MOMENTOS PRESUPUESTARIOS (DINAMICA DEL PRESUPUESTO)
Introducción Elaborar un presupuesto, es una actividad muy importante dentro de las organizaciones, y para elaborarlo es conveniente que se pueda tomar en cuenta los siguientes factores; ventajas que ofrecen, limitaciones que se presentan al elaborar un presupuesto, diferencias entre un presupuesto público y privado, períodos y subperíodos presupuestarios, elementos del presupuesto, duración de los períodos del presupuesto, y que es un presupuesto maestro. Este tema es muy importante dentro de las organizaciones, y es por ello, que estaremos abordando el estudio de cada uno estos factores a lo largo de este trabajo. Se espera que sea de gran importancia e interés para quienes tengan la oportunidad de estudiar este tema.
Ventajas de los presupuestos Los presupuestos se pueden preparar de diferentes formas, dependiendo de la complejidad deseada. Todos ellos conllevan una serie de ventajas, incluso los presupuestos más simples presentan enormes ventajas por razones internas y externas. A continuación se presentan algunas ventajas: 1. Obliga a la Dirección a especificar los objetivos a mediano y largo plazo. 2. Obliga a la Dirección a analizar los problemas futuros, para que puedan identificar las diferentes alternativas. 3. Dirige el esfuerzo y la inversión hacia la alternativa más rentable de todas.4. Hace hincapié en la necesidad de coordinación entre todos los elementos de la empresa, ya que permite ver rápidamente las debilidades de una organización. 5. Sirve como medio de comunicación. 6. Proporciona las normas de funcionamiento que sirven para obtener mejores rendimientos. 7. Indica aquellas áreas faltas de control, proporcionando datos que se pueden emplear para analizar las varianzas entre los valores reales y los presupuestados. Estas varianzas sirven como plataforma para el estudio de la causa del problema.
Limitaciones de los presupuestos Los bruscos cambios en el medio ambiente, las nuevas disposiciones legales y los acontecimientos mercantiles inesperados tales como huelgas, accidentes pueden sacar de balance al proceso. Entre las principales limitaciones se nombran las siguientes: - Están basados en estimaciones. - Deben ser adaptados constantemente a cambios importantes que surjan. - Su ejecución no es automática, se necesita comprender su importancia. - Es un instrumento que no debe tomar el lugar de la administración. Las razones por las cuales los presupuestos y la planeación no tienen más éxito son, entre otras, son las siguientes: 1. La incapacidad de la dirección para comprender su sistema. 2. Los directivos se preocupan por el detalle o tratan de controlar los factores equivocados. 3. La falta de respaldo por parte de la dirección al sistema presupuestal. 4. La dirección general no apoya a la actividad o no participa en esta con sentido. 5. La incapacidad para entender la importancia crítica del papel de los presupuestos en el proceso administrativo. 6. El compromiso excesivo del proceso presupuestal o la indebida dependencia en el mismo, 7. La evaluación inadecuada y desajustes entre productos y mercados
Diferencias entre presupuesto público y privado Los Presupuestos Públicos se elaboran con base en la idea de control de gastos, se hace primero una estimación de los gastos que se han de originar debido a necesidades pública y después se planea la forma de cubrirlas, estudiando la aplicación de ingresos que se recaben de los impuestos, obtención de empréstitos y la emisión de papel moneda que ocasionaría inflación. Los Presupuestos en las empresas privadas primero se deben estimar los ingresos para sobre ello predeterminar su distribución o aplicación, lo que ocasiona que la integración de su control presupuestal sea más compleja y difícil de solucionar.
La diferencia entre ambos existe en la presentación del control presupuestal gubernamental y privado y la distinta finalidad que ambas entidades persiguen. Es necesario hacer la distinción entre ambos tipos de presupuestos. PRESUPUESTO PUBLICO.- A la fecha aún se elaboran los presupuestos públicos con base en la idea de control de gastos; los gobiernos hacen primero hacen una estimación de los gastos que se hayan de originar debido a las necesidades públicas y después planear la forma en que podrán cubrirlas, estudiando la aplicación de los ingresos, que habrá de provenir de la recabación de impuestos, de la obtención de los empréstitos y como último recurso de la emisión de papel moneda lo que necesariamente ocasionaría la inflación. Las entidades gubernamentales, no persiguen en ningún caso la obtención de utilidades, sus funciones consisten básicamente en satisfacer las necesidades públicas de la mejor manera posible. (Este concepto se ve con mayor claridad en la gráfica del punto de equilibrio de la entidad gubernamental, que representa que los ingresos y los egresos son iguales. No existiendo perdidas ni utilidades. Tema que se tratará más adelante) El resultado de la gestión gubernamental se denomina: SUPERAVIT: Si los ingresos son mayores a los egresos. DEFICIT: Si los ingresos son menores a los egresos. PRESUPUESTO PRIVADO.- Las empresas privadas por el contrario, primero deben estimar sus ingresos, para, sobre esta base, predeterminar su distribución o aplicación, lo que ocasiona que la integración de su control presupuestal sea más compleja y difícil de solucionar. Tradicionalmente, las empresas privadas tienen como fin primordial el logro de utilidades, incluyendo además otros como el beneficio social, la satisfacción de las necesidades de la región. El resultado de la gestión del sector privado denomina: UTILIDAD: Si los ingresos son mayores a los egresos PERDIDA: Si los ingresos son menores a los egresos De lo expuesto, se deduce que la diferencia existente entre la presentación del control presupuestario gubernamental y el privado, nace de la distinta finalidad que ambas entidades persiguen.
Periodos y subperíodos del presupuesto (tiempo de ejecución) El o los períodos de control presupuestario, son aquellos períodos en que estando el presupuesto en vigencia, se entra al estudio de la información histórica para compararla con la estimada para ese mismo subperíodo, con el fin de ajustar las estimaciones futuras. Todo lo expuesto anteriormente, tiene por objeto advertir acerca de dos hechos fundamentales: 1. El presupuesto debe ser programado a través del tiempo, y 2. Hay que elegir períodos y subperíodos de tiempo para los fines de presentación de las cifras estimadas, para su ejecución y control LA EJECUCIÓN SE REALIZA EN DOS PLANES VINCULADOS E INTERDEPENDIENTES: (AVPP) a) Ejecución Física: consiste en realizar las acciones y emplear los recursos con el fin de lograr los productos, en la calidad y cantidad adecuada, en el tiempo y lugar previstos. Existen dos subsistemas que actúan coordinadamente: uno productivo u operativo, el cual se encarga de llevar acabo los productos y servicios que constituyen la razón de ser del organismo, tales como: enseñanza, atención médica, etc. y el otro administrativo a quien corresponde actividades como contabilidad, computación, recursos humanos, etc. b) Ejecución Financiera: se refiere a la obtención de los ingresos estimados, así como el uso de los créditos presupuestarios autorizados. Esta ejecución financiera se efectúa por etapas, tanto para el caso de los ingresos como el de los gastos. Ejecución Física Requiere de la participación de: Sistema Administrativo: contabilidad, compras, personal, Sistema Operativo: productos y servicios esenciales Con el fin de satisfacer necesidades La conceptualización de estas etapas reviste gran importancia, ya que una de ellas se selecciona para dar por obtenido el ingreso o utilizado el crédito presupuestario a efectos de la liquidación del presupuesto. PARA LA EJECUCIÓN DE LOS INGRESOS SE IDENTIFICARÁN TRES ETAPAS O MOMENTOS, ELLOS SON:
Causación: es el momento en que nace el derecho de percibir en ingreso en razón de la venta de bienes y servicios o de disposiciones legales (tributos) que establecen ese derecho. Liquidación: momento en que se determina la cuantía de ese derecho, el cual se perfecciona mediante un acto administrativo. Recaudación: momento en el cual se extingue ese derecho, mediante la transferencia al acreedor de parte del patrimonio del deudor, a objeto de eliminar la deuda.
Elementos del presupuesto Es un plan, esto significa que el presupuesto expresa lo que la administración tratará de realiza. Integrado. Indica que toma en cuenta todas las áreas y actividades de la empresa. Dirigido a cada una de las áreas de forma que contribuya al logro del objetivo global. Es indiscutible que el plan o presupuesto de un departamento de la empresa no es funcional si no se identifica con el objetivo total de la organización, a este proceso se le conoce como presupuesto maestro, formado por las diferentes áreas que lo integran. Coordinado. Significa que los planes para varios de los departamentos de la empresa deben ser preparados conjuntamente y en armonía. En términos monetarios, significa que debe ser expresado en unidades monetarias. Operaciones: uno de los objetivos primordiales del presupuesto es el de la determinación de los ingresos que se pretenden obtener, así como los gastos que se van a producir. Esta información debe elaborarse en la forma más detallada posible. Recursos: No es suficiente con conocer los ingresos y gastos del futuro, la empresa debe planear los recursos necesarios para realizar sus planes de operación, lo cual se logra, con la planeación financiera que incluya: Presupuesto de Efectivo, Presupuesto de adiciones de activos, Dentro de un periodo futuro determinado.
Duración de los períodos del presupuesto Duración del periodo contable y periodo de presupuesto, convencionalmente se ha establecido el periodo de validez del presupuesto en un año, el cual se hace coincidir con el ejercicio contable, y este a su vez con el año fiscal. Sin embargo, para efectos de retroalimentar el proceso, este tiempo se considera extenso, por lo cual el presupuesto se divide en periodos más cortos, generalmente mensuales para coincidir con los reportes contables. LOS PRESUPUESTOS SE DIVIDEN EN LAS SIGUIENTES ETAPAS: Duración del presupuesto: que es de un año o de dos. Mecánica del control presupuestal: sincronización y coordinación de actividades. Fases del control presupuestal: planeación, formulación, aprobación, ejecución y control. Manual de presupuestos: contenido de los objetivos y su duración.
Presupuesto maestro Es un Presupuesto que proporciona un plan global para un ejercicio económico próximo. Generalmente se fija a un año, debiendo incluir el objetivo de utilidad y el programa coordinado para lograrlo. Consiste además en pronosticar sobre un futuro incierto porque cuando más exacto sea el presupuesto o pronóstico, mejor se presentara el proceso de planeación, fijado por la alta dirección de la Empresa. BENEFICIOS: 1. Define objetivos básicos de la empresa. 2. Determina la autoridad y responsabilidad para cada una de las generaciones. 3. Es oportuno para la coordinación de las actividades de cada unidad de la empresa. 4. Facilita el control de las actividades. 5. Permite realizar un auto análisis de cada periodo. 6. Los recursos de la empresa deben manejarse con efectividad y eficiencia. LIMITACIONES El Presupuesto solo es un estimado no pudiendo establecer con exactitud lo que sucederá en el futuro. El presupuesto no debe sustituir a la administración sino todo lo contrario es una herramienta dinámica que debe adaptarse a los cambios de la empresa. Su éxito depende del esfuerzo que se aplique a cada hecho o actividad. Es poner demasiado énfasis a los datos provenientes del presupuesto, esto puede ocasionar que la administración trate de ajustarlo o forzarlos a hechos falsos
Conclusión El estudio de este tema nos permite hacer una breve síntesis Los presupuestos pueden conllevar a una serie de ventajas, tales como; ayudar a especificar los objetivos a mediano y largo plazo, ayudar a analizar los problemas futuros e identificar las diferentes alternativas, proporciona las normas de funcionamiento que sirven para obtener mejores rendimientos. Entre otras. Los presupuestos también pueden presentar muchas limitaciones; entre ellas que, están basados en estimaciones, deben ser adaptados constantemente a cambios importantes que surjan, su ejecución no es automática. Otras limitaciones que pueden percibirse es que puede existir la incapacidad de la dirección para comprender su sistema, que los directivos se preocupan por el detalle o tratan de controlar los factores equivocados, La falta de respaldo por parte de la dirección al sistema presupuestal.
Elaboración del presupuesto Una forma común de elaborar un presupuesto es presentar los distintos tipos de gasto (categorías de costo) y los ingresos (fondos disponibles o que deben recaudarse) en una hoja de cálculo simple (por ejemplo en Microsoft Excel). Podría ser necesario el uso de presentaciones más complejas, como varias hojas de cálculo vinculadas entre sí, debido a la magnitud de la campaña o a los requisitos específicos de los donantes. Qué debe contener un presupuesto 1. Gastos previstos •
Personal: Todas las personas que cobran un salario por trabajar en la campaña.
Pueden indicarse por separado los costos directos (salarios) e indirectos (impuestos y seguros del personal). •
Inversiones: Es el equipo adquirido para el uso a largo plazo en la campaña, por
ejemplo dispositivos electrónicos, como cámaras y teléfonos celulares. Para una rendición de cuentas eficaz, debería tomarse un inventario y actualizárselo periódicamente, es decir una lista de todo el equipo, dónde se almacena y para qué puede usarse. Deberían celebrarse acuerdos por escrito respecto de qué organizaciones recibirán el equipo después de la finalización de la campaña. •
Costos operacionales: Son los costos relacionados directamente con la ejecución
de la campaña que no son costos de personal ni inversiones. Los costos de impresión de los materiales de la campaña, el alquiler de vallas publicitarias, el tiempo de emisión en la radio y el transporte de un grupo de teatro itinerante son ejemplos de este tipo de costos. •
Administración: Son los gastos cotidianos de gestión de la campaña (por ejemplo
alquiler de espacio de oficina, electricidad, papelería, teléfonos). •
Además, podría requerirse una partida por separado para los subcontratos, por
ejemplo si se contrata una empresa para diseñar los carteles de la campaña o a un consultor para que redacte un informe de investigación. Recuerde: Cada categoría de costo debería ser suficientemente detallada para poder hacer un seguimiento adecuado de los gastos. Por ejemplo, en la partida de “personal”, debería llevarse por separado cada puesto; en la de “inversiones” todo artículo o tipo de equipo debe tener su propio renglón presupuestario (por ejemplo “dos impresoras”).
2. Ingresos proyectados •
Subvenciones de donantes institucionales (por donante)
•
Donaciones
de
empresas,
entidades
de
beneficencia
locales,
grupos
confesionales, redes profesionales y otras organizaciones que no son donantes institucionales •
Donaciones de particulares
•
Suscripciones o cuotas de los miembros
•
Ganancias provenientes de la venta de artículos de la campaña e ingresos de otras
actividades •
Otros ingresos
Si parte de los ingresos se recauda para fines específicos (por ejemplo un donante sufraga los gastos relativos a la participación en una conferencia internacional), debería hacerse la distinción entre las donaciones restringidas o “para fines especiales” que se usarán exclusivamente para esos fines, y losingresos no restringidos, que pueden usarse para otros aspectos de la campaña (como gastos generales de administración o personal). 3. Ingresos y gastos reales Muchas veces los gastos previstos pueden ser mayores o menores que los previstos o los ingresos proyectados pueden ser inferiores a los necesarios para ejecutar la estrategia de la campaña. Es útil que un presupuesto también haga el seguimiento de las cantidades reales que se recaudan y gastan, y que se usen para compararlas con las cantidades proyectadas. El presupuesto también es un medio para determinar si se necesitan ajustes en la movilización y asignación de recursos a medida que la campaña progresa. Recuerde: En general no es conveniente cambiar un presupuesto muchas veces a lo largo de una campaña, pues lleva a cuestionar si la planificación de la campaña tuvo en cuenta adecuadamente los recursos necesarios para ejecutarla. No obstante, determinados factores (tanto internos como externos) podrían obligar a ajustar el presupuesto, en particular si la campaña es muy prolongada, por ejemplo si un donante que ha prometido una contribución se retira, se han subestimado los gastos reales de comunicación o se han producido cambios administrativos, como la renuncia de personal o un aumento no previsto del alquiler de la oficina. Debería examinarse el presupuesto cada seis meses y luego ajustarse de conformidad con los datos reales si fuera necesario, para que siga siendo una proyección realista de los ingresos y gastos futuros. Puntos importantes que deben tenerse en cuenta al elaborar un presupuesto: •
En campañas grandes y complejas, es aconsejable preparar una hoja del
presupuesto por cada conjunto de actividades, entre otras cosas para i) investigación formativa, ii) costos de producción de anuncios de interés público por televisión, iii) costos de transmisión de esos anuncios, iv) producción de material impreso, v) diseño y mantenimiento del sitio web de la campaña, y vi) actividades de recaudación de fondos. Cada hoja debe incluir las distintas categorías de costo y todos los ingresos específicos de
la actividad. Una hoja resumen debería agrupar todos estos presupuestos de actividades en una hoja, para mostrar los ingresos y gastos generales de la campaña. •
Para el seguimiento financiero eficaz, el presupuesto debería desglosarse
en fases. Por ejemplo en una campaña de dos años, cada seis meses podrían agregarse los gastos del semestre en una columna complementaria de la hoja de cálculo. Para una gestión financiera eficaz, los presupuestos deben examinarse periódicamente y ajustarse rápidamente si se producen cambios importantes, por ejemplo un cambio de las actividades de la campaña o una disminución imprevista de los ingresos proyectados. •
El equipo de la campaña debería aprobar formalmente todas las revisiones del
presupuesto, que debería distribuirse a todos los interesados pertinentes. Para evitar confusiones y la mala gestión financiera, es esencial incluir la fecha de aprobación en la hoja del presupuesto y marcar los proyectos de presupuesto como PROYECTOS que aún no han sido aprobados. modelo de Plantilla de presupuesto
Presupuesto para la campaña XYZ Versión del presupuesto X, aprobada el [fecha] GASTOS Partida
1. A.
Costo Número Costo total Año 1 unitario de unidades Personal
A.1 Administrador de la campaña
…/mes
A.2 Coordinador de comunicaciones A.3 Consultor para la evaluación
Suma fija
… B. Inversiones B.1 Cámara digital de vídeo … C. Costos operacionales C.1 Gastos de impresión de carteles C.2 Gastos de viaje C.3 Alquiler de sitios para actividades C.4 Tiempo de emisión en radio … D. Costos de administración D.1 Alquiler de espacio de oficina …/mes
Año 2
D.2 Teléfonos e Internet
…/mes
D.3 … INGRESOS Fuente del ingreso
Total
Año 1
Año 2
Contribución propia (cuotas de los miembros …) Subvención del donante A Subvención del donante B Contribuciones de la comunidad Donaciones de particulares …
Modelos y ejemplos de presupuestos Tanto las personas como las empresas deben trabajar basados en un presupuesto. ¿Qué implica crear un presupuesto? ¿Para qué sirve el presupuesto? Y ¿Cómo crear un presupuesto? son algunas preguntas que responderemos. 0
ntre los puntos que hay que tener en cuenta para poder invertir de manera correcta y eficiente, es necesario pensar en el presupuesto. A través de él, tanto los que quieren enderezar sus finanzas personales como las empresas que buscan ser más productivas y obtener mayores ganancias hacen uso de esta herramienta para lograrlo. i
¿Qué es un presupuesto? El presupuesto es un estudio detallado que se hace para planificar un conjunto de acciones que se pueden traducir a cantidades de dinero. A través de un presupuesto se puede determinar qué decisiones tomar para que, en un tiempo específico, se logren cumplir unos objetivos establecidos. Recuerde que hay dos partes esenciales: los ingresos y los gastos. Estas dos variables tienen que estar incluidas en todo presupuesto, ya que son las que miden su actividad financiera y cómo la conduce.
Funciones del presupuesto - Cumple mayoritariamente la función de control de sus finanzas. - En el caso de las empresas, el presupuesto puede servir como prevención (evitar gastos innecesarios) o para corregir alguna fuga de dinero inesperada. - El presupuesto también le permite a personas y compañías el regirse por lo que ha sido delimitado en el mismo. - Éste puede darle pistas sobre la administración que hace del dinero, para que pueda actuar acorde con lo que tiene y hacer las modificaciones respectivas para que sea efectivo.
¿Cómo hacer un presupuesto? Aunque hay sitios web y aplicaciones para smartphone que le permiten crear un presupuesto, no es necesario acudir a estas páginas. Usted lo único que necesita es lápiz y papel.
En el caso de las empresas, cada departamento está encargado de hacer el presupuesto para esa división para posteriormente pasar a ser revisado por los directivos. En algunos casos se realiza de modo contrario: es decir, la mesa directiva organiza el presupuesto y de acuerdo con los fondos asignados para cada departamento, éstos se asignarán.
Un presupuesto sencillo El presupuesto más fácil de realizar solo requiere de dos columnas: una donde incluya sus ingresos y al lado, una columna con los gastos. Ni siquiera necesita una compleja hoja de cálculo de la computadora. Con una calculadora y un lápiz usted podrá hacer un seguimiento del dinero que recibe y el que tiene que entregar para pagar deudas, créditos y demás.
Presupuesto más detallado Para aquellas personas que quieran rastrear más de cerca su dinero, pueden utilizar hojas de cálculo e incluir varias subdivisiones tanto de ingresos como de egresos. -
Detalles de los ingresos:
Sueldos Honorarios Dividendos Intereses Ventas Alquileres Comisiones -
Detalles de los egresos:
Impuestos (bienes personales, Ganancias, ABL, autónomos, inmobiliario, automotor, IVA) Créditos y débitos Pago mucama Seguros (seguro de vida, de vivienda, del auto, de salud) Créditos (hipoteca, personal, auto) Expensas Servicios (gas, agua, luz, teléfono, celular, internet, TV por cable) Gastos médicos (medicinas, turnos, tratamientos) Auto (combustible, reparaciones, peaje, multas) Hogar (reformas) Educación (útiles, libros, cuotas) Ropa Regalos Entretenimiento (teatro, cine, recitales, restaurantes, hobbies) Luego de ingresar todos los valores correspondientes, debe calcular el total de ingresos y de egresos y comparar esas cifras. En el caso de que sus gastos sean mayores al dinero que recibe, será momento de evaluar el caso y prescindir de algunos servicios o bienes que adquiere.
Tipos de presupuestos en las empresas
En cuanto al tipo de presupuesto empresarial, éste se puede realizar de distintas formas, ya que depende de ciertas variables: - Principales o auxiliares: un presupuesto principal es el que se realiza al tener en cuenta los ingresos y egresos generales de la compañía. El presupuesto auxiliar es aquel que muestra las estimaciones de los diferentes departamentos y hace parte del presupuesto principal. - Fijos o flexibles: los presupuestos fijos deben permanecer tal cual como fueron planeados desde el principio y no pueden ser modificados. Los presupuestos flexibles se crean y pueden sufrir cambios de acuerdo con las circunstancias, pero siempre dentro de unos límites. - A corto y largo plazo: El presupuesto a corto plazo se realiza para abarcar solo un año o menos. El presupuesto a largo plazo significa que aplicará durante un período mayor a 12 meses. De igual forma, usted también puede aplicar estos tipos de presupuestos a su situación. Puede crear un presupuesto flexible a corto plazo o, si prefiere, puede inclinarse por uno que sea fijo y a unos 18 meses. A esta clasificación de presupuestos hecha anteriormente también se debe hablar del presupuesto específico para cada área. Por ejemplo: - Presupuesto de ventas: Éste se realiza para prever cuál será el nivel de ventas de la empresa. - Presupuesto de gastos por fabricación: Con este se prevé cuánto dinero se gastará en todo el proceso de producción. - Presupuesto de tesorería: Éste también se conoce con el nombre de presupuesto de caja y se utiliza para estimar cuáles serán los fondos que estarán disponibles en caja y en bancos. Los anteriores ejemplos de presupuestos empresariales son solo algunos de los muchos que pueden ser organizados para cada departamento o necesidad de la compañía. Lo principal en cuanto al presupuesto es que tanto la persona como la empresa tengan presente que deben evitarse los desbalances que vayan a afectar sus finanzas. Es decir, si reconoce que una división de su negocio o sus cuentas personales son negativas y los gastos son mayores a sus ingresos, es urgente que reconozca cuáles son las causas por la que ocurre para solucionarlos rápidamente. Es por eso que, si no tiene un presupuesto, ¿cómo va a hacer para reconocer tales problemas?