SVET DOGODKOV

1

sv et d o g o d kov ČASOPIS O PRIPRAVI NEPOZABNIH DOGODKOV

š t evi l ka l e t nik

j an u ar

POGOVOR z glavnim izvršnim direktorjem Union hotelov, Matejem Rigelnikom PRESENETLJIVA MOČ DOGODKOV – zgodovinski utrip EKSKLUZIVNO: mnenja najboljših o dogodkih, doživetju blagovnih znamk in izkustvenem marketingu BODIMO DRUŽABNI: hiter vodič po družabnih medijih za organizatorje dogodkov NOVI KONCEPTI za ustvarjanje dogodkov

01 01 2018

PODNEVI URADNI DOGODEK, PONOČI ZABAVA, VES ČAS POPOLNA IZKUŠNJA. Doživite nov dogodkovni koncept v dvorani hotela Lev.

+386 1 308 7000 lev@union-hotels.eu www.union-hotels.eu

HL_Toleranca Marketing 204x255mm.indd 6

12.1.2018 11:18:04

3

uvodnik

Nočemo dolgočasnih dogodkov

4

drugačni dogodki

Zakaj potrebujemo drugačne dogodke novi koncepti za ustvarjanje dogodkov

Pogovor z glavnim izvršnim direktorjem Union hotelov, Matejem Rigelnikom Pogovor z Gorazdom Čadom, urednikom revije Kongres in so-ustanoviteljem borze Conventa v zakulisju

V zakulisju dogodka Conventa Crossover moč dogodkov

Presenetljiva moč dogodkov … zgodovinski utrip

5

nenavadnih idej

5 nenavadnih idej za popestritev vaših dogodkov pogovori z navdihom za organizatorje

Natalija Bah Čad, vodja kongresnih projektov Nuša Šolar, direktorica prodaje in marketinga Union hotelov triki in nasveti

Kako ustvariti pristno vzdušje na dogodku Bodimo družabni: Hiter vodič po družabnih medijih za organizatorje dogodkov Pogovor s Tino Ramujkić: Kako narediti dobro fotografijo ekskluzivno: mnenja najboljših

Spomin in čustva so nujni elementi utrjevanja blagovne znamke Dogodek ni več samo v funkciji posrednika, ampak tudi sporočila in ponudnika vsebine Izkustveni marketing gre dlje od fizičnega dogodka Žive izkušnje stimulirajo štiri čute – sluh, vid, voh, tip svet dogodkov časopis o pripravi nepozabnih dogodkov

01 l e t nik 0 1 j an u ar 2 0 1 8

š t evi l ka

Založnik: Toleranca Marketing d.o.o.

Urednika: Jasmina Jerant, Gorazd Čad Naslovnica: Tina Ramujkić Oblikovna zasnova in prelom: Špela Drašlar Prevodi: Jasmina Jerant Lektoriranje: Jasmina Jerant Produkcija: Toleranca Marketing d.o.o.

Tisk: Tiskarna knjigoveznica Radovljica d.o.o.

Uredništvo ne odgovarja za izrazje in jezik v oglasih in prispevkih, ki so jih pripravile tretje osebe.

scena: napotki za moderiranje dogodkov

Pogovor: Jan-Jaap In der Maur

5

vsakodnevnih nasvetov

5 vsakodnevnih nasvetov za nepozabne dogodke zgodba

Pogovor z Melindo Rebrek o LJFW kongresna zvezda

Conventa Best Event Award 2016

2016

inovativen prostor za kreativne dogodke

Hotel Lev – inovativen prostor za kreativne dogodke primer iz prakse

Borza Conventa 2017 v organizaciji Tolerance Marketing popestritev

nastopi za popestritev dogodkov

6 9 10 12 15 16 17 17 18 22 28 20 20 21 21 24 26 27 30 31 34 33

4

uvodnik

avtor: Gorazd Čad – urednik revije Kongres in so-ustanovitelj borze Conventa

foto: Katja Jemec, Shutterstock

nočemo

dolgočasnih dogodkov

„POWER TO THE MEETINGS“ Metodologija za ustvarjanje nepozabnih dogodkov Na dogodkih si praviloma želimo navdušenih in ne zgolj zadovoljnih udeležencev.

Moč dogodkov se skriva v dejavnem soustvarjanju in stiku udeležencev z idejo avtorjev in ustvarjalcev dogodka. Kreativni trenutek, ko se med udeleženci in ustvarjalci dogodka zaiskri od pozitivne energije, je omejen in prav zato zahteva pozorno planiranje.

Proces načrtovanja dogodkov smo v naši agenciji poimenovali „Power to the meetings“. Tudi pri dogodkih potrebujemo zelo trdno okostje za dobro kompozicijo dogodka. Metodologija, ki jo uporabljamo, temelji na dolgoletnih izkušnjah in je navdihnjena z dansko metodologijo Meetovation. Za razvoj pozitivne izkušnje udeležencev sledimo logičnim fazam, ki jih s pomočjo različnih orodij integriramo v vsak dogodek, pri čemer sledimo določenim pravilom, ki se jih moramo obrtniško priučiti.

1 CONTENT / ZGODBA Skrivnost in bistvo dogodkov ostajajo dobre zgodbe. Najboljše so preproste, jasne in iskrene. Osnovna zgodba mora udeležence zagrabiti že ob prvem stiku, saj nagovarja dušo in srce. Zgodbe so tiste, ki ločijo kongresne logiste od kongresnih arhitektov. Prvi so pristaši uhojenih poti, drugi iščejo in ustvarjajo nekaj novega, strastnega in zanimivega.

Praktično orodje: Vsebinski kanvas dogodka 2 PARTICIPANT JOURNEY / IZKUŠNJA UDELEŽENCA V tej fazi si konceptualno zamislimo uporabniško izkušnjo udeleženca dogodka. Po korakih vodimo udeleženca skozi vse izkušnje, ki so zapisane v obliki scenarija. Vanj vključimo tudi uporabniško izkušnjo na področju komuniciranja. Scenarij na koncu testiramo na skupini testnih udeležencev.

Praktično orodje: Scenarij uporabniške izkušnje 3 BRANDING / ZNAMČENJE DOGODKA Branding je orodje izgradnje prepoznavnosti dogodka s pomočjo imena, grafične podobe in simbolov kot nekakšen prstni odtis željene identitete dogodka. Je del identitete, kot so ga razumeli ali dekodirali udeleženci, in predstavlja zelo pomemben del razvoja dogodka. Rezultat domišljenega brandinga je ugled kot konkretno merilo branda in imidža dogodka.

Praktično orodje: Brief blagovne znamke dogodka

uvodnik

4 RHYTHM / RITEM DOGODKA Z ritmom grupiramo dele dogodka v smiselno časovno zaporedje. Namesto tonov uporabljamo programske sklope z večjo in manjšo pozornostjo udeležencev. Ljudje na ritem reagiramo nagonsko, zato je razmišljanje o ritmu dogodka ena od elementarnih nalog organizatorja dogodka.

Praktično orodje: Programska shema 5 CREATIVE SETUP / VIZUALIZACIJA DOGODKA Vzpostaviti je potrebno primerno okolje, da na dogodku steče debata med udeleženci, predavatelji pa so predvsem motivatorji in provokatorji. Različni modeli ureditve prostorov kot so „open space“, „open fishbowl“ ali „word caffe“ bodo takoj izboljšali komunikacijo in jo spravili na precej višji nivo kot v klasični razredni postavitvi. Izkušnje v sodelovanju z arhitekti vizualiziramo in pripravimo za izvedbo.

Praktično orodje: Vizualizacija prostora (tlorisi, 3D animacije) 6 SPEAKERS MANAGEMENT / PRIPRAVA PREDAVATELJEV Kot organizatorji moramo dobro poskrbeti za predavatelje. V ospredju ni samo prenos znanja in izkušenj. Pomembno je, da v svoje delo vključijo elemente interakcije z udeleženci. Glede na cilje dogodka priporočamo različne formate prezentacij (PechaKucha, Tedx, elevator pitch, ...). Sestavni del te faze je zagotovitev primernega moderatorja dogodka.

Praktično orodje: Navodila za predavatelje 7 CO-CREATION / AKTIVNA UDELEŽBA Največ se naučimo, če nekaj naredimo sami. Po našem mnenju je pogoj za aktivno sodelovanje udeležencev uporaba metode izkustvenega učenja. Pred tem moramo raziskati in dobro poznati potrebe udeležencev. Ta del projekta zahteva skrbno načrtovanje, pri čemer izhajamo iz vsebine, ki jo tudi s pomočjo različnih metod (delavnice, hand zone) in tehničnih pripomočkov približamo udeležencem (Sli.do).

Praktično orodje: Dispozicija izkustvenih točk dogodka 8 AUTHENTICITY / PRISTNO VZDUŠJE Pristno je vse tisto, kar je avtentično. Vsi radi iščemo in izumljamo enkratna doživetja, ki niso prav nič drugega kot avtentične in rahlo nostalgično začinjene zgodbe. Pristna kulinarika, avtentična glasba, posebna zgodovinska prizorišča in kulturna zgodovina so jedro vsakega dobrega dogodka od incentivov do velikih kongresov. Udeleženci se radi vračajo nazaj k naravi, plačujejo za spoznavanje avtentičnega načina življenja, občutkov, vonjev in prostorov.

Praktično orodje: Matrika „Off the beaten MICE track“ 9 GREEN THINKING / ZELENA SREČANJA Naša agencija je avtor priporočil za organizacijo zelenih srečanj, ki jih kot standard uporablja Kongresni urad Slovenije. Naročnike vzpod-

bujamo, da skupaj načrtujemo, izvedemo in po zaključku ocenimo ukrepe. Trajnostne ukrepe uveljavljamo pri izbiri prizorišč, prevoza udeležencev, prehrane udeležencev, komunikacije z udeleženci, materialov za udeležence in tehnični izvedbi dogodka Praktično orodje: Matrika trajnostnih ukrepov pri organizaciji dogodkov 10 ROI / DODANA VREDNOST Udeležba na dogodkih je pod drobnogledom, marketinški proračuni se krčijo in direktorji zahtevajo maksimalen ROI. Tistega, česar ne moreš meriti, ne moreš upravljati, zato z usmerjenimi anketami med ključnimi deležniki redno preverjamo njihovo zadovoljstvo.

Na strani udeležencev se vse začne z jasnimi cilji in pričakovanji. Če ni ciljev, je lahko vse dobro. Postavitev ciljev je na prvem mestu, saj šele potem lahko izmerimo, kaj smo zares dosegli. Pomemben del zagotavljanja visoke donosnosti je tudi splošen občutek kakovosti.

Praktično orodje: Ankete za merjenje ROI dogodkov

Energetska začimba: ROCK‘N‘ROLL Uspešni organizatorji dogodek organizirajo z veliko ljubezni in pozitivne energije. Znati je potrebno poskrbeti za pretok energije med organizatorji in udeleženci, med predavatelji in publiko, med sponzorji in udeleženci.

Kongresne prostore urediti pretočno kot na rockovskih festivalih ali velikih letališčih.

Predvsem pa do dobre energije pridemo, če obvladujemo tri osnovne elemente dogodkov.

Prvi je element presenečenja. Nekateri ga imenujejo tudi prvi vtis. Drugi del je danes še kako pomembna komunikacija, ki pred, med in po dogodku prenaša energijo vse tja do hibridnih socialnih višav moderne komunikacije. Tretja pa je učinkovita dramaturgija, ki vključuje scenografijo ambienta, postavitev odra, design dvoran, luči in za rokerje tudi prave rokerske kongresne rife ali drugače: vsak dogodek mora imeti svojo barvo zvoka.

5

6

drugačni dogodki

avtor: Gorazd Čad – urednik revije Kongres in so-ustanovitelj borze Conventa

foto: arhiv Conventa in Conventa Crossover

zakaj

potrebujemo drugačne dogodke Dobro vzdušje, dobri odnosi, odličen dogodek

Pogledi in praksa organizacije dogodkov so se v zadnjem času temeljito spremenili.

Glavni razlog za spremembo načina organizacije dogodkov so spremembe, ki sta jih sprožili izrazito hitra družbena digitalizacija in atomizacija družbe.

V trendu so dogodki, ki udeležencem poleg druženja omogočajo tako sodelovanje v družbenih spremembah kot tudi osebno realizacijo, ki je družabna omrežja, kljub lažnemu občutku povezanosti in družabnosti, ne omogočajo. Pa tudi zaradi preprostega dejstva, da smo ljudje družabna bitja in se preprosto želimo družiti.

Vrhunski dogodki zahtevajo ogromno energije, dela in ne prenesejo površnosti. Najboljši so tisti, ki so organizirani z ogromno empatije in srčnosti s strani organizatorjev. Na osnovi ankete, ki smo jo med udeleženci dogodkov izvedli poleti 2017, smo izluščili nekaj razlogov, ki potrjujejo potrebo po spremembi načina organizacije dogodkov.

Želja po osebni rasti in napredovanju Danes udeleženci na dogodkih pričakujejo doživljajsko učenje, ki se močno razlikuje od tradicionalnih formalnih metod dogodkov. Obdobje predavateljev kot prenašalcev informacij in udeležencev kot pasivnih prejemnikov znanja je definitivno minilo. Osebna rast je po mnenju anketirancev možna predvsem v okviru neformalnih oblik učenja in druženja.

Predavatelj je moderator Klasično frontalno podajanje snovi je enosmerno in ni interaktivno.

Pomembno je, da dobro pripravljen predavatelj postane moderator, organizator in mentor, ki uporablja različne metode in tehnike. S tem udeležencem omogoča pridobivanje novega znanja na osmišljenih izkušnjah. To je hkrati tudi eden izmed najpomembnejših gradnikov sodobnega pristopa k organizaciji dogodkov.

Komunikacije ni nikoli dovolj Udeleženci pričakujejo, da bo komunikacija na dogodku potekala ves čas, saj prav to vpliva na raven zaupanja v dogodek. Ustrezna in pravočasna distribucija informacij je postala ključna in na dolgi rok pomaga pri ustvarjanju odnosov med udeleženci in z organizatorji.

Aktivna vpletenost udeležencev Proces, ki ga pričakujejo udeleženci, je ustvarjalna, aktivna, pozitivna in vzpodbudna izkušnja. Na ta način se izkušnja pretvori v novo znanje, spretnost in tudi v vrednote. Udeleženci se želijo spremeniti iz pasivnih v sodelujoče ter prevzeti odgovornost za uspeh in rezultate.

Veselje do druženja Ljudje imamo potrebo po pripadnosti, ljubezni, svobodi in zabavi.

Z vidika organizatorjev dogodkov je pomembno, da omogočimo zadovoljitev teh potreb. Trend gre v smeri, da je vedno več časa namenjenega organiziranemu mreženju in manj časa predavanjem.

Kreativnost Organizacija dogodkov je kreativen proces in neke vrste umetnost.

Glede na pestrost metod, ki jih lahko uporabimo, ne bo težko izbrati kombinacije metod, s katero bomo zagotovili pozitivno in kreativno izkušnjo, ki jo danes udeleženci pričakujejo kot del izkušnje.

Tehnični napredek Napredek na tehničnem področju je bistveno hitrejši od sprememb v medčloveških odnosih. Kljub temu udeleženci pričakujejo, da bomo napredne tehnologije v veliki meri vključili v organizacijo dogodkov.

Ker je navada železna srajca, je še vedno veliko dogodkov, ki jih delamo po ustaljenih vzorcih in modelih. Rezultat so suhoparni in dolgočasni dogodki. Vsaka sprememba je zahteven proces, vendar nujna za razvoj industrije dogodkov. Če boste s svojim dogodkom vztrajali v coni udobja, se vam zlahka zgodi, da vam bodo vaši zvesti udeleženci nekega dne obrnili hrbet.

Za spremembo organizacije dogodkov pa je potreben čas, vendar se praktično vsi, ki se srečajo z drugačnim načinom organizacije, ne želijo več ukvarjati z dolgočasnimi formati srečanj. Ko aktiviramo vse kanale za sprejemanje znanja, poti nazaj ni več. Učimo se namreč tudi s srcem in ne samo z razumom.

Z veliko gotovostjo pa potrjujemo, da se je metoda Power to the meetings v praksi izkazala kot zelo učinkovita orodjarna za spremembo načina organizacije dogodkov. To potrjujejo tudi odlični rezultati, ki smo jih dosegli ob 10. obletnici projekta Conventa.

»Če boste s svojim dogodkom vztrajali v coni udobja, se vam zlahka zgodi, da vam bodo vaši zvesti udeleženci nekega dne obrnili hrbet.«

7

8

novi koncepti za ustvarjanje dogodkov

avtorica: Jasmina Jerant

pogovor

foto: Union hoteli d.d., Marko Delbello Ocepek

z glavnim izvršnim direktorjem union hotelov , matejem rigelnikom Kako pomembno strateško orodje so dogodki?

Dogodki danes predstavljajo pomemben dejavnik v turizmu tako na ravni destinacije kot ravni ponudnikov turističnih storitev. Privlačni dogodki s pristno vsebino in visoko ravnjo kakovosti privabljajo nove goste in pripomorejo k nadaljnjemu razvoju produktov.

Kako bi definirali dodano vrednost dogodkov?

Dodanih vrednosti je več. Med najpomembnejšimi pa sta zagotovo zadovoljstvo gosta oz. naročnika ter krepitev ugleda hotela. Velikokrat so prav dogodki tisto, kar daje povod za obisk ali ponovni obisk destinacije /hotela. Naše poslanstvo je deliti odličnost nenehnih izboljšav, strokovnosti, udobja in topline ter tako gostu ustvariti nepozabno doživetje.

Kako najbolje izmeriti dodano vrednost dogodkov?

Dodana vrednost dogodkov se kaže na dolgi rok, in sicer v odmevnosti dogodkov na socialnih omrežjih, v medijski pokritosti, v povečani prepoznavnosti hotela in krepitvi pripadnosti hotelu itd. Ključna empirična dodana vrednost pa je pripeljati nasmeh na obraz gosta.

Zakaj dogodki potrebujejo spremembo?

Dodajanje pristnih in edinstvenih vsebin je nujno, sicer lahko kaj hitro naletimo na monotonost, naveličanost in nezainteresiranost javnosti. V Union hotelih vsak dan pišemo nova poglavja, kjer tradicija hodi z roko v roki s trendi in osebnim pristopom na način, ki hotelsko izkušnjo naših gostov nadgradi v prav vsakem pogledu.

»Naše poslanstvo je deliti odličnost nenehnih izboljšav, strokovnosti, udobja in topline ter tako gostu ustvariti nepozabno doživetje.«

9

10

novi koncepti za ustvarjanje dogodkov

avtorica: Jasmina Jerant

foto: arhiv Conventa

pogovor

z gorazdom čadom , urednikom revije kongres in so - ustanoviteljem borze conventa Postaviti udeležence v središče dogodkov Dogodki so utelešenje sloga, branda in tega, kar delamo in živimo.

Dogodkov je ogromno, dodano vrednost pa ustvarjajo predvsem dogodki, ki so drugačni. Dogodki se zadnjih nekaj let izrazito usmerjajo k udeležencem. Nihče zares ne ve, kaj se bo zgodilo, vendar se prvi obrisi nove industrije že kažejo. Klasični dogodki v plenarnem slogu so preprosto dolgočasni in iz tega izhaja potreba po spremembi industrije. To nas je vodilo k oblikovanju nove paradigme dogodkov, ki jo pooseblja metodologija „Power to the Meetings“.

Kako pomembno strateško orodje marketinga so dogodki?

Mantra digitaliziranega marketinga je potreba po čim bolj neposredni komunikaciji s potrošniki, skupnostmi in plemeni. Osebno verjamem, da so prav dogodki na tem področju najbolj neposredni in interaktivni.

Interakcija poteka v vseh fazah dogodka in na različnih platformah. Za razliko od klasičnega marketinga pa dogodki omogočajo tudi pristen osebni stik z uporabniki z enakimi interesi in lastnostmi. Bolj neposrednega načina marketinga ne poznam, zahteva pa natančno planiranje in veliko trdega dela in analitike. Predvsem pa nehehno gradnjo skupnosti skozi intenziven in personaliziran vsebinski marketing.

V interaktivni marketinški paradigmi imajo torej dogodki osrednjo vlogo, saj ponujajo tudi pristno izkušnjo branda, ideje, sporočila ali revolucionarnega odkritja, gibanja. Poleg tega pa so dobri dogodki za uporabnika/udeleženca relevantni, prijazni in človeški ter družabni.

Kako bi definirali dodano vrednost dogodkov?

Prepričan sem, da smo ljudje socialna bitja, željni druženja in pozitivnih ljudi okoli sebe. Virtualni svet, družabna omrežja in mobilne naprave ne morejo nadomestiti pristnih odnosov, ki se stkejo na dogodkih. Zame je največje zadovoljstvo, ko ob zaključku dogodka začutim pozitivno energijo in vidim srečne obraze. Tega se ne da kupiti z denarjem. Zagotovo pa je dodana vrednost še dejstvo, da lahko izmerimo konverzijo, ki je najbolj problematičen del digitalnega marketinga.

Na ta del kolegi pogosto nimajo jasnega odgovora, organizatorji pa lahko postrežemo tako z dosegom kot konverzijo v konkretne udeležence na dogodku kot potencialne kupce.

Kako najbolje izmeriti dodano vrednost dogodkov? Česar ne moremo meriti, ne moremo upravljati. K sreči lahko na dogodkih merimo dodano vrednost skozi vse faze projekta. Število udeležencev se morda zdi glavno fizično merilo uspeha poleg merjenja.

Poleg merjenja zadovoljstva udeležencev z anketami pa lahko merimo še veliko več. V fazi promocije pridejo v poštev vsi kazalci, ki jih tudi sicer merimo v B2B kampanjah. Tehnologija danes namreč omogoča spremljanje številnih metrik, analiziranje podatkov in strateško odločanje glede nadaljnjih komunikacijskih korakov. Merimo torej vse od

dosega spletnih strani, števila mediijskih objav, števila sledilcev do spremljanja pripomb in komentarjev. Vsi ti podatki pa so usmerjeni v prihodnost in izboljšanje uporabniške izkušnje udeležencev. Osebno menim, da ravno na tem področju lahko ločite zrno od plevela, oziroma dobre od povprečnih agencij in organizatorjev dogodkov. Najboljši pa znajo izmeriti tudi čustva, interakcijo, zvestobo in stališča svoje ciljne publike. Čas je, da kot naročniki takšne podatke zahtevate od agencij, s katerimi sodelujete.

Zakaj dogodki potrebujejo spremembo?

Preprosto zato, ker je klasičen enosmeren način podajajanja vsebin premalo interaktiven. Lahko bi ga označili kar za analognega. Na drugi stani pa z metodologijo “Power to the Meetings” kreiramo povsem drugačne formate, načine prezentacije, ki so prilagojeni novim potrebam dobro informiranih in digitaliziriranih udeležencev dogodkov. V didaktičnem smislu ustvarjamo sodelovalno in inovativno učenje, ki pozitivno poveže udeležence in razvija kritično mišljenje. V klasičnih konferenčnih formatih je skoraj vedno v ospredju predavatelj, naš način organizacije dogodkov pa osrednjo vlogo namenja udeležencem. Pri tem je ključna vloga vrhunskega moderatorja, ki opravlja vlogo usmerjevalca in opazovalca ter nekakšnega vodnika skozi izkušnjo dogodka.

Sam si prizadevam, da ustvarjam drugačne dogodke, da premikam meje in skozi dogodke tudi spreminjam stanje stvari v družbi. Tudi zato je prišlo do spontane spremembe pri načinu organiziranja lastnih dogodkov. Odzivi udeležencev naših dogodkov nam dokazujejo, da smo na pravi poti.

»V klasičnih konferenčnih formatih je skoraj vedno v ospredju predavatelj, naš način organizacije dogodkov pa osrednjo vlogo namenja udeležencem.«

11

12

v zakulisju

avtorica: Nika Pirnar

foto: arhiv Conventa Crossover

v zakulisju

dogodka conventa crossover Zakaj je konferenčna dvorana Karantanija postala začasna džungla …

Konferenca Conventa Crossover je konec avgusta gostila opice, leve, rise ter ostale marketinške avanturistične živali. Največja konferenčna dvorana Hotela Lev, dvorana Karantanija, sprejme do 400 gostov, zaradi svoje prilagodljivosti postavitve dvorane pa se lahko prilagaja številu udeležencev in naravi dogodkov. Za namen konference Conventa Crossover se je dvorana preobrazila v skorajšnji tropski gozd, udeleženci pa so se za dva dni zapletli v glasbo, drevesa, živali in pogovore s strokovnjaki iz industrije srečanj … Rezultat: sproščeno in živahno festivalsko vzdušje, kjer se je prav vsak počutil kot v svoji dnevni sobi.

Poročilo iz prve roke …

Ekipa konference Conventa Crossover in Union hoteli so za namen srečanja zasnovali prostor, ki je vsem omogočal prijeten občutek domačnosti in hkrati divji občutek džungle. Zeleni duh so dosegli z velikimi bambusi in palmami, plodovi narave (banane, ananas, kokosi) pa so bili na dosegu roke vsakemu udeležencu. Hormoni srečnosti so bili zagotovljeni s čokoladicami »Životinsko carstvo«, vrhunski kulinarični presežki s strani Unionskih kuharskih mojstrov pa so skrbeli za tropsko obarvane poslastice.

jšavam. Ankete so pokazale, da so bili udeleženci najbolj zadovoljni s celotno organizacijo, komunikacijo pred dogodkom, ureditvijo ter oblikovanjem prostora, glasbenim in kulinaričnim doživetjem ter priložnostmi za navezovanje novih poznanstev.

Navdušenje glede teme dogodka, džungle, se še ni poleglo, anketiranci pa so se strinjali, da ekipi ne manjka ustvarjalnosti. »Ste ena izmed najbolj ustvarjalnih ekip, ki sem jih kdaj koli spoznal.« Izjava v anonimni anketi

Ker prijetni zvok in glasba razvajata naš sluh, so se organizatorji osredotočili tudi na glasbo med dogodkom. DJ je skrbel, da je bilo v zraku čutiti pravo tropsko podnebje z zvoki dežnih kapelj, živali in kriki narave.

Posebnost konference so bili tudi inovativni in učinkoviti pristopi ter metode predstavitev, kot na primer Pecha Kucha, TEDx, Elevator Pitch in drugi. Z omenjenimi metodami predstavitev udeleženci niso imeli časa za dolgočasje in umirjene možgane. Pri takšnih metodah, za razliko od tipičnih srečanj v dolgočasnih predavalnicah, se inovativne ideje rojevajo same od sebe.

Organizatorji Convente Crossover verjamejo v moč vseh čutov – sluh, voh, okus, vid in tip. A niso zgolj čuti, ki jih je treba zadovoljiti.

Energija v prostoru je tista, ki navdihne udeležence. Zato je potrebno poskrbeti tudi za energičnega moderatorja. Adam Fields, komik in moderator, je dogodek navdal s posebno energijo, ga povezal z rdečo nitjo, vzdrževal med udeleženci dobro energijo in živahnost ter vse povezal z odlično interakcijo. Adamova karizma, energija ter izkušnje s komičnimi vložki so bili zagotovo ena izmed pozitivnih in nujnih presenečenj za dogodek s festivalskim pridihom.

Divje živali iz džungle o Conventi Crossover …

Po končani konferenci je mnenje udeležencev tisto, ki šteje. Tisto, ki je pomembno. In tisto, ki usmeri organizatorje k prihodnjim izbol-

»Navdušenje glede teme dogodka, džungle, se še ni poleglo.«

13

Udeleženci o Conventi Crossover … »Netradicionalna, zelo dinamična in vznemirljiva konferenca na področju industrije srečanj, Conventa Crossover, je izpolnila vsa pričakovanja – postregla nam je z odličnimi priložnostmi za navezovanje novih poznanstev in poslovnih stikov ter z znanjem, ki smo ga pridobili od kolegov iz Jugovzhodne Evrope v živahni in očarljivi Ljubljani.« Aivar Laan, ustanovitelj in izvršni direktor pri Festivality »Dogodek je bil pripravljen izredno kakovostno. Organizatorji so veliko pozornosti posvetili okolju, kar je udeležencem omogočilo, da so hitro sprejemali najbolj relevantno vsebino, dekoracija in postavitev dvorane pa sta ustvarila sproščeno, odprto in interaktivno vzdušje. Z veseljem lahko rečem, da sem se osebno zelo veliko naučil in bil naravnost navdušen nad kakovostjo predstavitev.« David Beckett, Pitch Professionals »Conventa Crossover 2017 je bila odlično zasnovana in izpeljana, od celostne podobe do tehnične izvedbe. Moderator je bil odličen, govorci so navduševali z izkušnjami in inspiracijo, šef kuhinje se je izkazal v svojem delu džungle, mreženje med domačimi in mednarodnimi udeleženci pa je seveda eden najpomembnejših delov takega dogodka.« Gregor Födransperg, direktor Slovenia Explorer »Neznansko sem uživala v odlični in edinstveni mešanici navdihujočih ljudi, ki so sodelovali na festivalu Conventa Crossover! Pogovori, ki so se zgodili na odru in izven njega, so bili zelo navdihujoči. Resnično sem prišla do nekaj novih spoznanj ter svežih idej. V dveh dneh sem se znašla med mnogimi velikimi talenti in misleci in iskreno verjamem, da je to šele začetek tega navdihujočega festivala.« Mary Kirillova, izvršna direktorica pri Baltic Event Industry Club, ustanoviteljica in generalna direktorica Baltic For Events Forum

14

+386 1 308 7000 lev@union-hotels.eu WWW.UNION-HOTELS.EU www.union-hotels.eu

OSVEŽENA TRADICIJA, MODERNO UDOBJE Nove Premier sobe vam na voljo od aprila 2018 dalje.

HL_Toleranca Marketing 204x255mm.indd 2

10.1.2018 15:44:18

moč dogodkov

avtorica: Jasmina Jerant

presenetljiva moč dogodkov

…

zgodovinski utrip

»Emona – Amoena, Ljubljana – ljubljena«

tako malo.«1 Ljubljana je namreč takrat doživela nekajmesečno popestritev z gledališkimi in opernimi predstavami, ognjemeti, vojaškimi paradami, godbami Filharmoničnega orkestra, maškaradami, plovbami po Ljubljanici, lovskimi pohodi, zasaditvami drevoredov in mašami.

Organiziranih plesov pa se je včasih udeležilo kar do 600 oseb.

Leander Russ (1809-1864), Parade zur Begruessung des Kaisers in Laibach (1845); hrani dunajski muzej Albertina

Vemo, da lahko dogodki spodbudijo spremembe, pustijo neizbrisen pečat, ponudijo lahko tudi novo znanje ali celo izum. Dogodki so pravzaprav strateško orodje, s katerim na nek način spreminjamo svet. Če se tole sliši preveč idealistično, se ozrimo k enemu največjih organiziranih dogodkov na tleh današnje Slovenije oziroma prav v nedrjih njene prestolnice Ljubljane. Morda bi temu dogodku celo rekli največji MICE dogodek v zgodovini Slovenije. In ne, ta dogodek se ni zgodil pred kratkim, temveč pred skoraj 200 leti.

Govorimo, seveda, o Kongresu Svete Alianse leta 1821. Da osvežimo zgodovinski spomin: politična in vojaška zveza Sveta aliansa (ustanovljena leta 1815) je združevala tedanje monarhistične velesile z namenom preprečevanja širjenja idej francoske revolucije. Ljubljana je zaradi Kongresa Svete Alianse za štiri mesece postala središče evropske politike.

Avstrijski kancler knez Metternich je bil idejni vodja Kongresa, ki so se ga udeležili tudi avstrijski cesar Franc I., ruski car Aleksander I., neapeljski kralj Ferdinand IV., modenski vladar Franc IV., poleg njih pa še 500 ministrov in predstavnikov držav Francije, Velike Britanije, Prusije ter posameznih italijanskih držav oziroma vsega skupaj več kot 630 gostov.

Presenetljiva opazka gre temu, da so se že tedaj zavedali tega, da dogodki ne smejo biti dolgočasni. Melitta Pivec-Stelè povzema iz dnevnika Henrika Coste: »Diplomati, ki so se po dolgočasnem kongresu v Opavi Ljubljane nekako bali, so bili potolaženi, saj čeprav je bila Ljubljana majhno mesto z 20.000 prebivalci, teh prireditev ni bilo

Kongres pa je Ljubljani prinesel še nekaj. In sicer, pred Kongresom je Ljubljana doživela mnoga obnovitvena dela kot, na primer, tlakovanja trgov in ulic, urejanja kanalizacije, ureditev razsvetljave, obnov gledališča in plesnih dvoran ter razširitev poštnih zmogljivosti. Naša prestolnica pa še dandanes spominja na Kongres prek Kongresnega trga, Ceste dveh cesarjev, Bavarskega dvora in Gostilne Pri ruskem carju, saj so to poimenovanja, ki izvirajo iz takratnega vele-evropskega dogodka.

Po Kongresu pa so bili zapiski iz dnevnikov in spominov kneza Metternicha ter diplomata von Gentza polni »pohvale mesta Ljubljane, o zelo udobnih stanovanjih, o nad vse prijetnem vzdušju, o edinstvenem političnem položaju v Evropi, o lepoti okolice in izletih itd.« Pivec-Stelè nadalje navaja, da so isto »mislili tudi drugi diplomati, ki so, kakor pravi Metternich, žalostni odpotovali iz Ljubljane, ki so jo tako vzljubili,« oziroma, kot domiselno zaključi Pivec-Stelè, »če bi kongresisti poznali besedne igre, bi morda tudi rekli ‚Emona – Amoena, Ljubljana – ljubljena‘.«2 Nedvomno, torej, nam že dogodek izpred 200-ih let, ki se je zgodil na ozemlju današnje Slovenije in njene prestolnice, kaže, kako pomembno je pripraviti dogodek, ki navdušuje, ki razvedri, ki ponuja različne vsebine in zabave z namenom povezovanja in ustvarjanja neizbrisnega pečata. Dogodki res imajo lahko izjemno moč in so lahko strateško orodje, če smo le pripravljeni to sprejeti in jih tako tudi organizirati.

»Diplomati so žalostni odpotovali iz Ljubljane, ki so jo tako vzljubili.«

1

2

Melitta Pivec-Stelè (1971), Dnevnik Henrika Coste o Kongresu Svete Alianse v Ljubljani 1821 v Zgodovinski časopis, Letnik XXV, zvezek 3-4, Zgodovinsko društvo za Slovenijo, Ljubljana; str. 205.

Prav tam; str. 208.

15

16

5

nenavadnih idej

avtorica: Jasmina Jerant

foto: arhiv Conventa in Conventa Crossover

nenavadnih idej za popestritev vaših dogodkov Organiziranje dogodkov se mora v današnji kongresni industriji nujno osredotočiti tudi na orodja in prakse, ki dogodke popestrijo. Dogodek namreč pusti večji vtis takrat, ko ga s pomočjo nenavadnih pristopov obogatimo do te mere, da se ga vsi udeleženci spominjajo po vtisu na njihovih pet čutov – sluh, voh, okus, vid in tip. V pomoč pri popestritev dogodkov gre za naslonitev na metodologijo Power to the Meetings.

Tu predstavljamo nekaj dejanskih primerov nenavadnih idej, ki popestrijo vaš dogodek, da bo le-ta izstopal iz povprečja in vas vpisal med zvezde organizatorjev dogodkov.

1 Grafitiranje Potrebujete premične stene, ki zakrijejo siceršnje zidove v prostoru, nekaj grafitarskih mojstrov, ki s seboj prinesejo ves potreben material, in neizmerno domišljijo udeležencev. Le-ti se ali s pomočjo prisotnih grafitarskih ekspertov ali pa sledeč zgolj lastnemu zagonu, lotijo sten s spreji in tako ustvarjajo svoje kreacije, ki v njih poženejo adrenalin in nujo po izražanju.

2 Photo-booth ali fotografski kotiček Photo-boothi ali fotografski kotički, v katerih se lahko udeleženci fotografirajo sami ali skupaj z novimi prijatelji, spodbudijo veselje in otroško nagajivost. Samo fotografiranje se lahko še nadgradi z različnimi maskami. Na primer, na borzi Crossover so si udeleženci lahko nadali maske različnih živali, kar je samo doživetje skupinskih fotografij, ki so se jih udeleženci med sabo tudi delili, še bolj popestrilo.

3 Jungle theme ali džungla Zakaj bi scenografijo dogodka uredili po klasičnem vzorcu, ko pa lahko prestopite meje poznanega in se radikalno podate v nov svet? Ravno to je gnalo ekipo borze Crossover, ki je dogodek oblekla v džunglo in tako pozitivno presenetila udeležence, ki so se sproščeno prepustili zvokom, barvam in otipom džungle. Zagotovo nenavadna ideja, ki rezultira v nepozabnem dogodku.

4 Akrobati na vrveh Naj si bo cirkus ali Olimpijske igre, ko vidimo osebo viseti visoko na vrveh, nas to navda s strahospoštovanjem, obenem pa nas popolnoma hipnotizira. V čisti vzhičeni odrevenelosti se sprašujemo “Kako zmorejo?

Tako visoko? Take lepe akrobacije?” Nedvomno nas tej občutki še bolj preplavijo, če smo udeleženci kongresa in se nad nami prekopicujejo akrobatke in akrobati na svilnatih vrveh in se nam nasmihajo. Zagotovljena popestritev in zabeleženost v spomin.

5 Operni flash-mob Stojite na sprejemu ali sedite na konferenci. Med vami se premikata natakar in fotografinja. Nenadoma se sredi udeležencev s stola dvigne gospod, ki začne z gromkim baritonom prepevati Figara. Najprej mislite, da se mu je ali zmešalo ali pa da se je znašel na napačnem kraju. Ko pa mu pritegneta še natakar in fotografinja, vam postane jasno, da gre za organiziran “operni vpad” sredi dogodka. Seveda vas od presenečenja in vzhičenja oblije in kar ne morete verjeti, da imate priložnost prisostvovati pri čem tako nenavadnem in hkrati izjemnem. Popestritev, ki jo udeleženci še dolgo ne samo pomnijo, temveč tudi popevajo.

pogovori z navdihom za organizatorje

avtorica: Jasmina Jerant

foto: Katja Jemec

foto: Union hoteli d.d., Marko Delbello Ocepek

natalija bah čad nuša šolar vodja kongresnih projektov

Direktorica prodaje in marketinga Union hotelov

Katere plati organizacije dogodkov vas najbolj veselijo?

V naši agenciji organiziramo zelo raznolike dogodke, kjer kreiramo dogodek od začetka in ga načrtujemo glede na ciljno skupino udeležencev in njihove potrebe.

Pri organizaciji lastnih dogodkov, pa imamo bolj odprte roke, sami lahko kreiramo dogodke in se učimo na lastnih napakah ter vsako leto stremimo k izboljšavam.

Organiziramo pa tudi strokovne in znanstvene mednarodne konference, kjer je struktura programa v veliki meri že vnaprej določena. Veseli me, ko uspemo strokovnega organizatorja prepričati v kakšno spremembo, kakšen »out-of-the-box« dodatek, ki naredi konferenco drugačno in si udeleženci prav zato zapomnijo, da so bili na konferenci v Sloveniji. V največje veselje mi je, ko udeleženci na koncu napišejo, da je bila to najboljša konferenca doslej.

Katere plati organizacije dogodkov vas najbolj veselijo?

Veseli me, da se vsak dan in dogodek razlikujeta od prejšnjega. Pri delu neprestano srečuješ ljudi, s katerimi deliš veselje in strast do ustvarjanja novih idej in novih zgodb. Zadovoljstvo naročnika ob uspešno izvedenem projektu pa je pika na i.

Katere nove pristope k organizaciji dogodkov bi vi svetovali? Še vedno velja, da je treba jasno določiti cilje dogodka. Organizator mora najprej dobiti informacije o tem, kakšen je namen dogodka in kakšna so pričakovanja naročnika in udeležencev. Ugotavljam, da udeleženci konferenc, pa tudi drugih dogodkov, potrebujejo več aktivnega sodelovanja, usmerjenih razprav ter občutka vključenosti prek deljenja lastnega znanja. Načrtovanje takih dogodkov in drugačnih formatov seveda terja več energije organizatorja, končni rezultat in zadovoljstvo udeležencev pa sta večinoma boljša kot pri klasičnih konferencah.

Kako pomembna je komunikacija pri organizaciji dogodkov?

Komunikacija, najprej tista z naročnikom, potem pa z udeleženci in drugimi partnerji, ki sodelujejo na dogodku, je pravzaprav bistvo organizacije. V zadnjem desetletju so nam različna tehnološka orodja, ki jih uporabljamo v času priprave dogodka in tudi na samem dogodku, komunikacijo olajšala. Trenutno so pametni telefoni najbolj uporabno orodje kot platforma za komunikacijo med udeleženci in organizatorji, udeleženci in predavatelji ter med udeleženci samimi. Dober »app« je sicer strošek, če ga pametno uporabite, pa lahko pomeni prihranek, na primer pri tisku, in celo prihodek z vključevanjem sponzorjev.

Od kod vse se lahko črpate ideje za organizacijo dogodkov?

Kadar gre za mednarodne dogodke, kjer je večina udeležencev iz tujine, poskušamo v dogodek vplesti čimveč lokalnega, od hrane, do glasbe, opreme prostorov. Vedno iščemo nekaj, kar še ni bilo videno in bo pri udeležencih povzročilo »wow« efekt. In to ne le enkrat, temveč najbolje bi bilo vsaj desetkrat v času dogodka. Trenutno je v trendu craft pivo. Odlično smo ga vpletli že v nekaj naših dogodkov.

Katere nove pristope k organizaciji dogodkov bi svetovali vi?

Eden izmed takih pristopov je »out of the box« koncept v smislu nekonvencionalnega prizorišča, ki smo ga uvedli lani v konferenčni dvorani Karantanija Hotela Lev. Gre za koncept odprtega tipa dogodkov, ki predstavlja odlično priložnost za mreženje, ustvarjanje novih idej ter doživetij.

Kako pomembna je komunikacija pri organizaciji dogodkov?

Komunikacija je eden izmed ključnih vidikov uspešnosti. Sposobnost učinkovitega komuniciranja je spretnost, ki zahteva čas in prakso. Gre za eno izmed najuporabnejših lastnosti na področju event managementa.

Od kod vse se lahko črpajo ideje za organizacijo dogodkov?

V prvi vrsti je vedno naročnik s svojo vizijo in poslanstvom dogodka.

Seveda pa kot organizatorji dogodkov vedno želimo pustiti tudi svoj pečat. Navdih je mogoče iskati tudi v tujini s primeri dobre prakse.

Gre za neprekinjen proces, saj želimo svojim naročnikom vedno nuditi najboljše.

»Eden novih pristopov k organizaciji dogodkov je »out of the box« koncept v smislu nekonvencionalnega prizorišča.«

17

18

triki in nasveti i

avtor: Gorazd Čad – urednik revije Kongres in so-ustanovitelj borze Conventa

kako ustvariti

pristno vzdušje na dogodku

Dogodki se zadnjih nekaj let izrazito usmerjajo k udeležencem. Udeleženci si želijo interakcije v vseh fazah dogodka, predvsem pa si želijo občutka prijetnosti. Občutek topline, varnosti in skupnosti ter povezanost vseh udeležencev je možno doseči z uporabo naslednjih orodij in tehnik.

Svetloba Pritajena topla svetloba, ki pričara občutek svetlobe goreče sveče, bo popolnoma spremenila vzdušje. Bela in usmerjena hladna svetloba je smrt za vzdušje na dogodku. Strokovna pomoč mojstrov za luč je izjemno dragocena in lahko tudi najbolj dolgočasen prostor spremeni v nepozabno izkušnjo.

Udobje Neudobni konferenčni stoli so glavna ovira na poti do sprostitve udeležencev. Uporaba pohištvenih elementov, ki spominjajo na vašo dnevno sobo, bo prispevala k večji sproščenosti udeležencev. Uporabimo lahko staro pohištvo, ki ima zgodovino, v prostor vnesemo dizajnerske kose in ustvarimo različne delovne kotičke.

Narava na dogodku V prostor spustite naravo, če vam le dopušča arhitektura objekta. Naravni materiali stolov, kot so volna, bombaž in krzno, so udobnejši od stekla in kovine. Mehke blazine in udobna počivališča izboljšajo počutje udeležencev in kongresno dvorano spremenijo v oazo udobja.

Toplina in varnost Izognite se videzu dologočane hotelske kongresne dvorane. Tematska dekoracija dvorane poveže udeležence z vašo blagovno znamko in s cilji, ki jih želite doseči na dogodku. Pri tem je izjemno pomembna barvna shema, ki jo ustvarimo skozi osvetlitev in kombiniranje slogov, tkanin in drobnih detajlov.

Ovire med udeleženci Oder je fizična ovira med udeleženci in predavatelji. Če se mu lahko izognemo, bo kontakt bolj direkten in pristen. Če že vztrajate glede odra, potem je boljša opcija čim širši oder (na primer, v dvorani za 80 oseb je primerna velikost odra 8 x 3 m).

Glasba Glasba je univerzalni jezik, ki ima neverjeten energetski vpliv na udeležence. Presenetljivo je, kako malo organizatorjev zares uporablja moč glasbe.

Enakost S pomočjo dobrega moderatorja pustite drugim do besede in si delite naloge. Druženje v manjših skupinah, v katerih nihče ne prevlada in se nihče ne počuti izključenega, je osnovna formula za ustvarjanje občutka enakosti.

Postrežba Manj je več, naj bi bilo osnovno vodilo pri organizaciji postrežbe. Pomembno je, da je hrana ponujena nevsiljivo in da gre v slast.

Kodeks oblačenja Nekoč je na dogodkih prevladoval bolj formalen kodeks oblačenja. S tem organizator predpiše in definira svoja pričakovanja. K sproščenemu in bolj prijetnemu vzdušju prispeva tudi ta detajl, saj se udeleženci dokazano bolje počutijo v udobnih oblačilih.

Odličen predavatelj Brez dobrega in inspirativnega predavatelje pa ne bo šlo.

Na prvi pogled se zdi, da gre za seznam enostavnih in vsakdanjih pristopov, v resnici pa kot celota ustvarijo povsem drugačno izkušnjo in hkrati omogočajo intimno ter prijetno druženje.

19 foto: Union hoteli d.d., Marko Delbello Ocepek, arhiv Conventa in Conventa Crossover

20

ekskluzivno: mnenja najboljših

štirje strokovnjaki svetovnega dometa so z nami delili svoje mnenje o dogodkih, doživetju blagovnih znamk in o izkustvenem marketingu avtorica: Jasmina Jerant

spomin in čustva so nujni elementi utrjevanja blagovne znamke

dogodek ni več samo v funkciji posrednika , ampak tudi sporočila in ponudnika vsebine

Bruce Henderson, kreativni director pri Jack Morton Worldwide Bruce Henderson, kreativni direktor iz agencije Jack Morton Worldwide, razumeva dogodke kot več ali manj žive izkušnje namenjene določenemu občinstvu. Doživetje blagovne znamke pa zanj predstavlja izkušnjo, ki ima, v primerjavi z drugimi oblikami marketinga, potencial, da se uporabnik in bistvo blagovne znamke stopita v eno. Izkustveni marketing pa siceršnje oglaševanje, ki zgolj obljublja, nadgradi tako, da to obljubo tudi dejansko izpolni in na ta način oblikuje dolgoročne odnose. Klienti, ki si drznejo storiti stvari, ki še niso bile storjene, dosegajo boljše rezultate. Gre za to, da se človeška bitja za svoja dejanja odločamo na podlagi emocij, zato je to, kako uporabniki čutijo znamke, enako, če ne celo bolj pomembno, kot to, kaj o njih mislijo. Spomin in čustva so neizbežni elementi utrjevanja blagovne znamke, zato so dogodki izkustvenega marketinga najboljši takrat, ko so preprosti, ganljivi in originalni. Zadnji trendi v izkustvenem marketingu sta tehnologiji VR (op.ur.: Virtual Reality) in AR (op.ur.: Augmented Reality). Opaža pa se tudi trend bolj analognih fizičnih naprav. Ena stvar, ki pa se nikdar ne spreminja, je ta, da so velike ideje veliko boljše od povprečnih.

Colja Dams, CEO VOK DAMS Colja Dams dogodke, doživetje blagovne znamke in izkustveni marketing združuje v krovni izraz ‚živega-marketinga‘ (op.ur. Live-Marketing). Živi-marketing vključuje vse elemente blagovne znamke ali proizvodne kampanje, v kateri se uporabniki osebno srečajo s podjetjem.

Dogodki izkustvenega marketinga so najbolj učinkoviti, ko zadostijo potrebam uporabnika, saj je stališče uporabnika izjemno pomembno za dogodke izkustvenega marketinga. Temu je mogoče zadostiti prek združitve faktorjev avtentičnosti (iskrenosti), relevantnosti (vsebina ima opraviti z mojim življenjem), čustev (sporočilo se me mora dotakniti, ganiti), dodane vrednosti (komunikacija mi mora ponuditi nove izkušnje, razširiti znanje) in pripovedovanja zgodbe (kako lahko delim izkušnjo z drugimi prek kratkih zgodb). Izkustveni marketing za razliko od drugih marketinških dejavnosti ponuja povezavo žive izkušnje z možnostmi spletne komunikacije prek t.i. hibridnih dogodkov (mobilne aplikacije, družbeni mediji, lokacijske storitve). Na ta način blagovna znamka doseže večjo izpostavljenost in ozaveščenost, dodaten domet, trajanje stika in intenzivnost ter več osebne prepletenosti z znamko. Najnovejši trendi v izkustvenem marketingu so stateof-the-art in inovativne žive kampanje. Dogodki ali živi marketing so kanal, ki omogoča izkusiti podjetje, blagovno znamko in proizvode prek osebne (digitalne) komunikacije neposrednega dialoga. Uspešne kampanje so Žive kampanje, saj dogodek tako ni več samo posrednik, temveč je hkrati tudi sporočilo in ponudnik vsebine.

»Dogodki izkustvenega marketinga so najboljši takrat, ko so preprosti, ganljivi in originalni.«

»Dogodki izkustvenega marketinga so najbolj učinkoviti, ko zadostijo potrebam uporabnika.«

ekskluzivno: mnenja najboljših

foto: Bruce Henderson/Jack Morton Worldwide, Colja Dams/VOK DAMS, Martin Schnaack/Avantgarde, Göran Göhring/Stagg & Friends

izkustveni marketing gre dlje od fizičnega dogodka

žive izkušnje stimulirajo štiri čute – sluh , vid , voh , tip

Martin Schnaack, CEO v Avantgarde Dogodki so običajno precej amorfni po naravi, saj nase prevzamejo mnogo različnih oblik s prizmatičnim fokusom na izpostavitev določenega proizvoda, cilja ali organizacije, hkrati pa so centrirani na digitalne in fizične kanale. Izkušnja blagovne znamke pa je neposreden rezultat posameznikove interakcije s to znamko in prek njenih celotnih lastnosti ter kvalitet posameznik zaznava znamko na oseben način. Izkustveni marketing, po drugi strani, se zanaša na aktivno udeleženčevo vključitev v vsebino, ki jo je ustvarila znamka. Izkustveni marketing gre dlje of fizičnih dogodkov, saj stopi uporabnika s svetom znamke.

Na podlagi oblikovanja čustvene povezanosti med znamko, njenim proizvodom in uporabnikom gradi močnejšo afiniteto in lojalnost do znamke, kot jo siceršnja konvencionalna marketinška aktiviranja. Izkustveni marketing naredi znamko za svoje uporabnike oprijemljivo, povleče občinstvo v znamkin svet vrednot. Takoj ko se uporabniki z njo zlijejo, se poistovetijo z znamko, postanejo njeni ambasadorji – resnični oboževalci znamke –, ki prenašajo znamkine vrednote prek ustnega izročila. Za Avantgarde je to marketing v svoji najboljši obliki.

Najnovejši trendi so v premiku od enkratnega dogodka k platformam znamke, ki ponujajo stične točke tako v resničnem življenju kot tudi po digitalnih kanalih in s tem platforme združijo izkustveni marketing v vsebinski (družbeni mediji) in vplivnostni marketing.

Göran Göhring, Managing Partner v STAGG & FRIENDS Göran Göhring ne verjame v termine dogodek, doživetje blagovne znamke in izkustveni marketing, saj meni, da so to le umeščevalni termini znotraj agencij. In sam termina ‘izkustveni marketing’ sploh ne uporablja. Zanj je pomembno le to, da je vsebina dogodka, doživejte blagovne znamke ali živo izkustvo oblikovano okrog znamke, proizvoda in ciljne skupine, kot še bolj bistveno pa vidi, da mora biti process implementacije zanesljiv, saj je dogodek vedno živ in ni druge priložnosti za prenos sporočila. Za dogodek izkustvenega marketinga je pomembno, da je prihodnji razvoj dogodkovnih formatov v skladu z znamko in razvojem proizvoda. Za to pa se potrebuje na vsebini osnovano razmišljanje, prav tako pa dobre agencijske ideje in rešitve. Göran Göhring verjame v komunikacijski trojček: klasika – digitalnost – živost. V prihodnosti bo živo izkustvo igralo veliko večjo vlogo kot danes, saj so digitalne znamke in proizvodne stične točke s ciljnimi skupinami zelo pomembne. Še več, živa izkustva skupno stimulirajo sluh, vid, voh in tip ter tako generirajo močnejšo čustvenost in prepoznanje sporočila. Najnovejši trendi v izkustvenem marketing so kampanje, v katerih so digitalne in analogne oblike uspešno medsebojno prepletene.

»Takoj ko se uporabniki zlijejo z blagovno znamko, se z njo poistovetijo in postanejo njeni ambasadorji.«

»Živa izkustva skupno stimulirajo čutila in tako generirajo močnejšo čustvenost in prepoznanje sporočila.«

21

22

triki in nasveti ii

avtor: Gorazd Čad – urednik revije Kongres in so-ustanovitelj borze Conventa

bodimo družabni

HASHTAGS TRENDI ZELO UPORABNI HASHTAGI

hiter vodič po družabnih medijih za organizatorje dogodkov Veliko bralcev nam pogosto zastavi isto preprosto vprašanje: »Kako lahko najbolje izkoristim svoj družabni medij?« Z uporabo analitičnih orodij kot sta Facebook Insights in Twitter Analytics smo pripravili ilustrativen primer, kako lahko povečate svoj potencial na družabnih medijih. Če objavite premalo, se lahko zgodi, da ne bo vaše sporočilo nikoli vidno, a če objavite preveč, potem vas začnejo ljudje ignorirati ali vam celo popolnoma nehajo slediti. Torej …

NAJBOLJŠI DAN ZA OBJAVO BODITE POTRPEŽLJIVI IN OHRANITE KVALITETO NAJBOLJŠI DAN ZA OBJAVO

NAJBOLJŠI ČAS OBJAVE

NAJVIŠJA RAVEN B2B AKTIVNOSTI

Torek, sreda in četrtek

09:00 – 16:00

Med 09:00 – 19:00

Sreda, četrtek

13:00 – 15:00

Med 12:00 – 18:00

Sreda in četrtek

08:00 – 10:00 16:00 – 18:00

Med 08:00 – 18:00

Vsak dan

08:00 – 11:00

Med 08:00 – 15:00

NAMIG: Tviti s podobami povzročijo za 55% povečanje kakovostnih kontaktov (leads).

POGOSTOST OBJAVLJANJA ANGAŽMA, DNEVNI, URNI, REDEN POGOSTOST

MINIMUM NA TEDEN

ŽIVLJENJSKA DOBA OBJAVE

1 - 2 objavi na dan

3 objave na teden

150 minut

3 - 4 objavi na dan

5 objav na teden

18 minut

1 objava na teden

1 objava na teden

24 ur

1 objava na dan

4 objave na teden

48 ur

NAMIG: Fotografije na Facebooku povzročijo za 53% več všečkov in 104% več komentarjev kot tekstovne objave

Družabni mediji okrepijo vaše MICE zgodbe Dobro uravnotežena mešanica družabnih medijev in vsebinskega marketinga je trenutno zmagovalna enačba.

Družabni medij spodbuja ozaveščenost o vaši blagovni znamki, hkrati pa usmerja vaše občinstvo k drugim vsebinam na vaši spletni strain. Na podlagi viralnega potenciala je družabni medij tudi izjemen vir informacij o zanesljivosti vaše kongresne ponudbe. Edini način, da se to doseže, je ta, da se uporabi različna orodja vsebinskega marketinga; od objavljanja informativnih člankov, webinarjev in demo videjev, do primerov dobre prakse in strokovnih člankov. Profesionalni profili na področju vsebinske distribucije, kot so fotografi, grafični oblikovalci, video producenti in novinarji, so tudi ključni element uspešnosti družabnega medija.

Organizatorji dogodkov #EventProfs #EventPlanning #eventplanner #eventbusiness #meetingplanners Tehnologija dogodkov #EventTech #eventplatform #livestream #eventtechtalk Hoteli #hotels #hotelprofs #hoteliers Prizorišča #Venues #conventioncentre #newvenues Srečanja #GreenMeetings #meetingdesign #meetingprofs #eventdesign #eventmarketing Strokovna združenja #associations #MPI #ICCA #PCMA Hrana in pijača #catering #chefs Splošno #conference #events #eventmarketing #eventtrends #greenmeetings #exhibitions #tradeshow #experiential #contentmarketing #convention #training

triki in nasveti ii

UPORABNA ORODJA NAJDITE PRAVO ORODJE VSEBINA

VIZUALNO

CONVERSION & MANAGEMENT

Grammarly Takojšnji preverjevalnik slovnice www.grammarly.com

Canva Preprost grafični dizajn www.canva.com

CoSchedule Cel(oten) uredniški koledar na enem mestu www.coschedule.com

CoSchedule Headline Analyzer Analitik naslovov www.coschedule.com/headline-analyzer

Stencil Dizajn podob www.getstencil.com

Buffer Upravljalec družabnih medijev www.buffer.com

Hemingway Urejevalec besedil www.hemingwayapp.com

BeFunky Brezplačen urejevalec fotografij www.befunky.com

Bitly Platforma za upravljanje s povezavami. www.bitly.com

Evernote Urejanje zapiskov in idej www.evernote.com

Piktochart Izdelovalec infografike www.piktochart.com

SumoMe Pop-up in Opt-in oblike www.sumo.com

NAMIG: To je le nekaj orodij, ki so se izkazala kot priročna pri delu, ki ga opravljamo. Poleg teh orodij, pa morate uporabljati tudi analitična orodja kot so Google Analytics, Facebook Insights in Twitter Analytics, ali Socialbakers, Alexa in Klout za B2B dogodke.

KAJ OBJAVITI NAJDITE VSEBINO, DA ZAINTERESIRATE SVOJE OBČINSTVO

Poglejte v Behind the scenes hotelov in prizorišč

Kratke zgodbe in novice s podobami o destinacijah

Blog objave: strokovni članki

‚Behind the scenes‘ fotografije

Intervjuji: Who is Who, Young Talents...

Kratke zgodbe in novice s podobami o prizoriščih

Strokovni članki in e-knjige

Fotografije dogodkov

Primeri dobrih praks na študijah dogodkov

Citati iz živih dogodkov

MICE novice s fokusom na regionalne novice

Fotografije prizorišč

Off the beaten track zgodbe z novimi inovativnimi proizvodi

Inspirativni citati in ideje

Namigi za organizacijo dogodkov: Ideje o “kako?”

Infografika

Short tips and tricks for event organisation

Videji z dogodkov in destinacij

Ocenjevanje hotelov in destinavij: Hidden Guest

Videji z dogodkov

Reportaža o destinaciji v obliki MTLG ali podobno

Namigi za organizacijo dogodkov: Ideje o “kako?”

Statistika in data

Citati ali namigi

Incentive ideje: Zbirka incentive idej

Kratka obvestila o dogodkih, itd.

Intervjuji: Voice from the top, Who is Who...

Fotografije, ki nimajo nič opraviti z MICE proizvodi

Kolumne z neodvisnim mnenjem

Kaj je vroča zgodba o prizorišču

Young talents: naslednja generacija

Delite uredniške vsebine

Stara priljubljena vsebina

Priporočila

Stara priljubljena vsebina

Zanimiva dejstva

NAMIG: Ustvarite objavo, ki vaše občinstvo povpraša po idejah, mnenjih ali celo nasvetih. Vaš sledilec bo rad delil svoje misli.

23

24

scena: napotki za moderiranje dogodkov

avtorica: Jasmina Jerant

foto: arhiv Conventa Crossover

pogovor :

jan jaap in der maur

Vrhunski moderator Jan-Jaap In der Maur (Masters in Moderation) nam je razkril, zakaj je moderator ključen pri uspešnosti dogodka, sočasno pa je podal še nekaj koristnih napotkov za moderiranje dogodkov.

Zakaj je pomembno, da imajo dogodki primernega moderatorja?

Bi vi načrtovali in zgradili najhitrejšo Formula-1 v zgodovini in ga potem dali voziti svoji sedemletni nečakinji, ki ni nikdar prej vozila avtomobila in nima vozniškega dovoljenja? Zakaj načrtovati in izpeljati fantastičen dogodek, če naj ga potem moderira nekdo, ki nima pojma o dinamiki skupine, angažiranju in interakciji? Izpeljava vsebin srečanj je sestavljena iz milijon podrobnosti. Da bi bila učinkovita, zahteva tako poznavanje samega cilja kot tudi pot do njega. Moraš razumeti udeležence, dinamiko skupine, spremljati čas, čutiti vzdušje, biti prilagodljiv. Moraš znati intervjuvati, lajšati, voditi debate, moraš biti »mojster kviza«, moraš biti prisoten, itd. itd. itd. Torej, glede na vse to, se je pomembno zavedati, da ni vsak briljanten moderator tudi popolna izbira za vsako srečanje ali dogodek. Morate pogledati svoj dogodek in najti moderatorja, ki ustreza vašim potrebam.

Kako naj se prične moderiranje na dogodku? Kateri je tisti ključni moment na začetku dogodka?

Osnovno pravilo je: če želite interakcijo, začnite z njo! Če ljudje najprej samo mirno sedijo in poslušajo, potem jih bo kasneje težje privleči k interakciji. V začetnih sekundah vsakega srečanja morate najti natanko tisto vprašanje ali vajo, ki bo udeležence potegnila v diskusijo in bo v njih vzbudila zaupanje, da jih lahko s sabo vzamete na interaktivno popotovanje. Katero pa to je, je odvisno od vsakega dogodka, vsake skupine in vsakega moderatorja posebej. Izjemen moderator bo zato sposoben vzpostaviti povezavo z vsako skupino na katerikoli dan, v kakršnemkoli vzdušju.

Kaj pa, če moderator ne ve nič o temi pogovora? In obratno: kaj če moderator podaja svoje mnenje ali komentarje?

V osnovi lahko moderirate katerokoli srečanje, brez da bi karkoli vedeli o temi pogovora. Pri moderiranju gre za energijo, povezavo, vključevanje … In ne za vsebino. Istočasno pa vnaprejšnje priprave pripomorejo pri moderiranju. Pomagalo vam bo bolje razumeti in usmerjati vzdušje in tako najti boljša vprašanja, izbire, itd. Zato, preko let, sem jaz raje povečal moj pripravljalni trud, kot pa zmanjšal.

Resnično želim razumeti osnovo, kako se razpustiti in biti spontan na določen način. Moderator pa, ki komentira ali deli svoje mnenje, ni dober moderator! Moderator je tam, da vključi vse udeležence in jih sprosti. Zato mora biti moderator radikalno nevtralen. Že če se zgolj ena oseba ne počuti reprezentirana ali se ne počuti, da lahko dvigne roko, da komentira, potem niste dobro opravili svojega dela.

»Izjemen moderator bo sposoben vzpostaviti povezavo z vsako skupino na katerikoli dan, v kakršnemkoli vzdušju.«

Vemo, da sta dve vrsti ljudi: tisti z nabitimi jeziki in tisti, ki skomigajo. Kako enega ustavimo, da ne govori vsepovprek, in kako drugega pripravimo, da izusti vsaj en stavek?

Osnovni trik je, da spoštujemo obe vrsti. Ekstrovertirane tako, da cenimo njihovo energijo in vložek in to skanaliziramo v nekaj, kar doda vrednost. Introvertirane pa tako, da jim pustimo čas za premislek, formuliranje in preseg strahu pred izpostavljanjem. Na ta način boste pri obeh tipih spodbudili vzajemno spoštovanje in boste hkrati oba tudi vključili. Kako pa to storite? To je, na žalost, pretežko, da bi se na hitro pojasnilo. Edini način, na katerega se tega naučimo, so samo izkušnje, izkušnje, izkušnje, …

Slovenci smo znani po tem, da se stežka vključujemo v dogodke.

Kako se spopasti s tako zaprtimi kulturami? Kako naj se moderira dogodek, kjer se ducati/ali stotine ljudi noče na nikakršen način vključiti v izmenjavo med moderatorjem, gosti in občinstvom?

Ne, niste … V resnici ste se željni odpreti in sodelovati! Samo ena stvar je: treba vas je zapeljati in angažirati. In to je točno moderatorjev trik – najti način, kako to narediti. V Sloveniji to pomeni stopati v majhnih korakih, graditi zaupanje in potem počasi vsakokrat storiti še en korak dlje. Vsako človeško bitje ima na nek način rado interakcijo.

Vsi imamo potrebo po biti ljubljeni, slišani in resno jemani.

Moderatorjeva naloga je, da najde pot do tega v vsaki kulturi ali v vsaki mešanici kultur.

25

Los Ventilos | V začetku novega tisočletja je na slovenskih radijskih valovih odmevala Ne gledam nazaj, kakšno leto kasneje je dišalo po njihovi Vaniliji. Los Ventilos, ki se najraje ovije v sodoben in udaren zvok, je morda najbolj ubrana rockovska zasedba pri nas. Zadnji album #aveš je to zagotovo potrdil. | losventilos.com | Mitja Ritlop | booking & management | MUSICOLORS – Glasbena agencija | 00 386 40 582 214 | mitja@musicolors.si

26

5

vsakodnevnih nasvetov

avtorica: Natalija Bah Čad, vodja kongresnih projektov

vsakodnevnih nasvetov za nepozabne dogodke 1 Prvi udeleženci prihajajo. V dvorani je tišina. Pričakajte udeležence z glasbo!

2 Na programu je razprava. Nihče ne postavi vprašanj. Vključite izkušenega moderatorja - motivatorja, ki bo spodudil razpravo.

3 Dolgi sklopi predavanj. Zbranost udeležencev pada. V prostor postavite table s papirjem. Udeleženci naj v skupinah obravnavajo določeno temo, svoje ideje narišejo na papir in jih predstavijo.

4 Čas za druženje in spoznavanje. Olajšajte vzpostavljanje stikov med udeleženci z “ice-breaker-jem”, igro, kjer lahko sodelujejo vsi udeleženci.

5 Družabna omrežja. Omogočite udeležencem, da delijo svoje vtise.

V prostoru pripravite več foto kotičkov, kjer se bodo udeleženci fotografirali in delili fotografije.

foto: arhiv Conventa

zgodba

avtorica: Jasmina Jerant

foto: Mimi Antolović

pogovor

z melindo rebrek o ljfw Pogovor z ljubljansko »multipraktičarko« Melindo Rebrek, ki je med drugim tudi izvršna producentka Ljubljanskega tedna mode (Ljubljana Fashion Week - LJFW) in sodelavka pri pop-up Skrivni večerji, o njenem delu in tudi o modi za kongresna srečanja.

Kako dolge so priprave na Ljubljanski teden mode?

To je projekt, ki se pravzaprav nikoli ne neha. Preden zaključimo trenutni dogodek, se že pripravljamo na naslednjo edicijo. Ves čas potujemo, obiskujemo ostale tedne mode, veliko se povezujemo. To je neke vrste življenjski stil. Skozi leta smo ustvarili solidno bazo kontaktov in mednarodnih sodelovanj, ki že prinaša rezultate tako doma kot tudi v tujini.

Koliko je tujega interesa za LJFW? Regionalna sodelovanja so med drugim rezultirala v izjemnem novem projektu Fashion Scout South East Europe Showcase (Fashion Scout SEE), ki odpira vrata v London, prejemamo pa tudi vabila za udeležbe v mnogih tekmovanjih in predstavitvah v regiji, pomagamo prodajati blagovne znamke in kolekcije. Tudi iskanje sponzorjev ni več tako težko, kot je bilo včasih, saj smo že poznani po izjemno kvalitetnem dogodku s takojšnjimi rezultati. Mednarodni kupci so nas tudi začeli kontaktirati, saj vedno predstavljamo zanimiv skupek oblikovalcev iz cele regije.

Bi lahko LJWF bil kdaj primerljiv s tedni mode v bolj prominentnih prestolnicah sveta?

Primerjava v kvaliteti tujih tednov mode z našim LJFW je samo v tem, koliko denarja je na voljo za izpeljavo. Mi investiramo toliko, kolikor uspemo zbrati, in naša glavna skrb so dobri modeli, odlične make up in frizerske ekipe, osvetlitev, vrhunski uradni modni fotografi in snemalne ekipe, saj je foto in video material na koncu tisto, kar ostane za nami.

Ko dosežemo to misijo, se osredotočimo še na vse ostalo. Potem smo vsi zadovoljni: mediji zaradi dobrega materiala, prav tako pa tudi oblikovalci, ki lahko material, ki jim pomaga pri prodaji kolekcije, uporabijo namesto lookbook-a. Prav tako pa je zadovoljna tudi celotna ekipa, saj dogodek dokazuje, da smo kredibilen partner za bodoča sodelovanja.

Ko sva že pri modi, kaj bi priporočili udeležencem kongresov, da oblečejo? Kaj bi rekli o kavbojkah?

Kongresi niso več tako togi, kot so bili včasih. Vsem priporočam, da se »zrihtajo«, a naj hkrati bodo, kdor so, in naj se počutijo udobno.

Predstavljati sebe je težko delo in biti istočasno v neudobnih oblekah, je zagotovo dvojni ne. Namreč, to se pokaže na energiji in govorici telesa in zato se lahko sporočilo, ki ga sicer želimo podati o sebi, izkrivi. Kavbojke obstajajo v različnih stilih in variacijah, zato mi je težko reči »ja ali ne«, ampak na nek način se bolj nagibam k »ja«. Seveda pa morajo izbrane kavbojke biti primerno izbrane tipu dogodka. Vedno pravim, če si v dvomu, se široko nasmehni in pojdi, iskrenost pomaga v vseh situacijah in zagatah.

»Kongresi niso več tako togi, kot so bili včasih. Vsem priporočam, da se »zrihtajo«, a naj hkrati bodo, kdor so, in naj se počutijo udobno.«

Sodelujete tudi pri pripravi prvih pop-up Skrivnih večerij v Ljubljani. Kakšen je plan za naprej?

Naš plan je mesečna Skrivna večerja z različnimi temami, kuharskimi mojstri, lokacijami, hrano. Želimo kršiti pravila in pri ljudeh zbuditi razumevanje, da ne kupujemo samo menija, ampak tudi celotno izkušnjo. Skrivnostnost je začimba, ki lahko ali razširi ali sesuje vašo osebno percepcijo dogodka, zato je dobro k taki izkušnji pristopiti zelo odprto. Z dogodkom bomo nadaljevali tako dolgo, kot bo zanj zanimanja, saj trdno verjamemo, da obstaja prostor in čas za tovrsten koncept v Sloveniji, ki ima široko raznolikost hrane, kuharjev in lokacij.

Prejemamo tudi povpraševanja raznih podjetij, ki želijo organizirati ekskluzivne Skrivne večerje zase, prav tako so nas kontaktirale turistične agencije, ki so vključile naše dogodke v svojo ponudbo. Torej, očitno nekaj delamo prav.

27

28

triki in nasveti iii

avtorica: Jasmina Jerant

foto: Vanja Živanič

pogovor :

s tino ramujkić o tem, kako narediti dobro fotografijo Kakšno fotografsko opremo priporočate za fotografiranje dogodkov?

Ker so dogodki večinoma v zaprtih prostorih z malo svetlobe, priporočam ohišje s senzorjem polnega formata (FF) in svetlobno močne objektive. To so tisti objektivi, ki imajo bolj odprte zaslonke npr. 1,2, 1,4, 1,8, 2, 2,8. Zaradi dinamičnosti dogodkov zelo prav pridejo zum objektivi. Potrjujejo se tako širokokotni kot tele objektivi.

Kako fotografirati različne prostore, atmosfere, zunanje in notranje, itd.?

Vsakemu prostoru se je potrebno prilagoditi tako z izbiro foto opreme kot kotom gledanja. Prostor - zunanji ali notranji - ima svoj fotogenični kot in tega moramo čim prej poiskati. Atmosfero naredijo svetloba v prostoru, dizajn prostora, barve in ljudje. Za dobro fotografijo je potrebno vse štiri ujeti v dobro zgodbo in vrhunsko kompozicijo.

Ob kateri svetlobi ali pa času dneva je najbolje fotografirati? To sploh igra vlogo?

Svetloba je za fotografijo najpomembnejša. Za čas dneva ima svetloba več odtenkov. Poznamo jutranjo in večerno svetlobo, ki sta najlepši spomladi, poleti in jeseni. Opoldansko svetlobo, ob kateri se fotografi raje skrijemo, ker je močna in ostra. In tisto mlečno, belo in razpršeno svetlobo, ki jo poznamo predvsem v zimskem času in ki za fotografiranje ni najboljša. Za portrete, naravo, arhitekturo in živali pa priporočam jutranjo in večerno svetlobo. Dogodki pa so že po svoji naravi največkrat v notranjem prostoru, kjer pa velja drugačna osvetlitev.

Kateri so največji izzivi ali prepreke pri fotografiranju dogodka?

Preprek pri fotografiranju ne vidim. Vidim rešitve znotraj ponujenega in to me vedno znova navdušuje in motivira. Včasih je dvorana zaradi predstavitvenih projekcij osvetljena na zgolj 15%. Ob takih trenutkih je potrebno obvladati fotoaparat in poznati njegove zmogljivosti ter imeti svoje telo popolnoma pod kontrolo. Mirno telo, mirna roka.

Izziv vidim v iskanju najboljšega trenutka in kompozicije znotraj dinamike dogodka, ko je na enem mestu ogromno število ljudi, ki so vedno v gibanju.

Katere ljudi fotografirati? Nasmejane ali resne?

Odvisno od priložnosti. Ko so sproščeni ob kavi ali na kosilu, jih rada fotografiram vesele in nasmejane. Ko so v dvorani in poslušajo predavanje, jih imam rada zamišljene in v fokusu.

»Atmosfero naredijo svetloba v prostoru, dizajn prostora, barve in ljudje.«

Kateri so najboljši triki pri fotografiranju dogodka? Oziroma, kaj bi vi svetovali tistim, ki želijo obeležiti dogodek z dobrimi fotografijami? Nasveti?

Za dobre fotografije dogodka priporočam: • Dobra foto oprema; FF senzor, zum objektive z bolj odprtimi zaslonkami, eksterna bliskavica; • če fotografirate na FF senzorju namesto z bliskavico, raje fotografirajte z večjo vrednostjo ISO, da ohranite ambientalno vzdušje; • imejte dogajanje ves čas pod kontrolo; • iščite trenutke navdušenja v ljudeh, veselje ob tem, ko se ponovno srečajo, stiske rok poslovnih partnerjev, zanimive obrazne izraze ...

• v času kosila fotografirajte ljudi pri bifeju ali po jedi, nikoli med jedjo; • upoštevajte zlati rez; • naročniku namenite samo jagodni izbor fotografij iz dogodka; • bodite zaljubljeni v to delo.

DOBRODOŠLI! DOVOLITE, DA VAM PREBEREMO ŽELJE TER POSTREŽEMO Z IZVRSTNO STORITVIJO IN MALIMI PRESENEČENJI!

4

HOTELI V CENTRU LJUBLJANE

574

UDOBNIH IN ELEGANTNO OPREMLJENIH SOB RAZLIČNIH KATEGORIJ

31

KONFERENČNIH DVORAN S SODOBNO TEHNIČNO OPREMO IN RAZLIČNIMI MOŽNOSTMI POSTAVITEV ZA VSE TIPE DOGODKOV

VAROVANI POKRITI PARKIRNI PROSTORI

Certificate of Excellence 5-time WINNER

Grand Hotel Union

Grand hotel Union Miklošičeva cesta 1 1000 Ljubljana

Grand hotel Union Business Miklošičeva cesta 3 1000 Ljubljana

Hotel Lev Vošnjakova ulica 1 1000 Ljubljana

Central hotel Miklošičeva cesta 9 1000 Ljubljana

WWW.UNION-HOTELS.EU

HL_Toleranca Marketing 204x255mm.indd 5

16.1.2018 11:07:06

30

kongresna zvezda

2016

avtorica: Jasmina Jerant

conventa

best event award

foto: arhiv Kongresni urad Ljubljana, Boris Kordić

2016

Preden pozdravimo že deseto borzo Conventa, ki se ima zgoditi januarja 2018, poglejmo, komu je žirija prejšnje Convente podelila nagrado Meetings Star 2016 (Kongresna zvezda 2016) za najboljši dogodek Nove Evrope.

Spomnimo Kongres Magazine in borza Conventa sta s pripravo že druge izdaje tekmovanja za najboljši dogodek želela proslaviti tiste, ki so v letu 2016 ponudili najboljše doživetje. Tekmovanje je tako izpostavilo navdihujoče organizatorje, ki so v industrijo srečanj Nove Evrope vnesli ekskluzivno odličnost.

Kriteriji Prijavljeni dogodki so bili ocenjeni glede na kreativnost, inovativnost, izpeljavo, rezultate dogodka, komunikacijo dogodka ter trajnostne politike.

Mednarodna žirija Žirijo so sestavljali sledeči strokovnjaki in profesionalci iz industrije srečanj: Patrick Delaney, SoolNua (Irska), solastnik in direktor; Matijn Timmermans, so-ustanovitelj in kreativni direktor, The Red Line Project & Event StoryBoard (Nizozemska); Jan-Jaap In der Maur, Masters in Moderation (Nizozemska), ustanovitelj in moderator.

Zmagovalna kongresna zvezda za najboljši dogodek 2016 Zmagovalni dogodek, ki mu je žirila namenila najvišji rezultat, je bil: POINT.FOR YOU. / Informacijska točka Ljubljana, Zelena prestolnica Evrope 2016 Šlo je za celoletni dogodek v času, ko je bila Ljubljana izbrana za Zeleno prestolnice Evrope 2016. POINT.FOR YOU/ je bil postavljen v strogem centru prestolnice, pred Mestno hišo, kjer je gostil kar 600 dogodkov in aktivnosti. Zeleno leto je bilo razdeljeno na tematske mesece. Glavni cilj pa je bil informirati, izobraževati, promovirati, vključevati čimveč ljudi, deliti dobre prakse, pridobivati medijsko pokritost, itd.

Ime dogodka, POINT.FOR YOU/, je izhajalo iz organizatorjeve želje po obveščanju, da lahko vsakdo sodeluje pri še večji trajnosti svoje prestolnice. Z namenom doseči največje možno število ljudi, so organizatorji pripravili raznovrstne brezplačne dogodke, da bi tako zadostili mnogim interesom in potrebam posameznikov. Več kot 32.000 obiskovalcev iz Ljubljane, Slovenije, Evrope in vsega sveta je sodelovalo na 600 dogodkih ter posnelo vsaj 7.000 fotografij.

Dogodek je dosegel svoj cilj in uspešno ozaveščal tako prebivalce kot tudi obiskovalce prestolnice o tem, da je, in zakaj je, Ljubljana Zelena prestolnica Evrope.

»POINT.FOR YOU je bil zame nesporni zmagovalec, saj je bil to edini od prijavljenih projektov, ki je pri vseh kriterijih prejel visoko število točk.

Briljanten dogodek za prelepo mesto!« (Jan-Jaap In der Maur, član žirije)

inovativen prostor za kreativne dogodke

avtorica: Nika Pirnar

hotel lev

foto: Union hoteli d.d., Marko Delbello Ocepek

–

inovativen prostor za kreativne dogodke Ste v iskanju hotela, kjer bodo poskrbeli za vse vaše želje, sprejeli srečanje na najvišji ravni in hkrati poskrbeli za sodoben in inovativen pristop?

Obenem pa ne bi imeli nič proti, če bi vam hotel nudil klasično eleganco in sodobno udobje? Prenehajte z iskanjem – Hotel Lev vam nudi vse našteto.

Po jutru se dan pozna …

Ne glede na to, ali se boste zbudili v prvem ali trinajstem nadstropju – dan se v Hotelu Lev začne z okusnim zajtrkom, če želite, celo z bogatim ameriškim zajtrkom. V prenovljeni zajtrkovalnici vas bo pričakala bogata ponudba jedi, družbo pa vam bo delal tudi njihov mali zeliščni vrt, s katerega si zelišča lahko postrežete kar sami. Po bogatem zajtrku bi lahko že začeli dan, kajne? A ne tako hitro … Saj veste, kaj pravijo?

Zdrav duh v zdravem telesu! Za zdravo in fit telo je v medetaži hotela 24 ur na dan 7 dni v tednu odprt fitnes. Na ta način lahko redno telovadite in poskrbite za svoj um in telo, tudi ko ste na potovanju.

Za hotelske goste so tako na voljo raznolike naprave, kot npr. sobna kolesa, naprava za veslanje, uteži s stojalom, tekoči trak za tek, naprava za krepitev trebušnih mišic ipd.

Ste zdaj pripravljeni na nov dan? Ste ravnokar rekli, da danes ni vaš dan? Vsaj kar se tiče vaše pričeske? Ne skrbite, za takšne izzive poskrbijo v hotelskem frizerskem salonu leVera, kjer bodo prisluhnili vašim željam in poskrbeli, da bodo vaši lasje urejeni, zdravi, modni in da boste vi samozavestno vstopili v nov dan!

Hotel Lev – klasična eleganca in nov koncept srečanj Ste zdaj pripravljeni na nov delovni dan in prvo srečanje? Napotite se v prvo nadstropje, kjer boste našli največjo konferenčno dvorano v Hotelu Lev, imenovano Karantanija, ki sprejme do 400 gostov, njena fleksibilna postavitev pa omogoča razdelitev na štiri dele, tako da se z lahkoto prilagodi številu udeležencev in naravi različnih dogodkov.

Ker se v Union hotelih zavedajo, da se industrija srečanj hitro spreminja in da si nihče več ne želi biti del dolgočasnih srečanj, so pred kratkim lansirali nov koncept, ki ga zdaj nudijo v Hotelu Lev. Konferenčno dvorano Karantanija so popolnoma obnovili in jo opremili s kreativnim pohištvom, ki prostoru daje občutek »dnevne sobe«. Vizija Union hotelov, da ustvarijo idealne pogoje za produktivne in ustvarjalne konference in srečanja, se je uresničila. Nova zasnova konferenčne dvorane je daleč od standardne in ponuja drugačno konferenčno izkušnjo z mreženjem, ki ustvarjala boljše rezultate.

Dodatno so za poslovna srečanja v 13. nadstropju, v šestih sejnih sobah in salonih za do 70 oseb s čudovitim razgledom na park Tivoli, na voljo prostori za različne postavitve in organizacijo različnih vrst dogodkov. Za sestanke in druge manjše prireditve sta na voljo še dve elegantni sejni sobi v medetaži hotela.

Da pa bodo vsi udeleženci res zbrani pod eno streho, je v hotelu na voljo 157 udobnih in razkošnih modernih sob ter 16 apartmajev. Poslovni gostje bodo zagotovo cenili sobe z večjimi pisalnimi mizami in udobnimi stoli.

Večeri so namenjeni druženju in sprostitvi …

V pritličju Hotela Lev je vsak dan med 8.00 in 24.00 uro odprt Lobby Bar, kjer lahko uživate ob skodelici dobre kave s prijatelji ali ob kozarčku izbranega konjaka in žlahtne kapljice s poslovnimi partnerji.

V hotelski vinski knjižnici pa boste našli vina iz vsega sveta, primerna za vse okuse.

Ob večerih se lahko prav tako razvajate ob kulinaričnih presežkih hotelske restavracije, ki lahko sprejme tudi večje skupine do 80 oseb, ali v restavraciji Pri Levu, kjer boste okusili vrhunske specialitete v izbranem ambientu. Glavni kuhar Uroš Hribernik gradi svojo zgodbo na svežih in preprostih sestavinah, ki jih mojstrsko kombinira v enkratno gurmansko doživetje, postrežejo pa vam tudi s pristnimi in ročno izdelanimi lokalnimi testeninami, ki jih pripravlja hotelski maestro di pasta Andrea Lippi. Edinstven kulinarični večer lepo zaokrožijo vrhunsko izbrano vino ter lične sladice, ki jih izdelujejo v hišni slaščičarni.

Hotel Lev svoje goste razvaja že od leta 1964 – dovolite si, da ste med njimi tudi vi.

31

32 Nič več iskanja nastopajočih za dogodke, od sedaj so gibalci in glasbeniki pod eno streho

Vi izberete kraj, cel svet je naš oder.

Agencija Local Heroes povezuje preko 80 profesionalcev različnih športnih, plesnih in glasbenih ozadij, s ševilnimi uspešnimi nastopi, ki trenirajo večji del svojih življenj.

Za vsak vaš dogodek lahko pričarajo tisto najboljše in še nikoli videno s tehnično dovršenimi točkami prilagojenimi tematiki in prostoru, primerno glasbeno podlago, atraktivnimi kostumi, itd.

localheroes.si

popestritev

avtorica: Jasmina Jerant

nastopi

za popestritev dogodkov

foto: Tomaž Kos

»Zraslo je zavedanje, da je tudi ta zabavni in atraktivni del dogodkov pomemben in pripomore k uspešnosti.«

Pogovor s Filipom Kržišnikom, hiperaktivnim deloholikom, članom dvojca F&B Acrobatics, vodjo agencije Local Heroes in solastnikom agencije Reformabit, o raznovrstnih nastopih za fascinantno popestritev organiziranih dogodkov.

Marsikdo se vas in Blaža Slaniča spomni po udeležbi na Slovenija ima talent z dih jemajočimi akrobacijami. Danes skupaj s prijateljem Blažem vodita F&B Acrobatics. Zakaj sta se odločila iz hobija ustvariti podjetje?

Najina pot se je začela čisto slučajno, spoznala sva se šele štiri leta nazaj, in sicer pol leta preden sva naredila najin debi nastop na SIT. Celotna zgodba pa se je dobesedno obrnila na glavo, saj sva praktično iz nič ustvarila novo športno panogo v Sloveniji, ki je zaradi svoje edinstvenosti in atraktivnosti postala pravi spektakel zaželjen na različnih dogodkih.

Meni en ljubših motov pravi: »Delaj nekaj v čemer uživaš in ne boš delal dneva v življenju,« zato sva močno zagrabila to priložnost.

Postala sta vroča roba za organizatorje dogodkov. Na kakšne vse dogodke vaju povabijo?

Nastopanje v živo je en večjih čarov najinega posla in vsakdana. Aplavz res poplača ves vložen trud in čas, ki ga preživiva v dvorani na treningih. Na odru se res počutiva kot doma. Ukvarjava se z akrobatiko, plezanjem, borilnimi veščinami, plesom, žongliranjem, bruhanjem ognja in še in še. Zaradi širokega spektra znanja, olajšava naročnikom odločitve, saj lahko nastopava tako na korporativnih dogodkih ter otvoritvah kot tudi rojstnih dnevih, praznovanjih, dogodkih odprtega in zaprtega tipa – pravzaprav tu skoraj ni omejitev.

Kakšen je odziv udeležencev na dogodkih? Se je že zgodilo, da bi kdo omedlel med ogledom vajinih res vražjih akrobacij?

V Sloveniji naju že malce poznajo, tako da gledalci približno vedo, kaj jih čaka, ko stopiva na oder, čeprav tudi njih vedno rada presenetiva s čim novim. V tujini pa ne pričakujejo najinih akrobacij in ekstremnih podvigov, tako da se na njihovih obrazih izriše tisto pristno presenečenje in začudenje. Aplavz in nasmeh sta vedno prisotna, omedlel pa na srečo ni še nihče. Res si ne bi želela, da se med najinim nastopom poškoduje nekdo drug.

Poleg F&B Acrobatics pa vodite tudi podjetje Local Heroes, ki združuje gibalce, glasbenike, foto in video produkcijo za nadgradnjo in popestritev slehernega dogodka. Je podjetje Local Heroes logično nadaljevanje F&B Acrobatics ali gre za ločeno dejavnost?

Agencija za nastopajoče za potrebe različnih dogodkov je korak dlje, hkrati pa sem se s tem ukvarjal že pred leti. Preden sva z Blažem začela najino akrobatsko poslovno pot, sem bil vodja zabavnega programa v klubu Cirkus, kjer sem skrbel za dogajanje na odru, vse od hostes pa

do plesalk in drugih artistov. Sedaj pa sem se odločil vse te izredno talenirane slovenske artiste združiti pod eno streho agencije Local Heroes.

Koliko posameznikov in koliko skupin je vključenih v Local Heroes?

Trenutna število se giblje nekje okrog 80 nastopajočih - 20 solistov ter 20 parov in skupin.

Kako sploh pristopite k sodelovanju na dogodku, na katerega ste povabljeni vi ali vaši »varovanci« v Local Heroes? Si organizatorji dogodka zamislijo rdečo nit nastopa ali sami pripravite celotno predstavo? Je kakšna razlika glede na vsebino oziroma karakter dogodka?

V določenih primerih si organizator zaželi specifičnega nastopajočega.

Včasih pa predstavijo rdečo nit dogodka, lokacijo in druge tehnične karakteristike ter svoje želje, potem pa na podlagi mojih predlogov skupaj izberemo primerne nastopajoče in oblikujemo program.

Glede na to, kako raste povpraševanje po popestritvi dogodkov in s tem vaše poslovanje, gre za očitno vedno večje zanimanje po tovrstnih ponudbah. Zakaj, menite, je temu tako?

Pred leti je šovbiznis v Sloveniji že precej cvetel, potem pa se je poznal udarec gospodarske krize. Sedaj je situacija ponovno boljša, hkrati pa mislim, da je zraslo zavedanje, da je tudi ta zabavni in atraktivni del dogodkov pomemben in pripomore k uspešnosti.

Za konec (in malce za hec): mene boli križ že, če zjutraj malo nerodno vstanem in potem se ves dan kislo držim. Vi pa ste poznani po večnem prešernem nasmehu. Kako vam to uspe celo med izvajanjem akrobacije, pri kateri bi se večina prebivalk in prebivalcev Slovenije lahko resno poškodovala?

V dvorani preživim v povprečju osem ur dnevno, tako da lahko rečem, da se obrnjen na glavo nekaj metrov od tal počutim precej domače.

Oder je moj drugi dom, kjer se odlično počutim, občinstvo pa najin trud vedno nagradi z bučnim aplavzom. Za nameček pa delam točno tisto, kar si želim in me osrečuje. Kako se človek ne bi smejal!

33

34

primer iz prakse

avtorica: Jasmina Jerant

foto: Union hoteli d.d., Marko Delbello Ocepek, arhiv Conventa

borza conventa

v organizaciji tolerance marketing Deset let borze Conventa

Kratek opis projekta – ideja, strategija Izkušnje iz organizacije velikih mednarodnih kongresov, družabnih dogodkov in izletov za kongresne udeležence, izkušnje iz hotelirstva, radovednost in želja po promociji Slovenije in regije nas je gnala v organizacijo poslovne borze, take in še boljše kot smo jih videli v tujini. Želeli smo pripraviti dogodek, ki bi prestopal meje klasičnega poslovnega dogodka in se uveljavil kot eden izmed najbolj inovativnih dogodkov v industriji srečanj. Zastavili smo si postaviti borzo, ki bi pomenila osrednjo točko za organizatorje poslovnih dogodkov v regiji jugovzhodne Evrope, ki poleg izmenjave znanja in izkušenj poudarja mreženje in vzpostavljanje novih poslovnih kontaktov.

Izziv V hitro spreminjajočem se svetu moramo biti hitri in v koraku z razvojem industrije srečanj. Vsako leto v ekipi razmišljamo, kako še dodatno izboljšati dogodek, ga približati duhu časa ter kako preusmeriti organizatorje srečanj k zavedanju, da je Nova Evropa trendovska. Zavedamo se, da so pričakovanja udeležencev vsako leta večja. Zato nam je prav poseben izziv, da vsako leto presenetimo bodisi s posebnim predavateljem, novimi postavitvami osrednjega prostora, tehnološkimi rešitvami, nastopajočimi na večernih dogodkih, in nenazadnje z nagradami Meetings Star Award, ki jih podeljujemo že vrsto let.

Rešitev Vsako leto se iz Convente učimo za naslednje leto. Pri analizi so nam v pomoč rezultati ankete, ki jo naredimo med razstavljavci in

vabljenimi gosti. Medtem, ko se trudimo, da bi z odlično organizacijo zadržali stalne razstavljavce, smo si na drugi strani sami postavili visok cilj, da na borzo vsako leto pripeljemo 80% novih vabljenih gostov – organizatorjev dogodkov. Kljub digitalnemu marketingu in družabnim omrežjem, imajo osebna srečanja na dogodkih še vedno veliko vrednost. V evropskem prostoru je veliko poslovnih borz, med katerimi si je morala Conventa izboriti pozicijo vodilne regionalne borze. To smo dosegli z izvirnimi kampanjami, osebnimi obiski partnerjev po regiji, potujočim Conventa Trend Barom in izobraževalno-izkustvenim dogodkom Conventa Crossover. Zadnji mesec pred dogodkom je namenjen povezovanju vseh niti, ki smo jih pletli skozi celo leto. Convento podpira več kot 15 stalnih lokalnih partnerjev, ki dajejo dogodku stabilnost, več kot 15 posameznikov, mednarodnih profesionalcev, ki nam pomagajo pri izboru najboljših vabljenih gostov in več kot 10 specializiranih tujih medijev.

Rezultati Conventa je bila prvi dogodek tega tipa v Novi Evropi, hkrati pa smo tudi prvi dogodek ob začetku leta. Številni strokovnjaki iz industrije srečanj so Convento že dodali v svoj koledar in jo opisujejo kot nepogrešljiv dogodek leta. Od samega začetka je poslovni dogodek gostil že rekordnih 2.286 vabljenih gostov iz 48 držav in 1371 razstavljavcev iz 18 držav, ki so medsebojno sklenili preko 32.000 poslovnih sestankov. Na dogodek vsako leto pripeljemo 80% novih kupcev. Smo edina borza na svetu s tako visokim deležem. S tem omogočamo partnerjem, da si zgradijo lastno bazo kupcev in intenzivno delajo na lastnem marketingu. Število sodelujočih držav na Conventi se je v zadnjih letih podvojilo. V povprečju razstavljavci sklenejo 25 sestankov, njihovo kakovost pa ocenjujejo z visoko povprečno oceno 4,59 (od 5). Prebujajoče se, sveže in najbolj zaželene kongresne destinacije Nove Evrope dopolnjujejo Convento. Po rezultatih anket je visok delež 88,9 % razstavljavcev potrdil, da se investicija v Convento izplača. Dogodek so ocenili z visoko povprečno oceno 4,52.

35

PRIPRAVLJEN NA VSE. MINI COOPER Z BOGATO OPREMO ŽE ZA 19.990 € ALI 149 € NA MESEC.* Avto Aktiv BTC City

Avto Aktiv Trzin

Latinski trg 5 1000 Ljubljana Tel. 030 700 352 mini@avto-aktiv.si

Ljubljanska cesta 24 1236 Trzin Tel. 01 560 58 00 mini@avto-aktiv.si

AVTO AKTIV. TVOJ MINI TRGOVEC. *Informativni izračun za MINI Cooper 3 vrata: vrsta financiranja: finančni leasing • predračunska vrednost vozila: 19.990,00 EUR • lastna udeležba (polog): 6.050,00 EUR • znesek financiranja: 13.850,00 EUR • trajanje financiranja: 60 mesecev • mesečni obrok: 149,25 EUR • zadnji obrok: 7.996,00 EUR • skupni znesek za plačilo brez lastne udeležbe: € 17.150,90 EUR • stroški odobritve: 199,90 EUR • efektivna obrestna mera: 5,96% na dan 31.08.2017 • redna cena vozila, z vključeno opremo iz posebne ponudbe je 24.151 EUR • ponudba ne vključuje stroškov priprave in transporta vozila. Finančne ponudbe so neobvezujoče in MINI Financial Services si pridržuje pravico do spremembe pogojev ali zavrnitve financiranja brez dodatne obrazložitve. V primeru dviga pogodbene obrestne mere, posledično spremembi referenčne obrestne mere (3 mesečni EURIBOR), se lahko poveča skupni znesek, ki ga mora leasingojemalec plačati po pogodbi.

Ponudnik finančnih storitev je MINI Financial Services, katerega ekskluzivna zastopnika v Sloveniji sta Gorenjska banka d.d. in GB Leasing d.o.o. Kombinirana poraba goriva za vozila MINI s 3 vrati: od 3,4 do 6,3 l/100 km. Emisije CO2: od 89 do 147 g/km. Emisijska stopnja: Euro6. Emisije NOx: od 0,0086 do 0,0595 g/km. Ogljikov dioksid (CO2) je najpomembnejši toplogredni plin, ki povzroča globalno segrevanje. Emisije onesnaževal zunanjega zraka iz prometa pomembno prispevajo k poslabšanju kakovosti zunanjega zraka. Prispevajo zlasti k čezmerno povišanim koncentracijam prizemnega ozona, delcev PM10 in PM2,5 ter dušikovih oksidov. Slika je simbolna.

36