STRUMENTI DIGITALI
PER I PROFESSIONISTI
STRUMENTI DIGITALI PER I PROFESSIONISTI
Le tecnologie digitali sono sempre più presenti nelle professioni giuridico-economiche e in genere. La crescente necessità di utilizzare strumenti digitali, nasce un po’ dagli adempimenti necessari con la PA, ma anche dall’esigenza di gestire in maniera dinamica e interattiva il patrimonio più importante di un’azienda o di uno studio o di un singolo professionista: I DATI. Nel 2019 e 2020 hanno visto una forte crescita del digitale anche all’interno degli studi professionali, sia per motivi dettati dalla pandemia in corso, sia per la necessità di utilizzare strumenti nuovi per innovare con il Cliente. Puntare all’innovazione digitale ha vantaggi derivanti anche dal miglioramento del lavoro, qualità del tempo e potenziamento delle competenze e abilita professionali che sono importanti per sviluppare una relazione duratura con il Clienti all’interno e all’esterno dello Studio.
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La crescente necessità di utilizzare strumenti digitali, nasce un po’ dagli adempimenti necessari con la PA, ma anche dall’esigenza di gestire in maniera dinamica e interattiva il patrimonio più importante di un’azienda o di uno studio o di un singolo professionista: I DATI. «Per essere più competitivi e resilienti a nuove potenziali crisi e passare da una condizione di fragilità a una di “antifragilità” – che rende le organizzazioni capaci di trasformare le difficoltà in opportunità – gli studi devono riorganizzare i processi lavorativi per raggiungere una maggiore flessibilità ed efficienza interna, potenziare la capacità di leggere il mercato e capirne i bisogni per offrire nuovi servizi di valore e nuove modalità di relazione col cliente, stimolare e valorizzare la collaborazione fra colleghi e fra professionista e cliente» Claudio Rorato, Responsabile Scientifico dell’Osservatorio Professionisti e Innovazione
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Secondo uno studio di Wolters Kluwer la pandemia ha accelerato l'adozione di soluzioni tecnologiche e l'80% dei professionisti prevede investimenti per migliorare prestazioni, efficienza e produttività. Solo il 30%, però, si dice in grado di gestire in maniera ottimale le piattaforme digitali.
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Le tecnologie più diffuse FIRMA ELETTRONICA E FIRMA REMOTA
SITO WEB
ALMENO UN CANALE SOCIAL BANCHE DATI DIGITALI
FORUM PROFESSIONALI BLOG DI CONTENUTI
NEWSLETTER CONDIVISIONE INTERNA DI CONTENUTI (BLOG INTERNO) CONDIVISIONE ESTERNA CONTENUTI
FATTURAZIONE ELETTRONICA
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Le tecnologie ancora in espansione
CRM
INTEGRAZIONE ERP BUSINESS INTELLIGENCE
AUTOMAZIONE
EMAIL AUTOMATION ARCHIVIAZIONE DOCUMENTALE
VIDEO WEB MARKETING
INTELLIGENZA ARTIFICIALE CYBER SECURITY
PIATTAFORME DI COLLABORAZIONE CONDIVISA
MEETING ONLINE
BLOCKCHAIN
SMART WORKING
STORAGE CLOUD
INTRANET CON IL CLIENTE
WEBINAR
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CRM (customer relationship management) Sistemi che permettono di gestire i profili di clienti già acquisiti o potenziali, e di raccogliere informazioni, profilare e decidere quali azioni compiere in base alle caratteristiche del singolo. 1. Analizzare i comportamenti della clientela 2. Più facile la ricerca di informazioni 3. Gestione del rapporto con il Cliente più semplificato 4. Organizzazione dei dati correlati, integrata con un database 5. Accesso alle informazioni controllato e monitorato 6. Gestione delle risorse di studio condiviso (calendario appuntamenti, sale riunioni, apparecchiature) 7. Consente di misurare alcuni indicatori di studio e la qualità del portafoglio clienti
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Document Management System (sistema di gestione dei documenti): Strumenti che permettono di organizzare i documenti digitalizzati o digitali all’origine e di crearne altri. 1. Risparmio nella gestione del documento fisico (che può vivere in digitale) 2. Centralizzazione delle informazioni 3. Tracciabilità del documento e delle operazioni fatte su di esso 4. Ottimizzazione dello spazio di lavoro 5. Miglioramento della collaborazione con il cliente/fornitore 6. Il supporto digitale consente di realizzare altre funzioni avanzate (approvazione, automazione, conservazione) 7. Una scelta green e sostenibile
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•Intranet: un applicativo che gira all’interno dello studio non disponibile su Internet, in modalità e fruibilità web. •Extranet: un’estensione della rete Intranet alla quale possono accedere, tramite autentificazione e limitatamente, anche utenti esterni.
1. Comunicare in modo efficace 2. Collaborare in modo efficiente 3. Unico spazio per le informazioni su un progetto 4. Ridurre i rischi di perdita informazioni o contenuti non aggiornati
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•Data Warehouse: database in cui vengono raccolti dati sulla propria attività provenienti da fonti diverse, utilizzabili per prendere una decisione basata sull’analisi di tali dati. •Piattaforme E-Learning: strumenti informatici che permettono di creare e sviluppare programmi educativi.
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•Sito Web, Forum, Blog, Chat: tutta una serie di strumenti che vanno dalla vetrina dello studio sul web fino al rafforzamento delle relazioni con utenti e potenziali clienti tramite la creazione e condivisione di contenuti. •Archivi organizzativi e Cloud: archivi di dati e documenti.
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Soluzioni in Cloud Sistemi o applicativi che vengono gestiti su server remoti in datacenter di grandi operatori Internet. 1. Accesso ai dati da qualunque device, anche in modalità mobile 2. Utilizzo immediato, configurazione on-line 3. Risparmio economico, software as a service, nessuna necessità di investimento in HW 4. Scalabilità, implementare soluzioni integrate e aumentare risorse all’occorrenza 5. Funzionalità di collaborazione intrinseca nello strumento 6. Garanzia di servizio e soluzioni di backup integrate (da verificare) 7. Soluzioni multilingua pronte all’uso, se necessario 8. Privacy e sicurezza by design e by default
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«Gli strumenti digitali e la comunicazione digitale è una leva di ulteriore rafforzamento del brand e consente di progettare servizi che fidelizzano il rapporto con il Cliente»
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Le tecnologie in cloud: Smart Working & Knowledge Management - Abituarsi al lavoro a distanza - Gestire il lavoro a distanza - Condividere le informazioni in maniera sicura e durante la realizzazione del progetto - Gestire la conoscenza a distanza tramite piattaforme - Organizzazione del lavoro diffusa: incrementare la collaborazione e migliorare la gestione degli archivi digitali - Conoscere il Cliente
STRUMENTI DIGITALI PER I PROFESSIONISTI Le tecnologie in cloud: Cloud Services
Dropbox
Google Workplace Office 365
Google Drive Microsoft Teams Microsoft OneDrive
Microsoft Sharepoint Power BI
STRUMENTI DIGITALI PER I PROFESSIONISTI Le tecnologie in cloud: Cloud services evoluti
Zapier o IFTTT sono due piattaforme cloud che consentono di creare delle automazioni, quindi di innescare delle azioni al verificarsi di un evento. -
Invio di sms quando si riceve una mail da un particolare mittente Aggiunta automatica di un post sui social quando si aggiunge un link ad un Google Docs Inserimento di una nota in Evernote quando viene caricato un file su Dropbox Aggiornamento di un contatto su MailChimp quando viene inserito in un file di Excel condiviso Il salvataggio di un contatto inserito sul sito web nel database di Airtable Un’immagine caricata in upload su Google Drive, caricarla anche su Dropbox o social Un post su sito web, genera un’email ai Clienti Ecc. ecc.
STRUMENTI DIGITALI PER I PROFESSIONISTI Le tecnologie in cloud: Cloud services evoluti
Pushover consente di gestire le notifiche su dispositivi mobile, potendo notificare eventi tramite email o tramite SDK su applicazioni compatibili
Timeular time tracking on cloud, basato su un dado intelligente, che assegna le ore di utilizzo su uno specifico progetto di lavoro. Semplice e veloce utilizza un oggetto intelligente e interattivo.
Monday una piattaforma in cloud, orientata al project management per la gestione di aree di lavoro avanzate con il team di lavoro.
è uno strumento di mappatura mentale online che ti consente di acquisire, sviluppare e condividere idee graficamente
è uno strumento di misurazione del tempo, applicato ad un progetto oppure ad un cliente o ad un gruppo di lavoro
STRUMENTI DIGITALI PER I PROFESSIONISTI Le tecnologie in cloud: Connessioni remote
OpenVPN consente la connessione in sicurezza alla rete aziendale da qualunque connessione Internet in mobilità. I dati del server in azienda sempre disponibili
LogMeIn soluzione in cloud per la connessione al PC dell’ufficio. Con protocolli di sicurezza e 2FA (secondo fattore di autentificazione)
TeamViewer soluzione in cloud tipicamente per l’assistenza remota ma Evoluta a soluzione di smartworking, smartmeeting e assistenza in AR
STRUMENTI DIGITALI PER I PROFESSIONISTI Le tecnologie in cloud: Big Data
Habble una startup che utilizza IA e big data per ottimizzare i costi di gestione dei professionisti e PMI per telefonia, connettività ed energia MORE è l'acronimo di Multi Objective Rating Evaluation, la metodologia di valutazione del rischio di credito fondata sulle più avanzate tecnologie numeriche di analisi Big Data, Machine Learning e Analytics, che permette la valutazione del rating di tutte le aziende e tutti gli istituti bancari al mondo.
Ottieni insight approfonditi dai tuoi dati, interagisci con i clienti e i dipendenti alle loro condizioni e addestra i tuoi sistemi AI in base al linguaggio del tuo settore. Il Sole24Ore e Alf (chatbot) per i professionisti con algoritmo di machine learning, è in grado di imparare dalle sue interazioni per offrire un servizio personalizzato agli utenti finali https://www.ibm.com/it-it/watson/products-services
STRUMENTI DIGITALI PER I PROFESSIONISTI Alcuni casi pratici di uso delle tecnologie
Studio Sciandra & Associati di Genova per il progetto “Leonardo – il Bot di Studio Sciandra”, un chatbot operativo sulle principali piattaforme di instant messaging che assiste i clienti per prenotazioni di appuntamenti, richieste di informazioni e scambi di documenti. La Scala Società tra Avvocati per Azioni di Milano, con una soluzione di Business Intelligence che permette di misurare le performance dello studio e interpretare i dati in modo più approfondito. MLT Consulting Group – Studio Associato di Bari, per il progetto “Netprof”, una rete tra professionisti multidisciplinari per la condivisione della conoscenza e l’assegnazione delle richieste dei clienti tra gli associati Toffoletto De Luca Tamajo e Soci di Milano, per il progetto “FUTUHRO”, un software che integra le attività tipiche di due categorie professionali (Avvocati e Consulenti del Lavoro) e sfrutta strumenti di condivisione di dati e conoscenza per rendere le attività di consulenza più efficienti.
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Alcuni casi pratici di uso delle tecnologie La Scala Società tra Avvocati per Azioni di Milano, ha visto al centro il potenziamento e il rafforzamento di IusLetter, il nostro portale web di informazione e aggiornamento giuridico, grazie a progetti editoriali e formativi sempre più customizzati sulle specifiche esigenze dei nostri clienti. Studio Beretta e Associati, per una piattaforma web «Vat4You» La prima piattaforma di rimborso IVA automatizzata in Europa, VAT4U semplifica il processo di gestione delle spese di viaggio e automatizza il recupero dell'IVA. Studio Corno consulenti lavoro, per una piattaforma web «HCM Studio» Soluzione web per la gestione e sviluppo del capitale umano in azienda, con attenzione al Welfare aziendale.
STRUMENTI DIGITALI PER I PROFESSIONISTI Le tecnologie in cloud: Microsoft Teams
STRUMENTI DIGITALI PER I PROFESSIONISTI Le tecnologie in cloud: Microsoft Teams (alcune app tra le più usate)
Power BI strumento Microsoft di reportistica che consente di aggregare dati provenienti da varie fonti (sia gestionali che fogli di Excel) e restituirli sotto forma di reporting dinamico. Approval strumento che consente di realizzare flussi di approvazione per file, attività o gruppi di lavoro. Shifts strumento che consente di organizzare le risorse in turni, per esigenze di lavoro su un calendario condiviso e dinamico. Lists strumento che consente di organizzare delle liste di attività, nominativi, segnalazioni, spese o quant’altro debba essere monitorato nello studio. Tasks applicazione di gestione delle attività con assegnazione al gruppo di lavoro, scadenza, avanzamento. Bookings/Riunioni applicazione di gestione delle riunioni, meeting, calendario utilizzo risorse e prenotazione per eventi. Adobe Sign applicazione di terze parti, integrata con Office, per la firma digitale e certificazione documenti.
STRUMENTI DIGITALI PER I PROFESSIONISTI Le tecnologie in cloud: Google Workspace
STRUMENTI DIGITALI PER I PROFESSIONISTI Le tecnologie in cloud: Google Workspace (alcune app tra le più usate)
Mail strumento di posta elettronica via web, integrato sui maggiori dispositivi mobile. Offre un client di posta evoluto, sempre disponibile, anche per account esterni a gmail.com Meet strumento per meeting on-line, non ancora al pari di Zoom o Skype (Teams) ma comunque semplice e facile da utilizzare. Calendar strumento di calendario, gestione risorse e promemoria, di facile utilizzo ed integrato con la parte mobile. Docs, Sheets e Slides strumenti di scrittura, calcolo e presentazione al pari di Office e ora con piena compatibilità con i files di Office nativi (in lettura) Forms, Keeps applicazioni per gestire moduli e archivi, e annotazioni/appunti. Trends applicazione per monitorare tramite i big data di Google, l’andamento di particolari argomenti e progetti. Data Studio applicazione per generare reporting dinamiche da più fonti di dati.
STRUMENTI DIGITALI PER I PROFESSIONISTI Le tecnologie in cloud: Intelligenza Artificiale https://spark.adobe.com/it-IT/tools/remove-background https://deepart.io/ https://letsenhance.io/ Automatizzare attività a basso valore aggiunto tipiche degli studi e delle imprese, reimpiegando le risorse umane in attività più complesse e ad alto valore aggiunto. La tecnologia intelligente è in grado di produrre automatismi nell’inserimento dei dati in contabilità dalla fonte del dato L’intelligenza artificiale si sviluppa per introdurre due nuovi fattori fondamentali: l’apprendimento e la risoluzione dei problemi. ARISK - https://www.arisk.it/categoria/8 SPOT INTELLIGENCE - https://www.spotintelligence.com/ CREATEiq - https://www.linklaters.com/en/about-us/nakhoda - https://www.luminance.com/ LISIA - https://www.lisia.it/ - motore di ricerca evoluto per casi legali
STRUMENTI DIGITALI PER I PROFESSIONISTI Quali le competenze da acquisire per un uso consapevole delle tecnologie digitali
Saper elaborare le informazioni Navigare, ricercare e filtrare le informazioni e i contenuti digitali autorevoli Valutare i dati e le informazioni ricevute Gestire i dati, le informazioni e i contenuti Comunicare e collaborare Interagire con gli strumenti tecnologici Condividere le informazioni e le tecnologie digitali Collaborare attraverso le tecnologie Gestire la propria identità digitale Creare contenuti Sviluppare contenuti digitali Integrare e rielaborarli costantemente in relazione alle evoluzioni Programmare gli aggiornamenti
STRUMENTI DIGITALI PER I PROFESSIONISTI Quali le competenze da acquisire per un uso consapevole delle tecnologie digitali
Sicurezza e responsabilità Proteggere i propri dispositivi digitali Proteggere i dati personali propri e dei propri Clienti Tutelare l’ambiente di lavoro e il benessere dei collaboratori (maggiore attenzione, maggiore efficienza) Risoluzione problemi Strumenti digitali aiutano a risolvere e prevenire problemi (software proattivi o di convalida/accettazione) Identificare i bisogni e i procedimenti tecnologici (aiuto alla procedura corretta e rigida) Identificare e migliorare i procedimenti con aggiornamenti costanti evitando il ripetersi di errori e bug (procedure automatizzate o wizard guidati)
DOMANDE ? APPLICAZIONI PRATICHE IN STUDIO ? IDEE DA APPLICARE ? Scrivimi! Fabio Tonini - ftonini@ftonini.com
Other project
Fabio Tonini – Profilo personale www.fabiotonini.com Thinkplace – Startup company ICT & Ideas www.thinkplace.it Human made Technology – Blog & News www.humanmadetechnology.it
Grazie!
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