POSLOVNA SREÄŒANJA V SLOVENIJI
SLOVENIJA JE UVRŠČENA
50
MED NAJBOLJŠIH KONGRESNIH DESTINACIJ. SLOVENIJA 25. mesto v Evropi 46. mesto na svetu LJUBLJANA 35. mesto na svetu 64. mesto na svetu ICCA (International Congress and Convention Association) (www.iccaworld.com), priznano globalno združenje v kongresni industriji, ki šteje preko 900 včlanjenih podjetij ali organizacij iz 87 držav, statistiko mednarodnih kongresnih prireditev spremlja že od leta 1972. Združenje pri ocenjevanju upošteva srečanja strokovnih in znanstvenih združenj, ki izpolnjujejo vsaj naslednje kriterije: minimalno število udeležencev, ki je 50; organizacija dogodkov mora potekati na stalni osnovi (letna, bienalna ... - enkratni dogodki so izključeni); dokazana rotacija med vsaj tremi državami. Vsakoletne analize združenja ICCA so za kongresne destinacije zelo pomembne. Mednarodna kongresna statistika je namreč pomembno orodje za izgrajevanje imidža posameznega kongresnega kraja ali države, hkrati pa je tudi primerjalna referenca s konkurenco.
Mesto
Država
Število srečanj
1.
ZDA
925
2.
Nemčija
667
3.
Velika Britanija
582
4.
Španija
572
5.
Francija
522
46.
Slovenija
65
Svetovna lestvica (ICCA 2015 Country & City rankings)
Mesto
Država
Število srečanj
1.
Nemčija
667
2.
Velika Britanija
582
3.
Španija
572
4.
Francija
522
5.
Italija
504
6.
Nizozemska
333
7.
Portugalska
278
8.
Avstrija
258
9.
Belgija
216
10.
Švedska
216
11.
Turčija
211
12.
Danska
204
13.
Švica
194
14.
Poljska
193
15.
Češka
154
16.
Grčija
152
17.
Norveška
144
18.
Finska
141
19.
Irska
125
20.
Madžarska
112
21.
Hrvaška
96
22.
Rusija
83
23.
Romunija
77
24.
Estonija
73
25.
Slovenija
65
26.
Srbija
64
27.
Latvija
58
28.
Luxemburg
38
29.
Litva
34
30.
Islandija
33
Evropska lestvica (ICCA 2015 Country & City rankings)
1
21. 03. 13
SLOVENIA MEETINGS
1-AD_SLOVENIAN_CONVENTION_BUREAU_234x287.pdf
Feel the people. Taste fresh ideas.
www.slovenia.info
www.slovenia-convention.com
18:47
Kaj je kongresna industrija / industrija poslovnih srečanj? KONFERENCE ZDRUŽENJ • Akademiki • Strokovnjaki • Sponzorji • Vladni predstavniki • Univerze • Mediji • Neprofitne organizacije • Korporativna srečanja in incentivi
INOVACIJE
• Generator dohodka za neprofitne organizacije • Razvoj politik in položajev v industriji • Medijsko profiliranje ključnih tem • Razširjanje znanja znotraj sektorjev • Objava novih raziskav • Sodelovanje med sodelavci • Programi ozaveščanja skupnosti • Novi člani
KORPORATIVNA SREČANJA IN INCENTIVI • Zaposleni • Delodajalci • Posredniki • Poslovni partnerji • Sponzorji • Mediji
TRGOVANJE
SEJMI IN RAZSTAVE
VLADNA SREČANJA
• Obiskovalci • Razstavljavci • Predstavniki sejmišč • Sponzorji • Poslovni obiskovalci • Mediji
• Vlada gostiteljica • Predstavniki ministrstev • Predstavniki parlamenta • Gostujoče delegacije • Birokrati • Mediji
IZOBRAŽEVANJE
• Nagrada za uspešnost • Sodelovanje pri novih proizvodih / storitvah • Reševanje problemov • Korporativni načrti • Informacije • Promocija produktov • Motivacija • Team building • Usposabljanje delovnih spretnosti • Izboljšanje organizacijskih uspešnosti • Izboljšana uspešnost posameznikov
PRODUKTIVNOST
• Poslovne naložbe • Identifikacija produktivnih vrzeli na trgu • Novi stiki in sodelovanja • Izvozni trgi • Prihodnji posli • Prodaja • Novi proizvodi in storitve na trgu
DELEŽNIKI IN UČINKI KONGRESNEGA TURIZMA (Vir: Jago in Deery, 2010)
UGLED
• Spodbujanje investicij in poslovnih partnerstev • Sodelovanje na skupnih interesih • Izmenjava informacij • Poslovna pogajanja • Vplivanje na nacionalne in mednarodne politike • Mednarodna diplomacija in ugled
TURISTIČNI UČINKI • Hotelske nočitve • Letalski prevozi • Gostinske storitve • Najem prizorišč • Nakupovanje • Lokalni transport • Študijske ture • Spremljevalne dejavnosti udeležencev • Organizatorji srečanj in kongresni ponudniki • Ponovni obisk destinacije
Kaj vse se skriva v poslovnem turizmu? Kongresni turizem ali kongresna dejavnost velja v večini turističnih destinacij za motor turističnega razvoja in dinamičen sektor s hitro rastjo. Zato se v angleščini v zadnjem času uporablja termin »meetings industry«, v slovenščini pa kongresna industrija ali industrija poslovnih srečanj.
na izmenjavo znanja, izobraževanje, spoznavanje in navezovanje stikov, razpravljanje in motivacijo udeležencev. Kongresna industrija posredno prispeva k rasti splošnega turizma kot tudi k razvoju in rasti regionalnega in nacionalnega gospodarstva z direktnimi prihodki iz dejavnosti, prispevkom k BDP skozi plačilo davkov in taks na lokalni in nacionalni ravni. Kongresna industrija povezuje številne turistične in druge storitve ter produkte. Tako ustvarja poslovne in zaposlitvene priložnosti za različne ponudnike.
Raziskava iz leta 2015 pod pokroviteljstvom Visit England je pokazala, da so skupni prihodki britanske kongresne industrije znašali 21,6 milijard funtov, kar jo uvršča ob bok bolj prepoznavnim gospodarskim panogam.
“Meetings Industry” ali industrija poslovnih srečanj je spodbujevalec gospodarskega razvoja. V času brezmejnega znanja, ko se gospodarstva, industrije in organizacije preoblikujejo, nas industrija poslovnih srečanj vodi skozi spremembe, sproža debate, se zavzema za demokracijo in skozi osebno interakcijo spodbuja zaupanje ter omogoča spremembe. Industrija poslovnih srečanj razvija platforme za izmenjavo znanj, za inovacije in ponovno rast podjetij. Prispeva k družbeni rasti z odpiranjem dialoga med vsemi poslovnimi področji, spodbuja inovacije in napredek. Deluje kot odskočna deska, prelomnica v napredku družbe ter kot gradnik skupnosti.” Linda Pereira, direktorica, CPL Events, Portugalska
Predstavlja del poslovnega turizma, ki ga glede na motiv in način potovanja delimo na individualni poslovni turizem in poslovna srečanja. Individualna poslovna potovanja predstavljajo del službenih obveznosti, ki se jih običajno udeleži ena sama oseba, pri čemer destinacijo določajo službene naloge. Pri poslovnih srečanjih pa so glavni motivi vezani
Kako “težka” je industrija poslovnih srečanj?
S stališča konkurenčnosti lahko v primeru kongresne industrije govorimo o načelu »majhen obseg – visok dobiček«, medtem ko na področju prostočasnega turizma govorimo o načelu »velik obseg – manjši dobiček«. Po raziskavi družbe PwC je letni promet kongresne industrije v ZDA 368 milijard dolarjev. Če promet ZDA grobo ocenimo na 20 % svetovne kongresne industrije, potem je letni promet na svetovni ravni večji od 2000 milijard dolarjev.
V zadnjih desetletjih so kongresi, simpoziji, seminarji in druge oblike poslovnih srečanj postali pomembna gospodarska dejavnost, v katero se povsod po svetu veliko vlaga, mednarodna konkurenca pa je vse večja. Udeleženci poslovnih srečanj postajajo najbolj dobrodošli obiskovalci vsake države. Raziskave kažejo, da porabijo vsaj trikrat več kot običajni počitnikarji, stranski učinki pa so raznoliki in multiplikativni. Predavatelji, vodilni znanstveniki, podjetniki in politiki, ki se
srečajo na enem mestu, pritegnejo pozornost javnih občil in strokovne javnosti; obiskujejo znanstvene ustanove, klinike, tovarne; navezujejo stike; gostujoči zdravniki posredujejo svoje znanje kolegom. Mednarodni strokovni kongres, ki traja štiri dni, s petsto znanstveniki z vsega sveta (takšnih kongresov je bilo v Sloveniji že precej) doseže neposredni finančni učinek blizu milijona evrov, od tega manj kot 20 odstotkov ostane organizatorju za kritje stroškov priprave in izvedbe kongresa. Največ, 35 odstotkov udeleženci kongresa porabijo v mestu za hotel, hrano in pijačo, nakupe, prevoz, izlete, oglede in podobno. S kongresom seveda veliko zaslužijo tudi prevozniki, predvsem letalski, catering, banke, pošta, tiskarji, ponudniki kongresne in razstavne opreme ter še mnogi drugi. Vsak porabljeni »kongresni« evro poveča kupno moč mesta, regije in države.
»Za vsako državo predstavlja kongresna industrija “skriti izvoz”. Država ustvarja direktne prihodke s proizvodnjo in izvozom produktov. Kongresna industrija deluje na popolnoma enak način – v državo privablja udeležence z visoko potrošnjo, ki predstavlja čisti prihodek. Običajno porabi kongresni udeleženec, ki pride v Slovenijo, 4 krat več kot običajni turist.« Padraic Gilligan, direktor, SoolNua, Irska
Pristopov v delitvi poslovnih srečanj v različne skupine je veliko in običajno temeljijo na vrsti dogodka, vrsti naročnikov ali regionalni segmentaciji.
INCENTIVES motivacijska potovanja in srečanja
MICE CONGRESSES / CONVENTIONS kongresi, konference, konvencije
SINONIM ZA INDUSTRIJO POSLOVNIH SREČANJ JE KRATICA MICE
EXHIBITIONS / EVENTS razstave, sejmi / prireditve, dogodki
Z vidika ponudnikov in profesionalnih organizatorjev so strokovni organizatorji srečanj njihovi naročniki ali kupci. Kongresni turizem po kupcih kongresnih storitev tako delimo na: • podjetja, ki organizirajo konference, usposabljanja, seminarje, skupščine, motivacijska srečanja, • strokovna združenja, ki organizirajo strokovne in znanstvene konference, kongrese, simpozije, sejme in razstave, • vladne službe in politične stranke, ki organizirajo srečanja in konference, gospodarska srečanja. Med poslovnimi srečanji imajo največji delež konference in seminarji (46 %), poslovne borze in razstave (30 %), kongresi (13 %) in motivacijska potovanja (11 %). Medtem ko se večina segmentacij nanaša na združenja, so analize v korporativnem sektorju omejene, v vladno-političnem sektorju pa jih zaradi kompleksnosti, diverzifikacije sektorja in tajnosti podatkov pravzaprav ni.
MEETINGS poslovna, korporativna srečanja
Kdo organizira poslovna srečanja?
Kaj pomenijo multiplikativni učinki mednarodnih poslovnih srečanj? Vsak evro namenjen kongresni dejavnosti sproži širok spekter medsebojnih ekonomskih vplivov, ki zagotovijo dodatno potrošnjo v drugih gospodarskih sektorjih.
Zato je toliko bolj pomembno, da se zavedamo vseh prednosti in učinkov poslovnih srečanj, ki so ključnega pomena za poslovni, znanstveni, strokovni, izobraževalni in kulturni razvoj države. 1. Poslovna srečanja spodbujajo investicije s tem, ko privabljajo zelo pomembne skupine udeležencev ter omogočajo predstavitev lokalnih produktov, storitev in investicijskih priložnosti. 2. Poslovna in strokovna srečanja spodbujajo strokovni razvoj, saj na destinacijo pripeljejo vodilne regionalne in mednarodne strokovnjake ter jih povežejo z lokalnimi strokovnjaki.
3. Poslovna srečanja pospešujejo razvoj tehnologije in znanosti, kar spodbuja razvoj novih tehnologij, izboljšuje njihovo razumevanje in dostopnost. 4. Poslovna srečanja spodbujajo medkulturni dialog, saj odpirajo forum za kulturne izmenjave in možnosti za izpostavljanje lokalne kulture nacionalni in mednarodni javnosti. 5. Mednarodna poslovna srečanja prinašajo visoke prihodke tako za državo, destinacijo kot za ponudnike, spodbujajo gospodarsko rast in ustvarjajo zaposlitvene priložnosti. Vse navedene prednosti potrjujejo tudi nacionalne turistične strategije, ki kongresni oziroma poslovni turizem prepoznavajo kot pomemben segment turizma s potencialom za povečevanje konkurenčnosti Slovenije.
Primerjava potrošnje kongresnega gosta in turista v Ljubljani razkrije, da je potrošnja kongresnega gosta v vseh postavkah višja od potrošnje klasičnega turista. V času tridnevnega mednarodnega dogodka kongresni gostje povprečno potrošijo 2.350,00 € (raziskava Izziv uspeha 2008). To je večkratnik v primerjavi s klasičnim mednarodnim turistom, upoštevajoč samo neposredne učinke. Posredni in inducirani podvojijo učinke.
MEDNARODNA ZDRUŽENJA Seznam združenj, ki povezujejo mednarodno kongresno industrijo je obsežen in povezuje različna interesna področja. Slovenija je aktivna v številnih združenjih preko Kongresnega urada Slovenije in posameznih članov. Nekaj najpomembnejših združenj na področju industrije poslovnih srečanj: AIPC - International Association of Convention Centres www.aipc.org IACC - International Assocation of Conference Centres www.iacconline.org IAPCO - International Association of Professional Congress Organisers www.iapco.org ICCA - International Congress and Convention Assocation www.iccaworld.com JMIC - Joint Meeting Industry Council www.themeetingindustry.org MPI - Meetings Professional International www.mpiweb.org ECM - European Cities Marketing www.europeancitiesmarketing.com EFAPCO - European Federeation of the Assocations of PCO www.efapco.eu GMIC - Green Meeting Industry Council www.gmicglobal.org SITE - Society for Incentive Travel Excellence www.siteglobal.com PCMA - Professional Convention Management Association www.pcma.org UIA - Union of International Special Events Society www.uia.org
Kongresni urad Slovenije je član mednarodnega združenja ICCA, ki povezuje preko 1000 članov iz celega sveta. Velja za eno najstarejših organizacij, ki je bila ustanovljena davnega leta 1962. Njena baza podatkov (ICCA data) je referenčna točka za kongresne destinacije iz celega sveta.
Trendi v industriji poslovnih srečanj V zadnjem desetletju smo priča skokovitemu napredku tehnologij, ki narekujejo preobrazbo poslovnih srečanj. Zmagovalci naslednjega desetletja bodo vsi, ki znajo pametno povezati kreativnost z inovativnostjo in uporabo tehnologij. Slednje pa so predvsem pomoč in ne vzvod za spremembe poslovnih srečanj. 1. Nišne kongresne destinacije in produkti:
V ospredje prihajajo nišne kongresne destinacije s specifičnim produktom, ki temelji na edinstveni konkurečni prednosti. Sem zaradi svoje zelene zgodbe sodi tudi Slovenija.
2. Moč kakovostnega vsebinskega marketinga:
Da bi izkoristili vso moč digitalnih medijev, je potrebno dobro razumeti navade udeležencev poslovnih srečanj in zgodb, ki navdihujejo. Uporaba in poznavanje vsebinskega marketinga bosta ključna za uspeh.
3. Več vrednosti za udeležence dogodkov:
Živimo v obdobju, ko bo prav vsak člen verige poslovnih srečanj moral ponuditi več vrednosti. Razmišljanje v novih okvirih je usmerjeno v udeleženca in njegove potrebe – »customer journey«.
4. Arhitektura srečanj in novi formati dogodkov:
Uspešna so tista srečanja, ki omogočajo interaktivnost med predavatelji in udeleženci in med udeleženci samimi. Arhitektura srečanj postaja pomembnejša od logistike dogodkov in razvoja v smeri nastajanja novega poklica kongresnega arhitekta.
5. Milenijci na pohodu:
Milenijci odlično obvladajo tehnologije, ne verjamejo inštitucijam in si samozavestno želijo spremeniti svet na boljše. Kmalu bodo največja ciljna skupina udeležencev dogodkov. Ali jim znamo zares prisluhniti in kako dobro zares poznamo njihove navade?
Znanje je danes na voljo kjerkoli in kadarkoli. Zato so potrebna visoko zmogljiva mobilna in spletna omrežja. Si lahko predstavljate, da bo omrežje prihodnosti moralo zagotavljati prenos s hitrostjo vsaj 50 ali celo 100 MB/s, medtem ko bodo največje hitrosti presegale 1Gb/s? V svetu nove ekonomije se spremembe ne dogajajo v okviru obstoječih struktur, temveč na povsem novih platformah. Če o kongresni industriji razmišljamo na podlagi istega skupka posplošitev in modelov kot pred dvajsetimi leti, je velika verjetnost, da ne bomo več odločali o svojem poslu in bo to izkoristil nekdo drug. Zato je dober organizator dogodkov raziskovalec, ki ga zanimajo različna strokovna področja in se ne uklanja stereotipnim rešitvam.
Abc SLOVAR IZRAZOV V INDUSTRIJI POSLOVNIH SREČANJ B2B – Business to Bussines - medorganizacijsko tržišče B2C – Business to Customer - tržišče med podjetji in kupci BID - ponudba ali kandidatura destinacije za izvedbo poslovnega srečanja CSR – Corporate Social Responsibility - družbena odgovornost CORE PCO – Profesionalni kongresni organizator, ki izvaja več dogodkov za istega naročnika oz. združenje CONGRESS AMBASSADOR – oseba, ki predstavlja in promovira svojo destinacijo ali državo v mednarodnih strokovnih združenjih CONFERENCE – organizirano srečanje z manjšim številom udeležencev, bolj usmerjeno v razpravo in reševanje problemov CONGRESS, CONVENTION – organizirano srečanje več sto ali več tisoč udeležencev, ki poteka z vnaprej določeno frekvenco (vsaki dve leti ali štiri leta) CRM – Custumer Relationship Management – orodje za upravljanje kontaktov s kupci, udeleženci DMC – Destination Management Company – lokalna turistična agencija, specializirana za organizacijo motivacijskih potovanj in korporativnih srečanj EIBTM – The European Incentive, Business, Travel & Meetings Exhibition EITW – Das Europäische Institut für TagungsWirtschaft EOI – Expression of Interest
FAM TRIP – voden, večdnevni ogled destinacije za organizatorje srečanj z namenom spoznavanja in promocije destinacije ICCA – International Congress and Convention Association IMEX – The Worldwide Exhibition for Incentive Travel, Meetings and Events JMIC – Joint Meeting Industry Council KUL – Kongresni urad Ljubljane / Turizem Ljubljana KUS – Kongresni urad Slovenije / Zavodkongresnoturistični urad MICE – Meetings, Incentives, Conferences, Exhibitions MPI – Meetings Professionals International PCO – Professional Congress Organiser / profesionalni kongresni organizator ROI – Return on Investment / povračilo investicije (v organizacijo srečanja) RFP – Request for Proposal / prošnja za ponudbo, povpraševanje SITE – Society of Incentive Travel Executives SITE INSPECTION – ogled določene lokacije kot potencialnega prizorišča srečanja STO – Slovenska turistična organizacija UIA – Union of International Associations UNWTO – United Nations World Travel Organisation WTTC – World Travel and Tourism Council
Priložnosti za Slovenijo
V Sloveniji se nahaja vsaj 59 krajev z evidentiranimi kongresnimi kapacitetami, ki imajo skupno vsaj 208 prizorišč. Največ se jih nahaja v Osrednjeslovenski regiji oziroma Ljubljani (Raziskava »Obseg dejavnosti in neposredni ekonomski učinki kongresnega turizma v Sloveniji«).
Kako pomemben je segment kongresne industrije v Sloveniji? Slovenija je neodkrita in zelena butična kongresna destinacija z osebnimi zgodbami ljudi, ki navdušijo še tako zahtevne organizatorje poslovnih srečanj.
Slovenski poslovni turizem sodi med primarne turistične produkte Slovenije. Zapisan je tako v nacionalnih strateških, kakor tudi akcijskih dokumentih. Kongresni urad Slovenije ga v sodelovanju s Slovensko turistično organizacijo in kongresnoturističnim gospodarstvom vedno bolj uspešno povezuje in mednarodno promovira in s tem povečuje mednarodno prepoznavnost Slovenije. Naša država ima razvojne priložnosti na tem področju, saj se poslovna srečanja odvijajo praktično po celi državi od Prekmurja do Portoroža in od Kranjske Gore do Čateža. Smo butična država v srcu Evrope z raznoliko in bogato ponudbo, ki ima številne mednarodno primerljive prednosti.
“Slovenija je trenutno ena tistih držav na svetovnem zemljevidu, ki jo odločevalci izberejo kot kongresno destinacijo zaradi varnosti. Tudi pozicija Slovenije kot majhne države v centralni Evropi je eden izmed razlogov odločanja. Ljubljana je na dosegu roke večjih evropskih prestolnic, s številnimi kulturnimi znamenitostmi in prijaznostostjo gostitelja pa zna prepričati organizatorje in udeležence.” Mag. Breda Pečovnik, direktorica kongresne dejavnosti, Cankarjev dom
“Slovenski kongresni produkt vidimo kot avtentičen, trajnostno naravnan, nadgrajen z originalnim lokalnim kontekstom, začinjen z osebnim pristopom in zvrhano mero gostoljubja; je v bližini glavnih svetovnih trgov, je varna destinacija, ponuja neverjetno pestrost naravnih lepot in lokalnih posebnosti na relativno majhnem geografskem območju. Ljubljana je s svojo trajnostno usmeritvijo, za promet zaprtim središčem, s številnimi zelenimi površinami, “peš dostopnostjo” od restavracije, muzeja, galerije, kongresnega centra, kot je GR, do hotela, z očarljivim starim mestnim jedrom v objemu nedavno tudi plovne Ljubljanice, postala pravi hit. Letos bo blestela še v kontekstu pomembnega jubileja izjemnega Jožefa Plečnika in njegove kulturne dediščine v prestolnici. In ne nazadnje, velja omeniti še cenovno dostopnost glede na vse, kar nudimo.” Mag. Iztok Bricl, direktor, Gospodarsko razstavišče
Zakaj je industrija poslovnih srečanj pomembna za Slovenijo: 1. Ker predstavlja turistično panogo z višjo dodano vrednostjo (kongresni gost potroši povprečno več kot klasični gost). 2. Ker se kongresna dejavnost in motivacijska potovanja razvijata po celi Sloveniji, kar spodbuja skladen regionalni razvoj Slovenije. 3. Ker se odvija skozi celo leto in prispeva k zapolnitvi kapacitet v nizki in mrtvi sezoni (desezonalizacija). 4. Ker v Sloveniji letno gostimo preko 700.000 udeležencev poslovnih srečanj (ocena: 20 % vseh tujih turistov v Sloveniji). 5. Ker je v panogi neposredno preko 9.000 zaposlenih (člani Kongresnega urada Slovenije). 6. Ker so udeleženci kongresov turistični ambasadorji in se v destinacijo vračajo kot turisti. 7. Ker kongresni turizem dopolnjuje počitniške in druge turistične produkte. 8. Ker kongresna infrastruktura bogati življenje turistov in lokalnega prebivalstva. 9. Ker ustvarja dodatne davčne prihodke in zaposlitve v turistični in drugih panogah.
“Razširjena in kakovostna hotelska ponudba je, skupaj s promocijo destinacije, zagotovo vplivala na porast poslovnih gostov pri nas, ki še vedno predstavljajo večji delež pri strukturi gostov. Bolje razvit letalski promet je ena od ključnih rešitev za nadaljnjo rast, priložnosti pa vidim tudi v povečani, aktivnejši promociji na trgih, kot je npr ZDA.” Tomo Čeh, glavni direktor, Union Hoteli d.d.
“V Hit Alpinei, največji hotelski družbi v Kranjski Gori, smo v letu 2016 beležili pomembno rast nočitev in prihodkov. Veseli nas, da smo največje rasti dosegli na področju poslovnih dogodkov, kar je posledica okrepljenih prodajno - marketinških aktivnosti na omenjenem segmentu gostov. Tudi v bodoče bomo pozornost posvečali pridobivanju poslovnih aranžmajev, saj so idealno dopolnilo zimski in poletni počitniški sezoni, hkrati pa se del dogodkov lepo navezuje na aktivnosti v dinamični destinaciji, kakršna je Kranjska Gora s Planico.” Fedja Pobegajlo, direktor, HIT Alpinea d.d.
Gostje z veliko dodano vrednostjo Zakaj sploh potrebujemo poslovna srečanja, če bi v 21. stoletju lahko večino komuniciranja opravili s pomočjo modernih tehnologij? Pa vendar si današnjega sveta ne predstavljamo brez priložnosti za osebno komuniciranje in mreženje, ki sta srce naše dejavnosti in ustvarjata izjemno dodano vrednost. Moč osebnega kontakta, stik s človekom, pa tudi stik z destinacijo je neprecenljiv, mreženje in gradnja socialne mreže pa ena od ključnih veščin uspešnih. Z družabnimi omrežji se zdi, da je vse precej bolj enostavno, vendar pa pristnega osebnega stika ne more nadomestiti nobeno omrežje. Tudi zaradi tega je po raziskavi Harward Business Review 79 % vprašanih odgovorilo, da so osebna srečanja najbolj učinkovita pot za krepitev prodaje in dodane vrednosti podjetij. Slovenija lahko z ugodno geografsko lego in vpetostjo v EU in schengensko območje zadovolji povpraševanje po najbolj zahtevnih dogodkih. Predvsem pa smo primerni za različne oblike butičnih dogodkov. Relativna majhnost države nam omogoča pripravo pestrih programov, ki jih v večjih mestih ali državah ni mogoče izvesti.
Po statističnih podatkih mednarodnega združenja ICCA po svetu letno kroži preko 9000 kongresov mednarodnih združenj. Od tega jih je Slovenija leta 2015 gostila 65, glede na kapacitete pa bi jih lahko vsaj toliko kot Irska (125).
Vsak udeleženec, ki ga pripeljemo v Slovenijo, lahko sproži številne pozitivne učinke. Veliko takšnih dogodkov poteka v nizki turistični sezoni in prispeva k desezonalizaciji. Udeleženci dogodkov se na destinacijo pogosto vračajo kot počitniški gostje, pogosto podaljšajo svoje bivanje na destinaciji in so najboljši ambasadorji Slovenije. Ključna dodana vrednost slovenske kongresne industrije je torej v tujih kongresnih udeležencih, ki jih pripeljemo v Slovenijo in za njih ustvarjamo posebna kongresna doživetja. Takšni so npr. kreativni in svetovno konkurenčni kongresni incentive programi. Zato upravičeno govorimo ne samo o najmanj trikrat večji potrošnji kongresnih gostov, temveč tudi o izjemni priložnosti za ustvarjanje večje dodane vrednosti v slovenskem turizmu.
PRIMERJAVA POTROŠNJE KONGRESNEGA GOSTA IN TURISTA V LJUBLJANI KONGRESNI GOST
TURIST
% potrošnje kongresnega gosta/turista
Potrošnja v času 3,03 dnevnega kongresa
Potrošnja na dan
Odstotek celotne potrošnje glede na postavko
Potrošnja na dan
Odstotek celotne potrošnje glede na postavko
Kotizacija oziroma kongresno-poslovni stroški
713,90 €
235,60 €
32 %
20,17 €
13,68 %
Prevoz do destinacije
614,40 €
202,80 €
27,1 %
/
/
/
Nočitev
441,50 €
145,70 €
19,5 %
84,96 €
57,6 %
171,5 %
Hrana in pijača
164,40 €
54,30 €
7,3 %
21,13 €
14,33 %
256,8 %
Osebni izdatki
133,50 €
44,10 €
5,9 %
11,07 €
7,5 %
398 %
Prevoz na destinaciji
77,60 €
25,60 €
3,4 %
4,47 €
3,03 %
572,9 %
Izleti
50,60 €
16,70 €
2,2 %
2,59 €
1,76 %
644,8 %
Zabava
50,30 €
16,60 €
2,2 %
1,87 €
1,27 %
887,7 %
Kultura
19,90 €
6,60 €
0,9 %
1,23 €
0,83 %
534 %
2.266,10 €
746,00 €
100 %
147,49 €
100 %
Skupaj potrošnja
Primerjava potrošnje kongresnega gosta in turista v Ljubljani razkrije, da je potrošnja kongresnega gosta v vseh postavkah višja od potrošnje turista. Medtem ko je postavka kotizacije specifična za kongresnega gosta, do največjih razlik v potrošnji prihaja pri postavki zabava (887,8 %), izleti (644,8 %), prevoz na destinaciji (572,9 %) in kulturi (533,96 %).
PROFIL KONGRESNIH GOSTOV V LJUBLJANI KONGRESNI GOST Starost
Med 30 in 49 let (61 %)
Država porekla
Evropa (84,1 %), države članice Evropske unije (62,6 %)
Stopnja izobrazbe
Specializacija ali magisterij (54,5 %)
Zaposlitev
V privatnem sektorju (63,4 %)
Ključni motiv
Priložnost za mreženje, izobraževanje in usposabljanje
Trajanje dogodka
3,03 dneve
Podaljšanje bivanja
Polovica kongresnih gostov podaljša bivanje za 1-2 dneva
Potrošnja
2.350,00 € v času tridnevnega srečanja
Ocena kongresne ponudbe v Ljubljani
Enako ali bolje od pričakovanj
(Izziv uspeha 2008)
Slovenski model trženja kongresnega in poslovnega turizma Zavod – Kongresnoturistični urad je bil ustanovljen z namenom promocije in trženja Slovenije kot kongresne in incentive destinacije ter pridobivanja tako nacionalnih kakor tudi mednarodnih dogodkov. Slovenski model trženja temelji na standardizaciji članov. Namen standardizacije je, da se naročniku olajša in tudi skrajša proces iskanja prizorišča oz. organizatorja dogodka. Kupec oz. naročnik namreč na transparenten način dobi boljši pregled nad ponudbo kakovosti storitev, ki jo nudi določen ponudnik. Kongresni urad Slovenije je neprofitna organizacija, ki nudi zainteresirani javnosti strokovne in nepristranske informacije o destinacijah, krajih dogodkov in ponudnikih storitev. Deluje kot profesionalni in nepristranski posrednik med organizatorji dogodkov, ponudniki storitev ter podpornimi organizacijami, katerih skupni cilj je najti čim bolj ustrezno rešitev za organizacijo
in izvedbo dogodka. Svoje storitve za organizatorje dogodkov oziroma naročnike izvaja brezplačno. Člani Kongresnega urada Slovenije so kongresni centri in hoteli, profesionalni kongresni organizatorji (t.i. PCO), kongresne turistične agencije (t.i. DMC), Kongresni urad Ljubljana, Zavod za turizem Maribor in Kongresni urad Bled ter drugi ponudniki storitev. Slovenska turistična organizacija je njegov strateški partner. Pomemben korak pri razvoju modela trženja je bila standardizacija članov. Priprava standardov leta 2007 je temeljila na obstoječih mednarodnih standardih in priporočilih strokovnih združenj s področja poslovnega turizma. S standardizacijo je bila vzpostavljena večja preglednost za naročnike in zagotovljena enotna obravnava primerljivih kategorij članov. Omogočeno je bilo tudi preglednejše posredovanje povpraševanja med člani. Prvih 69 certifikatov je bilo članom podeljenih leta 2008. Pridobljeni certifikat določenega standarda pomeni, da ponudnik izpolnjuje stroge kriterije v svoji kategoriji in da je po oceni Kongresnega urada Slovenije partner, vreden zaupanja, hkrati pa je pogoj za redno članstvo v Kongresnem uradu Slovenije. Standardizacija je strateško orodje za dvig kakovosti in prepoznavnosti slovenskega kongresnega turizma.
Stebri blagovne znamke kongresne Slovenije
Ustvarjanje stebrov blagovne znamke kongresne Slovenije je potekalo sistematično. Proces snovanja je izvedla irska agencija Soolnua, ki je na podlagi blagovne znamke “Slovenia meetings” izpeljala poglobljeno raziskavo z namenom identifikacije ključnih konkurenčnih prednosti destinacije.
PROSTOR • ZELENA • AKTIVNA • VARNA • POMIRJUJOČA • MAJHNA
LJUDJE • PRIJAZEN NASMEH • TIMSKA FLEKSIBILNOST • OSEBNI PRISTOP • PRISTNOST
NAMEN • AVTENTIČNOST • RAZNOLIKOST • KULINARIKA • TRAJNOST
“Poslovni oz. MICE gostje so izjemno velika priložnost za slovenski turizem. Gre za goste z višjo potrošnjo in s tem dodano vrednostjo v primerjavi s prostočasnimi gosti. Vplivajo na podaljšanje sezone oz. desezonalizacijo, hkrati pa se vračajo tudi kot prostočasni gostje. Za nadaljnjo rast segmenta poslovnega turizma je ključno prepoznati MICE industrijo kot strateško na ravni države in temu ustrezna mora biti podpora države, boljša letalska dostopnost in intenzivna promocija za boljšo mednarodno prepoznavnost.” Renata Balažic, predsednica uprave, Sava Turizem d.d.
“Največja prednost pri organizaciji dogodkov in incentivov v Sloveniji je seveda ta, da produkt definitivno poznaš, ga čutiš in doživljaš, ter ga imaš med vsemi produkti najraje. Če ti je destinacija blizu in res uživaš v tem kar ti ponuja, si jo na nek način lastiš kot svojo in se ob enem zavedaš njene edinstvenosti, potem je sama predstavitev produkta kupcu otročje lahka. Prednost Slovenije kot destinacije je predvsem v njeni majhnosti, butičnosti, avtentičnosti, seveda pa igra glavno vlogo izjemen in poseben produkt, s katerim velikokrat osupnemo naročnika. Ne morem mimo dejstva, da pri sami izvedbi naletimo tudi na težave, kot so slaba povezanost Slovenije, pomanjkanje ustrezne infrastrukture, ampak vse te ovire nas kalijo in iztiskajo iz nas kreativnost v najbolj čisti obliki.” Mateja Sušnik, direktorica Incoming & MICE, Kompas d.d.
Izsledki raziskave so pripeljali do izgradnje treh ključnih stebrov slovenske kongresne ponudbe PROSTOR, LJUDJE in NAMEN. Gre za kombinacijo razmišljanja, kako vidimo sami sebe in kako nas vidijo tujci.
PROSTOR - kaj Slovenija ponuja
Slovenija je majhna, kompaktna, zelena dežela, ki ponuja varno in brezstresno okolje. Še posebej privlačna je njena neokrnjena narava.
Ključni stebri predstavljajo komunikacijsko iztočnico. Med temami, ki podpirajo zapisana izhodišča so: avtentična kulinarika, trajnostni razvoj, neodkriti kongresni biseri, geografska raznolikost, zgodbe posameznikov, visoka dodana vrednost produktov in varnost kongresne destinacije. Vse zgodbe pa poganja posebna slovenska energija, ki je skozi osebni pristop naravno umirjena in nepretenciozna, vendar zelo učinkovita.
LJUDJE - kako Slovenija izpolnjuje obljubo
Slovenski kongresni organizatorji slovimo po prijaznosti in vedno prisotnem nasmehu. Radi pomagamo z osebnim pristopom, smo prilagodljivi in znamo delovati timsko.
NAMEN - zakaj se predstavlja na ta način
Slovenija je uspela ohraniti svojo pristnost – avtentičnost, ki se kaže v raznolikosti mest, obalnih in alpskih destinacij, brezkompromisni kakovosti kulinarike in neomajni zavezanosti k trajnosti.
“Tri stvari o Sloveniji? Prijazni ljudje, čudovita narava, iskrena avtentičnost.” Aoife Delaney, direktorica Ovation Global DMC
Produkti Slovenije na področju poslovnih srečanj Slovenija se v mednarodni kongresni javnosti predstavlja kot raznolika destinacija za poslovna srečanja, kjer lahko organizatorji izbirajo geografsko različne produkte. Zaradi njene kompaktnosti in dobrih cestnih povezav med kraji pa lahko kombinirajo različne produkte. Razdelili smo jih na: srečanja v mestih, srečanja v alpskem in predalpskem svetu, srečanja na obali in krasu, srečanja v termah in zdraviliščih.
KAJ OPREDELJUJE KONGRESNO DESTINACIJO? Kongresna destinacija je strateška enota turizma, ki na svojem prostoru ponuja vse storitve, ki so potrebne za določen tržni segment. Destinacija je tako preplet turističnih dejavnosti in storitev (nastanitev, prevoz, gostinske storitve, razvedrilo itd.) in širokega spektra javnih dobrin (krajina, pokrajina, družbeno-kulturno okolje, klima itd.). Vsi ti elementi se skupaj predstavljajo pod tržno znamko destinacije. Da bi bila destinacija konkurenčna, mora biti zmožna ustvariti in uveljaviti produkte z dodano vrednostjo, ki ohranjajo njene naravne vire in tržni položaj v primerjavi s konkurenčnimi destinacijami. Turistično in industrijo poslovnih srečanj
zaznamujeta močna konkurenca med ponudniki in visoka pričakovanja potrošnikov na mednarodnem trgu. Destinacija naj bi zadovoljevala tako potrebe turistov kot poslovnih gostov ter hkrati upoštevala, da konkurenčno pozicijo določa zaznano razmerje med vrednostjo in stroškom storitve. Oblikovala naj bi unikatne in potrošnikom prilagojene produkte, kar je mogoče le ob sodelovanju ponudnikov na destinaciji, s čimer se lahko povečuje zadovoljstvo in lojalnost poslovnih gostov in turistov.* *Povzeto po Crouch in Ritchie (1998)
Srečanja v mestih Prestolnice in večja mesta so navadno prva izbira organizatorjev, predvsem zaradi dostopnosti in v primerih večjih srečanj tudi zaradi velikosti kongresnih centrov in zadostnega števila hotelskih sob. Praviloma mednarodna strokovna srečanja potekajo v večjih mestih, saj udeleženci prihajajo iz zelo raličnih delov sveta in je že potovanje do glavnega mesta časovno zamudno. Organizatorji motivacijskih potovanj vključijo mesta v svoje programe zaradi kulture in zgodovine, gostinske ponudbe in zabave. Ljubljana se ponaša z dvema kongresnima centroma za kongrese do 2.000 in več udeležencev in več konferenčnimi hoteli, ki so primerni za nekoliko manjše kongrese in srečanja. Ponudbo glavnega mesta dopolnjuje vrsta posebnih prizorišč. Poleg Ljubljane uvrščamo med večja slovenska kongresna mesta tudi Maribor in Novo Gorico. Vsako od njiju ponuja odlične programe s kulturno-historično noto in aktivnostmi v okolici. “Ključne prednosti Ljubljane, kot jih predstavljamo potencialnim tujim naročnikom, doživljajo pa jih tudi udeleženci, so: mesto, ki je zaradi svoje kompaktnosti zlahka obvladljivo, saj so mnoga za njih pomembna prizorišča in namestitve na peš razdalji; dva zelo kakovostna kongresna centra v središču mesta, kakor tudi širok spekter hotelov s konferenčnimi zmogljivostmi; številna atraktivna posebna prizorišča v historičnih zgradbah (muzeji, galerije, Ljubljanski grad…), ki so zlahka dostopna tudi peš; specializirane kongresne agencije z organizacijskim znanjem in kreativnimi programi ter splošna profesionalnost ponudnikov v destinaciji; naša kulinarika in catering storitve, ki marsikoga presenetijo, vključno z vinsko kulturo; zelo dobro razmerje med ceno in kakovostjo; dobro poznavanje tujih jezikov; faktor svežine, ki ga naročniki iščejo, ko izbirajo destinacije; privlačnost starega mestnega jedra, kjer se udeleženci zlahka srečujejo tudi v prostem času, in živahen kulturni utrip; bližina drugih atrakcij Slovenije kot dodana vrednost za doživetje naše države, in seveda zelena duša Ljubljane z njeno trajnostno usmeritvijo, ki je udeležencem dogodkov najbolj opazna, ko se sprehajajo po obsežnih površinah za pešce.” Tatjana Radovič, vodja Kongresnega urada, Turizem Ljubljana
Srečanja v alpskem in predalpskem svetu “Alpski svet nudi posebne pogoje za poslovna srečanja, kot so svežina, mir, neokrnjena narava, ki vedno bolj prihajajo med glavne dejavnike pri odločanju za poslovna srečanja. V kolikor pa je na voljo tudi hrana pridelana lokalno, pa sodobne poslovne goste še toliko bolj prepriča. Ko so udeleženci že nastanjeni pri nas, se kaže razlika še v butičnosti in mirnem okolju oziroma odmaknjenosti od mestnih priložnosti, saj to povečuje ‘’bonding’’, ki ga zaradi pomankanja časa vedno bolj pogrešamo.” Nina Plesnik, vodja marketinga, Hotel Plesnik
Ena bolj prepoznavnih in slikovitih destinacij v mednarodnem merilu so zagotovo Julijske Alpe s slikovitimi gorskimi vrhovi in jezeri. Vedno bolj pa se v ponudbi poslovnih srečanj uveljavljajo tudi destinacije, povezane s Kamniško-Savinjskimi Alpami, kjer doživljajski faktor dopolnjujejo slikovite ledeniške doline in dolino reke Soče, najbolj prepoznavno po številnih možnostih vodnih športov. Razen v primeru Bleda in Kranjske Gore, gre za butične destinacije z manjšimi namestitvenimi zmogljivostmi. Organizatorji, ki se odločijo za poslovna srečanja v alpskem in predalpskem svetu, iščejo bodisi odmik od mestnega vrveža, v primeru motivacijskih srečanj pa predvsem aktivno doživetje v naravi.
“Pri predstavitvah naših kongresnih in namestitvenih kapacitet na Brdu pri Kranju ter na Bledu osupljive slike naravnih lepot Parka Brdo v objemu Alp ter razgleda na blejsko jezero z Vile Bled govorijo močneje kot tisoč besed. Opažamo, da se številni tujci navdušujejo nad našimi naravnimi lepotami, čisto in zeleno okolico, pitno vodo ter tudi kratkimi razdaljami, na primer od letališča ali pa med eno in drugo znamenitostjo. Osupljiv razgled na naravo da našemu kongresnemu gostu piko na »i«, »wow« efekt, ki še dodatno nadgradi navdušenje nad brezhibno izvedeno storitvijo.” Janja Milič Velkaverh, marketing, JGZ Brdo “Bled je edina od treh vodilnih slovenskih kongresnih destinacij na območju Alp. Poleg dih jemajočih naravnih lepot, tradicije in kulturnega bogastva so prednosti destinacije njena dostopnost in bližina letališča, namestitvene kapacitete različnih kategorij, veliko število dvoran različnih velikosti, izkušena, strokovno usposobljena ekipa ter številne možnosti za izvedbo različnih incentive programov in team buildingov. Pri pridobivanju dogodkov vedno izpostavljamo tudi trajnostni vidik destinacije in ponujamo zelena srečanja, ki temeljijo na odgovornosti do okolja ter na lokalno obarvani gostinski ponudbi. Mednarodni organizatorji poleg zgoraj naštetih prednosti cenijo profesionalnost, prilagodljivost in prijaznost osebja, ki se trudi zadostiti najrazličnejšim zahtevam in željam po spremembah v zadnjem trenutku. Zadovoljni so tudi z razmerjem med kakovostjo in ceno. Udeleženci pa so vedno znova impresionirani nad naravnimi lepotami Bleda, cenijo dobro kulinariko, prijazne zaposlene in seveda se navdušijo nad blejsko kremšnito. Številni udeleženci se vsako leto vrnejo na Bled na dopust z družino.” Mojca Krašovec, direktorica hotelov, Sava Hoteli Bled
Srečanja na Obali in Krasu Portorož je ena od slovenskih destinacij z najdaljšo tradicijo organizacije poslovnih srečanj in tudi ena od najbolj priljubljenih med organizatorji. V kombinaciji s historičnim Piranom ponuja pestro paleto produktov za vse vrste poslovnih srečanj. Kombinacija poletnega množičnega turizma in izven sezonske kongresne dejavnosti pomeni odlično izkoriščenost kapacitet. Milejša mediteranska klima in ugodje, ki ga povezujemo z morjem, je zagotovo eden od dejavnikov, ki vplivajo na odločitev organizatorjev pri izbiri lokacije. Zelo pomembna je povezava z zaledjem, slovensko Istro in Krasom. V primerih večjih poslovnih srečanj so posamezni produkti (kraške jame, vinske kleti, kulinarična ponudba) lahko odlična dopolnitev Obali, po drugi strani pa se uveljavljajo kot samostojne butične destinacije, kot npr. Goriška Brda. Kras ima zaradi svoje neokrnjene narave idealne možnosti za različna motivacijska srečanja ob spoznavanju edinstvenih kraških pojavov kot je npr. Cerkniško jezero. Postojnsko jamo sicer bolj povezujemo z množičnim turizmom, vendar ponuja veliko možnosti za posebne motivacijske programe za poslovna srečanja.
Srečanja v termah in zdraviliščih “Primarni dejavnosti Krkinih term sta sicer zdraviliška in sprostitvena, storitve teh dveh sklopov pa predstavljajo pomembno dodano vrednost tudi na segmentu poslovnega turizma. Naša prednost je v celoviti ponudbi, individualnem pristopu in mirnem ter prijetnem okolju, ki spodbudno vpliva na kreativno delovno vzdušje. V Termah Krka menimo, da so v poslovnem turizmu v vsaki fazi procesa ključnega pomena kakovost, inovativnost, fleksibilnost in odličnost. Pričakovanja gostov so ključnega pomena, zato stremimo k temu, da izpolnimo čim več njihovih želja.” Nataša Mihajlović, prodaja – MICE, Terme Krka d.d. “Dogodki, srečanja, team-buildingi organizirani v Termah Čatež vedno dobijo drugačno, novo dimenzijo. Izvedba je obogatena s ponudbo sprostitve, športnih aktivnosti in zabave. Topli in zdravilni termalni vrelci unikatne Termalne riviere in zeleno okolje vznožja Gorjancev pričarajo dogodku prav poseben navdih. Organizatorji cenijo profesionalen pristop in izvedbo dogodka s strani ekipe Term Čatež, pomembna je enostavna logistika / dostop, v zadnjem času se vse bolj ceni tudi odmik od mestnega vrveža, pobeg ‘nazaj k naravi’.” Petra Močan, poslovni turizem – MICE, Terme Čatež d.d. Slovenske terme in naravna zdravilišča so v zadnjih desetletjih svojo osnovno ponudbo celovito dopolnila. Poleg tega, da imajo odlične kapacitete za organizacijo poslovnih srečanj, so zdravstvene storitve namenjene rehabilitaciji nadgradili s preventivnimi in welness programi, ki se odlično dopolnjujejo s potrebami sodobnih poslovnih gostov. Zaradi pomanjkanja časa za telesno aktivnost in sproščanja v vsakodnevnem življenju, je povezava poslovnega srečanja z učenjem zdravega načina življenja vedno bolj zaželjena kombinacija. Dostopnost slovenskih term je včasih dejavnik, ki oteži izbiro za mednarodna strokovna srečanja, na drugi strani pa stik z naravo odtehta oddaljenost in čas potovanja.
“Menimo, da je človeški faktor še vedno najmočnejši, saj smo predvsem ljudje tisti, ki sokreiramo izkušnjo na destinaciji. Če gledamo s povsem uporabniške izkušnje, pa je zagotovo privlačna naša pozicija v bližini mnogih letališč, vključno z letališčem Portorož ter seveda dejstvo, da smo hitro odzivni in vedno pripravljeni standardizirane storitve prilagoditi najzahtevnejšim organizatorjem s težnjo po »custom made« doživetjih na tej unikatni, dih jemajoči lokaciji.” Dagmar Pečovnik, vodja marketinga, Eurotas Hoteli d.o.o., Hotel Piran “Pri predstavitvi Portoroža izpostavim 3 glavne prednosti organizacije dogodka v naši destinaciji: “Value for money”: organizatorji dogodkov in udeleženci pogosto ne vedo kaj pričakovati od naše destinacije in je njihova predstava o Sloveniji zelo zgrešena. Največkrat so prijetno presenečeni nad infrastrukturo in nad izgledom destinacije. Po dogodku so izredno zadovoljni s kvaliteto storitev, in s cenami, pod katerimi te storitve nudimo. Prav tako povedo, da je bila organizacija dogodka, zaradi velike fleksibilnosti in odzivnosti, zelo olajšana.Varnost destinacije: Slovenija/Portorož velja za izredno varno destinacijo, kar igra danes pomembno vlogo za organizatorje. Raznolikost ponudbe: prednost Slovenije/Portoroža je pestra ponudba in kratke razdalje.” Mitja Žnidaršič, prodaja MICE, Lifeclass Hotels & Spa
Specializirane agencije in drugi ponudniki Indutrija poslovnih srečanj ne deluje brez infrastrukture (hotelov, kongresnih centrov, restavracij,...), prav tako pa ne deluje brez agencij, ki produkte povežejo v celoto, jih tržijo in izvajajo. PCO ali profesionalni kongresni organizator lahko sodeluje z naročnikom (društvom, združenjem, fakulteto,...) že pri pripravi kandidature za pridobitev kongresa oz. drugega strokovnega srečanja. Po pridobljeni kandidaturi pa svetuje in prevzame odgovornost za celotno organizacijo in izvedbo. Pri večjih kongresih se PCO agencije povežejo z DMC agencijami za izvedbo turističnega programa, logistike prevozov in namestitev. DMC agencija (destination management company) je specializirana agencija za poslovni turizem. Vloga DMC agencije je zaradi celovitega poznavanja destinacije ključna pri zasnovi in izvedbi motivacijskega (incentive) potovanja. DMC agencije ponujajo mednarodnim in lokalnim podjetjem tako imenovano »one stop shop« storitev, saj naročniku pri zasnovi in organizaciji motivacijskega potovanja ali srečanja zagotovijo vse storitve, ki jih slednji potrebujejo. Nekatere DMC agencije so specializirane tudi za izvajanje t.i. teambuilding programov za skupine in za druga motivacijska srečanja, ki jih za svoje zaposlene organizirajo predvsem podjetja. Event agencija - agencija za organizacijo dogodkov Agencije specializirane za organizacijo in izvedbo dogodkov, ki so lahko samostojni poslovni dogodki (predstavitev novih produktov, podjetij, obeležitev pomembnih dogodkov,…) ali družabni dogodki v okviru večjega kongresa ali konference. Event agencije pripravijo idejne predloge, scenarije, koordinirajo nastopajoče in poskrbijo za tehnično izvedbo dogodka. Kreativnost je tista odlika vsake event agencije, ki da dogodku težo in ga naredi enkratnega, saj je poslovni dogodek orodje, s katerim podjetje želi doseči določen učinek. Team building agencija Strokovni team building je v prvi vrsti izobraževanje zaposlenih, kjer se s pomočjo prepletanja različnih tehnik reševanja timskih nalog in interaktivnih delavnic izboljšuje zaupanje,
komunikacija, organizacija in motivacija timov. Spoznanja o sebi, sodelavcih in timu udeleženci prenašajo v prakso, v svoje delovno okolje. Profesionalna teambuilding agencija s pomočjo naročnika določi cilje, ki jih je mogoče izmeriti skozi analizo posameznikov in delovanja tima. Team building je lahko tudi zabavni team building, vendar mora imeti vedno jasno postavljene cilje, ki bodo podjetjem pomagala pri doseganju boljših poslovnih rezultatov. Agencije in podjetja, ki ponujajo posamezne storitve Kongresni urad poleg zgoraj navedenih ponudnikov produktov povezuje tudi ostale, zelo pomembne člene v verigi poslovnih srečanj, med katerimi so: • Catering podjetja, ki poskrbijo za izbor in pripravo vrhunskih jedi, prilagojeno konceptu in ciljem poslovnega srečanja. Velikokrat gre za catering na posebnih lokacijah, kjer je potrebno poskrbeti tudi za idejno zasnovo prostora. Pri pripravi jedi, izboru pijač in strežbi upoštevajo nove kulinarične trende, ki omogočajo profesionalno druženje – »networking«. Tako na družabnih kot na poslovnih srečanjih je kulinarična izkušnja ključnega pomena. Kadar gre za srečanja z mednarodno udeležbo, je namen kulinarike tudi promocija slovenskih jedi in vin, vedno večji poudarek pa je na trajnostnemu izboru in pripravi jedi. • Podjetja, povezana s prevozi udeležencev. Za mednarodne udeležence sta lokalna letalska družba in letališče velikokrat prvi stik z državo, ki ga lahko dobro izkoristimo za promocijo. Morda še bolj je za zadovoljstvo udeležencev poslovnih sračanj pomembna profesionalna organizacija prevozov z letališč v hotele in med različnimi lokacijami v času dogodka. Vedno bolj so iskane trajnostne oblike prevoza. • Tehnološka in tehnična podpora dogodkom. Danes verjetno ni srečanja, ki ne bi v času priprave ali izvedbe potrebovalo tehnične podpore. Cela paleta storitev, od marketinških orodij, do oblikovanja, tiska, projekcij, ozvočenja, osvetlitev,... je tudi del industrije poslovnih srečanj. Kongresni urad podpira in daje prednost domačemu znanju in novim tehnološkim rešitvam.
Slovenija: • 59 kongresnih krajev • 208 prizorišč • 833 dvoran • 98.541 kongresnih stolov
“Mednarodnim organizatorjem srečanj predstavljamo Slovenijo kot raznoliko butično destinacijo, kjer goste čaka bogastvo doživetij. V enem dnevu lahko doživijo panoramski polet s helikopterjem nad Alpami, se s starodobniki odpeljejo po stranpoteh in uživajo v zasebnem koncertu v čarobnem svetu Postojnske jame. Kot ena najbolj varnih destinacij v Evropi, ostaja Slovenija še vedno nepoznana destinacija za tuje goste in tako nudi prav poseben čar. Po naših dolgoletnih izkušnjah, so incentive in konferenčni gostje vedno presenečeni in popolnoma navdušeni nad Slovenijo.” Miro Hribar, direktor, Intours DMC
Vir: raziskava “Obseg dejavnosti in neposredni ekonomski učinki kongresnega turizma v Sloveniji”, 2014
PriloĹžnosti za destinacije in ponudnike
Kakšna je vloga kongresnih uradov Kongresni urad Slovenije je organizator poslovne borze Conventa, ki je v devetih letih delovanja v Slovenijo pripeljala 1887 organizatorjev dogodkov iz 47 držav.
Kongresni urad predstavlja glavno marketinško organizacijo destinacije in informacijsko točko za organizatorje dogodkov na nacionalnem, regionalnem ali mestnem nivoju. Glavna naloga kongresnih uradov je nudenje objektivnih in strokovnih informacij o kongresni ponudbi in vloga povezovalnega člena med ponudniki kongresnih storitev in organizatorji. Njihova naloga je tudi organizacija in izvedba trženja destinacije na ključnih tujih trgih. Pri tem usmerjajo in gradijo samozavest celotne destinacije in povečujejo njen ugled. Partnerstvo in sodelovanje s kongresnimi ponudniki je osnovna vrednota in ključ za uspešno delovanje. S partnerji kongresni uradi ustvarjajo sinergije in skupaj izboljšujejo prepoznavnost na trgu. Kongresni urad poleg tega načrtuje, upravlja in koordinira kongresno destinacijo. To področje je izjemno pomembno z vidika nosilne sposobnosti destinacije in skrbi za ravnovesje poslovnih ciljev med svojimi člani in javnim interesom. Večina kongresnih uradov sodeluje s ponudniki pri pripravi kongresnih kandidatur za mednarodna srečanja. Pri tem zagotavlja nevtralne destinacijske informacije. Vloga Kongresnega urada Slovenije je poleg tega še: 1. Trženje in promocija Slovenije v domačem in mednarodnem okolju za kongrese, konference, poslovna srečanja in motivacijska potovanja. 2. Razvoj kongresnih standardov in standardizacija članov ter dvig kakovosti kongresne ponudbe. 3. Profesionalizacija dejavnosti skozi izobraževanje in usposabljanje. 4. Mednarodne povezave in članstvo v združenjih ICCA, MPI, SITE in drugih združenjih. 5. Raziskave in razvoj navad in potreb kongresnih gostov ter ključnih tržišč ter identifikacija potencialnih dogodkov, primernih za Slovenijo. 6. Organizacija in izvedba študijskih potovanj po Sloveniji za tuje organizatorje. 7. Zagotavljanje in spodbujanje skladnega in kakovostnega razvoja destinacije skozi strokovno pomoč zaokroženim destinacijam pri vzpostavitvi lokalnega ali regionalnega kongresnega urada.
GLAVNE FUNKCIJE KONGRESNIH URADOV
SPODBUJANJE GOSPODARSKEGA RAZVOJA: Vzpostavljanje partnerstev in drugih oblik sodelovanja v sklopu dogodkov.
SPODBUJANJE RAZVOJA KONGRESNE DESTINACIJE: Spodbujanje razvoja kongresnemu turizmu primernih turističnih zmogljivosti, dogodkov, programov itd.
KOORDINACIJA KONGRESNE SKUPNOSTI: Koordiniranje, moderiranje kongresne in širše turistične skupnosti, svetovanje ter upravljanje odnosov.
PROMOCIJA IN LOBIRANJE: Lobiranje in promocija med političnimi, gospodarskimi in akademskimi skupinami ter med lokalnim prebivalstvom za povečanje prepoznavnosti kongresnega turizma.
FINANČNA POMOČ Finančna ali materialna pomoč pri pridobivanju srečanj.
TRŽENJE IN PROMOCIJA DESTINACIJE Komuniciranje in promocija Odnosi z javnostmi Sodelovanje z organizatorji, ki načrtujejo dogodek na destinaciji
GRADNJA IN IZBOLJŠANJE IMIDŽA DESTINACIJE
(Weber 2001; Bornhorst idr. 2010; Wang in Russo 2006)
V kateri del slovenske kongresne industrije sodite? Ključne aktivnosti se na kongresnem trgu dogajajo primarno na B2B (Business to Business) trgu. Zato je večina trženjskih aktivnosti usmerjena na komuniciranje s korporativnimi kupci in kupci združenj in kongresnimi posredniki.
MICE
Kratica se je uveljavila zaradi svojega pomena, saj najbolj plastično prikaže razsežnosti in strukturo kongresne industrije. Podrobnejši opis posameznih segmentov vam bo v pomoč pri odločitvi, kateri segmenti kongresnega turizma vam najbolj odgovarjajo.
M meetings = poslovna, korporativna srečanja Glavna ciljna skupina: mednarodna in lokalna podjetja, korporacije. Število udeležencev: manj kot 100 Vrsta lokacij: hoteli, posebna prizorišča
Značilnosti segmenta: 1. neposreden proces odločanja o dogodku , ki je kratkoročen, 2. krajši pripravljalni čas dogodka (krajši od 12 mesecev), 3. srečanja potekajo skozi celo leto, pomembna je bližina lokacije, 4. visok proračun na udeleženca, ki ga krije podjetje (zlasti višji proračun za gostinstvo in spremljevalni program), 5. trajanje 1 - 2 dni. Po podatkih Meet in Ireland je povprečna potrošnja na udeleženca 1.150 €.
I
incentives = motivacijska potovanja in srečanja Glavna ciljna skupina: Mednarodna in lokalna podjetja, korporacije. Število udeležencev: manj kot 100 Vrsta lokacij: Hoteli, posebna prizorišča Značilnosti segmenta: 1. neposreden proces odločanja o dogodku, ki je kratkoročen, 2. pomembno vlogo pri pripravi dogodka imajo incentive agencije, 3. srečanja potekajo skozi celo leto / pomembna je atraktivnost in dostopnost lokacije, 4. visok proračun na udeleženca, ki ga krije podjetje z namenom motiviranja zaposlenih in povečanja lojalnosti, 5. trajanje 2 - 4 dni. Po podatkih Meet in Ireland je povprečna potrošnja na udeleženca 1.350 €.
Po podatkih raziskave o profilu kongresnega gosta v Ljubljani leta 2008, ki je bila opravljena na segmentu združenj, kongresni gostje večinoma prihajajo iz Evropske unije ter so višje izobraženi posamezniki, zaposleni v privatnem sektorju.
C congresses / conventions = kongresi,
konference, konvencije Glavna ciljna skupina: mednarodna strokovna in interesna združenja Število udeležencev: razpon od 100 do več 1000 Vrsta lokacij: kongresni centri, javne in univerzitetne lokacije Značilnosti segmenta: 1. posreden in dolgoročen proces odločanja preko odborov in preko kongresnih kandidatur, 2. daljši pripravljalni čas dogodka (leto ali več); pomembno vlogo imajo PCO agencije in lokalni organizacijski odbor, 3. srečanja potekajo v glavni kongresni sezoni (pomlad, jesen), ki je tradicionalno vezana na akademsko leto, 4. proračun kongresa je odvisen od števila udeležencev, ki se glede udeležbe odločajo individualno, 5. trajanje 3 - 4 dni. Po podatkih Meet in Ireland je povprečna potrošnja na udeleženca 1.500 €.
E exhibitions / events = razstave, sejmi /
prireditve, dogodki Glavna ciljna skupina: podjetja, interesna združenja Število udeležencev: razpon od 100 do več 1000 Vrsta lokacij: kongresni centri, večji kongresni hoteli Značilnosti segmenta: 1. neposreden proces odločanja o dogodku, ki je kratkoročen, 2. pomembno vlogo pri pripravi dogodka imajo incentive agencije, 3. srečanja potekajo skozi celo leto / pomembna je moč destinacije, 4. manjši proračun na udeleženca, pogosto so na dogodkih spremljevalci, 5. trajanje 1 - 2 dni. Po podatkih Meet in Ireland je povprečna potrošnja na udeleženca 750 €.
Priložnosti za korporativne organizatorje Kongresni urad Slovenije je vir nevtralnih in strokovnih informacij o konferenčnih kapacitetah, ponudnikih storitev, motivacijskih in teambuilding programih ter drugi ponudbi za korporativna srečanja. Kaj lahko pričakujejo korporativni organizatorji od Kongresnega urada Slovenije: • neodvisne in strokovne informacije o slovenskih kongresnih ponudnikih, • objektivno in pravično posredovanje med kupci in ponudniki kongresnih zmogljivosti, • prihranek časa pri iskanju lokacije za naslednji dogodek, • dostop do dokumentov, predstavitev in marketinških materialov o Sloveniji, • najnovejše informacije o slovenski in svetovni kongresni industriji v obliki mesečnih e-novic,
• dostop do strokovnih informacij in podatkov preko spletne strani Kongresnega urada, ideje za organizacijo srečanja vse od teambuiding programov do tehničnih rešitev, • informacije o standardiziranih članih Kongresnega urada Slovenije, ki izpolnjujejo stroge kriterije standardizacije. Skozi različne projekte organizatorjem dogodkov omogočamo priložnosti za srečevanje z drugimi člani združenja in posamezniki, s tem pa možnosti za utrjevanje ali vzpostavljanje novih osebnih in poslovnih partnerstev.
Vsako leto se poslovne borze Conventa udeleži več kot 150 organizatorjev dogodkov iz Slovenije, ki na enem mestu najdejo informacije o organizaciji dogodkov, zanimivih lokacijah, trendih in koristne nasvete profesionalcev.
Priložnosti za strokovna združenja Kongresni urad Slovenije podpira mednarodne kandidature za kongrese. Uredi vse potrebno, da se Slovenija kot potencialna gostiteljica predstavi strokovno in všečno. Kaj lahko pričakujejo strokovni organizatorji kongresov od Kongresnega urada Slovenije: • neodvisnega in zaupnega svetovalca, ki bo razumel potrebe posameznega strokovnega organizatorja, • enostavnejši postopek izbire primerne lokacije in partnerjev, • analizo navodil za kandidaturo, • marketinško in promocijsko podporo kandidature, • pomoč pri izdelavi kandidaturnega dokumenta ali predstavitve (Bid Book),
• analizo konkurenčnih destinacij in oceno izvedljivosti kongresa, • podporo mesta in lokalnega turističnega gospodarstva, • evalvacijo stroškovnika kongresa, • organizacijo oglednega obiska, • organizacijo marketinške kampanje za pridobitev kongresa, • vse potrebne podatke o naši državi, kot so predstavitve, videoposnetki, mape, brošure in fotografije. Poznavanje destinacije, povezanost z lokalnimi partnerji in osebna obravnava vsake kandidature so prednosti, ki vam skupaj s timskim duhom slovenske kongresne industrije zagotavljajo konkurenčno prednost.
Kongresni urad Slovenije se lahko pohvali z uspešno pridobljenim kongresom o športni medicini.
Priložnosti za organizatorje iz javnega sektorja Kongresni urad Slovenije deluje v javnem interesu in ponuja podporo javnim inštitucijam pri realizaciji kongresnih projektov. Kaj lahko pričakujejo organizatorji iz javnega sektorja od Kongresnega urada Slovenije: • neodvisne in strokovne informacije o slovenskih kongresnih ponudnikih, • objektivno in pravično posredovanje med kupci in ponudniki kongresnih zmogljivosti, • vključevanje v evropsko mrežo partnerjev slovenske kongresne industrije, • sodelovanje na dogodkih Kongresnega urada Slovenije, • ažurne informacije o kongresni industriji na portalu Kongresnega urada Slovenije,
• različne oblike mreženja s člani, • priporočila v primeru javnih naročil na osnovi standardizacije kongresnih ponudnikov. Kongresni urad organizira ševilna strokovna izobraževanja, namenjena tudi organizatorjem srečanj iz javnega sektorja.
V sedmih letih se je v Ljubljani srečalo 899 razstavljalcev in 1.716 organizatorjev dogodkov iz 45 držav, ki so medsebojno sklenili 21.160 poslovnih sestankov. Organizatorji dogodkov ocenjujejo Convento z visoko povprečno oceno 4,42 (na lestvici do 5).
Predstavitev Kongresnega urada Slovenije in prednosti Ä?lanstva
Aktivno članstvo v Kongresnem uradu Slovenije S članstvom v Kongresnem uradu Slovenije boste pridobili možnost aktivnega sodelovanja v vseh trženjskih aktivnostih, ki potekajo pod blagovno znamko Slovenia Meetings. Vsi člani Kongresnega urada Slovenije so standardizirani v eni od naslednjih kategorij: Kategorija A: Kongresni urad (nacionalni, lokalni, regionalni) Kategorija B: PCO – profesionalni kongresni organizator Kategorija C: DMC – specializirana turistična agencija (Destination Management Company) Kategorija D: Agencija za organizacijo dogodkov (Event Agency) Kategorija E: Kongresni in razstaviščni center Kategorija F: Kongresni hotel Kategorija G: Hotel s konferenčnimi zmogljivostmi Kategorija H: Druge kongresne storitve Kategorija I: Prizorišča za posebne dogodke Kategorija J: Ostala prizorišča Na ta način se člani promovirajo in po kategorijah poteka posredovanje direktnih povpraševanj (RFP), ki jih prejme Kongresni urad Slovenije.
Aktivno članstvo partnerjem zagotavlja: • predstavitev na spletni strani Kongresnega urada, - objavo novic na spletni strani in na družbenih omrežjih (TW, FB, LN, IG),- predstavitev na uradnem nacionalnem turističnem portalu www. slovenia.info (Kongresi in srečanja), • možnost predstavitve v e-mesečniku, ki je poslan 700 domačim organizatorjem dogodkov, • možnost predstavitve v e-novicah Kongresnega urada, ki jih mesečno prejme preko 22.000 domačih in tujih organizatorjev poslovnih dogodkov in srečanj, • aktivno sodelovanje pri študijskih potovanjih, ki jih organizira Kongresni urad, • predstavitev na poslovnih delavnicah in borzah v tujini (ob doplačilu je možna vaša osebna prisotnost), • zastopanje interesov članov v okviru mednarodnih združenj (ICCA, MPI, SITE), • mreženje znotraj članstva, • izobraževanje delno brezplačno in delno proti doplačilu.
Slovenija se na mednarodnem trgu poslovnih srečanj in dogodkov skozi različne trženjske aktivnosti predstavlja s krovnim sloganom promocije slovenskega turizma »I FEEL SLOVENIA« (Slovenijo čutim), blagovna znamka SLOVENIA MEETINGS pa ga dopolnjuje s petimi vrednotami blagovne znamke, ki pripovedujejo zgodbo o raznolikosti, profesionalnem in osebnem pristopu, butičnosti destinacije, avtentičnosti in drugačnosti.
Dobro poznamo organizatorje poslovnih srečanj Temelj učinkovitega trženja Kongresnega urada je baza podatkov o mednarodnih in domačih organizatorjih. Danes je v bazo kupcev Kongresnega urada vključenih že več kot 22.000 organizatorjev poslovnih srečanj. Kongresni organizatorji so oblegani s ponudbami s celega sveta. Za komunikacijo z njimi so se za najbolj učinkovito orodje pokazala različna orodja neposrednega trženja in osebne prodaje. Kongresni urad zbira podatke o naročnikih na vseh kontaktnih točkah s kupci. Baza kupcev je navečji kapital Kongresnega urada in je nastajala vse od ustanovitve. Vključuje podatke z mednarodnih poslovnih borz, ki potekajo v tujini (IMEX, IBTM, The Meetings Show) in v Sloveniji (Conventa), in podatke udeležencev oglednih obiskov v Sloveniji ter kontakte iz drugih virov. Za izgradnjo baze podatkov je pomemeben tudi vsebinski marketing, kjer se ves čas dogaja konverzija vsebin v bazo
Kongresni urad je glavni organizator poslovne borze Conventa, ki upravlja z bazo preko 69.000 organizatorjev dogodkov. Tudi na tej platformi redno poteka direktno komuniciranje s kupci.
potencialnih kupcev. S tem prihajamo do kupcev, ki so pisani na kožo kongresni zgodbi Slovenije. Komuniciranje s posameznimi ciljnimi skupinami poteka preko različnih aktivnosti, ki se običajno začnejo s temeljito raziskavo o kupcih. Z uporabo orodij direktnega marketinga želimo vzpostaviti osebno srečanje na eni od poslovnih borz v tujini, v nadaljevanju pa gosta pripeljati na ogledni obisk destinacije. Kongresni urad Slovenije skupaj s člani vsako leto organizira poslovne borze, MICE delavnice, študijska potovanja in ostale trženjske dogodke na ključnih ciljnih trgih. Pregled nekaterih ključnih neposrednih trženjskih aktivnosti Urada: • udeležba na svetovnih kongresnih borzah IMEX Frankfurt, IBTM World Barcelona, The Meetings Show London, IMEX America Las Vegas, • udeležba na regijski borzi Conventa, • različne delavnice na ključnih kongresnih trgih (Pariz, London, Bruselj), • vsakoletni ogledni obisk Slovenije (Fam trip “Best of Slovenia”), • regijska študijska potovanja.
Inovativen vsebinski in digitalni marketing Ustvarjanje priložnosti in navduševanje danes poteka predvsem na digitalnih platformah. Te pa so lačne dobrih zgodb in kakovostnega vsebinskega marketinga. Med neštetimi destinacijami na področju kongresnega turizma je prepoznavnost ključna konkurenčna prednost. Kongresni organizatorji nimajo prav nobene možnosti, da nas prepoznajo kot pravo izbiro, če nas ne ločijo od ostalih destinacij. Razlikovanje lahko dosežemo le skozi kakovostne in ciljno usmerjene zgodbe in lastne digitalne komunikacijske platforme.
Vlaganje kongresnih kandidatur vključuje vse elemente vsebinskega marketinga. Uspešnost kandidature je v veliki meri odvisna od načina, kako je pripravljena in predstavljena zgodba destinacije. Velikokrat prav vsebinska začimba pretehta v prid destinacije.
Tega se zaveda tudi Kongresni urad Slovenije, ki na tem področju velja za enega vodilnih uradov v Evropi. Skozi leta smo vzpostavili lastno uredniško in vsebinsko politiko, zato našim zgodbam zaupajo mednarodni kongresni organizatorji. Inovativni vsebinski in digitalni marketing poteka preko naslednjih platform: • spletni portal www.slovenia-convention.com: digitalno sidro za komuniciranje povprečno dnevno obišče 150 kongresnih organizatorjev, • e-mesečnik v angleškem jeziku: novice prejema preko 22.000 domačih in tujih organizatorjev dogodkov, • e-mesečnik v slovenskem jeziku: novice prejema 700 domačih organizatorjev dogodkov, • revija Kongres: uradno glasilo Kongresnega urada, kjer Kongresni urad sodeluje pri kreiranju zgodb, • družabna omrežja: preko lastnih družabnih omrežij ustvarjamo zavedanje o Sloveniji kot kongresni destinaciji. Omrežja so ojačevalci naših kongresnih zgodb. Poleg tega dnevno komuniciramo s tujimi in domačimi strokovnimi mediji in jim posredujemo resnične in verodostojne zgodbe o slovenski kongresni industriji.
Partnerstvo in povezave v mednarodnih združenjih Kongresni urad Slovenije je član številnih mednarodnih združenj ter ustanovni član novega strateškega zavezništva evropskih nacionalnih kongresnih uradov. Svoje člane zastopa v naslednjih združenjih:
14. april je bil lani razglašen za Svetovni dan industrije srečanj (Global Meetings Industry Day). To je poseben dan za povečanje prepoznavnosti in pomena dejavnosti, ki povezuje industrijo srečanj po celem svetu.
ICCA (International Congress and Convention Association) ICCA je mednarodno združenje kongresnih organizatorjev. Gre za eno najbolj uglednih organizacij, ki deluje na področju mednarodnih srečanj. Med njenimi člani najdemo glavne predstavnike iz vseh področij industrije srečanj. ICCA je resnično globalna organizacija, saj ima več kot 800 članov v 80 državah po vsem svetu. Sedež združenja je v Amsterdamu na Nizozemskem, pisarne pa ima organizacija še v ZDA, Maleziji ter Urugvaju.
MPI (Meeting Professionals International) Velja za največje strokovno združenje na svetu. Ustanovljeno je bilo leta 1972 z namenom zagotavljanja inovativnega izobraževanja, mreženja in poslovnih srečanj za individualne člane. Danes je v združenje vključenih 60.000 članov v 90 sekcijah in klubih v 24 državah sveta.
Zelena srečanja v Sloveniji
Strateško zavezništvo kongresnih uradov Zavezništvo, ki podpira partnerstva med kongresnimi uradi evropskih držav ter ohranja in krepi položaj Evrope kot najboljše kongresne destinacije na svetu. Namen zaveznišva je spodbujanje izmenjave znanja in okrepitev dostopa do ključnih trgov.
Zeleni oziroma trajnostni kongresni turizem upošteva načelo prihodnosti s ciljem, da sedanje ekonomske aktivnosti povečujejo blaginjo prebivalstva in ohranjajo naravne vire za prihodnje generacije. Slovenija ima trajnostnemu turizmu naklonjene primerjalne prednosti, kot so gozdnatost države, bogastvo živalskih in rastlinskih vrst, neoporečnost pitne vode. Zeleni kongresni turizem je trend. V svetovnem merilu je trend, ki mu v vse večjem obsegu sledijo in v trajnostne ukrepe investirajo agencije, organizatorji srečanj, hotelske verige, turistični in kongresni uradi. V Sloveniji se vedno bolj zavedamo, da lahko trajnostni kongresni produkti v večji meri zadovoljijo potrebe organizatorjev srečanj, ki s tem povečujejo tudi svoj ugled in konkurenčnost. Kongresni urad je že leta 2011 pripravil priporočila za organizacijo zelenih srečanj, s katerimi nagovarja organizatorje, da NAČRTUJEJO aktivnosti po načelih trajnosti, jih IZVEDEJO in po zaključku OCENIJO, kako uspešni so bili izvedeni ukrepi.
SITE (Society for Incentive Travel Excellence) Združenje je bilo ustanovljeno leta 1973 in združuje različne profesionalce, ki delujejo na področju motivacijskih potovanj. 2000 članov je organiziranih v 28 lokalnih sekcijah iz 90 držav.
Ljubljana je prejela naziv Zelena prestolnica Evrope 2016. Po mnenju Evropske komisije je med ocenjevanimi kandidati naredila največ sprememb v pravo smer v najkrajšem časovnem obdobju. Mesto Ljubljana je trajnostni razvoj mesta z oblikovanjem Vizije Ljubljana 2025 zasnovalo že leta 2007. Trajnostne ukrepe pri organizaciji dogodkov lahko načrtujemo pri: • izbiri prizorišča in hotelov, kjer upoštevajo minimalne trajnostne standarde (ravnanje z energijo, z odpadki, z vodo, hrano, …), • prevozu udeležencev na prizorišče (javni prevoz, vozila, ki proizvajajo manj emisij), • prehrani udeležencev (uporaba lokalne, sezonske hrane, pravilno načrtovanje količin), • komunikaciji z udeleženci (uporaba elektronskega obveščanja, namesto tiskanih obvestil, obveščanje udeležencev o trajnostnih ukrepih in na koncu o rezultatih), • materialih za udeležence (uporaba torb in imenskih priponk iz recikliranega materiala ali okolju prijaznega materiala, darila za udeležence lokalnega izvora, s čim manj embalaže), • tehnični izvedbi dogodka (uporaba okolju prijaznih materialov za razstavo, dekoracijo odra, uporaba energijsko varčnih sistemov).
10 let Kongresnega urada Slovenije
Ni težko najti treh stvari, ki navdušijo v Sloveniji. Najbolj prijazni ljudje, ki si jih lahko zamisliš. Čudovita narava, kjer smo hodili po gorah, ob jezerih in se spustili po reki. In zdaj sem odkril še Ljubljano, to malo skrinjico z dragulji. To je resnično butična destinacija in trudimo se, da bi jo čim bolje prodajali. Hugo Slimbrouck, direktor strateških partnerstev, Ovation Global DMC
Prva stvar, ki me je navdušila v Sloveniji, so zagotovo ljudje, čudoviti, preudarni, prijateljski. Druga je pokrajina; že ko se spuščaš proti ljubljanskemu letališču, vidiš gozdove in gore vse naokrog. Neprecenljivo! In tretja stvar je čudovito mestece Bled, ki ga morate obiskati, če ga še niste. Carina Bauer, generalna direktorica IMEX
Že ob prvem obisku Slovenije lahko rečem, da mi je zelo všeč. Je zelo avtentična, izjemno prijazna in zelo zelena. Aoife Delaney, direktorica prodaje, Ovation Global DMC
10. letnica
Kongresnega urada Slovenije
Kredibilnost - Profesionalnost - Osebni pristop
Kongresni urad Slovenije je pred kratkim praznoval 10-letnico delovanja. Ideja o ustanovitvi Kongresnega urada sega v leto 2003, ko se je pojavila možnost, da kongresno industrijo povežemo v okviru takratne politike industrijskih grozdov. K projektu je pristopilo petnajst takrat vodilnih slovenskih kongresnih ponudnikov, ki so leta 2005 ustanovili Zavod-Kongresnoturistični urad Slovenije. Po desetletju je osnovni cilj urada v celoti izpolnjen. Zastavili smo si namreč cilj, da Kongresni urad Slovenije postane prvi kongresni urad po kakovosti storitev, zadovoljstvu partnerjev ter odličnosti komuniciranja. Načrt je vključeval vrsto aktivnosti vse od razvoja blagovne znamke do številnih izvedenih trženjskih projektov. Velika strokovna prelomnica je bila izvedba standardizacije članov, ki je bila uspešno zaključena leta 2008. Temu je sledil razvoj osrednjega trženjskega dogodka urada Conventa, s čimer prispevamo tudi k razvoju in promociji širše kongresne regije. Dogodek je danes zapisan v evropski kongresni koledar kot eden najpomembnejših poslovnih dogodkov.
Slovenski kongresni urad danes povezuje 60 kongresnih ponudnikov in predstavlja Slovenijo kot kongresno destinacijo organizatorjem srečanj po celem svetu in po mnenju mednarodne strokovne javnosti opravlja svoje delo zelo dobro. Kongresni turizem je eden ključnih produktov slovenskega turizma. “Uspešnost članstva v Kongresnem uradu Slovenije je odvisna predvsem od aktivnega sodelovanja z Uradom in udeležbe na trženjskih in izobraževalnih dogodkih. Zavedamo se, da je interes članov povečati prihodke in uspešnost na področju poslovnih srečanj. Za vse ideje in nasvete smo vam na Kongresnem uradu Slovenije z veseljem na voljo. Zavedamo se, da bomo s skupnimi močmi še boljši!” Miha Kovačič, direktor Kongresnega urada Slovenije
Predstavitev ekipe KUS Miha KOVAČIČ, MBA Direktor E-mail: miha.kovacic@slovenia-convention.com Tel: +386 (0)1 569 1262
Azra BOTONJIĆ Vodja marketinga E-mail: azra.botonjic@slovenia-convention.com Tel: +386 (0)1 569 1260
Jasna JAŠIČ Vodja projektov E-mail: jasna.jasic@slovenia-convention.com Tel: +386 (0)1 569 1260
Primer iz prakse: kako smo pridobili Kongres o športni medicini Septembra 2016 je Slovenija na 34. svetovnem kongresu medicine športa uspešno kandidirala za evropski kongres o športni medicini. Kongres bo močno prispeval k prepoznavnosti Slovenije in je veliko priznanje slovenski stroki. Sam proces kandidature je bil zelo kompleksen, pomembno vlogo pa je odigral Kongresni urad Slovenije v sodelovanju s Slovenskim združenjem za medicino športa. Pogled v zakulisije priprave kandidature pokaže na pomembno vlogo, ki jo v podobnih situacijah opravlja Kongresni urad Slovenije, ki je celotno podporo zagotovil brezplačno. Sama kandidatura je šla skozi naslednje faze: Faza 1: Analiza postopka kandidature V tej fazi je Kongresni urad proučil ključne kriterije in postopke odločanja. Pridobil je informacije PCO agencije, ki je organizirala zadnji kongres. Na osnovi pozitivnega mnenja je bila sprejeta odločitev o pripravi ocene izvedljivosti. Faza 2: Ocena izvedljivosti projekta V tej fazi je Kongresni urad v postopek vključil oba certificirana člana Kongresnega urada Slovenije (PCO-ja), ki sta pripravila finančno oceno projekta. Šele na osnovi pozitivnega mnenja se je postopek uradno začel.
“Kongresni urad Slovenije je odigral ključno vlogo, da se je naše združenje odločilo za kandidaturo za Evropski kongres medicine športa. Nudil nam je vso strokovno pomoč, da smo izbrali tehničnega organizatorja kongresa (PCO), našli primerno prizorišče za izvedbo dogodka in pomagal pri pripravi zmagovalne kandidature Slovenije. Z velikim veseljem priporočam Kongresni urad Slovenije vsem, ki imajo možnost kandidirati za mednarodni znanstveno-strokovni dogodek.” Doc. dr. Petra Zupet, dr. med., prof. šp. vzg. Predsednica Združenja medicine športa Slovenije
Faza 7: Marketinška pomoč za kandidaturo Priprava promocijskih materialov in sodelovanje pri predstavitivi kandidature. Faza 8: Analiza kandidature Po vsaki kandidaturi pripravimo analizo, ki je osnova za naslednjo zmago na kongresnih kandidaturah. Posebej smo pozorni na aktivnosti konkurenčnih destinacij, pridobljeno znanje pa vgradimo v naše prihodnje kandidature.
Faza 3: Izbira PCO-ja Kongresni urad je skupaj s strokovnim organizatorjem izvedel razpis za uradnega PCO-ja, ki je bil izbran na osnovi sklepa Sveta strokovnega združenja.
K uspešnosti kandidature je prispevalo veliko dejavnikov: ustreznost destinacije, zaupanje strokovnega združenja, strategija kongresa združenja, podpora lokalnega članstva, dobro razmerje med ceno in kakovostjo, atraktivnost destinacije, verjamemo pa, da tudi profesionalnost in sistematičen pristop Kongresnega urada Slovenije.
Faza 4: Taktični načrt Kongresni urad je sodeloval v fazi analiz konkurenčnih destinacij in zagotovil pomembne informacije iz ozadja. Na tej osnovi je nastal taktični načrt priprave kandidature.
Na področju kandidatur Kongresni urad Slovenije v sodelovanju s svojimi partnerji zagotavlja celovite rešitve. Pri tem pa vsakega naročnika obravnavamo individualno z občutkom za posamezne detajle.
Faza 5: Poslovna mreža v podporo kandidature Za potrebe kandidature je Urad zagotovil celotno strokovno pomoč članov in po spremembi lokacije dogodka v hipu organiziral mrežo partnerjev na alternativni lokaciji.
Kongresni urad je neodvisni in zaupni svetovalec strokovnih združenj, ki zastopa celotno slovensko kongresno industrijo.
Faza 6: Priprava kandidature Izbrani PCO je v sodelovanju s strokovnim organizatorjem pripravil kandidaturo, ki je bila predstavljena na Svetovnem kongresu športne medicine.
KONGRESNI URAD SLOVENIJE Vošnjakova ulica 1, Sl-1000 Ljubljana W: www. slovenia -convention .com E: info@slovenia-convention.com T: 01 569 12 60 Facebook: @SloveniaMeetings Twitter: @SloMeetings Instagram: sloveniameengs LinkedIn: Slovenian Convention Bureau Issuu: lssuu.com/slovenianconventionbureau
Izdal: Zavod-Kongresnoturistični urad Slovenije, za: Miha Kovačič, direktor Urednik: Gorazd Čad, Toleranca marketing d.o.o. Teksti: Gorazd Čad in arhiv Kus Oblikovanje: Nuit d.o.o. Tisk: Birografika Bori d.o.o. Avtorji fotografij: Naslovnica: Jani Ugrin Ostale fotografije: Jani Ugrin, Mediateka STO, arhiv Conventa in Toleranca marketing Ljubljana, marec 2017 Naklada: 500 izvodov