Le Mini Guide de l'efficacité Personnelle

Le Mini Guide de l'EfficacitĂŠ Personnelle - www.DevenirPlusEfficace.com- version 1.0

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Mini Guide de L'efficacitĂŠ Personnelle

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Avant propos…

L'idée de réaliser cet ebook vient d'une phrase qu'on me dit tout le temps "Mais comment fais tu pour faire tout ca !".

En effet en plus d'un travail en tant que salarié qui me prend plus de 10 heures par jour j'ai de nombreuses autres activités annexes :

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J'anime plusieurs dizaines de sites internet et blogs, dont ConseilsMarketing.fr un blog qui a réalisé plus 1,3 million de pages vues en 2010

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Je participe à des soirées et conférences... et j'ai même co-réalisé une formation vidéo sur le Blogging de plus de 13h vendue qui a été vendue à plusieurs centaines d'exemplaires.

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Je continue de mener une vie sociale riche et variée

Et bien entendu, tout cela sans me gâcher la vie, sans être asocial, sans passer mes jours et nuits devant mon PC…

Au lieu d'expliquer à chaque personne quels sont mes trucs et astuces, j'ai décidé de tenir le blog "DevenirPlusEfficace.com" et de vous offrir ce mini guide qui rassemble quelques unes des astuces que j'utilise au quotidien pour gagner du temps.

Bonne lecture à tous !

Frédéric Canevet, Webmaster www.DeveniPlusEfficace.com Page 2

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Partie 1 – 27 conseils pour gagner du temps !

Tous les entrepreneurs sont débordés et doivent souvent prendre des décisions dans l'urgence.

Cette situation est normale, cependant elle ne doit pas être la règle sur le moyen et long terme.

Il faut absolument sortir du cercle vicieux d'être systématiquement en "réaction" (être sous la contrainte des demandes qui arrivent sans cesse).

Il faut au contraire se placer dans une philosophie d'action où vous décidez et vous choisissez au lieu de subir.

Pour cela il est indispensable de prévoir, prioriser et anticiper, et donc de mieux s'organiser et de mieux travailler.

Comment savoir si vous êtes en mode "Réaction" plus qu'en mode "Action" ?

Il suffit de répondre Oui à une des questions suivantes : -

Est-ce que vous avez toujours l'impression de travailler dans l'urgence et sous le stress ?

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Est-ce qu'à la fin de la journée vous vous dites "Déjà !", sans avoir réalisé le travail le plus important à faire ou en ayant l'impression de ne pas avoir avancé ?

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Votre bureau / PC / Outlook est t'il rangé ? Pouvez-vous retrouver facilement un email, un courrier… ?

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Est-ce qu'il vous arrive de manquer un rendez-vous, ou arrivez-vous systématiquement en retard aux réunions ?

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…

Pour changer cette situation voici 22 bonnes habitudes à prendre : 1. Listez et écrivez systématiquement tout ce que vous devez faire (urgent ou pas), soit dans un fichier Word, soit sur un cahier, soit sur Evernote.com, soit sur ManyMoon.com (solution de gestion de projets gratuite)… Cela vous permettra de savoir tout ce que vous devez faire pour (enfin) prioriser votre travail.

De même si quelqu'un passe à votre bureau pour faire quelque chose (envoyer un document, un email…), créez tout de suite un email avec le destinataire et l'objet, sans aller plus loin. Cela vous permettra d'y revenir tranquillement plus tard.

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2. Listez pour chaque jour ce que vous devez faire en Top Priorité (en étant réaliste sur le travail à effectuer, c'est-à-dire en multipliant par 2 le temps que vous estimez), et faites de même pour la semaine à venir en listant ce que vous devez faire. Une bonne idée est de prendre un Post-it carré pour lister les tâches du jour afin de les barrer au fur et à mesure, puis de jeter le post-it (source d'une grande satisfaction !).

3. Pour les gros projets (salon, site Web…) faites un rétro-planning avec toutes les tâches intermédiaires à faire afin de simplifier la gestion du travail à effectuer et ne rien oublier.

Ce travail vous servira ainsi à clarifier dans votre esprit tout ce que vous devez faire. Si nécessaire bloquez dans votre agenda des heures pour réaliser les tâches.

4. Faites toujours les choses les plus importantes (ex: relire un texte, valider des prix…) ou les plus chiantes en premier (ex : faire des business plan sur Excel). Ne repoussez pas à plus tard ce que vous devez faire. Si nécessaire encouragez-vous avec un "Allez" que vous dites à voix haute pour vous motiver. Si c'est vraiment dur ou compliqué, accordez vous une "récompense" une fois que ce travail sera réalisé (café, site de blagues à visiter, Facebook, coup de fil perso…)

5. Définissez dans votre agenda des plages "tampon" pour les urgences. Pour cela calez-vous des réunions de travail avec vous-même toutes les semaines pour gérer l'imprévu (ex: tous les mercredi matin c'est réunion avec vous-même).

6. Réalisez de manière groupée les petites tâches (ex: 1 h pour lire les emails avant d'aller déjeuner le midi, remplir vos notes de frais…). Cela vous permet de toute traiter à la suite de manière mécanique dans devoir repenser à ce qu'il faut faire.

7. Pour les choses très importantes, faites les dès votre arrivée au bureau, ne lisez pas vos emails, ne répondez pas au téléphone… avant d'avoir avancé autant que vous l'avez prévu.

8. Généralement 80% de nos résultats dépendent de 20% de notre travail…

Analysez ce qui va vous faire vraiment gagner plus d'argent, améliorer vos relations avec votre manager… et concentrez vous sur ces tâches au lieu de faire ce qui vous plait ou des actions qui à court terme ne vont pas influer fortement sur votre Business.

De même tous les jours avant de quitter le bureau ou d'aller vous coucher n'oubliez pas de vous demander si vous avez atteint votre but de la journée.

Vous pouvez également analyser si toutes les deux heures de travail vous avez bien réalisé une action qui va vous rapporter de l'argent. Si ce n'est pas le cas, prenez le temps de faire une action (ex: emailing, Tweet, article de blog, promo d'un produit d'affiliation…), et vous verrez que votre business va naturellement se développer…

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9. Planifiez 2h / mois pour réfléchir à votre stratégie et au long terme afin de ne pas rester scotché dans l'opérationnel.

10. Retenez-vous de faire autre chose tant que vous n'avez pas atteint votre objectif. En effet notre cerveau et notre culture actuelle est celle de l'interruption et de la facilité. Or rester concentré demande un effort que peu d'entre nous sommes maintenant capables de faire. Vous devez donc vous forcer à rester à votre bureau et à résister le plus possible à la tentation d'aller boire un café, d'aller aux toilettes, de lire vos emails, de regarder votre iPhone…

11. Analysez dans la journée votre période où vous êtes le plus productif, et celle où vous êtes fatigué (ex: à 14h après mangé, à 18h…) pour caler à ces moment là des tâches adaptées.

12. Prenez des bonnes habitudes : consultez vos emails uniquement toutes les heures ou plutôt toutes les 2 heures, gardez votre bureau propre et vos dossiers organisés dans des chemises pour ne pas perdre de temps à chercher les informations, informez vos collègues de la gestion de leurs demandes afin de ne pas avoir à expliquer où en sont leurs demandes…

13. Apprenez à être concis et à aller droit au but : au téléphone après la phase de politesse passez à l'objet de l'appel et ce que vous voulez faire, en réunion définissez clairement l'objet de la réunion et les décisions à prendre et à la fin définissez les actions de chacun et les dates de réalisation…

14. Faites des pauses cafés, afin de conserver de l'espace pour la détente et les communications informelles. Nous sommes des êtres humains et la communication informelle est essentielle, cela vous permettra de désamorcer des situations avant de vous retrouver face à des problèmes qui seront devenus trop importants avec le temps et les non dits.

15. Ne commencez plus votre journée par lire vos emails et vos newsletters, commencez directement à travailler sur vos objectifs de la journée. De même préparez dès le soir d'avant ce que vous allez faire en priorité le lendemain à la première heure.

S’il n’y a qu’un seul réglage à effectuer dans Outlook, c’est celui qui désactive la notification automatique des emails entrants.

En effet, même si l’attention est louable (nous prévenir quand un email important arrive), le problème c’est que dans le faites cela vous distrait et cela vous mets dans une situation où vous êtes tenté de répondre…

Il est donc essentiel de désactiver au plus tôt cette option dans Options > Options de la messagerie > Options Avancées

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16. Evitez de recevoir des emails perso ou des appels perso au travail (ou mettez votre téléphone dans notre veste) Vous pourrez très bien vérifier vos appels le midi, à la pause café… mais pas au bureau ou lors des réunions. Si c'est un appel vraiment urgent vos contacts peuvent vous appeler sur le téléphone fixe au bureau

17. Gérez plus efficacement vos emails : * Utilisez des modèles d'emails et de signature pour gagner du temps (ex: faites une signature avec "Bonjour," et "Cordialement" avec votre signature), * Définissez des règles pour transférer les messages de service ou les newsletters dans un répertoire "A lire", * Installez Google Desktop pour rechercher facilement les emails ou fichiers sur votre PC, créez des sous-répertoires sur votre PC et dans votre boite email, * Copiez sur votre Pc les emails (dans un dossier lié à l'email) afin de les retrouver plus facilement, * Essayez de garder votre boite de réception la plus vide possible avec uniquement les messages les plus urgents en classant-supprimant-transférant-traitant tous les emails entrants pour ne pas les laisser "en attente" dans votre boite email…. *…

18. Profitez de la Mobilité avec votre Smartphone pour répondre à vos emails dans les trajets, entre deux rendez-vous…. Et mettez à jour votre agenda pour répondre immédiatement aux demandes. De même lorsque l'on vous demande quelque chose ne dites pas "Envoyez-moi un email", mais créez une note dans votre Smartphone et envoyezla vous dans votre boite email pour ne rien oublier. Attention néanmoins : toutes les tâches ne sont pas à faire avec un iPhone (saisie de texte, faire un compte rendu…), il ne faut faire que ce qui fait vraiment gagner du temps.

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19. Gardez dans un répertoire les emails à relancer (ex: un sous dossier dans les éléments envoyés) afin de ne pas oublier de relancer les personnes qui doivent réaliser un travail pour vous. Ce dossier pourra être checké tous les jours ou une fois par semaine selon l'urgence.

20. Apprenez à dire "NON" poliment et en justifiant votre réponse si on vous demande de faire quelque chose qui n'est pas de votre ressort. Expliquez pourquoi ce n'est sans doute pas vous le mieux placé, et indiquez à qui il faut vous adresser.

21. Evitez le "MultiTasking" : Il faut environ une dizaine de minutes pour se plonger dans un sujet "complexe". C'est-à-dire que si vous écrivez un article pour votre Blog, puis vous vous arrêtez pour effectuer une autre tâches (lire un email, répondre au téléphone…) il vous faudra 10 minutes pour être à nouveau concentré sur la tâche précédente.

Ce qu'il faut retenir c'est qu'à chaque fois que vous êtes dérangé ou que vous faites autre chose, vous perdez 10 minutes pour vous remettre dans le sujet.

Il est donc essentiel d'éviter de faire plusieurs choses à la fois, et définir des plages de travail continues pour avancer sur un sujet sans emails, sans téléphone qui sonne…

A noter : généralement il est difficile de travailler sur un sujet à 100% plus de 45 minutes. Il faut donc prévoir des pauses puis revenir sur un sujet.

22. Appliquez la méthode Pomodoro : cette méthode de travail a pour objectif de définir des plages de travail de 25 minutes (des "sprints") où vous travaillez à fond sur un sujet.

Ensuite vous faites une pause de 3 à 5 minutes (ex: aller au toilettes, boire un verre d'eau, lire vos emails…), et vous repartez sur une autre session de travail.

Ensuite après 1 à 2 h à ce rythme (c'est-à-dire 4 ou 5 sprints) vous pouvez vous accorder une grosse pause de 30 minutes.

L'intérêt de cette technique est encore une fois de vous concentrer sur une tâche et d'avancer le maximum jusqu'à attendre la limite de la concentration sur une tâche.

Vous devez vous forcer à travailler sans interruption, ce qui est le principal problème de manque de productivité de la plupart des personnes.

Pour vous aider, vous pouvez utiliser les applications iPhone (voir http://bit.ly/cCXt5H), une alerte sur votre téléphone portable ou un simple minuteur de cuisine.

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23. Plus vous avez de temps pour réaliser une tâche, plus vous passerez du temps.

Pour certaines tâches non prioritaires vous devez vous forcer à limiter le temps à y consacrer (ex: travailler sur un Powerpoint uniquement 2 jours avant la présentation…).

24. Apprenez à taper plus vite à l'ordinateur si vous faites beaucoup de rédactionnel.

Il existe de nombreuses méthodes qui vous permettent de taper au clavier bien plus vite au bout de quelques semaines d'entrainent.

Vous avez par exemple : le Logiciel Tap Touche à 24 € sur http://tourl.fr/ahoh

25. Eloignez vous pour travailler sur des sujets de fonds ou stratégiques.

Si vous devez travailler sur un Business Plan, sur un dossier important… ne restez pas au bureau, mais isolez vous dans un endroit où vous êtes certains de ne pas être déconcentré (salle de réunion, bibliothèque…) avec aucun moyen de vous joindre et aucune distraction.

26. Faites des Process et Routines.

Si toutes les semaines vous devez faire la même chose, listez les tâches et analysez en quoi elles pourraient être automatisées, simplifiées, déléguées…

En effet parfois par simple habitude on continue à faire les mêmes actions alors que cela peut être optimisé !

27. Jetez votre TV !

La TV est la plus grande source de perte de temps pour la majorité de la population : on reste passif à subir les programmes au lieu de créer de la valeur.

Vous devez donc commencer par analyser ce que vous regardez actuellement, et ce qui est vraiment intéressant et ce qui vous fait du bien… puis d'arrêter de perdre votre temps avec les émissions débiles pour vous mettre au sport, lire des livres, regarder des vidéos…

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Partie 2 - Gérez efficacement votre sommeil

La tentation est souvent de travailler jusqu'à épuisement jusqu'à 1h du matin et de se lever à 8h, 7 jours sur 7… lorsque l'on a beaucoup de travail.

Cependant ce n'est pas la bonne solution car si vous pouvez le faire pendant plusieurs semaine, au bout d'un moment le manque de sommeil va réduire votre productivité (vous allez réfléchir moins vite, vous allez faire plus d'erreurs d'inattention, vous allez fixer moins facilement les souvenirs…) et cela va jouer sur votre moral (vous aurez moins de motivation, vous allez choisir les tâches plus simples que les plus complexes…).

Gérer efficacement son sommeil devient alors indispensable.

Voici 2 règles d'Or à respecter : - Ecoutez votre corps et calez votre rythme de sommeil sur votre biorythme : vous devez apprendre à identifier quelles sont vos "portes de sommeil", c'est-à-dire à quels moment vous sentez que vous vous endormez, pour aller vous coucher 15 minutes avant pour "prendre le train du sommeil".

Ces périodes se manifestent par des bâillements et une fatigue qui s'installe.

Si vous faites attention vous arriverez très facilement à les noter au cours de la journée.

Pour cela notez ces "coups de pompe" que vous avez dans la journée sur un papier ou votre iPhone. Vous allez vite voir qu'ils sont généralement au même moment de la journée, et qu'ils se reproduisent environ toutes les 1h15 / 1h30.

Il est important de s'endormir au début du cycle du sommeil (prendre son train de sommeil), car si vous manquez ce départ d'une part vous aurez plus de mal à vous endormir, mais en plus la qualité de sommeil que vous allez avoir sera moins bonne (et vous allez donc moins bien récupérer même si vous dormez la même durée).

Par exemple, pour moi mes Portes de Sommeils sont à 18h30 / 20h / 22h / 23h30 / 1h / 2h15…

Je ne cherche jamais à me coucher entre ces heures, car la qualité de sommeil que je vais avoir sera moins bonne, et donc je préfère attendre le début de la nouvelle porte pour dormir plus efficacement.

De même le matin pour me lever, au lieu de me réveiller en plein milieu d'un cycle de sommeil, je préfère soit me lever plus tôt ou plus tard pour être frais et dispo.

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Par exemple, le matin je préfère me réveiller à 6h30 ou 7h45 ou à 9h15, car ce sont les césures dans mes cycles de sommeil.

Vous avez un guide gratuit à télécharger sur le site www.institut-sommeil-vigilance.org, ce qui gratuit disponible sur ce lien http://bit.ly/cuBjk9 vous donnera de très bons conseils pour dormir mieux et ainsi être plus efficaces.

- Faire des siestes : Si vous continuez à travailler alors que vous êtes épuisé, votre productivité va s'en ressentir. C'est pourquoi vous devez faire une petite sieste pour récupérer et être à nouveau opérationnel, plutôt de travailler au ralenti ou vous bourrer de café ou de thé.

Par exemple, lorsque je rentre du travail vers 20h, j'essaie de dormir via un micro-sommeil de 5 à 10 minutes dans les transports en commun. Comme il s'agit exactement de ma meilleure période de mon cycle de sommeil, ces 10 minutes de sommeil "valent" au moins 30 minutes de "sommeil classique".

De même, si je n'ai pas réussi à attraper cette porte de sommeil pendant le trajet, et que je suis encore fatigué, je travaille un peu, puis lors de la prochaine "porte de sommeil", je fais une petite sieste.

Mais pour éviter de dormir toute la nuit je laisse la lumière allumée et un fond musical…

Ainsi quand le cycle de sommeil est passé, naturellement la musique et la lumière me permettent de me réveiller tranquillement.

A noter : cette sieste vous permet de récupérer du sommeil en retard, mais pas de remplacer une nuit de sommeil. Il faut continuer à dormir des nuits complètes après avoir récupéré via votre sieste qui ne fait que rattraper le sommeil en retard de la journée en cours et non pas celle qui va venir.

Attention : la caféine à un effet "booster", car elle permet de vous donner un petit coup de fouet, mais une fois ce turbo enclenché, votre organisme va avoir encore plus besoin de se reposer…

Donc le Café et le Thé peuvent vous aider à lutter contre une "porte de sommeil" ou vous remotiver, mais ce n'est pas un produit qui "efface" votre fatigue. Le café ne fait que déplacer le problème de fatigue et le faire s'accumuler.

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C'est la même chose pour les boissons comme le Red Bull : cela permet d'avoir un effet de boost, mais cela de permet pas d'effacer la fatigue qui revient encore plus fortement après l'effet booster…

Rappelez-vous que si votre corps vous demande de vous reposer, ce n'est pas pour rien : il a besoin de récupérer pour être encore plus au Top !

A noter : Jean Philippe Touzeau de RevolutionPersonnelle.com a écrit un petit guide sympa à 24 € sans lequel il explique "Comment se lever plus tôt". C'est un livre court, avec des conseils simples vous permettra de vous motiver pour démarrer vous lever plus tôt (voir http://bit.ly/9ymQ9T).

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Partie 3 - Utilisez un bon matériel…

Si vous n'avez pas le bon matériel vous pouvez perdre de précieuses minutes tous les jours…

Voici le matériel que nous vous conseillons d'utiliser pour gagner du temps au quotidien : -

Un iPhone pour une accessibilité à vos informations où que vous soyez…

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Un Scanneur – Imprimante, afin de réduire l'encombrement et d'économiser l'achat d'un Photocopieur. Cela vous servira tous les jours pour scanner les documents importants (contrats, documents administratifs…).

Par exemple vous avez la Canon - Pixma MP560 à 129 € TTC sur ce lien http://amzn.to/hIkPmx

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Un écran Plat d'au moins 21 pouces + un PC portable pour afficher les données sur 2 écrans en même temps. Cela permet de gagner énormément de temps en travaillant sur 2 choses à la fois, en comparant 2 documents Word, en regardant une vidéo tout en travaillant sur le Web…

Par exemple un moniteur Samsung 23' super agréable à utiliser pour 243 € sur http://amzn.to/hyzRgE

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Un tableau Blanc pour ne rien oublier et noter ses objectifs à long terme pour les avoir sous les yeu.

Cela coûte moins de 40 € pour un tableau de 60 x 90 cm http://amzn.to/hTCj1n Page 12

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Des post-it carrés et rectangles pour prendre des notes et tout organiser.

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Un cahier à spirale pour prendre rapidement des notes en réunion.

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Un clavier et une souris sans fil pour travailler de loin ou pour ne pas être embêté par les fils.

Le Labtec 800 est un bon rapport qualité / prix, à seulement 26 € sur Amazon : http://amzn.to/hkZYAr

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Un disque dur Externe 500 Go + la pochette "antichoc", idéal pour transporter dans sa veste ses données chez un client ou un weekend, et surtout pour sauvegarder vos données (Ps: je vous conseille même d'en avoir 2 pour tout sauvegarder !).

Le Seagate 500 Go est un bon choix, à seulement 59 €TTC sur ce lien http://amzn.to/fSeicu

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- Un pointeur (ou zapette passe slide) pour faire défiler les slides de vos présentation Powerpoint sans devoir rester devant votre PC.

C'est un confort inestimable lorsque l'on fait des formations ou des présentations chez des prospects. Prenez surtout une zapette sans fil (et on pas infrarouge), qui est bien plus pratique.

N'achetez pas une zapette trop compliquée, préférez un modèle ultra simple.

Cela coûte 32 € sur Amazon http://amzn.to/fUuDvC , mais cela les vaut très largement…

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Un Appareil Photo numérique ultra-compact, à toujours porter sur soi pour filmer une Interview, prendre des photos sur un salon… C'est bien mieux qu'un iPhone qui n'offre pas une qualité vidéo des plus performantes.

Choisissez un modèle qui tienne dans la poche de votre pantalon, avec une option de film HD sans limite de durée (certains modèles limitent l'enregistrement des vidéos en continu).

Vous pouvez par exemple faire confiance aux Lumix, qui ont un très bon rapport qualité prix : à partir de 120 € sur ce lien http://amzn.to/gyO7Jc -

Un sac à dos + housse de protection pour Pc, afin de transporter partout votre PC discrètement (ce qui vous évitera une scoliose mais aussi de vous faire agresser dans le métro).

Cela coûte moins de 12 € chez Amazon http://amzn.to/g8aPPA avec la marque Belkin, et vous ne le regretterez pas !

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Un bon fauteuil à roulette avec accoudoir, car vous allez passer des heures devant votre PC (personnellement j'ai même mis un petit cousin sous mes fesses pour plus de confort !).

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Faites bien attention à choisir un fauteuil où vous êtes à l'aise (par exemple si vous êtes grand il faut que votre nuque soit bien soutenue). Vous avez une sélection sur eBay là http://amzn.to/esukV0 En option : -

Un iPad avec abonnement 3G pour les démos chez les clients, sur un salon, lors d'un déplacement dans le train… Prenez de préférence un iPad 3G pour ne pas être limité à un usage en Wifi (ou en utilisant l'iPhone comme Modem).

Modèle iPad 3G (64 Go) à partir de 800 € sur Amazon http://amzn.to/fztKSe A noter néanmoins que pour un usage personnel à la maison, l'iPad devient rapidement un gadget et on se retourne facilement vers son PC traditionnel.

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A vous de jouer !

J'espère que ces quelques conseils vous auront aidé à améliorer votre efficacité personnelle et professionnelle.

Néanmoins il est important de savoir que vous devez adapter ces conseils à votre corps, à votre psychologie et à votre environnement.

En effet selon les personnes, le métier, la famille… il n'est pas possible de tout appliquer à la lettre.

Vous devrez faire des tests, voir ce qui fonctionne le mieux pour vous, et créer votre propre méthode !

A bientôt sur DevenirPlusEfficace.com !

Frédéric Canevet, Webmaster www.DevenirPlusEfficace.com

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