Correspondência Comercial by Geissamara Gomes

2013 Escola Secundรกria Cacilhas-Tejo Geissamara Gomes nยบ8 Bruno Costa nยบ3 Curso Profissional de Secretariado Prof - Domitila Cardoso

Índice Introdução ........................................................................................................................................... 3 Correspondência Comercial ................................................................................................................ 4 Carta Comercial ............................................................................................................................... 4 1- qualidades de uma carta comercial .................................................................................. 4 2- As partes/estrutura de uma carta comercial ..................................................................... 4 3- A carta tradicional e a carta normalizada .......................................................................... 5 4- Expressões e abreviaturas utilizadas na correspondência... Erro! Marcador não definido. Email ................................................................................................................................................ 9 Carta Circular................................................................................................................................... 6 Email ................................................................................................................................................ 7 Fax ................................................................................................................................................... 8 Comunicação Socioprofissional......................................................................................................... 10 Bancos .................................................................................................................................. 10 Seguros ................................................................................................................................. 11 Conclusão: ......................................................................................................................................... 13 Bibliografia: ....................................................................................................................................... 14 Anexos........................................................................................................................................... 15

Introdução Esse trabalho foi realizado a pedido da professora Domitila Cardoso, da disciplina de Técnicas de Secretariado, com o objetivo de aprofundarmos os nossos conhecimentos sobre a correspondência comercial e os requisitos que envolve. Nesse trabalho vamos falar sobre a carta comercial,a sua estrutura, características, qualidades e tipos de cartas. Também haverá informações sobre outras formas de correspondência comercial tal como, o email, a carta circular, o fax e as comunicações socioprofissionais: com os bancos e os seguros.

Correspondência Comercial Carta Comercial Uma carta comercial é um documento escrito, trocado por empresas entre si ou com seus clientes e vice-versa, visando iniciar, manter ou encerrar transações.

1- Qualidades de uma carta comercial: Deve ser bem redigida sem erros ortográficos e construções gramaticais incorretas ou rebuscadas; A redação deve ser cuidada e bem apresentada; Cada carta deve apresentar a assinatura e resposta de uma pessoa; A resposta deve ser apresentada com um certo tipo de linguagem, em que o destinatário terá de perceber; A carta deve apresentar a morada e o nome da localidade; Ainda hoje, a carta comercial é a principal das empresas.

2- As partes / estrutura de uma carta comercial Remetente/Cabeçalho/Timbre, data, destinatário, referências, assunto, vocativo/saudação, corpo do texto (ntrodução, desenvolvimento, conclusão), fórmula de despedida, assinatura nome, cargo.

Imag. 1 – Estrutura de uma carta comercial

Timbre: é o cabeçalho que figura na parte superior da carta. Inclui o nome comercial da empresa, a sua morada completa e os números de telefone e de fax. Data: escreve-se na parte superior direita, a data é precedida do nome da localidade de onde se escreve e separada dele por uma vírgula. Destinatário: apresenta o nome e a morada da empresa a que se dirige o documento.Quando se envia ao cuidado de um funcionário da empresa, o nome deve ser escrito por baixo da morada, utilizando-se o tratamento completo, ou seja, Exmo. Senhor e o cargo. O registo de referências: depois da morada e antes da saudação inicial, pode encontrar-se, à direita ou à esquerda, o registo ou referências. Assunto: entre dois espaços abaixo da data encontra-se o assunto, com o qual se sintetiza o conteúdo global da carta. Geralmente encontra-se alinhado à esquerda. Vocativo/Saudação: é necessário nas cartas em que se estabelece uma primeira relação e em todas as cartas de caráter protocolar. As formas mais frequentes de saudação são: Exmo. Senhor, quando o destinatário ocupa uma posição social de relevo, e Estimado Senhor, menos protocolar. O texto: é a parte central da carta, onde se expõe o conteúdo do documento, centrado na folha e devidamente distribuído por parágrafos. A redação tem de ser clara e concisa, o que resultará numa maior facilidade de compreensão. Algumas vezes, para não se repetir frases ou termos habituais, estes terão de ser substituídos pelas respetivas abreviaturas. Por último, a linguagem utilizada manterá o tom certo, adequado à seriedade que qualquer relação comercial minimamente séria exige. Despedida: baseia-se de acordo com o nível de relação que se tenha com o destinatárío e com a saudação utilizada. Não se usam abreviaturas. Assinatura: escreve-se geralmente na parte esquerda, antes do nome e do cargo que este ocupa na empresa

Carta Circular Circular é uma norma jurídica produzida em todos os níveis da administração pública (ou seja, do poder executivo), pela qual o chefe de certa repartição ou departamento define a padronização de condutas e regras. Assim, sua função é uniformizadora, destinando-se aos funcionários de certo sector, que devem conhecê-la amplamente. Daí o nome “circular”, que indica a necessidade de uma correcta divulgação entre seus destinatários, devendo “transitar” entre eles. Correspondência – inclui carta, ofício, memorando ou manifesto (dirigido), ao mesmo tempo, a várias pessoas, entidades ou instituições; Apresenta a correspondência multidirecional; Na circular, não se coloca nenhum destinatário específico, apenas no endereço, ou, por vezes, no envelope; A carta circular inclui quatro aspectos principais: a carta-circular, ofício-circular, memorando-circular e manifesto-circular; A carta apresenta certos factos de interesse geral, circulando enternamente à empresa: organismos, entidades, clientes, fornecedores e públicos. O objetivo da circular é comunicar uma informação, por exemplo, mudança de direção ou telefone, mudança pessoal, abertura de uma nova dependência ou programa, alteração de preço ou condições de venda, anúncio de visitas, termo de um serviço, encerramento para férias, etc. Os cuidados a ter são escrever com clareza, simplicidade e brevidade, já que nos dirigimos a todos como se fosse a cada um. Os parágrafos devem ser curtos e a expressão ordenada, assim como a conclusão deve ser afectuosa e a assinatura manuscrita, o que contribui para cativar o leitor.

Email É um método de compor, enviar, armazenar ou receber mensagens através de um sistema de comunicações electrónico . O termo e-mail é aplicado tanto aos sistemas que utilizam a Internet e são baseados no protocolo SMTP, como aqueles sistemas conhecidos como intranets, que permitem a troca de mensagens dentro de uma empresa ou organização e são, normalmente, baseados em protocolos proprietários. As vantagens dos email:  Redução de custos;  Maior rapidez de envio;  Possibilidade de enviar anexos. Anexos: são documentos digitalizados ou ficheiros produzidos nos diferentes tipos de programas; Regras para utilização – Email:  A ortografia e a sintaxe deverão ser respeitadas;  Na linguagem eletrónica escrever em maiúsculas significa gritar (evitar);  O tempo de envio rápido não significa uma rápida resposta;  O destinatário precisa de tempo para responder;  As mensagens devem ser enviadas com recibo de leitura para comprovar a sua receção;  As mensagens devem apresentar assinatura;  Deve constar um disclaimer (mensagem de confidencialidade);  Enviar a mesma mensagem a mais do que um destinatário utilizar o campo “Bcc”.

Fax O Fax é uma tecnologia das telecomunicações usada para a transferência remota de documentos através da rede telefónica. O grande sucesso do fax deve-se principalmente à sua grande vantagem sobre os correios quando a comunicação é a longa distância, uma vez que a transferência de documentos daquele é quase instantânea. Em muitos ambientes corporativos, as máquinas de fax foram substituídas pelos servidores de fax e outros sistemas computorizados capazes de receber e armazenar fax eletrónicos que podem ser impressos ou reenviados via e-mail para terceiros. Tais sistemas têm a vantagem de reduzir custos uma vez que diminuem impressões desnecessárias e gastos com ligações telefónicas das máquinas de fax. Vantagens:  Rápido;  Eficiente;  Económico. Usado para o envio de mensagens escritas urgentes e, eventualmente, outro tipo de informação em folha simples de papel, formatos de papel que podem variar entre o A5 e o A4. As mensagens a serem enviadas por fax devem ter linguagens simples e consiste em omitir, normalmente, o elemento vocativo, passando diretamente ao assunto. O fecho deste tipo de correspondência é composto por exemplo: “(Com os) Melhores cumprimentos ou Cordiais cumprimentos.

Disclaimer É um aviso usado no fax ou no email O aviso poderá ser, por exemplo, Esta mensagem é destinada exclusivamente para a(s) pessoa(s) a quem é dirigida, podendo conter informação confidencial e legalmente protegida. Se você não for destinatário desta mensagem, desde já fica notificado de abster-se a divulgar, copiar, distribuir, examinar ou, de qualquer forma, utilizar a informação contida nesta mensagem, por ser ilegal. Caso você tenha recebido esta mensagem por engano, pedimos que responda essa mensagem informando o acontecido.

Comunicação Socioprofissional Bancos Os bancos e instituiçoes bancárias: • Pedidos de crédito ou financiamento; • Comércio internacional. Os bancos estão em comunicação constante com as empresas que a eles recorrem para: • Concessão de créditos; • Financiamentos; • Levantamentos e depósitos; • Apoio a importações e exportações, gestão de capitais, ações e obrigações. Dois tipos situações: • Pedido de crédito ou de financiamento: o banco pode abrir um crédito ou não depende do cliente lhe oferecer suficientes garantias.No caso de não aceitar o banco apresenta uma justificação ou um pretexto para recusar o pedido; • A atuação no comércio externo: apresenta a importação e exportação. As principais comunicações bancárias são: • Abertura de crédito; • Aviso dessa abertura; • Receção e conferência dos documentos de embarque; • Pagamentos ou créditos na conta do cliente; • Envio de documentos originais ao banco de importação ou receção e a entrega ao cliente.

Seguros As empresas realizam contratos pelo qual um segurador (companhia) se obriga a uma determinada retribuição e a garantir um segurado (empresa) contra determinados riscos. As principais caraterísticas das comunicações são, por exemplo: Pedido de informações; Resposta; Envio de boletins, apólices ou propostas minutadas; Pedido/envio de pagamentos, recibos e prémios; Informação sobre sinistro e pedido de verificação; Resposta com designação do perito; Cancelando de seguro pelo segurado; Cancelamento de seguro pela seguradora; Liquidação; Alterações /atas adicionais, etc);

Assuntos tratados por correspondência: Envio de documentação (minutas de contratos, impressos para participação de sinistros, atas adicionais); Envio de cheques; Propostas de revisão dos valores; Resolução de problemas.

Os Transportes e Deslocações: a ausência (ou orientação deficiente) de seguro de seguro de transporte (marítimo, aéreo, rodoviário ou transporte-ferroviário) pode trazer graves prejuízos.

Os Documento-Chave: Proposta ou Minuta: é o documento assinado pelo segurado, que deve conter todos os elementos a figurar na apólice (tipo de mercadorias, embalagem, valor, entre outros); Apólice: é o documento projetado pela Seguradora, de que consistem, além dos elementos da proposta (direitos e obrigações), e que fica em poder do Segurado, como comprovativo do seguro efectuado; Ata adicional: é o documento que introduz alterações, anulações ou acrescentos aos elementos do contrato.

Conclusão: Concluindo o trabalho sobre a correspondência comercial e socioprofissional, de secretariado, os objetivos foram atingidos. Apresentamos o deenvolvimento dos tópicos referidos na introdução. O trabalho contém imagens e anexos pesquisados em sites da internet e consulta nas apresentações da nossa disciplina no moodle. Com este trabalho aprofundámos o nosso conhecimento sobre alguns meios de correspondência comercial, as mais seguras, as mais rápidas e como devemos proceder para cada tipo de correspondência. A realização do trabalho foi muito importante pois aprendemos bastantes coisas que iremos precisar para o nosso dia a dia profissional.

Bibliografia 

Borges, Maria João, (2011) Secretariado: uma visão prática - 2ª Ed., Edições Técnicas Profissionais;

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Santos, Madalena, (s.d.) A Comunicação Dentro e Fora da Empresa, Porto Editora;

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Santos, Madalena e Maia, Arménia ((s.d.) Práticas Administrativas e de Secretariado, Porto Editora.



http://tecnicasecretariado.wikispaces.com/Correio+Electr%C3%B3nico

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http://tecnicasecretariado.wikispaces.com/Faxes++Mailings

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http://tecnicasecretariado.wikispaces.com/Circulares



http://pt.scribd.com/doc/35802066/correspondencia-comercial

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http://www.brasilescola.com/redacao/carta-comercial.htm

Anexos

Anexo 1 Fax

Rua Castilho, 47, 1300-401 Lisboa 213479500, Fax.213479599 www.festaseeventos.pt Capital social: 50.000,00$ Contribuinte e matrícula 504147198,C.R.C.L

Festas e Eventos, Lda.

Fax Para:

Sr. João Silva

De:

Fax:

217548269

Páginas: 1

Telefone:

Data:

Re:

cc:

x Urgente

Para Revisão

Maria Andrade

28/09/2013

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Exmos Srs.

Gostaríamos de saber da v/ disponibilidade para reunir no dia 2 de outubro às 17h00, nas n/ instalações, na Rua Castilho, para discutir a possibilidade de uma colaboração mais estreita entre a Autosul e a Festas e Eventos. Aguardamos a v/ resposta, atenciosamente,

Maria Andrade Gerente

Anexo 2 Carta circular Fundação Almadense do Bem-estar do Menor (FABEM) Rua José Afonso, nº6, 2810-237 Almada

Almada, 16 de outubro de 2013

Assunto: Comercialização de Cartões de Natal

Exmos. Senhores,

Informamos que vamos iniciar a comercialização de Cartões de Natal executados pelas crianças institucionalizadas na Fundação Almadense do Bem Estar do Menor (FABEM). Convidamos os empresários a participarem desse processo de integração social, cumprimentando os seus clientes, fornecedores, amigos, familiares e conhecidos com cartões da FABEM. Esta iniciativa irá unir com uma atitude de incentivo à criatividade infanto-juvenil, de integração do menor na sociedade através da arte e do auxílio através do trabalho. Agradecemos a preferência em nome dos menores, com os melhores cumprimentos,

Ana Santos

Diretora da Instituição

Anexo 3 Email

Anexo 4 Festas & Eventos, Lda Autocarros do Sul, Lda Avenida da República, 236 1600-159 Lisboa Lisboa, 11 de outubro de 2013

V/ ref.ª. Fat. Nº 334/2013

Assunto: Envio de Cheque

Exmos. Senhores

Junto enviamos o n/ cheque nº 1234567 s/ BES, no valor de 250,00 € (duzentos e cinquenta euros), destinado à liquidação da v/ fatura em referência, relativa ao aluguer de dois autocarros. Agradecendo o envio do respetivo recibo, apresentamos os nossos cumprimentos

Alice Martins Serviços Financeiros

Anexo: 1 cheque

Rua: Castilho, 47, 1300-401 Lisboa Tel: 213479500 www.festaseeventos.pt capital social: 50.000,00£ Contribuinte e matricula: 504147198, C.R.C.L (1ºSecção)

Anexo 5

Mercantil – Confeção de Vestuário Rua dos Malmequeres, 2º Dto. 4700-244 Braga

Princesa do Sul, Lda Rua do Sol, nº 2 Av. da República, 236 1600-159 Lisboa

Braga, 11 de outubro de 2013

Assunto: Atraso na entrega da mercadoria.

Exmos. Senhores Informamos que o atraso na entrega da mercadoria solicitada ocorreu não por falha de nossos funcionários, mas por negligência da empresa entregadora. Estamos a tomar as devidas providências, a fim de que as mercadorias sejam entregues rapidamente. Pedimos desculpas pelo ocorrido, com os melhores cumprimentos.

João Silva

Gerente de Vendas