Manual del participante2 alejandro docx

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Presentación La capacitación es hoy en día, una de las herramientas educativas más eficaces para que las personas accedan a mejores condiciones de vida y a un trabajo mejor remunerado con mayores oportunidades de crecimiento y desarrollo tanto personal como profesional; en el ICATEP, uno de nuestros principales objetivos es impartir capacitación que le brinde a la población las habilidades técnicas, conocimientos y los instrumentos necesarios para poder acceder a una mejor calidad de vida, formando mano de obra competente y productiva en la aplicación de técnicas y métodos de trabajo que garanticen la eficiencia y eficacia en las labores desempeñadas.

Pudiendo así, contribuir en esa parte esencial de las necesidades de la sociedad, como es generar y mejorar oportunidades de empleo, e incrementar la productividad y competitividad del Estado para seguir transformando Puebla.

"Arq. Francisco Javier Narro Robles"

Introducción Te damos la bienvenida a este curso de capacitación denominado “Elaboración de hojas de cálculo” esperando que beneficie tu desarrollo profesional y personal.

El presente manual se ha elaborado con la seguridad de que sirva como guía de consulta para el estudiante, asegurando que la información contenida en él, es segura, verídica y actualizada al momento de su redacción.

Para un mejor aprovechamiento de este recurso es recomendable realizar las lecturas cuidadosamente, guiarse en el índice para entender el diseño y la estructura de los temas y subtemas dándole así una continuidad óptima para una mejor formación y aprendizaje en Microsoft Excel 2013.

Objetivo General Al finalizar el curso, el/la capacitado elaborará documentos de hojas de cálculo con diseño, análisis y aplicación de fórmulas/funciones, mediante diferentes herramientas que nos proporciona Microsoft Excel, para resolver necesidades en el ámbito de educación, empresarial y gubernamental,

Contenido.

Presentación............................................................................................................................................2 Introducción.............................................................................................................................................3 Objetivo General....................................................................................................................................4 Contenido.................................................................................................................................................5 1. ELABORAR HOJAS DE CÁLCULO MEDIANTE APLICACIONES DE CÓMPUTO. 8 1.1. INTERFAZ GRÁFICA DE EXCEL 2013........................................................................8 1.1.1. Microsoft Excel 2013...............................................................................................8 1.1.2. Ventana de Excel 2013...........................................................................................9 1.2. ELEMENTOS DE UNA HOJA DE CÁLCULO.............................................................21 1.2.1. Celdas.............................................................................................................................21 1.2.2. Hojas de Cálculo.......................................................................................................22 1.2.3. Libros..............................................................................................................................23 1.3. FORMATO Y DISEÑO DE UNA HOJA DE CÁLCULO...........................................24 1.3.1. Insertar y eliminar hojas.....................................................................................24 1.3.2. Copiar y mover hojas............................................................................................25 1.3.3. Ocultar, mostrar y cambiar nombre de hojas..........................................26 1.3.4. Colorear pestañas...................................................................................................27 1.4. FILAS Y COLUMNAS........................................................................................................27 1.4.1. Insertar/Eliminar filas...........................................................................................28 1.4.2. Alto de filas.................................................................................................................28 1.4.3. Insertar/Eliminar columnas................................................................................29 1.4.4. Ancho de columnas................................................................................................30 1.4.5. Ocultar y mostrar.....................................................................................................31 1.5. FORMATO Y ESTILOS DE CELDAS............................................................................32 1.5.1. Formatos (numérico, por fechas, personalizados)..............................32 1.5.2. Bordes y rellenos.....................................................................................................38 1.5.3. Alineación avanzada..............................................................................................38 1.5.4. Estilos: predefinidos/personalizados...........................................................43

1.5.5. Modificar y eliminar y copiar estilos............................................................43 1.6. PROCESAMIENTO DE INFORMACIÓN.....................................................................45 1.6.1. Tipos de Datos: Numero, texto, fecha y hora.........................................45 1.6.2. Operadores: aritméticos, comparación, texto y referencia............48 1.6.3. Formulas: Ingreso y edición..............................................................................51 1.6.4. Funciones: Sintaxis, tipos de funciones y funciones anidadas.....52 1.6.5. Errores y referencias.............................................................................................65 2. ELABORAR HOJAS DE CÁLCULO MEDIANTE EL EMPLEO DE CARACTERÍSTICAS AVANZADAS DE LA APLICACIÓN DE CÓMPUTO.....................70 2.1. CREACIÓN Y PROCESAMIENTO DE TABLAS......................................................70 2.1.1. Elementos de una tabla.......................................................................................71 2.1.2. Tabla dinámica..........................................................................................................74 2.1.3. Filtrar y Ordenar datos: Autofiltro, filtro avanzado y Ordenar datos. 74 2.1.4. Diferencias entre filtrar y ordenas datos..................................................77 2.2. MUESTREO DE INFORMACIÓN CON GRÁFICOS................................................77 2.2.1. Partes de un gráfico: Área del gráfico, serie de datos, categorías, título del gráfico, ejes, área de trazado, líneas de división, título de eje, leyenda............................................................................................................78 2.2.2. Tipos de gráfico: columnas, barras, líneas, circular, áreas, dispersión, burbujas, radial, superficie y cotizaciones.....................................79 2.2.3. Grafico Dinámico......................................................................................................88 2.3. MACROS................................................................................................................................88 2.3.1. Grabar Macro.............................................................................................................88 2.3.2. Ejecutar un macro...................................................................................................90 2.3.3. Eliminar un macro...................................................................................................91 2.4. IMPORTAR ARCHIVOS DE TEXTO.............................................................................91 2.4.1. Proceso de importación.......................................................................................92 2.5. EXCEL EN INTERNET........................................................................................................93 2.5.1. Excel en OneDrive...................................................................................................93 2.5.2. Compartir hojas de cálculo en Redes Sociales.......................................96 2.5.3. Vinculo de uso compartido................................................................................96 2.5.4. Enviar por e-mail.....................................................................................................96 2.6. SEGURIDAD.........................................................................................................................98 2.6.1. Proteger una hoja y libro....................................................................................98

1.ELABORAR HOJAS DE CÁLCULO MEDIANTE APLICACIONES DE CÓMPUTO. Objetivo del tema: Al finalizar el submódulo, el/la capacitando identificará el área de trabajo, los componentes de la interfaz gráfica de programa; elaborará documentos con formato y estilo, realizará cálculos en él y resolverá problemas lógicos y matemáticos mediante Microsoft Excel 2013.

1.1.

INTERFAZ GRÁFICA DE EXCEL 2013.

En Excel 2013 tenemos un diseño simple, pero atractivo a los ojos.

La interfaz se siente muy fluida, el movimiento entre las opciones se realizan desde la misma pantalla sin necesidad de abrir botones desplegables, y cuando vamos a Archivo se abre desde la izquierda un nuevo menú con la misma fluidez que el manejo de las tablas, en este menú tenemos las opciones de guardado, exportar, compartir, abrir, nuevo, etc.

Una cosa nueva que ha implementado Microsoft en esta versión de Office 2013, es que los archivos se abren en ventanas independientes de una a otra, es decir, en el caso de Excel, si abrimos otro archivo no se va a adjuntar a las plantillas de abajo a la izquierda, si no que abre una ventana totalmente nueva.

Esto es bueno ya que permite trabajar con mayor orden, así también, aquellas personas que cuenten con un monitor grande o tengan dos monitores, puedes distribuir los documentos en un lado a otro y tener un mejor panorama de los mismos.

Otra cosa que se siente muy bien es el inicio rápido de la aplicación, se siente muy optimizado y ligero para el sistema operativo, así también, al abrir nuevos archivos lo hace a una velocidad más que aceptable.

Para comenzar a trabajar en Microsoft Excel 2013 debemos acceder a él desde el botón Iniciar o hacer doble clic sobre el icono de acceso directo situado en el Escritorio de Windows.

1.1.1.

Microsoft Excel 2013.

Excel 2013 es una aplicación del tipo hoja de cálculo que forma parte del paquete Microsoft Office 2013 y se utiliza para calcular, analizar y gestionar datos. A través de ella, podemos realizar

diversas operaciones, desde las más sencillas, como sumar y restar, hasta otras complejas, por medio de funciones y fórmulas.

También permite elaborar distintos tipos de gráficos para analizar y comprender los resultados de dichas operaciones.

Proporciona herramientas y funciones eficaces destinadas a analizar, compartir y administrar datos con facilidad. Las funciones, los filtros y las tablas dinámicas nos brindarán la posibilidad de resumir, analizar, explorar y presentar datos para, luego, tomar decisiones. Con las macros es posible optimizar los procesos rutinarios.

1.1.2.

Ventana de Excel 2013.

Al acceder a Microsoft Excel 2013 nos muestra esta pantalla (denominada Inicio rápido) en la que podemos localizar dos partes, la parte izquierda de color verde y la parte derecha, de color blanco.

Pantalla de Inicio rápido de Excel 2013 Parte Izquierda (Color verde)

Parte Derecha (Color blanco)

1. Muestra los archivos utilizados recientemente, en este caso indica que todavía no se ha creado ningún libro, es decir, no hemos realizado ningún ejercicio, de manera que la lista parece vacía.

2. También se puede acceder a la opción “Abrir otras libros” para acceder a ejercicios realizados y almacenado en nuestro equipo, de esta forma se puede colocar en pantalla y continuar con su edición.

1. Hay diferentes opciones para ejecutar de forma automática, ya sea un libro en blanco, para crear un ejercicio nuevo, o visualizar un pequeño tutorial de funcionamiento aplicación.

2. Se dispone de diferentes plantillas predefinidas, como por ejemplo: crear un presupuesto, factura, gasto, calendario, tareas escolares, etc.,

Una vez que hayamos decidido crear un nuevo libro en blanco o que hayamos abierto algún libro existente se mostrará la ventana principal de Excel. Es importante conocer las partes que la integran ya que pasaremos la mayoría del tiempo utilizando cada una de sus partes.

En esta sección conoceremos el entorno de trabajo de Microsoft Excel 2013, con el objetivo de focalizar la atención en los distintos elementos que componen su interfaz y aprender la utilidad de cada uno de ellos. De esta manera, cuando necesitemos acceder a las diferentes herramientas del programa podremos hacerlo de forma rápida al estar familiarizados con el entorno.

Elementos de la Ventana de Microsoft Word 2013 1.

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8.

Barra de título.

Barra de herramientas de acceso rápido.

Cinta de opciones.

Menú Archivo.

Barra de fórmulas. Área de trabajo.

Barra de estado.

La herramienta Zoom.

1. Barra de título.

La Barra de título se encuentra en la parte superior de la ventana de la aplicación, muestra el nombre del libro abierto y contiene los clásicos botones de Windows que permiten minimizar, maximizar y cerrar la ventana.

2. Barra de herramientas de acceso rรกpido.

La Barra de herramientas de acceso rรกpido estรก ubicada, de manera predeterminada, en la parte superior izquierda de la ventana de la aplicaciรณn, y contiene las herramientas que usamos con mayor frecuencia, como, por ejemplo, Guardar, Deshacer, Rehacer.

Es posible personalizar esta barra de acuerdo con nuestras necesidades, quitando o agregando diferentes comandos.

A continuaciรณn, se muestran algunos de los comandos que pueden ubicarse en esta barra de manera muy sencilla.

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Barra de herramientas de acceso rapido 1. Guardar Permite guardar un archivo. Si no se lo 3. guardó previamente, se abrirá el cuadro de diálogo Guardar como.

2. Deshace Da la posibilidad de revertir una acción r que acabamos de realizar. Podemos deshacer varias acciones presionando el botón tantas veces como sean necesarias.

3. Rehacer. Es la contracara del botón anterior, ya que permite rehacer acciones. Solo podemos rehacer algo que se ha deshecho previamente; por eso, en algunas ocasiones esta opción está desactivada.

4. Personal Despliega el menú que nos permite izar la añadir más comandos a la lista inicial. barra Mediante la opción Más comandos..., tendremos acceso a todos los comandos que puede utilizar el programa, desde los más habituales y de uso común, hasta los más específicos.

Cinta de opciones.

Excel 2013 presenta una cinta de opciones que agrupa los comandos más utilizados en Excel y las pestañas son el primer nivel de agrupamiento que encontramos dentro de la cinta de opciones. Al mismo tiempo, cada una de las pestañas organiza los comandos en grupos.

Nota importante: Lo que en Excel 2007 y 2010 conocíamos como una ficha de la cinta de opciones, a partir de Excel 2013 será conocida como una pestaña. Microsoft ha

cambiado este nombre en toda su documentación en español para Excel 2013.

Como ya lo he mencionado, cada pestaña está formada por grupos y es precisamente dentro de cada grupo donde encontramos los botones de comando. También puedes ver que junto al nombre de algunos grupos, en la esquina inferior derecha, se muestra una pequeña flecha que es conocida como un indicador de cuadro de diálogo y al hacer clic sobre él se mostrará un cuadro de diálogo con más comandos relacionados con dicho grupo.

Cada pestaña es específica y está relacionada con un tipo de actividad, acción o elemento; algunas solo aparecen cuando tenemos seleccionado un determinado objeto. Por ejemplo, si seleccionamos una imagen, se activará la ficha Herramientas de imagen.

Pestañas en Excel 2013.

La primera vez que abres Excel 2013, la cinta de opciones mostrará siete pestañas:

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Pestañas en Excel 2013 Contiene los comandos necesarios para aplicar formato y editar las hojas de Excel. Esta pestaña organiza los Inicio comandos en siete grupos: Portapapeles, Fuente, Alineación, Número, Estilos, Celdas y Modificar.

En esta pestaña encontramos los comandos para insertar elementos a nuestra hoja como tablas y gráficos. Los grupos de comandos de esta pestaña Insertar son los siguientes: Tablas, Ilustraciones, Aplicaciones, Gráficos, Informes, Monográficos, Filtro, Filtros, Vínculos, Texto y Símbolos.

Aquí se encuentran los comandos utilizados para preparar nuestra hoja para imprimir y organizar los elementos Diseño de dentro de la hoja. Los grupos de esta pagina pestaña son: Temas, Configurar página, Ajustar área de impresión, Opciones de la hoja y Organizar.

La pestaña fórmulas contiene los comandos para agregar funciones y fórmulas a nuestras hojas de Excel así como buscar cualquier error en las Formulas fórmulas. Los grupos de esta pestaña son: Biblioteca de funciones, Nombres definidos, Auditoría de fórmulas y Cálculo.

Contiene los comandos para importar datos provenientes de otras fuentes y trabajar posteriormente con ellos aplicando algún filtro o quitando Datos duplicados. Los grupos de la pestaña Datos son: Obtener datos externos, Conexiones, Ordenar y filtrar, Herramientas de datos y Esquema.

En esta pestaña están localizados los comandos para revisar, proteger e insertar comentarios en las celdas de la Revisar hoja. Los grupos en los que están organizados los comandos son: Revisión, Idioma, Comentarios, Cambios.

Comandos utilizados para cambiar la vista de la hoja y ocultar algunos de sus Vista elementos. Esta pestaña contiene los siguientes grupos: Vistas de libro, Mostrar, Zoom, Ventana y Macros.

De forma predeterminada se compone de estas siete pestañas: Inicio, Insertar, Diseño de página, Fórmulas, Datos, Revisar y Vista.

Se puede personalizar la cinta de opciones agregando fichas y grupos creados por nosotros, como también cambiarles el nombre o el orden a las fichas y a los grupos.

Empleando los métodos abreviados de teclado se acceder a las pestañas. Esta alternativa combina distintas letras con la tecla ALT. Para conocer qué letras usar, se presiona dicha tecla y aparecerá sobre cada pestaña la letra correspondiente.

Por lo tanto, para acceder al contenido de una pestaña hacer clic sobre su nombre o presionar la combinación de teclas.

Además, se puede mostrar u ocultar el contenido de las pestañas a través de la combinación de teclas CTRL + F1.

Sobre el extremo derecho de la barra de título se muestra el botón Opciones de presentación de la cinta de opciones, para ocultar la cinta, mostrar solo las pestañas o pestañas y comandos.

Pestañas contextuales.

Las siete pestañas mencionadas previamente no son las únicas que se muestran en la cinta de opciones, también existen otro tipo de pestañas conocidas como pestañas contextuales y que se muestran solamente cuando estamos trabajando con algún objeto en particular.

Por ejemplo, cuando insertamos un nuevo gráfico en una hoja, Excel mostrará las pestañas Diseño y Formato las cuales tienen comandos especiales para trabajar con el gráfico:

Como puedes observar en la imagen anterior, las pestañas contextuales están agrupadas e identificadas con el nombre Herramientas de gráficos. Si quitamos la selección del gráfico entonces las pestañas contextuales desaparecerán y volverán a mostrarse cundo volvamos a seleccionar de nuevo el gráfico.

4. Menú Archivo.

A través de la Pestaña Archivo, la primera de la cinta de opciones, accedemos a la Vista Backstage de Excel 2013, es decir, al lugar donde encontramos todas las opciones relacionadas con la administración de archivos, como guardar, abrir, enviar, imprimir y obtener información sobre ellos, entre otras posibilidades.

Esta pestaña se distingue de las demás por tener color verde.

Al hacer un clic sobre ella, veremos que la Vista Backstage ocupa toda la ventana del programa, la cual se divide en dos paneles. En el panel izquierdo aparecen listados los diferentes comandos disponibles, hay un grupo de comandos básicos, tales como Guardar, Guardar como, Abrir, Cerrar, Opciones y Salir.

Menú Archivo Muestra información detallada acerca del archivo abierto como: tamaño del 1. Informaci archivo, fecha de creación y ón. modificación, versión de Excel y si está protegido.

Se mostrarán las plantillas disponibles 2. Nuevo para crear un nuevo libro, solo se debe seleccionar para crear un nuevo archivo.

Aparecerá un cuadro de diálogo (panel derecho) que nos ayudará a abrir un 3. Abrir. archivo, a partir de Excel 2013 se tiene la opción de abrir un archivo desde la nube (SkyDrive).

En el caso del comando Guardar, guarda los cambios realizados actualmente y 4. Guardar. únicamente se abrirá el cuadro de diálogo (panel derecho) si no hemos guardado el archivo con anterioridad.

Aparecerá un cuadro de diálogo (panel derecho) que nos ayudará a guardar un 5. Guardar archivo, a partir de Excel 2013 se tiene como. la opción de guardar un archivo desde la nube (SkyDrive).

Se puede configurar la impresión: qué impresora queremos usar, la cantidad de copias que vamos a imprimir, el tamaño 6. Imprimir del papel, la orientación y los márgenes de la página, entre otras.

Además, se presenta a la derecha de la pantalla una vista previa del documento.

Se tiene la posibilidad de trabar con 7. Compartir otros usuarios desde la nube por medio . de SkyDrive o en el correo electrónico.

Permite guardar el archivo en otros formatos, por ejemplo; PDF o XPS; 8. Exportar. también guardarlos en versiones anteriores (Libro de Excel 97-2003).

9. Cerrar.

Cierra el archivo actual.

10.

Cue Se puede iniciar sesión por medio de un

nta.

11.

Opci ones.

correo electrónico y tener acceso a archivos guardados en la nube.

Se accede a las herramientas generales de configuración para trabajar con Excel 2013, como también a las diferentes opciones que nos permiten personalizar la cinta de opciones y la Barra de herramientas de acceso rápido.

5. Barra de fórmulas.

La Barra de fórmulas se encuentra debajo de la cinta de opciones y muestra el contenido de la celda activa. Tiene tres sectores que se describen a continuación.

Sectores de la Barra de formulas Presentan la 1. Cuadro de Izquierda dirección de la celda nombres activa Sirven para aceptar 2. Botones Medio o rechazar funciones Se insertan y modifican tanto las 3. Cuadro de Derecha fórmulas como el formulas contenido de la celda

1. Cuadro de nombres.

A la izquierda de los botones de la barra de fórmulas se encuentra el Cuadro de nombres. Este cuadro muestra

de manera predeterminada la dirección de la celda activa. Si nos movemos a través de la hoja, el cuadro de nombres reflejará automáticamente la dirección de la nueva celda seleccionada.

2.

Botones.

Justo a la izquierda del cuadro de texto de la barra de fórmulas tenemos tres botones: Cancelar, Introducir e Insertar función. Los botones Cancelar e Introducir se activarán solamente cuando entremos al modo de edición de Excel para modificar el valor de una celda.

Una manera de entrar al modo de edición es haciendo clic en el cuadro de fórmulas lo cual mostrará de inmediato el cursor que nos permitirá realizar las modificaciones necesarias.

3. Cuadro de Formulas.

Es la parte principal de la Barra de Formulas y es el cuadro de texto que muestra en todo momento el valor de la celda activa. Si la celda activa contiene un valor numérico o texto entonces se mostrará dicho valor, pero si la celda contiene una fórmula, la barra de fórmulas nos permitirá visualizar y editar dicha fórmula.

6. Área de trabajo.

Está representada por columnas y filas. Las columnas están identificadas por letras y las filas por números y en esta área es donde se colocan los datos, se realizan operaciones y aplican todas las utilidades del programa.

En esta sección se identificarán los componentes, aprenderemos a trabajar con el zoom y a desplazarnos por las hojas de cálculo.

De manera predetermina Excel 2013 crea un libro con una sola hoja y cuyo nombre se puede encontrar en la etiqueta ubicada en la parte inferior izquierda del área de trabajo.

Junto a dicha etiqueta se encuentra un botón con el símbolo + que nos permite crear nuevas hojas.

Componentes del área de trabajo.

Conocer los elementos que forman parte del área de trabajo es imprescindible para el manejo del programa, por eso se explican a detalle:

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Componentes del área de trabajo

1) Encabezado de columna 2) Área de trabajo 3) Barras de desplazamien to 4) Pestañas de hojas 5) Encabezado de fila 6) Celda activa

Las columnas se identifican con una letra, desde la A hasta la XFD. Está formada por filas y columnas.

Aquí ingresamos los datos y vemos el resultado de las operaciones.

Una horizontal y otra vertical, que nos permiten desplazarnos por la hoja de trabajo.

A través de las pestañas podemos movernos por las hojas que componen el libro de trabajo. Por defecto, Excel 2013 muestra una sola hoja.

Las filas se identifican con números, desde 1 hasta 1.048.576.

Es la celda seleccionada.

7. Barra de estado.

La barra de estado se ubica en la parte inferior de la ventana de la aplicación.

En el sector izquierdo muestra información sobre el estado de una celda seleccionada: a) Listo: cuando no estamos realizando ninguna acción. b) Introducir: cuando estamos ingresando datos en una celda vacía. c) Modificar: cuando estamos editando el contenido de una celda.

8. La herramienta Zoom.

El Zoom (sector derecho de la barra de estado) nos permite acercar o alejar la hoja de cálculo junto con su contenido. Es muy útil, por ejemplo, cuando tenemos una gran cantidad de información en la hoja y solo visualizamos una parte de ella en la pantalla, pero precisamos ver la totalidad. Para esto, debemos reducir el porcentaje de zoom. En cambio, cuando

deseamos ver de modo claro el contenido de una o varias celdas, podemos hacer un acercamiento aumentando el porcentaje.

Disponemos de tres maneras de hacer zoom sobre la hoja de cálculo. a) La primera es utilizar el control deslizante ubicado en la esquina inferior derecha de la ventana. b) La segunda es aplicar las herramientas de zoom que se encuentran en la pestaña Vista, grupo Zoom. c) La tercera es mantener presionada la tecla CTRL mientras giramos la rueda del mouse hacia adelante (aumentar) o hacia atrás (disminuir).

1.2.

ELEMENTOS DE UNA HOJA DE CÁLCULO.

1.2.1.

Celdas.

Una Celda es la intersección de una columna y una fila; consta de una dirección particular o referencia.

Las celdas son el elemento más básico dentro de una hoja de Excel y es donde se colocan los datos. Cada celda está identificada por su propia dirección (coordenada) la cual se determina por la letra de la columna seguida por el número de la fila a la cual pertenece.

Por ejemplo:

La celda B3 corresponde a la intersección de la columna B y la fila 3 y la celda D15, a la intersección de la columna D y la fila 15.

En las celdas se puede ingresar números, texto, fechas o fórmulas y funciones. Los datos se escriben en las celdas y. esto permite sumar datos, ordenarlos y filtrarlos, ponerlos en tablas y crear gráficos muy visuales.

Sólo una celda puede estar activa a la vez (la celda que tengamos seleccionada con el cursor o el ratón y es la que se ve resaltada).

1.2.2.

Hojas de Cálculo.

La hoja de trabajo es una tabla (como si fuera una hoja de papel cuadriculado) que almacena y organiza la información en un área de trabajo en forma de matriz que hace cómodo introducir, organizar, calcular y consolidar los datos.

Las columnas se identifican por letras simples, dobles o triples, que van desde A hasta XFD. Excel 2013 cuenta con 16.384 columnas.

Las filas se identifican por un número, desde 1 hasta 1.048.576.

Una hoja de cálculo es una herramienta muy útil para las personas que trabajan con números y que necesitan realizar cálculos con ellos. Ella permite trabajar con una gran cantidad de números y lleva incorporada una serie de funciones capaces de realizar cálculos matemáticos, estadísticos, técnicos y financieros.

1.2.3.

Libros.

Un archivo de Excel está compuesto por un conjunto de hojas de cálculo; por eso estos archivos se denominan libros. En la versión 2013, cuando abrimos un nuevo libro de trabajo, de manera preestablecida lo hace con una sola hoja de cálculo, pero podemos añadir la cantidad de hojas que queramos y, luego, también eliminar las que no sean necesarias. Además, es posible vincular una hoja de cálculo a otras para realizar diferentes tipos de cálculos. En la parte inferior de la ventana veremos la etiqueta

Hoja1 que representa a la hoja actual.

Desde la versión 2007, los archivos de Excel se guardan de manera predeterminada con la extensión .XLSX. Las versiones anteriores lo almacenaban con el formato .XLS. Por esta razón, si necesitamos compartir un archivo en una computadora que tenga una versión

anterior a Excel 2007-2013, podemos almacenarlo con un formato compatible con estas versiones.

De este modo, podremos abrir el libro sin inconvenientes.

1.3.

FORMATO Y DISEÑO DE UNA HOJA DE CÁLCULO.

1.3.1.

Insertar y eliminar hojas.

Insertar hojas.

Para insertar una hoja de cálculo nueva, siga uno de los procedimientos siguientes: a) Haga clic en el botón Nueva hoja en la parte inferior de la pantalla.

b)

Para insertar otra hoja de cálculo delante de una existente, seleccione la hoja de cálculo existente y, a continuación, haga clic en Inicio > Insertar, > Insertar hoja.

Para cambiar el orden de las hojas de cálculo en un libro, haga clic en la pestaña de la hoja de cálculo que desea mover y, a continuación, arrástrela a la ubicación deseada. c) Otra posibilidad es utilizar las teclas SHIFT + F11.

Eliminar hojas. a) Hacer clic con el botón secundario en la pestaña de hoja de una hoja de cálculo o en la pestaña de hoja de cualquiera de las hojas de cálculo seleccionadas que desee eliminar y, a continuación, hacer clic en Eliminar hoja.

b) Seleccione la hoja o las hojas de cálculo que desea eliminar; haga clic en Inicio, en la flecha que se encuentra debajo de Eliminar, y en Eliminar hoja.

1.3.2.

Copiar

Copiar y mover hojas.

Para copiar una hoja, se arrastrar su pestaña mientras se presiona la tecla CTRL, o dentro de la misma opción Mover o copiar... del menú, marcar Crear una copia. Esta tendrá el mismo nombre que la original y llevará el número 2 entre paréntesis.

Por ejemplo: la copia de la Hoja1, será Hoja1 (2).

Mover Si se desea mover una hoja de lugar, hacer un clic sobre su pestaña, mantener presionado y arrastrar la hoja al lugar que se quiere. También se hacer clic derecho sobre la pestaña y, en el menú contextual, seleccionar Mover o copiar... Se abrirá un cuadro de diálogo donde se elige a qué libro se quiere mover la hoja y la hoja delante de la cual será ubicada.

1.3.3.

Ocultar, mostrar y cambiar nombre de hojas.

Ocultar Para esconder una hoja, hacer un clic con el botón derecho del mouse sobre su pestaña y, en el menú, seleccionar Ocultar.

Mostrar Si se quiere volver a mostrarla, hacer clic derecho sobre la pestaña de alguna de las hojas visibles y pulsar Mostrar... Si hay más de una

hoja oculta, se debe elegir cuál se quiere ver y, luego, presionar Aceptar. Es importante destacar que al ocultar hojas no se elimina su contenido, simplemente se deja de visualizar hasta que se ejecuta el procedimiento necesario para mostrarlas.

Cambiar nombre Asignarles nombres a las hojas permite organizar e identificar su contenido, por lo que elegir nombres precisos contribuye a simplificar el trabajo.

Para modificar el nombre de una hoja, hacer un clic derecho sobre su solapa y, en el menú contextual, seleccionar Cambiar nombre o hacer doble clic sobre el nombre de la hoja y, luego, escribimos uno nuevo. Para aceptar presionamos la tecla ENTER.

1.3.4.

Colorear pestañas.

En el menú contextual de cualquiera de las pestañas también se encuentra la opción desplegable Color de etiqueta, desde donde es posible asignarle un color a cada pestaña para distinguir una hoja.

1.4.

FILAS Y COLUMNAS.

Como se ha mencionado las hojas de Excel tienen un número de filas y de columnas máximo y no es posible hacer nada por aumentar dicho número, cuando hablamos de insertar una fila o columna en realidad de desplazan los datos hacia abajo o hacia la derecha para mostrar una fila o columna vacía.

1.4.1.

Insertar/Eliminar filas.

Insertar filas Hacer derecho en el encabezado de fila y seleccionar la opción Insertar y observará que Excel desplaza los datos hacia abajo para colocar una fila vacía. También se puede insertar una fila con el comando Inicio > Celdas > Insertar > Insertar filas de hoja.

Eliminar filas.

En ocasiones se elimina por completo una fila o una columna de nuestra hoja porque los datos contenidos son incorrectos o porque simplemente ya no es necesaria dicha información. Seleccionar una

celda de la fila que deseas eliminar y ve a Inicio > Celdas > Eliminar > Eliminar filas de hoja.

También se elimina un fila si se hace clic derecho sobre su encabezado y seleccionan la opción Eliminar.

1.4.2.

Alto de filas.

Para modificar el alto de una fila se selecciona una celda de la fila deseada e ir a Inicio > Celdas > Formato > Alto de fila; se mostrará el cuadro de diálogo necesario para modificar el valor del alto de la fila.

También es posible modificar el alto de la fila si se hace clic derecho en su encabezado y seleccionar la opción Alto de fila.

Una última alternativa para ajustar el ancho de una columna es arrastrar el borde derecho de su encabezado hasta alcanzar el ancho deseado. También se puede arrastrar el borde inferior del encabezado de una fila para hacerla más alta.

1.4.3.

Insertar/Eliminar columnas.

Insertar columnas.

Para insertar una columna se utiliza el comando Inicio > Celdas > Insertar > Insertar columnas de hoja y Excel insertará la columna a la izquierda de la celda activa.

También se puede insertar una columna a la izquierda si se hace clic derecho sobre el encabezado de columna y seleccionamos la opción Insertar.

Eliminar columnas Para eliminar una columna debe seleccionar el comando Inicio > Celdas > Eliminar > Eliminar columnas de hoja y se eliminará la columna de la celda activa. También puedes hacer clic derecho sobre el encabezado de la columna y seleccionar la opción Eliminar.|

1.4.4.

Ancho de columnas.

Para cambiar el ancho de una columna debe hacer clic derecho sobre su encabezado y seleccionar la opción Ancho de columna y

se mostrará un cuadro de diálogo donde podrá indicar el nuevo valor, al terminar de indicar el nuevo ancho debe pulsar el botón Aceptar para hacer permanentes los cambios.

Otra manera de llegar al mismo cuadro de diálogo es desde Inicio > Celdas > Formato > Ancho de columna.

1.4.5.

Ocultar y mostrar.

Ocultar Para ocultar una fila puede hacer clic derecho sobre su encabezado y seleccionar la opción Ocultar o también puede ir a Inicio > Celdas > Formato > Ocultar y mostrar > Ocultar filas.

También puede ocultar una columna con el comando Inicio > Celdas > Formato > Ocultar y mostrar > Ocultar columnas.

También puede hacer clic derecho sobre el encabezado de columna y seleccionar la opción Ocultar.

Mostrar Al ocultar una fila o una columna se observa que Excel aún muestra un encabezado muy pequeño como símbolo de que existe una fila o columna oculta. En la siguiente imagen puedes observar que he ocultado la fila 4 y es posible distinguir un encabezado de fila miniatura:

Para volver a mostrar una fila o columna existen 2 métodos: a) En el cuadro de nombres coloca la dirección de una celda que pertenezca a la fila o columna oculta y posteriormente ve a Inicio > Celdas > Formato > Ocultar y mostrar y selecciona la opción Mostrar filas o Mostrar columnas según sea el caso. b) Otra opción es hacer clic derecho sobre ese pequeño encabezado de fila o columna que está oculto y seleccionar la opción de menú Mostrar.

1.5.

FORMATO Y ESTILOS DE CELDAS. La apariencia de las celdas y el modo en que Excel interpreta los datos introducidos forman parte de lo que se denomina Formato de celdas. A continuación, se dan a conocer los diferentes formatos de celda que se aplican y las modificaciones que estos implican.

El formato de celdas no es indispensable en el funcionamiento de las hojas de cálculo, pero puede ayudar a tener una mejor visualización y entendimiento de los datos presentados. Las herramientas de formato en Excel 2013 las podemos encontrar en tres ubicaciones: 1. En la Cinta de opciones.

2. En la mini barra que se muestra al hacer clic derecho sobre una celda.

3. En el cuadro de diálogo Formato de celdas.

Ya que el formato de celdas es una funcionalidad muy utilizada en Excel, podremos acceder a una gran cantidad de comandos desde las tres ubicaciones antes mencionadas. Los comandos de la Cinta de opciones se encuentran en la ficha Inicio, repartidos en los grupos Fuente, Alineación y Estilos. También podemos encontrar varios de estos comandos en la mini barra mostrada al hacer clic derecho sobre una celda o rango.

Además de la Cinta de opciones y la mini barra, se puede encontrar estas opciones de configuración de formato dentro del cuadro de

diálogo Formato de celdas. Se accede a este cuadro de diálogo de diferentes maneras: 1. Haciendo clic en el indicador de cuadro de diálogo de los grupos Fuente o Alineación de la ficha Inicio.

2. Haciendo clic derecho sobre una celda y dentro del menú desplegable seleccionar la opción Formato de celdas.

3. En la ficha Inicio, dentro del grupo Celdas, pulsar el botón Formato y seleccionar la opción Formato de celdas.

1.5.1.

Formatos (numérico, por fechas, personalizados).

Numérico.

Cuando se tiene celdas con números, ya sean datos ingresados por nosotros o resultados de fórmulas, el formato aplicado por omisión es General. En este caso, los separadores de millar no se ven, lo que puede dificultar la lectura en números con más de cuatro dígitos. Además, solo se muestran con decimales los números que los contengan, y la cantidad de dígitos a la izquierda de la coma es variable. Para unificar la presentación de los números y lograr que esta sea clara, se aplicara un formato numérico acorde con nuestro gusto.

Para aplicar formatos numéricos (y cualquier otro tipo de formato) primero debemos seleccionar las celdas que contengan los datos.

Luego, sin deshacer la selección, podemos elegir alguna de estas alternativas: Opciones de formato rápido: se encuentran en el grupo Número de la ficha Inicio. También al hacer un clic derecho del mouse sobre las celdas seleccionadas, aparece la Minibarra de formato.

En ambos casos se dispone de cinco iconos de estilo numérico muy útiles. Ellos son: 1.

2.

3.

4.

5.

Contabilidad Porcentual Millares Aumentar decimales Disminuir decimales.

Cuadro Formato de celdas: se accede a él haciendo clic en la flecha del grupo Número, que se encuentra en la ficha Inicio. También se puede hacer un clic derecho sobre las celdas seleccionadas y, en el menú desplegable, elegir Formato de celdas...

El formato Número permite establecer la cantidad de decimales que vamos a utilizar y habilitar la opción Usar separador de miles. Recordemos que los separadores de decimales y de miles dependen de la Configuración regional del sistema operativo.

Con respecto a los decimales, debemos saber que si tenemos un número decimal y marcamos cero posiciones decimales, el número aparecerá redondeado. Este redondeo es solo a efectos de visualización, ya que para los cálculos de operaciones y fórmulas se tendrá en cuenta el valor original con decimales. También podemos elegir, dentro de este formato, la manera de presentar los números negativos: con un signo menos (-) delante, en rojo o ambos.

Moneda El formato Moneda adiciona al formato Número un símbolo monetario.

Para elegir el símbolo, desplegamos el listado con los símbolos monetarios de cada país y seleccionamos el que deseamos. La ubicación del símbolo, antes o después del número, también depende de la Configuración regional del sistema operativo y podemos modificarla.

La opción de millares viene habilitada. Además, es posible elegir el formato de los números negativos.

Contabilidad El formato Contabilidad, como el de Moneda, permite seleccionar un símbolo monetario que acompañará a los números. Los millares ya están habilitados y los valores negativos se mostrarán con el signo menos (-) delante.

Podemos establecer la cantidad de posiciones decimales.

Este formato alineará el signo monetario y la coma decimal de todos los valores que se encuentran en las celdas de una misma columna.

Porcentaje El formato Porcentaje, como su nombre lo indica, muestra los números como porcentajes, con el signo % por detrás, y también permite elegir la cantidad de posiciones decimales que se necesitan visualizar. Es necesario recordar que si se aplica el formato en una celda vacía y luego se introduce el valor, se verá el número seguido del signo porcentaje.

Por ejemplo: 5%. En cambio, si primero se ingresa s el número en la celda y después se aplica el formato, la cifra será multiplicada por 100.

Por ejemplo, se verá 500%. Para conservar el 5%, se tendrá que ingresar el valor como 0,05.

Fracción El formato Fracción permite visualizar el contenido decimal de los números ingresados en una celda como fracción.

Especial Especial contiene formatos asociados a la ubicación regional, como códigos postales. Cuando en el menú desplegable Configuración regional (ubicación) elegimos un país, en la ventana Tipo aparecen las opciones de formato.

Algunas regiones no tienen ningún formato especial.

Formato por fechas.

Si en una celda ingresamos dos o tres números separados por un guion (-) o una barra (/), Excel interpretará los valores como una fecha: día y mes, o día, mes y año. Por ejemplo, si escribimos 1-3, automáticamente en la celda aparecer 01-mar. Vamos a analizar la manera en que Excel trabaja con las fechas.

Siempre que escribimos un dato que se interpreta como fecha; como 15/03/2013, Excel realiza un cálculo interno para convertir esa fecha en un número. El valor 1 corresponde al 1 de enero de 1900 (para comprobarlo, si escribe 1 y le aplica el formato Fecha, en la celda verá 01/01/1900); por lo tanto, el valor numérico de las demás fechas será la cantidad de días que hay entre la fecha ingresada y el 01/01/1900. Si se introduce fechas anteriores a 1, estas serán interpretadas como texto y no es posible realizar cálculos con ellas.

Las fechas, como cualquier número, pueden sumarse, restarse y utilizarse en fórmulas y funciones.

Al escribir en una celda un dato numérico que pueda interpretarse como fecha, Excel aplicará el formato de fecha correspondiente.

Probemos ingresar 15-7-13; en la celda veremos 15/07/2013, porque el valor se entenderá como fecha con el formato dd/mm/yyyy. Si a esa celda ahora se le aplica un formato de millares, veremos 40.739,00, que es el número correspondiente a esa fecha.

Para volver a aplicar un formato de fecha debemos seleccionar la celda y realizar alguno de estos procedimientos:

 Ir a la ficha Inicio y, en el grupo Número, hacer un clic sobre la flecha del vértice inferior derecho para abrir el cuadro Formato de celdas. Dentro del cuadro, en la solapa Número, seleccionamos la categoría Fecha para ver los distintos formatos predeterminados de fecha. En Tipo elegimos un formato y obtendremos una vista previa en el recuadro superior Muestra. Luego, pulsamos Aceptar.  Hacer un clic con el botón derecho del mouse y, en el menú que se despliega, seleccionar la opción Formato de celdas... para acceder al cuadro que contiene los formatos disponibles.  Ir a la ficha Inicio y, en el grupo Número, hacer un clic sobre la flecha que se encuentra a la derecha de General. Se

desplegará el menú de formato de número y podremos elegir Fecha corta o Fecha larga.

Los distintos formatos de fecha que podemos aplicar son: Fecha corta: tiene la estructura dd/mm/yyyy o dd-mm-yy.

Por ejemplo: 14/02/2012 o 15-02-12.

Fecha larga: su estructura es “dddd, dd” de “mmmm” de “yyyy”.

Por ejemplo: viernes, 15 de febrero de 2012.

dd yyyy, yy dddd

Donde: Son día y mes en números.

Corresponden a año con cuatro o dos dígitos.

Es el nombre del día y mmmm es el nombre del mes.

Formatos personalizados.

Los formatos personalizados de números y fechas nos permiten crear modelos ajustados a nuestra actividad o necesidad particular.

Después de haber visto los formatos de número y fecha predeterminados de Excel, llegó el momento de aprender a generar formatos personalizados. Podemos partir de modelos existentes y modificarlos o crear los nuestros desde cero. Para armar los formatos personalizados, primero debemos conocer cuáles son los caracteres especiales que podemos utilizar.

En la siguiente Tabla, se detallan cuáles son y para qué se utiliza cada uno.

CARACTERES ESPECIALES PARA FORMATOS PERSONALIZADOS CARÁCTER

0 (cero)

# (numeral)

? (signo de interrogación) , (coma) . (punto) Eoe +, -, $, /, ( ) * (aterisco) @ (arroba) d

m yy h:m:s

1.5.2.

USO Cada 0 del modelo muestra un número, incluyendo los ceros no significativos.

Por ejemplo: el modelo 00,00 para el número 1,5 mostrará 01,50 Muestra los dígitos significativos enteros. Si agregamos numerales luego de la coma decimal, estos indicarán el límite máximo de decimales significativos que se mostrarán.

Por ejemplo: el modelo #,## para el número 1,5 muestra 1,5, y para el 1,555 muestra 1,56 (redondea a dos decimales).

Reserva un dígito.

Separador decimal (puede variar según la configuración regional del sistema operativo).

Separador de millares (puede variar según la configuración regional del sistema operativo).

Espacio en blanco.

Notación científica.

Caracteres que podemos agregar a la muestra. Otros conjuntos de caracteres deberán estar encerrados entre comillas (“ejemplo”) para aparecer en el formato.

Repetición de carácter.

Espacio para texto.

Día sin ceros. dd: día con ceros delante. ddd: nombre de día abreviado. dddd: nombre de día completo.

Mes sin ceros delante. mm: mes con ceros delante. mmm: nombre de mes abreviado (Ene, Feb). mmmm: nombre completo del mes. mmmmm: inicial del mes (E, F, M).

Año con dos dígitos. yyyy: año con cuatro dígitos.

Hora, minutos y segundos sin ceros delante. hh:mm:ss: hora, minutos y segundos con ceros adelante. AM, PM: formato de 12 hs; sin esto, el formato será de 24 hs.

Bordes y rellenos.

Bordes

Los bordes de celda que aplicamos en nuestra hoja de Excel aparecerán al momento de imprimir nuestro documento, pero también nos ayudan a resaltar y dividir adecuadamente los datos de manera que podamos visualizar la información correctamente.

Para aplicar un borde podemos utilizar el botón Bordes que se encuentra en el grupo Fuente de la ficha Inicio.

También podemos configurar los bordes de una celda desde el cuadro de diálogo Formato de celdas en la pestaña Bordes.

Este cuadro de diálogo nos permitirá elegir un estilo de línea para los bordes así como un color adecuado.

Rellenos En la pestaña Relleno están las opciones que permiten pintar el interior de las celdas con un color uniforme, degradado o con una trama. Es importante tener en cuenta que colorear tanto el borde como el relleno de las celdas es algo opcional, sin embargo, su aplicación aumenta el atractivo de las planillas a la vez que denota un trabajo cuidado y profesional.

Desde la pestaña Relleno podremos seleccionar un color sólido así como Efectos de relleno los cuales nos permiten aplicar un efecto de color degradado. De igual manera podemos elegir un Estilo de Trama para rellenar las celdas.

1.5.3.

Alineación avanzada.

Esta herramienta nos permite elegir la ubicación de los datos dentro de una celda y algunas opciones adicionales que mejorarán el aspecto de nuestras planillas. Cuando ingresamos datos en las celdas, Excel los alinea de manera automática, según los parámetros predeterminados para cada tipo. Los datos de tipo texto, a la izquierda, y los datos de tipo numérico y las fechas, a la derecha. Pero, si lo deseamos, podemos cambiar esta alineación horizontal y, además, establecer la alineación vertical, junto con algunas características que veremos en detalle.

En el grupo Alineación de la ficha Inicio se encuentran las opciones para elegir la ubicación de los datos dentro de las celdas o de un rango.

Es posible establecer la orientación horizontal: superior, en el medio o inferior; y la orientación vertical: derecha, centro, izquierda. También girar la orientación, aumentar o disminuir sangría.

Para aplicar estos formatos, seleccionamos las celdas y, luego, hacemos clic sobre la opción elegida. Además, si pulsamos la flecha del vértice inferior del grupo se abre el cuadro Formato de celdas, donde podremos elegir las opciones que explicamos a continuación.

Alineación horizontal La alineación del texto horizontal ubica el contenido de las celdas con respecto al ancho de la columna. Si pulsamos la flecha de la derecha, en el menú podremos elegir distintas opciones.  

General: es la alineación predeterminada. Izquierda: el contenido quedará a la izquierda.

 



 



Centrar: los datos se ubicarán al medio de la celda. Derecha: el contenido se ubicará a la derecha. También podemos agregar valores de sangría, que separará el contenido del borde derecho tantos caracteres como unidades hayamos ingresado. Rellenar: repetirá el dato ingresado hasta completar el ancho de la celda.

Por ejemplo: si en la celda tenemos x, al aplicar esta opción veremos xxxxxxxxx. Esto es solo una cuestión de visualización, en la celda seguiremos teniendo el dato original. La cantidad de repeticiones dependerá del tamaño de la fuente y del ancho de la celda. Justificar: se aplicará si el contenido excede los límites de la celda.

Centrar en la selección: centrará el contenido de una celda dentro de un rango horizontal que hayamos seleccionado. Distribuido: alineará el texto a ambos lados de la celda, cuando ocupe más de una línea. Si le agregamos sangría, se aplicará a ambos costados. No tiene validez para los datos numéricos.

Alineación vertical La alineación vertical del texto presenta el contenido de las celdas ubicado con respecto a la altura de la fila. Si la altura de la celda no está aumentada, es probable que no notemos las diferencias entre cada uno de los formatos. Podemos elegir diferentes opciones: 

Superior: los datos se ubicarán en la parte superior de la celda.

   

Centrar: el contenido de la celda quedará en el medio.

Inferior: los datos se ubicarán en la parte inferior de la celda.

Justificar: el texto que ocupe más de una línea se justificará de lado a lado de la celda en sentido vertical.

Distribuido: el texto que ocupe más de una línea se organizara uniformemente entre los bordes superior e inferior de la celda.

Control del texto El apartado Control de texto permite configurar la manera en que visualizamos el contenido de las celdas. Pueden elegir entre algunas de las opciones que explicamos a continuación: Ajustar texto: permite que el contenido de la celda ocupe más de un renglón en caso de no caber en el ancho de la columna. El alto de la fila aumentará automáticamente según la cantidad de renglones nuevos generados. Si esta opción no está activada, el contenido excedente se mostrará solapado con la celda adyacente, siempre y cuando esta no tenga datos. Este formato es válido solo para texto; si los números o fechas no entran en el ancho de celda, veremos ########, que indica que la información supera los límites de visualización.

Reducir hasta ajustar: disminuirá el tamaño de la fuente para que el contenido quede dentro de los límites de la celda.

Combinar celdas: si seleccionamos un rango de celdas, con esta opción lograremos que se combinen comportándose como una celda única. El nombre de referencia pasará a ser el de la celda que se ubicaba en la esquina superior izquierda.

Orientación El apartado Orientación permite cambiar el ángulo de alineación del contenido de las celdas.

Es de gran utilidad para, por ejemplo, rotular algunas filas o columnas y, de esta manera, optimizar los espacios.

Para cambiar la orientación podemos ingresar los grados o hacer clic en la aguja de referencia y marcar en el semicírculo la posición deseada. El alto de la fila se ajustará de manera automática para poder mostrar el texto con la nueva orientación, a no ser que la fila tenga fijada la altura de manera explícita.

1.5.4.

Estilos: predefinidos/personalizados.

Los estilos de celda predefinidos se utilizar para aplicar un formato a nuestras celdas de manera rápida y conveniente. Y por si fuera poco también podemos definir y crear nuestros propios estilos de celda.

Los estilos de celda son una combinación predefinida de formatos de números, fuentes, alineación, bordes, relleno y protección; Cuando utilicemos un estilo, todas sus características se aplicarán al mismo tiempo. Y si en algún momento modificamos la configuración de un determinado estilo, esta se aplicará automáticamente al conjunto de celdas que tenga aplicado dicho estilo.

Estilos predefinidos.

La opción Estilos de celda del grupo Estilos de la ficha Inicio, se despliega un menú que nos muestra todos los estilos predefinidos de Excel. Por defecto, las celdas poseen el estilo Normal.

Para aplicar otro estilo del menú, seleccionamos la celda o el rango de celdas; elegimos el estilo y hacemos clic sobre él. Luego de

aplicar el estilo, podemos modificar algunas características del formato de las celdas, sin que el mismo estilo aplicado a otras celdas se modifique.

Estilos personalizados.

Para crear nuestros propios estilos vamos a Estilos de celda y seleccionamos la opción Nuevo estilo de celda… Se abrirá el cuadro de diálogo Estilo, donde debemos indicar un nombre y los atributos que incluiremos en él, haciendo un clic sobre la casilla de verificación correspondiente. Luego, mediante el botón Aplicar formato…, accedemos al cuadro de diálogo Formato de celdas, donde realizaremos las modificaciones de formato. Para finalizar, presionamos Aceptar. Si volvemos a ingresar en Estilos de celda encontraremos el estilo que hemos creado dentro del sector Personalizada.

1.5.5.

Modificar y eliminar y copiar estilos.

Modificar Si queremos modificar alguno de los estilos existentes, vamos a Estilos de celda, seleccionamos el estilo, hacemos un clic con el botón derecho del mouse y, en el menú contextual, pulsamos Modificar... En el cuadro de diálogo Estilo realizamos las modificaciones y pulsamos Aceptar. Las celdas que contengan este estilo se modificarán de forma automática.

Eliminar Podemos eliminar los estilos de celda personalizados y predefinidos, con excepción del Normal. Para esto, seleccionamos el estilo, hacemos un clic con el botón derecho del mouse y elegimos Eliminar. Las celdas que tenían aplicado ese estilo perderán su formato y recuperarán el estándar. La eliminación de un estilo no puede deshacerse.

Copiar estilos.

Cuando creamos o modificamos estilos, estos se guardan en el libro actual. Si queremos utilizar uno de estos estilos en otro libro de Excel, debemos abrir el archivo que contiene el estilo y el archivo donde queremos copiarlo. Nos ubicamos en el archivo de destino, vamos a Estilos de celda y seleccionamos la opción Combinar estilos… En el cuadro de diálogo seleccionamos el archivo de origen y presionamos Aceptar.

De esta manera podemos copiar todos los estilos personalizados que contiene el archivo de origen.

1.6.

PROCESAMIENTO DE INFORMACIÓN.

1.6.1.

Tipos de Datos: Numero, texto, fecha y hora.

Tipos de Datos.

Dato es cualquier información que se introduce en una celda de Excel.

Excel, como programa de hoja de cálculo que es, puede trabajar no sólo con esos datos y realizar cálculos, sino de otras formas.

Dependiendo del tipo de datos que introduzcas en una celda, Excel podrá trabajar con ese dato de una manera o de otra. Por ejemplo, si introduces un número en una celda, Excel podrá sumar ese dato con otro, pero si escribes un texto en una celda, Excel no podrá sumar ese dato con ningún otro. Por tanto, es muy importante conocer cuáles son los tipos de datos que se pueden introducir en Excel, puesto que ello determinará qué puedes hacer con esos datos.

Numero.

El tipo de datos numérico es el que más utilizaremos en nuestras planillas de cálculo. Al ingresar un número en una celda, el programa reconocerá el formato numérico y el valor aparecerá alineado a la derecha. Los principales aspectos que debemos tener en cuenta al ingresar números son los siguientes: 1. Se admite como número a los caracteres del 0 al 9, la coma decimal (,) y el separador de miles (.). La función de estos últimos elementos podrá variar según la configuración regional del sistema operativo de la computadora en la que estemos trabajando.

2. Si utilizamos el punto (.) del teclado numérico, este se tomará como separador decimal, al igual que la coma (,) del teclado alfanumérico.

3. El punto (.) que se encuentra en el teclado alfanumérico será considerado como separador de miles.

4. El uso de los símbolos + (más), - (menos), * (multiplicar) y / (dividir) junto con los números será interpretado como un

cálculo válido si ingresamos el signo = (igual) o + (más) adelante. Por ejemplo: =100*3,5.

5. El carácter E o e es interpretado como notación científica. Por ejemplo, 3E5 equivale a 300000 (3 por 10 elevado a 5).

6. Si introduces fracciones tales como 1/4, 1/2, 6/89, debes escribir primero un cero (dejar un espacio, entre el cero y la fracción) para que no se confundan con números de fecha.

7. Si al finalizar un número se escribe €, Excel asigna formato Moneda al número y así se verá en la celda, pero en la barra de fórmulas desaparecerá dicho símbolo.

8. Un número seguido del signo % será tomado como porcentaje. Al ingresarlo, Excel dividirá el valor por 100, pero mostrará el número ingresado seguido del signo %. Por ejemplo, si escribimos 40%, eso es lo que veremos en la celda, aunque el valor numérico será 0,40. En cambio, si escribimos 40 y le aplicamos el signo % desde la cinta de opciones, lo que veremos es 400%. Para que se muestre 40%, debemos escribir 0,40 y luego aplicar % desde la cinta.

9. Si un número no cabe en su celda como primera medida se pasa automáticamente a anotación científica.

Texto.

El tipo de datos texto abarca las cadenas de caracteres alfanuméricos, es decir, conjuntos de letras, símbolos y números.

Se utiliza, principalmente, para escribir nombres, rotular información y describir características, entre otras posibilidades.

Una celda puede contener hasta 16.000 caracteres de texto.

Si un texto no cabe en la celda puedes utilizar todas las adyacentes que están en blanco a su derecha para visualizarlo, no obstante, el texto se almacena únicamente en la primera celda.

Cuando ingresamos texto en una celda, Excel reconocerá de manera automática este tipo de dato y, de manera predeterminada, lo alineará a la izquierda, al igual que si ingresamos una combinación de números y letras más símbolos.

Esto puede cambiar si el texto comienza con el signo igual (=) o con el signo más (+) o menos (-). El programa interpretará que lo

que sigue es una fórmula de cálculo; por lo tanto, si queremos que sea interpretado como texto, debemos anteponer el carácter comilla simple (‘).

Fecha y hora.

Excel utiliza como elementos separadores de fecha la barra (/) y el guion (-). Al ingresar dos o tres números separados con alguno de estos caracteres, el programa los interpreta como fechas. Por ejemplo, si ingresamos 3/5, aparecerá 03-may del año en curso. En el caso de que sea 25-2-13, veremos 25/02/2013.

El formato de fecha que se interpreta de modo predeterminado depende de la configuración regional establecida en el sistema operativo. La configuración regional por defecto, en la mayoría de los países de habla hispana, es dd/mm/aaaa (día/mes/año); y en los Estados Unidos es mm/dd/aaaa (mes/día/año).

Además, una fecha como 15/2/2013 tendrá formato de Fecha corta, mientras que viernes, 15 de febrero de 2013 tendrá formato de Fecha larga.

Al igual que los números (ya que realmente lo son), las fechas y las horas también aparecen alineados a la derecha en la celda.

Si queremos ingresar un dato en formato de hora, lo hacemos escribiendo dos números (hora y minutos) separados por dos puntos (:). Así se interpretará el formato de hora hh:mm (hora: minuto). En cambio, si ingresamos tres números separados con dos puntos (:) se toman como hh:mm:ss (hora: minuto: segundo).

1.6.2.

Operadores: aritméticos, comparación, texto y referencia.

Operadores Los operadores son un elemento básico de las fórmulas en Excel.

Un operador es un símbolo que representa una determinada operación. En esta ocasión haremos una revisión detallada de todos los tipos de operadores en Excel así como su precedencia, es decir, el orden en que se realizan las operaciones.

Microsoft Excel incluye cuatro tipos diferentes de operadores de cálculo:

   

Aritmético.

Comparación.

Texto.

Referencia.

Operadores aritméticos Las fórmulas aritméticas son las más comunes y combinan números, referencias de celda, funciones y operadores aritméticos para realizar cálculos matemáticos básicos (suma, resta o multiplicación, combinar números y generar resultados numéricos).

La siguiente tabla muestra los operadores aritméticos de Excel: Operador Aritmético + (signo más) - (signo menos) * (asterisco) / (barra oblicua) % (signo de porcentaje) ^ (acento circunflejo)

Significado (ejemplo) Suma (3+3) Resta (3-1) Negación (-1) Multiplicación (3*3) División (3/3) Porcentaje (20%) Exponenciación (3^2)

Aunque el porcentaje no es un operador aritmético, Excel le da un tratamiento como operador ya que al ingresar un símbolo de porcentaje después de un número provocará que Excel realice una división entre 100 de manera automática.

Operadores de comparación.

Los operadores de comparación nos permiten comparar dos o más números o cadenas de texto. Si el resultado de la comparación es positivo, obtendremos como resultado en valor lógico VERDADERO. De lo contrario obtendremos como resultado el valor FALSO.

OPERADOR DE COMPARACIÓN = (signo igual) > (signo mayor que) < (signo menor que) >= (signo igual o mayor que) <= (signo igual o menor que) <> (signo distinto de)

SIGNIFICADO (EJEMPLO) Igual a (A1=B1) Mayor que (A1>B1) Menor que (A1<B1) Igual o mayor que (A1>=B1) Igual o menor que (A1<=B1) Distinto de (A1<>B1)

Los operadores de comparación son muy utilizados con las funciones lógicas de Excel que nos permiten ejecutar una acción al cumplirse la condición establecida.

Operadores de texto.

Las fórmulas de Excel también pueden manipular texto y pueden hacer uso del operador de concatenación para unir el valor de dos cadenas de texto. Utilice el signo (&) para unir o concatenar una o varias cadenas de texto con el fin de generar un solo elemento de texto.

OPERADOR DE TEXTO & , ("y")

SIGNIFICADO (EJEMPLO)

Conecta o concatena dos valores para generar un valor de texto continuo ("Viento"&"norte")

Operadores de referencia.

Los operadores de referencia nos ayudan a combinar dos o más referencias de celda para crear una sola referencia. La siguiente tabla muestra los operadores de referencia de Excel:

OPERADOR DE REFERENCIA : (dos puntos)

SIGNIFICADO (EJEMPLO) Operador de rango que genera una referencia a todas las celdas entre dos referencias, éstas incluidas (B5:B15)

, (coma)

(espacio)

Operador de unión que combina varias referencias en una sola (SUMA(B5:B15,D5:D15)) Operador de intersección que genera una referencia a celdas comunes a las dos referencias (B7:D7 C6:C8)

Prioridad de operadores.

Las fórmulas calculan los valores en un orden específico. Las fórmulas de Excel siempre comienzan por un signo igual (=).

El signo igual indica a Excel que los caracteres siguientes constituyen una fórmula. Detrás del signo igual están los elementos que se van a calcular (los operandos), separados por operadores de cálculo.

Excel calcula la fórmula de izquierda a derecha, según el orden específico de cada operador de la fórmula. Si se combinan varios operadores en una única fórmula, Excel ejecutará las operaciones en el orden que se indica en la tabla a continuación. Si una fórmula contiene operadores con la misma prioridad (por ejemplo, si una fórmula contiene un operador de multiplicación y otro de división), Excel evaluará los operadores de izquierda a derecha.

OPERADOR : (dos puntos) (un solo espacio) , (coma) % ^ *y/ +y& = < > <= >= <>

DESCRIPCIÓN Operadores de referencia Negación (como en -1) Porcentaje Exponenciación Multiplicación y división Suma y resta Conecta dos cadenas de texto (concatenación) Comparación

1.6.3.

Formulas: Ingreso y edición.

Excel posee una gran cantidad de herramientas que permiten el uso profesional y también hogareño. Una de ellas son las fórmulas y las funciones, que nos ayudan a resolver problemas tanto sencillos como complejos. Con ellas podremos realizar distintas operaciones: matemáticas, lógicas y financieras, entre otras.

Las fórmulas son operaciones matemáticas o llamadas a funciones en las que se analizan variables y se obtiene un resultado.

Se escriben dentro de una celda, y produce un valor nuevo a partir de otros ya existentes. Pueden realizarse operaciones tales como suma, multiplicación, comparación, entre otros, con los datos escritos en la hoja de cálculo. Una fórmula empieza siempre con el signo igual (=). Los valores obtenidos a partir de ella se actualizarán automáticamente, sólo si están referidos con el nombre de las celdas que contienen los datos numéricos.

Ingresar formulas.

Siempre que vamos a escribir una fórmula, tenemos que utilizar el operador o signo igual (=). De esta manera, el programa interpretará que lo siguiente que escribiremos es una fórmula o una función.

Antes de describir la ficha Fórmulas de la cinta de opciones, veremos algunas de las operaciones básicas que podemos efectuar sin tener que recurrir a este menú.

Para realizar operaciones, es posible utilizar los datos de dos maneras con características específicas: Literales Referencia a valores.

Escribimos los números Utilizamos los nombres de directamente dentro de la las celdas, por ejemplo: =A4 fórmula, por ejemplo: =15+14. + A5, donde A4 y A5 contienen valores numéricos Sintaxis.

Para realizar operaciones básicas dentro de una hoja de cálculo, por ejemplo sumar, restar, multiplicar y dividir se hará uso de la siguiente estructura: = (operando1) (operador aritmético) (operando2) ENTER Ejemplo: = 15 * 14 ENTER. Hasta que no presionamos la tecla ENTER, no se realiza la operación.

Al situarnos en una celda, la Barra de fórmulas mostrará el cálculo realizado.

Editar formulas.

Si lo necesitamos, podemos editar los datos que se encuentran dentro de la fórmula tanto desde la Barra de fórmulas como desde la celda que contiene la operación.

Para saber si una celda tiene una fórmula o si, simplemente, queremos ver la fórmula en la celda, presionamos la tecla F2. Excel mostrará la fórmula en la celda, y en el caso de que hayamos usado referencias a valores, señalará con un color cada una de las celdas que están involucradas en la operación. Esta tecla tiene el mismo efecto que hacer doble clic sobre la celda.

Visualizar la operación realizada en la celda ayuda a identificar los datos incluidos en ella.

Barra de fórmulas.

La barra de fórmulas muestra siempre el contenido de la celda activa. A la izquierda de la barra de fórmulas en Excel 2013 se muestra la dirección de la celda activa la cual está determinada por la columna y la fila de la celda actualmente seleccionada.

La parte principal de la barra de fórmulas en Excel 2013 es el cuadro de texto que muestra en todo momento el valor de la celda activa. Si la celda activa contiene un valor numérico o texto entonces se mostrará dicho valor, pero si la celda contiene una fórmula, la barra de fórmulas nos permitirá visualizar y editar dicha fórmula.

La barra de fórmulas es una característica de Excel que utilizaremos en nuestro trabajo cotidiano de Excel ya que a través de ella podemos modificar el valor de cada celda de nuestra hoja.

1.6.4.

Funciones: Sintaxis, tipos de funciones y funciones anidadas Microsoft Excel es una de las aplicaciones más utilizadas en el mundo y parte de su éxito se lo debe a la facilidad con que podemos crear fórmulas que nos permiten manipular y obtener los resultados que necesitamos de nuestra información.

Las fórmulas pueden hacer uso de las funciones de Excel, lo cual quiere decir que podemos tener fórmulas que utilicen más de una función para lograr su objetivo.

Las funciones son fórmulas predefinidas que ya están escrita dentro de Excel y utilizan valores en una estructura u orden específico para realizar cálculos, y devuelven un resultado.

Los valores reciben el nombre de argumentos.

El orden estructura es la sintaxis de la función.

Los argumentos pueden ser números, texto, referencias a celdas valores constantes, fórmulas u otras funciones.

Sintaxis de una función.

Cualquiera que sea la función que utilicemos, está siempre deberá respetar la siguiente estructura: =Nombre de la función (argumento1; argumento2;…; argumento N) La sintaxis de una función debe contener los siguientes elementos y en el orden que se detalla: 1.

2.

3.

4.

El signo igual (=) o el signo más (+).

El nombre de la función.

Paréntesis de apertura.

Los argumentos separados por punto y coma (;) o coma (,). Esto dependerá de la configuración regional del sistema operativo.

5. Paréntesis de cierre.

Ejemplo de una función (Suma): =SUMA (B2:B10) Donde: = SUMA B2 y B10 :

Indica que se trata de una función.

Nombre de la función a utilizar y establecida en Excel.

Son direcciones de celdas.

Rango que indica el inicio y fin de los valores a sumar.

Tipos de funciones.

Las funciones de hojas de cálculo se categorizan según su función A continuación se mencionan una serie ellas para saber más sobre las fórmulas y funciones de Excel. a) b) c) d) e) f)

Financieras.

Lógicas.

Texto.

Fecha y hora Búsqueda y referencia.

Matemáticas y trigonometría.

Otras Funciones: 1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

Funciones de compatibilidad Funciones de cubo Funciones de base de datos Funciones de ingeniería Funciones de información Funciones estadísticas Funciones definidas por los usuarios instalados con complementos 8. Funciones web 9.

Para más información sobre diversas funciones, argumentos y su descripción, visitar la siguiente dirección en internet. https://support.office.com/es-es/article/Funciones-de-Excel-por-categor %C3%ADa-5f91f4e9-7b42-46d2-9bd1-63f26a86c0eb?

CTT=1&CorrelationId=bac4c423-1dd2-4816-b864-4fe9c5111445&ui=esES&rs=es-ES&ad=ES#top

a) Financieras.

Función

Descripción

Función INT.ACUM

Devuelve el interés acumulado de un valor bursátil con pagos de interés periódicos.

Función INT.ACUM.V

Devuelve el interés acumulado de un valor bursátil con pagos de interés al vencimiento.

Función AMORTIZ.PROGR E

Devuelve la amortización de cada período contable mediante el uso de un coeficiente de amortización.

Función AMORTIZ.LIN

Devuelve la amortización de cada uno de los períodos contables.

Función CUPON.DIAS.L1

Devuelve el número de días desde el principio del período de un cupón hasta la fecha de liquidación.

Función CUPON.DIAS

Devuelve el número de días en el período de un cupón que contiene la fecha de liquidación.

Función CUPON.DIAS.L2

Devuelve el número de días desde la fecha de liquidación hasta la fecha del próximo cupón.

Función CUPON.FECHA.L2

Devuelve la fecha del próximo cupón después de la fecha de liquidación.

Función CUPON.NUM

Devuelve el número de pagos de cupón entre la fecha de liquidación y la fecha de vencimiento.

Función

Devuelve la fecha de cupón anterior a la

CUPON.FECHA.L1

fecha de liquidación.

Función PAGO.INT.ENTRE

Devuelve el interés acumulado pagado entre dos períodos.

Función PAGO.PRINC.ENT RE

Devuelve el capital acumulado pagado de un préstamo entre dos períodos.

Función DB

Devuelve la amortización de un activo durante un período específico a través del método de amortización de saldo fijo.

Función DDB

Devuelve la amortización de un activo durante un período específico a través del método de amortización por doble disminución de saldo u otro método que se especifique.

Función TASA.DESC

Devuelve la tasa de descuento de un valor bursátil.

Función MONEDA.DEC

Convierte un precio en dólar, expresado como fracción, en un precio en dólares, expresado como número decimal.

Función MONEDA.FRAC

Convierte un precio en dólar, expresado como número decimal, en un precio en dólares, expresado como una fracción.

Función DURACION

Devuelve la duración anual de un valor bursátil con pagos de interés periódico.

Función INT.EFECTIVO

Devuelve la tasa de interés anual efectiva.

Función VF

Devuelve el valor futuro de una inversión.

Función VF.PLAN

Devuelve el valor futuro de un capital inicial después de aplicar una serie de tasas de interés compuesto.

Función TASA.INT

Devuelve la tasa de interés para la inversión total de un valor bursátil.

Función PAGOINT

Devuelve el pago de intereses de una inversión durante un período determinado.

Función TIR

Devuelve la tasa interna de retorno para una serie de flujos de efectivo.

Función INT.PAGO.DIR

Calcula el interés pagado durante un período específico de una inversión.

Función DURACION.MODI F

Devuelve la duración de Macauley modificada de un valor bursátil con un valor nominal supuesto de 100 $.

Función TIRM

Devuelve la tasa interna de retorno donde se financian flujos de efectivo positivos y negativos a tasas diferentes.

Función TASA.NOMINAL

Devuelve la tasa nominal de interés anual.

Función NPER

Devuelve el número de períodos de una inversión.

Función VNA

Devuelve el valor neto actual de una inversión en función de una serie de flujos periódicos de efectivo y una tasa de descuento.

Función PRECIO.PER.IRRE GULAR.1

Devuelve el precio por un valor nominal de 100 $ de un valor bursátil con un primer período impar.

Función RENDTO.PER.IRR EGULAR.1

Devuelve el rendimiento de un valor bursátil con un primer período impar.

Función PRECIO.PER.IRRE

Devuelve el precio por un valor nominal de 100 $ de un valor bursátil con un último

GULAR.2

período impar.

Función RENDTO.PER.IRR EGULAR.2

Devuelve el rendimiento de un valor bursátil con un último período impar.

Función P.DURACION

Devuelve la cantidad de períodos necesarios para que una inversión alcance un valor especificado.

Función PAGO

Devuelve el pago periódico de una anualidad.

Función PAGOPRIN

Devuelve el pago de capital de una inversión durante un período determinado.

Función PRECIO

Devuelve el precio por un valor nominal de 100 $ de un valor bursátil que paga una tasa de interés periódico.

Función PRECIO.DESCUEN TO

Devuelve el precio por un valor nominal de 100 $ de un valor bursátil con descuento.

Función PRECIO.VENCIMIE NTO

Devuelve el precio por un valor nominal de 100 $ de un valor bursátil que paga interés a su vencimiento.

Función VA

Devuelve el valor actual de una inversión.

Función TASA

Devuelve la tasa de interés por período de una anualidad.

Función CANTIDAD.RECIBI DA

Devuelve la cantidad recibida al vencimiento de un valor bursátil completamente invertido.

Función RRI

Devuelve una tasa de interés equivalente para el crecimiento de una inversión.

Función SLN

Devuelve la amortización por método

directo de un activo en un período dado.

Función SYD

Devuelve la amortización por suma de dígitos de los años de un activo durante un período especificado.

Función LETRA.DE.TES.EQ V.A.BONO

Devuelve el rendimiento de un bono equivalente a una letra del Tesoro (de EE. UU.).

Función LETRA.DE.TES.PR ECIO

Devuelve el precio por un valor nominal de 100 $ de una letra del Tesoro (de EE. UU.).

Función LETRA.DE.TES.RE NDTO

Devuelve el rendimiento de una letra del Tesoro (de EE. UU.).

Función DVS

Devuelve la amortización de un activo durante un período específico o parcial a través del método de cálculo del saldo en disminución.

Función TIR.NO.PER

Devuelve la tasa interna de retorno para un flujo de efectivo que no es necesariamente periódico.

Función VNA.NO.PER

Devuelve el valor neto actual para un flujo de efectivo que no es necesariamente periódico.

Función RENDTO

Devuelve el rendimiento de un valor bursátil que paga intereses periódicos.

Función RENDTO.DESC

Devuelve el rendimiento anual de un valor bursátil con descuento; por ejemplo, una letra del Tesoro (de EE. UU.)

Función RENDTO.VENCTO

Devuelve el rendimiento anual de un valor bursátil que paga intereses al vencimiento.

b) Lรณgicas.

Funciรณn

Descripciรณn

Funciรณn Y

Devuelve VERDADERO si todos sus argumentos son VERDADERO.

Funciรณn FALSO

Devuelve el valor lรณgico FALSO.

Funciรณn SI

Especifica una prueba lรณgica que realizar.

Funciรณn SI.ERROR

Devuelve un valor que se especifica si una fรณrmula lo evalรบa como un error; de lo contrario, devuelve el resultado de la fรณrmula.

Funciรณn SI.ND

Funciรณn SI.CONJUNTO

Devuelve el valor que se especifica, si la expresiรณn se convierte en #N/A; de lo contrario, devuelve el resultado de la expresiรณn.

Comprueba si se cumplen una o varias condiciones y devuelve un valor que corresponde a la primera condiciรณn verdadera.

Funciรณn NO

Invierte el valor lรณgico del argumento.

Funciรณn O

Devuelve VERDADERO si cualquier argumento es VERDADERO.

Funciรณn CAMBIAR

Funciรณn VERDAD

Evalรบa una expresiรณn comparรกndola con una lista de valores y devuelve el resultado correspondiente al primer valor coincidente. Si no hay ninguna coincidencia, puede devolverse un valor predeterminado opcional.

Devuelve el valor lรณgico VERDADERO.

Función XO

Devuelve un O exclusivo lógico de todos los argumentos.

c) Texto.

Función

Descripción

Función ASC

Convierte las letras inglesas o katakana de ancho completo (de dos bytes) dentro de una cadena de caracteres en caracteres de ancho medio (de un byte).

Función TEXTOBAHT

Convierte un número en texto, con el formato de moneda ß (Baht).

Función CARACTER

Devuelve el carácter especificado por el número de código.

Función LIMPIAR

Quita del texto todos los caracteres no imprimibles.

Función CODIGO

Devuelve un código numérico del primer carácter de una cadena de texto.

Función CONCAT

Función CONCATENAR

Función DBCS

Función MONEDA

Combina el texto de varios rangos o cadenas, pero no proporciona el delimitador o los argumentos IgnoreEmpty.

Concatena varios elementos de texto en uno solo.

Convierte las letras inglesas o katakana de ancho medio (de un byte) dentro de una cadena de caracteres en caracteres de ancho completo (de dos bytes).

Convierte un número en texto, con el formato de moneda $ (dólar).

Función IGUAL

Comprueba si dos valores de texto son idénticos.

Funciones ENCONTRAR y ENCONTRARB

Busca un valor de texto dentro de otro (distingue mayúsculas de minúsculas).

Función DECIMAL

Da formato a un número como texto con un número fijo de decimales.

Funciones IZQUIERDA, IZQUIERDAB

Devuelve los caracteres del lado izquierdo de un valor de texto.

Funciones LARGO, LARGOB

Devuelve el número de caracteres de una cadena de texto.

Función MINUSC

Pone el texto en minúsculas.

Funciones EXTRAE, EXTRAEB

Devuelve un número específico de caracteres de una cadena de texto que comienza en la posición que se especifique.

Función VALOR.NUMERO

Convierte texto a número de manera independiente a la configuración regional.

Función FONETICO

Extrae los caracteres fonéticos (furigana) de una cadena de texto.

Función NOMPROPIO

Pone en mayúscula la primera letra de cada palabra de un valor de texto.

Funciones REEMPLAZAR, REEMPLAZARB

Reemplaza caracteres de texto.

Función REPETIR

Repite el texto un número determinado de veces.

Funciones DERECHA, DERECHAB

Devuelve los caracteres del lado derecho de un valor de texto.

Funciones HALLAR, HALLARB

Busca un valor de texto dentro de otro (no distingue mayúsculas de minúsculas).

Función SUSTITUIR

Sustituye texto nuevo por texto antiguo en una cadena de texto.

Función T

Convierte sus argumentos a texto.

Función TEXTO

Da formato a un número y lo convierte en texto.

Función UNIRCADENAS

Combina el texto de varios rangos o cadenas e incluye el delimitador que se especifique entre cada valor de texto que se combinará. Si el delimitador es una cadena de texto vacío, esta función concatenará los rangos.

Función SUPRESP

Quita los espacios del texto.

Función UNICAR

Devuelve el carácter Unicode al que hace referencia el valor numérico dado.

Función UNICODE

Devuelve el número (punto de código) que corresponde al primer carácter del texto.

Función MAYUSC

Pone el texto en mayúsculas.

Función VALOR

Convierte un argumento de texto en un número.

d) Fecha y hora

Función

Descripción

Función FECHA

Devuelve el número de serie correspondiente a una fecha determinada.

Función SIFECHA

Calcula el número de días, meses o años entre dos fechas. Esta función es útil en las fórmulas en las que necesite calcular una edad.

Función VALFECHA

Convierte una fecha con formato de texto en un valor de número de serie.

Función DIA

Convierte un número de serie en un valor de día del mes.

Función DIAS

Devuelve la cantidad de días entre dos fechas.

Función DIAS360

Calcula el número de días entre dos fechas a partir de un año de 360 días.

Función FECHA.MES

Devuelve el número de serie de la fecha equivalente al número indicado de meses anteriores o posteriores a la fecha inicial.

Función FIN.MES

Devuelve el número de serie correspondiente al último día del mes anterior o posterior a un número de meses especificado.

Función HORA

Convierte un número de serie en un valor de hora.

Función ISO.NUM.DE.SEMAN A

Función MINUTO

Devuelve el número de semana ISO del año para una fecha determinada.

Convierte un número de serie en un valor de minuto.

Función MES

Convierte un número de serie en un valor de mes.

Función DIAS.LAB

Devuelve el número de todos los días laborables existentes entre dos fechas.

Función DIAS.LAB.INTL

Devuelve el número de todos los días laborables existentes entre dos fechas usando parámetros para indicar cuáles y cuántos son días de fin de semana.

Función AHORA

Devuelve el número de serie correspondiente a la fecha y hora actuales.

Función SEGUNDO

Convierte un número de serie en un valor de segundo.

Función HORA.DET

Devuelve el número de serie correspondiente a una hora determinada.

Función HORANUMERO

Convierte una hora con formato de texto en un valor de número de serie.

Función HOY

Devuelve el número de serie correspondiente al día actual.

Función DIASEM

Convierte un número de serie en un valor de día de la semana.

Función NUM.DE.SEMANA

Convierte un número de serie en un número que representa el lugar numérico correspondiente a una semana de un año.

Función DIA.LAB

Devuelve el número de serie de la fecha que tiene lugar antes o después de un número determinado de días laborables.

Función DIA.LAB.INTL

Devuelve el número de serie de la fecha anterior o posterior a un número especificado de días laborables usando

parámetros para indicar cuáles y cuántos son días de fin de semana.

Función AÑO

Convierte un número de serie en un valor de año.

Función FRAC.AÑO

Devuelve la fracción de año que representa el número total de días existentes entre el valor de fecha_inicial y el de fecha_final.

e) Búsqueda y referencia.

Función

Descripción

Función DIRECCION

Devuelve una referencia como texto a una sola celda de una hoja de cálculo.

Función AREAS

Devuelve el número de áreas de una referencia.

Función ELEGIR

Elige un valor de una lista de valores.

Función COLUMNA

Devuelve el número de columna de una referencia.

Función COLUMNAS

Devuelve el número de columnas de una referencia.

Función FORMULATEXT

Devuelve la fórmula en la referencia dada como texto.

Función IMPORTARDATOSDIN AMICOS

Devuelve los datos almacenados en un informe de tabla dinámica.

BUSCARH (función

Busca en la fila superior de una matriz y

BUSCARH)

devuelve el valor de la celda indicada.

Función HIPERVINCULO

Crea un acceso directo o un salto que abre un documento almacenado en un servidor de red, en una intranet o en Internet.

Función INDICE

Usa un índice para elegir un valor de una referencia o matriz.

Función INDIRECTO

Devuelve una referencia indicada por un valor de texto.

Función BUSCAR

Busca valores de un vector o una matriz.

Función COINCIDIR

Busca valores de una referencia o matriz.

Función DESREF

Devuelve un desplazamiento de referencia respecto a una referencia dada.

Función FILA

Devuelve el número de fila de una referencia.

Función FILAS

Devuelve el número de filas de una referencia.

Función RDTR

Recupera datos en tiempo real desde un programa compatible con la automatización COM.

Función TRANSPONER

Devuelve la transposición de una matriz.

Función CONSULTAV

Busca en la primera columna de una matriz y se mueve en horizontal por la fila para devolver el valor de una celda.

f) Matemáticas y trigonometría.

Función

Descripción

Función ABS

Devuelve el valor absoluto de un número.

Función ACOS

Devuelve el arco coseno de un número.

Función ACOSH

Devuelve el coseno hiperbólico inverso de un número.

Función ACOT

Devuelve la arco cotangente de un número.

Función ACOTH

Devuelve la cotangente hiperbólica inversa de un número.

Función AGREGAR

Devuelve un agregado en una lista o base de datos.

Función NUMERO.ARABE

Convierte un número romano en arábigo.

Función ASENO

Devuelve el arcoseno de un número.

Función ASINH

Devuelve el seno hiperbólico inverso de un número.

Función ATAN

Devuelve la arcotangente de un número.

Función ATAN2

Devuelve la arcotangente de las coordenadas "x" e "y".

Función ATANH

Devuelve la tangente hiperbólica inversa de un número.

Función BASE

Función MULTIPLO.SUPERIOR

Convierte un número en una representación de texto con la base dada.

Redondea un número al entero más próximo o al múltiplo significativo más cercano.

Función CEILING.MATH

Redondea un número hacia arriba al entero más próximo o al múltiplo significativo más cercano.

Función MULTIPLO.SUPERIOR .EXACTO

Redondea un número hacia el entero o el múltiplo significativo más próximo. El número se redondea hacia arriba, independientemente de su signo.

Función COMBINAT

Devuelve el número de combinaciones para un número determinado de objetos.

Función COMBINA

Devuelve la cantidad de combinaciones con repeticiones de una cantidad determinada de elementos.

Función COS

Devuelve el coseno de un número.

Función COSH

Devuelve el coseno hiperbólico de un número.

Función COT

Función COTH

Función CSC

Devuelve la cotangente de un ángulo.

Devuelve la cotangente hiperbólica de un número.

Devuelve la cosecante de un ángulo.

Función CSCH

Devuelve la cosecante hiperbólica de un ángulo.

Función CONV.DECIMAL

Convierte una representación de texto de un número con una base dada en un número decimal.

Función GRADOS

Convierte radianes en grados.

Función

Redondea un número hasta el entero par

REDONDEA.PAR

más próximo.

Función EXP

Devuelve e elevado a la potencia de un número dado.

Función FACT

Devuelve el factorial de un número.

Función FACT.DOBLE

Devuelve el factorial doble de un número.

Función MULTIPLO.INFERIOR

Redondea un número hacia abajo, en dirección hacia cero.

Función MULTIPLO.INFERIOR. MAT

Redondea un número hacia abajo al entero más próximo o al múltiplo significativo más cercano.

Función MULTIPLO.INFERIOR. EXACTO

Redondea un número hacia abajo hasta el entero o el múltiplo significativo más cercano. El número se redondea hacia abajo, independientemente de su signo.

Función M.C.D

Devuelve el máximo común divisor.

Función ENTERO.

Redondea un número hacia abajo hasta el entero más próximo.

Función ISO.CEILING

Devuelve un número que se redondea hacia arriba al número entero más próximo o al múltiplo significativo más cercano.

Función M.C.M

Devuelve el mínimo común múltiplo.

Función LN

Devuelve el logaritmo natural (neperiano) de un número.

Función LOG

Devuelve el logaritmo de un número en una base especificada.

Función LOG10

Devuelve el logaritmo en base 10 de un

número.

Función MDETERM

Devuelve el determinante matricial de una matriz.

Función MINVERSA

Devuelve la matriz inversa de una matriz.

Función MMULT

Devuelve el producto de matriz de dos matrices.

Función RESIDUO

Devuelve el resto de la división.

Función REDOND.MULT

Devuelve un número redondeado al múltiplo deseado.

Función MULTINOMIAL

Devuelve el polinomio de un conjunto de números.

Función M.UNIDAD

Devuelve la matriz de la unidad o la dimensión especificada.

Función REDONDEA.IMPAR

Redondea un número hacia arriba hasta el entero impar más próximo.

Función PI

Devuelve el valor de pi.

Función POTENCIA

Devuelve el resultado de elevar un número a una potencia.

Función PRODUCTO

Multiplica sus argumentos.

Función COCIENTE

Devuelve la parte entera de una división.

Función RADIANES

Convierte grados en radianes.

Función ALEAT.

Devuelve un número aleatorio entre 0 y 1.

Función ALEATORIO.ENTRE

Devuelve un número aleatorio entre los números que especifique.

Función

Convierte un número arábigo en número

NUMERO.ROMANO

romano, con formato de texto.

Función REDOND

Redondea un número al número de dígitos especificado.

Función REDONDEAR.MENOS

Redondea un número hacia abajo, en dirección hacia cero.

Función REDONDEAR.MAS

Redondea un número hacia arriba, en dirección contraria a cero.

Función SEC

Devuelve la secante de un ángulo.

Función SECH

Devuelve la secante hiperbólica de un ángulo.

Función SUMA.SERIES

Devuelve la suma de una serie de potencias en función de la fórmula.

Función SIGNO

Devuelve el signo de un número.

Función SENO

Devuelve el seno de un ángulo determinado.

Función SINH

Devuelve el seno hiperbólico de un número.

Función RCUAD

Devuelve la raíz cuadrada positiva de un número.

Función RAIZ2PI

Devuelve la raíz cuadrada de un número multiplicado por PI (número * pi).

Función SUBTOTALES

Devuelve un subtotal en una lista o base de datos.

Función SUMA

Suma sus argumentos.

Función SUMAR.SI

Suma las celdas especificadas que cumplen unos criterios determinados.

Función SUMAR.SI.CONJUNT O

Suma las celdas de un rango que cumplen varios criterios.

Función SUMAPRODUCTO

Devuelve la suma de los productos de los correspondientes componentes de matriz.

Función SUMA.CUADRADOS

Devuelve la suma de los cuadrados de los argumentos.

Función SUMAX2MENOSY2

Devuelve la suma de la diferencia de los cuadrados de los valores correspondientes de dos matrices.

Función SUMAX2MASY2

Devuelve la suma de la suma de los cuadrados de los valores correspondientes de dos matrices.

Función SUMAXMENOSY2

Devuelve la suma de los cuadrados de las diferencias de los valores correspondientes de dos matrices.

Función TAN

Devuelve la tangente de un número.

Función TANH

Devuelve la tangente hiperbólica de un número.

Función TRUNCAR

Trunca un número a un entero.

Funciones anidadas. funciones).

(Funciones

como

argumentos

de

Excel también permite que una función se convierta en argumento de otra función, de esta forma podemos realizar operaciones realmente complejas en una simple celda.

Por ejemplo: =MAX(SUMA(A1:A4);B3) Esta fórmula consta de la combinación de dos funciones:

Función

Sintaxis

1.-La suma

SUMA(A1:A4)

2.- El valor máximo

MAX(SUMA(A1:A4);B 3)

1.6.5.

Desarrollo Se realiza primero la suma en el rango de la celda A1 hasta A4.

Después calculará el valor máximo entre el resultado de la suma y la celda B3

Errores y referencias.

Tipos de Errores Los errores en Excel son generalmente consecuencia de haber introducido algún dato de manera incorrecta o de utilizar inapropiadamente alguna fórmula. Excel detecta los errores y los clasifica de manera que se nos facilite su resolución.

Si conocemos los tipos de errores en Excel podremos resolverlos fácilmente ya que podremos identificar rápidamente la causa.

En la siguiente tabla se muestran los tipos de errores que existen en Excel: Tipo de error

#¿NOMBRE?

Motivo Se genera cuando una celda hace referencia a una función que no existe.

Por ejemplo, si introducimos la fórmula =FORMATOFINAL() Obtendremos este tipo de error porque es una función inexistente.

Solución: asegurarte de que has escrito correctamente el nombre de la función.

Y si estás acostumbrado a utilizar el nombre de las funciones en inglés, pero te encuentras

Cuando una celda intenta hacer referencia a otra celda que no puede ser localizada porque tal vez fue borrada o sobrescrita, entonces obtendremos un error del tipo #¡REF!. #¡REF!

Solución: revisar que la función no esté haciendo referencia a alguna celda que fue eliminada.

Este tipo de error es muy común cuando eliminamos filas o columnas que contienen datos que estaban relacionados a una fórmula Cuando Excel detecta que se ha hecho una división entre cero muestra el error #¡DIV/0!

#¡DIV/0!

Solución: Para resolver este error copia el denominador de la división a otra celda e investiga lo que está causando que sea cero Sucede cuando proporcionamos un tipo de dato diferente al que espera una función.

Por ejemplo, si introducimos la siguiente función =SUMA(1, “a”) Obtendremos el error #¡VALOR! porque la función SUMA espera argumentos del tipo número pero hemos proporcionado un carácter.

#¡VALOR!

#¡NUM!

#¡NULO!

Solución: verificar que has proporcionado Resultado de una operación en Excel que ha sobrepasado sus límites y por lo tanto no puede ser desplegado.

Por ejemplo, la fórmula =POTENCIA(1000, 1000) Resulta en un número tan grande que Excel muestra Se genera el error al #¡NUM! especificar incorrectamente un rango en una función.

Por ejemplo, si tratamos de hacer una suma =A1 + B1 B5 Excel mostrará este tipo de error.

Observa que en lugar de especificar el rango B1:B5 he omitido los dos puntos

#N/A

Indica que el valor que estamos intentando encontrar no existe.

Por esta razón el error #N/A es muy común cuando utilizamos funciones de búsqueda como BUSCARV o BUSCARH. Cuando la función BUSCARV no encuentra el valor que estamos buscando, regresa el error

Cuando te familiarizas con los errores en Excel podrás resolver fácilmente las causas que ocasionan cada uno de ellos.

Referencias.

Una celda puede contener datos de tipo texto, números, fechas, horas y, también, fórmulas y funciones.

Estos datos pueden ser ingresados por nosotros o generarse como resultado de aplicar una fórmula o función. En este último caso, los datos harán referencia al contenido de otra celda y serán dependientes. Entonces, tendremos una celda de origen y una celda dependiente. Al cambiar el contenido de la celda de origen, las celdas que dependan de esta se actualizarán automáticamente.

Las referencias son indispensables para trabajar con las fórmulas y las funciones.

Una referencia sirve para identificar una celda o un rango de celdas en una hoja de cálculo e indica a Microsoft Excel en qué celdas debe buscar los valores o los datos que desea utilizar en una fórmula. En las referencias se puede utilizar datos de distintas partes de una hoja de cálculo en una fórmula, o bien utilizar el valor de una celda en varias fórmulas.

También puede hacerse referencia a las celdas de otras hojas en el mismo libro y a otros libros. Las referencias a celdas de otros libros se denominan vínculos.

Tipos de referencia. a) Referencia relativa. b) Referencias absoluta. a) Referencia relativa.

Una referencia relativa es aquella que se modifica (automáticamente) al cambiar la posición de la celda

dependiente (que contiene la fórmula). En este caso, como la ubicación de la celda de origen es relativa a la celda de destino, cuando cambia una, también cambia la otra. Es decir, si copiamos y pegamos una fórmula a otra celda, cambiará la celda de origen a la que se hace referencia. 



Cuando copiamos y pegamos una fórmula en otra celda de la misma columna, se modificará el número de la fila de la referencia, según la posición relativa entre la celda de destino y la celda de origen.

Cuando copiamos y pegamos una fórmula en una celda de la misma fila, cambiará de manera automática la letra de la columna de la referencia, de acuerdo con la posición relativa entre la celda de destino y la celda de origen.

De manera predeterminada, cuando copiamos y pegamos una fórmula, Excel utiliza referencias relativas. b) Referencias absoluta.

Una referencia mixta tiene una parte relativa y otra absoluta: la columna relativa y la fila absoluta o la columna fija y la fila relativa.

Por ejemplo: =A$2 o =$A2.

Si copiamos y pegamos en otra celda una fórmula que contiene una referencia mixta, la parte relativa se actualizará de manera automática y la parte absoluta permanecerá fija.

Para hacer una referencia mixta, debemos anteponer el signo peso ($) a la letra de la columna o al número de la fila, de forma manual o mediante la tecla F4. Si la pulsamos dos veces, fijará la fila, y si la presionamos tres veces, fijará la columna.

2.ELABORAR HOJAS DE CÁLCULO MEDIANTE EL EMPLEO DE CARACTERÍSTICAS AVANZADAS DE LA APLICACIÓN DE CÓMPUTO. Objetivo del tema: Al finalizar el submódulo, el/la capacitando realizara cálculos dinámicos y muestreo grafico de los datos, para agilizar el procesamiento de la información, mediante las herramientas que Microsoft Excel 2013 proporciona.

2.1.

CREACIÓN Y PROCESAMIENTO DE TABLAS.

Para facilitar la administración y el análisis de un grupo de datos relacionados, puede convertir un rango de celdas en una tabla de Excel de Microsoft Office (anteriormente conocida como lista de Excel).

Una tabla generalmente contiene datos relacionados en una serie de filas y columnas de hoja de cálculo que tienen formato de tabla. Al usar las características de tabla, puede administrar los datos en las filas y columnas de la tabla de manera independiente de los datos de las otras filas y columnas de la hoja de cálculo.

Las tablas: son un conjunto de filas (llamados registros) y columnas (llamados campos) que contienen datos relacionados que son manejados de manera independiente y permiten automatizar operaciones por Excel. La primera fila de una tabla siempre contendrá los encabezados de columna y el resto de las filas contendrán los datos.

El utilizar tablas es muy conveniente porque Excel se hará cargo de los detalles del manejo de las tablas, como facilitar el agregar nuevas filas o eliminarlas, lo cual te permitirá enfocarte más en el análisis de los datos.

Sin embargo, no debemos confundirlas con un conjunto de datos ubicado en filas y columnas ya que, cuando utilizamos esta herramienta, Excel nos permite realizar muchas tareas de manera automática, lo cual nos garantiza un ahorro en el tiempo de trabajo.

Por ejemplo, podemos ordenar y filtrar los datos de manera dinámica, ya que estas opciones se incluyen como parte de sus elementos.

También se simplifica la aplicación de funciones, porque bastará con escribir la función en una celda y presionar ENTER para que esta se copie en el resto de la columna. Además, es posible seleccionar desde una galería distintos estilos de tabla para aplicar formato en todos sus componentes de manera rápida y fácil.

Las tablas de Excel no deben confundirse con las tablas de datos, que forman parte de un conjunto de comandos de análisis.

2.1.1.

Elementos de una tabla.

Una tabla puede incluir los siguientes elementos: Fila de encabezado.

De forma predeterminada, una tabla tiene una fila de encabezado.

Cada columna de la tabla tiene filtrado habilitado en la fila de encabezado para poder filtrar u ordenar los datos de la tabla rápidamente.

Filas con bandas.

De manera predeterminada, se ha aplicado sombreado o bandas a las filas de una tabla para distinguir mejor los datos.

Columnas calculadas.

Al especificar una fรณrmula en una celda en una columna de tabla, puede crear una columna calculada, en cuyo caso se aplica instantรกneamente la fรณrmula a las otras celdas de esa columna de la tabla.

Fila de totales.

Puede agregar una fila de totales a la tabla que proporcione acceso a funciones de resumen (como PROMEDIO, CONTAR o SUMAR).

Aparece una lista desplegable en cada celda de la fila de totales para permitir el cálculo rápido de los totales.

Controlador de tamaño.

Un controlador de tamaño situado en la esquina inferior derecha de la tabla permite arrastrar la tabla hasta que se obtenga el tamaño deseado.

2.1.2.

Tabla dinámica.

Una tabla dinámica es una de las herramientas más poderosas de Excel, pero también es una de las características que más usuarios de Excel se sienten intimidados a utilizar.

Las tablas dinámicas permiten resumir y analizar fácilmente grandes cantidades de información con tan sólo arrastrar y soltar las diferentes columnas que formarán el reporte.

Reportes flexibles Es verdad que puedes formar muy buenos reportes con lo que ya sabes de Excel, pero imagina la siguiente situación. Ya has creado un gran reporte que compara el total de ventas en las diferentes regiones del país, pero ahora tus superiores han pedido que hagas otro reporte que compare las ventas de cada región con los tipos de productos vendidos. Y por si fuera poco, después de terminar el segundo reporte, te piden un tercero para comparar las ventas de los productos pero ahora por cada ciudad del país. Es muy probable que tengas que empezar desde cero para crear los nuevos reportes.

Afortunadamente Excel tiene la funcionalidad de tablas dinámicas que ayuda a resolver este problema. Al utilizar una tabla dinámica podrás crear los reportes sin escribir una sola fórmula, pero lo más notable será que podrás arreglar el reporte de una manera dinámica de acuerdo a tus necesidades.

El uso de tablas dinámicas en Excel es una de las funcionalidades que más temen los usuarios y que más les puede servir en su día a día. La curva de aprendizaje es rapidísima pero exige un par de horas de concentración y algunos ejercicios prácticos para poder manejarse bien con las tablas dinámicas en Excel.

2.1.3.

Filtrar y Ordenar datos: avanzado y Ordenar datos.

Autofiltro,

filtro

Los filtros son características de las tablas que muestran datos satisfaciendo los criterios que se especifiquen.

Aplicar filtros es una forma rápida y fácil de buscar un subconjunto de datos de un rango y trabajar con el mismo. Un rango filtrado muestra sólo las filas que cumplen el criterio que se especifique para una columna.

En el grupo de los filtros, las opciones dependen del contenido de las columnas, es decir, de los datos específicos ingresados en ellas, y del tipo de datos: fechas, texto o números.

Por ejemplo: Si tenemos una tabla que contiene una columna con ciudades, podemos filtrarla por determinadas ciudades (Montevideo y La Paz) o utilizar los Filtros de texto. Estos poseen opciones predeterminadas que permiten obtener los datos que sean iguales o distintos de determinada palabra, que comienzan o terminan con ciertas letras y que contienen o no los caracteres especificados por nosotros.

En el caso de las fechas, podemos resumir los datos por años, meses y años o días elegidos por nosotros, o utilizar la opción Filtros por fecha. Este filtro toma como referencia la fecha que le indiquemos y resume los datos contemporáneos, pasados o futuros en días, meses y años.

De manera similar filtramos los valores numéricos: podemos seleccionar un valor concreto o aplicar los Filtros de números para resumir los datos iguales, mayores o menores que determinado número y superiores o inferiores al promedio, entre otras opciones.

Tras filtrar los datos, puede copiar, buscar, modificar, aplicar formato, representar mediante gráficos e imprimir el subconjunto de datos filtrados sin tener que volver a organizarlo ni moverlo.

También puede filtrar por más de una columna. Los filtros son aditivos, lo que significa que cada filtro adicional se basa en el filtro actual y además reduce el subconjunto de datos.

Microsoft Excel proporciona dos comandos para aplicar filtros a los rangos: Autofiltro (para criterios simples).

Puede utilizar Autofiltro personalizado para mostrar filas que contengan un valor u otro. También puede utilizar Autofiltro personalizado para mostrar las filas que cumplan más de una condición en una columna; por ejemplo, las filas que contengan valores comprendidos en un rango específico.

Con Autofiltro, puede crear tres tipos de filtros:

  

Por una lista de valores. Por un formato. Por criterios.

Estos tipos de filtro se excluyen mutuamente para cada rango de celdas o tabla de columna. Por ejemplo, puede filtrar por color de celda o por una lista de números, pero no por ambos; puede filtrar por icono o por un filtro personalizado, pero no por ambos.

Filtro avanzado, para criterios más complejos.

El comando Filtro avanzado permite filtrar un rango en contexto, como el comando Autofiltro, pero no muestra listas desplegables para las columnas. En lugar de ello, tiene que escribir los criterios según los cuales desea filtrar los datos en un rango de criterios independiente situado sobre el rango. Un rango de criterios permite filtrar criterios más complejos.

Ejemplos de criterios complejos.

1.

2.

3.

4.

Varias condiciones en una sola columna Una condición en dos o más columnas Una condición en una columna u otra Uno de dos conjuntos de condiciones para dos columnas 5. Más de dos conjuntos de condiciones para una columna 6. Condiciones creadas como resultado de una fórmula

Ordenar datos (Por texto, número y fechas) Ordenar los datos es una parte esencial del análisis de datos. Puede que desee poner una lista de nombres en orden alfabético, compilar una lista de niveles de inventario de productos de mayor a menor u ordenar filas por colores o por iconos. Ordenar los datos ayuda a verlos y a comprenderlos mejor, así como a organizarlos y encontrarlos más fácilmente y a tomar decisiones más eficaces.

Existen tres opciones para ordenar la información, que varían según el tipo de datos que contengan las columnas.

Para ordenar los datos de: 1. Tipo texto: las opciones son Ordenar de A a Z, Ordenar de Z a A y Ordenar por color.

2. Tipo numérico: las dos primeras opciones cambian por Ordenar de mayor a menor y Ordenar de menor a mayor.

3. Tipo fechas: las opciones son Ordenar de más antiguos a más recientes y Ordenar de más recientes a más antiguos.

Al ordenar una columna por cualquiera de los criterios disponibles, los datos de las demás columnas también lo harán. No es posible ordenar los registros por más de una columna. Por ejemplo, si ordenamos una tabla por la columna A y luego por la B, el orden de la A que hayamos aplicado se perderá, y se mantendrá el nuevo orden perteneciente a la B. La mayoría de las operaciones de ordenación son ordenaciones de columnas, pero también es posible ordenar por filas.

Los criterios de ordenación se guardan en el libro para que pueda volver a aplicarlos cada vez que lo abra para una tabla de Excel, pero no para un rango de celdas. Si desea guardar los criterios de ordenación para poder volver a aplicar periódicamente una ordenación al abrir un libro, entonces lo mejor es utilizar una tabla. Esto es especialmente importante para ordenaciones de varias columna o para las que se tarda mucho tiempo en crear.

2.1.4.

2.2.

Diferencias entre filtrar y ordenas datos.



A diferencia de la ordenación, el filtrado no reorganiza los rangos. El filtrado oculta temporalmente las filas que no se desea mostrar.



Cuando Excel filtra filas, le permite modificar, aplicar formato, representar en gráficos e imprimir el subconjunto del rango sin necesidad de reorganizarlo ni ordenarlo.



No es posible ordenar los registros por más de una columna, pero filtrarlos sí.

MUESTREO DE INFORMACIÓN CON GRÁFICOS.

Los gráficos están compuestos por diferentes elementos, que podemos modificar según nuestro gusto y necesidades a partir del modelo básico creado por Excel. Cada tipo de gráfico está relacionado con la información que deseamos representar. Por ejemplo, si queremos analizar el comportamiento del precio del dólar en los últimos meses, nos convendrá usar un gráfico de líneas.

Los gráficos son una forma de visualizar valores numéricos, son una representación didáctica de representar datos. Esa representación visual puede realizarse de muy diversas formas, pero el objetivo consiste siempre en que la persona que ve el gráfico pueda darse cuenta con una sola mirada de la información más importante contenida en los números del gráfico.

Microsoft Excel 2013 tiene algunas funciones bastante útiles

2.2.1.

Partes de un gráfico: Área del gráfico, serie de datos, categorías, título del gráfico, ejes, área de trazado, líneas de división, título de eje, leyenda.

Los elementos que componen un gráfico pueden variar en función del tipo que usemos, pero, en general, podemos destacar los siguientes elementos: Área del gráfico.

Es el área que se encuentra definida por el marco del gráfico y que incluye todos sus componentes.

Serie de datos.

Son los valores graficados, que en la tabla de origen se ubican en las filas o en las columnas. Cada serie se diferencia por un color o un diseño distinto. Por ejemplo, si queremos graficar la campaña de ventas del primer cuatrimestre del año, la serie de datos es el conjunto de valores de la campaña de ventas.

Categorías.

Es el nombre que se le da a la serie de datos. Puede existir una categoría o varias.

Título del gráfico.

Es un texto que describe de manera sintética de qué se trata el gráfico, y que ubicamos, comúnmente, en la parte superior. Por ejemplo: Ventas cuatrimestrales.

Ejes.

Son las líneas donde se ubican los datos y las categorías, dentro de una escala. Normalmente hay dos ejes, vertical y horizontal, y en los gráficos tridimensionales (3D) encontramos un tercer eje (Z), el de profundidad. El eje vertical (Y) contiene los datos, y el horizontal (X) posee las categorías del gráfico. Es posible modificar la escala de ambos ejes para ajustar la visualización o disminuir la dispersión de los datos. Área de trazado.

Es el área donde se encuentra dibujado el gráfico.

Líneas de división.

Son líneas que dividen el gráfico, para delimitar los valores de los ejes y facilitar su lectura e interpretación. Su uso es opcional.

Podemos modificar sus parámetros, como así también eliminarlas.

Título de eje.

También llamado rótulo, es el texto descriptivo que se alinea junto a cada uno de los ejes. En un gráfico de dos dimensiones, están el título del eje X, que es el nombre de los datos, ubicado en la parte inferior horizontal; y el del eje Y, ubicado en la parte izquierda vertical. Por lo general, es aquí donde se indican las unidades de medida del gráfico: años, litros, metros, etc.

Leyenda.

Es la descripción de cada una de las series de datos, que ayuda a identificar los colores asignados a ellas. Puede estar relacionada con una celda o no de la tabla de origen. En general, se ubica en la parte derecha del gráfico.

2.2.2.

Tipos de gráfico: columnas, barras, circular, áreas, dispersión, burbujas, superficie y cotizaciones.

Elegir el tipo de gráfico adecuado en Excel porque de ello dependerá la claridad con significado de los datos. Por esta razón todos los tipos de gráficos en Excel para adecuada.

líneas, radial,

es de suma importancia la que se transmitirá el es importante conocer poder hacer la elección

Gráfico de columnas.

El gráfico de columnas es uno de los tipos de gráficos en Excel más utilizados y despliega una columna para cada uno de los datos. La altura de la columna dependerá del valor numérico asociado y la escala de dichos valores se mostrará en el eje vertical.

Gráfico de Muestra una sola serie columnas de Muestra diferentes datos datos

El gráfico de columnas es útil para comparar valores entre diferentes categorías y Excel nos permite elegir entre 7 variantes.

Variantes de Gráficos de columnas Gráfico de columna 100% apilada

Gráficos de columnas de tres

Muestra las columnas superpuestas dejándonos ver el porcentaje de cada una de las categorías respecto al 100%.

Es posible tener la misma versión del gráfico en tres dimensiones si elegimos la opción adecuada.

Gráfico de barras.

Un gráfico de barras muestra lo mismo que un gráfico de columnas solo que con los ejes invertidos.

Gráficos de barras.

También tiene el grafico de barras apiladas tanto en dos Las etiquetas pueden ser como en tres dimensiones. En leídas con mayor facilidad al total Excel nos ofrece seis presentarse sobre el eje opciones para este tipo de vertical

Gráfico de líneas.

El gráfico de líneas es de mucha utilidad para identificar visualmente tendencias en nuestros datos a través del tiempo.

Generalmente colocamos la unidad de tiempo en el eje horizontal y los valores en el eje vertical.

Gráfico de líneas

Gráfico de líneas con marcadores.

Se puede agregar un marcador a la línea y posteriormente personalizar dichos marcadores para que sean mostrados como círculos, cuadrados o

Por último debo mencionar que, de Igual manera que con los gráficos mostrados anteriormente, el gráfico de líneas puede crearse tanto

Los marcadores son de mucha utilidad para aquellas ocasiones en las que el gráfico de líneas es impreso en blanco y negro ya que son la única manera de distinguir entre una línea y otra

Gráfico circular.

El gráfico circular es ampliamente conocido como gráfico de pastel (torta) y es útil cuando queremos mostrar la proporción de varias partes respecto a un todo. Este tipo de gráfico utiliza solamente una serie de datos y es recomendable utilizarlo cuando dicha serie tenga como máximo cinco o seis valores o de lo contrario se comenzará a dificultar su visualización.

Gráfico Circular

Variantes de grafico circular Subgráfico circular o un

En caso de que tener más de seis categorías en el gráfico circular y la visualización de cada una de las partes no sea muy clara, entonces se puede utilizar un subgráfico circular o un subgráfico de barras para agrupar varios valores y mostrar su detalle dentro del

Gráfico de anillo

Otra opción que tenemos dentro de los gráficos circulares es la de crear un gráfico de anillo el cual funciona exactamente igual que un gráfico circular pero con la diferencia de que cada parte será representada como una sección del anillo.

Gráfico de áreas.

El gráfico de áreas no es más que un gráfico de líneas donde el área que se encuentra por debajo de ella se rellena con un color sólido.

Gráfico de Áreas

Al igual que con otros tipos de gráficos en Excel, podremos seleccionar un gráfico de áreas para dos o tres dimensiones.

Gráfico de dispersión.

El gráfico de dispersión tiene una característica muy peculiar entre todos los tipos de gráficos en Excel y es que, tanto el eje horizontal como el vertical muestran valores numéricos y por lo tanto es frecuentemente utilizado para desplegar la relación que existe entre dos variables.

Grafica de dispersión Observar la relación existente entre el número de visitas diarias a un sitio de comercio electrónico y las ventas realizadas. El gráfico de dispersión nos permite visualizar el comportamiento de ambas variables.

Se puede personalizar cualquier gráfico de dispersión agregando líneas suavizadas o líneas rectas entre los puntos así como agregar un marcador en cada punto.

Gráfico de burbujas.

El gráfico de burbujas es, de cierta manera, muy similar al gráfico de dispersión ya que muestra valores numéricos en ambos ejes pero además puede representar una seria de datos adicional que será representada por el tamaño de la burbuja.

Gráfico de burbujas

El gráfico de burbujas lo encontramos dentro del mismo menú que el gráfico de dispersión

Gráfico radial.

El gráfico radial es un tipo de gráfico especializado y no es muy común su uso pero es útil para mostrar valores relativos a un punto central. El gráfico radial también es conocido como gráfico de araña por su similitud visual con una telaraña.

Gráfico Radial A continuación se hace la comparación de la cantidad de envíos que hace una empresa a diferentes países del mundo.

El gráfico radial nos permite comparar visualmente el

número de envíos en cada año y para cada uno de los países. Esta comparación es la misma que podemos hacer con un gráfico de columnas, razón por la cual en más de una ocasión se prefiere dicho gráfico al gráfico radial.

Gráfico de superficie.

Un gráfico de superficie nos permite graficar funciones matemáticas de dos variables de una manera sencilla, solo debemos generar los datos para ambas variables y obtendremos el resultado esperado.

Gráfico de superficies

Gráfico de cotizaciones.

El gráfico de cotizaciones fue pensado para mostrar información sobre el mercado de acciones considerando valores numéricos como el volumen de acciones negociadas, el precio de apertura y de cierre así como el precio máximo y mínimo durante la sesión.

Gráfico de cotizaciones

Observar un gráfico de cotizaciones mostrando el valor de la acción de Microsoft durante el mes de enero del 2013.

2.2.3.

Grafico Dinámico.

Un gráfico dinámico es un gráfico que está basado en los datos de una tabla dinámica y que se ajusta automáticamente al aplicar cualquier filtro sobre la información. Con este tipo de gráfico podrás ayudar en la comprensión de los datos de una tabla dinámica.

2.3.

MACROS.

Las macros en Excel están escritas en Excel VBA (Visual Basic for Applications). Esta es una versión de Visual Basic (un destacado lenguaje de programación Microsoft) desarrollado específicamente para su uso en aplicaciones de tipo-Office. Crear macros sencillas – copiar una fórmula de una celda a otra, por ejemplo – es bastante fácil.

Las macros complicadas requieren un poco más de trabajo. Necesitará tener un conocimiento más profundo de Excel VBA para automatizar las tareas más complejas de su flujo de trabajo.

Con las macros lo que se pretende es automatizar varias tareas y fusionarlas en una sola, añadiendo, por ejemplo, un botón en nuestro libro que, al pulsar sobre él, realice todas esas tareas. De esta manera,

con una macro podremos realizar algunas tareas modo muy fácil.

2.3.1.

repetitivas de un

Grabar Macro.

La grabadora de macros es una especie de caja negra de vuelo, donde se guardan todas las acciones que realizamos a partir del momento en que la activamos. Luego, estas acciones pueden ser reproducidas en cualquier otro momento. Debemos aclarar que en los pasos grabados no se incluye el desplazamiento a través de la cinta de opciones. De esta manera, y sin tener demasiada experiencia en la construcción de macros, es posible automatizar algunas tareas que realizamos en Excel. Para esto, primero debemos grabarlas para luego reproducirlas. Utilizaremos el botón Grabar macro que se encuentra dentro del grupo Macros en la ficha Vista.

Al iniciar la grabadora tenemos que darle un nombre a la macro Podemos incluir un atajo de teclado, seleccionar dónde deseamos guardarla e incluir su descripción. Los nombres deben comenzar con una letra o con un carácter de subrayado (_) y los caracteres siguientes pueden ser también estos o números. No se permiten espacios en el nombre, en su lugar debemos incluir caracteres de subrayado como separadores de palabras. Tampoco es posible usar denominaciones que entren en conflicto con un nombre integrado

en Excel u otro objeto del libro. Por ejemplo, no podemos ponerle A2 a una macro.

Como hemos comentado, es posible asignarles atajos de teclado.nEste método abreviado comienza por defecto con el botón CTRL. Sin embargo, tengamos en cuenta que si dentro de una macro incluimos un atajo de teclado igual a uno predeterminado de Excel (como por ejemplo CTRL + C, que sirve para utilizar el comando Copiar), el atajo original será reemplazado por el nuestro y dejará de cumplir su función (al menos en ese libro). Por esa razón, debemos ser cuidadosos al definir estos métodos abreviados para no reemplazar otros atajos.

Como recomendación, resulta útil que los métodos abreviados de las macros comiencen con CTRL + MAYÚS.

Para comenzar el proceso de grabación pulsamos el botón Aceptar del cuadro Grabar una macro y, a partir de ese momento, todas las acciones realizadas se grabarán. Para finalizar, debemos pulsar el botón Detener grabación de la barra de tareas. De esta manera, cada usuario podrá automatizar las tareas que realice con frecuencia y así evitar pérdidas de tiempo innecesarias.

2.3.2.

Ejecutar un macro.

Una vez que finalizamos la grabación de una macro, esta se encuentra lista para ser ejecutada en cualquier momento. Para esto, podemos presionar el atajo de teclado que le corresponde o desplegar el botón Macros, elegir la opción Ver macros… y se abrirá el cuadro Macros donde se muestra la lista de macros existentes. Bastará con seleccionar la que necesitamos y pulsar el botón Ejecutar.

2.3.3.

Eliminar un macro.

Para eliminar macros debemos ingresar en el cuadro Macro a través del menú Vista/Macros/Ver macros. Seleccionamos la macro que deseamos borrar y pulsamos el botón Eliminar. Excel solicitará que confirmemos la acción a través de un cuadro de mensaje.

2.4.

IMPORTAR ARCHIVOS DE TEXTO.

Hay dos formas de importar datos desde un archivo de texto en Microsoft Excel: puede abrir el archivo de texto en Excel, o puede importar el archivo de texto como un rango de datos externos.

Para exportar datos de Excel a un archivo de texto, utilice el comando Guardar como.

Son dos los formatos de archivo de texto que se utilizan habitualmente:

1. Archivos de texto delimitado (.txt), en los que el carácter de tabulación (el código de carácter ASCII 009) separa normalmente cada campo de texto.

2. Archivos de texto de valores separados por comas (.csv), en los que el carácter de coma (,) separa normalmente cada campo de texto.

Puede cambiar el carácter separador que se utiliza tanto en los archivos de texto delimitados como en los .csv. Esto puede ser necesario para asegurarse de que la operación de importación o de exportación se realizará de la manera deseada.

2.4.1.

Proceso de importación.

 

Importar un archivo de texto abriéndolo en Excel.

Importar un archivo de texto conectándose a él.



Importar un archivo de texto abriéndolo en Excel.

Un archivo de texto creado con otro programa se puede abrir en un libro de Excel con el comando Abrir. Abrir un archivo de texto en Excel no cambia el formato del archivo: puede verlo en la barra de título de Excel, donde el nombre del archivo conserva la extensión del nombre del archivo de texto (por ejemplo, .txt or .csv).

1. Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, haga clic en Abrir.

Aparece el cuadro de diálogo Abrir.

2.

En la lista, seleccione Archivos de texto.

3. Busque el archivo de texto que desee abrir y haga doble clic en él. 

Si el archivo es un archivo de texto (.txt), Excel inicia al Asistente para importar texto. Haga clic en Ayuda en cualquier página del Asistente para importación de texto para obtener más información sobre cómo usar al asistente.

Cuando haya terminado con los pasos, haga

clic en Finalizar para completar la operación de importación. 

Si el archivo es un archivo .csv, Excel abre automáticamente el archivo de texto y muestra los datos en un libro nuevo.

Nota Cuando Excel abre un archivo .csv, usa la configuración de formato de datos predeterminada actual entender cómo importar cada columna de datos. Si desea más flexibilidad para convertir columnas en distintos formatos de datos, puede usar al Asistente para importar texto. Por ejemplo, el formato de una columna de datos en el archivo .csv puede ser MDA, pero formato de datos predeterminado de Excel es AMD, o que desea convertir en una columna de números que contiene ceros los la izquierda al texto, por lo que puede conservar los ceros los la izquierda. 

Importar un archivo de texto conectándose a él.

Puede importar datos de un archivo de texto en una hoja de cálculo existente como un rango de datos externos.

1. Haga clic en la celda en la que desea poner los datos del archivo de texto.

2. En la ficha Datos, en el grupo Obtener datos externos, haga clic en Desde texto.

3. Busque el archivo de texto que desee importar y haga doble clic en él.

Siga las instrucciones del Asistente para importación de texto. Haga clic en Ayuda en cualquier página del Asistente para importación de texto para obtener más información sobre cómo usar al asistente. Cuando haya

terminado con los pasos del asistente, haga clic en Finalizar para completar la operación de importación.

4. En el cuadro de diálogo Importar datos, haga lo siguiente: 

Si lo desea, haga clic en Propiedades para definir las opciones de actualización, formato y diseño de los datos importados.



En ¿Dónde desea situar los datos?, siga uno de los procedimientos siguientes: Para devolver los datos a la ubicación seleccionada, haga clic en Hoja de cálculo existente. 

Para devolver los datos a la esquina superior izquierda de una nueva hoja de cálculo, haga clic en Hoja de cálculo nueva. 

5.

Haga clic en Aceptar.

Excel coloca el rango de datos externos en la ubicación especificada.

Si Excel no convierte una columna de datos en el formato que desea, puede convertir los datos después de importarla.

2.5.

EXCEL EN INTERNET.

2.5.1.

Excel en OneDrive.

OneDrive es un servicio de alojamiento de archivos. Fue estrenado el 18 de febrero de 2014. Actualmente, este servicio ofrece 15 GB de almacenamiento gratuito, con un tamaño máximo por archivo de 2 GB, si se sube a través de la aplicación para escritorio de OneDrive, o 300 MB, si se sube vía web.3 Se pueden subir hasta 5 archivos a la vez de manera estándar con cualquier navegador, y también se puede instalar una herramienta ActiveX que permite arrastrar un número ilimitado de archivos directamente desde el Explorador de Windows. Es accesible por su página web desde

ordenadores y dispone de aplicaciones para Windows Phone, iOS y Android que permiten editar documentos y hojas de cálculo.

Cuando subimos un archivo, este se almacena en una ubicación central a la que podemos tener acceso desde casi cualquier lugar, simplemente, a través de una conexión a Internet.

En este espacio podemos guardar cualquier formato de archivo, y también nos ofrece la posibilidad de crear y editar en línea documentos de Word, Excel, PowerPoint y OneNote, a través de la plataforma Office Web Apps. El servicio es gratuito, pero para acceder a estas herramientas se requiere tener una cuenta de Windows Live.

Todos los programas de la suite Office 2013, Excel entre ellos, nos ofrecen la posibilidad de guardar copias de nuestros archivos en este servicio de almacenamiento en línea. Para guardar un libro de Excel en OneDrive debemos abrirlo en la aplicación de escritorio y, luego, ir a la ficha Archivo y hacer clic en Guardar como. En el panel izquierdo de la Vista Backstage seleccionamos la opción OneDrive y en el panel derecho veremos que se busca nuestra cuenta de Windows Live.

La primera vez que usamos esta función nos pedirá que ingresemos un nombre de usuario y contraseña. Luego de verificar estos datos, desde el panel derecho configuramos las opciones para que una copia del libro se guarde en esta ubicación; por ejemplo, seleccionar una carpeta específica –personal o compartida– o crear una nueva. Luego, pulsamos Guardar como para completar el proceso de almacenamiento.

Desde OneDrive podremos ver o editar el libro en lĂ­nea, otorgar permisos a otros usuarios y descargarlo en una aplicaciĂłn de escritorio.

2.5.2.

Compartir hojas de cálculo en Redes Sociales.

Debido al uso masivo de las redes sociales en la actualidad, Microsoft ha diseñado el paquete Office para que su integración con este fenómeno mundial sea muy sencillo. Podemos compartir nuestros libros en las redes sociales más utilizadas: Facebook, Twitter, LinkedIn, Flickr y Google, entre otros. Para comenzar ingresamos en el menú Archivo, elegimos la opción Compartir y luego Compartir en redes sociales. Si nuestra cuenta de correo aún no está asociada a ninguna red social debemos utilizar el vínculo Haga clic aquí para conectar las redes sociales situado en el apartado derecho de la Vista Backstage.

2.5.3.

Vinculo de uso compartido.

Otra forma de compartir archivos es a través de un vínculo que nos lleve al documento en OneDrive. De esta forma, el destinatario recibirá un correo indicándole cuál es el link que lo lleva al archivo que deseamos compartir. Para utilizar esta función debemos desplegar el menú Archivo, elegir la opción Compartir y luego Obtener vínculo de uso compartido. De esta forma, en el apartado derecho de la Vista Backstage podemos indicar si deseamos enviar un vínculo para que solamente se pueda ver el archivo o si también deseamos que lo puedan modificar.

2.5.4.

Enviar por e-mail.

Una de las formas más usuales de compartir hojas de cálculo de Excel es utilizar el correo electrónico para enviar la información de nuestros libros. De esta forma el destinatario podrá ingresar a su correo desde la ubicación que prefiera y descargar el archivo en su computadora o en cualquier medio de almacenamiento.

De manera muy simple y desde la misma aplicación de escritorio, podemos enviar libros de Excel a través del correo electrónico. Para hacerlo, primero debemos tener configurado un gestor de correo en nuestra computadora, como Outlook, Thunderbird o LotusNote. Luego, abrimos el libro que deseamos compartir,

vamos a la ficha Archivo y hacemos clic en Compartir/Correo electrónico y en el panel derecho elegimos alguna de las siguientes opciones:

Enviar como datos adjuntos: se adjuntará una copia del libro en un mensaje de correo electrónico. Cada uno de los destinatarios recibirá una copia independiente del libro de Excel que adjuntamos.

Enviar un vínculo: si guardamos el libro de Excel en un sitio compartido, como OneDrive o SharePoint, se creará un mensaje de correo electrónico que contiene un vínculo a la ubicación del archivo. De esta manera, todos los destinatarios de este correo electrónico podrán trabajar en el mismo libro y ver los cambios que se realicen en él de manera simultánea por parte de otros usuarios.

Enviar como PDF: es similar a Enviar como datos adjuntos, pero adjunta el archivo en formato PDF. Esta opción es la más adecuada cuando deseamos que quienes reciban el libro de Excel no puedan modificarlo.

Enviar como XPS: esta opción es similar a Enviar como PDF, solo que adjunta el archivo en formato XPS. Quienes reciban el libro en este formato, podrán abrirlo en cualquier computadora que tenga

instalado un visualizador de esta clase de archivos, podrán imprimirlo, pero no modificarlo.

Enviar como fax de Internet: nos permite enviar el libro de Excel por fax, aunque no dispongamos de un equipo de este tipo. Para utilizar esta opción solo necesitamos tener una subscripción a un proveedor de servicios de fax o disponer de un software de fax y una conexión a Internet o un módem-fax.

2.6.

SEGURIDAD.

2.6.1.

Proteger una hoja y libro.

Cuando trabajamos en Excel con información que no debe ser modificada sin nuestra autorización, es una buena práctica proteger las hojas de cálculo. Aquí veremos cómo hacerlo. Como sabemos, Excel nos ofrece una gran variedad de herramientas y opciones que nos ayudarán a realizar las más diversas tareas. Una vez que las hemos aplicado para armar nuestras planillas, con fórmulas, tablas, gráficos y formatos, es importante mantener el trabajo protegido frente a usuarios no autorizados y hacer que, aun cuando puedan acceder a él, no tengan la posibilidad de modificarlo. Para realizar esta tarea, la aplicación brinda diversas alternativas, entre las cuales veremos en detalle la opción de proteger una o varias hojas de cálculo. El uso de esta herramienta es apropiado en aquellos casos en que compartimos un libro con otros usuarios y queremos evitar que ellos modifiquen una hoja determinada.

A continuación, explicaremos cómo funciona y cuáles son las diferentes alternativas que ofrece la protección de una hoja.

Para proteger la hoja de cálculo en la que estamos trabajando, debemos ir a la ficha Revisar y, en el grupo Cambios, presionar Proteger hoja. También podemos hacer un clic con el botón secundario del mouse sobre la pestaña que contiene el nombre de la hoja por proteger y seleccionar la opción Proteger hoja. Se abrirá el cuadro de diálogo Proteger hoja, que presenta una serie de opciones. Para comenzar, dejamos seleccionada la casilla Proteger hoja y contenido de celdas bloqueadas, que se encuentra en la parte superior de la ventana; de esta forma protegeremos todo el contenido de la hoja seleccionada. Posteriormente, tenemos que ingresar la contraseña que utilizaremos para desproteger la hoja y habilitar su edición.

Mientras que la hoja se encuentre protegida, no podremos modificar su contenido, pero sí será posible cambiar la estructura del libro, es decir, mover las hojas, cambiarles el nombre y hasta eliminarlas.

Ocultar la hoja protegida Si la hoja de cálculo que hemos protegido no contiene datos que deban ser vistos y utilizados por otros usuarios, podemos ocultarla para completar el proceso de protección.

Para hacerlo, debemos pulsar con el botón secundario del mouse sobre su pestaña y a continuación, en el menú contextual, seleccionar la opción Ocultar. Las características de la protección de la hoja de cálculo dependerán de las opciones que hayamos seleccionado o no en el cuadro de diálogo Proteger hoja.

Proteger un libro.

Luego de haber aprendido a proteger las hojas de cálculo por separado, conoceremos el procedimiento para resguardar la estructura de un libro completo de Excel. En las páginas anteriores conocimos las opciones generales que nos permiten proteger un archivo de Excel, y también aprendimos el procedimiento necesario

para evitar que ningún usuario sin autorización pueda modificar ciertas opciones de una hoja de cálculo en particular. Ahora veremos cómo proteger la estructura de un libro, es decir, impedir que cualquier persona pueda realizar tareas tales como agregar o eliminar hojas, y renombrar o mover las existentes.

Sabemos que la importancia de proteger una hoja de cálculo dentro de un libro reside en impedir que los usuarios modifiquen la información que ella contiene. Pero ¿qué pasaría si los usuarios eliminaran las hojas o modificaran la organización de los libros? La pérdida de la información y de todo nuestro trabajo seguramente nos causaría un gran perjuicio si no tenemos una copia del archivo en cuestión. Por esta razón, es importante proteger el libro, para impedir que los usuarios hagan cambios no autorizados en su estructura. Esta es una tarea sencilla, aunque debemos tener en cuenta que se realiza de una sola vez para el archivo completo; por lo tanto, no es posible proteger la estructura de solo algunas hojas y dejar las demás libres. Al igual que sucede con la protección de hojas, es un procedimiento reversible mediante el uso de una contraseña que tendremos que indicar en una parte del proceso. ¿Qué proteger?

La protección de un libro de Excel se divide en dos etapas; es decir, podemos seleccionar el bloqueo de dos grupos de características: la estructura y las ventanas. Es posible seleccionar una de ellas o ambas, de modo que solo estaremos bloqueando lo que consideremos necesario. A continuación, describiremos cada una de las opciones de protección de libros dentro de Excel: Estructura: esta alternativa nos permite proteger la composición de un libro, es decir, impedirá que se creen o eliminen hojas y que se oculten las existentes; no será posible renombrarlas, copiarlas o moverlas, ni tampoco modificar el color de sus etiquetas. Si alguna de las hojas está oculta, la opción de mostrarla estará desactivada.

Es una alternativa muy importante, porque nos asegurará que la estructura de las hojas que componen el libro se mantenga inalterable hasta que ingresemos la contraseña para efectuar alguna modificación. Debemos tener en cuenta que se trata de una

opción que no protegerá el contenido de las hojas, sino solo su estructura.

Ventanas: mediante esta opción, impedimos que se modifique la forma de visualización de las hojas de cálculo en la pantalla. De esta manera, algunas funciones del grupo Ventana de la ficha Vista quedarán deshabilitadas, como Nueva ventana, Inmovilizar, Dividir y Mostrar. Al seleccionar esta alternativa, no será posible cambiar la vista de las ventanas, que puede ser importante cuando necesitamos trabajar con varias hojas y hacer que los datos se muestren de una sola vez en la pantalla, sin que el usuario deba desplegar cada una. Ahora que ya conocemos las alternativas de protección de libros dentro de Microsoft Excel, es momento de implementarlas.

Para proteger un libro, nos dirigimos a la ficha Revisar y presionamos Proteger libro; se abrirá el cuadro de diálogo Proteger Libro, que presenta las opciones Estructura y Ventanas. Aquí marcamos las casillas que corresponden a las opciones que deseamos proteger. De manera adicional, este cuadro de diálogo nos permite incluir una contraseña para realizar la activación de las opciones seleccionadas. Una vez que hayamos terminado, hacemos clic sobre Aceptar.

Evaluaciones

Cuestionario diagnostico

Cuestionario continĂşo 1

Guía de observación continua 1

Guía de observación continua 2

Guía de observación continua 3

Lista de cotejo continua 1

Cuestionario Final

Conclusión En la actualidad desde las empresas más pequeñas, y hasta en los grandes corporativos e incluso en el hogar se tiene la necesidad de cálculos y muestreo de información de manera gráfica y muy fácil, además de otras herramientas como la creación de reportes financieros, transformación, manipulación y depuración de datos, por esta razón este manual tiene la finalidad de apoyarte de manera práctica durante tu capacitación del curso de “Elaboración de hojas de cálculo”.

Bibliografía.

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Excel. web:

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