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CURSO CASO

GRUPOS DE MEJORA DE PROCESOS – UPVX (FV) SOCIEDAD PROTECTORA – ESQUEMA GENERAL

INTRODUCCIÓN: He usado y perfilado el siguiente esquema para las asignaciones previstas, ya que es un modelo general y apegado a la realidad para el caso en referencia y para toda compañía de servicio (último proyecto), dentro de la coyuntura en que se desarrolle.

1. DEFINICION DEL PROBLEMA Se busca garantizar la sostenibilidad de la Sociedad Protectora de Animales, confrontando esencialmente los problemas de la inadecuada planificación estratégica, financiera y logística así como establecer las contingencias adecuadas para solucionar la deficiente gestión administrativa para el manejo del negocio y de los locales.

2. DIAGRAMA DE FLUJO Se plantean las siguientes actividades de manera general para el caso en referencia:

3. DIAGRAMA CAUSA EFECTO Se plantea lo siguiente:

4. PROTOCOLO DE TOMA DE DATOS

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De la pรกgina anterior (Protocolo de Toma de datos - RESULTADOS)

5. DIAGRAMA DE PARETO

6. SEIS SOMBREROS SEIS SOMBREROS-SOCIEDAD PROTECTORA DE ANIMALES (*) Hay cifras importantes que es necesario establecer, como por ejemplo el número de colaboradores y voluntarios especializados o de buen desempeño que semanalmente brindan sus servicios. (*) La demanda que se ha tenido para la recepción de animales ha sido creciente, pero no se ha medido la capacidad instalada ni financiera y hay actividades que se están dejando de atender. (*) La información o status actual de la gestión administrativa no está disponible o actualizada (+) Los costos operativos son altos, el nivel de endeudamiento igual y en nivel de ingresos es mínimo.

(*)Se tendrá la oportunidad de despejar tantas dudas que existen sobre la sociedad, los datos y los costos, además del solo hecho de poder estar claros respecto a la posición competitiva actual de la organización; es suficientemente valioso para apoyar una reorganización y optimización de sus procesos. Asimismo, otro aspecto fundamental es identificar aquellos retos importantes que deben ser tomados en cuenta cuando vengan oportunidades, posteriores a la reorganización administrativa y financiera planeada.

(*) Reflejo de la ineficiencia en el manejo y coordinaciones es la falta de asignación de tares específicas y diferenciadas en relación al cuidado de los animales y labores logísticas, especialmente porque lleva a dilapidar los recursos de la organización y a fomentar las malas relaciones a nivel interno; asimismo, la priorización en el pago de las deudas debería nacer con el pago de los trabajadores ya que cuentan con contratos firmados y no se debería perder el tiempo en esperar algún tipo de intervención y en hacer distinciones entre tipos de responsabilidades.

(*) Plantear la posibilidad de, si la s condiciones son buenas, crear un grupo dedicado a las ventas o abrir una oficina comercial de representación a fin de crear membrecías ó adopciones para la colaboración del albergue y la manutención de las mascotas además de beneficios colaterales para los socios, lo que generaría una relación de mutuo beneficio para ambos (ganar-ganar)

(*) Continuar con el mismo tipo de gestión (statu quo) no traerá ningún beneficio, al contrario, la organización se verá obligada a exponer los puntos públicamente en los que quiere competir y sus intereses particulares antes socios y voluntarios , lo que puede formar una mala imagen al exterior y ocasionar que la comunidad no esté dispuesta a dar su información a cambio de nada; peor aún si se descubren actos ilícitos o de corrupción relacionados con la sociedad ya que se puede ver afectad por la publicidad negativa

(*) Profundizar en aspectos que puedan haber quedado pendientes o que surjan de nuevo, como puede ser el monitoreo de las actividades y su adecuado control.

7. DIAGRAMA DE AFINIDAD Actualizar la información ajustada a los cambios

Programas de Entrenamiento

Suministrar recursos para una gestión comercial de calidad

Apoyo al colaborador y voluntarios

Construir compromiso y consciencia corporativo

Realizar curso de cuidado de animales

Optimizar la gestión administrativa-financ.

8. TORMENTA DE IDEAS RESIDEÑAR EL SERVICIO A OFRECER MEJORAR LA CALIDAD DE LA GESTION

MEJORAR LA GESTION Y MAXIMIZAR LA VENTA DE MEMBRESIAS

REDUCIR LOS COSTOS

MEJORAR LA GESTION ADMINISTRATIVA FINANCIERA, LOGISTICA Y DEL RECURSO HUMANO ASI COMO LOS NSA

DISEÑAR INDICADORES Y MECANISMOS DE CONTROL

9. USO DEL VOTO MULTIPLE Lo que se hizo fue usar el voto a fin de seleccionar la mejor opción entre las posibilidades de desarrollo propuestas a través del brain storming en distintas cartulinas de papel, posterior a hacer un breve repaso de ellas y reflexionar sobre las ventajas y desventajas de cada una de ellas y los riesgos adjuntos, y considerando en la votación las que mayor frecuencia de voto tenían, en una segunda elección se seleccionaron las que quedaron como mejores opciones.

Brainstorming

Depuración de las ideas / análisis

1era votación

Debate/reflexión

2da votacion (cartulinas de colores por característica de cada idea)

10. OPL – LECCIONES DE UN SOLO PUNTO A continuación se muestra el OPL para lo que debería ser las acciones correctivas y los cambios en la organización para su reflote y posterior desarrollo de cara al futuro, con un enfoque participativo, disciplinado financieramente y moderno.

Id

Storyboard

Descripción

1

Redefinir de manera clara la misión y visión de la compañía, así como sus objetivos y metas en el tiempo, teniendo como eje central la protección de los animales

2

Realizar el diagnóstico actual de la organización, identificando las oportunidades de mejora y estableciendo un plan de acción coordinado

3

Identificar y definir los “actores de cada proceso”, delimitando las funciones (voluntarios y empleados, niveles jerárquicos y unidades de negocio) y comunicando los cambios de manera adecuada y contundente

4

Llevar a cabo una auditoría financiera y un ordenamiento de cuentas, estableciendo en base a los resultados la estrategia adecuada para salir a flote y establecer los indicadores necesarios

5

6

Establecer una oficina comercial y de imagen, con los objetivos de impulsar las membrecĂ­as y ventas de conexos, asĂ­ como iniciar una campaĂąa de consciencia para el cuidado animal.

Medir los resultados financieros y operativos mensualmente asĂ­ como comerciales