MI REGLA DE LOS "4 PUNTOS, 2 LINEAS" PARA LAS MINU TAS

¿Sabías que...？

El número mensual de voluntarios mayores de 15 años asciende a 862,4 millones en todo el mundo.

La mayoría del trabajo voluntario se organiza de manera informal entre individuos, con la participación de un 14,3% de la población mundial, mientras que el 6,5% de las personas en edad de trabajar en todo el mundo participan en el voluntariado formal a través de una organización o asociación. Un porcentaje significativo de personas realiza múltiples tipos de trabajo voluntario.

Mientras que los voluntarios formales son en su mayoría hombres, los voluntarios informales tienden a ser mujeres.

FUENTE: https://www.un.org/es/observances/ volunteer-day

¿Quién toma notas en la reunión? ¿Quién manda el resumen? ¿Qué manda a los demás?

Suelen surgir estas preguntas y después de tantos años os cuento mi formato, que lo llamo la regla de los 4 puntos y 2 líneas, porque es como termina la explicación.

Primero los preliminares: una reunión con más de 5 personas y que dure más de 25 minutos es algo súper especial, muy puntual y muy atípico.

Todos en la reunión tienen que participar, se tienen que ganar el "derecho" a estar en la siguiente reunión. No participas, no vales.

Todos tienen que tomar "sus apuntes", la forma en la que captan la información de dicha reunión, lo que ellos consideran importante, relevante. Tras la reunión, todos los participantes envían al que ha convocado la reunión (director de la reunión) los apuntes que han tomado, en formato 4 puntos + 2 líneas (máximo, puede ser menos).

Los puntos sirven para sintetizar, resumir, entender rápidamente los (máximo) 4 pilares principales que se han sacado como conclusión, accionables o análisis de la reunión.

2 líneas (máximo) adicionales de "narrativa" donde exponer otra serie de cuestiones, normalmente deducciones o consecuencias.

Todo esto no debería de costar más de 3 minutos a ninguno de los participantes (pulsado de botón "Crear email" incluído ;-)

Todo ello lo recibe el director que, junto con sus anotaciones, crea una "mezcla" de todo lo recibido. Y usa el mismo formato para enviar a todos la "minuta" oficial de la reunión.

Esto no debería de costarle más de 6/7 minutos.

Y de esta forma las reuniones:

- son mucho más dinámicas - mucho más pragmáticas - hacen participar a todos - crean un contenido de valor (para uno mismo y para el global)

Permiten además contestar a todas las preguntas con las que empezaba la publicación.

Crea un sistema operativo de reunión ágil, fácil de entender y del que todos sacan provecho.

(y he terminado con 4 puntos y 2 líneas ;-)

Alex Dantart, LinkedIn Top Voice & Creator. Humanizing the digital. Cofounder/investor: Olapic, Klikin, Fashionalia, MoonBack, Sync, Aragon.VC, Impact Hub, Exedra... 40+ companies.