Komunikacja w partnerstwie strategicznym
93
Podsumowując, niezależnie od wykorzystywanych metod i narzędzi warto pamiętać o głównych zasadach efektywnej komunikacji: → Należy opanować reakcje emocjonalne, które mogą sprawić, że zmniejszy się wzajemne zaufanie w partnerstwie i utrudni budowanie przyjaznej atmosfery; Reakcje nacechowane emocjami uważane są także za mało profesjonalne. → Komunikaty należy formułować w sposób jasny i zwięzły. → Interakcja to klucz do osiągnięcia sukcesu w procesie komunikacji, unikajmy komunikacji jednostronnej. Przykład: jedna organizacja partnerska, w dużym partnerstwie (10 organizacji), nie przesyłała okresowych raportów na czas. Zadania, za które partner był odpowiedzialny, były także nieprzygotowane lub niekończone na czas. Przypomnienia e-mailowe i rozmowy podczas wideokonferencji nie przynosiły żadnego efektu. Nie było postępów w pracach ani zmiany w podejściu do realizacji zadań. W takiej sytuacji lider konsorcjum powinien zareagować szybko i stanowczo. Zorganizowano indywidualną rozmowę pomiędzy liderem a wszystkimi osobami zaangażowanymi w projekcie po stronie partnera. Ponownie omówiono wszystkie zaplanowane zadania wraz w przedziałem czasowym, jednak skupiono się na konkretnych zadaniach wyłącznie tego partnera na danym etapie prac. Lider wyjaśnił też szczegółowo, czego oczekuje od partnera, i zostało ustalone, która osoba konkretnie zostanie oddelegowana do pracy przy danym zadaniu. To indywidualne spotkanie spowodowało, że partner musiał przede wszystkim poprawić organizację swojej pracy i wyznaczyć zakres obowiązków każdej z osób pracujących przy projekcie. Znacznie ułatwiło to komunikację oraz doprecyzowało zakres prac po stronie partnera. Dobra rada: lider konsorcjum powinien dążyć do wyjaśnienia wszelkich niejasnych sytuacji wewnątrz konsorcjum. Jako instytucja doświadczona w realizacji projektu i kierowaniu zespołem powinien też służyć dobrą radą i dzielić się doświadczeniem z partnerami. Bardzo często problemy wynikają z błędów w komunikacji konsorcjum i szybko można naprawić całą sytuację.
Home
