HANDLEIDING VOOR ORGANISATOREN
HANDLEIDING VOOR ORGANISATOREN Deze handleiding biedt organisaties die activiteiten willen organiseren in het kader van Belmundo allerlei tips en trucs om jouw Belmundo activiteit nﾃｳg fijner, nﾃｳg sterker te maken.
BELMUNDO - GENT SOLIDAIR MET DE WERELD 4 METHODIEKEN VOOR BELMUNDO ACTIVITEITEN 7 BEELDVORMING 13 INVESTEER IN DE UITSTRALING VAN JE ACTIVITEIT 16 MATERIAAL UITLENEN 19 GOEDKEURINGEN, AANVRAGEN, VERZEKERINGEN, VERGOEDINGEN
20
FINANCIﾃ記E STEUN 24 PRAKTISCHE ONDERSTEUNING 27
Belmundo Sint-Margrietstraat 9, 9000 Gent 09 223 29 53 belmundo@gent.be www.belmundo.org www.facebook.com/belmundo.gent
Belmundo is een activiteitenreeks in Gent die internationale solidariteit op de voorgrond plaatst. Van 1 tot 31 maart bieden Gentse organisaties activiteiten aan, waardoor Gentenaars een beter inzicht krijgen in de wereldverhoudingen. Belmundo laat de solidariteit van Gent met de wereld groeien!
WIE KAN DEELNEMEN? Van 1 maart tot 31 maart kan iedereen een Belmundo activiteit organiseren. Zowel grote cultuurcentra, milieuen natuurorganisaties, jeugd- en seniorenverenigingen, grote en kleine bewegingen, evenals klassieke NoordZuidverenigingen, maar ook stedelijke diensten en zelfs individuen. Ook initiatieven van bewonersgroepen zijn heel erg welkom! Samen hopen we een uniek programma te realiseren: een pakkende film, een bijzondere tentoonstelling, een fascinerend optreden, een geanimeerde picknick, …
EEN PROMOTIECAMPAGNE VOOR NOORD-ZUIDACTIVITEITEN Belmundo zorgt voor zichtbaarheid en promotie van Noord-Zuidactiviteiten van 1 tot 31 maart, maar organiseert deze activiteiten niet zelf - dat doet een brede waaier Gentse organisaties. Via Belmundo affiches, flyers, de Belmundo website, facebook, blogs, … wordt de Gentenaar warm gemaakt om deel te nemen aan één van de vele activiteiten. De bundeling van Noord-Zuidactiviteiten moet de belangstelling van het brede publiek aanwakkeren. Daarom is het belangrijk dat je als deelnemende organisatie ook promotie maakt voor Belmundo.
Publicatie in het Belmundo activiteitenoverzicht Alle Belmundo activiteiten worden gepubliceerd in het Belmundo programma. Dit wordt zowel online verspreid als op publieke plaatsen in de Stad.
Promotiemateriaal bestellen Organisatoren kunnen Belmundo-promomateriaal bestellen. Dat gebeurt samen met het registreren van de activiteit. Zodra het Belmundo promotiemateriaal klaar is, word je daar als organisator tijdig van op de hoogte gebracht.
4
BELMUNDO - HANDLEIDING VOOR ORGANISATOREN
NIEUW! Belmundo zal vanaf 2014 enkele nieuwe klemtonen leggen:
Een thema Anders dan bij de vorige edities, zal Belmundo vanaf nu jaarlijks een thema centraal stellen. Organisaties zijn niet verplicht om rond het centrale thema te werken, maar worden wel aangemoedigd om dit te doen. Samenwerking rond eenzelfde thema vereenvoudigt de communicatie over de campagne en kan organisaties stimuleren om eens buiten de reguliere werking te treden.
Sensibiliseren, maar ook activeren Naast sensibiliseren leggen we de klemtoon op activeren: het publiek door bewustwording aanzetten tot engagement en verandering van het eigen consumptiegedrag.
Vernieuwende activiteiten Meer dan vroeger willen we ook vernieuwing stimuleren: activiteiten die op één of andere manier bijzonder zijn en daardoor de aandacht van het brede publiek kunnen trekken.
Samenwerken Belmundo wil organisaties doen samenwerken bij de organisatie van activiteiten. Op die manier kan vernieuwing gestimuleerd worden en kunnen Belmundo activiteiten een meerwaarde betekenen voor deelnemende organisaties.
WELKE ACTIVITEITEN Om een activiteit in te schrijven voor Belmundo moet deze slechts aan een beperkt aantal voorwaarden voldoen: ▪ De activiteit vindt plaats in Gent tussen 1 en 31 maart; ▪ Er is een duidelijk inhoudelijke link met het thema internationale solidariteit of de Noord-Zuidverhoudingen; ▪ Een inhoudelijke link met het thema is niet verplicht, maar wordt wel aangeraden; ▪ Er is een informatief of inhoudelijk luik aan de activiteit verbonden; ▪ De activiteit heeft aandacht voor een correcte beeldvorming over het Zuiden; ▪ De activiteit staat open voor iedereen (en is dus niet beperkt tot eigen leden); ▪ Het is geen commerciële activiteit en gaat verder dan enkel fondsenwerving of consumptie. De Belmundo stuurgroep bewaakt de kwaliteit van het aanbod. De screening gebeurt na het afsluiten van de inschrijvingsperiode en vóór het samenstellen van het programma. Indien een activiteit niet voldoet aan de basisvoorwaarden kan de Belmundo stuurgroep suggesties doen om de activiteit bij te sturen zodat ze wel in het programma kan opgenomen worden.
5
BELMUNDO - HANDLEIDING VOOR ORGANISATOREN
INSCHRIJVEN Tot 31 oktober krijg je als organisator de kans om je activiteit in te schrijven. De Belmundo stuurgroep screent alle voorstellen en doet eventuele suggesties ter verbetering. Zij bekijkt ook de hele Belmundo programmatie en kan voorstellen tot samenwerking doen of verschuivingen van data voorstellen. Op 30 november 2013 wordt het programma vastgelegd. Inschrijven gebeurt op de Belmundo website (www.belmundo.org) tussen 20 september en 31 oktober via het online inschrijvingsformulier.
SLOTFEEST Belmundo wordt naar goede gewoonte feestelijk afgesloten met een slotfeest voor de betrokken organisatoren en hun vrijwilligers. Het is een bedanking voor alle organisatoren voor hun deelname aan Belmundo. Het is ook een kans om nieuwe mensen en organisaties uit het Gentse middenveld te leren kennen, en wie weet‌ leidt dit tot nieuwe samenwerkingen!
ONDERSTEUNING VAN ORGANISATIES Organisaties die dat willen kunnen ondersteuning vragen aan Belmundo. Ervaren medewerkers helpen die organisaties bij het opzetten van een inhoudelijk sterke activiteit die bovendien aantrekkelijk is. Doel is om alle activiteiten hetzelfde hoge niveau te laten bereiken. Zo kunnen alle organisatoren trots zijn op het volledige programma.
WIE SCHUILT ACHTER BELMUNDO? Belmundo wordt gecoĂśrdineerd door Noord-Zuidsamenwerking Stad Gent, i.s.m. 11.11.11, Broederlijk Delen, Oxfam Wereldwinkels, Linx+, Viva-SVV, Mantama, Vrienden van Cuba, Vrede vzw. Deze stuurgroep bepaalt en bewaakt de grote lijnen van de campagne, de doelstellingen, de communicatiestrategie, en ondersteunt organisaties. Wie vragen heeft of interesse om mee te werken aan Belmundo, kan zich richten tot de Belmundo stuurgroep via belmundo@gent.be. Belmundo kadert in de inspanningen van de Stad Gent om van Gent een duurzame, open en solidaire stad te maken. Uiteraard wordt Belmundo vooral waargemaakt door alle organisaties en individuen die Belmundo activiteiten organiseren.
6
BELMUNDO - HANDLEIDING VOOR ORGANISATOREN
METHODIEKEN VOOR BELMUNDO ACTIVITEITEN Hieronder vind je enkele veel gebruikte methodieken voor Belmundo activiteiten en enkele nuttige tips in geval je voor één van deze werkvormen kiest. Niets belet jou natuurlijk om buiten de lijntjes te kleuren en met een geheel nieuwe methodiek je activiteit vorm te geven!
WORKSHOPS Soorten Een workshop is een activiteit waarbij een actieve inbreng gevraagd wordt van de deelnemers. Dit kan uiteenlopende vormen aannemen: Animatieworkshops zijn laagdrempelig en willen mensen warm maken voor andere culturen of een specifieke problematiek. Informatieworkshops gaan een stuk verder. Mensen krijgen heel veel informatie aangereikt, waardoor ze aangezet worden tot nadenken en gedragsverandering. Maak je keuze op basis van het beoogde doel en de groep voor wie je organiseert. Zijn mensen echt geïnteresseerd of willen ze een proevertje?
Checklist Als je een workshop wil organiseren, leg dan eerst de datum, locatie en workshop(s) vast, best 3 tot 4 maanden op voorhand. Wanneer dit vastligt, kan je de affiche en de
7
flyer ontwerpen. Zorg dat je op tijd met de reclame kan beginnen, maar ook weer niet te vroeg. Een drie- of viertal weken op voorhand is de richtlijn. Vraag aan de begeleider van de workshop welk materiaal hij/zij precies nodig heeft (bv. CD-speler voor een dansworkshop) en ruimte (bv. een keuken voor een kookworkshop), ... Zorg dat de gemaakte afspraken rond datum, locatie, vergoeding, nodig materiaal, contactgegevens … op papier staan. Bij de meeste workshops is er een maximum aantal deelnemers. Informeer je goed. Je kan best op de affiches en flyers vermelden dat men zich moet inschrijven en dat het aantal plaatsen beperkt is. Vermeld bij wie men moet inschrijven en voor welke datum (besef wel dat er altijd veel inschrijvingen zijn die in de laatste week of toch net iets te laat gebeuren). Wereldcentrum vzw beschikt over een databank waar heel wat nuttige contactadressen terug te vinden zijn. Neem zeker een kijkje op www.wereldcentrum.be of mail wereldcentrum@oost-vlaanderen.be.
BELMUNDO - HANDLEIDING VOOR ORGANISATOREN
FILM Aanbod Filmsuggesties, filmadvies en films huren kan via: www.bevrijdingsfilms.be Bevrijdingsfilms heeft een heel uitgebreide catalogus van ongeveer alle films, DVD’s en video’s rond internationale solidariteit en ontwikkeling die in België uitkomen. Zij verdelen deze films en regelen de rechten voor publieke vertoning. Op vraag kunnen zij ook de nodige kosten voor de filmmuziek (SABAM) berekenen/ regelen. www.wereldcentrum.be In het documentatiecentrum van het Wereldcentrum vind je ook heel wat boeiende documentaires en films. Deze exemplaren kun je enkel ontlenen als inkijkexemplaar en mogen niet gebruikt worden voor publieke voorstellingen.
De film kan bij een klein publiek eventueel op een gewone televisie getoond worden. Meer aangeraden is het gebruik van een projector en projectiescherm of een witte muur. Op die projector kan een laptop of een DVD- of videospeler aangesloten worden. Om de klank ook te optimaliseren, worden er best een versterker en boxen aangesloten op de laptop of op de projector. Test alles vooraf eens, zodat je niet in de problemen komt wanneer het publiek aanwezig is. Het benodigde materiaal is verkrijgbaar bij de provinciale uitleendiensten (www.oost-vlaanderen.be, zie ‘uitleendiensten’). Zorg er ook voor dat er voldoende stoelen klaarstaan, en dat die zo goed mogelijk gerangschikt zijn.
Omkadering Checklist Om een filmvoorstelling te organiseren, moet je eerst een locatie vastleggen. Dit kan gaan van een gewone kamer voor een beperkt publiek tot een grote zaal bij een groot publiek. De juiste filmkeuze is van groot belang. Kies een aangepaste film of documentaire naargelang je publiek, de campagne of het project. Zorg ervoor dat het thema van de film op één of andere manier te linken is aan de Noord-Zuid thematiek. De opgesomde aanbieders helpen jou alvast op weg bij het kiezen van degelijk beeldmateriaal. Let op kwaliteitsvolle projectie en geluid en comfort van je publiek. Zorg dat de publieke vertoning legaal verloopt. Zorg dat je in orde bent met de betaling van de vertoningsrechten (via Bevrijdingsfilms, www. bevrijdingsfilms.be) en voor de filmmuziek (via SABAM, www.sabam.be). Doe dit ruim enkele weken vóór het evenement. Wanneer je de dag, locatie en film vastgelegd hebt, kan je de affiches en flyers maken en die verspreiden. Zorg ervoor dat je lang genoeg op voorhand reclame maakt (één à twee maanden op voorhand), zodat je voldoende mensen bereikt. Zorg zeker ook voor een flyer die je via mail kan doorsturen.
8
Het onthaal van je publiek en het verloop van de avond kan op verschillende manieren gebeuren. Enkele tips op een rijtje: ▪ Een ingeklede ruimte volgens het thema met campagne-affiches, stijlvolle doeken, … kunnen voor extra gezelligheid zorgen. ▪ Passende muziek zet de juiste toon. ▪ Zorg voor een vestiaire of voor een plaats waar deelnemers hun jas/tas veilig kunnen achterlaten. ▪ Een kleine receptie vooraf, misschien zelfs met zuiderse/duurzame hapjes of wereldwinkelproducten, zetten de link met het Zuiden in de verf. ▪ Een inleiding of nabespreking kan de filmvertoning kracht bij zetten (doe het zelf of nodig een spreker, een ervaringsdeskundige, een bevoorrechte getuige of een expert uit die iets meer kan vertellen over het thema van de film). Je kan uiteraard ook een filmrecensent van een krant, weekblad of televisiestation proberen te strikken. ▪ Een gezellige ruimte voorzien waar deelnemers na de vertoning kunnen napraten bij een drankje, is een absolute aanrader.
BELMUNDO - HANDLEIDING VOOR ORGANISATOREN
EDUCATIEVE SPELEN Aanbod ▪ C.I.S.: Het Centrum Informatieve Spelen (C.I.S.) biedt educatieve spelen aan rond thema’s zoals democratie, diversiteit, Noord-Zuidverhoudingen … De spelen kan je aankopen of huren. Het C.I.S. beschikt ook over professioneel opgeleide spelbegeleiders. Meer info vind je op www.spelinfo.be. ▪ Wereldcentrum: In het activiteitenaanbod van het Wereldcentrum vzw vind je eveneens een uitgebreid gamma van begeleide spelen. Meer info vind je op www.wereldcentrum.be, of mail wereldcentrum@oost-vlaanderen.be.
Checklist Als je een educatief spel wil organiseren, dan is het belangrijk rekening te houden met de beoogde doelgroep. Niet iedereen vindt deze methodiek immers leuk. Vermeld in je promo dat je deze methodiek gebruikt, zo vermijd je dat mensen rechtsomkeer maken.
Kies een thema en informeer welke spelen er beschikbaar zijn. Bij de meeste spelen is er een maximum aantal deelnemers. Informeer hier naar. Je kan best op de affiches en flyers vermelden dat men zich moet inschrijven en dat het aantal plaatsen beperkt is. Vermeld bij wie men moet inschrijven en voor welke datum (besef wel dat er altijd veel inschrijvingen zijn die in de laatste week of toch net iets te laat gebeuren). Afhankelijk van de aard van het spel zorg je voor de inrichting van de zaal. Het maakt verschil of je in kleine groepjes moet spelen of met 25 rond de tafel moet. Wil je graag zelf begeleiden? Maak je de spelregels eigen en bepaal zelf hoe groot de groep voor jou mag zijn. Als de groep te groot is vraag je best extra ondersteuning. Zorg dat je goed bent voorbereid, want sommige spelen vragen extra achtergrondinformatie.
QUIZ Doelgroep Communiceer duidelijk bij de promotie voor wie de quiz is bedoeld: mik je op specialisten terzake of wil je eerder een breed publiek bereiken? Indien je een quiz organiseert die voor iedereen toegankelijk is, dan is het belangrijk dat je dit ook zo in je promotie aangeeft.
Aanbod Er bestaan heel wat soorten quiz, maar je kunt er zelf ook één maken. Begin tijdig met het uitwerken, want dit vraagt toch wel wat opzoekwerk.
Tips ▪ Zorg voor variatie in het soort vragen: foto, kennis, meerkeuze, ...
9
▪ Zorg dat iedereen af en toe extra punten kan verdienen. Een aantal gokvragen (vb. over typische gerechten, gewoontes, inwonersaantallen, …) inbouwen of de mogelijkheid bieden om een joker in te zetten kan de spanning en het enthousiasme vergroten. ▪ Wil je buurtbewoners nauw bij het gebeuren betrekken, stel dan ook enkele vragen over de eigen buurt of stad. ▪ Zoek een presentator. Dit hoeft zeker geen bekende Vlaming te zijn. Vaak zijn er vlakbij echte natuurtalenten. ▪ Via een powerpoint kan je de presentatie ondersteunen en zorgen dat iedereen goed kan volgen. ▪ Stel een tentoonstelling rond hetzelfde thema op en formuleer enkele vragen die hiermee verband houden. Dit zet deelnemers aan om de tentoonstelling goed te bekijken.
BELMUNDO - HANDLEIDING VOOR ORGANISATOREN
▪ Laat ploegen vooraf inschrijven en bepaal uit hoeveel mensen een ploeg mag samengesteld zijn.
▪ Neem de tijd om de antwoorden te corrigeren. Voorzie zeker wat muziek zodat het gezellig blijft.
▪ Zorg voor een prijs of prijzen. Een geschenkenpakket (bijvoorbeeld met fair trade producten) heeft het voordeel dat elke deelnemer van het winnende groepje iets mee naar huis kan nemen.
▪ Na de bekendmaking van de winnaar(s) doe je er goed aan om alle correcte antwoorden te overlopen.
MUZIEK Aankondigingen Muziek kun je gebruiken als aankondiging van een activiteit. Je vraagt bijvoorbeeld enkele muzikanten die plaats nemen aan de inkom van de tentoonstelling die je organiseert. De aandacht van de voorbijgangers wordt getrokken en ze worden uitgenodigd om een kijkje te komen nemen.
Achtergrondmuziek Achtergrondmuziek bij een solidariteitsmaaltijd kan, maar mag niet storend zijn. Zit je in een zaal met 100 eters, dan heeft dit weinig nut, vermits iedereen door elkaar praat. Het kan wel een aangenaam en ontspannen gevoel geven wanneer je de zaal binnenkomt.
Concert Organiseer je een optreden, dan is de muziek het belangrijkste. Een aantal aandachtspunten: ▪ Maak vooreerst een duidelijke keuze. Wil je een aperitiefconcert, een ritmisch dansgebeuren of een jazzgroepje in de kijker stellen? Is het optreden een activiteit op zich of een onderdeel van een totaalprogramma? De aanpak is telkens wel ietsje anders. ▪ De keuze van de zaal moet aangepast zijn aan wat je programmeert. Voor een aperitiefconcert met klassieke muziek is
10
de akoestiek zeer belangrijk. De zaal moet een gezellige en warme sfeer uitstralen. Bij ritmische muziek moet er vooral ruimte zijn om te dansen. Als je tijdig aan de voorbereiding begint, vind je vast wel een goedkope locatie. Dit is ook nodig, want een groepje betalen - zelfs al zijn het beginners is al vlug een flinke hap uit je budget. ▪ Denk aan de technische ondersteuning en geluidsapparatuur. ▪ Artiesten vragen ook drank en eten. Soms gaat dit ver. Aan jou als organisator om grenzen te trekken en rekening te houden met het budget waarover je beschikt. Maak hier best duidelijke afspraken over.
Fuif Meer info over fuiven en al wat bij de organisatie ervan komt kijken (zoals verzekeringen, wet- en regelgeving) en tal van nuttige organisatietips vind je op www.fuifpunt.be en www.fuiveningent.be.
SABAM Vergeet niet om SABAM in te lichten, want anders riskeer je een flinke boete (www.sabam.be). Doe dit ruim enkele weken op voorhand.De Centrale heeft heel wat contacten (www.decentrale.be). Je kunt bij hen terecht voor suggesties voor betaalbare artiesten, via zohra.boucharafat@gent.be of 09/265 98 28.
BELMUNDO - HANDLEIDING VOOR ORGANISATOREN
UITWISSELING Contacten Ga in jouw buurt op zoek naar interessante contacten en verenigingen zoals bijvoorbeeld buurtbewoners van een andere origine, een wereldwinkel, een integratiecentrum, een zelforganisatie, een vluchtelingenwerkgroep, buurtbewoners die elders in de wereld gewoond en gewerkt hebben, iemand die een ervaringsreis gemaakt heeft, een vierde pijler project, een lokaal opvanginitiatief…. Bespreek samen wat de inbreng van de persoon of de vereniging kan zijn: een verhaal brengen, zorgen voor een hapje en een recept, een wandeling in de buurt, samen een feest organiseren, … Bij de zoektocht naar een geschikt contact kunnen volgende organisaties/ projecten ondersteuning bieden: Vlaamse NGO’s Vrijwel elke NGO heeft contacten met specialisten terzake. Zij hebben immers vaak personeelsleden die actief zijn in het Zuiden en die tijdens een verblijf in België van de gelegenheid gebruik maken om hun ervaringen met anderen te delen. Een overzicht van Vlaamse ngo’s is terug te vinden op www.11.be/organisaties.
▪ Vereniging voor Ontwikkeling en Emancipatie van Moslims (VOEM) 09/374 59 70 www.voem-vzw.be ▪ Platform Afrikaanse Gemeenschappen 0485/71 93 48 www.afrikaansplatform.be ▪ Federatie van Anglofone Afrikanen in België 0483/35 59 06 www.faabonline.org/nl/home.html Een overzicht van Noord-Zuidorganisaties zonder NGO-statuut in je buurt kan je zoeken via www. vierdepijler.be. Deze databank is een hulpmiddel, maar jammer genoeg niet steeds volledig.
Gastsprekers ▪ Wil je graag een spreker uitnodigen? Baken dan eerst een thema af. ▪ Zoek een geschikte locatie en kies een geschikte spreker.
Wereldcentrum www.wereldcentrum.be wereldcentrum@oost-vlaanderen.be
▪ Overleg met de gekozen gastspreker over zowel inhoud, tijdsduur, methodiek als onkostenvergoeding. Zet gemaakte afspraken op papier. Dit is een veiligheid voor beide partijen.
Zelforganisaties Ben je op zoek naar een zelforganisatie en vind je niet direct een aanknopingspunt in de buurt, dan kan je terecht bij de federaties die de zelforganisaties ondersteunen:
▪ Maak op voorhand een schatting van het aantal deelnemers, zodat je wat gestuurd bent bij de keuze van de locatie.
▪ Federatie van Zelforganisaties in Vlaanderen (FZO-VL) 09/235 26 30 www.fzovl.be ▪ Federatie van Vooruitstrevende Verenigingen (CDF) 09/228 90 55 www.cdfvzw.be ▪ Turkse Unie van België (TUB) 09/329 41 41 www.turkseunie.be ▪ Federatie van Marokkaanse Verenigingen (FMV) 09/330 55 29 www.fmv-vzw.be
11
▪ Vraag een korte samenvatting van de inhoud. Die samenvatting kan je dan op flyers en affiches vermelden, zodat geïnteresseerden een idee hebben over de inhoud. ▪ Begin op tijd, maar ook weer niet te vroeg met de reclame. Eén à twee maanden op voorhand voor sprekers die een ruim publiek aantrekken, ongeveer drie weken à een maand op voorhand voor sprekers die een wat nauwer publiek aantrekken. Voer gericht promotie: zoek uit waar je je doelgroep het best kan bereiken. Het mondiaal magazine MO* neemt je aankondiging gratis op. Organiseer je een debat, bekijk dan of dit onder de naam ‘MO*debat’ kan. Het grote voordeel hiervan is dat je dan op promotionele ondersteuning kan rekenen via hun maandblad en website. Contactgegevens voor het organiseren van een MO*debat vind je via www.mo.be.
BELMUNDO - HANDLEIDING VOOR ORGANISATOREN
▪ Vraag aan de spreker welke voorzieningen hij/zij verwacht: moet de spreker versterkt worden of spreekt hij/zij het publiek zonder microfoon toe? Wil hij/zij iets projecteren? Moet er een televisie met video- of DVD-speler aanwezig zijn? Een overheadprojector? ▪ Zorg voor een kleine bar of toch zeker voor wat flessen eerlijke drank, die je verkoopt of gratis schenkt na de lezing.
Interculturele wandeling Organiseer een interculturele wandeling in jouw buurt of in de stad. Er zijn gespecialiseerde organisaties die gidsen ter beschikking stellen die meer kunnen vertellen dan alleen maar de historische feiten. Meer informatie vind je in de databank van het Wereldcentrum (www. wereldcentrum.be, of mail wereldcentrum@ oost-vlaanderen.be).
▪ Zorg voor een comfortabele sfeer en ontvang de spreker(s) op gepaste wijze. Verzorg een korte maar heldere inleiding tenzij hij/ zij anders verkiest. Bied een drankje aan en ondersteun waar nodig.
THEATER Algemeen Een theatervoorstelling is een leuke opstap om mensen te prikkelen rond thema’s zoals globalisering, ecologische voetafdruk, het vluchtelingenvraagstuk… Er worden regelmatig theatervoorstellingen voor diverse doelgroepen aangemaakt naar aanleiding van campagnes.
Checklist Als je een theatervoorstelling wil organiseren, leg dan ruim op voorhand een zaal met podium vast die voldoende technische mogelijkheden biedt. Wanneer dit vastligt, kan je de affiche en de flyer ontwerpen. Zorg dat je op tijd met de reclame kan beginnen, maar ook weer niet te
12
vroeg. Een drie- of viertal weken op voorhand is de richtlijn, maar dit kan naargelang de aard van de voorstelling anders zijn. Vraag na welke technische ondersteuning nodig is. Een theatervoorstelling vraagt vooral veel voorbereiding op het vlak van promotie en kaartenverkoop. Probeer de plaatselijke wereldwinkel, de lokale middenstand, bestuursleden van verenigingen,… warm te maken om kaarten te verkopen. Zorg wel dat je een goed overzicht houdt over hoeveel kaarten iedereen al verkocht heeft. Zorg dat op de avond zelf in de inleiding de voorstelling eventjes wordt gekaderd. Een nabespreking en een drankje tijdens de pauze of nadien geven een extra toets.
BELMUNDO - HANDLEIDING VOOR ORGANISATOREN
BEELDVORMING
BELMUNDO IN BEELD Belmundo hecht veel belang aan een correcte beeldvorming over het Zuiden. Hieronder leggen we uit wat we daar precies mee bedoelen.
Wereldburgerschap Belmundo is een activiteitenreeks in Gent die internationale solidariteit op de voorgrond plaatst. Gentenaars kunnen via deze activiteiten een beter inzicht krijgen in de wereldverhoudingen en aangezet worden tot actie en gedragsverandering. Belmundo toont Gentenaars de weg naar wereldburgerschap. Wereldburgerschap is een houding waarbij mensen nadenken over de impact van het eigen gedrag op anderen (dichtbij en ver weg, nu en in de toekomst) en waarbij zoveel mogelijk gekozen wordt voor duurzame alternatieven.
We leven in één wereld We leven in een geglobaliseerde wereld. Het voortdurende proces van wereldwijde economische, politieke en culturele integratie zorgen voor toenemende invloed en afhankelijkheid. Ecologische en sociale uitdagingen, zoals het tegengaan van de opwarming van de aarde, of het verminderen van de maatschappelijke ongelijkheid, gelden voor alle landen. Er is wederzijdse beïnvloeding tussen Noord en Zuid. De problemen in Zuiderse landen zijn verbonden met problemen waar wij hier voor staan. Aan de globalisering en toenemende internationalisering kan niemand ontsnappen. Het is daarom belangrijk dat we beseffen dat wat we hier doen ook elders of later, gevolgen kan hebben.
Ongelijke wereldverhoudingen
Sensibilisering Via sensibilisering wil Belmundo bijdragen tot het vergroten van het begrip van internationale verhoudingen en de manier waarop deze een invloed hebben op het leven van burgers in Noord en Zuid.
Activering Belmundo wil mensen aanzetten tot verandering van het eigen gedrag (politiek gedrag, consumptie,…) en tot engagement inzake internationale solidariteit.
13
Hoewel we in één wereld leven, zijn de mogelijkheden om deel te nemen aan de huidige maatschappij niet gelijk verdeeld. In onze geglobaliseerde wereld blijft een grote kloof bestaan: de kloof tussen arm en rijk. Het is de kloof tussen mensen die kansen krijgen om zich te ontwikkelen (op economisch, sociaal en cultureel vlak), en tussen mensen die niet diezelfde kansen krijgen. Ze is vooral een gevolg van ongelijke en oneerlijke verhoudingen. Ze bestaat zowel in het Noorden als in het Zuiden, maar is nog groter op mondiaal vlak: de kloof tussen het ‘rijke’ Noorden en het ‘arme’ Zuiden. Deze is vooral tot stand gekomen door oneerlijke handelsverhoudingen en opgestapelde schulden van landen in het Zuiden.
BELMUNDO - HANDLEIDING VOOR ORGANISATOREN
Het Zuiden moet kansen krijgen in plaats van hulp Ontwikkeling is het krijgen van kansen of het recht hebben op de mogelijkheid om volwaardig in de maatschappij te functioneren. Armoede heeft vaak te maken met ongelijkheid, met een gebrek aan kansen, aan mogelijkheden, veeleer dan met een gebrek aan ‘hulp’. Het is daarom belangrijk om armoede in het Zuiden te verklaren vanuit deze ongelijke verhoudingen en om internationale samenwerking te richten op het scheppen van kansen. Bovendien stellen veel verenigingen die begaan zijn met internationale solidariteit ook het maatschappijmodel in vraag en eisen ze het recht om die maatschappij vol wanverhoudingen te veranderen.
TIPS VOOR ORGANISATOREN Als je als organisator een Belmundo activiteit uitwerkt, is het belangrijk om aandacht te hebben voor realistische beeldvorming over het Zuiden. Solidariteit komt pas tot stand wanneer mensen zich verbonden voelen. Daarom is het belangrijk een correct, genuanceerd beeld te brengen over mensen uit het Zuiden. Hierbij geven we een aantal tips waar je bij het uitwerken van je activiteit rekening mee kunt houden.
Vermijd algemene beelden over groepen Stereotype beelden over groepen zijn meestal clichébeelden, overdreven beelden van een groep mensen die niet kloppen met de werkelijkheid. Vaak is het een vooroordeel of een negatief beeld. Aangezien deze beelden toegepast worden op iedereen die tot een bepaalde groep behoort, doen stereotypen onrecht aan de personen uit de groep die niet aan dit beeld beantwoorden. Stereotypen kunnen daarom de basis vormen van discriminatie en racisme. ▪ Vermijd algemene thema’s als ‘Afrika’, ‘Indianen’,… omdat zij de diversiteit binnen deze landen/groepen onrecht aandoen. Benoem geen continent als land.
▪ Focus op een individu. Vertrek vanuit een individu om van daaruit de eigen context en de positieve en negatieve elementen daarin te bespreken.
Vermijd het stereotypische beeld van het ‘rijke, ontwikkelde’ Noorden en het ‘arme, hulpafhankelijke’ Zuiden ▪ Verklaar hoe bepaalde situaties in het Zuiden tot stand zijn gekomen en hoe ze bestendigd worden, leg verbanden tussen oorzaken, gevolgen van mondiale problemen. ▪ Laat de complexiteit van wereldverhoudingen aan bod komen.
Vermijd exotisme en romantisering ▪ Geef een genuanceerd en veelzijdig beeld van een andere cultuur. ▪ Laat het gewone dagelijkse leven aan bod komen. Feesten, rituelen, zijn uitzonderlijke gebeurtenissen, ook in het Zuiden. Wees voorzichtig met verkleedpartijen: de meeste mensen in het Zuiden dragen dezelfde kledij als jij en ik.
▪ Heb oog voor de diversiteit in groepen. Geef altijd weer voor wie een uitspraak geldt en voor wie niet.
14
BELMUNDO - HANDLEIDING VOOR ORGANISATOREN
Vermijd zwart-wit en wij-zij voorstellingen
Gebruik neutrale taal
Zwart-wit voorstellingen maken het moeilijk om herkenningspunten te vinden in de ander. Herkenning is nodig om verbondenheid te voelen.
▪ Gebruik geen woorden met een negatieve connotatie, zoals ‘neger’, ‘allochtoon’, ...
▪ Erken gelijkenissen en verschillen.
▪ Gebruik correcte namen van volkeren. ▪ Vermijd verkleinwoorden, omdat deze een gevoel van superioriteit weergeven.
▪ Zoek het gemeenschappelijke.
Leg verbanden tussen hier-daar, wij–de anderen, nu-later
Sta stil bij ons eigen denkpatroon Stel onze manier van leven niet als norm Aanvaard ook dat er dingen zijn in andere culturen die we niet kunnen begrijpen.
Hoopgevend ▪ Breng niet alleen negatieve aspecten in beeld.
Geef actuele informatie ▪ Controleer of je informatie up-to-date is. ▪ Controleer of je informatie uit betrouwbare bron komt.
▪ Toon hoopvolle, moedige initiatieven van mensen die in moeilijke omstandigheden moeten leven. ▪ Bied handelingsmogelijkheden aan de deelnemers van je activiteit.
▪ Gebruik recent beeldmateriaal.
Bronnen Voorbij de kleuren, verbondenheid en solidariteit leren in het basisonderwijs - Studio Globo; Handvat – kwaliteitscriteria voor leermiddelen mondiale vorming; Elementen van beeldvorming bij mondiale vorming in de school – Wereldcentrum Provincie Oost-Vlaanderen; Mondiale en interculturele vorming in de eindtermen – Tips voor het mondiaal en intercultureel werken in de lagere school – Kleur Bekennen
15
BELMUNDO - HANDLEIDING VOOR ORGANISATOREN
INVESTEER IN DE UITSTRALING VAN JE ACTIVITEIT De praktische organisatie, de plaats en de inkleding van de ruimte zijn belangrijk voor de uitstraling van jouw Belmundo activiteit, van je organisatie en van de gehele Belmundo campagne. Zorg ervoor dat deelnemers gemakkelijk de weg vinden naar je activiteit, zorg voor een vriendelijk onthaal en een duidelijk programma. Zo kan iedereen op een ontspannen manier jouw activiteit vinden en volgen. Investeer ook in een geschikte, aangename locatie, die past bij het publiek dat je wil aantrekken.
BINNENLOCATIE Ben je op zoek naar een binnenruimte voor jouw Belmundo activiteit? Een overzicht van de beschikbare ruimten is te vinden op de website van de Stad Gent: www.gent.be/zalen. Overweeg zeker volgende opties:
Departement Onderwijs en Opvoeding Administratie - Bureau FinanciĂŤn AC Portus Keizer Karelstraat 1, 9000 Gent 09 268 20 21 onderwijs.fin@gent.be www.gent.be/zalen
Circa - Cultuurcentrum Gent Circa stelt enkele zalen van de Stad Gent gratis ter beschikking voor activiteiten van door de Stad erkende verenigingen. Circa Veldstraat 82, 9000 Gent 09 269 84 65 of 09 269 84 75 (elke weekdag van 9u tot 13u00) cultuur.zalen@gent.be www.circagent.be
Zaalverhuur Jeugddienst Stad Gent De Jeugddienst van de Stad Gent verhuurt enkele zalen. Zij kunnen gebruikt worden door erkende verenigingen voor activiteiten of vergaderingen. Aanvragen dienen drie weken op voorhand te gebeuren. Jeugddienst Gent Kammerstraat 10, 9000 Gent 09 269 81 10 jeugddienst@gent.be www.gent.be/zalen
Buurtscholen De Stad Gent stelt haar schoolinfrastructuur gratis ter beschikking voor alle gebruikers en/of initiatieven die een caritatieve of humanitaire doelstelling ondersteunen. Jeugden sportverenigingen betalen een laag tarief. Aanvragen dienen minstens 6 weken op voorhand te gebeuren bij Departement Onderwijs en Opvoeding. Of neem contact op met de directie van de school die je op het oog hebt (zeker bij niet-stadsscholen).
16
Dienst Buurtwerk De Dienst Buurtwerk beschikt over een aantal zalen die voor verschillende activiteiten gebruikt kunnen worden, gaande van vergaderingen en vormingen over tentoonstellingen en toneelopvoeringen naar feesten en optredens. Aanvragen dienen minimum zes weken op voorhand te gebeuren.
BELMUNDO - HANDLEIDING VOOR ORGANISATOREN
De Dienst Buurtwerk is actief in 12 buurten en volgende wijken beschikken over een polyvalente zaal:
dienen minimum zes weken op voorhand te gebeuren. Seniorendienst Administratief Centrum Zuid Woodrow Wilsonplein 1, 9000 Gent 09 266 51 50 senioren@gent.be www.gent.be/zalen
Bloemekenswijk Brugse Poort-Malem Dampoort - Sint-Amandsberg Gentbrugge Ledeberg-Moscou Macharius-Heirnis-Scheldeoord Muide-Meulestede-Afrikalaan Nieuw Gent-Steenakker Rabot-Blaisantvest Rooigem Sluizeken-Tolhuis-Ham
Fuiveningent Organiseer je een fuif of een dansfeest? Probeer dan ook eens de zalenzoeker op www. fuiveningent.be. Daar staan trouwens ook nog een pak organiseertips!
Dienst Buurtwerk Baudelohof 2, 9000 Gent 09 235 77 20 dienst.buurtwerk@gent.be www.gent.be/zalen
Ga steeds na of de zaal die je op het oog hebt ook alle accommodatie heeft die je nodig hebt (denk aan de technische installaties!) en check of je activiteit past binnen de programmatie van de locatie en bij het publiek dat je voor ogen hebt.
Huren van clubhuizen De Seniorendienst van de Stad Gent stelt clubhuizen voor senioren ter beschikking van verenigingen of andere gebruikers. Aanvragen
Jeugddienst Gent Kammerstraat 10, 9000 Gent 09 269 81 10 jeugddienst@gent.be www.fuiveningent.be
INRICHTING Besteed ook aandacht aan de aankleding van de ruimte waar je je activiteit organiseert. Hier vind je een aantal tips op een rijtje.
Mogelijkheden Sfeer creëren tijdens een activiteit is belangrijk. Er bestaan heel wat mogelijkheden om een zaal of lokaal op een aantrekkelijke en uitnodigende manier in te richten. ▪ Foto’s en fototentoonstellingen: heel wat Noord-Zuidorganisaties beschikken over sprekend fotomateriaal en beklijvende fototentoonstellingen die werden aangemaakt in het kader van campagnes en acties. ▪ Kunst: kunstwerken uit het Zuiden trekken ongetwijfeld de aandacht tijdens een concert, een debat, …
17
▪ Voorwerpenkoffers: je kan ook voorwerpenkoffers rond bepaalde landen in het zuiden huren. Vaak is de didactische handleiding afgestemd op het lager onderwijs. Je kan een activiteit uitwerken op basis van het materiaal, maar de items kunnen ook gewoon uitgestald worden met een beetje toelichting. ▪ Voelmuur: maak een voelmuur of een muur met kijkgaatjes. Dit prikkelt de nieuwsgierigheid.
Aandachtspunten Wees voorzichtig met verkleedpartijen: de meeste mensen in het zuiden dragen dezelfde kledij als jij en ik. Aandacht voor een realistische beeldvorming over het zuiden is een noodzakelijk aandachtspunt. Vermijd exotisme en romantisering.
BELMUNDO - HANDLEIDING VOOR ORGANISATOREN
Nuttige info Op de site van Wereldcentrum vind je een overzicht van het bestaande aanbod aan voorwerpenkoffers. Zij bevatten een reeks authentieke voorwerpen, mediamaterialen en een pak begeleidingssuggesties. Meer informatie is terug te vinden op www.wereldcentrum.be/ docucentrum (of mail wereldcentrum@oostvlaanderen.be).
BUITENLOCATIE Wil je graag een buitenactiviteit organiseren, hou dan rekening met de procedure voor inname openbaar domein.
Openbaar domein Wie een deel van het openbaar domein wil innemen, moet vooraf een vergunning aanvragen en zich aan enkele richtlijnen houden. Er moet retributie betaald worden voor aanvragen van commerciële aard (bv. een activiteit met inkomgeld, een activiteit ingericht door een handelaar, …). Voor activiteiten zonder commerciële inslag moet je niet betalen, maar heb je wel een vergunning nodig. Je aanvraag moet schriftelijk gebeuren. Gebruik daarvoor het formulier dat je kan aanvragen bij de Dienst Evenementen en Feesten. De aanvraag omvat een omschrijving van de activiteit, een situatieplan met de aard en afmetingen van de constructies, het programma, ...
18
De Dienst Evenementen en Feesten van de Stad Gent vraagt advies aan andere stadsdiensten, zoals de politie en de brandweer. Op basis van deze adviezen beslist het College van Burgemeester en Schepenen. Het is een vrij lange procedure. Stuur je aanvraag daarom best ten laatste 8 weken voor het begin van je manifestatie naar de Dienst Evenementen en Feesten. Als je achteraf nog iets wijzigt aan je aanvraag, moet je dit zo vlug mogelijk doorgeven aan de Dienst Evenementen en Feesten, zodat zij de bevoegde diensten op de hoogte kunnen brengen. Dienst Evenementen en Feesten Wiedauwkaai 49A, 9000 Gent 09 269 46 00 evenementen.feesten@gent.be
BELMUNDO - HANDLEIDING VOOR ORGANISATOREN
MATERIAAL UITLENEN Er is een groot aanbod van materiaal dat je kan ontlenen bij allerhande instanties. De meeste uitleendiensten beschikken over een catalogus die al het materiaal dat interessant kan zijn voor jouw activiteit rangschikt.
klank & geluid
licht
projectie
tafels & stoelen
sport materiaal
(volks) spelen
verkleedkledij
panelen
wisselbekers
digitaal materiaal
BLOSO Dienst Feesten en Evenementen Stad Gent Ivago Jeugddienst Uitleendienst Stad Gent Uitleendienst Provincie Oost-Vlaanderen Digitaal Talent Gent
reserveren
kost
vereniging
extra
contact
BLOSO
1 maand op voorhand
gratis
(feitelijke) verenigingen
catalogus beschikbaar op de website
Zuiderlaan 14, 9000 Gent 09 244 72 26 of 09 224 72 22 christine.martens@bloso.be www.bloso.be
Dienst Feesten en Evenementen Stad Gent
minimum 7 dagen op voorhand
gratis
(feitelijke) Gentse verenigingen
Ivago
minimum 1 week op voorhand
Wiedauwkaai 49A, 9000 Gent 09 269 46 00 evenementen.feesten. logistiek@gent.be
gratis (+ waarborg)
iedereen
Alle wegwerpmateriaal van je feest moet gebannen worden. Met het statiegeldsysteem reken je 1 euro per beker. Je haalt de bekers zelf af, en brengt ze binnen de week terug.
catalogus beschikbaar op de website
Forelstraat 37, 9000 Gent 09 224 38 63 jeugddienst.uitleendienst @gent.be www.gent.be/jeugd
Proeftuinstraat 43, 9000 Gent 09 240 81 11 info@ivago.be www.ivago.be
Jeugddienst Uitleendienst Stad Gent
2 weken op voorhand
gratis of huur
erkende jeugdverenigingen, studentenverenigingen, stadsdiensten van bevolking en welzijn en organisaties die lid zijn van het ‘brede school project’
Uitleendienst Provincie Oost-Vlaanderen
tussen 5 dagen en 6 maanden
kleine huurprijs (+ waarborg)
(feitelijke) Oost-Vlaamse verenigingen
catalogus beschikbaar op de website
Kapiteinstraat 55, 9000 Gent 09 253 40 38 uitleendienst.provincie @oost-vlaanderen.be www.oost-vlaanderen.be
Digitaal Talent Gent (Digipolis)
minimum 1 week op voorhand
gratis
(feitelijke) verenigingen uit Gent, voor evenementen met doelstelling e-inclusie, Stad Gent, OCMW Gent
vanaf oktober 2013:
Bellevue 1, 9050 Ledeberg 09 266 09 82 of 09 266 07 36 gent@digipolis.be www.gentleentuit.be
GOEDKEURINGEN, AANVRAGEN, VERZEKERINGEN, VERGOEDINGEN De organisatie van een activiteit of evenement brengt altijd heel wat administratie met zich mee. Zorg ervoor dat je goed op de hoogte bent van de nodige vergunningen en verzekeringen. Wij bundelden een aantal belangrijke zaken voor Belmundo organisatoren.
MUZIEK SABAM Wil je een optreden organiseren, cd’s spelen of gewoon de radio aanzetten op een openbare plek, dan moet je dit aangeven bij SABAM (vereniging voor auteursrechten). Als er voor je activiteit contracten zijn getekend met artiesten, dan moet je een kopie aan je aanvraag toevoegen. SABAM kan controle uitoefenen door tijdens de activiteit langs te komen. Heb je geen toestemming gevraagd, dan zal er een boete aangerekend worden. Aarlenstraat 75-77, 1040 Brussel 02 286 82 11 contact@sabam.be www.sabam.be
Billijke vergoeding Naast de SABAM-bijdrage voor de auteurscomponisten bestaat ook de ‘Billijke Vergoeding’. Deze vergoeding is er voor de muziekproducenten (die de opnames gefinancierd hebben) en de artiesten die op de opnames meespelen. De billijke vergoeding is verschuldigd telkens
wanneer opgenomen muziek (cd, vinyl, radio, mp3...) wordt gespeeld tijdens een activiteit die voor het publiek toegankelijk is. Het woordje ‘opgenomen’ is belangrijk: indien er enkel liveoptredens zijn, is er geen billijke vergoeding verschuldigd (eventueel wel Sabam!). Als je een activiteit in een zaal organiseert, kan het zijn dat de verhuurder al een jaartarief heeft betaald bij de billijke vergoeding – ga dit zeker na. Wil je iets doen in de open lucht, dan moet je dit ook aanvragen. De aangifte moet minstens 5 werkdagen vóór de aanvang van de activiteit in het bezit zijn van de bevoegde instanties. De betaling moet vóór de aanvang van de activiteit gebeuren. Als het formulier niet tijdig in hun bezit is, dan wordt het tarief met 15% verhoogd (met een minimumverhoging van 124 euro!) Doe deze aangifte via de website www.ikgebruikmuziek. be, dan ben je steeds zeker dat de beheersvenootschappen ze ontvangen hebben. 02 710 51 00 (09:00-15:30) info@bvergoed.be www.bvergoed.be www.ikgebruikmuziek.be
DRANK Transport en leveren van drank Het aanbieden van een drankje tijdens de pauze of na afloop van je activiteit kan je activiteit een extra cachet geven. Aarzel je soms om een drankje aan te bieden omwille van praktische
20
redenen? Om het je gemakkelijk te maken, kun je altijd een brouwer inschakelen, die instaat voor het vervoer. Zij nemen ook vaak de overschotten weer terug. Wist je dat de Wereldwinkels dit systeem ook hanteren? Vraag zeker eens informatie bij je plaatselijke wereldwinkel over het
BELMUNDO - HANDLEIDING VOOR ORGANISATOREN
zogenaamde “depot-systeem” en geef je activiteit een Fair Trade tintje! (Contactgegevens: www. oxfamwereldwinkels.be)
Activiteiten met alcoholische drank Wanneer je tijdens een activiteit van voorbijgaande aard een bar met alcoholische dranken uitbaat én als je deel uitmaakt van een kring, maatschappij of particuliere vereniging die geen handelsvennootschap is en geen winstoogmerk heeft, dan baat je een zogenaamde ‘gelegenheidsslijterij’ uit. Voor de uitbating van een dergelijke slijterij heb je in principe een drankvergunning nodig, maar de wet maakt een onderscheid tussen 2 categorieën:
schenken, dan dien je aan de zelfde voorwaarden te voldoen als was het een gelegenheidsslijterij met enkel gegiste dranken. Maar: er komt wel bij dat het college van burgemeester en schepenen jou voor een dergelijke vergunning de toelating (om sterke dranken te schenken) moet geven! Onder sterke of ‘geestrijke’ dranken wordt verstaan: ▪ gedistilleerde dranken van 1,2 % volume alcohol, al dan niet in gemixte vorm (alcopops, breezers, cocktails, ...) ▪ gegiste dranken van meer dan 22 % volume alcohol, al dan niet in gemixte vorm (jenever, whiskey, vodka, …) Wat heb je nodig voor je aanvraag?
Gegiste dranken Wil je tijdens een activiteit waarop je een gelegenheidsslijterij uitbaat, enkel bieren, wijnen, mousserende en andere al dan niet gegiste dranken of ‘tussenprodukten’ zoals porto, sherry en martini schenken, dan heb je een moraliteitsattest én een drankvergunning nodig. De organisator vraagt in eerste instantie een moraliteitsattest aan bij de lokale politie in de wijk waar de organisator is gedomicilieerd. Daarna kan met dit attest een drankvergunning aangevraagd worden bij de lokale politie in de wijk waar het evenement plaatsvindt. Voor de aanvraag van deze drankvergunning kan je dus terecht bij de politie in je wijkcommissariaat: SintAmandsberg, Gentbrugge, Gent West, Nieuw Gent, Wondelgem of Gent Centrum. (Contactgegevens: Politie Gent, 09 266 61 18) Sterke dranken Wil je tijdens je activiteit ook sterke dranken
▪ een plannetje waarop staat waar je de sterke drank wil verkopen (als dat in een Gents café is, is het adres voldoende) ▪ voor verenigingen met een statuut (bv. vzw’s): de statuten van de vereniging ▪ een toelichting over welk soort activiteit het gaat en wat er allemaal op het programma staat (bv. een folder, uitnodiging, …) ▪ een moraliteitsattest Als je toch al een formulier ‘inname openbaar domein’ dient in te vullen voor je activiteit, dan vermeld je daarop ook het schenken van sterke dranken. Meer informatie op www.gent.be. Doorklikken naar ‘A tot Z’, ‘Vergunning: drankvergoeding’.
VOEDSEL Hygiënische voorwaarden Tijdens activiteiten worden wel eens maaltijden geserveerd of snacks en drankjes verkocht. Bereiden en bewaren van eetwaren moet aan een heleboel hygiënische voorwaarden voldoen. De uitbating dient in orde te zijn met alle wettelijke verplichtingen, vastgelegd door het federaal voedselagentschap (FAVV) inzake voedselveiligheid. Meer info hierover vind je op www.favv.be.
21
Lees zeker de richtlijnen door van het FAVV over transport van levensmiddelen, de vereiste bewaartemperatuur, de benodigde infrastructuur, reiniging, persoonlijke hygiëne tijdens activiteiten. Iedereen die maaltijden serveert of verkoopt, moet hieraan voldoen, ook de vrijwilligers die meewerken met je organisatie! Twee brochures die dit alles toelichten, vind je hier: www.favv.be > Publicatie > Thematische publicaties > Levensmiddelen > “Richtlijnen voor handelaars op markten en foren” en “Persoonlijke hygiëne in bedrijven in de voedselketen”
BELMUNDO - HANDLEIDING VOOR ORGANISATOREN
Moeten organisaties die slechts af en toe levensmiddelen vervaardigen en/of te koop aanbieden over een toelating beschikken? De verplichte registratie, toelating of erkenning is niet van toepassing in de volgende gevallen: ▪ verenigingen of organisaties zonder winstgevend doel waarbij de activiteit zelf wel degelijk winstgevend kan zijn; ▪ de medewerkers aan de bedoelde activiteit mogen hierbij geen enkele bezoldiging ontvangen voor de geleverde diensten; ▪ ten hoogste 5 activiteiten gedurende maximaal 10 dagen per jaar worden beschouwd als “sporadisch en uitzonderlijk”. In alle andere gevallen dient al naar het geval een registratie, toelating of erkenning te worden aangevraagd.
Verkopen van voeding Er zijn ook specifieke regels voor het verkopen van voeding. Een particulier kan nooit nieuwe koopwaar of voedsel verkopen als de opbrengsten voor hem- of haarzelf zijn. Ofwel ben je handelaar (met ondernemingsnummer) en dus in het bezit van een “machtiging als werkgever” (leurderskaart) (te verkrijgen bij een ondernemingsloket), ofwel betreft het een verkoop met een niet-commercieel karakter (menslievend, educatief, sociaal doel, ...). In het laatste geval moet een aanvraagformulier ingevuld worden en moeten de opbrengsten naar het vermelde doel gaan. Het aanvraagformulier kan je bekomen bij de dienst Markten en Foren. Het formulier moet ten laatste twee weken vóór de activiteit bij deze dienst zijn.
Meer info via www.favv.be > beroepssectoren > erkenningen, toelatingen en registratie > FAQ “Erkenningen, toelatingen en registraties”.
Let op! Als de verkoop plaats vindt op de openbare weg, dien je de aanvraag hiervoor mee op te nemen in het bundeltje ‘inname openbaar domein‘ dat je bij de Dienst Evenementen en Feesten moet indienen (zie hoofdstuk “buitenlocatie”).
PCE Oost-Vlaanderen Zuiderpoort, blok B, 10e verdieping Gaston Crommenlaan 6/1000, 9050 Gent 09 210 13 00 of 09 210 14 50 info.OVL@favv.be
Diensten Markten en Foren Wiedauwkaai 49A, 9000 Gent (vanaf 2 september 2013) 09 221 45 28 markten&foren@gent.be
VERZEKERINGEN Belmundo als activiteitenreeks biedt géén verzekering aan voor zaken die mislopen tijdens Belmundo activiteiten. Je bent als organisatie zelf verantwoordelijk voor je activiteit en je bent verplicht je te verzekeren voor gebeurlijke ongevallen, diefstal, enz.
kan aangevuld worden met b.v. een polis voor eigen schade (lichamelijk en materieel) of een annuleringsverzekering (om b.v. de kosten van terugbetaling van tickets te dekken).
Een mooi overzicht van de verzekeringen die je dient af te sluiten bij welk soort evenement, vind je op de website van de Stad Gent: www.gent.be > leven > vrije tijd > activiteiten > organiseren > verzekeringsoverzicht evenementen.
Een groot evenement?
▪ Als je een optreden of festival organiseert op een openbare plaats, dien je zelf in te staan voor de verzekering objectieve aansprakelijkheid.
Verzekering tijdelijke activiteiten Als een vereniging een activiteit inricht, kan een polis tijdelijke activiteiten worden afgesloten. Deze combineert drie verzekeringen: een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid, een verzekering rechtsbijstand en een verzekering lichamelijke ongevallen. Deze verzekering
22
▪ Als je contracten afsluit dien je na te gaan of een verzekering contractuele aansprakelijkheid aangewezen is.
▪ Contacteer de tussenpersoon van je verzekering. ▪ Over het algemeen zijn de premies voor tijdelijke activiteiten niet zo hoog omdat het vaak over een beperkt risico gaat.
BELMUNDO - HANDLEIDING VOOR ORGANISATOREN
Gratis verzekering voor vrijwilligers De Stad Gent, de provincie Oost-Vlaanderen en de National Loterij bieden een gratis verzekering voor vrijwilligers. Alle vrijwilligersverenigingen gevestigd in Gent of Oost-Vlaanderen kunnen hiervoor in aanmerking komen. Meer info over de te volgen procedure vind je op: www.gent.be > leven > vrije tijd > activiteiten > organiseren > gratis vrijwilligersverzekering of op www.oost-vlaanderen.be/vrijwilligerswerk. Opgelet: het verwerken van de aanvraag tot erkenning duurt al snel enkele weken. Stuur je aanvraag dus tijdig door. Vrijwilligers ouder dan 16 jaar kunnen op deze manier gratis verzekerd worden voor burgerlijke
aansprakelijkheid, lichamelijke ongevallen en rechtsbijstand. Schade aan de organisatie of bij zware fout of opzet is niet gedekt door deze verzekering. ▪ Dienst Buurtwerk Baudelohof 2, 9000 Gent 09 235 77 20 dienst.buurtwerk@gent.be www.gent.be ▪ Steunpunt Vrijwilligerswerk Oost-Vlaanderen Mevr. Dominique Verspeurt W. Wilsonplein 2, 9000 Gent 09 267 75 89 vrijwilligersverzekering@oost-vlaanderen.be www.oost-vlaanderen.be/vrijwilligerswerk
VERGOEDINGEN Vrijwilligers
Artiesten
Het staat elke organisatie vrij al dan niet de kosten van haar vrijwilligers te vergoeden. Vrijwilligers kan je vergoeden via een forfaitaire of een reële vrijwilligersvergoeding, ofwel via een combinatie van deze twee. Eenmaal je een bepaald systeem gekozen hebt, moet je dit voor eenzelfde vrijwilliger wel het volledige jaar aanhouden.
Artiesten kan je vergoeden via de “kleine vergoedingsregeling”. D.i. een all-in kostenvergoeding die je niet kunt combineren met een andere (reële) kostenvergoeding, zoals bv. verplaatsingsonkosten. Ook hier zijn voorwaarden en maxima aan verbonden:
De forfaitaire vrijwilligersvergoeding Bij de forfaitaire vrijwilligersvergoeding kies je ervoor om, zoals de naam het zegt, een forfaitair bedrag uit te keren voor gemaakte kosten. Deze kosten hoeven niet bewezen te worden, maar zijn wel gelimiteerd tot een maximum van 32,71€ per dag en 1308,38€ per jaar (index van 2013). De reële vrijwilligersvergoeding Bij een reële vrijwilligersvergoeding moeten vrijwilligers hun onkosten bewijzen. Aan de hand van kastickets en onkostennota’s kan de vzw dan het werkelijk betaalde bedrag vergoeden. Combiregeling De twee kostenvergoedingssystemen (forfaitair en reëel) mogen niet gecombineerd worden, in hoofde van één vrijwilliger, per kalenderjaar, met uitzondering van een beperkte terugbetaling van vervoerskosten naast een forfaitaire kostenvergoeding. Het gaat hier dus enkel om onkosten gemaakt voor de verplaatsing van thuis naar de activiteit. Meer info op www.vrijwilligerswerk.be of www.vrijwiligerswetgeving.be.
23
▪ De artiest mag max.120,90€ per dag per opdrachtgever ontvangen. ▪ Hij mag niet langer dan 7 dagen na elkaar bij dezelfde opdrachtgever deze vergoeding ontvangen. ▪ Hij mag niet meer dan 30 dagen per jaar op die manier vergoed worden. ▪ Hij mag maximum 2418,07 euro per jaar op die manier verdienen. Aangezien dit niet in de belastingaangifte van de artiest opgenomen dient te worden, zijn bovenstaande maxima voor een opdrachtgever moeilijk te controleren. Deze verantwoordelijkheid ligt dan ook bij de artiest zelf. Je kan als organisator best wel de artiest een verklaring op eer laten ondertekenen waarin de artiest zelf bevestigt dat hij in aanmerking komt voor deze vergoedingsregeling. Meer info op www. kunstenloket.be.
BELMUNDO - HANDLEIDING VOOR ORGANISATOREN
FINANCIËLE STEUN Als organisator wil je niet graag je broek scheuren aan je activiteit. Wist je dat je voor heel wat activiteiten beroep kan doen op subsidies? Zo bijvoorbeeld bieden heel wat diensten van de Stad Gent subsidies aan verenigingen voor projecten en activiteiten. Of misschien interesseert het je om je activiteit te laten sponsoren?
BEGROOT JE ACTIVITEIT Om verrassingen te vermijden, maak je best op voorhand een zo correct en gedetailleerd mogelijke begroting op van je activiteit, waarbij je inkomsten en uitgaven zo volledig mogelijk probeert op te lijsten.
Uitgaven: huur locatie, huur audiovisueel en ander materiaal en technische ondersteuning door personeel, aankleding van de zaal, verzekering, vergoeding voor artiesten/gastsprekers/ vrijwilligers, Sabam, promotie...
Inkomsten: subsidies, sponsoring, inkomgelden, verkoop van drank/eten/bepaalde producten, giften...
Het kan zeker geen kwaad om een extra post in je begroting te voorzien voor extra, onvoorziene kosten. Niemand wil met verlies werken, probeer dus de uitgaven te compenseren met voldoende inkomsten.
SPONSORING Een activiteit organiseren kost geld. Het is dus handig om een ‘startbedrag’ te voorzien, zodat de meest dringende en courante uitgaven hiermee betaald kunnen worden. Eén van de manieren om aan dit bedrag te komen, is sponsoring zoeken. Voor sponsoring (of niet-geldelijke vormen van ondersteuning) zoek je naar een partner die zich door jouw activiteit wil profileren en - heel belangrijk - waarmee je ook wenst samen te werken. Misschien zijn er wel handelaars die een kleine prijs in natura willen geven? Of misschien willen ze wel een bedrag geven, in ruil voor reclame voor hun zaak? Indien handelaars ermee instemmen om dit te doen, dan is het aan te raden om als organiserende groep een sponsorcontract op te maken waarin staat welke reclame ‘de organisatie’ garandeert en welke vergoeding de handelaar daarvoor betaalt.
24
Uiteindelijk is dit een overeenkomst waarbij twee partijen zaken afspreken: de ene maakt reclame en de andere betaalt ervoor. ‘De organisatie’ kan dan op basis van die overeenkomst een ontvangst-bewijs maken of een briefje schrijven waarin ze betaling vraagt van het bedrag dat in het contract afgesproken is. Als de handelaar aan de fiscus het contract kan voorleggen én die brief met zijn betalingsbewijs, dan zal hij hoogstwaarschijnlijk geen problemen hebben om de fiscus te overtuigen dat hij deze uitgaven gedaan heeft om zijn handelszaak bekend te maken. Daardoor mag hij dat bedrag fiscaal aftrekken van zijn bruto-inkomsten. Dat maakt het voor de handelaar ook interessant.
BELMUNDO - HANDLEIDING VOOR ORGANISATOREN
SUBSIDIES Projectsubsidies sensibiliserende NoordZuidinitiatieven in Gent Wat? Gentse verenigingen die bijzondere, grootschalige en/of innovatieve sensibiliserende projecten realiseren kunnen beroep doen op de projectsubsidie voor sensibiliserende NoordZuidinitiatieven in Gent. Deze subsidie kan oplopen tot 3000 euro per project. De toekenning wordt bepaald door rangschikking van de ingediende aanvragen op basis van kwaliteit en binnen de grenzen van het beschikbare budget. Voor wie? Verenigingen die in aanmerking komen voor projectondersteuning zijn: stichtingen, feitelijke verenigingen en andere organisaties zonder winstoogmerk. Deze projectsubsidie is niet beperkt tot Noord-Zuidverenigingen. Samenwerking met andere Gentse verenigingen, om het draagvlak voor het project te vergroten, wordt aangemoedigd. Aanvragen? Indiendatum: 1 april of 1 oktober.
Aanvragen? Je kan de aanvragen doorlopend indienen, steeds minstens 8 weken voor de start van het project. Extra De projecten van ‘Alles Kan’ kunnen tijdens de duur van het project gebruik maken van de Stedelijke Uitleendiensten en gratis gebruik maken van de zalen van de Jeugddienst en van de andere zalen van de Stad Gent. Jeugddienst Stad Gent Kammerstraat 10, 9000 Gent 09 269 81 10 info@alles-kan.be www.alles-kan.be
Subsidie voor milieuprojecten
Noord-Zuidsamenwerking Stad Gent Sint-Margrietstraat 9, 9000 Gent 09 223 29 53 noord.zuid@gent.be www.gent.be
Wat? Gentse verenigingen die een project uitwerken dat helpt om Gent klimaatneutraal te maken, kunnen hiervoor subsidies krijgen. Deze subsidie kan oplopen tot 1500 euro per project. Er kan rond de thema’s mobiliteit, voeding en duurzaam (ver) bouwen en wonen een project worden uitgewerkt.
Werkingssubsidies voor Gentse Noord-Zuidverenigingen Wat? Erkende Gentse Noord-Zuidverenigingen kunnen Belmundo-activiteiten opnemen in hun jaarverslag en kunnen hiervoor werkingssubsidies ontvangen. Aanvragen? Indiendatum: 15 juli.
Voor wie? Iedere Gentse vereniging (een vereniging zonder winstoogmerk, een feitelijke vereniging, een bewonersgroep of soortgelijke organisatie die op het grondgebied van de stad Gent gevestigd is, of een lokale afdeling van een gelijkaardige gewestelijke of provinciale vereniging). Aanvragen? Aanvragen kunnen het hele jaar door worden ingediend. Meer info over de voorwaarden tot deelname en het aanvraagformulier vind je op www.gent.be > leefomgeving > subsidies > milieuprojecten.
Noord-Zuidsamenwerking Stad Gent Sint-Margrietstraat 9, 9000 Gent 09 223 29 53 noord.zuid@gent.be www.gent.be
Alles kan! subsidie voor jongeren Wat? De Jeugddienst van de Stad Gent ondersteunt
25
onder de noemer ‘Alles Kan’ jongeren (14-30 jaar) en organisaties die in Gent projecten voor jongeren opzetten van culturele, artistieke, sociale, sportieve of educatieve aard. De maximale subsidie bedraagt 3000 euro per project.
Milieudienst Stad Gent Braemkasteelstraat 41, 9050 Gentbrugge 09 268 23 00 of 09 268 23 26 milieudienst@gent.be www.gent.be
BELMUNDO - HANDLEIDING VOOR ORGANISATOREN
Creëer je wijk! subsidie Wat? Met de oproep ‘Creëer je wijk’ ondersteunt de Dienst Cultuurparticipatie van de Stad Gent organisatoren die in Gent duurzame artistieke initiatieven opzetten die de verbondenheid in de buurt versterken. Het moet gaan over een proces: het traject op gang brengen dat de energie mobiliseert van kunstenaars, bewoners en lokale organisaties. Het subsidiebedrag is afhankeljk van het kostenplaatje van de activiteit.
Aanvragen? De aanvrager moet minstens twee maanden voor de datum waarop het project plaatsvindt, een schriftelijke aanvraag indienen bij de staf van het Departement Cultuur. Departement Cultuur en Sport Stad Gent Hotel Arnold Vander Haeghen Veldstraat 82, 9000 Gent 09 269 84 60 of 74 directie.cultuur@gent.be www.gent.be
Voor wie? Gentse verenigingen of samenwerkingsverbanden die voldoen aan de voorwaarden tot deelname.
Wereldcentrum
Aanvragen? De oproep wordt twee keer per jaar georganiseerd, in februari en september. De eerstvolgende indiendatum is 30 september 2013. Meer info over de voorwaarden tot deelname, het reglement en het aanvraagformulier vind je via www.gent.be > leven > cultuur > subsidies > Creëer je wijk! Subsidie.
Wat? Voor alle activiteiten die in de databank van het Wereldcentrum opgenomen zijn, kunnen socioculturele verenigingen, vrijwilligerswerkingen van ngo’s, jeugdverenigingen, dienstencentra.... een subsidie krijgen. Naargelang de aard van de activiteiten verschillen de subsidieerbare bedragen.
Dienst Cultuurparticipatie Stad Gent Pakhuis Clemmen Veldstraat 82A, 9000 Gent 09 269 84 80 dienst.cultuurparticipatie@gent.be www.gent.be
Alle verdere informatie en de nodige formulieren vind je op www.wereldcentrum.be in de rubriek subsidies. Vind je niet wat je zoekt? Bel of mail dan gerust naar het Wereldcentrum. Wereldcentrum vzw 09 233 75 46 wereldcentrum@oost-vlaanderen.be
Subsidie culturele projecten Wat? De subsidies voor culturele projecten en sociaal-culturele initiatieven steunen vernieuwende artistieke initiatieven die de gemeenschapsvorming en cultuurparticipatie verhogen. Het subsidiebedrag is afhankelijk van het kostenplaatje van de activiteit. Voor wie? De aanvraag kan uitgaan van een vzw, een feitelijke vereniging of van een of verschillende individuele personen. Meer info over de voorwaarden tot deelname, het reglement en het aanvraagformulier vind je op via www.gent.be > leven > cultuur > subsidies > Subsidie culturele projecten.
26
Koning Boudewijnstichting Wat? De Koning Boudewijnstichting (KBS) ondersteunt jaarlijks honderden projecten en individuen. Op de website van de KBS vind je een lijst van lopende projectoproepen terug. De basisvoorwaarde is dat het moet gaan om een bijzonder en specifiek project, dat buiten de gewone activiteiten van je organisatie of vereniging valt. Koning Boudewijnstichting Brederodestraat 21, 1000 Brussel 070 23 30 65 proj@kbs-frb.be www.kbs-frb.be
BELMUNDO - HANDLEIDING VOOR ORGANISATOREN
PRAKTISCHE ONDERSTEUNING Op www.gentevenement.be, www.gent.be (leven > vrije tijd > activiteiten > organiseren) en www.fuiveningent.be vind je allerhande info over het organiseren van activiteiten in de stad Gent, zoals afval vermijden, geluidsnormen, duurzame catering, flyers maken, affiches ophangen, en nog veel meer. Ze zijn zeker je aandacht waard!
PRAKTISCHE TIPS VOOR EEN GESLAAGDE ACTIVITEIT Maak voor jezelf een draaiboek, checklists en een overzichtelijke planning, die al maanden op voorhand kan starten. Breng een bezoek aan de locatie, en vraag aan je artiesten/gastsprekers,... wat ze eventueel nodig hebben. Neem dit lijstje mee bij een werkbezoek aan de locatie en bespreek wat er eventueel rechtstreeks vanuit de zaal gebruikt kan worden of wat er moet bijgehuurd worden. Verplaats jezelf ook even in de rol van de verschillende soorten mensen die bij je activiteit betrokken zijn: ▪ Artiesten: is een muziek- en lichtinstallatie nodig, aangepast aan je muziekgroep? Waar kunnen ze laden en lossen, hun spullen veilig achterlaten, zich omkleden, iets eten en drinken etc.? Breng dit bij je werkbezoek duidelijk in kaart. ▪ Spreker: wenst de spreker gebruik te maken van een beamer, scherm of microfoon? In welke setting wil hij zijn publiek toespreken: stoelen achter elkaar of in een kring, van achter een sprekersgestoelte of uit een zetel? Zorg ervoor dat een digitale presentatie op tijd afgeleverd wordt, en test de technische installatie op voorhand uit.
27
▪ Publiek: welk parcours doorloop je van bij aankomst? Is er een parking? Moet die aangeduid worden? Als de deelnemers binnenkomen in de zaal, hoe worden ze dan opgevangen? Is er een vestiaire? Wat met mensen die vroeg zijn, kunnen ze ergens terecht als er in de zaal nog volop voorbereidingen getroffen worden? Misschien is er al mogelijkheid tot een drankje? Wat met laatkomers, hoe worden die nog opgevangen? Hoe geef je het signaal dat je activiteit van start zal gaan? Is er een programmablad of een blad met extra info? Maak zelf in je hoofd of op papier een parcours dat je publiek doorloopt: parking, binnenkomen, ticketcontrole, vestiaire, bar, naar de zaal, verloop van de activiteit zelf, wat gebeurt er na de activiteit... etc. ▪ Als vereniging wil je misschien ook wat reclame maken voor je vereniging zelf, of voor activiteiten of projecten. Hoe en waar doe je dat, en wat heb je hiervoor nodig? ▪ Verplaats je ook even in de rol van zaaluitbater: wat verwacht hij/zij van de activiteit of van jou als organisator? Ondersteunt hij jou actief, is er personeel ter beschikking, wat met de opkuis...?
BELMUNDO - HANDLEIDING VOOR ORGANISATOREN
V.U.: Tine Heyse, Botermarkt 1, 9000 Gent