RICONQUISTA IL TUO TEMPO
SINTESI degli strumenti e modelli presentati nel libro a cura di: Gabriele Nani www.gabrinani.it – coaching@gabrinani.it
Pagina 1
RICONQUISTA IL TUO TEMPO
RICONQUISTA IL TUO TEMPO RITUALE MATTUTINO Allo scoccare della mezzanotte ad ogni essere umano vengono accreditati sul conto della sua banca del tempo 86.400 secondi, da utilizzare nelle prossime 24 ore, finite le quali si azzererà per poi ripartire nuovamente dalla mezzanotte Se vuoi davvero riconquistare il tuo tempo, inizia dai primi 60-90 minuti della tua giornata Quando la sveglia suona, puoi decidere se alzarti subito o se rimandarla, e iniziare la giornata perdendo il controllo delle tue scelte Decision Fatigue Più decisioni dobbiamo prendere e più la
Qualità delle decisioni
nostra capacità di auto-controllo si deteriora
Decision fatigue
Esiste uno stretto legame tra decisioni e forza di volontà Quindi ogni mattina – decidere di rimandare la sveglia, di rimanere sotto le coperte, e in seguito alla terza sveglia
Numero di decisioni in un giorno
decidere quali vestiti mettere, … tutte queste piccole decisioni bruciano energia
Fare una scelta, anche banale, ha un costo biologico ecco perché molti preparano dalla sera prima i vestiti da mettere e la tavola semi-pronta per la colazione del giorno dopo ( Qualche esempio: Steve Jobs metteva solo dolcevita neri, Barack Obama lo stesso completo per 8 anni, Mark Zuckerberg le stesse t-shirt grigie, e via dicendo con Einstein e altri personaggi )
www.gabrinani.it – coaching@gabrinani.it
Pagina 2
RICONQUISTA IL TUO TEMPO
QUINDI: bisogna minimizzare le decisioni da prendere nei primi minuti dopo il risveglio
Prepara i tuoi vestiti la sera prima
Prepara tutto ciò che è preparabile per la colazione ( il the o i latte ovviamente lo scalderai al momento! )
Evita come la peste di controllare i social, e la messaggistica varia ( perché richiedono tante veloci e sequenziali micro-decisioni del tipo:” leggo, non leggo”, “rispondo, non rispondo, rispondo dopo”, “commento o non commento”, “è importante, o non lo è”, … )
1. DEFINISCI UN TUO RITUALE MATTUTINO, la tua ORA SACRA Una qualche azione che sia in grado di donarti sensazioni positive, che contribuisca al tuo benessere fisico e psichico
SVEGLIATI ( 60-90 min prima del solito ) SUBITO alla prima sveglia e ALZATI
MUOVI il corpo: fai dai 20 ai 40 minuti di attività – stretching, yoga, pilates, jogging, passeggiata
FORMATI: dedica 20 minuti alla tua formazione, leggi qualcosa di utile per il tuo lavoro, carriera, obiettivo che vuoi raggiungere. Guarda un video formativo, una ted conference – attiva il cervello
FERMATI: dedica 20-30 minuti alla meditazione, oppure alla visualizzazione della giornata ( decidi quale energia vuoi portare nelle varie situazioni che ti aspettano, quali emozioni vuoi provare, le tre cose prioritarie che devi fare, e rivivi il tuo film personale mettendo dentro tutto questo )
RIFOCILLATI: fai una buona colazione
Se non hai obiettivi particolari che necessitano di particolare formazione puoi saltare il punto “formati”, e se hai orari ristretti perché hai tanta strada da fare per il lavoro, o la sera per motivi personali/lavorativi devi andare a dormire tardi, puoi unire il punto “fermati” con “rifocillati”, nel senso che il momento di relax, lo fai durante la colazione, gustandoti ciò che hai deciso di mangiare, in perfetto silenzio, se puoi con della musica rilassante in sottofondo, fai praticamente meditazione informale mentre fai colazione!
www.gabrinani.it – coaching@gabrinani.it
Pagina 3
RICONQUISTA IL TUO TEMPO
Il CAMBIAMENTO INIZIA DA “DENTRO” , dal momento in cui decido di mettere mano alle mie ABITUDINI QUOTIDIANE, adottando le migliori che mi portano verso i miei OBIETTIVI PERSONALI IMPEGNI “VEDIAMO LE COSE PER QUELLO CHE SIAMO, AL MOMENTO” A dettare le nostre giornate sono spesso le nostre emozioni. E quando siamo preoccupati e stressati la nostra efficacia personale ne risente parecchio Quando siamo stressati e/o preoccupati ci stanchiamo facilmente e produciamo poco e male Gestire la “spazzatura” mentale è il modo migliore per migliorare le nostre prestazioni Bisogna imparare a lasciare andare stress e preoccupazioni, concentrandoci invece su ciò che desideriamo, ciò che conta, che è significativo per i nostri obiettivi, che è sottoponibile al nostro controllo La percezione del tempo può essere influenzata dalle attività che stiamo svolgendo, dalle persone con cui ci troviamo, dai nostri stati d’animo Andiamo in stress quando ci troviamo ad affrontare attività che consideriamo al di là delle nostre possibilità – ecco che qui parte un segnale di stress Lo stress nasce dal senso di sopraffazione, di sovraccarico, di incapacità di reagire efficacemente – il cervello inizia a proiettare al suo interno immagini nitidissime di tutte le attività che dobbiamo svolgere, così ci sembrerà di dover fare tutto subito e di non avere spazio per farlo! La mole di lavoro “immaginaria” scatena la chimica del nostro corpo – cortisolo e adrenalina Utilizza il tuo PENSIERO TRIDIMENSIONALE Crea nella tua mente un’immagine in tre dimensioni del tuo progetto/giornata: Percepisci la lunghezza: quanto tempo hai a disposizione per portare a termine il lavoro? ( es. qual è la scadenza reale del progetto? ) Percepisci la larghezza: quante ore dovresti lavorare ogni giorno per arrivare preparato alla scadenza?
www.gabrinani.it – coaching@gabrinani.it
Pagina 4
RICONQUISTA IL TUO TEMPO
Percepisci la profondità: vedi oltre il progetto/giornata, vedi anche le altre attività che ti permetteranno di rilassarti, cosichhè la tua vita non venga “appiattita” sul progetto – e tu prenda consapevolezza che nella tua vita c’è anche altro ATTENZIONE all’effetto Zeigarnik – OPEN LOOPS ( anelli aperti ) Pensa a come certe serie televisive diventino delle vere e proprie “droghe” per chi le segue, perché? Perché sfruttano l’effetto Zeigarnik! Ovvero lo stato mentale di tensione che si crea spontaneamente nella mente quando un compito viene interrotto e non portato a termine Quando prendiamo un nuovo impegno, iniziamo un’attività, scatta mentalmente il bisogno di concludere per coerenza questa attività; e se non la portiamo a termine perché la interrompiamo o veniamo interrotti, l’insoddisfazione lascia un “debito” aperto nella memoria che continua a succhiare le nostre energie ( mai avuto un nome sulla punta della lingua e che dovevate ricordare? Mai discusso con qualcuno senza concludere e essendovi dovuti interrompere? – a sera non ci stavate ancora pensando? Il nome non viene di punto in bianco in mente anche mentre stiamo facendo altro? ) E dopo la distorsione temporale, e l’effetto zeigarnik ( open loops ), abbiamo anche un terzo attore che può rendere le giornate più pesanti del solito, limitando la nostra potenza, il magico numero 7 Un essere umano , in media, è in grado di gestire nella sua memoria di lavoro ( memoria a breve termine – MBT ) non più di 7 oggetti ( punto critico ) più o meno due ( minimo 5, massimo 9 ) In poche parole se dobbiamo ricordare ad esempio una sequenza di numeri, fino a 4 nessuno ( salvo rari casi patologici ) ha problemi, a 5 inizia la saturazione, a 7 per la maggior parte della popolazione siamo già in crisi, alcuni arrivano a 9. Se poi invece di un elenco coerente come lo sono i numeri, si tratta di un elenco eterogeneo di cose, come potrebbe essere la lista della spesa, le caratteristiche tecniche di un prodotto, i numeri si abbassano ulteriormente. Chiamiamo questo terzo limitatore “legge di Miller”, o “capacità di canale”, o “magico 7 più o meno 2”
www.gabrinani.it – coaching@gabrinani.it
Pagina 5
RICONQUISTA IL TUO TEMPO
In estrema sintesi è la capacità della nostra mente di processare e immagazzinare le nuove informazioni che riceve – se la quantità di informazioni supera una certa soglia, il nostro cervello si rifiuta di processarle! RIASSUMENDO: per affrontare al meglio le nostre giornate possiamo: Guardare in 3D ai nostri impegni Chiudere le attività, prima di aprirne altre ( ridurre gli open loops ) Focalizzarci su pochi impegni, azioni per volta, in modo da rispettare la capacità di canale Ok … fino a qui sembra che decidiamo tutto noi della nostra giornata … ma non è così! Certe cose piovono addosso senza che ce le cerchiamo! A questo proposito serve un buon svuota mente Che permetta di “tirare fuori” dalla mente gli anelli aperti Prendi carta e penna ( TRE fogli di carta, una penna ) In cima ad ognuno dei tre fogli scrivi una delle seguenti parole: DEVO, VOGLIO, PENSO Sul primo foglio scrivi tutte quelle attività/compiti/progetti/impegni ( lavorativi e personale ) che DEVI assolutamente svolgere e completare. Perché ti sei preso un impegno preciso o perché hanno una scadenza reale e specifica – scrivi proprio tutto senza badare alla forma/grammatica/completezza delle informazioni, scrivi così come viene agilmente ( tanto solo tu devi sapere a cosa ti stai riferendo! ) Terminata la prima lista passa ai VOGLIO. Scrivi tutte quelle cose che ti piacerebbe fare, ma su cui non hai ancora preso un impegno specifico e temporalmente definito Poi passa ai PENSO. Scrivi tutto ciò che ti preoccupa e/o a cui pensi, ma che non rientra necessariamente nei “devo” o nei “voglio” ( vorrei ) fare – puoi scrivere pensieri ricorrenti ( es. il conto in banca che langue ), preoccupazioni ( il conto che langue ), progetti ( il conto da rimpolpare ), attività che pensi saranno da fare nel futuro – scandaglia la tua mente e metti ogni pensiero che ha attraversato la tua mente, o che la attraversa nell’ultimo periodo fino ad oggi, e che non rientra nelle due liste precedenti Ecco fatto!
www.gabrinani.it – coaching@gabrinani.it
Pagina 6
RICONQUISTA IL TUO TEMPO
Se lo fai bene, puoi rifarlo ogni 3-6 mesi. L’obiettivo è di prendere semplicemente consapevolezza di tutte le “doverizzazioni” con cui ci incasiniamo la mente PRIORITA’ Decidere delle priorità, significa automaticamente rinunciare a tutte le altre opzioni che prioritarie non sono – questo ci porta a parlare non solo di scelte, ma anche di rinunce Gli occidentali hanno fatto della libertà di scelta la loro bandiera culturale, simbolo del “progresso” raggiunto, ma l’abbondanza di scelte potrebbe avere dei risvolti particolari Ti è mai capitato di sentirti come sopraffatto dall’abbondanza di possibilità di scelta in alcuni supermercati o negozi? Il problema è che siamo sopraffatti anche da scelte ben più importanti che il tipo di pasta bio più figo Avere troppe scelte ci paralizza ( ricorda il magico 7 più o meno 2! Di fronte a troppe informazioni il cervello va in blocco ) Ci rende meno soddisfatti ( quando abbiamo troppe scelte, nel momento in cui scegliamo, una parte della nostra mente creerà un “open loop” che continuerà a pensare che … magari se avessimo scelto l’altro articolo … o l’atro colore … sarebbe stato meglio? – ogni volta che scegliamo una cosa, scegliamo di rinunciare a tutte le altre, e più sono queste altre, meno saremo soddisfatti della scelta fatta ) Crea troppe aspettative ( più alternative abbiamo a disposizione, più alte saranno le nostre aspettative, e qualsiasi scelta faremo non sarà mai perfetta e di conseguenza non saremo mai del tutto felici ) Dobbiamo sfoltire! Sfrondare! E per farlo utilizziamo una SCALA SENZA UN GRADINO PRENDI I TRE FOGLI DELLO SVUOTA-MENTE Per ogni singola voce scritta chiediti: su una scala da 0 a 10, quanto ci tengo davvero a questo progetto/impegno/attività? ATTENZIONE: alla tua scala manca il settimo gradino! Quindi se pensavi di dare un 7 ad una attività, ripensaci, e decidi se dargli 6 o 8
www.gabrinani.it – coaching@gabrinani.it
Pagina 7
RICONQUISTA IL TUO TEMPO
La mancanza del settimo gradino serve per “tagliare” i famosi “non so … magari servirà … sarà utile forse un domani …” che intasavano le case dei nostri nonni di mille cianfrusaglie e ciofecherie varie! Una volta messi tutti i voti sbarazzati di quelle attività che hanno avuto un voto inferiore a 8! So che è difficile … ma chiediti se veramente, per una legge universale, non puoi rinunciare a quel dato impegno, o se invece ti stai illudendo ( pensa a quanto era fondamentale non perdersi una singola sera per uscire quando eri adolescente, e pensa invece adesso quanto ti piace selezionare meglio le tue serate di uscita, e quanto a volte è bellissimo godersi la casa ) Se non puoi sbarazzarti immediatamente di una attività: Scegli come ridurre da subito il tuo impegno Decidi quando te ne sbarazzerai Smettila di farti troppe pippe. Ogni minuto che spendi a fare qualcosa che ti imponi di fare, è un minuto rubato ai tuoi sogni Ci siamo abituati a rincorrere distrazioni o tante cose di poco conto … tanto da perdere di vista LA priorità! La priorità è sempre UNA, singolare Metodo del DOMINO Qual è quell’unica attività, che una volta affrontata, ci facilita tutte le altre? Come facciamo a riconoscerla? Ecco alcuni indizi: È un’attività che tendi a rimandare perché ti incute timore. Non sai bene quando e come iniziarla È un progetto non particolarmente urgente, ma che completato ti avvicinerebbe ai tuoi obiettivi È un compito che richiede concentrazione per essere completato È un’attività difficile, senza precedenti per te Puoi anche utilizzare “la matrice delle priorità” che metterò come strumento alla fine di tutto
www.gabrinani.it – coaching@gabrinani.it
Pagina 8
RICONQUISTA IL TUO TEMPO
DISTRAZIONI L’ora di pranzo negli ultimi anni è diventata lo spazio privilegiato per … gustarsi il cibo? Purtroppo no! Per controllare i social dal nostro smartphone! Ho bisogno di svagarmi ogni tanto no? Che vuoi che sia … ci sto sopra poco … anzi … mi aiuta a staccare … a tenere i contatti … giusto? Noi vediamo oggi i social come i nostri nonni vedevano le sigarette negli anni 50 e 60! Un innocuo anti-stress e un piacevole e innocuo vizio – guardate poi cosa è successo! Spesso le distrazioni digitali rappresentano per molti di noi dei meccanismi di “coping” , ovvero valvole di sfogo per ridurre i nostri livelli di stress, ansia, frustrazione o anche semplice stanchezza – sono strategie adattative che il cervello utilizza! I TRE TEMPI: Tempo PIENO: dedicato ad attività produttive, che permettono il raggiungimento dei nostri obiettivi lavorativi e/o personali Tempo VUOTO: tempo per la ricarica delle nostre pile. Tempo che passiamo nella natura, o con persone speciali Tempo SPRECATO: che gettiamo letteralmente via, in cerca di dopamina low cost. tempo che utilizziamo per cose che in verità alla fine ci stancano, stressano, sovraccaricano di emozioni, anche negative a volte. Tempo che non ci porta a nulla di utile e che alimenta la distrazione come forma di fuga o di controllo della realtà Essere padroni efficaci del proprio tempo significa fare meno e fare meglio MULTITASKING Molti cercano “ricette” per poter fare più cose “contemporaneamente” Ma noi sappiamo che il “multitasking” è una grande illusione, il segreto sarebbe invece di farne meno e di più utili, organizzare meglio le proprie attività, intorno alle proprie priorità Dovremmo cercare di rendere più complicato fare cose inutili ( es. zapping sui social ), e più semplice azioni utili ( es. lettura, attività che facciano progredire la nostra persona, i nostri obiettivi ). www.gabrinani.it – coaching@gabrinani.it
Pagina 9
RICONQUISTA IL TUO TEMPO
La domanda è: come posso rendere più conveniente e allettante la lettura, o ciò che sarebbe più utile per me? La battaglia è dura, perché l’accesso ai social è reso immediato, semplice, grazie alle app. basta cliccare e in un attimo siamo “dentro”. Nei “tempi morti” è più agile entrare in facebook e mettersi a “scrollare” i vari post, è apparentemente più rilassante, di svago, … apparentemente Il “danno” dei social è in parte il tempo che gli dedichiamo, perché il danno più rilevante è la costante frammentazione, o peggio perdita, di FOCUS che rallenta tutte le altre attività UNO/DUE MINUTI DI SCROLL DEI POST POSSO COSTARE FINO A 25/30 MINUTI DI CONCENTRAZIONE!!! Se non ci credi, mettiamo che utilizzi i social per un totale di 1h al giorno ( per stare al ribasso ), in piccole frazioni da 5/10 o 15 minuti nei tempi morti, traffico, pausa pranzo, sera prima di coricarsi … Prova invece a fare un’ora di fila sui social in un’unica soluzione, 1h al giorno: Dopo mezz’ora ti sarai rotto/a le scatole Nel resto della giornata ti sembrerà di essere più concentrato/a e produttivo/a Provaci! Esperimento Prendi carta, penna, cronometro del cellulare Quando sei pronto fai partire il cronometro e inizia a scrivere in sequenza le lettere dell’alfabeto italiano dalla A alla Z, ( A B C D E … Z ), arrivato alla Z inizia subito con la sequenza di numeri da 1 a 21 ( 1 2 3 4 … 21 ), quando arrivi a 21 stoppa il cronometro e guarda quanto tempo ci hai messo per scrivere le due sequenze Ora fai partire nuovamente il cronometro, ma questa volta scriverai una sequenza unica mixando lettere e numeri, ( es. A 1 B 2 C 3 D E F 4 5 6 … ) fino ad arrivare anche qui a Z e 21, stoppa il cronometro e guarda quanto c’hai messo in più rispetto alla prima fase dell’esperimento
www.gabrinani.it – coaching@gabrinani.it
Pagina 10
RICONQUISTA IL TUO TEMPO
Nel secondo caso c’avrai anche messo maggiore concentrazione, ma avrai anche impiegato più tempo! Hai appena sperimentato i costi del CONTENT SWITCHING ( cambio contesto ) NESSUNO può fare più cose contemporaneamente! – il cervello può focalizzarsi solo su una attività per volta Possiamo rapidamente spostare l’attenzione da una attività ad un’altra, ma tutto questo hai dei costi intermini di energia mentale e tempo, anche se, dell’energia, ce ne accorgiamo più che altro a fine giornata, o ogni tot ore di lavoro Servono minimo 20 minuti per concentrarsi pienamente su un compito, quindi ogni volta che distogliamo l’attenzione anche solo per un secondo, abbiamo bisogno di altri 20 minuti per rientrare pienamente in concentrazione, con una perdita sia di tempo, che di energia, e molto probabilmente anche di qualità della performance SPECIFICA: se l’interruzione è breve, e l’attività è molto meccanica, sarà più facile rientrare nella concentrazione Il CONTENT SWITCHING si paga sia nelle micro-attività quotidiane ( micro-multitasking ) che nel macro-multitasking, quando si vuole seguire più progetti contemporaneamente ( anzi in questo secondo caso anche di più! ) N° di progetti in
% di tempo disponibile per
Perdita dovuta al cambio di
contemporanea
ogni progetto
contesto
1
100%
0%
2
40%
20%
3
20%
40%%
4
10%
60%
5
5%
75%
www.gabrinani.it – coaching@gabrinani.it
Pagina 11
RICONQUISTA IL TUO TEMPO
Quando facciamo più cose “contemporaneamente” e otteniamo poco, siamo nel limbo della distrazione
Il segreto sta nell’imparare ad alternare momenti di assoluta concentrazione, in cui ci concentriamo su un’unica attività prioritaria, con momenti di assoluto riposo
ATTENZIONE
alta
Area di lavoro ottimale
Limbo della distrazione
Area di riposo ottimale bassa TEMPO Per ottenere questa curva sinusoidale ideale devi dotarti di una sana STRESS-RECOVERY ROUTINE Non nasciamo distratti, lo diventiamo nel tempo, adottando quotidianamente abitudini alla distrazione che indeboliscono le nostre capacità di concentrazione www.gabrinani.it – coaching@gabrinani.it
Pagina 12
RICONQUISTA IL TUO TEMPO
Quali sono i tuoi pattern ( schemi abitudinari ) di deconcentrazione? Sono ripetitivi, automatici, inconsci, si attivano in specifiche situazioni Es. controlli di cell ogni volta che hai un tempo morto? Oppure appena sveglio? O poco prima di iniziare a fare una certa cosa/attività? Oppure ogni volta che devi iniziare qualcosa di difficile, o noioso, … oppure è il tuo rituale pre-sonno? SE LA DISTRAZIONE E’ UN’ABITUDINE, ANCHE LA CONCENTRAZIONE PUO’ RIVIDENTARLO EVITARE IL MICRO-MULTITASKING Ecco due tecniche per migliorare la tua capacità di focus, e migliorare la tua concentrazione e produttività: La tecnica del pomodoro Il principio OHIO la tecnica del pomodoro sviluppata negli anni 80 da Francesco Cirillo, sviluppatore software e imprenditore. Ti serve solo un timer da cucina ( anche in forme diverse dal pomodoro! )
Scegli un’attività da completare ( una e una sola – no multitasking! )
Imposta il timer a 25 minuti
Lavora sulla tua attività senza distrazioni fino a che il timer non suona
Prendi una pausa di 5 minuti ( no controllo social! )
Ogni 4 suoni di pomodoro da 25 minuti prenditi una pausa più lunga di 15 – 30 minuti massimo ( compatibilmente con ciò che puoi permetterti ad esempio se sei al lavoro )
Ecco un suggerimento per far rendere al meglio la tecnica. Prepara una lista di attività organizzata per priorità e decidi per ogni attività quanti pomodori da 25 minuti stimi siano necessari per completarla Ogni volta che porti a termine un pomodoro metti una X su quadratino come nell’esempio seguente
www.gabrinani.it – coaching@gabrinani.it
Pagina 13
RICONQUISTA IL TUO TEMPO
1. FAI RICERCHE PER IL TUO LIBRO 2. FAI STESURA PRIMA BOZZA
3. RILEGGI LA BOZZA E CERCA IMMAGINI 4. FAI MAILING Così potrai controllare quanto sono realistiche le tue stime, potrai monitorare tempi e miglioramenti, sapere in anticipo il carico di lavoro che ti spetta, e tanti altri vantaggi 25 minuti scoprirai che sono lunghi per mantenere la concentrazione. Probabilmente all’inizio fallirai dopo 5 … 10 … 15 minuti, non puoi saperlo fino a ce non provi. Ma va tutto bene, insisti, l’importante è che avrai iniziato, e comincerai a costruire un’utilissima consapevolezza intorno ai tuoi ai tuoi tempi e alle tue distrazioni Se ti “arriva” una qualche “distrazione interna”, ad es. lo stimolo a controllare le notifiche del cellulare, scrivi in parte all’attività che stai completando quello che lo stimolo ti suggerisce di fare, es. controlla il cellulare, e torna a lavorare. Mettere nero su bianco la distrazione è molto utile perché la depotenzia! Per le “distrazioni esterne”, tipo colleghi, figli, o altro, valgono le regole di “educazione” precedentemente spiegate, ovvero le persone vanno educate a non rompere le scatole. Ma in certi casi ciò è difficile e quindi vale la regola “informa – negozia – richiama”:
Informa la persona che vuole interromperti che stai lavorando ad altro
Negozia velocemente un altro momento per discutere la questione per cui vogliono interromperti
Richiama la persona che ti ha interrotto quando è il momento/puoi
Se non riesci a rimandare di 25 minuti le richieste degli altri ( a meno che tu non sia un infermiere o medico del pronto soccorso, o un pompiere, o altra figura di emergenza ) non hai un problema di tempo, ma di assertività! MAI prolungare il pomodoro di 2/3 minuti per terminare l’attività. Al suono ti fermi e fai la pausa necessaria! Se vuoi imparare a gestire efficacemente il tuo tempo www.gabrinani.it – coaching@gabrinani.it
Pagina 14
RICONQUISTA IL TUO TEMPO
Le pause devono essere pause, quindi bevi un bicchiere di acqua, respira consapevole, fai due passi, stretching, prendi un caffè, e nient’altro Il principio OHIO Perché non si controllano le mail di lavoro sul cell … se non sei al lavoro? E sei ad es. in attesa in posta o dal dottore? metti che ti capiti una mail importante per cui ti manca la tua agenda, o le informazioni per dare una risposta … ti troveresti ad aprire un open loop gigante! Che ti mangerebbe energia fino a che non puoi chiuderlo! O.H.I.O. ( only handle it once ) mettici mano soltanto una volta Nei “tempi morti” della tua vita immergiti nella sana noia, medita, libera la mente!!! E PER EVITARE IL MACRO-MULTITASKING? Dedica ad ogni progetto una giornata, o momento della giornata. L’idea è quella di dedicare ad ogni progetto, o attività dello stesso, uno spazio a “compartimento stagno” Riconosci e accetta i tuoi limiti, anzi meglio, poniti dei limiti precisi ( di budget, di tempo, di spazio, … ), perché quando sappiamo di avere dei limiti, sfruttiamo al meglio le risorse che abbiamo a disposizione. Ogni tre mesi, pianifica le successive 12 settimane, calendarizzando tutte le tue attività ( questa è ovviamente una pratica più applicabile per i liberi professionisti ) Mettici tutte le attività che ritieni ragionevolmente di portare a termine Lo scopo della calendarizzazione non è quello di avere una pianificazione rigida, inflessibile. Lo scopo è farti realizzare quanto bolle in pentola, farti prendere consapevolezza del tuo livello di saturazione, per prendere decisioni migliori e vivere una vita inseguendo piani più realistici, “umani”. Lascia dei margini “di respiro”, per gli imprevisti PIANIFICA COME UN PESSIMISTA, AGISCI COME UN OTTIMISTA Se hai 40 ore di lavoro settimanali, pianificane 20 – 25 … 30 al massimo! www.gabrinani.it – coaching@gabrinani.it
Pagina 15
RICONQUISTA IL TUO TEMPO
PROCASTINAZIONE “SE OGGI NON STAI VIVENDO I TUOI SOGNI, E’ PERCHE’ IERI HAI RIMANDATO A DOMANI” Procrastinare è male solo quando diventa un’abitudine automatica e sabotante, una vera e propria strategia di fuga dalla realtà Si procastina perché l’attività con cui si sostituisce il compito evitato è più semplice, o piacevole. Fare ordine nelle cartelle del PC, scrollare i post su facebook, sono attività più semplici e meccaniche, che necessitano di minore impegno. Quindi si procastina perché è comodo, e ci fa sentire meglio perché sentiamo di avere fatto qualcosa e ciò attenua il senso di colpa che avremmo avuto se non avessimo fatto nulla! Procrastinando si evita lo stress di agire, e si trova sollievo immediato dopamina low cost! Un like, un commento simpatico, … sono tutti mezzi immediati per ricevere piccole gratificazioni accompagnate da picchi di dopamina A volte si procastina per paura, perché quando si avvia qualcosa … poi bisogna continuare e non ci si può fermare, poi le cose si mettono in moto e portano a scelte, cambiamenti, sfide, … fatiche! A volte si procastina perché non si hanno le idee chiare, non c’è dall’altra parte un obiettivo o direzione che ci attizza, che ci da la motivazione necessaria per agire SPESSO TENDIAMO A SOVRASTIMARE LE NOSTRE CAPACITA’ … NEL FUTURO Facciamo lunghi elenchi di cose da fare, attività da sbrigare, obiettivi da raggiungere … dando per scontate che magiche fore si impadroniranno di noi e ci porteranno a completare la mirabile opera Sottovalutiamo la durata delle attività future. Così procrastiniamo fino all’ultimo convinti che tanto ce la faremo … e magari ce la faremo ma … a quale prezzo energetico? Preferisci avere 100 euro subito, o 110 domani?
www.gabrinani.it – coaching@gabrinani.it
Pagina 16
RICONQUISTA IL TUO TEMPO
Molte persone scelgono i 100 euro subito Se invece ti chiedessi: 100 euro fra 30 giorni, o 110 fra 31 giorni Cosa sceglieresti? Solitamente molti sceglierebbero 110 Le due domande sono identiche. In entrambi i casi ci viene chiesto di scegliere se:
Preferiamo una gratificazione più piccola, aspettando meno tempo, oppure
Preferiamo una gratificazione più grande, ma aspettando più a lungo
Quando la domanda viene posta al presente la maggior parte delle persone preferisce una piccola gratificazione il più velocemente possibile risposta più irrazionale Se la stessa scelta viene traslata nel tempo, improvvisamente le persone compiono una scelta più razionale Questo fenomeno viene chiamato: HYPERBOLIC DISCOUNTING ( sconto iperbolico ) Questa teoria afferma che i sacrifici che ci vengono richiesti subito appaiono, nella nostra mente, di gran lunga superiori rispetto ai sacrifici che ci vengono richiesti in futuro. Anche se l’entità del sacrificio rimane invariata. È questo fenomeno che ci porta a procrastinare con ottimismo nel futuro sovrastimando le nostre capacità! In poche parole: fare un’attività adesso, o farla domani richiede lo stesso sacrificio. Eppure noi tendiamo a “scontare” enormemente la fatica che faremo domani per la stessa attività che oggi sembra faticosa Questo perché siamo convinti che domani saremo più motivati, produttivi, concentrati
www.gabrinani.it – coaching@gabrinani.it
Pagina 17
RICONQUISTA IL TUO TEMPO
Tendiamo così tanto a sovrastimare il nostro “IO FUTURO” , da sottovalutare le capacità di “noi nel presente”. Si fanno sempre piani rosei sul futuro, si pensa sempre che sapremo fare x, troveremo il tempo per … , otterremo x, ecc Dimenticando che chi vuole raccogliere nel futuro … deve muovere il culo nel presente! Abbiamo DUE FORME DI PROCASTINAZIONE: STATICA. Quando dobbiamo iniziare un nuovo progetto, una nuova giornata di lavoro, di studio. Iniziare o re-iniziare una nuova attività richiede al nostro cervello una certa dose di sforzo. Il foglio bianco, la pila di di libri per iniziare a studiare, … il solo pensiero mette in moto tutti i comportamenti tipici della procrastinazione DINAMICA. L’insieme delle distrazioni che ci rallentano in corso d’opera, quando abbiamo iniziato a lavorare. È più debole di quella statica, ma non è da sottovalutare. Ci obbliga a combattere costantemente contro le distrazioni. Per tenerla a bada va bene la tecnica del pomodoro o la stress-recovery routine di cui abbiamo parlato prima E per la procrastinazione statica? La mente scegli quasi sempre il percorso con minore resistenza … è pigra Ogni volta che decidiamo di cambiare, migliorare, andiamo in contro a delle resistenze Per gestire questo tipo di resistenze che portano alla procrastinazione possiamo ricorrere alla regola dei 5 secondi di Mel Robbins, che io ho abbassato a 3 secondi! esiste una finestra di 3 secondi tra l’istinto di agire e l’inibizione mentale, 3 secondi per trasformarsi in persone orientate all’azione, e capaci di controllare il proprio destino, o persone in balìa degli eventi quando stiamo per fare qualcosa di significativo, un passo difficile che ci vede timorosi o incerti, abbiamo 3 secondi di esitazione. Chiamiamo quei 3 secondi il “bacio della morte”, Perché mettono a tacere tutto ma potrebbero anche diventare lo “spazio del cambiamento” www.gabrinani.it – coaching@gabrinani.it
Pagina 18
RICONQUISTA IL TUO TEMPO
3 – 2 – 1 – via! ( proprio così, devi fare mentalmente un conto alla rovescia partendo da 3 e poi bum! Fai quello che devi fare, o eviti di fare quello che ti porterebbe fuori strada ) Che cos’è il “3-2-1-via!” ?: uno strumento cognitivo - Come si usa?: ogni volta che si avverte un impulso ad agire per raggiungere un obiettivo/onorare un impegno, oppure ad agire un qualche comportamento poco efficace, si parte mentalmente con il conto alla rovescia, e si agisce nella direzione necessaria ( verso l’obiettivo, o lontano dal comportamento limitante ) Perché funziona?: Quando esitiamo, in una frazione di secondo parte un segnale di stress al cervello, il quale crede ci sia un problema, e quindi scatena una reazione chimica per predisporci alla difesa. Anche se il problema non c’è, il cervello attraverso la consapevolezza ne troverà uno possibile! Il conteggio invece distrae la mente da tutto ciò, evita l’onda di stress, e ci permette di attrezzarci ad agire RIGENERAZIONE La nostra biologia segue intervalli da 90 minuti – cicli che coinvolgono il sonno ed altre attività Sonno leggero, sonno profondo, fase onirica ( REM ) si alternano all’interno di un ciclo da 90 minuti E ogni notte, a seconda di quando dormiamo, ripetiamo dai 4 ai 6 cicli Anche di giorno viviamo dei cicli da 90 minuti – chiamiamo questi cicli notturni e diurni cicli ultradiani Questi cicli determinano i momenti di picco dell’attenzione, e i momenti di calo che ne seguono Dobbiamo quindi considerare le nostre vite, e le giornate in cui le viviamo, nella loro interezza. Non esiste una netta separazione tra vita privata e lavoro e vita pubblica. È tutta vita, e tutto quello che facciamo in questo tempo influenza il restante tempo
www.gabrinani.it – coaching@gabrinani.it
Pagina 19
RICONQUISTA IL TUO TEMPO
Ecco alcuni consigli per vivere al meglio le nostre giornate, gestendo la nostra risorsa energia in maniera efficace
Interrompi la tua giornata anche se senti l’impulso di finire ciò che stai facendo. Spesso facciamo il contrario, arriviamo a svuotarci energeticamente per finire qualcosa e non averlo da finire il giorno dopo. Ovviamente qui parliamo di progetti o attività che ci tengono in ballo per tanti giorni consecutivi, e non micro-azioni quotidiane. In alcuni casi è possibile interrompere il lavoro a metà dell’opera ( una presentazione, delle slide didattiche, un paragrafo di un libro, un disegno tecnico o altra parte di un progetto, … )
Fermati quando sei al massimo della tua creatività. Come un surfista, la creatività procede a onde, quando arrivi sulla cresta, impara ad uscire prima che inizi a discendere
Quando hai finito, stacca completamente la spina. Forse la parte più difficile per molti. Ma prendere le distanze è fondamentale per far lavorare la mente inconscia senza pressioni. Come quando non ci ricordiamo un nome a memoria e ci mettiamo a fare dell’altro e magicamente ci viene in mente. Quando hai dato abbastanza smetti, e Ritornaci sopra il giorno successivo. Così il giorno dopo saprai esattamente da dove ricominciare
Questi ultimi suggerimenti sembrano contraddire tutto quanto è stato detto prima … l’effetto zeigarnik e gli open loops … qui ne apriamo di enormi! Quindi? Applica la ROUTINE DI CHIUSURA ( shutdown routine ) A fine giornata prenditi 10-15 minuti per chiudere tutti gli open loop ( tranne quello dell’ultima azione che hai lasciato incompiuta ), che non significa per forza completare tutte le attività a cui si riferiscono. Ti basta fare una pianificazione di massima della giornata successiva Fai un semplice riepilogo delle attività in ballo, e delle azioni che dovrai compiere all’indomani e nei giorni successivi per concluderle. Questa azione toglie al cervello la pressione dell’open loop. Per concludere Quando è stata l’ultima volta che sei stato 10 minuti senza far niente, e non steso sul divano, ma in attesa alla banca, in posta, in un ristorante, … seduto in poltrona nel vuoto assoluto, dove non fai nulla se non riflettere?! www.gabrinani.it – coaching@gabrinani.it
Pagina 20
RICONQUISTA IL TUO TEMPO
Il semplice atto del riflettere, quell’azione in cui si fanno brevi riepiloghi, bilanci, si ripassano mentalmente le cose viste e provate e sentite, si mettono insieme i pezzi della propria vita. Un ozio creativo. Dove magari prendi appunti, ti annoti delle cose, butti dei pensieri su carta. Questo è il momento in cui fermi il tapis roulant della vita e scendi e ti fermi e respiri Alcuni amano tenere un taqquino o un diario giornaliero. Dove scrivono quotidianamente ciò per cui sono grati appena svegli, cosa faranno durante la giornata, e alla sera cosa è accaduto di bello durante il giorno Attento alle eccessive “doverizzazioni” che ti imponi, o che credi ti impongano gli altri, o il mondo. Prenditi del tempo per giocare, esplorare, curiosare. DI COSA ABBIAMO PRESO CONSAPEVOLEZZA, COSA ABBIAMO IMPARATO
Tutto inizia dalle abitudini mattutine
Puoi svegliarti subito come un NAVY SEAL
Crea la tua routine mattutina ed evita la decision fatigue
Creati la tua ora sacra – un rituale mattutino tutto tuo per: svegliarti, muoverti, formarti e fermati
Il cervello distorce temporalmente la realtà – puoi recuperare un pensiero tridimensionale
Esiste l’effetto zeigarnik che genera degli open loops ( anelli aperti ) che succhiano energia
Siamo soggetti alla limitazione di canale, o magico 7 più o meno 2 – che limita la quantità di informazioni che possiamo processare al momento
Possiamo creare degli svuota mente incasellando i nostri pensieri in tre categorie: DEVO – VOGLIO – PENSO
Abbiamo parlato di priorità
Abbiamo parlato di paradosso delle scelte – ovvero di come l’abbondanza di scelte può paralizzarci e/o renderci infelici e insoddisfatti
Abbiamo conosciuto lo strumento della scala senza un gradino, per sbarazzarci del superfluo e concentrarci su ciò che conta
Abbiamo parlato di effetto domino – ovvero quell’attività prioritaria che rende immediata l’esecuzione di quelle successive
Abbiamo parlato di tempo sprecato ( tempo pieno, vuoto, sprecato ) e distrazioni www.gabrinani.it – coaching@gabrinani.it
Pagina 21
RICONQUISTA IL TUO TEMPO
Abbiamo parlato di content switching – ovvero di costi della distrazione
Micro-multitasking e macro-multitasking – limbo della distrazione
Stress-recovery routine – tecnica del pomodoro – tecnica O.H.I.O. ( only handle it once ) – settimane tematiche - pianificazione trimestrale - tecniche per migliorare il nostro focus e organizzazione delle attività
Procrastinazione – statica e dinamica
Sconto iperbolico – ovvero l’ingiustificato ottimismo sulle capacità e possibilità di riuscita del nostro “io futuro”
La regola dei 3secondi – per mettere a tacere le rimuginazioni che portano a procrastinare/evitare di … e agire! 3 – 2- 1 – via!
Staccare la spina – fermarsi al momento giusto
Routine di chiusura – per mettere a tacere gli open loops e staccare veramente
L’importanza del tempo per riflettere, giocare, esplorare, fermarsi
Lo scopo del fare non è produrre di più, ma avere il tempo per vivere di più Nulla ci appartiene, solo il tempo è nostro
www.gabrinani.it – coaching@gabrinani.it
Pagina 22