Escola Secundária de Cacilhas-Tejo 2014/2015
Organização de Eventos Módulo 20 Disciplina: Técnicas de Secretariado Professora: Domitila Cardoso
Trabalho realizado por: Cristiana Silva nº4 Geissamara Gomes nº 6
Índice Objetivos.............................................................................................................................1 Introdução ..........................................................................................................................3 Tipos de eventos .................................................................................................................4 Eventos ou acontecimentos sociais .......................................................................................... 4 Classificação de eventos............................................................................................................ 5 Inaugurações, comemorações, manifestações artísticas ......................................................... 6 Salões, feiras e exposições ........................................................................................................ 6 Promoções, certames................................................................................................................ 7 Planificação e preparação/Elaboração de documentação......................................................8 Planificação de um evento: método QQOQC (quem? o quê? onde? quando? como?) ........... 8 Lista de verificação e controlo de todos os itens que devem merecer atenção na organização de eventos ................................................................................................................................. 9 Lista de participantes .............................................................................................................. 14 Convites formais e informais................................................................................................... 15 Redação de convites formais/indicações que deve conter..................................................... 16 Regras de Protocolo ................................................................................................................ 17 Preparação de uma sala de exposições ou para uma conferência pública ............................ 18 Visita à própria organização por parte de entidades externas ............................................... 21 Preparação de dossiês para os participantes .......................................................................... 22 Refeições como complemento de eventos/definição de ementas ........................................ 23 Procedimentos protocolares e de urbanidade a ter em consideração na planificação e concretização de um evento ................................................................................................... 24 Contactos com prestadores de serviços nesta área................................................................ 28 Vestuário mais adequado para ocasiões especiais na vida de uma organização ................... 32 Follow-up .......................................................................................................................... 34 Conclusão.......................................................................................................................... 44 Bibliografia ........................................................................................................................ 45
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Objetivos Reconhecer a importância de que se revestem os vários tipos de eventos na atividade empresarial, bem como do papel que o profissional de secretariado desempenha na sua preparação, organização e acompanhamento. Conhecer as principais fases a observar na organização de um evento numa organização. Identificar os procedimentos da organização de eventos profissionais e sociais.
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Introdução Este trabalho foi realizado no âmbito da disciplina Técnicas de Secretariado a pedido da professora. Iremos aprofundar os conteúdos do módulo 20, Organização de Eventos: Tipos de Eventos, Planificação e Preparação/Elaboração da Documentação e o Follow-up e ainda os vários subtemas. Este trabalho foi feito em Word com recurso a pesquisas na Internet e ao livro “Secretariado, uma visão prática”.
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Tipos de eventos Eventos ou acontecimentos sociais Evento é uma celebração de um acontecimento especial. Quando falamos em evento estamos a falar de algo propositado, planeado e organizado.
Eventos quanto à sua finalidade: Eventos com fins lucrativos: Existem eventos que o seu objetivo é a obtenção de lucros como, por exemplo, concertos, feiras e conferências. Eventos sem fins lucrativos: Existem eventos sem fins lucrativos como eventos de beneficência e angariação de fundos.
Tipos de eventos:
Celebrações culturais • Festivais, espetáculos temáticos, eventos religiosos e desfiles.
Comerciais/industriais • Feiras, mercados, exposições, eventos publicitários e reuniões/conferências.
Eventos privados • Celebrações pessoais- Aniversários, férias familiares, casamentos, baptizados. • Eventos sociais- festas, galas, reuniões.
Arte/entretenimento • Concertos.
Educacionais • Seminários, clínicas, congressos, ações de formação e eventos de divulgação.
Recreativos • Jogos e desporto.
Desportivos (competição) • Profissionais ou amadores.
Políticos (de estado) • Inaugurações, tomadas de posse, visitas VIP, comícios. Página 4 de 45
Classificação de eventos Micro evento
Não exige nenhum recurso financeiro e logístico, é orientado para um público muito específico e o seu número de participantes não ultrapassa as cem pessoas. Exemplo: um jantar de curso, uma festa privada. Existe a consideração de algo mais significativo para a organização ou para o
Pequeno evento
público; não deixa de manter uma certa especificidade do público-alvo, mas pode já incluir a participação de entidades ou promotores locais. A participação pode variar entre as cem e quinhentas pessoas. Exemplo: um congresso, um workshop. Verifica-se um maior empenho na sua divulgação; há também um maior investimento a nível logístico, devido à importância a suportar que já se
Médio evento
torna considerável; Aqui já não se precisa de identificar o público-alvo; também o tema do evento suscita mais interesse e a participação pode variar entre as quinhentas e três mil pessoas. Exemplo: uma exposição temática num pavilhão de exposições, uma feira de negócios. Carateriza-se pelo forte crescimento do investimento financeiro na sua organização; é facilmente identificado pela sua dimensão; A equipa de
Grande
trabalho atinge as dezenas ou mesmo centenas de pessoas; neste evento
evento
divulga-se à escala nacional e por vezes, pode atingir outros países. A participação pode variar entre os três mil e oitenta mil pessoas. Exemplos: Festivais de música de verão, Estoril Open. Acarreta, pela sua grande dimensão, uma operação de preparação que atinge os vários meses ou mesmo anos; envolve a prestação política e económica, assim como a mobilização social do país (ou países) em causa; apenas se pode falar em mega evento numa escala internacional e/ou
Mega evento
mundial; é um evento que deixa consequentemente marcas profundas na comunidade, quer sejam sociais, económicas, ou mesmo culturais. É impossível considerar um mega evento sem qualquer cobertura mediática generalizada (rádio, televisão). A participação varia entre as cem mil pessoas ou até milhões. Exemplos: Jogos Olímpicos, Exposições Mundiais.
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Inaugurações, comemorações, manifestações artísticas A inauguração é o ato de por em funcionamento uma obra ou um serviço, através de festejo. O verbo inaugurar é sinónimo de concretizar a abertura de certas instalações, anunciar o começo de um evento ou estrear uma determinada obra. É associado a um início.
As Comemorações destinam-se a festejar um acontecimento. As Manifestações artísticas são um movimento popular, onde há uma aglomeração de pessoas destinado a exprimir opiniões.
Salões, feiras e exposições As feiras normalmente são amplas, fixas com o intuito de vender. Os salões são destinados a promover e divulgar produtos e informar sobre eles, com o intuito de criar para os consumidores uma imagem positiva. As exposições são formas de expor publicamente produtos, objetos, fotografas, documentos, entre outros, com o intuito de divulgar e/ou vender.
No caso de uma exposição ou feira, os objetivos são:
Gerar receitas para o organizador;
Permitir aos expositores exporem os seus produtos e serviços;
Aumentar o número de visitantes;
Dar apoio e formação aos visitantes;
Criar oportunidades de negócio para os expositores;
Elevar o perfil da indústria. Página 6 de 45
Promoções, certames Promoções: A promoção serve para anunciar um produto para o vender. Por exemplo dar publicidade a um facto: a promoção de uma festa, de uma data, de um acontecimento, etc. As empresas organizam promoções para:
Aumentar a atividade de compra dos atuais clientes;
Atrair a atenção de novos potenciais clientes;
Levar os consumidores a adotarem novos padrões de compra;
Estimular as vendas durante as épocas calmas, oferecendo um preço especial com duração limitada ou ofertas de valor acrescentado.
O objetivo é atingido quando há:
Redução de preço
Amostras
Cupões de desconto e abatimentos
Eventos e experiências
Certames: É neste tipo de evento que se disputam assuntos literários, científicos, industriais ou desportivos.
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Planificação e preparação/Elaboração de documentação Planificação de um evento: método QQOQC (quem? o quê? onde? quando? como?)
Quem?
• • • • • •
O quê?
• Quais os objetivos deste encontro? • Quais as mensagens a transmitir e qual a melhor maneira de o fazer? • Que desejamos fazer no final deste encontro? • Quais os meios a por em prática de forma a rentabilizar ao máximo este dia?
Onde?
• Deve refletir-se sobre o lugar do encontro; • Determine os critérios de escolha: • Prestígio; • Local; • Equipamento audiovisual; • Configuração da sala.
Quando?
Como?
Quem organiza a reunião? Qual o responsável? Quais as pessoas que irão trabalhar no projeto? Quem participa? Quem recebe? Quem serão os prestadores de serviços?
• Escolha o período mais favorável tendo em conta os períodos de ferias, pontes, feriados… • A escolha da data depende dos seguintes elementos: • Disponibilidade do organizador, do local escolhido, das pessoas que apresentarão o material.
• Que meios pôr em prática para rentabilizar ao máximo este evento?
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Lista de verificação e controlo de todos os itens que devem merecer atenção na organização de eventos
Preparativos a longo prazo Estabelecimento do tema e objetivos Definição do públicoalvo
Deve-se definir o tema e os objetivos, genéricos ou específicos na realização do evento. Deve-se determinar os possíveis interessados, bem como os canais de comunicação adequados e disponíveis para fazer divulgar a informação. Acompanhará o evento até à sua conclusão, abrangendo
Definição da comissão
elementos responsáveis pelos seus vários aspetos:
organizadora
logísticos, secretariado do evento, fornecimentos, comunicação.
Escolha provisória do local e das datas de realização
Deverá ter em conta a dimensão e características do acontecimento, bem como a possibilidade de coincidência com outro evento sobre o mesmo tema.
Seleção dos possíveis
Caso os oradores convidados inicialmente não queiram ir,
oradores, atendendo
ou faltem por qualquer motivo, deve-se ter já em
ao tema em causa Avaliação da disponibilidade do alojamento e
consideração outros oradores. Quando estes forem necessários, estarão condicionados pelas datas previstas, características do evento e disponibilidade dos fornecedores.
transporte para oradores e participantes O planeamento deverá considerar todas as fases de Estabelecimento de uma planificação rigorosa
organização do evento, incluindo o levantamento dos recursos necessários e traduzir-se numa lista de verificação rigorosa, que oriente e permita a validação de todos os passos, preparativos e procedimentos.
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Estudo da imagem do evento Seleção definitiva da data e local Seleção final dos oradores
Escolha do presidente e dos facilitadores Convite a personalidades de relevo para o início e
Deverá criar um logótipo que identifique o evento, bem como as cores que lhe estão associadas, que estarão na decoração. O local e a data definitivos resultarão da disponibilidade do espaço e dos oradores convidados. A escolha final dos oradores será determinada pela disponibilidade do espaço e de outros recursos nas datas selecionadas. Estas pessoas serão os rostos permanentes do evento, apresentando e integrando os oradores. Funcionam como uma espécie de anfitriões. Estas poderão, ou não, ter ligação ao tema que será abordado, mas deverão garantir projeção a evento e a presença dos meios de comunicação social.
fim dos trabalhos Seleção dos meios de
Definir-se-ão as etapas da campanha publicitária e
divulgação
respetivos canais (jornais, televisão, entre outros).
Pré-reserva do transporte
Organização do jantar e/ou almoço oficial
Desenho do programa social e turístico
Se o local escolhido não for de fácil acesso, deve-se providenciar transportes (como autocarros, mas no caso dos oradores, carros com condutores). Caso estes estejam previstos, serão selecionados espaços adequados, bem como fornecedores de catering, transporte para o local, entre outros. Nos maiores eventos é habitual disponibilizarem-se atividades para os participantes, como almoços, jantares, cocktails, excursões, entre outros. A contratação deverá ser feita com bastante antecedência,
Contactos iniciais com
pois os oradores poderão ter dificuldades em outros
intérpretes e
idiomas, como russo, mandarim e flamengo. Já se os
tradutores
idiomas forem inglês, francês, alemão, poderão ser contratados perto da data.
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Definição do sistema de controlo de confirmações de
O sistema definido determinará o desenho do formulário de inscrição a constar do programa provisório, bem como a gestão das inscrições recebidas e a sua cobrança.
participantes Elaboração do programa provisório
Início da divulgação Determinação dos procedimentos genéricos de socorro e
Para que se possa iniciar o processo de divulgação e começar a ter uma ideia concreta quanto ao número de interessados. Será faseada, com a utilização dos meios e canais já definidos. Serão definidos os protocolos relativos a emergências médicas, incêndio, ou as medidas de segurança relativas a oradores e participantes (polícias, guarda-costas).
segurança Contatos iniciais com
Para se garantir a contratação dos melhores fornecedores
fornecedores de
possíveis, pedir-se-ão orçamentos e indicação de
serviços de apoio
disponibilidade.
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Preparativos a médio prazo Renovação de
Estes contactos incluem: agências de viagem, hotéis,
contactos com serviços empresas de catering, transportes públicos, tradutores e de apoio Produção e distribuição do
intérpretes. Desenho e envio do programa definitivo aos participantes já inscritos e a outros interessados.
programa definitivo Elaboração de impressos
Incluem: mapas, programa das visitas turísticas, entre outros. A distribuir antes/durante o evento.
úteis/informação suplementar Contactos com os
Convém contactar com antecedência razoável. Caso os
oradores sobre os
projetores tradicionais de slides, ou outros, não funcionem,
meios necessários
pode-se utilizar DVD’s.
Verificação da produção da documentação e
Deve-se verificar a documentação a distribuir antes/durante o evento como: cartões identificativos, merchandising (blocos, canetas, etc.)
outros materiais Organização do transporte de material Definição do sistema de controlo de
Incluirá a deslocação, armazenagem, montagem e teste de todos os materiais e equipamentos necessários. O controlo incluirá: oradores, participantes e pessoal de apoio.
entradas e saídas na sala Organização do registo do evento
As formas de registo do evento terão em conta os destinatários e canais a utilizar para a sua divulgação. (Ex: registo áudio, registo em filme.)
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Nas vésperas Verificação final da lista de participantes
Deve haver preparativos e materiais para todos os presentes. Deve-se verificar: equipamentos, placas identificativas, copos, papel e canetas.
Verificação final da sala
E ainda: verificar os arranjos de flores e se estes não escondem os oradores e as placas com os respetivos nomes, testar o sistema de som, acertar os últimos detalhes da decoração. Deve-se verificar a eficácia do sistema de controlo de entradas e saídas, bem como a preparação e apresentação:
Verificação final das áreas adjacentes
da mesa de acolhimento (onde os participantes são recebidos e são entregues as suas identificações), dos coffee-breaks e refeições, casas de banho e o espaço reservado aos oradores.
Verificação final das pastas com a documentação
Deve-se também garantir que as pastas para os participantes são suficientes e contêm todo o material necessário.
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Lista de participantes Delegados: Os delegados são pessoas que pagam para poderem participar no evento ou que são patrocinados por empresas. Expositores: Os expositores pagam geralmente os seus espaços de exposição – estes espaços são bastante caros, em eventos de elevada categoria, e o seu aluguer constitui uma importante fonte de financiamento para o evento. Oradores, moderadores e animadores: Os oradores devem não só satisfazer os requisitos do evento, como também inspirar e motivar os delegados. Os moderadores são pessoas que asseguram que o programa do evento decorra de acordo com o previsto. Eles apresentam os oradores, anunciam os intervalos, informam os delegados sobre os acontecimentos noturnos. Garantem que o evento aconteça sem nenhuns incidentes. Os animadores são as pessoas cuja missão é iniciar a discussão. Estes levantam questões pertinentes para desencadearem o debate. Fornecedores: Os fornecedores que participam no evento, tais como os que fornecem expositores, técnicos, etc., devem estar identificados para se distinguirem facilmente entre os delegados e os outros participantes. Funcionários: funcionários do local do evento e funcionários da organização devem andar identificados, usando T-shirts iguais ou uniformes. É importante que os funcionários técnicos (por exemplo do audiovisual) sejam facilmente identificáveis, visto que eles desempenham tarefas especiais.
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Convites formais e informais Os convites formais devem conter e seguir a seguinte informação:
O logótipo ou iniciais do organizador da festa.
O nome completo do organizador ou organizadores do evento.
Informação sobre o evento.
O motivo da festa ou evento, "para celebrar..." "em honra..."
Escreva o endereço, hora e lugar do evento.
Indique o "dress code" ou estilo de vestuário que os convidados devem levar
Inclua as iniciais R.S.V.P. "Répondez, s'il vous plaît" que em português significa "Favor confirmar".
Um convite informal ou não formal pode ser realizado de muitas formas e não requer de todos os passos do convite formal. O importante nos convites não formais é:
O remetente ou organizador do evento.
O motivo pelo qual se realiza o evento. Pode-se usar um tom direto e pessoal.
Confirmação de assistência ao evento.
Uma nova forma de enviar um convite não formal é fazer um evento de Facebook.
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Redação de convites formais/indicações que deve conter
1ª Fase
2ª Fase
3ª Fase
4ª Fase
5ª Fase
• A coisa mais importante a fazer é incluir todos os detalhes importantes. Certifique-se que incluiu informações sobre os homenageados, o anfitrião/ anfitriões, tipo do evento, endereço, data, horário, a data final do RVSP com o número do telefone e vestuário.
• Para que o convite pareça ser mais formal, escreva todos os números por extenso, incluindo a data, endereço e o horário do evento.
• Quando estiver a escrever o endereço de um evento não abrevie partes dele.
• Além de escrever os números por extenso, escreva os nomes completos. Se não souber o nome do meio de um convidado, deixe a informação de fora e não escreva nada, não use apenas a inicial.
• Quando for imprimir os convites, a fonte deve ser a letra Script. As cores da fonte e do papel também podem fazer com que o convite pareça ser mais formal. É melhor que a letra seja preta.
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Regras de Protocolo Religião: A religião é uma questão muito importante e deve ser respeitada. O Islão e outras religiões orientais têm as suas próprias regras e rituais que têm de ser cumpridos em determinadas alturas do dia. Quem organiza o evento deve ter isso em consideração. Idioma: O idioma é um dos aspetos mais importantes a considerar em eventos internacionais. Ultimamente a língua oficial nos eventos é o inglês mas caso seja necessário pode haver serviços de tradução, para os convidados que não percebem inglês conseguirem acompanhar o evento. Etiqueta: Apresenta-se sempre a pessoa menos importante à mais importante. Apresenta-se um homem a uma mulher, uma pessoa mais nova a uma mais velha. Os graus são: idade, sexo, posição social ou política.
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Preparação de uma sala de exposições ou para uma conferência pública Alguns dos aspetos a ter em conta na organização de uma conferência de imprensa:
Definir dia, hora, local e assunto;
Convocar via e-mail os jornalistas e fazer um “follow-up” telefonicamente;
Preparar toda a documentação a distribuir;
Reservar as primeiras filas para fotógrafos e câmaras;
Providenciar a decoração e o arranjo do espaço:
Mesa de presidência, meios audiovisuais, plateia, papel, canetas, água, telefones, computadores e internet;
Providenciar um pequeno lanche ou cocktail após os trabalhos;
Fazer a coordenação e o acompanhamento de todo o evento;
Agradecer posteriormente por telefone ou e-mail.
Princípios de ergonomia Se os princípios ergonómicos forem todos vistos antecipadamente, o evento irá decorrer sem quaisquer problemas. Os participantes conseguirão ver o que está a ser projetado, os microfones estarão a funcionar corretamente (caso seja necessário) e a luminosidade estará adequada para o evento. Todos os participantes deverão ter um bloco de apontamentos, canetas e um crachá que os identifique.
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Meios audiovisuais disponíveis Exemplos de equipamento técnico:
Computadores
Ecrãs de plasma planos
Equipamento de ampliação de som
Microfones
Projetor de vídeo
Equipamento para videoconferência
Equipamento para tradução
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Estilos de disposição de mesas e outro mobiliário/ Plano de ocupação de lugares Uma mesa redonda reúne pessoas com os mesmos direitos mas com diferentes áreas de atuação com o objetivo de desenvolver ações conjuntas. A “Mesa redonda” simboliza a ausência de uma hierarquia e permite a troca de opiniões entre especialistas de diferentes áreas no sentido de chegar a uma visão global e de desenvolver ações conjuntas. O diálogo entre os que se encontram em volta da mesa tem uma função importante e os participantes têm direitos idênticos.
Os participantes da reunião estão sentados como se estivessem num teatro, isto é, em filas compostas apenas por cadeiras (sem mesas) voltadas para a plataforma onde se senta o orador e se encontra o pódio e o ecrã.
Os participantes estão sentados como alunos numa sala de aula, com as filas de mesas e cadeiras voltadas para a plataforma do apresentador. Este tipo de disposição poderá incluir mesas a direito ou em forma de "V".
Por vezes designado em forma de "U" tipo semi-círculo, com os delegados voltados para o orador.
Uma mesa em círculo (muitas vezes em forma de "quadrado") com um espaço vazio no centro é um formato muito usado para discussões abertas entre os participantes, que ficam de frente uns para os outros.
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Visita à própria organização por parte de entidades externas
Antes da data do evento, os oradores e convidados mais importantes deverão conhecer as instalações onde este se irá decorrer. Pelo que o organizador/anfitrião deverá planear com bastante cuidado uma visita, com tudo incluído, desde a forma como se irá buscar estes oradores e convidados (autocarro, limusine), até que cheguem às instalações, uma visita guiada por toda parte, e após tudo isto, um almoço, onde os oradores e convidados irão falar acerca do evento, do que gostam e desgostam, concordam incluir na planificação ou não.
O organizador/anfitrião deverá ter uma lista dos contatos internos a estabelecer, ou seja, quem deve ser contatado neste evento, e, caso haja um projeto a decorrer na empresa, deverá ser explicado o porquê deste projeto e o motivo.
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Preparação de dossiês para os participantes A preparação de dossiês é bastante importante nos eventos, pois cada participante irá ter uma espécie de currículo de todos os que iram participar no evento, seja oradores, convidados especiais, ou mesmo os próprios participantes. Este dossiê irá ter também a que se deve o evento, o seu programa estabelecido, o horário de tudo o que irá decorrer, interrupções (almoço, e caso seja um evento prolongado, também se inclui o lanche) e, caso haja uma parte cultural, também se deve incluir no programa.
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Refeições como complemento de eventos/definição de ementas
As refeições são muito importantes num evento. Elas garantem que os convidados estão confortáveis e satisfeitos e faz com que todos socializem. As refeições poderão estar incluídas no programa, ou os convidados terão que as pagar à parte. Ao escolher a ementa é importante ter em consideração a cultura dos participantes. Há muitas culturas que não comem carne, outras que não comem carne de porco, entre outras. As bebidas alcoólicas são proibidas em algumas culturas. A escolha da ementa é sempre um assunto bastante delicado, pois implica que os organizadores/anfitriões conhecem minimamente os participantes, os seus gostos e a cultura.
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Procedimentos protocolares e de urbanidade a ter em consideração na planificação e concretização de um evento Incidentes críticos Elaborar planos de emergência significa que se estará preparado para quaisquer incidentes que possam ocorrer durante o evento. Com o planeamento de emergência haverá planos de ação e de possibilidade que ajudarão a reagir às situações de forma estruturada, confiante e eficaz. As consequências de não se estar devidamente preparado para uma situação de emergência podem ser muito graves. Uma situação de emergência pode resultar em danos físicos graves ou em mortes entre os funcionários do evento ou entre os participantes. Os tipos de emergência que podem ocorrer dependerão do tipo de cada evento são:
Fogo Explosão Terrorismo Desastres naturais Emergências médicas Emergências não médicas
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Apresentações, saudações e cumprimentos Receber, cumprimentar e saudação Os organizadores de eventos têm de saber receber e cumprimentar alguém de acordo com os seus hábitos culturais. Qualquer que seja a forma como as pessoas se cumprimentam, o mais correto é evitar atitudes que possam ser consideradas ofensivas. Se para os ocidentais consiste numa inclinação de cabeça, levantar o chapéu ou apertar as mãos, para povos como os árabes a saudação é feita com três beijos nas faces, os russos dão um beijo na boca e os orientais fazem uma cerimoniosa inclinação do corpo. No Japão o aperto de mão é rejeitado por considerarem esse contacto antihigiénico.
Inclinação do corpo
Apertar as mãos
três beijos nas faces
Apresentação A apresentação está completamente ligada à saudação, que não se resume apenas a conhecer os respetivos nomes, é também um meio de comunicação que possibilita o começo de uma relação social. A apresentação é determinante para o julgamento favorável ou desfavorável que façam de nós, ou nós façamos dos outros. É aqui que se causa a primeira impressão.
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apresentação Atrasos de última hora e ausências Atraso No caso de atraso também há determinadas maneiras de tratamento, de acordo com a importância do convidado: Autoridade ou anfitrião: Deve-se aguardar sua chegada. Componentes da mesa diretora: Deve-se aguardar até 30 minutos e após isso iniciar o evento;
Se o convidado chegar até a metade do evento ele deverá sentar-se nas extremidades da mesa;
Se chegar no final do evento deverá sentar-se nas primeiras fileiras;
De qualquer forma deve-se registar a presença, usando o bom senso.
Enquanto o evento é adiado pelo atraso de alguma autoridade ou membro da mesa deve haver alguma forma de entretenimento para os que chegaram no horário, seja com algum espetáculo, vídeos, etc.
Representante Quando o convidado não pode comparecer ao evento ele pode enviar um representante para ocupar seu lugar.
O representante deve ter status para o poder representar;
O representante nunca preside uma solenidade (o anfitrião deve presidir em seu lugar); Página 26 de 45
Deve ser elaborado um termo de representação, onde o representado indica seu representante para a organização do evento;
Ausência Quando não é feita representação o convidado é considerado ausente, sendo que no caso de formação de mesa:
Autoridade, palestrante ou conferencista são insubstituíveis;
Auxiliares podem ser substituídos por alguém do staff da organização.
Cancelamento O cancelamento de um evento é o pior que pode ocorrer, devendo ser evitado ao máximo. Caso não seja possível evitar, há algumas medidas a serem tomadas: Cancelamento anterior à data do evento:
Avisar todos convidados (fax, telefone, e-mail...);
Deixar assessores no local do evento para avisar sobre o cancelamento, caso alguém compareça. Cancelamento no dia do evento:
Deixar assessores no local;
Registar a presença dos convidados;
Entregar um cartão justificativo assinado aos convidados.
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Contactos com prestadores de serviços nesta área Empresa especialista na localização de espaço para eventos Essas empresas oferecem um serviço limitado, restrito à pesquisa e à recomendação de lugares apropriados para eventos. As empresas geralmente mostram uma lista com alguns locais que equivale de 8% a 10% do valor da reserva desses locais. Essas empresas podem também participar por alojamento para os participantes.
Empresas organizadoras de eventos
A Vitudo - Comunicação e Imagem, Lda. É uma agência de produção e realização de eventos à sua medida, que desenvolve conceitos, implementa ideias da forma que a idealizou ou pode criar todo um conceito com uma variedade de serviços que permite oferecer um projeto "chave na mão" ao cliente.
Vitudo eventos
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Alugueres de salas
Escolha do local A escolha do local e do equipamento necessário para realizar uma conferência de imprensa depende de um conjunto de fatores:
Da natureza do evento – a escolha do local depende naturalmente da natureza da conferência de imprensa e da sua adequação à conferência.
Do número de participantes – Todos os locais têm um limite em termos de capacidade.
Assim, o local e o equipamento devem ser adequados ao número de pessoas que são esperadas.
Do orçamento disponível – Sempre que se pretende organizar uma conferência de imprensa é essencial saber qual o orçamento disponível para a sua realização.
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Utilização de restaurantes e hotéis
A escolha do restaurante deve ser feita com muito cuidado, devendo favorecer restaurantes já conhecidos e que permitam alguma privacidade. Muitas das vezes nesta situação ignoram-se as prioridades, sendo o elemento de escolha predominante a proximidade com alguém com que se pretende falar.
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Utilização de transportes públicos
Verificar estrutura de mudança e passageiros
Verificar disponibilidade
de
veículos oficiais da
empresa
junto ao
Departamento de Transporte
Em caso de utilização de veículos da empresa, elaborar o ROTEIRO PARA MOTORISTAS
Levantar necessidade de transportes adicionais (táxis, autocarros ou miniautocarros) e consultar as empresas responsáveis para verificar convénios na área
Contratar serviços adicionais, visualizando documentos dos veículos e dos motoristas
Detalhar horários de chegada e saída.
Estabelecer pontos de embarque e desembarque (não esquecer de avisar todos os participantes. Se necessário, inserir informação no material de divulgação do evento e na rede hoteleira destinada ao mesmo).
Fig.2- Táxi Mercedes Fig.1- Minibus Mercedes
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Vestuário mais adequado para ocasiões especiais na vida de uma organização
As formas de vestir não são iguais em todas as culturas, como por exemplo na cultura muçulmana as mulheres têm de vestir uma bata longa que esconda as formas do corpo e que esconda o cabelo. Devemos nos vestir em todas ocasiões durante o dia ou a noite de acordo com o evento. E devemo-nos lembrar das diferentes culturas. Em alguns casos o tipo de vestuário é anunciado no convite do evento. Alguns aspetos importantes
O anfitrião é quem determina o vestuário.
O vestuário é determinado de acordo com o tipo de evento, clima, horário etc.
Mesmo que o vestuário não esteja determinado no convite a escolha deve basear-se nos aspetos referidos acima.
Em caso de dúvida, ligar para o local do evento.
Muçulmano
Japonês
Indiano
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Tipos de vestuário Vestuário informal • Os convidados devem usar um fato escuro.
Vestuário casual • Os convidados poderão usar uma roupa mais cómoda.
Vestuário de passeio • Deve ser interpretado como fato de sair (não inclui calções, calças de ganga, etc.)
Black Tie ou Tênue de Soirée • Noite de gala • Senhoras: vestidos longos ou curtos requintados e com decotes profundos. Sapatos/sandálias de salto alto. • Senhores: Smocking e camisa. Sapatos pretos e a meia deve combinar com a cor da roupa/sapato.
Jantares e festas formais, sofisticadas • Noite • Senhoras: Vestido abaixo do joelho, ou saia longa e blusa • Senhores: Smoking, laço preto, sapatos pretos de verniz.
Receções, casamentos e eventos menos formais • Dia e noite • Senhores: fato escuro, gravata discreta, sapato clássico preto. • Senhoras: Vestido pelo joelho ou conjunto saia-casaco, de tecidos nobres. Sapatos e carteira.
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Follow-up Follow-up é uma expressão em inglês que significa acompanhar ou fazer o acompanhamento. Quando alguém realiza um follow-up, significa que está a fazer uma avaliação de algo que já foi feito, para obter uma resposta. O follow-up é muito comum nas áreas comerciais e de compras das empresas. O Ciclo do Processo Eventos compreende as fases e seus responsáveis indicados na tabela 1:
Fase Conceção Planeamento Preparação Realização Melhorias
Responsável Cliente interno e externo Coordenação de eventos Supervisão de eventos Coordenação de eventos Coordenação de eventos
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Redação de notícias destinadas a jornais internos e a meios de comunicação social O comunicado de imprensa, press-release ou simplesmente release é um comunicado feito por um indivíduo ou organização para a imprensa visando divulgar uma notícia ou um acontecimento, através do qual os jornalistas resolvem se vão ou não divulgar certa notícia e como fazê-lo. Esse tipo de texto é muito usado por organizações, empresas e pessoas da vida pública para a divulgação de produtos, serviços, acontecimentos, etc., muitas vezes também via agências de relações públicas. A partir daí o veículo poderá criar uma notícia ou até uma reportagem do que foi passado anteriormente através de um comunicado de imprensa. Como redigir um press release (comunicado de imprensa) Passos essenciais 1. Escreva o título. Deve ser breve, claro e direto ao assunto: uma versão supercompactada do ponto-chave do comunicado de imprensa. 2. Escreva o Press Release. O press release deve ser escrito como se quer que ele apareça em uma notícia. 3. Informe detalhadamente. Quem, o quê, quando, onde, porquê e como. Descreva de forma rigorosa os pontos importantes. 4. Incluir informações sobre a empresa. Quando um jornalista recebe um comunicado de imprensa para uma história, ele/ela logicamente quer mencionar a empresa na notícia. Os jornalistas podem obter as informações da empresa a partir deste ponto. 5. Junte as pontas. Forneça algumas ligações relevantes de informação extra que sustentem o seu comunicado de imprensa, se necessário. 6. Adicione informações de contacto. Se o seu comunicado de imprensa é realmente interessante, os jornalistas gostariam certamente de mais informações ou de entrevistar pessoas chave associadas a ele.
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O nome oficial da Empresa.
O nome oficial do Departamento de Media e a pessoa de contacto.
O endereço do escritório da empresa.
Os Números de Telefone e fax com códigos de país e/ou números de extensão.
Os Número de telemóvel (opcional).
Os Timings da disponibilidade.
Os endereços de e-mail.
O endereço de Website.
7. Sinalizar o fim do comunicado de imprensa com três símbolos #, centrados diretamente por baixo da última linha do Press Release. Este é um padrão jornalístico. Meios de comunicação social
Estão distribuídos por todos os continentes e abrangem cerca de 99% da população mundial.
Fig.3- Jornal
Fig.4- Revistas
Fig.5- Internet
Fig.6- Televisão Página 36 de 45
Recolha de excedentes de materiais distribuídos O compromisso com o nosso parceiro não termina com a sessão de encerramento do evento. Entre outras, desenvolvemos as seguintes atividades: Envio de cartas de agradecimento a convidados, palestrantes/moderadores e entidades patrocinadoras Envio de certificados de presença e de participação Elaboração de dossiê completo do evento a ser entregue à Comissão Organizadora Briefing (Reunião) com a comissão organizadora para finalização do projecto Pagamento de despesas em que os oradores tenham incorrido e que sejam por conta da organização do evento Alguma informação complementar que tenha sido solicitada
Verificação e controlo de custos ocasionados com o evento A realização de qualquer sistema de produção de eventos tem como fator de fundamental importância para o processo de regulamento e análise orçamental, já que é fundamental perceber quais os mecanismos económicos e financeiros que podemos e devemos utilizar para a efetiva execução do projeto. Previsão Orçamental O orçamento responderá pelos custos para implantação do projeto apresentando todas as atividades propostas à empresa deverão ser suportadas por um orçamento. O orçamento é composto pela apuração de todas as despesas para o custo de um projeto, alem de identificar as fontes de recursos para a captação de verbas para suportar estas despesas planeadas. Página 37 de 45
Análise orçamental para a produção de eventos A organização do evento deverá então considerar a necessidade de utilizar ferramentas de análise orçamental, sendo que este conceito, para este caso concreto, se resume ao processo de verificação da capacidade financeira disponibilizada e inventariada à partida para a execução do projeto de organização de eventos. A análise orçamental irá identificar fatores que contribuem para uma situação financeira positiva ou negativa.
Fatores negativos
Fatores positivos
• São aqueles que permitem considerar não estarem reunidas as condições financeiras significativas para um lançamento sustentado do projecto. Ex: despesas com a presença de oradores convidados a um congresso muito acima do valor médio considerado para eventos de idêntica importância.
• São aqueles que permitem induzir a existência de capacidade financeira para a realização do evento e que funcionam como instrumentos facilitadores. Ex: cobertura das despesas de organização por parte de uma entidade pública ou privada.
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Análise de custos A análise orçamental para a produção de eventos deverá identificar os custos do evento à partida, ou seja, quais são as despesas efetivas a considerar para as três fases de organização do evento:
Custos a considerar na fase de planeamento e preparação do evento Custos com o aparelho organizativo: • Contratos e remunerações; • Prestações sociais e encargos fiscais, tais como IRS, IVA, • Segurança Social, seguros específicos, etc.); Custos com a instalação do grupo de trabalho • Espaço físico e equipamento, nomeadamente: • Rendas; • Alugueres; • Aquisições; • Sistemas de informação e comunicação (correio, telefone, Internet); Espaço físico e equipamento, nomeadamente: • a) Rendas; • b) Alugueres; • c) Aquisições; • Sistemas de informação e comunicação (correio, telefone, Internet); Custos com a promoção, divulgação, publicidade e marketing • Produção de cartazes; • Anúncios em jornais e revistas; • Spots televisivos e radiofónicos; ƒCustos a considerar na fase de realização do evento (para além dos anteriores, que continuam • Espaço e equipamentos (ex. aluguer de espaço de auditório); • Meios técnicos (som, iluminação, audiovisuais); • Serviços e recursos humanos exteriores à organização, tais como:(a) Técnicos de som/iluminação/audiovisuais; • (b) tradutores; • (c) apoio ao secretariado; • (d) hospedeiros de sala; • (e) segurança; • (f) apoio de catering; Serviços e aquisições de produtos perecíveis e/ou sem retorno, tais como: • (a) Materiais de desgaste (material informático, fotocópias, águas, flores); • (b) produtos sem retorno (convites, oferta de ingressos, oferta de prendas); ƒCustos a considerar na fase de avaliação do evento: • Custos inerentes à recolha e análise de dados e à realização dos relatórios de avaliação. Página 39 de 45
A análise das receitas do evento à partida A análise das receitas do evento à partida é também uma componente da análise orçamental, já que se deve prever também o valor aproximado das receitas esperadas no processo de organização de um evento. Estas receitas podem ter três fontes e incluírem um modelo de planificação para a realização de um evento: Deste modo o modelo de planeamento e expectativas de receitas deverá obter: • Uma análise financeira do investimento; • Uma análise do retorno previsto; • Uma análise dos recursos e origens financeiras. Os recursos financeiros poderão ter três fontes – fonte direta, fonte indireta e fonte institucional. • Fonte direta Estes recursos decorrem do pagamento por parte do consumidor do valor financeiro próprio à sua inscrição ou compra de ingresso para o evento. • Fonte Indireta Estes recursos decorrem da venda de bens e serviços associados ao evento, quer numa estratégia de merchandising associado ao evento (ex. livros, t-shirts, canetas, lenços, etc.), quer muitas vezes numa estratégia de consignação feita por empresas com interesses económicos associados ao tema do evento, que libertam a venda de alguns bens e serviços, podendo a organização do evento retirar uma pequena percentagem de lucro.
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• Fonte institucional Estes recursos decorrem de processos de patrocínio, apoio ou parcerias, dos quais resultam mais-valias financeiras iniciais para o desenvolvimento e progressão do projeto. Análise de existências ou fundos para a promoção de um evento. Sempre que se faz análise orçamental, deve considerar-se o inventário dos recursos existentes, quer na visão da otimização dos recursos humanos, quer ao nível dos recursos físicos numa perspetiva de melhor utilização. O orçamento deve especificar não apenas os recursos disponíveis e aqueles que é necessário adquirir, mas também a forma como cada recurso será utilizado para que, caso ocorram alterações ao programa. É importante verificar também as existências financeiras que percorreram na forma de lucro de eventos anteriormente realizados. Estas mais-valias podem servir de fundo de administração inicial para a implementação de um novo projeto e por isso deverão ser contabilizados como uma oportunidade de investimento para um novo processo de organização de eventos.
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Redação de relatório Estrutura de um relatório A divisão metodológica de um relatório em várias secções ajuda à sua organização e escrita por parte dos autores e, de igual modo, permite ao leitor encontrar mais facilmente a informação que procura. 1. Título, autor (es) e data
Identificação do trabalho (título). Identificação dos autores. Data em que o relatório foi realizado. Disciplina a que diz respeito.
2. Objetivos
Deverá incluir resumidamente qual ou quais os objetivos do trabalho a realizar.
3. Introdução
Nesta parte do relatório deve ser introduzido o trabalho experimental a realizar, bem como as noções teóricas que servem de base ao mesmo. A introdução deve conter a informação essencial à compreensão do trabalho.
4. Material e Métodos
Deve ser sintético mas preciso, contendo, no entanto, informação suficiente de modo que, no caso de a experiência vir a ser repetida por outrem, possam ser obtidos resultados idênticos. Normalmente considerado como um ponto secundário do trabalho, esta parte do relatório é, no entanto, essencial para a compreensão da experiência a realizar.
5. Resultados
Descrição do que se observa na experiência. Inclui o registo e tratamento dos dados, bem como os esquemas e ou as figuras das observações efetuadas. Os esquemas são feitos a lápis e legendados.
6. Discussão
Interpretação dos resultados. A discussão deve comparar os resultados obtidos face ao objetivo pretendido. Não se devem tirar hipóteses especulativas que não possam ser fundamentadas nos resultados obtidos.
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A discussão constitui uma das partes mais importantes do relatório, uma vez que é nela (e não na introdução) que os autores evidenciam todos os conhecimentos adquiridos, através da profundidade com que discutem os resultados obtidos.
7. Conclusões
Esta parte do relatório deve sumarizar as principais conclusões obtidas no decurso do trabalho realizado.
8. Bibliografia
Lista das publicações utilizadas, indicando, pela ordem referida, os seguintes elementos: identificação do autor (primeiro o apelido, em maiúsculas, e depois, os nomes); Título da obra, editora; ano de edição; local de edição.
9. Anexos
Fotografias, Textos, Planos de trabalho,
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Conclusão Neste trabalho abordamos o tema “organização de eventos” relativo ao módulo 20 e desenvolvemos alguns subtemas tais como: os tipos de eventos, planificação e preparação/elaboração de documentação e por fim o follow-up. Tínhamos como objetivos: reconhecer a importância de que se revestem os vários tipos de eventos na atividade empresarial; conhecer as principais fases a observar na organização de um evento numa organização; identificar os procedimentos da organização de eventos profissionais e sociais; planear um evento, preparando os meios necessários que possibilitem a sua concretização e assessorar o evento, atuando eficazmente antes, durante e após a sua concretização. Todos os objetivos propostos pela professora foram concretizados. Neste tema abordamos apenas as questões teóricas, seguidamente iremos desenvolver um caso prático de organização de um evento. Este trabalho foi muito importante para o nosso conhecimento e aprofundamento sobre o tema, pois permitiu-nos ficar a conhecer e compreender melhor o que envolve a organização de um evento. Estes conhecimentos podem ser úteis na nossa profissão mais tarde.
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Bibliografia BORGES, Maria João, (Setembro 2011) Secretariado uma visão prática, ETEP. SCHENCK, Barbara Findlay, (2005) Marketing das PMEs para totós, Porto Editora, Lda. http://conceito.de/inauguracao https://tecnicasecretariado.wikispaces.com/file/view/Organizacao_de_eventos.pdf https://tecnicasecretariado.wikispaces.com/file/view/Microsoft+Word++trabalho+de+organiza%C3%A7%C3%A3o+de+eventos.pdf http://artes.umcomo.com.br/articulo/diferencas-entre-convites-formais-e-informais-1459.html http://www.ehow.com.br/escrever-convites-formais-como_12924/ http://tecnicasecretariado.wikispaces.com/file/view/Microsoft+Word++organiza%C3%A7ao_evento_candida.pdf https://tecnicasecretariado.wikispaces.com/file/view/organiza%C3%A7ao_eventos_T%C3%A2niaCarnei ro.pdf http://pt.wikipedia.org/wiki/Cumprimento http://cursodeeventos.blogspot.pt/2011/07/tarefas-de-recepcao-atrasos.html https://tecnicasecretariado.wikispaces.com/file/view/Microsoft+Word++trabalho+de+organiza%C3%A7%C3%A3o+de+eventos.pdf http://books.google.pt/books?id=wXEUM0R2MHgC&pg=PA125&lpg=PA125&dq=tipos+de+vestuario+pa ra+eventos&source=bl&ots=nUdVMkWBua&sig=tsllypR0hdok5HsfflAQbMG3gvc&hl=ptPT&sa=X&ei=unZXVNbIOoHsgwSnoYFI&ved=0CGYQ6AEwDQ#v=onepage&q&f=false http://pt.wikipedia.org/wiki/Roupa_formal http://ambienteaprendiz.bvs.br/processos/GA_-_Eventos/Guia_Eventos_200310.pdf http://www.its-comunicacao.pt/organizacao-de-eventos file:///C:/Users/AlunoInf/Downloads/Secretariado%20Cap%2010%20Organiza%C3%A7%C3%A3o%20de %20eventos.pdf http://pt.wikipedia.org/wiki/Comunicado_de_imprensa http://www.pressreleaseportugal.com/como-escrever-press-releases/ http://pt.slideshare.net/mairamed/planejamento-oramentrio-em-eventos2 http://portal.iefp.pt/xeobd/attachfileu.jsp?look_parentBoui=8613148&att_display=n&att_download=y https://tecnicasecretariado.wikispaces.com/file/view/Microsoft+Word++trabalho+de+organiza%C3%A7%C3%A3o+de+eventos.pdf http://azolla.fc.ul.pt/aulas/documents/ElabRelat.pdf
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