Modulo acces

MODULO DE ACCESS SEGÚN “A”

Luis Sevilla

Crear una consulta de creación de tabla Importante: Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

Usar creación de una consulta de tabla cuando tenga que copiar los datos en una tabla o un archivo de datos. Creación de una consulta de tabla es una consulta de selección que se ejecuta y, a continuación, crea una nueva tabla en función de los resultados. Si ya tiene una consulta de selección que desea usar como base para la creación de una consulta de tabla, utilice el procedimiento que se muestra aquí. Si necesita más información antes de empezar, vaya a la sección Obtenga más información sobre cómo realizar consultas de tabla, a continuación.

Nota: Este artículo no se hace extensivo a las aplicaciones de Access, el tipo de base de datos que se diseña con Access y se publica en línea. Vea Crear una aplicación de Access para más información.

1. Abra la consulta de selección en la vista Diseño o cambie a la vista Diseño.

2. En el grupo Tipo de consulta de la pestaña Diseño, haga clic en Crear tabla.

Aparecerá el cuadro de diálogo Crear tabla.

3. En el cuadro Nombre de la tabla, escriba el nombre de la nueva tabla.

- O bien Haga clic en la flecha abajo y seleccione un nombre de tabla existente para reemplazar la tabla.

4. Elija si desea colocar la nueva tabla en la base de datos actual o en otra base de datos.

5. Haga clic en Aceptar.

6. Haga clic en Ejecutar y, a continuación, en Sí para confirmar la operación.

Para cambiar o actualizar parte de los datos en un conjunto existente de registros, como uno o varios campos, puede usar una consulta de actualización. Para obtener más información sobre las consultas de actualización, vea el artículo Actualizar datos mediante una consulta.

Para agregar registros (filas) a una tabla existente, puede usar una consulta de datos anexados. Para obtener más información sobre las consultas de datos anexados, vea el artículo Agregar registros a una tabla mediante una consulta de datos anexados.

Obtener información sobre realizar consultas de tabla Notas: 



No se puede crear la creación de una consulta de tabla en una aplicación web de Access. Sin embargo, puede exportar las tablas de origen a una base de datos de .accdb en el programa de escritorio de Access, crear y ejecutar una marca no existe la consulta de tabla y, a continuación, importar la nueva tabla en la aplicación de Access.

No se puede ejecutar la creación de una consulta de tabla en una base de datos de Access mediante un explorador Web. Pero puede ejecutar la creación de una consulta de tabla en una base de datos de Access que se abre en el programa de escritorio de Access 2010.

A realizar recupera datos de una o más tablas de consulta de tabla y, a continuación, cargue el conjunto de resultados en una nueva tabla. Nueva tabla puede residen en la base de datos que ha abierto, o puede crear en otra base de datos.

Normalmente, se crea realizar consultas de tabla cuando tenga que copiar o archivar datos. Por ejemplo, suponga tiene una tabla (o tablas) datos de ventas antiguos y usar esos datos en informes. No pueden cambiar las cifras de ventas porque las transacciones tienen al menos una días y constantemente ejecutar una consulta para recuperar los datos puede llevar tiempo, especialmente si ejecuta una consulta compleja con un almacén de datos de gran tamaño. Cargar los datos en una tabla independiente y usar esa tabla como origen de datos pueden reducir la carga de trabajo y proporcionar un archivo de datos de forma conveniente. Durante el proceso, recuerde que los datos de la nueva tabla estrictamente están una instantánea; no tiene ninguna relación o conexión a su tabla de origen o las tablas.

El proceso de creación de la creación de una consulta de tabla sigue estos pasos generales: 



Habilitar la base de datos, si no está firmado o no resida en una ubicación de confianza. No se puede ejecutar consultas de acción (anexar, actualizar y realizar consultas de tabla) en caso contrario.

En la vista de diseño de consulta, crear una consulta de selección y, a continuación, modifique esa consulta hasta que devuelva los registros que desee. Puede seleccionar datos de más de una tabla y, en un sentido real, anule la puede normalizar los datos. Por ejemplo, puede colocar los datos de cliente, transportista y proveedor en una sola tabla, algo que no se hace en una base de datos de producción con tablas correctamente normalizados. También puede usar criterios en la consulta para personalizar o restringir el conjunto de resultados más.

Para obtener más información sobre cómo normalizar los datos, vea el artículo conceptos básicos del diseño de base de datos.



Convertir la consulta de selección a la creación de una consulta de tabla, elija una ubicación para la nueva tabla y, a continuación, ejecute la consulta para crear la tabla.

Crear una consulta de selección y conviértala a la creación de una consulta de tabla Para crear una consulta de creación de tabla, cree primero una consulta de selección y, a continuación, conviértala en una consulta de creación de tabla.

La consulta de selección puede usar campos calculados y expresiones para ayudar a devolver los datos que necesite. En los siguientes pasos se explica cómo crear y convertir la consulta. Si ya tiene una consulta de selección que se ajuste a sus necesidades, vaya a los pasos descritos para convertir la consulta de selección y ejecutar la consulta de creación de tabla.

Crear la consulta de selección Nota: Si ya dispone de una consulta de selección que genere los datos que necesite, vaya a los siguientes pasos.

1. En la pestaña Crear, en el grupo Consulta, haga clic en Diseño de la consulta.

2. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic en las tablas de las que desee recuperar datos. Cada tabla aparece como una ventana en la sección superior del diseñador de consultas. Haga clic en Cerrar cuando termine de agregar tablas.

3. En cada tabla, haga doble clic en el campo o campos que desea usar en la consulta. Cada campo aparece en una celda en blanco en la fila campo de la cuadrícula de diseño. Esta ilustración muestra la cuadrícula de diseño con varios campos de tabla agregados.

4. De manera opcional, agregue expresiones a la fila campo.

5. De manera opcional, agregue criterios a la fila criterios de la cuadrícula de diseño.

6. Haga clic en Ejecutar para ejecutar la consulta y mostrar los resultados en una hoja de datos.

7. Si lo desea, cambie los campos, expresiones o criterios y vuelva a ejecutar la consulta hasta que devuelva los datos que desea colocar en la nueva tabla.

Convertir la consulta de selección 1. Abra la consulta de selección en la vista Diseño, o bien, cambie a la vista Diseño. Access permite hacerlo de varias maneras: o Si la consulta está abierta en una hoja de datos, haga clic con el botón secundario del mouse en la pestaña de documentos de la consulta y haga clic en Vista Diseño. o Si la consulta está cerrada, en el panel de navegación, haga clic en la consulta y haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.

2. En el grupo Tipo de consulta de la pestaña Diseño, haga clic en Crear tabla.

Aparecerá el cuadro de diálogo Crear tabla.

3. En el cuadro Nombre de la tabla, escriba el nombre de la nueva tabla.

- O bien Haga clic en la flecha desplegable y seleccione un nombre de tabla existente.

4. Siga uno de estos procedimientos: o Colocar la nueva tabla en la base de datos activa i.

Si aún no está seleccionada la opción Base de datos activa, haga clic en ella y, a continuación, haga clic en Aceptar. ii.

Haga clic en Ejecutar y, a continuación, en Sí para confirmar la operación.

Nota: Si está reemplazando una tabla existente, Access elimina primero esa tabla y le pide que confirme su eliminación. Haga clic en Sí y, a continuación, haga de nuevo clic en Sí para crear la nueva tabla. o

Colocar la nueva tabla en otra base de datos i.

Haga clic en Otra base de datos. ii.

En el cuadro Nombre de archivo, escriba la ubicación y el nombre de archivo de la otra base de datos.

- O bien Haga clic en Examinar, use el cuadro de diálogo Crear tabla para buscar la otra base de datos y, a continuación, haga clic en Aceptar.

iii. iv.

Haga clic en Aceptar para cerrar el primer cuadro de diálogo Crear tabla.

Haga clic en Ejecutar y, a continuación, en Sí para confirmar la operación.

Nota: Si está reemplazando una tabla existente, Access elimina primero esa tabla y le pide que confirme su eliminación. Haga clic en Sí y, a continuación, haga de nuevo clic en Sí para crear la nueva tabla.

Más información sobre expresiones y criterios de consulta Los pasos de este artículo mencionen expresiones y criterios de consulta. Un criterio de consulta es una regla que identifique los registros que desee de una consulta. Usar criterios cuando no desee ver todos los registros en un conjunto determinado de datos. Por ejemplo, el criterio > 25 y < 50 devuelve valores mayores que 25 y menor que 50. Un criterio, como "Chicago" o "París" o "Moscú" devuelve sólo los registros de las ciudades.

Para obtener más información sobre el uso de criterios, vea el artículo ejemplos de criterios de consulta.

Una expresión es una combinación de operadores matemáticos o lógicos, constantes, funciones y nombres de campos, controles y propiedades que se evalúa como un valor único. Use una expresión cuando necesite datos que no residen directamente en una tabla. Por ejemplo, la expresión [PrecioUnidad] * [Cantidad] multiplica el valor del campo PrecioUnidad por el valor en el campo Cantidad. Puede usar expresiones en una amplia variedad de formas y el proceso de creación y uso de ellos puede resultar muy complejo.

Para obtener más información sobre cómo crear y usar expresiones, vea el artículo crear una expresión.

Evitar que el modo deshabilitado bloquee una consulta De forma predeterminada, si se abre una base de datos que no se guarda en una ubicación de confianza, o si no ha elegido confiar en la base de datos, Access impide todas las consultas de acción: consultas de datos anexados, actualización, eliminación o creación de tabla — se ejecuten.

Si trata de ejecutar una consulta de acción y parece que no ocurre nada, compruebe si en la barra de estado de Access aparece el siguiente mensaje: El modo deshabilitado ha bloqueado la acción o el evento.

Cuando ve este mensaje, haga lo siguiente:



En la barra de mensajes (debajo de la cinta de opciones), haga clic en Habilitar contenido.

Guía de relaciones de tablas Importante: Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

Uno de los objetivos de un buen diseño de base de datos es eliminar la redundancia de los datos (datos duplicados). Para conseguirlo, conviene desglosar los datos en muchas tablas basadas en temas para que cada hecho esté representado solo una vez. Después, se debe proveer a Access de un medio para recopilar de nuevo la información desglosada (esto se realiza colocando campos comunes en tablas que estén relacionadas). Sin embargo, para realizar este paso correctamente, primero debe conocer las relaciones existentes entre las tablas y, a continuación, especificar dichas relaciones en la base de datos.

En este artículo Introducción Tipos de relaciones de tablas ¿Por qué crear relaciones de tablas?

Descripción de la integridad referencial Ver relaciones de tablas Crear una relación de tabla Eliminar una relación de tabla Cambiar una relación de tabla Exigir integridad referencial Introducción Tras crear una tabla para cada tema en la base de datos, es preciso proporcionar a Access un medio para recopilar de nuevo esa información cuando sea necesario. Para ello, se colocan campos comunes en las tablas que estén relacionadas y se definen las relaciones entre las tablas. De ese modo, se pueden crear consultas, formularios e informes que muestren a la vez

la información de varias tablas. Por ejemplo, el formulario que se muestra a continuación incluye información recopilada de varias tablas:

1. La información de este formulario procede de la tabla Clientes...

2. ... la tabla Pedidos...

3. ... la tabla Productos...

4. ... y la tabla Detalles de pedidos.

El nombre de cliente del cuadro Facturar a se obtiene de la tabla Clientes, los valores de Id. de pedido y Fecha de pedido proceden de la tabla Pedidos, el nombre de producto viene de la tabla Productos, y los valores Precio por unidad y Cantidad proceden de la tabla Detalles del pedido. Estas tablas se vinculan entre sí de varias formas para recopilar información de cada una e incorporarla al formulario.

Siguiendo en el ejemplo anterior, los campos de las tablas deben coordinarse de modo que muestren información acerca del mismo pedido. Esta coordinación se lleva a cabo mediante las relaciones de tablas. Una relación de tabla hace coincidir los datos de los campos clave (a menudo un campo con el mismo nombre en ambas tablas). En la mayoría de los casos, estos campos coincidentes son la clave principal de una tabla, que proporciona un identificador único para cada registro, y una clave externa de la otra tabla. Por ejemplo, los empleados pueden asociarse a los pedidos de los que son responsables mediante la creación de una relación de tabla entre los campos Id. de empleado en las tablas Empleados y Pedidos.

1. Id. de empleado aparece en ambas tablas; como clave principal...

2. ... y como clave externa.

Volver al principio Tipos de relaciones de tablas Existen tres tipos de relaciones de tablas en Access. 

Una relación uno a varios Usemos como ejemplo una base de datos de seguimiento de pedidos que incluya una tabla Clientes y una tabla Pedidos. Un cliente puede realizar cualquier número de pedidos. Por cada cliente representado en la tabla Clientes puede haber representados muchos pedidos en la tabla Pedidos. Por lo tanto, la relación entre la tabla Clientes y la tabla Pedidos es una relación de uno a varios.

Para representar una relación uno a varios en el diseño de la base de datos, tome la clave principal del lado "uno" de la relación y agréguela como campo o campos adicionales a la tabla en el lado "varios" de la relación. En este caso, por ejemplo, agregaría un nuevo campo (el campo Id. de la tabla Clientes) a la tabla Pedidos y lo denominaría Id. de cliente. Así, Access puede usar el número de identificador del cliente de la tabla Pedidos para dar con al cliente correcto de cada producto.



Una relación varios a varios Centrémonos ahora en la relación entre una tabla Productos y una tabla Pedidos. Un solo pedido puede incluir varios productos. Por otra parte, un único producto puede aparecer en muchos pedidos. Por tanto, por cada registro de la tabla Pedidos puede haber varios registros en la tabla Productos. Además, por cada registro de la tabla Productos puede haber varios registros en la tabla Pedidos. Esta relación se denomina relación de varios a varios. Tenga en cuenta que para detectar las relaciones de varios a varios existentes entre las tablas, es importante que considere ambas partes de la relación.

Para representar una relación de varios a varios, debe crear una tercera tabla, a menudo denominada tabla de unión, que divide la relación de varios a varios en dos relaciones uno a varios. Debe insertar la clave principal de cada una de las dos tablas en la tercera. Como resultado, la tercera tabla registra cada ocurrencia, o instancia, de la relación. Por ejemplo, la tabla Pedidos y la tabla Productos tienen una relación varios a varios que se define mediante la creación de dos relaciones uno a varios con la tabla Detalles de pedidos. Un pedido puede incluir muchos productos, y cada producto puede aparecer en muchos pedidos.



Una relación uno a uno En una relación uno a uno, cada registro de la primera tabla solo puede tener un registro coincidente en la segunda tabla y viceversa. Esta relación no es común porque la mayor parte de las veces la información

relacionada de este modo se almacena en la misma tabla. Puede usar la relación uno a uno para dividir una tabla con muchos campos, para aislar parte de una tabla por razones de seguridad o para almacenar información que solo se aplica a un subconjunto de la tabla principal.

Cuando identifique esta relación, ambas tablas deben compartir un campo común.

Volver al principio ¿Por qué crear relaciones de tablas?

Puede crear relaciones de tablas explícitamente mediante la ventana Relaciones, o bien arrastrando un campo desde el panel Lista de campos.

Access usa relaciones de tablas para decidir cómo combinar las tablas si hay que usarlas en un objeto de base de datos. Existen varias razones por las que se deben crear relaciones de tablas antes de crear otros objetos de base de datos, como formularios, consultas e informes. 

Las relaciones de tabla inspiran los diseños de consulta Para trabajar con registros de más de una tabla, a menudo se debe crear una consulta que combine las tablas en cuestión. La consulta compara los valores del campo de clave principal de la primera tabla con el campo de clave externa de la segunda. Por ejemplo, para devolver filas que enumeren todos los pedidos de cada cliente, deberá crear una consulta que combine la tabla Clientes con la tabla Pedidos de acuerdo con el campo Id. de cliente. En la ventana Relaciones, puede especificar manualmente los campos que desea combinar. Sin embargo, si ya tiene definida una relación entre las tablas, Access suministrará la combinación predeterminada según la relación de tabla existente.

Además, si usa uno de los asistentes para consultas, Access usará la información recopilada de las relaciones de tablas ya definidas para presentarle selecciones bien fundamentadas y para rellenar de antemano los valores predeterminados de las opciones de la propiedad.



Las relaciones de tablas inspiran los diseños de formulario e informe Al diseñar un formulario o informe, Access usa la información recopilada de las relaciones de tablas ya definidas para presentarle selecciones bien fundamentadas y para rellenar de antemano los valores predeterminados de las opciones de la propiedad.



Las relaciones de tabla son la base con la que exigir integridad referencial y evitar los registros huérfanos en la base de datos. Un registro huérfano es el que hace referencia a otro registro que no existe por ejemplo, un registro de un pedido que hace referencia a un registro de un cliente que no existe.

Al diseñar una base de datos, la información se divide en tablas y cada una de ellas tiene una clave principal. Después, se agregan claves

externas a las tablas relacionadas que hacen referencia a dichas claves principales. Estos pares de clave principal y clave externa forman la base de las relaciones de tabla y de las consultas de varias tablas. Es importante que dichas referencias de clave principal y clave externa estén sincronizadas. La integridad referencial, que depende de las relaciones de tabla, sirve para asegurarse de que las referencias permanezcan sincronizadas.

Volver al principio Descripción de la integridad referencial Al diseñar una base de datos, la información se divide en muchas tablas basadas en temas para minimizar la redundancia de los datos. Después, se provee a Access de un medio para recopilar de nuevo la información, colocando campos comunes en tablas relacionadas. Por ejemplo, para representar una relación uno a varios, se toma la clave principal de la tabla "uno" y se agrega como campo adicional a la tabla "varios". Para recopilar de nuevo los datos, Access toma el valor de la tabla "varios" y busca el valor correspondiente en la tabla "uno". De este modo, los valores de la tabla "varios" hacen referencia a los valores correspondientes de la tabla "uno".

Suponga que tiene una relación de uno a varios entre las tablas Transportistas y Pedidos y desea eliminar un transportista. Si el destinatario que desea quitar tiene pedidos en la tabla Pedidos, dichos pedidos quedarán "huérfanos" si elimina el registro Transportista. Los pedidos todavía contendrán un Id. de transportista, pero el Id. ya no será válido, porque el registro al que hace referencia ya no existe.

El propósito de la integridad referencial es evitar los registros huérfanos y mantener las referencias sincronizadas para que esta situación hipotética no ocurra nunca.

Para aplicar la integridad referencial, es preciso habilitarla para una relación de tabla (vea el tema sobre cómo exigir integridad referencial para obtener instrucciones detalladas). Una vez habilitada, Access rechazará todas las operaciones que infrinjan la integridad referencial para esa relación de tabla.

Esto significa que Access rechaza las actualizaciones que cambien el destino de una referencia, así como las eliminaciones que quiten el destino de una referencia. Sin embargo, es posible que tenga la necesidad perfectamente válida de cambiar la clave principal de un transportista que tiene pedidos en la tabla Pedidos. Para tales casos, lo que realmente necesita es que Access actualice automáticamente todas las filas afectadas como parte de una única operación. De ese modo, Access se asegura de que la actualización es completa y la base de datos no tiene un estado incoherente, con algunas filas actualizadas y otras no. Por ello, Access incluye la opción Actualizar en cascada los campos relacionados. Cuando se aplica la integridad referencial, se selecciona la opción Actualizar en cascada los campos relacionados y, después, se actualiza una clave principal, Access actualiza automáticamente todos los campos que hagan referencia a la clave principal.

También es posible que tenga la necesidad válida de eliminar una fila y todos los registros relacionados (por ejemplo, un registro Transportista y todos los pedidos relacionados de ese transportista). Por ello, Access incluye la opción Eliminar en cascada los registros relacionados. Si aplica la integridad referencial, selecciona la opción Eliminar en cascada los registros relacionados y, después, elimina un registro en la parte de la clave principal de la relación, Access eliminará automáticamente todos los registros que hagan referencia a la clave principal.

Volver al principio Ver relaciones de tablas Para ver las relaciones de tabla, haga clic en Relaciones en la pestaña Herramientas de base de datos. Se abrirá la ventana Relaciones y se mostrarán las relaciones existentes. Si aún no se han definido relaciones de tabla y abre la ventana Relaciones por primera vez, Access le pedirá que agregue una tabla o consulta a la ventana.

Abra la ventana Relaciones.

1. Haga clic en Archivo y, después, en Abrir.

2. Seleccione y abra la base de datos.

3. En la pestaña Herramientas de base de datos, en el grupo Relaciones, haga clic en Relaciones..

Si la base de datos contiene relaciones, aparecerá la ventana Relaciones y se mostrarán las relaciones existentes. Si la base de datos no contiene relaciones y abre la ventana Relaciones por primera vez, aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Haga clic en Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo.

4. En la pestaña Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Todas las relaciones.

Se mostrarán todas las relaciones definidas en la base de datos.

Observe que no se muestran las tablas ocultas (tablas con la casilla de verificación Oculto activada en el cuadro de diálogo Propiedades de la tabla) ni sus relaciones, a menos que esté seleccionada la opción Mostrar objetos ocultos en el cuadro de diálogo Opciones de exploración.

Una relación de tabla se representa mediante una línea de relación trazada entre las tablas en la ventana Relaciones. Una relación que no exige integridad referencial aparece como una línea delgada entre los campos comunes que admiten la relación. Si selecciona la relación haciendo clic en su línea, la línea se hará más gruesa para indicar que está seleccionada. Si exige la integridad referencial, la línea aparecerá más gruesa en los extremos. Además, aparece el número 1 sobre la parte gruesa de un extremo de la línea de relación y aparece el símbolo de infinito (∞) en la parte gruesa del otro extremo de la línea.

Cuando la ventana Relaciones está activa, puede seleccionar los siguientes comandos de la cinta: En la pestaña Diseño, en el grupo Herramientas: 





Modificar relaciones Abre el cuadro de diálogo Modificar relaciones . Si selecciona una línea de relación, puede hacer clic en Modificar relaciones para cambiar la relación de tabla. También puede hacer doble clic en la línea de relación.

Borrar diseño Oculta a la vista todas las relaciones y tablas en la ventana Relaciones. Observe que este comando solo oculta las relaciones y tablas, no las elimina.

Informe de relación Crea un informe que muestra las relaciones y tablas de la base de datos. El informe solo muestra todas las relaciones y tablas que no están ocultas en la ventana Relaciones.

En la pestaña Diseño, en el grupo Relaciones: 

 





Mostrar tabla Abre el cuadro de diálogo Mostrar tabla para que pueda seleccionar tablas y consultas para verlas en la ventana Relaciones.

Ocultar tabla Oculta la tabla seleccionada en la ventana Relaciones.

Mostrar relaciones directas Muestra todas las relaciones y tablas relacionadas de la tabla seleccionada en la ventana Relaciones, si aún no se muestran.

Mostrar todas las relaciones Muestra todas las relaciones y tablas relacionadas de la base de datos en la ventana Relaciones. Observe que las tablas ocultas (las tablas que tienen activada la casilla de verificación Oculto del cuadro de diálogo Propiedades de la tabla) y sus relaciones no se mostrarán a no ser que esté activada la casilla de verificación Mostrar objetos ocultos en el cuadro de diálogo Opciones de navegación.

Cerrar Cierra la ventana Relaciones. Si realiza algún cambio en el diseño de la ventana Relaciones, le pedirá que guarde los cambios.

Volver al principio Crear una relación de tabla Se puede crear una relación de tabla mediante la ventana Relaciones o arrastrando un campo en una hoja de datos desde el panel Lista de campos.

Cuando se crea una relación entre tablas, los campos comunes no tienen que tener los mismos nombres, si bien sus nombres suelen coincidir. Más bien, dichos campos tienen que tener el mismo tipo de datos. No obstante, si el campo de clave principal es un campo Autonumeración, el campo de clave externa puede ser un campo de tipo Número si la propiedad Tamaño del campo de ambos campos tiene el mismo valor. Por ejemplo, puede hacer coincidir un campo Autonumeración y un campo de tipo Número si la propiedad Tamaño del campo de ambos campos es Entero largo. Cuando ambos

campos comunes son campos de tipo Número, deben tener el mismo valor para la propiedad Tamaño del campo.

Crear una relación de tabla mediante la ventana Relaciones 1. Haga clic en Archivo y, después, en Abrir.

2. Seleccione y abra la base de datos.

3. En la pestaña Herramientas de base de datos, en el grupo Relaciones, haga clic en Relaciones.

4. Si aún no ha definido ninguna relación, aparecerá automáticamente el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Si no aparece, en la pestaña Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Mostrar tabla.

En el cuadro de diálogo Mostrar tabla se muestran todas las tablas y consultas de la base de datos. Para ver únicamente las tablas, haga clic en Tablas. Para ver únicamente las consultas, haga clic en Consultas.

Para ver las tablas y las consultas, haga clic en Ambas.

5. Seleccione una o varias tablas o consultas y, a continuación, haga clic en Agregar. Cuando termine de agregar tablas y consultas a la ventana Relaciones, haga clic en Cerrar.

6. Arrastre un campo (normalmente el campo de clave principal) de una tabla al campo común (la clave externa) en la otra tabla. Para arrastrar varios campos, presione la tecla CTRL, haga clic en cada uno de los campos y, a continuación, arrástrelos.

Aparece el cuadro de diálogo Modificar relaciones.

7. Compruebe que los nombres de campo mostrados son los campos comunes de la relación. Si un nombre de campo es incorrecto, haga clic en él y seleccione un nuevo campo de la lista.

Para exigir la integridad referencial para esta relación, active la casilla de verificación Exigir integridad referencial. Para obtener más información sobre la integridad referencial, vea las secciones Descripción de la integridad referencial y Exigir integridad referencial.

8. Haga clic en Crear.

Se dibujará una línea de relación entre las dos tablas. Si activó la casilla de verificación Exigir integridad referencial, la línea aparece más gruesa en los extremos. Además, solo si activó la casilla de verificación Exigir integridad referencial, aparecerá el número 1 sobre la parte gruesa de un extremo de la línea de relación y aparece el símbolo de infinito (∞) sobre la parte gruesa del otro extremo.

Notas: o

Para crear una relación uno a uno Ambos campos comunes (generalmente, los campos de clave principal y clave externa)

o

deben tener un índice único. Esto significa que la propiedad Indizado de estos campos debe tener el valor Sí (Sin duplicados). Si ambos campos tienen un índice único, Access crea una relación uno a uno.

Para crear una relación uno a varios El campo en el lado "uno" de la relación (normalmente, el campo de clave principal) debe tener un índice único. Esto significa que la propiedad Indizado de este campo debe tener el valor Sí (Sin duplicados).

El campo ubicado en el lado "varios" de la relación no debe tener un índice único. Puede tener un índice, pero debe permitir los duplicados. Esto quiere decir que la propiedad Indizado de este campo debe tener el valor No o Sí (Con duplicados). Cuando un campo tiene un índice único y el otro no, Access crea una relación uno a varios.

Crear una relación de tabla mediante el panel Lista de campos Puede arrastrar un campo desde el panel Lista de campos para agregarlo a una tabla existente abierta en la vista Hoja de datos. El panel Lista de campos muestra los campos disponibles de las tablas relacionadas y también los de otras tablas. Cuando se arrastra un campo de "otra" tabla (no relacionada) y se ejecuta el Asistente para búsquedas, se crea automáticamente una nueva relación uno a varios entre la tabla en el panel Lista de campos y la tabla a la que se ha arrastrado el campo. Esta relación, creada por Access, no exige la integridad referencial de manera predeterminada. Para exigirla, es preciso modificar la relación. Vea la sección Cambiar una relación de tabla para más información.

Abrir una tabla en la vista Hoja de datos 1. En la pestaña Archivo, haga clic en Abrir.

2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

3. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en la tabla a la que desea agregar el campo y para la que desea crear la relación y, a continuación, haga clic en Abrir.

Abrir el panel Lista de campos 

Presione ALT+F8.

Aparece el panel Lista de campos.

El panel Lista de campos recoge todas las otras tablas de la base de datos agrupadas en categorías. Cuando trabaja con una tabla en la vista Hoja de datos, Access muestra los campos en alguna de estas dos categorías del panel Lista de campos: Campos disponibles en tablas relacionadas y Campos disponibles en otras tablas. La primera categoría contiene todas las tablas que tienen una relación con la tabla con la que trabaja actualmente y la segunda, todas las tablas con las que la tabla no tiene ninguna relación.

En el panel Lista de campos, al hacer clic en el signo más (+) situado junto al nombre de una tabla, aparece una lista de todos los campos disponibles en esa tabla. Para agregar un campo a la tabla, arrastre el campo que desee del panel Lista de campos a la tabla en la vista Hoja de datos.

Agregar un campo y crear una relación desde el panel Lista de campos 1. En el panel Lista de campos, en Campos disponibles en otras tablas, haga clic en el signo más (+) situado junto a un nombre de tabla para mostrar la lista de los campos de esa tabla.

2. Arrastre el campo que desee del panel Lista de campos a la tabla abierta en la vista Hoja de datos.

3. Cuando aparezca la línea de inserción, coloque el campo en su posición.

Se inicia el Asistente para búsquedas.

4. Siga las instrucciones para ejecutar el Asistente para búsquedas.

El campo aparece en la tabla en la vista Hoja de datos.

Cuando se arrastra un campo de "otra" tabla (no relacionada) y, después, se ejecuta el Asistente para búsquedas, se crea automáticamente una nueva relación uno a varios entre la tabla en Lista de campos y la tabla a la que se ha arrastrado el campo. Esta relación, creada por Access, no exige la integridad referencial de manera predeterminada. Para exigirla, es preciso modificar la relación. Vea la sección Cambiar una relación de tabla para más información.

Volver al principio Eliminar una relación de tabla Para quitar una relación de tabla, es preciso eliminar la línea de relación en la ventana Relaciones. Coloque el cursor de modo que apunte a la línea de relación y haga clic en la línea. La línea de relación aparece con mayor grosor cuando está seleccionada. Con la línea de relación seleccionada, presione SUPR. Observe que si se quita una relación, también se quita la integridad referencial para esa relación si está habilitada. Como resultado, Access ya no evitará automáticamente la creación de registros huérfanos en el lado "varios" de una relación.

1. En la pestaña Herramientas de base de datos , en el grupo Relaciones , haga clic en Relaciones.

Aparecerá la ventana Relaciones. Si aún no ha definido ninguna relación y es la primera vez que abre la ventana Relaciones, aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Si aparece el cuadro de diálogo, haga clic en Cerrar.

2. En la pestaña Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Todas las relaciones.

Se muestran todas las tablas que tengan relaciones y las líneas de relación.

3. Haga clic en la línea de relación correspondiente a la relación que desee eliminar. La línea de relación aparece con mayor grosor cuando está seleccionada.

4. Presione la tecla SUPR. - o bien Haga clic con el botón secundario y, a continuación, haga clic en Eliminar. 

Puede que Access muestre el mensaje ¿Confirma que desea eliminar de forma permanente la relación seleccionada de la base de datos?.

Si aparece este mensaje de confirmación, haga clic en Sí.

Nota: Si se está usando alguna de las tablas empleadas en la relación de tabla, quizás por otra persona u otro proceso, o bien, en un objeto de base de datos abierto (como puede ser un formulario), no se podrá eliminar la relación.

Primero se deben cerrar todos los objetos abiertos que usen estas tablas para poder quitar la relación.

Volver al principio Cambiar una relación de tabla Para cambiar una relación de tabla, selecciónela en la ventana Relaciones y, a continuación, modifíquela. Coloque el cursor de modo que apunte a la línea de relación y, a continuación, haga clic en la línea para seleccionarla. La línea de relación aparece con mayor grosor cuando está seleccionada. Con la línea de relación seleccionada, haga doble clic en ella o haga clic en Modificar relaciones en el grupo Herramientas en la pestaña Diseño. Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones.

Realizar sus cambios en el cuadro de diálogo Modificar relaciones 1. En la pestaña Herramientas de base de datos , en el grupo Relaciones , haga clic en Relaciones.

Aparecerá la ventana Relaciones. Si aún no ha definido ninguna relación y es la primera vez que abre la ventana Relaciones, aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Si aparece el cuadro de diálogo, haga clic en Cerrar.

2. En la pestaña Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Todas las relaciones.

Se muestran todas las tablas que tengan relaciones y las líneas de relación.

3. Haga clic en la línea de relación correspondiente a la relación que desee cambiar. La línea de relación aparece con mayor grosor cuando está seleccionada.

4. Haga doble clic en la línea de relación.

5. Realice los cambios y, a continuación, haga clic en Aceptar.

El cuadro de diálogo Modificar relaciones permite cambiar una relación de tabla. En concreto, se pueden cambiar las tablas, las consultas o los campos a ambos lados de la relación. Se puede definir asimismo el tipo de combinación o exigir la integridad referencial y elegir una opción en cascada. Para obtener más información sobre el tipo de combinación y cómo configurarlo, vea la sección Configurar el tipo de combinación.

Para obtener más información sobre cómo exigir la integridad referencial y elegir una opción en cascada, vea la sección Exigir integridad referencial.

Configurar el tipo de combinación Cuando se define una relación de tabla, los hechos referentes a la relación determinan el diseño de las consultas. Por ejemplo, si se define una relación entre dos tablas y, después, se crea una consulta que use dichas tablas, Access selecciona automáticamente los campos coincidentes predeterminados basándose en los campos especificados en la relación. Se pueden invalidar los valores predeterminados iniciales en la consulta, pero los valores proporcionados por la relación suelen ser los correctos. Dado que va a hacer coincidir y combinar con frecuencia los datos de varias tablas hasta de las bases de datos más sencillas, la configuración de valores predeterminados por medio de relaciones puede ahorrarle tiempo y resultarle beneficiosa.

Una consulta de varias tablas combina la información de más de una tabla haciendo coincidir los valores de los campos comunes. Esta operación se denomina combinación. Por ejemplo, supongamos que desea mostrar los pedidos de los clientes. Va a crear una consulta que combine la tabla Clientes y la tabla Pedidos por el campo Id. de cliente. El resultado de la consulta contiene información sobre los clientes y los pedidos relativa únicamente a las filas en las que se ha encontrado una coincidencia.

Uno de los valores que se puede especificar para cada relación es el tipo de combinación, que indica a Access qué registros se van a incluir en el resultado de una consulta. Por ejemplo, pensemos de nuevo en una consulta que combine la tabla Clientes y la tabla Pedidos por los campos comunes que representan el Id. de cliente. Mediante el tipo de combinación predeterminado (denominado combinación interna), la consulta devolverá únicamente las filas Cliente y las filas Pedido en las que los campos comunes (denominados campos combinados) sean iguales.

Sin embargo, supongamos que desea incluir a todos los clientes, incluso los que aún no han realizado ningún pedido. Para ello, deberá cambiar el tipo de combinación de una combinación interna a lo que se denomina una combinación externa izquierda. Este tipo de combinación devuelve todas las

filas de la tabla situada en el lado izquierdo de la relación y solo las filas que coinciden con las de la tabla a la derecha. Una combinación externa derecha devuelve todas las filas de la derecha y solo las filas que coinciden con las de la izquierda.

Nota: En este caso, "izquierda" y "derecha" hacen referencia a la posición de las tablas en el cuadro de diálogo Modificar relaciones y no en la ventana Relaciones.

Debe tener en mente el resultado que desea obtener de una consulta que combine las tablas de esta relación y, a continuación, configurar el tipo de combinación en consecuencia.

Configurar el tipo de combinación 1. En el cuadro de diálogo Modificar relaciones, haga clic en Tipo de combinación.

Aparece el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación.

2. Haga clic en la opción que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar.

En la siguiente tabla (con las tablas Clientes y Pedidos) se muestran las tres opciones que aparecen en el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación, la combinación y si se incluyen todas las filas o las filas coincidentes de cada tabla.

Agregar un campo a una tabla Importante: Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

Para almacenar nuevos datos sobre algo para lo que ya tiene una tabla, piense en agregar un campo a la tabla. Por ejemplo, supongamos que tiene una tabla que almacena los apellidos, el nombre, la dirección de correo electrónico, el número de teléfono y la dirección de correo postal de cada uno de sus clientes.

Si desea comenzar a realizar un seguimiento del medio de comunicación preferido de cada cliente, agregue un campo para almacenar esa información.

No agregue un campo si espera que cada entidad única representada en la tabla podrá requerir un valor mayor que para el campo. Continuando con el ejemplo anterior, si desea comenzar a realizar un seguimiento de pedidos realizados por sus clientes, no agregue un campo a la tabla ya que cada cliente tendrá más de un pedido. En lugar de eso, cree una nueva tabla para almacenar los pedidos y, a continuación, cree una relación entre las dos tablas.

Para obtener más información sobre cómo crear una tabla, vea la introducción a las tablas. Para obtener más información sobre las relaciones de tablas, vea el artículo sobre la guía de relaciones de tablas.

Nota: La funcionalidad que se explica en este artículo no se aplica a "Aplicaciones de Access". Para obtener más información sobre cómo trabajar con aplicaciones de Access, vea crear una aplicación de Access .

En este artículo Información general Agregar un campo automáticamente escribiendo datos Agregar un campo seleccionándolo de una lista de la hoja de datos Agregar un campo en medio de una tabla Cambiar un campo recién agregado Información general Cada campo tiene ciertas características esenciales, como un nombre que lo identifica de manera única dentro de una tabla, un tipo de datos que define la naturaleza de los datos, las operaciones que se pueden realizar en los datos y la cantidad de espacio de almacenamiento reservada para cada valor.

Además, un campo tiene propiedades que definen la apariencia o el comportamiento de los datos en el campo. Por ejemplo, la propiedad Formato define cómo aparecerán los datos en una hoja de datos o formulario que contenga ese campo.

Es importante planear cómo se usará la información almacenada en los campos. Intente reducir la información a su mínima expresión lógica por campo. Por ejemplo, en lugar de almacenar el nombre de una persona en un campo, debería almacenar los componentes en campos separados para el nombre y el apellido. En términos generales, si necesita generar informes, ordenar, buscar o realizar cálculos a partir de los datos de un elemento, debe incluir ese elemento en un campo propio.

Para obtener más información sobre los procedimientos para diseñar una base de datos y elegir los campos, consulte el artículo sobre conceptos básicos del diseño de una base de datos.

Volver al principio Agregar un campo automáticamente escribiendo datos Puede agregar un campo a una tabla escribiendo en la última columna de la vista Hoja de datos. Access asigna automáticamente un tipo de datos, según los datos que se escriban. Access también puede establecer de forma automática la propiedad Formato para un nuevo campo. Por ejemplo, si

escribe 10:50 a.m., Access define el tipo de datos como Fecha/Hora y la propiedad Formato como Hora mediana.

1. Abra la tabla a la que desee agregar un campo.

2. Escriba los datos en la celda situada debajo del encabezado de columna Haga clic para agregar.

Volver al principio Agregar un campo seleccionándolo de una lista de la hoja de datos Puede agregar un campo al final de una tabla seleccionándolo de una lista: 

Abra la tabla y, en la última columna, haga clic en Haga clic para agregar.

Volver al principio Agregar un campo en medio de una tabla Si desea agregar un nuevo campo en medio de la tabla, puede elegir un campo de la pestaña Campos en la cinta de opciones. La pestaña Campos muestra los campos predefinidos que puede agregar a una tabla mientras trabaja en la vista Hoja de datos.

1. Abra la tabla en la vista Hoja de datos.

2. Seleccione el campo inmediatamente anterior a la ubicación donde desea agregar un nuevo campo. Por ejemplo, si desea que el nuevo campo sea el tercer campo de la tabla, seleccione el segundo campo.

3. En la pestaña Campos, en el grupo Agregar y eliminar, haga clic en el tipo de campo que desee.

Sugerencia: Si no ve el tipo de campo que desea, haga clic en Más campos.

Volver al principio Cambiar un campo recién agregado Puede cambiar varios aspectos de un campo después de crearlo.

Advertencia: Además, puede cambiar estos aspectos de un campo que no ha creado. Sin embargo, si los datos ya existen en el campo, no se podrán realizar algunas de las acciones o se podrá perder la información.

Cambiar el nombre de un campo Para cambiar el nombre de un campo, haga doble clic en la etiqueta del campo y escriba el nuevo nombre.

Mover un campo Para mover un campo, arrástrelo a la ubicación que desee. Para seleccionar y mover varios campos contiguos, haga clic en el primer campo, mantenga presionada la tecla MAYÚS y haga clic en el último campo. A continuación, podrá arrastrar el grupo de campos seleccionados hasta la nueva ubicación.

Importante: Al arrastrar un campo cambia su posición en la hoja de datos, pero no cambia el orden de los campos en el diseño de la tabla. Si obtiene acceso a los campos mediante programación, se mantiene el orden original.

Por ejemplo, si arrastra un campo a una nueva posición en la hoja de datos y, a continuación, crea un formulario desde la tabla usando el botón Formulario, el campo estará en su posición original.

Cambiar el tipo de datos o el formato 1. Seleccione el campo que desee cambiar.

2. En la pestaña Campos, en el grupo Formato, seleccione el tipo de datos y el formato que desee.

Nota: No todos los formatos están disponibles para todos los tipos de datos. Primero establezca el tipo de datos y a continuación el formato, si es necesario.

Definir el origen de registros de un informe Importante: Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

Para elegir el origen de los datos de un informe, abra el informe en la vista Presentación y presione Alt + Entrar para abrir la hoja de propiedades. Haga clic en el cuadro que hay justo debajo de la pestaña de objeto del informe para seleccionar todo el informe y, tras ello, en la pestaña Datos de la hoja de propiedades, haga clic en Origen del registro para seleccionar la propiedad.

Después puede definir el origen del registro escogiendo un elemento de la lista o haciendo clic en el botón Generar para abrir la vista de diseño de la consulta, donde podrá crear el origen del registro como del mismo modo que una consulta.

El origen del registro de un informe determina los campos de la base de datos que se pueden mostrar en el informe. En una base de datos relacional, los datos relacionados suelen estar dispersos entre varias tablas; así, por ejemplo, la información sobre los clientes se almacena en una tabla y la relativa a los pedidos, en otra. Los informes constituyen un modo muy flexible de “volver a ensamblar” los datos y mostrarlos exactamente del modo deseado. Además, se pueden optimizar para imprimirlos. Para más información sobre los orígenes de registro de los informes, lea el resto del artículo. Para obtener información general sobre los informes, vea el artículo Introducción a los informes en Access.

Nota: Este artículo no se hace extensivo a las aplicaciones de Access, el tipo de base de datos que se diseña con Access y se publica en línea. Vea Crear una aplicación de Access para más información.

En este artículo Tipos de orígenes de registro diferentes Tabla Consulta con nombre Consulta incrustada Modo en que las herramientas de informe crean orígenes del registro Trabajar con orígenes del registro Convertir un origen del registro en una consulta incrustada Método 1: Hacer clic en el botón Generar Método 2: Agregar un campo de una tabla relacionada mediante la lista de campos Método 3: Copiar y pegar SQL de una consulta con nombre Método 4: Copiar y pegar SQL de otro formulario o informe Modificar una consulta incrustada Guardar una consulta incrustada como una consulta con nombre Tipos de orígenes de registro diferentes Tabla Si todos los campos que necesita se encuentran en una sola tabla, puede usarla como origen del registro del informe. Pero, si están repartidos en dos o más tablas, necesitará cerciorarse de que las tablas se pueden combinar lógicamente según un valor común y, después, crear una consulta con nombre o una consulta incrustada para que haga de origen del registro.

Consulta con nombre Una consulta con nombre (que suele llamarse, sencillamente, consulta) es una consulta que se ha guardado como un objeto de base de datos. Una consulta con nombre se puede usar como origen del registro de varios formularios o informes. No obstante, los cambios de diseño que haga en ella afectarán a todos los formularios e informes que la usen como origen del registro. Es más,

es relativamente fácil eliminar este tipo de consultas, lo cual inutilizaría cualquier formulario o informe que la use.

Consulta incrustada Una consulta incrustada es una consulta que se almacena en la propiedad Origen del registro de otro objeto. Dado que una consulta incrustada no es un objeto independiente, es menos probable que inutilice un informe si la elimina o modifica por error. Recomendamos crear este tipo de consulta si quiere que la consulta esté dedicada exclusivamente al informe (dicho de otro modo, no quiere compartirla con otros objetos).

Las consultas incrustadas se crean de forma predeterminada al usar las herramientas Diseño de informe, Informe en blanco o Etiquetas, en las que nos detendremos en la siguiente sección. Las consultas incrustadas también se crean mediante el Asistente para informes, siempre y cuando se seleccionen datos de más de una tabla para el informe. Si solo los selecciona de una tabla, el asistente enlaza el informe directamente a ella.

Puede crear una consulta incrustada también si copia la instrucción SQL de una consulta con nombre abierta en la vista SQL y la pega en la propiedad Origen del registro de un informe. Para abrir una consulta con nombre en la vista SQL: 1. Haga clic con el botón secundario en la consulta en el panel de navegación y, después, haga clic en Vista Diseño.

2. En el grupo Resultados de la pestaña Diseño, haga clic en Ver y, después, en Vista SQL. Volver al principio Modo en que las herramientas de informe crean orígenes del registro Para crear un informe en Access, hay que hacer clic en una de las herramientas del grupo Informes de la pestaña Crear. Según cómo use las herramientas, cada una de ellas creará uno de los tres tipos de origen del registro descritos en la sección anterior.

En la siguiente tabla se describe lo que hace cada herramienta de informe y qué tipos de origen del registro se crea de manera predeterminada.

Tipo de origen del registro predeterminado Tabla o consulta con nombre, Crea un informe sencillo y que debe seleccionar en el tabular que contiene todos los panel de navegación antes de campos en el origen de datos. hacer clic en la herramienta.

Abre un informe en blanco en la Consulta incrustada, si vista Diseño, al que se pueden arrastra campos del panel de

Herramienta Descripción

Informe Diseño de informe

Herramienta Descripción agregar exclusivamente los campos y controles que quiera.

Informe en blanco

Asistente para informes

Etiquetas

Abre un informe en blanco en la vista Presentación y muestra el panel de tareas Lista de campos.

Al arrastrar campos de la Lista de campos al informe, Access crea una consulta incrustada y la almacena en la propiedad Origen del registro del informe.

Muestra un asistente de varios pasos que permite especificar campos, niveles de ordenación y agrupación, así como opciones de diseño. Este asistente crea un informe en función de las selecciones realizadas.

Muestra un asistente que permite seleccionar tamaños de etiqueta personalizados o estándar, así como los campos que se van a mostrar y la forma en que se van a almacenar. Este asistente crea una etiqueta en función de las selecciones realizadas.

Tipo de origen del registro predeterminado tareas Lista de campos al informe. También puede seleccionar una tabla o consulta con nombre en la lista desplegable Origen del registro de la hoja de propiedades.

Consulta incrustada, si arrastra campos del panel de tareas Lista de campos al informe. También puede seleccionar una tabla o consulta con nombre en la lista desplegable Origen del registro de la hoja de propiedades.

Consulta incrustada, si selecciona campos de más de una tabla. Si solo los selecciona de una tabla, Access la usará como el origen del registro.

Tabla o consulta con nombre, que debe seleccionar antes de hacer clic en la herramienta.

Nota: Las herramientas Diseño de informe, Asistente para informes y Etiquetas crean informes de “cliente”, que no son compatibles con las bases de datos web. Para más información sobre las bases de datos web, vea el artículo sobre cómo modificar o publicar un sitio de base de datos web en SharePoint.

Volver al principio Trabajar con orígenes del registro Convertir un origen del registro en una consulta incrustada Cualquier informe que esté enlazado a una tabla o consulta con nombre se puede modificar para enlazarlo a una consulta incrustada. Tal y como hemos

dicho antes, esto hace que la base de datos sea más fácil de mantener, ya que los informes son más autónomos, menos dependientes de otros objetos. Según cuál sea el tipo de origen del registro actual, use uno de los siguientes métodos para convertirlo en una consulta incrustada: Método 1: Hacer clic en el botón Generar Si la propiedad Origen del registro es un nombre de tabla, puede hacer clic en el botón General del cuadro de dicha propiedad para crear rápidamente una consulta incrustada.

1. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en el informe que quiera modificar y, después, haga clic en Vista Presentación.

2. Haga clic con el botón secundario en cualquier parte del informe y haga clic en Propiedades del informe.

3. En la pestaña Todo, haga clic en el cuadro de la propiedad Origen del registro y, después, haga clic en el botón Generar .

4. Access preguntará si quiere crear una consulta basada en la tabla. Haga clic en Sí para continuar.

Access abre el Generador de consultas y agrega la tabla que había en principio en la propiedad Origen del registro.

5. Agregue campos a la cuadrícula de la consulta; para ello, haga doble clic en cada nombre de campo que quiera ver en el informe. Deberá hacer esto con cada uno de los campos que quiera agregar.

6. Para agregar campos de consultas o tablas relacionadas: a. En el grupo Configuración de consultas de la pestaña Diseño, haga clic en Mostrar tabla. b. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, seleccione la tabla o consulta que quiera agregar y haga clic en Agregar. c. Haga clic en Finalizar para cerrar el cuadrode diálogo. d. Asegúrese de que las tablas y consultas que agregue se combinan de forma lógica. Por ejemplo, el campo Id. de la tabla Clientes probablemente tenga una línea de combinación que lo conecte al campo Id. de cliente de la tabla Pedidos. Puede crear líneas de combinación arrastrando un nombre de campo de una tabla o consulta al nombre de campo de otra tabla o consulta.

Para más información sobre cómo crear consultas, vea el artículo Introducción a las consultas. e. Agregue campos a la cuadrícula de la consulta; para ello, haga doble clic en cada nombre de campo que quiera ver en el informe.

Deberá hacer esto con cada uno de los campos que quiera agregar.

7. Para comprobar la consulta: a. En el grupo Resultados de la pestaña Diseño, haga clic en Ver y, después, en Vista Hoja de datos. b. Para volver a la vista Diseño, en el grupo Resultados de la pestaña Diseño, haga clic en Ver y, después, en Vista Diseño.

8. Cuando la consulta devuelva los datos que quiera incluir en el informe, haga clic en Cerrar en el grupo Cerrar de la pestaña Diseño.

9. Haga clic en Sí para guardar los cambios realizados en la instrucción SQL y actualizar la propiedad.

Nota: Si la nueva consulta no contiene todos los campos que se usaron en el informe, Access le pedirá que indique un valor de parámetro por cada campo que falte. Puede eliminar la referencia al campo en el informe, o bien usar el procedimiento descrito en Modificar una consulta incrustada para agregar a la consulta los campos que falten.

Método 2: Agregar un campo de una tabla relacionada mediante la lista de campos 1. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en el informe que quiera modificar y, después, haga clic en Vista Presentación.

2. Si no se muestra el panel de tareas Lista de campos, en el grupo Herramientas de la pestaña Diseño, haga clic en Agregar campos existentes.

3. Si Mostrar todas las tablas aparece en la parte superior de la lista de campos, haga clic en él para ver los campos de las tablas relacionadas y de otras tablas.

4. En Campos disponibles en tablas relacionadas, expanda una tabla y arrastre uno de sus campos al informe.

Access cambia el origen del registro por una consulta incrustada que contiene el campo agregado. Puede seguir agregando campos de este modo o modificar la consulta incrustada realizando el procedimiento de descrito en Modificar una consulta incrustada.

Método 3: Copiar y pegar SQL de una consulta con nombre 1. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en la consulta que contiene la instrucción SQL que quiera copiar y, después, haga clic en Vista Diseño.

2. En el grupo Vistas de la pestaña Inicio, haga clic en Vista y, después, en Vista SQL. 3. Copie el texto en el panel SQL y cierre la consulta sin guardar los cambios.

4. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en el informe al que quiera agregar la consulta incrustada y, después, haga clic en Vista Presentación.

5. Si no se muestra la hoja de propiedades, presione F4.

6. En la pestaña Todo, seleccione el texto que haya en la propiedad Origen del registro y presione CTRL+V para pegar la instrucción SQL en el cuadro de la propiedad.

Nota: Si la nueva consulta no contiene todos los campos que se usaron en el informe, Access le pedirá que indique un valor de parámetro por cada campo

que falte. Puede eliminar la referencia al campo en el informe, o bien usar el procedimiento descrito en Modificar una consulta incrustada para agregar a la consulta los campos que falten.

Método 4: Copiar y pegar SQL de otro formulario o informe Puede copiar una consulta incrustada directamente desde la propiedad Origen del registro de un objeto a otro. Así, si hay otro formulario o informe que contiene una consulta incrustada que devuelve los datos deseados, será fácil reutilizarla en el informe en el que esté trabajando.

1. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en el formulario o informe que contiene la instrucción SQL incrustada que quiera copiar y, después, haga clic en Vista Presentación.

2. Haga clic con el botón secundario en cualquier parte del formulario o informe y, después, haga clic en Propiedades del formulario o Propiedades del informe.

3. En la pestaña Todo, seleccione todo el texto de la instrucción SQL en el cuadro de la propiedad Origen del registro y presione CTRL+C para copiarla.

4. Cierre el formulario o informe sin guardar los cambios.

5. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en el informe al que quiera agregar la consulta incrustada y, después, haga clic en Vista Presentación.

6. Haga clic con el botón secundario en cualquier parte del informe y haga clic en Propiedades del informe.

7. En la pestaña Todo, seleccione el texto que haya en la propiedad Origen del registro y presione CTRL+V para pegar la instrucción SQL en el cuadro de la propiedad.

Nota: Si la nueva consulta no contiene todos los campos que se usaron en el informe, Access le pedirá que indique un valor de parámetro por cada campo que falte. Puede eliminar la referencia al campo en el informe, o bien usar el siguiente procedimiento (Modificar una consulta incrustada) para agregar a la consulta los campos que falten.

Modificar una consulta incrustada A medida que la base de datos va aumentando, es posible que necesite modificar el origen del registro de un informe (por ejemplo, para agregarle más campos). Use este procedimiento para abrir el origen del registro en el Generador de consultas: 1. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en el informe que contiene la consulta incrustada que quiera modificar y, después, haga clic en Vista Presentación.

2. Haga clic con el botón secundario en cualquier parte del informe y haga clic en Propiedades del informe.

3. En la pestaña Todo, haga clic en el cuadro de la propiedad Origen del registro y, después, haga clic en el botón Generar .

Access abre la consulta en el Generador de consultas.

4. Modifique la consulta como crea necesario y, después, haga clic en Cerrar en el grupo Cerrar de la pestaña Diseño.

5. Haga clic en Sí para guardar los cambios y actualizar la propiedad.

Access cierra el Generador de consultas. Todos los cambios que efectúe en el Generador de consultas se reflejará en la instrucción SQL de la propiedad Origen del registro.

Para más información sobre cómo crear consultas, vea el artículo Introducción a las consultas.

Guardar una consulta incrustada como una consulta con nombre Puede darse cuenta de que la consulta incrustada que actúa como origen del registro de un informe podría servir también para otros fines. En tal caso, se puede guardar como una consulta con nombre y, así, pasar a estar disponible para que otros objetos puedan usarla.

1. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en el informe que contiene la consulta incrustada y, después, haga clic en Vista Presentación.

2. Haga clic con el botón secundario en cualquier parte del informe y haga clic en Propiedades del informe.

3. En la pestaña Todo, haga clic en el cuadro de la propiedad Origen del registro y, después, haga clic en el botón Generar .

Access abre la consulta en el Generador de consultas.

4. En el grupo Cerrar de la pestaña Diseño, haga clic en Guardar como.

5. En el cuadro de diálogo Guardar como, escriba un nombre de consulta en el cuadro de arriba y, después, haga clic en Aceptar.

Access guarda la consulta como una consulta con nombre en el panel de navegación.

1. Haga clic en Cerrar en el grupo Cerrar de la pestaña Diseño.

Access preguntará si quiere guardar los cambios realizados en la consulta incrustada, aun cuando no haya hecho ninguno. La mayoría de las veces bastará con hacer clic en No para cerrar el Generador de consultas pero, si hizo cambios que quiere ver reflejados en la consulta incrustada del informe, haga clic en Sí.

Crear un formulario en Access Los formularios son como los expositores de una tienda, que hacen que sea más fácil ver u obtener los artículos que se buscan. El diseño de los formularios es importante, dado que son objetos con los que los usuarios agregan, editan o visualizan los datos almacenados en la base de datos de Access. Si son varios

los usuarios que van a usar la base de datos, será fundamental disponer de unos formularios bien diseñados con los que ser eficaces y poder especificar datos con precisión.

Existen diversos modos de crear un formulario en una base de datos de escritorio de Access. En este artículo se indican algunos de ellos.

Nota: La información de este artículo no se aplica en apps web de Access.

Consulte Crear una aplicación de Access para obtener más información acerca del diseño de apps web de Access. ¿Qué quiere hacer?

Crear un formulario a partir de una tabla o consulta existente en Access Crear un formulario en blanco en Access Crear un formulario dividido en Access Crear un formulario que muestre varios registros en Access Crear un formulario que contenga un subformulario en Access Crear un formulario de navegación en Access Información adicional Crear un formulario a partir de una tabla o consulta existente en Access Para crear un formulario a partir de una tabla o consulta de la base de datos, en el panel de navegación, haga clic en la tabla o consulta que contenga los datos del formulario y, en la pestaña Crear, haga clic en Formulario.

Access crea un formulario y lo abre en la vista Presentación. En caso necesario, se pueden realizar cambios de diseño, como ajustar el tamaño de los cuadros de texto para que quepan los datos. Para más información, consulte el artículo sobre cómo usar la herramienta de formulario.

Principio de página Crear un formulario en blanco en Access 1. Para crear un formulario sin controles ni elementos con formato previo: en la pestaña Crear, haga clic en Formulario en blanco. Access abre un formulario en blanco en la vista Presentación y muestra el panel Lista de campos.

2. En este Lista de campos panel, haga clic en el signo más (+) situado junto a la tabla o las tablas que contienen los campos que quiera ver en el formulario.

3. Para agregar un campo al formulario, haga doble clic en él o arrástrelo hasta el formulario. Para agregar varios campos a la vez, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en varios campos. Después, arrástrelos todos juntos hasta el formulario.

Nota: El orden de las tablas en el panel Lista de campos puede cambiar según qué parte del formulario esté seleccionada en ese momento. Si no puede agregar un campo al formulario, pruebe a seleccionar otra parte distinta e intente agregar el campo de nuevo.

1. Use las herramientas del grupo Controles en la pestaña Herramientas de presentación de formulario para incluir en el formulario un logotipo, un título, números de página o la fecha y la hora.

2. Si desea agregar una mayor variedad de controles al formulario, haga clic en Diseño y use las herramientas del grupo Controles.

Principio de página Crear un formulario dividido en Access Un formulario dividido proporciona dos vistas de los datos al mismo tiempo: una vista Formulario y una vista Hoja de datos. Este formulario reporta las ventajas de ambos tipos de formularios en uno solo. Por ejemplo, se puede usar la parte correspondiente a la hoja de datos para buscar rápidamente un registro y, después, usar la parte correspondiente al formulario para verlo o editarlo. Las dos vistas están conectadas al mismo origen de datos y están en todo momento sincronizadas entre ellas.

Para crear un formulario dividido con la herramienta Formulario dividido, en el panel de navegación, haga clic en la tabla o consulta que contiene los datos.

Después, en la pestaña Crear, haga clic en Más formularios y en Formulario dividido.

Access crea el formulario, en el que podrá realizar cambios de diseño. Así, por ejemplo, puede ajustar el tamaño de los cuadros de texto para que quepan los datos en caso necesario. Para aprender a usar un formulario dividido, vea el artículo sobre cómo crear un formulario dividido.

Principio de página Crear un formulario que muestre varios registros en Access Un formulario de varios elementos (también denominado formulario continuo) resulta útil si se desea disponer de un formulario que muestre varios registros, pero que sea más personalizable que una hoja de datos. Para crearlo se usa la herramienta Varios elementos.

1. En el panel de navegación, haga clic en la tabla o consulta que contiene los datos que desee ver en el formulario.

2. En la pestaña Crear, haga clic en Más formularios > Varios elementos.

Access crea el formulario y lo abre en la vista Presentación. En esta vista puede realizar cambios de diseño en el formulario mientras visualiza los datos.

Así, puede ajustar el tamaño de los cuadros de texto para que quepan los datos. Para más información, vea Crear un formulario mediante la herramienta Varios elementos.

Principio de página Crear un formulario que contenga un subformulario en Access A menudo, cuando trabaja con datos relacionados almacenados en tablas distintas, necesita ver los datos de varias tablas o consultas en el mismo formulario. Los subformularios son un buen modo de lograrlo. Dado que existen varios modos de agregar un subformulario según las necesidades, vea el artículo Crear un formulario que contiene un subformulario para obtener más información.

Principio de página Crear un formulario de navegación en Access Un formulario de navegación es, simplemente, un formulario que contiene un control de navegación. Este tipo de formularios constituye un enorme aliciente en cualquier base de datos, pero crear uno resulta especialmente importante si tiene previsto publicar una base de datos en la web, ya que el panel de navegación de Access no se muestra en un explorador.

1. Abra la base de datos a la que vaya a agregar un formulario de navegación.

2. En el grupo Formularios de la pestaña Crear, haga clic en Navegación y elija el estilo de navegación que desee.

Crear un formulario mediante la herramienta Formulario Importante: Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

Nota: Este artículo no se hace extensivo a las aplicaciones de Access, el tipo de base de datos que se diseña con Access y se publica en línea. Vea Crear una aplicación de Access para más información.

Puede usar la herramienta Formulario para crear rápidamente un formulario con un solo elemento. Este tipo de formulario muestra información acerca de un solo registro a la vez, como puede verse en la siguiente ilustración:

1. El formulario muestra información de un solo registro.

2. en algunos casos, Access agrega una hoja secundaria de datos para mostrar información relacionada. Para obtener más información, vea la sección Creación automática de hoja secundaria de datos.

Cuando se usa la herramienta Formulario, se agregan al formulario todos los campos del origen de datos subyacente. Puede empezar a usar el nuevo formulario inmediatamente o modificarlo en la vista Presentación o Diseño para adaptarlo a sus necesidades.

Crear un formulario con un solo elemento 1. En el panel de navegación, haga clic en la tabla o consulta que contiene los datos que desee ver en el formulario.

2. En el grupo Formularios de la pestaña Crear, haga clic en Formulario.

Access crea el formulario y lo muestra en la vista Presentación. En la vista Presentación, se pueden realizar cambios de diseño en el formulario mientras muestra los datos. Por ejemplo, se puede ajustar el tamaño de los cuadros de texto para que quepan los datos.

3. Para empezar a usar el formulario, cambie a la vista Formulario: o En la pestaña Inicio, en el grupo Vistas, haga clic en Vista y, a continuación, haga clic en Vista Formulario.

Creación automática de hojas secundarias de datos Si Access encuentra una sola tabla que tenga una relación uno a varios con la tabla o la consulta usada para crear el formulario, agregará una hoja secundaria de datos al formulario basada en la tabla o la consulta relacionada.

Por ejemplo, si se crea un formulario simple basado en la tabla Cliente y se ha definido una relación uno a varios entre la tabla Cliente y la tabla Pedidos, en la hoja secundaria de datos se mostrarán todos los registros de la tabla Pedidos que formen parte del registro Cliente actual. Si no desea incluir la hoja secundaria de datos en el formulario, puede eliminarla si cambia a la vista Presentación, selecciona la hoja de datos y, a continuación, presiona SUPRIMIR. Si hay más de una tabla con una relación uno a varios con la tabla usada para crear el formulario, Access no agregará ninguna hoja de datos al formulario.

Trabajar con botones de acción en una aplicación Access Importante: Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

Cuando cree o use una aplicación de Microsoft Access, use los botones de acción en la barra de acciones para realizar diversas tareas, como agregar, modificar o eliminar registros. Botones de acción son similares a los controles de una vista. Algunos botones de acción predefinidos que no se puede cambiar, pero puede agregar botones de acción personalizada a la barra de acciones para adaptarla a sus necesidades de la aplicación. Cada vista en una aplicación de Access muestra los botones de acción predefinidas específica en la barra de acciones que pueden realizarse desde esa vista. Este artículo proporciona una descripción general de los botones de acción predefinidas y explica cómo agregar botones de acción personalizada a una vista. Si está oculta la barra de acciones por el desarrollador de la aplicación, los botones de acción no son visibles. Si el origen de registros de la vista se establece como de sólo lectura, los botones de acción también no estará disponibles como solo puede ver los datos.

Para obtener más información, vea crear una aplicación de Access.

Este artículo no se aplica a las bases de datos de escritorio de Access. Para obtener información relacionada con los formularios y la navegación en las bases de datos de escritorio, vea Crear un formulario de Access. ¿Qué quiere hacer?

Información general Vistas y acciones Acciones predefinidas Usar acciones predefinidas Agregar un registro Eliminar un registro Modificar un registro Guardar un registro Cancelar los cambios de un registro Descargar en Excel Mover y ocultar acciones Mostrar u ocultar la barra de acciones Crear y usar acciones personalizadas Agregar una acción personalizada Modificar una acción personalizada Elimine una acción personalizada Deshaga la eliminación de una acción personalizada Mover un botón de acción en la barra de acciones Información general El tipo de botones de acción que se muestra en la barra de acciones dependen de la vista que está utilizando. Las acciones predefinidas automáticamente realizan tareas específicas. Si desplace el puntero sobre un botón de acción, se muestra su funcionalidad. La imagen siguiente es un ejemplo de acciones en una barra de acciones y su respectivo funcionalidad:

Acciones: Agregar Eliminar Funcionalidad: Editar Guardar Cancelar Acciones como agregar, eliminar y guardar predefinidos por Access y estos pueden realizarse en el contexto en que aparecen. Si quita una acción predefinida a una vista, no puede agregar nuevo. Acciones predefinidas no se puede modificar desde cualquiera de los tipos de vista. Puede agregar acciones personalizadas a la mayoría de las vistas y veremos cómo más adelante en este artículo. En la siguiente sección, echemos un vistazo a cómo puede usar las acciones predefinidas.

Vistas de hoja de datos incluyen una descarga en el botón de acción de Excel.

Parte superior de la página Vistas y acciones Access muestra los botones de acción predefinidas específica en la barra de acciones con vistas basadas en las tareas que puede realizar desde esa vista.

La tabla siguiente muestra la disponibilidad de los botones de acción predefinidos para diferentes vistas y cuando están habilitadas.

Lista : esta vista muestra el mayor número de acciones. Agregar, eliminar, editar, guardar, y los botones de acción de cancelar están disponibles en la vista de lista.

Condición Al agregar el primer registro Al agregar registros cuando ya existen otros Al leer datos actualizables

Acciones habilitadas Guardar y Cancelar Guardar y Cancelar Agregar, eliminar y editar Ninguna

Al leer datos no actualizables Al modificar un registro pero no ha realizado los cambios Cancelar en los registros Al editar un registro y tiene cambios sin confirmar Guardar y Cancelar

Vista Hoja de datos : agregar, eliminar y descargar en los botones de acción de Excel están disponibles en la vista Hoja de datos. Agregar y eliminar están habilitadas en todo momento excepto al introducir datos en un nuevo registro.

La descarga en el botón de acción de Excel está habilitada en todo momento en las vistas Hoja de datos.

Vista de resumen : ninguno de los botones de acción están disponible en la vista de resumen.

Vista en blanco : botones de acción sólo aparecen en la barra de acciones para las vistas en blanco cuando se establece la propiedad origen del registro.

Los botones de acción que aparecen las vistas de espacio en blanco se heredan de la vista de lista.

Nota: Botones de acción predefinidas no están habilitados para obtener una vista si la vista se abre como una ventana emergente a través de una vista de resumen. Al abrir una vista como un elemento emergente de una vista de resumen, Access establece los datos como no actualizable.

Parte superior de la página Acciones predefinidas Aplicaciones de Access proporcionan seis botones de acción predefinidos que se muestran en la barra de acciones en función del tipo de vista que seleccione. El número de acciones predefinidas que se muestra depende del tipo de vista. Aunque no puede editar los botones de acción predefinidas, puede cambiar el orden en que aparecen en la barra de acción, u ocultar la barra de acciones todo en una vista.

Nota: Ocultar la barra de acciones no es aconsejable a menos que proporcione opciones de navegación alternativo para la aplicación.

En la tabla siguiente incluye los botones de acción predefinidos, su funcionalidad y métodos abreviados de teclado: Botón Acción

Método abreviado de teclado

Agregar nuevo registro N o Alt + N Eliminar registro

Supr

Editar registro

E o Alt + E

Guardar registro

Ctrl + G

Cancelar los cambios Escape Descargar en Excel Nota: Cuando se crea una nueva vista en blanco en una aplicación de Access, no se muestran los botones de acción predefinidas hasta que defina un origen del registro para la vista.

Usar acciones predefinidas Agregar un registro El botón Agregar nueva acción registro está disponible en las vistas lista y hoja de datos si la vista tiene un origen de registros es actualizable. El botón Agregar nueva acción registro también está disponible en las vistas en blanco si la vista tiene un origen de registros definido y es actualizable. Use el botón de acción Agregar para agregar un nuevo registro a una tabla. Para usar la acción, siga los pasos siguientes en una aplicación de Access abierta: 1. Haga clic en la vista de lista. (También puede agregar los registros de la hoja de datos y las vistas en blanco.)

2. Haga clic en el botón de propiedad y, después, en Abrir en el explorador.

3. Después de la vista de lista se abre en el explorador web, haga clic en Agregar

y los campos que se muestran.

Nota: Solo los Guardar y Cancelar acciones estรกn disponibles en este momento.

4. Especifique la informaciรณn del nuevo registro y haga clic en Guardar .

Repita los pasos 3 y 4 para agregar mรกs registros.

Parte superior de la pรกgina Eliminar un registro El botรณn de registro de acciรณn eliminar estรก disponible en las vistas de lista, en blanco y hoja de datos si la vista tiene un origen de registros es actualizable.

1. Para eliminar un registro, abra la tabla en la vista Hoja de datos, en blanco o lista.

2. Seleccione el registro y haga clic en la acciรณn Eliminar .

3. Cuando Access le pida que confirme la eliminaciรณn, realice una de las siguientes opciones: o Para cancelar la eliminaciรณn, haga clic en n. o Para continuar con la eliminaciรณn, haga clic en Sรญ.

Cuando un registro se elimina, deja de aparecer en la vista y se apreciarรกn los siguientes cambios:

  

El registro que va justo detrás del registro eliminado aparece resaltado.

Si ha eliminado el último registro de la tabla, se resalta el registro anterior al registro eliminado.

El registro que queda en la tabla (si solo hay uno) se muestra y la vista cambia para mostrar una vista sin registros.

Parte superior de la página Modificar un registro

El botón de registro de acción Editar está disponible sólo en vistas de lista y en blanco cuando la vista tiene un origen de registros es actualizable. Cuando abra la lista o la vista en blanco, editar, agregar y eliminar botones de acción están disponibles.

1. Para editar un registro existente, abra la tabla en la vista de lista en el explorador web y haga clic en el botón de registro de acción Editar.

2. Realice los cambios necesarios y, a continuación, haga clic en el botón de acción Guardar.

Cuando empiece a modificar los datos de un campo, las acciones Cancelar y Guardar pasan a estar disponibles.

Parte superior de la página Guardar un registro El botón de registro de acción de guardar vuelve a estar disponible después de modificar la información de registro en una lista o una vista en blanco. Al hacer clic en el botón de registro de acción Guardar en una aplicación de Access, los datos modificados se envían al servidor. Si hay un proceso de guardar conflicto, Access muestra un mensaje de error.

Nota: El botón de registro de acción Guardar no está disponible cuando el registro está en modo de lectura o cuando la vista tiene un origen de registros que no es actualizable.

Nota: Vistas de hoja de datos no incluye un botón de registro de acción Guardar porque Access automáticamente intenta guardar los cambios en los registros cuando se mueve a otro registro.

Parte superior de la página Cancelar los cambios de un registro Puede cancelar cualquier modificación de los datos de lista y vistas en blanco si un registro se han guardado los cambios y si la vista tiene un origen de registros es actualizable.

Para cancelar los cambios de un registro justo después de haberlos realizado: 

Haga clic en el botón de acción Cancelar. Los campos modificados recientemente muestran los valores almacenados en la base de datos.

Guardar y botones de acción de cancelar no estarán disponibles después de realizar una acción de cancelación y los campos pasan a modo de solo lectura.

Parte superior de la página Descargar en Excel Puede descargar los registros de la aplicación de Access en Excel de las vistas Hoja de datos.

Para descargar registros en Excel: 1. Al ver la aplicación en el explorador web, haga clic en la vista hoja de datos.

2. Haga clic en el botón de acción descargar en Excel

.

3. Haga clic en Abrir para abrir la hoja de cálculo de Excel, haga clic en Guardar para guardar la hoja de cálculo en una carpeta o haga clic en Cancelar para cancelar la descarga de los registros en Excel.

4. Excel muestra los registros de la vista Hoja de datos.

Sugerencia: Si usa las opciones de filtro para restringir los registros que se muestra para un conjunto de registros más pequeño antes de hacer clic en la descarga en el botón de acción de Excel en la vista Hoja de datos, Access descarga todavía todos los registros de la vista origen de registros en Excel. Si desea descargar un conjunto de registros más

pequeño, puede abrir una vista de hoja de datos desde una vista diferente con la acción de macro OpenPopup y utilice dónde argumento cláusula para filtrar los registros a un subconjunto más pequeño. Si hace clic en la descarga en el botón de acción de Excel en la vista Hoja de datos en este caso, Access descarga el subconjunto más pequeño de registros en Excel.

Nota: No se puede quitar la descarga en el botón de acción de Excel de las vistas Hoja de datos. Si no desea mostrar en este botón de acción, deberá ocultar la barra de acciones de la vista Hoja de datos.

Parte superior de la página Mover y ocultar acciones Access muestra los botones de acción en cada vista en un orden predeterminado. Si desea cambiar el orden de visualización de cualquiera de los botones de acción, haga clic y mantenga presionado el botón y arrástrelo a una nueva posición en la barra de acciones. Cambiar el orden de los botones de acción no cambia su comportamiento al usar la aplicación de Access. El orden de tabulación cambia automáticamente para reflejar el nuevo orden.

Si elimina un botón de acción de una vista, no puede restaurar el botón de acción en un momento posterior. Si desea restaurar un botón de acción eliminada, crear otra vista nueva.

Puede ocultar botones de acción con macros de la interfaz de usuario. Usar la acción de macro DefinirPropiedad seleccione Visible en el cuadro de propiedad y escriba Sí o No en el cuadro valor. En el cuadro Nombre del Control, escriba el nombre del botón de acción correspondiente. Para buscar el nombre de una acción personalizada, abra la vista en modo de diseño en Access, haga clic en la acción personalizada y, a continuación, haga clic en el botón de la propiedad de datos. Se muestra el nombre de la acción personalizada en el cuadro Nombre del Control.

Acción Nombre del botón de acción Agregar nuevo registro addActionBarButton Eliminar registro deleteActionBarButton Editar registro editActionBarButton Guardar registro saveActionBarButton Cancelar los cambios cancelActionBarButton Nota: En las vistas Hoja de datos que no se puede quitar la descarga en el botón de acción de Excel, mover a una posición de visualización diferente u ocultarlo usando las macros de interfaz de usuario. El nombre de la descarga en el botón de acción de Excel no se expone.

Obtenga información sobre cómo personalizar una vista con un macro de interfaz de usuario.

Parte superior de la página Mostrar u ocultar la barra de acciones Si tiene permisos para cambiar el diseño de una aplicación de Access, puede elegir mostrar u ocultar la barra de acciones todo para una vista específica. Al elegir ocultar la barra de acciones para una vista, todos los botones de acción predefinidos y personalizados no están disponibles cuando se abre la vista en el explorador web.

Para cambiar la visibilidad de la barra de acciones, siga los pasos siguientes en una aplicación de Access abierta: 1. Haga clic en la vista para que desea cambiar. Puede elegir una vista de lista, en blanco o una hoja de datos.

2. Haga clic en el botón de propiedad y, a continuación, haga clic en Editar para abrir la vista en modo de edición para realizar cambios de diseño.

3. Haga clic en el botón de la propiedad formato de la vista.

Si no encuentra el botón de la propiedad formato de la vista, haga clic en un espacio vacío en la cuadrícula de vista fuera cualquier control.

4. Para mostrar la barra de acciones, seleccione Visible en el cuadro de la Propiedad Visible de la propiedad. Para ocultar la barra de acciones, seleccione ocultos en el cuadro de la Propiedad Visible de la propiedad.

5. Guardar los cambios de la vista.

Parte superior de la página Crear y usar acciones personalizadas Si tiene permisos para cambiar el diseño de una aplicación de Access, puede agregar nuevas acciones a la Barra de acciones y usar macros para personalizarlas de forma que se ejecuten con clics. También puede alterar las acciones de macro existentes en el diseñador de aplicaciones de Access.

Puede agregar hasta siete acciones personalizadas a una vista. Cuando haya alcanzado el límite máximo, Access muestra un mensaje que indica que se ha alcanzado el límite. Si ve este mensaje, puede eliminar acciones personalizadas existentes y agregar más acciones.

A diferencia de las acciones predefinidas, pueden crear y modificar acciones personalizadas. También puede seleccionar el icono de una acción personalizada y su posición en la barra de acciones. 

Para cambiar el orden en que se muestra una acción personalizada, haga clic en el botón de acción personalizada y arrástrela a una nueva posición en la barra de acciones. El orden de tabulación cambia automáticamente para reflejar el nuevo orden.

Agregar una acción personalizada 1. Abrir la aplicación de Access, en el panel de navegación, haga clic en la vista donde desea agregar la acción y, a continuación, haga clic en Abrir.

Sugerencia: Si no ve este panel, haga clic en Panel de navegación en la pestaña Inicio.

2. Haga clic en el botón Agregar acción personalizada.

3. Haga clic para seleccionar la acción personalizada y, después, haga clic en el botón de propiedad Datos.

4. Para personalizar la acción, cambie las siguientes propiedades: o Nombre del control: escriba un nombre para la acción. o Icono: haga clic en el icono al lado del icono predeterminado y elija uno de la galería. Escoja uno que no esté en la Barra de acciones o, de lo contrario, aparecerán iconos duplicados. o Información sobre herramientas: puede incluir una breve descripción de la acción. Esto es opcional, pero puede resultar muy práctico para los demás ver una descripción de qué acción se lleva a cabo al hacer clic en el botón.

5. Haga clic en Al hacer clic y agregue una acción de macro para el botón.

6. Haga clic con el botón secundario en la pestaña de la macro y, después, ciérrela.

Obtenga información sobre cómo personalizar una vista con un macro de interfaz de usuario.

Modificar una acción personalizada 1. Haga clic para seleccionar la acción.

2. Haga clic en el botón de propiedad Datos y haga los cambios que desee.

Eliminar una acción personalizada 

Seleccione la acción y presione Supr en el teclado.

También existe la posibilidad de seleccionar y eliminar varias acciones personalizadas a la vez. Al eliminar una acción, el icono correspondiente se quita de la Barra de acciones, pero no de la galería de iconos.

Deshacer una acción personalizada eliminada 

Haga clic en el botón deshacer acceso rápido.

en la Barra de herramientas de

Mover un botón de acción personalizada en la barra de acciones 

Haga clic y mantenga seleccionado el botón y arrástrelo a la nueva posición en la Barra de acciones.

Volver al principio Pasos siguientes  

Obtenga información sobre cómo Agregar acciones personalizadas a la barra de acción.

Obtenga información sobre cómo personalizar una vista con un macro de interfaz de usuario.

Crear un formulario mediante el Asistente para formularios Importante: Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

Access ofrece varias herramientas para la creación rápida de formularios en la pestaña Crear, que permiten crear un formulario con un solo clic. No obstante, si desea ser más selectivo en relación con los campos que aparecerán en el formulario, puede usar el Asistente para formularios. El asistente también permite definir cómo se agruparán y ordenarán los datos; asimismo, puede usar campos de más de una tabla o consulta, siempre y cuando defina previamente las relaciones entre las tablas y las consultas.

Nota: Este artículo no se hace extensivo a las aplicaciones de Access, el tipo de base de datos que se diseña con Access y se publica en línea. Vea Crear una aplicación de Access para más información.

Iniciar el Asistente para formularios 1. En el grupo Formularios de la pestaña Crear, haga clic en la opciónMás formularios y, a continuación, haga clic en Asistente para formularios.

2. Siga las instrucciones incluidas en las páginas del Asistente para formularios.

Nota: Si desea incluir en el formulario campos de varias tablas y consultas, no haga clic en Siguiente ni en Finalizar después de seleccionar los campos de la primera tabla o consulta en la primera página del Asistente para formularios. Repita los pasos para seleccionar una tabla o consulta y haga clic en los demás campos que desee incluir en el formulario. A continuación, haga clic en Siguiente o Finalizar para proseguir.

3. En la última página del asistente, haga clic en Finalizar.

El Asistente para formularios permite crear una variedad de resultados según las opciones que se seleccionen. En consecuencia, recomendamos ejecutar el asistente varias veces para experimentar con distintas opciones cada vez, hasta obtener los resultados deseados.

Agregar un subformulario Importante: Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

Cuando trabaja con datos relacionales (datos relacionados que están almacenados en tablas independientes), a menudo necesita ver los datos de varias tablas o consultas en el mismo formulario. Por ejemplo, puede que desee ver un registro de cliente en una tabla e información acerca de los pedidos de ese cliente procedente de otra tabla al mismo tiempo. Los subformularios son una herramienta cómoda para hacerlo, y Access ofrece varias maneras que le ayudarán a crearlos rápidamente.

Crear un formulario en Access Los formularios son como los expositores de una tienda, que hacen que sea más fácil ver u obtener los artículos que se buscan. El diseño de los formularios es importante, dado que son objetos con los que los usuarios agregan, editan o visualizan los datos almacenados en la base de datos de Access. Si son varios los usuarios que van a usar la base de datos, será fundamental disponer de unos formularios bien diseñados con los que ser eficaces y poder especificar datos con precisión.

Existen diversos modos de crear un formulario en una base de datos de escritorio de Access. En este artículo se indican algunos de ellos.

Nota: La información de este artículo no se aplica en apps web de Access.

Consulte Crear una aplicación de Access para obtener más información acerca del diseño de apps web de Access. ¿Qué quiere hacer?

Crear un formulario a partir de una tabla o consulta existente en Access Crear un formulario en blanco en Access Crear un formulario dividido en Access Crear un formulario que muestre varios registros en Access Crear un formulario que contenga un subformulario en Access Crear un formulario de navegación en Access Información adicional Crear un formulario a partir de una tabla o consulta existente en Access Para crear un formulario a partir de una tabla o consulta de la base de datos, en el panel de navegación, haga clic en la tabla o consulta que contenga los datos del formulario y, en la pestaña Crear, haga clic en Formulario.

Access crea un formulario y lo abre en la vista Presentación. En caso necesario, se pueden realizar cambios de diseño, como ajustar el tamaño de los cuadros de texto para que quepan los datos. Para más información, consulte el artículo sobre cómo usar la herramienta de formulario.

Principio de página Crear un formulario en blanco en Access 1. Para crear un formulario sin controles ni elementos con formato previo: en la pestaña Crear, haga clic en Formulario en blanco. Access abre un formulario en blanco en la vista Presentación y muestra el panel Lista de campos.

2. En este Lista de campos panel, haga clic en el signo más (+) situado junto a la tabla o las tablas que contienen los campos que quiera ver en el formulario.

3. Para agregar un campo al formulario, haga doble clic en él o arrástrelo hasta el formulario. Para agregar varios campos a la vez, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en varios campos. Después, arrástrelos todos juntos hasta el formulario.

Nota: El orden de las tablas en el panel Lista de campos puede cambiar según qué parte del formulario esté seleccionada en ese momento. Si no puede agregar un campo al formulario, pruebe a seleccionar otra parte distinta e intente agregar el campo de nuevo.

1. Use las herramientas del grupo Controles en la pestaña Herramientas de presentación de formulario para incluir en el formulario un logotipo, un título, números de página o la fecha y la hora.

2. Si desea agregar una mayor variedad de controles al formulario, haga clic en Diseño y use las herramientas del grupo Controles.

Principio de página Crear un formulario dividido en Access Un formulario dividido proporciona dos vistas de los datos al mismo tiempo: una vista Formulario y una vista Hoja de datos. Este formulario reporta las ventajas de ambos tipos de formularios en uno solo. Por ejemplo, se puede usar la parte correspondiente a la hoja de datos para buscar rápidamente un registro y, después, usar la parte correspondiente al formulario para verlo o editarlo. Las dos vistas están conectadas al mismo origen de datos y están en todo momento sincronizadas entre ellas.

Para crear un formulario dividido con la herramienta Formulario dividido, en el panel de navegación, haga clic en la tabla o consulta que contiene los datos.

Después, en la pestaña Crear, haga clic en Más formularios y en Formulario dividido.

Access crea el formulario, en el que podrá realizar cambios de diseño. Así, por ejemplo, puede ajustar el tamaño de los cuadros de texto para que quepan los datos en caso necesario. Para aprender a usar un formulario dividido, vea el artículo sobre cómo crear un formulario dividido.

Principio de página Crear un formulario que muestre varios registros en Access Un formulario de varios elementos (también denominado formulario continuo) resulta útil si se desea disponer de un formulario que muestre varios registros, pero que sea más personalizable que una hoja de datos. Para crearlo se usa la herramienta Varios elementos.

1. En el panel de navegación, haga clic en la tabla o consulta que contiene los datos que desee ver en el formulario.

2. En la pestaña Crear, haga clic en Más formularios > Varios elementos.

Access crea el formulario y lo abre en la vista Presentación. En esta vista puede realizar cambios de diseño en el formulario mientras visualiza los datos.

Así, puede ajustar el tamaño de los cuadros de texto para que quepan los datos. Para más información, vea Crear un formulario mediante la herramienta Varios elementos.

Principio de página Crear un formulario que contenga un subformulario en Access A menudo, cuando trabaja con datos relacionados almacenados en tablas distintas, necesita ver los datos de varias tablas o consultas en el mismo formulario. Los subformularios son un buen modo de lograrlo. Dado que existen varios modos de agregar un subformulario según las necesidades, vea el artículo Crear un formulario que contiene un subformulario para obtener más información.

Principio de página Crear un formulario de navegación en Access Un formulario de navegación es, simplemente, un formulario que contiene un control de navegación. Este tipo de formularios constituye un enorme aliciente en cualquier base de datos, pero crear uno resulta especialmente importante si tiene previsto publicar una base de datos en la web, ya que el panel de navegación de Access no se muestra en un explorador.

1. Abra la base de datos a la que vaya a agregar un formulario de navegación.

2. En el grupo Formularios de la pestaña Crear, haga clic en Navegación y elija el estilo de navegación que desee.

Access crea el formulario, le agrega el control de navegación y abre el formulario en la vista Presentación. Para más información, vea Crear un formulario de navegación.

Principio de página Información adicional Existen varias opciones que puede usar para personalizar formularios.

Compruebe si alguna de las siguientes le es de utilidad:

Opciones Si quiere poder seleccionar los campos que aparecen en el formulario, use el Asistente para formularios para crear el formulario.

Agregar pestañas a un formulario permite organizar mejor el contenido y facilitar su uso, especialmente si contiene muchos controles.

Un control de explorador web permite ver páginas web en un formulario. Este control se puede vincular a los campos o a los controles de la base de datos para determinar dinámicamente qué página se muestra. Así, puede usar la información de direcciones de una base de datos para, por ejemplo, crear asignaciones personalizadas en un sitio de asignaciones de Internet, o usar la información sobre productos de una base de datos para buscar artículos en el sitio web de un proveedor.

Access coloca controles en guías denominadas diseños para que sea más fácil alinear los controles de un formulario. Aprenda a mover los controles y cambiar su tamaño uno a uno.

Ver este recurso Crear un formulario mediante el Asistente para formularios Crear un formulario con pestañas:

Agregar exploración web a un formulario

Mover controles y cambiar su tamaño independientemente