Comunicações Administrativas by Geissamara Gomes

Escola Secundária Cacilhas-Tejo

Comunicações Administrativas Módulo 13

18-12-2013 Técnicas de Secretariado

Trabalho Realizado por: Geissamara Gomes n.º8 Jéssica Gois n.º10 2ºM

Índice Introdução ..................................................................................................................................... 4 Comunicação administrativa ......................................................................................................... 5 Comunicações administrativas...................................................................................................... 6 Ofícios........................................................................................................................................ 6 Modelo de Estruturação........................................................................................................ 6 Partes importantes do ofício ................................................................................................. 7 Oficio circular: ....................................................................................................................... 7 Exemplo de oficio .................................................................................................................. 8 Aviso e Notificação .................................................................................................................... 9 Exemplo de aviso................................................................................................................... 9 Memoriais, petições e requerimentos: ................................................................................... 10 Procurações e protocolos........................................................................................................ 12 Procuração .......................................................................................................................... 12 Protocolo ............................................................................................................................. 14 Anúncio e Edital....................................................................................................................... 16 Exemplo de anúncio ............................................................................................................ 16 Leilão ....................................................................................................................................... 17 Exemplo de Leilão ............................................................................................................... 17 Atestado .................................................................................................................................. 18 Exemplo de atestado ........................................................................................................... 19 Certidão ................................................................................................................................... 20 Exemplo de certidão ........................................................................................................... 21 Declaração ............................................................................................................................... 22 Exemplo de Declaração ....................................................................................................... 22 Certificados ............................................................................................................................. 23 Exemplo de Certificados ...................................................................................................... 23 Abreviaturas ............................................................................................................................ 24 Siglas ........................................................................................................................................ 25 Conclusão .................................................................................................................................... 27 Bibliografia .................................................................................................................................. 28

Introdução

Este trabalho foi realizado a pedido da professora Domitila da disciplina de Técnicas de Secretariado e refere-se ao módulo 13. A finalidade deste trabalho é a de dar a conhecer como as empresas, independentemente da sua área de atividade, se devem dirigir aos organismos públicos, através de comunicações que obedecem normalmente a uma redação formal, remetendo invariavelmente para aspetos legislativos, normativos ou regulamentares. Vamos assim desenvolver o tema “Comunicações Administrativas” e os subtemas, Ofícios, Avisos e notificações; Memoriais, Petições e Requerimentos; Procurações e Protocolos; Atestados, Certidões, Certificados e Declarações; Anúncios; Editais; Leilões e Hastas; Siglas e Abreviaturas. Os nossos objetivos são o de conhecer as regras, tanto formais como de conteúdo, que regulam a estrutura destas comunicações, identificar os principais tipos de comunicações administrativas, pesquisar, selecionar e organizar este tipo de informação. Na realização deste trabalho vamos realizar pesquisas na internet sobre o assunto e ainda consultar alguns livros. A metodologia utilizada foi a de dividir os assuntos pelos dois elementos do grupo, depois pesquisamos, e no fim juntamos ambas as partes e organizamos o texto. A pesquisa também tinha como objetivo a participação num trabalho colectivo online no Mindomo (mapa de conceitos) e a realização de uma apresentação PowerPoint sobre os subtemas ofícios, avisos e notificações e apresentar à turma o resultado dessa pesquisa.

Comunicação administrativa A comunicação administrativa inclui todos os conteúdos referentes ao quotidiano da administração, atendendo às áreas centrais de planeamento e às estruturas técniconormativas, com a finalidade de orientar, atualizar, ordenar e reordenar o fluxo das atividades funcionais. Trata-se de base informativo-normativo da organização. E, por se constituir no apoio principal de funcionamento do trabalho da rotina – normas, instruções, portarias, memorandos, cartas técnicas, índices, taxas, … é o que pedido maior dificuldade, transformando-se, por resultante, em uma das maiores fontes de problemas e ruídos das organizações. A comunicação administrativa tem o objetivo de orientar, atualizar, organizar e reorganizar o fluxo das atividades funcionais, ela também ajuda a informar regras e normas da organização. Algumas caraterísticas dessa comunicação são: 

Caráter prioritariamente informativo,



Conversação em prol da boa execução de tarefas,



Instruções,



Diretrizes,



Informações técnicas ou acontecimentos administrativos e operacionais.

Comunicações administrativas Ofícios São comunicações oficiais de carácter administrativo e têm habitualmente a estrutura de carta comercial – pedido de informação e envio de recursos informativos, ou então das circulares – alterações ou modificações, iniciativas ocasionais, etc. Modelo de Estruturação 1. Timbre (se houver) 2. Três espaços duplos 3. (À esquerda) Número do ofício. (Na mesma linha, na posição centro-direita) Local e data. 4. Um espaço duplo 5. Assunto 6. Dois espaços duplos 7. Vocativo 8. Três espaços duplos 9. Corpo do texto 10. Dois espaços duplos 11. Fecho 12. Três espaços duplos 13. Identificação do signatário (assinatura acima do nome, abaixo do qual aparece o cargo ou a função) 14. (mais abaixo à esquerda) Endereçamento: nome e cargo ou apenas o cargo do destinatário, endereço postal completo

Partes importantes do ofício O vocativo a ser utilizado em comunicações dirigidas aos chefes de poder é excelentíssimo senhor. Exemplo: Excelentíssimo senhor Presidente da República; As demais autoridades serão tratadas com o vocativo Senhor, seguido do cargo respectivo:  Senhor Juiz;  Senhor Ministro;

Ofício circular: Pertence aos mesmos critérios e padrões do ofício. É utilizado quando um mesmo assunto é transmitido simultaneamente para vários destinatários. O ofício circular é assinado e numerado apenas uma vez, e seus destinatários podem ser identificados em grupos afins ou isoladamente.

Exemplo de ofĂcio

Aviso e Notificação De caráter oficial e muitas vezes obrigatório, estas comunicações são atos judiciais com que se dá conhecimento público de um facto (aviso nos jornais), ou se chama alguém a comparecer num organismo público diretamente ou pelo correio – avisopostal, carta registada, etc.

Exemplo de aviso

Memoriais, petições e requerimentos:

O requerimento, a petição, o memorial ou a exposição são basicamente solicitações dirigidas a uma entidade ou organismo oficial e formuladas por escrito de acordo com as normas ou as disposições legais.  No requerimento, o pretendente (demandante, requerente) expõe uma

exigência a um direito que lhe assiste, citando portanto a legislação ou estatutos correspondente;  Na petição, formula um pedido, argumentando e indicando, os fundamentos

com que o faz;  No memorial, refere um pedido já feito, enumerando ordenadamente as

comunicações obtidas ou as dedicações feitas sobre o assunto.

Fonte: http://tecnicasecretariado.wikispaces

Procurações e Protocolos

Procuração A procuração é um documento pelo qual alguém atribui a outrem poderes para o representar. Reverte-se de formas diferentes, conforme o ato ou negócio que se pretende que o procurador realize. É constituída basicamente por 2 partes:  Identificação do representante e do representado;  Objeto e âmbito da procuração.

Fonte: http://www.huap.uff.br/huap/sites

Protocolo Serviço que visa o recebimento de documentos para cadastro e encaminhamento aos setores competentes e a abertura, registo e tramitação de processos administrativos académicos, financeiros, pessoais, etc. dos professores, alunos, servidores técnicoadministrativos, bem como dos diversos setores e departamentos. A palavra protocolo tem vários significados:  A de conjunto de normas de cerimonial e cortesia a observar em determinadas situações (socioprofissional e administrativas);  A de livro onde os escrivães de um juízo fazem a anotação de uma audiência, ou onde uma empresa regista entregas de correspondência;  A de ata relativa a um acordo, congresso ou conferência internacional. Embora todas estejam relacionadas com a comunicação, é a terceira a que mais nos interessa. Porque pressupõe um acordo vantajoso para ambas as partes, além de construir um importante meio de desenvolvimento das relações entre países, organizações, grupos e sociedades, o protocolo reveste-se de grande importância, sobretudo o de carácter comercial, social e político.

Fonte: http://www.gdparlamentar.pt

Anúncio e Edital O anúncio é uma informação ou um aviso que se transmite, faz saber ou dá conhecimento de algo ao público. Quando esse anúncio representa uma ordem oficial ou judicial, toma o nome, respetivamente, de edital ou de édito. É um instrumento pelo qual a administração dá conhecimento ao público sobre:

licitações, concursos públicos, etc. É obrigatória a divulgação do edital, pela imprensa, integralmente ou como "Aviso de Edital”, dando informações gerais e o local onde é possível obtê-lo na íntegra. Elementos:  Entidade, organismo ou empresa promotora;  Finalidades e objeto do concurso;  Condições do mesmo ou Local onde poderão ser obtidas;  Data limite da proposta ou da candidatura.

Exemplo de anúncio

Leilão Um leilão é uma venda pública em que os objetos são entregues a quem fizer a oferta mais elevada, correspondendo o remate ao maior lance. Quando um leilão passa por efeito de mandado judicial, pode também tomar o nome de hasta pública.

Elementos: 

Data, Hora e Local;



Objeto de leilão (direito a arrendamento, bens móveis e imóveis, ...);



Descrição dos artigos a leiloar;



Responsável pelo leilão.

Exemplo de Leilão

Atestado Procedimento através do qual a administração confirma um facto ou situação de que tem conhecimento, mas que não consta do arquivo, livro, registo ou qualquer outro documento em poder da organização. Diz respeito a eventos passageiros, sujeitos a alterações contínuas. Destina-se a comprovar situações transitórias, possíveis de modificações frequentes. Documento passado por alguém, em função do cargo que ocupa, ou função que exerce, declarando um facto existente, do qual tem conhecimento, a favor de uma pessoa.

As partes que o compõem são:  Título (a palavra ATESTADO), em letras maiúsculas e centrado sobre o texto.  Texto constante de um parágrafo, indicando a quem se refere, o número de identificação e a matéria do Atestado.  Local e data, por extenso.  Assinatura, nome e cargo da pessoa que emite o Atestado.

Exemplo de atestado

Certidão Ato por meio do qual a administração declara a existência de um facto ou situação que pode ser confirmada publicamente (autos, procedimentos, despachos, etc.). Declaração feita por escrito, com o objetivo de comprovar ato ou assentamento constante de processo, livro ou documento que se encontre em repartições públicas. Difere do atestado em dois aspetos:  Apoia-se obrigatoriamente em documentos que se encontram em poder da organização;  Refere-se a situações de natureza permanente.

As partes que a compõem são:  Título (a palavra CERTIDÃO), em letras maiúsculas, sobre o texto, com numeração.  Texto composto de um parágrafo, com o conteúdo da Certidão.  Local e data, por extenso, a seguir ao texto.  Assinaturas: de quem digitou a Certidão e do funcionário que a confere, confirmadas pelo visto da chefia máxima.

Exemplo de certid達o

Declaração O empregado ou a administração afirma a existência ou inexistência de um direito ou de um facto. Se a manifestação parte do empregado, mesmo que sob pedido da instituição, a declaração é pessoal. É o que ocorre, por exemplo, quando um servidor se manifesta, em processo administrativo disciplinar, acerca de um facto do qual tenha conhecimento. Quando a manifestação é da própria instituição, por intermédio de seus titulares, a declaração é administrativa.

Exemplo de Declaração

Certificados O certificado é um tipo de texto para encontrar um facto particular. No processo de candidatura a um emprego, os certificados são fundamentais para demonstrar a formação e experiência. É um tipo de texto que normalmente é produzido a pedido do destinatário, e uma pessoa com autoridade suficiente dentro da organização para estabelecer que cumpriu com a declaração no documento. Os certificados podem confirmar factos muito diferentes:  Frequência, a participação em um curso ou organização, ou no dia do evento;  Resultados escolares;  Ensino de um curso ou seminário especial;  Experiência profissional numa área particular;  Participação num grupo ou hierarquia;  O conhecimento de línguas estrangeiras;  Realizar qualquer outra atividade clássica ou extracurricular;  A adaptação de um objeto a uma regra. Exemplo de Certificados

Estrutura básica de declaração, certidões, certificados e atestados. 

Título



Identificação / entidade emissora, pessoas ou firmas em causa, …



Dados / datas, categorias profissionais, funções exercidas, remunerações (mensais / anuais, liquidadas / ilíquidas), descontos feitos, …



Data, Assinatura



Chancela (carimbo, selo branco, …)

Abreviaturas Quando uma palavra é representada por meio de uma ou algumas das suas letras; Abreviatura ou abreviação expressão ou frase, usada em geral na escrita, onde frequentemente se utiliza com um ponto final para se indicar que se trata de uma forma incompleta. Por exemplo: Adj. é a abreviatura de adjetivo; máx., de máximo; V. Ex.ª de Vossa Excelência; A/C e Ref. são abreviaturas de aos cuidados de e referência (fórmula usada em cartas comerciais

Siglas A sigla é um tipo de abreviação utilizada para reduzir algumas palavras, a fim de que tenha mais agilidade tanto ao falar como ao escrever. É formada, geralmente, pelas iniciais dos termos. Exemplos:

Conclusão Neste trabalho desenvolvemos o tema “Comunicações Administrativas” e os subtemas, Ofícios, Avisos e notificações; Memoriais, Petições e Requerimentos; Procurações e Protocolos; Atestados, Certidões, Certificados e Declarações; Anúncios; Editais; Leilões e Hastas; Siglas e Abreviaturas. Para este trabalho tivemos alguma dificuldade em encontrar exemplos de alguns tipos de comunicação administrativa como por exemplo de atestado e notificações. Cumprimos todos os objetivos que nos propusemos desenvolver. A metodologia utilizada foi dividir os assuntos pelos dois elementos do grupo, depois pesquisamos e por fim juntamos ambas as partes e organizamos o texto. A pesquisa, seleção e organização sobre este tipo de comunicação – administrativa, também teve como objetivo a participação num trabalho coletivo online no Mindomo e realizamos ainda um PowerPoint sobre os subtemas: Ofícios, avisos e notificações para apresentar à turma.

Bibliografia http://tecnicasecretariado.wikispaces.com/file/view/Microsoft%20PowerPoint%20%20Comunica%C3%A7%C3%A3o%20Administrativa%20T%C3%A2nia%20Le%C3%A3o.pdf/53412770/Microsoft%20PowerPoint%20%20Comunica%C3%A7%C3%A3o%20Administrativa%20T%C3%A2nia%20Le%C3%A3o.pdf http://tecnicasecretariado.wikispaces.com/Of%C3%ADcios http://tecnicasecretariado.wikispaces.com/Memoriais%2C+peti%C3%A7%C3%B5es+e+ requerimentos http://tecnicasecretariado.wikispaces.com/Procura%C3%A7%C3%B5es+e+protocolos http://tecnicasecretariado.wikispaces.com/certid%C3%B5es%2C+certifica%C3%A7%C3 %B5es http://biblioteca.planejamento.gov.br/biblioteca-tematica-1/textos/redacao-oficial-enormalizacao-tecnica-dicas/texto-31-apostila-completa-de-redacao-oficial.pdf http://www.noticias.uff.br/arquivos/manual-atos-oficiais.pdf

Santos, Madalena, (s.d.) A Comunicação Dentro e Fora da Empresa, Porto Editora Santos, Madalena e Maia, Arménia (s.d.) Práticas Administrativas e de Secretariado, Porto Editora

Ficha de Avaliação do Trabalho de Pesquisa Título: Comunicação administrativa Alunos: Geissamara

Estrutura

Disciplina: Técnicas de secretariado

Tópicos

Sim

Indica o nome da escola;

Identifica a disciplina a que se destina;

Possui título/subtítulo do trabalho

Identifica o(s) autor(es): nome, número, ano e turma;

Indica o nome do professor;

Indica a data

Identifica os títulos dos capítulos;

Lista organizadamente os subtítulos;

Indica as páginas correspondentes a cada tópico.

Indica porque razão foi realizado o trabalho;

Introdução

Indica o objectivo do trabalho;

20 pontos

Indica como foi feito;

Resume sucintamente o assunto

Destaca os títulos e subtítulos; (2 pontos)

Desenvolve o tema proposto; (5 pontos)

Inclui ilustrações, gráficos ou esquemas para melhor compreensão do tema; (6

Capa 6 pontos

Índice 3 pontos

Desenvolvimento 105 pontos

pontos) Esses organizadores têm legendas explicativas; (2 pontos)

Desenvolvimento adequado; (40 pontos)

Desenvolvimento bem estruturado; (40 pontos)

Objectivo claro. (10 pontos)

Conclusão

Apresenta uma conclusão clara, indicando se os objectivos foram cumpridos;

40 pontos

Apresenta a opinião pessoal ou do grupo sobre o trabalho realizado;

Apresenta fontes diversificadas; Bibliografia 12 pontos

Não

Enumera os livros consultados ou outras fontes por ordem alfabética;

Indica o nome do autor (apelido primeiro e em maiúscula),nome do livro (em

itálico ou sublinhado), editora, local e data; As fontes estão devidamente apresentadas

Anexos

Há anexos;

6 pontos

Os anexos estão devidamente organizados e referenciados para fácil consulta;

Outros 8 pontos

Boa coordenação entre os elementos do grupo; O grupo demonstrou segurança; Utilizaram as TIC.