portfolio
V
IA beschrijft de manier waarop binnen de ANWB veranderingen met een ICT-component worden gerealiseerd. Het doel van VIA is om deze veranderingen voorspelbaar, beheersbaar en in samenhang door te voeren. VIA biedt hiervoor een toegankelijk en herkenbaar veranderproces, gericht op resultaat voor de ANWB en op basis van heldere rollen en verantwoordelijkheden. Gewenste veranderingen binnen de ANWB worden bestuurd op strategisch, tactisch en operationeel niveau. VIA is derhalve opgebouwd uit drie onderdelen, VIA Portfolio, VIA Project en VIA Change, en beschrijft ook de relatie tussen deze besturingsniveaus.
Inleiding Het doel van portfolio management is om de ANWB te ondersteunen bij het realiseren van haar strategische doelstellingen. Dit gebeurt door te meten in hoeverre projecten bijdragen aan deze doelstellingen, en vervolgens die combinatie van projecten (een “portfolio”) te kiezen die de grootste strategische bijdrage levert. Om aan portfolio management te kunnen doen, moeten ook een aantal onderstenende processen goed ingeregeld zijn, zoals communicatie, risicobeheersing en resource management. Daarom maken deze processen ook deel uit van het portfolio management procesmodel. Bij het implementeren van portfolio management bij de ANWB is ICT begonnen met het inrichten van de ondersteunende processen voor projecten met een ICT-component die groter is dan vijftigduizend euro. Strategische sturing vindt vooral plaats binnen de domeinen en de business units.
Doel
Portfolio
ANWB ondersteunen bij het realiseren van haar strategische doelstellingen
Doel
Project
Voorspelbaar realiseren van gewenste veranderingen
Change
Voorspelbaar realiseren van een gewenste aanpassing op het bestaande ICT landschap
Doel
DT
Rollen Portfolio Comité (PC) Directieteam (DT) Informatiemanager (IM)
Rollen
Opdrachtgever Senior Supplier Senior User Projectmanager Projectteam
Informatieplanning Portfoliomanagement
Intake
IM Project
Studie & Ontwerp
Realisatie & Afronding Projectmanagement
Rollen
Intaker Opdrachtgever Lijnverantwoordelijke Change coördinator Uitvoerder
Change
VIA Portfolio binnen het VIA Veranderproces
Impact & Oplossing
Bouw & Test Changemanagement
Intaker
Figuur 1
PC
Implementatie
Portfolio management principes
D
e portfolio management principes vormen de basis voor effectief portfolio management. Het zijn algemene principes die voor iedere organisatie passend gemaakt moeten worden.
Actief betrokken directie
Draagvlak voor verandering
Effectief Portfolio Office
Heldere besluitvorming
Aansluiting op strategie
Actief betrokken directie: in alle studies en onderzoeken naar portfolio management komt de betrokkenheid van de directie naar voren als cruciale succesfactor. Van belang hierbij zijn o.a. een ANWB-brede visie op verandering, actieve deelname aan de portfolio besluitvorming en het handhaven van de afgesproken portfolio management processen. Heldere besluitvorming betekent dat het voor iedereen duidelijk is welke beslissingen er in het portfolio management proces genomen worden, door wie, wanneer en op basis van welke criteria. Omdat de ANWB een hele diverse organisatie is, gaat de aandacht in eerste instantie niet uit naar uniformiteit maar naar transparantie. Aansluiting op de strategie is het uiteindelijke doel van portfolio management. Belangrijke uitgangspunten hiervoor zijn concrete, meetbare strategische doelen en goede business cases die niet alleen over kosten, maar vooral over baten gaan. Een effectief Portfolio Office is onafhankelijk van de projectorganisatie, faciliteert de portfolio besluitvorming door het verzamelen en leveren van betrouwbare informatie, en implementeert en beheert de portfolio management processen in samenwerking met de verschillende belanghebbenden. Draagvlak voor verandering is de resultante van de overige portfolio management principes. Verandering roept vaak weerstand op, vooral als het belang van de verandering niet expliciet en concreet gemaakt wordt. Portfolio management maakt het doel van veranderingen zichtbaar en meetbaar en motiveert medewerkers om actief en positief mee te werken aan de veranderingen die nodig zijn om de strategie van de ANWB te realiseren.
Project, programma en portfolio management
P
ortfolio management is meer dan het bijhouden van een lijstje met projecten. In onderstaande tabel worden project, programma en portfolio management ten opzichte van elkaar afgebakend:
Omschrijving
Verloop
Project management
Een project is een tijdelijke management omgeving om één of meer business producten voor een specifieke business case te leveren.
• Duidelijk begin en einde; • Concrete resultaten binnen een vooraf afgesproken tijdsbestek (weken tot maanden) en budget.
Programma management
Een programma is een geheel van samenhangende projecten en activiteiten in een tijdelijke organisatie om één of meer van tevoren gedefinieerde bedrijfsdoelstellingen te realiseren.
• Duidelijk begin en einde; • Duidelijke doelstellingen binnen een vooraf afgesproken tijdsbestek (enkele jaren) en budget; • Invulling op hoofdlijnen, wordt gaandeweg uitgewerkt binnen de gestelde kaders van tijd, budget en te behalen business benefits; • Programmabreed management van risico’s, afhankelijkheden en resources.
Portfolio management
Het geheel van strategische processen en beslissingen die het mogelijk maken om een optimale balans te vinden tussen reguliere activiteiten en verandering binnen een organisatie.
• Continue proces; • Vertaling van strategie naar uitvoering door het bepalen van de optimale inzet van mensen en middelen om bedrijfsdoelstellingen te realiseren (“keuzes maken”); • Bedrijfsbreed management van strategie, risico’s, resources, financiën en business benefits.
Het portfolio management procesmodel
1. Strategie analyseren
2. Veranderingen indelen
3. Prioriteiten stellen
4. Portfolio’s samenstellen
5. Delivery plan opstellen
10. Risicobeheersing
11. Financieel beheer
12. Resource management
Portfolio uitvoering 8. Communicatie
H
9. Benefits management
et portfolio management procesmodel bestaat uit twaalf deelprocessen, die gegroepeerd zijn in twee hoofdgroepen, portfolio definitie (1-5) en portfolio uitvoering (6-12).
7. Procesbeheersing
6. PfM besturing
Portfolio definitie
Strategie analyseren
Strategie analyseren houdt in dat er gekeken wordt naar de mate waarin de lopende en geplande veranderinitiatieven bijdragen aan de doelstellingen van de ANWB, en welke veranderingen er nog meer nodig zijn om de strategie te realiseren.
heden van de diverse belanghebbenden en de mate waarin, alsmede de manier waarop zij invloed kunnen uitoefenen op de initiatie en uitvoering van veranderinitiatieven.
In het benefits management proces wordt bewerkstelligd dat de doelen van een veranderinitiatief van tevoren duidelijk zijn gedefinieerd, meetbaar zijn en geleverd worden.
Veranderingen indelen in portfolio’s voorkomt dat appels met peren vergeleken worden in het prioriteringsproces. Gelijksoortige projecten worden binnen een portfolio allemaal op dezelfde criteria beoordeeld.
Risicobeheersing
Het doel van risicobeheersing is het vinden van een evenwicht tussen de kansen die een portfolio biedt en de risico’s die eraan kleven. Risicobeheersing moet zowel geïntegreerd zijn in de levenscyclus van het veranderinitiatief als onderdeel uitmaken van de ondersteunende veranderprocessen.
Prioriteiten stellen
Prioriteiten stellen gebeurt zoveel mogelijk op basis van uniforme investeringscriteria. Er wordt o.a. gekeken naar kosten, baten, risico, haalbaarheid en noodzaak.
Portfolio’s samenstellen
Financieel beheer
Portfolio’s samenstellen betekent kiezen welke van de geprioriteerde veranderinitiatieven gerealiseerd kunnen worden met de beschikbare mensen en middelen, rekening houdend met de impact van de veranderingen op de ANWB.
Financieel beheer houdt in dat de verwachte kosten in een formele business case worden vastgelegd en worden bijgehouden gedurende de levenscyclus van een initiatief. De business case wordt op elk meet- en beslispunt in de levenscyclus van een verandering getoetst alvorens verdere financiële middelen vrij te geven.
Delivery plan opstellen
PfM besturing
PfM besturing gaat over het vaststellen en handhaven van de interne controles en standaarden van de ANWB, de bevoegd-
Communicatie is de sleutel tot succes voor ieder veranderinitiatief. Een analyse van, en contact met belanghebbenden op verschillende niveaus binnen en buiten de ANWB is belangrijk om betrokkenheid en medewerking te krijgen.
Benefits management
Veranderingen indelen
Het delivery plan opstellen heeft tot doel om inzicht te geven welke veranderingen op de korte termijn (meestal een jaar) gepland zijn, en hoe deze gerealiseerd gaan worden.
Communicatie
Resource management Procesbeheersing
Procesbeheersing behelst de controle over de levenscyclus van een veranderinitiatief, waarbij gezorgd wordt voor voldoende meet- en beslispunten voor tussentijdse evaluaties en, indien nodig, ingrepen.
Resource management betreft het inplannen van alle middelen die nodig zijn om de veranderinitiatieven in de portfolio uit te voeren. Een belangrijk aandachtspunt is hoe al deze middelen het meest efficiënt ingezet kunnen worden door middel van prioritering en capaciteitsplanning.
De ANWB portfolio’s P
rojecten worden bij de ANWB in vier portfolio’s ingedeeld (zie tabel). Deze indeling kan in de toekomst veranderen. Zo zouden de projecten bijvoorbeeld ingedeeld kunnen worden in business portfolio’s, of volgens de strategische thema’s van de Ambitie 2020. Het indelen van projecten in deze portfolio’s gebeurt hoofdzakelijk op basis van de baten die in de business case opgevoerd worden. Het Portfolio Office bepaalt in welke portfolio een project wordt ingedeeld.
Portfolio
Omschrijving
Focus
Business case
Continuïteit
Instandhouden van bestaande systemen, applicaties, producten, diensten, processen, etc. Tevens opruimen legacy, realiseren doelarchitectuur en wettelijke verplichtingen.
Architectuur, complexiteitsreductie
Dalende beheerkosten, vermijdbare kosten (boetes, storingen, uitval, etc.)
Efficiency
Verbeteren van bestaande producten, diensten, processen, etc. met een mogelijke impact op applicaties en systemen.
Verhoging van de business efficiency
Kostenbesparing
Vernieuwing
Implementatie van producten, diensten, processen, etc. die nieuw zijn binnen de ANWB, met een mogelijke impact op applicaties en systemen.
Best practices
Omzetstijging
Innovatie
Ontwikkelen van compleet nieuwe producten, diensten, processen, etc. met een mogelijke impact op applicaties en systemen.
Strategie
Kwalitatief: marktaandeel, relevantie, leiderschap, etc.
De portfolio pijplijn DT Intake
PC Studie & Ontwerp
Realisatie & Afronding
D
e portfolio pijplijn is een visueel hulpmiddel om de levenscyclus van projecten, zoals beschreven in VIA Project, te synchroniseren met de portfolio management cyclus. Belangrijke raakpunten tussen VIA Portfolio en VIA Project zijn de beslismomenten DT (directieteam) en PC (portfolio comité). De documentatie die nodig is om de besluitvorming te faciliteren, wordt beschreven in via project. De volgende rollen zijn betrokken bij de portfoliocyclus: De opdrachtgever vraagt budget aan bij de DT’s en het portfolio comité; wordt hierbij ondersteund door de informatie manager en de project manager. De directieteams geven studiebudget vrij tot 20% van het bedrag dat voor een project is opgenomen in het informatieplan, met een maximum van € 125k.
Het portfolio comité geeft realisatiebudgetten vrij op basis van de business case van projecten. Business Informatie Management stelt in overleg met de opdrachtgever het informatieplan op en doet de intake van op te starten projecten. Monitort de portfoliocyclus en rapporteert daarover.
Kijk voor meer informatie op de intranetsite van VIA.
Ontwerp: Alexandra Degraeve Tekst: Richard Taselaar