Eerste hulp bij organiseren Een goede voorbereiding voor een

Goed Evenement

Berlare is een levendige gemeente waar de lokale verenigingen heel wat evenementen op touw zetten. En daar zijn we trots op! Maar een goed evenement –groot of klein – vergt de nodige voorbereiding. Een korte opfrissing.

Auteursrechten, regels rond duurzaamheid, vrijwilligerswerk, … Er komt heel wat kijken bij de organisatie van een evenement. Op www.berlare.be/ikorganiseer vind je een overzicht van nuttige informatie en links.

Enkele zaken regel je rechtstreeks met lokaal bestuur Berlare:

1. Vraag vooraf toelating via het evenementenloket

Heb je plannen om een fuif te organiseren met je jeugdvereniging? Of liever een knus, gezellig optreden? Organiseer je een buurtbarbecue op een pleintje of bewegwijzerde wandeltocht?

In sommige gevallen heb je vooraf toelating nodig van het college van burgemeester en schepenen en die vraag je aan via het Eagle evenementenloket.

> Check op www.berlare.be/evenementenloket of jouw evenement een voorafgaande toelating nodig heeft of niet. Indien dat het geval is, dien je je aanvraag in via het Eagle evenementenloket.

> Dit online loket loodst je stap voor stap door de aanvraag en wijst je op alle taken en verplichtingen die bij de organisatie van een evenement komen kijken.

> Eenmaal je aanvraag is verstuurd, worden de nodige adviezen van alle betrokken interne en externe diensten opgevraagd. Zo beschik je over de nodige vergunningen voor jouw type evenement.

> Net omdat er bij de organisatie heel wat komt kijken, is het belangrijk dat je jouw aanvraag minstens twee maanden vooraf indient. Dit omdat in vele gevallen ook externe instanties zoals politie en Agentschap Wegen en Verkeer hun advies moeten geven en die hebben een langere doorlooptijd nodig.

> Een account aanmaken en je aanvraag indienen doe je via www.berlare.be/evenementenloket.

> TIP: om tijd te sparen kan je voor terugkerende evenementen jouw vorige aanvraag kopiëren en updaten waar nodig.

Je vereniging of organisatie kreeg toestemming van het college van burgemeester en schepenen om een evenement te laten plaatsvinden of om het openbaar domein in te nemen, maar je zou ook graag gebruik maken van gemeentelijk materiaal en nutsvoorzieningen? Samen met de goedkeuring van je initiatief ontvang je de link naar het 3P-uitleenloket waar je je materiaal kan reserveren. Ook voor evenementen waar geen vergunning vooraf nodig is, kan je uitleenmaterialen aanvragen.

> Op het platform vind je in een oogopslag terug welk materiaal voorradig is (op = op), wat de technische specificaties zijn en wat de eventuele kostprijs is, afhankelijk van de categorie waaronder je als organisator valt of van de aard van het evenement.

> Vanaf maart 2023 zijn er enkele wijzigingen in het aanbod. Een overzicht van de materialen en de categorieën vind je terug in het reglement op www.berlare.be/uitleenloket.

> Respecteer de termijn en reserveer je materiaal uiterlijk 20 dagen vooraf. Wijzigingen zijn nog mogelijk tot ten laatste 14 dagen vooraf.

> Draag zorg voor het materiaal en vermijd kosten door de richtlijnen rond levering en ophaling te respecteren. Is er schade aan het materiaal dat je ontvangt, meld het dan meteen. Anders worden de kosten op jou verhaald.

> Heb je nog geen account voor je vereniging? Stuur een mail naar openbarewerken@berlare.be om je account (opgelet: één per vereniging) te activeren.

3. Hou je aan de geluidsafspraken

Speelt muziek een belangrijke rol op je evenement? Dan heb je een geluidsvergunning nodig. Die beperkt het maximaal aantal decibels. In Berlare geldt volgende regeling:

Evenement met muziek binnen:

> 3 uur: einde verkoop drankbonnen

> 3.30 uur: einde verkoop drank + muziek stiller

> 4 uur: definitief einduur

Evenement met muziek in openlucht:

> 2 uur: einde verkoop drankbonnen

> 2.30 uur: einde verkoop drank + muziek stiller

> 3 uur: definitief einduur

Uitzonderingen zijn toe te staan als het evenement gekoppeld is aan een gemeentelijke kermis of Waterfeesten, of als de activiteit doorgaat in een gemeentelijke feestzaal (Festivalhal, CC Stroming, SCC De Venne of Feestzaal Overmere).

De politie zal meer controles uitvoeren op het overschrijden van het toegestane aantal decibel en op de aanwezigheid van geluidsbegrenzers, geluidsmeters (uitleenbaar via de cultuurdienst) en displays die het geluidsniveau weergeven.

Infosessie voor verenigingen en organisaties

Krijg je graag een extra woordje uitleg over de werking van het evenementenloket en het uitleenloket?

Kom dan naar de infosessie in CC Stroming op donderdag 9 maart om 20 uur. Vooraf inschrijven is niet nodig.