Rendición de cuentas guía para organizaciones comunitarias
RENDICIÓN DE CUENTAS guía para organizaciones comunitarias
Tabla de contenido Presentación ...................................................................................
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1. Desarrollo y gestión comunitaria .................................... 4 2. ¿Qué es rendición de cuentas? ........................................ 6 2.1 Objetivos de rendición de cuentas ................................
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2.2 ¿Qué es y qué no es rendición de cuentas? ...............
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3. Pasos para realizar una rendición de cuentas ...........
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3.1 Planear ...................................................................................... 9 3.2 Convocar ................................................................................... 20 3.3 Entrega de información ...................................................... 21 4. Tips reuniones efectivas ........................................................
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Bibliografía ......................................................................................
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Presentación Esta guía nace para fortalecer los procesos internos, democráticos de desarrollo integral y gestión de las organizaciones comunitarias, brindando elementos y orientaciones conceptuales, técnicas, metodológicas y normativas; para la realización de una rendición de cuentas tomando como referencia las Guías para la Gestión Pública Territorial del Departamento Nacional de Planeación (DNP). Le invitamos a tomar esta guía como referencia para fomentar la rendición de cuentas como un proceso continuo y transparente, que permita fortalecer las relaciones entre las organizaciones comunitarias y la ciudadanía.
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1. Desarrollo y gestión comunitaria En conformidad con la ley 743 de 2002, en su artículo 2, el desarrollo de la comunidad es el conjunto de procesos económicos, políticos, culturales, y sociales que integran los esfuerzos de la población, sus organizaciones y las del Estado, para mejorar sus condiciones de vida. (Colombia, 2002) Dentro de los fundamentos se establece validar la planeación como instrumento de gestión para el desarrollo de la comunidad, a través de la constitución de las organizaciones de acción comunal; las cuales promueven el desarrollo integral, sostenible y sustentable a partir del ejercicio de la democracia participativa. La gestión comunitaria contempla un conjunto de procesos articulados como: planeación, ejecución, seguimiento, evaluación y rendición de cuentas, que permiten dar evidenciar del proceso de desarrollo comunitario desde su plan de acción.
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Planeación
Ejecución
Seguimiento y evaluación
Rendición de cuentas
Permite reconocer anticipadamente las posibilidades de desarrollo existentes y aquellas a construir para lograr transformaciones significativas en las diferentes dimensiones de desarrollo comunitario.
A través de la cual se pone en marcha el plan de desarrollo para dar cumplimiento de los compromisos y propósitos colectivos de desarrollo concertados y concretados en las estrategias, objetivos, programas y metas.
Proceso continuo y sistemático para identificar y valorar los avances y dificultades de la gestión pública del ente territorial.
Responsabilidad permanente durante todo el ciclo de la gestión pública para informar sobre los avances y retos en la planeación, ejecución o seguimiento del plan de desarrollo.
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2. ¿Qué es rendición de cuentas? La rendición de cuentas es el deber que tienen las autoridades de la administración pública de responder las exigencias que haga la ciudadanía por el manejo de los recursos, las decisiones y la gestión realizada en ejercicio del poder que les ha sido delegado1. (Planeación, 2016) Se entiende como la obligación o responsabilidad de las organizaciones estatales y de los servidores públicos de informar y explicar sus acciones u omisiones a otras organizaciones o personas, que tienen el derecho de exigir dicha información. Esto es una obligación constitucional, política y ética. Según los estatutos de las organizaciones comunales, se establece que dentro de las funciones de los dignatarios deben rendir informe a la directiva y a la Asamblea sobre su gestión social y financiera en la Junta de Acción Comunal (JAC)
La rendición de cuentas es uno de los principales componentes de la transparencia.
1. Audiencias Públicas en la Ruta de Rendición de Cuentas a la Ciudadanía de la Administración Pública Nacional
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2.1
Objetivos de rendición de cuentas
Mejorar la calidad de las decisiones públicas, a través del diálogo sincero y constructivo.
Mejorar la confianza en las instituciones y la legitimidad del Estado.
Contribuir al manejo de los recursos públicos con transparencia, responsabilidad, eficacia, eficiencia, equidad, imparcialidad y participación ciudadana.
Fortalecer la Democracia.
Informar
Se refiere a la obtención, organización, exposición y difusión de datos, documentos e informes. Sobre la planeación realizada de acuerdo al plan de desarrollo.
Retroalimentar e incentivar
Hace relación a la explicación de las acciones implementadas en la ejecución del plan de desarrollo.
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Explicar y argumentar
Se trata de analizar los resultados de los momentos de informar, explicar y argumentar, con el fin de definir o asumir los mecanismos, corrección y/o mejoras de las accciones.
2.2 ¿Qué es y qué no es rendición de cuentas?
Sí es
No es
Una obligación de los dignatarios y un derecho de la comunidad.
Un espacio para la confrontación.
Implica tener una actitud para explicar los logros y las dificultades y/o restricciones.
Un espacio para recibir aplausos o mostrar los aciertos.
Una oportunidad para recibir retroalimentación de la comunidad.
Un espacio que depende de la voluntad de los dignatarios.
Un espacio para explicar y argumentar un balance de avances, dificultades y retos.
Un espacio para solo mostrar el informe de gestión.
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3. Pasos para realizar un proceso adecuado de rendición de cuentas
Para el alistamiento del equipo tener en cuenta las siguientes actividades:
De acuerdo con las diferentes metodologías existentes en Colombia, sugiere dar los siguientes pasos, para realizar un proceso apropiado de rendicion de cuentas.
- Proceso liderado por el presidente y los dignatarios, también responsabilidad de los comités de trabajo. Se recomienda conformar un equipo que se encargue de coordinar el proceso y hacer seguimiento.
Planear
3.1
Convocar
- Cada representante deberá asumir su responsabilidad y estar dispuestos a responder preguntas y exponer argumentos durante el proceso de rendición de cuentas.
Entregar información
Planear
3.1.2 Alistamiento de la información El equipo encargado de la rendición de cuenta deberá solicitar a cada comité la información requerida de acuerdo con el cronograma del plan de desarrollo, en este sentido es pertinente los siguientes aspectos a la hora de preparar la información:
La planeación en la rendicion de cuentas es fundamental para garantizar el éxito del proceso, se debe preparar y organizar la informacion y las actividades precisando los alcances y detalles. Para esto es importante las etapas del proceso de planeación. Alistamiento del equipo
• • •
Alistamiento de la información
Detallar actividad realizada Registro fotográfico Ejecución presupuestal
3.1.3 Contenidos institucionales obligatorios
3.1.1 Alistamiento del equipo Esta etapa consiste en organizar internamente la organización de base comunitaria, se recomienda conformar un grupo interno de apoyo para liderar el plan de trabajo para adelantar el proceso de rendición de cuentas. (Planeación, 2016)
La información institucional obligatoria es la que debe proporcionar la organización con base en las responsabilidades asignadas en la norma y en los compromisos adquiridos. 9
Contenido
Mínimos institucionales obligatorios
Aspectos importantes
Descripción de la información
Compromisos del plan de desarrollo
Debe explicarse a la ciudadanía, con argumentos como: • Qué se logró, cómo, qué no se consiguió y por qué. • Por qué se tomaron ciertas decisiones y se realizaron unas acciones y no otras. • Por qué se dejó de hacer algo que se prometió.
Ejecución del presupuesto
Informar qué se gastó, en qué y cómo. Cuál es la situación actual y cuál será en el futuro.
Impactos de la gestión realizada
En términos de mejoramiento de la calidad de vida de la población y de avances en el desarrollo de la comunidad.
Recursos humanos
Atención de coyunturas especiales
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Debe proporcionarse información sobre los dignatarios y el equipo de trabajo: quiénes son, por qué fueron seleccionados, cuál es su desempeño. También, hay que decir qué hace la organización para formar o capacitar a su recurso humano.
Por ejemplo: los recursos, programas, proyectos y acciones implementadas para atender y solucionar las problemáticas generadas por emergencias o desastres naturales: ola invernal, terremotos, etc.
3.1.4 Información de Interés La organización debe rendir cuentas sobre los temas que interesan a la ciudadanía, investigando sobre sus preocupaciones, descontentos y necesidades.
Contenido
Aspectos importantes
Peticiones, quejas y reclamos de la ciudadanía
Descripción de la información • Solicitudes frecuentes. • Requerimientos de interés general. • Servicios de mayor demanda. • Cantidad de usuarios y ciudadanos inconformes con algún proceso de la organización. • Propuestas de mejoramiento por parte de la ciudadanía. • Mecanismos mediante los cuales la organización responde los requerimientos de la ciudadanía.
Información de interés ciudadano • Derechos y servicios priorizados por grupos de interés.
Intereses concretos de la ciudadanía
• Problemas del servicio institucional identificados por grupos de beneficiarios. • Principales programas o servicios solicitados.
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3.1.7 ¿Cuáles son las preguntas que debe responder todo informe de gestión?
3.1.5 ¿Qué es Informe de gestión? Es un documento objetivo y claro que describe las acciones del plan de desarrollo ejecutado durante un tiempo, para así definir acciones futuras.
3.1.6 ¿Qué se debe tener en cuenta a la hora de hacer el informe? • Consecución de recursos. • Diseño y ejecución de proyectos. • Actividades de beneficio comunitario.
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3.1.8 Estructura del informe
Todas las organizaciones comunales deben llevar contabilidad, ley 743 de 2002 art 56, igualmente elaborar presupuesto de ingresos, gastos presupuesto de inversiones por un periodo anual, que debe ser aprobado por la Asamblea general.
1. Encabezado Qué tipo de informe es, quién lo presenta y el periodo que reporta.
2. Introducción
3.1.10 El presupuesto y la ejecución presupuestal
Describe el objetivo del informe, aspectos que se abordan y herramientas que se tuvieron en cuenta.
Uno de los insumos pilares en la rendición de cuentas es el presupuesto, informe donde se planifica con anticipación los ingresos y los gastos por funcionamiento y los proyectos en que se incurrirá para cumplir una meta prevista o el plan de desarrollo comunal. Este debe ser expresado en términos financieros durante el periodo anual y aprobado por Asamblea general y firmado por el presidente, tesorero y fiscal.
3. Desarrollo
Exposición detallada de aspectos nombrados en la introducción y herramientas implementadas.
3. Conclusiones Conclusiones a las que se han llegado gracias a los resultados.
3.1.9 Gestión financiera Cuando se rinde cuentas a la ciudadanía y grupo de interés, se debe considerar el análisis o fase que corresponde a la planeación, presentación del presupuesto, la ejecuciónpresupuestal y los estados financieros del periodo anual. Estos solo pueden contener una información clara y transparente cuando se lleva una adecuada contabilidad para soportar todo lo consignado en el informe de rendición de cuentas.
Elaborar el presupuesto permite a las JAC establecer prioridades para la consecución de los objetivos propuestos en el plan de desarrollo comunal.
3.1.11 Cómo se gestionan los ingresos Teniendo en cuenta que el gobierno determinó que las JAC tuvieran personería jurídica para que sean un organismo legal y reconocido, mediante esto, son totalmente independientes y 13
libres de escoger los mecanismos de autofinanciarse, algunas constituyen sus empresas comunales, otras alquilan los salones, los buses o aquellos activos que son dados en préstamo o que son de propiedad de las JAC. En otras, se lideran cursos de baile, cocina, etc. abajo costo que dejan ingresos a las JAC.
3.1.13 La ejecución presupuestal Esta operación trata de comparar lo proyectado en el presupuesto versus lo que en realidad ha ingresado o ha salido de dinero. Este se debe presentar en el informe para la rendición de cuentas, ya que finalmente soporta la gestión financiera y administrativa de las JAC. A parte de rendir cuentas sobre el porcentaje de avance sobre el presupuesto, se deberá presentar un comparativo al mismo periodo del año anterior.
Por otro lado, una JAC totalmente organizada y con una planeación clara es capaz de generar proyectos sociales y de mejora con su debida estructura metodológica para su comunidad y presentarlos a las Alcaldías pertinentes para gestionar los recursos necesarios.
Para que el informe de ejecución presupuestal sea claro y transparente, este debe de ir soportado por los libros contables y los estados financieros.
3.1.12 Los gastos y su programación Teniendo en cuenta que muchas JAC tienen gastos por su operación, planifican desde principio del año cuánto van a gastar en los servicios públicos, gastos de papelería, en publicidad y cuándo se tienen planificado los proyectos para la comunidad, también se visualizan en el presupuesto cuánto se van a gastar y para qué mes se programará.
3.1.14 Libros de registro contable de obligatoriedad para las JAC Los libros contables de obligatoriedad que deben llevar las JAC son el libro de tesorería y el libro de inventarios, estos deben ser registrados donde lo indique el organismo de control municipal Libro de tesorería. Se lleva el registro de dinero que ingresa o sale de la JAC y es el tesorero responsable de llevar este libro con todos sus soportes contables y presentarlo cuando se requiera principalmente en la fase de análisis del estado de rendición de cuentas.
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El libro de tesorería también se puede realizar en un libro de Excel, conservando las etiquetas de las columnas de la siguiente forma:
Debito
Credito
Fecha
Detalle
Saldo
01/03/2020
Saldo anterior
10/03/2020
Ingreso por alquiler del salón de la JAC
50.000
350.000
12/03/2020
Ingreso taller de danza
70.000
420.000
17/03/2020
Pago de servicios públicos sede JAC
120.000
300.000
Se consigna dinero en la Cuenta No.xxxx
100.000
200.000
300.000
Cada registro del libro de tesorería debe ir soportado por facturas de compras, comprobantes de ingreso o de egreso:
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En el libro de inventarios se registran los bienes o activos fijos de menor cuantía, por ejemplo: muebles, enseres, equipos, elementos de oficina, vehículos que sean propiedad de la JAC o que estén bajo su responsabilidad. Las personas encargadas de velar que este libro este al día es el presidente y el fiscal de la Observaciones JAC. ENTRADAS
SALIDAS
FECHA
DESCRIPCION DEL BIEN
Cant
Vr und
Vr total
2-Ene-20
Sillas Rimax sin
4
25.000
100.000
Cant
Vr und
SALDO Vr total
Cant
ESTADO DEL BIEN
Vr total
B
100.000
x
R
OBSERVACIONES M
Sillas donadas por
brazo 1-feb-20
Lapton Ref HP253
XYZ 1
1.100.000
1.100.000
1.200.000
x
Computador portá�l comprado Fact 123
3-Mar-20
Silla Rimax sin
1
25.00
25.00
0
0
brazo
1.175.000
x
Se da de baja a silla por daño irreparable
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Otros libros contables Teniendo en cuenta el manejo de los dineros de las JAC y de las determinaciones que se den mediante Asamblea general, existen otros libros, como: el libro de bancos y el libro de caja menor.
Fecha
Detalle
Debito
Crédito
Saldo
01/03/2020 Saldo anterior
900.000
18/03/2020 Consignación
Libro de bancos. Se manejan cuentas bancarias y es un libro por cada cuenta, al igual que el libro de tesorería. El responsable de llevarlo es el tesorero y el presidente, opcionalmente el fiscal, según lo determine la Asamblea general. En este libro se registran todas las consignaciones, retiros, transferencias, y al final del mes se realiza la conciliación bancaria para registras los intereses ganados y los gastos financieros, gravámenes y comisiones bancarias.
de dinero de 100.000
1.000.000
la Caja Gral. 12/03/2020 Compra
de
insumos aseo papelería
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150.000 850.000 y
Libro de caja menor. Es similar al libro de tesorería, registrando los gastos menores. El responsable es el tesorero y quien determine la Asamblea general al igual que su monto máximo.
Fecha
Credito
Credito
Credito
Saldo
3.1.15 Soportes contables Para que la transparencia de la información consignada en los libros contables de las JAC sea verificable, el tesorero debe velar que toda transacción que se registre tenga su debido soporte. Los más usuales son el comprobante de ingreso, comprobante de egreso y el recibo de caja. Cuando se realicen compras es muy importante conservar la factura o la cuenta de cobro, ya que estas también son soportes contables.
JUNTA ACCION
BALAN
Del 1 Enero al 3 ACTIVO CORRIENTE Caja Bancos
Cuentas por cobrar
18 FIJO
3.1.16 Estados financieros Fecha
Credito
Credito
Credito
Saldo
Los estados financieros de las JAC son el balance general y el estado de resultados, estos dos deben ser realizados y firmados por un contador. La información debe ser referente a los libros contables y sus soportes. ACCIONcomunal COMUNAL BARRIO XXX xxxx Junta JUNTA de acción - barrio
-
(XXXX) Excedentes de XXXX Junta de acción comunal - barrio JUNTA ACCION COMUNAL BARRIO XXX xxxx
Depreciaciones
ejercicios
BALANCE GENERAL
ESTADO DE RESULTADOS
Del 1 Enero al 31 de Diciembre de 2019
Del 1 Enero al 31 de Diciembre de 2019 Resultados del XXX
ACTIVO
PASIVO
CORRIENTE
CORRIENTE
Caja
XXXX
Cuentas por
anteriores ejercicio
+INGRESOS OPERACIONALES
XXX
TOTAL, ACTIVO
pagar Bancos
XXXX
Oblig
Alquileres TOTAL, PASIVO
XXXXX
+ PATRIMONIO Donaciones
XXX
Cursos comunitarios
Financieras por
XXXXX XXXXX XXXXX
+INGRESOS NO OPERACIONALES
pagar Cuentas por cobrar
XXXXX
Ingresos financieros
XXXXX
XXXXX
A LARGO
-GASTOS OPERACIONALES
PLAZO FIJO
Obligaciones
XXX
bancarias Equipo de computo
XXXX
Equipo de oficina
XXXX
PATRIMONIO
Muebles y enseres
XXXX
Aportes
XXXX
Construcciones y
XXXX
Donaciones
XXX
-
Depreciaciones
Resultados del XXX de 2019 Del 1 Enero al 31 de Diciembre
SIVO
ejercicio
RIENTE
XXX
agar
blig
+INGRESOS OPERACIONALES TOTAL, PASIVO XXXXX Alquileres
XXXXX
+ PATRIMONIO
XXX
eras por
agar
XXXXX
Donaciones
XXXXX
Cursos comunitarios
XXXXX
+INGRESOS NO OPERACIONALES Ingresos financieros
ARGO
AZO
aciones
TOTAL, ACTIVO
XXX
Contador
(XXXX)
Vigilante
(XXX)
Gastos financieros
(XXXX)
RESULTADO DEL EJERCICIO
XXXXX
Excedentes de
anteriores ESTADO DE RESULTADOS
de 2019
tas por
XXXX JUNTA ACCION COMUNAL BARRIO XXX ejercicios (XXXX)
(XXXX)
-GASTOS NO OPERACIONALES
edificaciones
RIO XXX
Servicios Públicos
-GASTOS OPERACIONALES
XXXXX
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RESULT
Cuando se realiza el informe para la rendición de cuentas, se deberán alistar los estados financieros y se deberá tener las dos últimas vigencias con corte a diciembre del respectivo año.
JERCICIO
Fecha
Los estados financieros son la radiografía de cómo le XXXXX fue a la JAC en un periodo determinado, con los estados financieros y con base a estos se pueden hacer mediciones usando los indicadores financieros, pero estos deberán ser expuestos de forma clara, concisa y entendible a toda la población.
Credito
Comunicar sobre los diferentes espacio en los que se tendrá a disposición los informes.
Redactar la información de manera sencilla y clara, teniendo en cuenta la población.
Credito
Según la ley 743 de 2002 en su artículo 39, establece los lineamientos de convocatoria en las organizaciones de acción comunal, con los estatutos de cada organización se consagran disposiciones específicas que debe tener la convocatoria de las asambleas en cada Junta de Acción Comunal (JAC). Ejemplo: carteles, perifoneo, correo electrónico, etc. Por lo anterior, cada organización debe revisar los requisitos de convocatoria establecidos en sus estatutos y llevarla, según lo que esté determinado en ellos. En este sentido, se recomienda que cada organización diseñe una estrategia de comunicación para el ejercicio de rendicion de cuentas , con los siguientes aspectos:
la rendición de cuentas.
Ser breve, evitar discursos largos.
Ser ilustrativos, que la información contenga fotos, gráficos, etc.
3.2 Convocar
Saldo Informar a la ciudadanía sobre Credito
Identificar mecanismos y estatutos para convocar de acuerdo a la comunidad. Ejemplo: perifoneo, carteleras, mensajes de difusión.
3.2.1 Convocar al evento de la rendicion de cuentas Se recomienda convocar a la comunidad por lo menos 30 días previo a la fecha del evento de rendición de cuentas, para esto se sugiere: A. Realizar charlas previas o material informativo, donde se explique la importancia de participar en la rendición de cuentas. Esto con el objetivo de generar intereses en la comunidad promoviendo participación. B. Enviar invitacion a la comunidad sobre el el evento de rendicion de cuentas, aclarando el objetivo de la reunión, para evitar que se generen falsas expectativas. C. Utilizar varios mecanismos de comunicación como: carteleras, perifoneo, web, volantes, etc.
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4. Tips reuniones efectivas
3.3 Entrega de informacion
Fecha
se caracteriza por dos aspectos importantes:
Credito
Antes de la reunión
a.) Logísitica del evento. b.) Desarrollo de la Asamblea.
• • • • • • •
3.3.1 Logística del evento Es recomendable tener en cuenta los siguientes aspectos: - Definir y reservar el lugar: identifique un lugar para la rendicion de cuentas de fácil acceso a la comunidad.
•
- Definir suministros requeridos: establecer las necesidades para el evento de la rendicion de cuentas, como por ejemplo: equipos de cómputo y proyección, papel papelógrafo, sillas, registros de asistencia, entrega de material a los asisitentes.
• • • •
- Definir la agenda y duración del evento: Contemple los momentos que va a tener la reunión con su respectiva duración de tiempo, como por ejemplo: depuración del libro, intervención del presidente, sesión de preguntas, conclusiones y cierre.
• • •
- Desginar un maestro de ceremonia: es el encargado de presentar los momentos que tendra el evento de rendicion de cuentas. (Planeación, 2016)
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Preparé el orden del día con sus respectiva distribución . Confirme que la sala de reuniones este reservada. Envíe recordatorios durante la semana. Anuncie las reuniones en el boletín o cartelera. Tenga todos los informes. Tenga listo el refrigerio. Tenga lista la sala de reuniones al menos una hora antes. Distribuya bien el espacio de la sala para que el presidente pueda ver a todos los participantes. Coloque las actas e informes a mano. Encomiéndele a un funcionario la tarea de recibir los mensajes en la puerta del salón. No olvide solicitar a los participantes firmar la asistencia. Verifique que la sala tenga buena iluminación, sea ventilada, con suficiente espacio. Solicite a los funcionarios que lleguen con no menos de 30 minutos de anticipación. Al inicio de la reunión, socialice el objetivo y qué se espera. Asigne un tiempo a cada punto del orden del día para asegurarse de que la reunión se desenvuelva en el tiempo establecido.
Después de la reunión:
Durante la reunión • • • • • • • • • • •
• •
Deje la sala limpia y ordenada. Agredecer el apoyo obtenido por los funcionarios. E igualmente al propietario o encargado de la sala. • Envíe carta de agradecimiento a los invitados. • Asegúrese de que las actas se elaboren rápidamente. • Deje un listados de asuntos pendientes.
Inice la reunión según el orden día y a la hora indicada. El Secretario debe grabar y levantar el acta de la sesión. Informe a los miembros de los objetivos de la reunión. Presente a los invitados. Asegúrese de que sus funcionarios le respaldan y hable lo menos posible. Procure que nadie monopolice la reunión. Lleve a cabo su reunión de manera seria, rápida y eficaz. Sea siempre imparcial si usted es el presidente. Asegúrese de que haya oportunidad de presentar y defender todos los puntos de vista. Mantenga una atmósfera firme pero cordial. Levante la sesión con algún comentario positivo y optimista.
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Bibliografía
Colombia, C. d. (7 de junio de 2002). Ley 743. Organismos de accion comunal . Bogota DC, Colombia. planeación, D. N. (2016). www.dnp.gov.co. Obtenido de Lineamientos para la Rendición de Cuentas a la Ciudadanía por las Administraciones Territoriales: file: https://colaboracion.dnp.gov.co/CDT/Desarro llo%20Territorial/Gu%C3%ADa%20Rendi ci%C3%B3n%20de%20Cuentas%20DNP.pdf
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