diferentes niveles y categorías.
13.
REA, tiene el propósito de mantener permanentemente actualizado el presente manual, incorporando al mismo los criterios más avanzados sobre el control de calidad, de modo que la calidad de los informes emitidos sea siempre la mejor, retribuyendo así a los clientes el concepto “valor por dinero”.
14.
El uso de manual de control de calidad en forma adecuada, permitirá elevar el estándar profesional de nuestra firma y presentar nuestros trabajos con un mayor grado de eficiencia, efectividad y economía.
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CAPITULO I - ORGANIZACIÓN NACIONAL
CAPITULO I - ORGANIZACIÓN DE REA
01. Ramírez Enríquez y Asociados – REA-, es una sociedad peruana dedicada a la práctica de la contaduría pública constituida en mayo de 1980. Sus socios y staff profesional son contadores públicos con experiencia en el ejercicio de la contaduría pública. Integran también su personal abogados, ingenieros, administradores de empresas y economistas, lo que permite a la firma brindar un servicio integral y eficiente a sus clientes, de los sectores privado y gubernamental. . 02. Los servicios ofrecidos por REA cubren diferentes sectores de la economía del Perú, tales como financiero, comercial, industrial (privado y gubernamental), así como a organizaciones no gubernamentales (ONG) sin fines de lucro que reciben asistencia financiera de organismos nacionales e internacionales. Organización 03. El organigrama estructural de REA, que se presenta en este capítulo, incluye los órganos de decisión, gerencia general, organismos de apoyo y asesoramiento y las unidades de divisiones de línea. Este organigrama estructural es aprobado por el Comité Ejecutivo, integrado por los socios de la firma. 04. Los órganos de decisión están constituidos por la Junta General de Socios y el Comité Ejecutivo. Sus funciones se encuentran establecidas en el estatuto de la firma, el cual se encuentra inscrito en la Oficina Registral de Lima y Callao, registro de personas jurídicas, en la ficha No. 3292, partida No. 03001908. Su misión principal es dictar la política general de la firma y su funcionamiento. 05. La gerencia general es responsable de planear, organizar y ejecutar la administración general de la firma, de modo de permitir la atención oportuna y eficiente de los servicios profesionales que la firma se ha comprometido a cumplir. Cuenta con una unidad de gerencia que apoya las acciones de la firma, integrada por los socios y los gerentes, así como por los supervisores de la firma. 06. Las unidades de apoyo están compuestas por las oficinas de sistemas y de administración. 07. La oficina de administración es responsable de administrar los recursos de la firma parta el desarrollo de sus actividades.
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CAPITULO I - ORGANIZACIÓN NACIONAL
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La oficina de sistemas es responsable de brindar el soporte técnico a las unidades de línea y administrativas en el área de informática, Además, mantener y actualizar los servicios de internet, necesarios para la comunicación con sus clientes.
08. Las gerencias de línea están compuestas por el personal a cargo de los principales servicios que son brindados a los clientes. Se han previsto las gerencias de auditoría privada, de auditoría de proyectos y gobierno, de impuestos, de consultoría legal y de outsourcing empresarial. Cada gerencia cuenta con personal responsable de atender una parte de las actividades de la firma con el apoyo de profesionales de diversas especialidades y categorías. Áreas de actividad profesional Auditoría independiente 09. Nuestro servicio clásico de auditoría independiente es la auditoría financiera y usualmente está dirigida a atender dos necesidades muy importantes de nuestros clientes: la primera, relacionada con el cumplimiento de las obligaciones que establece la Ley General de Sociedades y estatutos sociales, y tiene como propósito incrementar la credibilidad de los estados financieros ante los accionistas, instituciones financieras, inversionistas y el público en general, mediante el dictamen de auditoría independiente emitido por Ramirez Enríquez y Asociados, y, la segunda, se refiere a la necesidad de la Gerencia y Directorio de contar con una evaluación financiera anual de la empresa para el mejoramiento continuo de sus operaciones y del sistema de control interno, a través de las recomendaciones de auditoría, que constituyen un valor agregado muy importante del servicio. Los servicios que proporcionamos son: auditoría financiera, auditoría operacional o, de gestión, auditoría de fraudes, auditoría de sistemas de información, revisión del cumplimiento mensual de obligaciones tributarias, revisiones financieras y , revisiones especiales. Auditoría financiera La necesidad de disponer de estados financieros confiables, con un grado máximo de credibilidad y transparencia, ha convertido a la auditoría financiera en un instrumento esencial para las empresas y la comunidad de los negocios. El dictamen de auditoría independiente que emite Ramírez Enríquez y Asociados, firma CORRESPONSAL de PRAXITY , Global Alliance of Independent Firms International, goza del reconocimiento, entre otros, de las instituciones financieras, inversionistas, proveedores y terceros del Perú y del exterior En nuestro trabajo aplicamos las normas de auditoria generalmente aceptadas y las normas internacionales de auditoria y aseguramiento-NIA emitidas por el International Audit and Assurance Board de la Federación Internacional de Contadores –IFAC. Asimismo, aplicamos las declaraciones sobre normas de auditoria del Instituto Americano de Contadores Certificados-AICPA, cuando son requeridas expresamente por nuestros clientes 12
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CAPITULO I - ORGANIZACIÓN NACIONAL
Auditoría operacional o de gestión Tiene como objetivo evaluar la efectividad, eficiencia y economía en la ejecución de las operaciones, al mismo tiempo que identifica desviaciones importantes en los controles internos gerenciales, promoviendo mejoras que faciliten el logro de los objetivos y metas planeadas, así como la eficiente y económica utilización de los recursos financieros, materiales, humanos y tecnológicos en cada entidad examinada. Auditoría de fraudes Dirigida a identificar posibles acciones fraudulentas incurridas por el personal de las entidades en la ejecución de las operaciones o la falta de integridad en la contabilidad. Brinda a la gerencia una efectiva asistencia en las evaluaciones internas orientadas a detectar áreas de alto riesgo para prevenir posibles fraudes o actos que atenten contra el patrimonio o intereses institucionales. Auditoría de sistemas de información Evalúa el ambiente de los sistemas de información computarizada, los controles generales y los controles en las aplicaciones, así como los aspectos de seguridad física del hardware, software y administración de datos, con el fin de conocer el grado de confiabilidad de los procesos relativos a la entrada y salida de información, a través de las redes internas o externas. Asimismo, prestamos asesoramiento o ayudamos a prevenir las contingencias. Revisiones financieras Cubren el examen parcial de información financiera y contable de la empresa, así como de aspectos específicos del funcionamiento de áreas operativas que requieren mejoras en sus procedimientos. Las revisiones financieras pueden considerar : • Evaluación financiera para la compra y venta de empresas (due diligence) • Análisis e interpretación de informes financieros, elaborado con fines específicos. • Asesoramiento sobre políticas contables y sistemas de consolidación de estados financieros y colaboración en la preparación de información financiera interina, de acuerdo con normas internacionales de contabilidad o USGAAP. • Valuación de activos fijos y/o acciones • Calificación de pasivos • Preparación y revisión de presupuestos y proyecciones financieras • Informes sobre la evaluación y funcionamiento de la estructura de control interno • Informes sobre cumplimiento de contratos, convenios, leyes y regulaciones aplicables a determinadas entidades Auditoría ambiental Evalúa el cumplimiento de las políticas y regulaciones establecidas para proteger el medio ambiente, incluyendo la expresión de una opinión independiente y profesional 13
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CAPITULO I - ORGANIZACIÓN NACIONAL
sobre la razonabilidad de las provisiones, costos y gastos de la gestión ambiental en los estados financieros auditados. Nuestro informe es requerido por organismos y entidades interesados en la protección del medio ambiente a nivel internacional Servicios de outsourcing empresarial 10. Nuestros modernos servicios de tercerización constituyen la solución estratégica adecuada para entidades que necesitan obtener mayor productividad a menores costos en determinadas actividades empresariales y/o institucionales. Usualmente, nuestros clientes desean concentrar sus esfuerzos en actividades productivas y comerciales, encargando labores administrativas (contabilidad, capacitación, auditoría interna y planillas), a personal especializado externo, que le garanticen la entrega de informes y documentos necesarios en forma oportuna y al menor costo posible Los servicios que proporcionamos son: auditoría interna, outsourcing contable, administración financiera, capacitación continua, planillas de remuneraciones y personal temporal. Auditoría interna Auditores de nuestra firma, con el apoyo de especialistas, desarrollan las labores propias de los auditores internos en las áreas más importantes de la empresa en estrecha coordinación con la gerencia general, asegurando el fortalecimiento de los controles internos, financieros y gerenciales con el máximo grado de independencia, autonomía e integridad en los asuntos financieros, formulando recomendaciones oportunas, factibles y económicas Outsourcing contable Nuestros servicios comprenden el planeamiento, organización y desarrollo de las actividades de registro y proceso de las transacciones financieras, asegurando la presentación de estados financieros oportunos y confiables, preparados de acuerdo con principios de contabilidad generalmente aceptados en el Perú u otro marco contable internacional. Nuestros clientes reciben en la primera semana del mes siguiente, sus estados financieros y notas explicativas que le permiten tomar decisiones informadas y oportunas. Nuestros servicios incluyen el software de contabilidad integrado, asesoría permanente y personal altamente calificado con el soporte del staff profesional de REA, como: sistemas, legal, consultoría, etc. Administración financiera Asistimos a la gerencia en el planeamiento financiero y formulamos y analizamos alternativas para obtener fuentes de financiamiento que convengan a sus intereses, a costos razonables. Un consultor de nuestra firma asiste a la gerencia permanentemente y puede asumir cargos específicos en el área financiera. Capacitación continúa 14
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CAPITULO I - ORGANIZACIÓN NACIONAL
Consiste en diseñar y dictar cursos y programas integrales para los diferentes niveles de la empresa, en un programa estructurado a la medida, de acuerdo con sus necesidades y a la visión y misión de su empresa, con el propósito de entrenar personal para lograr una mayor productividad al menor costo posible. Nuestros cursos de capacitación se desarrollan en diversas áreas: marketing, control interno, ventas, contabilidad, auditoría interna, logística, impuestos, otros Planillas de remuneraciones Comprende la preparación de planillas de sueldos y salarios, según sea el caso. Nuestro servicio incluye el software para el diseño, así como el abono correspondiente en sus propias oficinas o cuentas personales a través del sistema bancario, brindando el asesoramiento legal, previsional y financiero. Este servicio incluye todo lo relacionado a las obligaciones tributarias y laborales a que se encuentran sujetas las entidades y su personal Personal temporal Se refiere al destaque inmediato de personal calificado para reemplazos o para apoyar determinadas laborales cuando el trabajo está recargado en determinadas áreas de la empresa. Proporcionamos personal calificado por temporadas o por períodos determinados. Este servicio incluye eventualmente la administración de las planillas de sueldos y salarios sin que la empresa incurra en costos innecesarios Asesoría tributaria 11. La combinación de nuestros conocimientos y experiencia profesional en asuntos tributarios y en la legislación societaria civil y laboral aplicable a los sectores de la actividad empresarial, nos permiten brindar servicios especializados de asesoría en impuestos, revisiones tributarias y asesoría legal, conforme con las expectativas de nuestros clientes Los servicios que proporcionamos son: asesoría y consultoría tributaria, planeamiento tributario, asesoría legal, revisiones tributarias, revisión del cumplimiento mensual de obligaciones tributarias, asistencia y asesoramiento ante la autoridad tributaria y auditoría tributaria. Asesoría y consultoría tributaria Brindamos asesoramiento efectivo en cuanto a la interpretación, aplicación y administración de la legislación tributaria aplicable a las empresas, con el propósito de asegurar el adecuado cumplimiento de las obligaciones tributarias, disminuyendo significativamente los costos que originan las multas, recargos y otros gastos impuestos por la administración tributaria. Estamos alertas a la expedición de nuevas normas legales, tributarias, laborales, municipales y contribuciones sociales, para beneficio de nuestros clientes, identificando el modus operandi, los riesgos tributarios y las posibles contingencias
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CAPITULO I - ORGANIZACIÓN NACIONAL
Planeamiento tributario Asistimos a la gerencia en la identificación de la mejor forma de cumplir con las obligaciones tributarias, de acuerdo con la naturaleza de sus operaciones y los criterios establecidos por la administración tributaria. Desarrollamos las alternativas y estrategias impositivas más apropiadas para programar el cumplimiento de las obligaciones tributarias dentro de la proyección de sus operaciones y del flujo de caja en el corto plazo. Asesoría legal Brindamos una efectiva asesoría legal empresarial que abarca las áreas comercial, civil y laboral, de acuerdo con las necesidades de nuestros clientes. Asesoramos en la constitución de sociedades y en la redacción de los acuerdos societarios. También asesoramos fusiones, escisiones y reorganización empresarial, redacción y revisión de contratos civiles, societarios y laborales y asesoría permanente de procesos administrativos ante los organismos reguladores gubernamentales. Nuestros servicios incluyen el asesoramiento en procedimientos de conciliación y otros mecanismos conexos Revisiones tributarias Evaluación detallada de los procedimientos que utiliza la empresa para cumplir con sus obligaciones tributarias, identificando posibles errores, incumplimientos o desviaciones en el pago, en los plazos previstos por la administración tributaria, con el propósito de lograr ahorros en el pago de posibles multas y sanciones Revisión del cumplimiento mensual de obligaciones tributarias Mensualmente revisamos los papeles de trabajo de los PDT (programa de declaración telemática) ante la administración tributaria, de los impuestos aplicables, como el IGV y renta, para asegurar su fiel cumplimiento, evitando las multas y recargos que elevan los costos, evitando posibles contingencias Asistencia y asesoramiento ante la autoridad tributaria Asistimos a nuestros clientes ante los requerimientos de la administración tributaria, para sustentar sus operaciones o las posibles acotaciones (contingencias) que pudieran existir, evitando así costos innecesarios. Los servicios incluyen, el apoyo del staff permanente de abogados de REA, en la preparación de recursos ante autoridades fiscales para hacer valer los derechos de nuestros clientes Auditoría tributaria Evaluación y revisión del cumplimiento de las obligaciones legales y tributarias de acuerdo con las normas y procedimientos de auditoría que aplica la autoridad tributaria en sus fiscalizaciones. El propósito es identificar posibles omisiones, errores o incumplimiento de determinadas normas tributarias para conocimiento de la gerencia y adoptar la decisión oportuna antes de la fiscalización que pueda efectuar la 16
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CAPITULO I - ORGANIZACIÓN NACIONAL
administración tributaria, anticipándose disminuyendo costos y gastos innecesarios
a
cualquier
contingencia
tributaria,
Consultoría 12. Los servicios de consultoría y asesoría gerencial se fundamentan en la experiencia acumulada por nuestra firma para resolver los problemas de nuestros clientes, que se materializan en la prestación de servicios personalizados de asistencia y orientación específica, diseñando estrategias de consultoría a seguir, de acuerdo con su realidad particular Los servicios que proporcionamos son: asesoría a la gerencia, asesoramiento en reestructuración empresarial, asesoramiento en tecnología de información y, reingeniería de procesos. Asesoría a la gerencia Brindamos asesoramiento directo en el planeamiento, organización y control de las actividades, promoviendo la efectividad, eficiencia y economía en las operaciones; participamos conjuntamente con los funcionarios y el staff, en la solución de problemas específicos previamente identificados. Un socio de nuestra firma asiste a las reuniones de directorio, para brindar asesoría directa y permanente. Estos servicios están relacionados con: 1) asistencia a la gerencia para preparación y presentación de información financiera y asuntos contables, 2) asistencia para la adquisición de sistemas de información computarizada, y 3) diseño e implementación de sistemas computarizados.s financieras, inversionistas, proveedores y terceros del Perú y del exterior Asesoramiento en reestructuración empresarial Asistimos a nuestros clientes en procesos de reestructuración empresarial, para, conjuntamente con la gerencia financiera, reestructurar las obligaciones a corto y mediano plazo, proyectando los requerimientos de capital de trabajo y estimando la capacidad financiera para amortizar sus obligaciones progresivamente. Paralelamente, participamos en la reestructuración del negocio en marcha, para determinar la viabilidad comercial y operacional, diseñando las políticas y la estrategia para la reorganización de los procesos comerciales o industriales. Como parte de nuestros servicios asignamos personal calificado en forma permanente o temporal para apoyo del área contable, financiera y legal, que permita brindar un servicio integral y profesional Asesoramiento en tecnología de información Participamos en la implementación de sistemas de información gerencial en las diferentes áreas: ventas, producción, logística, personal, sistemas integrados de administración financiera, etc. Nuestra participación incluye el diseño de políticas, procedimientos adecuados para cada caso en particular, así como el entrenamiento y la capacitación de personal responsable de administrar los sistemas computarizados 17
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CAPITULO I - ORGANIZACIÓN NACIONAL
Reingeniería de procesos Analizamos los procesos y los procedimientos establecidos por la gerencia, con el fin de mejorarlos y adecuarlos, disminuyendo significativamente los costos. Nuestra asesoría incluye el entrenamiento y capacitación del personal de nuestros clientes, asegurando el mejor rendimiento y productividad. Escuela de negocios Dentro de nuestros servicios de consultoría de recursos humanos tenemos el de capacitación y formación, orientado al desarrollo de la destreza técnica de las personas, con la finalidad de brindarles conocimientos, herramientas y procedimientos de las distintas disciplinas que requiere su organización. Las dos formas de ejecución de nuestro servicio son: capacitación in house y cursos de especialización. REA se encuentra inscrita en el Registro de Sociedades calificadas para la designación y contratación de auditorías en las entidades administrado por la Contraloría General de la República, de acuerdo con la Resolución de Contraloría General No. 063-2007-CG Se encuentra habilitada para prestar servicios profesionales sin limitación alguna a: •
Empresas supervisadas por la Comisión Nacional Supervisora de Empresas y Valores – CONASEV.
•
Empresas financieras reguladas por la Superintendencia Nacional de Banca y Seguros y Administradoras de Fondos de Pensiones.
•
Entidades y empresas comprendidas en el ámbito del Sistema Nacional de Control, cuya designación de auditores externos corresponde a la Contraloría General de la República
•
Organismos internacionales y bilaterales que requieren servicios de auditoría de proyectos financiados por entidades tales como:
•
Organismos de cooperación de los Estados Unidos de América: Agencia para el desarrollo internacional de los Estados Unidos de América – USAID; Sección Narcóticos – NAS- de la Embajada de los EE UU
•
Organismos de cooperación del Canadá: Agencia Canadiense para el Desarrollo Internacional – ACDI
•
Organismos de cooperación del Japón: The Japan Bank for International Cooperation –JBIC
•
Organismos de cooperación de la República Federal de Alemania: GTZ y KFW
•
Organismos de cooperación de la Gran Bretaña; OXFAM
•
Organismos de cooperación de Bélgica: Cooperación Técnica Belga
•
El Banco Mundial y el Banco Internacional para la Reconstrucción y el Desarrollo- BIRF.
•
El Banco Interamericano de Desarrollo – BID
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CAPITULO I - ORGANIZACIÓN NACIONAL
•
Fondo para el desarrollo internacional de la OPEP
•
Corporación Andina de Fomento
•
Comunidad Europea
•
Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo
•
Programa de Desarrollo Alternativo- PDA
•
Fondo Binacional para la Paz y el Desarrollo Perú – Ecuador
•
Otros organismos internacionales de desarrollo.
Normas profesionales aplicadas Auditoría 13. En el Perú son de aplicación las normas de auditoría generalmente aceptadas en el Perú, constituidas fundamentalmente por las normas internacionales de auditoría y aseguramiento emitidas por el International Auditing and Assurance Standard Board del IFAC y las normas de auditoría emitidas por el AICPA, cuando son específicamente requeridas (sucursales de empresas constituidas en los EE UU o entidades gubernamentales de dicho país . También los requerimientos de nuestros clientes nos obligan a utilizar otras normas especiales, como por ejemplo de los organismos internacionales, nacionales y bilaterales,. Consecuentemente, entre estas normas se tienen las siguientes: •
Normas de auditoría generalmente aceptadas en el Perú – NAGA- y pronunciamientos sobre auditoría emitidos por la Federación de Colegios de Contadores Públicos del Perú y el Colegio de Contadores Públicos de Lima.
•
Normas Internacionales de Auditoría – NIA- emitidas por el International Auditing and Assurance Standard Board de la Federación Internacional de ContadoresIFAC.
•
Normatividad inherente a la auditoría gubernamental en el Perú: Normas de auditoría gubernamental – NAGU-, Manual de Auditoría Gubernamental, Guías de auditoría gubernamental y Directivas emitidas por la Contraloría General de la República del Perú.
•
Normas de auditoría gubernamental de los Estados Unidos de América, emitidas por el Contralor General de los EE UU.
•
Guías para auditorías financieras contratadas por beneficiarios del exterior, emitidas por el Inspector General de USAID.
•
Guías para la preparación de estados financieros y requisitos de auditoría (Documento AF-300), emitido por el Banco Interamericano de Desarrollo – BID.
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CAPITULO I - ORGANIZACIÓN NACIONAL
•
Guías y términos de referencia para auditorías de proyectos con financiamiento del Banco Mundial en la región de Latinoamérica y el Caribe.
•
Manual de Auditoría del Programa de las Naciones Unidas para el DesarrolloPNUD
•
Otras, aplicables a trabajos específicos
Contabilidad 14. Al igual que en auditoría, nuestra firma observa los principios de contabilidad generalmente aceptados en el Perú, constituidos fundamentalmente por las normas internacionales de contabilidad aprobadas por el IASC-International Accounting Standards Committee y supletoriamente los FASB- Federation Accounting Standards Board, aprobados en Estados Unidos, de así ser requerido por nuestros clientes. Entre la normatividad aplicable se encuentra la siguiente: •
Principios de contabilidad generalmente aceptados en el Perú emitidos por la Federación de Colegios de Contadores Públicos del Perú y el Colegio de Contadores Públicos de Lima.
•
Normas Internacionales de Contabilidad emitidas por la Federación Internacional de Contadores- IFAC.
•
Plan Contable General revisado y normatividad complementaria emitida por la Contaduría Pública de la Nación.
•
Plan Contable Gubernamental y normatividad complementaria emitida por la Dirección Nacional de Contabilidad Pública, ex Contaduría Pública de la Nación.
•
Plan Contable para entidades financieras y normatividad complementaria emitida por la Superintendencia Nacional de Banca y Seguros y Administradoras de Fondos de Pensiones
•
Otras, aplicables a trabajos específicos.
Consultoría tributaria 15. Esta es un área eminentemente legal y de cumplimiento. Las normas aplicables son las siguientes: • Constitución Política • Código Civil • Código de Comercio • Ley General de Sociedades • Legislación laboral • Código Tributario y normas genéricas aplicables a los tributos. • Leyes y normas aplicables al impuesto a la renta. 20
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CAPITULO I - ORGANIZACIÓN NACIONAL
• • • • • • • •
Leyes y normas aplicables al impuesto general a las ventas y al impuesto selectivo al consumo. Leyes y normas aplicables a los comprobantes de pago Leyes y normas aplicables al impuesto a las transacciones financieras Normas aplicables a los libros y registros contables Leyes y normas aplicables a la tributación aduanera. Leyes y normas aplicables a las contribuciones sociales del personal. Leyes y normas aplicables a los tributos municipales. Otras normas aplicables.
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CAPITULO I - ORGANIZACIÓN NACIONAL
RAMIREZ ENRIQUEZ Y ASOCIADOS ORGANIZACIÓN ESTRUCTURAL
JUNTA GENERAL DE SOCIOS
Alberto Ramírez Ana María Dávila Félix Terán
GERENTE GENERAL Alberto Ramírez
COMITÉ EJECUTIVO GERENCIA DE CONTROL DE CALIDAD Armando Vargas
COMITÉ DE PLANEAMIENTO ESTRATEGICO
OFICINA DE ADMINISTRACION Judith Rivas (e)
OFICINA DE SISTEMAS Félix Puppo
GERENCIA AUDITORIA Justo Manrique
ASISTENTES DE GERENCIA Judith Rivas
GERENCIA AUDITORIA DE PROYECTOS Y GOBIERNO
GERENCIA DE IMPUESTOS Y LEGAL
Elsa Marcilla
Ana María Dávila
GERENCIA CONSULTORIA
GERENCIA DE OUTSOURCING
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CAPITULO I I - ORGANIZACIÓN INTERNACIONAL
Ligazón internacional 16. REA es firma corresponsal de PRAXITY- Global Alliance of Independent Firms. 17. PRAXITY es una alianza internacional de firmas de contabilidad independientes organizada como una entidad sin fines de lucro bajo las leyes de Bélgica y oficinas administrativas en Londres establecida para apoyar la prestación de servicios profesionales de los mas altos estándares en las áreas de auditoría, contabilidad, impuestos y consultoría de negocios a clientes que desarrollan actividades a nivel internacional. PRAXITY tiene 101oficinas en 73 países y ocupa la octava posición a nivel mundial en el ranking de firmas y asociaciones de contabilidad independiente. PRAXITY es una asociación de firmas y como tal no ejerce la practica bajo el nombre internacional. . 18. PRAXITY en Latinoamérica tiene más de 70 socios en 10 países, quienes están en contacto frecuente, compartiendo juntos apoyo técnico y servicios a los clientes. Esta red, vinculada estrechamente, continúa creciendo, en tamaño y fuerza.
Filosofia de PRAXITY
19. La misión de PRAXITY es “En el mundo de los negocios, la participación de las firmas de PRAXITY provee una opción dinámica e innovativa para servir mejor a los hombres de negocios en un nivel internacional. Queremos abrir el mercado de trabajo y traerles posibilidades infinitas para la ventaja de cada uno”. 20. El principio operacional clave de PRAXITY es proveer un alcance global ligado con la especialización en el mercado y calidad en el maneo de las empresas participantes. En el mundo de mañana, con las fronteras internacionales comercialmente transparentes, las firmas participantes de Praxity proporcionan la entrada al mercado global. PRAXITY cree que ofrece una oportunidad única de negocios a los clientes a nivel mundial. A través de sus firmas participantes, la alianza Praxity ofrece oportunidades significativas y excitantes para todos los negocios para expandir sus horizontes. Cualquiera sea el grado de involucramiento internacional, las firmas participantes de Praxity pueden responder, así tiendo a los negocios para alcanzar sus objetivos corporativos totales.
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CAPITULO V - ACEPTACION Y RETENCION DE CLIENTES
CAPITULO II - RESPONSABILIDADES DE LIDERAZGO PARA LA CALIDAD
Políticas básicas 1. Las políticas , diseñados a promover una cultura interna en cuanto al control de calidad, son: • La calidad es esencial en la ejecución del compromiso. • Los socios y los gerentes de la sociedad asumen la responsabilidad final del sistema de control de calidad de la sociedad. 2. La firma fomenta una cultura interna orientada a la calidad, con base a acciones y mensajes transparentes, consistentes y frecuentes por parte de todos los niveles administrativos, que hacen hincapié en las políticas y procedimientos del control de calidad, y el requerimiento para : (a)
Llevar a cabo trabajos que cumplan con las normas profesionales y requerimientos legales; y
(b)
Emitir informes apropiados en las circunstancias.
Esas acciones y mensajes son comunicados a través de seminarios de capacitación, reuniones, diálogo formal o informal, exposiciones de planeamiento y otros e incorporados en los Manuales, documentación y materiales de capacitación. 3. La importancia particular que la gerencia de la firma enfatiza es que la estrategia institucional de REA está sujeta al requerimiento primordial de alcanzar la calidad en todos los compromisos que sean realizados. Por consiguiente: (a) REA asigna las responsabilidades administrativas de modo comerciales no invaliden la calidad del trabajo realizado;
que
las consideraciones
(b) Las políticas y procedimientos de REA sobre la evaluación, compensación, y promoción con respecto a su personal, son diseñados para demostrar las obligaciones primordiales de la sociedad; y (c) REA proporcionará recursos suficientes para el desarrollo, documentación y apoyo de las políticas y procedimientos de control de calidad.
4. Las personas asignadas con las responsabilidades operacionales para el sistema de control de calidad de REA deberán tener experiencia y habilidad suficiente y apropiada y la autoridad necesaria para asumir esta responsabilidad. 5. La experiencia y habilidad suficiente y adecuada permite a las personas responsables identificar y entender los asuntos de control de calidad y desarrollar las políticas y procedimientos apropiados. La autoridad necesaria permite mejorar estos procedimientos.
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CAPITULO V - ACEPTACION Y RETENCION DE CLIENTES
CAPITULO III - REQUERIMIENTOS ETICOS Políticas básicas 1.
Las políticas y procedimientos diseñados para brindar seguridad aceptable de que la sociedad empresa y su personal cumplan con los requerimientos éticos relevantes son: •
En las auditorías y revisiones de información financiera histórica, y otros compromisos de aseguramiento debe considerarse los requerimientos éticos siguientes: (a) Integridad; El principio de Integridad impone a todo el personal la obligación de ser justo y honesto en sus relaciones profesionales y ser probo e intachable en todos sus actos (b) Objetividad; El personal no debe permitir que los favoritismos, conflictos de interés o la influencia indebida de otros sesguen sus juicios profesionales o de negocios. Debe actuar siempre con independencia en su manera de pensar y sentir, manteniendo sus posiciones sin admitir la intervención de terceros. (c) Competencia profesional y debido cuidado; El personal tiene el deber de mantener sus habilidades y conocimientos profesionales en el más alto nivel, para asegurar que el cliente reciba un servicio profesional competente basado en la práctica, técnicas y legislación vigente. El mantenimiento de la competencia profesional requiere de conocimientos actualizados y de un entendimiento adecuado de las técnicas y normas profesionales. (d) Confidencialidad; y El personal debe respetar la confidencialidad de la información obtenida como resultado de sus relaciones profesionales, y no revelarla a terceros, salvo que exista un deber legal o profesional. El socio del compromiso debe adoptar las medidas necesarias para asegurar que el equipo bajo su control y las personas de las cuales obtiene asesoría o apoyo, respeten la confidencialidad. (e) Comportamiento profesional. El personal debe cumplir con las leyes y reglamentos vigentes, y rechazar cualquier acción que desacredite a la profesión. El personal debe ser honesto y sincero y no formular afirmaciones exageradas sobre los servicios que pueden ofrecer, las calificaciones que posee, o la experiencia obtenida. El personal debe tratar a sus colegas con consideración, deferencia y cortesía. Asimismo, debe colaborar con sus colegas u otras personas en la difusión de los conocimientos, para la consecución de un mismo fin.
•
Conforme con el Código del IFAC, se incluye un enfoque conceptual de la independencia para los compromisos, tomando en cuenta las amenazas a la independencia, intereses públicos y resguardos aceptados.
6. Las políticas y procedimientos hacen hincapié en los principios fundamentales, los cuales están reforzados en particular por: (a) el liderazgo gerencial, (b) educación y capacitación, (c) monitoreo, y (d) Procesos para tratar con el incumplimiento.
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CAPITULO V - ACEPTACION Y RETENCION DE CLIENTES
Independencia 7. La independencia constituye la base fundamental que sustenta la confiabilidad y aceptación de los informes emitidos por la práctica independiente de la contaduría publica. Estos documentos serán utilizados por clientes y terceros en la medida que aseguren experiencia profesional de la firma, confiabilidad, imparcialidad, integridad, precisión y otros factores 8. El Código de ética del IFAC señala que los contadores profesionales en la práctica pública, cuando ejecuten un compromiso que requiera la expresión de una opinión sobre información financiera, deben ser y parecer libres de cualquier interés que podría ser considerado, cualquiera sea su efecto real, incompatible con la integridad, objetividad e independencia. En nuestro país, las normas de auditoría generalmente aceptadas-NAGA general, el Reglamento de Información Financiera emitido por la Comisión Nacional Supervisora de Empresas y Valores – CONASEV y la norma de auditoría gubernamental - NAGU 1.20 contienen conceptos similares. 9. El código de ética de la Federación de Contadores Públicos del Perú en relación a la independencia establece: •
“El contador en el desempeño de su función, cualquiera que sea su campo de actuación, debe mantener independencia de criterio, ofreciendo el mayor grado de objetividad e imparcialidad. Sus actuaciones, informe y dictámenes deben basarse en hechos debidamente comprobados en aplicación de los principios de contabilidad (NIC) y de auditoría (NIA) y las técnicas contables por la profesión en los Congresos Nacionales e internacionales”.
•
“El Contador Público debe tener presente que su actuación profesional conduce a tomar decisiones que repercuten hacia terceros, por lo que al emitir sus opiniones deberá hacerlos con independencia de criterio”.
Procedimientos para salvaguardar la independencia 10. Las políticas y procedimientos diseñados para brindar seguridad razonable que la sociedad, su personal y donde sea necesario, terceros sujetos a los requerimientos de independencia (incluyendo a los expertos contratos y el personal en red), mantengan la independencia son : (a) Los requisitos de independencia deben ser comunicados al personal y, de ser necesario, terceros sujetos a ellos; y (b) Deberán identificarse y evaluar las circunstancias y relaciones que podrían crear amenazas a la independencia, y adoptarse la acción apropiada para eliminarlas o reducirlas a un nivel aceptable, al aplicar los resguardos, o, si se considera apropiado, retirarse del compromiso. 11. Consecuentemente: (a) Los socios del compromiso deberán proveer a la sociedad de información relevante acerca de los compromisos del cliente, incluyendo el ámbito de sus servicios, para permitir evaluar el impacto total, si existiese alguno, en cuanto a los requerimientos de independencia; (b) El personal deberá notificar inmediatamente de las circunstancias y relaciones que creen amenazas a la independencia, para adoptar la acción adecuada; y
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CAPITULO V - ACEPTACION Y RETENCION DE CLIENTES
(c) Deberá acumularse y comunicarse información importante sobre el personal para que la sociedad pueda: (i) Determinar si satisfacen los requerimientos de independencia; (ii) Mantener actualizados sus registros relacionados a la independencia; y (iii) Adoptar la acción adecuada relacionada con las amenazas identificadas.
12. Las políticas y procedimientos diseñados para brindar seguridad razonable que se notifica el incumplimiento de los requerimientos de independencia, y adopta la acción adecuada para resolver estas situaciones son: (a) Todas las personas que están sujetas a los requerimientos de independencia deben notificar , por escrito a REA de los incumplimientos de independencia que sean de su conocimiento; (b) La sociedad comunicará estos incumplimientos de políticas y procedimientos identificados a: (i) El socio del compromiso quien deberá evaluar el incumplimiento; y (ii) Otro personal relevante en REA y terceros que están sujetos a los requerimientos de REA que necesitan adoptar la acción adecuada; y (c) El socio del compromiso deberá comunicar inmediatamente a la sociedad, las acciones que se adoptaron para resolver el asunto, para conocimiento y definiciones. 13. Los socios, gerentes y personal profesional de la firma deben rechazar cualquier situación que pudiera subordinar su criterio profesional o constituya un riesgo para su objetividad o influenciar en su criterio profesional. Los estándares sobre independencia deben ser seguidos estrictamente en todos los compromisos. 14. El personal profesional de la firma debe abstenerse de participar directa o indirectamente en actividades que pudieran afectar adversamente su independencia o de la firma, incluso en apariencia. 15. Los trabajos profesionales, particularmente los informes emitidos, deben estar libres de influencias y cualquier otra forma que pudiera afectar su validez profesional. 16. REA, al conocer un incumplimiento de las políticas y procedimientos de independencia comunicará inmediatamente esta información a los socios del compromiso, u otros en REA, para que adopten la acción apropiada. En el caso de REA y el socio del compromiso, la acción apropiada relevante incluye la aplicación adecuada de resguardos para eliminar las amenazas a la independencia, reducirlas a un nivel aceptable, o el retiro del compromiso. La sociedad brinda asesoría sobre la independencia al personal. Las consultas serán resueltas, en primera instancia, por el Gerente responsable. Los aspectos no resueltos a ese nivel serán sometidos, por escrito, al socio a cargo del compromiso y al socio principal, cuya decisión será inapelable. 17. Al momento de su ingreso a la firma y por lo menos una vez al año, REA obtendrá la confirmación escrita del cumplimiento de las políticas y procedimientos sobre la independencia de todo el personal
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CAPITULO V - ACEPTACION Y RETENCION DE CLIENTES
cuya independencia es requerida por la normativa profesional y legal.“Declaración de independencia” (ver anexo No. 1), La declaración a ser firmada debe expresar el compromiso de:
• • •
Actuar con independencia, imparcialidad y objetividad. No tener vínculos con la empresa o entidad a ser auditada ni con sus funcionarios. Comunicar si posteriormente al inicio de la auditoría se identificarán condiciones vinculantes.
18. Adicionalmente, al ser asignado un encargo, deberán coordinar con el socio encargado del compromiso su situación específica con relación a las políticas sobre independencia de la firma, que entre otros asuntos expresará:
•
Acatar las reglas de independencia de la firma
•
No aceptar favores directos o indirectos de los clientes
•
No asociarse con personal de los clientes, independencia y objetividad de la firma.
de forma de perjudicar la
19. El personal profesional que sienta que su independencia está siendo afectada, debe solicitar su separación de ese compromiso para no afectar la calidad profesional de la firma ni su independencia en su conjunto. 20. Todo el personal profesional de la firma en el cumplimiento de sus funciones profesionales, deberá cumplir necesariamente las reglas de independencia que se mencionan a continuación: • Los socios y miembros de los equipos no tendrán desempeño como socios, funcionarios o personal de las empresas y entidades sujetas a auditorías u otros servicios. • Los socios y miembros de los equipos no tendrán vínculos familiares hasta el 4º grado de consanguinidad y 2º de afinidad con los socios y funcionarios con capacidad de decisión en las empresas y entidades sujetas a examen y en caso de ser contadores públicos, condicionarán su actuación profesional a lo establecido en el Código de Ética del Colegio Profesional correspondiente. • Los socios y miembros de los equipos no llevarán a cabo, o habrán llevado en periodos recientes (por lo menos dos años), transacciones con las empresas o entidades sujetas a examen, que podrían cuestionar su independencia de actuación. Esta limitación es aplicable, asimismo, al cónyuge y parientes hasta el 4º grado de consanguinidad y 2º de afinidad. • Los socios y miembros de los equipos no tendrán en proceso, o habrán tenido en períodos recientes (por lo menos dos años) otros servicios prestados a las empresas y entidades sujetas a auditoría. • Los socios y miembros de los equipos no tendrán por adquisición, herencia o donación o cualquier otro motivo, inversiones en las empresas o entidades sujetas a examen que signifiquen capacidad decisoria en la administración de las mismas. Esta limitación es aplicable, asimismo al cónyuge y parientes hasta el 4º grado de consanguinidad y 2º de afinidad.
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CAPITULO V - ACEPTACION Y RETENCION DE CLIENTES
• La firma, los socios y miembros de los equipos no tendrán en proceso, o habrán tenido en periodos recientes (por lo menos dos años) juicios, procesos de conciliación o controversias de cualquier tipo con las empresas o entidades sujetas a auditoría. • Los socios y miembros de los equipos están terminantemente prohibidos de aceptar atenciones especiales, agasajos, donaciones, tratos especiales u otros conceptos de tal magnitud que podrían cuestionar la independencia de su actuación. Esta prohibición es aplicable, asimismo, al cónyuge y parientes hasta el 4º grado de consanguinidad y 2º de afinidad. •
Los socios y miembros de los equipos estarán libres de prejuicios (a favor o en contra) de cualquier índole (políticos, religiosos u otros) hacia las empresas y entidades sujetas a examen.
21. En el caso de auditorías gubernamentales, en las cuales interviene la Contraloría General de la República, debe necesariamente cumplirse los requerimientos siguientes: • Los socios y miembros del equipo no se desempeñarán como funcionarios o servidores públicos. En el caso de ser ex-funcionarios públicos, no habrán sido observados por la Contraloría General de la República. • La firma de auditoría, los socios y miembros del equipo no tendrán pleito pendiente con la Contraloría General de la República o cualquier otra entidad del Estado. • La firma de auditoría no se encontrará suspendida, o sometida a proceso investiga torio por parte de la Contraloría General de la República u otros organismos. • Los socios y miembros de los equipos de auditoría no deberán haber ocupado, durante el año inmediatamente anterior a la designación, cargos jerárquicos de confianza en la Contraloría General de la República, vinculados a las funciones de conducción, supervisión o de control sobre los procesos de designación y contratación de sociedades de auditoría. Esta limitación es aplicable, asimismo, al cónyuge y parientes hasta el 4º grado de consanguinidad y 2º de afinidad. 22. La normativa profesional- código IFAC- señala que el conocimiento de la amenaza podría ser creada al emplear el mismo personal en un compromiso de aseguramiento durante un largo período de tiempo y los resguardos apropiados para mitigar su amenaza. Por lo tanto, se establece las políticas y procedimientos siguientes: (a) Someter a consideración del socio principal de REA los criterios para determinar la necesidad de salvaguardas para reducir la amenaza a un nivel aceptable cuando se utiliza el mismo personal en un compromiso de aseguramiento durante un largo período; (b) Para todas las auditorías de estados financieros de las empresas que cotizan en bolsa, se requiere la rotación del socio del compromiso después de un período específico en cumplimiento con el Código IFAC (no mas de siete años) y requerimientos éticos nacionales, el que sea más restringido. 23. Utilizar al mismo personal en un compromiso de aseguramiento durante un largo período podría crear amenazas a la independencia o, afectar la calidad de la ejecución del compromiso. Por lo tanto, REA establece los criterios para determinar la necesidad de resguardos para mitigar esta amenaza. Se considerará criterios tales como (a) la naturaleza del compromiso, incluyendo si su alcance implica un interés público, y (b) la duración del servicio del personal en el compromiso. Las
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CAPITULO V - ACEPTACION Y RETENCION DE CLIENTES
salvaguardas a considerar incluyen la rotación del personal o una revisión de control de calidad del compromiso. 24. El incumplimiento de las políticas y reglas sobre independencia incluidas en este manual constituyen falta grave y podría dar lugar, previo proceso sumario, a la separación de la firma de personal involucrado incluyendo los socios.
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CAPITULO V - ACEPTACION Y RETENCION DE CLIENTES
CAPITULO IV
- APROBACIÓN Y CONTINUACIÓN DE LAS RELACIONES DE CLIENTES Y COMPROMISOS ESPECÍFICOS Políticas básicas 1.
Al aceptar realizar un servicio profesional o proseguir con un trabajo recurrente con el mismo cliente, adoptamos siempre una decisión orientada a brindar nuestra experiencia y conocimiento como auditores, y recibir en contraprestación un honorario razonable y acorde con nuestro esfuerzo. En consecuencia, constituye responsabilidad de los Socios evaluar si el riesgo general del trabajo excede el nivel de riesgo que la firma se encuentra dispuesta a asumir, sin poner en peligro su buena reputación y prestigio.
2.
El activo más importante de REA es su reputación profesional, la percepción de sus clientes y del público usuario de los informes por los servicios profesionales que se brinda son ejecutados con la más alta calidad y enteramente confiables. En tal sentido, no basta obtener una reputación profesional óptima; es necesario mantenerla permanentemente.
3.
El riesgo en un compromiso de auditoría está conformado por tres elementos: a) asuntos relativos al cliente; b) asuntos relacionados con el negocio del cliente; y, c) asuntos concernientes a la auditoría. Los aspectos inherentes al cliente pueden estar dados por su situación financiera actual y rentabilidad en las operaciones, así como por su prestigio en la comunidad de negocios y el conocimiento general, respecto de la integridad y valores éticos de la gerencia o sus accionistas. Los asuntos relacionados con el negocio del cliente pueden referirse al posible riesgo de que la firma pueda incurrir en costos por potenciales demandas judiciales sobre la auditoría a realizar, a partir de una omisión. Asuntos concernientes a la auditoría incluyen el riesgo de asumir costos no previstos por nuestros honorarios; y, el riesgo de que la relación con el cliente potencial pueda afectar en forma significativa nuestra imagen profesional.
4.
Las políticas y procedimientos para la aprobación y continuación de las relaciones de clientes y compromisos específicos, diseñados para brindar seguridad razonable que sólo asumirá o continuará las relaciones y compromiso son: (a) Deberá considerarse la integridad del cliente y no conocer información que llevaría a concluir que el cliente carece de integridad; (b) Deberá evaluarse si la sociedad es competente para llevar a cabo el compromiso y se tiene las capacidades, tiempo y recursos para hacerlo; y (c) Deberá evaluarse de la sociedad, el socio y el personal del compromiso puede cumplir con los requerimientos éticos. La información concerniente a las políticas anteriores deberá obtenerse antes de aceptar un compromiso con un nuevo cliente, al decidir si se continúa con el compromiso existente, y al considerar la aceptación de un nuevo compromiso con un cliente existente. Si se ha identificado asuntos controversiales, y se decide aceptar o continuar la relación con el cliente o un compromiso específico, se deberá documentar cómo se resolvieron los asuntos.
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CAPITULO V - ACEPTACION Y RETENCION DE CLIENTES
5.
Con respecto a la integridad de un cliente, los asuntos a considerar deberá incluir, entre otros: •
La identidad y reputación de negocios de los principales dueños, funcionarios claves de la administración, partes relacionadas y aquellos a cargo del gobierno de la empresa.
•
La naturaleza de las operaciones del cliente, incluyendo del negocio.
•
Información concerniente a la actitud de los principales dueños, funcionarios claves de la administración y aquellos a cargo del gobierno de la empresa, con relación a la interpretación de las normas contables y el ambiente de control interno.
•
Si el cliente está sumamente preocupado en mantener, a toda costa, las cuotas de la empresa
•
Indicaciones de una limitación inadecuada en el ambiente de trabajo.
•
Indicaciones que el cliente podría estar implicado en el lavado de dinero u otras actividades criminales.
•
Razones para la designación propuesta.
El alcance del conocimiento con respecto a la integridad de un cliente, se documentará dentro del contexto de una relación en desarrollo con este cliente. 6.
7.
Información sobre tales asuntos se obtiene , por ejemplo: •
Comunicaciones con los proveedores actuales o anteriores de servicios de auditoría al cliente en conformidad con el código IFAC, y discusiones con otras partes.
•
Investigación de personal de la firma o terceras personas tales como banqueros, asesores legales.
•
Búsqueda de antecedentes en las bases de datos relevantes.
Al considerar si se tiene las capacidades, competencia, tiempo y recursos para asumir un nuevo compromiso de un cliente actual, deberá revisarse los requerimientos específicos del socio del compromiso actual y registros del personal en todos los niveles importantes. Los asuntos a considerar, incluyen: •
Si el personal tiene conocimiento de la industria o asuntos relevantes;
•
Si el personal tiene experiencia en los requerimientos regulatorios o de información relevante, o la habilidad para obtener las herramientas y el conocimientos necesarios;
•
Si se tiene el personal suficiente con la capacidad y competencia necesarias;
•
Si los expertos están disponibles, de ser necesario;
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CAPITULO V - ACEPTACION Y RETENCION DE CLIENTES
•
Si las personas que reúnen los criterios y requerimientos de elegibilidad para llevar a cabo la revisión de control de calidad del compromiso están disponibles, cuando sea necesario; y
•
Si el socio del compromiso estima completar el compromiso dentro de la fecha límite fijada para el informe.
8.
Al considerar si se acepta un compromiso de un nuevo o actual cliente podría identificarse, o percibirse, un conflicto de interés real. Si se identifique un conflicto potencial, deberá considerarse si es apropiado aceptar el compromiso.
9.
El decidir si se continúa una relación con el cliente incluye la consideración de asuntos importantes durante compromisos actuales o anteriores, y sus implicaciones para continuar la relación. Por ejemplo, un cliente podría haber iniciado la ampliación de sus operaciones de negocios en un área en la que la sociedad no posea los conocimientos o experiencia necesarios. Retiro de compromisos
10. Cuando se obtenga información que podría haber provocado declinar un compromiso, si tal información hubiera estado disponible anteriormente, las políticas y procedimientos en la continuación del compromiso y la relación con el cliente son: (a) Evaluar las responsabilidades profesionales y legales que se aplican a estas circunstancias, incluyendo si existe un requerimiento para que la sociedad informe a la persona o personas que hicieron la designación o, a las autoridades reguladoras, de ser el caso; y (b) La posibilidad del retiro del compromiso o de la relación con el cliente y del compromiso. 11. Las políticas y procedimientos en el retiro de un compromiso o del compromiso y la relación con el cliente incluyen: •
Discutir con el nivel apropiado de la administración del cliente y aquellos a cargo del gobierno de la empresa con respecto a la acción que la sociedad podría adoptar, basada en los hechos o circunstancias relevantes.
•
Si se determina que es apropiado retirarse, deberá discutirse con el nivel apropiado de la administración del cliente y aquellos a cargo del gobierno de la empresa, sobre el retiro del compromiso o del compromiso y de la relación con el cliente, y las razones del retiro.
•
Considerar si existe requerimiento profesional, regulador o legal para que se continúe con el compromiso, o para que la sociedad informe sobre el retiro del compromiso, o del compromiso y la relación con el cliente, junto con las razones del retiro, a las autoridades reguladoras.
•
Documentar los asuntos, consultas, y conclusiones importantes y la base para las conclusiones.
12. El socio del compromiso tiene la responsabilidad de llevar a cabo la evaluación del potencial cliente, pudiendo delegar esta tarea a otros socios o miembros de la firma, pero no la responsabilidad general del procedimiento. Los factores que intervienen en la evaluación de un cliente, entre otros, son: a) conocimiento previo de la entidad 33
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CAPITULO V - ACEPTACION Y RETENCION DE CLIENTES
mediante antecedentes conocidos; b) conocimiento de la gerencia o los accionistas de la entidad y nuestra relación con ellos; c) relación existente entre la entidad y nuestros clientes; y, entrevista con los auditores antecesores. 13. Un buen conocimiento sobre los antecedentes del cliente puede ser obtenido a través de la información financiera actualizada y disponible en fuentes oficiales ( p.e Comisión Nacional Supervisora de Empresas y Valores-CONASEV); artículos periodísticos publicados en diarios y revistas especializadas en negocios; nuestro conocimiento sobre el tipo de industria en la que el potencial cliente opera; así como la información confidencial sobre la integridad y la reputación en los negocios de los accionistas principales y la gerencia, incluyendo la relación con los auditores antecesores. 14. La selección apropiada de nuevos clientes y la evaluación de los clientes antiguos permite evitar al máximo posible que la firma resulte involucrada en asuntos controversiales, en la opinión pública o gremial, tales como: entidades de actuación cuestionada, asuntos sensitivos, rivalidades entre compañías cliente y otros. 15. La firma tiene como política general no aceptar trabajos en los cuales se vea afectada su independencia, fundamentalmente con el propósito de no asociar su nombre con actividades o empresas que carezcan de integridad u indicios de deshonestidad. Para ello, trata de evaluar los antecedentes hasta donde sea posible. REA evalúa anualmente, la posibilidad de continuar con algún cliente que por alguna circunstancia hubiera tenido dificultades en el año anterior. Investigaciones y antecedentes sobre posibles clientes 16. Los posibles clientes de REA pueden ser agrupados en dos categorías: (a) entidades o empresas que seleccionan la prestación de servicios mediante concurso de méritos (directamente o indirectamente, como por ejemplo, Contraloría General de la RepúblicaCGR, Agencia Internacional para el Desarrollo de los Estados Unidos-USAID), u otras entidades, y b) empresas que requieren los servicios sin concurso, solicitándolo mediante invitación especial por referencia de otros clientes. 17. Para evaluar y adoptar la decisión final sobre aceptar o no a un nuevo cliente o participar en un concurso de méritos, se considera los criterios siguientes: •
Sensibilidad de la entidad a examinar ( sí ha estado recientemente involucrada en asuntos controversiales)
•
Actividades llevadas a cabo por el posible cliente
•
Objetivos específicos de los servicios requeridos.
•
Recursos disponibles para la aceptación del encargo
•
Comentarios en los medios de difusión
•
Relaciones con auditores anteriores 34
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CAPITULO V - ACEPTACION Y RETENCION DE CLIENTES
•
Relaciones controversiales con clientes actuales.
•
Posibilidad de cobro de los honorarios por el servicio brindado
18. Adicionalmente, antes de considerar la aceptación un nuevo cliente, deberá tomarse conocimiento de antecedentes importantes. Para tal efecto, se utilizará las fuentes potenciales disponibles, entre otras, las siguientes: •
Documentación de la convocatoria
•
Entrevista con los representantes del posible cliente
•
Referencias del posible cliente
•
Visita a las oficinas e instalaciones del posible cliente
•
Coordinaciones con los auditores anteriores
•
Memoria y estados financieros del periodo a examinar y anteriores
•
Contenidos obtenidos de los medios de comunicación y coordinaciones al respecto.
•
Indagaciones sobre la integridad y reputación de la entidad (abogados, entidades gremiales)
•
Revisión de la cartera de clientes actuales y coordinaciones con los socios encargados
•
Registros de créditos y morosidad del posible cliente
19. Las entrevistas con terceros para conocer al potencial cliente o el uso de servicios de investigación constituyen otras formas de obtener información relacionada con este. En el primer caso, puede estar relacionada con juicios penales, civiles o laborales contra la entidad o su administración, antecedentes sobre préstamos del sector financiero y la reputación de la entidad y sus principales directivos en la comunidad de negocios a la que pertenece; en el segundo caso, el uso de servicios de investigación permite obtener información sobre las propiedades del cliente, informes de crédito comercial y archivos que pueda disponer dicho servicio sobre el cliente. 20. Antes de aceptar una designación como auditores externos, generalmente, el Socio a cargo del compromiso indaga con los auditores antecesores . Para tal efecto, debemos explicarle al potencial cliente sobre la necesidad de llevar a cabo una entrevista con los auditores antecesores y los aspectos que podrían tratarse. Generalmente, los asuntos que se discuten con los auditores antecesores son: la integridad de la gerencia y los accionistas principales, los problemas o desacuerdos con relación a la aplicación de principios contables, procedimientos de auditoría u otros asuntos, y los motivos del cambio de auditores. Aceptación de compromisos 21. Es política de REA no aceptar el trabajo a menos que un análisis cuidadoso determine que el auditor anterior no ha considerado apropiadamente todos los elementos de juicio disponibles, en cuyo caso el cliente problema deberá ser alertado que la aceptación del encargo no significará necesariamente la aceptación de la posición de la firma. 35
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CAPITULO V - ACEPTACION Y RETENCION DE CLIENTES
22. Aprobada la aceptación de un trabajo debe procederse a su formalización mediante la suscripción de la carta- compromiso correspondiente, utilizando el modelo aprobado de dicha carta-compromiso. 23. Los compromisos sujetos a designación, normalmente conllevan la suscripción de un contrato de prestación de servicios profesionales pre elaborado. De no ser así, se coordinará con el cliente la suscripción de la carta-compromiso mencionada en el párrafo anterior. 24. Al recibirse una notificación sobre clientes “referidos”, el socio a cargo del compromiso proveerá información acerca de: •
La recepción y definición de las expectativas del posible cliente.
•
La notificación de la referencia aceptada a la firma referente.
•
La formulación de la carta-compromiso determinando objetivos, honorarios, plazos y responsables. Copia de esta carta, firmada por el cliente, será enviada al referente.
25. Al término del compromiso, se informará a la firma o representante, indicando variaciones o problemas surgidos en su cumplimiento, inclusive por los honorarios. Clientes actuales – actualización de información 26. Puede ser apropiado revalidar las relaciones de la firma con sus clientes actuales cuando: •
Ocurren cambios significativos en la administración, directorio o accionistas
•
Se toma conocimiento de situaciones que podrían cuestionar la integridad de su administración actual
•
Mudanza sustancial de la naturaleza de las actividades de la entidad / empresa.
•
Fusión, joint venture, etc.
•
Otros.
Documentación requerida Se adjunta como anexo No. 05, el formato denominado “Informe sobre investigación de posibles clientes”, utilizado por nuestra firma para la aceptación de nuevos clientes. Este formato se aplica también para entidades del sector gobierno, cuya convocatoria es efectuada por la Contraloría General de la República y el sector privado.
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CAPITULO VI - PLANEAMIENTO Y EJECUCION DE LOS TRABAJOS
CAPITULO V
- RECURSOS HUMANOS - PERSONAL
Políticas básicas 1. Este capítulo describe las políticas generales de REA sobre los procesos de selección y contratación del personal, desarrollo profesional, eficiencia y promoción, así como la documentación que normalmente se acopia en estas actividades. 2. La calidad de nuestros servicios depende fundamentalmente de la integridad, habilidad y motivación de los profesionales asignados a los compromisos de la firma, asegurándoles en todo momento independencia, trato diligente y calidad profesional. 3. Las políticas y procedimientos han sido diseñados para brindar seguridad aceptable que la sociedad dispone de personal suficiente con la capacidad, competencia y cumplimiento de los principios éticos para llevar a cabo los compromisos de conformidad con las normas profesionales y requerimientos legales y reguladores, de modo de permitir a los socios del compromiso emitir informes apropiados en las circunstancias. 4. Tales políticas y procedimientos se refieren a los asuntos siguientes : • • • • • • •
Contratación; Evaluación del cumplimiento; Capacidades; Desarrollo de la carrera; El fomento; Compensación; y La estimación de las necesidades del personal.
Los procesos de la contratación de REA incluyen procedimientos que ayudan a seleccionar a las personas con la capacidad de desarrollar las capacidades y competencia necesaria para llevar a cabo el trabajo . 5. Las capacidades y la competencia son desarrolladas a través de métodos tales como: •
Educación profesional;
•
Desarrollo profesional y continuada, incluyendo la capacitación;
•
Experiencia laboral,
•
Entrenamiento por el personal más experimentado, ( otros miembros del equipo de compromiso).
6. La competencia continua del personal depende de un nivel adecuado y continuo de desarrollo profesional para que el personal mantenga su conocimiento y capacidades. Por lo tanto, la
CAPITULO VI - PLANEAMIENTO Y EJECUCION DE LOS TRABAJOS
sociedad hace hincapié en la necesidad de seguir fielmente las políticas y procedimientos para la capacitación de todos los niveles del personal, proveyendo los recursos y ayuda necesaria para modo permitir al personal desarrollar y mantener las capacidades y competencia requeridas. 7. Si los recursos y capacitación técnicos internos disponibles no son suficientes, o por alguna otra razón, se utilizará a personas externas adecuadamente calificadas para este propósito. 8. La evaluación del proceso de desarrollo, compensación y el fomento de la empresa, se dan en función al reconocimiento y recompensa al desarrollo y mantenimiento de la competencia profesional y seguimiento de los principios éticos. En particular, la sociedad: (a) Brinda conocimientos al personal en función de las expectativas de la firma con respecto al desarrollo y principios éticos; (b) Provee al personal con evaluaciones, asesoría en el desarrollo de la profesión; y (c) Ayuda al personal a entender este avance en las posiciones de mayores responsabilidades, las cuales dependen, entre otras, de cumplir con la calidad y la observancia de los principios éticos. El fracaso en el cumplimiento con las políticas y procedimientos de la firma podría resultar en una acción disciplinaria.
La misión de los equipos del compromiso 9. REA asigna la responsabilidad por cada compromiso a un socio . Las políticas y procedimientos establecidos son: (a) La identidad y el rol del socio del compromiso debe ser comunicada los miembros claves de la administración del cliente y aquellos a cargo del gobierno de la empresa; (b) El socio del compromiso debe poseer las capacidades, competencia, autoridad y tiempo adecuado para llevar a cabo su misión; y (c) Las responsabilidades del socio del compromiso deben estar claramente definidas y ser comunicadas a este socio. 10. Las políticas y procedimientos incluyen el monitoreo de la cantidad del trabajo y la disponibilidad del socio del compromiso para permitirle el tiempo suficiente para cumplir adecuadamente sus responsabilidades. 11. Además, se designará al personal adecuado que posea, en su conjunto, las capacidades necesarias, competencia y el tiempo adecuado para llevar a cabo el compromiso de conformidad con las normas profesionales y requerimientos reguladoras y legales, y permitirle al socio del compromiso emitir los informes adecuados en las circunstancias.
12. Las capacidades y competencia consideradas al asignar los equipos del compromiso, y al determinar el nivel de supervisión requerido, incluyen lo siguiente:
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CAPITULO VI - PLANEAMIENTO Y EJECUCION DE LOS TRABAJOS
•
El socio y personal del compromiso deberán poseer entendimiento, y experiencia práctica con compromisos de naturaleza y complejidad similar, adquirida a través de la capacitación y participación apropiada.
•
El socio y personal del compromiso deberán entender las normas profesionales y requerimientos legales y reguladores.
•
El socio y personal del compromiso deberán poseer conocimiento técnico apropiado, inclusive la tecnología de información relevante.
•
El socio y personal del compromiso deberán poseer conocimiento de las industrias importantes en las que el cliente opera.
•
El socio y personal del compromiso deberán poseer habilidad para aplicar el juicio profesional.
•
El socio y personal del compromiso deberán entender las políticas y procedimientos del control de calidad de la sociedad.
Proceso de selección y contratación de personal
13. REA sólo contrata graduados o egresados universitarios para conformar sus equipos técnicos de auditores y consultores, como una forma de garantizar que los conocimientos profesionales del personal asignado sean suficientes para ejecutar los trabajos que le corresponde cumplir como una firma de contadores públicos de nivel internacional. 14. El personal seleccionado y contratado reúne características apropiadas de estabilidad, madurez, integridad y liderazgo, para ejecutar las tareas asignadas con la debida competencia profesional. 15. Un buen desempeño académico es uno de los criterios que avalan al personal contratado, pues es indicativo de un nivel superior de capacidad intelectual, energía, autodisciplina y deseos de triunfar. Las cualidades anteriores, entre otros factores, son esenciales para una carrera exitosa en REA. 16. Los requisitos que debe cumplir el personal para las diferentes áreas técnicas, de modo de asegurar la calidad de los servicios son:
•
Todo el personal que ingresa al área de auditoría y/o outsourcing empresarial, debe ser graduado profesional en contabilidad, o haber egresado de una Facultad de Ciencias Contables.
•
El personal que ingresa al área de impuestos debe ser graduado profesional en contabilidad y/ o Derecho , o estar cursando el último año en una Facultad de Ciencias Contables o de Derecho.
•
El personal reclutado para las demás áreas o, los especialistas podrán ser de diferentes profesiones, de acuerdo con las circunstancias pero, siempre se mantendrá el requisito de
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CAPITULO VI - PLANEAMIENTO Y EJECUCION DE LOS TRABAJOS
detentar un grado profesional (obligatorio para los especialistas) o cursar el último año de la rama profesional correspondiente. •
La firma recibe practicantes para las áreas operativas. Los requisitos para los mismos son: (a) ser estudiante universitario de una facultad de administración, contabilidad o economía, (c) tener interés en trabajar en la firma al término de sus estudios, (d) aprobar los exámenes requeridos, e) obtener evaluaciones positivas en la firma.
Desarrollo profesional
17. REA otorga especial importancia a la capacitación de su personal, lo cual realiza mediante entrenamientos formales y en el campo, incluyendo incluir en sus equipos de trabajo, personal con cierto grado de experiencia para de este modo, reciclar y desarrollar un grupo homogéneo de personal experimentado para brindar servicios de calidad. 18. Los programas de desarrollo profesional de REA, incluyen:
•
Entrenamiento formal, que incluyen cursos internos, dictados por el personal de la firma o expositores especialmente contratados o, cursos externos, a cargo de otras instituciones en las cuales REA asume, total o parcialmente, los costos correspondientes.
•
Entrenamiento en el campo, programas de trabajos y evaluación del desempeño que enfatizan el cumplimiento de las responsabilidades de los encargados para conducir, entrenar y aconsejar al personal a su cargo, durante el desarrollo de los trabajos. Este tipo de entrenamiento permite desarrollar conjuntamente, actividades de diversas calificaciones.
•
Talleres, en base a casuística específica para cada tipo de grupos, en el cual se transmita la experiencia entre uno y otros equipos.
19. Con respecto al entrenamiento formal, si bien las disposiciones legales vigentes sólo contemplan como obligatoriedad de “educación profesional continua” a la práctica de la auditoría, es política de la sociedad que la totalidad de su personal acumule por lo menos 120 horas efectivas cada tres años, no siendo en ningún caso menor de 20 horas anuales. Estas horas de entrenamiento pueden ser en REA o instituciones externas pero vinculadas a su capacidad profesional. 20. El entrenamiento profesional puede ser: •
Obligatorio, para todo el personal profesional.
•
Especiales, si se requiere de dotar de habilidades específicas a personal encargado de algún servicio, para el mejor cumplimiento de sus actividades.
21. Los programas de entrenamiento formal obligatorio (genérico) son definidos al inicio de cada año y comunicados para la preparación antelada de los participantes (lectura de material y bibliografía seleccionada. Los programas de entrenamiento especiales (específicos), son desarrollados a pedido del responsable del trabajo a ejecutar y tienen lugar inmediatamente antes del mismo. 22. Es política de REA que todo el personal ingresante reciba, antes de su salida al campo, un programa de orientación que cubre el manual de auditoría y el manual de control de calidad de la
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CAPITULO VI - PLANEAMIENTO Y EJECUCION DE LOS TRABAJOS
firma, seminarios básicos de contabilidad, auditoría, uso de computadoras y u, según especialidad y necesidades. 23. El programa de entrenamiento en el campo fortalece la capacitación a través del entrenamiento forma. Mediante una asignación estructurada se proporciona al personal la oportunidad de participar en trabajos variados, en término de tamaño, tipo de negocios y naturaleza. En la medida del progreso personal le son asignadas funciones y responsabilidades mayores. 24. Los supervisores y encargados son responsables de ayudar al personal a entender las operaciones del cliente, así como que el trabajo individual ejecutado se relacione con el objetivo total a alcanzar. También son responsables de evaluar el progreso de cada profesional y comunicar cualquier problema identificado. 25. La firma proporciona literatura técnica y material de consulta para el personal, incluyendo el manual de auditoría financiera que es de lectura y uso obligatorio en los trabajos que se llevan a cabo. 26. Asimismo, REA está inscrita en las principales asociaciones profesionales en el país y otras de nivel internacional. Dispone de una biblioteca profesional permanentemente actualizada, en español e inglés, la cual está a disposición del personal interesado y es de uso obligatorio durante los cursos de capacitación que se llevan a cabo. Evaluación y promoción del personal 27. La evaluación del desempeño profesional es la medición periódica de características específicas que deben ser demostradas por cada persona al llevar a cabo las tareas y responsabilidades asignadas. Los propósitos de esta evaluación son: •
Determinar la eficiencia del personal
•
Alentar la retención del personal mas calificado y asegurar el uso más eficiente de sus habilidades.
•
Determinar la compensación equitativa de las personas, en función de sus méritos particulares.
28. El informe de evaluación del desempeño profesional para cada profesional debe ser efectuado al término de cada encargo o mensualmente. Los factores a ser evaluados son: • Calificación del desempeño: administración de tareas, papeles de trabajo, habilidad técnica •
Calificaciones profesionales
•
Calificaciones personales
•
Servicio al cliente
•
Actividades de mercadeo.
29. El informe de evaluación debe indicar, además, si la persona está calificada para responsabilidades mayores y el progreso alcanzado (regresión) desde la evaluación anterior. El evaluador debe discutir el informe con la persona que está siendo evaluada, anotando su reacción y comentarios. Para tal efecto, es recomendable que el evaluado firme la hoja correspondiente, en señal de conocimiento de la misma.
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CAPITULO VI - PLANEAMIENTO Y EJECUCION DE LOS TRABAJOS
Documentación requerida
30. Corresponde al área administrativa de REA organizar y mantener permanente actualizados los archivos del personal que contendrán, entre otros:
•
Copia del título profesional, otorgado por institución reconocida por el sistema universitario nacional o, certificado oficial de estudios, según corresponda.
•
Copia de los grados académicos, post grados alcanzados, etc.
•
Copia de los diplomas o certificados de los cursos de capacitación, internos o externos, seguidos en los últimos tres (3) años. Por los de mayor antigüedad será suficiente una relación-detalle.
•
Detalle de los exámenes en los cuales participó en los últimos tres años
•
Otros, que acredite la capacitación seguida en los últimos tres años.
•
Informes de evaluación de los últimos tres (3) años.
•
Formatos de aplicación para los archivos de personal: •
Ficha de datos – personal.
•
Resumen de datos del personal.
•
Resumen de evaluaciones anteriores.
•
Declaración inicial y anual de independencia.
•
Reporte de capacitación continua
•
Hoja de tiempo aplicadas a clientes
•
Reporte de tiempos consumidos
La documentación mencionada deberá se ingresada al software “Monitoreo General” de la firma con la finalidad que los socios encargados de la asignación de personal tengan acceso en línea a la información que les permita seleccionar al personal de acuerdo con las exigencias particulares del cliente y los objetivos de auditoría establecidos en los términos de referencia del servicio. Se adjunta como anexo al presente manual, los formatos-modelo siguientes: •
Modelo de “Declaración jurada de independencia” (Anexo No. 01)
•
Modelo de “Ficha de datos del personal” (Anexo No. 02)
•
Modelo de “Formato de evaluación” (Anexo No. 03)
•
Modelo de “Hojas de tiempo reportables” (Anexo No. 04)
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CAPITULO VI - PLANEAMIENTO Y EJECUCION DE LOS TRABAJOS
CAPITULO VI - EJECUCION DEL COMPROMISO
Políticas básicas 1. En este capítulo se presentan las políticas y los procedimientos utilizados para la asignación de personal en el planeamiento, ejecución, supervisión y presentación de los informes, en términos generales, etapas que se desarrollan siguiendo las normas profesionales vigentes, de conformidad con el manual de auditoría de REA y los procedimientos específicos utilizados de acuerdo con la naturaleza y requerimientos de cada trabajo en particular. 2.
REA ha establecido políticas y procedimientos diseñados para brindar seguridad razonable que los compromisos aceptados son llevados a cabo en conformidad con las normas profesionales y requerimientos reguladores y legales, y que los informes emitidos son apropiados en las circunstancias.
3.
Las políticas y procedimientos establecidos buscan la consistencia en la calidad de la ejecución del compromiso. Tales políticas y procedimientos incluyen : •
El socio y el equipo del compromiso deberán ser informados del compromiso, de modo de logar un entendimiento pleno de los objetivos programados.
•
El socio y el equipo del compromiso deberán conocer a cabalidad los procesos para cumplir con las normas de compromiso aplicables.
•
El socio y el equipo del compromiso deberán conocer los procesos de la supervisión del compromiso. El socio deberá conocer el grado de capacitación y entrenamiento del personal.
• •
El socio y el equipo del compromiso deberán conocer los métodos utilizados por la sociedad para revisar el trabajo realizado, los juicios importantes formulados y la estructura del informe emitido.
•
El socio y el equipo del compromiso deberán conocer los requerimientos de la sociedad sobre documentación apropiada del trabajo realizado, oportunidad dela ejecución y alcance de la revisión.
•
Periódicamente se adoptará acciones procedimientos actuales.
para mantener vigentes las políticas y
El equipo del compromiso 4.
La designación del equipo del compromiso se efectuará de forma que asegure que el trabajo será llevado a cabo por personal que tenga entrenamiento técnico adecuado, con especial énfasis en el giro y actividad del cliente y criterio profesional apropiado.
5.
Todos los miembros del equipo del compromiso deben:
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CAPITULO VI - PLANEAMIENTO Y EJECUCION DE LOS TRABAJOS
• • • •
6.
Entender los objetivos y naturaleza del trabajo asignado. Poseer, colectivamente, conocimiento apropiado de las actividades del cliente con relación al servicio a brindar. La naturaleza y extensión de la supervisión a ser provista Aceptar que el trabajo de equipo y la capacitación adecuada son necesarios para ayudar a los miembros del equipo del compromiso con menos experiencia.
Los equipos del compromiso, en su conjunto, deben sumar conocimientos, experiencias y estrategias para afrontar y desarrollar de forma óptima los objetivos a cumplir. Normalmente se conforma cada equipo de acuerdo con la naturaleza, los requerimientos y las facilidades otorgadas por cada cliente con el personal siguiente: • Un socio del compromiso, responsable del trabajo •
Un socio revisor (control de calidad)
•
Un supervisor
•
Un encargado
•
Personal técnico
•
Especialistas, de acuerdo con los objetivos a alcanzar.
7.
Corresponde al socio del compromiso aprobar el planeamiento, organización y supervisión del compromiso contraído de acuerdo con a las necesidades específicas del cliente, formando y motivando apropiadamente el equipo para la atención de tales necesidades. Deberá estar disponible para atender las consultas formuladas por la gerencia del cliente y coordinar la atención de sus posibles necesidades por servicios de áreas distintas de REA. (consultoría, impuestos, PAD, otros).
8.
El socio del compromiso determina también la estructura y contenido del informe a emitirse, teniendo en cuenta las responsabilidades de la firma, siendo responsable de certificar que los estándares profesionales hayan sido seguidos rigurosamente en el desarrollo del trabajo. Esta responsabilidad comprende también el planeamiento, la resolución de los asuntos controversiales y la validación del trabajo de campo.
9.
Corresponde al socio revisor (control de calidad) : (a)
Satisfacerse que el trabajo ha sido llevado a cabo en conformidad con las normas profesionales y requerimientos legales y regulatorios;
(b)
Asegurarse que los asuntos importantes fueron anotados oportunamente y considerados posteriores;
(c)
De ser el caso, satisfacerse que consultas apropiadas tuvieron lugar y las conclusiones sobre los resultados fueron documentadas y aplicadas.
(d)
Definir si existe necesidad de revisar la naturaleza, la oportunidad y el alcance del trabajo realizado;
(e)
Asegurarse que el trabajo realizado sustenta las conclusiones alcanzadas y está documentado apropiadamente;
(f)
Satisfacerse de que la evidencia obtenida es suficiente y adecuada para respaldar el informe;
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CAPITULO VI - PLANEAMIENTO Y EJECUCION DE LOS TRABAJOS
(g)
Llevar a cabo una revisión del contenido del informe a emitir comprobando su calidad y adherencia a las políticas y estándares profesionales de la firma y asegurándose de su referenciación contra los papeles de trabajo
(h)
Comprobar que los objetivos de los procedimientos del compromiso fueron alcanzados.
10. El socio responsable del control de calidad no participará, directamente, en la ejecución del trabajo a revisar. 11. El supervisor, que podría ser un senior o gerente de auditoría es, en coordinación con el socio del compromiso y del encargado, responsable del planeamiento, dirección y supervisión del trabajo en las oficinas del cliente, así como de la preparación oportuna del informe y la carta de control interno. 12. La supervisión debe incluir: •
Considerar las capacidades y la competencia de los miembros del equipo del compromiso. Esto es, si disponen de tiempo suficiente para llevar a cabo su trabajo, si entienden las instrucciones y si el trabajo está siendo llevado adecuadamente en conformidad con el enfoque planeado.
•
Definir los temas importantes surgidos durante el compromiso, considerando su importancia y, de ser necesario, modificar adecuadamente el enfoque planeado.
•
Identificar asuntos sobre las asesorías o, su consideración por los miembros experimentados del equipo durante el compromiso. Corresponde a este nivel la revisión permanente del programa y estrategia de auditoria, y estrategia, de forma de asegurar que los papeles de trabajo relativos al examen, correspondan al planeamiento, rubricando los mismos y avalando la razonabilidad de las conclusiones formuladas.
•
13. La supervisión se extiende desde la fase del planeamiento hasta la emisión del informe final. El grado de supervisión dependerá de la complejidad de cada trabajo, de la sensibilidad de los objetivos por alcanzar y de las calificaciones del personal asignado. 14. Es responsabilidad del supervisor mantener permanentemente informado al socio del compromiso respecto de cada uno de los problemas relevantes encarados por el equipo y lograr consenso acerca de las conclusiones alcanzadas. Cualquier diferencia de opinión será resuelta con la participación del socio principal de la firma. Corresponde al supervisor dejar evidencia en los papeles de trabajo de aquellas situaciones por superar. 15. Un senior o un gerente podría ser el encargado del trabajo, de acuerdo con la envergadura y naturaleza del compromiso, siendo responsable de : • • • •
La ejecución apropiada del trabajo de campo y el cumplimiento día a día de la programación aprobada. Seleccionar las muestras a ser validadas. Informar al supervisor y al socio del compromiso del avance logrado. Instruir y supervisar a los miembros del equipo del compromiso, avalando la adecuación de las tareas ejecutadas.
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CAPITULO VI - PLANEAMIENTO Y EJECUCION DE LOS TRABAJOS
• •
Determinar la oportunidad y alcance de la aplicación de los procedimientos de auditoría Revisar en detalle los papeles de trabajo preparados y rubricarlos en señal de aceptación en cuanto a su forma, contenido y razonabilidad de las conclusiones arribadas.
16. El personal técnico, auditores y asistentes, desarrollan los procedimientos programados, elaborando los papeles de trabajo correspondientes. Reportan al encargado. 17. Es política de la sociedad incluir en todos los trabajos de auditoría un especialista en impuestos y, de acuerdo con las circunstancias, un especialista en sistemas de cómputo. 18. En situaciones específicas, y por requerimientos del cliente, el equipo podría incluir a otros especialistas. El área administrativa mantiene una relación de especialistas en diversas ramas, cuya contratación será resuelta conforme con los procedimientos establecidos.
Consultas 19. La complejidad actual de los principios profesionales y de los negocios puede dar lugar a la necesidad de formular consultas para optimizar los servicios profesionales. 20. Cuando las circunstancias lo exijan, el socio del compromiso coordinará las consultas tendentes a obtener una opinión autorizada o un consultor por determinado periodo o actividad. La firma tiene una cartera de consultores externos con experiencia en su especialidad. 21. Entre los factores que puedan dar lugar a requerir consultores externos figuran:
• • •
Problemas o situaciones nuevas Complejidad de las actividades del cliente Controversias significativas no resueltas.
22. Las políticas establecidas para consultas son: (a) En asuntos difíciles o controversiales puede requerirse consultas, solicitadas por el socio del compromiso y aprobadas por el socio principal; (b) Al costearse una propuesta debe preverse la posibilidad de consultas, a los efectos asignar recursos suficientes ; (c) Las conclusiones resultantes de tales consultas deberán ser propiamente documentadas e implementadas. 23. La consulta incluye la discusión, en un nivel profesional apropiado, con los individuos dentro o fuera de sociedad, que tienen experiencia especializada para resolver un asunto difícil o contencioso. 24. La consulta emplea recursos de investigación adecuada así como la experiencia colectiva y la experiencia técnica de la sociedad. La consulta ayuda a promover la calidad y mejora la aplicación del juicio profesional. La sociedad busca establecer una cultura en el cual la consulta sea reconocida como un valor y fomenta al personal consultar los asuntos difíciles o contenciosos.
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CAPITULO VI - PLANEAMIENTO Y EJECUCION DE LOS TRABAJOS
25. La consulta efectiva con otros profesionales requiere que a aquellos consultados les sean dados todos los hechos relevantes que les permitirá proveer consejo informado sobre asuntos técnicos, éticos u otros. Los procedimientos de consulta requieren consulta con aquellos que poseen conocimiento apropiado, antigüedad y experiencia dentro de la sociedad (o, de ser aplicable, fuera de la sociedad) en asuntos técnicos, éticos u otros, y documentación e implementación apropiada de las conclusiones resultantes de las consultas. 26. De ser conveniente, se fomenta utilizar los servicios consultivos proporcionados por (a) cuerpos profesionales (Colegio de contadores públicos de Lima, Instituto de auditores independientes) b) cuerpos reguladores (SUNAT, Dirección Nacional de Contabilidad Pública, otros). Antes de contratar tales servicios, el socio del compromiso debe considerar si el consultor externo está calificado adecuadamente para este propósito. 27. La documentación de las consultas son acordadas por el socio a cargo del compromiso y el consultor. La documentación a alcanzar deberá ser completa y detallada suficientemente para permitir el entendimiento cabal: (a) Del asunto sobre el cual se solicitó la consulta; y (b) Los resultados de la consulta, incluyendo las decisiones adoptadas, la base para aquellas decisiones y cómo fueron implementadas. Diferencias de opinión 28. Las políticas y procedimientos para tratar y resolver las diferencias de opinión dentro del equipo del compromiso, con los consultores y, de ser aplicable, entre el socio del compromiso y el revisor de control de calidad del mismo, son: • Identificación temprana de las diferencias de opinión, de modo de brindar guías claras en lo que respecta a los pasos a ser seguidos, y la documentación con respecto a la resolución de las diferencias y la implementación de las conclusiones alcanzadas. • El informe no debería ser emitido hasta que el asunto no sea resuelto, salvo situaciones específicas que tornen su emisión impostergable. • Las conclusiones alcanzadas deben ser documentadas e implementadas, soportando adecuadamente tales conclusiones y debe existir correspondencia entre la conclusión arribada y el contenido del informe final del compromiso. 29. REA reconoce que las diferencias de opinión pueden ocurrir y ha establecido los procedimientos para resolver tales diferencias, por ejemplo, al consultar con un cuerpo profesional o regulador. Revisión del control de calidad del compromiso 30. Las políticas y procedimientos y procedimientos para una revisión de control de calidad del compromiso están dirigidas a una evaluación objetiva de los juicios significativos formulados por el equipo del compromiso y las conclusiones alcanzadas al formular el informe. Tales políticas y procedimientos son: (a)
Deberá efectuarse una revisión del control de calidad del compromiso para todas las auditorías de los estados financieros de las empresas con cotización en bolsa.
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CAPITULO VI - PLANEAMIENTO Y EJECUCION DE LOS TRABAJOS
(b)
Todas las otras auditorías y revisiones de la información financiera histórica, y otros compromisos de aseguramiento y servicios relacionados serán evaluados contra los criterios establecidos para determinar si una revisión en el control de calidad del compromiso deberá ser llevada a cabo; y
(c)
Todos los compromisos que reúnan los criterios establecidos en conformidad con el subpárrafo (b) deberán ser sometidos a una revisión del control de calidad del compromiso.
(d)
La revisión del control de calidad del compromiso debe finalizar antes que se emita el informe.
31. Los criterios a considerar para determinar qué compromisos de auditorías de los estados financieros (otras de las empresas con cotización en bolsa) están sujetas a una revisión de control de calidad del compromiso incluyen lo siguiente: •
La naturaleza del compromiso, incluyendo la extensión en la cual implica un asunto de interés público;
•
La identificación de las circunstancias o riesgos inusuales en un compromiso o tipos de compromisos.
•
Si las leyes o normas requieren una revisión de control de calidad del compromiso.
32. La revisión de control de calidad del compromiso debe: (a)
Ser concluida antes de la emisión del informe de la revisión, abarcando todas las fases del examen;
(b)
Los revisores de control de calidad del compromiso no deberán haber tomado parte directa en la ejecución del compromiso;
(c)
La documentación de la revisión de control de calidad del compromiso deberá sustentar apropiadamente las conclusiones y recomendaciones del informe emitido. .
Naturaleza, oportunidad y alcance de la revisión del control de calidad del compromiso 33. La revisión del compromiso de control de calidad implica la discusión del revisor con el socio del compromiso, la revisión de los estados financieros u otros asuntos relativos al informe, y en particular, la consideración de si el informe es apropiado. Además, implica una revisión de la documentación del trabajo realizado con relación a los juicios importantes que el equipo del compromiso formuló y las conclusiones a las que llegó. El alcance de la revisión depende de la complejidad del compromiso y el riesgo que el informe no sea apropiado en las circunstancias. Se enfatiza que la revisión no reduce las responsabilidades del socio del compromiso con relación al informe emitido. 34. La revisión del control de calidad del compromiso para las auditorías de los estados financieros de empresas con cotización en bolsa debe considerar:
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CAPITULO VI - PLANEAMIENTO Y EJECUCION DE LOS TRABAJOS
•
La evaluación de la independencia del equipo del compromiso con relación al compromiso específico.
•
Los riesgos importantes identificados durante el compromiso y las respuestas para estos riesgos.
•
Los juicios hechos, particularmente con respecto a la materialidad y riesgos significantes.
•
Si la consulta apropiada ha tomado lugar en los asuntos que implican diferencias de opinión u otras materias difíciles o controversiales, y las conclusiones que surgen de estas consultas.
•
La importancia y la solución de la declaración errónea corregida o no corregida, identificadas durante el compromiso.
•
Los asuntos que deban ser comunicados a la administración y aquellos que están a cargo del gobierno de la empresa y, donde sea aplicable, terceros, como entes reguladores.
•
Si la documentación del trabajo seleccionado para la revisión refleja el trabajo ejecutado, con relación a los juicios significativos y respaldan las conclusiones alcanzadas.
•
Lo apropiado del informe para su emisión.
Las revisiones de control de calidad para compromisos de auditorías de estados financieros de empresas sin cotización en bolsa incluirá, dependiendo de las circunstancias, algunas o todas las consideraciones anteriores. 35. El revisor del control de calidad del compromiso deberá conducir la revisión en forma oportuna, durante el compromiso, de modo que los asuntos significativos sean resueltos rápidamente, a satisfacción del revisor, antes que se emita el informe. 36. Si el revisor del control de calidad del compromiso formula recomendaciones no aceptadas por el socio del compromiso y el asunto no es resuelto para satisfacción del revisor, el informe no será emitido hasta que se resuelva el asunto, luego de seguir los procedimientos para tratar las diferencias de opinión. Criterios para la elegibilidad de los revisores de control de calidad del compromiso 37. Las políticas y procedimientos para el nombramiento de los revisores de control de calidad del compromiso son: (a) El revisor del control de calidad deberá estar premunido de las calificaciones técnicas y experiencias adecuadas para llevar a cabo su misión y será premunido de la autoridad necesaria; (b) Será designado conjuntamente con el equipo encargado del compromiso; y (c) El revisor del control de calidad no será consultado sobre el compromiso, de modo de no comprometer su objetividad.
38. Para asegurar la objetividad del revisor de control de calidad del compromiso, éste:
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CAPITULO VI - PLANEAMIENTO Y EJECUCION DE LOS TRABAJOS
(a) No será designado por el socio del compromiso; (b) No participará en el compromiso durante el período de la revisión; (c) No adoptará decisiones por el equipo del compromiso; y (d) No es sujeto a otras consideraciones que amenacen su objetividad. 25. El socio del compromiso puede consultar al revisor de control de calidad durante el compromiso, sin comprometer la elegibilidad del revisor de control de calidad para llevar a cabo su misión. Si la naturaleza y el alcance de las consultas llegaran a ser importantes, ambos, el equipo del compromiso y el revisor adoptarán las previsiones necesarias para mantener la objetividad del revisor. De no ser esto posible, otro personal de la sociedad o, una persona externa adecuadamente calificada será designada para asumir la función del control de calidad en el compromiso. 26. En situaciones específicas, personas ajenas a la sociedad, adecuadamente calificadas, podrían ser contratadas para actuar como revisores de control de calidad del compromiso. Documentación de la revisión del control de calidad del compromiso 27. Las políticas y procedimientos en la documentación de la revisión del control de calidad del compromiso deberán sustentar que: (a) Los procedimientos requeridos por las políticas de la sociedad sobre la revisión del control de calidad del compromiso han sido llevados a cabo; (b) La revisión del control de calidad ha sido completada antes de que se emita el informe; y (c) El revisor no conoce de algún asunto no resuelto que podría hacer creer que los juicios significativos que el equipo del compromiso hizo y las conclusiones alcanzadas no fueron apropiadas. Planeamiento anual 28. Un gerente será responsable del planeamiento general anual de la firma para que en coordinación con los socios se asigne al personal que más convenga en cada caso, de acuerdo con su experiencia, competencia y entrenamiento, así como con los antecedentes de trabajos anteriores. 29. La programación específica de los equipos asignados a compromisos se llevará a cabo en función del personal permanente disponible. Cualquier insuficiencia se cubrirá mediante la contratación de personal eventual debidamente calificado. El área administrativa mantiene una relación de personal eventual que participa en las actividades de capacitación interna de la firma.
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CAPITULO VI - PLANEAMIENTO Y EJECUCION DE LOS TRABAJOS
Planeamiento del compromiso 30. El planeamiento específico de los compromisos es esencial para la ejecución de los trabajos aceptados y que requieren nuestros clientes. Normalmente, el planeamiento es preparado a medida, atendiendo los requerimientos de los clientes. 31. Las políticas y procedimientos para el planeamiento de los trabajos son necesarios para proporcionar seguridad razonable de la ejecución adecuada del trabajo de campo y de la propiedad y sustento de los comentarios y conclusiones formulados. La extensión del planeamiento de cada trabajo depende de factores tales como la complejidad de las operaciones del cliente y las calificaciones del personal que lo ejecuta. 32. Las políticas y procedimientos permitirán prever los recursos a utilizarse, determinar las estrategias a aplicar y asegurar, de un modo razonable, que el producto final del trabajo sea efectivo y eficiente. Durante el planeamiento normalmente se consideran los objetivos siguientes: •
Identificación temprana de los requerimientos y expectativas del cliente
•
Identificar áreas críticas del examen y desarrollar una estrategia apropiada para estas áreas (incluyendo la selección de las técnicas y procedimientos a ser aplicados)
•
Determinar las necesidades y calificaciones del personal y la programación óptima de su utilización, eliminando el trabajo innecesario.
•
Establecer un entendimiento claro con el cliente acerca del alcance del trabajo, contenido del informe, fechas límite, apoyo del cliente y otros.
•
Programar apropiadamente otros recursos a utilizar
33. Participan en el planeamiento el socio del compromiso, el supervisor, el encargado y, de ser necesario y los especialistas, en su ámbito específico, para la determinación de los procedimientos de auditoría mas apropiados. Las actividades, técnicas y procedimientos a aplicar en esta etapa están descritos en el manual de auditoria de REA. 34. Los resultados del planeamiento deben ser informados formalmente mediante el “Plan de auditoría” , que forma parte del archivo corriente del examen. Para las auditorías designadas por la Contraloría General de la República deberá formularse, además, la carta de control interno, con los hallazgos determinados hasta esta etapa del examen. 35. El plan de auditoría deberá contener: • Origen del examen •
Descripción de la entidad y actividades principales
•
Objetivos de la auditoría
•
Alcance del examen
•
Informes a emitir
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CAPITULO VI - PLANEAMIENTO Y EJECUCION DE LOS TRABAJOS
•
Normativa aplicable
•
Aspectos relativos al control interno
•
Identificación de las áreas críticas y significativas (riesgo combinado y estrategia general de auditoría.
•
Puntos de atención
•
Equipo del compromiso
•
Principales funcionarios de la entidad a examinar
•
Presupuesto de tiempo
•
Anexos: o Organigrama de la entidad o Estados financieros a examinar o Otros
36. Concluido el planeamiento, es política de REA llevar a cabo una reunión de trabajo (taller) con todos los miembros del equipo , el socio principal, especialistas y otros profesionales de la firma. El objeto de esta reunión es aportar ideas en torno al planeamiento efectuado, fomentando el intercambio de experiencias fructíferas. 37. Para esta reunión el equipo del compromiso deberá organizar una presentación (power point) conteniendo: • • • • • • • • • • •
Definición de los objetivos y requerimientos de los servicios a prestar Comprensión de las actividades y operaciones del cliente Análisis financiero comparativo (3 últimos años) Régimen tributario aplicable al cliente Evaluación preliminar del ambiente de control Evaluación preliminar del sistema contable del cliente Conclusiones (expectativas) Materialidad planeada Estrategia de auditoría Programación de actividades Requerimientos específicos en cuanto a los informes a emitir (fechas, idioma, número de ejemplares, otros) • Asuntos de interés Asimismo, deberá presentar el plan de auditoría, a ser aprobado por el socio principal y las declaraciones de independencia del personal, específicamente aplicables al compromiso. Ejecución y supervisión del trabajo de campo
38. La ejecución, o trabajo de campo, comprende dos actividades específicas: • Relevamiento y comprensión de cada sistema, ciclo de transacciones o cuentas, que incluye la selección de los procedimientos y oportunidad de su aplicación y, • La aplicación de los procedimientos seleccionados para ejecutar el trabajo con el mayor grado de eficiencia, efectividad y economía.
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CAPITULO VI - PLANEAMIENTO Y EJECUCION DE LOS TRABAJOS
39. Como parte de la ejecución, se definen los objetivos específicos, se preparan los programas de actividades y se desarrolla la estrategia seleccionada en un proceso continuo durante todo el examen. 40. Situaciones no previstas, determinadas con posterioridad al planeamiento inicial, podrán exigir modificaciones al programa original del examen. 41. Las actividades, técnicas y procedimientos aplicados en esta etapa están descritos en el manual de auditoria de REA. 42. La supervisión es un proceso continuo necesario para proporcionar seguridad razonable que juicios y conclusiones apropiadas sean alcanzadas con relación al trabajo ejecutado. Es necesaria la participación total del personal encargado de la supervisión, para asegurar que ésta sea eficiente En tal sentido: 43. El encargado supervisa el trabajo del personal del equipo del compromiso. El supervisor revisa el trabajo del encargado y del personal de auditores, asistentes y especialistas. El socio a cargo del compromiso supervisa el trabajo de todas las personas que intervienen en el examen. La revisión final del informe de control de calidad es parte del proceso de supervisión. 44. El encargado, al revisar el trabajo del personal del equipo discute con ellos su contenido y deficiencias o carencias determinadas, de modo de propender a su subsanación. 45. Normalmente el supervisor lleva a cabo varias visitas al equipo durante el examen para revisar, conjuntamente con el encargado, el trabajo concluido y aprobar cualquier modificación en los procedimientos aplicados, sugerida por el encargado, así como para definir la importancia de los problemas identificados. 46. Las visitas del supervisor deberán ser documentadas, dejando constancia de: • Fecha de la v isita • Acciones adoptadas con relación a los resultados de la visita anterior • Deficiencias o carencias determinadas • Modificación de procedimientos de auditoría • Problemas identificados • Acciones a ejecutar • Otras. 47. El Formato 4 “Control de revisión y archivo de papeles de trabajo” documenta la revisión global de los papeles de trabajo por el encargado y el supervisor. El socio encargado del trabajo podrá querer rubricar los papeles clave.
Formulación y presentación del informe
48. La formulación del informe final del examen involucra mucho más que la mera redacción de este documento. Es difícil, sino imposible, delimitar exactamente el fin de la fase del “trabajo de campo” y el inicio del “informe”, por cuando esta última etapa, en auditoria financiera, incluye:
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CAPITULO VI - PLANEAMIENTO Y EJECUCION DE LOS TRABAJOS
•
Evaluación de los resultados de las pruebas aplicadas
•
Aplicación de procedimientos analíticos generales
•
Revisión de eventos subsecuentes
•
Identificación de asuntos legales y contingencias
•
Evaluación de puntos de atención pendientes
•
Obtención de la carta de representación
•
Evaluación de los hallazgos de auditoria
•
Formulación de recomendaciones
49. El informe es el producto final de cada auditoria, consultoría u otro servicio encargado a la firma. Su redacción y presentación debe ser de la más alta calidad . El informe la personalidad de la firma, así como la eficiencia y calidad de los servicios que brinda. No es posible limitar la circulación y el uso de los informes de una firma de contadores públicos, por lo tanto, debe prepararse un documento acorde con las expectativas de nuestros clientes. 50. Antes de proceder a la formulación del informe en borrador el encargado debe completar los formatos correspondientes: (ver manual de auditoría financiera de REA, capítulo IV Guías papeles de trabajo – “Revisión de papeles de trabajo e informe de Auditoría” y el Anexo 01 a la Guía “Control de Revisión y Archivo de Papeles de Trabajo”). 51. Los resultados del examen, plasmados en el informe en borrador, deben ser revisados por un socio que no haya participado en el examen (socio responsable del control de calidad) antes de su emisión y envío al cliente. Esta política debe ser observada obligatoriamente en todos los casos. 52. Los objetivos de la revisión, anterior a la emisión del informe son: •
Asegurarse que la información financiera es clara y concisa y que conforma los principios contables apropiados.
•
Fortalecer la seguridad que las políticas de la firma con relación a dictámenes de auditoría, divulgaciones, modelo, terminología, redacción, estados financieros, notas e información complementaria hayan sido cumplidas.
•
Fortalecer la seguridad que el informe del examen, información financiera, notas, comentarios, conclusiones y recomendaciones sean claras, concisas y comprensibles para una persona familiarizada con los detalles del trabajo y que la información numérica sea coincidente con el texto del documento.
•
Fortalecer la seguridad que los papeles de trabajo soportan apropiadamente el informe.
•
Fortalecer la seguridad en cuanto a la observancia de los pronunciamientos profesionales.
Documentación requerida 53. Los formatos … a … cuyo contenido y uso son detallados en el Manual de Auditoría deberán ser utilizados por el equipo del compromiso durante la ejecución del trabajo de campo
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CAPITULO VII - MONITOREO
Políticas básicas 1.
En este capítulo se describen los procedimientos de control de calidad final que deben efectuarse al terminar los servicios desarrollados para nuestros clientes. Los procedimientos de control de calidad requieren que haya una inspección periódica formal, por un equipo revisor de la propia firma o, por otra firma o grupo calificado. Los propósitos de esta revisión es provee una evaluación de: •
La observación de las normas profesionales y requerimientos reguladores y legales;
•
El sistema de control de calidad, en cuanto a su diseño apropiado y su vigencia efectiva;
•
Las políticas y procedimientos de control de calidad, en cuanto a su aplicación efectiva; y,
•
Si los informes emitidos por la sociedad son adecuados en las circunstancias.
•
La calidad del trabajo ejecutado
• Corregir cualquier desviación encontrada; y, • Formular recomendaciones para la mejora de las políticas y procedimientos vigentes 2.
Las políticas y procedimientos emitidos sobre monitoreo han sido diseñados para brindar seguridad razonable que las políticas y procedimientos relacionados al sistema del control de calidad son adecuados y operan efectivamente en la práctica. Tales políticas y procedimientos se refieren a: • •
La consideración y evaluación del sistema de control de calidad de la sociedad; y, La inspección periódica de una muestra de compromisos concluidos.
3.
El propósito del monitoreo en conformidad con las políticas y procedimientos del control de calidad es proveer una evaluación de:
4.
La sociedad confía la responsabilidad del proceso de monitoreo a un socio o socios u otras personas que poseen experiencia adecuada y suficiente . El monitoreo del sistema de control de calidad de la empresa considera lo apropiado de su diseño y la eficacia de su operación.
CAPITULO VII - MONITOREO
5.
La consideración la evaluación del sistema de control de calidad incluye asuntos como: •
6.
Análisis de:
Los nuevos desarrollos en las normas profesionales y requerimientos reguladores y legales, y su reflejo en las modificaciones de las políticas y procedimientos de la sociedad, de ser aplicable;
La confirmación escrita del cumplimiento de las políticas y procedimientos sobre la independencia;
El desarrollo profesional continuado, que incluye capacitación; y
Decisiones relacionadas con la aceptación y continuación de las relaciones con el cliente y compromisos específicos.
•
La determinación de las acciones correctivas a ser adoptadas y las mejoras a ser implementadas en el sistema, incluyendo la retroalimentación “feedback” en las políticas y procedimientos relacionados con el desarrollo profesional y la capacitación.
•
La comunicación, al personal apropiado de la sociedad, de las debilidades identificadas en el sistema, en cuanto a su entendimiento del sistema o, su cumplimiento.
La revisión de una muestra de compromisos concluidos es llevada a cabo cada año. Los compromisos seleccionados para revisión, que abarcarán hasta 20% de los compromisos ejecutados, deberán incluir, por lo menos, un compromiso por cada socio de compromiso. La organización de la revisión, depende de factores tales como: • • •
El número de compromisos atendidos y montos facturados durante el periodo sujeto a revisión. Los resultados de los procedimientos de monitoreo en el periodo anterior. La naturaleza y complejidad de la práctica y organización de los clientes.
7.
El proceso de inspección incluye la selección de los compromisos individuales, algunos de los cuales serán seleccionados sin notificación previa al equipo del compromiso. El personal designado para revisar los compromisos no deberá estar implicado en la ejecución del compromiso o la revisión del control de calidad del mismo.
8.
Eventualmente, se considerará utilizar a una persona externa adecuadamente calificada u otra firma para realizar las revisiones del compromiso y otros procedimientos de monitoreo.
9.
El socio principal evaluará el efecto de las deficiencias observadas como resultado del proceso de monitoreo, determinando : (a)
Casos no indiquen necesariamente que el sistema de control de calidad de la firma es insuficiente para brindar seguridad razonable que cumplen con las normas profesionales y
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CAPITULO VII - MONITOREO
requerimientos legales y regulatorios, y que los informes emitidos son apropiados en las circunstancias; u (b) Otras deficiencias sistemáticas, repetitivas, significativas que requieren acción correctiva inmediata. 10. El socio principal comunicará a los socios del compromiso y otros sobre las deficiencias observadas como resultado del proceso de monitoreo y las recomendaciones para acción correctiva apropiada. 11. La evaluación de cada tipo de deficiencia deberá resultar en una o mas de las recomendaciones siguientes: (a) Adoptar la acción correctiva apropiada con relación a un compromiso individual o un miembro del personal; (b) Comunicar los resultados a aquellos responsables de la capacitación y desarrollo profesional; (c) Cambios en las políticas de control de calidad y procedimientos; y (d) Acción disciplinaria contra aquellos incumplieron las políticas y procedimientos de la firma, especialmente las repetitivas. 12. Si los resultados de los procedimientos de monitoreo indican que un informe podría ser inapropiado o que procedimientos fueron omitidos durante la ejecución del compromiso el socio principal, con la asesoría legal apropiada, determinará la acción apropiada para cumplir con las normas profesionales relevantes y requerimientos regulatorios y legales. 13. El socio principal comunicará los resultados del monitoreo del sistema de control de calidad a los socios del compromiso y otros dentro de la sociedad. Tal comunicación permitirá adoptar acciones oportunas y necesarias, en conformidad con sus funciones y responsabilidades. La información comunicada deberá incluir lo siguiente: (a) Una descripción de los procedimientos de monitoreo llevados a cabo; (b) Las conclusiones a las que se llegaron. (c) De ser significativas, la descripción de las deficiencias sistemáticas, repetitivas y las acciones adoptadas para resolver o corregir tales deficiencias. 14. La información de las deficiencias identificadas a los socios del compromiso y otros incluirá la identificación de los compromisos específicos concernientes, cuando tal identificación sea necesaria para el cumplimiento de las responsabilidades de los socios del compromiso u otros. 15. La documentación a acopiar relacionada al monitoreo deberá:
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CAPITULO VII - MONITOREO
(a) Presentar procedimientos, incluyendo aquellos para seleccionar los compromisos considerados para revisión; (b) Registrar la evaluación de: (i) La adherencia a las normas profesionales y requerimientos legales y regulatorios; (ii) Si el sistema de control de calidad ha sido diseñado apropiadamente y opera efectivamente; y (iii) Si las políticas y procedimientos de control de calidad de la sociedad han sido aplicados apropiadamente, y sí que los informes emitidos son apropiados en las circunstancias; e (c) Identificar las deficiencias observadas, evaluar sus efectos, y presentar las bases para determinar si son necesarias acciones. Quejas y alegatos 16. La sociedad ha establecido políticas y procedimientos diseñados para brindar seguridad aceptable que trata apropiadamente las quejas y alegatos sobre: (a)
El trabajo realizado por la firma que involucra incumplimiento de las normas profesionales, requerimientos regulatorios y legales; y
(b)
Alegatos de no- cumplimiento del sistema de control de calidad de la sociedad.
17. Las quejas y alegatos podrían originarse dentro o fuera de la firma. Pueden ser hechos por el personal de la sociedad, clientes o terceras personas. Pueden ser recibidos por los miembros del equipo de compromiso u otro personal de la firma. 18. Como parte de este proceso, la firma ha designado al socio del compromiso como el canal a través del cual el personal exponga sus dudas, de modo de permitirles continuar sus funciones sin temor a represalias. 19. La firma investigará tales quejas y alegatos. La investigación será supervisada por otro socio, que posea la experiencia y autoridad suficiente pero que no esté implicado en el compromiso. Las quejas, alegatos y las respuestas deberán ser documentadas. 20. Si los resultados de las investigaciones indica las deficiencias en el diseño u operación de las políticas y procedimientos de control de calidad , o el no- cumplimiento del sistema de control de calidad, la firma adoptará la acción apropiada, inclusive medidas disciplinarias.
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CAPITULO VII - MONITOREO
Control de calidad del personal de la firma
21. Las actividades de reclutamiento del personal, desarrollo profesional y promoción son monitoreados por el área administrativa de la firma, mediante la revisión periódica de los archivos del personal y la formulación de informes al socio principal sobre los resultados alcanzados. Procedimientos generales de revisión de informes
22. Los procedimientos generales de revisión de informes son aplicados para cualquier tipo de informe preparado por la firma. . 23. El objetivo de la revisión (en escritorio) de los informes es comprobar que su adherencia a las normas de carácter profesional emitidas por: • • • •
Las organizaciones, nacionales e internacionales, representativas de la profesión contable. Las organizaciones financieras internacionales. REA ( normatividad interna) La Contraloría General de la República.
24. La revisión del informe de cada examen será asignada a un socio o gerente (Revisor) que no haya estado involucrado en su ejecución o en la redacción del informe, salvaguardando de esta forma su independencia e imparcialidad. El revisor podrá delegar la revisión de los aspectos de detalle, sin perjuicio de la responsabilidad asumida. 25. A la conclusión del trabajo encomendado el revisor presentará un informe detallando los puntos identificados para discusión y/o decisión final. Los puntos de importancia relativa menor (exactitud matemática, ortografía y redacción, referenciación cruzada y otros) podrán ser coordinados directamente con el supervisor/y el encargado. El informe de la revisión, con indicación de la decisión final en cada caso formará parte del “Archivo general de los papeles de trabajo”. 26. Para tal efecto, a la conclusión del cada examen, el supervisor y el encargado pondrán a disposición del revisor: • • • •
•
Borrador del informe (s) Los objetivos del examen, según contrato suscrito. Normatividad específica aplicable Archivos de papeles de trabajo, enfatizando ubicación de: • Memorándum de planeamiento • Programa de auditoría • Puntos pendientes y de procedimientos de cierre del trabajo de campo • Hallazgos de auditoría Otros, de interés especial
27. El revisor contrastará el borrador del informe (s) con los documentos indicados en el punto anterior Revisión de informes financiados por organismos internacionales
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CAPITULO VII - MONITOREO
28. Cuando REA audita proyectos financiados por organismos internacionales, debe cumplir con normas específicas aplicables, determinadas por dichos organismos. En tales casos el propósito de la revisión es asegurarse que el informe de auditoría haya sido preparado de acuerdo con: •
Para proyectos financiados por USAID: o Lineamientos para Auditorías Financieras Contratadas por Receptores del Exterior del Inspector General de USAID.
o Normas de auditoría gubernamental emitidas por el Contralor General de los Estados Unidos. o Normas de auditoría emitidas por el Instituto de Contadores Públicos Certificados de los Estados Unidos de América (AICPA) •
Para Proyectos financiados por el BID: o Política del Banco sobre auditoría de proyectos y entidades (Documento BID AF-100) o Guías para la preparación de estados financieros y requisitos de auditoría (Documento BID AF-300). o Términos de referencia para la auditoría externa de proyectos financiados por el BID (Documento BID AF-400) o Términos de referencia para la revisión Ex-post de los procesos de adquisiciones y la documentación de soporte de las solicitudes de desembolso (Documento BID AF500) o Guía para la revisión ex post de los procesos de adquisiciones y desembolsos (Documento BID AF-600) o Normativa sobre adquisiciones de bienes, servicios, obras y consultoría
•
Para Proyectos financiados por el Banco Mundial: o Guía y términos de referencia para auditorías a proyectos con financiamiento del Banco Mundial en la región de Latinoamérica y el Caribe. o Guías sobre adquisiciones y selección de consultores
•
Para Proyectos financiados por el JBIC : Hasta que sea emitida normatividad específica, se utilizará la emitida por el Banco Mundial.
•
Para otros financiadores que no hayan emitido Lineamientos o Guías de auditoría específicos: CIDA (Canadá); NBO (Holanda), Comunidad Europea: se utilizará referencialmente y en la medida de las circunstancias los Lineamientos USAID.
•
En la guía de papeles de trabajo se presentan los formatos para uso por los auditores.
Documentación requerida 29. La sociedad ha establecido como política el requerir documentación apropiada para evidenciar la operación de cada elemento de su sistema de control de calidad, tales como bases de datos electrónicos para documentar confirmaciones de independencia, evaluaciones de la ejecución y resultados de las revisiones de monitoreo, manuales, listas de control y formularios.
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CAPITULO VII - MONITOREO
30. La firma guardará esta documentación por un período de cinco (5) años, a menos sea requerido un periodo mayor por ley o reglamento. 31. REA ha desarrollado un software denominado monitoreo general, en el cual se maneja una base de datos general que permite ubicar cada fecha de los trabajos asignados, un record de horas y un costo de los mismos, todo ello para lograr un adecuado manejo gerencial de los encargos y la situación real de cada trabajo que se encuentra en proceso. Revisión externa del control de calidad
Estando a que el Perú no son ofrecidas revisiones externas de control de calidad, la redacción de esta parte del Manual se reserva hasta que los cuerpos reguladores profesionales (Colegio de Contadores Públicos de Lima y/o Federación Nacional de Colegios de Contadores Públicos del Perú) emitan pronunciamientos a este respecto.
Es intención de Ramírez Enríquez y Asociados participar en un programa de revisión externa de control de calidad tan pronto como ello sea factible.
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