http://www.gaue.info/documents/2009-EuropeAid-129268 by Gaue Diba

Delegación de la Comisión Europea en el Perú

Instrumento Europeo para la promoción de la democracia y de los derechos humanos (IEDDH) Acciones en países socios Perú Convocatoria restringida de propuestas 2009

Guía para los solicitantes de subvenciones

Línea presupuestaria: 19 04 01 Referencia: EuropeAid/129-268/L/ACT/PE

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AVISO La presente convocatoria de propuestas es una convocatoria restringida. En primer lugar, los solicitantes deberán presentar un documento de síntesis que será evaluado. Tras esta evaluación, se invitará a los solicitantes, cuyos documentos de síntesis hayan sido preseleccionados, a presentar un formulario completo de solicitud. Estas propuestas completas serán entonces objeto de evaluación. Se procederá a continuación a la comprobación de la elegibilidad de las propuestas completas provisionalmente seleccionadas. Esta comprobación se hará sobre la base de los justificantes exigidos por la Administración contratante, de la "Declaración del solicitante" firmada y transmitida junto con el "documento de síntesis", y de la segunda "Declaración del solicitante" enviada junto con el formulario completo de solicitud. Todos los enlaces electrónicos que figuran en el presente documento estarán activados en el momento de la publicación de esta convocatoria de propuestas. Sin embargo, estos podrían verse sometidos a cambios ulteriores.

CLÁUSULA SUSPENSIVA La celebración de los contratos de subvención en favor de las acciones seleccionadas en el marco de la presente convocatoria de propuestas está supeditada a la adopción de la decisión financiera correspondiente, es decir, a la adopción del Programa de Acción Anual. La adopción de este programa no depende tan sólo de la Comisión Europea. Si dicho programa se modifica de manera sustancial, y/o no prevé la adecuada cobertura de la acción propuesta, o simplemente no se adopta, la presente convocatoria de propuestas o algunas de sus asignaciones podrían anularse y/o sustituirse por otras convocatorias de propuestas adaptadas al programa anual finalmente adoptado.

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INDICE 1. INSTRUMENTO EUROPEO PARA LA PROMOCION DE LA DEMOCRACIA Y DE LOS DERECHOS HUMANOS 4 1.1.

Antecedentes

1.2

Objetivos del programa y prioridades

1.3

Dotación financiera asignada por la administración contratante

NORMAS APLICABLES A LA PRESENTE CONVOCATORIA DE PROPUESTAS 6

2.1 Criterios de de elegibilidad 7 2.1.1 Criterios de elegibilidad de los solicitantes: condiciones para presentar una solicitud .....................................7 2.1.2 Asociación y criterios de elegibilidad de los socios.............................................................................................7 2.1.3 Criterios de elegibilidad de las acciones: actividades para las que se puede presentar una solicitud...............8 2.1.4 Elegibilidad de los costes: tipo de gastos cuya subvención es posible .............................................................11 2.2. Presentación de la solicitud y procedimientos 13 2.2.1 Documento de síntesis..........................................................................................................................................12 2.2.2 ¿Dónde y cómo enviar los documentos de síntesis? ..........................................................................................14 2.2.3 Información adicional ..........................................................................................................................................15 2.2.4 Plazo de presentación de los documentos de síntesis.........................................................................................15 2.2.5 Formulario de solicitud completo........................................................................................................................16 2.2.6 ¿Dónde y cómo enviar los formularios de solicitud completos?.......................................................................16 2.2.7 Información adicional ..........................................................................................................................................17 2.2.8 Plazo de presentación de las solicitudes completas ...........................................................................................17 2.3

Evaluación y selección de las solicitudes

2.4 Presentación de los documentos justificativos (de las propuestas seleccionadas provisionalmente)

18 22

2.5 Comunicación de la decisión de la Administración contratante 23 2.5.1. Contenido de la decisión ......................................................................................................................................23 2.5.2. Calendario indicativo ...........................................................................................................................................24 2.6 Condiciones aplicables a la ejecución de la acción tras la decisión de la administracion contratante de adjudicarle una subvención

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LISTA DE ANEXOS

1. INSTRUMENTO EUROPEO PARA LA PROMOCION DEMOCRACIA Y DE LOS DERECHOS HUMANOS 1.1.

ANTECEDENTES

El Reglamento que instituye al Instrumento Europeo para la promoción de la democracia y de los derechos humanos (IEDDH)1 fue adoptado por el Parlamento Europeo y el Consejo, en diciembre de 2006, en el marco de las perspectivas financieras 2007-2013. Este nuevo instrumento sucede así a la Iniciativa Europea para la Democracia y los Derechos Humanos, creada a instancias del Parlamento Europeo en 1994. La entrada en vigor de este instrumento específico el 1 de enero de 2007 es el reflejo de la importante dimensión política y de los mandatos específicos del Tratado de la Unión Europea orientados al desarrollo y a la consolidación de la democracia y del Estado de Derecho, así como del respeto de los derechos humanos y de las libertades fundamentales. El instrumento brindará un apoyo financiero a las actividades llevadas en este campo en el mundo entero.

1.2

OBJETIVOS DEL INSTRUMENTO Y PRIORIDADES

Los objetivos generales del nuevo Instrumento definidos por el Reglamento IEDDH deberían contribuir al desarrollo y a la consolidación de la democracia y el Estado de Derecho, así como al respeto de todos los derechos humanos y de las libertades fundamentales, en el marco de la política comunitaria de cooperación al desarrollo y de la cooperación económica, financiera y técnica con terceros países, de forma coherente con la política exterior de la Unión Europea en su conjunto. Este nuevo Instrumento tiene por objeto ayudar a la sociedad civil a convertirse en una fuerza efectiva de reforma política y de defensa de los derechos humanos en terceros países. Viene así a completar la nueva generación de programas geográficos, que irán progresivamente integrando la democracia y los derechos humanos, centrándose principalmente en el refuerzo de las instituciones públicas. El IEDDH confiere una independencia de acción a las actividades que apoye, permitiendo en principio una atribución de la ayuda sin el acuerdo de los gobiernos de los países de que se traten, aspecto esencial de la cooperación con las organizaciones de la sociedad civil a nivel nacional, en particular en ámbitos tan sensibles como la democracia y los derechos humanos. El IEDDH confiere también una mayor flexibilidad y una gran capacidad para responder a circunstancias cambiantes o para respaldar la innovación. El alcance de IEDDH será mundial, se aplica a nivel nacional, regional e internacional, sostiene las acciones llevadas a cabo en los terceros países en cualquier lugar del mundo, pero también en los Estados miembros de la Unión Europea si tales acciones se refieren a necesidades de terceros países. En base del reglamento del IEDDH, la Comisión Europea ha elaborado y adoptado un documento de Estrategia plurianual para el período 2007-20102. El documento de Estrategia, aplicando el IEDDH, identifica cinco (5) prioridades: 1. Reforzar el respeto de los derechos humanos y de las libertades fundamentales en los países y las regiones donde se ven amenazados.

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Reglamento (CE) nº 1889/2006 del Parlamento Europeo y del Consejo de 20.12.2006, DO L386 de 29.12.2006, p.1 http://ec.europa.eu/europeaid/where/worldwide/eidhr/working-documents_en.htm http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/site/es/oj/2006/l_386/l_38620061229es00010011.pdf 2 Estrategia Plurianual 2007-2010: http://ec.europa.eu/europeaid/where/worldwide/eidhr/documents/eidhr-strategy-paper-2007_en.pdf 4/26 2009

2. Reforzar el papel de la sociedad civil en la promoción de los derechos humanos y de las reformas democráticas, en el fomento de la conciliación pacífica de los intereses de diferentes grupos y en la ampliación de la participación y la representación política. 3. Apoyar las acciones en favor de los derechos humanos y la democracia en los ámbitos cubiertos por las orientaciones comunitarias, especialmente por lo que se refiere a los diálogos sobre los derechos humanos, los defensores de los derechos humanos, la pena de muerte, la tortura y la participación de menores en los conflictos armados. 4. Apoyar y consolidar los marcos internacional y regional para la protección de los derechos humanos, la justicia, el Estado de Derecho y la promoción de la democracia. 5. Afianzar la confianza en los procesos electorales democráticos y aumentar la fiabilidad y transparencia de los mismos, en particular con misiones de observación electoral. La presente convocatoria se enmarca en el Objetivo 2 del de la Estrategia plurianual 2007-2010 del IEDDH. El Objetivo 2 se expresa bajo tres enfoques temáticos para Perú: •

Establecimiento de agendas comunes en el tema de los derechos humanos, basadas en la cooperación entre las organizaciones de la sociedad civil trabajando en apoyo mutuo, creando coaliciones entre diferentes regiones, comunidades y grupos de identidad, y un amplio grupo de actores socio-económicos;

•

Construcción de consensos en temas en controversia y/o disputa través del análisis conjunto de la problemática y un ejercicio de compartir experiencias; y

•

Refuerzo de la representación y participación política, apuntando a la capacidad de respuesta de la sociedad civil y luchando por el respeto por la responsabilidad de los representantes políticos.

Los objetivos adicionales son la contribución a la conciliación pacífica de los grupos de interés, la lucha contra la discriminación en cualquier sentido, y el desarrollo de la participación de hombres y mujeres en la vida social, económica y política, convirtiéndose de ese modo en verdaderas fuerzas de cambio positivo, a través de la cooperación con la sociedad civil y los interesados. Este es un Instrumento "orientado hacia los actores", que busca fortalecer la capacidad de las organizaciones de la sociedad civil y las autoridades locales como una precondición para una sociedad más equitativa, abierta y democrática a través del apoyo a sus "propias iniciativas".

1.3

DOTACIÓN FINANCIERA ASIGNADA POR LA ADMINISTRACIÓN CONTRATANTE

La cantidad indicativa global asignada a la presente convocatoria de propuestas asciende a € 600.000 con cargo al presupuesto 20093. Sujeto a la decisión final de la Autoridad presupuestaria, un monto similar podría ser atribuído adicionalmente a esta convocatoria de propuestas con cargo al presupuesto 2010. El monto final será definido por la Comisión en el Programa Anual de Acciones del IEDDH 2010. La Administración contratante se reserva la posibilidad de no atribuir todos los fondos diponibles. Cuantía de las subvenciones Las subvenciones otorgadas dentro del programa estarán comprendidas entre los siguientes importes mínimo y máximo:

•

Importe mínimo: € 150.000

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Un 3% del monto total asignado a esta convocatoria está reservado por la Administración contratante para medidas de apoyo a favor de la comunicación, la formación, el refuerzo de capacidades y actividades relacionadas al lanzamiento de la presente convocatoria. 5/26 2009

Importe máximo: € 300.000 Cuando el porcentaje mínimo previsto no pueda usarse dada la deficiente calidad de las propuestas o su reducido número, la Administración contratante se reserva el derecho de redistribuir los fondos así disponibles a otro/otros países.

•

Las subvenciones no podrán ser inferiores al 50 % de los costes elegibles totales de la Acción (véase también el punto 2.1.4). Las subvenciones no podrá ser superiores al 90 % del total de los costes elegibles de la Acción (véase también el punto 2.1.4). El saldo deberá financiarse con recursos propios del solicitante o de sus socios o a partir de fuentes ajenas al presupuesto de la Unión Europea o el Fondo Europeo de Desarrollo. En casos excepcionales, la subvención podrá cubrir el 100 % de los costes elegibles de la Acción (específicamente, en el caso de que las libertades fundamentales estén en riesgo). La financiación íntegra sólo puede ser aplicada en casos estipulados en el Artículo 253 de las Normas de Implementación del Reglamento Financiero. En tales casos, el solicitante deberá justificar su solicitud de financiación íntegra en la sección en el punto 2 del formulario de solicitud de subvención.

2. NORMAS APLICABLES A LA PRESENTE CONVOCATORIA DE PROPUESTAS En la presente Guía se establecen las normas de presentación, selección y ejecución de las acciones financiadas dentro del marco de la presente convocatoria, de acuerdo con la Guía Práctica de los procedimientos contractuales para las acciones exteriores de la Comisión Europea. Las definiciones de los términos empleados en esta Guía están incluidas en el glosario de la Guía Práctica de los procedimientos contractuales para las acciones exteriores de la Comisión Europea. Los documentos mencionados están disponibles en la dirección de Internet siguiente: http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/practical_guide/index_es.htm Como complemento del glosario, las siguientes definiciones se aplican: Asociación

Agrupación de organizaciones, es decir, el solicitante principal y sus socios, para la solicitud de la Acción propuesta.

Solicitante

Organización principal en la asociación, encargada de presentar la solicitud.

Socio

Organización, distinta del solicitante, que forma parte de la asociación.

Socio informal

Un socio que no tenga personalidad jurídica (una organización o un grupo de personas físicas) que en el marco de la realización de la acción esté representado por el beneficiario de una subvención de la Unión Europea. El socio informal participa a la realización de la Acción pero sin ser un miembro formal de la asociación.

Entidad colaboradora

Organización que desempeña un papel activo en la Acción pero que no puede recibir fondos de la subvención.

Subcontratista

Organización contratada por el beneficiario o su(s) socio(s), según los procedimientos oportunos, para asumir tareas específicas en el marco de la realización de la Acción.

Apoyo financiero a terceras partes

Contribución financiera que pueda llevarse a terceros por el 6/26

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beneficiario de una subvención comunitaria cuando la ejecución de la Acción lo requiere y en las condiciones establecidas por el Artículo 120 del Reglamento Financiero y 184bis de las Normas de desarrollo del Reglamento financiero. 4

2.1

CRITERIOS DE ELEGIBILIDAD

Hay tres (3) grupos de criterios de elegibilidad referidos, respectivamente, a: • • •

Solicitante(s) que puede(n) solicitar una subvención (2.1.1) y sus socios (2.1.2), Acciones que puedan ser objeto de una subvención (2.1.3), Tipos de costes que se pueden tener en cuenta para determinar el importe de la subvención (2.1.4).

2.1.1

Criterios de elegibilidad de los solicitantes: condiciones para presentar una solicitud

(1) Los solicitantes deberán cumplir las siguientes condiciones para poder optar a una subvención: •

Ser una persona jurídica o una entidad sin personalidad jurídica5, y

•

No tener ánimo de lucro, y

•

Ser una organización de la sociedad civil, incluidas las organizaciones no gubernamentales locales o internacionales, las fundaciones políticas independientes, las organizaciones y agencias locales, instituciones y organizaciones del sector privado sin ánimo de lucro, las redes de estas organizaciones que operan a nivel local, nacional, regional e internacional, personas naturales, grupos parlamentarios; y

•

Ser directamente responsable junto con sus socios de la preparación y gestión de la acción y no limitarse simplemente a actuar como intermediario; y

•

Los solicitantes no están sujetos a ninguna restricción de nacionalidad6; y

•

Ser capaces de demostrar que han realizado regularmente acciones en el ámbito del desarrollo y del tipo de las cubiertas por el presente programa durante los últimos tres (3) años.

•

El registro previo en PADOR 7 , Potencial Applicant Data On-Line Registration (más información en el apartado 2.2). (2) No podrán participar en las convocatorias de propuestas ni optar a una subvención los solicitantes potenciales que se encuentren en una de las situaciones enumeradas en la sección 2.3.3 de la Guía Práctica de los procedimientos contractuales para las acciones exteriores de la Comunidad

Europea: http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/practical_guide/documents/2008new _prag_final_es.pdf

En la parte A sección III, y si procede parte B sección VI del formulario de solicitud de subvención («Declaración del solicitante »), los solicitantes deberán declarar que no se encuentran en ninguna de dichas situaciones. 4

http://ec.europa.eu/budget/library/documents/implement_control/fin_rules/syn_pub_rf_modex_en.pdf Una vez aprobadas previamente por el servicio competente de la Comisión Europea, las solicitudes de subvención pueden ser sujeto de selección si son presentadas por entidades que no tienen personalidad jurídica conforme a la legislación nacional aplicable, siempre que sus representantes tengan capacidad de comprometerse jurídicamente en su nombre y asumir responsabilidad financiera. 6 Conforme al artículo 14 del Reglamento (CE) N°1889/2006 del Parlamento Europeo y del Consejo del 20.12.2006, DO L 386 de 29.12.2006, que instituye un instrumento financiero para la promoción de la democracia y de los derechos humanos en el mundo (ver pie de página 1). 7 http://ec.europa.eu/europeaid/work/onlineservices/pador/index_es.htm 7/26 2009

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2.1.2

Asociación y criterios de elegibilidad de los socios

Los solicitantes podrán actuar individualmente o con organizaciones asociadas como se explica a continuación:

 Socios Los socios deberán participar en el diseño y la ejecución de la Acción, y los gastos en los que incurran serán elegibles de la misma manera que los efectuados por el beneficiario de la subvención. Por tanto, deberán cumplir las mismas condiciones de elegibilidad que los solicitantes. La asociación se recomienda, pero no es obligatoria. En el caso en que el solicitante no proponga asociados, deberá justificarlo (punto 2.3 de la tabla de evaluación del documento de síntesis y punto 3.3 de la tabla de evaluación del formulario de solicitud).

 Socios informales Los socios informales participan a la realización de la Acción, pero sin ser miembros formales de la asociación. Por consiguiente, no deben responder a los mismos criterios de elegibilidad que los solicitantes ni firmar la declaración de asociación. Los gastos realizados por los socios informales se podrán considerar como costes elegibles según las disposiciones del Artículo 14 de las Condiciones Generales aplicables al contrato estándar de la subvención de las Comunidades Europeas (véase Anexo F en la última página de la presente Guía). Una estimación de estos costes debe figurar en el presupuesto provisional global de la Acción. Sin perjuicio de las cláusulas anteriores, los socios informales no deben atenerse a las disposiciones del Artículo 1.3 de las Condiciones Generales aplicables al contrato estándar de subvención de las Comunidades europeas. En el caso de que al beneficiario ya se le haya otorgado una subvención., éste deberá presentar una declaración asegurando que los Artículos 3, 4 y 5 de las mencionadas condiciones se aplicarán a los socios informales. El solicitante de una subvención comunitaria asumirá la responsabilidad financiera y contable para los gastos incurridos por los socios informales. Es más, será responsable, por parte de los socios informales, de la conservación de los documentos justificativos definidos en el Artículo 16.3 de las Condiciones Generales aplicables al contrato estándar de subvención de las Comunidades europeas. En los casos debidamente justificados, los recibos y/o las declaraciones juradas firmadas por el solicitante o por los socios informales, podrán ser considerados como pruebas válidas de los gastos elegibles efectuados. Las siguientes categorías no son socios y no deben firmar la declaración de asociación:  Entidades colaboradoras También podrán colaborar en la Acción otras entidades, que participarán efectivamente en la Acción, pero no gozarán de financiación procedente de la subvención, excepto en concepto de dietas y gastos de viaje. No es necesario que las entidades colaboradoras reúnan los requisitos de elegibilidad mencionados en el punto 2.1.1. Las entidades colaboradoras deben mencionarse en la parte B sección IV del formulario de solicitud llamada “Entidades colaboradoras que participan en la Acción”.

 Subcontratistas Los beneficiarios de la subvención así como sus socios pueden adjudicar contratos a subcontratistas. Los 8/26

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posibles subcontratistas no se consideran ni socios ni entidades colaboradoras y estarán sujetos a las normas expuestas en el anexo IV del contrato tipo de subvención (véase Anexo F en la última página de la presente Guía). En el caso de la subcontratación, el solicitante será la organización principal y, si resulta seleccionado, la parte contratante (“beneficiario”).

2.1.3

Criterios de elegibilidad de las acciones: actividades para las que se puede presentar una solicitud

Definición Una Acción (o proyecto) se compone de un conjunto de actividades. Duración La duración prevista de una acción no podrá ser inferior a 24 meses ni superior a 36 meses. Prioridades o temas La presente convocatoria se desarrolla en el marco del objetivo 2 de la Estrategia plurianual 2007-2010 del IEDDH. En este sentido, los siguientes tres (3) son los enfoques temáticos para Perú: •

•

Construcción de consensos en temas en controversia y/o disputa través del análisis conjunto de la problemática y un ejercicio de compartir experiencias; y

•

Las prioridades de la presente convocatoria serán: •

Propuestas que se encuentran en línea con el Plan Nacional de Derechos Humanos del Perú o de la implementación de las recomendaciones de la Comisión de la Verdad y/o que promueven el diálogo con las autoridades peruanas a nivel local, regional o central; y

•

Acciones cuyo objetivo es combatir los delitos contra los Derechos Humanos, como por ejemplo la violencia, la explotación sexual y laboral, la falta de derechos reproductivos, el maltrato de las personas, la discriminación en todas sus formas (étnica, cultural, geográfica…) y otros; y

•

El fortalecimiento de la democracia y la transparencia mirando hacia las próximas elecciones a nivel local, regional y nacional; y

•

Defensa y promoción de la libertad de expresión y acciones de los defensores de los Derechos Humanos 8.

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Según la Guía de la UE sobre Defensores de Derechos Humanos (HRDs) adoptada por el Consejo en Junio de 2004 y revisada en el 2006, los Defensores son definidos como "aquellos individuos, grupos y órganos de la sociedad que promueven la protección universalmente reconocida de los Derechos Humanos y las Libertades fundamentales. Los defensores de los Derechos Humanos son aquellos que promueven la protección de los derechos civiles y políticos, así como la promoción y realización de los derechos económicos, sociales y culturales. Se consideran también aquellos defensores de Derechos Humanos que protegen los derechos de los miembros de los grupos tales 9/26 2009

A través de estos enfoques temáticos y prioridades, se deberá buscar la promoción, la defensa y el respeto de los derechos políticos, civiles, económicos, sociales y culturales de los individuos y personas pertenecientes a grupos vulnerables, especialmente la población en alto grado de indefensión en cuanto al respeto de sus derechos. En este sentido se prestará especial atención a los siguientes grupos beneficiarios: mujeres, niñas y niños, y adolescentes; discapacitados; ancianos; pueblos indígenas y defensores de los derechos humanos. Tipo de acciones (a nivel indicativo) Las propuestas podrán incluir una apropiada combinación de actividades que abarquen uno o varios de los enfoques temáticos y prioridades, algunos ejemplos de acciones son los siguientes: • •

• • •

• • • • • • • • •

Acciones que conducen a la promoción y adopción de cambios legislativos, tales como acuerdos parlamentarios concertados con la sociedad civil; Establecimiento de redes de control y fiscalización de las actividades de las autoridades con respecto a la aplicación y seguimiento de temas relacionados con los derechos humanos y democracia, y sobre todo con los próximos procesos electorales; Consensos entre grupos enfrentados en temas de repartición de tierras, explotaciones mineras, conflictos sociales; Educación ciudadana sobre derechos y deberes; Refuerzo de capacidades: o creación o fortalecimiento de redes y asociaciones o actividades de capacitación buscando incrementar la capacidad de ONGs para actuar de manera eficiente o promoción de enfoques innovadores Promoción del diálogo; Cabildeo y lobbying; Cursos de capacitación sobre derechos humanos y democracia; Promoción de los convenios internacionales a nivel de autoridades nacionales y locales. Promoción de la igual participación de mujeres y hombres en los ámbitos políticos, sociales y económicos; Lucha contra la discriminación en todas sus formas (étnica, cultural, geográfica…); Lucha contra el maltrato de personas o explotación laboral (incluyendo el trabajo forzoso de niños, niñas y adolescentes, y otros grupos vulnerables) en el ámbito privado o público; Capacitación en favor de profesionales activos en el sector de los derechos humanos. Defensa de la libertad de expresión de los defensores de los derechos humanos en temas como el medioambiente, de las uniones sindicales y de la libertad de prensa.

Cobertura geográfica Las Acciones se ejecutarán en Perú. Actores Las organizaciones de la sociedad civil serán tanto las partes ejecutoras como el objetivo de la convocatoria. La prioridad se centra tanto en las organizaciones regionales de la sociedad civil y sus redes, así como en instituciones regionales del sector público, con el apoyo de organizaciones con base europea u otras. Monitoreo y evaluación

como las comunidades indígenas. La definición no incluye aquellos individuos o grupos que cometen o promueven actos de violencia". 10/26

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Las propuestas deberán incluir medidas apropiadas para el monitoreo de la Acción y para la realización de evaluaciones y auditorias. Apoyo financiero a terceras partes (subvenciones en cascada) A fin de apoyar el logro de los objetivos de la Acción, y en particular cuando la ejecución de la Acción propuesta por el solicitante requiere apoyo financiero que se dará a terceros, el solicitante podrá proponer la atribución de apoyo financiero a terceros. Si el solicitante prevé atribuir apoyo financiero a terceros, deberá especificar en su propuesta tanto el importe total de la subvención que pueda ser empleado para atribuir dicho apoyo, como los importes mínimos y máximos que puedan ser abonados a terceros, así como los criterios para determinar el importe exacto del apoyo concreto. El importe máximo se limitará a € 10.000 por cada tercero, mientras el importe total que se puede conceder se limitará a € 100.000. El solicitante debe presentar junto a su propuesta un listado que incluya los tipos de actividades que pueden ser seleccionados para apoyo a terceros conforme a la presente convocatoria de propuestas. No podrán subvencionarse los siguientes tipos de actividades •

Acciones exclusiva o principalmente centradas en ayudas individuales para la participación en talleres, seminarios, conferencias o congresos;

•

Acciones exclusiva o principalmente centradas en becas individuales de estudios o de formación;

•

Acciones de apoyo a partidos políticos;

•

Acciones que incluyan aspectos de proselitismo;

•

Conferencias únicas: las conferencias sólo pueden ser subvencionadas si se inscriben en un programa de actividades más amplio que se llevará a cabo durante el periodo de vigencia de la acción. Por ello, las actividades preparatorias en vista de una conferencia y la publicación de actos de una conferencia no constituyen en sí “actividades más amplias”.

Número de propuestas y subvenciones por solicitante En la presente convocatoria de subvenciones cada solicitante puede presentar como máximo dos (2) propuestas. En la presente convocatoria de subvenciones no se podrá conceder más de una (1) subvención a cada solicitante. Si un solicitante figura como socio en otra(s) propuesta(s), y viceversa, sólo podrá concederse una subvención. No cabrá, en consecuencia, la concesión de una subvención a una propuesta en la que se figure como solicitante y otra en la que se figure como socio en esta convocatoria. Si estas consignas no fueran aplicadas, se podrán rechazar todas las propuestas del solicitante.

2.1.4

Elegibilidad de los costes: tipo de gastos cuya subvención es posible

Únicamente podrán tomarse en consideración para una subvención los “costes elegibles”, que se especifican a continuación de forma detallada. Por consiguiente, el presupuesto constituirá al mismo tiempo una estimación de costes y un límite máximo de los “costes elegibles”. Obsérvese que los costes elegibles deberán ser costes reales y deberán presentarse justificantes de los mismos (salvo las dietas/per diem o los costes indirectos cuando la financiación a tanto alzado es aplicable). Las propuestas de atribución de una subvención siempre estarán sujetas a la condición de que el 11/26

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procedimiento de comprobación previo a la firma del contrato de subvención no revele problemas que requieran modificaciones del presupuesto (por ejemplo, errores aritméticos, inexactitudes, costes no realistas u otros costes no elegibles). Esa comprobación podrá dar lugar a solicitudes de aclaración y, en su caso, a que la Administración contratante imponga modificaciones o reducciones para hacer frente a tales errores o inexactitudes. El importe de la subvención y el porcentaje de cofinanciación no podrán aumentarse de esta forma, en ningún caso. Por tanto, redunda en interés de los solicitantes presentar un presupuesto realista, sin errores y económico. Costes directos elegibles Para ser considerados elegibles a efectos de la convocatoria de propuestas, los costes deberán respetar las disposiciones del artículo 14 de las Condiciones Generales del Contrato tipo de Subvención (véase Anexo F en la última página de la presente Guía). Reserva para imprevistos Se podrá consignar en el presupuesto de la acción una “reserva para imprevistos”, limitada al 5% de los costes directos elegibles. La utilización de esta reserva estará sujeta a la autorización previa por escrito de la Administración contratante. Costes indirectos (gastos de administración) elegibles Los costes indirectos realizados al ejecutar una acción podrán ser elegibles para una financiación a tanto alzado hasta un límite de 7% del total de costes elegibles. Cuando el solicitante sea receptor de una subvención de funcionamiento financiada con cargo al presupuesto de la Unión Europea, ningún coste indirecto podrá ser cargado bajo el presupuesto propuesto para la Acción. Aportes en especie Los aportes en especie no representarán gastos efectivos ni constituirán costes elegibles. Dichos aportes en especie no se considerarán cofinanciación por parte del beneficiario. El coste del personal asignado a la Acción no es un aporte en especie. Costes no elegibles No serán elegibles los siguientes costes: •

Deudas y provisiones para posibles pérdidas o deudas;

•

Intereses adeudados;

•

Gastos ya financiados en otro contexto;

•

Adquisición de propiedades inmuebles, salvo si son indispensables para la ejecución directa de la acción, en cuyo caso la propiedad deberá transferirse a los beneficiarios finales o a los socios locales a más tardar al finalizar la acción;

•

Pérdidas debidas al cambio de divisas;

•

Impuestos, incluido el IGV, a menos que el beneficiario (o, en su caso, sus socios) no pueda recuperarlos y siempre que la normativa aplicable no prohíba su asunción;

•

Créditos a terceros.

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2.2. PRESENTACIÓN DE LA SOLICITUD Y PROCEDIMIENTOS La inscripción previa en PADOR («Potential Applicant Data On-Line Registration» o Servicio de Inscripción en Línea para los Solicitantes Potenciales)9 es obligatoria para esta convocatoria de propuestas para los solicitantes y sus socios. El solicitante y sus socios registrarán previamente los datos de su organización y cargarán los documentos justificativos en PADOR. El detalle de los documentos justificativos para la presentación de propuestas se encuentra en el apartado 2.4. En PADOR, las organizaciones incluyen los mismos datos exigidos en los capítulos II (por lo que respecta a los solicitantes principales) y III (para los socios del solicitante principal) de la versión papel del formulario de solicitud. Tales datos se refieren a la organización en sí, y no están vinculados al proyecto propuesto. Las organizaciones obtienen su número de identificación de EuropeAid (EuropeAid ID) tras haber finalizado el proceso de inscripción, que consiste en introducir, guardar y enviar información coherente en todas las pantallas de PADOR (como la experiencia sectorial y geográfica, datos financieros, etc). En el documento de síntesis, el solicitante debera indicar su numero EuropeAid (atribuido en el momento de su registro en PADOR) asi como los de sus socios. No obstante, el solicitante puede presentar una solicitud de derogación de la obligación de registrarse o de que se registre alguno sus socios en PADOR. A tal efecto, deberá enviar a la dirección indicada en el apartado 2.2.2 de la Guía una solicitud de derogación motivada dirigida a la Administración contratante junto con su documento de síntesis. La justificación de la exención deberá basarse en la imposibilidad objetiva del solicitante y/o de su(s) socio(s) de acceder a la tecnología necesaria para registrarse en PADOR. Esta imposibilidad objetiva deberá estar fuera del control del solicitante y/o de su(s) socio(s) y, en principio, tener un carácter general (es decir, no ser atribuible a las circunstancias específicas del propio solicitante y/o de su(s) socio(s). El solicitante, siempre que sea posible, deberá proporcionar documentos justificativos para sustanciar su solicitud. La derogación será aplicable únicamente para la convocatoria de propuestas específica en el contexto de la cual se ha solicitado, a menos que la Administración contratante vea motivos para una derogación general para dicha convocatoria de propuestas. En cualquier caso, positiva o negativa, la respuesta será siempre razonada por la Administración. Cualquier pregunta referente al registro en PADOR deberá enviarse a la dirección electrónica específica del Help Desk PADOR: europeaid-on-line-registration-hd@ec.europa.eu

2.2.1

Documento de síntesis

Las solicitudes deberán presentarse utilizando el formulario de documento de síntesis adjunto a la presente Guía (Anexo A). Los solicitantes deberán respetar estrictamente el formato de dicho formulario y rellenarlo de acuerdo con el orden de numeración de las páginas. El documento puede ser descargado de la página electrónica de EuropeAid: http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/grants/index_en.htm Los documentos de síntesis que utilicen el formato de otras convocatorias serán rechazados. Los documentos de síntesis deberán presentarse en español. El formulario del documento de síntesis deberá cumplimentarse cuidadosamente y con la mayor claridad posible para facilitar su evaluación. Deberá ser preciso y suficientemente detallado para que la solicitud sea clara, sobre todo en lo que respecta a la forma en que se vayan a lograr los objetivos de la Acción, los resultados positivos que se esperan obtener y los aspectos pertinentes en relación con los objetivos del 9 http://ec.europa.eu/europeaid/onlineservices/pador

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programa. El texto redactado por el solicitante debe responder a cada una de las preguntas mencionadas en cada parte del formulario modelo. En el documento de síntesis, los solicitantes deberán facilitar sólo una estimación del coste total probable de la acción y del importe solicitado de la contribución de la Administración contratante. Sólo los solicitantes invitados a presentar una propuesta completa tendrán que presentar un presupuesto detallado. Cualquier error o discrepancia relacionada con los puntos enumerados en la orientación sobre el documento de síntesis podrá dar lugar a la desestimación inmediata de la propuesta. Sólo se recurrirá a las aclaraciones cuando la información suministrada no sea clara e impida a la Administración contratante llevar a cabo una evaluación objetiva. No se aceptarán solicitudes cumplimentadas a mano. Téngase en cuenta que sólo se entregará a los evaluadores el formulario del documento de síntesis. Por lo tanto, es sumamente importante que este documento contenga TODA la información pertinente sobre la Acción. No se permitirán anexos suplementarios. 2.2.2

¿Dónde y cómo enviar los documentos de síntesis?

Los documentos de síntesis deberán enviarse en sobre cerrado y sellado mediante correo certificado o servicio de mensajería urgente, o entregarse a mano (un acuse de recibo firmado y fechado será entregado al portador) a la dirección siguiente: Dirección Postal: Delegación de la Comisión Europea en Perú Sección Contratos y Finanzas Comandante Espinar 719 Miraflores, Lima-18 Perú Dirección para la entrega a mano o por el servicio de correo privado: Delegación de la Comisión Europea en Perú Sección Contratos y Finanzas Comandante Espinar 719 Miraflores, Lima-18 Perú Los documentos de síntesis enviados por cualquier otro medio (p.ej.: fax o e-mail) o entregados en otras direcciones serán rechazados. El documento de síntesis junto a la lista de verificación para el documento de síntesis (Parte A de la Sección II del formulario de solicitud de la subvención) y la Declaración del solicitante para el documento de síntesis (Parte A de la Sección III del formulario de solicitud de subvención) deberán presentarse en 3 ejemplares en papel (1 original y 2 copias) en tamaño A4, encuadernadas por separado. Los documentos de síntesis deberán ser presentados también en formato electrónico (CD-Rom). El formato electrónico deberá contener exactamente la misma propuesta que la versión adjunta en papel. Cuando un solicitante envíe varios documentos de síntesis diferentes, cada uno de ellos deberá enviarse por separado. El sobre exterior deberá llevar el número de referencia y el título de la convocatoria de propuestas, 14/26

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junto con el número del lote, el nombre y la dirección completa del solicitante, y la expresión "No debe abrirse antes de la sesión de apertura". Los solicitantes deberán verificar que el documento de síntesis está completo empleando la lista de verificación para el documento de síntesis (Parte A Sección II del formulario de solicitud de subvención). Los documentos de síntesis incompletos serán rechazados.

2.2.3

Información adicional

Sesiones informativas Se ha previsto una (1) sesión informativa para los candidatos potenciales, por parte de la Delegación: • El 30 de noviembre de 2009, a las 09.00, en Lima; El objetivo de la misma será el de explicar los procedimientos, formatos y prioridades de la convocatoria para efectos de la elaboración de las propuestas. Sólo podrán participar las entidades que se inscriban en la dirección de correo electrónico que se menciona, indicando el nombre de la entidad, dirección, nombre y cargo de la persona que la representará. En el caso de que el número de inscripciones se considere insuficiente, la Administración contratante se reserva el derecho de anular dicha sesión informativa. Los interesados sírvanse expresar su interés en participar en la sesión informativa al siguiente correo electrónico: delegation-peru-ddhh@ec.europa.eu Preguntas sobre la convocatoria Los solicitantes pueden enviar preguntas por correo electrónico o por fax, hasta el 10 de diciembre 2009, a las 16.00 (hora local Lima, Perú), a la dirección que figura a continuación, indicando claramente la referencia de la convocatoria de propuestas: Dirección de correo electrónico: delegation-peru-ddhh@ec.europa.eu Las respuestas deberán darse a más tardar el 20 de diciembre 2009. En aras de la igualdad de trato de los solicitantes, la Administración contratante no puede dar una opinión previa sobre la elegibilidad de un solicitante, de un socio o de una acción Las preguntas que puedan ser de interés para los demás solicitantes, así como sus respuestas, se publicarán en la página web de la Delegación de la Comisión Europea en Perú: www.delper.ec.europa.eu Después del plazo límite para la presentación de documentos de síntesis, la dirección de e-mail señalada sólo podrá utilizarse por la Administración contratante para solicitar clarificaciones. No se dará respuesta individual, vía la dirección de e-mail, a preguntas sobre el estado en que se encuentra el procedimiento de selección. Todos los mensajes enviados a dicha dirección recibirán una respuesta automática, y actualizada, sobre el estado general en que se encuentre el procedimiento de evaluación.

2.2.4

Plazo de presentación de los documentos de síntesis

El plazo de presentación de los documentos de síntesis será el 14 de enero del 2010 (fecha del lugar de expedición). Del cumplimiento de este plazo dará fe la fecha que figure en el matasellos de correos o en el comprobante de depósito en el caso de los servicios de mensajería urgente. En caso de entrega en mano, el plazo y hora límite de recepción se fija al 14 de enero del 2010, a las 16 horas (fecha y hora de Lima), según figurará en el acuse de recibo firmado y fechado por la Administración contratante. 15/26

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Se rechazarán los documentos de síntesis enviados con posterioridad al plazo de presentación o recibidos después de la fecha y hora límite de recepción en caso de entrega en mano indicados en el párrafo anterior. Cualquier documento de síntesis recibido por la Administración contratante en la fecha o tras la fecha en que se concluya efectivamente la evaluación de los documentos de síntesis (ver calendario indicativo en la sección 2.5.2), se considerará fuera del plazo y será, en consecuencia, rechazado. El solicitante es el único responsable del modo de envío que elija entre los indicados en la sección 2.2.2 así como del seguimiento del transporte de su envío. 2.2.5 Formulario de solicitud completo Los solicitantes a los que, tras elaborar una lista restringida, se les invite a presentar una solicitud completa deben hacerlo empleando la Parte B del modelo de solicitud anexo a esta Guía (Anexo A), el cual puede ser descargado de la página electrónica de EuropeAid que se indica en la sección 2.2.1. Los solicitantes deberán respetar estrictamente el formato de la solicitud y rellenarlo de acuerdo con el orden de numeración de los apartados y las páginas. Las solicitudes enviadas utilizando modelos de documentos referidos a otras convocatorias podrán ser rechazadas. El presupuesto detallado no podrá variar en más de un 20% de la estimación inicial, mientras que el solicitante es libre de adaptar el porcentaje de cofinanciación requerido en la medida en que en que se respeten el porcentaje máximo de cofinanciación y los importes mínimo y máximo de la cofinanciación establecidos en la presente guía (ver Sección 1.3). Los solicitantes deberán presentar sus solicitudes en el mismo idioma que sus documentos de síntesis, para el caso presente, en español. Cumplimente el formulario de solicitud completa con cuidado y de la forma más clara posible para que pueda ser evaluado correctamente. Cualquier error relacionado con los puntos enumerados en la lista (Sección V de la parte B del formulario de solicitud de subvención) o cualquier incoherencia importante en el formulario de solicitud completa (p.ej.: los importes mencionados en el presupuesto no son coherentes con los mencionados en el formulario de solicitud completa) podrá llevar al rechazo de la propuesta. Se solicitarán únicamente aclaraciones cuando la información facilitada no sea clara e impida a la Administración contratante realizar una evaluación objetiva. Las solicitudes manuscritas no serán aceptadas. Las solicitudes deberán presentarse en tres ejemplares papel, 1 original y 2 copias en tamaño A4 o carta (3 ejemplares en total), encuadernadas por separado. El formulario de solicitud, el presupuesto y el marco lógico deberán también presentarse en formato electrónico (CD-Rom) en un archivo separado y único (por ejemplo: el formulario no debe ser separado en archivos electrónicos diferentes) y no deberá contener ni gráficos, ni imágenes coloreadas o en alta resolución. El formato electrónico deberá contener exactamente la misma propuesta que la versión remitida en papel. La versión electrónica de las solicitudes debe ser impresa únicamente en blanco y negro para propósitos de evaluación. Nótese que sólo el modelo de solicitud completa y los anexos publicados que tengan que cumplimentarse (presupuesto, marco lógico) serán tomados en cuenta por los evaluadores, es decir, que únicamente se evaluarán dichos documentos. Por ello es importantísimo que contengan TODA la información relevante relativa a la acción. No se permitirán anexos adicionales.

2.2.6

¿Dónde y cómo enviar los formularios de solicitud completos?

Las solicitudes deben presentarse en un sobre sellado, remitido por correo certificado, servicio de mensajería urgente o ser entregadas en mano (en este caso se entregará al portador un acuse de recibo firmado y fechado) en la dirección que se indica a continuación: 16/26

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Delegación de la Comisión Europea en Perú Sección Contratos y Finanzas Comandante Espinar 719 Miraflores, Lima-18 Perú No se admitirán los formularios que se envíen por otros medios (por ejemplo, fax o correo electrónico) o a otras direcciones. Los formularios de solicitud completos (incluyendo el presupuesto y el marco lógico) se presentarán en tres (3) ejemplares: (1) original y dos (2) copias en formato carta ó A4, encuadernados por separado. Estos documentos deben igualmente presentarse en soporte electrónico (disquete o CD-ROM) en un archivo separado y único (por ejemplo: el formulario no debe ser separado en archivos electrónicos diferentes) y no deberá contener ni gráficos, ni imágenes coloreadas o en alta resolución. El formato electrónico deberá contener exactamente la misma propuesta que la versión en papel. En el sobre, deberán figurar el número de referencia del anuncio de la convocatoria de propuestas, el nombre completo y la dirección del solicitante, así como la mención: “No abrir antes de la sesión de apertura”. La lista de verificación (Sección V de la parte B del formulario de solicitud) y la Declaración del solicitante (Sección VI de la parte B del formulario de solicitud) deberá graparse por separado e introducirse en el sobre. Los solicitantes deben comprobar si la solicitud está completa utilizando la lista de control que figura en el formulario de solicitud (Sección V de la parte B del formulario de solicitud). No se admitirán solicitudes incompletas.

2.2.7

Información adicional

Los solicitantes pueden enviar preguntas por correo electrónico, hasta el 2 de marzo del 2010 a las 16.00 (hora local Lima, Perú), a la dirección que figura a continuación, indicando claramente la referencia de la convocatoria de propuestas: Dirección de correo electrónico: delegation-peru-ddhh@ec.europa.eu Las respuestas deberán darse a más tardar el 11 de marzo del 2010. Con el fin de proporcionar un tratamiento igualitario a los solicitantes, la Administración Contratante no puede, en ningún caso, dar una opinión preliminar sobre la elegibilidad de un solicitante, de un socio o de una acción. Las preguntas que puedan ser de interés para los demás solicitantes, así como sus respuestas, se publicarán en la página web de la Delegación de la Comisión Europea en Perú: www.delper.ec.europa.eu Pasado el plazo límite para la presentación de las solicitudes completas, la dirección de e-mail señalada sólo podrá utilizarse por la Administración contratante para solicitar clarificaciones. No se dará respuesta individual, vía la dirección de e-mail, a preguntas sobre el estado en que se encuentra el procedimientote selección. Todos los mensajes enviados a dicha dirección recibirán una respuesta automática y actualizada, sobre el estado general en que se encuentre el procedimiento de evaluación.

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Plazo de presentación de las solicitudes completas 17/26

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2.2.8

La fecha límite de recepción de las solicitudes completas se indicará en la carta remitida a cada uno de los candidatos preseleccionados. La fecha de envío quedará reflejada en el matasellos o la fecha del resguardo del depósito correspondiente. En el caso de las entregas a mano, el plazo de recepción será el que queda reflejado en el recibo firmado y fechado. Cualquier solicitud presentada después de dicho plazo será rechazada automáticamente. El solicitante es el único responsable en cuanto a la elección de los medios que use para el envío de la solicitud entre aquellos indicados en la seción 2.2.6 así como en cuanto al seguimiento del envío. Si el solicitante no recibe los resultados de la verificación de apertura y conformidad administrativa de la solicitud completa en un plazo de 30 días a partir de la fecha fijada para la conclusión de estas etapas en el calendario indicativo de la sección 2.5.2, deberá enviarse un e-mail al respecto a la Administración contratante, a la dirección señalada en la sección 2.2.6. Este mensaje deberá incluir una copia legible de la prueba de envío fechada y firmada, así como del acuse de recibo emitido por la Administración contratante. Las solicitudes completas recibidas por la Administración contratante en la fecha en que se completa, o posteriormente, a la evaluación de la solicitud completa (ver calendario indicativo en la sección 2.5.2) será considerada como enviada fuera del plazo y, en consecuencia, rechazada. 2.3

EVALUACIÓN Y SELECCIÓN DE LAS SOLICITUDES

Las solicitudes serán examinadas y evaluadas por la Administración contratante, en su caso con asistencia de asesores externos. Si en cualquier momento del proceso de evaluación se identifica un componente de la solicitud (el solicitante, un socio o la Acción) que no cumple con los criterios de elegibilidad especificados en las secciones 2.1.1, 2.1.2 y 2.1.3 de la presente Guía, la solicitud podrá ser rechazada por esa sola razón. Todas las propuestas presentadas por los solicitantes se evaluarán de acuerdo a los criterios y etapas siguientes: ETAPA 1: SESIÓN DE APERTURA Y VERIFICACION ADMINISTRATIVA Se evaluarán los siguientes aspectos: •

Respeto del plazo. Si el plazo no se ha cumplido, se rechazará automáticamente el documento de síntesis.

•

Adecuación del documento de síntesis a todos los criterios mencionados en la lista de control (sección II de la Parte A formulario de solicitud de subvención). Si alguna información falta o es incorrecta, el documento de síntesis podrá ser rechazado sólo por ese motivo y no se seguirá evaluando.

Tras la sesión de apertura de las plicas y la verificación de su conformidad administrativa, la Administración contratante enviará una carta a todos los solicitantes indicando si su documento de síntesis ha sido recibido antes de la fecha limite establecida, si el documento cumple con todos los criterios mencionados en la lista de verificación y si éste ha sido propuesto para su evaluación, e informándoles del número de referencia asignada a su solicitud10. ETAPA 2: EVALUACIÓN DEL DOCUMENTO DE SINTESIS La evaluación de los documentos de síntesis que han superado la primera verificación administrativa versará sobre la pertinencia de la Acción, sus méritos y su eficacia, viabilidad y sostenibilidad. La Administración contratante se reserva el derecho de omitir la evaluación de los documentos de síntesis cuando esté El plazo para el envío de esta carta al solicitante dependerá del número de documentos de síntesis recibidos.

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justificado (por ejemplo, cuando se han recibido un número inferior de propuestas de lo esperado) y directamente enviar las invitaciones para presentar una solicitud completa. La puntuación de los documentos de síntesis es independiente de la puntuación del formulario completo de solicitud. El documento de síntesis se puntuará sobre 50 de conformidad con el desglose previsto en la siguiente tabla de evaluación. La evaluación igualmente verificará el cumplimiento de las instrucciones mencionadas en la orientación para el documento de síntesis, Parte A del formulario de solicitud de subvención. Los criterios de evaluación se dividen en secciones y subsecciones. A cada subsección se le dará una puntuación entre 1 y 5 según las siguientes categorías de evaluación: 1 = muy deficiente, 2 = deficiente, 3 = aceptable, 4 = satisfactorio y 5 = muy satisfactorio. Sección 1. Pertinencia de la acción 1.1 Pertinencia de los problemas con respecto a las necesidades y las limitaciones del país/región que tienen que resolverse, así como respecto a aquellos de los grupos destinatarios y de los beneficiarios finales en particular 1.2 Pertinencia con respecto a las prioridades y objetivos mencionados en la Guía 2. Eficacia y viabilidad de la acción 2.1 Evaluación de la identificación de los problemas y del análisis 2.2 Evaluación de las actividades propuestas (factibilidad y coherencia en relación con los objetivos, propósito y resultados esperados) 2.3 Evaluación del papel y de la implicación de todos los actores y socios propuestos 3. Sostenibilidad de la acción 3.1 Evaluación de la identificación de las principales suposiciones y riesgos antes del inicio y durante del periodo de ejecución 3.2 Evaluación de la identificación del impacto sostenible a largo plazo sobre los grupos destinatarios y los beneficiarios finales Puntuación Total

Puntuación Puntuación 15 parcial 5 5(x2)*

Puntuación parcial 5 5(x2)*

5(x2)* Puntuación parcial 5

5 50

* La puntuación se multiplica por 2 en orden a su importancia. Una vez que todos los documentos de síntesis hayan sido evaluados, se formará un listado con las acciones propuestas ordenándolas según su puntuación total. En primer lugar, sólo el documento de síntesis que haya obtenido una puntuación de un mínimo de 12 puntos en la categoría "Pertinencia", así como una puntuación total mínima de 30 puntos se tomará en cuenta a efectos de la preselección y a la siguiente etapa. Finalizada la evaluación de los documentos de síntesis, se realizará un listado de las propuestas seleccionadas de acuerdo con el orden de la puntuación obtenida y sólo serán invitados a presentar propuesta completas un número limitado de propuestas. Conforme al orden de puntuación, se invitará hasta un límite número de propuestas de al menos dos (2) veces el importe disponible de la convocatoria de propuestas. Los solicitantes preseleccionados serán invitados consecuentemente a presentar solicitudes completas. ETAPA 3: SESION DE APERTURA Y COMPROBACION ADMINISTRATIVA DE LA SOLICITUD COMPLETA 19/26

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Se evaluarán los siguientes aspectos: •

Respeto del plazo. Si el plazo no se ha cumplido, la propuesta se rechazará automáticamente.

•

El formulario satisface todos los criterios mencionados en la lista de comprobación (Sección V de la Parte B del formulario de solicitud de subvención). Si alguna información solicitada falta o es incorrecta, la propuesta será rechazada por ese único motivo y la propuesta no se seguirá evaluando.

Tras la sesión de apertura y la verificación de la conformidad administrativa, la Administración contratante enviará una carta a todos los solicitantes indicando si su solicitud fue recibida antes de la fecha límite establecida, si el documento cumple con todos los criterios mencionados en la lista de verificación y si ésta ha sido recomendada para su evaluación. ETAPA 4: EVALUACIÓN DE LA SOLICITUD COMPLETA Se evaluarán la calidad de las propuestas, incluidos el presupuesto propuesto, y la capacidad del solicitante y sus socios, de conformidad con los criterios que figuran en la tabla de evaluación siguiente. Se distinguen dos tipos de criterios de evaluación: criterios de selección y de adjudicación. Los criterios de selección se refieren a la capacidad financiera y operativa del solicitante, con objeto de garantizar que: •

Dispone de fuentes de financiación estables y suficientes para mantener su actividad durante el periodo de ejecución de la acción y, en su caso, para participar en su financiación.

•

Dispone de la capacidad de gestión y las competencias y calificaciones profesionales requeridas para llevar a cabo la acción propuesta. Este punto también se aplicará, en su caso, a los socios.

Los criterios de adjudicación permiten evaluar la calidad de las propuestas presentadas en relación con los objetivos y las prioridades establecidos, con objeto de conceder las subvenciones a las acciones que optimicen la eficacia global de la convocatoria de propuestas. Permiten seleccionar aquellas propuestas de las que la Administración contratante puede esperar el cumplimiento de sus objetivos y prioridades y la visibilidad de la financiación comunitaria. Se refieren, en particular, a la pertinencia, coherencia con los objetivos de la convocatoria de propuestas, calidad, resultados previstos, sostenibilidad y relación costeeficacia de la acción. Puntuación: Las tablas de los criterios de evaluación se dividen en secciones y subsecciones. Cada subsección se puntuará entre 1 y 5 de acuerdo con las siguientes pautas: 1 = muy deficiente; 2 = deficiente; 3 = aceptable; 4 = satisfactorio; 5 = muy satisfactorio. Para la concesión de subvenciones se dará prioridad a las solicitudes que hayan obtenido las puntuaciones más altas. Si el examen de la solicitud muestra que la acción propuesta no reúne los criterios de elegibilidad establecidos en el párrafo 2.1.3, la solicitud completa será rechazada por ese sólo motivo.

Tabla de evaluación

1. Capacidad financiera y operativa 2009

Puntuación máxima 20 20/26

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Sección

1.1. ¿Tienen el solicitante y sus socios una experiencia en gestión de proyectos adecuada? 1.2. ¿Tienen el solicitante y sus socios una experiencia técnica adecuada? (en particular, conocimientos de las cuestiones de que se trate) 1.3. ¿Tienen el solicitante y sus socios una capacidad de gestión adecuada? (en particular en cuanto a personal, equipamiento y capacidad de gestionar el presupuesto de la acción) 1.4. ¿Dispone el solicitante de fuentes de financiación estables y suficientes? 2. Pertinencia 2.1. ¿Es pertinente la propuesta con respecto a los objetivos y a una o varias de las prioridades de la convocatoria de propuestas? Nota: Sólo podrá atribuirse una puntuación de 5 (muy satisfactorio) si la propuesta contiene elementos específicos de valor añadido, como la promoción de la igualdad de sexos y de oportunidades, etc. 2.2. ¿En qué medida es idónea la propuesta respecto a las necesidades y condicionantes específicas del país, países, región o regiones destinatarios? (en particular, ausencia de solapamientos y sinergia con otras iniciativas de la CE). 2.3. ¿Están claramente definidos los participantes (beneficiarios finales, grupos destinatarios, etc.) y es su elección pertinente desde el punto de vista estratégico? ¿Están claramente definidas sus necesidades y responde a ellas la propuesta de forma pertinente? 3. Metodología 3.1. ¿Son las actividades propuestas apropiadas, prácticas y acordes a los objetivos y los resultados esperados? 3.2. ¿Qué grado de coherencia tiene la concepción global de la acción? (en particular: ¿tiene en cuenta los factores externos y el análisis de los problemas y prevé una evaluación? 3.3. ¿Es satisfactorio el grado de implicación y participación de los socios en las actividades? Nota: Si no hay socios la puntuación será 1 11. 3.4. ¿Es claro y factible el plan de acción? 3.5. ¿Incluye la propuesta indicadores objetivamente comprobables para medir los resultados de la acción? 4. Sostenibilidad 4.1. ¿Es probable que la acción tenga un efecto tangible en los grupos destinatarios? 4.2. ¿Puede la propuesta tener efectos multiplicadores? (en particular, posibilidades de reproducción y extensión de los resultados de la acción y de divulgación de la información) 4.3. ¿Son sostenibles los resultados previstos de la acción: - ¿desde un punto de vista financiero? (¿cómo se financiarán las actividades cuando cese la subvención?) - ¿desde un punto de vista institucional? (¿habrá estructuras que permitan continuar las actividades una vez finalizado la acción? ¿Habrá una "apropiación" local de los resultados de la acción?) - ¿desde un punto de vista político (cuando proceda)? (¿cuál será el efecto estructural de la acción? - por ejemplo: ¿dará lugar a una mejora de la legislación, los códigos de conducta, los métodos, etc.?) 5. Presupuesto y relación coste-eficacia 5.1. ¿Es satisfactoria la relación entre los costes estimados y los resultados esperados? 5.2. ¿Son necesarios para la realización de la acción los gastos propuestos? Puntuación total máxima

5 5 5 25 5x2

5x2

25 5 5 5 5 5 15 5 5 5

15 5 5x2 100

En caso de que el solicitante no se presente con socios, se ruega explicar por qué, con quien se tiene pensado trabajar en su defecto, etc.

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Nota sobre la sección 1: Capacidad financiera y operativa Si una propuesta tiene una puntuación inferior a 12 puntos en la sección 1, esta propuesta será rechazada. Nota sobre la sección 2: Pertinencia Si una propuesta tiene una puntuación inferior a 20 puntos en la sección 2, esta propuesta será rechazada. Selección provisional Una vez efectuada la evaluación técnica, las propuestas se dispondrán en una tabla, según la puntuación obtenida y dentro de la dotación financiera disponible, y se establecerá asimismo una lista de reserva según los mismos criterios. Nota: las puntuaciones obtenidas en esta fase son totalmente independientes de las atribuidas al documento de síntesis de la misma solicitud. ETAPA 5: VERIFICACIÓN DE LA ELEGIBILIDAD DEL SOLICITANTE Y LOS SOCIOS La elegibilidad sólo se comprobará a partir de los documentos justificativos requeridos por la Administración contratante (véase sección 2.4), en el caso de las propuestas que se hayan seleccionado provisionalmente según su puntuación y dentro de la dotación financiera disponible. La comprobación se da como sigue: •

La declaración del solicitante (sección VI de la Parte B del formulario de solicitud de subvención) se cotejará con los documentos justificativos presentados. Cualquier discordancia entre ambos o la falta de uno de los documentos justificativos puede ser motivo suficiente para descartar la propuesta.

•

Se comprobará que el solicitante, los socios y la acción son elegibles de acuerdo con los criterios establecidos en los puntos 2.1.1, 2.1.2 y 2.1.3.

Tras completar la citada evaluación, y en caso necesario, toda propuesta rechazada será sustituida por la propuesta que se encuentre en la mejor posición en la lista de reserva y que se ajuste a la dotación financiera disponible, analizándose en ese momento la elegibilidad del solicitante y sus socios. 2.4

PRESENTACIÓN DE LOS DOCUMENTOS JUSTIFICATIVOS (DE LAS PROPUESTAS SELECCIONADAS PROVISIONALMENTE) La Administración contratante informará por escrito del resultado de su evaluación a los solicitantes provisionalmente seleccionados o incluidos en la lista de reserva y les solicitará que presenten los siguientes documentos para poder comprobar su elegibilidad y la de sus socios. El conjunto de los documentos justificativos relativos al solicitante asi como los de sus socios para esta convocatoria a propuestas, deben ser cargados en el sistema PADOR. La fecha límite para cargar los documentos justificativos en PADOR es la misma que la de la presentación del formulario completo de solicitud (véase sección 2.2.7). El solicitante deberá informar a la Administración contratante de su número de identificación EuropeAid (asignado en el momento del registro), y del de su(s) socio(s) en el formulario de solicitud. En el caso excepcional de que el solicitante hubiera obtenido derogación de la obligación de registro en PADOR, el solicitante deberá en este caso, presentar todos los documentos justificativos exigidos así como los de su/sus socio(s) utilizando las modalidades de envío señaladas en la sección 2.2.2, dentro de los plazos y a la dirección indicada en la solicitud hecha por la Administración contratante. Si los documentos justificativos no se han proporcionado en el plazo indicado la solicitud puede ser rechazada. Lista de los documentos justificativos 1) Copia legalizada de los estatutos o reglamentos originales y vigentes de asociación de la entidad solicitante y, en su caso, de cada uno de sus socios; 2) Un informe anual de actividades de la entidad solicitante de los últimos tres (3) años si el solicitante 22/26

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tiene su sede en un país distinto al socio local (Perú); 3) Un informe anual de actividades de la entidad solicitante de los últimos dos (2) años si el solicitante tiene su sede en Perú; 4) Los estados financieros de los dos (2) últimos años de la entidad solicitante (estado de resultados y balance del último ejercicio cerrado); 5) El registro de personalidad jurídica del solicitante y, en su caso, de cada uno de sus socios, en caso de que tengan personalidad jurídica; 6) La copia del registro pertinente para los socios informales y los solicitantes que no cuentan con personalidad jurídica; 7) El poder del representante legal del solicitante; 8) La ficha de entidad jurídica (véase el Anexo D en la última página de la presente Guía), debidamente llenada y firmada por el representante legal del solicitante, acompañada por los documentos justificativos requeridos. Si el solicitante ha firmado un contrato con la Administración contratante con anterioridad, el mismo puede presentar el número de identidad legal o el número de contrato existente en vez de la ficha de identidad legal y los documentos justificativos necesarios, a menos que haya ocurrido un cambio en su estatuto desde la firma del contrato en cuestión. Los documentos justificativos deberán presentarse en forma de originales, copias o versiones escaneadas de dichos originales (mostrando de modo legible los cuños, firmas y fechas). No obstante, se deberá presentar siempre el original de la ficha de entidad legal y el modelo de identificación financiera. En caso de que los documentos no estén cumplimentados en una de las lenguas oficiales de la Unión Europea, se adjuntará una traducción al español de las partes pertinentes de los mismos en las que se demuestre la elegibilidad del solicitante, que prevalecerá a afectos del análisis de la propuesta. En caso de que los documentos estén cumplimentados en una lengua oficial de la Unión Europea que no sea español, se recomienda encarecidamente, para facilitar la evaluación, se facilite la traducción al español de las partes pertinentes de los mismos en las que se demuestre la elegibilidad del solicitante. En caso de no adjuntarse estos documentos justificativos al formulario de solicitud en la fecha establecida (15 días naturales desde la fecha de recepción de la carta enviada por la administración contratante), la solicitud podrá ser rechazada. Sobre la base de la verificación por parte del Comité de Evaluación de los documentos justificativos, éste hará una recomendación final a la Administración contratante que decidirá sobre la concesión de las subvenciones, redactando la lista final de las subvenciones que deben asignarse en el marco de esta convocatoria de propuestas. 2.5

COMUNICACIÓN DE LA DECISIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN CONTRATANTE

2.5.1. Contenido de la decisión Se informará a los solicitantes por escrito de la decisión de la Administración contratante sobre su solicitud y, en el caso de las solicitudes no elegidas, las principales razones de la decisión desfavorable. Los solicitantes cuya propuesta no ha sido seleccionada y que deseen obtener información complementaria sobre las etapas de apertura y verificación administrativa (etapa 1) o la etapa de verificación de la elegibilidad (etapa 4) de su propuesta, deberán solicitarla mediante carta indicando la referencia de la convocatoria de propuestas y el número que se ha atribuido a la siguiente dirección: 23/26

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Delegación de la Comisión Europea en Perú Sección Contratos y Finanzas Comandante Espinar 719 Miraflores, Lima-18 Perú Los solicitantes cuya propuesta no ha sido seleccionada y que deseen obtener información complementaria sobre las etapas de evaluación técnica (etapas 2 ó 3) de su propuesta, deberán solicitarla mediante carta indicando la referencia de la convocatoria de propuestas y el número que se ha atribuido a su propuesta a la siguiente dirección: Delegación de la Comisión Europea en Perú Sección Contratos y Finanzas Comandante Espinar 719 Miraflores, Lima-18 Perú El solicitante deberá transmitir su solicitud de información adicional dentro de los 90 días siguientes a la fecha de la notificación de la decisión de la Administración contratante. La Administración contratante deberá responder dentro de los 90 días siguientes a la fecha de recepción de la solicitud de información adicional. En el caso de que, posteriormente, un solicitante se considerase perjudicado por un error o irregularidad cometida en el marco del procedimiento de adjudicación, deberá dirigirse, dentro de los 90 días siguientes a la fecha de recepción de la respuesta de la Administración contratante, directamente a la siguiente dirección: Delegación de la Comisión Europea en Perú Sección Contratos y Finanzas Comandante Espinar 719

Miraflores, Lima-18 Perú La Administración contratante deberá responder dentro de los 90 días siguientes a la fecha de recepción del correo del solicitante. Por último, el solicitante puede recurrir a los procedimientos contemplados por la legislación de la Unión Europea. Los ciudadanos y residentes europeos, incluidas las entidades legales registradas en la Unión Europea, también tienen derecho a presentar una denuncia ante el Defensor del Pueblo Europeo, que es el encargado de investigar las denuncias de mala administración por parte de las Instituciones de la Administración contratante.

2.5.2. Calendario indicativo Las fechas y horas recogidas en el siguiente cuadro serán las fechas y horas de Lima, Perú.

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HORA 24/26

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FECHA

Reunión informativa

30 de noviembre (Lima)

09.00

Plazo para el envío de preguntas al buzón funcional de la convocatoria

10 de diciembre

16.00

Plazo para la emisión de aclaraciones por la Administración contratante

20 de diciembre

14 de enero

16.00

Notificación de los resultados de la conformidad administrativa de las solicitudes

21 de enero

Final de la evaluación de los documentos de síntesis

15 de febrero

Notificación de los resultados de la evaluación de los documentos de síntesis

17 de febrero

Invitación a presentar el formulario de solicitud completo

17 de febrero

Plazo para el envío de preguntas al buzón funcional de la convocatoria

2 de marzo

16.00

Plazo para la emisión de aclaraciones por la Administración contratante

11 de marzo

Fecha límite para la presentación del formulario de solicitud completo

6 de abril 2010

16.00

Final de la evaluación de los formularios de solicitud completos

6 de mayo 2010*

Notificación de los resultados de la evaluación de los formularios completos de solicitud

10 de mayo 2010*

Notificación de la adjudicación (después de la Etapa 5 - Verificación de la elegibilidad)

Mayo 2010*

Firma del contrato

Junio 2010*

Fecha límite para la documentos de síntesis

presentación

los

* Fecha provisional

2.6

CONDICIONES APLICABLES A LA EJECUCIÓN DE LA ACCIÓN TRAS LA DECISIÓN DE LA ADMINISTRACION CONTRATANTE DE ADJUDICARLE UNA SUBVENCIÓN

Tras la decisión de conceder una subvención a una Acción, se propondrá un contrato al beneficiario, de acuerdo con el modelo de contrato tipo de la Administración contratante anexado a la presente Guía (véase el Anexo F). Al firmar la solicitud (Anexo A), el solicitante declara aceptar, en el caso 25/26

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de serle concedida una subvención, las condiciones del contrato tal y como están establecidas en el modelo de contrato tipo.

LISTA DE ANEXOS

DOCUMENTOS QUE DEBEN CUMPLIMENTARSE Anexo A: Formulario de solicitud de subvención (formato Word) Anexo B: Presupuesto (formato Excel) Anexo C: Marco lógico (formato Excel) Anexo D: Ficha de entidad jurídica (formato Excel)

http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/grants/index_en.htm DOCUMENTOS DE INFORMACIÓN Anexo E: Ficha de identificación financiera

http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/grants/index_en.htm Anexo F: Contrato tipo (formato Word), disponible en la dirección siguiente: http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/grants/index_en.htm Anexo G: Dietas, disponibles en la dirección siguiente: http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/per_diems/index_en.htm Anexo H: Modelo de acuerdo de contribución, aplicable cuando el beneficiario es una Organización internacional, disponible en la dirección siguiente: http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/international_organisations/index_en.htm PADOR: http://ec.europa.eu/europeaid/onlineservices/pador Helpdesk PADOR: europeaid-on-line-registration-hd@ec.europa.eu

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