Recomendaciones para
realizar reuniones
efectivas
Recomendaciones para realizar reuniones efectivas . Programa reuniones a partir de las 8: 00am. . Deja espacios mínimos de 30 minutos entre reuniones. En estos espacios revisa el correo para evitar que se congestione. . Programa espacios en tu agenda para la producción individual. Las reuniones son para tomar decisiones y asumir compromisos para la acción. . Haz pausas activas cada hora, recuerda el autocuidado es tu responsabilidad. . Evita realizar llamadas laborales antes de las 8:00 a.m. durante las horas de almuerzo (12 y las 2pm) y después de las 5pm. . El estar en casa demanda que cuidemos de los espacios en familia y asumamos varios roles a la vez. . Promueve y asume el compromiso con tu familia para compartir momentos como: almuerzo, tareas domésticas, actividad física, descanso. #TodosUnidosTrabajamosDesdeCasa.
Recomendaciones para realizar reuniones efectivas Durante . Es primordial respetar el tiempo de la reunión y el de los asistentes.
Antes . Planificar y convocar con tiempo. . Revisar disponibilidad de los participantes en el correo antes de citar. . Seleccionar a las personas que participarán, solo deben asistir personas realmente importantes para el desarrollo de la reunión. Lo ideal es un máximo de 5 personas. . Crear un plan que incluya el motivo, los objetivos y el tiempo de duración de cada uno de los temas a desarrollar. Esto permite mantener el foco. . Enviar el objetivo a los participantes para que estén al tanto del tema y preparen su intervención. . Preparar los materiales necesarios (presentación, documentos)
. Comenzar la reunión retomando el motivo principal de la convocatoria. Indicar los temas y la estructura en los que estos se van a presentar y desarrollar. . Asignar un responsable de tomar notas y entregar conclusiones, acuerdos y tareas. . La reunión debe culminar con un resumen de lo expuesto, dejar claro las posturas, las decisiones tomadas y definir las acciones a tomar.
Después . Redactar y enviar al equipo un acta en el cual se contemple un resumen de la reunión. Indicar si se han cumplido los objetivos, las acciones acordadas, las conclusiones más importantes. De darse el caso, se debe indicar que se espera de cada uno de los participantes y el tiempo para que cumplan con lo acordado. . De haberse acordado, convocar la próxima reunión.
Tips extra para reuniones online . Procura que las reuniones online no duren más de 2 horas, en caso de que lo requieran proponer 10 minutos de receso a la mitad de la reunión. . Contar con un co-organizador. Selecciona a una persona para manejar los temas técnicos y de interacción mientras expones.
. Selecciona un ambiente adecuado, con buena iluminación y libre de ruido. . Se puntual y respeta el tiempo de los invitados.
. Invita a activar las cámaras, esto promueve la confianza. Silencia a la audiencia. Una vez que cada uno de los participantes se haya presentado o haya saludado, activa la opción de chat para estar al tanto de los comentarios y saber cuándo activar algún micrófono.
. Realiza pruebas de conexión.
. Controlar el tono de la comunicación. Comunicarse por la vía online suele convertirse en algo monótono. La variación en el tono de la voz y las pausas al hablar pueden ayudar a minimizar la dispersión.
. Se concreto en tus exposiciones, dar demasiado detalle extiende las reuniones y genera cansancio y desinterés.
. Prepara la herramienta por la cual vas a realizar la conexión.
. Prefiere el computador al celular. . Cuida tu imagen personal.