Organiser och dela

Google Docs

Organisera och dela i Google Docs Innehåll Organisera och dela i Google Docs Innehåll Inledning Grunderna Organisera dina samlingar Skapa dokument Ge dokumentet ett namn Ställ in sidformat Spara och avsluta Dela dokument och samlingar Rättigheter delade dokument Delning av dokument Delning av mapp (samling) Dela på webben Avslutning

Av: Freddy Håkansson

1:15

Google Docs

Inledning Tanken med den här lilla guiden är att snabbt hjälpa dig igång med att få struktur på dina dokument i Google Docs. I guiden förutsätter jag att du har lite tidigare vana av att strukturera dina dokument i en traditionell miljö med lokala och delade enheter.

Vidare så förutsätter jag att du redan är igång med Google, antingen med ett privat konto eller med ett företagskonto via apps. Har du ett företagskonto och inte sedan tidigare ett privat Googlekonto så rekommenderar jag dig starkt att skaffa dig ett.

Jag skulle också rekommendera dig att arbeta utifrån webbläsaren Google Chrome, och använda www.google.se som startsida.

“Lika barn leka bäst”:)

Av: Freddy Håkansson

2:15

Google Docs

Grunderna Logga in på ditt konto från www.google.se. Anväder du apps loggar du in med hela din e-mail och ditt lösenord, använder du ett Googlekonto räcker det med användarnamn och lösen.

Du ska nu se din E-postadress uppe i högra hörnet. Klicka nu på mer och sedan på dokumet för att komma in i Google Docs (kör du apps kan det skilja något på hur menyerna är upplagda).

Nu ska du se grundskämen i doc’s. Ser den inte ut som på bilden nedan så bör du någonstans på skärmen ha en uppmaning att aktivera det nya utseendet. Jag rekommenderar dig att göra detta nu.

Av: Freddy Håkansson

3:15

Google Docs Nu är det dags att kolla över ett par små inställningar, språk samt att du har nya versionen av presentationshanteraren.

Vi går därför in under inställningar för att kolla detta.

1.

2.

Kontrollera nu att du har rätt språk och tidszon inställda. Klicka därefter på redigering.

Sen återsår bara att se till att vi kör den nya versionen presentationsredigeraren.

Då är du klar att sätta igång att arbeta med Google Docs.

Av: Freddy Håkansson

4:15

Google Docs

Organisera dina samlingar Är det första gången du är inne i docs så lär ju skärmen vara ganska tom. Det kan ju vara en bra ide att börja med att skapa ett par “mappar” för att få lite ordning redan från början.

I Docs så kallas det vi är vana att kalla mappar eller kataloger för samlingar. En stor skillnad mot vad vi är vana vid är att samma dokument kan tillhöra flera olika samlingar.

Jag kommer dock av gammal vana och för att vi ska känna igen oss använda mig av ordet mappar för de samlingar vi börjar med att skapa.

Vi kan skapa såväl mappar och dokument direkt från menyn “SKAPA” men jag kommer att föreslå en lite annan arbetsgång för att göra det enklare att hamna rätt från början.

Markera “Mina samligar” och klicka på den lilla mappen med ett + på som visar sig när du markerar “Mina samlingar”.

Av: Freddy Håkansson

5:15

Google Docs

Nu är det dags att skapa vår första mapp på “rootnivå”, vi kan ju kalla den t ex privat.

Många gånger kan det ju vara praktiskt att skapa mappar i form av en trädstruktur. Givetvis så kan vi även göra detta i G-docs.

Nu markerar vi mappen vi nyss skapade och upprepar proceduren med att klicka på det den lilla +mappen.

Om allt gått enligt planerna så ska vi nu ha en mapp som ligger under den vi skapat tidigare.

Nu är det bara att gå vidare och skapa grundstrukturen i vårt lilla arkiv. Nästa steg är att börja skapa dokument och använda sig av den riktiga finessen med att jobba i docs.

Dokumentdelning:)

Av: Freddy Håkansson

6:15

Google Docs

Skapa dokument För att komma vidare med vår lilla guide måste vi ju titta lite snabbt på hur man skapar dokument i Doc’s. I den här guiden går vi inte in på några detaljer kring hur vi använder de olika programmen, utan nöjer oss med att skapa ett par enkla dokument för att få lite tips kring organisation och delning.

Vi kan alltid skapa ett nytt dokument (eller samling) genom att klicka på “SKAPA”-knappen.

Nackdelen med den här metoden är att dokumentet alltid skapas på rootnivån, och vi måste därför själva flytta det till mappen vi vill att det ska ligga i.

Jag rekommenderar därför en lite annan arbetsgång.

Börja med att markera mappen (samlingen) där du vill skapa dokumentet. Klicka därefter fram menyn via den lilla “pilen” och välj “Skapa nytt” och önskat objekt på meny som visar sig. Fördelen med den här arbetsgången är att dokumentet redan från början hamnar där vi vill ha det.

Av: Freddy Håkansson

7:15

Google Docs Vi går nu vidare med att skapa ett dokument så vi kan titta på den grundläggande arbetsgången för nya dokument.

När vi har klickat på “Dokument” öppnas en ny flik med vårt nyskapade dokument i. Vi går vidare med ett par moment som återkommer varje gång vi skapat något nytt.

Ge dokumentet ett namn Klicka på texten “Namnlöst dokument”

Nu öppnar sig nedanstående dialogbox där du skriver in dokumentets namn

Av: Freddy Håkansson

8:15

Google Docs

Ställ in sidformat Klicka på “Arkiv” och sedan “Sidinställningar” i menyn som öppnas.

Nu öppnas dialogboxen där du ställer in pappersformat, orientering och marginaler.

Det du alltid måste kolla och ändra är pappersformatet (normalt skall det vara A4)

Grundinställningarna är nu klara och du kan börja skriva i ditt dokument. Eventuellt kanske du redan nu vill dela ditt dokument om du ska sammarbeta med någon i det.

Delning går jag igenom lite längre fram i guiden.

Av: Freddy Håkansson

9:15

Google Docs

Spara och avsluta Från andra program är du säkert van vid att behöva spara ditt arbete. I G-docs behöver du inte fundera över detta, dokumentet sparas fortlöpande allt eftersom du arbetar (du har även möjlighet att enkelt backa till en tidigare version) För att avsluta ditt arbete stänger du helt enkelt fliken som dokumentet visas i.

Av: Freddy Håkansson

10:15

Google Docs

Dela dokument och samlingar Grunden i delning är att du antingen delar ett enskilt dokument eller en hel mapp (samling).

Jag föredrar i de flesta fall att arbeta med delning av hela mappar, då det förenklar mitt arbete. Det enda jag behöver göra för att dela ett dokument är bara att organisera in det i en mapp som har de delningsinställningar jag vill ha för just det dokumentet.

En viktig sak att tänka på är att delning av en mapp sprider sig till samtliga under mappar och dokument i mappen du delar. Du kan alltid ge ett dokument (eller underliggande mapp) en högre behörighet, men aldrig en lägre.

Förutsättningen för att kunna dela är att den du delar med har ett Google-konto (apps eller privat). I o f går det att dela dokument helt fritt men blir en något okontrollerad delning.

Rättigheter delade dokument När du delar ett dokument ger du alltid den du delar någon av dessa rättigheter till dokumentet. ● Får redigera Denna rättighet använder du när dokumentet ska vidarebearbetas av de som fått dokumentet tilldelat. Tänk på att det är ett och samma dokument som alla är inne och ändrar i. Man kan t o m vara flera som skriver i dokumentet samtidigt. ● Kan kommentera Den här rättigheten är praktisk när du vill få kommentarer på ett dokument, men inte vill att det ska ändras. ● Får visa Ett dokument som du delar med denna rättighet kan kopieras av den som fått dokumentet. Kan vara praktiskt om du delar ett dokument som du t ex vill få besvarat av var och en som fått det tilldelat sig.

Delning av dokument När du ska dela ett dokument (eller göra andra åtgärder som organisera radera m m) arbeter du från dokumentvyn. Jag föreslår att du börjar med att markera mappen som innehåller dokumentet du vill dela och därefter kryssmarkerar önskat dokument.

Av: Freddy Håkansson

11:15

Google Docs Nu öppnar sig denna dialogbox

Klicka i rutan för e-postadresser, så öppnar sig följande (Här kan du också göra en del andra roliga saker men jag sparar dom ett tag)

Nu skriver du helt enkelt in e-postadresserna till de du vill dela dokumenet med (har du lagt upp en välordnad adressbok så underlättas delandet).

Du ställer in vilka rättighet som ska gälla för dokumentet, kryssar i om det ska skickas ett meddelande och skriver in text om du vill kommentera din delning.

Sen är det bara att klicka på “Dela och spara” och det hela är klart.

Dokumentdelning kan även göras när du har ett dokument öppet. Du delar då från dokumentets “Arkivmeny”

Av: Freddy Håkansson

12:15

Google Docs

Delning av mapp (samling) Många gånger kan det vara praktiskt att dela hela mappar och bara lägga in dokumenten som ska delas i önskad mapp. Dokumentet kommer då att få de delningsinställningar som gäller för just den mappen (samlingen) Har ett enskilt dokument avvikande delningsinställningar så kommer även de att fortsätta gälla förutom de som gäller för mappen.

Arbetsgången för delning av en mapp är i stort sett densamma som för delning av ett dokument.

Skillnaden är att du börjar med att markera mappen du vill dela och sen arbetar från menyn vid den valda mappen.

Själva delningen görs sedan på exakt samma enkla sätt som när du delar ett enskilt dokument.

Jag är ganska övertygad om att du kommer att använda dig en hel del av just delade mappar.

En annan stor fördel är att du hjälper den du delar med att få en viss struktur på sina dokument då delade mappar visas just som mappar i den mottagandes docs.

Av: Freddy Håkansson

13:15

13:15

Av: Freddy Håkansson

Google Docs

Dela på webben Jag avslutar den här lilla guiden med en riktigt rolig finess i Google Docs. Du kan nämnligen dela dina dokument på webben så hela världen kan läsa det (bara man har länken:)).

Du börjar delningen som när du ska dela ett dokument på vanligt sätt, men gör ett lite annat val när du fått upp dialogboxen för “Delningsinställningar”

I nästa dialogruta markerar du att du vill “Publicera på webben” och klickar på “Spara”

Nu visas nästa dialogbox

Här är viktigt att du kopierar länken, det är med den sidan hittas på webben.

Avsluta med att klicka “Klar” och ditt dokument ligger öppet för hela världen (bara man hittar dit).

Av: Freddy Håkansson

14:15

Google Docs

Avslutning

Med alla finesser som finns i Google Dos’s så hade den här guiden kunnat bli hur lång som helst. Min förhoppning är att jag fått med det mest grundläggande så du kan komma igång och arbeta med detta fantastiska verktyg. /Freddy Du kan även hitta den här guiden på webben.

Har du frågor eller synpunkter på guiden hör gärna av dig med ett mail. freddy@itsit.nu Följ gärna mina tips på facebook!

Av: Freddy H책kansson

15:15