Eerste Hulp Bij Fuiven (EHBF)-map by Gemeente Destelbergen

EERSTE HULP BIJ FUIVEN 1. Voor de Fuif 1 VERGUNNINGEN Evenement organiseren Voor het organiseren van een evenement/activiteit: op een indoorlocatie waarbij er minimum 50 deelnemers verwacht worden in openlucht of in een tent op het openbaar domein dat een muziekactiviteit is waar eventueel sterke dranken worden geschonken als dat is toegestaan op de rijweg, op een parkeerplaats of op het trottoir, in een park of op een plein waarvoor publiciteit (affiches, flyers…) op het openbaar domein wordt voorzien dien je een evenementenformulier in te vullen en te bezorgen aan het gemeentebestuur om de nodige vergunningen te bekomen.

Vergunning fuifzaal Erkende verenigingen van Destelbergen en gemeentelijke diensten kunnen de gemeentelijke fuifzaal, het Jeugd- en Gemeenschapscentrum (JGC), maximum één jaar vooraf reserveren, andere verenigingen kunnen maximum 5 maanden vooraf reserveren. De beschikbaarheid van de zaal kan je raadplegen via https://webshopdestelbergen.recreatex.be ‘Reserveringen’. Is de datum beschikbaar dan kan je het JGC reserveren door een mail te sturen naar han.vandenabeele@destelbergen.be met daarin de naam van de vereniging, contactpersoon en –gegevens, welke zaal je wil huren, de datum en wat de activiteit inhoudt. Na het indienen van je aanvraag, ontvang je een mail terug met daarin de bevestiging.

Voorwaarden aanvraag fuifzaal Aanvragen voor publiek toegankelijke activiteiten (zoals fuiven, eetfestijnen, concerten, optredens, lezingen, …) dienen steeds vergezeld te zijn van een ingevuld en ondertekend evenementenformulier. Dit formulier kan je downloaden via de gemeentelijke website www.destelbergen.be onder de rubriek Vrije Tijd → evenementen organiseren → aanvraag evenement. Je ingevulde formulier stuur je ten laatste 6 weken voor het evenement door naar han.vandenabeele@destelbergen.be of bezorg je aan de cultuurdienst (Kerkham 3F, 9070 Destelbergen).

Aanvragen worden toegewezen in volgorde van ontvangst. Om een fuif te organiseren en de fuifzaal te reserveren moet je meerderjarig zijn.

Prijs en annulatie fuifzaal De tarieven voor het gebruik van de fuifzaal zijn terug te vinden in het huishoudelijk reglement van het gemeenschapscentrum (te vinden via www.destelbergen.be onder de rubriek Vrije Tijd → evenementen organiseren → verhuur lokalen). Wanneer je na de goedkeuring je fuif toch nog wil annuleren, dan moet je dit minstens 1 maand vooraf schriftelijk melden aan de betrokken dienst. Let wel op, hier zijn kosten aan verbonden (zie huishoudelijk reglement).

Vergunning drank Om bier te mogen schenken, heb je als fuiforganisator geen vergunning meer nodig! Het schenken van sterke dranken tijdens de fuif is voor jeugdverenigingen echter niet toegestaan. Sterke dranken zijn alcoholische dranken boven de 22° (of die 1,2% VOL gedistilleerde alcohol bevatten).

TIP: Gebruik geen glazen op je fuif maar plastieken bekers of nog beter, herbruikbare bekers die je gratis kan uitlenen via de dienst evenementen

Zelfs cocktails, (zoals Wodka RedBull, Pisang Orange, Whisky Cola…) ook al zijn die aangelengd met fruitsap of andere frisdrank en alcoholpops blijven sterke dranken. Bieren, wijnen, mousserende dranken, martini… mag je wel schenken. Voor de aanvraag van een vergunning sterke drank kan je terecht bij: Evenementencoördinator, 09 218 92 79 of evenementen@destelbergen.be Meer info: www.fuifpunt.be

Vergunning SABAM Wanneer je iets organiseert waar muziek gespeeld wordt, dan moet je auteursrechten betalen. Dit is zo omdat je gebruik maakt van muziek, buiten familie- of schoolverband. SABAM is de auteursmaatschappij die de auteursrechten int die je op

TIP: Geef enkel de ruimte door die je echt gebruikt. Je moet alleen betalen voor de gebruikte oppervlakte van de zaal. Vul die in op je formulier en schrijf het er ook bij als je een deel van de zaal afbakent.

een liedje moet betalen. Minstens 10 dagen voor je fuif moet je een aanvraag tot toelating indienen → www.sabam.be

Billijke vergoeding Terwijl SABAM de rechten van auteurs beschermt, is de billijke vergoeding in het leven geroepen om tegemoet te komen aan de prestaties van uitvoerders en producenten. Het jaartarief billijke vergoeding voor het JGC is betaald door het gemeentebestuur Destelbergen. 2

Als fuiforganisator hoeven jullie dit niet te betalen. Indien je toch nog een factuur krijgt, hoef je deze niet te betalen. Je mag dit altijd laten weten aan de jeugddienst. Meer info: www.ikgebruikmuziek.be of www.bvergoed.be

Milieuvergunning

Het JGC beschikt niet over een milieuvergunning. Dit betekent concreet dat er in het JGC slechts 12 keer per jaar met een max. van 2 keer per maand een fuif of gelijkaardig evenement mag georganiseerd worden. Meer info: Dienst Leefmilieu, 09 218 92 60 of leefmilieu@destelbergen.be

Reclame langs openbare wegen

Het plakken of ophangen van affiches is aan bepaalde regels onderworpen. Vraag dus zeker na bij de gemeente(n) waar je wil gaan afficheren of dit al dan niet kan. In Destelbergen zijn er geen officiële aanplakborden aanwezig. De jeugdverenigingen kunnen echter wel gebruik maken van de bordjes voorzien door de jeugdraad (info en voorwaarden → ann.vandevelde@destelbergen.be of 09 218 92 63). Affiches die wild geplakt worden, zullen worden verwijderd en de organisator krijgt daarvan de kosten voorgeschoteld. Voor het plaatsen van borden langs gewestwegen heb je de toestemming nodig van de provinciale dienst wegen & verkeer.

Vergunning verkoop etenswaren

Als je op een fuif etenswaren wil verkopen, heb je in principe een vergunning nodig. Dat hoeft echter niet als je een activiteit organiseert die aan volgende voorwaarden voldoet:

zonder winstoogmerk of in het algemeen belang sporadisch en uitzonderlijk uitgeoefend wordt (bv. jaarlijkse fuif)

Gezien de organisator steeds verantwoordelijk blijft voor de gevaren die de gezondheid van de consument bedreigen door de etenswaren die je verkoopt, is het nuttig om alles koel te bewaren en verpakkingen bij te houden of de gegevens ervan te noteren. De meeste (fuif)zalen die over een keuken beschikken (zoals het JGC) hebben reeds zo’n vergunning ‘tot het fabriceren en/of in de handel brengen van voedingsmiddelen’. Is dit er niet en voldoet je evenement niet aan bovenstaande voorwaarden dan heb je toch een vergunning nodig. Je kan de procedure terugvinden op www.favv.be/erkenningen/modelaanvraagformulier.asp 3

Als je echter beroep doet op een hotdogkraam, frituuruitbater of cateringbedrijf hoef je als organisator niet voor een vergunning te zorgen, de verkopers moeten dit voor hun rekening nemen.

Wet op privacy en portretrecht

Wanneer er foto’s getrokken worden op de fuif moet er rekening gehouden worden met de wet op de privacy en het portretrecht. Een fuif is (meestal) een openbare aangelegenheid en wie er naartoe komt weet dat hij of zij gezien kan worden door anderen en dat er foto’s zullen genomen worden. Belangrijk is het portretrecht. Dit is een bijzondere beperking van het auteursrecht en

TIP: Vermeld in je huishoudelijk reglement (dat ophangt tijdens het evenement) dat er foto’s getrokken zullen worden op de fuif.

vloeit voort uit de wet op de privacy. Dit recht bepaalt dat jij beslist wie jouw afbeelding mag gebruiken. Er moet duidelijk vermeld zijn hoe men een foto kan laten verwijderen. Organisatoren die foto’s gebruiken om reclame te maken voor hun fuif mogen dat in principe dus niet als er iemand herkenbaar is op de foto tenzij ze de toestemming hebben van deze persoon. Meer info: www.privacycommission.be en www.jeugdwerknet.be/regelgeving/regel/portretrecht

2 VERZEKERINGEN Ook al neem je als organisator de nodige voorzorgen, toch kan er altijd iets misgaan. Een ongeluk is zo gebeurd en zit vaak in een klein hoekje. Als organisator kan je aansprakelijk gesteld worden voor de schade die voortvloeit uit jouw fuif. Wanneer de fuif georganiseerd wordt door een vereniging die geen vzw-structuur heeft, dan kunnen de leden van die feitelijke vereniging persoonlijk aansprakelijk worden gesteld. Om je in te dekken tegen de verschillende risico’s die aan het geven van een fuif verbonden zijn, kan je vooraf een aantal verzekeringen afsluiten. De gemeente/eigenaar kan de organisator wel contractueel verplichten om bepaalde verzekeringen af te sluiten.

VERZEKERING AANGEGAAN DOOR DE GEMEENTE DESTELBERGEN Brandverzekering

Het gemeentebestuur sloot een brandverzekeringspolis af voor de fuifzaal. In deze polis is ‘afstand van verhaal’ ten aanzien van de fuiforganisatoren opgenomen. Deze clausule voorziet dat indien brand ontstaat op een moment dat het gebouw of delen ervan verhuurd wordt, toch de brandpolis van de eigenaar van toepassing is. Let op, dit geldt enkel voor de vaste inboedel van de zaal, hou er dus rekening mee dat eigen materiaal hier niet onder valt en dat dit, indien nodig, apart moet verzekerd worden. Daarnaast dekt de polis enkel schade te wijten aan een aantal welomschreven oorzaken zoals brand, storm, water, … Schade te wijten aan andere oorzaken wordt dus niet gedekt en dient eventueel nog apart verzekerd te worden via een polis ‘contractuele aansprakelijkheid’. 4

Objectieve aansprakelijkheid brand en ontploffing

Als bezoekers van de fuifzaal lichamelijke letsels oplopen door brand en ontploffing dan zijn zij via deze polis verzekerd.

VERPLICHTE VERZEKERING FUIFORGANISATOR Verzekering burgerlijke aansprakelijkheid

Je doet er goed aan een verzekeringspolis ‘Burgerlijke Aansprakelijkheid’ af te sluiten. Dit voor de schade die door een fout, een onvoorzichtigheid of een nalatigheid van één of meerdere van je vrijwilligers werd toegebracht aan derden. Zonder bijkomende verzekering BA kan de organisator opdraaien voor schade die voortvloeit uit de organisatie. Bij een feitelijke vereniging zal dit altijd op de verantwoordelijke persoon worden verhaald. Heeft je organisatie een vzw-structuur, dan zal de schade normaal op de vereniging worden verhaald. Deze verzekering ontlast je wel niet van een eventuele schuld. Je moet er dus steeds voor zorgen dat de organisatie goed is opgezet en dat het risico op fouten zo klein mogelijk wordt gehouden. De schade mag dus niet te wijten zijn aan eigen schuld, een actieve daad of nalatigheid. De verzekering BA dekt 2 soorten schade: 1. Materiële schade aan derden → van de inboedel tot alle materiaal dat in de zaal is bijgeplaatst (vraag dus zeker na bij de gemeente wat er is hun polis is opgenomen) 2. Lichamelijke schade → voor de terugbetaling van medische kosten tot een invaliditeitsuitkering

NIET VERPLICHTE VERZEKERING FUIFORGANISATOR Verzekering contractuele aansprakelijkheid Een verzekering contractuele aansprakelijkheid dekt de schade aan de fuifzaal die door toedoen van jou als fuiforganisator tijdens de activiteit is ontstaan. Denk maar aan een tapkraan die afbreekt, een deur die kapot gaat, … Deze verzekering dekt geen vandalisme of diefstal!

Verzekering vrijwilligerswerk Deze verzekering kan ingeschakeld worden bij activiteiten waarbij je sporadisch beroep doet op extra vrijwilligers (die geen lid zijn van je vereniging). Via de Provincie Oost-Vlaanderen kan je een gratis verzekering vrijwilligerswerk afsluiten. Meer info: http://www.oost-vlaanderen.be/public/cultuur_vrijetijd/vrijwilligers/verzekeringen/index.cfm

Verzekering ‘alle risico’s’ Met deze verzekering kan je voorwerpen, naast de risico’s van een brandpolis, ook

TIP: jeugdverenigingen zijn vaak via een koepelorganisatie verzekerd.

laten verzekeren tegen risico’s als vandalisme en diefstal. Zowel materiaal dat je eigendom is, als materiaal dat je huurt, kan je op deze manier verzekeren. Let op, ‘het verdwijnen’ van een voorwerp (diefstal zonder sporen van inbraak) wordt nooit verzekerd.

3 PROMOTIE Wat is een fuif zonder volk? Reclame maken is dus de boodschap. Je hebt als fuiforganisator heel wat verschillende mogelijkheden om mensen op de hoogte te brengen van je fuif. De promotie van een fuif is namelijk even belangrijk als de dag van de fuif zelf. Enkele communicatiemiddelen die je kan hanteren:

Het internet Internet geeft toegang tot vele gratis adverteerplatformen, biedt interactieve mogelijkheden, is gemakkelijk, snel en alom verspreid. Daarom lijkt het de ideale manier om snel veel mensen te bereiken. Dit is de kracht, maar tegelijk ook het gevaar van internet. Iedereen maakt reclame online en mensen zijn er bijna immuun voor geworden. Het komt er dus op aan om overal tegelijk aanwezig te zijn. Wat daarbij enorm kan helpen zijn websites die je toelaten om je informatie op één plaats in te voeren en zo meteen zichtbaar te maken op heel wat plaatsen.

UITdatabank Een bijzonder handig hulpmiddel is de UITdatabank. Via een eenvoudig invulformulier op www.uitdatabank.be komt je activiteit gelijktijdig terecht op verschillende websites, waaronder UITinVlaanderen, CJP, Sherpa, mediaraven, Formaat, kranten, de gemeentelijke website en in het infoblad van Destelbergen.

Mailinglists Let op met mailinglists. Je mag niet zomaar om het even wie een mail sturen. De wetgeving zegt dat je pas mails mag sturen naar mensen als die daar schriftelijk hun toestemming voor gegeven hebben. Bovendien moet je ook elke keer je een

TIP: Maak gebruik van een mailingprogramma, bv. Mailchimp

massamail de deur uit stuurt, vermelden dat mensen zich te allen tijde uit je mailinglist kunnen laten schrappen. Stuur ook nooit een mail met alle adressen in het ‘AAN’-veld. Het is veel beter om het ‘BBC’-veld te gebruiken, zo krijgt niet iedereen alle mailadressen te zien. 6

Sociale media Facebook, Twitter, Flickr, YouTube, … het rijtje web 2.0 tools is oneindig. Een account maken is één ding, er ook nog vlot mee communiceren is een ander paar mouwen. Tips hieromtrent vind je op www.mediaraven.be. Nog een vraag over nieuwe media → info@apestaartjaren.be of 09 231 82 70.

Affiches en Flyers Je fuif moet aandacht trekken, dit kan door een originele affiche en/of flyer. Houdt er rekening mee dat affiches en flyers drukken relatief goedkoop is, maar ze verspreiden zeer tijdrovend is en heel wat inzet vraagt van je vrijwilligers. Enkele tips: start vroeg genoeg met verspreiden (3 weken vooraf bij een kleine fuif en 6 weken vooraf bij een

grote fuif) een te drukke affiche is niet altijd even duidelijk, overdrijf niet met de kleuren, zorg dat ze goed

leesbaar is en probeer de oplage goed in te schatten vraag verschillende drukkerijen om offertes. De prijzen kunnen enorm uit elkaar liggen. Wees creatief maar vergeet niet dat de affiche/flyer in de eerste plaats moet dienen om de fuif aan

te kondigen Wat moet je zeker op je affiche of flyer vermelden: Naam en logo van het evenement (de belangrijkste aandachtstrekker) Datum en tijd Plaats (straat en plaatsnaam) Omschrijving (organisator, dj’s, happy hour, …) Toegangsprijs (ook als het gratis is), maak ook een onderscheid tussen ‘voorverkoop’ en ‘aan de

kassa’ Website van het evenement (als die aanwezig is) Verantwoordelijke uitgever (V.U. met de volledige naam en het adres van de verantwoordelijke

meerderjarige persoon, is jouw organisatie een vzw dan moet je bovendien ook de naam en het adres van de maatschappelijke zetel vermelden) Eventuele sponsors ‘verboden op de openbare weg te gooien’ (enkel voor flyers)

Affichetaks Voor affiches van A0 formaat (1m²) of groter moet je een aanplakkingstaks betalen van 0,50 euro/m².

Is je affiche groter dan 1m², maar heeft jouw fuif een zeer duidelijk en strikt liefdadig of menslievend doel, dan is de affichetaks niet verschuldigd. Fuiven en andere activiteiten van het jeugdwerk vallen hier in principe niet onder, tenzij de opbrengst integraal aan een goed doel geschonken wordt. Je moet dan wel de volgende zin vermelden: ‘Vrij van zegel volgens art. 198/7 van het wetboek der met het zegel gelijkgestelde taksen’.

Media Neem contact op met regionale lokale kranten (bv. WegWijs) en vraag of je een advertentie van jouw fuif in hun krant mag plaatsen. In sommige regionale kranten kan dit gratis.

Mond-aan-mond reclame Geen enkele reclame is echter zo goed als mond-aan-mond reclame. Zorg ervoor dat de mensen iets hebben om over te babbelen. Dit kan gaan van fantastische dj’s tot unieke randanimatie en activiteiten. Vertel alles over je fuif aan je vrienden en laat de boodschap zich vanzelf verspreiden!

4 MATERIAAL Activiteiten vragen soms heel specifiek of duur materiaal waarover jouw organisatie zelf niet onmiddellijk beschikt. Denk maar aan een geluids- en lichtinstallatie, maar ook klein materiaal zoals plakband, zuipkaarten, drankbonnetjes, wisselgeld, kuismateriaal, zaklampen, …

Uitleendienst Het gemeentebestuur Destelbergen beschikt over een eigen uitleendienst. De volledige lijst vind je terug in het evenementenformulier. Daarnaast heeft de jeugdraad herashekken, walkietalkies, zaklamp ed. aangekocht waar je als fuiforganisator gebruik kan van maken (de fuifkoffer). Verenigingen kunnen ook terecht bij de Provinciale uitleendienst waar je voor een kleine prijs tal van materiaal kan ontlenen (www.Oost-Vlaanderen.be/uitleendienst).

Materiaal fuifzaal De fuifzaal beschikt over tafels en stoelen. Daarnaast is er podiumverlichting voorzien in de turnzaal en is er de mogelijkheid om via een mobiele truss verlichting op te hangen in de polyvalente zaal. Samen met de zaalverantwoordelijke wordt de fuifzaal nagekeken en worden alle opmerkingen, mankementen en de reeds bestaande schade genoteerd. Na de fuif wordt alles opnieuw gecheckt. Schade die voor jouw fuif niet werd genoteerd zal dan aan jou worden aangerekend. In de fuifzaal is een zaal ID aanwezig.

5 BUDGET 1 gouden regel: budgetteer je activiteit altijd op voorhand! Het is nooit fijn om na je fuif met een financiële kater te blijven zitten.

Begroting Iets wat je zeker best vooraf doet, is een goede begroting opmaken. Dit is heel simpel een lijst met alle uitgaven en inkomsten. Uiteraard probeer je ervoor te zorgen dat de verwachte inkomsten hoger liggen dan de uitgaven. Let er op of bij een offerte de BTW al dan niet inbegrepen is, zodat je niet voor verrassingen komt te staan.

Sponsoring Uiteraard wil je graag dat je evenement een gigantisch succes wordt. Om dit te kunnen verwezenlijken is er onder andere een pak geld nodig. Aangezien dit niet altijd voor handen is, moet je op zoek naar verschillende methodes om de nodige middelen te verzamelen. Sponsoring is hierbij een ideaal voorbeeld. De beste manier om een sponsor te overtuigen, is aan de hand van een sponsordossier. Dit bevat uitgebreide informatie over jouw fuif maar ook hoe er gesponsord kan worden (een vergoeding in geld en/of goederen) en wat de sponsor daarvoor in ruil krijgt (publiciteit op affiches, toegangskaarten, T-shirts, …). Voorzie ook steeds een ontvangstbewijs, want je sponsor kan sponsoring aangeven bij de belasting. Daarnaast kunnen je sponsors ook goede voorverkooppunten vormen. Naast het sponsoren van geld, sponsoren sommige diensten of bedrijven liever in natura, zo kan de bakker broodjes voorzien voor jouw evenement.

6 EN VERDER? Een laatste tip, die van belang kan zijn voor het goede verloop van je fuif.

Om klachten te vermijden, breng je de omliggende buren op de hoogte van je activiteit. Bezorg ze een flyer met daarop het einduur van je fuif en het telefoonnummer van de verantwoordelijke organisator. Dit doe je 2 weken voor je evenement, zodat de buren ruim op tijd op de hoogte zijn. Voor evenementen die doorgaan in het JGC wordt dit gedaan door de evenementencoördinator.

2. Dag van de Fuif 1 VEILIGHEID Als organisator van een openbare fuif ben je verplicht om voor de private veiligheid te zorgen. Vechtpartijen zetten sowieso een domper op je evenement dus het is geen overbodige luxe om op voorhand goed na te denken over de veiligheid en de nodige inspanningen te leveren. Algemene aandachtspunten Je maakt best voor de fuif duidelijke afspraken met alle medewerkers zodat er geen discussies zijn tijdens of na de fuif Maak een duidelijke takenlijst: wie doet wat van wanneer tot wanneer. Hang deze lijsten op een aantal plaatsen waar de medewerkers komen Maak regelmatig de kassa(‘s) leeg en breng het geld naar een veilige plaats Maak de duidelijke afspraak dat alle medewerkers nuchter blijven!

Security Om de veiligheid van jouw fuifbezoekers te garanderen, ben je verplicht om mensen in te zetten die de boel in het oog kunnen houden. Je kan kiezen om te werken met vrijwilligers of met een erkende bewakingsfirma. In beide gevallen moet je de gegevens doorgeven aan de gemeente en dit via het evenementenformulier. De private bewaking is aan een strenge wetgeving onderworpen en omvat onder meer de persoonscontrole. Meer info → www.vigilis.be Om de aanwezigen en de buurt te kunnen beschermen tegen de mogelijke risico’s als gevolg van bepaalde evenementen, wordt qua inzet van security de voorgestelde norm van het Ministerie van Binnenlandse Zaken gevolgd: Vanaf 300 bezoekers: 2 security Tussen 300 tot 1000 bezoekers: 1 security per 100 bezoekers extra Meer dan 1000 bezoekers: 1 security per 300 bezoekers extra Persoonscontrole De wet omschrijft dit als ‘het toezicht houden op en de controle van personen met het oog op het verzekeren van de veiligheid op voor het publiek toegankelijke plaatsen’. Dit betekent concreet dat men gedrag van personen in bepaalde banen tracht te leiden en /of dat men door het toezicht bepaalde gedragingen wenst te vermijden en dat de controle gebeurt met het oog op de veiligheid.

Toegangscontrole om te voorkomen dat fuifgangers gevaarlijke voorwerpen binnenbrengen, backstagebewaking, het bewaken van omheiningen, … vallen onder de persoonscontrole. De controle van tickets of stempels, het vrijhouden van nooduitgangen, … heeft echter niets te maken met persoonscontrole en staat los van de bewakingswet. Interne medewerkers of eigen security (die geen machtiging hebben) bij een evenement mogen dus enkel ingezet worden bij ticketcontrole en stempelcontrole.

Erkende bewakingsfirma Sinds 1 november 1999 is de wet op de private veiligheid (wet van 10 april 1990) in werking getreden. Het gevolg is dat het inzetten van buitenwippers of portiers onder de bepalingen van deze wet valt. Het gemeentebestuur van Destelbergen voorziet subsidies waarbij iedere jeugdbeweging van Destelbergen recht heeft om 1 keer per jaar gebruik te maken van een erkende bewakingsfirma tijdens hun fuif.

Bewaking via vrijwilligers Enkel verenigingen kunnen werken met hun eigen vrijwilligers als fuifstewards. Deze vrijwilligers kunnen alleen medewerkers of leden van je vereniging zijn of personen die een aanwijsbare band hebben met de organisatoren (bv. Oud-leiding, ouders, …). De vrijwilligers kunnen deze activiteit alleen uitoefenen als dit occasioneel en onbezoldigd gebeurt en de burgemeester van de gemeente waar de organisatie plaatsvindt hiervoor de toestemming heeft verleend (de aanvraag hiervoor vind je terug in het evenementenformulier). Houd er rekening mee dat deze personen minstens 18 jaar zijn en de leidinggevende minstens 21 jaar. Om te weten te komen wat de do’s en don’ts zijn, kan je een opleiding tot ‘fuifcoach’ volgen. Deze opleiding bestaat uit vier avonden waarna je een beter beeld hebt over hoe te handelen tijdens een fuif → zie puntje Fuifcoach

Combinatie professionele firma en vrijwilligers De combinatie tussen een bewakingsfirma en eigen vrijwilligers biedt enkele voordelen. Zo is externe security getraind en ervaren om brandjes te blussen, maar kennen ze het publiek meestal niet. Als vrijwilliger kan je de algemene veiligheid op de fuif bevorderen, aanmanen tot stilte in de buurt en ‘zieke’ fuifgangers begeleiden.

Fuifcoaches De jeugddienst van Destelbergen biedt jaarlijks een opleiding Fuifcoach aan. Een fuifcoach kan bijdragen tot een vlotte organisatie van de fuif en is een aanwinst, zowel bij de voorbereiding als op de fuif zelf. Tijdens de opleiding krijg je de nodige kennis en inzichten mee rond fuifwetgeving, veiligheid, omgaan met agressie, …

Je krijgt de praktische instrumenten aangereikt om een fuif op een veilige en verantwoorde manier te begeleiden. Een goede mix van begeleiders kan belangrijk zijn. Vrouwelijke fuifcoaches kunnen soms een groot kalmerend effect hebben op moeilijke gasten, terwijl mannen eerder fysiek kunnen optreden. We raden aan om minstens twee leden van de jeugdbeweging te laten deelnemen aan deze cursus. Meer info: jeugd@destelbergen.be of 09 218 72 00

Maximumcapaciteit van de zaal Indien het maximum aantal toegelaten mensen, voor het JGC is dit 399 personen, zoals vastgelegd door het college van burgemeester en schepenen, bereikt is, MOET je mensen weigeren. Let er op dat er niemand meer binnengelaten wordt zolang er niemand buitengegaan is. Om er een goed idee van te hebben hoeveel mensen er al in de fuifzaal zijn, registreer je best de inkomende bezoekers. Als je er toch voor kiest om meer personen toe te laten, dan maak je als organisator eigenlijk bewust een organisatiefout. Wanneer er dan iets gebeurt, loop je het risico niet gedekt te worden door de verzekering. Houdt dit zeker in je achterhoofd als je voor deze keuze staat. Publieksconcentraties Op elke plaats en op elk moment moet een vlotte doorgang van het publiek mogelijk blijven. Zorg ervoor dat typische knelpuntplaatsen zoals de inkom, de vestiaire, de bar en de toiletten over de gehele locatie verspreid zijn.

Nooduitgangen Deze moeten altijd vrij zijn, voorzie dus genoeg verantwoordelijken om hierop toe te zien. De signalisatie ervan moet ook steeds zichtbaar zijn. Een veiligheidsdossier van de zaal is ter plaatse aanwezig.

Rookverbod Op 1 januari 2006 ging een nieuw Koninklijk Besluit over ‘roken in openbare plaatsen’ van kracht. Men vertrekt van het principe dat roken verboden is in gesloten plaatsen die voor het publiek toegankelijk zijn, behalve als het om de gezinssfeer gaat. Dit heeft natuurlijk ook consequenties voor fuifzalen. Zowel de roker zelf als de organisator of uitbater van de openbare ruimte, kunnen beboet worden. De boetes gaan van € 150 tot € 6.000. In plaatsen waar niet gerookt mag worden, moeten er rookverbodstekens aangebracht worden. Ook mogen sigaretten niet verkocht worden aan jongeren onder de 16 jaar. Het spreekt dus vanzelf dat activiteiten die voor deze doelgroep georganiseerd worden (alcohol- en) rookvrij zijn!

Alcoholbandjes Fuiven en evenementen blijven een populaire trekpleister voor jongeren. Toch is het belangrijk dat de organisatoren de juiste maatregelen treffen om alles op een verantwoordelijke en veilige manier te laten verlopen. Jongeren gaan op een steeds jongere leeftijd naar fuiven, maar ze mogen pas vanaf 16 jaar licht alcoholische drankjes consumeren en de sterke dranken zelf pas vanaf 18 jaar. Dit is als organisator niet altijd even gemakkelijk te controleren. Om alcoholgebruik bij minderjarigen tegen te gaan, kunnen organisatoren alcoholbandjes verkrijgen bij de evenementencoördinator bestaande uit 3 kleuren: -16: rode bandjes +16: oranje bandjes +18: groene bandjes Je mag steeds een leeftijdsbewijs vragen. Weigeren ze dit, dan voorzie je hen van een -16-bandje. Zo weet je toogpersoneel wie ze al dan niet alcohol mogen serveren.

Barbeleid Een goed barbeleid is veel waard. Je kan bijvoorbeeld bepalen welke strategie je volgt bij dronkenschap, je spreekt af hoe je alcohol weigert aan wie jonger is dan 16, geen vriendjespolitiek aan de doorgeef, … Zo zorg je ervoor dat alle medewerkers op dezelfde manier reageren. Alcoholmisbruik veroorzaakt nog steeds de meeste problemen in het uitgaansleven. Met je prijzenbeleid kan je dronkenschap ontmoedigen, door bijvoorbeeld dranken duurder te maken naarmate het alcoholpercentage stijgt. Sluitingsuur Het sluitingsuur in de Regio Rhode & Schelde, waar Destelbergen deel van uitmaakt, werd als volgt vastgelegd.

Evenementen binnen

Einde muziek: 03.00 uur

Einde activiteit: 04.00 uur Evenementen buiten

Niet in de bebouwde kom

Einde muziek: 02.00 uur

Einde activiteit: 03.00 uur In de bebouwde kom

Einde muziek: 01.00 uur

Einde activiteit: 02.00 uur De avond vóór een werkdag

Einde muziek: 24.00 uur

Einde activiteit: 01.00 uur 13

Het is mogelijk om een verlenging van dit sluitingsuur aan te vragen bij de burgemeester. Die bepaalt dan tot hoe laat de verlenging wordt toegestaan. In Destelbergen is de goedkeuring er voor fuiven van jeugdverenigingen om de muziek pas uit te zetten om 03.45 uur en de activiteit te stoppen om 04.00 uur. Door eerst de bar te sluiten en daarna de fuif nog eventjes te laten doorgaan, zorg je voor een ‘cooling down’. Op het eind van de fuif kan er vooral rustige muziek gedraaid worden. Door dit uitdoofbeleid is er ook een grotere spreiding van de fuifgangers die naar huis gaan, wat voor minder burenoverlast zorgt.

EHBO Zorg dat er steeds een EHBO-kit aanwezig is op de plek van je activiteit en dat alle medewerkers weten waar ze die kunnen vinden. Tot 399 personen moet er een EHBO-koffer voorzien zijn, vanaf 400 personen wordt de aanwezigheid van een geneeskundige organisatie (bv. Rode Kruis). Indien er iemand binnen je organisatie een EHBO-diploma bezit, stel je die persoon verantwoordelijk voor het verzorgen van wonden. Duidt ook iemand aan die verantwoordelijk is voor het opbellen van de hulpdiensten bij noodsituaties. Het spreekt voor zich dat die persoon de noodnummers programmeert in zijn GSM. Je kan ook op een vaste plaats een GSM met oplader en een lijst met noodnummers voorzien. Zo kan iemand anders ook gemakkelijk bellen mocht de verantwoordelijke, door omstandigheden, niet bij machte zijn dit te doen. Je kan het terrein vooraf door brandweer en politie laten checken op veiligheidsrisico’s. Door ervaring wijzen ze je op zaken waaraan je zelf misschien niet hebt gedacht of die je anders zou inschatten.

Gehoorschade De laatste jaren is er heel wat te doen geweest rond gehoorschade. De grootste schade brengen we onszelf toe door onze oren langdurig te teisteren met veel te luide geluiden. Gehoorschade door lawaai is jammer genoeg niet te herstellen. Voorkomen is dus de boodschap! De sterkte van geluid wordt weergegeven in decibel (dB). Je kan acht uur lang blootgesteld worden aan lawaai, met een maximum van 75dB, zonder risico op gehoorschade. Per 3 extra decibels halveert de ‘veilige’ tijd. Decibel (dB)

Geluid

Gehoorschade na

90 dB

Disco, popconcert, iPod

15 min

99 dB

Disco, popconcert, iPod, bioscoop

2 min

110 dB

Houseparty, disco, rockfestival

7 sec

120 dB

Opgefokte iPod

onmiddellijk

Maak deze gegevens ook duidelijk aan je fuifgangers. Dit kan je doen door het ophangen van affiches of het (gratis) aanbieden van oordopjes. 14

Meer info: www.ietsminderisdemax.be

Geluidsnormen Een fuif staat of valt met de muziek die wordt gedraaid. De ene houdt van loeiharde muziek, de andere heeft het liever wat rustiger. De meeste buren weten luide decibels niet meteen te appreciĂŤren. Wettelijk is het verboden tussen 22.00 en 06.00 uur lawaai te maken op straat. Daarom zijn er een aantal regels in het leven geroepen om het voor iedereen aangenaam te houden. Geluidsvolume wordt uitgedrukt in decibels (dB(A)). Hoeveel decibels je mag produceren hangt af van de zaal waarin het evenement doorgaat. In het JGC is het geluidsniveau beperkt tot categorie 2 (> 85 dB(A) Laeq, 15 min en â&#x2030;¤ 95 dB(A) Laeq, 15 min). Dit betekent dat het maximum geluidsniveau voortgebracht door de muziek, op gelijk welke plaats in de inrichting waar zich in normale omstandigheden personen kunnen bevinden, 95 dB(A) Laeq, 15 min niet mag overschrijden. Maar ook buiten mag er dus niet teveel lawaai zijn. De deuren moeten te allen tijde gesloten blijven, om de geluidsoverlast te beperken. De organisator moet de nodige maatregelen nemen om elke vorm van overlast die rechtstreeks of onrechtstreeks verbonden is aan zijn fuif/evenement vermijden. Van zodra er klachten komen zal de politie of bevoegde milieuambtenaar de overtreding komen vaststellen en indien nodig de fuif stilleggen. In de fuifkoffer van de gemeente is een geluidsmeter aanwezig.

Geluidsoverlast Gebruik de volgende checklist om de geluidsoverlast zoveel mogelijk te beperken: De medewerkers geven altijd het goede voorbeeld spreken de bezoekers aan op storend gedrag houden tijdens fuiven ook buiten toezicht informeren de buurt over hun fuif met een bewonersbrief bepalen de gevolgen voor storend gedrag gaan langs bij de buren om te luisteren of er overlast is/was geven burenklachten meteen door aan de bezoekers zetten het thema geluidsoverlast op de agenda In of rond de zaal staan de boxen verspreid over de ruimte hangen er extra affiches die om stilte vragen tijdens de activiteiten is er een strategische rookplaats kan het publiek overal gemakkelijk door gebruiken we een cool down systeem 15

hebben we een chill out ruimte is er een ‘sluis’ aan de ingang

2 WETGEVING Alcohol Op alle fuiven is er alcohol verkrijgbaar. Als fuiforganisator moet je erop toezien dat er niet zomaar aan iedereen alcohol wordt geschonken. De wet zegt immers dat het verboden is om sterke drank aan minderjarigen (-16) te verstrekken. Daarnaast mogen jongeren tussen 16 en 18 jaar wel een pintje drinken, maar je mag hen geen sterke drank verkopen. Wat wordt er nu beschouwd als sterke drank → zie puntje Vergunning drank hoofdstuk 1 Het schenken van sterke dranken tijdens de fuif is voor jeugdverenigingen echter niet toegestaan. Om toch onderscheid te kunnen maken tussen -16, +16 en +18-jarigen, beschikt de jeugddienst over rode, oranje en groene polsbandjes die de organisatie kan verkrijgen → zie puntje Alcoholbandjes Dronkenschap op elke openbare plaats is strafbaar. Ook alcohol schenken aan een persoon die zichtbaar dronken is (onvast op de benen, met dubbele tong spreken of een alcoholwalm uitademen) is volgens de wet strafbaar. Niet altijd even gemakkelijk in te schatten als je achter de toog staat, maar probeer dit toch zo goed mogelijk in acht te nemen. In het slechtste geval kan je mee aansprakelijk gesteld worden voor de stommiteiten die de dronken persoon achteraf begaat.

Drugs Druggebruik is nooit toegelaten op een fuif, ook al is dit moeilijk te controleren. Hierbij wordt geen onderscheid gemaakt tussen soft- of harddrugs. Tolereren wordt in de rechtspraak trouwens beschouwd als ‘aanzetten tot’. Het oogluikend toelaten is dus een verzwarende omstandigheid! Je kan je bezoekers via affiches attent maken dat het gebruik van illegale drugs (cannabis, XTC, speed, …) niet getolereerd wordt.

-16 jarigen Een -16 jarige (zonder begeleiding van een volwassene) mag in principe niet binnen in een dansgelegenheid. Er is wel een uitzondering! Een jongere, ongeacht zijn leeftijd (dus ook de -16 jarige), mag naar een fuif gaan die niet uit handelsgeest is verricht en dus zonder winstgevend doel is. Dit zijn fuiven van (jeugd)verenigingen, scholen, jeugdhuis, … Bij onduidelijkheid is het de rechter die beslist of de fuif een handelsgeest heeft of niet. Je hebt als burger niet het recht om de identiteit van anderen te controleren. Als je tijdens de fuif twijfelt aan iemands leeftijd mag je wel vragen of de bezoeker zijn leeftijd kan bewijzen. Kan of wil hij dat niet, dan mag je de toegang weigeren. Als er toch geen wettelijke reden is om een -16 jarige te weigeren, dan mag je dit ook niet doen. Dit komt anders neer op discriminatie. 16

Racisme/xenofobie De wet bestraft het aanzetten tot discriminatie, rassenscheiding, haat of geweld ingegeven door racisme en/of xenofobie (angst voor of haat tegen vreemdelingen). Je mag op je fuif dus niemand discrimineren op basis van geslacht of ras. Hou dus als organisator in je achterhoofd dat discriminatie op je evenement niet alleen moreel verwerpelijk maar bovendien strafbaar is!

Vestiaire Op veel activiteiten voorziet de organisatie een vestiaire voor bezoekers. Vanaf het moment dat je de vestiaire verplicht maakt of geld vraagt voor deze dienst, ben jij verantwoordelijk voor de kledij die daar wordt afgegeven. Bordjes met ‘de organisatie is niet verantwoordelijk voor diefstal en/of beschadiging van kledij’ veranderen hier niets aan. Volgens de wet heb je immers een overeenkomst afgesloten en wordt je geacht deze goed uit te voeren. Wanneer er dan iets beschadigd of gestolen wordt, kan de eigenaar een schadevergoeding van jou eisen. Wil je dit risico vermijden, dan kan je een verzekering ‘vestiaire’ af sluiten die diefstal en schade dekt. Enkel bij een gratis, onbewaakte vestiaire ligt de verantwoordelijkheid bij de bezoeker zelf.

3. Na de Fuif 1 OPKUIS EN CONTROLE Je kan best onmiddellijk na de fuif beginnen met opruimen. Op dat moment zijn al de medewerkers immers nog aanwezig. Spreek ook op voorhand duidelijk af wie instaat voor de opkuis.

Opkuis Wat houdt de opkuis in: Alle bekertjes (zowel binnen als buiten) moeten verzameld worden De vuilniszakken moeten in de daarvoor bestemde zwarte container aan de zijkant van de fuifzaal gedeponeerd worden Glazen flessen en ander glas moet in de daarvoor bestemde oranje container gedeponeerd worden De zaal dient dweilklaar gemaakt te worden (uitvegen en alles aan de kant zetten) Tafels en stoelen die je gebruikt hebt kuis je ook af De toiletten dienen nagekeken te worden en indien nodig schoongemaakt De toog wordt proper achtergelaten. Ook frigoâ&#x20AC;&#x2122;s dienen leeggemaakt te worden en het leeggoed aan de kant gezet Overig afval (PMD, â&#x20AC;Ś) dien je zelf terug mee te nemen Let op, als de fuifzaal niet naar behoren is opgeruimd, dan kan een deel van je huurwaarborg ingehouden worden. De eerstvolgende maandag na de fuif checkt de zaalverantwoordelijke samen met jou de volledige zaal. Schade die voor jouw fuif niet aanwezig was, zal dan aan jou worden aangerekend. Ook je sleutel geef je dan terug.

Administratieve en logistieke opvolgingen Ook na je evenement zijn er nog een aantal zaken die verder opgevolgd dienen te worden: Als je borden of wegwijzers geplaatst hebt, haal deze dan zo snel mogelijk weg. Indien je borden op gewestwegen niet tijdig verwijderd (max. 7 dagen na de fuif) zal het Vlaamse gewest deze zelf ophalen en hiervoor een factuur opsturen Denk eraan dat uitgeleend materiaal op tijd terug gebracht moet worden Breng zo snel mogelijk de verzekeringsmaatschappij op de hoogte van eventuele schadegevallen Ga na welke facturen nog betaald moeten worden en zorg dat dit tijdig in orde wordt gebracht Reken de kaarten af van de voorverkooppunten en van de medewerkers Beloon je medewerkers voor het goede werk! 18

Evaluatie Een evaluatie achteraf is erg belangrijk! Je krijgt meteen een overzicht van wat er goed en fout is gegaan en daaruit kan je leren voor de toekomst.

Voor de fuif heb je normaal gezien je verwachte uitgaven en inkomsten berekend. Maak nu een overzicht van de werkelijke cijfers zodat je weet of het evenement een succes was op financieel vlak. Bekijk niet alleen de financiĂŤle kant, maar overloop en evalueer alle aspecten van de fuif: Hoe verliepen de voorbereidingen? Verliep de dag zelf alles naar wens? Hebben er zich geen incidenten voorgedaan? Waren de fuifgangers tevreden? Wat kan volgend jaar beter?

Schrijf al je conclusies op en hou deze bij zodat bij een volgende editie niet opnieuw dezelfde fouten gemaakt worden.

4. FAQ’s 1 FREQUENTLY ASKED QUESTIONS 1. Wat moet je doen als het brandalarm van de fuifzaal afgaat? Verifieer eerst of er wel echt brand is. Misschien heeft iemand het brandalarm bewust doen afgaan. Indien er brand is, neem dan onmiddellijk contact op met de brandweer. Start met de evacuatie (via de nooduitgangen), begeef je naar de voorziene verzamelplaats (voetbalveld) en luister verder naar instructies van de bevoegde instanties. Bij vals alarm volstaat het om de resetknop (centrale in de keuken) te gebruiken, de centrale herstelt zich onder voorwaarde dat de oorzaak van het alarm verdwenen is. Hou er rekening mee dat de rode schuifdeuren automatisch sluiten bij brandalarm!

2. Wat moet je doen als een toilet verstopt is? Hang een briefje aan de deur ‘buiten gebruik’. Is er een ernstig probleem met verstopte toiletten, verwittig dan de zaalverantwoordelijke.

3. Wat moet je doen als er in de fuifzaal moeilijkheden zijn? Verwittig meteen de security zodat zij de personen in kwestie kunnen aanspreken en kunnen voorkomen dat alles escaleert. Het is belangrijk dit tijdig te zien, voor de moeilijkheden erger worden en tot een gevecht leiden.

4. Wat moet je doen als er in de fuifzaal gevechten starten? Zet de muziek stil, doe de lichten aan en verwittig de politie.

5. Wat moet je doen als je merkt dat de drankvoorraad bijna op is? Indien je voor 23.00 uur bijna door je drankvoorraad bent, kan je terecht bij de firma ‘de 3 Linden’ Zorg ervoor dat je de bijkomende voorraad apart zet zodat er geen misverstanden ontstaan bij de afrekening.

6. Er geldt een rookverbod in de fuifzaal. Wanneer dit niet wordt nageleefd, wie is er verantwoordelijk mocht er controle zijn? Bij een fuif met veel volk is het niet mogelijk om iedere roker op het verbod te wijzen. Het duidelijk aangeven van het rookverbod (d.m.v. verbodstekens) is een begin, maar meestal onvoldoende om rokers te overtuigen. Je kan op jouw fuif een aantal keren laten omroepen dat rokers verzocht 20

worden hun sigaret buiten op te steken. Voorzie ook best een plaats waar rokers buiten (eventueel onder een afdak) kunnen staan. Zowel de verantwoordelijke van de fuif als de roker kunnen beboet worden bij niet-naleving. Uiteraard is roken op een plaats waar het niet mag een overtreding. Ook het niet nemen van de nodige maatregelen om het rookverbod te doen naleven (rookverbodstekens plaatsen, fuifgangers informeren, â&#x20AC;Ś) wordt als een overtreding beschouwd. De boetes gaan van 150 tot 1.500 euro.

7. Wat moet je doen als de stroom is uitgevallen? Zelf eerst kijken in de zekeringskast in de elektriciteitsruimte. Indien dit niet lukt, kan je bellen naar de evenementencoĂśrdinator.

8. Er wordt buiten hevig gevochten. Is dit mijn verantwoordelijkheid? Wat er buiten de zaal of buiten het fuifterrein gebeurt, valt onder de regels van openbare orde, rust en veiligheid. Het is de politie die hierop toeziet, zij zijn verantwoordelijk voor de naleving ervan en niet de organisator. Om jezelf toch in te dekken kan je best wel de politie verwittigen.

2 PRAKTISCHE WEBSITES EN EN ORGANISATIES Nog vragen? Op deze websites vind je heel wat antwoorden. www.destelbergen.be Op de gemeentelijke website kan je terecht voor al je vragen omtrent een evenement organiseren in Destelbergen. www.fuifpunt.be Fuifpunt ondersteunt fuiforganisatoren en beleidsverantwoordelijken door het aanreiken van informatie over de organisatie van een fuif en het opzetten van een lokaal fuifbeleid. Achteraan de map kan je alvast een checklist terugvinden voor de organisatie van je fuif. www.drugpunt.be Drugpunten zijn Oost-Vlaamse intergemeentelijke drugpreventiediensten die problemen door druggebruik willen helpen voorkomen. De Drugpunten werken lokaal en op maat, maar hanteren daarbij dezelfde principes en strategie. De basis van elk Drugpunt bestaat uit twee delen: •

Informatie, advies en begeleiding: Onder de noemer 'vroeginterventie' kan men bij drugpunt terecht met alle vragen rond drugs en druggebruik, ook wanneer het gebruik nog niet problematisch is. Samen met een medewerker wordt gezocht naar de beste begeleiding.

•

Preventie: Omdat voorkomen beter is dan genezen, heeft elk Drugpunt een stevig preventieaanbod. Dit kan gaan om een vorming, een lezing, preventielessen op school, grootschalige communicatiecampagnes... De Drugpunten ontwikkelden en verdeelden reeds heel wat succesvolle campagnes en projecten, steeds op maat van de doelgroep of organisatie.

Het aanbod van Drugpunt is vertrouwelijk en gratis. www.vad.be VAD, de Vereniging voor Alcohol- en andere Drugproblemen vzw, overkoepelt het merendeel van de Vlaamse organisaties die werken rond de thematiek alcohol, illegale drugs, psychoactieve medicatie en gokken. De VAD is de campagne ‘Feest Wijzer’ gestart. Hiermee geven fuiven aan dat ze zich inzetten om een positief feestklimaat te creëren door verschillende services aan te bieden. Die services worden bekendgemaakt via sterpictogrammen. Met die pictogrammen tonen de organisatoren aan dat ze een positief fuifklimaat ondersteunen. Pictogrammen kan je via de website bestellen. Achteraan de map vind je de bundel met meer info. www.cm.be/oorgasme/index.jsp Naarmate je ouder wordt, is het normaal dat je de volumeknop al eens wat verder moet draaien. Maar ook steeds meer jongeren kampen met gehoorverlies of hebben last van oorsuizen. Daarom denkt Oorgasme aan 22

je oren. Langer en intenser genieten van muziek, dat is het doel. Via de CM kan je als organisator van een fuif gratis oordopjes aanvragen om uit te delen op je evenement.

Wil je nog meer info? Contacteer de jeugddienst (jeugd@destelbergen.be of 09 218 72 00) en we helpen je.

3 CHECKLIST MEER DAN 5 MAANDEN VOORAF Datum prikken en de zaal of locatie vastleggen Eindverantwoordelijke aanduiden Bezoek brengen aan de jeugddienst/evenementencoördinator (ondersteuning bij de organisatie van je fuif) Begroting opstellen met verwachte inkomsten en uitgaven DJ’s en/of band boeken (hou rekening met/vraag naar: de kostprijs of uitkoopsom, speelduur en het materiaal dat je als organisator moet voorzien) Firma boeken voor lichten geluidsinstallatie Sponsordossier opstellen en op zoek gaan naar sponsors Als je kiest voor affiches groter dan 1 m²: aanvraag registratienummer affichetaks Concept uitwerken (thema? Welk publiek? Welke muziek?) Als je fuif doorgaat in openlucht of een tent, denk dan aan de elektriciteitstoevoer, nadarhekkens, frigo’s, toog, verwarmingsinstallaties, podia, …

3 TOT 4 MAANDEN VOORAF

Promotiemateriaal ontwerpen (affiches, flyers, T-shirts, website, toegangskaarten, …) Voorverkooppunten contacteren Offertes voor drukwerk opvragen Promotieplan opstellen en eerste fase uitvoeren (mails, website) Invullen van het evenementenformulier en bezorgen aan de bevoegde instantie Kleine sponsors zoeken (< € 250) Drankbonnen ontwerpen Takenoverzicht maken Drukklaar promotiemateriaal aanleveren bij de drukker Affiches verdelen in cafés, winkels, jeugdhuizen, … Vrijwilligers zoeken en security contacteren (externe bewakingsfirma) Medewerkers contacteren Als je met een eigen brouwer werkt: drank, snacks, frigo’s, (herbruikbare) bekers, … bestellen

2 MAANDEN VOORAF

Kaarten in voorverkoop verdelen naar medewerkers en voorverkoopadressen Flyerplaatsen uitzoeken en flyerlijsten maken Afspraken maken met DJ’s/groepen (soundcheck, speel(d)uur, vervoer, maaltijden, …) Nagaan welke verzekeringen verplicht en interessant zijn en ze afsluiten: burgerlijke aansprakelijkheid, contractuele aansprakelijkheid, ongevallen, polis alle risico’s… Eetstandje(s) contacteren en/of organiseren

1 MAAND VOORAF Flyers verdelen op andere evenementen 24

SABAM in orde brengen Billijke vergoeding aanvragen Taakverdeling opstellen Voorverkoop opvolgen Eventueel afspraken maken met de politie

3 WEKEN VOORAF Persbericht de wereld insturen Tweede flyerronde Taakverdeling, inclusief voor de opkuis, opstellen en verspreiden naar de medewerkers en bijkomende medewerkers zoeken indien nodig Verzekering voor medewerkers afsluiten Noodplan opstellen (hoe reageren bij welke problemen, inclusief namen) Buren eerste keer inlichten

MINDER DAN 1 WEEK VOORAF

DJ’s en eventueel groepen opnieuw contacteren Definitieve afwerking van de taakverdeling Veel reclame maken De buren opnieuw verwittigen Parking in orde maken Bewegwijzering uithangen en aangeven waar je mag parkeren en waar de inkom is Tent/fuifterrein opbouwen Voorverkoop afrekenen en resterende kaarten ophalen Medewerkers briefen met de laatste afspraken Lijst nuttige telefoonnummers opmaken Wisselgeld halen Indien nodig materiaal ophalen: discobar, lichtinstallatie, …

DE DAG ZELF Overzichtelijke takenlijst en nuttige telefoonnummers ophangen Klein (bar)materiaal voorzien: (herbruikbare) bekers, afwasmiddel, handdoeken, bonnetjes, aftrekkers, stempel, kassa, …) Zaal klaarzetten en inrichten, afspraken met de zaal checken (volgens het contract) Drank inventariseren Onthaaltafel klaarzetten (met gasten- en medewerkerslijst, kassa met wisselgeld) Muziekinstallatie en belichting (sound)checken Enveloppen klaarleggen met geld voor contante betalingen Medewerkers briefen (algemene afspraken, taken/werklijst en opkuisregeling overlopen, briefing security), groepssfeer creëren Afspraken met de DJ nog eens overlopen FEEST!

NA DE FUIF Zaal en directe omgeving opruimen Drank inventariseren samen met de evenementencoĂśrdinator Facturen betalen (zaal, DJ, installatie, podium, nadarhekken, tent, PA, groep(en), schade, tapinstallatie, drukwerk, SABAM, â&#x20AC;Ś) Materiaal terugbrengen Financieel verslag opmaken Medewerkers bedanken Evaluatie met de organisatoren en met de politie, gemeentebestuur, security (verslag), â&#x20AC;Ś Een nieuwe bijeenkomst plannen om de volgende editie voor te bereiden

Drugpunt is een Oost-Vlaamse intergemeentelijke drugpreventiedienst die problemen door druggebruik wil helpen voorkomen. Dit doen we onder meer door preventieactiviteiten te organiseren. We willen mensen op een verantwoorde en kritische manier leren omgaan met genotsmiddelen. Binnen preventie vinden we het belangrijk objectieve informatie te geven en mensen niet te veroordelen. Met onze preventieactiviteiten willen we mensen aan het denken zetten over het thema alcohol en andere drugs. We willen het thema bespreekbaar maken. Drugpunt werkt lokaal en op maat, ons aanbod bestaat uit Informatie, advies, begeleiding (gratis en vertrouwelijk) en preventie. Een van de domeinen waar wij ons als preventiedienst op richten is de uitgangssector. Wij kunnen extra ondersteuning aanbieden betreffende omgaan met alcohol en andere drugs op lokale evenementen.

Waar kan je bij ons voor terecht?

Campagnemateriaal 'Begin niet te vroeg: -16 geen alcohol, -18 geen sterkedrank'

Zoals je eerder in deze bundel kon lezen is de wet van december 2009 van toepassing die alcoholverkoop aan jongeren onder de zestien verbiedt. Drugpunt financiert de polsbandjes die je kan bekomen bij de verschillende jeugddiensten. Bij drugpunt kan je echter ook terecht voor meer (gratis) campagne materiaal die je kan helpen om duidelijk te maken dat jouw organisatie deze wetgeving volgt. Zo hebben wij ook een grote banner ter beschikking om tijdens jouw evenement op te hangen. Deze banner is via de jeugddienst of rechtstreeks bij ons gratis te ontlenen.

- Meer van zonder: Meer van Zonder wil feest voor iedereen, ook voor wie geen alcohol drinkt. Helaas is het aantal alcoholvrije dranken vaak erg klein. Nochtans bestaat er erg veel lekkers zonder alcohol. Dat maakt het op sommige momenten moeilijk om bewust niet-alcoholisch te drinken. Door het stimuleren en ondersteunen van een ruimer alcoholvrij aanbod, wil Drugpunt een positief signaal geven. We willen mensen die om welke reden ook liever alcoholvrij drinken, de mogelijkheid geven een keuze te kunnen maken tussen meer dan 2 of 3 alternatieven. Wil je aan de slag met meer van zonder op je fuif of evenement? Neem contact op met onze dienst of surf naar http://www.meervanzonder.be/

Feest Wijzer:

Feest Wijzer is een initiatief van VAD (Vereniging voor Alcohol en andere Drugproblemen) met ondersteuning van Gezonde Gemeente. Met Feest Wijzer geven fuiven en kleine festivals aan dat ze zich inzetten om een positief feestklimaat te creĂŤren. Een fuif of lokaal festival moet minimum vier basisservices aanbieden om het Feest Wijzer preventiepakket te kunnen verkrijgen. Services moeten bekend gemaakt worden aan het uitgaanspubliek via de Feest Wijzer sterpictogrammen. Deze dienen op de feestlocatie opgehangen te worden.

DESKUNDIG BARPERSONEEL

Deze ster staat voor het visueel aantrekkelijk maken van de alcoholwetgeving voor zowel bezoekers als barpersoneel. Drugpunt biedt volgende zaken aan die jou hierbij kunnen helpen: o Barbriefing: Om je barmedewerkers goed voor te bereiden, kan je bij drugpunt een barbriefing bekomen of op de website downloaden. (www.drugpunt.be/barbriefing), Op deze barbriefing vind je tips en informatie die je kan meenemen in de voorbereiding van je evenement. Deze barbriefing kan je ook achter de bar hangen. o Organisatorische tips: op www.drugpunt.be/schenkbeleid-en-prijzenbeleid vind je enkele organisatorische tips rond het schenken en de prijzen van alcoholische en alcoholvrije dranken.

Fuifcoaches: Drugpunt verzorgt de module “omgaan met alcohol en andere drugs op fuiven en in het jeugdwerk” binnen de opleiding tot fuifcoach. Zie 2.1.7

GEZONDHEIDSINFORMATIE

We hechten er belang aan om de bezoekers op jouw evenement te informeren over veilig en gezond uitgaan. Dit doen we via het beschikbaar maken van informatie. Om jou hierbij te ondersteunen, kan je bij Drugpunt terecht voor: o Polsbandjes: deze kan men bekomen bij de verschillende jeugddiensten. Op de bandjes staat: "vragen over alcohol/drugs? www.drugpunt.be ". o Banners: deze banners kan je ophangen om aan alle bezoekers duidelijk te maken wat de alcoholwetgeving inhoudt. o Informatie: Drugpunt biedt informatie op vraag via folders, gadgets, affiches, ...

SAMEN UIT, SAMEN THUIS

Hiermee tracht je bezoekers te sensibiliseren om voor elkaar te zorgen. Dit kan door de affiche 'samen uit, samen thuis' zichtbaar te maken. Het kan ook zinvol zijn om volgende zaken te voorzien: • Communiceren van alternatief vervoer: telefoonnummers van taxibedrijven, uren van de (nacht)bussen, treinen... zichtbaar maken. • In samenwerking met Fonds Emilie Leus kan een alcolab voorzien worden (exclusief mondstukken). • Promoten van carpooling, samen fietsen...

OORDOPPEN

Met deze service tracht je de geluidslimiet te respecteren. Zo willen we de geluidsoverlast voor de buurt beperken en hebben we aandacht voor het voorkomen van gehoorschade. Om aan deze service te voldoen dien je: o Oordoppen ter beschikking te stellen. Deze kunnen bijvoorbeeld verkregen worden na overleg met een regionaal depot van het ziekenfonds CM. Bij VAD kunnen oordopjes goedkoop besteld worden ( €0,10 per paar). Sommige gemeenten bieden oordoppen aan in hun fuifkoffer. o Decibels te meten en de geluidslimiet te controleren (+ zichtbaar maken voor publiek) o De buurt op voorhand op de hoogte te stellen van jouw evenement (bijvoorbeeld via flyers).

OPTIONEEL

Feestwijzer moedigt organisatoren aan om ook andere (gezondheids)maatregelen in te voeren die het welzijn van de feestvierders bevorderen. Voor deze 9 optionele services kan je een ster behalen. Deze extra services kan je als organisator vrijblijvend aanbieden. o Gratis water o Condooms o chill-out ruimte o EHBO Zie 2.2.15 29

o o o o o

vestiaire Toegankelijkheid voor rolstoelgebruikers Eten Gezond voedsel Klimaatregeling

Voor meer informatie omtrent dit concept of het bestellen van de stickers/infobordjes kan je contact opnemen met Drugpunt. Meer info op www.drugpunt.be/feestwijzer

Waar en hoe kan je ons bereiken: Voor Merelbeke en Oosterzele kan je contact opnemen met Christophe Vanhuyse: christophe.vanhuyse@drugpunt.be 0473/65 65 95 Voor Destelbergen en Melle kan contact opnemen met Mark Heremans mark.heremans@drugpunt.be 0473/65 65 94 We hebben ook een algemeen email adres op rhode-schelde@drugpunt.be Bureau, gesprekslokaal en infotheek Spiegel 13 9860 Oosterzele Wij werken op afspraak dus best even op voorhand bellen.

‘Feest Wijzer’ Services voor fuiven en kleine festivals Feest Wijzer is een initiatief van VAD met ondersteuning van Gezonde Gemeente. Met Feest Wijzer geven fuiven en kleine festivals aan dat ze zich inzetten om een positief feestklimaat te creëren. Een fuif of lokaal festival moet minimum vier basisservices aanbieden om het Feest Wijzer preventiepakket te verkrijgen. Dit basisaanbod ligt gedeeltelijk in de lijn van wat wettelijk reeds verplicht wordt. Voor elke maatregel werd een minimumcriteria opgesteld. Negen extra services om de locatie nog veiliger en gezonder te maken kunnen vrijblijvend aangeboden worden.

Services moeten bekendgemaakt worden aan het uitgaanspubliek via de Feest Wijzer sterpictogrammen. Deze worden aangeboden in de vorm van infobordjes of stickers. Deze dienen op de feestlocatie opgehangen te worden om aan te tonen dat op het evenement aandacht wordt geschonken aan het thema “gezond en veilig uitgaan”. Hiermee tonen de organisatoren aan dat ze een positief fuifklimaat ondersteunen.

met ondersteuning van

De 4 basisservices

1. Deskundig barpersoneel Doelstelling Doelgroep Inhoud

Implementatiemogelijkheden Minimumcriterium

Kunnen inspelen op tabak-, alcohol-, drugs- en andere gezondheidsproblemen tijdens een fuif of festival Barmedewerkers op fuiven en kleine festivals Herkennen van en inspelen op alcohol- en drugsgebonden gezondheidsproblemen, verantwoord schenken van alcohol, weten welke Feest Wijzer services worden aangeboden en waarom. De wet kennen, weten hoe te reageren in noodsituaties (brandweer, politie, …) en wie te contacteren in geval van nood ...  Briefing via barbriefing -16/-18  Communicatie naar fuivers via affiches -16/-18 Alcoholwetgeving op visueel aantrekkelijke manier zichtbaar voor zowel bezoekers als barpersoneel.

2. Info Doelstelling Inhoud

Implementatiemogelijkheden

Minimumcriterium

Inzicht geven in gezondheidsrisico’s en tips geven om deze te verminderen Informatie over alcohol, cannabis, veilig en verstandig uitgaan, verkeersveiligheid, safe sex, gehoorschade, roken en rookstop voor jongeren, …  print: affiches, stickers, banners  gebruik maken van projectie  elektronisch: banners en info op website of facebookpagina van het event  koppeling maken met campagne -16/-18 via bandjessysteem De beschikbare informatiematerialen op een duidelijk zichtbare plaats aanbieden

met ondersteuning van

Samen uit, samen thuis

Doelstelling Inhoud

Verkeersongevallen voorkomen Toegang tot informatie over openbaar vervoer of alternatief voor zelf rijden en preventie (incl. veilig parkeren + toegang naar fuif veilig (veilige route)) Jongeren sensibiliseren om voor elkaar te zorgen wanneer ze te veel gedronken hebben. Boodschap dient te zijn: “zorg dat je vriend(in) veilig thuis geraakt”.

Implementatiemogelijkheden

Minimumcriterium

Jongeren sensibiliseren met betrekking tot alcoholintoxicatie  communiceren van alternatief vervoer via sjabloon: vb. telefoonnummers van taxibedrijven, (nacht)bussen, treinuren, …  actief transport promoten (stappen, fietsen, …)  carpoolstrook  (verplaatsbare) fietsenstalling  Inzetten van fuifbussen  Affiche ‘samen uit, samen thuis’ zichtbaar ophangen Affiche ‘samen uit, samen thuis’ is zichtbaar voor fuivers

Oordoppen

Doelstelling Inhoud

Implementatiemogelijkheden

Minimumcriterium

Gehoorschade voorkomen + geluidsoverlast voor de buurt inperken (VLAREM wetgeving respecteren) Het event controleert en leeft de geluidslimiet na zoals die in de wetgeving staat beschreven. Daarnaast stelt ze oordopjes ter beschikking. De organisatie van het event stelt de buurt op de hoogte van event.  db’s meten en geluidslimiet controleren (+ zichtbaar maken voor publiek)  oordopjes ter beschikking stellen aan de vestiaire of aan de bar  buurt op de hoogte stellen van event (bijvoorbeeld via flyers) Db’s meten, oordopjes ter beschikking stellen en de buurt informeren over het event

met ondersteuning van

De extra services Feest Wijzer moedigt de organisatoren aan om ook andere (gezondheids)maatregelen in te voeren die het welzijn van de feestvierders bevorderen, zoals:

Condooms

Doelstelling

Onveilige seks, soaâ&#x20AC;&#x2122;s en ongewenste zwangerschappen voorkomen

Inhoud

Condooms zijn vrij beschikbaar tegen lage kost

Implementatiemogelijkheden

Condooms gratis ter beschikking stellen van bezoekers aan de vestiaire, bar of via een automaat.

Minimumcriterium

Condooms zijn gratis beschikbaar en aanbod is bekendgemaakt

met ondersteuning van

Gratis water

Doelstelling

Uitdroging en oververhitting voorkomen

Inhoud

Gratis (koud) drinkwater aanbieden

Implementatiemogelijkheden

 

Minimumcriterium

Gratis water is beschikbaar en dit aanbod wordt bekendgemaakt

Chill-outruimte

Doelstelling Inhoud

Implementatiemogelijkheden

Minimumcriterium

drinkbekers en vuilbakje aan de toiletten gratis water aan de bar

Oververhitting en gehoorschade voorkomen Feesters toegang geven tot een koelere, rookvrije en rustigere ruimte (geen muziek of rustige, tragere muziek). Een chill-out biedt ook comfortabele zitmogelijkheden.  een aparte ruimte die speciaal wordt ingericht  een afgebakende buitenomgeving die wordt ingericht en waarbij rekening wordt gehouden met (geluids)overlast voor de buurt  een gang tussen verschillende ruimtes Mogelijkheid om in een gezellige ruimte te zitten die koeler en rustiger is.

EHBO

Doelstelling Inhoud

Implementatie Minimumcriterium

Snel en correct inspelen op gezondheidsincidenten De nodige voorzieningen om bezoekers die onwel worden de eerste zorgen toe te dienen zijn aanwezig: een rustige en makkelijk te bereiken EHBO-ruimte waar uitgaanders die onwel zijn de eerste zorgen kunnen krijgen. Een EHBO-koffer en getrainde medewerker(s). Een EHBO-koffer is beschikbaar en de medewerkers weten deze liggen. Er is een schriftelijke procedure over wanneer de hulpdiensten te verwittigen.

met ondersteuning van

Vestiaire

Doelstelling

Voorkomen van oververhitting en verhogen publiekscomfort

Inhoud

Gratis of goedkoop een bewaakte ruimte voorzien waar uitgaanders jassen en extra kledij kunnen afgeven. Deze ruimte is vrij toegankelijk tijdens het event.

Implementatie

Voorzien van een ruimte om kledij weg te hangen

Minimumcriterium

Toegankelijke vestiaire waar uitgaanders tijdens het evenement hun kledij kunnen afgeven en terugvragen tegen eenzelfde prijs.

10.

Eten (verkopen)

Doelstelling

Voorkomen van een gebrek aan energie/uitputting

Inhoud

Voedsel verkopen in de fuiflocatie of op het terrein van de fuif- of festivallocatie.

Implementatiemogelijkheden

ď&#x192;ź ď&#x192;ź

Minimumcriterium

Er is voedsel te koop op het terrein of locatie van het event.

11.

snackbar op het terrein of parking warme snacks te koop aan de toog

Gezond eten (verkopen)

Doelstelling

Voorkomen van een gebrek aan energie/uitputting

Inhoud

Gezond voedsel verkopen in de fuiflocatie of op het terrein van de fuif- of festivallocatie.

Implementatiemogelijkheden Minimumcriterium

Gezonde snacks zoals smoothies, fruit, pasta, melkproducten, ... te koop aanbieden Er is een aanbod van gezond voedsel aanwezig op het terrein of locatie van het event.

met ondersteuning van

12.

Klimaatregeling

Doelstelling Inhoud

Implementatiemogelijkheden

Minimumcriterium

13.

Voorkomen van oververhitting Temperatuurregeling en afzuiging van vuile lucht zorgen voor een aangenaam en gezond binnenklimaat. De temperatuur zou 28° C niet mogen overschrijden.  ventilator(en)  airco  afzuiging van vuile lucht, inblazen verse lucht  openen van (nood)deuren indien toegestaan door brandweer Technieken of procedures om te koelen en te verluchten zijn aanwezig en worden toegepast.

Toegankelijkheid

Doelstelling

Bezoekers met een lichamelijke beperking hebben makkelijk toegang tot de uitgaansgelegenheid.

Inhoud

Toegang voorzien voor mensen met een lichamelijke beperking en zorgen voor een aangepast toilet

Implementatiemogelijkheden

   

Minimumcriterium

Rolstoelgebruikers kunnen makkelijk de uitgaansgelegenheid binnen en kunnen gebruikmaken van een aangepast toilet.

met ondersteuning van

brede deuren oprijstroken aangepaste toiletten parking voor mensen met een lichamelijke beperking